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ESTUDIO TÉCNICO PARA LA REESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA

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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

PUERTO RONDÓN, SEPTIEMBRE DE 2006

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INTRODUCCIÓN Consecuente con los resultados del Estudio Técnico de Reestructuraron Administrativa de la Alcaldía del Municipio de Puerto Rondón se elaboró el presente Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, que nos permite exigirles a los funcionarios un ejemplar desempeño administrativo y el lleno de los requisitos para su ingreso y promoción. Gracias a las nuevas herramientas legales que dicta la ley 909 del 2004 y sus decretos reglamentarios y que hemos puesto en práctica, la Alcaldía del Municipio de Puerto Rondón ha dejado de ser una entidad pública lenta y burocrática para convertirse en una entidad más eficiente, eficaz y comprometida con la solución de los problemas de la comunidad del Municipio de puerto Rondón. Con la expedición de la Ley 909 de 2004, se introduce el concepto de competencias laborales en la Administración Pública para desempeñar un empleo público incluyendo los requisitos de estudios y experiencia, así como también las demás condiciones para el acceso al servicio público, las cuales deben ser coherentes con el contenido funcional del empleo. Al caracterizarse un empleo público a partir de un enfoque de competencias laborales, sus implicaciones son de enorme repercusión pues los procesos de selección deberán considerar este elemento, al igual que todos los procesos de gestión del personal; por lo tanto, la capacitación y la evaluación del desempeño, deberán estar fundamentados en competencias laborales.

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El presente Manual nos permite conocer la estructura del nivel central del Municipio de Puerto Rondón. En él se ha establecido la Planta de personal en forma global determinando una serie de cargos de acuerdo con los niveles, nomenclatura y clasificaciones de que dicta el Decreto 1227 de 2005, y en concordancia con los resultados del estudio técnico de reestructuración administrativa

el cual deberán ser

proveídos por la administración municipal para el cumplimiento de la misión institucional. Nos muestra también la distribución ocupacional requerida dentro de cada dependencia. Pero fundamentalmente, es un instrumento indispensable para el correcto y cabal desempeño de las funciones propias e independientemente de las que, por distribución interna del trabajo de cada dependencia u área, ordene el jefe inmediato, los cuales también forman parte de las obligaciones del Servidor público. Es indispensable destacar la colaboración que en la realización de éste Manual prestaron cada uno de los funcionarios de la Administración municipal, quienes contribuyeron preparando y suministrando la información acerca de las tareas, actividades, funciones asignadas al personal de su dependencia.

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1. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Para el cumplimiento de su Misión institucional la Alcaldía del Municipio de Puerto Rondón tendrá la siguiente estructura: 1. NIVEL CENTRAL 1. 2.

DESPACHO DEL ALCALDE SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Tesorería Inspección de Policía Área de Programas Sociales Servicios Administrativos

3.

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS

3.1

Planeación Municipal – Banco de Programas y Proyectos

2. OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES DEL MUNICIPIO DE PUERTO RONDÓN 2.1 Objetivos del Municipio El Municipio de Puerto Rondón tiene como finalidad: Servir a la comunidad Promover la Prosperidad General en procura del desarrollo integral de sus habitantes La preservación de sus valores morales, culturales y patrimoniales MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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El desarrollo de su territorio El rescate y fortalecimiento de los bienes del Municipio y todo que tenga que ver con la satisfacción de sus necesidades como conglomerado social y, El mejoramiento de su calidad de vida.

2. 2

Funciones Generales del Municipio

La Ley 136 de 1994 contempla normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios y de sus funciones son:

Administrar los asuntos Municipales y prestar los servicios públicos. Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el progreso municipal. Promover la participación comunitaria y el mejoramiento de sus habitantes. Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio. Solucionar las necesidades en salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable y demás necesidades de la comunidad. Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales. Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del municipio. Aparte de las anteriores el municipio tendrá otras responsabilidades contempladas en la ley 60 de 1993, que fue derogado por la ley 715 de 2.001, decreto ley 1333 de 1986, decreto ley 77, 78, 80 de 1987, ley 388 de 1997, ley 607 de 2.000, Normatividad de la cual se concluye la siguiente relación de servicios y responsabilidades a cargo del Municipio. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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En vías y transporte, incluye: construcción, pavimentación y remodelación de calles y conservación de carreteras Veredales. Servicios de aseo público, tratamiento y disposición final de basuras. Acueductos, alcantarillados y demás aspectos de saneamiento ambiental. Servicios de energía, gas y teléfono. Servicios sociales y equipamiento comunitario. Prestación de primer nivel de atención básica en salud. Construcción y adecuación de los centros de ancianos, programas de nutrición y protección a la niñez y la inhumación de cadáveres pobres. Construcción y adecuación de los planteles educativos. Construcción y adecuación de campos deportivos. Otorgamiento de subsidios a personas de escasos recursos. Para asegurar la consolidación progresiva del bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población, en la elaboración, aprobación y ejecución de los planes de desarrollo de las entidades territoriales, se debe tener como criterio especial en la distribución territorial del gasto público, el numero de personas con necesidades básicas insatisfechas, la población y la eficiencia fiscal y asignación. Con el fin de asegurar la real ejecución de los planes, programas y proyectos que se incluyan en los planes de desarrollo del municipio, las respectivas autoridades de planeación, propenderán porque aquellos tengan cabal culminación. Las estrategias, programas y proyectos de los planes de desarrollo deben ser factibles de realizar, según las metas propuestas y el tiempo disponible para alcanzarlas, teniendo en MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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cuenta la capacidad de administración, ejecución y los recursos financieros a los que es posible acceder. Los planes de desarrollo del municipio de Puerto Rondón, sin perjuicio de la autonomía, deberán tener en cuenta para su elaboración las políticas y estrategias del plan nacional de desarrollo para garantizar la coherencia.

3 . MISIÓN Y VISIÓN DEL MUNICIPIO DE PRUERTO RONDÓN 3.1

Misión

Brindar calidad en la prestación de servicios, en forma eficiente, eficaz y oportuna para la comunidad en pro de su calidad de vida, además de administrar adecuada y eficazmente los recursos a su cargo, en defensa de los intereses de la comunidad, fomentando el trabajo equitativo de sus habitantes. 3.2

Visión

El Municipio de Puerto Rondón será a corto y mediano plazo una región con desarrollo sostenible en sus renglones principales de la agricultura y la ganadería por medio de cadenas productivas aprovechando su potencial Ambiental, una infraestructura social y productiva que fomente el Ecoturismo. Con una administración eficiente y transparente y una comunidad con sentido de pertenencia, partícipe en los procesos institucionales tendientes a mejorar la calidad de vida de sus habitantes gestores del desarrollo local, con una convivencia en paz.

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4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL De acuerdo con el Estudio Técnico de Reestructuración Administrativa el Municipio de Puerto Rondón adoptó la siguiente estructura administrativa:

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MUNICIPIO DE PUERTO RONDÓN

DESPACHO DEL ALCALDE Auxiliar Administrativo

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TESORERIA

INSPECCIÓN DE POLICIA

ÁREA DE PROGRAMA SOCIALES

ÁREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS

ÁREA BANCO PROGRAMAS Y PROYECTOS

Apoyo

Auxiliar Administrativo

AUXILIAR ADMINISTRATIVO Misional

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RESOLUCIÓN No. 354 de 2006. (09 OCTUBRE 2006)

“Por la cual se ajusta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la alcaldía de Puerto Rondón” EL ALCALDE DE PUERTO RONDÓN En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y específicamente de las que le confiere el numeral 7º del artículo 315 de la Constitución política de Colombia, el numeral 4º del artículo 91 de la Ley 136 de 1994 y los artículos 13 y 28 del Decreto Ley 785 de 2005. RESUELVE ARTÍCULO 1.-. Ajustar y establecer el Manual de Funciones y de Competencias Laborales para los diferentes empleos que conforman la Planta de Personal de la Administración Municipal de PUERTO RONDÓN, fijada por el Acuerdo 013 del 25 de Agosto de 2006, cuyas funciones deberán ser cumplidas por los funcionarios con criterios de eficiencia y eficacia en orden al logro de la misión, objetivos y funciones que la ley y los reglamentos se señalen a la Alcaldía del Municipio de Puerto Rondón, así:

DESCRIPCIÓN DE CARGOS, FUNCIONES Y COMPETENCIAS COMPETENCIA

Liderazgo

NIVEL DIRECTIVO DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA

CONDUCTAS ASOCIADAS

- Mantiene a sus colaboradores motivados. - Fomenta la comunicación clara, directa y concreta. Guiar y dirigir grupos y establecer - Constituye y mantiene grupos de trabajo y mantener la cohesión de grupo con un desempeño conforme a los necesaria para alcanzar los estándares. objetivos organizacionales - Promueve la eficiencia del equipo. - Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores.

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Planeación

Toma de decisiones

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Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas

Elegir entre una o varias alternativas. Para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión

Dirección y Desarrollo de Personal

Favorecer el aprendizaje y el desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras.

Conocimiento del entorno

Estar

al

tanto

de

las

- Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. - Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales. - Anticipa situaciones y escenarios futuros con acierto. - Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales. - Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. - Busca soluciones a los problemas. Distribuye el tiempo con eficiencia. - Establece planes alternativos de acción. - Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar. - Efectúa cambios complejos y comprometidos. - En sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización. - Decide bajo presión. - Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre. - Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para satisfacerlas. - Permite niveles de autonomía con el fin de estimular el desarrollo integral del empleado. - Delega de manera efectiva sabiendo cuando intervenir y cuando no hacerlo. - Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los estándares de productividad. - Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. - Tiene en cuanta las opiniones de sus colaboradores. - Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. - Conoce y hace seguimiento a las

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circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el Entorno organizacional.

políticas gubernamentales. - Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales.

