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Manual de Reclutamiento y Selección_120314_V1.0 Documentación Intelisis. Copyright & Licensing: Intelisis Software.
Manual de Reclutamiento y Selección_120314_V1.0 1
2
Introducción 1.1
Objetivos Generales y Aplicaciones con el ERP
4
1.2
Diagrama de Integración
5
1.3
Diagrama de Proceso
6
Configuración 2.1
3
5
8
Cuentas 3.1
4
Configuración de Usuarios
Plazas
12
Funcionalidad 4.1
Requisición de Personal
18
4.2
Entrevista
24
4.3
Contratación
29
4.4
Rechazo de Requisición
33
4.5
Autorizar Plaza
35
4.6
Transferir Movimientos
40
4.7
Solicitud Evaluación
43
4.8
Evaluación
44
Errores Frecuentes 5.1
No Calificar una Competencia
47
5.2
Origen Incorrecto
50
Introducción
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Objetivos Generales y Aplicaciones con el ERP Llevar este módulo a las empresas permite gestionar los procesos de reclutamiento y selección con el fin de cubrir las vacantes de recursos humanos. En Intelisis se configuran las plazas disponibles de una empresa y se realiza una solicitud de personal al encontrarse vacante alguna de ellas, teniendo ya configuradas las habilidades y competencias necesarias para el puesto. Este módulo incluye los procesos necesarios para mantener una base de datos de candidatos externos que sirva de insumo para la cobertura de vacantes dentro de la organización. Así mismo, incluye funciones para registrar y dar seguimiento a todos los procesos de selección de personal abiertos como las entrevistas y una batería de pruebas psicométricas que permite tabular los resultados de manera mecanizada. El sistema puede funcionar de manera independiente o en conjunto con el Módulo de Nómina y Recursos Humanos, pudiendo incorporar a Nómina a las personas que han sido elegidas como resultado de los procesos de selección, aprovechando la información de los candidatos que ya se ha registrado. Una de las principales ventajas del sistema es la posibilidad de realizar búsquedas en la base de datos en función de las características deseadas en los candidatos. Es decir, la información de los candidatos se encuentra codificada de tal forma que se pueden realizar búsquedas que remiten de manera inmediata la lista de personas más indicadas para el puesto vacante que se desea cubrir. Nota: Es importante mencionar que en Intelisis se debe tener activado el control de plazas para que este módulo funcione.
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Diagrama de Integración
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Diagrama de Proceso
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Configuración
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Configuración de Usuarios En Intelisis es necesario indicarle al sistema los menús y las opciones a las que tendrá acceso cada usuario. A continuación se muestra la forma en la que se dan dichos accesos.
Menu Principal Ruta: Configurar | Usuarios | Accesos | Botón Menú Principal 1. Lista Disponibles. Lista de opciones disponibles dentro de los menús de Intelisis para dar acceso a cierto usuario. 2. Botón agregar. Al seleccionar movimientos de la lista de disponibles, con este botón se traspasan a los asignados al usuario. 3. Botón quitar. Al seleccionar movimientos de la lista de asignados, con este botón se traspasan a los disponibles, o dicho de otra forma, se remueve el acceso al usuario. 4. Lista en Uso. Lista de opciones que el usuario tiene permisos de usar, en este caso se debe dar acceso al MOV.RH para que tenga acceso a Reclutamiento y Selección. 5. Subir. Se pueden cambiar de orden las opciones con este botón, se puede subir de posición la opción seleccionada. 6. Bajar. Se puede también bajar la posición la opción seleccionada. 7. Aceptar. Se guardan los cambios con el botón aceptar. 8. Cancelar. Se cancelan los cambios y queda el usuario como estaba originalmente.
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Movimientos de Edición/Consulta Ruta: Configurar | Usuarios | Accesos | Botón Movimientos de Edición y Consulta. Se tiene que dar de acceso al usuario a los movimientos RE.Requisicion Personal, RE.Autorización Plaza, RE.Entrevista, RE.Contratación, RE.Rechazo Requisición, RE.Solicitud Evaluación, RE Evaluación. Estos movimientos se pueden dar de Edición y consulta o sólo de consulta, dependiendo del usuario y las políticas de la empresa. Los botones de Agregar, Quitar, Subir, Bajar, Aceptar y Cancelar funcionan de forma idéntica que en el paso anterior menú principal.
