Manual de Usuario Plataforma GP - Gerente de Proyectos Contenido Manual de Usuario Plataforma GP - Gerente de Proyectos ......................................................................... 1 1.

CREAR EL PROYECTO EN LA PLATAFORMA ESCOGIENDO LA PLANTILLA QUE SE REQUIERE: ............ 5 INGRESAR A PROJECT SERVER ............................................................................................................ 5 INGRESAR LOS DATOS DEL PROYECTO ................................................................................................ 8 Guardar Proyecto (en Project Server). ................................................................................................ 9 Publicar Proyecto (en Project Server) ................................................................................................. 9 EDITAR PROYECTO EN PROJECT PROFESSIONAL................................................................................. 9 Seleccionar Calendario y agregar Inicio del proyecto……………………………………………………………………… 13

2. INSERTAR OTRA ACTIVIDAD QUE NO ES GARANTIA NI ADMINISTRATIVA. …………………………………… 15 3.

AJUSTAR FECHAS .......................................................................................................................... 15

4. DEJAR ACTIVIDADES EN MODO AUTOMÁTICO (a excepción de garantías y facturables) y VINCULADAS ............................................................................................................................................................ 15 CANCELACION DE CITAS Y REPROGRAMACION ................................................................................. 16 IMPORTANTE: RUTA CRÍTICA ............................................................................................................ 16 5.

Crear Equipo de Trabajo (Agregar recursos ó crear equipo de trabajo para el proyecto). .............. 17

6.

ASIGNAR RECURSOS A LA TAREA .................................................................................................. 17

7.

EN CASO DE PERSONALIZACION ................................................................................................... 18

8.

SELECCIONAR EL CALENDARIO...................................................................................................... 18 QUE CALENDARIOS SE VA A UTILIZAR EN PROJECT SERVER (Novasoft).............................................. 19 CREACION DE CALENDARIOS ............................................................................................................ 19

7. Definir la fecha de inicio (Tareas) ...................................................................................................... 22 8. MODIFICAR LAS HORAS .................................................................................................................... 23 9. ESTABLECER LA LINEA BASE .............................................................................................................. 23 PARA HACER CAMBIOS EN LA CANTIDAD DE HORAS TRABAJADAS DIARIAMENTE ............................. 24 10. GUARDAR PROYECTO EN PROJECT PROFESSIONAL ......................................................................... 25 11. Publicar proyecto en Project Professional ....................................................................................... 26

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OTRAS LABORES QUE DEBE REALIZAR EL GERENTE DE PROYECTO ............................................................ 26 REGRESAR A PROJECT SERVER.................................................................................................................. 26 IR A CENTRO DE PROYECTOS ................................................................................................................... 26 COLUMNA INDICADOR DE DESFASE ......................................................................................................... 28 TRABAJO PREVISTO: ................................................................................................................................. 28 PROYECTOS CON DEFICIT EN HORAS ........................................................................................................ 29 ESTADO DE HORAS POR FASE: .................................................................................................................. 30 APROBACIÓN DE AVANCES DE TAREAS (Estado de los reportes). .............................................................. 31 RECLASIFICACION DE HORAS RELACIONADAS EN REPORTE DE SERVICIO. ................................................. 32 REPORTE DE SERVICIO................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. OBSERVACIONES EN EL REPORTE DE SERVICIO ......................................................................................... 35 IMPRESIÓN DE REPORTE DE SERVICIO .................................................................................................. 36 REPORTE DE SERVICIO ...................................................................................................................... 36 REPORTE KARDEX DE TIEMPO POR EMPRESA ................................................................................... 37 INGRESO A LA BASE DE DATOS DE CONOCIMIENTO ................................................................................. 45 OTRA FUNCIONALIDAD PROJECT SERVER ......................................................................................... 48 CREAR TAREAS ................................................................................................................................. 48 UTILIDAD DE VISTAS................................................................................................................................. 49 VISTAS DE CENTRO DE PROYECTOS ...................................................................................................... 49 VISTA COSTO .................................................................................................................................... 50 VISTA PROYECTOS AGRUPADOS POR FASE ....................................................................................... 51 VISTA PROYECTOS CON DEFICIT DE HORAS ....................................................................................... 52 VISTA RESUMEN ............................................................................................................................... 53 VISTA VARIACION ............................................................................................................................. 54 VISTA COMITÉ .................................................................................................................................. 56 VISTAS DE PROYECTO ........................................................................................................................... 58 VISTA COSTO DE ASIGNACIONES ...................................................................................................... 58 VISTA COSTO DE RECURSOS ............................................................................................................. 59 VISTA DE COSTO DE TAREA ............................................................................................................... 59 VISTA DE ASIGNACIONES .................................................................................................................. 60 VISTA DETALLES DE TAREAS.............................................................................................................. 61 VISTA NIVEL SUPERIOR DE TAREAS ................................................................................................... 61 2

VISTA PROGRAMACION DE TAREAS .................................................................................................. 62 VISTA REDISTRIBUCION DE TAREAS .................................................................................................. 63 VISTA RESUMEN DE ASIGNACIONES ................................................................................................. 64 VISTA RESUMEN DE RECURSOS ........................................................................................................ 64 VISTA RESUMEN DE TAREAS ............................................................................................................. 65 VISTA SEGUIMIENTO DE ASIGNACIONES........................................................................................... 67 VISTA SEGUIMIENTO DE TAREAS ...................................................................................................... 68 VISTA TRABAJOS DE LAS ASIGNACIONES........................................................................................... 70 VISTA TRABAJO DE LOS RECURSOS ................................................................................................... 70 VISTA TRABAJO DE TAREAS .............................................................................................................. 71 VISTA DE VALOR GANADO ................................................................................................................ 72 VISTA DE VALOR GANADO DE LOS RECURSOS ................................................................................... 74 VISTA VALOR GANADO DE LAS TAREAS ............................................................................................. 75

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CREAR UN PROYECTO Pasos a seguir para crear un proyecto: 1. Crear el proyecto en la Plataforma escogiendo la plantilla que se requiere. 2. Insertar o eliminar actividades, para dejar las que se requieran de acuerdo con el proyecto que se está creando 3. Ajustar fechas (inicio y finalización del proyecto) y asignar inicio y fin del proyecto y definir calendario. 4. Dejar todas las actividades en modo automático, a excepción de garantías y facturable. Seleccionar tipo de tarea (Duracion Fija, Unidades Fija, Trabajo Fijo) 5. Crear equipo de trabajo (botón Agregar recursos) 6. Asignar recursos a la tarea 7. En el caso de proyectos con PERSONALIZACION (Verificar costos de recursos tasa / hora, o costo fijo) 8. Seleccionar el calendario que se va a trabajar en este proyecto (4h, 3h, 2h para todos los días), si no se ajusta a ninguno de estos se debe crear uno para el proyecto especifico. NOTA: En estos casos se debe revisar que el calendario no afecte la secuencia fin-comienzo (tarea predecesora) 9. Definir la fecha de inicio 10. Modificar las horas 11. Establecer línea base - Guardar proyecto 12. Publicar proyecto (Antes de Publicar un proyecto verificar que se halla diligenciado la línea base y asignado un calendario)

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1. CREAR EL PROYECTO EN LA PLATAFORMA ESCOGIENDO LA PLANTILLA QUE SE REQUIERE: Existen plantillas de proyectos en cada unidad de negocio, para que sirvan como base o estructura y permiten su edición durante la creación de un nuevo proyecto. A continuación se describe la forma cómo se realiza.

INGRESAR A PROJECT SERVER Como Ingresar a Project Server: Se ingresa a Internet Explorer Digitar el link de la plataforma en la parte superior del menú el cual es el siguiente. http://gp/pwa (se puede guardar en favoritos para futuras sesiones) En caso de que se requiera conectar desde fuera de las instalaciones de Novasoft, debe digitar la dirección URL http://gp.novasoft.com.co/pwa, (en este caso en nombre de usuario se le debe anteponer NOVASOFT\ Desplegara la siguiente pantalla

Una vez que se Ingresa a esté sitio este pedirá los siguientes datos. NOVASOFT\usuario

Usuario genérico con el que ingresa a la red (el mismo del correo)

Contraseña

su contraseña en la red de Novasoft

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Desplegara la siguiente pantalla

Se pulsa clic en el título Plataforma GP, Al lado izquierdo se busca la opción Plataforma GP – PROYECTOS – CENTRO DE PROYECTOS (Sitio donde quedan todos los proyectos) Desplegara la siguiente pantalla

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 

Se hace Clic en la parte inferior de la palabra Nuevo para Crear el proyecto. Se escoge el tipo de proyecto que se va a crear. (Se despliega una lista, si no encuentra el tipo de proyecto que busca debe desplazarse a la parte inferior de la lista y hacer clic en Más).

Desplegara la siguiente pantalla

Se desplegara la siguiente pantalla

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INGRESAR LOS DATOS DEL PROYECTO NOMENCLATURA DE PROYECTOS: al momento de crear el proyecto el nombre se debe asignar de la siguiente forma: UNIDAD-NOMBRE DEL CLIENTE-PRODUCTO (si es de ERP, NOMINA ó SAP), para diferenciar en el caso que el proyecto incluya productos de varias Unidades, ejemplo: RESERCO SAS tiene Nomina y tiene SAP, entonces los nombres deberían ser: GH-RESERCO SAS-NOMINA y el de otro ERP-RESERCO SAS-SAP y si tiene etapas agregar al final del nombre la etapa, quedaría entonces ERP-RESERCO SAS-SAP-Etapa II.

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Por favor pulse click en guardar cuando halla ingresado toda la información.

Descripción: Colocar el alcance del proyecto que se encuentra en el documento de entrega de ventas a consultoría. Departamentos del proyecto: N/A para Novasoft Indicador de desfase: se va alimentando a medida que se trabaje el proyecto

Guardar Proyecto (en Project Server). Publicar Proyecto (en Project Server) Una vez guardado el proyecto, muestra el prototipo de proyecto creado, si se quiere que éste proyecto esté disponible en red se da clic en Publicar. Antes de Publicar un proyecto es necesario verificar que haya un calendario asignado, que exista la línea base. NOTA: Para editar el proyecto en Project Professional primero se debe cerrar en Project Server, porque si se queda abierto cuando se abre en Project Professional lo abre solo de lectura.

EDITAR PROYECTO EN PROJECT PROFESSIONAL Se hace clic sobre el proyecto el cual aparece con el siguiente icono para editar el proyecto recién creado en Project Professional, se guarda si se hicieron cambios ó se cierra si no hay cambios La primera vez que se usa Project y cuando se presenten cambios de equipo, se debe estar vinculado en Project Professional, de la siguiente forma: en Project Professional – archivo- información-administrar cuentas-agregar-colocar el usuario actual de la plataforma-dirección: http://gp/pwa. Puede salir un letrero de que no es un sitio de confianza, se le da si y aceptar, se cierra Project Profesional. Después sale una pantalla de iniciar sesión: colocar el usuario y contraseña como aparece en Novasoft 9

Para revisar si se quedó vinculado se va a Archivo-publicar (esta opción debe estar activada) En Recursos: se activan las opciones agregar, sustituir recursos (abrirla para ver si los recursos están activos). http://youtu.be/ZddA_inuoOw (haga ctrl+clic para ver este video de resumen de pasos para editar un proyecto professional). INSERTAR OTRA ACTIVIDAD QUE NO ES GARANTIA NI ADMINISTRATIVA. Para agregar una nueva tareas se hace lo siguiente: Hacer clic en Tareas del menú lateral izquierdo (Tareas) Una vez se abre el proyecto, hacer clic en programación y se abre la siguiente ventana con las respectivas tareas del proyecto.

