ANDA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

Área: Planificación Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de puestos

Referencia:

Hoja:

Vigencia: Día 00

Mes 06

Año 2013

1. ID ENT IFIC AC ION NOMBRE DEL PUESTO: Sub-Gerente de Unidad de Planificación. SE REPORTA A: Presidente. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: Técnico de Planificación, Técnico de O y M, Colaborador de Planificación, Secretaria Ejecutiva, Ordenanza.

2. REQUIS IT OS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Graduado de Licenciatura en Administración de Empresas, Economía, ingeniería o carrera afín, preferentemente con estudios de postgrado o cursos especializados en planificación o contar con al menos 5 años de experiencia en cargos similares. CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Planeación estratégica, administración pública, enfoques modernos de organización y caracterización de los servicios públicos, en el marco del nuevo rol del Estado; con dominio de aplicaciones informáticas, tales como: procesadores de texto, hojas de cálculo y presentadores; además en redacción de informes técnicos e ingles técnico. HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, liderazgo, toma de decisiones y amplia capacidad de exposición. ACTITUD: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional.

3. DESCR IPCIÓN GENER AL Responsable de coordinar el proceso de formulación de planes, programas o proyectos, así como coordinar, controlar y dar seguimiento a los planes de preinversión e inversión y elaborar los anuarios estadísticos y memoria de labores de la institución.

06. D ESCR IPCIÓN ESPECÍFIC A 1. Coordina, apoya e integra la formulación y desarrollo de Planes Estratégicos, Planes Quinquenales de Inversión, Planes Anuales Operativos y Plan de Acción institucional. 2. Formula y da seguimiento a la ejecución de planes, programas y coordinación de proyectos de preinversión e inversión institucional. 3. Planifica, coordina, gestiona y administra el Sistema de Información de Inversión Pública (SIIP) del Ministerio de Hacienda, como herramienta de planificación de las 193 UPYD 12/2013

Act. Junio 2013

ANDA inversiones institucionales. 4. Proporciona orientaciones de conformidad a disposiciones y regulaciones gubernamentales e institucionales, a considerar en la formulación de planes, programas y perfiles de proyectos, así también la base metodológica a aplicar y los períodos, para efecto de presentación de información relacionada. 5. Coordina con las áreas técnicas la formulación y actualización de estudios, diseños y presupuestos para la construcción, reconstrucción, expansión, mejora, ampliación y reparación de cualquier obra o proyecto necesario para la realización de los fines de la institución. 6. Coordina y elabora la memoria de labores, boletín estadístico institucional e Informe de Rendición de Cuentas. 7. Coordina el proceso de formulación de indicadores de gestión y da seguimiento a su cumplimiento. 8. Planifica, dirige y controla las actividades de la Subgerencia bajo su mando, estableciendo los mecanismos adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de la Institución, relacionadas con el desempeño de las funciones de la Subgerencia. 9. Coordina la formulación y seguimiento del Plan Anual Operativo, presupuesto y programación anual de compras de la Subgerencia, los que deberán ser consistentes con el presupuesto anual asignado. 10. Da seguimiento a la ejecución presupuestaria de la Unidad. 11. Asiste a Junta de Gobierno o comité técnico cuando se le convoque, a explicar puntos relacionados a su Unidad. 12. Participa en estudios institucionales proporcionando información y opiniones requeridas. 13. Prepara informes técnicos para la Dirección Superior y otras dependencias y cuando se requiera elabora presentaciones según requerimiento. 14. Garantiza la articulación del Plan Estratégico Institucional con el Plan Anual Operativo. 15. Divulga el Plan Estratégico institucional. 16. Controla y da seguimiento a principales proyectos de la institución. 17. Evalúa la ejecución anual del Plan Estratégico Institucional y Plan Anual Operativo e informar oportunamente a las Direcciones correspondientes. 18. Apoyar en la capacitación del personal gerencial en lo que respecta a la dirección gerencial y administrativa. 19. Realiza estudios e investigaciones técnicas sobre aspectos organizacionales de planificación, dirección y control. 20. Informa oportunamente a la Dirección Superior sobre el avance en la ejecución de planes, programas y proyectos. 21. Actualiza y moderniza la formulación, ejecución y seguimiento de planes, programas, proyectos e inversión. 22. Identifica riesgos en las operaciones de su unidad o dependencia; definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto plazo, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas. 23. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 24. Da seguimiento al proceso de formulación, negociación y ejecución de préstamos con el BID y otros organismos. 25. Darle seguimiento al proceso de formulación y ejecución del fondo de agua de 194 UPYD 12/2013

