2014

“MANUAL P.G.D. ELECTRONICO”

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MANUAL P.G.D.

Representante de la Alta Dirección SIG

Pedro Jose Portilla Ubate

Elaborado por el Grupo Sistema Integrado de Gestión - SIG Javier Suarez Jaime Guerra Ferney Lozano

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INDICE Introducción Objetivo Justificación Objetivos específicos Alcance Marco legal Condiciones Generales Contexto Ámbito de Aplicación Información estructura y desectructurada Sistemas de Información Contenidos y gestión de Contenidos Gestión de Conocimiento Firma Electrónica Cifrados Certificados electrónicos Gestión Documental bajo la Norma ISO ISO 30300 Ciclo Documental Electrónico Características Documento electrónico 3 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Documentos Origen electrónicos Documento Origen físico Almacenamiento Conservacion Gestión electrónica de documentos 

Estructura lógica



Ciclo de Vida



Metadatos

Digitalización de documentos

Propuesta de Valor Cadena de Valor Arquitectura de la Información Ciclo de Desarrollo   

Visión vertical Visión Horizontal Visión Multidimensional

Fases Tipos de Objetos Arquitectura de Información y gestión de Contenidos Sistema de Gestión de Datos Estándares técnicos 4 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Referentes Técnicos Normativa Regulacion sobre archivos electrónicos Datos abiertos Cero papel y Gestión Electrónica del documento GEL Custodia y Evidencia digital Glosario Anexos

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Date

ELABORO

Revisó

Javier Suarez Jaime Guerra Ferney Lozano

Historial de Versiones Date

Version

Comments

1.0

Creación del documento de definición

2.0

Actualización del documento con los estándares BPM, definición de funcionalidades y procedimientos.

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INTRODUCCIÓN

La normatividad vigente en materia de los documentos electrónicos existente, para garantizar la protección y privacidad de los datos exige a la entidad disponer de un archivo digital fiable en el que puedan almacenar de forma segura sus documentos electrónicos, especialmente los documentos misionales, legales, fiscales y técnicos o cualquier otro tipo de información con valor y localizarlo con facilidad y rapidez cuando lo necesiten, incluso aunque hayan pasado años desde su última revisión y /o producción. Uno de los recursos de mayor importancia dentro de las organizaciones es el archivo. Su administración ayuda al desarrollo y toma de decisiones de las empresas, los archivos como almacén de documentos, no tienen sentido, adquieren su importancia, cuando son convertidos en fuente primaria de investigación. Uno de los grandes inconvenientes que sufre esta documentación es su manipulación que la deteriora ostensiblemente, es por esta razón que los documentos digitales o digitalizados adquieren su importancia no solo ayudando a conservarlos el soporte papel, sino aumentando la velocidad de consulta.

OBJETIVO Definir en el marco Normativo nacional, y Distrital el contexto que defina los lineamientos para el desarrollo de los diferentes procesos de Gestión Documental, al interior de la Entidad como son la Producción, Recepción ,Tramite ,organización ,Consulta, conservación ,y Disposición Final en los escenarios Físicos y Electrónicos soportados en la normatividad Técnica. El Programa de Gestión Documental –PGD, ilustra de manera detallada la planeación para la ejecución de los procesos de gestión documental de la entidad incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, disposición final de los documentos y la implementación de nuevas tecnologías como herramienta para contribuir a una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel en la gestión de la entidad , tanto para sus procesos internos como para los servicios que presta a los ciudadanos, en desarrollo a lo previsto en las políticas de Gobierno en Línea – GEL, Gestión Electrónica de Documentos -GED-, y Eficiencia Administrativa y Cero Papel

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JUSTIFICACION

La implementación de un Programa de Gestión Documental Electrónico (PGDE) unido a la implementación de nuevas tecnologías permitirá ahorrar tiempo y dinero incrementando al mismo tiempo la seguridad de la información, de esta forma, los documentos desde el momento de su producción y tramite sólo se imprimirán cuando sea necesario y gracias a las funcionalidades del escaneado, no se requerirá la posterior intervención manual directa sobre ellos para su inclusión en las bases de datos o carpetas. Su Producción, archivo, indexación y recuperación serán procesos automáticos, una facilidad de uso que agradecerán tanto los usuarios de la secretaria como el personal de archivo (que deberá atender menos dudas y solucionar menos errores manuales). Al poder ubicar el archivo físico allí donde no haya que pagar alquileres la entidad ahorrará una considerable cantidad de metros cuadrados de oficina, al tiempo que tendrá una evidente reducción en el consumo de papel, del ahorro energético asociado al menor uso de impresoras y fotocopiadoras y de la máxima eficiencia en el tratamiento de documentos. Pues así varios empleados que pertenezcan o no a la misma área o dirección, podrán utilizar a la vez el mismo documento, que estará siempre localizado, facilitando y agilizando así las gestiones diarias. Las crecientes necesidades de información están trasformando profundamente las posibilidades y formas de tratamiento o distribución de la misma. Para que toda la información tenga un verdadero valor, es requisito indispensable que quienes la necesitan tengan, además de un acceso, seguro, fácil y rápido a la misma, capacidad para compartirla y reutilizarla. Ante esta problemática, la gestión documental plantea la incorporación de un sistema de gestión electrónico para su administración automatizada. En otras palabras, se trata de convertir nuestros archivos físicos a archivos digitales OBJETIVOS ESPECIFICOS Agilizar los procesos documentales en la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico, con respecto al manejo integral de los documentos físicos y electrónicos; actualizar las Tablas de Retención Documental en las unidades de Gestión con base en los requerimientos y metodología del Archivo general de la Nación y el Archivo de Bogotá. Normalizar la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los Archivos de gestión, Central e Histórico.  

Mejorar la calidad del servicio a los usuarios en la Secretaria Distrital de Desarrollo sede CAD y en Plaza de los Artesanos. El diseño y la gestión de los recursos electrónicos procedentes del patrimonio bibliográfico y documental parte de un proceso de digitalización de los documentos. Y es este proceso de transformación del soporte papel al soporte digital, el que me servirá de marco de referencia para 8

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

estudiar aspectos relacionados con la conversión y el almacenamiento de los documentos y su manipulación en el entorno digital. El adelanto que supone seguir y mejorar el proceso de digitalización de documentos que se manifiesta en dos propósitos sustanciales: 1. 2.

    

La preservación y conservación de los documentos. La difusión y accesibilidad de los documentos.

Reducir del tiempo de localización de la información. Aumentar de la productividad. Mejora de la gestión y distribución de la información. Mejorar la operatividad y la accesibilidad a la información (acceso simultáneo). Rebajar los volúmenes documentales.

ALCANCE: El presente documento contiene el proceso de gestión en su contexto además de su soporte metodológico desembocando en el Modelo operacional de Arquitecturas de Información y de Arquitecturas Documentales así como su componente estructural para el modelado de procesos. Desde el año de 1970, cuando se expidió el actual Código de Procedimiento Civil, se dijo en el artículo 251: “Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. El análisis llega hasta los contextos de Nivel 5 a efectos derivados hacia los roadmap de gestión documental. El proceso de descripción de la AD estará enmarcado solamente en originario, validación , cadenas o ciclos de vida, validación de riesgo, estudio y análisis y procesos de apoyo o suplementarios. MARCO LEGAL      

Ley 43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Ley 6 de 1992, articulo 74 Valor probatorio de las imágenes ópticas no modificables. Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos”. Decreto 2363 de 2012. Sobre la firma electrónica.

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Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos”. Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000”. Decreto 2693 de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 060 de 2001, (Art. 3, 5, 8,11 y12. Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas. Acuerdo 039 de 2002: “Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental”. Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas. Acuerdo 04 de 2013, “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental” Acuerdo 05 de 2013, “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictas otras disposiciones”. Circular No. 004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos Circular Externa No 004 de 2011 - Directrices o Lineamientos al Manejo y Administración de los Archivos de las Entidades Señaladas en la Ley 1444 De 2011 Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel. Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental. Directiva 004 DE LA Presidencia sobre Políticas Cero papel Código Disciplinario Único: artículo 34: deberes y artículo 35: Prohibiciones de los funcionarios públicos

CONDICIONES GENERALES:

Establecer los recursos físicos, técnicos y tecnológicos y optimizarlos para incluir las nuevas herramientas haciéndolas versátiles, útiles, necesarias y únicas en la entidad. Las TRD deben ser revisadas y actualizadas por cada oficina por lo menos cada dos años y obligatoriamente cuando se registren cambios estructurales y/o funcionales que la afecten. Las modificaciones que surjan serán evaluadas por Gestión Documental de la entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico. Si mediante un acto administrativo, las unidades de gestión realizan nuevas funciones, deberán comunicar a la Unidad de Gestión Documental para realizar la respectiva actualización de las TRD.

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CONTEXTO El PGDE fija su atención en los documentos que se producen o deberían producirse en los sistemas ofimáticos o en entornos de red, es decir, en documentos o información documental, incluyendo bases de datos y objetos de cualquier forma y formato, siempre que sean resultado de actividades y operaciones de entidades e individuos. De ahí que nuestro trabajo se centre en documentos “nacidos digitales” o documentos que fueron digitalizados como parte del proceso de trabajo. DOCUMENTO: Es todo objeto producido, directa o indirectamente, por la actividad del hombre y que, representa una cosa, un hecho o contiene una manifestación del pensamiento Información registrada producida o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura suficientes para servir como testimonio de esa actividad1 DEFINICION DE DOCUMENTO ELECTRONICO Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización

DOCUMENTO ELECTRONICO: Son documentos electrónicos, los contenidos en soportes electrónicos o máquinas informáticas y cuyo contenido pueden ser “magnitudes físicas que representan en forma codificada unas declaraciones o representaciones y que son susceptibles de registro, proceso y transmisión2 Documento electrónico en sentido estricto, es el que queda almacenado en la memoria de la computadora y no puede llegar a conocimiento del hombre sino mediante el empleo de tecnología informática y en sentido amplio el que es procesado por el computador por medio de periféricos de salida y se torna así conocido.-3

El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica Se entiende como documento electrónico cualquier representación de información conservada y transmitida 1 Norma UNE-ISO 15489-1:2006 - Madrid: AENOR, 2006. La traducción de las citas textuales de la norma se ha tomado de esta versión 2

He utilizado en parte la noción de Higueras, Heredero M, “Valor probatorio de los documentos Electrónicos. En Vol. “Encuentros sobre Informática y Derecho” 1990 -1991. Coor M. A. Davara. Universidad (ICADE) Madrid (España), 1992, pág 19. Se dice: “y los “significantes” o signos representativos del contenido o “significado” pueden no ser palabras, grafismos o imágenes, sino magnitudes físicas que representan en forma codificada unas nociones o noticias y son susceptibles de registro, proceso y transmisión.”

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http://www.notarfor.com.ar/diccionario/documento-electronico.php

11 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

por medio de un mensaje de datos. Un documento electrónico es entonces cualquier documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo digital, que para ser consultado, interpretado o reproducido debe ser accedido desde un computador u otro dispositivo con capacidad de acceder a información en medios magnético4 Gestión de documentos “conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, desarrollo, implantación y evaluación de los sistemas administrativos necesarios desde la creación de un documento hasta su destrucción o transferencia al archivo”5 Gestión de contenidos necesidad de tratar de manera global y sistemática distintos tipos de información: „ La interna que se produce en el ejercicio de la actividad „ La que proviene de fuentes externas „ La pública que la organización quiere transmitir a su entorno CARACTERISTICAS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Las características del documento electrónico facilita el conocimiento de cada individuo ya que se dan a a conocer beneficios que te pueden dar al realizar un documento electrónico como: *es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas etc *se opera desde un ordenador o pc *no tiene límite de caracteres. *es virtual *optimiza los recursos de recuperación de la información en cuanto formato y tiempo *eficacia de realizar transacciones en la información *facilita el proceso del texto y da recuperación de respaldo a la información *el archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o encarpetado por el individuo almacenado en el equipo de computo puede abrirse cuantas veces sean necesarias para: 4

5

http://www.facture.co/Contactenos/Definiciones.aspx

Roberge, Michel. La gestio dels documents adminsitratius. Barcelona: Diputación Provincial- Associació de Arxivers de Catalunya, 1993. p

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GESTION DOCUMENTAL BAJO LA NORMA ISO

Sistema de gestión de la calidad, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 9001: 2008. Sistema de gestión para la competencia de los laboratorios de calibración, conforme a lo establecido en la norma NTC ISO IEC 17025: 2005. Sistema de gestión para la competencia de los órganos de inspección, conforme a lo establecido en la norma NTC ISO IEC 17020:1999 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, conforme a lo establecido en la norma NTC 18001: 2005. Sistema de gestión integrado para la competencia del capital /Talento Humano, conforme a lo establecido en la norma NC 3001: 2005 GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS ACERCA DE GOBIERNO EN LINEA (GEL) La Directiva Presidencial No. 2 de 2000, la Ley 812 de 2003 y la Ley 1151 de 2007 fortalecen la Estrategia de Gobierno En Línea. Así mismo, la Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003 introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso estructural de la renovación y modernización de la administración pública. En el Documento CONPES 3292 de 2004 y la Ley 962 de 2005 se precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administración pública. Y el Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto 2434 de 2006 y la Ley 1150 de 2007, fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC. Finalmente, el Decreto 1151 de 2008 define claramente el accionar en materia de Gobierno En Línea por parte de la Administración Pública colombiana.6 Los principios que rigen a la Estrategia de Gobierno En Línea son seis: Gobierno centrado en el ciudadano; visión unificada del Estado; acceso equitativo y multi-canal; Gobierno En Línea es más que tecnología; protección de la información del individuo y; credibilidad y confianza en el Gobierno En Línea. Para su desarrollo, se han establecido tres ejes de acción, los cuales se deben impulsar en las tres ramas del poder público (ejecutivo, legislativo y judicial) y en los tres niveles territoriales (nacional, departamental y municipal): mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas; fortalecer la transparencia del Estado y la participación ciudadana y; mejorar la eficiencia del Estado. Estos ejes de acción son el norte de trabajo de las entidades públicas para la construcción colectiva del Gobierno En Línea mediante un proceso gradual y

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GEL

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evolutivo para la implementación de la Estrategia, que consta de cinco fases de desarrollo: información, interacción, transacción, transformación y democracia en línea7. El desarrollo del Gobierno En Línea debe asumirse como un proceso evolutivo, que comprende cinco fases: Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia en Línea. Estas fases no son dependientes una de la otra, ni tampoco necesitan que termine una para comenzar la otra. Cada una de ellas tiene distintos objetivos y exigencias en términos de costos, necesidades de conocimiento, decisión política y nivel de uso de las tecnologías de la información y la comunicación. Una explicación detallada de cada una de ellas es la siguiente8: Fase

Información en Línea

Interacción en Línea

Transacción en Línea

Transformación en Línea

Democracia en Línea 7

8

Definición Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus sitios Web para proveer en línea información, junto con esquemas de búsqueda básica. La información, en su mayoría, se mantiene estática y no existe interacción en línea sino una relación unidireccional. Adicionalmente, se crea un portal de Gobierno que ofrece el acceso a través de un solo punto a la información que publican las entidades en sus sitios Web. Es la fase en la cual los sitios Web son actualizados con mayor regularidad y se habilita la comunicación de dos vías de entidades con ciudadanos y empresas, con las consultas en línea e interacción con servidores públicos. Se ofrecen mecanismos que acercan al ciudadano con la administración, le posibilitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades en sus sitios Web. Es la fase en la que se proveen transacciones electrónicas para la obtención de productos y servicios, mediante canales seguros, cumpliendo con los estándares internacionales de acceso y ofreciendo la posibilidad de navegar el sitio en cualquier otro idioma diferente al español. Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar del Estado, de forma que se eliminan los límites entre entidades y se organizan los servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, quienes pueden acceder a estos servicios por múltiples canales y/o ventanillas únicas virtuales. Para esto, las instituciones deben estar interconectadas y sus sistemas de información misionales integrados, aprovechando la Intranet Gubernamental. Adicionalmente, se habilitan herramientas de personalización para que los usuarios adapten los sitios Web a sus preferencias. Es la fase en la cual el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en línea, que ha interiorizado en sus prácticas el Gobierno en Línea, siendo éstas de uso cotidiano para el ciudadano. El

ID Diagnostico Gobierno en Línea

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Fase

Definición Gobierno incentiva a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas y temas legislativos, así como a participar en la toma de decisiones y, en general, está dispuesto a involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. En esta fase las entidades ofrecen específicamente información, servicios y trámites en línea para incluir a las poblaciones más vulnerables.