Hacer clic en

y elegir Editar en Project Web APP. Editar

Luego dirigirse al final de la lista de tareas y hacer clic en la ultima fila en blanco y escribir la tarea a insertar y presionar enter o desplazarse a la siguiente columna para ingresar la duración y finalmente hacer clic en Guardar todos los usuarios de la plataforma.

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y luego en publicar

, para reflejar los cambios a

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Una vez se abre el proyecto, hacer clic en programación y se abre la siguiente ventana con las respectivas tareas del proyecto.

Hacer clic en

y elegir Editar en Project Web APP. Editar

Luego dirigirse al final de la lista de tareas y hacer clic en la ultima fila en blanco y escribir la tarea a insertar y presionar enter o desplazarse a la siguiente columna para ingresar la duración

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y finalmente hacer clic en Guardar todos los usuarios de la plataforma.

y luego en publicar

, para reflejar los cambios a

Seleccionar Calendario y agregar Inicio del proyecto Al iniciar a Project Profesional, se deben realizar dos actividades para iniciar el proyecto: 

Fecha de inicio del proyecto



Seleccionar un calendario

Estas dos actividades se realizan en la cinta “Proyectos” -> “Información de proyectos”

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Se agrega la fecha de inicio del proyecto

Y luego se selecciona el Calendario a aplicar.

Si el calendario a usar no exista en la lista se debe crear el calendario, esta información se encuentra en el tema “SELECCIONAR EL CALENDARIO” en este mismo documento.

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2. INSERTAR O ELIMINAR ACTIVIDADES Se debe revisar si las actividades que tiene el EDT corresponden a lo que se le vendió al cliente, de lo contrario se deben quitar las que no lleva e ingresar las que faltan, para dejar las que se requieran de acuerdo con el proyecto que se está creando. NOTA: Al crear el proyecto se quitan por equivocación actividades que se necesitan y si son varias lo mejor es pedir la anulación del proyecto y volverlo a crear. Cuando el proyecto genere errores en programación antes de guardar la línea base, hay la posibilidad de anularlo, solicitando al administrador de la Plataforma.

3.

AJUSTAR FECHAS

Luego de reunión con el cliente se establecen las fechas de inicio y finalización del proyecto las cuales se deben establecer después de crear el nuevo proyecto en la plataforma y se va ajustando de acuerdo a las novedades pactadas con el cliente en reuniones de seguimiento.

http://youtu.be/O294P2llSBk (hacer Ctrl+clic para ver ejemplo)

4. DEJAR ACTIVIDADES EN MODO AUTOMÁTICO (a excepción de garantías y facturables) y VINCULADAS En el cronograma del proyecto se deben dejar todas las tareas en modo automático (auto programar) a excepción de las tareas de garantía y facturables y deben vincularse. Esto se realiza para que al momento de reprogramar una tarea por parte del cliente o de Novasoft, afecte el cronograma de ejecución y se pueda observar la diferencia entre lo planeado y lo real (Si se estableció previamente la línea base).

http://youtu.be/Gj4ToFSWZ-w (presione la tecla ctrl+clic en este vínculo para ver ejemplo) 15

CANCELACION DE CITAS Y REPROGRAMACION Cuando se cancela una cita por cualquier motivo se debe reprogramar, para esto las tareas deben estar en modo automático y todas deben estar vinculadas para que cuando se reprograme se mueva de manera automática, todas las que están vinculadas. (Ver más adelante del documento tareas predecesoras). http://youtu.be/aV1nzhbSBvA (presione la tecla ctrl+clic en este vínculo para ver ejemplo) NOTA: Después de programado si el cliente cambia un dia que no puede trabajar, lo que se hace es que se mueve la fecha de la tarea y se república el proyecto.

IMPORTANTE: RUTA CRÍTICA Una ruta crítica es una serie de tareas que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo. En caso de que una de ellas no se pueda realizar a tiempo, o se posponga esta afectara las demás tareas dependientes de ella y por consiguiente la terminación del proyecto también se verá afectada. Si es importante que el proyecto termine según la programación, ponga atención a las tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a las mismas. Estos elementos determinan si el proyecto terminará a tiempo.

CLASES DE DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS Las series de tareas están normalmente interrelacionadas mediante dependencias entre tareas (relación entre dos tareas vinculadas), el vínculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas:    

Fin a comienzo [FC] Comienzo a comienzo [CC] Fin a fin [FF] Comienzo a fin [CF]

Aunque es probable que haya muchas de tales redes de tareas en el plan del proyecto, la red que termina la última es la ruta crítica del proyecto. Tenga en cuenta que la ruta crítica puede cambiar de una serie de tareas a otra, según se avanza en la programación. La ruta crítica puede cambiar a medida que se finalizan las tareas críticas o se retrasan las tareas de otras series de tareas. Siempre hay una ruta crítica general para cualquier programación de proyecto. La nueva ruta crítica se convierte en la serie de tareas sujeta a un seguimiento más detallado para garantizar la fecha de fin que desee.

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5. Crear Equipo de Trabajo (Agregar recursos ó crear equipo de trabajo para el proyecto). Se crea el equipo de trabajo para planificar los recursos disponibles y posteriormente asignarlos a las diferentes tareas del proyecto. http://youtu.be/wJtx7KBGg4I (presione la tecla ctrl+clic en este vínculo para ver ejemplo)

6. ASIGNAR RECURSOS A LA TAREA VERIFICAR DISPONIBILIDAD DEL RECURSO En el momento en que se vaya a asignar los recursos a las tareas, se debe verificar la disponibilidad de los recursos ingresando la duración que se necesita para realizar esta tarea.

Una vez creado el grupo hay que asignarlos a las tareas que designe el gerente de proyecto para cada recurso. http://youtu.be/wJtx7KBGg4I (presione la tecla ctrl+clic en este vínculo para ver ejemplo)

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7. EN CASO DE PERSONALIZACION SI LA REALIZA DESARROLLO: Se avanza la tarea en %, la tarea no debe tener recurso asignado (porque cargaría horas), el costo se asigna a la tarea usando costo fijo, se inserta columna costo fijo y se debe colocar antes de grabar la LINEA BASE. SI LA REALIZA UN CONSULTOR: Se asigna la actividad como cualquier otra.

8. SELECCIONAR EL CALENDARIO Desde Project Professional en la ficha proyecto: Se debe seleccionar el calendario a utilizar para el proyecto, estos calendarios han sido creados previamente de acuerdo a las necesidades típicas que se presentan con los clientes para lo cual se han creado ciertos tipos de calendarios (estándar, corporativo2, mañana y tarde), pero puede surgir una nueva necesidad planteada por el cliente. Nota: Si no se selecciona ningún calendario, Project por defecto asigna el calendario estándar y sobre este realiza todos los cálculos de acuerdo a los que programe el gerente de proyecto. Es necesario validar la asignación de calendario ya que dependiendo del tipo de calendario que se escoja afecta todo el proyecto

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CALENDARIOS A UTILIZAR EN PROJECT SERVER (Novasoft).

En Novasoft se establecieron varios tipos de calendarios de acuerdo a políticas de la compañía y de acuerdo a la necesidad de programación concertada con el cliente: Estándar: Este Calendario lo utilizan en todas las unidades de la compañía a excepción de la unidad de Posventa. Corporativo2: Este calendario se utiliza con mucha frecuencia en la unidad de posventa. Mañana: Horario de 8:00 a 12:00 de Lunes a Viernes Tarde: Horario de 14:00 a 17:00 de lunes a Viernes

Horario

Días

Estándar Lunes a Viernes Corporativo2 Lunes a Sábado

Hora Inicio 8:00 8:00

Hora Finalización 12:00 12:00

Hora Inicio 13:00 13:00

Hora Finalización 17:30 17:00

CREACION DE CALENDARIOS Para crear calendarios se deben crear en Project Professional para que queden disponibles para toda la organización, se ingresa a Project Professional con el usuario de red (genérico con el que se ingresa a la red), luego se guardan, se publican esto se debe realizar solicitando previa autorización del Jefe de Calidad para que imparta la orden al administrador de plataforma y se incluya permiso en perfil del usuario o grupo.

NOMENCLATURA PARA CREAR UN CALENDARIO Con el fin de que se pueda visualizar fácilmente los calendarios que existen y no crear un calendario ya existente. Se debe colocar los días de la semana de la siguiente forma: Nomenclatura L MA MI J V

Día Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes

Se debe colocar el horario a asignar si es en la mañana a.m. y si es en la tarde p.m. Por ejemplo: Si va a crear el calendario para lunes, miércoles y viernes de 2 a 6 de la tarde, al crearlo el nombre debe quedar L-MI-V (2 a 6 p.m.)

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CÓMO SE CREA UN CALENDARIO EN LA PLATAFORMA Se abre Project Professional

Se elige el usuario de red (el mismo de Windows). Si se elige Equipo todo lo que realice solo quedara guardado localmente en el computador del usuario y no en el servidor.

Desde la pestaña proyecto se selecciona Cambiar tiempo de trabajo para crear el calendario.

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Se hace clic en crear calendario, luego clic en la pestaña Semanas laborales y posteriormente clic en Detalles

Se seleccionan los dias de la semana que se pactaron con el cliente, se selecciona la opción de Establecer día(s) en estos periodos laborales especificos y finalmente se hace clic en aceptar.

Se establece tambien los días de la semana no laborales (días que no se trabaja en este proyecto según lo pactado con el cliente).

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A continuación. http://youtu.be/K4bSvKUFltY (presione la tecla ctrl+clic en este vínculo para ver ejemplo)

7. Definir la fecha de inicio (Tareas) Se definen las fechas de inicio de las tareas para llevar un control del comienzo, la duración y la finalización de cada una de las tareas. http://youtu.be/O294P2llSBk (hacer Ctrl+clic para ver ejemplo)

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8. MODIFICAR LAS HORAS

Después de haber planeado la duración de las tareas, en el transcurso del ciclo de vida del proyecto es muy probable que se dé el caso de cancelación de citas, interrupción de sesiones y aplazamiento de tareas, afectando la duración del proyecto en cuanto a tiempo de finalización, a petición del cliente se puede dar también la situación de aumento o disminución de sesiones o aumento afectando la duración (modificar horas).

9. ESTABLECER LA LINEA BASE Definición: Es un plan aprobado para un proyecto con los cambios aprobados. Se compara con el desempeño real para determinar si el desempeño se encuentra dentro de umbrales de variación aceptables. Por lo general, se refiere al punto de referencia actual, pero también puede referirse al punto de referencia original o a algún otro punto de referencia. Se establece la línea base luego de crear todas las tareas, calendarios, recursos y costos, para que sirva de punto de comparación con lo que realmente se ejecute y se evidencien las variaciones. Se guarda cuando ya están todas las tareas con la fecha de ejecución, porque no guarda las diferentes versiones. Se hace por la opción Project Professional-ESTABLECER LINEA BASE, se guarda como LINEA BASE CERO, en el diagrama aparece una línea debajo de la tarea (gris). Para cambiar la línea base se debe solicitar autorización al administrador mediante correo. Cuando pregunta si desea proteger el proyecto significa que queda abierto para que lo puedan consultar se dice SI. NOTA: Si no ha establecido Línea Base no publique el proyecto. Guárdelo localmente. Después se va a la plataforma GP, menú vistas – desplazarse al proyecto – aparece una línea gris debajo de la línea de la tarea. 23

http://youtu.be/T4WJr7PUvI8 (hacer Ctrl+clic para ver ejemplo)

PARA HACER DIARIAMENTE

CAMBIOS

EN

LA

CANTIDAD

DE

HORAS

TRABAJADAS

Se baja la asignación diaria se hace clic sobre la tarea, se selecciona el horario y se selecciona la opción de no tener en cuenta más horarios

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10. GUARDAR PROYECTO EN PROJECT PROFESSIONAL

NOTA: No publique el proyecto si no le ha asignado linea base y calendario. SALE MENSAJE QUE EL ARCHIVO ESTA DESPROTEGIDO

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11. Publicar proyecto en Project Professional Se publica para que esté disponible a los demás usuarios con el mismo perfil y con privilegios para ver, o editar según la necesidad que se presente. Obsérvese ahora como se pública: Después de guardado el proyecto, Volver a la pestaña Archivo del menú superior izquierdo, y de la ventana que se desplegó elegir la opción publicar. (Para que el proyecto quede visible para todos).

