Manual del Exhibidor Expo Santiago, Sheraton Santiago Hotel & Convention Center, Santiago, Chile El Exhibidor se compromete a cumplir las condiciones de este documento y a aceptar los cambios posteriores que se hagan en beneficio de los intereses del evento o por causas de fuerza mayor.

DESCRIPCIÓN La compra de un stand habilita el ingreso de una persona para atenderlo sin costo. No debe registrarse en el sistema de registro en línea, solo debe ingresar sus datos en el momento de la compra del mismo en el formulario. Con el pago del stand queda validado tanto su registro como el de su stand. (Nota: el acceso de esta persona está limitado al área del Centro de Exhibición). Compra: Para proceder a la compra del stand, el potencial exhibidor deberá ingresar a este enlace para escoger el stand de su preferencia y continuar al pago. En la misma página se solicitará la siguiente información:   

Nombre de la institución Nombre de la persona que atenderá en el stand La indicación de los servicios adicionales requeridos deberá ser notificada a la empresa de montaje de su elección, no menos de 10 días antes del evento. El costo será asumido directamente por el exhibidor.

Ubicación: Hotel Sheraton, Santa María 1742, Santiago, Providencia Tamaño: Stand de 3mts. de largo x 2 mts. de profundidad x 2.5 mts. de altura. Paneles: Tablero aglomerado recubierto con melamina color blanco de 1 mts x 2.50 mts de altura cada uno y perfiles de aluminio 1 mts. Altura total de los paneles 2.50 mts. Cenefa: Se colocará una cenefa en la parte frontal del stand con el nombre de la institución en letras negras, con un máximo de 20 caracteres y el número del stand. Medida: 3 mts. de ancho X 0.20mts. de alto.

Electricidad: Potencia eléctrica base instalada de 500 W (220 volts), monofásica. Si el exhibidor requiriera de mayor energía y/o tomas de corriente adicionales, deberá solicitarlas a más tardar el 6 de junio de 2016 a la empresa de montaje seleccionada. Iluminación: Se proveerá de iluminación general en áreas comunes. Cada stand tendrá una barra superior con tres focos. Sin perjuicio de esto, cada exhibidor podrá instalar el sistema de iluminación que estime adecuado a sus necesidades, dentro de la limitación de energía asignada. La instalación de dicha iluminación debe ser realizada por un técnico electricista y sin estropear el material básico instalado. Mobiliario: Cada stand de exhibición cuenta con una mesa, dos sillas y un papelero. De requerir equipos y/o mobiliario adicional podrá llevar los que considere necesarios (mobiliario para exhibición u otros equipos que contribuyan a mejorar la presentación de la información) bajo las directrices proporcionadas para la decoración. Decoración: El espacio dentro de cada stand de exhibición deberá ser decorado; sin embargo, la parte exterior a éste deberá permanecer libre de obstáculos. La decoración no deberá exceder los 2.50 metros de altura. Diseño: El visual del diseño del stand, con sus respectivas medidas, deberá ser remitido antes del 31 de mayo para verificación de altura, profundidad y ancho. Sírvase dirigirlo a Laura Simonetti ([email protected]) y Pilar Fernández ([email protected]) Una vez verificado el arte, por favor asegúrese de enviarlo al proveedor de su elección a más tardar del 10 de junio.

OBLIGACIONES DEL EXHIBIDOR 

No subarrendar, total ni parcialmente, el (los) stand(s), ni cederlo(s), salvo autorización expresa y por escrito de PPPAméricas.  Abstenerse de exhibir muestras y de repartir publicidad que no corresponda al tema de PPPAméricas.  No se podrán usar imágenes ni referencias al Expo Santiago sin previa consulta con los organizadores.  Asumir el costo de decoración y ambientación del stand y los servicios adicionales solicitados.  No superar los 2,50 metros de altura en el diseño y la ambientación de su stand.  Reintegrar el stand y los elementos que le hayan sido suministrados en el estado en que los recibió.  Ocupar sólo el área que corresponde a su stand. No podrán ocupar pasillos, entradas, pasajes, ni ningún tipo de acceso o circulación del público con publicidad, objetos o muebles sin previa autorización de PPPAméricas. Tampoco podrá destinar el área de su espacio como corredor de paso para los asistentes, desvirtuando de esta manera el recorrido establecido por PPPAméricas.  Los expositores no podrán clavar, pintar, marcar, aplicar laca, adhesivo o cualquier otro recubrimiento en los pisos, paredes, columnas y estructura de los stands ni del Centro de Convenciones. No podrán hacer perforaciones ni clavar sobre las paredes del stand o panelería.  No modificar las instalaciones eléctricas, hidráulicas, telefónicas o de iluminación.  En caso de requerir servicios adicionales a los que ofrece la conferencia deben solicitarse a la organización antes del 3 de junio y serán de cargo de la empresa en trato directo con Hotel Sheraton o con la empresa de modulación según sea el requerimiento.  Retirar todos los elementos de su stand al finalizar el evento, a partir de las 18:30hrs. del martes 22 de junio hasta las 21:00 hrs.  Es de estricta obligación que el personal del stand esté presente durante los días del evento, desde el montaje hasta el desmontaje.  La persona que atenderá el stand debe portar permanentemente la credencial que así lo identifique para ingresar a la sede del evento, y trasladarse dentro de sus instalaciones (éstas únicamente sirven para atender el stand y no permiten acceder a las sesiones plenarias y técnicas).  En los stands no está permitido vender artículos, alimentos ni bebidas ni tampoco realizar transacciones de dinero. No está permitida la presencia de promotoras y anfitrionas.