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ANDA España. 26. Coordina permanentemente acciones entre ANDA y el Ministerio de Obras Publicas en caso de emergencias nacionales. 27. Asiste a reuniones de trabajo, para participar en grupos multidisciplinarios de trabajo, en aspectos relacionados a la Subgerencia. 28. Realiza otras funciones o responsabilidades encomendadas por la Dirección Superior.

5. ESPECIFIC AC IONES RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados de la subgerencia, uso de información confidencial, así como también del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales aceptables, dentro de los límites razonables de aceptación.

6. REL AC ION ES DE TR AB AJO Relaciones internas: CON - Presidencia. -

Dirección Administrativa Dirección Técnica

-

-

UACI Todas las dependencias.

-

Relaciones externas: CON - Ministerio de Hacienda. -

-

-

Instituciones internacionales similares. Dirección General de Inversión y Crédito Público. Banco Central de Reserva -

-

Ministerio de Relaciones Exteriores

-

PARA Recibir lineamientos Proporcionar información periódica Gestionar aprobaciones Formulación de Plan Anual Operativo. Formulación de planes de Preinversión e Inversión, PAO, ETC. Adquisiciones y procesos administrativos. Asistencia Técnica, formulación y seguimiento de Planes Anuales Operativos y del Plan de Gobierno. PARA Planes Anuales de Preinversión e Inversión. Desarrollo de programas. Control de Programa de Inversiones y seguimiento. Control y seguimiento de indicadores del Sector Agua Potable y Saneamiento Coordinación y cooperación técnica científica.

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Act. Junio 2013

ANDA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

Área: Planificación Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de Puestos.

Referencia: Vigencia: Día 00

Mes 06

Año 2013

1. ID ENT IFIC AC ION NOMBRE DEL PUESTO: Técnico de Organización y Métodos. SE REPORTA A: Subgerente de Unidad de Planificación y Desarrollo OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Profesional Técnico. SUPERVISA A: Ninguno. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Graduado de Licenciatura en Administración de Empresas, ingeniería industrial o cualquier carrera afín al cargo o experiencia mínima de dos años en puestos similares. CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Análisis organizacional, con dominio de aplicaciones informáticas, tales como: procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones; además en redacción de informes técnicos y técnicas de análisis de documentos. HABILIDADES ESPECIALES: Capacidad de análisis, trabajo en equipo, relaciones interpersonales, técnicas cuantitativas, propositivo y habilidad para la redacción de informes técnicos. ACTITUDES: Con iniciativa, dinámico, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓ N GENERAL Cargo técnico que proporciona apoyo analítico y técnico, en la formulación de documentos administrativos; es responsable de actualizar los manuales asignados según requerimientos autorizados por la Dirección Superior. Así como también formula y propone actualización de estructura, funciones, puestos, procedimientos, normas y políticas. 06. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Apoya técnicamente para la elaboración de informes diversos a solicitud del jefe inmediato. 2. Elabora, revisa y actualiza manuales de organización o de descripción de puestos o de procedimientos, de las diferentes dependencias de la institución, cuando le sea solicitado por las dependencias, así como en coordinación con ellas. 3. Analiza la estructura organizativa y sus relaciones formales e informales, con el fin de lograr los objetivos organizacionales. 4. Realiza estudios organizacionales en la estructura interna de ANDA, para mejorar 196 UPYD 12/2013