Hacer clic en publicar, cuando regrese al sitio de Project Server se verá publicado el proyecto creado en el centro de proyectos.

OTRAS LABORES QUE DEBE REALIZAR EL GERENTE DE PROYECTO A continuación se describen otras tareas que desempeña un gerente en la plataforma como son la aprobación o rechazo de reportes de horas, verificación Base de Datos del conocimiento o lecciones aprendidas, diferentes vistas creadas según las necesidades de Novasoft.

REGRESAR A PROJECT SERVER Después de editar el proyecto, guardado y publicado en Project Professional para regresar a Project Server debe ir al menú superior de Archivo y se escoge de la ventana desplegada en la parte inferior derecha la opción de Sitio del proyecto.

IR A CENTRO DE PROYECTOS Cuando se abre un proyecto, y no se ha actualizado el proyecto saca un letrero PROYECTO SIN SINCRONIZAR: significa que no se han aprobado las horas

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En Project Professional se abre el proyecto y se va ACTUALIZACIONES- Sale un mensaje

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a ARCHIVO – INFORMACION - BUSCAR

COLUMNA INDICADOR DE DESFASE: muestra lo real contra lo que está previsto, cuando el asesor reporta más horas de las programadas sale en rojo, el gerente revisa y dice si aprueba o no.

TRABAJO PREVISTO:

Es el trabajo planeado es decir lo reflejado en la línea base una vez se

crea el proyecto y se establece la línea base.

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PROYECTOS CON DEFICIT EN HORAS: Cuando se guarda el proyecto se debe subir con línea base para que guarde un previsto, (si no se guarda dispara desfase o sea aparece en rojo); De lo contrario cuando esto está bien se presenta en rojo cuando las horas ejecutadas superan a las programadas.

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ESTADO DE HORAS POR FASE: Aparecen los proyectos agrupados por fase y cuanto se ha ejecutado en cada fase

BOTON COMPARTIR: tiene las opciones: exportar a Excel e imprimir

Se hace clic en el link Plataforma GP para ingresar a la página de inicio.

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APROBACIÓN DE AVANCES DE TAREAS (Estado de los reportes). Una vez los Consultores reporten el tiempo de avance de cada tarea y los tiempos administrativos (no facturable), el Gerente podrá revisar esos avances de cada consultor haciendo clic en Estado de los reportes de la página de inicio.

El Gerente revisará las tareas y el tiempo reportado por el Consultor y tendrá la facultad para aceptar o rechazar dicho reporte, explicando los motivos respectivos en la ventana que se muestra a continuación de aceptar o rechazar, (Este mensaje le llagara al consultor).

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Después de Aceptar o Rechazar el reporte de servicio del consultor (da avance de tareas y tiempos administrativos) en el menú izquierdo del gerente de proyectos que dice Estado de los Reportes, se ve reflejado el campo, ya no deben aparecer las tareas, que se hayan aprobado.

RECLASIFICACION DE HORAS RELACIONADAS EN REPORTE DE SERVICIO. OPCIONES DEL MENU POR LAS QUE DEBE ENTRAR

Este proceso se realiza cuando el gerente de proyectos no está de acuerdo con la cantidad de horas reportada sobre una tarea.

Al ingresar por esta opción se observa que el consultor reporto 3 horas el día Miércoles de Febrero. Si el consultor tiene alguna novedad por este lado se puede reclasificar las horas. Ejemplo en este caso el consultor solo pudo trabajar una hora (1) y el tiempo restante de la sesión hizo dos (2) horas de atención remota para concluir la sesión.

Cuando el gerente de proyectos reclasifique las horas se las debe enviar, entrar al centro de aprobación y aprobarlas. Después se debe actualizar el progreso de la tarea en el cronograma y publicar para que se tenga el avance. 32

IMPRESIÓN DEL REPORTE DE SERVICIO: en el menú superior izquierdo debe ubicarse en la opción PARTE DE HORAS

INSERTAR TAREA: Esta opción sirve para agregar una tarea de otro período de tiempo que ya estaba programado en el cronograma. INSERTAR TAREAS ADMINISTRATIVAS: Para insertar filas se buscan las tareas administrativas, cuando no están se debe comunicar con el Gerente de proyecto para que le guie bajo que rubro se puede reportar o en su defecto al Administrador de la plataforma o Jefe de Calidad para que la nueva tarea administrativa quede dentro de la lista.

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Cantidad de horas: se debe colocar el número y la letra h, sin espacios, ejemplo 4h; se deben respetar los formatos de ingreso de datos.

OBSERVACIONES EN EL REPORTE DE SERVICIO: Si se colocan van a la parte inferior del reporte

ENVIAR ESTADO: Tiene dos opciones. TODAS LAS TAREAS: TAREAS SELECCIONADAS

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Esta opción sirve para consultar el tiempo de avance reportado y realizar la impresión de reporte de servicio y a la vez se envía al gerente de proyecto.

IMPRESIÓN DE REPORTE DE SERVICIO

REPORTE DE SERVICIO Este reporte muestra los avances ingresados por el consultor en la plataforma se imprime para firma por parte del cliente y posteriormente se envía a Novasoft al gerente de proyecto, tal como se realiza en la actualidad.

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Nombre del consultor o asesor, la fecha se debe colocar en formado MM/DD/AAAA, el proyecto que se va a reportar se selecciona de una tabla, sí se va a reportar al proyecto ADMINISTRATIVO se debe escribir porque en la tabla solo están los proyectos, finalmente hacer clic en consultar.

NOTA: Existen tres (3) espacios disponibles para pendientes del cliente y tres (3) espacios disponibles para pendientes Novasoft, es importante que no inserte más filas al formulario para no que no se des configure la macro. Si son más de tres (3) pendientes puede incluirlos en observaciones.

GENERAR REPORTE KARDEX DE TIEMPO POR EMPRESA

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Corresponde al reporte de seguimiento de proyecto, que se lleva en la actualidad en Novasoft.

Se despliega un informe basado en tablas dinámicas de Excel, donde muestra información de acuerdo a los parámetros que ingrese el usuario.

Pulse click en Reportes Novasoft.

Pulse click en el check box correspondiente a Kardex de Tiempo por Empresa

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En Excel se desplegara el informe correspondiente.

Con el archivo abierto en excel se puede modificar las configuraciones y enviar la impresión respectiva.

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De acuerdo a sus necesidades se puede personalizar el reporte. El reporte en excel consta de tres hojas. 1. HOJA - Reporte Kardex Completo. En el primer item se puede filtrar por fechas o semanas.

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En el segundo item se puede filtrar por un proyecto, varios o todos.

En el tercer item se puede filtrar por un aplicativo, varios o todos.

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En el cuarto item se puede filtrar por un Asesor/Consultor, varios o todos.

En el quinto item se puede filtrar por Descripción del servicio uno, varios o todos.

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En el sexto item se puede filtrar por tarea una, varias o todas.

En el septimo item se puede filtrar por fecha de creación o escoger varias fechas.

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2. Hoja - Reporte Kardex

3. HOJA – Resumen de Proyectos.

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REALIZAR AVANCES A SUS TAREAS – GERENTE DE PROYECTO La forma como los Gerentes o Coordinadores deben realizar sus avances, es la siguiente: 1. Asignarse a las tareas que debe ejecutar en el Proyecto. 2. Publicar el Proyecto. 3. Ingresar al Reporte de Horas y Cargar los tiempos trabajados en cada actividad 4. Enviar el estado de las Tareas Seleccionadas Con lo anterior se puede crear un reporte de horas ejecutadas por el Gerente o Coordinador, ya que avanzando el trabajo desde Project no carga horas al recurso, sino al Proyecto y no se puede realizar un control eficiente de horas reales.

INGRESO A LA BASE DE DATOS DE CONOCIMIENTO En el menú lateral izquierdo de cada sitio de unidad de negocio se encuentra una opción llamada Base de Conocimiento de Novasoft. Sirve para consultar registros de inconvenientes e histórico de soluciones.

Para buscar algun registro en la Base de datos de conocimiento Novasoft aparecen tres opciones de busqueda como muestra la siguiente imagen. Nombre del problema a buscar, se selecciona según el tema

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Se desplegaran varias opciones

Línea de producto Tipo de comunicación También se cuenta con un buscador donde se digita cualquier palabra referente al tema que se desea buscar, y como cualquier buscador de Web, encuentra los temas referentes.

Se puede exportar las respuestas encontradas a Excel.

Se Guarda o abre.

Clic en habilitar

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Retornara las respuestas referentes al tema de búsqueda seleccionado. Aparece un archivo en Excel con filtros establecidos

Opcionalmente se puede ver un Resumen gráfico de las respuestas y Mostrar todas las respuestas

Se puede realizar una búsqueda tal como se realiza en cualquier navegador, mediando un Search o buscador y se introduce la palabra o palabras referentes al tema de interés.

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OTRA FUNCIONALIDAD PROJECT SERVER CREAR TAREAS A continuación se abre la ventana de Project Profesional, donde muestra la plantilla del proyecto según el tipo de proyecto que se haya escogido en la creación en Project Server. Se carga la plantilla que corresponda y al final de cada plantilla quedaron unas actividades de horas garantia de producto, de servicio, de asesor, y horas facturables; sin horas asignadas para que el Consultor o asesor de soporte pueda adicionarla al reporte de servicio cuando se presenten en una cita.

DEFINICIÓN DE TAREAS RESUMEN Y SUBTAREAS. La forma de identificar que una Tarea es resumen es que el nombre de la tarea va en negrita y la barra en el diagrama de Gantt es gris o negra, con punta a la derecha y punta a la izquierda, además las tareas siguientes estan desplazadas un poco hacia la derecha indicando que son tareas de detalle o subtareas y la barra en el diagrama de Gantt es Azul en cada tarea.

Tareas Resumen

Subtareas Seleccionar las tareas que se convertiran en subtareas y dar clic en el siguiente icono

Duración. Tiempo que se va a tomar el desarrollo de esa tarea (Este tiempo puede ser en meses, días, horas o minutos, según parametros de la empresa o del proyecto). A las tareas resumen no se les asigna duración, ya que el sistema asigna el resumen de tiempo de sus tareas de detalle o subtareas, en el ejemplo anterior se observa que la tarea resumen es de 3 dias, que es igual al tiempo de la subtarea que mas dura (mayor tiempo de duracion) en este escenario suponemos que todas las subtareas arrancan a ejecutarse simultaneamente. Si se ejecutaran secuencialmente, el tiempo de duracion de la tarea resumen seria 7 días.

Comienzo. En esta columna se establece la fecha cuando va a comenzar cada tarea, la fecha del fin lo dara automatico de acuerdo al tiempo de duración de cada tarea.

