MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL DE PROCESOS ESTRATEGICOS Y DE APOYO EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL LA MERCED

RIESGO

PROCESO

PROBABILIDAD

CONSECUENCIA

IMPACTO

CONTROL

numero

Hechos económicos ocurridos sin registro contable

2

Sanciones o multas por el no cumplimiento con la normativa relativa al registro y revelación de los hechos económicos, ocasionando inconsistencias en la información

10

NIVEL DEL RIESGO

Todos los hechos económicos susceptibles de pago deben estar registrados previamente en el sistema

MODERADO

Manual de funciones, procesos y procedimientos del proceso contable

LEVE

1

Información contable no concordante con la realidad financiera, económica y social de la Entidad

CONTABILIDAD

1

Sanciones o multas por el no cumplimiento con la normativa relativa al registro y revelación de los hechos económicos, ocasionando inconsistencias en la información

5

ACCIONES

RESPONSABLE

Solicitar a todas las áreas donde se generen hechos susceptibles de registro Contador, Auxiliar contable que remitan dicha información Contable a Contabilidad para que esta sea incluida en los Estado Financieros de la Institución El Contador encargado del área contable debe cumplir con los requisitos inmersos en el manual de funciones. Se debe procurar la asistencia del Contador encargado del área a las diferentes capacitaciones impartidas por los entes de control

CRONOGRAMA

Mensual

Permanente

2

Ingresos abiertos por parte del facturador 1

No quedar registrado en el sistema la atención del usuario, no poder efectuar el cobro a la respectiva entidad

5

Revisión semanal de los ingresos abiertos que existen en el sistema, solicitud de las Historias Clínicas al archivo.

LEVE

Liquidar los ingresos que no Coordinador de necesiten ningún tipo de soporte, llamar Facturación al usuario para que suministre los documentos.

semanal

3

Inconsistencias en los registros de procedimientos e insumos de acuerdo a los servicios de salud prestados a los usuarios

Inoportunidad en la generación de las facturas, glosas de tipo administrativo 2

Seguimiento y control a la facturación generada y su reconfirmación en el sistema

Reinducción permanente al personal de facturación en cuanto a tipos de contratación que realiza el Hospital, autocontrol y servicio al cliente MODERADO

10

Coordinador de Facturación

semanal

FACTURACIÓN

4

Glosas a cuentas por cobrar 2

Perdida de recursos para la Institución, procesos sancionatorios de responsabilidad fiscal, detrimento patrimonial

Reinducción permanente al personal de facturación en cuanto a tipos de Coordinador de contratación que realiza el Hospital, Facturación autocontrol y servicio al cliente

10

Auditoria de glosas, capacitación continua

MODERADO

10

Facturación de actividades oportunamente, auditoria pre radicación

MODERADO

Verificación de actividades por facturador

5

Verificación constante de saldos por ejecutar en cada uno de los rubros presupuestales del gasto

LEVE

Verificación constante de saldo presupuestales

Mensual

5

Actividades realizadas y no facturadas o mal facturadas

2

No cobro realizadas

de

actividades

Coordinador de Facturación

diario

6

Incurrir en gastos sin contar con recursos presupuestales 1

Gastos sin recursos asignados en el presupuesto

1

Sanciones de tipo fiscal y disciplinario por parte de los entes de control

Direcciòn Financiera Mensual

7

Incumplimiento en la presentación de informes a los entes de control

5

Cronograma de presentación de informes con las fechas estipuladas por cada ente de control

LEVE

Cumplimiento del cronograma para Direcciòn Financiera presentación de informes a los entes de control

Trimestral

8 PRESUPUESTO

Incumplimiento en la presentación de presupuesto de ingresos y gastos ante la Junta Directiva 9

Programación presupuestal no ejecutada dentro de las fechas programadas 1

5

Cronograma para la presentación del proyecto de presupuesto a la Junta Directiva

LEVE

Cumplir a cabalidad con las fechas establecidas para la presentación del proyecto de presupuesto a la junta Directiva

Direcciòn Financiera Anual

Deficiencias en los procesos de conciliación entre las áreas del proceso financiero

Datos poco confiables en el reporte de información a los entes de control y partes interesadas 1

proceso de conciliación entre las áreas del proceso financiero 5

LEVE

Continuidad al proceso de conciliación entre presupuesto, tesorería, contabilidad y cartera dejando la evidencia respectiva

Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Cartera Mensual

10

Girar cheques sin verificar el saldo disponible en bancos.

