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ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR POR CONVOCATORIA PUBLICA POR MENOR CUANTIA , CPMC002-2015, ADQUISICION SOFTWARE DE GESTION HOSPITALARIA, EQUIPOS DE COMPUTO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CABLEADO ESTRUCTURADO Y SUMINISTRO DE EQUIPOS ACTIVOS DE RED PARA COMUNICAR LOS EQUIPOS DE COMPUTO ADQUIRIDOS PARA LA IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE DE GESTION HOSPITALARIA PARA LA E.S.E HOSPITAL REGIONAL CENTRO.

LA ESE HOSPITAL REGIONAL CENTRO, es una entidad de carácter público, estructurada bajo el esquema de Empresa Social del Estado, domiciliada en la Ciudad de Cúcuta, creada mediante Ordenanza 017 del 18 de Julio de 2003 Asamblea Departamental, sometida al régimen jurídico establecido en la ley 100 de 1993, el Manual de Contratación interno y demás normas legales y reglamentarias que modifiquen o adicionen. De conformidad con lo dispuesto en el Estatuto de Contratación, Acuerdo N° 007 del 4 de junio del 2014, y el Manual de Contratación, Resolución N°121 del 1 de agosto del 2014., la E.S.E. HOSPITAL REGIONAL CENTRO, se permite proceder a desarrollar los estudios previos “para proceso de contratación bajo la modalidad de Convocatoria Pública por Menor Cuantía”, cuyo Objeto es adquisición software de gestión hospitalaria, equipos de cómputo e implementación de un sistema de cableado estructurado y suministro de equipos activos de red para comunicar los equipos de cómputo adquiridos para la implementación del software de gestión hospitalaria para la ESE Hospital Regional Centro, en los cuales se analiza la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación y adelantar el proceso de selección y la consecuente celebración del contrato requerido, por esta entidad. El objeto de la E.S.E. HOSPITAL REGIONAL CENTRO, es la prestación de servicios de Salud y que para el desarrollo y cumplimiento de su objeto debe celebrar contratos permitidos por la legislación colombiana, que puedan ser ejecutados o desarrollados por personas naturales y jurídicas de derecho público y privado. Que por ser una Entidad prestadora del servicio esencial de salud, se hace imprescindible dar agilidad a los procedimientos contractuales a través de los cuales se satisfacen no sólo las necesidades internas de la IPS sino lo relacionado con su actividad misional. Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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Que mediante resolución 4874 del 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social , le asigno cupos de recursos al Instituto Departamental de Salud de Norte de Santander para apoyar los programas de fortalecimiento de las Empresas Sociales del Estado. Que mediante resolución 003588 del 6 de octubre del 2014 del Instituto Departamental de Salud de Norte de Santander, se comunicó a la ESE Hospital Regional Centro la asignación de unos recursos. Que la resolución 003588 fue modificada por la resolución 2328 del 24 de junio del 2015 por el Instituto Departamental de Salud, en el cual se le asignaron recursos a la ESE Hospital Regional Centro, para el fortalecimiento de las medidas del plan de saneamiento fiscal y financiero. Que estos recursos deben ser ejecutados antes del 30 octubre del presente año, ya que si no serán devueltos al Ministerio de Salud y Protección Social

1. DESCRIPCION DE LA NESECIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACION: El propósito central del Sistema General de Seguridad Social en Salud es generar condiciones para proteger la salud de los colombianos, siendo el bienestar del usuario el eje central y núcleo articulador de las políticas en salud, así, uno de los objetivos misionales del sistema es mejorar la atención en salud de la población mediante un servicio de calidad, ágil y oportuno. La Ley 1438 de 2011, que reformó el Sistema de Seguridad Social en Salud colombiano, estableció que la Historia Clínica Única Electrónica será de obligatoria aplicación antes del 31 de diciembre del año 2013. También estableció (Artículos 62 y 64) el concepto de Redes Integradas de Servicios de Salud, en las cuales el intercambio electrónico de información demográfica, clínica y epidemiológica entre los diferentes actores y componentes del Sistema de Salud es imprescindible. Implementación de la Resolución 4505 de 2012, la cual establece el reporte del registro de actividades de PyP y enfermedades de interés en salud pública como información obligatoria a partir del 1 de abril de 2.013 Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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Implementación del AIEPI – Atención Integral de Enfermedades Prevalentes de la Infancia. Como una estrategia para la atención del menor de edad. La E.S.E Hospital Regional Centro, con el fin de cumplir la normatividad vigente, desarrollar su actividad misional y mejorar la calidad en la prestación de los servicios de salud, ha iniciado un proyecto de Adquisición en Implementación del software de Gestión Hospitalaria que incluye la Historia Clínica Sistematizada, lo que a su vez implica la instalación de equipos de cómputo en los centros de prestación de servicios médicos, en las áreas administrativas, de facturación y auditoria. Para la ejecución de los aplicativos es necesario que los equipos de cómputo este interconectados por medio de una red de datos. Actualmente las IPS de los municipios que conforman la ESE Hospital Regional Centro, no cuenta con este software implementado, lo que ha conllevado a una disminución de la calidad en la prestación del servicio, ya que se hace dispendioso hacerlo de forma manual, de igual forma la entrega de informes genera retrasos en la oportunidad de la información (RIPS, Informe Res 4505) y es obligación misional de la ESE, garantizar la calidad e integralidad de la atención en salud a la gran demanda de pacientes que requieren ser atendidos en nuestra ESE, razón por la cual se hace necesaria la implementación de un sistema de cableado estructurado y suministro de equipos activos de red para comunicar los equipos de cómputo adquiridos para la implementación del software de historia clínica sistematizada para la ESE Hospital Regional Centro

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2. ESPECIFICACIONES TECNICAS Y CONTRATO A CELEBRAR 2.1 ESPECIFICACIONES TECNICAS: Adquisición Software De Gestión Hospitalaria, Equipos De Cómputo E Implementación De Un Sistema De Cableado Estructurado Y Suministro De Equipos Activos De Red Para Comunicar Los Equipos De Computo Adquiridos Para La Implementación Del Software De Gestión Hospitalaria Para La E.S.E Hospital Regional Centro, Bajo Las Siguientes Especificaciones: 2.1.1 CARACTERÍSTICAS SOFTWARE HOSPITALARIO El objeto es la adquisición de un software de gestión hospitalaria el cual tiene como propósito integrar el quehacer diario de la labor asistencial de la ESE, plasmado en la historia clínica, con la facturación de los servicios de salud buscando la integración de la parte asistencial con la administrativa. El software debe incluir: 1. La licencia de uso. Es el derecho de uso del software por parte de la empresa a la ESE, el cual debe ser ilimitado al número de usuarios y sede con que cuente la ESE. 2. La Implementación, que es la instalación del software para su operación y funcionamiento, en las siguientes fases:        

Planeación Diseño Configuración Pruebas Capacitación Preparación Salida en vivo Estabilización

3. El contratista favorecido, debe presentar plan de trabajo que permita lograr la implementación en un tiempo máximo de dos (2) meses una vez habilitada la infraestructura y los equipos de cómputo. Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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4. Equipo del Proyecto. Es el grupo de personas responsables del avance y seguimiento del cumplimiento del presente Contrato. 5. Mantenimiento de la Licencia. Es el mantenimiento que el Fabricante se obliga a prestar a quien adquiere una Licencia para recibir actualizaciones (up-dates), nuevas versiones (new releases), correcciones (bug fixes), parches (patches). Para el contrato el tiempo mínimo es de seis (6) meses. 6. Mantenimiento y soporte. Son los servicios profesionales para el mantenimiento preventivo, correctivo y evolutivo del software, así como el soporte técnico y funcional para su operación. Para el contrato el tiempo mínimo es de seis (6) meses. 7. Requerimientos Funcionales. Son las funcionalidades específicas que se debe proveer al usuario para habilitar la ejecución del Proceso de Contratación. 8. Requerimientos técnicos. 2.1.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL SOFTWARE El software de gestión hospitalaria deberá incluir los siguientes módulos, véase su función y actividades mínimas: 2.1.2.1 PACIENTES. Permite el mantenimiento de los usuarios que solicitan atención en la ESE.  Inclusión manual de su información básica, que debe incluir además las variables necesarias para el cumplimiento de la información de la resolución 4505 de 2.012 (Ocupación, nivel educativo, pertenencia étnica, etc).  Inclusión masiva de usuarios a través de las bases de datos suministradas por las APB.  Actualización de información (Anexo Técnico No. 1. informe de posibles inconsistencias en la bases de datos. de la entidad).  Cargue de contratos a que tiene derecho.

