Universidad Tecnológica de Querétaro
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Voluntad Conocimiento Servicio
MANUAL DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
Memoria Que como parte de los requisitos para obtener el título de Técnico Superior Universitario en Administración Área Recursos Humanos
Presenta:
Mendoza Acosta Javier Velázquez Flores Teresa
Asesor UTEQ: Lic. Maribell Pérez Navarrete
Asesor Empresa: Lic. Claudia Martínez Ramírez
Santiago de Querétaro, Qro. Agosto 2011 Página 1
ÍNDICE RESUMEN ........................................................................................................... 4 ABSTRACT.......................................................................................................... 6 AGRADECIMIENTOS Por: Acosta Mendoza Javier................................................................................. 8 Por: Velázquez Flores Teresa .............................................................................. 10 I.
INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 12
II.
ANTECEDENTES 2.1 Antecedentes históricos de la empresa ................................................... 13 2.1.1 Ubicación de la empresa ....................................................................... 16 2.1.2 Misión.................................................................................................... 17 2.1.3 Política de calidad ................................................................................. 17 2.1.4 Alcance del departamento Afiliación Vigencia ...................................... 18 2.1.5 Valores .................................................................................................. 19 2.1.6 Objetivos ............................................................................................... 20 2.1.7 Organigrama ......................................................................................... 21 2.2 Planteamiento del problema .................................................................... 22
III.
JUSTIFICACIÓN ........................................................................................... 24
IV.
OBJETIVO ..................................................................................................... 25
V.
ALCANCE ..................................................................................................... 26
VI.
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .................................................................... 27
VII.
PLAN DE ACTIVIDADES .............................................................................. 32
VIII.
RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS .................................................... 34
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IX.
DESARROLLO DEL PROYECTO 9.1 Índice del manual ..................................................................................... 35 9.2 Objetivo del manual ................................................................................. 36 9.3 Política del manual ................................................................................... 36 9.4 Alcance del manual .................................................................................. 37 9.5 Descripción y perfil del puesto 9.5.1 Categoría: Auxiliar Universal de Oficinas .............................................. 38 9.5.2 Categoría: Oficial de Servicios Técnicos............................................... 44 9.5.3 Categoría: Coordinador de Servicios Técnicos ..................................... 51 9.5.4 Categoría: Especialista de Servicios Técnicos ..................................... 58 9.6 Procedimiento de Asignación de Numero de Seguridad Social, Categoría Auxiliar Universal de Oficinas 9.6.1 Objetivo del procedimiento .................................................................... 66 9.6.2 Simbología de diagrama de flujo ........................................................... 67 9.6.3 Descripción de actividades ................................................................... 69 9.6.4 Diagrama de flujo del procedimiento ..................................................... 71 9.6.5 Glosario de términos ............................................................................. 74
X.
RESULTADOS OBTENIDOS ........................................................................ 76
XI.
ANÁLISIS DE RIESGOS ............................................................................... 77
XII.
CONCLUSIONES .......................................................................................... 78
XIII.
RECOMENDACIONES .................................................................................. 79
XIV.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................. 80
XV.
ANEXOS ........................................................................................................ 81
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RESUMEN El Instituto Mexicano del Seguro Social es una Organización de carácter público que
tiene como principal objetivo garantizar
la
Seguridad Social de los
Trabajadores así como procurar y vigilar la incorporación de los patrones al Régimen Obligatorio para salvaguardar los derechos de los asegurados y sus beneficiarios. Por tal razón, esta Institución se rige por Leyes, Normas y Reglamentos para realizar cada uno de los procesos y servicios. El Instituto se interesa en tener al personal adecuado para cubrir el puesto y realizar cada una de las funciones necesarias y brindar un servicio con calidad, para esto el IMSS se basa en el Contrato Colectivo de Trabajo convenido con el Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social, donde está plasmado el Profesiograma que describe cada uno de los puestos y/o categorías que hay dentro de
la
Institución, de manera general. Por este motivo surgió la necesidad de crear un Manual de Descripción y Perfil de Puesto de acuerdo a las actividades dentro del Departamento de Afiliación Vigencia de la Subdelegación Querétaro, con la finalidad de que el personal que ya está trabajando y de nuevo ingreso tengan un documento exclusivo donde describa cada una de las funciones que debe realizar, así como tomar en cuenta el perfil que debe tener la persona que ocupara el puesto. De esta manera se reducirá el tiempo de espera en los trámites que
los asegurados y patrones
realicen en el
Departamento.
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En el contenido de este proyecto se describen los antecedentes históricos del IMSS, Misión, Valores y los regímenes que ofrecen, Justificación, Objetivo, Alcance y Políticas del Manual, Marco Teórico y Normativo. En el desarrollo
se analizara
detalladamente la descripción y perfil de las cuatro categorías que existen dentro de la Oficina de Afiliación que son: Auxiliar Universal de Oficinas, Oficial de Servicios Técnicos, Coordinador de Servicios Técnicos y Especialista de Servicios Técnicos, además se describe el proceso de las actividades de una de las categorías que es el Auxiliar Universal de Oficinas, quien se encarga de la Asignación de Número de Seguridad Social (Preafiliación) ventanilla 6, con el objetivo de que el encargado de esta función realice adecuadamente su proceso de trabajo en virtud de que es uno de los servicios más demandados y que en promedio se atiende a 600 personas al día. Al final del proyecto se muestra los resultados obtenidos, análisis de riesgos, conclusión, referencias bibliográficas y de algunas recomendaciones para el uso correcto del manual. Se muestra como anexo la descripción del procedimiento de la asignación de número de seguridad social desde ventanilla y vía Internet. Este manual será revisado y actualizado por las Autoridades correspondientes según las necesidades de la Oficina.
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ABSTRAC The National Health Service (in Mexico IMSS) is an Organization of public character that has as main objective to guarantee employers health care as well as to offer and to watch over the incorporation from the employers to the Obligatory system to protect the rights of the insured and persons relatives.
For such reason this
organization is ruled by Laws, Standards and Regulations to carry out each one of the processes and services. The Institute is interested in having the appropriate personnel to cover the position and to carry out each one of the necessary functions and to offer a service with quality, based on this the IMSS work with the National Union of Workers of the Public Health, on a Collective Contract, where the responsibilities and functions that describe each one of the positions and/or categories in the Institution, in a general way is described. For this reason the need of creating a Description handbook and Profile of Position according to the activities inside the Department of Affiliation Validity of the Sub-delegation Querétaro, with the purpose that the personnel that is already working and of the new personnel have an exclusive document again where it is described each one of the functions that should be done, as well as to check the profile that should have the person that will get the position. This way he/she will decrease the time of wait in the steps that the insured persons and employers carry out in the Department.
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The Project describes historical antecedents of the IMSS, Mission, Values and the Regimens that it offers Justification, Objective, Reach and rules of the Manual, Theoretical and Normative information. In the development it was analyzed the description and profile of the four categories that exist inside the Office of Affiliation those are detailed: Auxiliary Universal of Offices, Official of Technical Services, Coordinator of Technical Services and Specialist of Technical Services, the process of the activities is also described of one of the categories that is the Universal Assistant of Offices who are in charge of the Assignment of Number of Social security (Preafiliación) window 6, with the objective that the person who is in charge of this function works properly because it is one of the most demanded services 600 people is attended approximately for day. At the end of the project it is shown the obtained results, analysis of risks, conclusion, bibliographical references and of some recommendations for the correct use of the manual. The social security number is attached as a procedure description document from the place where it is given on internet by the webpage. This handbook will be reviewed and upgraded by the corresponding Authorities according to the necessities of the Office.
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AGRADECIMIENTOS Por: Acosta Mendoza Javier
A mis padres:
A mis padres quienes sin escatimar esfuerzo alguno sacrificaron gran parte de su vida para educarme. Por guiar mí camino y estar junto a mí en los momentos más difíciles.
Por el cariño y la confianza que siempre he recibido de ustedes y con el cual he logrado culminar mi esfuerzo, terminando así mi carrera de profesional, que es para mí la mejor de las herencias.
A Dios:
Gracias a dios por darme la vida y que me ha heredado el tesoro más valioso que puede dársele a un hijo "sus padres".
A mis maestros:
Un agradecimiento muy especial a todos los maestros que en todo momento me estuvieron apoyando y orientando justo de la manera en que lo necesitaba. Por hacerme sentir valioso al ver en mí la dirección de mis cualidades e incentivarlas. Por instruirme con la mejor actitud desde el principio. Por indicarme desde siempre el mejor camino.
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Por motivarnos a salir adelante, por enseñarnos el hábito del estudio, y por enseñarnos a no sólo pensar en grande, ¡sino ser grandes!
Y a todas aquellas personas que comparten conmigo este triunfo.
Sabiendo que no existirá forma alguna de agradecer una vida de sacrificios, esfuerzos y amor, quiero que sientan que el objetivo alcanzado también es de ustedes y que la fuerza que me ayudo a conseguirlos fue su gran apoyo.