El esquema que resume las fases es el siguiente:

Programa Agenda de Conectividad. Su rol es el de promover el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación en la administración pública para mejorar el acceso, costos y calidad de los servicios que presta el Estado al ciudadano. Sus principales acciones son:  Establecer los lineamientos y los tiempos que deben seguir las entidades públicas para ofrecer información, trámites y servicios a través de medios electrónicos.  Establecer el apoyo que permita implementar de manera adecuada la Estrategia de Gobierno En Línea.  Coordinar y acompañar a las entidades públicas que implementan la Estrategia de Gobierno En Línea.  Definir el seguimiento y el grado de avance de las entidades públicas con respecto a la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea.  Administrar conocimiento, para compartirlo entre las entidades que implementan la Estrategia de Gobierno En Línea. Entidades. Las entidades juegan un papel muy importante dentro del Gobierno en Línea, ya que son ellas las que permitirán que éste progrese, en la medida en que implementen las iniciativas planteadas. Las principales acciones que deben llevar a cabo son:  Atender a los ciudadanos, las empresas y el mismo Estado.  Ejecutar los proyectos relacionados con la Estrategia de Gobierno En Línea y reportar su avance.  Utilizar los recursos que provee la Estrategia de Gobierno En Línea para su implementación.  Compartir experiencias, mejores prácticas y lecciones aprendidas. 15 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos9

GESTION DOCUMENTAL EN EL MARCO GEL

Un sistema de gestión documental tiene que tener en cuenta los siguientes aspectos: almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, retención, distribución, creación y autenticación.  Almacenamiento. Grupo de dispositivos de hardware o software dedicados a guardar datos. Hay dos clases, almacenamiento primario, que son los que usa la CPU directamente (memoria principal, memoria caché, etc.) y el almacenamiento secundario, a los cuales la CPU no accede directamente, como son los discos magnéticos, ópticos, cintas magnéticas, tambores magnéticos, etc. Por tanto, habrá que tener en cuenta cuestiones como: ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Qué espacio ocupan?, etc. 9

Lluis Cordina ,Sistema de Gestión documental

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 Recuperación. En la recuperación intervienen dispositivos hardware y software que se dedican a administrar y buscar la información o datos. Se debe tener en cuenta: ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?  Clasificación. Se debe definir un conjunto de mecanismos de control apropiados y las medidas de protección especiales. Los datos que conforman la estructura de los sistemas y la información obtenida de los mismos, deben ser clasificados y administrados indicando la necesidad, prioridad y grados de protección, considerando grados de sensibilidad y criticidad. Algunos datos e información pueden requerir un nivel adicional de protección o tratamiento especial, como por ejemplo accesos no autorizados o daños a la información.

 Seguridad. Teniendo en cuenta la definición o clasificación realizada, habrá que definir la seguridad en el tratamiento y acceso a la información por parte de los usuarios ¿Cómo evitamos la perdida de documentos? ¿Cómo evitar la violación de la información? ¿Se puede garantizar la integridad? ¿Quién puede realizar la destrucción de documentos? ¿Cómo mantenemos la información delicada oculta?  Retención. Existen documentos que bien por ley o por confidencialidad han de ser conservados a lo largo del tiempo durante una duración determinada ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cuál es el procedimiento de eliminación una vez cumplido el plazo?  Distribución. Ha de existir un medio electrónico a través del cual podamos ser capaces de distribuir los documentos o la información en base a la clasificación realizada, a las medidas de seguridad implantadas y al modo de autenticación establecido. Podrán existir permisos que habrá que obtener para poder acceder a determinada información, por tanto definiremos: ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos? ¿Y el canal de comunicación seleccionado?  Workflow. Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, habrá que definir cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos, las reglas de aprobación, de aceptación, etc. Todo este procedimiento deberá estar reglado y deberá ser integrado en las aplicaciones Web que permitan el tratamiento electrónico de las operaciones para que los procedimientos sean 100% electrónicos. 

Creación y firma. Puede ser que más de una persona esté implicada tanto en la creación de un documento o procedimiento como en su modificación. Habrá que tener en cuenta, por tanto, las acciones colaborativas, el control o gestión de las distintas versiones, etc. Dentro del procedimiento de generación puede ser necesaria la firma electrónica, tanto de manera unitaria como a través de firmas múltiples dentro del proceso de Workflow.

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 Autenticación. ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal acerca de la originalidad de los documentos (autenticidad, integridad y no repudio) y cumplimos sus estándares para la autentificación? ¿Se dispone de una evidencia legal en cuanto a formatos de firma de larga duración que incorporen un sellado de tiempo que garantice la fecha de firma y la firma?

Documento Electrónico Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares10. Documento Electrónico de Archivo11 Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos Clasificación Documentos ofimáticos

Cartográficos Correos electrónicos

Imagen, videos y audio digital Mensajes de datos generados mediante redes sociales

Descripción Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y en muchos casos artístico Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como documentos electrónicos de archivo, debido a que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades. Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como pruebas en el sistema judicial colombiano En algunos casos este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algún proceso llevado a cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre otros).

Otros Componentes Documentales Clasificación

Descripción Una página web está compuesta principalmente por información (texto y/o módulos multimedia), así como por hipervínculos. Además, puede contener o asociar datos sobre el estilo que debe tener y cómo debe visualizarse y

Páginas web

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Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de documento electrónico corresponde con la de Mensaje de Datos

11

Colombia. Archivo General de la Nacion (30 de octubre de 2001). Acuerdo N.º 060 -Archivo General de la Nación

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también aplicaciones “embebidas” con las que se puede interactuar para hacerlas dinámicas Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal 12 efecto o lenguajes de búsqueda rápida

Bases de datos

Características del documento electrónico

Autenticidad

• Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma

•.

Integridad

• Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico

Fiabilidad

• Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo.

•.

•.

Disponibilidad

Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo realizo /Produjo en contexto GEL

debe mostrar la actividad que lo produjo

Estructura lógica

Se puede esquematizar como un bloque de datos formado por:  Datos o contenido.  Datos de identificación para la autenticación y validación del documento bloque de metadatos

12 Glosario Interpares En línea http://www.interpares.org/[Consulta 20 de Noviembre de 2014].

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INTEROPERABILIDAD Las Normas Técnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones, tales como: documento electrónico, digitalización, expediente electrónico, copiado auténtico y conversión, política de firma, estándares, intermediación de datos, modelos de datos, gestión de documentos electrónicos, conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones públicas estatales, modelo de datos para el intercambio de información y declaración de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas y con el ciudadano. Estas Normas Técnicas de Interoperabilidad se desarrollarán y perfeccionarán a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de los servicios de Administración Electrónica, de las infraestructuras que los apoyan y de la evolución tecnológica, para dar cumplimiento al mandato del la ley vigente. Dentro de este conjunto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, las normas relativas al documento electrónico, al expediente electrónico, a la digitalización de documentos en soporte papel, a los procedimientos de copiado auténtico y conversión y a la política de gestión de documentos electrónicos responden a lo previsto en el marco GEL,/GED, sobre interoperabilidad, recuperación y conservación del documento electrónico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el documento electrónico a lo largo del tiempo. FIRMA DIGITAL “Atributos jurídicos de una firma digital. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo”. Parágrafo: El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquella incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera, que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada 21 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

La firma electrónica, que no debe confundirse con la firma digital, es el equivalente electrónico de una firma manuscrita. Una firma electrónica puede ser sencillamente una representación gráfica de una firma, o una firma escaneada y puesta sobre un documento. La firma digital, que no debe confundirse con la firma electrónica, es un mecanismo criptográfico que le permite al receptor de un mensaje firmado de esta forma determinar el origen de los datos contenidos dentro del mensaje y por tanto su autenticidad y no repudio. Esta firma también constata la integridad del mensaje, es decir, que el contenido del mensaje no fue cambiado desde el momento que fue firmado por su emisor El sellado de tiempo (time stamping) sirve para establecer la validez de un documento electrónico, mediante la certificación del momento exacto en que fueron modificados. Este mecanismo, que también es considerado un tipo de firma digital, permite demostrar que una serie de datos no ha sido alterada en un período de tiempo específico. Consiste en una serie de caracteres que denotan la hora y fecha exacta en cuál ocurrió un evento determinado (por ejemplo, la creación o modificación de un documento electrónico). PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR EN EL AMBITO DE LA GESTION DOCUMENTAL

Es menester en este contexto, tener en cuenta los preceptos contemplados en la Ley 23 de 1982 que expresan [ Artículo 2º.- Los derechos de autor recaen sobre las obras científicas literarias y artísticas las cuales se comprenden todas las creaciones del espíritu en el campo científico, literario y artístico, cualquiera que sea el modo o forma de expresión y cualquiera que sea su destinación , tales como: los libros, folletos y otros escritos; las conferencias, alocuciones, sermones y otras obras de la misma naturaleza; las obras dramáticas o dramático-musicales; las obras coreográficas y las pantomimas; las composiciones musicales con letra o sin ella; las obras cinematográficas, a las cuales se asimilan las obras expresadas por procedimiento análogo a la cinematografía, inclusive los videogramas; las obras de dibujo, pintura, arquitectura, escultura, grabado, litografía; las obras fotográficas o las cuales se asimilan las expresadas por procedimiento análogo a la fotografía ; las obras de arte aplicadas; las ilustraciones, mapas, planos croquis y obras plásticas relativas a la geografía, a la topografía, a la arquitectura o a las ciencias y, en fin, toda producción del dominio científico, literario o artístico que pueda reproducirse, o definirse por cualquier forma de impresión o de reproducción, por fonografía, radiotelefonía o cualquier otro medio conocido o por conocer. Artículo 5º.- Son protegidos como obras independientes, sin perjuicio de los derechos de autor sobre las obras originales y en cuanto representen una creación original: A. Las traducciones, adaptaciones, arreglos musicales y demás transformaciones realizadas sobre una obra del dominio privado, con autorización expresa del titular de la obra original. En este caso será considerado como titular del derecho sobre la adaptación, traducción, transporte, etc, el que la ha realizado, salvo convenio en contrato. B. Las obras colectivas, tales como las publicaciones periódicas, antologías, diccionarios y similares, cuando el método o sistema de selección o de organización de las distintas partes u obras que en ellas intervienen, constituye una creación original. Serán consideradas como titulares de las obras a que se refiere este numeral la persona o personas naturales o jurídicas que las coordinen, divulguen o publiquen bajo su nombre. 22 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Artículo 91º.- Los derechos de autor sobre las obras creadas por empleados o funcionarios públicos,(subrayado fuera de contexto) en cumplimiento de las obligaciones constitucionales y legales de su cargo, serán de propiedad de la entidad pública correspondiente. Se exceptúan de esta disposición las lecciones o conferencias de los profesores. Los derechos morales serán ejercidos por los autores, en cuanto su ejercicio no sea incompatible con los derechos y obligaciones de las entidades públicas afectadas. Se resalta que el artículo 93 de la Constitución Política establece que prevalecen en el orden interno los tratados y convenios internacionales que reconocen los derechos humanos ratificados por el Congreso, los cuales forman parte del bloque de constitucionalidad, según jurisprudencia de la Corte Constitucional. Adicionalmente: En relación con la Propiedad Intelectual, el artículo 61 de la Constitución, señala que “El Estado protegerá la propiedad intelectual por el tiempo y mediante las formalidades que establezca la ley”. Ley 1680 de 2012

Artículo 12. Limitaciones y excepciones a los Derechos de Autor. Para garantizar la autonomía y la independencia de las personas ciegas y con baja visión en el ejercicio de sus derechos a la información, las comunicaciones y el conocimiento, las obras literarias, científicas, artísticas, audiovisuales, producidas en cualquier formato, medio o procedimiento, podrán ser reproducidas, distribuidas, comunicadas, traducidas, adaptadas, arregladas o transformadas en braille y en los demás modos, medios y formatos de comunicación accesibles que elijan las personas ciegas y con baja visión, sin autorización de sus autores ni pago de los Derechos de Autor, siempre y cuando la reproducción, distribución, comunicación, traducción, adaptación, transformación o el arreglo, sean hechos sin fines de lucro y cumpliendo la obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las obras así utilizadas. La ley 57 de 1986 regula la publicación de los documentos oficiales, el derecho de toda persona a "consultar los documentos que reposan en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley"; la reserva subsiste por 30 años y a su finalización el documento adquiere carácter histórico y público (artículos 12 y 13 de la ley 57 de 1985). Los programas de bases de datos son obras que también se encuentran protegidas por las disposiciones de la ley 23 de 1982 porque son producto de la creatividad intelectual del ser humano. El control de constitucionalidad de los tratados públicos y de las leyes que los aprueban, presenta unas características singulares, al ser: “(i) previo al perfeccionamiento del tratado, pero posterior a la aprobación del Congreso y a la sanción gubernamental; (ii) automático, pues debe ser enviada directamente por el Presidente 23 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

de la República a la Corte Constitucional dentro de los seis días siguientes a la sanción gubernamental; (iii) integral, en la medida en que la Corte debe analizar tanto los aspectos formales como los materiales de la ley y el tratado, confrontándolos con todo el texto constitucional; (iv) tiene fuerza de cosa juzgada; (v) es una condición sine qua non para la ratificación del correspondiente acuerdo; y (vi) cumple una función preventiva, pues su finalidad es garantizar tanto la supremacía de la Constitución como el cumplimiento de los compromisos internacionales del Estado colombiano.”13 SERVIDORES PUBLICOS La Circular 07 de 2002, establece entre otros lo siguientes aportes: Tal como lo define el artículo 671 del Código Civil, el derecho de autor es una forma de propiedad privada la cual otorga una protección jurídica especial al creador de una obra literaria o artística, entendida como tal, toda expresión personal de la inteligencia manifestada en forma perceptible y original. El derecho de autor busca la protección del ingenio y el talento humano en los dominios literario y artístico, cualquiera que sea su modo o forma de expresión y cualquiera que sea su estilo, tales como: los libros, folletos y otros escritos; las conferencias, alocuciones, sermones y otras obras de la misma naturaleza; las obras dramáticas o dramático-musicales; las obras coreográficas y las pantomimas; las composiciones musicales con letra o sin ella; las obras cinematográficas, a las cuales se asimilan las obras expresadas por procedimiento análogo a la cinematografía, inclusive los videogramas; las obras de dibujo, pintura, arquitectura, escultura, grabado, litografía; las obras fotográficas a las cuales se asimilan las expresadas por procedimiento análogo a la fotografía; las obras de arte aplicadas; las ilustraciones, mapas, planos, croquis y obras plásticas relativas a la geografía, a la topografía, a la arquitectura o a las ciencias, y, en fin, toda producción del dominio científico, literario o artístico que pueda reproducirse, o definirse por cualquier forma de impresión o de reproducción, por fonografía, radiotelefonía o cualquier otro medio conocido o por conocer14. La legislación colombiana establece que los derechos patrimoniales que se desprenden de aquellas obras realizadas por un servidor público en cumplimiento de las obligaciones constitucionales y legales de su cargo, serán de propiedad de la entidad pública correspondiente. El autor en estas condiciones, no tiene más prerrogativas que las morales sobre su creación en cuanto su ejercicio no sea incompatible con los derechos y obligaciones de las entidades públicas beneficiadas. Con respecto a esta situación el artículo 91 de la Ley 23 de 1982, establece: "Los derechos de autor sobre las obras creadas por empleados o funcionarios públicos, en cumplimiento de las obligaciones constitucionales y legales de su cargo, serán de propiedad de la entidad pública correspondiente. Se exceptúan de esta disposición las lecciones o conferencias de los profesores. Los 13