Movimientos Unicamente de Consulta Ruta: Configurar | Usuarios | Accesos | Botón Movimientos de Edición y Consulta. Se tiene que dar de acceso al usuario a los movimientos RE.Requisición Personal, RE.Autorización Plaza, RE.Entrevista, RE.Contratación, RE.Rechazo Requisición, RE.Solicitud Evaluación, RE.Evaluación. Estos movimientos se pueden dar de Edición y consulta o sólo de consulta,
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dependiendo del usuario y las políticas de la empresa. Los botones de Agregar, Quitar, Subir, Bajar, Aceptar y Cancelar funcionan de forma idéntica que en el paso anterior menú principal.
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Cuentas
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Plazas El control de plazas se debe estructurar y definir cuidadosamente dentro de la organización, ya que permite controlar la cantidad de personas que se requieren para un mismo puesto en la empresa, así como los sueldos tabulados para dicha plaza.
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Datos Generales de la Plaza Ruta: Cuentas | Personal | Plazas | Pestaña Datos Generales 1. Lista de plazas ya creadas 2. Clave de la plaza. Se recomienda para la decodificación de las Plazas, utilizar la siguiente nomenclatura: a) Dos letras para identificar a la empresa de que se trata por ejemplo: SE b) TÉCNICO - una Abreviatura del nombre del puesto, seguida de un guión. c) Un Folio consecutivo del número de plaza que corresponde, este folio debe componerse de dos caracteres como mínimo. 3. Descripción de la plaza. 4. Estatus de la plaza. 5. Si es subplaza de alguna otra. 6. Descripción de la subplaza. 7. Tiene subordinados. Si esta plaza maneja subordinados. 8. Tipo. Si es definitiva o temporal. 9. A partir de cuándo se encuentra autorizada la plaza. 10. Empresa a la que va a pertenecer la plaza. 11. Sucursal a la que va a pertenecer la plaza. 12. Nombre de la persona que está ocupando esa plaza.
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Información adicional de las plazas Ruta: Cuentas | Personal | Plazas | Pestaña Información Adicional En la pestaña de información adicional se podrán capturar los siguientes datos: 1. Departamento al que pertenece esa plaza. 2. Puesto al que pertenece esa plaza. 3. Área a la que pertenece esa plaza. • Los campos anteriores son agrupadores para buscar cierta información sólo de algún departamento área. 4. UEN Unidad estratégica de negocios. 5. Centro de Costos unidad a la que se le debe cargar el costo de dicha plaza, por ejemplo administración, servicio, ventas, etc. 6. Sueldo Aprobado para la plaza. Notas relacionadas con las plazas: a) La clave debe ser única, no puede repetirse. b) Se deberá generar la estructura necesaria que lleva la empresa. c) Siempre que se dé de alta un nuevo personal se le tendrá que asignar una plaza vacante.
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Asignación de una Plaza al Personal. Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Pestaña Recursos Humanos Al dar de alta al empleado se le asigna alguna de las plazas vacantes como se visualiza en la imagen. En caso de no asignarle la plaza desde aquí se puede hacer un movimiento modificaciones en el módulo de recursos humanos (para este proceso consultar el manual de Recursos Humanos).
Consulta de Plazas Ruta: Cuentas | Personal | Plazas | Pestaña Datos Generales 1. Como se puede observar después de realizar la asignación se muestra el Manual de Reclutamiento y Selección_120314_V1.0 - 15
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personal asignado a esta plaza.
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Funcionalidad
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Requisición de Personal Movimiento utilizado para solicitar un nuevo empleado, ya sea por una plaza nueva que se abrió o quedó vacante por alguna situación. Este es el primer movimiento del módulo, es decir, con él inicia el flujo del Módulo de Reclutamiento y Selección.
Datos Generales Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Nuevo | Pestaña Datos Generales 1. Movimiento. Requisición de Personal. 2. Prioridad. Se puede seleccionar baja, normal o alta; esto se utiliza ya que de acuerdo con las políticas de la empresa se puede establecer un periodo de tiempo para la contratación. 3. Fecha de emisión de la solicitud. 4. Concepto. Opcional. Este campo puede ser de ayuda para hacer más específico el motivo de la solicitud. 5. Referencia. Se recomienda capturar el área que está requiriendo el puesto. 6. Observaciones. Se puede capturar alguna nota o información relevante que tenga que ver con la requisición del personal. 7. Puesto. El puesto solicitado. 8. En este movimiento queda vacía el área del detalle.