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ANDA los servicios y establecer la mejora continua. 5. Realiza análisis técnico para establecer el trabajo de investigación y desarrollo en el área de planificación. 6. Identifica áreas que necesitan reforzamiento y gestiona fortalecimiento con el fin de lograr la eficiencia organizacional. 7. Coordina la implementación de la gestión de calidad institucional requerida por el jefe inmediato. 8. Identifica, analiza y armoniza funciones de las unidades asignadas en el Manual de Organización y Funciones. 9. Coordina con el área informática la elaboración de procedimientos factibles de ser procesados electrónicamente. 10. Analiza, elabora y propone proyectos para crear, sustituir, modificar o suprimir normas, políticas, etc. 11. Emite opinión sobre estudios o investigaciones relacionados con Organización y Métodos. 12. Diseña organigramas cuando le es solicitado. 13. Revisa políticas e instructivos cuando le es requerido. 14. Asiste a reuniones de la Dirección a tratar problemas con jefes de dependencias cuando sea convocado. 15. Elabora informes técnicos para la Dirección Superior y cuando se requiere prepara presentaciones. 16. Asiste a reuniones de trabajo, para participar en grupos multidisciplinarios de trabajo, en aspectos relacionados a la Unidad. 17. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 18. Realiza otras funciones encomendadas por el Subgerente de Recursos Humanos. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Relaciones con funcionarios y empleados internos y externos, manejo de información de carácter confidencial, presentación oportuna de informes técnicos, custodia y buen uso de equipo asignado. AMBIENTE: De oficina con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas: CON

PARA

-

Subgerente de Unidad de Planificación.

-

-

Personal técnico y dependencias. Dependencias de ANDA

-

-

todas

las -

-

Recibir lineamientos de trabajo, presentar informes y gestionar aprobaciones. Solicitando información y coordinación de acciones de trabajo. Seguimiento y evaluación de manuales, instructivos y estudios. Reuniones de trabajo asignadas por la Dirección o Departamento.

Relaciones externas: 197 UPYD 12/2013

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ANDA

-

-

CON Personal técnico de diferentes dependencias, instituciones, organismos externos. Auditoria externa y Corte de Cuentas de la República.

PARA Intercambio de informaciones afines al sector de acueducto y alcantarillado. Proporcionar información relativa al área.

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Act. Junio 2013

ANDA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

Área: Planificación Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de Puestos

Referencia: Vigencia: Día 00

Mes 03

Año 2013

1. ID ENT IFIC AC IÓN NOMBRE DEL PUESTO: Colaborador de Planificación SE REPORTA A:

Subgerente de Unidad de Planificación.

OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Colaborador Administrativo. SUPERVISA A:

Ninguna

2. REQUIS IT OS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Estudiante de Licenciatura en Sistemas de computación Administrativa, Administración de Empresas, Mercadotecnia, Ciencias Jurídicas, Ingeniería Industrial u otras carreras afines al cargo o experiencia mínima de un año en puestos similares. CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Formulación, seguimiento y evaluación de planes anuales operativos, dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, como paquetes para presentación, etc. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, ser propositivo, capacidad de organización, capacidad de exposición y capacidad de organización. ACTITUD: Responsable, discreto, dinámico y con disposición a trabajar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional

3. DESCR IPCIÓN GENER AL Responsable de facilitar procesos de trabajo de Unidad de Planificación, apoyando la labor de planificación y las actividades que forman parte integral de los procesos inherentes de la Unidad a la que pertenece; es responsable de brindar y preparar la información técnica necesaria, como indicadores de gestión, análisis técnico de documentos y apoyo técnico para la formulación, seguimiento y evaluación de planes anuales operativos de las dependencias asignadas.

06. D ESCR IPCIÓN ESPECÍFIC A 1. Brinda apoyo técnico a las dependencias para la formulación de los Planes Anuales Operativos. 2. Da seguimiento y evalúa los planes anuales operativos de las dependencias de la institución que se tienen asignadas. 3. Elabora informe trimestral de indicadores de gestión institucional. 4. Tabula información mensual para la preparación de los documentos: Memorias de 199 UPYD 12/2013