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Tareas Predecesoras Son llamadas así las tareas de acuerdo al orden de ejecución y si es tarea prerrequisito para ejecutar otra tarea, o si se ejecutan simultaneamente, al finalizar otra o al comenzar otra tarea, observe a continuación como se programan.

Se seleccionan todas las tareas detalle y luego se hace clic en el icono para vincular las tareas. Observe que a la derecha de la columna predecesoras aparece un número, que indica el número de tareas que se ejecutan antes. Ejemplo En un proyecto de Implantacion de Call Center podemos decir que la tarea “Realización de adecuaciones” comienza 2 días después de que termine la tarea de distribucion de espacio (2FC+2 dias), la tarea 4 “Instalación y configuración de equipos” debe finalizar al tiempo que la tarea 3 “Realizacion de adecuaciones” (3FF). La tarea 5 “Definición de roles” comenzará un día antes de que comienze la tarea 2 “Distribución de Espacio” (2CC-1 día). La tarea 6 “Consecusión de personal” comenzará cuando finalize la tarea 7 “Asignacion de actividades por roles” (7). La tarea 7 “Asignación de actividades por roles” comenzará al mismo tiempo que comienze la actividad 2 “Distribución de espacio” (2CC).

Predecesoras

UTILIDAD DE VISTAS Para seguimiento de proyectos existe en Project Server 2010, la posibilidad de utilizar vistas, que son una herramienta grafica con forma de presentación matricial, para realizar seguimiento de estadisticas a un proyecto o varios proyectos.

VISTAS DE CENTRO DE PROYECTOS Desde el centro de proyectos se puede accesar a estas vistas, para realizar su respectivo seguimiento, según la vista seleccionada. En la imagen del recuadro rojo, se ve la lista de las vistas disponibles actualmente

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VISTA COSTO

Al seleccionar la vista costos muestra la siguiente información en las columnas para seguimiento del gerente de proyecto:

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Nombre del proyecto El nombre que se le dió al proyecto en el momento de su creación por parte del Gerente de proyecto. Comienzo: Fecha de inicio del proyecto pactada con el cliente Finalizar: Fecha en que se acuerda la finalizacion del proyecto (planeada con el cliente). Costo: Costo del proyecto Costo previsto: de acuerdo a la planeación y programacion que realice el Gerente de Proyecto en el momento en que se grabe la linea base. Costo Fijo: Programado en la planeación del Gerente de Proyecto por ejemplo en el caso de personalizaciones a cargo de desarrollo. Variacion de Costo: Es la Diferencia que hay entre el costo planeado y el costo real. Costo Restante: Corresponde al costo que falta por ejecutar para completar el proyecto.

VISTA PROYECTOS AGRUPADOS POR FASE

CAMPOS UTILIZADOS EN ESTA VISTA: Fase: Esta variable se ingresa cuando se crea el proyecto, tendiendose que modificar por parte del gerente cada vez que el proyecto tenga que cambiar de fase.

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Nombre del proyecto El nombre que se le dio al proyecto en el momento de su creacion por parte del Gerente de proyecto. Comienzo: Fecha de inicio del proyecto pactada con el cliente Finalizar: Fecha en que se acuerda la finalizacion del proyecto (planeada con el cliente). Trabajo Real: Horas de trabajo que se han consumido los recursos en la ejecución de las tareas del proyecto. Trabajo Previsto: Corresponde a las horas planificadas de trabajo luego de guardar por primera vez la linea base. Duración: Es el tiempo planeado que va a durar la ejecucion de una tarea.

VISTA PROYECTOS CON DEFICIT DE HORAS

Nombre del proyecto El nombre que se le dio al proyecto en el momento de su creacion por parte del Gerente de proyecto. Comienzo: Fecha de inicio del proyecto pactada con el cliente Finalizar: Fecha en que se acuerda la finalizacion del proyecto (planeada con el cliente). Trabajo: Horas de trabajo realizado Trabajo Real: Horas de trabajo realmente consumidas durante la ejecución de una tarea.

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Deficit en Horas: Proyectos que han superado la cantidad de horas planificadas en la linea base. Trabajo Previsto: Horas de trabajo planificadas y guardadas en linea base. Trabajo Restante: Es la cantidad de trabajo que falta por ejecutar según el cronograma planeado en la linea base. Duración: Se refiere a la el tiempo que transcurre en la ejecución de una tarea entre la fecha de inicio y la fecha final de acuerdo a un calendario establecido en la creación de esta tarea la cual puede variar de acuerdo a los cambios de programación solicitados por el cliente. Duración Prevista: Se refiere a el tiempo planeado entre la fecha de inicio y la fecha final de la tarea de acuerdo a un calendario establecido en la creación y guardada en la linea base. Horas de Desface: Es la diferencia entre duración y duracion prevista. Es decir entre las horas planeadas y las horas reales que se gastaron en la ejecución del cronograma del proyecto.

VISTA RESUMEN

Linea de Producto: Esta columna hace referencia a la linea de producto que pertenece cada proyecto. Se puede observar que según el tipo de vista seleccionada, cambia la información que se muestra dependiendo los campos definidos a mostrar durante la creación de las vistas. Nombre del proyecto El nombre que se le dio al proyecto en el momento de su creacion por parte del Gerente de proyecto. Comienzo: Fecha de inicio del proyecto pactada con el cliente Finalizar: Fecha en que se acuerda la finalizacion del proyecto (planeada con el cliente). % de Trabajo Completado: Es la cantidad de trabajo que se ha completado en terminos porcentuales. Trabajo previsto: Trabajo planificado y guardado en la linea base.

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Trabajo real: horas de trabajo que realmente se han gastado en la ejecución de las tareas del cronograma del proyecto. Trabajo proyectado: Es la cantidad de horas en que se espera terminar una tarea de acuerdo al trabajo planeado, al trabajo real y lo que resta para concluir el proyecto. Variación de trabajo: Es la diferencia entre el trabajo previsto y el trabajo proyectado. Indicador de Desfase: Marca que indica cuando un proyecto excede el tiempo de trabajo previsto (de acuerdo a la linea base). Duración: Es la relación en el tiempo que dura la ejecución de tareas del cronograma previsto en la linea base de un proyecto. Propietario: Se refiere al creador de un proyecto. Ultima Publicación: Se refiere a la ultima vez que se publico un proyecto.

VISTA VARIACION

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Nombre del proyecto: El nombre que se le dio al proyecto en el momento de su creacion por parte del Gerente de proyecto. Nombre del Tipo de Proyecto Empresarial: El nombre esta conformado por la unidad linea de producto, tipo de producto. % de Trabajo Completado: Es la cantidad de trabajo que se ha completado en terminos porcentuales. Trabajo previsto: Es el valor en unidades de tiempo almacenado en los campos Trabajo de línea base muestran el total de horas por persona planeada y programada para una tarea, un recurso o una asignación. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo. Trabajo Real: cantidad de tiempo que realmente se gasto durante la ejecución de un proyecto. Variación de Trabajo: Diferencia entre trabajo previsto y trabajo real. Duración Prevista: Se refiere a el tiempo transcurrido entre la fecha inicial y la fecha final de acuerdo al calendario prestablecido en el cronograma de proyecto en el momento de guardar la linea base.

Duración: Cantidad de tiempo entre la fecha de comienzo y la fecha de Finalizar, basado en calendarios prestablecidos. Variacion de Duración: Es la diferencia en unidade de tiempo que existe entre la duracion prevista y la duracion real. Comienzo Previsto: Es la fecha planeada para que comienze el proyecto.(guardada en linea base). Comienzo: Corresponde a la fecha de comienzo del proyecto. Variación de Comienzo: Es la diferencia en unidade de tiempo entre el Comienzo Previsto y el Comienzo. Fin Previsto: Corresponde a la fecha planificada en la linea base para que finalice el proyecto. Finalizar: Es la fecha en que finalizó el proyecto. Variación de Fin: Es la diferencia en unidades de tiempo entre el Fin Previsto y Finalizar.

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Costo Previsto: Es el valor planificado del proyecto el cual es almacenado en la linea base (es el resultado de multiplicar el valor de los recursos por la cantidad de trabajo realizado). Costo: El valor en unidades monetarias que ha costado el proyecto. Variación de Costo: Es la diferencia en unidades monetarias entre Costo y Costo Previsto. VISTA COMITÉ

Unidad de Ubicación: Unidad de negocio de Novasoft donde se crea el proyecto Nombre del Proyecto: Nombre que se le asigna al proyecto por parte del Gerente de Proyecto de acuerdo a los documentos que suministra el cliente para la elaboración del proyecto. Comienzo: Corresponde a la fecha de inicio del proyecto. Finalizar: Es la fecha en que finalizó el proyecto. Trabajo previsto: Es el valor en unidades de tiempo almacenado en los campos Trabajo de línea base muestran el total de horas por persona planeada y programada para una tarea, un recurso o una asignación. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo. Trabajo Real: Cantidad de tiempo que realmente se gasto durante la ejecución de un proyecto. Trabajo Restante: Cantidad de tiempo por recurso asignado que falta para la culminación del proyecto. Variación de Trabajo: Es la diferencia en unidades de tiempo entre (Trabajo Real + Trabajo Restante) – Trabajo Previsto. Indicador de Desface: Gráfico que se muestra de color rojo cuando existe un valor positivo en la variacion de trabajo es decir cuando se han consumido mayor cantidad de unidades de tiempo de las que se planificaron en la linea base. (Nota: por esta razon es muy importante se guarde la linea base desde el momento en que se crea el proyecto, se asignan los recursos). % Completado: Cantidad de ejecución del proyecto que se ha completado en terminos porcentuales.

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Cliente: Es el nombre del cliente ó Razon Social. Empresa Licenciada: Nombre de la empresa o razon social donde se ejecutará el desarrollo del proyecto. Fase: Número de Fase que se ejecutará del proyecto. ID Proyecto (Número): Corresponde al número de pedido que se asigna al requerimiento del cliente. Nombre del Tipo de Proyecto Empresarial: Unidad, linea y tipo de proyecto. Numero de Contrato: Es el número de contrato que se asigna al pedido del cliente. Persona que realizó la venta: Nombre del Comercial que realizo la venta. Propietario: Nombre de la persona que creo el proyecto.

Vigencia: Fecha limite en la cual se vence el contrato. Contrato de Actualización: Número de contrato de actualización. Fecha de Inicio Contrato de Actualización: Fecha en que inicia el contrato de actualización (Este campo es diligenciado solo si se trata de contrato de actualizacion por la unidad de PostVenta). Fecha de Fin Contrato de Actualización: Fecha en que finalizá el contrato de actualización. Contrato de Venta: Número de contrato de Venta. Fecha de Inicio Contrato de Venta: Fecha en que Inicia el contrato de venta.

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Fecha de Finalización de Contrato de Venta: Es la fecha en que e planifica va a finalizar el proyecto según lo pactado con el cliente y almacenado en la linea base.

VISTAS DE PROYECTO VISTA COSTO DE ASIGNACIONES

Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación.

Nombre del Recurso: Nombre del recurso asignado a una tarea para su ejecución. Costo: Valor en unidades monetarias resultante de multiplicar el valor del recurso por la cantidad de unidades de tiempo de duración de la tarea. Costo Previsto: Es el costo que ha sido planificado y es el resultado de una programacion previa con su respectivo calendario y recursos asignados y almacenada esta información en la linea base. Variación de Costo: Es la diferencia entre Costo - Costo previsto. Costo Real : Es el costo que realmente se genera en la ejecución de una tarea. Costo Restante: Es el costo que falta generar para completar la ejecución de una tarea. Comienzo: Fecha en la cual inicia la ejecución de una tarea. Finalizar: Fecha en la cual finaliza la ejecución de una tarea.