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2.1.2.2 CONTRATACIÓN: Permite el registro de los diferentes contratos firmados por la ESE con la APB.  Datos Básicos: Entidad Contratante, Número de contrato, Fechas de ejecución del contrato, Manual Tarifario y porcentaje de contratación, Tipo de contratación, Valor contratación, objeto del contrato, régimen del contrato.  Configuración validación de servicios prestados: Por Unidadades funcionales, centros de costos, familia de servicios.  Configuración de metas de Promoción y prevención.  Configuración de % de Capitación.  Generación de informes de cumplimiento.  Generación informes de ejecución de contratos.  Debe permitir adjuntar soportes tales como archivos digitales, hojas electrónicas, archivos pdf, etc. 2.1.2.3 MANUALES TARIFARIOS. Permite definir las tarifas a las cuales contrata la entidad. Debe permitir el mantenimiento de los manuales tarifarios SOAT, ISS y definir manuales propios por la entidad. 2.1.2.4 MÓDULO DE CITAS. Permite la configuración de calendarios laborales, la creación de agendas médicas y la asignación de citas a los diferentes servicios de la entidad (consulta medicina general, especializadas, imágenes diagnósticas, procedimientos diagnósticos, etc.)    

Definición de calendarios. Generación y consulta de agenda medica Registro, modificación y cancelación de citas. Histórico de citas por paciente y actividades de pyp (demanda inducida).  Informe de citas médicas: - Agenda, citas canceladas.  Informe de resolución 1552 de enero de 2.015.  Informe de pacientes por agenda diaria. 2.1.2.5 HISTORIA CLÍNICA. Permite el registro de todas las actividades realizadas por el personal asistencial que presta los servicios en la ESE. De acuerdo a su unidad funcional debe contar con los siguientes ítems: Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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2.1.2.5.1 CONSULTA EXTERNA. Registrar las actividades realizadas por el área de consulta externa. Es el área que mayor número de facturas genera y por ende el de usuarios atendidos. 2.1.2.5.1.1 Historia Clínica Morbilidad. Permite el registro de la consulta realizada por el médico general y o especialista entre ellos (Motivo de consulta, Antecedentes, revisión por sistemas, Examen Físico y Diagnóstico).  Registro de las ordenes médicas (medicamentos, ayudas diagnósticas, procedimientos, interconsultas, etc.)  El módulo debe controlar campos obligatorios para la generación de la resolución 4505 de 2012.  Generación de formatos de referencia y contrareferencia.  Ordenes de remisión a nivel de atención superior.  Consulta de atenciones anteriores.  Consulta de resultado de ayudas diagnósticas.  Registro de procedimientos Quirúrgicos Ambulatorio o desarrollados en consulta externa.  Expedición de incapacidades.  Certificación de atención de SOAT.  Impresión de la atención médica y de órdenes médicas.  Permitir el registro de actividades en los formatos AIEPI cuando se requieran.  Informes de producción por sede, servicio, profesional, especialidad. 2.1.2.5.1.2 Historia Clínica Promoción y Prevención. Permite el registro de la consulta realizada por el médico general y/o enfemera de las actividades de promoción y prevención.     

Demanda inducida desde el momento de sacar cita y facturar la consulta. Seguimiento de metas de promoción y prevención. Definición de matriz de servicios de promoción y prevención. Seguimiento a usuarios de promoción y prevención identificando pacientes atendidos y por atender. Parametrización de las variables de la resolución 4505 de 2.012.

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Permitir el registro de actividades en los formatos AIEPI cuando se requieran. Bloqueo de actividades de promoción y prevención a usuarios que ya han cumplido el programa. Sugerencia al personal asistencial de las órdenes médica de acuerdo al programa de pyp. Sugerencia al personal asistencial de las recomendaciones de acuerdo al programa de pyp. Informes de producción por sede, servicio, profesional, especialidad, programa de pyp

2.1.2.5.1.3 Historia Clínica Odontológica. Permite el registro de la consulta del personal de salud oral.     

Diligenciamiento del odontograma de primera vez y evolución. Tratamiento odontológico. Control de campos obligatorios. Expedición de incapacidades. Informes de producción por servicio, profesional, especialidad.

2.1.2.5.2 URGENCIAS. Registrar las actividades realizadas por el área de urgencias, que inicia desde el momento en que el paciente manifiesta su necesidad de atención en el registro de ingreso, pasando por el triage y continuando su atención en los consultorios del área de urgencias. 2.1.2.5.2.1 Módulo registro de usuario. Permite la identificación del paciente que ingresa al área de urgencias.    

Registro de datos básicos. Motivo de urgencia. Causa externa de la consulta. Identificación inicial del pagador.

2.1.2.5.2.2 Triage. Permite el registro y definición de la prioridad en la atención en el servicio de urgencias o la remisión al área de consulta externa; en caso de requerir la atención de urgencias, realiza la admisión del paciente. En su proceso debe definir la causa del servicio con el fin de Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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definir el pagador de la cuenta y la documentación inicial necesaria para el soporte de la cuenta.    

Registro datos básicos de consulta. Define prioridad triage. Admisión del paciente. Define servicio dentro de urgencias que atiende el paciente (consultorio, trauma, urgencias pediátricas, urgencia materna, etc).

2.1.2.5.2.3Historia Clínica de Urgencias. Permite el registro de la consulta del personal asistencial del área de urgencias una vez ha sido priorizado u omitido el triage.  Identificación del nivel triage emitido y servicio que atiende.  Atención del médico en formato de historia de urgencias.  Digitación obligatoria de información para eventos catastróficos o accidentes de tránsito.  Registro de las ordenes médicas (medicamentos, ayudas diagnósticas, procedimientos, interconsultas, etc.)  El módulo debe controlar campos obligatorios para la generación de la resolución 4505 de 2012.  Generación de formatos de referencia y contrareferencia.  Ordenes de remisión a nivel de atención superior.  Debe permitir la integración a través de interfaces que le permitan al Laboratorio de la ESE, el registro automático de pacientes y de sus órdenes médicas sin necesidad de redigitación. La ESE cuenta actualmente con el sistema de información Athenea.  Debe permitir obtener a través de interfaces on line oportunamente los resultados de laboratorio e integrarlos en forma automática a la historia clínica.  Debe permitir el registro de la información de las remisiones recibidas desde otras IPS con el fin de generar estadísticas relacionadas.  Generación de formatos de Justificación de servicios No POS.  Registro de evoluciones e interconsultas médicas.  Registro de administración de medicamentos.  Registro de administración de procedimientos.  Registros de control de signos vitales.  Registro de administración de oxigeno. Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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Registro de notas de enfermería. Registro de control de líquidos. Generación automática de epicrisis. Registro de órdenes médicas consultando ordenes previamente dadas. Registro de ordenes por otros profesionales previa autorización del médico tratante o responsable. Registros de remisiones a IPS de nivel superior de complejidad. Generación bitácora de ambulancia. Registro de bitácora del CRUE. Registro de remisión a Sala de Observación de urgencias. Registro de alta del paciente, remisión a hospitalización o a otro nivel de complejidad. Generación de estadísticas de remisión. Registro de despacho, reintegro, aplicación y faltante de medicamentos. Administración de camas en urgencias. Asignación y traslado de camas. Generación de incapacidades. Registro de evolución de terapias físicas y respiratorias. Registro de notas a la historia clínicas. Registro de notas administrativas. Debe permitir anexar documentos a la historia (videos, imágenes, etc,) Debe permitir el reingreso de órdenes médicas después de haber ordenado la salida del paciente. Registro de diagnóstico de la cónsula, procedimientos, egresos sala de observación y egreso hospitalario. Facturar automáticamente los servicios prestados por el personal asistencial, generando la entrada de los datos a la prefactura la cual posteriormente debe ser contabilizada en el módulo de contabilidad que debe hacer parte de la aplicación. Generar informes de procedimientos prestados sin generación de facturas. Informe de órdenes médicas sin ejecutar o sin registro de su evidencia en la historia clínica. Censo diario de urgencias.