FECHAS Y HORARIOS DE LA EXHIBICIÓN La exposición se abrirá simultáneamente con PPPAméricas, y permanecerá abierta en el mismo horario los días 21 y 22 de junio. El EXHIBIDOR velará por el cumplimiento en los horarios de apertura y cierre que se indicarán en el programa del evento. MONTAJE: Las empresas podrán ingresar al Centro de Convenciones para decorar sus stands a partir del día domingo 19 de junio a las 08:00 hrs. y hasta las 17:00hrs. Deberán indefectiblemente tenerlo listo para apertura al público el día lunes 20 de junio las 14:00hrs.

DESMONTAJE: una vez finalizado el evento, el martes 21 de junio a las 18:30 hrs. y como máximo hasta las 21:00 hrs., las empresas deberán retirar sus materiales y equipamiento, dejando el stand vacío y en las mismas condiciones en que lo recibieron. Pasado dicho horario, ni el PPPAméricas ni Expo Santiago se responsabilizan por los materiales y equipamientos olvidados.

POLÍTICA DE CANCELACIÓN La solicitud de cancelación debe enviarse por escrito a José Ignacio Ramírez Barba

[email protected] Las siguientes condiciones aplican: • Si la compra del stand se cancela antes del 20 de mayo, inclusive, y el pago del mismo ya ha sido realizado, PPPAméricas reintegrará el total del dinero recibido menos los gastos bancarios. • Si la compra del stand se cancela a partir o después del 21 de mayo, no se realizarán reembolsos parciales o totales del valor pagado.

RECOMENDACIONES 

 

Se aconseja a los EXHIBIDORES contratar pólizas de seguro propias, dado que los seguros contratados por PPPAméricas no cubren daños o perjuicios que sufran personas o bienes durante su permanencia en el Centro de Exhibición. Durante PPPAméricas, equipos como laptops y proyectores multimedia deben tener candados de seguridad. Sugerimos retirar las laptops por la noche. No se entregan pases de cortesía para que las empresas expositoras inviten clientes. El Centro de Exhibición de PPPAméricas está dirigido a y es visitado únicamente por los participantes del evento. Ante cualquier consulta o solicitud especial para su stand por favor contactarse con el responsable de la empresa oficial proveedora de las estructuras básicas de los stands:

Nolostand Oficial Provided José Miguel Alvarez [email protected] 56 2 2347-3400

RECOMENDACIONES PARA EL ENVÍO DE MATERIAL PROMOCIONAL 

En caso de que los interesados dispongan de un consignatario en Chile que se haga cargo de la liberación aduanera en el país, la fecha límite para la recepción de los materiales será el 15 de junio.



Para la coordinación del envío de sus muestras, PPPAméricas recomienda contactar al Sr. Alfredo Santander de CARGOSAN S.A, (email: [email protected]) quienes coordinan el envío desde origen en caso de ser necesario, hasta entrega en stand incluyendo trámite aduanal en país de origen y en Chile.

En cualquiera de las dos posibilidades, las mercaderías importadas una vez que ingresan a territorio chileno, deben pagar los tributos correspondientes que son, entre otros, los impuestos aduaneros, tasas por servicios prestados (portuarias o aeroportuarias), gastos de despachos, honorarios profesionales, tasas por admisión temporal, etc. PPPAméricas no se responsabiliza por la desaduanización de material; por tanto, el exhibidor asume los riesgos de enviar material por su cuenta y riesgo siendo entregada en tiempo y en forma. El servicio de recepción y entrega en stand tendrá un costo, este no incluye pago de derechos e impuestos por la importación y trámite de agente de aduana en caso de quedar retenido en aduana chilena. Se dispondrá de facilidades de bodegaje entre el 18 y 21 de junio. En caso de que requiera enviar materiales a Santiago, sírvase imprimir y llenar siguiente la etiqueta con la información solicitada.