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Puestos Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Botón Nuevo | Menú Maestros | Opción Puestos | Botón Atributos En la requisición de personal en el punto 7, se puede observar que el sistema pide capturar el puesto solicitado, éste ya debe estar ligado a las competencias necesarias para cubrir esa vacante. Hay que entrar al menú Cuentas | Personal, abrir cualquier empleado o dar click en el botón Nuevo. Una vez que se tiene abierta la ventana, dar click en el menú maestros, en la opción Puestos, se selecciona el puesto al que se asignarán las competencias, en este caso es el de técnico. 1. Seleccionar el puesto al que se asignarán las competencias 2. Dar click en el botón Atributos que despliega la pantalla donde se seleccionan las competencias a asignar al puesto. 3. Dar Click en botón de ayuda en captura y seleccionar todas las competencias a evaluar en la vacante.
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Peso Por Tipo Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Botón Nuevo | Menú Maestros | Opción Puestos | Botón Atributos | Botón Peso por tipo Como ya se mencionó, cada competencia está agrupada en un tipo, estas pueden ser Habilidades, Conocimientos, Capacidades etc., las cuales pueden ser definidas y configuradas según las necesidades de la empresa. Además de definirlas se podrá asignar un peso a cada tipo, como se muestra en la imagen (1). La suma total de los pesos por tipo de competencia debe dar el 100%.
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Rango Sueldo Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Pestaña Rango Sueldo 1. Se colocará el sueldo mínimo que se podrá pagar en este puesto 2. Se colocará el sueldo máximo que se podrá pagar en este puesto
Plazas Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Pestaña Plazas 1. Se selecciona la plaza que se pretende ocupar con el nuevo personal, en caso de no existir se tendrá que crear una nueva como se indica en la sección Cuentas de este manual.
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Competencias Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Pestaña Plazas 1. Una vez indicada la plaza, es posible indicar las competencias a evaluar, para ello previamente se deben ligar las competencias con el puesto y al dar click en el botón de sugerir competencias el sistema traerá las competencias configuradas para ese puesto. 2. Como se puede observar existen varias pestañas que agrupan los diferentes tipos de competencias: básicas, de conocimientos, habilidades, capacidades, y curso. 3. Así mismo vinculará el porcentaje de peso y el valor mínimo de esa competencia.
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Requisicion Personal Peso por Tipo Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Pestaña Peso por Tipo 1. Tipo. Se pueden observar los tipos de competencias 2. Peso. Se muestra el peso que tendrá cada uno, la suma de ellas debe dar el 100. 3. Afectar. Una vez que se han llenado todos estos campos ya se podrá afectar el movimiento de requisición personal, el cual quedará en estatus de pendiente hasta que se concluya todo el flujo de contratación.
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Entrevista La entrevista de trabajo es una herramienta para que la persona encargada de la contratación amplíe la información acerca del solicitante. En este proceso el contratante podrá percibir las habilidades del solicitante y podrá captar otras cualidades que no se notan en un currículo o solicitud de empleo. Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de personal (estatus pendiente)| Botón Afectar
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Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Entrevista 1. Movimiento entrevista. Generado desde la requisición de personal pendiente. 2. Personal. Este movimiento arrastra la información capturada en la requisición de personal, ahora se tendrá que llenar el campo del personal al que se le realizará la entrevista, este debe haberse dado de alta previamente en el catálogo de personal y deberá estar en estatus de Aspirante. 3. Alta Express. En caso de que no se haya capturado previamente se podrá dar de alta en el ícono de personal express.
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Personal Express Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Entrevista | Botón Personal Express 1. Clave. Capturar una clave para el candidato o dejar que el sistema asigne una automáticamente. 2. Tipo. El tipo se podrá seleccionar entre todas las opciones que ofrece este combo, entre ellas está obrero, encargado, supervisor, gerente, etc. 3. Estatus. El estatus de aspirante lo da por default. 4. Empresa. La empresa a la que va a pertenecer. 5. Otros datos del candidato como dirección, fecha de nacimiento, correo, zona económica, etc.