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Por: Velázquez Flores Teresa A Dios: Por darme la oportunidad de ser una hija digna de su creación, por iluminar cada día mí camino, por bendecir cada uno de mis sueños y haberme permitido que una etapa en mi vida haya concluido. A mis padres: Porque creyeron en mi y porque me sacaron adelante, dándome ejemplos dignos de superación y entrega, porque en gran parte gracias a ustedes, hoy puedo ver alcanzada mi meta, ya que siempre estuvieron impulsándome en los momentos más difíciles de mi carrera, y porque el orgullo que sienten por mi, fue lo que me hizo ir hasta el final. Va por ustedes, por lo que valen, porque admiro su fortaleza y por lo que han hecho de mí, en una persona de bien.Hoy estoy eternamente agradecida con ustedes, por darme la oportunidad de escoger mi mayor herencia que son mis estudios y que hoy demuestro al obtener mi título profesional. ¡Los Amo con todo mi corazón! A mi cuñada Martita:(QEPD) Por tu apoyo, comprensión, por escucharme, por darme consejos cuando más lo necesitaba, por vivir a tu lado los mejores momentos de mi vida, por alentarme a ser lo que quiero ser y por confiar en mí. Donde quiera que estés se que estas orgullosa de mi, porque juntas compartíamos este sueño y hoy por ti, va este titulo de mi carrera profesional. ¡Nunca voy a olvidarte!
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A mis hermanos (as): Gracias por haber fomentado en mí el deseo de superación y el anhelo de triunfo en la vida. A mis sobrinos: María de los Ángeles y J. Guadalupe, por ser el mejor regalo que dejaron conmigo, por formar parte de mi vida y por contagiarme ese espíritu de inocencia, esto va por ustedes mis bebes. ¡Los amo con todo mi corazón! A mis amigos: Que mi Dios puso en mi camino: Vicky, Mayra, Fabiola, Moni, Sam, Sahaira, Alma, Jovanni, Rosy y todos aquellos que me han demostrado que los verdaderos amigos existen. A mis maestros: Gracias por formarme como una profesional, por su tiempo, por su apoyo que siempre me brindaron dentro y fuera del salón de clases, por su sabiduría que trasmitieron en mi desarrollo profesional. Y a todos aquellos que creyeron en mi, hoy se que con el apoyo incondicional mi sueño se hizo realidad y este triunfo lo comparto con todos ustedes. ¡Gracias!
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I. INTRODUCCIÓN
La importancia de los manuales, radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Este manual presenta de manera sencilla la descripción y perfil de puestos del departamento de Afiliación Vigencia de la subdelegación Querétaro, con el objetivo de que el personal cuente con un documento base para tener el mejor conocimiento de las actividades de acuerdo al puesto que ocupan. El manual está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de las vacantes, con el fin de que el departamento tenga el personal idóneo y así reducir el tiempo de espera hacia los patrones y asegurados que acuden a la Subdelegación.
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II. ANTECEDENTES 2.1 Antecedentes históricos de la empresa El Instituto
Mexicano
del
Seguro
Social
(IMSS) es
una
Institución
gubernamental, autónoma y tripartita (Estado, Patrones y Trabajadores), dedicada a brindar servicios de salud y seguridad social a la población que cuente con afiliación al Instituto, llamada entonces asegurado o derechohabiente.
Fundación del IMSS El Instituto Mexicano del Seguro Social nace oficialmente el 19 de enero de 1943 por decreto presidencial del entonces Presidente de la República el General Manuel Ávila Camacho. Inició operaciones el 1 de enero de 1944, su sindicato, el (SNTSS) Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social, se creó el 6 de abril del año 1944, y la primera sección sindical fue la No. 1 en Puebla, en respuesta a las aspiraciones de la clase trabajadora nacional.
Ley del Seguro Social La ley del Seguro Social vigente, publicada en el diario oficial de la Federación mediante decreto de fecha 21 de diciembre de 1995 es el marco legislativo bajo el que rige sus operaciones el Instituto Mexicano del Seguro Social.
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Actualmente, la Ley señala que la seguridad social tiene como finalidades:
La asistencia médica.
La protección de los medios de subsistencia.
Los servicios sociales necesarios para el bienestar individual y colectivo.
El otorgamiento de una pensión que, en su caso y previo cumplimiento de los requisitos legales, será garantizada por el Estado.
A efecto de cumplir con tal propósito, el Seguro Social comprende dos tipos de régimen:
a)
El régimen obligatorio: Es aquel que se financia con contribuciones provenientes de los patrones, el
Estado y los propios trabajadores. Cuenta con cinco tipos de seguro: enfermedades y maternidad; riesgos de trabajo, invalidez y vida, retiro, cesantía en edad avanzada y vejez, guarderías y prestaciones sociales. Son sujetos de aseguramiento del régimen obligatorio: los trabajadores, los miembros de sociedades cooperativas de producción y las personas que determine el Ejecutivo Federal mediante el Decreto respectivo, tal es el caso de los estudiantes, amparados bajo el decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de septiembre de 1998.
b)
El régimen voluntario: De forma voluntaria y mediante convenio con el instituto, podrán ser sujetos de
aseguramiento en este régimen, los trabajadores en industrias familiares y los
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independientes como profesionales, pequeños comerciantes, artesanos y demás trabajadores no asalariados, los trabajadores domésticos, los ejidatarios, comuneros, colonos y pequeños propietarios; así mismo, los patrones (personas físicas) con trabajadores asegurados a su servicio y los trabajadores al servicio de las administraciones públicas de la Federación, entidades federativas y municipios que estén excluidos o no comprendidas en otras leyes o decretos como sujetos de seguridad social.
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2.1.1 Ubicación de la empresa
Av. 5 de Febrero, esq. Calzada Zaragoza, Colonia Centro, C.P. 76000, Querétaro, Querétaro. Teléfono: (442) 211 23 67; (442)211 23 68; Conmutador (442) 211 23 00 Ext 51207
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2.1.2 Misión Otorgar a los trabajadores mexicanos y a sus familias la protección suficiente y oportuna ante contingencias tales como la enfermedad, la invalidez, la vejez o la muerte.
2.1.3 Política de calidad La Dirección de Incorporación y Recaudación (DIR), se compromete a desarrollar, implantar y mantener un sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2000 en el Sistema Nacional de Incorporación, Recaudación y Fiscalización, con la finalidad de proporcionar a sus clientes/usuarios servicios que satisfagan sus necesidades en forma transparente, innovadora y sobre la base de un esfuerzo de mejora continua, lo que permitirá una mejor salvaguarda de los derechos de los trabajadores y de sus familias dentro del Seguro Social.
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2.1.4 Alcance departamento Afiliación Vigencia Las “cartas compromiso al ciudadano” En Incorporación:
Alta del Registro Patronal
Asignación del número de Seguridad Social
Registro de Beneficiarios (esposa e hijos)
En Recaudación:
Aclaración Administrativa
Convenio de Pagos a plazos
En Fiscalización:
Atención de Denuncias de Trabajadores y/o beneficiarios por afiliación irregular.
Dictamen de Contador Público para efectos de Seguro Social.
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2.1.5 Valores
Honestidad: Todas mis acciones se apegan a la Ley, actuando de manera ética e integral. Luchando continuamente contra la corrupción.
Trabajo en equipo: Conozco el valor de mi trabajo para la labor de los demás y contribuyo al logro de los objetivos comunes. Respeto ideas y aportaciones de todos, para la consecución de nuestra misión.
Calidad: El patrón y el asegurado son mi razón de ser y en consecuencia todo mi trabajo debe orientarse a proporcionarle los mejores servicios de forma eficiente, con el fin de superar de manera continua las expectativas de todos los clientes.
Compromiso: Me identifico con la Institución y me comprometo con la misión, visión y valores existentes, en mi desempeño profesional.
Innovación: Tengo la voluntad constante de buscar, diseñar y proponer nuevos métodos y procesos de trabajo en mejoría de los resultados.
Sensibilidad Social: Soy consciente que mi trabajo tiene un impacto en el entorno social de la nación y tomo eso en cuenta en cada una de mis acciones.
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2.1.6 Objetivos del departamento de Afiliación Vigencia 1. Incrementar la satisfacción de los clientes/usuarios a través de la calidad del servicio. 2. Contar con personal competente para el cumplimiento de sus funciones. 3. Mejorar la transparencia en el servicio. 4. Alcanzar sincronía entre la Normatividad y la operación. 5. Lograr en los procesos operativos mayores niveles en innovación tecnológica. 6. Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través del cumplimiento de las metas de los proyectos de mejora.