Corte Constitucional 350 de 2013

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Circular 07

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derechos morales serán ejercidos por los autores, en cuanto su ejercicio no sea incompatible con los derechos y obligaciones de las entidades públicas afectadas." (negrilla fuera de texto) Las creaciones del servidor público catalogadas como obras, pero que no se realizan en función de la actividad propia de su cargo se consideran como un bien más de su acervo patrimonial, en consecuencia, tienen toda la protección legal que el régimen jurídico le aporta en esta materia; así el servidor público en general podrá ejercer los dos tipos de prerrogativas que establece la ley, según se ha enunciado en precedencia, el derecho moral y el derecho patrimonial. Frente a la facultad de negociación del servidor público, como autor de una obra realizada fuera de sus funciones legales y constitucionales, con las entidades públicas, se hace necesario aclarar la vigencia del artículo primero de la Ley 44 de 1993, en relación a lo dispuesto en el artículo octavo de la Ley 80 de 1993, pues esta última norma inhabilita a los servidores públicos para contratar con las entidades estatales, y no hizo mención expresa de esta situación en su artículo décimo. Al respecto varios comentarios se ofrecen necesarios. Que según lo consagrado en el artículo 91 de la Ley 23 de 1982, los derechos patrimoniales de autor sobre las obras creadas por empleados o funcionarios públicos, en cumplimiento de las obligaciones legales y constitucionales de su cargo, son de propiedad de la entidad pública correspondiente. POBLACION VULNERABLE

A. La Ley 1232 de 2008 - Por la cual se modifica la Ley 82 de 1993, Ley Mujer Cabeza de Familia y se dictan otras disposiciones, establece en su artículo primero que: “… la Jefatura Femenina de Hogar, es una categoría social de los hogares, derivada de los cambios sociodemográficos, económicos, culturales y de las relaciones de género que se han producido en la estructura familiar, en las subjetividades, representaciones e identidades de las mujeres que redefinen su posición y condición en los procesos de reproducción y producción social, que es objeto de políticas públicas en las que participan instituciones estatales, privadas y sectores de la sociedad civil. … es Mujer Cabeza de Familia, quien siendo soltera o casada, ejerce la jefatura femenina de hogar y tiene bajo su cargo, afectiva, económica o socialmente, en forma permanente, hijos menores propios u otras personas incapaces o incapacitadas para trabajar, ya sea por ausencia permanente o incapacidad física, sensorial, síquica o moral del cónyuge o compañero permanente o deficiencia sustancial de ayuda de los demás miembros del núcleo familiar”. B.JÓVENES En la Constitución Política y en la Ley se encuentran consagrados tanto derechos especiales para los jóvenes como Acciones Afirmativas. El artículo 93 de la Constitución Política establece que prevalecen en el orden interno los tratados y convenios internacionales que reconocen los derechos humanos ratificados por el Congreso, los cuales forman parte del bloque de constitucionalidad, 25 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

La Declaración Universal de Derechos Humanos señala que toda persona tiene los derechos y libertades allí enunciados sin distinción alguna. La Ley 74 de 1968 aprobó los Pactos Internacionales de erechos Civiles y Políticos y de Derechos Económicos, Sociales y Culturales. C. ADULTOS MAYORES Si bien la Organización Panamericana de la Salud (OPS), considera como personas mayores a las que cuentan con 60 años de edad, la Organización de Naciones Unidas (ONU), mediante la Resolución 50/141 de 1996, denominó a este grupo humano como “Adultos Mayores”. Nuestra Constitución Política hace referencia a este mismo grupo de personas en el Capítulo II – De los derechos sociales, económicos y culturales, específicamente cuando instituye en su artículo 46 la Protección y asistencia del Estado para las personas de la tercera edad, siendo la Ley 1251 de 2008 - Por la cual se dictan normas tendientes a procurar la protección, promoción y defensa de los derechos de los adultos mayores. D. PERSONAS EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD La Declaración Universal de Derechos Humanos señala que toda persona tiene los derechos y libertades allí enunciados sin distinción alguna. La Ley 74 de 1968 aprobó los Pactos Internacionales de Derechos Civiles y Políticos y de Derechos Económicos, Sociales y Culturales. Ley 762 de 2002 aprobó la “Convención Interamericana para la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra las Personas con Discapacidad", suscrita en la ciudad de Guatemala, el 7 de junio de 1999. “Acceso a la información y la comunicación15 –

Las personas con discapacidad y, cuando proceda, sus familias y quienes abogan en su favor deben tener acceso en todas las etapas a una información completa sobre el diagnóstico, los derechos y los servicios y programas disponibles. Esa información debe presentarse en forma que resulte accesible para las personas con discapacidad.

–

Los Estados deben elaborar estrategias para que los servicios de información y documentación sean accesibles a diferentes grupos de personas con discapacidad. A fin de proporcionar acceso a la información y la documentación escritas a las personas con deficiencias visuales, deben utilizarse el sistema [b]raille, grabaciones en cinta, tipos de imprenta grandes y otras tecnologías apropiadas. De igual modo, deben utilizarse tecnologías apropiadas para proporcionar acceso a la información oral a las personas con deficiencias auditivas o dificultades de comprensión.

E. GRUPOS ÉTNICOS 15

OMPI

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Los Grupos Étnicos son aquellas comunidades de personas que comparten un origen, una historia, una lengua y unas características culturales comunes, y han mantenido su identidad a lo largo de la historia como sujetos colectivos. E.1. Pueblos Indígenas. la Constitución Política de 1991 recoge y reconoce para los pueblos indígenas la existencia de tres órdenes normativos a saber: • La Legislación General de la Nación: Son las leyes que se aplican a todos los colombianos y en tal virtud a los indígenas, quienes en su calidad de ciudadanos gozan de todos los derechos y obligaciones que los demás nacionales. • La Legislación Especial Indígena: Establecido en el artículo 246, así: Las autoridades de los pueblos indígenas podrán ejercer funciones jurisdiccionales dentro de su ámbito territorial, de conformidad con sus propias normas y procedimientos, siempre que no sean contrarios a la Constitución y a las leyes de la República. Adicionalmente la Carta Política reconoce y tutela la diversidad étnica y cultural del país, consagra derechos étnicos, culturales, territoriales, de autonomía y participación, reconoce las diferentes lenguas que se hablan en nuestro país como lenguas oficiales en sus territorios, así como reconoce la educación bilingüe e intercultural para los grupos étnicos y la doble nacionalidad para los pueblos indígenas que vivenen zonas de frontera, permitiendo entre otras cosas, la participación activa de los indígenas en la vida política del país Por su parte, la Ley 145 de 1994, aprobó el Convenio Constitutivo del Fondo para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas de América Latina y el Caribe", suscrito en Madrid el 24 de julio de 1992, con el objeto de establecer un mecanismo destinado a apoyar los procesos de autodesarrollo de pueblos, comunidades y organizaciones indígenas de la América Latina y del Caribe, en adelante denominados "Pueblos Indígenas”. “La explotación de los recursos naturales en los territorios indígenas debe hacerse compatible con la protección que el Estado debe dispensar a la integridad social, cultural y económica de las comunidades indígenas, integridad que configura un derecho fundamental para la comunidad por estar ligada a su subsistencia como grupo humano y como cultura. Para asegurar dicha subsistencia se ha previsto, cuando se trate de realizar la explotación de recursos naturales en territorios indígenas, la participación de la comunidad en las decisiones que se adopten para autorizar dicha explotación. De este modo, el derecho fundamental de la comunidad a preservar la integridad se garantiza y efectiviza a través del ejercicio de otro derecho que también tiene el carácter de fundamental, como es el derecho de participación de la comunidad en la adopción de las referidas decisiones. La participación de las comunidades indígenas en las decisiones que pueden afectarlas en relación con la explotación de los recursos naturales ofrece como particularidad el hecho de que la referida participación, a través del mecanismo de la consulta, adquiere la connotación de derecho fundamental, pues se erige en un instrumento que es básico para preservar la integridad étnica, social, económica y cultural de las comunidades de indígenas y para asegurar, por ende, su subsistencia como grupo social. De este modo la participación no se reduce meramente a una intervención en la actuación administrativa dirigida a asegurar el derecho de defensa de quienes van a resultar afectados con la autorización de la licencia ambiental, sino que

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tiene una significación mayor por los altos intereses que ella busca tutelar, como son los atinentes a la definición del 16 destino y la seguridad de la subsistencia de las referidas comunidades”.

E.2 Raizales E.3 Rom17 o gitanos

Población ROM. La identificación de la población ROM se realizará mediante un listado de potenciales beneficiarios que será elaborado por la autoridad legítimamente constituida (Shero Rom o portavoz de cada Kumpania) y reconocida ante la Dirección de Etnias del Ministerio del Interior y de Justicia. El listado deberá ser registrado y verificado por la alcaldía del municipio o distrito en donde se encuentren las Kumpania. Este pueblo se agrupa en comunidades denominadas “Kumpanias” o “Kumpeniyi” que es la asociación de grupos familiares que establecen alianzas para compartir una vida en comunidad. Practican la endogamia33 y la convivencia armónica aunque tienen mecanismos de resolución interna de conflictos a partir de su derecho consuetudinario definido como “ley romanesa o Kriss. El Convenio 169 de la OIT señala como un deber de los estados miembros, el de reconocer y proteger al pueblo Gitano: “Los gobiernos deberán asumir la responsabilidad de desarrollar con la participación de los pueblos interesados, una acción coordinada y sistemática con mira a proteger los derechos de esos pueblos y garantizar el respeto a su integridad”. La Ley 467 de 1998, aprobó la enmienda al artículo 8o. de la Convención Internacional de 1966 sobre la eliminación de todas las formas de la discriminación racial, adoptada en Nueva York el 15 de enero de 1992. Dicha ley fue declarada exequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-275-99 de 28 de abril de 1999, Magistrado Ponente Dr. Alfredo Beltrán Sierra.

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Sentencia SU 039 del 3 de febrero de 1997 - M.P. Dr. Antonio Barrera Carbonell

Nombre adoptado a partir de la Conferencia Internacional de Barcelona de 1994, momento a partir del cual decidieron la denominación de “rom” que en su lengua romanes significa “hombre”. 17

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CICLOS DE LOS DOCUMENTOS

CICLO DOCUMENTAL ELECTRONICO

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DATOS ABIERTOS Definición de Datos Abiertos 18 Datos Abiertos son todos aquellos datos primarios, sin procesar, en formatos estándar, estructurados e interoperables que facilitan su acceso y permiten su reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas y que pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Los datos del Gobierno son considerados abiertos si son publicados siguiendo los siguientes principios o características:        

Completos: Todos los datos públicos deben estar disponibles. Los datos públicos no contemplan datos privados ni limitaciones de seguridad o privilegios. Primarios: Los datos deben ser recolectados en la fuente de origen, con el nivel de granularidad más alto posible, no en forma agregada ni modificada. Oportunos: Los datos deben estar disponibles tan rápido como sea necesario para garantizar el valor de los mismos. Accesibles: Los datos deben estar disponibles para el rango más amplio de usuarios y para el rango más amplio de propósitos. Procesables por máquinas: Los datos deben estar estructurados razonablemente para permitir un procesamiento automático. No discriminatorios: Los datos deben estar disponibles para cualquiera persona, sin requerir un registro. No propietarios: Los datos deben estar disponibles en un formato sobre el cual ninguna entidad tiene un control exclusivo. Libres de licencias: Los datos no deben estar sujetos a ningún derecho de autor, patente, marca registrada o regulaciones de acuerdo de secreto. Se podrán permitir restricciones razonables de privacidad, seguridad o privilegios.

Definiciones "Público" significa: 

Los principios Open Government Data no se ocupan de lo que los datos deben ser públicas y abiertas. Privacidad, seguridad y otros problemas pueden legalmente (y con razón) evitar que los conjuntos de datos se compartan con el público. Más bien, estos principios se especifican las condiciones de datos públicas deben cumplir para ser considerado como "abierta".

"Datos" significa: 18

Guia Apertura Datos Mintic v 2.0

30 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195



Información o grabaciones almacenadas electrónicamente. Los ejemplos incluyen documentos, bases de datos de los contratos, las transcripciones de las audiencias y las grabaciones de audio / visual de eventos.



Mientras que los recursos de información no electrónicos, tales como artefactos físicos, no están sujetas a los principios de datos de Gobierno Abierto, que siempre se recomienda que se facilitará por vía electrónica a la medida de lo posible este tipo de recursos.

"revisables" significa: 

Una persona de contacto debe ser designado para responder a las personas que tratan de utilizar los datos.



Una persona de contacto debe ser designado para responder a las quejas sobre violaciónes de los principios.



Un tribunal administrativo o judicial debe tener la competencia para revisar si la agencia ha aplicado estos principios de manera apropiada. CERO PAPEL Y GESTION ELECTRONICA DEL DOCUMENTO-G.E.D.

El Plan Nacional de Desarrollo de 2010 – 2014 tiene dentro de los propósitos del gobierno nacional el establecimiento de una gestión pública, efectiva, eficiente y eficaz, para lograrlo contempló la estrategia denominada Política Cero Papel, la cual consiste en sustituir los flujos documentales generados en papel, por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de tecnología de la información y las telecomunicaciones, con el fin no solo de evitar el impacto ambiental sino además incrementando la eficiencia en la administración pública Procesos y procedimientos: ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran. A. Cultura organizacional: promover activamente el cambio de cultura, en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos normalizados para la administración de documentos electrónicos de archivo. B. Componente normativo y de gestión documental: Aplicación de normas externas e internas sobre la gestión documental. Componente Tecnológico: Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de documentos

. Metadatos

Los documentos electrónicos dependen de los metadatos para su existencia, gestión y futura utilización. Las características de los documentos (ISO 15489:2001, 7.2) en todos los formatos son definidas en los metadatos 31 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Los metadatos pueden almacenarse en una base de datos, normalmente diseñada para tal efecto, o incrustados en la cabecera del propio documento sobre el que añaden información. En el contenido web, por ejemplo, la metainformación sobre una página web suele ir incluida en el propio documento HTML, mientras que otros contenidos como la sindicación de noticias o metadatos sobre archivos multimedia se proporcionan como documentos aparte.

Datos de Contenido

Firmas

Metadatos

Se entiende por formato la manera en que los datos están contenidos en un documento electrónico en el momento de su creación y la forma en que han sido codificados19 La determinación de formatos idóneos para la conservación a largo plazo de información, pasa por evaluar el nivel de cumplimiento de los siguientes aspectos:

19 LATORRE TAFANELL, Roser, El glossari “comparat” d´arxivistica. En línea http://www.santboi.cat/Publi077.nsf/ BE5C52B9D8E5462BC125754500420D40/$FILE

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Niveles de Cumplimiento Se deben cumplir a efectos de su articulacion con Gobierno Abierto

Cifrado El formato no debe contener cifrados para no tener inconsistencias

Fuentes

Contenido multimedia

Estandarizadas en el ambito de Gobierno Abierto

Articulados a componentes Web 2.0

Contenidos externos No permite su incorporacion por ser enlaces compartidos

Codigo Ejecutable En el ambito de Gobierno abierto no se permiten Codigos

Compresion Articulados a la Politica de datos abiertos

Documento tradicional Soporte: papel Caracteres alfabéticos, ilustraciones, etc. El soporte y el contenido se mantienen siempre unidos. La estructura es parte integral del documento. Los metadatos del contexto y de la estructura en un documento tradicional son inherentes. Conservar los soportes en condiciones idóneas garantiza la conservación y el acceso del contenido documental.

Documento digitalizado Transformar una información consignada en forma analógica en una secuencia de valores numéricos, es decir, en una representación electrónica que se puede almacenar y acceder por medio de una computadora. Fotografiar electrónicamente una información, dividiéndola en miles de elementos llamados pixeles, representados por ceros y unos.