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VISTA COSTO DE RECURSOS

Id. Exclusivo: Numero único que identifica al usuario Nombre del Recurso: Nombre asignado al recurso. Costo(recurso):Es un valor monetario generado en la ejecución de una tarea o proyecto y resulta de multiplicar el valor asignado al recurso por las unidades de tiempo indicadas en la duración. Costo Previsto(recurso): Es el costo generado o causado por un recurso que ha sido planificado y almacenado en la linea base. Variación de Costo (recurso): Es la diferencia entre costo real - costo previsto. Costo Real (recurso): Es el costo que es causado por un recurso durante la ejecución de una tarea hasta una fecha determinada. Costo Restante(recurso): Es el costo que le falta causar al recurso para completar la realización de una tarea. Comienzo: Fecha inicial en que el recurso debe comenzar a realizar una tarea. Finalizar: Fecha en la cual un recurso debe finalizar la ejecución de una tarea.

VISTA DE COSTO DE TAREA

Id.: Número que identifica la tarea. Modo: Indica si una tarea está programada manualmente o automáticamente, lo cual le brinda la opción de decidir cuánto control desea tener sobre la programación de tareas en un proyecto. Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación.

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Costo Fijo: Este valor se refleja en caso de que al recurso, que interviene en la ejecución de la respectiva tarea, se le haya asignado un costo fijo. Acumulación de costos fijos: La forma de acumulación de costos fijos es “prorrateo” que es dividir el costo fijo y multiplicarlo por el numero de días que dura el proyecto. Ejemplo si se trata de un arriendo el costo acumulado se calcularia diviendo el numero de días del proyecto en 30 el resultado seria mes fraccion por ejemplo 9,1 se toma el entero 10. Quiere decir que el costo de ese arrendamiento seria de 10 meses. Costo (tarea): Es el valor monetario resultante de la suma del costo de los recursos asignados a una tarea y multiplicados por las unidades de tiempo del trabajo. Costo Previsto (tarea): Igual que la definicion anterior (costo) pero este dato corresponde a la información almacenada en la linea base. Variación de Costo (tarea): Diferencia entre costo - costo previsto. Costo Real (tarea): Costo que realmente se causo durante la ejecución de la tarea. Costo Restante (tarea): Costo que le falta a la tarea para su terminación. Comienzo: Fecha en que inicia la ejecución de una tarea. Finalizar: Fecha en que finaliza la ejecución de una tarea. Nombres de los recursos: Nombres de los recursos asignados a una tarea para su ejecución.

VISTA DE ASIGNACIONES

Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación.

Nombre de Recurso: Corresponde a un usuario de proyect server en el caso de tratarse de una persona (recurso de trabajo), pero tambien podria tratarse de un recurso material o monetario. Retraso: Este resultado se obtiene de la diferencia entre fechas de fin previsto (simpre que se haya almacenado una linea base) - Fin. Trabajo: Cantidad Unidades de tiempo que se gastan los recursos asignados a una tarea para su ejecución. Comienzo: Fecha que indica el inicio de ejecución de una tarea. Finalizar: Fecha que indica la finalización de una tarea.

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VISTA DETALLES DE TAREAS

Id.: Número unico que identifica una tarea Modo: Indica si una tarea está programada manualmente o automáticamente, lo cual le brinda la opción de decidir cuánto control desea tener sobre la programación de tareas en un proyecto.

Nombre Tarea: Nombre descritivo asignado a la tarea en el momento de la creación del cronograma de proyecto (EDT). Retraso por redistribucion: Se refiere a las unidades de tiempo (días) de retraso generados por la redistribución de una tarea por presentación de un imprevisto. Acordado con el cliente, esto afecta las demas tareas si estan vinculadas y dicha tarea tiene tareas sucesoras. Duracion: Intervalo de tiempo que dura la ejecución de una tarea. Comienzo: Fecha en la cual inicia la ejecución de una tarea. Finalizar: Fecha en la cual finaliza la ejecución de una tarea. Nombre de los recursos: Nombre que identifica al recurso asignado a una tarea.

VISTA NIVEL SUPERIOR DE TAREAS

Esta vista muestra unicamente la tarea principal de la cual se desprenden o generan las demas tareas (subtareas). Id. : Número Identificador de la tarea Modo: Indica si una tarea está programada manualmente o automáticamente, lo cual le brinda la opción de decidir cuánto control desea tener sobre la programación de tareas en un proyecto. Duración: Intervalo de tiempo que dura la ejecución de una tarea o proyecto.

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Comienzo: Fecha en la cual inicia una tarea o proyecto. Finalizar: Fecha en la cual finaliza una tarea o proyecto. % completado: Porcentaje de la tarea o proyecto completado. Trabajo: Horas de trabajo de los recursos dedicadas o consumidas en la ejecución de una tarea o proyecto. Recursos asignados: No aplica para esta vista ya que solo nos muestra la tarea de nivel superior de la cual se desprenden las demás. VISTA PROGRAMACION DE TAREAS

Id.: Número que identifica la tarea Modo: Indica si una tarea está programada manualmente o automáticamente, lo cual le brinda la opción de decidir cuánto control desea tener sobre la programación de tareas en un proyecto. Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación. Comienzo: Fecha en que inicia una tarea. Finalizar: Fecha en que finaliza una tarea. Limite de Comienzo: El campo Límite de comienzo contiene la fecha límite en la que una tarea puede comenzar sin retrasar el fin del proyecto. Limite de Finalización: El campo Límite de finalización contiene la fecha límite en la que una tarea puede finalizar sin retrasar el fin del proyecto. Demora permisiva: El campo Demora permisible contiene la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar ninguna tarea sucesora. Si la tarea no tiene sucesoras, el margen de demora permisible es la cantidad de tiempo que una tarea se puede retrasar sin que se retrase la fecha de finalización de todo el proyecto. Margen de demora total: es la cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea antes de que se retrase la fecha de fin del proyecto. La demora total puede ser positiva o negativa. Si el margen de demora total es un número positivo, indicará la cantidad de tiempo que la tarea se puede retrasar sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Si el margen de demora total es un número negativo, indicará la cantidad de tiempo que se debe ahorrar para que no se retrase la fecha de fin del proyecto. Un margen de demora negativo 62

indica que no existe suficiente tiempo programado para la tarea y está causado normalmente por las fechas de delimitación. Nombres de los Recursos: Nombre del recurso que interviene en la ejecución de una tarea.

VISTA REDISTRIBUCION DE TAREAS

Id.: Número de identificación de la tarea Modo: Indica si una tarea está programada manualmente o automáticamente, lo cual le brinda la opción de decidir cuánto control desea tener sobre la programación de tareas en un proyecto. Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación. Retraso por redistribución: Contiene la cantidad de tiempo que una tarea o asignación se va a retrasar con respecto a su fecha de comienzo anticipado como consecuencia de la redistribución de recursos. Duración: Cantidad de tiempo que dura la ejecución de una tarea. Comienzo: Fecha en la cual se da inicio a la ejecución de una tarea. Finalizar: Fecha en la cual finaliza la ejecución de una tarea. Comienzo anterior a redistribución: El campo Comienzo anterior a redistribución contiene la fecha de comienzo de una tarea tal y como era antes de realizar la redistribución de los recursos. Cómo se calcula Antes de redistribuir los recursos, Microsoft Office Project guarda las fechas de comienzo actuales de las tareas en el campo Comienzo anterior a redistribución. Fin anterior a redistribución: El campo Fin anterior a redistribución contiene la fecha de finalización de una tarea tal y como era antes de realizar la redistribución de los recursos. Cómo se calcula Antes de redistribuir los recursos, Microsoft Office Project guarda las fechas de finalización actuales de las tareas en el campo Fin anterior a redistribución. Comienzo anticipado: El campo Comienzo anticipado contiene la fecha más próxima en la que una tarea puede comenzar, en función de las fechas de comienzo anticipado de las tareas predecesoras y sucesoras y de otras delimitaciones. Cómo se calcula Cuando se crea una tarea por primera vez, su fecha de comienzo anticipado es igual que la fecha de comienzo programada. Nombre de los recursos: Nombres de los recursos que han sido asignados a una tarea para su ejecución.

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VISTA RESUMEN DE ASIGNACIONES

Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación. Nombre de Recurso: Corresponde a un usuario de proyect server en el caso de tratarse de una persona (recurso de trabajo), pero tambien podria tratarse de un recurso material o monetario. Propietario de asignación: Nombre de la persona que asigna la tarea. Trabajo: Cantidad de unidades de tiempo que gasta un recurso en la ejecución de una tarea. Comienzo: Fecha en la cual se da inicio a la ejecución de una tarea. Finalizar: Fecha en la cual finaliza la ejecución de una tarea. % del trabajo completado: Cantidad porcentual que se ha completado de una tarea.

VISTA RESUMEN DE RECURSOS

Id. Exclusivo: Número único aleatorio asignado al usuario en el momento de su creación que lo identifica. Nombre del recurso: Nombre del recurso integrante en el grupo de trabajo creado para la ejecución del proyecto. Grupo: Hace referencia a un grupo de recursos de la empresa-

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Unidades máx.: representan la capacidad máxima de que dispone un recurso para realizar cualquier tarea durante el período de tiempo actual. El valor predeterminado del campo Capacidad máxima es 100 por cien. Tasa estándar: El campo Tasa estándar muestra la tasa de pago por trabajo normal, no extra, realizado por un recurso. Tasa de horas extra: El campo Tasa de horas extra muestra la tasa de pago para el trabajo de horas extra realizado por un recurso. Costo: Valor Fijo o por unidad de tiempo que cuesta un recurso. Trabajo: Variable estimada en unidades de tiempo que consume un recurso en la ejecución de una tarea o proyecto. Comienzo: Fecha en la cual se da inicio a la ejecución de una tarea o proyecto. Finalizar: Fecha en la cual se finaliza la ejecución de una tarea o proyecto.

VISTA RESUMEN DE TAREAS

Id. : Número que identifica la tarea dentro del proyecto. Modo: Indica si una tarea está programada manualmente o automáticamente, lo cual le brinda la opción de decidir cuánto control desea tener sobre la programación de tareas en un proyecto. Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación. Duración: Cantidad de tiempo entre la fecha de comienzo y la fecha de Finalizar, basado en calendarios prestablecidos. Trabajo: Cantidad Unidades de tiempo que se gastan los recursos asignados a una tarea para su ejecución. Comienzo: Fecha en la cual se da inicio a la ejecución de una tarea o proyecto. Finalizar: Fecha en la cual se finaliza la ejecución de una tarea o proyecto.

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% completado: Porcentaje de la tarea o proyecto completado. Nombres de los recursos: Nombre del recurso integrante en el grupo de trabajo creado para la ejecución del proyecto. Trabajo previsto: Es el valor en unidades de tiempo almacenado en los campos Trabajo de línea base muestran el total de horas por persona planeada y programada para una tarea, un recurso o una asignación. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo.

Trabajo real: Cantidad de unidades de tiempo que se obtiene de multiplicar la duracion por la cantidad de recursos asignados. Variacion de Trabajo: es igual a la diferencia entre el trabajo previsto – trabajo real. Indicador desfase: Grafico que muestra en colores indicando si existe desfase entre lo planeado y lo real. (Si es verde significa que no hay desfase y si es de color rojo indica que si existe desfase). Abierta / Cancelada: Indica si la tarea se encuentra en estado Abierta o Cancelada.