Intereses por sobregiros, sanciones por devolución de cheques, mala imagen frente a proveedores 1

5

Confrontando los saldos de efectivo disponibles en bancos según boletín de tesorería, del sistema y la entidad bancaria

LEVE

Girar con base en el saldo disponible en bancos, teniendo como base fundamental la información contenida en el boletín de bancos generado por el Tesorería sistema y la suministrada por la entidad bancaria

Permanente

11

El pago de cuentas sin los debidos soportes, lo que puede ocasionar sanciones por parte de los entes de control

TESORERIA

1

Hallazgos de tipo administrativo, cuentas incompletas, incumplimiento de procesos y procedimientos

Lista de chequeo para la relación de los soportes adjuntos a las cuentas

1

Apropiación de dineros públicos, cambiar la destinación de los recursos

5

Los dineros recaudados son consignados diariamente

2

Inconformidad por parte de los proveedores por mora en el pago, desvío de recursos

10

Verificación del NIT, nombre del proveedor y cuenta a consignar

5

Acompañamiento por parte de personal de la ESE al momento de recoger el dinero

Dar cumplimiento a la lista de chequeo anexa a las cuentas por pagar

Auxiliar contable, tesorería, contratación

LEVE

5

Permanentemente e

12

Jineteo de fondos

LEVE

Los dineros recaudados deben ser consignados diariamente después de realizado el cuadre diario de caja

Tesorería

Diario

Tesorería

Diario

Tesorería

Diario

13

Efectuar pago proveedor diferente

a

MODERADO

Revisión permanente al momento de efectuar los giros

14

El traslado del dinero recaudado en los servicios hacia las instalaciones de tesorería

1

Perdida del recaudo del día

LEVE

Los dineros recaudados deben ser recogidos diariamente después de realizado el cuadre diario de caja

15

No contar con un inventario actualizado en el sistema 1

Inconsistencias entre los insumos en físico con los que aparecen en el sistema, generando incertidumbre frente a los stock de inventario en caso de una reposición por parte de algún servicio

Revisiones periódicas del inventario físico contrastado con el que arroja el sistema LEVE

5

Determinar de acuerdo a las revisiones periódicas las inconsistencias encontradas y realizar los ajustes necesarios para llegar a valores reales

Almacenista, Auxiliar de Almacén. Mensual

16

Entrega de elementos a los servicios sin los debidos soportes para efectuar dicha entrega

ALMACEN

1

Alteraciones en el inventario de la Institución por falencias en el proceso de entrega de bienes y suministros

1

Stock insuficiente de mercancías en los servicios que puede ocasionar en caso de una emergencia insuficiencia de insumos

Despacho de productos únicamente con la orden de pedido interno o razonero

Solicitar al personal que realiza pedidos Almacenista, Auxiliar de internos la respectiva solicitud firmada Almacén LEVE

5

permanente

17

Entrega inoportuna de los pedidos internos por parte del área del almacén

Fechas establecidas para la entrega de productos a los diferentes servicios 5

LEVE

Realizar la entrega de pedidos dentro de Almacenista, Auxiliar de los tiempos establecidos por parte del Almacén área de almacén mensual

LEVE

Revisiones periódicas del inventario Almacenista, Auxiliar de físico del almacén para determinar el Almacén grado de deterioro de los elementos utilizados para la conservación de los Mensual bienes y suministros que maneja el área

18

Almacenamiento de bienes y suministros en condiciones no adecuadas, o con fechas de vencimiento sin margen adecuado

19

1

Deterioro de los productos, vencimiento de productos.

5

Utilización de estanterías

estibas

y

Vencimiento de términos de los procesos judiciales que adelanta la Institución

JURIDICA

3

Detrimento patrimonial por pérdida de demandas.

20

Revisión periódica a los procesos judiciales para la respuesta a las demandas

CATASTROFICO

Cronograma de presentación de respuestas ante los juzgados

Asesor Juridico

Mensual

20

Deficiente ejecución del plan de mantenimiento hospitalario 1

Incumplimiento de la norma frente al mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de la Institución, deterioro de equipos por falta de mantenimiento

Direcciòn Administrativa

5

Cronograma de mantenimiento hospitalario

10

Inventarios periódico, valorización de inventarios.