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 Identificación de pacientes en sus puntos asistenciales, determinando en qué etapa del proceso asistencial se encuentra.  Informe de pacientes con órdenes de salida sin facturación.  Informes de producción por servicio, profesional, especialidad. 2.1.2.5.3 HOSPITALIZACIÓN. Permite el registro de la atención médica del personal asistencial del área de hospitalización una vez ha sido remitido del área de urgencias u ambulatoria.  Identificación servicio que atiende.  Atención del médico general y de especialista en el formato de evoluciones.  Digitación obligatoria de información para eventos catastróficos o accidentes de tránsito.  Registro de las ordenes médicas (medicamentos, ayudas diagnósticas, procedimientos, interconsultas, procedimientos quirúrgicos, etc.)  Registro de actos quirúrgicos. Permite la digitación del acto quirúrgico evidenciando los profesionales que intervienen, la forma del acto quirúrgico, los procedimientos realizados en el acto quirúrgico, la descripción quirúrgica, registro de la hoja de anestesia o anexar la misma al acto quirúrgico.  Liquidación automática y cargo a la prefactura de acuerdo a los parámetros de la forma del acto quirúrgico.  El módulo debe controlar campos obligatorios para la generación de la resolución 4505 de 2012.  Generación de formatos de referencia y contrareferencia.  Ordenes de remisión a nivel de atención superior.  Debe permitir la integración a través de interfaces que le permitan al Laboratorio de la ESE, el registro automático de pacientes y de sus órdenes médicas sin necesidad de redigitación. La ESE cuenta actualmente con el sistema de información Athenea.  Debe permitir obtener a través de interfaces on line oportunamente los resultados de laboratorio e integrarlos en forma automática a la historia clínica.  Generación de formatos de Justificación de servicios No POS.  Registro de administración de medicamentos.  Registro de administración de procedimientos.  Registros de control de signos vitales. Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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Registro de administración de oxígeno. Registro de notas de enfermería. Registro de control de líquidos. Registro evolución en sala de partos. Partograma. Generación automática de epicrisis. Registro de órdenes médicas consultando ordenes previamente dadas. Registro de ordenes por otros profesionales previa autorización del médico tratante o responsable. Registros de remisiones a IPS de nivel superior de complejidad. Registro de alta del paciente o remisión a otro nivel de complejidad. Registro de despacho, reintegro, aplicación y faltante de medicamentos. Registro de transfusiones sanguíneas. Administración de camas. Asignación y traslado de camas. Censo Diario hospitalario. Generación de incapacidades. Registro de evolución de terapias físicas y respiratorias. Registro de notas a la historia clínicas. Registro de notas administrativas. Debe permitir anexar documentos a la historia (videos, imágenes, etc,) Debe permitir el reingreso de órdenes médicas después de haber ordenado la salida del paciente. Registro de diagnóstico de la cónsula, procedimientos, egreso hospitalario. Facturar automáticamente los servicios prestados por el personal asistencial, generando la entrada de los datos a la prefactura la cual posteriormente debe ser contabilizada en el módulo de contabilidad que debe hacer parte de la aplicación. Generar informes de procedimientos prestados sin generación de facturas. Informe de órdenes médicas sin ejecutar o sin registro de su evidencia en la historia clínica. Informe de pacientes con órdenes de salida sin facturación. Informes de producción por servicio, profesional, especialidad.

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2.1.2.5.4 SERVICIOS AMBULATORIOS. Permite el registro de la atención médica del personal asistencial para la ejecución de procedimientos quirúrgicos ambulatorios.   

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Identificación servicio que atiende. Atención del médico general y de especialista en el formato de evoluciones. Registro de actos quirúrgicos. Permite la digitación del acto quirúrgico evidenciando los profesionales que intervienen, la forma del acto quirúrgico, los procedimientos realizados en el acto quirúrgico, la descripción quirúrgica, registro de la hoja de anestesia o anexar la misma al acto quirúrgico. Liquidación automática y cargo a la prefactura de acuerdo a los parámetros de la forma del acto quirúrgico. Registro de las ordenes médicas (medicamentos, ayudas diagnósticas, procedimientos, interconsultas, procedimientos quirúrgicos, etc.) Registro de administración de medicamentos. Registro de administración de procedimientos. Registros de control de signos vitales. Registro de administración de oxígeno. Registro de notas de enfermería. Registro de control de líquidos. Generación automática de epicrisis. Registro de alta del paciente, traslado a hospitalización o remisión a otro nivel de complejidad. Generación de incapacidades. Registro de notas a la historia clínicas. Registro de notas administrativas. Debe permitir anexar documentos a la historia (videos, imágenes, etc,) Debe permitir el reingreso de órdenes médicas después de haber ordenado la salida del paciente. Registro de diagnóstico de la consulta, procedimientos, egreso hospitalario. Facturar automáticamente los servicios prestados por el personal asistencial, generando la entrada de los datos a la prefactura la cual posteriormente debe ser contabilizada en el módulo de contabilidad que debe hacer parte de la aplicación. Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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Permitir la facturación previa de los servicios ambulatorios a prestar. Generar informes de procedimientos prestados sin generación de facturas. Informe de órdenes médicas sin ejecutar o sin registro de su evidencia en la historia clínica. Informe de pacientes con órdenes de salida sin facturación. Informes de producción por servicio, profesional, especialidad.

2.1.2.5.4 SERVICIOS AMBULATORIOS E INTRAHOSPITALARIOS DE AYUDAS DIAGNOSTICAS. Permite el registro de las ayudas diagnósticas ordenas a los pacientes en forma ambulatoria o bien ordenadas durante la atención en el servicio de urgencias u hospitalización. 2.1.2.5.4.1 LABORATORIO CLINICO  Identificación del servicio y especialista que ordena.  Facturación previa de las órdenes médica de ayudas diagnósticas ambulatorias.  Facturación automática en línea para los servicios en urgencias, hospitalización y procedimientos ambulatorios.  Registro en la plantilla de resultados para cada ayuda diagnóstica.  Captura de imágenes, videos, archivos o cualquier archivo magnético para anexar al resultado.  Registro en línea con el software de Laboratorio clínico, que evite la redigitación de información del paciente y de examines solicitados.  Actualización en línea de los resultados de laboratorio clínico, una vez se digite el resultado en el software de laboratorio.  Impresión de resultado de ayudas diagnósticas.  Informe de ayudas diagnósticas pendientes de resultado.  Informe de oportunidad en la toma de muestras y resultados.  Informes de producción por servicio, profesional, especialidad. 2.1.2.6. FACTURACION. En él debe convergir el módulo de historia clínica. Cada ingreso hospitalario debe generar mínimo una factura que detalle los servicios prestados por la ESE.

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Debe ser en on line para el área de urgencias y hospitalización o debe realizarse previamente para la realización de los servicios de consulta externa. Una vez realizada la factura, esta debe ser contabilizada como cartera en la entidad y generar el respectivo asiento contable en el sistema de información contable de la entidad. Debe permitir la apertura de caja, cuadres de caja e informes de caja por facturador. Generación de facturas por servicios asistenciales de acuerdo a la modalidad de contratación con el responsable de pago. Generación de facturas a particulares Generación de facturas capitadas. Generación de facturas por otros servicios a terceros. Liquidación automática de cirugías de acuerdo a su grupo quirúrgicos, cantidades y formas del acto quirúrgico. Modificación y anulación de facturas previa asignación de permisos. Asignación de facturas para aprobación por revisoría de cuentas médicas Seguimiento a facturas en auditoría de cuentas médicas y sin auditar. Conformación de paquetes en forma mensual con el fin de generar la facturación a entregar a la EPS. Generación de informes de paquetes de facturas a entregar por EAPB. Generación de RIPS por entidad y contrato. Registro de aviso de usuario atendido y autorizaciones de servicios de acuerdo al decreto 4747 de 2.007 y resolución 3047 de 2.008. Registro de accidentes de tránsito. Generación de formatos FURIPS, FURTRAN. Generación de archivos planos de FURIPS. Generación de Cobro de copagos, cuotas moderadoras y cuotas de recuperación. Generación de pagaré a particulares. Relación de servicios ordenados, despachados, facturados.

2.1.2.7. CARTERA. El proceso de gestión de cartera, es la continuación del proceso de facturación de los servicios prestados. Donde termina el uno, comienza el otro. 

Una vez generada la factura esta debe ser causada contablemente y generada como cartera para la entidad.

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  

           

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Generación de informe de facturas a entregar. Generación de cartera por edades, vigencias. Debe permitir el registro masivo de la información de entrega como: Número de guía de entrega, fecha de radicación, estado del proceso de cobro jurídico, numero del proceso, fecha del proceso, juzgado, abogado. Debe permitir la exportación a hojas de cálculo como Excel. Consulta de información de cartera por empresa, contrato, fecha, número de factura, estado. Registro de pagos de terceros y descargo de facturas, generando el respectivo documento contable. Descargo automático de facturas en forma masiva a través de archivos planos o archivo en Excel de acuerdo a una estructura. Generación de históricos de cartera, con el fin de almacenar y visualizar los estados de cartera a cualquier fecha pasada. Consulta de estados de cartera a una fecha histórica. Generación de estado actual de cartera. Generación de cartas de cobro persuasivo en forma automática. Debe permitir adjuntar soportes a la cartera, tales como archivos digitales, hojas electrónicas, archivos pdf, etc. Debe permitir la radicación de pagos y darle tratamiento de anticipos cuando no se tenga la relación de facturas a descargar. Cualquier movimiento en cartera debe asentarse en forma automática en el sistema contable. Generación del informe de la circular 030 de 2.013.