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Captura de Resultados Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Entrevista 1. Una vez realizada la entrevista se capturan los resultados en las competencias que se evaluaron. Aquí se puede seleccionar entre 3 opciones: viable, viable con reservas o no viable, 2. Este resultado está preconfigurado dentro de los pesos por tipo con un valor de 75, lo que permitirá comparar contra el mínimo que se necesita para ese puesto. Esta acción se deberá repetir por cada uno de los tipos de competencias para que así al final el sistema determine una calificación. Esto permitirá de acuerdo con los valores y porcentajes de cada evaluación de las competencias identificar cuál es el candidato que tiene las mejores características para el puesto. 3. Al afectar el movimiento entrevista quedará en estatus de concluida, no así el movimiento de requisición de personal, el cual se concluirá hasta que se realice una contratación.
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Obtención de Resultados Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Tablero de Control 1. Se pueden hacer tantas entrevistas como se deseen o como marque la política de la empresa, en este ejemplo se le hizo a 2 candidatos. Esto se puede observar en el tablero de control de Reclutamiento y Selección. 2. Se puede ver la columna de califica si el candidato pasó las pruebas. 3. Se muestra la calificación obtenida en toda la evaluación en este momento ya se puede tomar una decisión de contratar o hacer más entrevistas.
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Contratación Una vez que se realizaron entrevistas se puede elegir al candidato que cumple con la mayor parte de los requisitos o está más capacitado para ocupar el puesto.
Generar Contratación Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de personal | Botón Afectar 1. Para este proceso se abre la requisición de personal que está en estatus pendiente y se afecta para avanzar. En esta ocasión se elige la segunda opción: Generar contratación.
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Contratación Selección del Personal Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de personal | Botón Afectar | Opción Generar Contratación. 1. Al seleccionar generar contratación el sistema muestra una lista con las entrevistas realizadas, la fecha el empleado, las calificaciones, etc.
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Botón Presentación Preliminar Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de personal | Botón Afectar | Opción Generar Contratación | Botón Presentación Premiminar 1. Si se da click en la vista preliminar, se podrá observar el detalle de las evaluaciones.
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Muestra las evaluaciones obtenidas en cada una de las competencias de la plaza.
Contratación Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Contratación. 1. Una vez seleccionado el candidato se genera el movimiento contratación. 2. Afectar para concluir y contratar al aspirante. 3. El movimiento quedará en concluido y también la requisición del personal.
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Rechazo de Requisición Como su nombre lo indica, este movimiento se utiliza para negar una requisición de personal, esto sirve para cerrar el movimiento requisición personal y para que quede como consulta la razón del rechazo.
Rechazo de Requisicion Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de personal | Botón Afectar En este caso se selecciona la opción de Generar rechazo de requisición después de afectar la Requisición de personal.
Rechazo Requisición Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Rechazo Requisición 1. En este movimiento se selecciona al aspirante al que se le va a hacer el rechazo de la requisición. 2. Al afectar el movimiento quedará en estatus concluido al igual que la requisición original.
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Autorizar Plaza Existe una funcionalidad de control de plazas avanzado que cuando se da de alta una plaza queda en estatus de Autorizar. Esto da un mayor control cuando se requiere una contratación, ya que puede asignar este movimiento a un usuario con más alto rango dentro de la empresa. El movimiento se hace después de una requisición de personal y el sistema dará la opción de autorizar la plaza.
Autorizar Plazas Configuración Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar la Empresa | Menú Edición | 2. Configuración de Módulos | Pestaña RH 1. Para llevar a cabo el proceso de autorización de plazas es necesario tener activado el check Autorizar Plazas dentro de la configuración del módulo de Recursos Humanos.
Alta de Plaza Ruta: Cuentas | Personal | Plazas 1. Anteriormente se explicó el proceso para dar de alta una plaza. Este proceso se realizó con el check Autorizar Plazas desactivado y en ese caso se mostró la plaza en estatus Alta. Ahora bien, en esta ocasión con el check activo, la plaza queda en estatus Por Autorizar.
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Autorización Plaza Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de personal | Botón Afectar 1. Como se puede observar, al afectar una requisición de personal ahora el sistema muestra la opción de Generar Autorización de Plaza.
Movimiento Autorización de Plaza Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Autorización Plaza 1. Cuando se tiene el movimiento en estatus sin afectar sólo colocamos el aspirante de la plaza y se afecta, este movimiento quedará concluido.
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Consulta de Plaza Ruta: Cuentas | Personal | Plazas. 1. Como se puede observar la plaza cambió el estatus a Alta después de haber concluido el movimiento Autorización de plaza.