-

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES ALCALDIA DE PUERTO RONDÓN I. IDENTIFICACIÓN Central Nivel : Alcalde Denominación del empleo: 005 Código: 01 Grado: Uno (1) No de cargos: Despacho del Alcalde Dependencia: II. PROPÓSITO PRINCIPAL Liderar la acción administrativa del municipio para garantizar el bienestar de los habitantes y promover el desarrollo social, político y económico. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, los decretos del gobierno, las ordenanzas, y los acuerdos del concejo, y las que le fueren delegadas por el Presidente de la República o Gobernador de Arauca. 2. Conservar el orden público en el municipio, de conformidad con la ley y las instrucciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del respectivo gobernador. El alcalde es la primera autoridad de la policía del municipio. La policía nacional cumplirá con prontitud y diligencia las órdenes que le imparta el alcalde por conducto del respectivo comandante. 3. Dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes o directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes. 4. Suprimir o fusionar entidades y dependencias municipales, de conformidad con los acuerdos respectivos. 5. Presentar oportunamente al Concejo los proyectos de acuerdo sobre los planes y programas de desarrollo económico y social, obras públicas, presupuesto anual de rentas y gastos y los demás que estime convenientes para la buena marcha del municipio. 6. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el concejo y objetar los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurídico. 7. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los Acuerdos correspondientes. No podrá crear obligaciones que exceda el MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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monto global fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado. 8. Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de sus funciones, presentarle informes generales sobre su administración y convocarlo a sesiones extraordinaria, en las que solo se ocupará de los temas y materiales para los cuales fue citado. 9. Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversión y el presupuesto. 10. Formular políticas institucionales y adoptar planes, programas y proyectos. 11. Dictar las medidas sobre orden público sean requeridas por el Presidente de la República o por el Gobernador cuando la necesidad lo exija o las conveniencias publicas lo aconsejen. 12. Planear, organizar, dirigir y ejercer el control de gestión pública municipal a fin de lograr el cumplimiento de la finalidad social del Estado, como es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población, mediante la solución de las necesidades insatisfechas de la salud, educación, saneamiento ambiental entre otras. 13. Ejercer la función coactiva, para hacer efectivo el cobro puntual de las obligaciones a favor del municipio 14. 13. Las demás asignadas en la Constitución Política, la ley o reglamento. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Actuaciones ceñidas a los principios constitucionales desarrollados en la normalidad vigente. 2. Seguridad ciudadana y orden público que permitan el normal desarrollo de todas las actividades en el ente territorial. 3. Procesos que favorezcan el mejoramiento de la gestión en salud, educación, deporte, cultura y recreación. 4. Condiciones suficientes para garantizar la participación de la comunidad. 5. Entidades eficientes y eficaces que satisfagan las necesidades municipales. 6. Acuerdos o proyectos de acuerdo que respondan a criterios legales, útiles y convenientes al interés general. 7. Informes oportunos que faciliten la interacción con otras entidades públicas. 8. Políticas, planes programas y proyectos para satisfacer las necesidades de los habitantes del municipio. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Gerencia Pública 2. Manejo y solución de Conflictos 3. Conocimiento de las necesidades de la Población MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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4. Información sobre la situación de las finanzas del Municipio 5. Condiciones socioeconómicas de la población y el potencial productivo 6. Visión y proyección de futuro del desarrollo del municipio. VI. REQUISITOS 1. Ser ciudadano Colombiano en ejercicio. 2. Haber nacido o ser residente en el municipio durante un año anterior a las fecha de inscripción o durante 3 años consecutivos en cualquier época.

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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES IDENTIFICACIÓN SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Central Nivel : Secretario de Despacho Denominación del empleo: 020 Código: 02 Grado: Uno (1) No de cargos: Donde se ubique el cargo Dependencia: Quien ejerza supervisión directa Cargo del Jefe inmediato II. PROPÓSITO PRINCIPAL Adelantar políticas, planes, programas y proyectos en desarrollo social, administración de personal, contratación, manejo de recursos físicos, participación ciudadana y orden público, con el fin de mejorar la calidad de vida y la gestión del municipio. Asegurar la financiación, programas y proyectos del municipio, mediante el recaudo y administración de los recursos públicos con transparencia, eficacia, eficiencia y oportunidad III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear, dirigir y controlar las actividades de las áreas a su cargo. 2. Determinar las necesidades en materia de recursos humanos, físicos, informáticos y logísticos del nivel central de la administración municipal, para diseñar los planes y programas de funcionamiento que deban adoptar las dependencias de la Alcaldía. 3. Coordinar con el funcionario responsable la implementación de los diferentes programas de políticas sociales. 4. Asegurar el cumplimiento de los programas del Régimen Subsidiado de Salud. 5. Coordinar con el funcionario de programas sociales y la interventoría en salud la contratación de ARS e IPS. 6. Establecer de acuerdo a la ley para el funcionamiento del SISBEN, las necesidades de salud, vivienda y educación. 7. Trazar programas y fijar políticas para las distintas dependencias a su cargo y controlar la ejecución. 8. Velar por el respeto a los derechos civiles, garantías sociales y salvaguardar la vida, honra y bienes de los ciudadanos. 9. Colaborar con la rama jurisdiccional y el Ministerio Público para el correcto desempeño de sus funciones. 10. Atender todo lo relacionado con inversiones de bienes de uso público. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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11. Controlar las rifas, juegos y espectáculos, ventas ambulantes, y aplicar las sanciones respectivas en aso de violación. 12. Coordinar lo relacionado con negocios civiles y penales, con las Inspecciones de policía, rifas, juegos y espectáculos y de pesas y medidas. 13. Elaborar Decretos, Resoluciones y providencias que le correspondan dictar al Alcalde y que sean delegadas. 14. Dirigir, coordinar y adelantar la gestión de personal para el desarrollo del talento humano en los servidores públicos al servicio del municipio. 15. Dirigir y coordinar los programas de desarrollo institucional, los métodos y procedimientos administrativos para garantizar la calidad en los servicios prestados y la eficiencia en los trámites. 16. Adelantar y coordinar conjuntamente con el alcalde todos los procesos de contratación de bienes y servicios cumpliendo con la normatividad vigente. 17. Vigilar y controlar la adquisición, manejo y aplicación de los recursos físicos del municipio. 18. Preparar los Proyectos de Acuerdo relativos a su dependencia, los proyectos de decreto que deban dictarse en ejercicio de las atribuciones del Alcalde y liderar la ejecución de las decisiones y órdenes del mismo. 19. Diseñar, dirigir y coordinar los programas tendientes a fortalecer la participación ciudadana a través de diferentes instrumentos que establece la ley. 20. Coordinar con las autoridades civiles, militares y de policía la preservación del orden público en el municipio. 21. Diseñar y controlar los mecanismos de acción, estrategias, programas y de gestión de ésta secretaría. 22. Aplicar el sistema de carrera administrativa en relación con los procedimientos y políticas de ingreso, permanencia, promoción y retiro de los servidores públicos de la Administración, desarrollar y ejecutar las políticas de bienestar social y laboral relacionados con la capacitación, desarrollo y calidad de vida laboral, así como también atender oportunamente todo lo relacionado con el régimen pensional, riesgos profesionales y salud ocupacional. 23. Dar curso a las consultas que en materia jurídica formule el Despacho de la Alcaldía y los jefes de las demás dependencias de la Administración Municipal, así como también las realizadas por los particulares en relación con misiones institucionales. 24. Preparar los proyectos de Decreto y Acuerdos relativos a la Administración, que deben dictarse en MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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ejercicio de las atribuciones del Alcalde y concejo respectivamente y liderar la ejecución de las decisiones y órdenes del mismo. 25. Asistir y asesorar al Alcalde en los temas de su competencia. 26. Recibir, clasificar, custodiar, conservar y distribuir los bienes y elementos necesarios para el buen funcionamiento de la Administración Central. 27. Diseñar y formular el sistema de información sobre rotación de inventarios que sirvan de base para la elaboración del Plan Anual de Compras (PAC). 28. Coordinar y elaborar conjuntamente con el funcionario de servicios administrativos y el comité de compras el plan anual de compras. 29. Coordinar con el área de servicios administrativos el suministro oportuno de los bienes y servicios necesarios para dar continuidad a los servicios encomendados. 30. Implantar sistemas de información que garanticen agilidad y confiabilidad en los procesos en que interactúa la administración central. 31. Adelantar y coordinar los procesos de captación, administración y destinación de los recursos financieros del municipio. 32. Proponer y desarrollar la política fiscal, financiera y presupuestal para el cumplimiento de los programas propuestos en el plan de desarrollo municipal. 33. Adelantar y analizar estadísticas y estudios sobre las finanzas públicas del municipio, relacionados con sus ingresos, gastos de funcionamiento, deuda pública e inversión y coordinar con la secretaria de Planeacion la consolidación de la información. 34. Efectuar los estudios para la constitución, administración y control de fondos para administrar recursos de destinación específica. 35. Preparar, dirigir, y coordinar la programación, presentación, liquidación y ejecución del presupuesto municipal. 36. Expedir los actos administrativos tales como certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales, proyectos de traslados, y reducciones presupuestales, de conformidad con los procedimientos y la normatividad vigente, requeridos por las distintas dependencias y entidades de la administración municipal, departamental y nacional. 37. Controlar los ingresos, los gastos de funcionamiento, la deuda pública y la inversión del municipio. 38. Adelantar, dirigir, coordinar y controlar la contabilidad del municipio para elaborar los informes que le MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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sean requeridos por las autoridades correspondientes. 39. Controlar las operaciones de tesorería para garantizar que éstas se efectúen con sujeción a los principios de oportunidad, seguridad, rentabilidad y liquidez. 40. Adelantar y coordinar la cancelación oportuna de las obligaciones adquiridas. 41. Proferir los actos administrativos, requerimientos, pliegos de cargos y actos de trámite relacionados con la actuación fiscalizadora e impositiva, de acuerdo con el Estatuto de Rentas del Municipio. 42. Establecer junto con los responsables del Control Interno los procedimientos administrativos necesarios, con sus respectivos mecanismos de control, de tal manera que se obtenga oportunamente, calidad y cobertura en los servicios que debe atender y eficiencia en los trámites oficiales. 43. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Programas de vacaciones y bienestar social para estimular al talento humano al servicio del municipio. 2. Programas de capacitación y actualización para mejorar el desempeño de los servidores públicos municipales. 3. Programas de desarrollo institucional para garantizar una gestión eficiente. 4. Contratos ajustados a la ley para conseguir la correcta ejecución de los planes, programas y proyectos de la Alcaldía. 5. Sistema de gestión de recursos físicos para racionalizar el gasto y el uso de los bienes públicos. 6. Programas para fortalecer la participación y veeduría ciudadana. 7. Orden público para el normal desarrollo de las actividades de la población. 8. Programas para resolver los conflictos y diferencias en la población. 9. Proyectar las providencias y los actos administrativos relacionados con los procesos y recursos que se adelanten contra la Administración Municipal. 10. Clasificación y conservación de los bienes y elementos necesarios para el buen funcionamiento de la Administración Municipal. 11. Recursos financieros para garantizar el pago de las obligaciones del municipio. 12. Plan financiero y plan anual mensualizado de caja que viabilice la aplicación adecuada de los recursos. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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13. Política fiscal, presupuestal y financiera para adelantar el plan de desarrollo municipal. 14. Estudios financieros para decidir acerca de la inversión a realizar. 15. Proyecto de presupuesto municipal para presentarlo al alcalde. 16. Actos administrativos para concretar los planes, programas y proyectos del municipio. 17. Mecanismos para controlar los ingresos, los gastos de funcionamiento, la deuda pública y la inversión del municipio. 18. Contabilidad actualizada para elaborar los informes solicitados por las autoridades competentes. 19. Informes con destino a las entidades de control fiscal y demás órganos de control. 20. Ordenes de pago y soportes para la cancelación oportuna de las acreencias. V. CONOCIMEINTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Seguridad social. 2. Nociones básicas en derechos humanos. 3. Administración de personal. 4. Administración de recursos físicos. 5. Nociones básicas de derecho público. 6. Mecanismos de participación ciudadana. 7. Plan de desarrollo municipal. 8. Normas sobre contabilidad gubernamental. 9. Normas presupuestales de carácter territorial. 10. Plan financiero. 11. Proyectos de Inversión. 12. Nociones básicas de economía pública. 13. Administración de recursos financieros. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO EXPERIENCIA Título de Tecnólogo en Administración Pública, Un año de experiencia relacionada. Administración, Ingeniería Industrial o Economía.