2.1.2.8. GLOSAS. Este módulo debe permitir el seguimiento a las objeciones presentadas a la facturación, desde el inicio de su objeción hasta el desenlace de la glosa con la aceptación o levantamiento de la misma con un acta de conciliación. 



Registro de la glosa. Debe permitir el registro del paquete de objeciones, detallando fecha de emisión por la entidad, número de radicado de la entidad, fecha y numero de radicación dado por la ESE, descripción general del paquete recibido. Debe permitir adjuntar soportes recibidos con los motivos de objeción, tales como archivos digitales, hojas electrónicas, archivos pdf, etc.

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     

Fecha: 01/05/2014 Página 17 de 45

Debe permitir el registro individual de las objeciones clasificando las mismas de acuerdo al tipo de glosa, si es nueva o si es una ratificación, el valor de la glosa. Debe permitir el seguimiento al estado de la objeción y generar automáticamente la Nota Credito que afecte la cartera de la entidad y la generación del asiento contable cuando se acepte la glosa. Debe permitir adjuntar soportes de respuesta de glosas tales como archivos digitales, hojas electrónicas, archivos pdf, etc. Permitir el ingreso automático y masivo de la información de las objeciones recibidas a través de archivos archivos en Excel de acuerdo a una estructura. Debe permitir la exportación a hojas de cálculo como Excel. Consulta de información de glosa por empresa, contrato, fecha, número de factura, estado.

2.1.2.9. DIGITURNO. Teniendo en cuenta que el sistema enmarca una serie de procesos que conllevan a buscar la organización de la atención de los pacientes, se requiere que el sistema provea una herramienta configurable para la atención y organización de las colas de atención en diferentes servicios del hospital, esta herramienta debe permitir:  Configurar los diferentes tipos de servicio a ofrecer en un servicio (citas, facturación, etc.).  Permitir al usuario solicitar el servicio que necesita.  Asignar cola de acuerdo a cada usuario.  Permitir configurar el número de personas y servicio que atenderán las solicitudes de los usuarios.  Visor en un TV de la asignación de persona y el número de turno en atención.  Brindar estadísticas de la atención. 2.1.2.10. INFORMES. Teniendo en cuenta que el sistema de información es integral y que por lo tanto debe facilitar la toma de decisiones de orden gerencial debe generar mínimo los siguientes informes, además de los solicitados en los módulos descritos previamente:  

Informe de facturación por EAPB, contrato, periodos. Informe de Glosas.

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            

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Informe de ejecución de contrato. Informe de producción por entidad, contrato, profesional. Informe comparativo de producción de Contratación de capitación. Producción Vs Facturación. Informe de ejecución de metas de pyp, Informe de Remisiones recibidas. Informe de remisiones a otras IPS. Informe de Pacientes Hospitalizados. Censo Diario de Pacientes. Informes de morbilidad y mortalidad. Informe de pacientes fallecidos. Relación de actividades facturadas. Informe de citas asignadas, canceladas. Informes de enfermedades de notificación inmediata y periódica.

2.1.2.11. MODULO DE CONSULTAS DINAMICAS. Este módulo debe proveer una herramienta que permita consultar diferentes datos relacionados con el proceso de facturación e historia clínica. Debe permitir generar en una hoja de Excel el resultado de consultas de datos, sin ninguna parametrización previa, salvo especificando condiciones para la búsqueda en consultas sobre vista previas definidas sobre la base de datos.    

Debe permitir cargas vistas de datos. Debe permitir colocar condiciones sobre los campos de la vista. Debe permitir agrupar sobre uno o varios campos y sacar resúmenes sobre los campos. Debe permitir exportar el resultado de la consulta sobre una hoja de Excel.

2.1.2.12. MODULO DE INTEGRACION DE INFORMACION. Teniendo en cuenta que la ESE no puede garantizar la continuidad de la comunicación vía web entre la sede principal y las demás sedes, el proveedor del software debe proveer de un módulo que permita integrar la información de las sedes que no logren conectarse en tiempo real vía web con la sede principal.

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2.1.2.13. PARAMETRIZACION. Este módulo permite la configuración del sistema de información para adaptarse a las necesidades de la ESE. Debe permitir el mantenimiento y creación de tablas que unidas conforman los ajustes necesarios para la implementación del aplicativo.              

Datos básicos de la ESE y de sus sedes. Configuración de Unidades Funcionales y centros de costo. Configuración de Diagnósticos CIE-X. Configuración de CUPS y clasificación. Configuración de Procedimientos Quirúrgicos. Configuración de Grupos Quirúrgicos. Parametrización de formatos de atención de acuerdo al CUPS. Configuración de Programa de Promoción y Prevención. Configuración de tipos de órdenes de servicio. Configuración de tipos de factura. Configuración de actividades de PYP por programa, sexo, edad. Configuración de servicios asistenciales. Configuración de camas hospitalarias. Configuración de Inventarios: Bodegas, Transacciones, Familias, Tipos de pedido, Tipos de Compra, Tarifas de impuesto IVA, retefuente, forma de pago. Configuración de Régimenes de salud, Parámetros anuales. Parámetros contables y presupuestales. Administración de Usuarios del sistema y permisos a módulos.

  

2.1.2.14. INVENTARIO. Debe permitir el registro, control, análisis e interpretación de los inventarios de la organización.     

Creación, modificación y anulación bodegas, familias de productos, tipos de movimiento de inventario, formas de pago para facturación y compras. Administración de los productos (productos y servicios) manejados por la empresa. Facturar productos y servicios, impresión de la factura, contabilización de una factura. Consulta de movimientos por bodega, documento y tipo de movimiento. Informe de saldos de inventario por bodega y por producto.

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

     

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Registro de compra de productos y servicios, Impresión de la Recepción, Contabilización de la Compra. Las compras pueden ser en moneda local o alternativa, lo que generará los datos necesarios para el cálculo de la diferencia en cambio. Control de Cierre de Periodos Devolución en Ventas: Registro de las devoluciones de los clientes. Genera comprobante contable y nota crédito a favor del Cliente. Actualización de listas de precios Manejo de Inventario por Lotes Generación de traslados de productos de una bodega a otra. Genera dos movimientos de Inventario, uno de salida y otro de entrada. Debe permitir el manejo de lotes y principio activos de los medicamentos

2.1.2.15. CONTABILIDAD. Módulo que permite el registro de las operaciones contables de la entidad.        

Plan de Cuentas: Que permite la creación, modificación y anulación de cuentas de acuerdo a su estructura contable. Plan de Terceros: Administración de clientes, proveedores, empleados, etc. Documentos de Contabilidad: Registro de transacciones contables de manera manual. Documentos Contables (Plantillas): Captura de documentos contables utilizando plantillas amigables que facilitan la gestión de tareas que se ejecuten de manera habitual. Balance y Auxiliares: Consulta de Balance de Prueba, Estado de Resultados y Balance General; Auxiliares por cuenta, por tercero y por proyecto. Gráfica del movimiento de la cuenta por mes. Proyectos: Creación, modificación y eliminación de proyectos. Un proyecto permite agrupar registros contables de acuerdo al centro de costo. Tipos de Documentos: Creación y parametrización de los diferentes tipos de documentos contables. Consulta dinámica del balance. Permitir realizar consultas avanzadas del balance de prueba, permitiéndole hacer filtros por cuenta, subcuenta, centro de costos, sucursal y otros.

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

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Reportes. Reportes impresos tradicionales, que se pueden imprimir, descargar a Excel o generar en formato pdf.

2.1.2.16. TESORERIA.  Módulo debe estar integrado con cartera y contabilidad.  Formatos personalizados de recibo de caja, comprobantes de egreso, facturas, etc. 2.1.2.17. NOMINA. Debe ser parametrizable permitiendo definir conceptos por valores, porcentajes, dependientes o independientes.  Conceptos de Nómina por fórmula pre-configurada pero modificable de acuerdo a cada empresa.  Generación de medios magnéticos como sistema de planilla única, planilla de pagos a bancos, etc.  Liquidación de aportes a seguridad social.  Liquidación de vacaciones individuales o colectivas, pagos, intereses de cesantías, primas y retención en la fuente.  Enfoque de liquidación hacia centros de costos.  Captura de novedades, procesamiento de cambios masivos en sueldos, auxilios, bonificaciones y demás beneficios  Liquidación horas extras y recargos de conformidad con la ley.  Control en los montos máximo establecidos por ley o por la empresa en los descuentos de la nómina.  Cálculo de la retención en la fuente sobre los pagos laborales conforme a la normatividad laboral y tributaria vigente.  Generación de reportes de pre-nómina antes del reporte final para aprobación.  Reportes de liquidación detallada de la nómina  Reportes resumidos de liquidación de nómina por empleado.  Creación de conceptos, establecer prioridades y administrar las deducciones del empleado de tal forma que se puedan especificar los periodos, montos y/o tasas definidas si es aplicable.