33 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Documento electrónico Soporte: magnético, óptico, etc. Símbolos binarios que deben descifrarse. El contenido puede separarse del soporte. La estructura física no es evidente. Se requiere de una estructura lógica ( un software y hardware) para leerlo. Los metadatos administrativos, funcionales y técnicos de los documentos electrónicos deben ser conservados para su posterior identificación . Conservar los soportes de los documentos electrónicos no garantiza la conservación y el

acceso del contenido documental.

CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO INTEGRO CONFIABLE Fecha: Usualmente es Perfil del documento: agregada automáticamente Para los documentos enviados: por el sistema. Fecha, hora, autor, remitente, asunto. Para los documentos recibidos: fecha La fecha cronológica debe y hora de recepción, fecha y hora de incluir la hora de la transmisión remota, autor, transmisión y la hora de remitente, código de clasificación, recepción. número de registro. Identificación del software usado. También es necesario agregar el lugar. Identificación de los usuarios del sistema y de su respectivo perfil. Autor y el redactor deben quedar claramente Definición e identificación de los identificados. dominios de trabajo.

AUTÉNTICO Perfil del documento: fecha, hora, autor, remitente, asunto, código de clasificación, número de registro.

Remitente

Programa de respaldos

Los metadatos sobre la creación y el uso de los documentos.

Asunto El control de acceso de los usuarios.

Encriptación. Modalidad de transmisión: el sistema de información debe controlar cada movimiento que se haga del documento tanto en el interior como en el exterior de la entidad. Estructuración de los directorios de acuerdo a un plan de clasificación determinado

Conservación adecuada de los respaldos.

Disposición Programa de migración.

34 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Ciclo de Vida Digitalización de documentos

GESTION DIGITAL DE DERECHOS En los tratados de la OMPI figuran asimismo normas análogas que rigen la protección de la información para la gestión electrónica de los derechos. El propósito de dicha información es distinguir la obra protegida y señalar a su autor o al titular de los derechos que recaen sobre ella, quedando comprendidos también en el concepto de información las condiciones generales de uso de la obra y los números o claves mediante los que se representa dicha información.20

Cadena de valor Dentro del concepto de cadena de valor del Plan Estratégico de la Entidad, la ejecución del Programa de Gestión Documental, le permitirá a la entidad desarrollar actividades de soporte tendientes al manejo y control de información contenida en los archivos con criterios de confiabilidad y oportunidad, mitigando las debilidades institucionales en lo que respecta en los controles y seguridad de los archivos, mediante el aprovechamiento de tecnologías de la información y las comunicaciones en la producción y administración de documentos y expedientes electrónicos. Como lo expresa el citado documento “la gestión digital de derechos no designa un elemento o configuración particular de las tecnologías de la información”, y más adelante resalta “es un medio técnico y un método que se emplea para gestionar los derechos en el entorno digital”

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OMPI

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ARQUITECTURA DE LA INFORMACION

36 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

37 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Entorno Político Direccionamiento y Control o o o o o o o o o o o o o o o

Ley No. 527 de 1999 [Comercio Electrónico] Ley No. 594 de 2000 [Función Archivística del Estado] Documento CONPES 3072 de 2000 [Agenda de Conectividad] Directiva Presidencial No. 02 de 2000 [Gobierno Electrónico] Decreto 1747 de 2000 [Reglamentario Ley 527] Directiva Presidencial No.10 de 2002 [PRAP] Decreto 2170 de 2002 [Combatir Corrupción] Decreto 1620 de 2003 [Transformación Ministerio Comunicaciones] Documento CONPES 3248 de 2003 [PRAP] Documento CONPES 3249 del 2003 [Contratación Pública] Decreto 3816 de 2003 [COINFO] Documento CONPES 3292 de 2004 [Antitrámites] Ley No. 962 de 2005 [Antitrámites] Decreto 4669 de 2005 [Reglamentario Ley 962] Decreto 2434 de 2006 [Publicación Obligatoria Portal Contratación]

Entorno Direccionamiento Tecnológico o o o o o o o o o

Intranet Gubernamental – Arquitectura de Integración e Interoperabilidad. Intranet Gubernamental – Conectividad (Acuerdos de Nivel de Servicio). Políticas de Seguridad Informática. Consideraciones de Seguridad para el desarrollo de un sistema de seguridad Construyendo un programa de conocimiento y capacitación en seguridad de redes Guía de servicios de Seguridad para Tecnologías de Información Guía para poner a prueba la seguridad de redes Guía para seleccionar productos de seguridad para Tecnologías de Información Estándares y Mejores Prácticas Internacionales

Definición de la Arquitectura ISO/IEC define arquitectura como “La organización funcional de un sistema, compuesta por sus componentes, las relaciones entre ellas, su entorno, así como los principios que gobiernan su diseño y evolución “

Ciclo de Desarrollo de la Arquitectura Fase Preliminar: Framework y Principios

Preparar a la organización un adecuado proyecto de arquitectura TOGAF, definir los principios de arquitectura, definir el Framework y las herramientas. 38

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Gestión de Requerimientos

Fase A: Visión de Arquitectura

Fase B: Arquitectura de Negocios

Asegurar que cada etapa del proyecto de Arquitectura este fundamentada en requerimientos de negocio validados. Establecer el alcance, restricciones, y las expectativas del proyecto de Arquitectura; Crear la Visión; determinar los stakeholders; validar el contexto del negocio y crear el “Statement of Architecture Work”; Obtener aprobaciones. Desarrollar la arquitectura en tres niveles:

Fase C: Arquitecturas de Sistemas de 1. Negocio Información 2. Sistema de Información(aplicaciones y datos) 3. Tecnología Fase D: Arquitectura Tecnológica

Fase E: Oportunidades y Soluciones

Fase F: Plan de Migración

Fase G: Implementación del Governance

Fase H: Gestión del Cambio

En cada caso desarrollar la arquitectura baseline (“as is”) y el objetivo (“to be”) y analizar gaps Evaluar y seleccionar entre las opciones de implementación identificadas en la arquitectura objetivo; identificando los proyectos de implementación más importantes. Analizar costos, beneficios y riesgos; desarrollar una lista priorizada de proyectos sobre las bases del plan de implementación y migración. Preparar y realizar los “Architecture Contracts” (Implementación del Governance Board); asegurando que la implementación del proyecto este acorde a la arquitectura. Proveer un monitoreo continuo para asegurar que la arquitectura responde a las necesidades de la empresa.

39 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

La visión vertical: implica la integración de la información siguiendo el organigrama en un “drill-down”, es decir con directivas claras desde los vértices superiores hacia las bases, y el “roll-up”, sabiendo a partir de estas directivas, cuál es el lugar que cada uno ocupa en la organización, y su función dentro del plan de acción estratégico.

ROLL-UP

DRILL-DOWN

Cuadro 1: La integración vertical de la información La visión horizontal: el llamado “drill-across”, consecuencia de la visión sistémica de la organización, es decir como subsistema, parte de un sistema principal. Propone el seguimiento de las actividades que agregan 40 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

valor a lo largo de su eslabonamiento horizontal, contemplando las vinculaciones con los clientes a quienes ofrecen los resultados productivos y con sus proveedores a quienes adquiere los recursos necesarios.

DRILL-ACROSS

CADENA DE VALOR

Cuadro 2: La integración horizontal de la información

La visión multidimensional: la integración de la información debería permitir poder visualizar la misma desde distintas ópticas (dimensiones) con el fin de agregarle valor decisorio. Para poder lograr estas visiones es necesario contar, por tanto, con un sistema de información integrado y tecnológicamente adecuado para soportar los procesos de toma de decisiones en el entorno competitivo actual. Además será indispensable contar con procesos desarrollados a través de macroactividades, las cuales serán homónimas a los factores críticos de éxito, verdaderos nudos decisorios en el proceso de gestión

41 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

42 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

43 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Estructuras de Organización (función intangible, relevante; define formas primarias de navegación a usuarios) Jerárquica Hipertexto Relacional (bases de datos) * Permite obtener el tamaño del * Info. Nueva y poco lineal * Permite usar un sitio. * Compone de elementos de contenido de maneras * Areas cont. Relevantes->explorar info. Y los vínculos entre diferentes. esquemas de organización-> usos. * Uso subsitios o contenido. * Pueden estar con o sin conjuntos estructurado. * Excluyente no es bueno en jerarquía. Vocabulario controlado, esquemas de organización * Une datos, imágenes, alto grado de exigencia ambiguos. texto… * Ayuda en búsqueda * Se pueden poner sólo en 2 * Fácil perderse * Poder y flexibilidad para categorías para evitar que se * Uso como complemento diseñar sist. De navegación pierdan. y búsqueda. * Equilibrio entre * Se pueden crear amplitud(opciones) y profundidad interfaces o integrar (niveles). herramientas. * Jerarquía angosta o amplia. * Html estático o *.* Más de 4-5 niveles dinámico. 44 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

V. Estándares técnicos 

ISO/IEC 27001:2013



ISO/IEC 27002:2013



ISO 15489-1



ISO 15489-2



ISO 14721:2003



ISO/IEC 27037:2012



ISO/IEC 27042



ISO/IEC 15801



ISO/IEC 17020



ISO/IEC 17025 45

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

ISO/IEC 27006

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

El artículo 24 de la Ley 594 de 2000, señala “Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental”. Las Tablas de Retención Documental - TRD son una herramienta archivística necesaria para la gestión documental. Esta permite la clasificación de los documentos generados y recibidos por la entidad, en razón a las funciones asumidas por las dependencias de la Unidad, facilitando la optimización y racionalización de la producción de los documentos. Las TRD se elaboraron con base en los principios básicos, esto son teniendo en cuenta la estructura orgánico funcional de la entidad con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte en que se generen. Las TRD son parte fundamental del Programa de Gestión Documental de la entidad, mediante la aplicación de las TRD, se garantizar la adecuada organización de los archivos, facilitando la recuperación de la información y dándoles una oportuna disposición final TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 1. Transferencias primarias El traslado de los documentos desde los archivos de gestión al archivo central de la entidad, una vez culmine su retención en el archivo de gestión, se realizan de conformidad con la tabla de retención documental, por parte de la dependencia productora, en coordinación con el Grupo de Archivo y Correspondencia, atendiendo al respectivo cronograma de transferencias 2. Transferencias Secundarias En cumplimiento de lo ordenado en el artículo 2 del Decreto 1382 de 1995, el cual establece la obligación de efectuar transferencias secundarias al Archivo General de la Nación, y como resultado del proceso de levantamiento del inventario documental y la organización archivística de los expedientes

46 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Referentes21 13008 ISO: 2012 Información y documentación - conversión de los registros digitales y la migración proceso 2010: ISO / TR 13028 Directrices de implementación para la digitalización de los registros - Información y documentación ISO / CD 15489-1 Información y documentación - Gestión de registros - Parte 1: Conceptos y principios ISO 15489-1: 2001 Información y documentación - Registros de manejo - Parte 1: Generalidades ISO / TR 15489-2: 2001 Información y documentación - Gestión de registros - Parte 2: Directrices ISO / TR 15489-2 NP Información y documentación - Gestión de registros - Parte 2: Directrices ISO 16175-1: 2010

Información y documentación - Principios y requisitos funcionales para registros en ambiente de oficina electrónicos - Parte 1: Generalidades y d ISO 16175-2: 2011

Información y documentación - Principios y requisitos funcionales para registros en ambiente de oficina electrónicos - Parte 2: Directrices y requis documentos digitales ISO 16175-3: 2010

Información y documentación - Principios y requisitos funcionales para registros en ambiente de oficina electrónicos - Parte 3: Directrices y requis ISO / CD 17068 Información y documentación - Trusted tercer repositorio de fiesta para los registros digitales ISO / TR 17068: 2012 Información y documentación - Trusted tercer repositorio de fiesta para los registros digitales ISO / TR 18128: 2014 Información y documentación - Evaluación de riesgos para los procesos y los sistemas de registros ISO 22310: 2006 Información y documentación - Directrices para los redactores de normas para los registros indicando los requisitos de gestión de normas

21

http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_tc_browse.htm?commid=48856

47 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

ISO 23081-1: 2006 Información y documentación - Gestión de Registros procesos - Metadatos para los registros - Parte 1: Principios ISO 23081-2: 2009 Información y documentación - Gestión de metadatos de los registros - Parte 2: Aspectos conceptuales y de implementación ISO / TR 23081-3: 2011 Información y documentación - Gestión de metadatos de los registros - Parte 3: método de autoevaluación ISO / TR 26122: 2008 Información y documentación - Análisis de Obra proceso para registros ISO / TR 26122: 2008 / Cor 1: 2009 ISO 30300: 2011 Información y documentación - Sistemas de gestión de registros - Fundamentos y vocabulario ISO 30300: 2011 / CD Cor 1 ISO 30301: 2011 Información y documentación - Gestión de sistemas de registros - Requisitos ISO / CD 30302 Información y documentación - Gestión de sistemas de registros - Directrices para la aplicación

48 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Normativa22

La.

¿Qué es una norma? Una norma es un medio o instrumento mediante el cual se manifiesta el derecho objetivo y se establece un ordenamiento jurídico, así mismo, las normas tienen la facultad de imponer deberes y conferir derechos. Las normas son las pautas de ordenamiento social que se establecen en una comunidad humana para organizar el comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar, con el objeto de no entorpecer el bien común. LEY: Es la norma jurídica de mayor rango, después de la constitución política, emanada por el legislador y expedida para llevar el control de la conducta social establecida con carácter permanente. Es aquella que establece obligaciones y/o deberes jurídicos y otorga derechos, el incumplimiento de una ley puede dar lugar a una sanción o castigo impuesto por la misma. LEY ESTATUTARIA: La constitución de 1991 incluyo un tipo de ley especial, conocida también como ley estatutaria, creada para regular temas de vital importancia (art. 152 C.P.) La naturaleza de la ley estatutaria es superior a las demás leyes y por tal motivo establece un trámite especial para su expedición, teniendo en cuenta la importancia jurídica que abarca. 22

Archivo general de la Nación

49 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Este tipo de ley cuenta con unas características especiales como son; A. tienen trámite especial, pues deben aprobarse por mayoría absoluta en las cámaras; B. son expedidas exclusivamente por el Congreso y durante una misma legislatura; C. son revisadas por la Corte Constitucional, organismo que ejerce sobre estas leyes un control previo de constitucionalidad. DECRETO LEY: El decreto ley ofrece la posibilidad constitucional al Poder Ejecutivo de crear normas con rango de ley sin la intervención o autorización previa del Congreso; en los gobiernos democráticos, el decreto ley se encuentra amparado por la Constitución. DECRETO: Es un acto administrativo promulgado por el poder ejecutivo con contenido normativo reglamentario sin necesidad de ser sometida al órgano legislativo. Cuando se habla de un decreto ley se trata de un acto que ofrece la posibilidad de tener aplicación con fuerza de ley sin que necesite la intervención del congreso, generalmente se da cuando existen necesidades que deben ser ejecutadas con urgencia. ACUERDO: Es la manifestación de voluntades que tiene como finalidad producir efectos jurídicos. El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos. Es válido cualquiera que sea la forma de su celebración, oral o escrita, siempre que el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto cierto, determinado, no esté fuera del comercio o sea imposible. ORDENANZA: Es una norma jurídica que forma parte de un reglamento y así mismo se encuentra subordinada a una ley. Es un mandato emitido por una autoridad con el poder o facultad para exigir su cumplimiento; este acto normativo es proferido en su mayoría por las Asambleas Departamentales y/o Concejos municipales, su aplicación y cumplimiento es de carácter obligatorio desde el momento de su publicación. DIRECTIVAS: Es un acto jurídico emitido por dependencias administrativas, a través de sus autoridades superiores, con el propósito de dictar normas, disposiciones y órdenes de carácter general. Este acto facilita la difusión y orientación respecto a la aplicación de las leyes, decretos, reglamentos, estatutos, etc., y también ayuda a canalizar el comportamiento o procedimiento que las personas, entidades y/o dependencias subordinadas deben seguir en determinadas situaciones. Generalmente una directiva complementa o precisa, en forma minuciosa, disposiciones contenidas en un reglamento o resolución. RESOLUCIÓN: Es un acto procesal emanado por un tribunal, mediante el cual se resuelve una controversia originada entre las partes, así mismo puede autorizar u ordenar el cumplimiento de medidas específicas. SENTENCIA: Es un acto procesal dictado por un juez o tribunal, a través del cual se emite un fallo derivado de un proceso judicial; dicho fallo admite o no el derecho de alguna de las partes. CIRCULAR: Es una comunicación emitida por una autoridad superior a una inferior sobre un tema y con un propósito específico. Este documento es empleado para transmitir instrucciones y decisiones y así mismo tienen el carácter de obligatorias para los subordinados, sin tener las características de reglamento.