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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES ALCALDIA DE PUERTO RONDÓN IDENTIFICACIÓN SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS Central Nivel : Secretario de Despacho Denominación del empleo: 020 Código: 01 Grado: Uno (1) No de cargos: Secretaría de Planeación y Obras Públicas Dependencia: Alcalde Cargo del Jefe Inmediato: II. PROPÓSITO PRINCIPAL Formular, adelantar, dirigir y controlar políticas, planes, programas y proyectos de acuerdo al Plan Nacional, Departamental y Municipal de Desarrollo, con el fin de mejorar el nivel y calidad de vida de los habitantes del territorio y la gestión del municipio. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asegurar la consolidación y desarrollo de un Sistema Municipal de Planeación, en el cual interactúen todos los sectores de los diferentes niveles de acción administrativa de la Alcaldía en interacción con las comunidades del municipio. 2. Coordinar el diseño y dirigir la elaboración, presentación y ejecución del Plan de Desarrollo del municipio. 3. Elaborar en coordinación con el área de presupuesto de la Secretaría Administrativa y Financiera el Plan Operativo Anual de Inversiones, 4. Asesorar a la Secretaría Administrativa y Financiera en la elaboración del Plan Financiero. 5. Realizar estudios de prefactibilidad, económica y social para cada uno de los proyectos de inversión que se elaboren en el municipio. 6. Asesorar a la administración municipal en la formulación de políticas, estudios de carácter técnico, ambiental y financiero para dar aplicación al plan de desarrollo. 7. Dirigir y coordinar las relaciones interinstitucionales necearías para obtener recursos de inversión y establecer convenios y alianzas estratégicas en temas que propendan por generar competitividad al municipio. 8. Dirigir, promover y priorizar, las acciones que demande el municipio para suplir sus necesidades en materia de infraestructura vial, de servicios públicos y prevención y atención de desastres. 9. Evaluar la cobertura y estado de las construcciones y las necesidades que en infraestructura educativa, administrativa, de servicios de salud y vial que tiene el municipio, para proponer políticas, estrategias, programas y proyectos, encaminados a garantizar la prestación de estos servicios en las mejores condiciones. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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10. Garantizar que la planeación de las obras de infraestructura responda a las necesidades mínimas, coordinando la ejecución de los programas y proyectos que adelanta la administración municipal. 11. Evaluar y promover sistemas de gestión y financiamiento, departamental, nacional e internacional, para el desarrollo de obras de infraestructura que demande el progreso local. 12. Coordinar proyectos que promuevan al conocimiento la formación y educación, práctica y ejercicio de los derechos previstos constitucionalmente y sus desarrollos normativos, a través de los cuales se proteja y fortalezca todas las formas de participación ciudadana, las organizaciones sociales y comunitarias y las poblaciones vulnerables. 13. Ofrecer la asistencia y asesoría a los organismos comunales en las formalidades, procedimientos y requisitos que deban observar sus actuaciones. 14. Asesorar a las demás dependencias de la Administración Municipal en la elaboración y presentación de los planes, programas y proyectos que deban realizar. 15. Adelantar y/o coordinar los diseños, estudios, proyectos e interventorías que requieran las obras públicas municipales. 16. Efectuar los análisis de gestión y de costos por tipo de obra y actualizar los precios mediante el catalogo único de bienes y servicios y obra pública. 17. Adelantar y coordinar conjuntamente con el alcalde todos los procesos de contratación de Obras físicas bienes cumpliendo con la normatividad vigente. 18. Evaluar los impactos ambientales que se prevea generará la ejecución de las obras de infraestructura y realizar los planes de manejo necesarios para eliminarlos y/o mitigarlos, en aras de obtener las licencias o permisos establecidos en las normas vigentes. 19. Recibir y verificar de acuerdo a los proyectos, contratos y normas establecidas, las obras terminadas por los contratistas y liquidar los contratos cuando sea nombrado como interventor de ellos. 20. Controlar el manejo de maquinaria y equipos a cargo de la administración central. 21. Adelantar estudios técnicos y análisis de las áreas de influencia de las obras de infraestructura para determinar la cobertura y especificaciones que demanden los proyectos 22. Coordinar las actividades a cargo de los funcionarios de su dependencia. 23. Imponer sanciones o multas por violación a las normas o reglamentos relativos a la enajenación de vivienda, construcción de vivienda, uso del suelo y amoblamiento del espacio público. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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24. Recibir, estudiar y expedir las solicitudes de licencias de urbanización, construcción o remodelación, vigilando el correcto cumplimiento por parte de propietarios, constructores de los compromisos adquiridos en las respectivas licencias. 25. Expedir certificados de demarcación, nomenclaturas y usos del suelo. 26. Elaborar el inventario físico de los predios del municipio y la formación cartográfica y mantenerla actualizada. 27. Prestar servicios de apoyo en el diseño de vivienda tipo para la población de escasos recursos. 28. Atender al público beneficiario de los programas y proyectos a cargo de su dependencia. 29. Preparar, revisar o actualizar el Esquema de Ordenamiento Urbano del municipio, en coordinación con las entidades planificadoras existentes. 30. Supervisar el buen funcionamiento y prestación de los servicios públicos en el diseño y ejecución de los diferentes planes, programas y proyectos en el sector de agua potable y saneamiento básico. 31. Dirigir y coordinar el área de planeación y obras públicas en el diseño y ejecución de planes, programas y proyectos de obras de infraestructura y planificación física. 32. Supervisar el área de desarrollo social en el diseño y ejecución de los diferentes planes, programas y proyectos implementados en el municipio. 33. Coordinar la evaluar los planes de desarrollo e inversión municipales con el funcionario de Banco de programas y proyectos 34. Dirigir y coordinar el diseño y la delegación o contratación de la construcción, mantenimiento y adecuación de las obras de infraestructura generales que deba acometer la administración municipal, para el logro de los objetivos sociales a cargo de las diferentes dependencias o áreas del municipio. 35. Establecer la metodología y técnica en los procesos de interventoría y/o supervisión de la interventoría contratada, con el fin de garantizar la calidad, costos y estabilidad de las obras de infraestructura. 36. Diseñar, implementar y coordinar el sistema de control interno de la Alcaldía municipal. 37. Implantar sistemas de información que garanticen agilidad y confiabilidad en los procesos en que se interactúan la Administración Central 38. Dirigir y coordinar el servicio de maquinaria y equipos de la Administración Municipal 39. Autorizar el suministro de combustible y demás a los equipos y maquinarias Municipal. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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40. Participar en la formación de una cultura de autocontrol en la gestión de la dependencia que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 41. Recibir, contestar requerimientos de información y rendir informes a los entes de control del nivel nacional, departamental y municipal. 42. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área del desempeño del cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Los Estudios de prefactibilidad y factibilidad para la ejecución de los proyectos de inversión se realizan conforme a normas técnicas y metodologías propuestas por el DNP. 2. Los Planes de necesidades de infraestructura educativa, administrativa, de servicios a la comunidad, salud y vial, se diseñan, elaboran y viabilizan en esta Dependencia. 3. Los Pliegos de condiciones o Términos de referencia son elaborados para las obras de infraestructura del municipio en condiciones de transparencia y velan por 4. Los Procesos de contratación de obras públicas son surtidas eficazmente y finalizadas las obras en las condiciones previstas. 5. Diagnósticos con la evaluación del estado de la infraestructura municipal y proyectos generan oportunidades para dar solución a problemas prioritarios del municipio. 6. Los funcionarios se apoyan en la Guía metodología para adelantar los procesos de interventoría, elaborada e implementada de acuerdo a las normas vigentes. 7. Las Obras de infraestructura son ejecutadas teniendo en cuenta los planes de manejo ambiental necesarios para eliminarlos y/o mitigarlos y aprobados por el organismo correspondiente. 8. Las Licencias y permisos obtenidos para la ejecución de las obras que demande el Plan de Desarrollo están acordes con las políticas ambientales y las normas vigentes. 9. El Plan de Desarrollo o sus modificaciones es revisado, aprobado y sancionado por el Alcalde, socializado con la comunidad y evaluado su avance y resultados e impactos finales. 10. El Plan indicativo y el Plan de Acción es coordinado y socializado con las diferentes dependencias de la administración municipal. 11. El Plan Operativo Anual de Inversiones –POAI es elaborado en concordancia con el Plan de Inversiones del Plan de Desarrollo, aprobado por el Compes o quién haga sus veces y remitido a la Secretaría Administrativa y Financiera para su inclusión en el proyecto de presupuesto anual, cumpliendo con la normatividad en esta materia. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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12. Políticas y estudios diseñados para implementar el plan de desarrollo y el esquema de ordenamiento territorial. 13. Las Calles, parques y avenidas del municipio son aseadas y mantenidas en buen estado para asegurar la salubridad, la recreación y la movilidad de quienes habitan en el municipio. 14. Los Convenios y alianzas estratégicas se gestionan para obtener recursos de inversión para el municipio. 15. Los Programas y proyectos son elaborados, aprobados y ejecutados para que atiendan las necesidades municipales en todos los sectores de la población. 16. Los Informes de interventorías son realizadas para controlar el desarrollo de la ejecución de las obras contratadas y conformes a normas vigentes. 17. Se democratiza la gestión pública como estrategia para la autogestión y la participación ciudadana. 18. Se estudian y analizan los Informes de desempeño para controlar la prestación de los de servicios públicos. 19. Las asesorías para normalizar la elaboración y presentación de los planes, programas y proyectos son atendidas diariamente con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de la gestión administrativa 20. Los Informes para evaluar la ejecución de los planes de desarrollo e inversión son realizados cumpliendo requisitos mínimos de información y metodologías exigidas por la administración y demás entes departamentales y nacionales. 21. Los Informes de desempeño son elaborados y entregados en el tiempo previsto para controlar el Área de Planeación y Obras Públicas. 22. El Sistema de control interno operando y con avances en eficiencia y eficacia en la gestión del ente territorial. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Plan de desarrollo municipal y normas que lo regulan. 2. Normas de competencias territoriales. 3. Estudios básicos en Ingeniería civil y/o arquitectura u obras civiles (diseño, construcción y supervisión) 4. Normas de Planeamiento físico urbano y rural 5. Conocimientos básicos de SICE, Autocad, Proyect, Sig. 6. Normas de Contratación Administrativa. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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7. Normas de Calidad 8. Nociones de administración. 9. Control Interno-MG 10. Metodología Ajustada de formulación de Proyectos-MGA. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO EXPERIENCIA Título de profesional en Ingeniería Civil, Ingeniería Catastral, o Arquitectura. Un año de Experiencia relacionada.