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Se requiere la instalación de la red a todo costo en los 7 municipios (Salazar, Santiago, Arboledas, San Cayetano, Gramalote, Lourdes y Villa Caro) que conforman la red de servicios de la ESE Hospital Regional Centro y la adquisición de los equipos de cómputo según el siguiente estudio: 1 SEDE: IPS Gramalote. ITEM

DEPENDENCIA

Puntos Logicos

Puntos Electricos

Instalar

Instalar

Computadores

Impresora 1

1 Facturación

2

1

2 Archivo

1

1

3 Laboratorio Toma de Muestras

1

1

4 Odontología

1

1

5 Consultorio 1

1

1

1

6 Consultorio 2

1

1

1

7 Urgencias Consultorio

1

1

1

8 Vacunacion

2

2

1

9 Promoción y prevención

1

1

1

1

1

1

0

1

10 Dispensario de medicamentos Servidor Rack de comunicaciones T-1

Total

1 12

1

12

7

Puntos Lógicos

Puntos Eléctricos

Instalar

Instalar

Computadores

Impresora

1 Facturación

1

1

1

1

2 Consultorio 1

1

1

3 Sala Era

1

1

4 Consultorio Enfermería

1

1

5 Vacunación

2

2

1

1

6 Promoción y prevención.

1

1

0

1

7 Odontología

1

1

1

0

2 SEDE : IPS Lourdes ITEM

DEPENDENCIA

1 0 1

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8 Laboratorio Clínico

1

1

1

9 Archivo

1

1

1

Servidor

0

Rack de comunicaciones T-2

Total

1

1 1

10

11

6

6

Puntos Lógicos

Puntos Eléctricos

Instalar

Instalar

Computadores

Impresora

1 Consultorio de enfermería Citología

1

1

1

2 Consultorio de PYP

1

1

1

1

3 Vacunación

2

2

1

1

4 Archivo

1

1

1

3 SEDE : Arboledas ITEM

DEPENDENCIA

5 Oficinas varias

10

Servidor

0

Rack de comunicaciones T-3

Total

5

1 1

5

6

15

7

Puntos Lógicos

Puntos Eléctricos

Instalar

Instalar

Computadores

Impresora

1 Facturación

1

1

1

1

2 Odontología

1

1

1

3 Laboratorio

1

1

1

4 Sala Era

1

1

5 Archivo

1

1

6 Star de urgencias

2

2

2

1

7 Consultorio 1

1

1

1

1

4 SEDE : Salazar ITEM

DEPENDENCIA

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8 Consultorio 2

1

1

1

1

9 Consultorio PYP

1

1

1

1

10 Vacunación

2

2

1

11 SIAU

1

1

1

12 Crecimiento y Desarrollo

1

1

1

Servidor

0

1

Rack de comunicaciones T4

Total

14

14

12

5

Puntos Lógicos

Puntos Eléctricos

Instalar

Instalar

Computadores

Impresora

1 Consultorio de Enfermería

1

1

2 Laboratorio

1

1

1

3 Consultorio de Urgencias

1

1

1

1

4 Facturación

1

1

5 Salón de wishig van

1

SEDE : Villacaro ITEM

DEPENDENCIA

6 Odontología

1

1

1

7 Vacunación

2

2

1

8 Consultorio PYP 9 Consultorio médico 10 Archivo Servidor

1 1

1

1

1

1

1

0

Total

1 1

Rack de comunicaciones T5

1

1 1

8

9

10

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6 SEDE : San Cayetano Puntos Lógicos

Puntos Eléctricos

Instalar

Instalar

1 Archivo

1

1

2 Odontología

1

1

1

3 Vacunación

2

2

1

4 Laboratorio

1

1

1

5 Consultorio 1

1

1

1

6 Urgencias

1

1

1

7 Consultorio PYP

1

1

1

8 Facturación

1

1

1

9 Star de enfermeria

1

1

1

ITEM

DEPENDENCIA

Servidor

0

Rack de comunicaciones T6

Total

Computadores

Impresora

1

1

1 1

10

11

Puntos Lógicos

Puntos Eléctricos

Instalar

Instalar

9

2

Computadores

Impresora

7 SEDE : Cornejo ITEM

DEPENDENCIA

1 Almacén

1

2 Farmacia

1

1

3 Consultorio médico

1

1

4 Odontología

1

1

Servidor

0

1

Rack de comunicaciones T-7

Total

1

1 4

1

4

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8 SEDE : ADMINISTRATIVA ITEM

DEPENDENCIA

Puntos Lógicos

Puntos Eléctricos

Instalar

Instalar

Computadores

1 Servidor

1

0

2 Contabilidad

1

1

3 Presupuesto

1

1

4 Coordinación Facturación

1

1

5 Cartera

1

1

Rack de comunicaciones T-8

Total TOTAL ESE REGIONAL CENTRO

1

1

6

1

69

Impresora

4 54

0 60

33

2.1.3 ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL SERVIDOR, COMPUTADORES E IMPRESORAS CON SU RESPECTIVAS LICENCIAS Las especificaciones técnicas de los equipos son las siguientes:

DESCRIPCION PRODUCTO O SERVICIO (SERVIDOR DE 1 A 35 USUARIOS) Procesador Dual-Core de 2.3 GHz, 3MB Level 3 cache - 17 Watts. Hyper-Threading Memoria RAM 4GB UDIMM DDR3 2Rx4 PC3L12800E-9 MAXIMO 16GB (2X8GB) Controlador estándar B120i/Zero Memory. Soporta RAID 0/1/1+0 (sólo SATA) Estándar: Un disco duro de 1TB Non-Hot-Plug SATA 7200rpm.Máximo opcional: 12TB Non-Hot-Plug LFF (4 x 3TB SATA LFF) Slot de ampliación 1 PCI-Express slot estándar: Puertos externos Video: 1, Network RJ-45: 2 Fuente de poder y refrigeración Estándar una fuente de poder de 150Watts no removible en caliente. Un ventilador no removible en caliente, no redundante. Garantía 1 año en piezas únicamente. Servidor de Torre 6C -E52609V3 1.9 ghz . Dos (2) procesadores. Memoria 16 Gb( 2x8) rdimm , Dos (2) discos duro DD 1 TB de 2.5 hot swap raid 100 0/1/10 , fuente redundante de 2x550w, 2 x gigabit ethernet , DVD R integrada , teclado y mouse

CANT

7

1

Windows Svr Std 2012 R2 x64 Spanish 1pk DSP OEI DVD 2CPU/2VM

1

Computadores Corporativos Procesador Intel Core i3 de 3.3 Ghz, 4GB de Memoria,Disco Duro de 500GB, Unidad de DVD, Tarjeta de Red 10/100/1000, Wi-Fi, Camera, Sistema Operativo Win8.1 DG Win7 Pro64 Spanish, Garantía de 3 Años Onsite.

60

UPS DE 500 VA

7

UPS DE 3000 VA

1

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Impresora Laser BN 26 ppm - USB - 250 Hojas - 32 MB - 600 x 600 ppp - Red-DUPLEX CICLO MAXIMO DE TRABAJO HASTA 8.000 PAGINAS- VOLUMEN RECOMENDADO MENSUAL DE 250 A 2.000 PAGINAS

2.1.4

CARACTERISTICAS

ESPECÍFICA

DE

LA

INSTALACION

33

Y

CONFIGURACION DE LA RED DE DATOS TURBO DIESEL 2015 4X4 Se requiere la instalación de la red a todo costo en los 7 municipios (Salazar, Santiago, Arboledas, San Cayetano, Gramalote, Lourdes y Villa Caro) que conforman la red de servicios de la ESE Hospital Regional Centro DESCRIPCION Instalación Puntos De Red categoría 6 Instalación puntos eléctricos Suministro e instalación de Gabinetes para 24 puertos, Swicht de 24 puertos y Path Panel de 24 puertos

CANT 69 54 6

2.1.5 RECURSO HUMANO De igual manera el proponente debe garantizar para la implementación el siguiente recurso humano; 1. Coordinador de Proyecto  Formación Profesional. Título profesional en el área administrativa, Financiera o de Sistemas, con especialización en auditoría de sistemas, gerencia en salud, auditoria de la calidad, administración en salud pública.  Experiencia General: 12 años a partir de la obtención de su título profesional y 7 años mínimo a partir de la expedición de su tarjeta profesional.  Experiencia Específica: Experiencia mínima de 6 años en coordinación de procesos de facturación, implementación de software o ejecución de proyectos similares al objeto de la presente