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2.1.7 Organigrama
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2.2 Planteamiento del Problema
Durante los últimos 10 años en el estado de Querétaro la población ha crecido rotundamente, así como también existe migración de los estados cercanos como Guanajuato, Michoacán y el Estado de México, por lo que la población a aumentado. En Querétaro existen más de 317 000 mil asegurados y más de 14 000 mil patrones inscritos en el Instituto Mexicano del Seguro Social; en consecuencia de que a la fecha gente joven se integra al ámbito laboral ya que Querétaro es uno de los estados que ofrece más oportunidad de empleo en el país. Los expedientes de cada uno de ellos se encuentran registrados en la base de Datos del Departamento de Afiliación Vigencia.
Desde el año 2000, la plantilla que trabaja en este Departamento es de 35 personas y a la fecha no ha habido incremento
en la
misma, por lo que es
complicado dar la atención con calidad a los asegurados y patrones en virtud de que las cifras antes descritas es el resultado del aumento de la población. El Departamento de Afiliación Vigencia propone una plantilla de 60 personas para brindar la atención debida
a ambos usuarios que asisten diariamente a realizar
trámites a la Subdelegación. Según, estadísticas proporcionadas por el departamento, al día se presentan cerca de 1000 personas, en cada una de las 12 ventanillas que existen, la más demanda es Ventanilla 6 que se dedica a la Asignación de Número de Seguridad Social (Pre afiliación de Trabajadores).
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En ocasiones, la presión de los asegurados y patrones exige un servicio rápido por lo que obliga al Jefe del Departamento a asignar personal que realiza otro tipo de actividades para abatir dicho proceso, esto conlleva a existan cargas de trabajo en los demás proceso (personal que no atienden público), es conveniente mencionar que dicho
personal,
tiene una rotación para que cubran el tiempo
de sus
compañeros en la salida a tomar sus alimentos dando esto como resultado un gasto que no es recuperable es cuestión de tiempo.
No todo el personal que se integra al Departamento de Afiliación Vigencia tiene el perfil adecuado del puesto ni el suficiente conocimiento de las actividades que se realizan en cada uno de los procesos, a la fecha no existe una descripción y perfil de puesto específico para realizar los procesos de Afiliación Vigencia
en
Subdelegaciones, ya que el Contrato Colectivo de Trabajo que rige a los trabajadores IMSS, solo describe un Profesiograma General,
generando una
atención inadecuada a los demandantes.
Basándonos en lo anterior, se detecta la necesidad de crear un Manual de descripción y perfil de puestos, por lo que se analizará detalladamente cada uno de los diferentes puestos que integran el Departamento y proponer el perfil adecuado a cada una de las mismas.
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III. JUSTIFICACIÓN
El presente Manual va a permitir que el personal que ya labora en el Departamento de Afiliación Vigencia así como el de nuevo ingreso, se adapte rápidamente y conozca las tareas que se le serán asignadas, tenga mayor habilidad en el manejo de los diferentes programas para un mejor desempeño dentro del área de trabajo. Se tiene además, la necesidad de contar con un manual especifico que contenga las actividades propias del área administrativa de la subdelegación, pues en el contrato colectivo de trabajo no se establece el tipo de capacitación planificada al área de afiliación vigencia, sino que solo contempla un profesiograma general.
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IV. OBJETIVO GENERAL 1. Desarrollar un manual que permita proporcionar la información de cada puesto dentro del Departamento de Afiliación Vigencia. 2. Proporcionar personal capacitado a las diferentes áreas del departamento y que reúnan los requisitos mínimos para desempeñar cualquier función dentro del departamento. 3. Perfilar y describir cada puesto del departamento y así contar con la información necesaria para que el personal sea debidamente capacitado y así cuando sea integrado al departamento cuente con el suficiente conocimiento de sus labores dentro de su puesto de trabajo. 5. Que el personal pueda ejecutar sus actividades de una manera más eficiente.
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V. ALCANCE El siguiente Manual de Descripción y Perfil de Puestos aplicará al Departamento de Afiliación Vigencia de la Subdelegación Querétaro. Con la finalidad de que los puestos que integran este departamento cuenten con un argumento para basarse en la realización de cada una de las actividades, así como tener en cuenta un perfil adecuado para ocupar un cargo. Obteniendo un mejor control con el recurso humano interno que beneficiara a cada uno de los derechohabientes afiliados en el Instituto del Seguro Social. Posteriormente se verá una mejora continua dentro de este Departamento de Afiliación Vigencia.
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VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA Un manual de descripción de puestos es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa.
Descripción de puestos, es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas
del cargo (que hace el
ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (como lo hace) y los objetivos del cargo (por que lo hace). Básicamente es hacer un inventario de los aspectos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende.
La descripción de puestos está orientada hacia el contenido de estos, es decir, hacia sus aspectos intrínsecos. “Que la descripción de puestos es el punto de partida para el análisis de los mismos y la determinación de las especificaciones de los puestos” Chiavenato (1999).
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En la descripción del puesto, se debe de tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Identificación del puesto: este apartado tiene la finalidad de individualizar el puesto y distinguirlo de los demás dentro de la empresa. - Titulo del puesto - Departamento - Área
Organización: tiene como objetivo determinar el lugar que ocupa dentro de la empresa y su jerarquía. - Jefe superior - Jefe inmediato - A que puestos le reporta
Objetivo del puesto: determina la razón principal del puesto o su razón de ser.
Descripciónespecifica del puesto: describe las funciones detalladas que va a realizar la persona que ocupara el cargo. Una vez identificado el contenido del puesto (aspectos intrínsecos), se
analiza el puesto en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, los requisitos que el cargo exige a su ocupante. El análisis de puesto, pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de manera adecuada. Página 28
Chiavenato (1999), define: El análisis de cargos como: “el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. El análisis estudia y determina los requisitos calificativos, las responsabilidades que le atañan y las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeño”.
En general, el análisis de puestos se refiere a cuatro áreas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo:
Requisitos intelectuales
Requisitos físicos
Responsabilidades
Condiciones de trabajo
Cada una de estas áreas está dividida generalmente en varios factores de especificaciones: a) Requisitos intelectuales: - Instrucción básica - Experiencia necesaria - Adaptación al cargo - Iniciativa necesaria - Aptitudes necesarias b) Requisitos físicos: - Esfuerzo físico necesario
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- Concentración visual - Destreza o habilidad c) Responsabilidad por: - Supervisión de personal - Materiales, herramientas y equipo - Dinero, títulos valores o documentos - Información confidencial d) Condiciones de trabajo: - Ambiente de trabajo - Riesgos
Marco normativo
Leyes:
-
La ley del Seguro Social vigente, publicada en el diario oficial de la Federación mediante decreto de fecha 21 de diciembre de 1995 es el Marco Legislativo bajo el que rige sus operaciones el Instituto Mexicano del Seguro Social.
-
Ley Federal de Trabajo
Contrato Colectivo de Trabajo Que celebran, por una parte, el Instituto Mexicano del Seguro Social,
representado por su Director General, Licenciado Daniel Karam Toumeh, y por la otra en representación del interés profesional de todos y cada uno de sus miembros,
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el Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social, Organización Legalmente Constituida, con Registro en el Departamento de Asociaciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, bajo el número 1883, Sindicato representado por su Comité Ejecutivo Nacional, quienes en el curso de sus disposiciones serán designados como el "Instituto" y el "Sindicato", respectivamente, y al tratarse conjuntamente serán designados como las "partes", el cual se formaliza para regir en todas las dependencias del Instituto. (2009-2011) Acuerdo IMSS-SNTSS, Profesiogramas, Contrato Colectivo de Trabajo p. 161, 166, 167, 168.