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DESCRIPCIÓN DE CARGOS, FUNCIONES Y COMPETENCIAS NIVEL PROFESIONAL

COMPENTENCIA

Aprendizaje continuo

Experiencia Profesional

Trabajo en equipo y colaboración

Competencias del Nivel profesional DEFINICIÓN DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Aprende de la experiencia de otros y de la propia. Se adapta y aplica nuevas tecnologías que se implantan a la organización. Aplica los conocimientos adquiridos a Adquirir y desarrollar los desafíos que se presentan en el permanentemente desarrollo del trabajo. conocimientos, destrezas y Investiga, indaga y profundiza en los habilidades, con el fin de temas de su entorno área de mantener altos estándares de desempeño. eficacia organizacional. Reconoce las propias limitaciones y las necesidades de mejorar su propagación. Asimila nueva información y la aplica correctamente. Analiza de modo sistemático y racional los aspectos del trabajo, basándose en la información relevante. Aplica reglas básicas y conceptos complejos aprendidos. Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de Identifica y reconoce con facilidad las causas de los problemas y sus problemas y transferirlo a su soluciones. entorno laboral. Clarifica datos sus situaciones complejas. Planea, organiza y ejecuta múltiples tareas tendientes a alcanzar resultados institucionales. - Coopera en distintas situaciones y Trabajar con otros de forma comparte información. conjunta y de manera - Aporta sugerencias, ideas y participativa, integrando. Opiniones. Esfuerzos para la consecución - Expresa expectativas positivas del de metas institucionales equipo de los miembros del comunes. mismo.

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Creatividad e Innovación

Generar y desarrollar nuevas ideas, conceptos, métodos y soluciones.

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Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para consecución de los objetivos grupales. Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad. Respeta criterios dispares y distintas opiniones del equipo. Ofrece respuestas alternativas. Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas, tecnologías. Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales. Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas específicas.

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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES ALCALDIA DE PUERTO RONDÓN IDENTIFICACIÓN ÁREA DE PLANEACIÓN Y BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Central Nivel : Profesional Universitario Denominación del Empleo: 219 Código: 02 Grado: Uno (1) No. de Cargos: Donde se ubique el cargo Dependencia: Quien ejerza la supervisión directa Cargo del Jefe inmediato: II. PROPÓSITO PRINCIPAL Garantizar el cumplimiento del plan de desarrollo y plan de ordenamiento territorial a nivel nacional, departamental y municipal, a través de la elaboración, ejecución y control de planes, programas, proyectos y estudios a fin de lograr el desarrollo social y económico del Municipio de Puerto Rondón. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Preparar, diseñar y presentar el plan de desarrollo municipal y el plan operativo anual e inversiones del municipio. 2. Realizar estudios de prefactibilidad y factibilidad económica y social para cada uno de los proyectos de inversión que se elaboren en el municipio. 3. Formular estudios de carácter técnico, ambiental y financiero para dar aplicación al plan de desarrollo. 4. Realizar el seguimiento, control y evaluar al plan de desarrollo económico, Social y de obras públicas y el Plan de inversiones del Municipio 5. Realizar en coordinación con la secretaria administrativa y financiera los estudios para las obras cuya financiación provenga de sistema de valorización u otra fuente para garantizar recursos de financiamiento. 6. Organizar y mantener actualizado el banco de programas y proyectos de inversión para concretar la inversión pública. 7. Hacer seguimiento y garantizar el cumplimiento de los programas y proyectos contenidos en el Plan de Desarrollo y Esquema de ordenamiento territorial. 8. Determinar la necesidad de información estadística requerida por el municipio para la formulación de políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo. 9. Recopilar, analizar, validar y ajustar la información primaria y secundaria que se allegue a esa dependencia. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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10. Evaluar conjuntamente con la secretaria administrativa y financiera los planes de desarrollo e inversión municipales. 11. Diseñar, implementar y coordinar el sistema de control interno del municipio por delegación. 12. Hacer seguimiento y verificar el logro de metas y objetivos determinados para cada dependencia o área administrativa dentro de los planes, programas y proyectos. 13. Elaborar formatos, hojas de trabajo y elaborar las auditorias administrativas, financieras y de legalidad de la gestión del municipio, en procura de controlar, acompañar y recomendar las acciones tendientes al cumplimiento normativo y al mejoramiento continuo de la gestión municipal. 14. Asesorar a las dependencias y áreas de la Alcaldía municipal en la definición y diseño de sus indicadores de gestión y resultados y en el establecimiento de los mapas de riesgo y mecanismos de control, que aseguren el logro de las metas a nivel de dependencia, área y puesto de trabajo. 15. Verificar la calidad de los servicios que ofrece la administración municipal a sus clientes y usuarios y establecer si se garantiza la participación ciudadana en cada uno de los procesos. 16. Atender al público beneficiario de los programas y proyectos a cargo de su área. 17. Participar en la formación de una cultura de autocontrol en la gestión de la dependencia que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 18. Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en la dependencia al desarrollar la misión institucional. 19. Participar en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo. 18. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. El Plan de desarrollo municipal que constituye la guía de la gestión del municipio. 2. Plan operativo anual de inversiones para programar y racionalizar la aplicación de los recursos municipales. 3. Plan de Desarrollo elaborado y validado por el Secretario de Obras Públicas, aprobado y sancionado por el Alcalde, socializado con la comunidad y evaluado su avance y resultado e impactos finales. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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4. Plan indicativo elaborado, validado y socializado con las diferentes dependencias de la administración municipal. 5. Plan de Acción del municipio consolidado, aprobado por su superior inmediato y en ejecución por parte de cada dependencia. 6. Plan Operativo Anual de Inversiones elaborado y validado por su superior inmediato. 7. Programas y proyectos contenidos en el Plan de Desarrollo del Municipio elaborados y registrados en el banco de programas y proyectos de inversión para priorizar la inversión pública y que atiendan las necesidades de la comunidad. 8. Informes de evaluación del desarrollo y ejecución del plan de ordenamiento territorial. 9. Programas de autogestión para desarrollar la participación ciudadana. 10. Se capacita y se presta apoyo a la secretaria Administrativa y Financiera para normalizar la elaboración y presentación de los planes, programas y proyectos. 11. Los Informes de Gestión y Resultados de la administración municipal son elaborados para evaluar el grado de avance y/o ejecución del Plan de Desarrollo Económico, social y de Obras Públicas del municipio y rendir cuentas a la comunidad por parte del Alcalde Municipal. 12. Informe de rendición de cuentas consolidado y remitido al Alcalde para su análisis presentación. 13. Dependencias siguiendo las recomendaciones halladas en las Auditorias de control interno. 14. Acciones de los Planes de Mejoramiento realizados y puestas en ejecución. 15. Informes de evaluación del Sistema de Control Interno elaborados y remitidos al Departamento Administrativo de la Función Pública. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Y ESENCIALES 1. Plan de desarrollo municipal. 2. Normas de competencias territoriales. 3. Formulación de Programas y Proyectos de inversión pública 4. Metodologías General Ajustada- MGA 5. Normas de calidad, Plan de desarrollo, y Presupuesto público. 6. Nociones de administración Pública. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO EXPERIENCIA Título de profesional en administración pública, Un año de experiencia relacionada administración de empresas, ingeniería industrial o economía. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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DESCRIPCIÓN DE CARGOS, FUNCIONES Y COMPETENCIAS