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2. Coordinador De Capacitación.  Formación Profesional. Título profesional en el área de Sistemas, con especialización en auditoría de sistemas, gerencia en salud, auditoria de la calidad, administración en salud pública.  Experiencia General: 12 años a partir de la obtención de su título profesional y 7 años mínimo a partir de la expedición de su tarjeta profesional.  Experiencia Específica: Experiencia mínima de 7 años en manejo de sistemas de información e instructora de sistemas. 3. Coordinador De Implementación.  Formación Profesional. Título profesional en el área de Sistemas.  Experiencia General: 5 años a partir de la obtención de su título profesional y 3 años mínimo a partir de la expedición de su tarjeta profesional.  Experiencia Específica: Experiencia mínima de 4 años en desarrollo de sistemas de información. 4. Coordinador De Mantenimiento Y Soporte.  Formación Profesional. Título profesional en el área de Sistemas.  Experiencia General: 12 años a partir de la obtención de su título profesional.  Experiencia Específica: Experiencia mínima de 4 años en desarrollo de sistemas de información. La empresa proponente debe tener oficina abierta al público y verificable en la ciudad de Cúcuta, esto con el fin de garantizar el desplazamiento y la permanente comunicación personal con el personal adscrito a la ESE. El personal asignado al proyecto debe estar vinculado a la empresa proponente desde hace mínimo diez (10) meses, esta experiencia se certificará por parte de la empresa y se corroborará con la certificación del pago de la seguridad social de los últimos diez (10) meses de la plataforma donde se realiza el pago de seguridad social o la respectiva planilla de pago. Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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El proponente que incumpla con esta parte, quedara inhabilitado al momento de la evaluación de su propuesta

2.1.6 NORMATIVIDAD APLICADA:  Ley 1438 del 2011  Resolución 4505 del 2012  Resolución 1995 del 1999 2.2. CONDICIONES TÉCNICAS DEL OBJETO 2.2.1 ANÁLISIS DE PRECIOS DEL MERCADO REAL: La ESE Hospital Regional Centro realizara un estudio de precios en el mercado respecto a los gastos presentados en las necesidades, histórico de precios de la ESE y el valor del dólar actual, la condiciones de los equipos suministrados, en el cual se estudiaran las diferentes propuestas presentadas que ofrezcan el suministro, en el cual la de menor precio será la seleccionada pero se tendrá en cuenta la calidad del producto. 2.2.2 ANÁLISIS TÉCNICO: Es procedente realizar la contratación, por cuanto la implementación de un software de gestión hospitalaria incluyendo el suministro de equipos y cableado, presenta ventajas tanto administrativas, organizacionales, financieras, como de calidad de servicio, tales como:  El poder dar soporte de redes a los aplicativos que van a gestionar la historia clínica.  Proveer a la ESE, de un esquema de red moderno que atienda a los requerimientos actuales y su infraestructura permita el crecimiento en número de puntos o en demanda de ancho de banda por la inclusión de nuevas tecnologías.  Facilitar el soporte a los usuarios de la red  Soportes en línea de la documentación requerida como base para efectuar cobro a las Diferentes Administradoras de planes de Beneficios (EPS).  Establecimiento de mecanismo de control sobre procedimientos a facturar. Y que queden debidamente soportados

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Con base en lo anterior, la implementación de la historia clínica sistematizada, requiere además del software de historias, disponer en el hospital de la infraestructura física y tecnológica necesaria para lograr el montaje del sistema. Desde el punto de vista tecnológico se requiere de la instalación de un sistema de cableado estructurado que soporte una red de datos tal que atienda los requerimientos de comunicación entre las estaciones de trabajo y los servidores. Para determinar la cantidad de puntos requeridos, la cantidad de centros de cableado y su ubicación, la ESE La ESE Hospital Regional Centro hizo un minucioso inventario de los usuarios, de sus puestos de trabajo y de la pertinencia de los mismos en la implementación del proyecto de Historia Clínica, tal como está planteado en la primera fase y la fases posteriores, concluyendo que es necesario tener una infraestructura que permita el fácil crecimiento de la cantidad de puestos de trabajo y/o del trafico sobre la misma. Teniendo en cuenta lo anterior se definió que los sitios óptimos para la instalación de los centros de cableado principal y secundarios, así como las característica de los equipos y elementos a requerir al proponente que se seleccione debe obedecer, como mínimo, a las expresadas en el punto 2.1 de estos estudios previos. Por tal razón, se requiere una persona Natural o Jurídica legalmente constituida y Con capacidad para cumplir cabalmente el objeto del contrato, debidamente inscrita en la Cámara de Comercio correspondiente y autorizada para distribuir este tipo de productos y que cumpla con la normatividad vigente que regula la Materia. 2.2.3 TIPO DEL CONTRATO A CELEBRAR: El contrato a celebrar es un contrato de compra para la adquisición de la licencia de uso del software y de los equipos para su uso, acorde a las especificaciones descritas anteriormente. 2.2.4 ALCANCE DEL OBJETO: Adquirir bajo la modalidad de convocatoria por menor cuantía, un contrato de compra, que permita la adquisición del software de gestión hospitalaria, su instalación y puesta en marcha, buscando con el ello el fortalecimiento de los ingresos de la ESE al integrar en el sistema de información la parte administrativa con la asistencial.

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2.3. PLAZO y LUGAR DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución del contrato será de (60) días a partir de la adjudicación del contrato. El lugar de ejecución será en los 7 municipios que conforman la ESE Hospital Regional Centro (Salazar, Santiago, Arboledas, San Cayetano, Lourdes, Gramalote y Villacaro) además de su área administrativa ubicada en la ciudad de Cúcuta en la av. 0 calle 10 edif. Rosetal, Ofi 107

2.4 SUPERVISIÓN DEL CONTRATO La Supervisión del objeto del contrato será realizada por la persona quien delegue el Representante legal de la entidad.

2.5 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 1. Cumplir con los ofrecimientos propuestos en su oferta, la cual formara parte integral del contrato. 2. Implementar en la ESE, el objeto del contrato, de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas. 3. Ejecutar el objeto del contrato derivado de este proceso, en el plazo establecido. 4. Asignar una persona con experiencia para coordinar, la dirección, ejecución seguimiento y evaluación del objeto contractual, en forma autónoma. 6. Tramitar las respectivas pólizas de cumplimento y anticipo de manera oportuna 5. Responder en forma oportuna por el pago de salarios, prestaciones, indemnizaciones compensaciones o su similar, a favor del personal que excepcionalmente ocupe en razón a la ejecución del presente contrato, pues es entendido que entre estos y la ESE, no existe ni existirá ningún vínculo de carácter laboral. Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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6. Pagar los impuestos que se deriven de este Contrato en la cuantía prevista por la ley y con los requerimientos de orden tributario que según las normas le corresponde cumplir al contratista para el ejercicio de la actividad contratada. 7. Acreditar, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el cumplimiento del pago de los aportes a los sistemas de seguridad social.

3. ANÁLISIS Y ESPECIFICACIONES ECONÓMICAS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO En la definición del valor aproximado del objeto a contratar, se tuvo en cuenta la Especificación técnicas y generales del software, desplazamiento al lugar de la ejecución, personal para la implementación y calidad y cantidad de los equipos requeridos. 3.1. PRESUPUESTO OFICIAL El valor del contrato resultante del presente proceso de selección en la modalidad convocatoria pública de menor cuantía, es de CUATROSCIENTOS SETENTA Y TRES MILLONES DE PESOS M/CTE ($473.000.000.oo), el cual está respaldado con su respectivo registro y disponibilidad presupuestal. 3.2. VALOR Y FORMA DE PAGO El valor del contrato será cancelado por la ESE Hospital Regional Centro de la siguiente manera: PRIMER PAGO: 50% del valor del contrato como pago anticipado, previa la suscripción del contrato, acta de inicio, la aprobación de la póliza de garantía y certificación de aprobación de pago al contratista seleccionado por parte de la ESE a la FIDUCIA. SEGUNDO PAGO: 30% del valor a la entrega a satisfacción de los equipos de cómputo e implementación del sistema de cableado estructurado con los siguientes soportes, acta de recibido parcial como constancia por medio de la cual se señalará que el contratista cumplió a satisfacción con sus obligaciones Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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relacionadas con estos dos items, constancia expedida por el Supervisor del contrato donde señalará que el CONTRATISTA cumplió a satisfacción sus obligaciones relacionada con estos dos items y certificación de aprobación de pago al contratista seleccionado por parte de la ESE a la FIDUCIA TERCER PAGO: 20% del valor a la entrega a satisfacción del objeto contratado con los siguientes soportes, acta de recibido final como constancia por medio de la cual se señalará que el contratista cumplió a satisfacción con sus obligaciones, constancia expedida por el Supervisor del contrato donde señalará que el CONTRATISTA cumplió a satisfacción con el objeto del contrato y certificación de aprobación de pago al contratista seleccionado por parte de la ESE a la FIDUCIA PARAGRAFO 1: Estos recursos según la resolución 4874 del 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, están manejados mediante una FIDUCIA debidamente acreditada, el cual para realizar los pagos al contratista seleccionado, la ESE debe previamente certificar la aprobación de pago a la FIDUCIA, acorde al cumplimiento del objeto de este proceso de contratación.