Reglamentos
-
Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social
Normas y Manuales de Organización
-
Manual de Organización del Instituto Mexicano del Seguro Social
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VII. REPORTE DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
JUNIO
JULIO
AGOSTO
1ᵃ SEMANA 2ᵃ SEMANA 3ᵃ SEMANA 4ᵃ SEMANA 1ᵃ SEMANA 2ᵃ SEMANA 3ᵃ SEMANA 4ᵃ SEMANA 1ᵃ SEMANA 2ᵃ SEMANA 3ᵃ SEMANA 4ᵃ SEMANA 1ᵃ SEMANA 2ᵃ SEMANA 3ᵃ SEMANA
MAYO
Detección de Necesidades Asignación de proyecto de acuerdo a las necesidades del departamento Recolección de información: entrevistas, encuestas, internet, folletos. Unificación de toda la información recolectada y elaborar un archivo en la computadora. Revisión del proyecto por asesor empresa Revisión del proyecto por asesor UTEQ Investigación de fundamentación teórica en bibliotecas, manuales, contrato colectivo (IMSS). Realización del plan de actividades Investigación de los recursos humanos y materiales Revisión del proyecto por asesor empresa Revisión del proyecto por asesor UTEQ Desarrollo del proyecto, investigación de campo, entrevistar al personal, unificación de la información. Platicar sobre los resultados que se van a obtener con este proyecto. Hacer un análisis de que riesgos se pueden retardar la elaboración de este proyecto. Elaborar la conclusión sobre este proyecto. Revisar el proyecto y dar algunas recomendaciones. Investigar las Referencias bibliográficas en libros, revistas e internet. Revisión del proyecto por asesor empresa Entrega Final de Proyecto a asesor UTEQ
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VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS Para la realización de este proyecto se necesitara de lo siguiente: Herramientas: 1.- 25 computadoras 2.- 25 Sillas Recursos humanos para el Departamento de Afiliación 1.- 1 Especialista de Servicios Técnicos 2.- 2 Coordinadores de Servicios Técnicos. 3.- 3 Oficiales de servicios técnicos 3.- 7 Auxiliares Universales de Oficina Recursos humanos para el Departamento de Vigencia 1.- 1 jefe de grupo 2.- 4 coordinadores de servicios técnicos 3.- 7 Oficiales de servicios técnicos
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IX. DESARROLLO DEL PROYECTO
MANUAL DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
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MANUAL DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
CÓDIGO
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Índice Objetivo del manual……………………………………………………………………..36 Políticas del manual................................................................................................36 Alcance del manual……………………………………………………………………...37 Descripción y perfil del puesto: Categoría: Auxiliar Universal de Oficinas………………………..…………………….…….38 Oficial de Servicios Técnicos…………………......………………………..…….44 Coordinador de Servicios Técnicos…………………..………………………....51 Especialista de Servicios Técnicos……………………………….....................58 Procedimiento de Asignación de Numero de Seguridad Social, Categoría Auxiliar Universal de Oficinas Objetivo del procedimiento……………………………………………………….66 Simbología de diagrama de flujo………………………………………………...67 Descripción de actividades……………………………………………………….69 Diagrama de flujo del procedimiento…………………………………………….71 Glosario de términos………………………………………………………………74
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Prof. Maribell Pérez Navarrete
Lic. Claudia Martínez Ramírez
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CÓDIGO
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Objetivo del manual
Facilitar al personal del departamento de Afiliación Vigencia la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo, la eficiencia y calidad esperada en los servicios. Asegurar y facilitar la capacitación de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus actividades diarias.
Políticas del manual
Será revisado y corregido por las autoridades correspondientes en caso de que este lo amerite, llegando a los acuerdos establecidos entre el departamento.
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Prof. Maribell Pérez Navarrete
Lic. Claudia Martínez Ramírez
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Alcance del manual
El siguiente manual se utilizara en el departamento de Afiliación Vigencia de la Subdelegación, solo se aplicará en el área de Afiliación, ya que la información que se muestra se aplica en las categorías que se encuentran dentro de la misma, las cuales son: Categorías: Auxiliar Universal de Oficinas Oficial de Servicios Técnicos Coordinador de Servicios Técnicos Especialista de Servicios Técnicos
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Identificación del puesto
Puesto: Auxiliar Universal De Oficinas Departamento: Afiliación Vigencia Área: Afiliación Jefe del departamento: C. Martha Patricia Hernández Estrada Jefe superior: C. Claudia Martínez Ramírez Jefe inmediato: C. Clara Cintia Arce González Puestos que le reportan: Ninguno
Objetivo del puesto
Realizar las actividades establecidas para cada mesa de trabajo, así como las encomendadas por el jefe inmediato y apoyar a cada una de las ventanillas que existen dentro del departamento. Conocer detalladamente las funciones y procesos de cada uno de los puestos porque cuando es necesario el AUO debe de tomar decisiones correctas.
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Lic. Claudia Martínez Ramírez
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Descripción general del puesto de acuerdo al Profesiograma del Contrato Colectivo de Trabajo SNTSS-IMSS Actividades: Recibe, verifica, compulsa, interpreta, utiliza, prepara, registra, cancela, envía y/o archiva correspondencia, documentos, tarjetas, formas, historias clínicas, solicitudes, cheques y liquidaciones en orden alfabético, numérico, por materia o cualquier otro sistema adoptado por el Instituto. Verifica, corrige y actualiza nombres, vigencias, fechas, números y totales de datos consignados en documentos, oficios, formas, listados, informes, requisiciones, pedidos y movimientos de expedientes. Asienta registros de entrada y salida, de cargos y descargos, altas y bajas, cambios y movimientos y certificaciones referentes a personas, ingresos, dinero, valores, cosas, adscripciones y documentos. Codifica, clasifica, forma expedientes, glosa, intercala, desintercala documentos, solicita y efectúa préstamos de documentos, consulta catálogos y archivos mediante equipos de registro y cómputo y maneja formas impresas. Registra y aplica números de afiliación de patrones y de matrículas. Interviene en la depuración e integración de facturas de envío para su trámite correspondiente. Toma dictado en taquigrafía y lo transcribe a máquina. ELABORÓ
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Elabora mecanográficamente oficios, informes, liquidaciones de crédito y finiquitos, reportes, formas o requisiciones, órdenes de ingreso, cheques, memoranda, cuadros numéricos y de información estadística, esténciles y otro material de copia directa y produce la información relativa. Atiende llamadas telefónicas y concierta entrevistas. Atiende requerimientos del servicio a derechohabientes, patrones, trabajadores del I.M.S.S. y al público en forma directa o por medio de telecomunicación o intercomunicación, para informar, aclarar, orientar o recibir y/o entregar solicitudes de información, servicios o documentos, formas y tarjetas, trámites médicos, afiliatorios, cambio de clínica y subsecuentes. Participa en el levantamiento de inventarios. Recibe, maneja, envía documentos y dispositivos magnéticos para actualización de los archivos de los sistemas automatizados. Opera aparatos lectores de microfilm, máquinas y equipo de oficina, corta, monta y archiva películas de microfilm, localiza datos en rollos o cuadros. Informa de las actividades realizadas. Participa y asiste a cursos de capacitación que el Instituto determine.
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Descripción especifica del puesto de acuerdo a la Subdelegación Actividades: Ventanilla 2: Recepciona escritos y movimientos patronales y autorizaciones permanentes. Mecanografía de escritos patronales: Apoyo a la mesa de escritos patronales, mecanografía la respuesta, controla base de datos que contienen los número de folios que se asignan a la contestación de oficios derivados de solicitudes de escritos patronales, redacta y controla numeración de memorandos internos solicitados por la mesa de altas patronales dirigidos a los diferentes departamentos de la Subdelegación. Ventanilla 6: Tramita la asignación de número de seguridad social a las personas que lo solicitan. Recibe la documentación requisitada de la persona a quien va aplicar el número y verifica que los documentos sean originales, hace una búsqueda en el SINDO si ya cuenta con NSS prosigue al llenado del formato vía internet y se asigna el número localizado, si no cuenta con NSS, se asigna un número al solicitante, imprime comprobante de NSS y hace entrega con la respectiva documentación entregada por el solicitante. ELABORÓ
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Ventanilla 7 y 8: Realiza Altas Patronales, revisa documentación de la persona que va a realizar el trámite y así mismo orienta a los patrones en caso de que no tengan la documentación solicitada, asigna el registro patronal accesando al programa de Alta Patronal vía internet y realiza firma de autorización de la tarjeta del patrón. Elabora expedientes de altas patronales y manda a archivo. Ventanilla 9: Realiza aclaraciones de IDSE cuando los patrones lo solicitan, elabora Tarjetas Patronales y recepciona dispositivos magnéticos de movimientos afiliatorios derivados de dictamen. Ventanilla 10: Trabaja en la mesa de seguros voluntarios y facultativos, atiende ventanilla, recibe documentación del solicitante, otorga el seguro previo análisis establecido en los lineamientos, realiza formatos de avisos para mandar a informática para su capturación, archiva, sella avisos y expedientes de los asegurados de las diferentes modalidades, realiza reportes mensuales de seguros solicitados y de renovaciones.
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Perfil del puesto Especificación Requisitos intelectuales
Características - Nivel de estudios - Experiencia necesaria - Conocimientos
- Cursos
Requisitos físicos
- Habilidades
Requerimiento - Secundaria o Preparatoria terminada - 9 meses en adelante - En informática, Microsoft Office, conocer la Ley del Seguro Social, mecanografía, taquigrafía, archivonomia y nociones de contabilidad. - Participar y aprobar los cursos de capacitación que el Instituto determine. - Manejo de la computadora, vocabulario, interpretación de información, capturación de datos, entre otros. - De 20 años en adelante - Indistinto
- Edad - Sexo Responsabilidades
- Materiales, herramientas o equipo
- Equipo de oficina: escritorio, computadora, silla. - Información confidencial de patrones y asegurados.
Condiciones de trabajo
- Ambiente de trabajo
- Relación y comunicación con los trabajadores del departamento.
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Identificación del puesto Puesto: Oficial De Servicios Técnicos Departamento: Afiliación Vigencia Área: Afiliación Jefe del departamento: C. Martha Patricia Hernández Estrada Jefe superior: C. Claudia Martínez Ramírez Jefe inmediato: C. Clara Cintia Arce González Puestos que le reportan: Auxiliar Universal de Oficinas
Objetivo del puesto
Atención al derechohabiente y asegurados, brinda información clara, precisa, veraz; cuando es necesario. Recibe información y documentos, controla, reporta y entrega para su interpretación de la misma.