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VISTA SEGUIMIENTO DE ASIGNACIONES

Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación. Nombre de Recurso: Corresponde a un usuario de proyect server en el caso de tratarse de una persona (recurso de trabajo), pero también podría tratarse de un recurso material o monetario. Propietario de asignación: Nombre de la persona que asigna la tarea. Comienzo: Fecha en la cual se da inicio a la ejecución de una tarea. Finalizar: Fecha en la cual finaliza la ejecución de una tarea. Comienzo real: Fecha en que realmente inicia la ejecución de una tarea. Este valor se da cuando se compara con la información de comienzo almacenada en la línea base. Fin real: Fecha en que realmente finaliza la ejecución de una tarea. Este valor se da cuando se compara con la información de finalizar almacenada en la línea base. Comienzo real: Fecha en la cual realmente inicio la ejecución de una tarea en el proyecto, este valor se da cuando se tiene una información almacenada en la línea base para tener una base de comparación. Fin real: Fecha en la cual realmente finalizo la ejecución de una tarea en el proyecto, este valor se da cuando se tiene una información almacenada en la línea base para tener una base de comparación.

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% del trabajo completado: Cantidad de trabajo que se ha completado en la ejecución de una tarea o proyecto. Costo real: Valor monetario que se genera al ejecutar una tarea o proyecto. Trabajo real: Cantidad de tiempo que se ha gastado o causado en la ejecución de una tarea o proyecto.

VISTA SEGUIMIENTO DE TAREAS

Id. : Número que identifica la tarea dentro del proyecto. Modo: Indica si una tarea está programada manualmente o automáticamente, lo cual le brinda la opción de decidir cuánto control desea tener sobre la programación de tareas en un proyecto. Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación. 68

Comienzo: Fecha en la cual se da inicio a la ejecución de una tarea o proyecto. Finalizar: Fecha en la cual se finaliza la ejecución de una tarea o proyecto. Comienzo real: Fecha en la cual realmente inicio la ejecución de una tarea en el proyecto, este valor se da cuando se tiene una información almacenada en la línea base para tener una base de comparación. Fin real: Fecha en la cual realmente finalizo la ejecución de una tarea en el proyecto, este valor se da cuando se tiene una información almacenada en la línea base para tener una base de comparación. Comienzo Previsto: Es la fecha planeada para que comienze el proyecto.(guardada en linea base). Fin Previsto: Corresponde a la fecha planificada en la linea base para que finalice el proyecto. % Completado: Cantidad de ejecución de tarea o proyecto que se ha completado en terminos porcentuales.

Duracion: Intervalo de tiempo que dura la ejecución de una tarea. Duración real: Cantidad de tiempo que realmente se ha consumido la ejecucion de una tarea o proyecto en un intervalo de tiempo determinado. Duracion restante: Cantidad de unidades de tiempo restante para la culminacion de una tarea o proyecto. Costo real: Costo que se ha ejecutado en un intervalo de tiempo durante la realizacion de una tarea o proyecto. Trabajo real: Cantidad de horas o unidades de tiempo ejecutadas en la realizacion de una tarea o proyecto.

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Nombre de los recursos: Nombre de los recursos asignados para la ejecucion de una tarea.

VISTA TRABAJOS DE LAS ASIGNACIONES

Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación. Nombre del Recurso: Nombre del recurso asignado a una tarea para su ejecución. Trabajo: Cantidad de tiempo dedicado a la realizacion de una tarea que varia de acuerdo a la cantidad de recursos asignados por la duración. Trabajo previsto: Planificacion en linea base de la cantidad de tiempo dedicado a la realizacion de una tarea que varia de acuerdo a la cantidad de recursos asignados por la duración. Variacion de trabajo: Diferencia en tiempo entre el Trabajo y el Trabajo previsto (Trabajo-Trabajo previsto). Trabajo real: Cantidad de tiempo consumido en la realizacion de una tarea entre la fecha de inicio y la fecha actual(fecha de consulta de la vista). Trabajo restante: Cantidad de tiempo que falta por ejecutarse por los recursos asignados en la realizacion de una tarea desde x fecha hasta la terminacion de la tarea. % de trabajo completado: Cantidad porcentual de trabajo asignado para la ejecucion de una tarea que ha sido completado. Comienzo: Fecha de inicio para la realizacion de una tarea asignada. Finalizar: Fecha de finalización de una tarea asignada.

VISTA TRABAJO DE LOS RECURSOS

Id. Exclusivo: Número que identifica al recurso asignado. Nombre del recurso: Nombre del recurso asignado a una tarea. 70

% del trabajo completado: Cantidad porcentual de trabajo completado que ha sido realizado en la ejecución de una tarea. Trabajo: Cantidad de unidades de tiempo que han sido dedicadas por los recursos en la ejecución de tareas asignadas de acuerdo a una duración y calendario establecido. Trabajo de horas extra: Cantidad de unidades de tiempo por fuera del calendario asignado dedicada por los recursos a la ejecucion de una tarea. Trabajo previsto: Cantidad de unidades de tiempo(horas) planificadas en la linea base dedicadas a la realizacion de una tarea. Variacion de trabajo: Diferencia Entre trabajo y trabajo previsto. Trabajo real: Cantidad de unidades de tiempo(horas) que los recursos asignados a una tarea han dedicado en su realización hasta una fecha determinada. Trabajo restante: cantidad de tiempo que falta por ejecutar por parte de los recursos asignados a una tarea para su terminación. Comienzo: Fecha de inicio de ejecución de una tarea. Finalizar: Fecha en que se finaliza la realizacion de una tarea.

VISTA TRABAJO DE TAREAS

Id.: Número que identifica la tarea Modo: Indica si una tarea está programada manualmente o automáticamente, lo cual le brinda la opción de decidir cuánto control desea tener sobre la programación de tareas en un proyecto. Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación. Trabajo: Cantidad de tiempo (horas) de los recursos dedicadas a la realización de una tarea de acuerdo a una duración resultante del calendario aplicado y las fechas de Comienzo y finalizar. Trabajo previsto: Planificación en línea base de cantidad de tiempo (horas) de los recursos dedicadas a la realización de una tarea de acuerdo a una duración resultante del calendario aplicado y las fechas de Comienzo y finalizar. Trabajo previsto: Planificación en línea base de cantidad de tiempo (horas) de los recursos dedicadas a la realización de una tarea de acuerdo a una duración resultante del calendario aplicado y las fechas de Comienzo y finalizar. 71

Variación de trabajo: Diferencia en tiempo entre el Trabajo y el Trabajo previsto (Trabajo-Trabajo previsto). Trabajo real: Cantidad de tiempo consumido por los recursos asignados a una tarea en un intervalo de tiempo desde la fecha de comienzo hasta la fecha de consulta. Trabajo restante: Cantidad de tiempo que falta ejecutar por los recursos asignados a una tarea para su culminación en un intervalo de tiempo desde la fecha consulta hasta la fecha proyectada para que finalice. % de trabajo completado: Cantidad porcentual de trabajo asignado para la ejecucion de una tarea que ha sido completado. Comienzo: Fecha en que inicia la ejecución de una tarea. Finalizar: Fecha en la cual finaliza la ejecución de una tarea.

VISTA DE VALOR GANADO

Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación. Nombre del Recurso: Nombre del recurso asignado a una tarea para su ejecución. CPTP (costo presupuestado del trabajo programado) contienen los costos de línea base acumulados con fases temporales hasta la fecha de estado o la fecha actual. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo. Cómo se calcula Para calcular el CPTP de una tarea, Microsoft Office Project agrega los costos de línea base de fase temporal de la tarea hasta la fecha de estado. CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) contienen el valor acumulado del porcentaje acumulado de las asignaciones, recursos o tareas multiplicado por los costos de línea de base de la fase temporal. Se calcula hasta la fecha de estado o la fecha en curso. Esta información también se denomina valor acumulado. Realización del cálculo Cuando se crea una tarea por primera vez, el CPTR es 0,00. En cuanto se guarda una línea de base y se informa sobre el progreso de la tarea (como tarea y duración actual o porcentaje de la tarea realizado), Microsoft Office Project calcula el CPTR. CRTR (costo real del trabajo realizado) muestran los costos contraídos por el trabajo ya realizado en una tarea hasta la fecha de estado del proyecto o la fecha actual. 72

Cómo se calcula Cuando se crea una tarea por primera vez, el campo CRTR contiene el valor 0,00. A medida que se informa del progreso (porcentaje completado o trabajo real) de la tarea, Microsoft Office Project calcula el costo real del trabajo realizado (CRTR). VP (variación de programación del valor acumulado) muestra la diferencia en términos de costo entre el progreso actual y el plan de línea base de una tarea, de todas las tareas asignadas de un recurso o de una asignación hasta la fecha de estado o la fecha actual. Puede utilizar el valor VP para comprobar los costos y determinar si las tareas o asignaciones van según lo programado. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo. Cómo se calcula La variación de programación (VP) es la diferencia entre CPTR y CPTP. Microsoft Office Project la calcula de la siguiente manera: VP = CPTR - CPTP VC (variación de costo del valor acumulado) muestran la diferencia entre cuánto debería haber costado y cuánto ha costado en realidad alcanzar el nivel actual de finalización hasta la fecha de estado o la fecha actual. Las versiones de estos campos con fase temporal muestran los valores distribuidos en el tiempo. Cómo se calcula La VC es la diferencia entre el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) y el CRTR (costo real del trabajo realizado) de la asignación. Microsoft Office Project calcula la VC de una asignación de la manera siguiente: VC = CPTR – CRTR. Costo: Los recursos asignados a la tarea del proyecto tienen costos asociados, pero las asignaciones de recursos muestran un valor de cero. Costo Previsto: Costo estimado (presupuesto) de un proyecto que se establece en Project con el plan de línea base. VAF (variación al finalizar) muestra la diferencia entre el CPF (costo presupuestado al finalizar) o costo de línea base y el valor CEF (costo estimado al finalizar) para una tarea, un recurso o una asignación en una tarea. Cómo se calcula Cuando se establece una línea base y realiza una asignación por primera vez, el campo VAF para la asignación contiene 0 dólares. El costo programado para la asignación y el costo presupuestado para la asignación en este momento son los mismos, por lo que la variación es $0. A medida que se realizan cambios en el plan, o a medida que el recurso asignado notifica el progreso, Microsoft Office Project calcula la VAF de la asignación. Este valor incluye el costo del trabajo real más cualquier costo por uso de la asignación hasta la fecha. Project calcula la VAF de la siguiente manera: VAF = Costo presupuestado al finalizar (costo previsto) - Costo estimado al finalizar Comienzo: Fecha en que inicia la ejecución de una tarea para las respectivas asignaciones. Finalizar: Fecha en que se finaliza la ejecución de una tarea para las respectivas asignaciones.