50 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Las circulares deben expresar el criterio jurídico o interpretación que un órgano administrativo formula en textos un tanto complejos sobre la legislación que aplica. NORMA DE BUENAS PRÁCTICAS: Es un documento que nos indica cómo actuar siguiendo metódicamente unas pautas establecidas, reconocidas y aceptadas por un colectivo profesional o social suficientemente representativo y aprobado.

Constitución política de Colombia Art. 8 C.P. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Art. 15 C.P. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Art. 20 C.P. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Art. 23 C.P. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Art. 27 C.P. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Art. 63 C.P. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Art. 70 C.P. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Art. 71 C.P. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades. 51 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Art. 72 P.C. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica. Art. 74 P.C. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. LEYES Ley 4 de 1913: Código de Régimen Político y Municipal. (Artículos 289, 315, 316, 320 y 337) Ley 43 de 1913: Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales. Ley 47 de 1920: Normas sobre Patrimonio Documental y Artístico sobre bibliotecas, museos y archivos. prohibiciones. Ley 45 de 1923: Conservación de Documentos Bancarios. (Artículo 99). Ley 40 de 1932: Sobre reformas civiles 8registro y matricula de la propiedad y nomenclatura urbana (Artículo 29). Ley 14 de 1936: Por la cual se autoriza al poder ejecutivo a adherir al Tratado sobre la protección de muebles de valor histórico. Ley 163 de 1959: Protección del Patrimonio Cultural. Ley 39 de 1981: Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto correspondiente. Ley 23 de 1981: Por la cual se

dictan

normas

en

materia

de

ética

médica.

(Artículos

33,

34

y

35).

Ley 23 de 1982: Sobre Derechos de Autor. (Artículo 2). Ley 57 de 1985: Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. (Artículos 1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27) 52 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Ley 63 de 1986: Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Ley 6 de 1992: "Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones". (Artículo 74). Ley 31 de 1992: Por la cual se dictan las normas a las que deberá sujetarse el Banco de la República para el ejercicio de sus funciones, el Gobierno para señalar el régimen de cambio internacional, para la expedición de los Estatutos del Banco y para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control del mismo, se determinan las entidades a las cuales pasarán los Fondos de Fomento que administra el Banco y se dictan otras disposiciones. (Artículos 54 y 55). Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. (Artículos 39 y 55). Ley 44 de 1993: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944. (Artículo 1) Ley 190 de 1995: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. (Artículos 27 y 79). Ley 270 de 1996: Estatutaria de

la

Administración

de

Justicia.

(Artículo

95).

Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. (Artículos 36 y 37). Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13). Ley 594 de 2000: 53 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 610 de 2000: Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías (Art. 20 reserva y expedición de copias. Art. 60 Boletín de Responsabilidad Fiscal). Ley 640 de 2001: "Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones". Conciliación. (Art. 15 Conciliación ante servidores públicos). Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. (Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22 Artículo 35 Núm. 8, 13 y 21). Ley 795 de 2003: Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se dictan otras disposiciones (Artículo 22. Conservación de archivos y documentos) Ley 951 de 2005: Por la cual se crea el acta de informe de gestión Ley 962 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. (Art. 3 inciso 5, acceso a los registros y archivos de la administración pública en los tiempos previstos por la constitución a las Leyes), y art. 28 Ley 975 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios. (Capítulo X “conservación de Archivos”, art. 56 deber de memoria, art. 56A Deber judicial de memoria, art. 57 medidas de preservación de los archivos, art. 58 medidas para facilitar el acceso a los archivos). Ley 1105 de 2006: Por medio de la cual se modifica el Decreto-ley 254 de 2000, sobre procedimiento de liquidación de entidades públicas de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones. Art. 25, parágrafo 1°, Archivo de procesos y de reclamaciones y sus soportes. Ley 1120 de 2006: Por medio de la cual se aprueba el “Convenio entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la Federación de Rusia sobre Cooperación y Asistencia Mutua entre sus Autoridades Aduaneras”, firmado en Moscú a los veintiocho (28) días del mes de abril de 2004. Art. 9 “Documentos” numeral 3, archivos y documentos originales. 54 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. (artículos 3 y 8). Ley 1185 de 2008: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –Ley General de Cultura– y se dictan otras disposiciones Modifica y adiciona Ley 397 de 1997 LEY General de cultura y se adicionan otras disposiciones. (art. 1 Integración patrimonio cultural de la Nación, art. 14-2 Registro de bienes de interés cultural). Ley 1273 de 2009: Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones. Ley 1341 de 2009: Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones. Ley 1448 de 2011: Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Artículo 144 De los archivos sobre violaciones a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. Artículo 145 Acciones en materia de memoria histórica. Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 1581 de 2012: Por la cual se

dictan

disposiciones

generales

para

la

protección

de

datos

personales.

Ley 1592 de 2012: Por medio de la cual se introducen modificaciones a la ley 975 de 2005 "por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios" y se dictan otras disposiciones. Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. 55 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

DECRETOS Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de 1954. Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950 (Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos. (microfilmados) Decreto 264 de 1963. 56 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Por el cual se reglamenta la Ley 163 de 1959 sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación. Decreto 960 de 1970. Por el cual se expide

el

Estatuto

del

Notariado.

(Artículos

106,

107,

113,

114

y

115).

Decreto 1260 de 1970. Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas. (Artículos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988. Por el cual se reglamenta el artículo 337 del código de régimen político y municipal y la ley 57 de 1985 Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5). Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (Artículo 633). Decreto 1798 de 1990. Por el cual se dictan normas sobre libros de comercio. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos 31 a 33). Decreto 2126 de 1992. Por el cual se reestructura el Ministerio de Relaciones Exteriores y se determinan las funciones de sus dependencias Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores. Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración Artículo 96. Decreto 2620 de 1993. Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (Artículos 123 y 134). Decreto 856 de 1994. Por el cual se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras deComercio. Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11). Decreto 1584 de 1994. 57 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Reglamenta la clasificación y calificación del registro de proponentes. Documentación e información estrictamente indispensable, parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio. Decreto 1382 de 1995. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones .(Derogado) Decreto 2150 de 1995. Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros; exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder,; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993 Archivos laborales informáticos. (Artículos 1,47,49 y 62). Decreto 948 de 1995. Por el cual se reglamentan, parcialmente la Ley 23 de 1973, los artículos 33, 73, 74, 75 y 75 del Decreto-Ley 2811 de 1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9 de 1979; y la Ley 99 de 1993, en relación con la prevención y control de la contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire Art. 26 prohibición de incineración). Decreto 1094 de 1996. Por medio del cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario Facturas Electrónicas. Decreto 998 de 1997. Por el cual se reglamenta la transferencia de la Documentación Histórica de los Archivos de los organismos del orden Nacional, al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1985. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. (Derogado) Decreto 1725 de 1997. Por el cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales División de documentos DIAN. (Artículo 54). (Derogado) Decreto 1474 de 1997. 58 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Por el cual se derogan, modifican y/o adicionan algunos artículos del Decreto reglamentario 1748 de 1995 y se dictan otras disposiciones Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9 información laboral empleados). Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional Artículo 39. Decreto 414 de 2001. Por el cual se reglamentan los artículos 25 y 26 del Decreto 254 del 21 de febrero de 2000 sobre el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Art. 4 entrega de archivos y procesos y reclamaciones. Decreto 2170 de 2002. Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999 Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y Decreto reglamentario 855/94 y dicta disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999 Decreto 190 de 2003. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 790 de 2002 Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documento y actuaciones a que hace referencia capítulo II “Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”. Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Decreto 1145 de 2004. Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP Guardia y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12). Decreto 2211 de 2004. Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa. Decreto 3666 de 2004. Por medio del cual

se

consagra

el

Día

Nacional

de

archivos

en

Colombia

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados Decreto 1227 de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998 Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los 59 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

soportes documentales necesarios. Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Decreto 564 de 2006. Por el cual se reglamentan las disposiciones relativas a las licencias urbanísticas; al reconocimiento de edificaciones; a la función pública que desempeñan los curadores urbanos; a la legalización de asentamientos humanos constituidos por viviendas de Interés Social, y se expiden otras disposiciones. Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbanísticas. (arts. 18 a 23 documentos, art. 40 archivo expediente licencia urbanística otorgada) Decreto 2474 de 2008. Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. Art. 3 Decreto 4800 de 2011. Por el cual se reglamenta

la

ley

1448

de

2011

y

se

dictan

otras

disposiciones.

Decreto 19 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Decreto 2364 de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 32 de 2013. Por el cual se

crea

la

Comisión

Nacional

Decreto 805 de 2013. 60 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Digital

y

de

Información

Estatal.

Por

el

cual

se

reglamenta

el

artículo

173

del

Decreto

019

de

2012.

Decreto 1515 de 2013. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado Decreto 2758 de 2013. Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales. Decreto 333 de 2014. Por el cual se

reglamenta

el

artículo

160

del

Decreto-ley

19

de

2012.

Decreto 1100 de 2014. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones. ACUERDOS

61 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Acuerdo 07 de 1994. Reglamento General de Archivos. Acuerdo 08 de 1995. Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995. (Derogado) Acuerdo 09 de 1995. Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995. (Derogado) Acuerdo 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría. Acuerdo 11 de 1996. Por el cual se

establecen

criterios

de

conservación

y

organización

de

documentos.

Acuerdo 09 de 1997. Reglamenta el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención Documental. (Derogado) Acuerdo 47 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación. Acuerdo 48 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental". Acuerdo 49 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo 50 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo 56 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta" del capítulo V, "ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. Acuerdo 60 de 2001.

62 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 16 de 2002. Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio. Acuerdo 37 de 2002. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 38 de 2002. Por el cual se desarrolla

el

artículo

15

de

la

Ley

General

de

Archivos

594

de

2000.

Acuerdo 39 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 41 de 2002. Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 42 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 15 de 2003. Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 1o del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002. Acuerdo 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Acuerdo 027 de 2006. Por el cual se

modifica

el

Acuerdo

No.

07

del

29

de

junio

de

1994.

Acuerdo 011 de 2008. El Consejo Directivo del AGN delega en el Director del archivo General, la función de aprobar las tablas de retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo 6 de 2011. Por el cual se

reglamenta

la

organización 63

Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

y

manejo

de

los

expedientes

pensionales.

Acuerdo 03 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 02 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. CIRCULARES Circular 01 de 1997. Exhortación al cumplimiento

de

la

legislación

básica

sobre

archivos

en

Colombia.

Circular 02 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Circular 01 de 1998. Creación y

desarrollo

del

Archivo

General

del

Municipio.

Circular 03 de 2001. Transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos del Orden Nacional al AGN. Circular 01 de 2002. Plan operativo

Consejos

Departamentales

de

Archivos.

Circular 07 de 2002. Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular 01 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo. Circular 04 de 2003. Organización de la Historias Laborales 64 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Circular 001 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. Circular 012 de 2004. Orientación para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003. (Organización de las Historias Laborales). Circular 01 de 2006. Lineamientos de

trabajo

para

los

Consejos

Territoriales

de

Archivos

Circular 001 de 2007. Cumplimiento de la ley 594 de 2000 ley general de archivos y demás disposiciones reglamentarias Circular 02 de 2010. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de Gestión Documental ORFEO Circular 04 de 2010 Expedida por COINFO Estándares Mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos Circular 04 de 2010 AGN Suscripción Contratos de Asesoría en temas archivísticos. Derogada por la Circular 02 de 2011 Circular 05 de 2010 AGN Aclaración 04 de 2010 Suscripción Contratos de Asesorías en temas Archivísticos - Derogada por la Circular 02 de 2011 Circular 01 de 2011. Protección

de

archivos

por

ola

invernal

Circular 02 de 2011. Derogatoria de las circulares No. 004 y 005 de 2010 Suscripción contratos de asesoría en temas archivísticos. Circular 03 de 2011. Obligación de Transferir

los

Archivos

Generales

los

Documentos

de

valor

Secundario.

Circular 04 de 2011. Directrices o lineamientos al manejo y administración de los archivos de las entidades señaladas en la ley 1444 de 2011 Circular 05 de 2011. Prohibición para enviar los originales de documentos de Archivo a otro tipo de Unidades de Información Circular 06 de 2011.

65 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales. Circular 02 de 2012. Adquisición de

herramientas

tecnológicas

de

Gestión

Documental

Circular 03 de 2012. Responsabilidad del AGN y del SNA respecto a los archivos de DDHH y Memoria Histórica en la Implementación de la Ley 1448 de 2011, “Ley de Víctimas” Circular 04 de 2012. Censo de Archivos e Inventario documental relacionados con la atención a víctimas de Conflicto Armado en Colombia Circular 05 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel Circular 01 de 2014. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013 CODIGOS Código de Procedimiento Civil Ley 1564 de 2012 Código Penal Ley 599 de 2000 Código de Procedimiento Penal Ley 906 de 2004 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011 Código de Comercio Decreto 410 de 1971 Código Sustantivo del Trabajador

JURISPRUDENCIA 66 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

 

C-038 de 1996 C-326 de 1997

      

T-444 de 1992 T-577 de 1992 T-413 de 1993 T-443 de 1994 T-116 de 1997 T-066 de 1998 T-648 de 1999

             

T-229 de 2000 T-262 DE 2000 T-789 DE 2000 T-227 de 2003 T-371 DE 2003 T-1204 de 2004 T-262 de 2007 T-TUTELA T-295 de 2007 C-381 de 2001 C-097 de 2003 C-185 de 2003 C-356 de 2003 C-382 de 2006 C-067 de 2007

REGULACION SOBRE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRONICOS23

23 CARTA IBEROAMERICANA DE GOBIERNO ELECTRÓNICO Aprobada por la IX Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado

67 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

 



Equivalencia de los documentos electrónicos con los documentos en papel Validez: Los documentos tramitados electrónicamente por los ciudadanos mantienen la misma validez intrínseca de aquellos que puedan serlo físicamente, recibiendo ambas modalidades el mismo procesamiento, de forma que pueda indistintamente el ciudadano darle seguimiento a su solicitud o recibir retroalimentación por parte de la Administración Publica por los canales de comunicación que prefiera el ciudadano de los que estén disponibles Conservación y gestión de los datos. Los documentos, actos y actuaciones electrónicas deberán guardase en archivos electrónicos que garanticen la integridad, autenticidad, mantenimiento y conservación sin posibilidades de manipulación o alteración indebida