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Descripción general del puesto de acuerdo al Profesiograma del Contrato Colectivo de Trabajo SNTSS-IMSS Actividades: Recibe, registra, revisa y confronta solicitudes, cheques, correspondencia, documentos y listados; determina trámites y los distribuye para su ejecución. Determina la exactitud y totalidad de datos de documentos, cheques, órdenes de ingreso o de pagos y formas que se reciben o se elaboran para la continuación de trámites, integración de expedientes, incluidos los especializados en archivos locales y catálogos. Ejecuta y determina cálculos para el pago de cuotas obrero-patronales en la aplicación de los artículos que la regulen y la inscripción, baja en continuación voluntaria, patrón persona física, trabajador independiente, seguro facultativo y demás seguros especiales que establece la Ley del Seguro Social y sus reglamentos, aplicando tablas, coeficientes y factores de acuerdo a las normas que el Instituto determine. Verifica y/o ejecuta correcciones y regularizaciones de movimientos afiliatorios de asegurados y patrones, a pensiones y de pensiones, así como cambios de clínica y registro de beneficiarios. Ejecuta operaciones aritméticas y concentra datos y los traslada a los cuadros y gráficas que el Instituto determine y produce la información relativa.
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Certifica el derecho a las prestaciones en especie y en dinero de los derechohabientes, mediante la consulta de información en listados, avisos afiliatorios, liquidaciones de pago de cuotas obrero-patronales, microfichas, microfilm o terminales de consulta remota, así como a la aplicación de tablas, coeficientes y factores. Determina y/o verifica la auto clasificación efectuada por el patrón en la hoja de clasificación de empresas en lo relativo a la clase, fracción, prima y grado de riesgo. Ejecuta y /o verifica la correcta inclusión o exclusión en nóminas de pensionados para el pago a prestaciones en dinero. Determina el otorgamiento y monto del pago de las prestaciones en dinero. Opera equipo de oficina, consulta y actualiza en forma interactiva catálogos y archivos mediante terminales electrónicas y equipo de micro cómputo, equipos manuales o de consulta y aparatos lectores de microfilm. Ejecuta el corte, montaje y archivo de películas de microfilm y localiza en rollo información. Revisa y actualiza los archivos locales, certificaciones, codifica, clasifica, glosa, intercala y des intercala documentos, expedientes, liquidaciones, tarjetas y formas. Determina la aplicación y/o cancelación de capitales constitutivos. Formula y elabora mecanográficamente oficios, memoranda, volantes, órdenes de pago, finiquitos, avisos, hojas de cálculo, solicitudes, informes, resúmenes, reportes, otro material de copia directa. Interviene en el levantamiento de inventarios.
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Reporta al jefe inmediato las actividades realizadas. Organiza, controla y orienta al personal subalterno. Atiende al público para informar, orientar, aclarar y para recibir o entregar documentos o iniciar trámites. Recibe la dotación de dinero que el Instituto determine para el pago de subsidios en la unidad. Verifica cantidades, reporta faltantes o anomalías detectadas. Solicita remesas adicionales. Paga prestaciones en dinero a los asegurados, pensionados y beneficiarios, de acuerdo a las normas que el Instituto establezca. Realiza diariamente cortes de caja y devuelve el dinero sobrante de los pagos efectuados. Recibe, actualiza, maneja y envía documentos y dispositivos magnéticos para actualización de los archivos de los sistemas automatizados. Ejecuta actividades de identificación. Aplica dígitos verificadores, claves para aclaración y retroalimentación a los sistemas manuales y computarizados. Elabora relaciones diarias de pago con fichas de remesas o depósitos, con base a las normas establecidas. Elabora informes referentes al pago de subsidios. Hace y reporta correcciones, faltantes, solicita información, documentos o tarjetas de adscripción a clínicas. Vigila, controla el manejo y conservación de los expedientes y formas de registro. Participa y asiste a cursos de capacitación que el Instituto determine.
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Descripción especifica del puesto de acuerdo a la Subdelegación Actividades: Mesa de Escritos Patronales: Recibe los escritos patronales previamente recepcionados desde ventanilla 2, lee detalladamente la petición o solicitud del patrón, busca información en el sistema SINDO y la analiza. Da la contestación escrita en borrador y la turna a la mesa de apoyo de escritos patronales para su mecanografía. Mesa de Movimientos Patronales: Recibe desde ventanilla 2 movimientos patronales como cambios de domicilio, nombre o razón social y/o bajas, posteriormente se analiza lo que el patrón solicita. Baja información de sistema SINDO y realiza aviso de movimientos patronales o de modificación en su registro (AFIL-01), para turnar a la mesa de envió para su previa captura en el área de sistemas. Recibe, sella y firma la relación de memorandos de baja o restablecimientos con causa al Art. 251 de la LSS que el Departamento de cobranza.
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Mesa de Altas Patronales: Recepciona documentos de altas patronales recabadas por el Departamento de Auditoria a Patrones y asigna el número de registro patronal por vía internet. Da revisión del expediente patronal recepcionado en ventanilla 7 y 8. Realiza correcciones de errores de nombre o razón social y domicilios del patrón y elabora el aviso de corrección y los envía a la mesa de control de envió para su captura al área de sistemas.
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Perfil del puesto
Especificación Requisitos intelectuales
Características - Nivel de estudios - Experiencia necesaria - Conocimientos
- Cursos
Requisitos físicos
- Habilidades
- Edad - Sexo
Requerimiento - Preparatoria con carrera técnica terminada. - 3 años como trabajador del Instituto - En informática, Microsoft Office, Leyes (Ley Federal del Trabajo y Ley del Seguro Social) y nociones de contabilidad. - Participar y aprobar cursos de capacitación que el Instituto determine. - En el manejo de la computadora, interpretación de información, lenguaje y toma de decisiones. - De 20 años en adelante - Indistinto
Responsabilidades
- Materiales, documentos o - Equipo de oficina: escritorio, personal computadora, silla e impresora - Información confidencial de patrones y asegurados
Condiciones de trabajo
- Ambiente de trabajo
- Relación y comunicación con el personal de los demás puestos
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Identificación del puesto Puesto: Coordinador De Servicios Técnicos Departamento: Afiliación Vigencia Área: Afiliación Jefe del departamento: C. Martha Patricia Hernández Estrada Jefe superior: C. Claudia Martínez Ramírez Jefe inmediato: C. Clara Cintia Arce González Puestos que le reportan: Oficial de Servicios Técnicos
Objetivo del puesto Su principal función es coordinar al personal del departamento y verificar que las funciones se realicen correctamente en cada uno de los puestos. Apoya al nuevo personal que se integra al departamento. Atiende a los ausentismos programados, no programados y da capacitación al nuevo personal. Autorización para firma de documentos en tarjetas patronales y seguros especiales.
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Descripción general del puesto de acuerdo al Profesiograma del Contrato Colectivo de Trabajo SNTSS-IMSS Actividades: Ejecuta, verifica y determina cálculos relativos a semanas, salarios de cotización, monto de pagos, prestaciones, adeudos y cobros. Verifica y certifica el derecho a las prestaciones en especie y en dinero de los derechohabientes, mediante la consulta de información en listados, avisos afiliatorios, liquidaciones de pago de cuotas obrero-patronales, microfichas, microfilm o terminales de consulta remota, así como a la aplicación de tablas, coeficientes y factores. Supervisa, ejecuta y determina cálculos para el pago de cuotas obrero-patronales en la aplicación de los artículos que la regulen y la inscripción, baja en continuación voluntaria, patrón persona física, trabajador independiente, seguro facultativo y demás seguros especiales que establece la Ley del Seguro Social y sus reglamentos, aplicando tablas, coeficientes y factores de acuerdo a las normas que el Instituto determine. Verifica y certifica la correcta inclusión o exclusión en nóminas de pensionados para el pago a prestaciones en dinero. Verifica y/o ejecuta correcciones y regularizaciones de movimientos afiliatorios de asegurados y patrones a pensiones y de pensiones, así como cambios de clínica. ELABORÓ Mendoza Acosta Javier Velázquez Flores Teresa
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Determina la exactitud y totalidad de datos de expedientes, incluidos los especializados de archivos locales y catálogos. Ejecuta, reporta correcciones y faltantes, solicita información, documentos o tarjetas. Prepara, clasifica y controla documentos y correspondencia para sus trámites posteriores o para su envío. Controla, supervisa y/o ejecuta la regularización de improcedencias. Revisa, dirige y controla la organización y actualización de los archivos locales y catálogos, la correcta intercalación y des intercalación de documentos, expedientes, formas y tarjetas. Verifica la información proporcionada a autoridades superiores. Verifica y controla
movimientos
y
modificaciones
en
las
diversas
modalidades
de
aseguramiento. Recibe, ordena y determina si proceden movimientos en relación a los avisos de inscripción, de modificación de salario y bajas sin antecedentes con el patrón y los distribuye para su trámite. Aplica dígitos verificadores al igual que claves para aclaración y retroalimentación de información a los sistemas manuales y computarizados. Obtiene información en reportes o dispositivos magnéticos. Asigna y controla números progresivos de afiliación para asegurados y los distribuye a los niveles operativos dependientes para su aplicación. Verifica y autoriza en su caso, los cálculos de pagos de prestaciones en dinero para su autorización final.