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VISTA DE VALOR GANADO DE LOS RECURSOS

Id. Exclusivo: Número que automáticamente le asigna el sistema al usuario cuando es creado en Project. Nombre del Recurso: Nombre del recurso asignado a una tarea. CPTP (costo presupuestado del trabajo programado) contienen los costos de línea base acumulados con fases temporales hasta la fecha de estado o la fecha actual. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo. Cómo se calcula Para calcular el CPTP de un recurso, Microsoft Office Project agrega los costos de línea base de fase temporal del recurso hasta la fecha de estado. CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) contienen el valor acumulado del porcentaje acumulado de las asignaciones, recursos o tareas multiplicado por los costos de línea de base de la fase temporal. Se calcula hasta la fecha de estado o la fecha en curso. Esta información también se denomina valor acumulado. Realización del cálculo En cuanto un recurso comienza a informar sobre el progreso (como tarea y duración actuales o porcentaje de la tarea realizado) alcanzado en las tareas asignadas y se guarda una línea de base, Microsoft Office Project calcula el CPTR del recurso. Esto se hace sumando los valores CPTR de todas las asignaciones de recursos. CRTR (costo real del trabajo realizado) muestran los costos contraídos por el trabajo ya realizado en una tarea hasta la fecha de estado del proyecto o la fecha actual. Cómo se calcula Si un recurso todavía no ha informado de ningún trabajo en ninguna de las tareas asignadas, el campo Costo real del trabajo realizado (CRTR) contiene 0,00. A medida que el recurso informa del progreso (porcentaje completado o trabajo real) en varias tareas, Microsoft Office Project calcula el CRTR. VP (variación de programación del valor acumulado) muestra la diferencia en términos de costo entre el progreso actual y el plan de línea base de una tarea, de todas las tareas asignadas de un recurso o de una asignación hasta la fecha de estado o la fecha actual. Puede utilizar el valor VP para comprobar los costos y determinar si las tareas o asignaciones van según lo programado. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo. Cómo se calcula La VP es la diferencia entre CPTR y CPTP. Microsoft Office Project calcula la VP de la siguiente manera: VP = CPTR – CPTP

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VC (variación de costo del valor acumulado) muestran la diferencia entre cuánto debería haber costado y cuánto ha costado en realidad alcanzar el nivel actual de finalización hasta la fecha de estado o la fecha actual. Las versiones de estos campos con fase temporal muestran los valores distribuidos en el tiempo. Cómo se calcula La VC es la diferencia entre el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) y el CRTR (costo real del trabajo realizado) del recurso. Microsoft Office Project calcula la VC de una tarea de la manera siguiente: VC = CPTR - CRTR Costo: Los recursos asignados a la tarea del proyecto tienen costos asociados, pero las asignaciones de recursos muestran un valor de cero. Costo Previsto: Costo estimado (presupuesto) de un proyecto que se establece en Project con el plan de línea base. VAF (variación al finalizar) muestra la diferencia entre el CPF (costo presupuestado al finalizar) o costo de línea base y el valor CEF (costo estimado al finalizar) para una tarea, un recurso o una asignación en una tarea. Cómo se calcula Cuando se establece una línea base, el campo VAF para el recurso contiene 0 dólares. El costo programado para el recurso y el costo presupuestado para el recurso en este momento son los mismos, de modo que la variación es $0. A medida que se realizan cambios en el plan, o a medida que el recurso notifica el progreso de las tareas asignadas, Microsoft Office Project calcula la VAF de todas las asignaciones del recurso. Esto incluye el costo del trabajo real más cualquier costo por uso para el recurso hasta la fecha. Project calcula la VAF de la siguiente manera: VAF = Costo presupuestado al finalizar (costo de línea base) - Costo estimado al finalizar Comienzo: Fecha en que un recurso inicia la ejecución de una tarea en la cual ha sido asignado. Finalizar: Fecha en que un recurso finaliza la ejecución de una tarea en la cual ha sido asignado.

VISTA VALOR GANADO DE LAS TAREAS

Nombre de tarea: Contiene el nombre de la tarea a la que pertenece una asignación.

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CPTP (costo presupuestado del trabajo programado) contienen los costos de línea base acumulados con fases temporales hasta la fecha de estado o la fecha actual. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo. Cómo se calcula Para calcular el CPTP de una tarea, Microsoft Office Project agrega los costos de línea base de fase temporal de la tarea hasta la fecha de estado. CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) contienen el valor acumulado del porcentaje acumulado de las asignaciones, recursos o tareas multiplicado por los costos de línea de base de la fase temporal. Se calcula hasta la fecha de estado o la fecha en curso. Esta información también se denomina valor acumulado. Realización del cálculo Cuando se crea una tarea por primera vez, el CPTR es 0,00. En cuanto se guarda una línea de base y se informa sobre el progreso de la tarea (como tarea y duración actual o porcentaje de la tarea realizado), Microsoft Office Project calcula el CPTR. CRTR (costo real del trabajo realizado) muestran los costos contraídos por el trabajo ya realizado en una tarea hasta la fecha de estado del proyecto o la fecha actual. Cómo se calcula Cuando se crea una tarea por primera vez, el campo CRTR contiene el valor 0,00. A medida que se informa del progreso (porcentaje completado o trabajo real) de la tarea, Microsoft Office Project calcula el costo real del trabajo realizado (CRTR). VP (variación de programación del valor acumulado) muestra la diferencia en términos de costo entre el progreso actual y el plan de línea base de una tarea, de todas las tareas asignadas de un recurso o de una asignación hasta la fecha de estado o la fecha actual. Puede utilizar el valor VP para comprobar los costos y determinar si las tareas o asignaciones van según lo programado. Las versiones de fase temporal de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo. Cómo se calcula VP es la diferencia entre el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) y el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP). Microsoft Office Project calcula el valor de VP como sigue: VP = CPTR - CPTP VC = (variación de costo del valor acumulado) muestran la diferencia entre cuánto debería haber costado y cuánto ha costado en realidad alcanzar el nivel actual de finalización hasta la fecha de estado o la fecha actual. Las versiones de estos campos con fase temporal muestran los valores distribuidos en el tiempo. Cómo se calcula La VC es la diferencia entre el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado) de la tarea y el CRTR (costo real del trabajo realizado). Microsoft Office Project calcula la VC de una tarea de la manera siguiente: VC = CPTR - CRTR Costo: Los recursos asignados a la tarea del proyecto tienen costos asociados, pero las asignaciones de recursos muestran un valor de cero. Costo Previsto: Costo estimado (presupuesto) de un proyecto que se establece en Project con el plan de línea base. 76

VAF (variación al finalizar) muestra la diferencia entre el CPF (costo presupuestado al finalizar) o costo de línea base y el valor CEF (costo estimado al finalizar) para una tarea, un recurso o una asignación en una tarea. Cómo se calcula Cuando se establece una línea base, el campo VAF para la tarea contiene 0 dólares. El costo programado para la tarea y el costo presupuestado para la tarea en este momento son los mismos, de modo que la variación es $0. Según se realizan cambios en el plan, o según se notifica el progreso en la tarea, Microsoft Office Project calcula la VAF de la tarea. Esto incluye el costo del trabajo real más cualquier costo por uso de la tarea hasta la fecha. Project calcula la VAF de la manera siguiente: VAF = Costo presupuestado al finalizar (costo de línea base) - Costo estimado al finalizar Comienzo: Fecha en que inicia la ejecución de una tarea. Finalizar: Fecha en que se finaliza la ejecución de una tarea.

PROYECTO Observese que al ingresar al proyecto seleccionado se muestra la programacion de las tareas de dicho proyecto, donde posteriormente se puede seleccionar una de las vistas según los datos que necesite visualizar el gerente de proyectos.

VISTA PROGRAMACION

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FILTRAR Y/O AGRUPAR INFORMACION

GLOSARIO GESTIÓN DE PROYECTOS (Tomado de: GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS)

1. Inclusiones y exclusiones Este glosario incluye términos que: Son propios, o prácticamente propios, de la dirección de proyectos (por ejemplo, enunciado del alcance del proyecto, paquete de trabajo, estructura de desglose del trabajo, método de la ruta crítica). En general, este glosario no incluye: • Términos específicos de un área de aplicación (por ejemplo, prospecto del proyecto como documento legal, propio del ámbito del desarrollo inmobiliario).

3. Definiciones Muchas de las palabras definidas aquí tienen definiciones más amplias, y en algunos casos distintas, en el diccionario. Estas entradas del glosario siguen el formato estándar que aparece a continuación: Término en Español / Término en Inglés; [Salida/Entrada o Herramienta/Técnica (si es aplicable)]; Definición; También conocido como: otros términos usados frecuentemente (si es aplicable, y en cursiva). Activity. Actividad Un componente del trabajo realizado en el transcurso de un proyecto. Activity Attributes[Salida/Entrada]. Atributos de la Actividad Varios atributos asociados con cada actividad del cronograma que pueden incluirse dentro de la lista de actividades. Entre los atributos de la actividad se pueden mencionar códigos de la actividad, actividades predecesoras, actividades sucesoras, relaciones lógicas, adelantos y retrasos, requisitos de recursos, fechas impuestas, restricciones y asunciones. Activity Code: Código de la Actividad Uno o más valores numéricos o de texto que identifican las características del trabajo o de alguna manera categorizan cada actividad del cronograma y que permiten filtrar y ordenar las actividades dentro de los informes. Activity Duration: Duración de la Actividad El tiempo en unidades calendario entre el inicio y la finalización de una actividad del cronograma. Actual Cost (AC). Costo Real Costos totales incurridos y registrados para llevar a cabo un trabajo realizado en un período determinado para una actividad del cronograma o componente de la estructura de desglose del trabajo. En ocasiones, los costos reales pueden ser horas de mano de obra directa únicamente, costos directos únicamente o todos los costos, incluidos los costos indirectos. También se le conoce como el costo real del trabajo realizado. Véase también gestión del valor ganado y técnica del valor ganado. También conocido como: Costo Real. Actual Duration: Duración Real El tiempo en unidades calendario entre la fecha de inicio real de la actividad del cronograma y la fecha de los datos del cronograma del proyecto si la actividad del

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cronograma se está desarrollando, o la fecha de finalización real si ya se ha terminado la actividad del cronograma. Baseline. Línea Base Un plan aprobado para un proyecto con los cambios aprobados. Se compara con el desempeño real para determinar si el desempeño se encuentra dentro de umbrales de variación aceptables. Por lo general, se refiere al punto de referencia actual, pero también puede referirse al punto de referencia original o a algún otro punto de referencia. Generalmente, se utiliza con un modificador (p.ej., línea base del desempeño de costos, línea base del cronograma, línea base para la medición del desempeño, línea base técnica). Calendar Unit. Unidad de Calendario La unidad de tiempo más pequeña utilizada en la planificación de un proyecto. Por lo general, las unidades calendario se expresan en horas, días o semanas, pero también pueden expresarse en términos de trimestres, meses, turnos y hasta minutos. Close Project or Phase: Cerrar Proyecto o Fase El proceso de finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase de él. Closing Processes: Procesos de Cierre Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase. También puede referirse a cerrar un proyecto cancelado. Contract: Contrato Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer el producto, servicio o resultado especificado y el comprador a pagar por él. Control Chart: Diagrama de Control Una representación gráfica de datos del proceso a lo largo del tiempo y comparados con límites de control establecidos, que cuentan con una línea central que ayuda a detectar una tendencia de valores trazados con respecto a cualquiera de los límites de control. Control Scope: Controlar el Alcance El proceso de monitorear la situación del proyecto y del alcance del producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance. Cost Variance (CV): Variación del Costo Una medida de desempeño en función de los costos de un proyecto. Es la diferencia entre el valor ganado (EV) y el costo real (AC). CV = EV menos AC. Create WBS (Work Breakdown Structure) - Crear EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) El proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. También conocido como: Crear EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo); Crear EDT (Estructura de la División del Trabajo); Crear EDT (Estructura Detallada del Trabajo); Crear Estructura del Trabajo. Critical Activity: Actividad Crítica Cualquier actividad del cronograma en un camino crítico del cronograma del proyecto. Se determina más comúnmente con el método de la ruta crítica. Aunque algunas actividades son "críticas" en su sentido literal, sin estar en la ruta crítica, este significado se utiliza raramente en el contexto del proyecto. Critical Chain Method: Método de la Ruta Crítica Una técnica de análisis de la red del cronograma que permite modificar el cronograma del proyecto para adaptarlo a los recursos limitados. 79