AMBITO DISTRITAL DECRETO 173 DE 2004. (Junio 4) "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital" EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTA, DISTRITO CAPITAL, en uso de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas por el artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993 y CONSIDERANDO: Que la Ley 397 de 1997, Ley General de Cultura, establece que la documentación hace parte del patrimonio cultural de la Nación, señalando en el artículo 8º, con base en los principios de descentralización, autonomía y participación, que les corresponde a los entes territoriales a través de las alcaldías y las gobernaciones 68 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

respectivas, la declaratoria y manejo del patrimonio cultural y de los bienes de interés cultural del ámbito municipal, distrital y departamental. Que el artículo 12 de la Ley 397 de 1997 autoriza a las bibliotecas departamentales y regionales, y a los archivos municipales, distritales y departamentales para ser depositarios de su patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental. Que la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, cuyo ámbito de aplicación comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la misma Ley, establece que en caso de supresión, fusión o privatización de entidades públicas deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones. Así mismo, determina que las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Que igualmente en el artículo 35, sobre prevención y sanción, establece que las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la misma. Que el Decreto Distrital 331 de 2003, en su artículo 30, creó la Dirección Distrital Archivo de Bogotá como ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad. DECRETA: ARTÍCULO PRIMERO.- Las entidades que conforman la administración Distrital, esto es, el sector central, el sector descentralizado, el sector de las localidades, las empresas de servicios públicos domiciliarios públicas o mixtas, así como las personas de derecho privado que cumplen funciones públicas en el territorio del Distrito Capital, están en la obligación de remitir al Archivo de Bogotá, en su calidad de depositario del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental, tres (3) ejemplares de las investigaciones que efectúen, en relación con las competencias y funciones de cada una de ellas. Además, deberán remitir una copia del informe final de las investigaciones, estudios técnicos o científicos realizados por la entidad en desarrollo de sus funciones, que sean de trascendencia para el Distrito Capital, salvo que sobre los mismos pesen restricciones establecidas por ley. La remisión que se ordena deberá realizarse de acuerdo con las fichas técnicas suministradas para el efecto por el Archivo de Bogotá. PARÁGRAFO: Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquellas de entregar la copia de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, además de hacer constar expresamente que la 69 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

propiedad patrimonial de los derechos de autor le corresponden a la entidad contratante, por tratarse de una obra desarrollada por encargo. ARTÍCULO SEGUNDO.- La entidades señaladas en el artículo anterior, deberán igualmente remitir de manera gratuita al Archivo de Bogotá el 5% del número de los ejemplares editados, de cualquier título, para ser distribuidos y comercializados a través de la librería del Archivo. Dicha remisión deberá realizarse de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal efecto por el Archivo de Bogotá. PARÁGRAFO 1º:- Se exceptúan las empresas privadas que cumplen funciones públicas. Sin embargo, dichas entidades podrán, si lo estiman conveniente, enviar ejemplares de sus publicaciones, con el mismo objeto. PARÁGRAFO 2º:- La forma de su distribución al público y el valor de cada ejemplar estará determinado por la entidad remitente y la forma de pago y recaudo será la establecida por la Secretaría de Hacienda Distrital. ARTÍCULO TERCERO.- Igualmente, las entidades señaladas en el artículo primero, están obligadas a transferir al Archivo de Bogotá los documentos que hayan cumplido su valor administrativo y sobre los cuales se haya determinado su condición de conservación permanente de acuerdo con las Tablas de Retención Documental. Ver el Acuerdo del Archivo General de la Nación 39 de 2002 ARTÍCULO CUARTO.- Cuando el Archivo de Bogotá considere que un documento o conjunto documental cuya información comporte interés para la investigación cultural, científica, técnica o industrial, se encuentra en una situación de riesgo o de deterioro que pueda conducir a la desaparición de una parte o de la totalidad física del soporte, deberá emprender acciones dirigidas a la prevención, corrección de la situación y desarrollo de prácticas que garanticen condiciones adecuadas para la preservación de la documentación amenazada. ARTÍCULO QUINTO.- En caso de persistir la situación de riesgo o de deterioro, el Archivo de Bogotá está en la obligación de rescatar y acopiar el patrimonio documental en riesgo y desarrollar los procedimientos necesarios para su conservación. En tal sentido debe además, poner en conocimiento de los organismos competentes para la aplicación de las sanciones administrativas, disciplinarias o penales previstas en las normas legales para los servidores públicos responsables directos y delegados de la documentación producida por las entidades Distritales. ARTÍCULO SEXTO.- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, D. C., a los cuatro (4) días del mes de junio de 2004. LUIS EDUARDO GARZÓN Alcalde Mayor 70 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General

DECRETO 514 DE 2006 (Diciembre 20) "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público." EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ D. C. en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por los artículos 38 numeral 6, y 55 inciso 2º del Decreto Ley 1421 de 1993, CONSIDERANDO: Que la administración y modernización de los archivos públicos son obligaciones del Estado con el fin de garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la información, salvo las excepciones establecidas por la ley. Que los documentos constituyen el referente natural de los procesos informativos, elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública. Que es obligación del Estado fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos, de conformidad con los literales f, g y h del artículo 4 de la Ley 594 de 2000. Que según el artículo 12 de la Ley 594 de 2000, la administración pública será la responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. Que el artículo 16 de la citada norma estipula, como obligación a los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. Que de conformidad con los artículos 36 y 37 de la Ley 489 de 1998, se estipula la obligatoriedad de crear el Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, el cual deberá estar conformado por los diferentes subsistemas de cada entidad, los cuales servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general. 71 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Que según el Decreto 094 del 2006, la Secretaría General es la encargada de formular las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa de la Alcaldía Mayor de Bogotá, de los Organismos y Entidades Distritales, a través del diseño e implementación de instrumentos de coordinación y gestión, el mejoramiento del servicio al ciudadano, la promoción del desarrollo institucional, la orientación de la gestión jurídica del Distrito y la protección de recursos documentales y en el artículo 25 del citado Decreto, otorga entre otras facultades a la Dirección Archivo de Bogotá, la de formular las políticas y reglas que rige la función archivística en las entidades de la Administración Distrital, y en aquellas del sector privado que cumplen funciones públicas en el Distrito Capital, en su carácter de ente rector del Sistema Distrital de Archivos. Que el presente Decreto, se encuentra de conformidad con el Acuerdo No. 257 de 2006 "Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones" y en especial con lo dispuesto en su Artículo 48, literal g) que consagra las funciones básicas de la Secretaria General, encontrándose entre ellas, la de formular la política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito. Que el objetivo de dichas políticas es garantizar en forma permanente la conservación, organización y servicio del patrimonio documental de la ciudad, desde los principios y técnicas modernas de administración de documentos y de experiencia propias y externas en archivo; así como apoyar la gestión administrativa, la transparencia administrativa, la garantía del ejercicio de los derechos ciudadanos, y la valoración del trabajo y el trabajador de los archivos, como expresiones permanentemente en las políticas que para el país ha formulado el Archivo General de la Nación y que se consideran de especial interés y significación para el Distrito Capital. En mérito de lo expuesto, DECRETA: CAPITULO I Del Subsistema De Gestión Documental, Archivo y Correspondencia. ARTÍCULO 1: Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital: el Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos forma parte del Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital, y como tal debe ser integrado a sistemas como el de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, entre otros. ARTÍCULO 2: Función Archivística: para el presente decreto se entiende por función archivística el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final. ARTÍCULO 3: Adopción de Políticas y Reglas: toda entidad de la administración Distrital debe atender las políticas y reglas formuladas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, DC, a través del 72 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Archivo de Bogotá, para desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función archivística y de la gestión documental. ARTÍCULO 4: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA): toda entidad de la administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA). Dicho Subsistema estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad. ARTÍCULO 5: Coordinación, Control y Seguimiento de la Gestión de los Documentos, Archivo y Correspondencia: Para la administración del SIGA toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia. Esta dependencia debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, y hacer seguimiento para que tales procesos se lleven acabo de acuerdo a las políticas y reglas dictadas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá. ARTÍCULO 6: Funciones de la Dependencia Encargada del SIGA: a. Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica. b. Dirigir los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia. c. Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central. d. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia. e. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia. f. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos. g. Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares. h. Velar porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y protocolos correspondientes.

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i. Mantener actualizados: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental. j. Elaborar y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia. k. Elaborar los instrumentos de control necesarios. l. Citar el comité de archivos de la entidad y hacer la secretaría técnica. m. Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia. n. Coordinar el personal bajo su dirección. o. Coordinar con las dependencias responsables del sistema integrado de administración y los órganos internos de control. CAPITULO II Del Personal Responsable del Siga ARTÍCULO 7: Perfil Profesional: Al frente de este subsistema debe estar un profesional idóneo que por su experiencia y conocimientos garantice el manejo técnico de la gestión de los documentos, el archivo y la correspondencia en la entidad. PARÁGRAFO: Se entiende por profesional idóneo aquel que pueda acredita titulo en archivística o similar, y experiencia específica en el manejo de los temas propuestos. ARTÍCULO 8: Personal Profesional y Técnico Requeridos: La dependencia responsable del SIGA, debe contar con el personal profesional y técnico requerido de acuerdo al volumen de producción documental, los servicios que deben ser prestados, las unidades de información, y los niveles de archivo que existan en la entidad. ARTÍCULO 9: Responsables: Los servidores públicos de las oficinas que hacen parte de la estructura administrativa de una entidad son responsables de la producción y gestión de los documentos de acuerdo a las políticas y reglas que rigen el SIGA. Así mismo deben atender los requerimientos de la dependencia encargada de la coordinación de dicho sistema, en cada entidad. CAPÍTULO III De La Normalización De La Producción y Administración Documental 74 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

ARTÍCULO 10: Reglas de Producción, Gestión, Archivo y Valoración: la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, establece para los documentos producidos por cada una de los procesos administrativos, las reglas de producción, gestión, archivo y valoración, con el fin de que los procesos archivísticos de organización, conservación, retención, disposición final y servicio, se cumplan de manera normalizada en cada una de las entidades de la Administración Distrital. ARTÍCULO 11: Metodología: para la formulación de estas reglas, cada Entidad, bajo la asesoría del Archivo de Bogotá, debe aplicar la metodología desarrollada por este último, de manera que se garantice una formulación técnica y participativa, ya que es requisito la participación activa de los responsables de los procesos administrativos y otros actores involucrados en la producción de los documentos, cuya gestión y archivo se va a normalizar. ARTÍCULO 12: Identificación de los Documentos Producidos en el Levantamiento de los Procesos: La gestión documental debe ser un componente requerido de los manuales de procesos y procedimientos establecidos por los programas de gestión de calidad. Las oficinas encargadas de estos programas deben incluir, en el levantamiento de los procesos y procedimientos administrativos, la identificación de los documentos producidos en los procesos. PARÁGRAFO: Para la identificación de los documentos que se producen en desarrollo de los procesos administrativos, se debe contar con la participación del Archivo de Bogotá, y de los responsables de los procesos y de las dependencias responsables del SIGA, en cada entidad. ARTÍCULO 13: Competencia: la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, DC, adoptará mediante directivas del Secretario del Despacho, o de quien este delegue, las reglas que normalizan la gestión documental y el archivo de los documentos producidos por cada uno de los procesos administrativos de las entidades de la Administración Distrital. ARTÍCULO 14: Cuadro Único de Clasificación y Valoración: Es tarea del Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, establecer el cuadro único de clasificación y valoración para efectos de normalizar la administración documental en la Administración Distrital. ARTÍCULO 15: Estandarización y Implementación: Es tarea del Archivo de Bogotá, formular, revisar y actualizar los formatos y otras herramientas requeridas para la administración documental en las entidades de la Administración Distrital. ARTÍCULO 16: Áreas de Almacenamiento: Cada nivel de archivo debe contar con las áreas de almacenamientos cuya capacidad, diseño y dotación, debe considerar el volumen y clase de documentos que deben ser guardados en ellas, y al desarrollo de los procesos y procedimientos propios del archivo y su servicio. ARTÍCULO 17: Recursos Informáticos: Las entidades deben contar con los recursos informáticos requeridos para el buen funcionamiento del SIGA. 75 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

PARÁGRAFO PRIMERO: La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá promoverá entre las entidades del distrito el uso de software adecuado para el manejo de los procesos de gestión documental y archivo. PARÁGRAFO SEGUNDO: Cualquier software utilizado por una entidad para la gestión documental, archivo y correspondencia debe contar con el visto bueno del Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. ARTÍCULO 18: Disponibilidad de Recursos: Cada entidad es responsable de generar las acciones y recursos requeridos para la implementación de los sistemas internos de gestión documental y archivo (SIGA) en su sistema administrativo, para lo cual deberán incluirlo en el Plan de Presupuesto anual en cada una de las entidades. ARTÍCULO 19: Implementación: Es tarea de La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá, asesorar y capacitar a las entidades en la implementación del SIGA. ARTÍCULO 20: Seguimiento: Es responsabilidad de La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá, hacer el seguimiento a la implementación del SIGA por parte de las entidades y, en caso necesario, informar a los entes de control internos y externos. CAPÍTULO IV De los Fondos Documentales Acumulados ARTÍCULO 21: Modificado por el Decreto Distrital 545 de 2009. Disposición Final: Las entidades de la Administración Distrital deben garantizar la selección, eliminación y transferencias de los documentos que se producen en su actividad diaria, de tal manera que no se acumulen en ninguno de los niveles de archivo que conforman el SIGA. PARÁGRAFO: Las entidades de la Administración Distrital tienen un plazo máximo de tres (3) años para la organización definitiva de sus fondos documentales acumulados, contados a partir de la publicación del presente Decreto. ARTÍCULO 22: Metodología: Para la organización de sus FDA, las entidades de la administración distrital deben aplicar la metodología establecida por el Archivo de Bogotá. Éste brindará la capacitación y asesoría necesaria. CAPITULO V Disposiciones Varias ARTÍCULO 23: Derogado por el Decreto Distrital 545 de 2009. Supervisión: el Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, supervisará las labores de interventoría que se ocasionen 76 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

con la contratación que realicen las entidades de la Administración distrital, cuyo objeto tenga que ver con el desarrollo de la función archivística en las entidades de la Administración Distrital. ARTÍCULO 24: Términos de Referencia: Todo proceso de contratación cuyo objeto esté referidos a las actividades de gestión documental en las entidades de la administración distrital, debe contar con el visto bueno dado por el Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. ARTÍCULO 25: Informes: La dependencia encargada el SIGA debe presentar anualmente al Archivo de Bogotá un informe sobre el estado de la administración documental en su entidad. ARTÍCULO 26: Vigencia: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, D. C., a los veinte días del mes de Diciembre de 2006. LUIS EDUARDO GARZÓN Alcalde Mayor ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General

MOREQ

SGDEA

CIRCULAR 004 DE COINFO

77 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

78 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

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Glosario Acervo Llámase así a la totalidad de documentos de una organización productora o de una empresa dedicada a su custodia. accesibilidad Web. Se refiere a la capacidad de acceso a la Web y a sus contenidos por todas las personas independientemente de la discapacidad (física, intelectual o técnica) que presenten o de las que se deriven del contexto de uso (tecnológicas o ambientales). Esta cualidad está íntimamente relacionada con la usabilidad Actuación administrativa automatizada. Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular. Incluye la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como de meros actos de comunicación Alertas. Son un servicio de supervisión de los contenidos, que automáticamente notifica al usuario o a la usuaria cuando el nuevo contenido de las noticias, Web, Blogs, vídeo y/o grupos de discusión, coincide con un conjunto de términos de búsqueda seleccionados por el usuario o usuaria y almacenados por el servicio de alertas. Las notificaciones pueden ser enviadas por correo electrónico Aplicación. Programa o conjunto de programas cuyo objeto consiste en la resolución de un problema mediante el uso de informática Aplicación de fuentes abiertas. Aquella que se distribuye con una licencia que permite la libertad de ejecutarla, de conocer el código fuente, de modificarla o mejorarla y de redistribuir copias a otros usuarios o usuarias.

Archivo Conjunto de documentos conservados por cualquier técnica, en cualquier medio actualmente conocido o recientemente desarrollado24. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. 24

NTP 392.030-2 (Norma Técnica Peruana para la producción de microformas).

80 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Archivo electrónico. Sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Deberá ser capaz de conservar en formato electrónico todo documento electrónico que forme parte de un expediente y/o que afecte a derechos o intereses de la ciudadanía o empresas. Deberá tener en cuenta que las Administraciones Públicas podrán emitir copias auténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original. ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. ACCESIBILIDAD: La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un mínimo de barreras 2. La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de catálogos, índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas. 3. Autorización para localizar y recuperar información de uso (consulta o de referencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. AUTOMATIZACIÓN: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental y de los documentos electrónicos de archivo. 81 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

ARCHIVAMIENTO WEB (WEBARCHIVING): Proceso de recolección de fracciones o partes de la World Wide Web y la garantía de que la colección se conserva en un archivo o sistema de información para futuros investigadores, historiadores y público en general.