COMPETENCIA

Experticia Técnica

Trabajo en Equipo

NIVEL TÉCNICO Competencias del Nivel Técnico DEFINICIÓN DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA - Capta y asimila con facilidad conceptos e información. - Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas. - Analiza la información de acuerdo con las necesidades de organización. Entender y aplicas los - Comprende los aspectos técnicos y conocimientos técnicos del área los aplica al desarrollo de procesos y de desempeño y mantenerlos procedimientos en los que está actualizados. involucrado. - Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos. Trabajar con otros para conseguir - Identifica claramente los objetivos del metas comunes grupo y orienta su trabajo a la

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Creatividad e Innovación

Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en acciones.

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consecución de los mismos. Colabora con otros para realización de actividades y metas grupales. Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas. Es recursivo. Es práctico. Busca nuevas alternativas de solución. Revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados.

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES IDENTIFICACIÓN ÁREA DE TESORERÍA Central Nivel : Técnico Administrativo Denominación del empleo: 367 Código: 01 Grado: Uno (1) No de cargos: Donde se ubique el cargo Dependencia: Quien ejerza supervisión directa Cargo del Jefe inmediato II. PROPÓSITO PRINCIPAL Recibir, custodiar, administrar y manejar los recursos girados a la Tesorería por parte de las transferencias nacionales, regionales, departamentales, así cómo de las demás partidas y recaudos que reciba la Alcaldía por cualquier concepto, con sujeción a la Ley y normas estipuladas para tal fin. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar y ejecutar las acciones orientadas al cobro, liquidación y recaudo de impuestos directos e indirectos, tasas, multas y demás contribuciones en el Municipio de Puerto Rondón. 2. Verificar la información sobre el control de pagos. 3. Recibir y revisar los documentos que sirven de base para liquidar los impuestos correspondientes, así como de las liquidaciones privadas. 4. Brindar atención e información a los contribuyentes sobre las obligaciones y derechos, respecto al pago de impuestos. 5. Recibir, tramitar y contestar la correspondencia relacionada con el pago de impuestos, según las instrucciones del Secretario de Despacho y de las normas legales vigentes en materia tributaria. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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6. Efectuar análisis del comportamiento de los recaudos, de las operaciones de tesorería y de la atención de las obligaciones del municipio, con miras a establecer si la administración de los recursos del municipio es eficiente y eficaz. 7. Elaborar el Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC, como instrumento básico en la ejecución del presupuesto, y presentarlo a las dependencias y organismos e instancias competentes para su aprobación. 8. Cumplir y hacer cumplir la programación del Programa Anual Mensualizado de Caja- PAC, evaluar su ejecución y proponer las acciones a seguir y sugerir los ajustes necesarios. 9. Atender el pago de las exigibilidades a cargo de la Alcaldía municipal. 10. Elaborar el informe de pagos y estado de tesorería. 11. Expedir constancias de pago y descuentos efectuados por cualquier concepto y cumplir las disposiciones legales. 12. Constituir las cuentas por pagar con base en las normas vigentes. 13. Llevar el registro de operaciones, tales como los libros auxiliares de caja y bancos. 14. Preparar y presentar con la periodicidad establecida la información exigida por la Contraloría General de la República, la Contraloría Departamental y demás órganos de control. 15. Responder fiscal y administrativamente por el manejo y custodia de los fondos y valores a cargo. 16. Tramitar la apertura de cartas de crédito y controlar sus operaciones. 17. Elaborar programas de recaudos correspondientes a los impuestos, tasas, derechos y contribuciones; transferencias, aportes y convenios y demás fuentes de recursos de la Alcaldía. 18. Efectuar los giros correspondientes a nivel regional, por concepto de servicios personales, gastos generales y transferencias. 19. Elaborar boletines de caja y bancos. 20. Administrar y controlar los recursos que conforman los Fondos Cuenta, velando por el oportuno recaudo de los dineros y el ágil cumplimiento de las obligaciones objeto de los mismos. Evaluar el comportamiento de cada fondo y presentar los informes y recomendaciones necesarias para garantizar los objetivos trazados por el municipio y el Estado. 21. Efectuar los estudios de mercado financiero y la evaluación de riesgos asociados con las operaciones financieras y de mercadeo, para garantizar el patrimonio del municipio y la liquidez necesaria para atender compromisos. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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22. Efectuar las apropiaciones financieras para invertir los excedentes de liquidez, en entidades financieras vigiladas por las autoridades correspondientes, con sujeción a las disposiciones legales vigentes, en especial el estatuto orgánico de presupuesto y en consideración a la programación de los compromisos. 23. Diseñar e implementar ágiles y modernos sistemas de recaudo de los impuestos del municipio. 24. Velar por la simplificación de los procedimientos tributarios para facilitar al contribuyente el pago de sus obligaciones. 25. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. El PAC elaborado y cumpliendo con la programación de ingresos y gastos del municipio. 2. Recursos financieros suficientes para garantizar el pago de las obligaciones del municipio. 3. Pagos de las obligaciones del municipio realizados de acuerdo a la programación del PAC e informes de pagos realizados y estado de tesorería. 4. Los impuestos se liquidan, los recaudos se reciben y son registrados y contabilizados diariamente de acuerdo a los procedimientos establecidos. 5. Relación de constancias de pago y descuentos elaborados diariamente y cumpliendo las disposiciones legales vigentes. 6. Constancias de pagos y descuentos expedidas de acuerdo a las solicitudes de las personas que la requieran. 7. Se toman decisiones de acuerdo al comportamiento de los recaudos y operaciones de tesorería y obligaciones con base en el análisis de ingresos y las obligaciones del municipio. 8. Los boletines de caja y bancos son realizados y contabilizados diariamente. 9. Ordenes de pago y soportes para la cancelación oportuna de las acreencias. 10. Las Cuentas por Pagar constituidas cada año de acuerdo a las normas vigentes. 11. Los informes solicitados por los órganos de control son elaborados y entregados de acuerdo a su periodicidad establecida en las normas vigentes. 12. Los libros de caja y bancos son actualizados de acuerdo al movimiento diario de tesorería. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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13. Las cartas de crédito son aperturadas y controladas sus operaciones. 14. Excedentes de liquidez invertidas a través de operaciones financieras que ganan rendimientos. V. CONOCIMEINTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Normas de Tesorería Plan General de la Contabilidad Pública Plan de Desarrollo Municipal Sistema Presupuestal Colombiano Ley 617 de 2000, ley 819 de 2003 y Decreto 111 de 1996. Administración de recursos financieros. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO

EXPERIENCIA

Título de Bachiller en cualquiera de sus Un año de experiencia relacionada. modalidades y curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo.

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES ALCALDIA DE PUERTO RONDÓN IDENTIFICACIÓN INSPECCIÓN DE POLICÍA Central Nivel : Inspector de Policía Denominación del empleo: 303 Código: 02 Grado: Uno (1) No de cargos: Donde se ubique el cargo Dependencia: Quien ejerza supervisión directa Cargo del Jefe inmediato: II. PROPÓSITO PRINCIPAL Velar por el cumplimiento de las normas de carácter policivo, civil, penal y comercial para proteger los derechos y libertades de los habitantes del municipio, y en especial atención a la protección del menor y la familia. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender las denuncias y quejas de carácter, civil y penal presentadas por los ciudadanos, asumiendo las de su competencia y dándoles trámite a las que no lo sean. 2. Conocer en primera instancia de las contravenciones especiales y comunes ordinarias excepto de las que competen a la policía nacional, para dar cumplimiento al código nacional de policía, de tránsito y las normas que los desarrollen o adicionen. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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3. Prestar a las autoridades judiciales y de policía la colaboración necesaria para el cumplimiento de sus funciones. 4. Inspeccionar y vigilar el cumplimiento de las normas expedidas por la Alcaldía y otras autoridades competentes en cuanto a precios de venta al público, pasajes, mediciones y calidades y atender lo relacionado con las contravenciones de dichas normas. 5. Cumplir con las comisiones que señalen los despachos judiciales. 6. Presentar informes periódicos u ocasionales al jefe inmediato o cualquier otra autoridad que lo solicite. 7. Ejercer el control y vigilancia en los establecimientos comerciales para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente en el municipio. 8. Presentar a las autoridades competentes los informes de su gestión requeridos por estas. 9. Efectuar visitas e investigaciones en lo relacionado con el fraude de pesas, medidas y procedencia de artículos de primera necesidad y casos de especulación y conocimientos. 10. Aplicar las sanciones correspondientes a los comerciantes e industriales que violen las normas sobre los precios, pesos, medidas y calidades que se encuentren vigentes. 11. Participar en la formación de una cultura de autocontrol en la gestión de esta dependencia que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la Misión institucional. 12. Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en esta dependencia 13. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. 14. Recibir denuncias sobre hechos que puedan considerarse como delitos o contravenciones. 15. Aplicar sanciones policivas de acuerdo con las facultades previstas en el código del menor. 16. Efectuar, practicar las peticiones, comisione, pruebas y demás actuaciones que solicite el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- ICBF y los funcionarios encargados de la jurisdicción familiar. 17. Practicar allanamientos para conjurar las situaciones de peligro en que pueda encontrarse un menor de oficio o a solicitud del juez o defensor. 18. Recibir a prevención las quejas a todos aquellos aspectos relacionados con conflictos familiares. 19. Atender demandas relativas a la protección del menor, maltratos y delitos contra el menor. 20. Participar en la formación de una cultura de autocontrol en la gestión de la dependencia que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 21. Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en la dependencia al desarrollar la misión institucional. 22. Participar en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo. 23. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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y el área de desempeño. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Investigaciones para determinar responsabilidades y aplicar las sanciones necesarias en las denuncias recibidas. 2. Conciliaciones de carácter verbal y escrito para solucionar diferencias surgidas entre los miembros de la comunidad. 3. Investigaciones para trasladar las denuncias a otras autoridades de acuerdo a su competencia. 4. Informes para documentar la recepción y trámites de las denuncias. 5. Comisorios civiles y penales para adelantar los respectivos procesos de las autoridades competentes. 6. Levantamiento de cadáveres para iniciar los procesos y procedimientos correspondientes. 7. Desplazamientos a las veredas para prestar los servicios propios de la inspección de policía. 8. Sanciones a comerciantes e industriales por incumplir las normas sobre precios, medidas, pesos y cantidades. 9. Informes de gestión para dar respuesta a las autoridades que los requieran en ejercicio de la función de control y evaluación. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Código Nacional de Policía. 2. Código Nacional de Tránsito. 3. Código del Menor. 3. Procedimientos Judiciales. 4. Normas sobre industria y comercio. 5. Resolución de conflictos. 6. Derechos fundamentales. (Título II Constitución política). VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO