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ANDA labores y Boletín Estadístico. 5. Elabora informe mensual de evaluación del Plan Anual Operativo (PAO). 6. Participa en la elaboración de documentos varios solicitados por la Dirección Superior de ANDA u otras instituciones relacionadas del subsector. 7. Participa en diferentes comités institucionales que se le designa, para la ejecución de tareas o programas específicos. 8. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior. 9. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 10. Colabora en el procesamiento de información adicional o eventual para la realización de presentaciones a requerimiento de la Dirección Superior. 11. Diseña y elabora formato de captura y procesamiento de información necesaria relativa al área de gestión correspondiente 12. Revisa y registra información necesaria, para mantener debidamente actualizado en el Sistema Mecanizado de Información de Inversión Pública (SIIP) y genera los reportes respectivos. 13. Escanea fotografías, imágenes y textos para la elaboración de presentaciones a otras dependencias, organismos externos y a la agencia de publicidad que se encarga de la memoria de labores y boletín estadístico. 14. Administra y coordina acciones para la actualización del sistema mecanizado de Inversión Pública del Ministerio de Hacienda. 15. Realiza otras Actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato

5. ESPECIFIC AC IONES RESPONSABILIDADES: Por información relacionada con el desempeño de sus funciones, relación con empleados internos y/o con público, mantener registros y controles actualizado. Custodia y buen uso de equipo y mobiliario asignado. AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales variables

6. REL AC ION ES DE TR AB AJO Relaciones internas: CON - Jefe del Departamento. -

Personal Técnico

- Gerentes, Subgerentes y Jefaturas Relaciones externas: CON

-

PARA Recibir lineamientos de trabajo, presentar informes y gestionar aprobaciones. Apoyar en las actividades propias de la Unidad y dar atención a lo requerido. Reuniones de trabajo PARA

-Técnicos de diferentes dependencias -Intercambio de información (información afin instituciones y organismos, representantes al sector de acueductos y alcantarillados). de otras instituciones del subsector acueducto y alcantarillado.

200 UPYD 12/2013

Act. Junio 2013

ANDA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

Área: Planificación Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de puestos

Referencia:

Hoja:

Vigencia: Día 00

Mes 06

Año 2013

1. ID ENT IFIC AC IÓN NOMBRE DEL PUESTO: Técnico de Planificación SE REPORTA A: Sub-Gerente de Unidad de Planificación. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Técnico en Sistemas de Control de Gestión, Técnico Sectorialista de Control de Gestión. Técnico de la Inversión. SUPERVISA A:

2. REQUIS IT OS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Graduado de Licenciatura en Administración de Empresas, Economía, Ing. Industrial, Arquitecto o Ingeniero Civil o carrera afín al cargo o experiencia mínima de dos años en puestos similares. CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Formulación, seguimiento y evaluación de planes anuales operativos, planeación estratégica, procesos administrativos, técnicas de Investigación y análisis, dominio completo de paquetes computacionales, uso de presentaciones y redacción de informes técnicos. Así como también conocimientos en la formulación, evaluación y control de proyectos de inversión. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, ser propositivo, capacidad de exposición y capacidad de organización. ACTITUDES: Con iniciativa, dinámico, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada laboral y de desplazarse a nivel nacional.

3. DESCR IPCIÓN GENER AL. Cargo responsable de facilitar procesos de trabajo de la Unidad de Planificación y Desarrollo, apoyando la labor de planificación y las actividades que forman parte integral de los procesos inherentes de la Unidad a la que pertenece; es responsable de brindar y preparar la información técnica necesaria, como indicadores de gestión, reportes de ingresos, reclamos y de mora comercial, así como, el análisis técnico de documentos, y apoyo técnico para la formulación, seguimiento y evaluación de proyectos y planes anuales operativos de las dependencias asignadas, planes de emergencia, preinversión, inversión, planes quinquenales, etc.