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Paga en su caso, prestaciones en dinero a los asegurados, pensionados y beneficiarios, de acuerdo a las normas que el Instituto establezca. Elabora en su caso, y verifica relaciones diarias de pago con fichas de remesas o depósitos con base a las normas establecidas. Verifica y controla las concentraciones de información estadística. Verifica y controla la elaboración de informes referentes a los movimientos de Afiliación-Vigencia, prestaciones en dinero, así como el de Estadísticas Médicas y los que en su momento requiere el Instituto, concernientes al servicio. Verifica la depuración y eliminación de documentos. Organiza, dirige, controla el trabajo del personal subalterno, para el desarrollo correcto y oportuno de los trámites y solución de casos problema, de acuerdo a las normas que el Instituto establezca. Ejecuta actividades de coordinación técnico-administrativas dentro de su servicio y con otros del Instituto. Resuelve problemas de casos de derechohabientes y de patrones presentados por los propios interesados o por el personal bajo su cargo. Analiza información computarizada y toma decisiones. Informa de las actividades realizadas. Supervisa para su autorización final el contenido de documentos, correspondencia, constancias, testimonios, certificaciones, autorizaciones y determina y/o ejecuta trámites complementarios. Participa y asiste a cursos de capacitación que el Instituto determine. Reporta al jefe inmediato las incidencias del personal.
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Descripción especifica del puesto de acuerdo a la Subdelegación Actividades: Ventanilla 7 y 8: Trabaja en Altas Patronales, quien revisa documentación de la persona que va a realizar el trámite y así mismo orienta a los patrones en caso de que no tengan la documentación solicitada, asigna el registro patronal accesando al programa de Alta Patronal vía internet y realiza firma de autorización de la tarjeta del patrón. Elabora expedientes de altas patronales y manda a archivo. Mesa de Asuntos Jurídicos: Recepciona documentos de solicitud de información del área jurídica, lee y analiza las solicitudes. Busca toda la información en sistema SINDO y la imprime, analiza esta información para dar contestación al área jurídica. Certificar e imprimir historial laboral de trabajadores, analizar información actual del mismo y dar la contestación a la solicitud derivada juicios laborales.
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Perfil del puesto Especificación Requisitos intelectuales
Características - Nivel de estudios - Experiencia necesaria - Conocimientos
- Cursos
Requisitos físicos
- Habilidades
Requerimiento - Nivel Superior: Lic. En Administración o Contaduría, - 5 años mínimo trabajando para el Instituto - En informática, Microsoft Office, en Leyes (Ley del Seguro Social, Reglamentos, Código Fiscal de la Federación, Clasificación de Riesgos de Trabajo, Ley de Sociedades Mercantiles, entre otros). - Participar y aprobar cursos de capacitación que el Instituto determine. - Interpretación de escritos y documentos de patrones y asegurados, toma de decisiones oportunas dentro del departamento, manejo de la computadora y dominación de programas de Microsoft Office. - De 25 años en adelante - Indistinto
- Edad - Sexo
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Responsabilidades
- Materiales, documentos o - Equipo de oficina: escritorio, personal computadora, silla, impresora. - Información confidencial - Supervisión de personal a su cargo.
Condiciones de trabajo
- Ambiente de trabajo
- Relación con todos los puestos y buen clima laboral y con oficina propia.
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Identificación del puesto Puesto: Especialista De Servicios Técnicos Departamento: Afiliación Vigencia Área: Afiliación Jefe del departamento: C. Martha Patricia Hernández Estrada Jefe superior: C. Claudia Martínez Ramírez Puestos que le reportan: Coordinador de Servicios Técnicos
Objetivo del puesto
Su principal función es supervisar a todo el personal, atender de manera personal a patrones y asegurados. Toma decisiones para beneficio del departamento cuando el jefe inmediato está ausente, opina y sugiere ideas para el mejor funcionamiento del departamento. Firma de documentos que no requieran de firma del subdelegado.
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Descripción general del puesto de acuerdo al Profesiograma del Contrato Colectivo de Trabajo SNTSS-IMSS Actividades: Estudia,
analiza y
propone modificaciones a
normas,
sistemas, métodos y procedimientos de trabajo. Planea actividades de trabajo técnico y
administrativo.
Prepara
trabajos
rutinarios y
especiales
encomendados por el jefe de la dependencia. Supervisa el cumplimiento de las metas, objetivos y políticas del área. Participa en la corrección de desviaciones a las normas establecidas, en el diseño de programas de trabajo y en la implantación de sistemas, métodos y procedimientos de trabajo. Da seguimiento a los programas de trabajo del área, así como a los puntos de desviación que resulten de los programas de supervisión y auditorías practicadas a los sistemas de información o archivos. Realiza labores de supervisión y evaluación operativa sobre las funciones de su área, en las unidades y dependencias de su Delegación, o en su caso, del Nivel Normativo Central a Delegaciones Regionales, Estatales y del Distrito Federal. Interviene en
la identificación de necesidades de
capacitación, elabora programas de capacitación operativa y participa en la ejecución de los mismos. ELABORÓ
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Participa y apoya en la ejecución de los programas institucionales para el desarrollo del trabajador. Planea, organiza, integra, dirige y controla el área operativa a su cargo y supervisa en forma sistemática la ejecución del trabajo realizado por el personal subalterno. Reporta al jefe inmediato las incidencias del personal a su cargo. Somete a la consideración del jefe de la dependencia los casos no considerados en las normas establecidas y le informa sobre las actividades a su cargo. Es responsable del buen uso al Equipo de Cómputo y material que emplea en el desempeño de sus actividades. Solicita al jefe de la dependencia la dotación de equipo y material de trabajo, requerido para el desarrollo de las actividades, en el ámbito de su responsabilidad. Sanciona la elaboración de reportes propios de la dependencia. Administra y controla las formas y valores que se manejen en la dependencia de su adscripción, así como el uso del equipo y material de oficina. Coordina y supervisa el control y enlace de datos y productos de la captura y proceso de los Sistemas de Información IMSS-Alcance Nacional. Coordina las actividades de control, conversión, actualización, modificación y resguardo de bibliotecas en los diferentes medios magnéticos. ELABORÓ
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Coordina
con
los
usuarios
de
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Sistematización
la
solución
a
las
inconsistencias que se presenten en los documentos fuente. Establece coordinación con los usuarios y áreas de Sistematización para el cumplimiento de calendarios de producción. Vigila que los productos de los Sistemas de Información-Alcance Nacional se entreguen a los usuarios en los calendarios establecidos, requisitando para ello los formatos normados. Distribuye a las diferentes áreas de Sistematización la problemática presentada en Unidades Operativas, Subdelegaciones y la propia Delegación relacionada con la captura de datos y el proceso de los sistemas.
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Descripción especifica del puesto de acuerdo a la Subdelegación Actividades: 1. Atiende y aclara dudas en cada una de las ventanillas que se encuentran en el área de Afiliación cuando es necesario. 2. Firma documentos altas patronales, memorandos, seguros especiales y avisos que se envían al área de sistemas para su captura. 3. Coordina ausentismos programados y no programados del personal del Área de Afiliación.
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Perfil del puesto Especificación Requisitos intelectuales
Características - Nivel de estudios
- Experiencia necesaria
- Conocimientos
- Cursos
Requisitos físicos
- Habilidades
Requerimiento - Nivel superior: Lic. En Administración, Contaduría o Derecho y diplomados necesarios y/o Maestría. - 8 años mínimos trabajando para el Instituto y 2 años trabajando para otras empresas. - En informática, Microsoft Office Avanzado, en Leyes (Ley del Seguro Social, Reglamentos, Código Fiscal de la Federación, Clasificación de Riesgos de Trabajo, Ley de Sociedades Mercantiles, entre otros) y nociones de contabilidad. - Participar y aprobar cursos de capacitación que el Instituto determine. - Interpretación de escritos, documentos de patrones y asegurados, toma de decisiones oportunas, manejo y dominación de programas de Microsoft Office. - De 25 años en adelante - Indistinto
- Edad - Sexo
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Responsabilidades
- Materiales, documentos o personal
- Equipo de oficina: escritorio, computadora, silla, impresora - Información confidencial - Supervisión de personal - Toma de decisiones necesarias y oportunas.
Condiciones de trabajo
- Ambiente de trabajo
- Asistencia y participación a eventos especiales que realiza el Instituto, excelente clima laboral y oficina propia.
