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MANUAL DE USUARIO PLATAFORMA DE SEGUIMIENTO PARA VEHICULOS, PERSONAS Y CARGA
V1.0 SEPTIEMBRE DE 2012
TABLA DE CONTENIDO Ingreso Plataforma ...................................................................................................... 3 Perfiles ............................................................................................................................................................................ 3 Operador ....................................................................................................................................................................... 3 Usuario final ................................................................................................................................................................ 3 Usuario de Grupo ....................................................................................................................................................... 4 Contraseña .................................................................................................................................................................... 4 Reportes ...................................................................................................................... 4 Reporte actual GPS .................................................................................................................................................... 4 FH Evento ...................................................................................................................................................................... 5 FH Server ....................................................................................................................................................................... 5 Cliente ............................................................................................................................................................................. 5 Placa ................................................................................................................................................................................ 5 No. Interno .................................................................................................................................................................... 5 Evento ............................................................................................................................................................................. 5 Zona ................................................................................................................................................................................. 6 Histórico de Móviles ................................................................................................................................................. 7 Histórico por Cliente ................................................................................................................................................. 7 Histórico de Alarmas ................................................................................................................................................ 7 FH Evento ...................................................................................................................................................................... 8 FH Server ....................................................................................................................................................................... 8 Placa ................................................................................................................................................................................ 8 Evento ............................................................................................................................................................................. 8 Kilometraje / Combustible / Trabajo ................................................................................................................ 9 Monitoreo ................................................................................................................... 9 Alarmas ........................................................................................................................................................................... 9 Puntos de Control .................................................................................................................................................... 11 Creación de puntos de control ........................................................................................................................... 11 Eventos y Alarmas Vía Correo Electrónico .................................................................. 13 Revisiones .................................................................................................................. 14 Documentos .............................................................................................................. 15 Comandos .................................................................................................................. 16 Ubicar ........................................................................................................................................................................... 16 Apagar .......................................................................................................................................................................... 16 Encender ..................................................................................................................................................................... 16
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Ingreso Plataforma
Para tener acceso a la información de vehículos, carga o personas es necesario ingresar a nuestra plataforma de rastreo. Usted debe ya haber recibido su usuario y contraseña vía correo electrónico. En caso contrario por favor contáctenos para establecerlos y enviárselos. Esta información es CONFIDENCIAL e intransferible. 1. Desde su navegador de Internet preferido Google Chrome o Mozilla Firefox debe dirigirse a www.icsdecolombia.com. 2. Una vez en nuestro portal deberá seleccionar la pestaña de “Ingreso Clientes” ubicada en la parte superior derecha. 3. Ingrese su usuario y contraseña dejando la opción de “Principal” en la casilla de canal (ver Figura 1)
Figura 1
Perfiles De acuerdo a los permisos que su empresa le haya otorgado, usted será creado con alguno de los siguientes perfiles: Operador Es aquel usuario que podrá acceder a la información de TODOS los dispositivos asignados al cliente desde las pestañas “Reportes” y “Monitoreo”. Usuario final Es aquel usuario que podrá acceder a la información de TODOS los dispositivos asignados al cliente desde la pestaña de “Reportes”
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Usuario de Grupo Es aquel usuario que únicamente podrá acceder a la información de los dispositivos que han sido asignados a su Grupo desde la pestaña “Reportes”
Contraseña En la pantalla inicial se debe desplazar al ícono de “Cambiar Clave” para poder actualizarla y con esto proteger la información y acciones que realice dentro de la plataforma. Se solicitará que ingrese su clave actual y nueva clave, no olvide tener en cuenta las recomendaciones que se encuentran en la parte inferior (ver Figura 2). Figura 2
Reportes
La pestaña reportes nos permite conocer el estado actual de los dispositivos como también información histórica de los mismos.