06. D ESCR IPCIÓN ESPECÍFIC A

201 UPYD 12/2013

Act. Junio 2013

ANDA 1. Brinda apoyo técnico a las dependencias para la formulación de los Planes Anuales Operativos. 2. Da seguimiento y evalúa los planes anuales operativos de las dependencias de la institución que se tienen asignadas. 3. Elabora informe trimestral de indicadores de gestión institucional. 4. Tabula información mensual para la preparación de los documentos: Memorias de labores y Boletín Estadístico. 5. Integración de documentos: Memoria de Labores, Informe de Rendición de Cuentas y Boletín estadístico. 6. Elabora informe mensual de evaluación del Plan Anual Operativo (PAO). 7. Elabora informe semestral de ingresos comerciales por facturación. 8. Elabora informe semestral de reclamos por facturación. 9. Elabora informe semestral de mora comercial. 10. Elabora mensualmente cuadro de variables operativas y comerciales para el Banco Central de Reserva (BCR). 11. Ejecuta investigaciones de información para el análisis y elaboración de documentos técnicos; 12. Da seguimiento mensual y elabora reportes de inversión pública institucional. 13. Genera información mensual sobre avances físico y financiero de los proyectos de inversión para ser incorporados al sistema de inversión pública (SIIP) del Ministerio de Hacienda. 14. Da seguimiento cuatrimestral y elabora reportes de la preinversión pública institucional. 15. Realiza análisis técnico de documentos a solicitud de las dependencias asignadas. 16. Integra información para producir informes requeridos por la Dirección Superior tales como: Resúmenes ejecutivos de gestión y de evaluación mensual de planes anuales operativos. 17. Participa en la elaboración de documentos varios solicitados por la Dirección Superior de ANDA u otras instituciones relacionadas del subsector. 18. Realiza visitas a las dependencias designadas como técnico sectorialista de control de gestión. 19. Participa en diferentes comités institucionales que se le designa, para la ejecución de tareas o programas específicos. 20. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior. 21. Participa en comités institucionales evaluadores de ofertas para licitaciones. 22. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 23. Procesa información adicional o eventual para la realización de presentaciones a requerimiento de la Dirección Superior de ANDA. 24. Diseña y elabora formato de captura y procesamiento de información necesaria relativa al área de gestión correspondiente 25. Realiza otras Actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato.

5. ESPECIFIC AC IONES RESPONSABILIDADES: Manejo y cuidado del equipo asignado para su uso y custodia, mantener actualizados los registros y controles asignados a su cargo, presentación oportuna de informes técnicos de avance y resultados finales encomendados, así como la presentación de resultados. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales aceptables, dentro de los limites razonables de aceptación.

6. REL AC ION ES DE TR AB AJO Relaciones internas: CON

PARA 202

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Act. Junio 2013

ANDA -

Jefe Inmediato.

-

-

Personal Técnico

-

-

Gerentes, Subgerentes y Jefaturas

-

Recibir lineamientos de trabajo, presentar informes y gestionar aprobaciones. Acciones de coordinación en las áreas de trabajo. Gestión de información. Reuniones de trabajo.

Relaciones externas: CON

PARA

-

Técnicos de diferentes dependencias instituciones y organismos, representantes de otras instituciones del subsector acueductos y alcantarillado.

Intercambio de información (información afines al sector de acueductos y alcantarillados).

-

Estudiantes, universidades/colegios.

-

Proporciona información estadística sobre área de planeación de la institución.

203 UPYD 12/2013

Act. Junio 2013

ANDA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

Área: Planificación Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de Puestos

Referencia:

Hoja:

Vigencia: Día 00

Mes 06

Año 2013

1. ID EN TIFICAC ION NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Ejecutiva. SE REPORTA A: Subgerente de Unidad de Planificación. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Secretaria de Departamento. SUPERVISA A:

2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Secretaria Ejecutiva o carrera afín al cargo o experiencia mínima de Un año en puestos similares. CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, uso de scanner, manejo de maquina de escribir, fax, fotocopiadora, y conocimientos de redacción y ortografía. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, capacidad de organización, análisis y técnicas cuantitativas, redacción de informes técnicos, capacidad de laborar con metas de trabajo. ACTITUD: Responsable, capacidad de trabajar bajo presión, disposición de trabajar fuera de la jornada laboral, disposición para desplazarse a nivel nacional.

3. DESCR IPCION GENERAL Coordinar y ejecutar labores de asistencia ejecutiva de tipo secretarial, apoya y programa la agenda del jefe inmediato y le asiste en la preparación de la correspondencia y documentación, así como en la organización de reuniones de trabajo, el archivo y custodia de la documentación de la Unidad.