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PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE NÚMERO DE SEGURIDAD SOCIAL POR CATEGORIA “AXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS” PREAFILIACIÓN
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Objetivo del procedimiento Tener un formato descriptivo de las actividades de la categoría Auxiliar Universal de Oficinas, en el área de Preafiliación con el fin de evitar errores en el procedimiento de la asignación de número de seguridad social a los solicitantes.
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Simbología Símbolo
Nombre Inicio o termino
Significado Indica el inicio o terminación del diagrama.
Actividad
Representa la ejecución de una o varias actividades.
Decisión o alternativa
Documento
Archivo
Archivo temporal
Conector de actividad
Conector de pagina
Indica un punto dentro del flujo, en que son posibles dos o más caminos a seguir. Representa cualquier tipo de documento. Indica que se guarda un documento en forma permanente en el procedimiento. Indica que se guarda un documento en forma temporal para su posterior utilización en el mismo procedimiento. Se usa para reunir o relacionar parte del diagrama, dentro de la misma pagina y se anotará dentro del círculo un número arábigo. Representa una conexión o enlace con otra hoja, en la que se continúa el diagrama de flujo y se anotará dentro del simbolo una letra.
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Dirección de flujo o línea de unión
Registro
Auxiliar de actividad
Base de datos
Datos
Disco magnético
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Conecta los simbolos, señala el flujo y ordena la secuencia en que deben realizarse las distintas actividades. Representa cualquier tipo de registro (ejemplo: libro, agendas, bitacoras, etc.) Representa cualquier tipo de objeto, menos documento. Se emplea para aquellas actividades que impliquen el uso de datos almacenados previamente através de algún medio electrónico. Indica el acceso o impresión de datos de algún medio electrónico Se emplea para representar acividades, trabajos u operaciones que impliquen el traslado electrónico de información a unidades centrales de almacenamiento de datos.
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Descripción de actividades Operación
Actividad
Responsable
1
Llamar al cliente
AUO
2
Pedir el Turno al Cliente
AUO
3
Solicitar la documentación correspondiente (Acta de Nacimiento, CURP e IFE). Los documentos deben ser originales.
AUO
4
Revisar que entregada
AUO
5
Entrar al sistema CANACE
AUO
6
Revisar si el cliente cuenta ya con número de seguridad social.
AUO
7
Si se verifica que el solicitante no cuenta con algún número o si solo tiene uno sigue el proceso en caso de que cuente con dos números de seguridad social se mandara a la ventanilla #5 para aclarar su situación.
AUO
8
Accesar al sistema de Aplicación de Seguridad Social http://intranet.imss.gob.mx. Ver anexos pag.81
AUO
9
Imprimir el documento
AUO
10
Entregar documento al cliente
AUO
11
Fin
AUO
corresponda
la
documentación
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE NÚMERO DE SEGURIDAD SOCIAL POR CATEGORIA “AUXILIAR UNIVERSAL DE OFICINAS” PREAFILIACIÓN
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INICIO A 1.- Llamar al cliente.
2.- Pedir turno al cliente.
3.- Solicitar documentación.
4.- Revisar documentación
5.- Entrar al sistema CANACE
6.- Revisar si cuenta NSS.
1
1/3
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1
7.- Verificar si cuenta con más de un NSS
SI V #5
NO
8.- Accesar al sistema
9.- Imprimir el documento
2
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2
10.- Entregar el documento al cliente. A FIN
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Glosario de términos UMF: Unidad médica familiar. SINDO: Sistema Integral Derechos y Obligaciones. CANACE: Catálogo Nacional de Asegurados. AUO: Auxiliar Universal de Oficina NSS: Numero de Seguridad Social Manual de descripción de puestos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. Diagrama de flujo: Representación gráfica de una relación funcional o lógica, como la que hay entre las partes de un conjunto o los elementos de un proceso. Oficio: Es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.
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Mecanografía: Arte de escribir a máquina con el fin de hacerlo con rapidez y de una manera pulcra y correcta.
Afiliación de trabajadores: Es un acto administrativo donde la persona física o moral se integra por primera vez una actividad determinante. Baja: Es la supresión del registro de un bien, en el inventario actual y con apego a un procedimiento excelente.
Nivel jerárquico: Se refiere al nivel jerárquico del servidor público comisionado de acuerdo a la estructura orgánica del organismo a la cual está adscrito.
Vigencia: Es la cualidad de vigente (algo que está en vigor). El término permite nombrar aquello que resulta actual. Procedimiento: Es la acción de proceder o el método de ejecutar algunas cosas. Se trata de una serie común de pasos definidos, que permite realizar un trabajo de una forma correcta.
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X. RESULTADOS OBTENIDOS
El manual de descripción y perfil de puestos logro el objetivo: definir la descripción de las funciones del puesto de manera general y especifica de las categorías que están dentro del departamento, así como facilitar su entendimiento para la optimización del tiempo y lograr eliminar los tiempos muertos que presentaban en la empresa.
Se logro definir el perfil idóneo que deberá tener la persona que ocupara el puesto dentro del departamento, de esta manera el personal estará altamente capacitado y tendrá mejor conocimiento en la realización de cada una de las actividades dando así el mejor servicio hacia los patrones y asegurados que asisten a la Subdelegación.
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XI.
ANÁLISIS DE RIESGOS
Debido al apoyo que nos ha otorgado la jefa de oficina del departamento de Afiliación Vigencia la Lic. Claudia Martínez Ramírez y la Lic. Clara Cintia Arce González y ambos autores trabajaron en equipo para la realización de este proyecto, no hay ningún riesgo de no poder entregar el proyecto en tiempo y forma como lo han solicitado. El manual corre el riesgo de que no sea aceptado, ya que el Instituto se rige con el Sindicato por el Contrato Colectivo de Trabajo, donde se encuentran descritos la descripción y perfil del puesto de cada una de las categorías, por esta razón es poco probable que no tomen en cuenta una descripción y perfil nuevo para el Departamento de Afiliación Vigencia.
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XII. CONCLUSIONES El tener un contacto más directo en cualquier organización independientemente de su giro, es de gran beneficio para nosotros, ya que nos brindan la oportunidad de poner en práctica nuestros conocimientos y también por que no, aportar nuevas ideas. Es una gran experiencia el haber trabajado en el IMSS ya que nos brindaron la oprtunidad y la confianza para realizar las funciones dentro de las diferentes áreas de trabajo, y uno de ellos fue elaborar un Manual de Descripcion y Perfil de Puestos, esperando les sea de gran utilidad para el instituto. Al realizar el manual pudimos conocer más a fondo las funciones que cada personal realiza dentro de su jornada de trabajo, ya que con la realización del mismo nos pudimos dar cuenta de la necesidad de que el personal tenga conocimiento sobre sus funciones más especificas de su puesto, ya que es muy importante la elaboración del mismo para cualquier empresa. El haber trabajado en estos cuatro meses y experimentado en un ambiente real dentro de una Institución nos permitio adquirir una experiencia laboral y asi en su momento poder ingresar con más facilidad a una organización.
En cuanto al proyecto, se logro obtener un documento donde detalle una descripción y perfil del puesto adecuado de cada una de las categorías que existen dentro del Departamento de Afiliación Vigencia
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XIII. RECOMENDACIONES Con el objetivo de aprovechar de una mejor utilización este manual de descripción y perfil de puestos, se sugiere tomar en cuenta las siguientes recomendaciones.
El personal deberá tomar como base este manual de manera secuencial y ordenada de cada una de las descripciones correspondientes al puesto que va a ocupar, para la correcta realización de sus responsabilidades y actividades.
Revisar periódicamente el manual, para asegurar su aplicación continua, sobre todo analizar y estudiar cada propuesta de cambio sugerida por cada uno de los miembros de la organización que desarrolle una mejora continua.
Que el presente trabajo sea el punto de partida de una mejora creciente dentro del departamento Afiliación Vigencia, enfocando el manual como una herramienta vital, que permita perfilar al personal hacia la calidad y eficacia en cada uno de los procesos que existen dentro del mismo.
Dar a conocer por medio de un despliegue total el contenido del manual a todos y cada uno de los miembros que conforman el departamento.
Crear un comité de calidad dentro del departamento, cuya función sea velar por las políticas, objetivos, procesos, deberes y responsabilidades para que sean cumplidos durante la jornada laboral, mediante la comunicación, el trato profesional y responsable entre jefes y subordinados.