EXPERIENCIA

Título de formación tecnológica o terminación y Un año de experiencia relacionada. aprobación de tres años de formación profesional en derecho.

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MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LBORALES ALCALDIA DE PUERTO RONDÓN IDENTIFICACIÓN ÁREA DE PROGRAMAS SOCIALES Central Nivel : Técnico Administrativo Denominación del empleo: 219 Código: 02 Grado: Uno (1) No de cargos: Donde se ubique el cargo Dependencia: Quien ejerza la supervisión directiva Cargo del Jefe inmediato: II. PROPÓSITO PRINCIPAL Organizar y coordinar la aplicación de programas sociales en el tema de atención a población vulnerable, e impulsar el desarrollo rural a través de programas de asistencia técnica y desarrollo en las áreas agrícolas, agropecuarias, ambientales y forestales para mejorar el nivel de vida de los habitantes del municipio. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Coordinar la forma y condiciones de operación del Régimen Subsidiado en el Municipio de Puerto Rondón. 2. Controlar y vigilar la red de prestación de servicios de salud de las administradoras del régimen subsidiado del Municipio de Puerto Rondón. 3. Mantener actualizadas las bases de datos de los afiliados a las A.R.S. y los listados de potenciales MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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beneficiarios en el Municipio de Puerto Rondón. 4. Coordinar las acciones del régimen subsidiado en el Municipio de Puerto Rondón con las demás instituciones del sector salud, del nivel departamental y nacional. 5. Reportar, cuando así se requiera, la información pertinente y actualizada de las novedades sucedidas, ante la Unidad Departamental de Salud y las ARS correspondientes. 6. Coordinar con las A.R.S. contratadas y que operan en el municipio, las acciones de promoción y prevención. 7. Supervisar las acciones de mercadeo llevadas a cabo por las diferentes ARS que operan en el municipio de puerto rondón. 8. Coordinar con la Secretará Administrativa y Financiera, todo lo relacionado con los recursos del Sistema General de Participaciones dirigidos al régimen subsidiado para atender los diferentes contrataciones previstas en la Ley en relación con la prestación de los servicios de salud a través del las ARS. 9. Elaborar y presentar ante su superior inmediato y el Alcalde Municipal, los diferentes informes de los alcances obtenidos en la coordinación de acciones interinstitucionales. 10. Mantener activo el sistema de atención e información a los usuarios de las ARS que prestan sus servicios en el Municipio de Puerto Rondón y prestar la orientación respectiva a quienes así lo soliciten por parte de la comunidad. 11. Recepcionar quejas reclamos presentadas por la comunidad en relación con la prestación de los servicios por parte de las ARS y velar porque se les dé el tramite por parte de quienes le corresponda. 12. Atender personal y telefónicamente al público beneficiario de los programas sociales del municipio. 13. Rendir los informes de gestión que le sean solicitados por su superior jerárquico. 14. Ejecutar los programas de nutrición de bienestar a las personas de la tercera edad, los niños y la población vulnerable. 15. Organizar los seminarios, charlas y foros que se programen sobre los temas relacionados directamente con el mejoramiento de la calidad de vida. 16. Realizar conjuntamente con la Secretaria de Planeación y Obras Públicas estudios de prefactibilidad y factibilidad económica y social para cada uno de los proyectos de inversión social que se realicen en el municipio. 17. Diseñar, elaborar, ejecutar y evaluar los diferentes programas y proyectos sociales de salud, educación, recreación, cultura y deportes, vivienda, y población vulnerable determinados en el Plan de Desarrollo del MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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Municipio. 18. Promover el desarrollo cultural de las comunidades del Municipio. 19. Definir, diseñar y asesorar los procedimientos y las acciones relacionadas con la prevención y atención de emergencias y desastres en el Municipio, mediante la participación activa de la comunidad y el compromiso interinstitucional con las acciones emprendidas al respecto. 20. Evaluar conjuntamente con la Secretaria Administrativa y Financiera los planes de desarrollo e inversión municipales. 21. Colaborar con la administración municipal en la preparación del programa agropecuario en concordancia con el plan zonal. 22. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Informes para evaluar la ejecución de los planes de desarrollo e inversión. 2. ARS cumpliendo con los requisitos de contratación y las obligaciones contractuales. 3. Informe de novedades del Régimen Subsidiado 4. Cupos del Régimen subsidiado liberados e inclusiones y asignación de nuevos cupos 5. Pagos autorizados y cuentas de cobro listas para sus cancelación 6. Encuestas de percepción de los servicios de salud realizadas y recomendaciones ejecutadas 7. Informes consolidados de Interventorías de las ARS y calificación de la calidad de los servicios. 8. Contratos liquidados determinando el cumplimiento de las cláusulas y estado final de los saldos de los recursos a favor del municipio frente a las ARS. 9. Diagnóstico municipal de Salud determinando puntos críticos a solucionar. 10. Plan de Atención Básica-PAB elaborado, implementado y ejecutado de acuerdo con su programación. 11. Coberturas de salud alcanzadas de acuerdo a las metas del Plan de Acción. 12. Programas y proyectos en educación ejecutados y cumpliendo calidad y coberturas. 13. Programas de recreación, cultura y deportes ejecutados 14. Programas y proyectos ejecutados hacia los Grupos vulnerables del municipio. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Plan de Desarrollo Municipal. 2. Normatividad del sector salud. 3. Normas de competencia territoriales. 4. Planes, programas y proyectos. 5. Normas de calidad 6. Nociones de Administración. 7. Normas de Contratación administrativa. 8. Ley 715 de 2001, Ley 756 de 2002, y Decreto 111 de 1996. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO ESTUDIO EXPERIENCIA MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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Título de formación tecnológica en Administración Un año de experiencia relacionada. Pública, Administración de Empresas, Ingeniero industrial o Economista.