Reporte actual GPS Este reporte nos indica cuál fue el último evento reportado por sus dispositivos (ver Figura 3)
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Figura 3 FH Evento Es la hora real en que se produce el evento. FH Server Es la hora en que el evento es enviado por el operador móvil a través de la red celular y se recibió en nuestra plataforma. Cliente El nombre de su empresa. Si hace click en este link lo llevará automáticamente a Google Maps y mostrará todos los dispositivos geográficamente. Placa La identificación del vehículo. Si hace click en este link lo llevará automáticamente a Google Maps y mostrará únicamente este dispositivo geográficamente. No. Interno Este es un nombre adicional que se puede ingresar para mayor facilidad en la identificación del dispositivo. Ej.: Móvil 05. Este deberá ser informado a nuestra compañía para poder actualizarlo. Evento Tipo de evento enviado por la unidad. A continuación una breve explicación de cada uno de estos tipos de eventos: Vehículo Apagado Resultado del cierre del switch de encendido del vehículo Vehículo Encendido Resultado de apertura del switch de encendido del vehículo
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Vehículo Estacionado Indica que el vehículo lleva más de una hora en el sitio donde se apagó. Este reporte seguirá siendo recibido en la plataforma cada hora desde el apagado del vehículo hasta que se abra de nuevo el switch para encenderlo. Reporte por Tiempo Indica que el vehículo a permanecido encendido sin desplazarse durante 15 minutos. Esto le permite conocer cuando se está consumiendo combustible de manera ineficiente o entender si un vehículo se encuentra detenido por tráfico sin desplazarse en este momento. Reporte por Distancia Indica cada kilometro recorrido desde que comienza su desplazamiento luego de ser encendido o haber reportado por tiempo. Exceso de Velocidad Ocurre cada vez que el vehículo supera el límite de velocidad establecido. Dependiendo el vehículo y su actividad, este podrá ser ajustado a sus necesidades. Por defecto el límite de velocidad es de 90km/h. Solicitud de Ubicación Los usuarios con privilegios de operador pueden enviar un comando de solicitud de ubicación el cual viaja por el aire a la unidad y envía una respuesta en tiempo real para conocer la información del vehículo en un determinado momento. Una vez la unidad responda, este evento quedará registrado en la plataforma con la información respectiva. Corte de Corriente Principal Indica que la batería del vehículo ha sido desconectada y la unidad queda funcionando con su batería de respaldo. Si no se restablece la conexión de la batería principal el dispositivo se apagará. Botón de Pánico Indica que el conductor del vehículo ha oprimido el botón de pánico instalado y se deberá contactar para conocer la novedad. Zona Si ha creado un punto de control (malla virtual), nos indicará cuando el dispositivo se encuentre dentro de el. En este campo aparecerá el nombre que identifica este sitio en el mapa. Existen otras acciones como la posibilidad de exportar los registros a Excel, PDF o valores separados por coma (en ingles coma separated values o CSV). En la parte inferior de la página puede identificar fácilmente al existir una alarma o si la unidad ha dejado de reportar. También puede ver geográficamente los dispositivos al oprimir los íconos de Google Maps o Google Earth.
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Histórico de Móviles Le permite obtener un registro histórico de diferentes eventos de sus dispositivos. Se puede obtener información por cada dispositivo, puede filtrar que eventos quiere revisar y finalmente puede definir el rango de tiempo para el cual desea conocer la información. Por defecto el rango siempre está representado desde las 00:00 hasta la hora que se efectúa la consulta (ver Figura 4). Este módulo contiene una opción multimedia. Al obtener el resultado y verlo en Google Earth1 puede oprimir “iniciar” y “play” en la parte inferior izquierda de la pantalla para realizar el recorrido virtual. Puede también oprimir “pause”, “stop” y otras teclas en el reproductor como si fuera una video.
Histórico por Cliente Le permite obtener un registro histórico de diferentes eventos de sus dispositivos. A diferencia del anterior, este reporte le arroja el resultado de TODOS los dispositivos asignados al su empresa simultáneamente. Puede filtrar que eventos quiere revisar y finalmente puede definir el rango para el cual desea conocer la información. Por defecto el rango siempre está representado desde las 00:00 hasta la hora que se efectúa la consulta. Nota: Este módulo no aplica para usuarios con perfil de usuario de grupo.
Histórico de Alarmas Le permite obtener un registro histórico de diferentes alarmas de sus dispositivos. Se puede obtener información por cada dispositivo, puede filtrar que eventos quiere revisar y finalmente puede definir el rango de tiempo para el cual desea conocer la información. Por defecto el rango siempre está representado desde las 00:00 hasta la hora que se efectúa la consulta.
1 Se debe tener Google Earth instalado en el PC o Mac, la Plataforma le indicará los pasos a seguir para realizar su instalación.