06. D ESCR IPCION ESPECIFICA 1. Apoya la coordinación de actividades conforme a la agenda de trabajo del Jefe inmediato. 2. Atiende por teléfono a clientes internos y externos de ANDA proporcionando información de acuerdo al caso. 3. Atiende a ejecutivos de la institución, representantes de otras instituciones y clientes en las reuniones de trabajo. 4. Asiste para elaborar notas de la Unidad. 5. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia de la Unidad. 204 UPYD 12/2013

Act. Junio 2013

ANDA 6. Lleva controles internos como: Correspondencia, archivos, control de permisos y licencias del personal de la Dirección y otros que así le indique su jefe inmediato. 7. Realiza gestiones para la adquisición de recursos necesarios para el buen funcionamiento de la Unidad. 8. Apoya en la elaboración del presupuesto de la Unidad. 9. Organiza y actualiza los archivos de Planificación. 10. Elabora solicitudes de permisos para uso de vehículos fuera del horario de trabajo establecido. 11. Elabora y tramita documentación necesaria de apoyo a las misiones oficiales del jefe inmediato. 12. Atiende visitas especiales cuando así se lo solicite su jefe inmediato. 13. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Dirección Superior. 14. Controla uso de tintas de impresores, cantidad y calidad de impresiones que se realizan. 15. Prepara especificaciones técnicas para la adquisición de equipos informáticos y accesorios. 16. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 17. Colabora en otras actividades relacionadas con la Unidad que su jefe inmediato le encomiende.

5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Relacionarse con funcionarios y empleados internos, con público, manejo de información de carácter confidencial, manejo y cuidado de equipo asignado, manejo de documentos de valor, correspondencia recibida y despachada. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los limites deseables.

6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas CON - Jefe inmediato. -

Secretarias Ejecutivas de otras áreas

-

Relaciones Externas CON Clientes, instituciones públicas, empresas privadas.

PARA Recibir lineamientos de trabajo. Permisos y aprobaciones Canalizar gestiones. PARA Atender solicitudes y/o enviar información.

205 UPYD 12/2013

Act. Junio 2013

ANDA

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

Área: Planificación Sistema: Integral de Manuales Procedimiento: Descripción de De Puestos

Referencia: Hoja:

Vigencia: Día 00

Mes 06

Año 2013

1. ID ENT IFIC AC IÓN NOMBRE DEL PUESTO: Ordenanza SE REPORTA A: Subgerente de Unidad OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Auxiliar SUPERVISA A:

2. REQUIS IT OS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Noveno grado. EXPERIENCIA:

No necesaria

CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad y manejo de equipo de oficina preferentemente. HABILIDADES ESPECIALES: Relaciones interpersonales y destrezas psicomotrices propias para el desarrollo del puesto. ACTITUD: Responsable con disposición para desplazarse a nivel nacional, trabajar en horas no laborales y discreto.

3. DESCR IPCIÓN GENER AL Proporciona apoyo en actividades logísticas tales como aseo de las áreas, traslado de correspondencia, trámites y apoyos varios.

06. D ESCR IPCIÓN ESPECÍFIC A 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Realiza diariamente la limpieza general de las áreas asignadas. Traslada correspondencia interna y externa Atiende a las visitas proporcionando atenciones. Efectúa diligencias que le sean encomendadas por el jefe inmediato. Atiende la solicitud de reproducción de fotocopias. Solicita material de limpieza. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 8. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por el jefe inmediato.

5. ESPECIFIC AC IONES RESPONSABILIDADES: Cuidado de documentos en las diligencias encomendadas y de mantener el aseo y limpieza. 206 UPYD 12/2013

Act. Junio 2013

ANDA AMBIENTE: De oficina y de campo con condiciones ambientales variables.

6. REL AC ION ES DE TR AB AJO Relaciones internas: CON - Jefe inmediato.

PARA -

Recibir instrucciones, rendir informes, permisos y aprobaciones.

Relaciones externas: CON -

Eventualmente con visitas y clientes

PARA -

Atender general.

y

proporcionar

información

207 UPYD 12/2013

Act. Junio 2013