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES IDENTIFICACIÓN ÁREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Central Nivel : Técnico Administrativo Denominación del empleo: 367 Código: 02 Grado: Uno (1) No de cargos: Donde se ubique el cargo Dependencia: Quien ejerza supervisión directa Cargo del Jefe inmediato II. PROPÓSITO PRINCIPAL Programar, organizar, ejecutar, evaluar y controlar la prestación de los servicios de archivo y correspondencia, compras y suministros, almacén, servicios generales y gaceta municipal necesarios para el normal funcionamiento de las dependencias que conforman la Alcaldía y Promover el desarrollo integral del talento humano al servicio de la Alcaldía y las necesidades III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Identificar las necesidades de capacitación y preparar y presentar el Plan Institucional de capacitación, los programas de inducción, reinducción, estímulos y evaluación del Desempeño para el talento humano de la Alcaldía. 2. Implantar el sistema de carrera administrativa para la administración central y propender para que esta se desarrolle con sujeción a las normas legales vigentes sobre la materia. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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3. Adelantar estudios que permitan mantener actualizada la planta de personal y el manual específico de funciones y de competencias laborales teniendo en cuenta la estructura del municipio y las necesidades de las diferentes dependencias. 4. Llevar y mantener actualizado el Registro Público de Carrera de los empleos la administración municipal ante la Comisión Nacional del Servicio Civil. 5. Garantiza la afiliación de los servidores públicos de la Alcaldía, al sistema de seguridad social, en los términos establecidos en las normas vigentes. 6. Implementar sistemas de registro y control del personal al servicio de la administración municipal. 7. Coordinar la ejecución del presupuesto de gastos de personal. 8. Proponer y coordinar programas de capacitación y bienestar social para los empleados de la Alcaldía. 9. Diseñar y ejecutar los planes y programas relacionados con la política de bienestar social y salud ocupacional, con el fin de proporcionar el mejoramiento de la calidad de vida de los funcionarios del Municipio. 10. Coordinar y participar en los procesos de selección, capacitación, promoción y desarrollo del personal de la Alcaldía. 11. Administrar la nómina de los servidores públicos de la administración central del municipio con sujeción a las normas vigentes, determinando mecanismos de control y evaluación por centros de costos. 12. Mantener actualizado el pasivo laboral del municipio y responder por los cálculos actuariales que permitan, en coordinación con la Secretaría Administrativa y Financiera, tener el capital técnico y al día las reservas para atender las obligaciones. 13. Elaborar en coordinación con los miembros de la Comisión de Personal, los respectivos planes anuales de personal, capacitación y estímulos e incentivos, para los servidores públicos de la administración municipal. 14. Preparar, presentar, ejecutar y evaluar conjuntamente con su superior inmediato el Plan anual de bienestar social de la Alcaldía. 15. Coordinar la evaluación del desempeño y llevar estadísticas de los resultados del desempeño por dependencias e individualmente, para diseñar estrategias orientadas a superar las debilidades o incrementar los niveles de desempeño. 16. Elaborar conjuntamente con la Secretaria Administrativa y Financiera el Plan de Compras o las adiciones o modificaciones a éste, de acuerdo con las necesidades de las dependencias. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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17. Ejecutar los programas y actividades relacionados con la adquisición de bienes y equipos que requieran las distintas dependencias de la Alcaldía. 18. Atender y coordinar la prestación eficaz de los servicios de mantenimiento, aseo, cafetería, reparación de equipos de oficina y demás servicios generales que requieren las dependencias de la Alcaldía. 19. Ejecutar las actividades de almacén, suministros e inventarios y la edición de las publicaciones autorizadas por el Alcalde. 20. Conformar y clasificar los pedidos para la entrega a las respectivas dependencias de la Alcaldía de elementos y equipos solicitados, requiriendo los correspondientes comprobantes de recibo. 21. Registrar el movimiento de entradas y salidas de los elementos y equipos que maneje almacén. 22. Elaborar actas de baja de elementos inservibles, dándoles la destinación correspondiente. 23. Controlar la organización de los elementos y equipos depositados en las bodegas, con el objeto de localizarlos fácilmente cuando lo necesiten. 24. Recibir y archivar las cuentas y demás documentos pertenecientes al archivo general de la Alcaldía, una vez clasificados y identificados de acuerdo con la ley general de archivo. 25. Controlar el traspaso de bienes, vehículos y equipos de la Alcaldía. 26. Velar por el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los proveedores con relación a la entrega, garantías, buena calidad, revisiones de maquinaria y equipo y suministro de la Alcaldía. 27. Tramitar las bajas y los remates o donaciones de inservibles correspondiente a todas las dependencias de la Alcaldía. 28. Llevar el control de los contratos de arrendamientos y mantenimiento de inmuebles, equipos y demás elementos que requieran las oficinas. 29. Velar por las actualizaciones de los seguros que amparan los bienes inmuebles, equipos, maquinaria, vehículos y muebles de la Alcaldía. 30. Elaborar los documentos inherentes a la apertura y cierre de licitaciones o concursos de meritos para la adquisición de bienes muebles e inmuebles y seguros que requiera la entidad de acuerdo con las disposiciones establecidas por su superior inmediato. 31. Presentar a la Secretaria Administrativa y Financiera los informes que le sean solicitados sobre el desarrollo de sus funciones. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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32. Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en esta dependencia. 33. Realizar el recibo, radicación, envío y clasificación de la correspondencia de la Alcaldía. 34. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas. 35. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estímulos y evaluación del desempeño presentados están de acuerdo con las políticas y normas en matera de administración de personal. 2. El proceso de selección o concurso de personal a proveer para la Alcaldía cumple con la Ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios. 3. Los planes y programas en materia de capacitación de personal responden a las necesidades del municipio y del personal de la entidad. 4. Los actos administrativos para el nombramiento del personal y contratación de bienes y servicios están de acuerdo con las normas en materia de administración del talento humano. 5. La Nómina del personal se liquida y cancela de acuerdo con las normas que la regula y en los plazos fijados por la administración municipal. 6. Los bienes adquiridos por el municipio están soportados por un inventario actualizado que cumple con las normas vigentes. 7. Las historias laborales del personal de la alcaldía se maneja, actualizan y custodian de acuerdo con las políticas establecidas por la Alcaldía. 8. El Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales se mantiene actualizado periódicamente 9. Los Procedimientos propios de la dependencia se mantienen actualizados. 10. Los bienes y servicios contratados por el municipio ingresan al almacén y son inventariados y manejados de acuerdo a las normas establecidas para tal fin. 11. Los documentos recibidos se clasifican y radican diariamente con base en el sistema de gestión documental 12. La correspondencia se distribuye diariamente de acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema de gestión documental 13. Las copias de los registros físicos y magnéticos de las respuestas y oficios enviados son archivados diariamente. V. CONOCIMEINTOS BÁSICOS O ESENCIALES

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Normas sobre Administración y gerencia del talento humano Técnicas de archivo Clases de documentos. Sistema de gestión documental Software de archivo Manejo de correspondencia Manejo de almacén e inventarios Metodología de investigación y diseño de proyectos. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIO EXPERIENCIA Título de formación tecnológica en Administración Un año de experiencia relacionada. de empresas, administración pública, ingeniería industrial, o ingeniería administrativa.

DESCRIPCIÓN DE CARGOS, FUNCIONES Y COMPETENCIAS NIVEL ASISTENCIAL Competencias del Nivel Asistencial COMPETENCIA

Manejo de la información

DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA

Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone

CONDUCTAS ASOCIADAS

- Evade temas que indagan sobre información confidencia. Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea. - Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. - No hace pública información laboral

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Adaptación al cambio

Disciplina

Relaciones Interpersonales

Colaboración

Nivel : Denominación del empleo: Código: Grado: No de cargos: Dependencia:

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o de las personas que pueda afectar la organización o las personas. - Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no. - Transmite información oportuna y objetiva. - Acepta y se adapta fácilmente a Enfrentarse con flexibilidad y los cambios. versatilidad a situaciones nuevas - Responde al cambio con flexibilidad. para aceptar los cambios - Promueve el cambio. positiva y oportunamente. - Acepta instrucciones aunque se difiera de ellas. - Realiza los cometidos y tareas del Adaptarse a las políticas puesto de trabajo. institucionales y buscar información de los cambios en la - Acepta la supervisión constante. - Realiza funciones orientadas a autoridad competente. apoyar la acción de otros miembros de la organización. - Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y Establecer y mantener necesidades de los demás. relaciones de trabajo amistosas - Transmite eficazmente las ideas, y positivas, basadas en la sentimientos e información impidiendo comunicación abierta y fluida en con ello malos entendidos o el respeto por los demás situaciones confusas que puedan generar conflictos Cooperar con los demás con el - Ayuda al logro de los objetivos fin de alcanzar los objetivos articulando sus actuaciones con los demás. institucionales. - Cumple los compromisos que adquiere. - Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES LABORES ALCALDIA DE PUERTO RONDÓN I. IDENTIFIACIÓN Central Auxiliar Administrativo 407 01 Tres (3) Donde se ubique el cargo