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Transferir Movimientos Este movimiento se utiliza para trasferir la requisición de personal de un usuario a otro en el sistema. A continuación se explicará cómo hacer uso de esta funcionalidad.
Transferir Movimientos Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de personal | Botón Transferir 1. Se tiene una requisición de personal pendiente y ésta fue generada por cierto usuario. Esa requisición se le puede asignar a otro usuario del sistema.
Selección de Nuevo Usuario Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de personal | Botón Transferir 1. Muestra esta ventana donde se captura el usuario o si se da click en la ayuda en captura, abre la ventana donde se podrá seleccionar al nuevo usuario.
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Ventana de búsqueda de usuarios Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de personal | Botón Transferir 1. Se busca y selecciona el nuevo usuario y se da click en el botón seleccionar.
Consulta de Nuevo Usuario Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Tablero de Control 1. En el tablero de control del Módulo de reclutamiento y selección se podrá observar el usuario que ahora tiene asignado.
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Solicitud Evaluación En algunos tipos de competencias no basta con la entrevista de trabajo, se tiene que aplicar una evaluación para saber si el aspirante es apto y/o cumple con las habilidades que se solicitan. Para esto se utiliza el movimiento solicitud de evaluación. Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Solicitud de Evaluación. 1. Movimiento. Solicitud de Evaluación. 2. Prioridad. Se puede seleccionar baja, normal o alta; esta opción dependerá de las políticas de la empresa que pueden establecer un periodo de tiempo para la contratación. 3. Fecha Emisión. Fecha de emisión de la solicitud. 4. Concepto. Opcional. Este campo puede ser de ayuda para ser más específico en el motivo de la solicitud. 5. Referencia. Se recomienda capturar el área que está requiriendo el puesto. 6. Observaciones. Se puede capturar alguna nota o información relevante que tenga que ver con la solicitud de evaluación. 7. Personal. Aspirante al que se le realizará la evaluación. 8. Puesto. El puesto solicitado. 9. Competencias en las que se le realizará la evaluación, se podrán capturar las competencias en los diferentes tipos: básicas, conocimientos, Habilidades, Capacidades o Curso.
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Evaluación Después de la solicitud de evaluación se genera un movimiento de evaluación, en el que se podrán capturar los resultados de las evaluaciones de las competencias. Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Evaluación. 1. Se puede observar el valor del resultado de la evaluación, este servirá también para saber si el candidato es apto para el puesto.
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Consulta de Resultado Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Tablero de Control 1. En el tablero de control se puede observar en la columna Califica si es apto para el puesto. Si se desea ver el detalle se elige y abre el movimiento.
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Errores Frecuentes
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No Calificar una Competencia Al afectar un movimiento de entrevista o de contratación, si no se ha capturado la información resultante de calificar todas y cada una de las competencias que se están evaluando para el puesto, nos marca el siguiente error: Error 40360 Falta Clarificar la Competencia HA-001
Solución: ir a la pestaña de tipos de competencias donde se encuentre la competencia que menciona el error y colocar la calificación a esta, así ya dejará concluir el movimiento.
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Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Entrevista | Pestaña Habilidades 1. Se debe ir a la pestaña donde se encuentre la competencia que no está calificada, en este caso es la de habilidades. 2. Se puede observar que no tiene capturado el resultado o calificación.
Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Entrevista | Pestaña Habilidades 1. Se captura el resultado y ya dejará afectar sin problema.
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Origen Incorrecto Cuando hay una vacante disponible como se explicó en el manual, se tiene que crear el puesto y ligarlo a ciertas competencias. En ocasiones y por error al generar la requisición de personal se coloca el puesto correcto; sin embargo, cuando se hace la entrevista, puede ser cambiado provocando un error que a continuación se explica.
Requisición de Personal Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de Personal 1. Al hacer la requisición de personal se está solicitando un Técnico a quien se le asociaron ciertas competencias.
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Entrevista Ruta: RH | Reclutamiento y Selección | Movimiento Requisición de Personal 1. Al avanzar la requisición a entrevista se puede notar que se le cambió el puesto que tenía originalmente por el de gerente de seminuevos. 2. Esto provoca un error, aquí se tiene que colocar el puesto de técnico o si el requerimiento verdadero es de gerente de seminuevos se tendrá que eliminar el movimiento entrevista y cancelar la requisición de técnico para posteriormente hacer la requisición correcta.
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