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Figura 4
FH Evento Es la hora real en que se produce el evento. FH Server Es la hora en que el evento es enviado por el operador móvil a través de la red celular y se recibió en nuestra plataforma. Placa La identificación del vehículo. Si hace click en este link lo llevará automáticamente a Google Maps y mostrará únicamente este dispositivo geográficamente. Evento Tipo de evento enviado por la unidad. Ver la sección anterior para más información sobre los diferentes eventos que reportan los dispositivos: Existen otras acciones como la posibilidad de exportar los registros a Excel, PDF o valores separados por coma (en ingles coma separated values o CSV). También puede ver geográficamente los dispositivos al oprimir los íconos de Google Maps o Google Earth.
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Kilometraje / Combustible / Trabajo Es posible conocer el kilometraje recorrido, velocidades promedio y máximas, combustible consumido y horas de trabajo 2 de un dispositivo en un intervalo de tiempo (ver Figura 5). Figura 5
Monitoreo
La pestaña de monitoreo le permite tener a su disposición varias herramientas para conocer alarmas en tiempo real de los dispositivos, crear y modificar puntos de control, rutas, programar revisiones mecánicas, conocer sobre los documentos de los vehículo que tienen vencimiento. Adicionalmente puede ejercer el control del vehículo con comandos como ubicación actual, apagado y encendido remoto. Nota: Este módulo NO está disponible para usuarios con perfil de usuario final o de grupo.
Alarmas Este módulo (el cual se abre en una pestaña alterna del navegador) puede estar abierto las 24 horas. Le permite conocer cualquier novedad de alarma en los dispositivos en tiempo real. Funciona exactamente como una central de monitoreo en la cual puede dejar registro de lo sucedido (ver Figura 6).
2 Se requiere que el cliente suministre los datos de kms/galón y galones por hora (aplica para maquinaria) que consume cada vehículo para poder generar el reporte.
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Figura 6 Una vez se conozca la alarma el usuario puede reconocerla, es decir indica que ya se enteró de ella o puede incluso crear un caso al oprimir “Ticket”. Los casos se pueden actualizar y cerrar dependiendo los procedimiento empleados por su empresa. (ver Figuras 6 y 7). En caso que se requiera contactar al conductor con una clave, estas deberán ser enviadas a nuestra empresa para poderlas actualizar en el sistema. Nota: Recuerde que nuestro servicio NO incluye ningún tipo de reacción. El cliente podrá coordinar con nosotros o efectuar directamente el apagado remoto del vehículo en caso de confirmar una situación que requiera recuperación del mismo.
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Figura 7
Puntos de Control Los puntos de control son aquellos lugares geográficamente establecidos para que los dispositivos automáticamente generen un evento al entrar y/o salir de ellos. Estos eventos pueden ser habilitados para ser enviados por correo electrónico a los usuarios o también que se comporten como alarmas para que notifiquen a través de el módulo de monitoreo de alarmas3. En “Reporte Actual GPS” estos puntos los podrá observar en la columna denominada “zona”. En “Reporte Histórico por Vehículo o Reporte Histórico por Cliente” estos puntos los podrá observar en la columna denominada “Nombre Evento”. Allí aparecerá el nombre del punto de control cuando se genere un evento de ingreso o salida de la zona (ver Figura 3). Creación de puntos de control Únicamente los usuarios con perfil de operador podrán crear y modificar puntos de control (hasta 50 puntos). El punto de control consiste en ubicar el centro de una circunferencia y asignarle el radio de la misma de tal manera que nos garantice que el vehículo genere un evento al estar dentro de ella. Si el vehículo en este punto de control siempre se detiene y envía un evento de apagado, podemos generar una circunferencia exacta del punto donde sucede el evento. Si por lo contrario el punto de control pertenece a un sitio donde el vehículo no se detiene sino que pasa de largo desplazándose dentro de él, se debe crear un radio de mínimo 500 metros para garantizar que el vehículo durante el kilometro recorrido alcance a generar el evento de reporte por distancia (recuerde que los eventos de “reporte por distancia” se generan cada 1km recorrido). 3 El cliente deberá notificarnos cada vez que cree su punto de control si desea que sea enviado vía correo electrónico o si debemos establecerlo como alarma.