DIRIGIDO A / ADDRESSED TO:

Laura Simonetti Sta María 1742, Santiago, Providencia ENVIADO POR / SENT BY: NOMBRE/ NAME: ____________________________________________________________________________________________________ INSTITUCION / INSTITUTION: _________________________________________________________________________________________ DIRECCION / ADDRESS: ______________________________________________________________________________________________

STAND No. ________ CAJON No. __ de __ (indicar el número total de cajas) AIRWAY BILL No. _______ (colocar el número de guía)

SAMPLES FOR FREE DISTRIBUTION WITH NO COMMERCIAL VALUE MUESTRAS PARA DISTRIBUCION GRATUITA SIN VALOR COMERCIAL BOXES CONTAIN PROMOTIONAL MATERIAL FOR DISTRIBUTION DURING THE EVENT CAJAS CONTIENEN MATERIAL PARA DISTRIBUCION DURANTE EL EVENTO

Descripción del contenido: Content description:

Tipo: Type:

Cantidad: Quantity:

(Indicar si se trata de publicaciones, revistas, folletos, souvenirs, DVD, CDS) Peso bruto: __________Kgs. Gross weight: ________Kgs.

Peso neto: _____________ Kgs. Net weight: _____________Kgs.

Exhibitor Manual Expo Santiago, Sheraton Santiago Hotel & Convention Center, Santiago, Chile The Exhibitor must comply with the terms and conditions of this document and accept further changes made if beneficial to all interested parties or due to a case of force majeure.

DESCRIPTION The purchase of a stand grants access at no additional cost to one person who will be in charge of the stand. This person does not need to register for the event but only enter his/her information at the time of purchase. Payment confirmation validates his/her access and stand purchase. (Note: this person’s access is limited to the Exhibition Center area). Purchase: In order to purchase a stand, the potential exhibitor shall enter this link, select the stand they wish to reserve and proceed as indicated, completing the payment process. The following information will be required:   

Name of the institution. Name of the person in charge of the stand. An indication of the additional services required to be notified to the installation company of your choice no less than 10 days before the event. The cost will be borne directly by the exhibitor.

Location: Sheraton Santiago Hotel and Convention Center, Santa María 1742, Santiago, Providencia Size: Stand 3 m width x 2 m depth x 2.5 m height. Panels: Chipboard coated with white melamine 1 m x 2.50 m tall each and aluminum profiles 1 m. Total height of panels is 2.50 m. Ornamental border: A border will be placed at the top front with the institution’s name (maximum 20 characters) in solid black letters followed by the stand number.

Electricity: Electric power installed base of 500 W (110 volts), single phase. If the exhibitors require higher energy and/or additional outlets, they should be requested to their selected assembly company no later than June 6th, 2016. Lighting: General lighting will be provided in common areas. Each stand will have 1 slim line lamp with three spotlights. Should the exhibitors require additional lighting, they are allowed to acquire it as long as it complies with the energy allocation. The set-up of the aforementioned lighting must be done by an accredited electrician making sure the basic material already installed is not damaged. Furnishing: A table, two chairs and a trash can are provided. The exhibitors may use as much furniture or elements as they deem necessary at their own cost and under the decoration guidelines. Decorations: The space within each exhibit booth must be decorated. However, the outside must remain free of obstacles. The height of the decorative materials should not exceed 2.50 meters. Design: The visual design of the stand, with its respective measurements, must be submitted by Tuesday, May 31st to check height, depth and width. Please send it to Laura Simonetti ([email protected]) and Pilar Fernández ([email protected]). Once the visual design has been verified, please remember to send it to the provider of your choice no later than June 10th.

EXHIBITOR’S RESPONSIBILITIES      



 

  

 

No subletting (total or partial). The stands are not to be transferred, unless you have express authorization and written consent from PPPAmericas. Abstain from exhibiting displays and sharing publicity that does not correspond to the theme of PPPAmericas. Assume the decoration and ambience costs of the stand, as well as the costs of the additional required services. Do not exceed the 2.5 meters of height in the design and the decoration of the stand. Exhibitors are required to return all used areas in their original condition, clearing away work debris. Occupy only the space which corresponds to the stand. Corridor entrances, passageways, or any type of access or public circulation areas cannot be blocked with publicity, objects or furniture without prior authorization from PPPAmericas. Exhibitors cannot nail, paint, mark, apply lacquer, adhesives, or any other cover to the floors, walls, columns, and structure of the stands or the Convention Center. The walls and panels of the stand cannot be nailed or drilled. Do not modify the electrical, hydraulic, telephone or lighting installations. If your company needs additional services which are not included, please contact Sheraton Santiago Hotel and Convention Center. These services will be charged directly to the exhibitor. All materials must be removed from the stand once the event is over. Material may be removed starting Wednesday, June 22nd at 18:30h. It is strictly mandatory that the stand personnel be present during the event days, from set-up to disassembly. The person in charge of the stand must wear the identification badge at all times to gain entrance to the exhibition area. The ID badge does not grant access to panels and technical sessions. Selling articles, food or drinks, or completing money transactions is prohibited in the stands. The presence of hostesses and marketers are not allowed.