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4. FUNDAMENTOS JURIDICOS Y MODALIDAD DE SELECCIÒN La ESE HOSPITAL REGIONAL CENTRO, para los efectos de la contratación se rige por las normas del derecho privado, con régimen especial de contratación, según expreso mandato del artículo 195 numeral 6 de la Ley 100 de 1993, que del mismo modo asegurara el cumplimiento de los principios constitucionales relacionados al tenor del artículo 209, especialmente de economía, moralidad, publicidad, transparencia y eficiencia, de conformidad con lo dispuesto en la resolución 5185 del 2013 y en el Estatuto de Contratación, Acuerdo N° 007 del 4 de junio del 2014, y el Manual de Contratación, Resolución N°121 del 1 de agosto del 2014 Que en dichos actos administrativos se regula la contratación de derecho privado para la entidad, y por tanto, en él se establecieron varias modalidades de contratación (art 23 y art 25), entre las cuales encontramos la contratación por convocatoria pública por menor cuantía (art 28). 4.1 CAUSAL DE CONTRATACIÓN POR CONVOCATORIA PUBLICA DE MENOR CUANTIA Y SU JUSTIFICACIÓN MANUAL DE CONTRATACIÓN. Cuando se trate de contratos cuyo valor supere los 300 SMMLV y sean inferiores o iguales a 900 SMMLV, caso en el cual la ESE HOSPITAL REGIONAL CENTRO invita a oferentes, haciendo conocer su necesidad de realizar una obra, adquirir un bien o contratar un servicio y las condiciones generales y específicas que en cada caso se establezcan, a fin de obtener sus propuestas (art 28 del Manual de Contratación de la Entidad) 4.2 OPCIÓN MÁS FAVORABLE PARA RESOLVER LA NECESIDAD DESDE LOS PUNTOS DE VISTA TÉCNICO, JURÍDICO Y ECONÓMICO. Técnico: La ESE Hospital Regional Centro, necesita adquirir a través de esta modalidad “La implementación de un sistema de cableado estructurado y suministro de equipos activos de red para comunicar los equipos de cómputo adquiridos para la implementación del software de historia clínica sistematizada para la ESE Hospital Regional Centro” Jurídico: La opción más favorable para la adquisición del objeto de estos estudios previos, es una convocatoria pública por menor cuantía acorde al manual de contratación de la entidad Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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Económico: Desde el punto de vista económico la opción más favorable para la entidad es la de seleccionar al oferente cuyo propuesta cumpla con los criterios de selección, sin que su oferta supere lo presupuestado en estos estudios.

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5. REQUISITOS HABILITANTES Y FACTORES DE SELECCION Para que la propuesta presentada sea admisible, el proponente deberá acreditar los siguientes requisitos habilitantes: 5.1 REQUISITOS HABILITANTES No confieren puntaje pero determinan la habilitación del proponente para la evaluación de su propuesta. Solamente las propuestas calificadas como CUMPLE en los requisitos habilitantes, serán tenidas en cuenta para la asignación y ponderación de puntaje. La entidad evaluará las propuestas en los aspectos relacionados en la siguiente tabla:  Verificación de experiencia  Verificación de requisitos jurídicos  Verificación de capacidad financiera

Cumple - No cumple Cumple - No cumple Cumple - No cumple

El futuro contratista debe demostrar las capacidades descritas anteriormente, bajo los siguientes parámetros 5.1.1 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE El proponente debe reportar en su certificado del RUP, mínimo cinco (5) contratos cuya sumatoria sea igual o superior a 4.000 SMLMV, cuyo objeto esté relacionado con procesos de gestión hospitalaria y cuyo proceso se desarrolle en base a software de gestión hospitalaria o historias clínicas acorde al objeto de los estudios previos de esta convocatoria.

Los Requisitos de Experiencia serán verificados de conformidad con lo registrado en el RUP. Cuando el proponente certifique contratos en los cuales participó en unión temporal o consorcio, se le acreditará como experiencia el valor que corresponda a su porcentaje de participación. Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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En todo caso el porcentaje de participación de quien aporta la experiencia no podrá ser inferior al veinticinco por ciento (25%) dentro del proponente plural que presenta oferta para este grupo. La ESE Hospital Regional Centro, se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. Si se advierten discrepancias entre la información suministrada por el oferente y lo establecido por la Entidad, la propuesta no será evaluada técnicamente, lo anterior sin perjuicio de las acciones penales pertinentes. 5.1.2 CAPACIDAD JURÍDICA: El oferente debe aportar los siguientes requisitos  Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía El PROPONENTE deberá presentar la respectiva copia de la Cédula de Ciudadanía o de Extranjería del Representante Legal. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los representantes legales de los miembros deberá presentar éste documento.  Registro Único de Proponentes Cada Proponente o integrante del Proponente persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, deberá allegar el Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio respectiva, el cual debe estar vigente y en firme, a efectos de verificar, además de los requisitos habilitantes contenidos en el RUP. 

Certificado de existencia y Representación Legal cuando a ello haya lugar. Cuando el PROPONENTE, o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal, sea una persona jurídica, CADA UNO deberá comprobar su existencia y representación legal mediante Certificado expedido por la Cámara de Comercio, donde conste su razón social y representación legal.

 Fotocopia del Registro Único Tributario Actualizado – RUT.  Afiliación al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales o certificación emitida por el Revisor Fiscal o representan legal, conforme a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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 Libreta militar para menores de 50 años.  Certificado de Antecedentes Fiscales si es persona natural.  Certificado de Antecedentes Fiscales si es persona jurídica  Certificado de Antecedentes Disciplinarios si es persona natural y del representante legal si es personal jurídica.  Certificado de Antecedentes Judiciales, si es persona natural y/o del representante legal si es persona jurídica.  Formato Único de Hoja de Vida de la Función pública.  Formato Único de Declaración de Bienes y Rentas  Autorización para presentar propuesta cuando hubiere lugar.  Tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios del contador público  Garantía De Seriedad De La Oferta: La propuesta deberá acompañarse de una garantía bancaria o de una póliza otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, con el fin de asegurar la firma y perfeccionamiento del contrato por parte del proponente favorecido con la Adjudicación:  Asegurado / beneficiario: ESE Hospital Regional Centro  Cuantía: Mínimo Por el 10% del valor de la propuesta.  Vigencia: Una vigencia mínima de Noventa (90) días calendario,  La ESE Hospital Regional Centro, hará efectiva la totalidad de la garantía, a título de indemnización por perjuicios, en los siguientes casos:  Cuando un proponente solicitare el retiro de su oferta después de la fecha de cierre del presente proceso, salvo en los casos de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.

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 Cuando el proponente favorecido con la adjudicación no procediere a cumplir con los requisitos para el perfeccionamiento y ejecución del contrato.  La garantía de seriedad de las ofertas no aceptadas será devuelta, una vez haya sido perfeccionado el contrato respectivo. La omisión de la garantía de seriedad, constituirá causal de rechazo de la oferta. Si la garantía se presenta pero contienen errores en su constitución o suscripción, según lo solicitado en este documento, el oferente deberá corregir dentro del término establecido por la ESE en la solicitud que el mismo efectúe al respecto. De no ser atendida por el oferente oportunamente la solicitud que en tal sentido le efectúe la ESE, se entenderá que el oferente carece de voluntad de participación y su propuesta será rechazada. En el evento en que la garantía de seriedad, si es una garantía expedida por una aseguradora legalmente establecida en Colombia, no ha sido firmada por el oferente y no se subsana esta falencia, constituirá causal de rechazo de la oferta

5.1.3 CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL Este factor analiza la capacidad del proponente para realizar la gestión financiera del trabajo propuesto en esta invitación. Cada uno de los proponentes que se presenten en forma individual y cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deben presentar los documentos enunciados a continuación para que la entidad realice la verificación Financiera. 5.1.3.1 ESTADOS FINANCIEROS Los siguientes documentos deben ser presentados por cada uno de los PROPONENTES que se presenten ya sea en forma individual, consorcio o unión temporal:  Balance General con corte mínimo a 30 de diciembre de 2014 con sus respectivas Notas a los Estados Financieros, debidamente certificados. La omisión de cualquiera de estos documentos no será subsanable y generará el rechazo de la oferta. Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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 El Balance General y Estado de Resultados debe ser firmado por el Representante Legal, el Contador Público. La omisión de este requisito no será subsanable y generará el rechazo de la propuesta. Cuando alguno de estos Estados Financieros presente inconsistencias en la Ecuación Contable, se podrá subsanar. La entidad podrá solicitar las correspondientes aclaraciones de los documentos de verificación financiera.