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Cargo del Jefe inmediato

Quien ejerza supervisión directa II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asistir al jefe inmediato en la organización administrativa y en la realización de labores propias de la dependencia y atención al público para el cumplimiento oportuno de sus funciones. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES GENERALES 1. Colaborar con los jefes y funcionarios de otro nivel en el cumplimiento de sus funciones y en el trámite de los asuntos a cargo de la dependencia. 2. Efectuar labores de recepción atendiendo personal telefónicamente al público y a los servidores públicos. 3. Rendir los informes que le sean solicitados por su superior jerárquico. 4. Colaborar con el diligenciamiento de formatos y trámites a cargo de la dependencia conforme a las instituciones que reciba y los procedimientos establecidos. 5. Colaborar con la elaboración de agenda de su dependencia. 6. Recibir, radicar, tramitar, someter a aprobación y contestar la correspondencia de la dependencia. 7. Colaborar con la organización de las reuniones que programe su dependencia. 8. Llevar el archivo general de correspondencia y documentos de la dependencia y los archivos especiales que le sean asignados para suministrar la información solicitada. 9. Colaborar con el cuidado y conservación de materiales y equipos asignados y velar por la buena presentación de su dependencia. 10. Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados dentro de la dependencia. 11. Participar en la formación de una cultura de autocontrol en la gestión de esta dependencia que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 12. Participar en las actividades de promoción, bienestar y desarrollo de personal que labora en la Alcaldía. 13. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y la dependencia o área de desempeño del cargo. DESPACHO EL ALCALDE 1. Colaborar en la elaboración de la agenda del trabajo del Alcalde Municipal para optimizar su gestión. 2. Mantener actualizado los libros de decretos, resoluciones y relación de los Proyectos de Acuerdo y Acuerdos sancionados por el Alcalde. 3. Mantener discreción y reservas sobre los asuntos confidenciales tramitados dentro de la dependencia. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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4. Asistir al Alcalde Municipal en las reuniones y gestiones que tenga que desarrollar en cumplimiento con sus funciones. 5. Coordinar las relaciones entre las diversas dependencias de la Administración Municipal conforme a las directrices orientadas por el Alcalde Municipal. 6. Diseñar e implementar los métodos y procedimientos para el desarrollo de sistema de quejas y reclamos que formulen los ciudadanos y que se relaciones con el cumplimiento de la misión de la identidad. 7. Velar, por la organización y buen manejo del archivo general del municipio, por la integridad y seguridad de la información. 8. Colaborar con el diseño de procedimientos y adopción de métodos ágiles para el préstamo y control de documentos de archivo. 9. Mantener informado al Alcalde Municipal de las diferentes actividades que tiene que desarrollar y cumplir, encaminadas a prestar la gestión administrativa que le fue encomendada. 10. Rendir los informes que solicite el Alcalde Municipal. SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ÁREA DE PROGRAMAS SOCIALES 1. Prestar colaboración al funcionario bajo cuya supervisión se encuentren la dirección, ejecución, y control de los programas, planes o proyectos de la dependencia, en la ejecución de los mismos. 2. Orientar a los usuarios internos y externos y suministrar información, documentos o elementos que le sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos. 3. Realizar labores de apoyo complementarias a las funciones propias de su área de desempeño, con el propósito de contribuir al logro de los objetivos de la dependencia. 4. Llevar y mantener al día el Archivo y la Correspondencia de la dependencia. 5. Operar y velar por el correcto manejo de los equipos dispuestos a su disposición. 6. Apoyo en el Manejo de inventario de los bienes adquiridos por la Administración Central. 7. Realizar los pagos de las obligaciones que halla contraído el municipio. 8. Elaborar la nomina y demás novedades relacionadas con esta, referente a la administración central. 9. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas. SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DESPACHO MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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1. Prestar colaboración al funcionario bajo cuya supervisión se encuentren la dirección, ejecución, y/o control de los programas, planes o proyectos de la dependencia, en la ejecución de los mismos. 2. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter administrativo o financiero, verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes. 3. Colaborar con aspectos relacionados con el recibo, radicación, envío y clasificación de correspondencia de la dependencia. 4. Realizar labores de apoyo complementarias a las funciones propias de su área de desempeño, con el propósito de contribuir al logro de los objetivos de la dependencia. 5. Operar y velar por el correcto manejo de los equipos dispuestos a su disposición. 6. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en Power Point y manejar aplicativos de Internet. 7. Elaborar cálculos, documentos, planillas, formatos y registros relacionados con las actividades cotidianas de su dependencia. 8. Asistir al secretario del despacho en el desarrollo de los programas, planes y proyectos de su dependencia. 9. Transcribir proyectos de resolución, acuerdos, y decretos relativos a las modificaciones al presupuesto del Municipio. SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 1. Transcribir documentos, actos administrativos, oficios, formatos e informes relacionados con el área de servicios administrativos, para mantener actualizada las situaciones administrativas de los funcionarios y bienes de la Alcaldía de conformidad con las normas vigentes. 2. Apoyar las labores de control estadístico de los bienes y elementos necesarios para el buen funcionamiento de la administración central. 3. Colaborar con el manejo de los inventarios y clasificación de los bienes adquiridos por la administración central. 4. Colaborar con el recibo, numeración y clasificación de la correspondencia de la Alcaldía tramitada a través del área de servicios administrativos. 5. Clasificar, codificar, organizar y radicar los documentos revisados según su contenido. 6. Colaborar en la facturación de elementos que salen del Almacén y en la elaboración de las actas de altas y MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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bajas de elementos. 7. Anotar en el libro de correspondencia los oficios, memorandos, comunicados y demás documentos enviados a otras dependencias de la Alcaldía o fuera de ella. 8. Recibir los elementos y equipos de oficina que lleguen al almacén, clasificándolos, trasladándolos y colocándolos en los estantes correspondientes. 9. Preparar y empacar los pedidos de los elementos solicitados y autorizados, con el fin de despacharlos oportunamente a las dependencias interesadas, llenándolos requisitos correspondientes. 10. Operar y velar por el correcto manejo de los equipos dispuestos a su disposición. 11. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en Power Point y manejar aplicativos de Internet. 12. Apoyar la entrega de los elementos solicitados por las respectivas dependencias de la Alcaldía, requiriendo los respectivos comprobantes de recibo. 13. Realizar labores de apoyo complementarias a las funciones propias de su área de desempeño, con el propósito de contribuir al logro de los objetivos de la dependencia. 14. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y la dependencia o área de desempeño del cargo. SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA TESORERÍA 1.

Asistir y responder por la eficiencia en las actividades secretariales en la dependencia donde desempeñe sus funciones.

2.

Apoyar la liquidación, el recaudo de impuestos, tasas, multas y servicios públicos del municipio.

3.

Elaborar ordenes de pago, cuentas y registros

4.

Recibir, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia y documentos tramitados en la dependencia de acuerdo con las prioridades e instrucciones recibidas.

5.

Mantener actualizado y ordenado el archivo de los documentos que se tramitan en ése área.

6.

Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en Power Point y manejar aplicativos de Internet.

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO BIBLIOTECA 1. Administrar el servicio único de biblioteca en la Administración Municipal. 2. Orientación al usuario sobre el manejo de material bibliográfico. 3. Organizar horarios para el préstamo o consulta de material bibliográfico. 4. Responder por los inventarios de la biblioteca a su cargo. 5. Suministrar el material bibliográfico requerido por los usuarios. 6. Orientar sobre el adecuado manejo del material bibliográfico a los usuarios. 7. Elaborar y mantener los inventarios de material bibliográfico al día. 8. Mantener la revisión continua, orientada a incorporar las nuevas publicaciones, a cubrir los vacíos existentes, a desechar lo viejo y obsoleto, y a prestar nuevos servicios, acomodándose a las demandas y requerimientos de sus usuarios. 9. Colaborar en el desarrollo de programas que beneficien la comunidad educativa, para ampliar la cobertura del servicio. 10. Controlar los bienes o el patrimonio, detectar errores en el registro de la información, reemplazar el material, por alguna de las siguientes razones: Robo en sala, mutilación o destrucción, pérdida en el préstamo, deterioro. 11. Escoger el material bibliográfico y audiovisual adecuado para la Biblioteca Municipal, teniendo en cuenta los intereses y necesidades de la comunidad y adquirir el material bibliográfico y audiovisual adecuado a través de la compra, donación y canje. 12. Describir el material a partir de unos elementos seleccionados, y transcribirlos a la base de datos bibliográfica, de acuerdo al orden determinado y agrupar los documentos que pertenecen a una misma área del conocimiento. 13. Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en la dependencia la desarrollar la misión institucional. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Atención personal para satisfacer las necesidades de información y orientación de los solicitantes. 2. Atención telefónica para satisfacer las necesidades de información y orientación de los solicitantes. 3. Informes para satisfacer los requerimientos de su superior jerárquico. 4. Formatos, oficios, cartas y trámites para concretar las funciones inherentes al secretario de despacho. 5. Agenda de trabajo para optimizar la gestión institucional del Secretario de despacho. 6. Oficios para responder y dar trámite a la correspondencia de la dependencia. 7. Programación de reuniones para coordinar el cumplimiento de las funciones del secretario de despacho. 8. Archivo actualizado para contar con información veraz, confiable y oportuna. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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9. Equipos y materiales en buen estado para facilitar el cumplimiento de las funciones. 10. Discreción sobre los asuntos de carácter confidencial para no entorpecer la función del secretario de despacho. SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS OTRAS CONTRIBUCIONES POR DEPENDENCIA 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Estudios, proyectos, y documentos para cumplir los planes de obras públicas de la dependencia. Documentos para adelantar los procesos de interventorías de forma clara y clara y transparente. Documentos para la prevención y atención de desastres en el municipio. Documentos elaborados diariamente para la contratación administrativa. Pedidos de elementos requeridos por la dependencia. Documentos radicados, clasificados y distribuidos y tramitados diariamente de acuerdo a prioridades establecidas. SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ÁREA DE TESORERÍA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Estudios, proyectos y documentos para cumplir con los programas que se desarrollen en la dependencia. Registro y control estadístico de los bienes adquiridos por la Administración Central. Efectivo y títulos valores disponibles para cumplir a tiempo con los compromisos. Comprobantes y consignaciones para soportar los recaudos municipales. Ordenes de pago con soportes documentos para cumplir con el pago de las obligaciones adquiridas Cuentas de pago elaboradas y listas para su trámite respectivo. Liquidación de impuestos, tasas, contribuciones, y recaudo de servicios públicos e ingresos propios. SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ÁREA DE PROGRAMAS SOCIALES

1. Mantener listados actualizados de los beneficiarios del SISBEN y establecer oportunamente las novedades en el mismo. 2. Carnetización de la población afiliada al régimen subsidiado. 3. Proyectos sociales viabilizados, radicados y registrados en el Banco de programas y proyectos. 4. Documentos para la prevención y atención de desastres en el municipio. 5. Los programas de régimen subsidiado son ejecutados cumpliendo con la normatividad vigente. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Etiqueta Telefónica. 2. Manejo Básico de paquete Office 3. Técnicas de Oficina 4. Nociones Básicas de Archivo. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS ESENCIALES ESTUDIO EXPERIENCIA Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.

Un año de experiencia relacionada.

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ARTÍCULO 2. Competencias comunes a los servidores públicos. Los servidores públicos del Municipio de Puerto Rondón, deberán poseer y evidenciar las siguientes competencias: COMPETENCIA

DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA

CONDUCTAS ASOCIADAS -

Orientación a Resultados

Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad.

-

-

-

-

Orientación al usuario y al ciudadano

Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.

-

Transparencia

Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso

-

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Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Asume la responsabilidad por sus resultados. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general. Considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. - Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros Proporciona información veraz, objetiva y basa en hechos. Facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a Página 53 de 55

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a la información gubernamental. -

-

Compromiso con la Organización

Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales. -

cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. - Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. - Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.

ARTÍCULO 3. El responsable del manejo de personal entregará a cada funcionario copia de las funciones determinadas para el respectivo empleo por la presente resolución en el momento de la posesión, cuando sea ubicado en otra dependencia que implique cambio de funciones o cuando mediante la adopción o modificación del manual se afecten las establecidas para los empleos. ARTÍCULO 4. Para cuando el desempeño de un empleo se exija una profesión, arte u oficio debidamente reglamentado, la posesión de grados, títulos licencias, matriculas o autorizaciones previstas en la Ley no podrán ser compensados por experiencia u otras calidades salvo cuando las mismas leyes así lo establezcan. ARTÍCULO 5. La presente disposición rige a partir de la fecha de su aprobación y publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la resolución 045 del 30 Octubre de 2001. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dado en Puerto Rondón, a los nueve (09) días del mes de octubre de 2006 EDGAR ELIECER RIAÑO CARREÑO Alcalde de Puerto Rondón MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

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