Critical Path. Ruta Crítica Generalmente, pero no siempre, es la secuencia de actividades del cronograma que determina la duración del proyecto. Es el camino más largo para el proyecto. Critical Path Methodology (CPM): Metodología de la Ruta Crítica ó del Camino Crítico. Una técnica de análisis de la red del cronograma utilizada para determinar el nivel de flexibilidad de los cronogramas (el nivel de holgura) sobre varias rutas de red lógicas de la red del cronograma del proyecto y para determinar la duración total mínima del proyecto. Las fechas de inicio y finalización tempranas se calculan mediante un recorrido hacia adelante, usando una fecha de inicio especificada. Las fechas de inicio y finalización tardías se calculan mediante un recorrido hacia atrás, a partir de una fecha de finalización especificada, que generalmente es la fecha de finalización temprana del proyecto determinada durante el cálculo del recorrido hacia adelante. Define Scope: Definir el Alcance El proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. Develop Project Team: Desarrollar el Equipo del Proyecto El proceso de mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y del ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. Develop Schedule: Desarrollar el Cronograma El proceso de analizar secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. Duration (DU or DUR). Duración El total de períodos de trabajo (sin incluir vacaciones u otros períodos no laborales) requeridos para terminar una actividad del cronograma o un componente de la estructura de desglose del trabajo. Generalmente, se expresa en jornadas o semanas laborales. A veces se equipara incorrectamente a tiempo transcurrido. Compárese con esfuerzo. Earned Value (EV). Valor Ganado El valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para una actividad del cronograma o un componente de la estructura de desglose del trabajo. También conocido como: Costo Presupuestado del Trabajo Realizado o Valor Devengado. Earned Value Management (EVM). Gestión del Valor Ganado Una metodología de gestión para integrar alcance, cronograma y recursos, y para medir el desempeño y el avance del proyecto en forma objetiva. El desempeño se mide determinando el costo presupuestado del trabajo realizado (es decir, el valor ganado) y comparándolo con el costo real del trabajo realizado (es decir, el costo real). También conocido como: Administración del Valor del Trabajo Realizado; Administración del Valor Ganado; Gerencia de Valor Ganado; o Gerenciamiento del Valor Ganado. Earned Value Technique (EVT). Técnica del Valor Ganado ó del Trabajo Realizado. Una técnica específica para medir el desempeño del trabajo para un componente de la estructura de desglose del trabajo, una cuenta de control o un proyecto. Estimate Activity Durations. Estimar la Duración de las Actividades El proceso de establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar actividades individuales con los recursos estimados.

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Estimate Activity Resources. Estimar los Recursos de las Actividades El proceso de estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. Estimate Costs. Estimar los Costos El proceso de desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Finish Date. Fecha de Finalización Un punto en el tiempo asociado con la conclusión de una actividad del cronograma. Habitualmente es cualificada con una de las siguientes opciones: real, planificada, estimada, programada, temprana, tardía, de referencia, objetivo o actual. Finish-to-Finish (FF). Final a Final La relación lógica en virtud de la cual el trabajo de la actividad sucesora no puede finalizar hasta que concluya el trabajo de la actividad predecesora. Finish-to-Start (FS). Final a Inicio La relación lógica en virtud de la cual el inicio del trabajo de la actividad sucesora depende de la conclusión del trabajo de la actividad predecesora. Free Float (FF). Holgura Libre La cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede demorarse sin demorar la fecha de inicio temprano de cualquier actividad del cronograma inmediatamente después. Gantt Chart. Diagrama de Gantt Representación gráfica de información relativa al cronograma. En el típico diagrama de barras, las actividades del cronograma o los componentes de la estructura de desglose del trabajo se enumeran en la parte izquierda del diagrama, los datos se presentan en la parte superior y la duración de las actividades se muestra como barras horizontales ubicadas según fecha. Input. Entrada Cualquier elemento, interno o externo, del proyecto que sea requerido por un proceso antes de que dicho proceso continúe. Puede ser un resultado de un proceso predecesor. Lessons Learned. Lecciones Aprendidas Lo que se aprende en el proceso de realización del proyecto. Las lecciones aprendidas pueden identificarse en cualquier momento. También considerado un registro del proyecto, que se debe incluir en la base de conocimientos de lecciones aprendidas. Lessons Learned Knowledge Base. Base de Conocimientos de Lecciones Aprendidas Almacenamiento de información histórica y lecciones aprendidas, tanto acerca de los resultados de decisiones de selección de proyectos anteriores como de desempeño de proyectos anteriores. Master Schedule. Cronograma Maestro Un cronograma del proyecto resumido que identifica los principales entregables y componentes de la estructura de desglose del trabajo y los hitos del cronograma clave. Véase también cronograma de hitos. Milestone. Hito Un punto o evento significativo dentro del proyecto. Near-Critical Activity. Actividad Casi Crítica Una actividad del cronograma que tiene una flotación total baja. El concepto de casi crítico es aplicable tanto a una actividad del cronograma como a un camino de red del cronograma. El límite inferior al cual la flotación total se considera casi crítica se encuentra sujeto al juicio de expertos y varía de un proyecto a otro.

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Output. Salida Un producto, resulta do o servicio generado por un proceso. Puede ser un dato inicial para un proceso sucesor. También conocido como: Resultado. Percent Complete (PC or PCT). Porcentaje Completado Una estimación, expresada como un porcentaje, de la cantidad de trabajo que se ha terminado de una actividad o un componente de la estructura de desglose del trabajo. Planned Value (PV). Valor Planificado El presupuesto autorizado asignado al trabajo planificado que debe realizarse respecto de una actividad del cronograma o componente de la estructura de desglose del trabajo. También conocido como Costo Presupuestado del Trabajo Planificado o Valor Planeado. Predecessor Activity. Actividad Predecesora La actividad del cronograma que determina cuándo la actividad sucesora lógica puede comenzar o terminar. Project. Proyecto Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Project Calendar. Calendario del Proyecto Un calendario de días o turnos laborales que establece las fechas en las cuales se realizan las actividades del cronograma, y de días no laborales que determina las fechas en las cuales no se realizan las actividades del cronograma. Habitualmente define los días festivos, los fines de semana y los horarios de los turnos. Véase también calendario de recursos. Plan [Salida/Entrada]. Proyecto un proyecto. Puede ser resumido o detallado y estar compuesto por uno o más planes de gestión subsidiarios y otros documentos de planificación. También conocido como: Plan para la Administración del Proyecto; Plan de Gerencia del Proyecto Project Organization Chart: Organigrama del Proyecto Un documento que representa gráficamente a los miembros del equipo del proyecto y sus interrelaciones para un proyecto específico. Project Phase. Fase del Proyecto Un conjunto de actividades del proyecto relacionadas lógicamente, que generalmente culminan con la finalización de un entregable principal. Las fases del proyecto suelen completarse en forma secuencial, pero pueden superponerse en determinadas situaciones de proyectos. Una fase del proyecto es un componente de un ciclo de vida del proyecto. Una fase del proyecto no es un grupo de procesos de la dirección de proyectos. Project Schedule. Cronograma del Proyecto Las fechas planificadas para realizar las actividades del cronograma y las fechas planificadas para cumplir los hitos del cronograma. Project Scope Alcance del Proyecto El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. Resource. Recurso Recursos humanos especializados (disciplinas específicas, ya sea en forma individual, o en equipos o grupos), equipos, servicios, suministros, materias primas, materiales, presupuestos o fondos. Resource Calendar. Calendario de Recursos Un calendario de días laborales y no laborales que determina aquellas fechas en las que cada recurso específico está ocioso o puede estar activo. Por lo general, define festivos específicos de recursos y períodos de disponibilidad de los recursos. Véase también calendario del proyecto. 82

Resource Histogram. Histograma de Recursos Un diagrama de barras que muestra la cantidad de tiempo que un recurso está planificado para trabajar durante una serie de períodos de tiempo. La disponibilidad de recursos puede estar representada como una línea para fines comparativos. Barras contrastadas pueden mostrar el consumo real de recursos utilizados a medida que avanza el proyecto. Schedule Baseline. Línea Base del Cronograma Versión específica del modelo de cronograma utilizada para comparar los resultados actuales con el plan a fin de determinar si se necesitan acciones preventivas o correctivas para cumplir con los objetivos del proyecto. Scheduled Finish Date (SF). Fecha de Finalización Planificada o Programada El momento de finalización planificada del trabajo de una actividad del cronograma. Normalmente, la fecha de finalización planificada se encuentra dentro del rango de fechas delimitado por la fecha de finalización temprana y la fecha de finalización tardía. Scheduled Start Date (SS). Fecha de Inicio Planificada El momento de inicio planificado del trabajo de una actividad del cronograma. Normalmente, la fecha de inicio planificada se encuentra dentro del rango de fechas delimitado por la fecha de inicio temprana y la fecha de inicio tardía. Scope. Alcance La suma de productos, servicios y resultados que se proporcionarán como un proyecto. Véase también alcance del proyecto.. Scope Baseline. Línea Base del Alcance Versión específica aprobada del enunciado del alcance, de la estructura de desglose del trabajo (EDT) y de su diccionario de la EDT. Scope Change. Cambio en el Alcance Cualquier cambio en el alcance del proyecto. Un cambio en el alcance casi siempre requiere un ajuste en el costo o cronograma del proyecto. Sequence Activities. Secuenciar Actividades El proceso de identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Start Date. Fecha de Inicio Un punto en el tiempo asociado con el inicio de una actividad del cronograma, habitualmente calificada con una de las siguientes opciones: real, planificada, estimada, programada, temprana, tardía, objetivo de referencia o actual. Start-to-Finish (SF). Inicio a Fin La relación lógica en la cual la conclusión de la actividad del cronograma sucesora depende de la iniciación de la actividad del cronograma predecesora. Start-to-Start (SS). Inicio a Inicio La relación lógica en la cual el inicio del trabajo de la actividad del cronograma sucesora depende del inicio del trabajo de la actividad del cronograma predecesora. Subphase. Subfase Una subdivisión de una fase. Subproject. Subproyecto Una porción más pequeña del proyecto general creada al subdividir un proyecto en componentes o partes más fáciles de gestionar. Successor Activity. Actividad Sucesora La actividad del cronograma que sigue a una actividad predecesora, determinadas por su relación lógica. 83

Summary Activity. Actividad Resumen Un grupo de actividades del cronograma relacionadas, agregadas a algún nivel de resumen, que se muestran / informan como una única actividad en un resumen. Véase también subproyecto y subred. Template. Plantilla Un documento parcialmente completo en un formato predefinido, que proporciona una estructura definida para recopilar, organizar y presentar información y datos. Total Float. Holgura Total La cantidad total de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse respecto de su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar una restricción del cronograma. Se calcula utilizando la técnica del método de la ruta crítica y determinando la diferencia entre las fechas de finalización tempranas y las fechas de finalización tardías. Variance. Variación Una desviación, cambio o divergencia cuantificable de una referencia conocida o valor previsto. Variance Analysis. Análisis de Variación Un método para resolver la variación total en el conjunto de variables de alcance, costo y cronograma en variantes del componente específicas que están asociadas con factores definidos que afectan las variables de alcance, costo y cronograma. Verify Scope. Verificar el Alcance El proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado.

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