5.1.3.2 CAPACIDAD FINANCIERA (ADMISIBLE/NO ADMISIBLE) La entidad revisará la información suministrada por los proponentes y se calcularán con base en el balance general clasificado y dictaminado con corte mínimo a 30 de diciembre de 2014, los siguientes indicadores financieros:  CAPITAL DE TRABAJO: El indicador es el siguiente: CT: Activo Corriente – Pasivo Corriente Podrán presentar propuestas total teniendo en cuenta la cuantía de oferta expresada en: MAYOR O IGUAL 110 SMMLV Si el proponente no cumple con el requisito anterior será declarado no admisible o no cumple Si el proponente es un consorcio o una unión temporal, el capital de trabajo se Calculará así: CT= ∑ Cti CT= Capital de trabajo del Consorcio o Unión Temporal. Cti= Capital de trabajo de cada uno de los integrantes.  LIQUIDEZ: El indicador es el siguiente: LIQ: Activo Corriente / Pasivo Corriente Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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Para poder presentar propuestas debe ser MAYOR O IGUAL A 1.30 Si el proponente no cumple con el requisito anterior será declarado no admisible o no cumple Si el proponente es un Consorcio o una Unión Temporal el capital de trabajo se calculará así: LIQ = ∑ Aci / ∑ Pci LIQ= Índice de Liquidez del Consorcio o Unión Temporal Aci= Activo Corriente de cada uno de sus integrantes. Pci= Pasivo Corriente de cada uno de sus integrantes.  NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: El indicador es el siguiente: NDE: (PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL) X 100 Para poder presentar propuestas debe ser MENOR O IGUAL A 75% Si el proponente no cumple con el requisito anterior será declarado no admisible o no cumple Si el proponente es un Consorcio o una Unión Temporal el capital de trabajo se calculará así: NE= ∑Pti / ∑Ati NE= Nivel del Consorcio o Unión Temporal Pti= Pasivo total de cada uno de su integrantes Ati= Activo total de cada uno de su integrantes  PATRIMONIO: Si el proponente es un Consorcio o una Unión Temporal el patrimonio será la suma de sus valore Individuales. Para poder presentar propuestas debe ser MAYOR O IGUAL A 140 SMLMV

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Los proponentes deben cumplir con los anteriores indicadores; si no se declarará como NO ADMISIBLE O NO CUMPLE y en consecuencia, se RECHAZA LA PROPUESTA. Para determinar la capacidad financiera de las Uniones Temporales, se calcularán separadamente los indicadores financieros de los integrantes. Los índices obtenidos se multiplicarán por el porcentaje de participación de cada uno de ellos y el resultado se sumará para consolidar el total de los índices de la Unión Temporal.

5.2 CRITERIOS DE SELECCION Con el fin de garantizar la selección objetiva de la oferta más favorable para la entidad conforme a la necesidad que se pretende satisfacer, garantizando la escogencia del ofrecimiento más favorable para la entidad y la realización de los fines que se buscan con la contratación, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de evaluación, los cuales otorgan puntaje conforme a la siguiente tabla: PRECIO: EXPERIENCIA: TOTAL:

100 Puntos 200 Puntos 300 Puntos

Los puntajes de calificación que aparecen registrados son el Máximo establecido. La ESE HOSPITAL REGIONAL CENTRO no contratará con ningún Proponente que haya obtenido un puntaje inferior a 200 puntos en su evaluación general. 5.2.1 MENOR PRECIO OFERTADO: El proponente que oferte el menor precio, tendrá una calificación de 100 PUNTOS y el puntaje a los demás proponentes se obtendrá por aplicación de la siguiente regla.

Puntaje =

Propuesta de Menor precio X 100 ----------------------------------------------Valor de la propuesta en estudio

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5.2.2 EXPERIENCIA: La calificación de las propuestas de acuerdo con el criterio técnico tendrá un puntaje máximo de 200 puntos, así: Evaluación técnica: El proponente que demuestre en su certificado del RUP, mínimo cinco (5) contratos cuya sumatoria sea igual o superior a 4.000 SMLMV, cuyo objeto esté relacionado con procesos de gestión hospitalaria y cuyo proceso se desarrolle en base a software de gestión hospitalaria o historias clínicas acorde al objeto de los estudios previos de esta convocatoria, tendrá un puntaje máximo de 200 puntos, así: El proponente que demuestre el número de Contratos ejecutados en el RUP , acorde : 200 PUNTOS CCV NCA

x 200

Se asignará un total de 200 puntos al Oferente que presente el número máximo de contratos relacionados de manera específica con el objeto a contratar, para los demás se asignará proporcionalmente de acuerdo con la siguiente fórmula NCA = Mayor Número de Contratos acreditados. CCV = Cantidad Contratos válidos. 5.3 RESULTADO DE LA CALIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DEL ORDEN DE ELEGIBILIDAD Una vez agotado el proceso de evaluación y calificación de los factores técnicos de escogencia objeto de puntuación y de la valoración económica de la propuesta presentada, se determinará el orden de elegibilidad, así: ORDEN DE ELIGIBILIDAD

PROPONENTE

PUNTAJE PRECIO

PUNTAJE EXPERIENCIA

TOTAL PUNTAJE

PRIMER LUGAR SEGUNDO LUGAR TERCER LUGAR Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander

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El primer lugar en el orden de elegibilidad lo ocupará la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje total, y el segundo lugar el proponente que obtenga el puntaje inmediatamente inferior al que ocupo el primer lugar y así sucesivamente. 6. TIPIFICACIÓN, PREVISIBLES

ESTIMACIÓN

Y

ASIGNACIÓN

DE

LOS

RIESGOS

Se procede a realizar el estudio de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación, teniendo en cuenta la ocurrencia de los mismos en las contrataciones que por el mismo objeto se llevaron a cabo en la Entidad y las que operan en el mercado. Tipificación: Cuando el contratista incumpla las obligaciones suscritas en el contrato y/o no lleve a cabo el mismo bajo las condiciones técnicas que se tuvieron en cuenta en el proceso de contratación generan glosa definitiva a la entidad. Asignación y Estimación: Será responsabilidad total del contratista cumplir con las obligaciones a cargo estipuladas en el contrato, con excepción de situaciones de fuerza mayor y/o caso fortuito o en todas aquellas donde el contratista demuestre que no tuvo responsabilidad.

TIPIFICACION DEL RIESGO

DESCRIPCION DEL RIESGO

VALOR ESTIMADO

INCUMPLIMIENTO 10 PREVISIBLES DEFICIENTE 10 CALIDAD FUERZA MAYOR: Eventos fuera de control de las NO partes que impidan 100% PREVISIBLES continuar con la ejecución del contrato

SOPORTE DE ASIGNACION DEL RIESGO CONTRATISTA ESE 100% 0% 100%

0%

OBSERVACIONES

0%

0%

En caso de ocurrencia las obligaciones se suspenderán hasta que se pueda reanudar el contrato

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7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS: Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, el contratista debe presentar pólizas de seguro que cubran los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contrato, así: Se exigirá póliza de amparo de anticipo, Cumplimiento y Calidad del bien suministrado e Igualmente se requiere de la disponibilidad y registró presupuestal que garantice el pago del objeto contractual. CLASE DE AMPARO CUMPLIMIENTO

CALIDAD DEL SERVICIO Y DE LOS BIENES SUMINISTRADOS POLIZA DE BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO.

DESCRIPCIÓN Por el tiempo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más, y como suma asegurada, el 10% del valor total del contrato Por una suma equivalente al 10% del valor total del mismo, por el término de su duración y cuatro (4) meses más. Equivalente al cien por cien (100%) del valor entregado en calidad de anticipo, por el término del contrato y cuatro (4) meses más.

8. SUSCRIPCIÓN. Para todos los efectos legales, a fin de dar trámite, en caso de que haya lugar, según las consideraciones antes expuestas está el Asesor Jurídico de la ESE y la suscripción de los siguientes estudios previos se hará con la firma de los abajo mencionados. Dado en San José de Cúcuta, a los 11 días del mes de Agosto del 2015 ORIGINAL FIRMADO

JESUS EMILIO RINCON VERA. Gerente EHRC.

ORIGINAL FIRMADO

MARGARITA RAMIREZ YAÑEZ. Subgerente EHRC.

Elaboro, Benjamín Flórez Corredor, Coordinador Contratación EHRC Revisó: Edward Leonel Ferrer Carrillo, Asesor Jurídico EHRC Aprobó: Jesús Emilio Rincón Vera, Gerente EHRC

Av. 0 Calle 10 Edificio Rosetal, Oficina 107, Tel. 5830102- Cel. 3118111189 [email protected] – www.esecentronds.com, Cúcuta - Norte de Santander