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Procedimiento (ver Figura 8): 1. Defina el nombre de la zona. Escoja bien este nombre ya que una vez creado no se puede modificar este campo. 2. Escoja si el punto de control va a generar un evento al entrar y/o salir de él. 3. Seleccione si desea que se genere un evento después de x cantidad de minutos que esté el dispositivo en este punto sin salir de él. 4. Seleccione “Punto de Control Circular”, ingrese el radio en metros que deseamos para este punto. 5. Defina el centro de la circunferencia del punto de control. Este lo puede obtener haciendo click con el botón derecho del mouse en Google Maps en el punto exacto en el mapa y escogiendo la opción “qué hay aquí”. Otra forma exacta de conseguir la latitud y longitud es si previamente el dispositivo a reportado en este lugar y revisando el reporte histórico podrá copiar la información de las columnas latitud y longitud que allí aparecen (ver Figura 3 y 4). 6. Copie la latitud y longitud teniendo especial cuidado que el separador de decimal es una coma y no punto y el signo de menos en la longitud. 7. Finalice oprimiendo el botón “Crear Punto” en la parte inferior. Figura 8
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Ejemplo de cómo hallar latitud y longitud en Google Maps: si desea conocer cuando su vehículo ingresa y sale del Centro Comercial Hayuelos en Bogotá para realizar una entrega, siga los siguientes pasos:
Eventos y Alarmas Vía Correo Electrónico
Los usuarios pueden escoger los eventos generados por los dispositivos que quieran recibir vía correo electrónico, para esto su empresa nos deberán notificar la siguiente información: • Nombre del contacto • Cargo • Teléfono • Correo electrónico • Tipo de evento que desea recibir
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Por favor refiérase a la sección de “Reporte Actual GPS para obtener información sobre cada uno de los eventos que emiten los dispositivos. Nota: Los usuarios que tengan configurado estos eventos para ser enviados a su correo electrónico serán notificados de todas los eventos generados por TODOS los dispositivos del cliente independientemente si su perfil de usuario es de operador, usuario final o de grupo. Se podrán establecer los puntos de control como eventos para ser recibidos automáticamente al correo electrónico a la entrada y/o salida de los dispositivos sin tener que estar el usuario conectado a la plataforma. Ej: entrada y salida del estacionamiento de la empresa. Estos eventos sí se pueden configurar independientemente por usuario para que exclusivamente solo él reciba notificación sobre puntos de control que ha establecido. Ejemplo: Si un usuario es usuario de grupo y tiene asignado 3 vehículos en Bogotá y desea registrar el punto de control denominado “Torre Colpatria” para ser recibido como evento en su correo electrónico, los demás usuarios no recibirán esta notificación en sus correos. Sin embargo si otro dispositivo del cliente (que no hace parte del grupo) ingresa al Punto de Control “Torre Colpatria”, este también notificará al usuario vía correo electrónico.
Revisiones
Este módulo le permite ingresar la información de la flota de vehículos para que automáticamente reciba un correo electrónico cuando sea necesario realizar los mantenimientos preventivos. Debido a que los dispositivo internamente conocen los recorridos de cada vehículo, ya no será necesario llevar una carpeta manualmente para la programación de los mantenimientos. A medida que ingrese más información de sus vehículos, más control se tendrá sobre sus mantenimientos. Puede programar cada mantenimiento por vehículo o por varios vehículos dependiendo los modelos o actividad que realice cada uno de ellos (ver Figura 9).
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Figura 9 Si elegimos “Iniciar Mantenimiento” bajo el ícono “Revisiones”, este sincronizará el odómetro del vehículo con el odómetro interno del dispositivo GPS.
Documentos Este modulo le permite ingresar toda la información de los documentos inherentes al vehículo y conductor para poder acceder a ella en cualquier momento y conocer sus vencimientos (ver Figura 10).
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Figura 10
Comandos A través de comandos puede enviar acciones específicas para ser procesadas por los dispositivos (ver Figura 11).
Ubicar Permite enviar en tiempo real una señal al dispositivo para que este conteste con un evento que se denomina “Solicitud de Ubicación”. Una vez la unidad conteste con “OK”, diríjase a Reporte Actual GPS en donde aparecerá el reporte con este evento en la hora actual en el campo FH EVENTO.
Apagar
Permite enviar en tiempo real una señal al dispositivo para apagar el vehículo inmovilizándolo. Es total responsabilidad del usuario, el cual tiene perfil de operador, llevar a cabo este comando y se recomienda que el vehículo se encuentra detenido (0 km/h), estacionado o apagado antes de enviarlo. El vehículo únicamente podrá ser encendido de nuevo con el comando siguiente “Encender”
Encender
Permite enviar en tiempo real una señal al dispositivo para encender nuevamente el vehículo luego de haber enviado el comando “Apagar” El switch del vehículo debe encontrarse cerrado antes de enviarlo.
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Figura 11
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