20

Tener asegurados los bienes del Hospital, procesos y procedimientos establecidos en al área de activos fijos

5

Seguimiento al cronograma de actividades

LEVE

Ejecutar en un 100% del plan de mantenimiento hospitalario

Mensual

21

Inventario Institucional desactualizado, sobrevalorado o subvalorado

ACTIVOS FIJOS

2

Estados financieros incertidumbre

con

Realizar inventarios periódicos en cada uno de los servicios determinando las inconsistencias y realizando los ajustes pertinentes

Direcciòn Administrativa

Asegurar los bienes no cubiertos por el deducible, mejorar el sistema de vigilancia en el Entidad

Gerencia, Direcciòn Administrativa, Servicios Generales Mensual

LEVE

Realización oportuna del proceso de reinducción

Talento Humano

MODERADO

Realización de evaluaciones de desempeño de manera parcial y total

MODERADO

Semestral

22

Hurto o extravío de los bienes de la Institución 3

Detrimento patrimonial, desactualización del inventario

CATASTROFICO

23

No realizar los procesos de reinducción

1

Deterioro de cultura Organizacional, incumplimiento de la norma, Reprocesos

1 Reinducción semestral

24

No Realizar la Evaluación de Desempeño a los funcionarios de planta

2

No contar con el personal idóneo dentro de la institución, no Prestar servicios adecuados a los usuarios.

2

No ejecutar pago a funcionarios que soliciten el pago de sus cesantías, Sanción por incumplimiento a la Ley.

2

No impactar la cultura organizacional, no promover actualización en temas de impacto para la institución

10

Informes presentados según los requerimientos de ley cada que se haga evaluación

Subgerente Direcciòn Administrativa 2 Evaluaciones Subgerente científico. parciales y una evaluación total

25

No dar tramite a las solicitudes de pago de cesantías

10

Diligencia en el manejo de documentación que llega de solicitud de cesantías, Reunión de comité de cesantías

Realización oportuna de las respuestas a las Solicitudes de Cesantías. MODERADO

Talento Humano

Cada que haya solicitudes

26

Incumplimiento del Plan de Capacitación de la Institución TALENTO HUMANO

Cumplimiento con las horas exigidas por la ley en capacitación 10

MODERADO

Realizar como mínimo las horas de capacitación exigidas por la ley

Talento Humano

Durante todo el año

Archivo oportuno, ordenado y según la normatividad

Talento Humano

Permanente

Talento Humano

Permanente

27

Manejo inadecuado de Hojas de Vida 3

Manejo inadecuado de las hojas de vida de los funcionarios, entorpeciendo la consulta y seguimiento.

20

Manejo adecuado, según normas de archivo.

CATASTROFICO

28

Nombramiento de personal sin requisitos legales.

3

CATASTROFICO

20

29

Seguimiento deficiente al cronograma de vacaciones de empleados públicos e inexistencia de documentos que las autorice 30

No autorizar el disfrute de vacaciones de el personal de planta 2

Siguiente a las fechas de vacaciones de cada funcionario 10

Realizar seguimiento a las fechas de vacaciones y emitir las resoluciones correspondientes. MODERADO

Talento Humano

Cada que se cumpla un periodo laboral de los funcionarios

Información de Estados de Cartera por Excel

2

Sanción por parte de los entes de control por incumplimiento frente a la automatización del modulo de cartera, por posibles alteraciones en la información debido a que el programa no es confiable

10

Copias de seguridad mensual, manejo exclusivo por parte del área de cartera de los informes de Excel.

MODERADO

Depuraciones de cartera tanto de las Área de vigencias anteriores, como las vigencias Cartera actuales dentro del modulo de Xenco

Mensual

31

Ingresos sin Identificar

1

Falta de identificación de los ingresos por tesorería lo cual dificulta el descargo de los mismo en cartera

5

Cruces semanales entre Tesorería y Cartera para identificar los ingresos y descargarlos, al igual que a fin de mes el cruce entre Contabilidad y Cartera de los anticipos generados sin descarga

LEVE

Como política de la Nueva Administración se implementó la Área de Cartera y identificación de los Ingresos por medio Tesorería de los recibos de caja.

Semanal

LEVE

Llamadas telefónicas solicitando reportes, solicitud por medio de la mensajería del hospital, al igual que el correo electrónico institucional.

Área de Cartera

Dos veces por semana

Área de Facturación y Cartera

Mensual

32

Pagos sin Reporte

1

No se pueden descargar los anticipos generados por tesorería

1

La mala anulación de las facturas, toma errada de ingresos, recibos generados en hospitalización y cirugía, generan unos anticipos irreales que afectan a cartera y contabilidad, anticipos que se encuentran en un alto porcentaje

5

Se realizan llamadas telefónicas dos veces por semana con el fin de identificar los pagos realizados y solicitar soportes de los mismos

33

Anticipos generados por el área de Facturación que incrementa los saldos en cartera

5

Se da comienzo a la depuración tomando el mes anterior al que se esta trabajando y a su vez se toma uno de la vigencia anterior con el fin de no aumentar mas los saldos por este concepto e ir disminuyendo paulatinamente los ya existentes

Informes mensuales generados por Sistemas que se cruzan en facturación y cartera, identificando los errores y descargándolos para la depuración LEVE

34

Conciliación de glosas y recobros

CARTERA

2

Proceso de depuración de la cartera mas difícil y prolongado en el tiempo

10

Se aplican estrategias como envíos de cartas solicitando la conciliación, se evidencia la disponibilidad del Hospital para conciliar.