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XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Antecedentes Del IMSS: http://www.imss.gob.mx/instituto/historia/el_nacimiento.htm Manual De Organización Del Seguro Social: Http://Www.Imss.Gob.Mx/Nr/Rdonlyres/5f97278e-789c-4aed-A4ad 791e8a2efdef/0/Manual_Imss_0500002001.Pdf Contrato Colectivo De Trabajo SNTSS-IMSS: Http://Www.Imss.Gob.Mx/Nr/Rdonlyres/B7de988c-1889-46a5-Bfb25c9d0f44eb9e/0/Cct20092011.Pdf Profesiogramas, pág. 161 Ley Del Seguro Social: Http://Www.Imss.Gob.Mx/Nr/Rdonlyres/57fc57a6-A635-4315-B35cD2f3b0c67db6/0/Lss.Pdf Libro: Administración de recursos humanos 5ta. Edición de Idalberto Chiavenato, pág. 330.
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XV. ANEXOS
“INSTRUCCIONES DE OPERACIÓN DEL SISTEMA ASIGNACIÓN DE NÚMERO DE SEGURIDAD SOCIAL”
VÍA INTERNET
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1. Instrucciones de operación. Sistema “asignación de número de seguridad social” Ventanilla en Subdelegación
El ingreso al sistema de “asignación de número de seguridad social” se realiza a través de intranet. Digitar en la barra de direcciones http://intranet.imss.gob.mx y se desplegará la siguiente pantalla:
Página 82
Dar en ver más en la opción de “Sistemas” y se desplegará la siguiente pantalla:
Dar en el rubro “Aplicaciones/Sistemas” y se desplegará la siguiente pantalla:
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En la línea de Trabajadores - Asignación de Número de Seguridad Social dar Entrar al sistema y se desplegará la siguiente pantalla:
Página 84
Teclee su clave de usuario que le fue proporcionada y contraseña. (Es la clave de usuario utilizada para consulta en SINDO con atributo para asignación de NSS), seguido dar en el Botón è al oprimir este botón el sistema verifica que los datos que digitó son los correctos y se encuentra registrado en el sistema, caso contrario desplegará alguna de las pantallas preventivas marcando el error:
El sistema negará el acceso del operador que no tenga una cuenta autorizada o que digite incorrectamente los datos solicitados. Si los datos son correctos, se desplegará la siguiente pantalla mostrando el menú general con cuatro opciones:
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Seleccionar la opción correspondiente Consulta y alta de número de seguridad social.Yse desplegara la siguiente pantalla:
Dar en la opción
“Serie Ordinaria” y se desplegará la siguiente
pantalla: Página 86
Presencial
El menú principal de Asignación de Número de Seguridad Social, Dar un en la opción Presencial:
A continuación se presentará la pantalla donde deberá capturar la información contenida en los documentos presentados por el interesado.
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2
1 3
5
4 6
7
8
9
10
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1.- Clave Única de Registro de Población (CURP).
2.- Sexo: seleccionar masculino o femenino
3.- Llenar los campos siguientes: Apellido paterno: Como aparece en Acta de Nacimiento Apellido materno: Como aparece en Acta de Nacimiento Nombre (s): Como aparece en Acta de Nacimiento
En caso que en los campos de apellido paterno y nombre(s) no hayan sido capturados, el sistema desplegará un mensaje, no así en el campo de apellido materno, el usuario debe proceder a capturar o corregir el error que el mensaje indica.
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4.- Lugar de nacimiento: Como aparece en Acta de Nacimiento Fecha.
5.- Fecha de nacimientoelemento de selección ya mostrado anteriormente (día, mes año).
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6.- Digite el código postal y el sistema desplegará el campo UMF dar en la unidad de medicina familiar que le corresponde, marcando la que corresponda al domicilio del interesado:
En caso de que el código postal sea incorrecto le saldrá una pantalla como la siguiente, el usuario debe proceder a corregir el error que el mensaje indica.
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7.- Dar en el campo UMF, y el sistema desplegará la siguiente ventanilla para seleccionar la unidad de medicina familiar que le corresponde al código postal digitado.
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Marcar la que corresponda dando un en el círculo del lado izquierdo.
Botón
al oprimir este botón el sistema regresa a la
pantalla de datos para verificar que el código postal es el correcto.
Botón
continuará con el proceso.
En caso de no seleccionar UMF, desplegará la siguiente ventanilla:
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Botón
al oprimir este botón, desaparecerá el mensaje y deberá
seleccionar el campo UMF y seleccionar la correspondiente.
8.- Sección “Datos Padre” en donde:
Apellido paterno: Como aparece en Acta de Nacimiento Apellido materno: Como aparece en Acta de Nacimiento Nombre (s): Como aparece en Acta de Nacimiento
9.- Sección “Datos Madre” en donde:
Apellido paterno: Como aparece en Acta de Nacimiento Apellido materno: Como aparece en Acta de Nacimiento Nombre (s): Como aparece en Acta de Nacimiento 10.- Sección “Datos Acta” en donde:
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Entidad federativa de registro del acta: Como aparece en Acta de Nacimiento. Municipio de registro: Como aparece en Acta de Nacimiento. Año de registro: Como aparece en Acta de Nacimiento. Numero de libro: Como aparece en Acta de Nacimiento. Numero de acta: Como aparece en Acta de Nacimiento. Numero de foja: Como aparece en Acta de Nacimiento. Numero de tomo: Como aparece en Acta de Nacimiento. CRIP: Como aparece en Acta de Nacimiento. Después de haber llenado todos los campos dar un en Si algún campo esta incorrecto le saldrá el siguiente mensaje. Estos son algunos de los mensajes que le puede arrojar:
1.-
2.-
3.-
Y tendrá que corroborar los datos ingresados con los documentos oficiales. Si todo esta correcto le saldrá un mensaje como el siguiente y se le dará click en el botón de aceptar:
Página 95
Después le desplegará alguna de las siguientes pantallas: La primera:
Botón
al oprimir este botón, desaparecerá el mensaje.
Botón
el sistema regresa al menú principal.
Botón
y el sistema le mostrará la misma pantalla pero con el número
de seguridad social asignado al interesado: Página 96
Botón
al oprimir este botón el sistema regresa a la primera pantalla.
Botón
al oprimir este botón el sistema muestra la pantalla con la opción
de imprimir el comprobante de la asignación del número de seguridad social.
Página 97
Botón
al oprimir este botón se imprime un documento a imagen de la
pantalla que se desplegó, para ser entregado al interesado.
En caso de que el cliente ya cuente con Número de Seguridad Social le arrojara la siguiente pantalla:
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En caso de que los datos no concuerden se le dará click en el botón Y tendrá que corroborar los datos ingresados con los documentos oficiales. Si los datos concuerdan, entonces seleccionaras dando un click en el recuadro siguiente
y después le darás click en botón
y el sistema te
mandara al número de seguridad asignado:
Página 99
Al oprimir el botón
el sistema muestra la pantalla de imprimir el comprobante
de la asignación de seguridad social.
Página 100
Botón al oprimir este botón se imprime un documento a imagen de la pantalla que se desplegó, para ser entregado al interesado.
Página 101
Folio de Internet Folio de Internet è es la opción en la cual el interesado registró sus datos vía Internet. Ingrese el número de folio que el sistema proporcionó al interesado en el comprobante.
Botón
al oprimir este botón el sistema regresa a la primera
pantalla. Botón
en caso que el número de folio no es el correcto, el
sistema desplegará un mensaje preventivo:
Página 102
Botón
al oprimir este botón se borra el mensaje y el sistema muestra
la pantalla anterior solicitando se digite el folio correcto; Botón
el sistema regresa a la primera pantalla.
Digite el dato correcto y oprima el botón
Si el folio está correcto
al oprimir este botón, el sistema despliega los datos del interesado que previamente capturó. El sistema despliega la siguiente pantalla para reafirmar los datos:
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Revisa
la
información
previamente
capturada
contra
los
documentos
probatorios, si no es correcta informa al solicitante y con su aprobación corrige el campo incorrecto. Digite el código postal y el sistema desplegará el campo UMF dar en la unidad de medicina familiar que le corresponde, marcando la que corresponda al domicilio del interesado.
Página 104
Marcar el círculo que le corresponde del lado izquierdo.
En caso de no seleccionar la UMF, desplegará el mensaje siguiente:
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Botón
al oprimir este botón el sistema regresa a la pantalla de
datos para verificar que se encuentre digitado el código postal. Botón
el sistema continuará con el proceso.
Después de seleccionar la UMF, el sistema despliega otra ventanilla para reafirmar que los datos son los correctos.
Botón
al oprimir este botón el sistema regresa al menú principal.
Botón
al oprimir este botón el sistema desplegará la siguiente pantalla:
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Verifique los datos que se despliegan en la pantalla Botón
al oprimir este botón, desaparecerá el mensaje.
Botón
el sistema regresa al menú principal.
Botón
el sistema le mostrará la misma pantalla pero con el número
de seguridad social asignado al interesado:
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Botón Botón
al oprimir este botón el sistema regresa a la primera pantalla. al oprimir este botón el sistema muestra la pantalla con la
opción de imprimir el comprobante de la asignación del número de seguridad social.
Página 108
Botón
al oprimir este botón se imprime el comprobante a imagen de la
pantalla que se desplegó. Entrega comprobante al solicitante. Fin
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