DATES AND TIMES OF DISPLAY The exhibition will open simultaneously with PPPAmericas, and will remain open during the same hours on June 21st and 22nd. The exhibitor will adhere to the opening and closing hours which are indicated in the event program. SET UP: Companies may enter the Convention Center to decorate their stands on Sunday, June 19th from 8:00h to 17:00h and should have them ready for opening to the public on Monday, June 20th at 14:00h.

DISASSEMBLY: After the event has ended, on Tuesday, June 21st at 18:30h and no later than 21:00h exhibitors shall withdraw their materials and equipment, leaving the stand empty and in the same condition in which it was received. After this time, neither the PPPAmericas Logistics Company nor Expo Santiago will be responsible for lost materials and equipment.

CANCELLATION POLICY Cancelation notifications must be sent in writing to José Ignacio Ramírez Barba [email protected] The following cancelation conditions apply:  If the purchase of a stand is canceled on or prior to May 20th, 2016, and the payment has already been made, PPPAmericas will reimburse the total amount of money received after deducting any transactional fees incurred.  If the purchase of a stand is canceled on or after May 21st, 2016, neither total nor partial reimbursement will be made of any amount paid. RECOMMENDATIONS 



Exhibitors are advised to contract personal insurance policies, given that the insurers contracted by PPPAmericas will not accept liability for damages or injuries suffered by persons or goods during their presence in the Exhibition Center. During PPPAmericas, equipment such as laptops and multimedia projectors, if left overnight, will be at the exhibitor’s own risk. We suggest removing the laptops during the night.



PPPAmericas does not provide courtesy passes for exhibitors to invite their clients.

The exhibition is organized for and is visited only by participants in the event. For any special request related to your stand, kindly contact the logistics company or the official provider: Nolostand Oficial Provided José Miguel Alvarez [email protected] 56 2 2347-3400

RECOMMENDATIONS FOR THE SHIPPING OF PROMOTIONAL MATERIAL  

In case the Exhibitor has a local affiliate who accepts responsibility for customs regulations, the materials must be received by June 15th, 2016. PPPAmericas recommends shipping material through Cargosan S.A. by contacting Mr. Alfredo Santander (email: [email protected]). Cargosan is a company that coordinates and oversees the transportation of material, including all related customs clearance formalities in the country of origin and in Chile.

In any of the two scenarios, imported goods must pay the appropriate taxes after entering Chilean territory, which may include customs duties, internal taxes, fees for services (port or airport), offices expenses, professional fees, etc. PPPAmericas is not responsible for the customs clearance of material. The exhibitor assumes the risks of shipping material and ensures on-time delivery in perfect condition. We will have storage facilities available between June 18th and 21st. If you need to ship materials to Santiago, please print and fill out the label with the requested information.

DIRIGIDO A / ADDRESSED TO:

Laura Simonetti Sta María 1742, Santiago, Providencia ENVIADO POR / SENT BY: NOMBRE/ NAME: ____________________________________________________________________________________________________ INSTITUCION / INSTITUTION: _________________________________________________________________________________________ DIRECCION / ADDRESS: ______________________________________________________________________________________________

STAND No. ________ CAJON No. __ de __ (indicar el número total de cajas) AIRWAY BILL No. _______ (colocar el número de guía)

SAMPLES FOR FREE DISTRIBUTION WITH NO COMMERCIAL VALUE MUESTRAS PARA DISTRIBUCION GRATUITA SIN VALOR COMERCIAL BOXES CONTAIN PROMOTIONAL MATERIAL FOR DISTRIBUTION DURING THE EVENT CAJAS CONTIENEN MATERIAL PARA DISTRIBUCION DURANTE EL EVENTO

Descripción del contenido: Content description:

Tipo: Type:

Cantidad: Quantity:

(Indicar si se trata de publicaciones, revistas, folletos, souvenirs, DVD, CDS) Peso bruto: __________Kgs. Gross weight: ________Kgs.

Peso neto: _____________ Kgs. Net weight: _____________Kgs.