ARCHIVO ELECTRÓNICO 25 Conjunto de documentos electrónicos producidos y almacenados a los principios y procesos archivísticos

Banco de datos Ambiente computacional compuesto por: a)

datos estructurados en bases relacionadas entre sí, de acuerdo a un modelo dado, y

b)

reglas que definen las operaciones válidas sobre los datos y que garantizan su integridad.

Base de datos Conjunto de datos estructurados de acuerdo a reglas de acceso, formateo y validación, y administrados por un sistema gestor de banco de datos. B2B (Business to Business) Proceso estructurado de intercambio de información entre asociados comerciales (utilizando redes privadas o la internet) para crear y fortalecer relaciones de negocios.

B2C (Business to Consumer) Es el acto comercial efectuado entre una empresa productora, comercializadora o prestadora de servicios y el consumidor final, utilizando la internet. Blog. (Bitácora). Sitio Web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de una o varias personas, apareciendo primero el más reciente. Se conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que se crea pertinente. Este término inglés ‘Blog’ o ‘Weblog’ proviene de las palabras Web y log 25

http://www.inteligenciadocumental.com/glosario

82 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

('log' en inglés = diario). Las herramientas de mantenimiento de ‘Weblogs’ se clasifican, principalmente, en dos tipos: aquellas que ofrecen una solución completa de alojamiento, gratuita (como ‘Freewebs’, ‘Blogger’ y ‘LiveJournal’), y aquellas soluciones consistentes en software que, al ser instalado en un sitio Web, permite crear, editar, y administrar un Blog, directamente en el servidor que aloja el sitio (como es el caso de ‘WordPress’ o de ‘Movable Type’). Blogosfera. (Blogisfera, Blogsfera, Blogalaxia). Conjunto de Blogs conectados entre sí a través de enlaces de hipertexto. Término bajo el cual se agrupa la totalidad de Weblogs y se deriva de la palabra inglesa ‘Blogosphere’. Debido a que los Blogs o las bitácoras están conectadas por medio de enlaces, comentarios, históricos y referencias, han creado y definido su propia cultura BPM (Business Process Management. Gestión de Procesos de Negocios) Metodología administrativa que utiliza técnicas y herramientas de la tecnología de información y la gestión de negocios para la identificación, modelización, análisis, ejecución, control y mejora de los procesos de negocios. Canales. Estructuras o medios de difusión de los contenidos y servicios. Se incluyen el canal presencial, el telefónico y el electrónico, así como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos móviles, TDT, etc.). Captura Proceso de captación de documentos y formularios que los transforma en informaciones confiables y recuperables, pasibles de ser integradas a todas las aplicaciones de negocios. Certificado digital Conjunto de datos de computador, generados por una autoridad certificadora destinado a registrar de forma única, exclusiva e intransferible la relación existente entre una clave de criptografía y una persona física, máquina o aplicación. Documento digital mediante el cual un tercero confiable (una autoridad de certificación) garantiza la relación entre la identidad de un sujeto o entidad y una administración pública o empresa. Cualquier individuo o institución puede poseer un certificado digital pero si éste emisor no es reconocido por quienes interactuaran con el propietario o propietaria del certificado, es casi igual a que si no hubiese sido firmado. Por ello los emisores deben acreditarse para así ser reconocidos por otras personas, comunidades, empresas o países.

Certificado electrónico: Según el artículo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, «Documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad» 83 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Certificado electrónico reconocido. «Son certificados reconocidos los certificados electrónicos expedidos por un prestador de servicios de certificación que cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presten».(

CD-ROM (Compact Disc – Read Only Memory, Disco Compacto de Solo Lectura) Disco óptico creado por un proceso de masterización que es utilizado para distribuir información de lectura solamente. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente Contenido web. Unidades de información que abarcan una temática homogénea, que pueden diferenciarse con cierta precisión y que suelen tener un mantenimiento simultáneo. La elaboración y propuesta de contenidos tiene siempre la visión de ofertar a clientes informaciones útiles para la toma de decisiones, con lo que, en última instancia, estamos hablando de un servicio público

Contenido web abierto. Contenido publicado bajo una licencia no restrictiva y un formato que permite expresamente su copia, distribución y modificación. Un contenido abierto pero no libre no puede ser modificado. Contenido web libre. Contenido que no posee limitaciones legales significativas con relación al derecho de uso, redistribución y creación de versiones modificadas o derivadas por parte de los usuarios y usuarias} Copia Electrónica. Imágenes electrónicas de los documentos aportados por la ciudadanía y/o administraciones públicas, con la misma validez y eficacia, ejecutadas a través de procesos de digitalización que garantizan la autenticidad, la integridad y la conservación del documento-imagen, de la cual se dejará constancia. Diálogo competitivo. Procedimiento de contratación que sustituye a la licitación pública por resultados y que permite al poder adjudicador dialogar con los licitadores o licitadoras antes de entregar las ofertas definitivas. Digitalización Conversión de un soporte físico de datos (papel, microfilm y otros) en un soporte en formato digital, procurando hacer dinámicos el acceso y la diseminación de la información, mediante la visualización instantánea de imágenes por diversas personas (aun en locaciones diferentes).

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Dirección electrónica. Identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee de información o servicios en una red de comunicaciones Dirección URL. Conjunto de caracteres que sirven para identificar un sitio específico de Internet utilizando el sistema unificado de identificación de recursos en la red. La dirección incluye el nombre del protocolo necesario para acceder al recurso, el nombre completo que identifica a un sistema específico en Internet y la localización de la página principal del sitio Web en dicho sistema Document Imaging  

Técnica de Gestión Electrónica de Documentos que facilita la conversión de documentos desde un medio físico a uno digital. Es la tecnología que permite gestionar con mayor eficiencia la creación, revisión, aprobación y la eliminación de documentos electrónicos. DOCUMENTO(S) (RECORDS): Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Según la Unesco, el patrimonio documental consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporte en el que se consigna. A partir de lo anterior, plantea que dicho patrimonio está conformado por: •Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El contenido textual puede haber sido inscrito con tinta, lápiz, pintura u otro medio. El soporte puede ser de papel, plástico, papiro, pergamino, hojas de palmera, corteza, tela, piedra, etc. •Piezas

no

textuales:

dibujos,

grabados,

mapas

o

partituras.

•Piezas audiovisuales: películas, discos, cintas y fotografías, grabadas en forma analógica o numérica, con medios mecánicos, electrónicos, u otros, de las que forma parte un soporte material con un dispositivo para almacenar información donde se consigna el contenido. • Documentos virtuales: los sitios de Internet almacenados en servidores. El soporte puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrónicos forman el contenido. Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o conjunto de archivos.

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DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos. Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona o entidad pública o privada que preste servicios públicos, en el transcurso de su gestión y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento digital Información registrada y codificada en dígitos binarios, accesible e interpretable por medio de un sistema informático. ECM (Enterprise Content Management, Gestión de Contenidos Empresariales) Conjunto de tecnologías utilizadas para la administración del ciclo de vida de las informaciones noestructuradas de una organización, siguiendo las fases de de creación, captura, almacenamiento, versionamiento, indexación, distribución, publicación, y archivo. En la práctica, se conoce también como Gestión Electrónica de Documento.

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e-Gobierno. e-Government, e-Gobierno o gobierno electrónico consiste en el uso de las tecnologías de la información y el conocimiento en los procesos internos de gobierno y en la entrega de los productos y servicios de las administraciones públicas tanto a la ciudadanía como a las empresas

Escáner Periférico de entrada que digitaliza imágenes, fotos y textos impresos, y los transfiere a un computador. Ejecuta un proceso inverso al de una impresora. Estándar abierto. Aquel que reúne las siguientes condiciones: — Público y su utilización está disponible de manera gratuita o a un coste que no suponga una dificultad de acceso — Su uso y aplicación no está condicionado al pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial

Feed. (Web Feed, Fuente Web o Canal Web). Medio de redifusión de contenidos Web. Se utiliza para suministrar información actualizada frecuentemente a suscriptores y suscriptoras. Cuando una página Web redifunde su contenido mediante una Feed, los usuarios y usuarias pueden suscribirse para ser informados de las novedades. Se suelen utilizar programas agregadores para acceder a las Feeds suscritas desde un mismo lugar. Son muy utilizados en los Blogs o Bitácoras de Internet, así como en prensa electrónica Firma electrónica. Conjunto de procedimientos técnicos y jurídicos que permiten reemplazar la firma manual convencional con el objeto de poder ejecutar telemáticamente trámites que antes debían hacerse de forma presencial. La identificación y autenticación de la ciudadanía y empresas, así como la de personal de la función pública y sedes electrónicas, se realiza con ayuda de la plataforma de firma electrónica. Firma electrónica avanzada., «Firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control». Firma electrónica reconocida. «Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma» Firma digital. La firma digital de un documento deviene en el resultado de aplicar un algoritmo matemático, denominado función HASH, a su contenido y, seguidamente, aplicar el algoritmo de firma (en el que se emplea una clave privada) al resultado de la operación anterior, generando la firma digital.

Foro. En Internet, un Foro, también conocido como ‘Foro de mensajes’, ‘Foro de opinión’, ‘Foro de debate’ o ‘Foro de discusión’, consiste en una aplicación Web que da soporte a discusiones u opiniones en línea FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: 87 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. función HASH consiste en un algoritmo matemático que permite calcular un valor resumen de los datos que van a ser firmados digitalmente. Funciona en una sola dirección, esto es, no es posible, a partir del valor resumen, calcular los datos originales.

Friendfeed. Agregador de Feeds que consolida las actualizaciones de redes sociales (Ejemplo: ‘Facebook’), Webs de bookmark social (‘Delicious’), Blogs y Microblogs (‘Blogger’ y ‘Twitter’), así como otro tipo de Feed de ‘RSS/Atom’. Las personas usuarias pueden utilizar ese flujo de información para crear Feeds de RS para compartir y comentar con amigos y amigas. El objetivo del Friendfeed, de acuerdo con su Web, consiste en transformar el contenido de la Web más relevante usando su red social existente como herramienta para descubrir informaciones interesantes. El usuario o la usuaria puede ser, individual, empresarial o una organización GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED): Un sistema GED es un software que le posibilita conservarla información de la institución; por un lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en archivos electrónicos. Gestor de contenidos. (CMS-Content Management System) Un sistema de gestión de contenidos consiste en un programa que permite crear una estructura de soporte (‘Framework’) para la creación y administración de contenidos, principalmente en páginas Web, por parte de los participantes. Viene a ser un interfaz que controla una o varias bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. El sistema permite manejar de manera independiente el contenido y el diseño. Así, resulta posible manejar el contenido y darle en cualquier momento un diseño distinto al sitio sin tener que darle formato al contenido de nuevo, además de permitir la fácil y controlada publicación en el sitio a varios editores. Un ejemplo clásico es el de editores que cargan el contenido al sistema y otro de nivel superior (directorio) que permite que estos contenidos sean visibles a todo el público Gestor de formularios. El gestor de formularios engloba al conjunto de herramientas que facilitan la construcción, conservación, presentación y utilización de formularios dentro de la plataforma de administración electrónica. El formulario es una pieza fundamental para la presentación y envío de la información de solicitudes, escritos o comunicaciones por parte de las personas interesadas hacia el registro. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización V conservación. GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS MANAGEMENT): 88 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Gestión documental. Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización. HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA: Documento que contiene información detallada acerca de una colección específica de documentos o registros dentro del archivo de una institución. Home Page. (Startpage, Front Page, Main Web). Página de inicio o principal de un sitio Web. Suele tener el nombre ‘index.htm(l)’, aunque también se usan ‘index.php’, ‘index.asp’, etc. No se consideran Home, las páginas de inicio que solicitan el idioma de navegación o una clave de acceso. Estas serán identificadas como portadas. ICR (Intelligent Character Recognition) Reconocimiento Inteligente de Caracteres. Forma avanzada de OCR que incluye la capacidad de aprender diversas fuentes durante el proceso o usar el contexto para aumentar las probabilidades de un reconocimiento correcto o reconocer caracteres manuscritos. Indexación  

Definición de atributos específicos de un documento. Registro de base de datos para facilitar la búsqueda de información.

Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. Marca de agua digital Marca que sirve para distinguir una imagen digital con información sobre su procedencia y características particulares, utilizada normalmente para proteger la propiedad intelectual. Las marcas de agua sobreponen, en el mapa de bits de una imagen, un diseño complejo (visible o invisible), que solamente puede ser suprimido mediante la utilización de un algoritmo y de una clave. Medio electrónico. Mecanismo, instalación, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones, incluyendo cualesquiera redes de comunicación abiertas o restringidas como Internet, telefonía fija y móvil u otras

89 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Microblogging. También conocido como ‘Nanoblogging’, consiste en un servicio que permite a sus usuarios y usuarias enviar y publicar mensajes breves (alrededor de 140 caracteres), generalmente de texto solamente. Las opciones para el envío de los mensajes varían desde sitios Web, a través de SMS, mensajería instantánea o aplicaciones ad hoc Metadato Información estructurada o semi-estructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos. Se dice que metadatos son “datos sobre datos”. Microforma Término genérico usado para referirse a cualquier medio que contenga imágenes. MMS. (Multimedia Messaging System). Sistema de mensajería diseñado para enviar mensajes multimedia entre teléfonos móviles. Normas WAI (Web Accesibility Initiative). Pautas de diseño y desarrollo de sitios Web recomendadas por el W3C para hacer accesibles los contenidos de la Web a personas con discapacidad. Notificación electrónica. Sistema que permite el envío de comunicaciones escritas y mensajes en general a personas interesadas siguiendo las reglas y protocolos oficiales de la notificación electrónica. Deberá por una parte realizar el aviso al receptor o receptora de la notificación y por otra permitir el acceso electrónico a la lectura de las notificaciones. El sistema deberá tener constancia de la recepción, acceso y lectura de las notificaciones por parte del personal usuario. OCR (Optical Character Recognition) Tecnología de reconocimiento a partir de un archivo de imagen o de un mapa de bits. Por medio de la tecnología OCR es posible digitalizar una hoja de texto impreso y obtener un archivo de texto editable. Oficina/Plataforma Multicanal. Cuando una entidad dispone de una unidad administrativa diferenciada que ofrece y a veces integra la oferta de sus servicios a través de al menos tres canales: oficina presencial, atención telefónica y vía Web OMR (Optical Mark Recognition) Reconocimiento Óptico de Marca. Detecta la presencia o ausencia de marcas en áreas definidas. Es usado para procesar cuestionarios, exámenes estandarizados, etc. PDA. (Personal Digital Assistant). Dispositivo electrónico de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de 90 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