MODERADO

Acudir a la parte legal y contractual que se tiene con cada una de las Entidades para pasar a la etapa de cobro coactivo, Área de Auditoria y toda vez que se agota la vía persuasiva. Cartera

Mensual

35

Inexistencia del Manual de Cartera que sirva de soporte para las diferentes etapas del recaudo y depuración de la misma

3

Falta de efectividad en la depuración de saldos diferentes a los conciliados y recaudados

20

Cobros persuasivos a los diferentes deudores que presentan difícil recaudo, entidades en liquidación, entre otros

Jurídica, Área de Control Interno y Cartera CATASTROFICO

Implementación del Manual de Cartera

Inmediato

36

Virus informático 1

Perdida de información, sobrecostos y parálisis en los servicios

5

Generación de backups, dispositivo USB, antivirus actualizado

LEVE

Generar backups semanalmente, actualizar permanentemente el antivirus Sistemas de información Semanal institucional

37

Incumplimiento frente al licenciamiento de software utilizado en la Institución 1

38

Sanciones por parte de los entes de control

5

Instalación de software open office, revisiones periódicas al software instalado en cada equipo, inventario de los equipos de computo que posee la Entidad

LEVE

Instalación en los equipos de software libre que no hay que licenciar, revisiones del estado del software y aplicación de correctivos al detectar aplicativos sin Sistemas de información Mensual licenciamiento

Falta de sistematización de la Historia Clínica 2

Demora en tramites y consultas, posible alteración de información, pérdida de la H.C

10

Archivo de Historia Clínica, herramientas alternas para la producción de la información

MODERADO

Creación y aplicación de herramientas alternas para la generación de la información frente a solicitud de partes interesadas

Gerencia, Sistemas de información

Permanente

39

Incumplimiento en la ejecución del plan de mantenimiento preventivo de equipos de computo

Deterioro en los equipos, vida útil más corta 1

Plan de mantenimiento de equipos.

Revisiones periódicas a los equipos de computo

Sistemas de información

LEVE

5

Mensual

40

Pérdida correspondencia

de

ARCHIVO

1

Mora en administrativos

los

trámites

3

Sanciones administrativas y legales para los interventores y la entidad.

20

3

Sanciones entidad.

20

5

Software de control entrada y salida de documentos y Registro de Préstamos

LEVE

Correcto diligenciamiento y control del Proceso de Gestión Software de control de llegada y entrada Documental de documentos y de los registros de préstamos.

Seguimiento a contratos por parte de los interventores

CATASTROFICO

Realizar de acuerdo al contrato seguimiento a las pólizas

Interventores y área de contratación

mensual

Seguimiento a los contratos

CATASTROFICO

Realizar de acuerdo al contrato seguimiento en el cumplimiento de pólizas

Interventores y área de contratación

mensual

Permanente

41

Pago extemporáneo de seguridad social 42

contratar sin póliza o garantías legales

fiscales

para

la

43

Contratación cooperativas

CONTRATACIÓN

con

3

Sanciones disciplinarias

20

Asesoría y supervisión desde gerencia y No realizar contratación de personal con contratación de la cooperativas entidad

Seguimiento y control de las Hojas de vida y requisitos legales.

CATASTROFICO

Lista de chequeo de los contratos celebrados en la entidad

CATASTROFICO

Correcto diligenciamiento y control de los contratos de la entidad

Talento Humano

Informes realizados publicados en pagina web de la entidad

CATASTROFICO

Cronograma de informes realizados para los entes de control

Coordinador de Control Interno de la entidad

Semestralmente

Planes de desarrollo, de gestión y planes operativos anuales

MODERADO

planes elaborados

coordinador de planeación

anualmente

mensual

44

contratos incumplimiento requisitos legales

con de

3

Consecuencias legales y judiciales para el ordenador del Gasto y para la entidad

20

mensualmente

45

Incumplimiento con los informes presentados ante los entes de control

CONTROL INTERNO

3

Consecuencias legales y judiciales para el funcionario de control interno, para el ordenador del gasto y para la entidad

20

2

Consecuencias legales ya que son requisitos legales para la evaluación de la gestión del Gerente/ Ordenador del gasto de la entidad

10

46

Incumplimiento en la elaboración de los planes de gestión, planes de desarrollo y Planes operativos anuales de la entidad

DIRECCIONAMIENT O ESTRATEGICO

47