escritura. Hoy en día estos dispositivos, pueden realizar muchas de las funciones que hace un PC (ver películas, crear documentos, juegos, correo electrónico, navegar por Internet, reproducir archivos de audio, etc.) pero con la ventaja de ser portátil. PDF (Portable Document Format) Formato de archivo desarrollado por Adobe Systems para representar documentos de manera independiente del aplicativo, del hardware y del sistema operativo usados para crearlos. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Plataforma SMS. Sistemas informáticos que permiten enviar, recibir, tratar y gestionar grandes volúmenes de SMS y de MMS a través de conexiones con operadores móviles. Deben permitir la utilización de cualquier tipo de tecnología de acceso a la red (GSM, CDMA, TDMA, iDEN, UMTS-3G) o método de conexión (WAP, GPRS, EDGE, IP). Estas plataformas suelen ofertar tanto servicios ‘premuim’ (envío de noticias y contenidos generales), alertas… hasta el envío masivo de SMS, llamado ‘Push’, utilizado para confirmar, recordar visitas, consultas, informar sobre posibles cambios, hacer publicidad, etc Plataforma de contratación pública electrónica. Constituye el punto único de información y de gestión parcial o total de la contratación pública de las administraciones. Consiste en un nodo central de intercambio de información de contratación, que sirve como “plaza de mercado” para la concurrencia de compradores del Sector Público y licitadores y licitadoras, todo ello utilizando total o parcialmente herramientas de sociedad de la información. Portal. Sitio Web que, por su gran cantidad de información, enlaces y servicios, puede satisfacer las necesidades de cualquier internauta. En general los portales ofrecen servicios como: directorios, servicio de provisión de correo electrónico, buscador para su sitio, noticias generales, CHATS, grupos de noticias, etc. Son portales MSN.com, Yahoo.com, etc Procedimiento administrativo. Conjunto de trámites, estructurados en fases, con una lógica de operaciones definida que soportan un proceso de negocio o expediente. Identifica el tratamiento completo de un expediente desde su inicio hasta su finalización. Los procedimientos generalmente se soportan en una normativa, se inician por un evento externo (de parte) o interno (de oficio) y producen una salida al exterior. Profundidad de navegación. Número de clics necesarios para llegar a una página determinada desde la página principal, dentro de una Web Punto de acceso electrónico. Conjunto de páginas Web agrupadas en un dominio de Internet cuyo objetivo es ofrecer al usuario o usuaria, de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios dirigidos a resolver necesidades específicas de un grupo de personas o el acceso a la información y servicios de a una institución pública 91 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Punto de acceso general. A través del cual la ciudadanía puede, en sus relaciones con la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos, acceder a toda la información y a los servicios disponibles. Este Punto de acceso general contendrá la relación de servicios a disposición de la ciudadanía y el acceso a los mismos, debiendo mantenerse coordinado, al menos, con los restantes puntos de acceso electrónico de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos Redes Sociales Virtuales. Estructura social compuesta de personas (organizaciones u otras entidades), las cuales están conectadas por uno o varios tipos de relaciones, tales como amistad, parentesco, intereses comunes, intercambios económicos, relaciones sexuales, o que comparten creencias, conocimiento o prestigio y que utilizan, ya sea en su génesis como en su desarrollo herramientas TIC, aunque no exclusivamente. La mayoría de los servicios están principalmente basados en la Web y ofrecen una colección de diversas vías para que los usuarios y usuarias puedan interactuar, como el CHAT, mensajería, correo electrónico, videoconferencia, CHAT de voz, el uso compartido de archivos, Blogs, grupos de discusión, tienda virtual, etc. Registro electrónico. Registros establecidos para la recepción o salida de solicitudes, escritos o comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos y que funcionan durante las 24 horas todos los días del año. Las tareas fundamentales del registro electrónico consisten en tomar una referencia de tiempo, anotar el asiento de la entrada/salida, guardar los datos de la presentación de información, y devolver un acuse de recibo con el número de registro y momento de la presentación. REGISTRO (REGISTRATION): Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada en el sistema. Repositorio electrónico Plataforma de custodia. Archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y documentos electrónicos y sus metadatos. Retrieval (Recuperación de información) Proceso de búsqueda, localización y presentación de documentos en un sistema de información. RSS. (RDF Site Summary or Rich Site Summary). Familia de formatos de fuentes Web codificados en XML. Se utiliza para suministrar a suscriptores de información actualizada frecuentemente. El formato permite distribuir contenido sin necesidad de un navegador, utilizando un software diseñado para leer estos contenidos RSS (‘Agregador’). RSS consiste en una forma muy sencilla para que se pueda recibir, directamente en el ordenador o en una página Web online (a través de un lector RSS) información actualizada sobre páginas Web de interés, sin necesidad de que se tenga que visitarlas una a una. Esta información se actualiza automáticamente. Para recibir las noticias RSS la página deberá tener disponible el servicio RSS y deberá disponer de un lector RSS o ‘Agregador 92 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Sede electrónica. La sede electrónica o portal del ciudadano se entiende como una herramienta que sirve de puerta de acceso a la ciudadanía para toda aquella información y servicios on-line que se ponen a su disposición de forma actualizada y, preferentemente, personalizada. Entre los servicios que pueden ofrecerse se encuentran: la iniciación de trámites, la consulta de estado de expedientes, los foros de colaboración, descargas, soporte técnico, servicios cartográficos, visitas virtuales, etc. La sede electrónica consiste en aquella dirección electrónica disponible para la ciudadanía a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias

Sellado de tiempo. Acreditación a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de realización de cualquier operación o transacción por medios electrónicos Servicio público telemático. Servicio público destinado a cuidar intereses o satisfacer necesidades del público o de alguna entidad oficial o privada utilizando en parte o en todas sus fases y tareas canales telemáticos. SIG (GIS). (Geographic Information System). Un Sistema de Información Geográfica consiste en un sistema estructurado de hardware, software y datos geográficos diseñado para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar en todas sus formas informaciones geográficamente referenciadas con el fin de resolver problemas complejos de planificación y gestión. También puede definirse como un modelo de una parte de la realidad referido a un sistema de coordenadas terrestre y construido para satisfacer necesidades concretas de información. En el sentido más estricto, resulta ser cualquier sistema de información capaz de integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y mostrar la información geográficamente referenciada. En un sentido más genérico, los SIG son herramientas que permiten a los usuarios y usuarias crear consultas interactivas, analizar la información espacial, editar datos, mapas y presentar los resultados de todas estas operaciones Sistema de firma electrónica. Conjunto de elementos intervinientes en la creación de una firma electrónica. En el caso de la firma electrónica basada en certificado electrónico, componen el sistema, al menos, el certificado electrónico, el soporte, el lector, la aplicación de firma utilizada y el sistema de interpretación y verificación utilizado por el receptor del documento firmado. Sistemas dinámicos de contratación. Procedimientos de contratación exclusivamente electrónicos destinados a la adquisición de suministros y servicios de uso corriente. Procedimiento limitado en el tiempo, durante un máximo de 4 años, estando abierto a lo largo de ese período a todas las empresas interesadas que hubieran satisfecho los criterios de selección y que, por otra parte, hubieran presentado una oferta indicativa conforme a los criterios de consulta. SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT): Conjunto de programas, utilizados para recuperar V almacenar documentos electrónicos V/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS SYSTEM); SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: 93 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: 1. Programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. 2. Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Sitio seguro (https: //). Protocolo seguro de transferencia de hipertexto utilizado para garantizar la seguridad de las comunicaciones entre el usuario o usuaria y el servidor Web al que éste o esta se conecta. SMS. (Short Message Service).Servicio disponible en los teléfonos móviles que permite el envío de mensajes cortos. También conocidos como mensajes de texto, se pueden intercambiar entre teléfonos móviles, teléfonos fijos y otros dispositivos de mano. SMS fue diseñado originariamente como parte del estándar de telefonía móvil digital GSM, pero en la actualidad está disponible en una amplia variedad de redes, incluyendo las redes 3G. SRS. (Sitios de Redes Sociales). Se entiende por red social una estructura que se puede representar en forma de uno o varios grafos en los cuales los nodos representan individuos (a veces denominados actores) y las aristas relaciones entre ellos. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. SSL. (Secure Sockets Layer, Capa de Conexiones Seguras). Protocolo de comunicación de datos desarrollado por Netscape para transmitir documentos privados a través del Internet. SSL utiliza un sistema criptográfico que emplea dos llaves para encriptar los datos, una llave pública que puede ser compartida o publicada y otra privada o secreta conocida sólo por el receptor o receptora del mensaje. Muchos sitios en Internet utilizan SSL para obtener información confidencial del usuario o usuaria como por ejemplo el número de la tarjeta de crédito. Por convención las direcciones (URLs) de sitios que utilizan SSL empiezan con https en lugar de http. Subasta Electrónica. (Negociación electrónica, Bajasta, Subasta inversa o Puja por Internet). Procedimiento de selección de ofertas realizadas por medios electrónicos, que permite que los licitadores o licitadoras 94 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

puedan revisar los precios de sus ofertas a la baja y/o modificar el valor de otros parámetros cuantificables comprendidos en las condiciones de contratación. Manifestación del B2B (Business to Business). Teletexto. Servicio de información en forma de texto que se emite junto con la señal de televisión. Necesita equipos adecuados para acceder al servicio; la mayor parte de televisores que se venden desde el año 1990 incorporan este sistema Trazabilidad Capacidad de conocer y reproducir a través de medios electrónicos, la información relativa al estado de tramitación, documentos y actos administrativos que forman parte de un determinado procedimiento. Usabilidad. (Usability). La usabilidad se refiere a la capacidad de un software de ser comprendido, aprendido, usado y ser atractivo para la persona usuaria, en condiciones específicas de uso. (ISO/IEC 9126:). Facilidad con que las personas pueden utilizar una herramienta particular o cualquier otro objeto fabricado con el fin de alcanzar un objetivo concreto. La usabilidad también puede referirse al estudio de los principios que hay tras la eficacia percibida de un objeto Ventanilla única. (One stop shop). Constituye el agrupamiento en una sola instancia u organismo de todos los trámites diferentes que la ciudadanía debe realizar ante la Administración Pública con un fin particular. Las ventanillas únicas se crean para agilizar los pagos y los procedimientos oficiales en la consecución de permisos, acreditaciones, recursos o servicios evitando que las personas o las empresas sufran las consecuencias de la dispersión espacial impuesta por la estructura de las diferentes administraciones y el complejo organigrama de cada una de ellas. Ventanillas únicas o espacios comunes: Modos o canales (oficinas integradas, atención telefónica, páginas en Internet y otros) a los que la ciudadanía puede dirigirse para acceder a las informaciones, trámites y servicios públicos determinados por acuerdo entre varias Administraciones WAP. (Wireless Application Protocol , protocolo de aplicaciones inalámbricas) estándar abierto internacional para aplicaciones que utilizan las comunicaciones inalámbricas. WEB. La World Wide Web (telaraña/red mundial gigante) viene a ser un sistema de distribución de información basado en hipertexto o hipermedios enlazados y accesibles a través de Internet. Con un navegador Web, se pueden visualizar sitios Web compuestos de páginas que pueden contener texto, imágenes, vídeos u otros contenidos multimedia y navegar a través de ellas usando hiperenlaces WEB (Página). Una página Web, también conocida como una página de Internet, es un documento electrónico adaptado para la Web. Normalmente forma parte de un sitio Web. Su principal característica son los hipervínculos de una página, siendo esto el fundamento de la Web. Una página Web está compuesta principalmente por información (texto o/y módulos multimedia) así como por hiperenlaces. Puede contener o asociar datos de estilo para especificar cómo debe visualizarse y también aplicaciones embebidas para hacerla interactiva

95 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

WEB (Sitio). Conjunto de páginas Web y archivos electrónicos referentes a un tema o entidad en particular, que incluye una página inicial de bienvenida denominada Home Page, con un nombre de dominio y dirección en Internet específicos. WEB Principal. Entenderemos que estamos ante un sitio o página Web principal de un ente del sector público: A) Cuando la propia entidad así lo considera. A veces se indica que es la oficial B) Cuando su denominación (identificación en la Home o en la propia URL) coincide o se aproxima mucho a la denominación oficial del ente en cuestión C) Cuando su vocación en cuanto a contenidos y servicios trata de abarcar la mayoría y más importantes del objeto de su actividad WEB Hospedadora. Por sitio o página Web Hospedadora de un ente del sector público entenderemos: Aquella o aquellas Webs de otros entes públicos distintos al que se analiza que contienen procedimientos o servicios cuya titularidad corresponde a la institución huésped. Puede darse el caso que una entidad tenga Web Principal y/o Asociada/s y a la vez disponga de Web Hospedadora. Se pueden diferenciar dos tipos de Web Hospedadora: en el primer caso la Web Hospedadora se ubica en otra Web, normalmente de la entidad pública de la que depende (Web Incrustada) y en el segundo, una entidad utiliza una Web, ya sea dependiente y/o gestionada de y por otra entidad pública o incluso por una empresa privada (Web Hospedadora de Uso Múltiple), con el fin de residenciar parte o todos de sus servicios electrónico WEB Asociada. Por sitio o página Web Asociada de un ente del sector público se entiende: Aquella o aquellas Webs que no se han clasificado como principales, a las que normalmente se acceden a través de ellas, pero poseen una URL completamente diferente. Normalmente corresponden con departamentos o servicios de relevancia de las propias instituciones (Hacienda, Deportes, Transportes, etc.) Web 2.0. El término fue utilizado para referirse a una segunda generación en la historia del desarrollo de tecnología Web basada en comunidades de usuarios y usuarias y una gama especial de servicios, como las Redes Sociales Virtuales, los Blogs, los Wikis o las Folcsonomías, que fomentan la colaboración y el intercambio ágil y eficaz de información entre los usuarios y usuarias de una comunidad o red social. La Web 2.0 es también llamada Web Social por el enfoque colaborativo y de construcción social de esta herramienta. El término Web 2.0 se asocia con Tim O'Reilly debido a la referencia hecha en la conferencia O'Reilly Media Web 2.0 en 2004 Webcast. Un Webcast es similar a un programa de televisión pero diseñado para ser transmitido por Internet Webcasting. El Webcasting consiste en la retransmisión por Internet de un evento en directo, de forma que los usuarios y usuarias pueden acceder a todos los contenidos de la presentación e incluso pueden interactuar con el presentador o presentadora, como si realmente asistieran al evento presencialmente.

96 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

WIKI. Sitio Web cuyas páginas pueden ser editadas por múltiples personas a través del navegador Web. Se puede crear, modificar o borrar un mismo texto que se comparte. Los textos o ‘Páginas Wiki’ tienen títulos únicos. Si se escribe el título de una ‘Página Wiki’ en algún lugar del Wiki, esta palabra se convierte en un enlace Web.

Workflow Sistema que facilita la automatización y el seguimiento de procesos administrativos de una organización, garantizando que las tareas sean realizadas por las personas indicadas en un tiempo previamente establecido.

97 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

BIBLIOGRAFIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservació                             

Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta”del capitulo V, “Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Acuerdo No. 042. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 Acuerdo No. 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados Archivos bancarios : memorias. Bogotá : AGN, 2002. Archivos de historias clínicas : memorias. Bogotá : AGN, 2002. Archivos de historias laborales : memorias. Bogotá : AGN, 2001. Archivos de la educación superior : memorias. Bogotá : AGN, 1998. Cartilla de clasificación documental. Bogotá : AGN , 2001 Comité Técnico de Gestión de Documentos del SNA. Metodología para implementar un programa de gestión de documentos : texto enriquecido. 2004. y Departamento Administrativo de la Función Pública. Circular No.004 DE 2003 – Organización de las historias laborales División de Clasificación y Descripción. Proceso de elaboración de instrumentos de consulta en el AGN. 2004. Gestión de la correspondencia : memorias. Bogotá : AGN, 2002. Gestión documental : bases para la elaboración de un programa. Bogotá : AGN, 1996. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. Bogotá : AGN, 2004. Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá : AGN, 2003. Guía para la conservación preventiva de archivos. Bogotá : AGN, 1997. 98

Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

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Grupo Laboratorio de Restauración. Concepto técnico sobre uso de tintas. 2001 Grupo Laboratorio de Restauración. Documento por el cual se establecen las especificaciones técnicas para las unidades de conservación. 2005

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https://www.euskadi.net/r47edukia/es/contenidos/informacion/jusap_ooee_glosario_admonelect/es_glosario/glosario.html

99 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195

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ICONTEC. NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” NTC 2223:1986:, “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”. NTC 3369 “Elaboración de sobres” NTC 3393. Elaboración documentos comerciales NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad” NTC 4095 “Norma general para la descripción archivística” NTC-BS 7799-2 “Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI)

Bustelo Ruesta, Carlota, García-Morales Huidobro, Elisa. Tendencias en la gestión de la información, la documentación y el conocimiento en las organizaciones El profesional de la información 2001 10 (12)4-7 Conde Villaverde, María Luisa. La producción de documentos en soporte tradicional y su control archivístico. EN La administración electrónica y los archivos: amenazas y oportunidades para la archivística. Toledo: Junta de Castilla La Mancha, 2003 pp. 11-50 Dirks Manual for Commonwealth Agencies. Australia: Commonwealth of Australia, 2000 ISO/TR 15489-1-2 Ginebra: ISO, 2001 ISO 15489-1 Información y documentación. Gestión de Documentos. Proyecto UNE-ISO 15489.

100 Carrera 30 No. 25-90, Edificio CAD, piso 3º, Torre A Teléfonos: 3693777 www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195