MEJORAMIENTO CONTINUO APLICADO A BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS DE INSTITUCIONES PÚBLICAS UNIVERSITARIAS DIRIGIDAS POR PERSONAL IDÓNEO Universidad Nacional de Misiones Facultad de Ciencias Económicas Maestría en Gestión Pública Carrera Acreditada por la CONEAU Res. Nº 696/00 Octubre 2007 – César Montoya Agudelo CONTENIDO INDICE PRESENTACIÓN.............................................................................................................11 1.1 La Universidad ..........................................................................................................22 1.2 La Biblioteca Universitaria..........................................................................................28 1.3 Misión de la Biblioteca Universitaria...........................................................................29 1.4 Visión de la Biblioteca Universitaria...........................................................................31 1.5 Objetivos de la Biblioteca Universitaria......................................................................32 1.6 Valores de la Biblioteca Universitaria.........................................................................33 CAPÍTULO II GESTIÓN DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN.....................................................34 2.1 Políticas generales. ...................................................................................................36 2.2 Alcance .....................................................................................................................37 2.3 Niveles de la colección...............................................................................................38 2.4 Fondos y formatos.....................................................................................................39 2.5 Formación de los fondos. ..........................................................................................40 2.6 Criterios para los fondos............................................................................................41 2.7 Escala cuantitativas ..................................................................................................41 2.8 Información permanente............................................................................................42 2.8.1 Recursos mínimos de información monográfica......................................................42 2.8.2 Relación alumno por volumen.................................................................................42 2.8.3 Incremento para Bibliotecas universitarias en régimen...........................................42 2.8.4 Nuevos programas de estudio................................................................................42 2.9 Información actual. ....................................................................................................43 2.9.1 Publicaciones periódicas texto completo.................................................................43 2.9.2 Servicio de suministro de documentos contra demanda.........................................43 2.9.3 Bases de datos referenciales especializadas..........................................................43 2.10 Necesidades de información de la comunidad Universitaria....................................44 2.10.1 Lineamientos generales........................................................................................45 2.10.2 Lineamientos específicos para la Biblioteca y/o material.......................... ............47 2.10.2.1 Idioma..................................................................................................................47 2.10.2.2 Música................................................................................................................. 47 2.10.2.3 Publicaciones seriadas.................................................... ..................................48 2.10.2.4 Información digital....................................................................... .......................48 2.10.2.5 Ejemplares................................................................................................ .........48 2.10.2.6 Donación y canje ............................................................................................... .49 2.10.2.7 Descarte..............................................................................................................49 2.10.2.8 Reposición...........................................................................................................50 3.1 Sección de procesos técnicos y análisis documental................................... .............52 3.2 Funciones en el área de procesos técnicos.................................................... ...........56 3.3 Procedimientos................................................................................................. ..........57

3.4 Sección de procesos físicos ............................................................................ ..........57 3.4.1 Descripción.......................................................................................... ...................57 3.4.1.1 Adecuación del material......................................................................... ..............57 3.4.1.2 Terminado físico..................................................................................... ..............57 3.4.1.3 Control de calidad .................................................................................. .............57 Políticas para el procesamiento técnico, físico de colecciones y análisis documental 3.5.1 Descripción bibliográfica ............................................................ ............................58 3.5.1.1 Entradas Principales...................................................................................... ......59 3.5.1.2 Área de titulo y mención de responsabilidad.................................................... ....60 3.5.1.3 Área de edición.................................................................................. ..................61 3.5.1.4 Área de pie de imprenta................................................................................. ......62 3.5.1.5 Área de descripción física.................................................................................. . .62 3.5.1.6 Área de serie.........................................................................................................63 3.5.1.7 Área de notas........................................................................................................64 3.5.1.8 Entradas secundarias................................................................................... ........66 3.5.2 Análisis -asignación de materias..................................................................... ........67 3.5.2.1 Generalidades............................................................................................... .......67 3.5.2.2 Para literatura........................................................................................................67 3.5.2.3 Para biografías o autobiografías...........................................................................68 3.5.2.4 Para documentos sobre la provincia o departamento ..........................................69 3.5.3 Clasificación y clave de autor............................................................. .....................69 Obras de información general y referencia................................................. ................69 3.5.3.1 Clasificación................................................................................................... ......69 3.5.3.2 Clave de autor........................................................................................ ..............70 Literatura..........................................................................................................................72 3.5.3.3 Clasificación Géneros: novela, cuento, teatro, poesía...................................... ...72 3.5.3.4 Clasificación otros géneros literarios............................................................... .....74 3.5.3.5 CD-ROM, vídeos, casetes.......................................................................... ..........75 3.5.4 Ingreso de datos.............................................................................................. ........75 3.5.5 Creación de autoridades...................................................................................... . . .76 3.5.5.1 Autoridades de autor..................................................................................... .......76 3.5.5.2 Autoridades de materia ........................................................................................76 3.5.6 Marcación del ítem............................................................................................. .....77 3.5.7 Problemas técnicos................................................................................ .................78 CAPÍTULO IV RECURSOS HUMANOS............................................................................................ .....79 4.1 Competencias del personal Bibliotecario........................................................ ...........81 4.2 Capacitación...................................................................................................... .........82 4.3 Gestión del desempeño.................................................................................... .........82 4.3.1 Generalidades.......................................................................................................... 82 4.3.2 Caracterización........................................................................................................83 4.3.3 Conceptos básicos.......................................................................................... ........83 4.3.4 Fases........................................................................................................................87 4.4 Normas éticas................................................................................................... .........89 4.5 Planta de personal requerida para la biblioteca universitaria......................... ............93 4.6 Manual de funciones......................................................................................... .........94 4.6 Personal externo.........................................................................................................116 CAPÍTULO V RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS DE LA BIBLIOTECA

UNIVERSITARIA...............................................................................................................117 5.1 Asignación presupuestaria..........................................................................................122 5. 2 Financiamiento...........................................................................................................125 5.2.1 Internas................................................................................................................... .125 5.2.2 Externas.................................................................................................................. 125 5. 3 Partidas presupuestarias............................................................................................126 5.3.1 Distribución.............................................................................................................. 127 Criterios de distribución presupuestaria.................................................................... . 127 5.4 Gestión económica......................................................................................................128 5.4.1 Ingresos procedentes de la Administración.............................................. ...............129 5.4.2 Ingresos procedentes de la Universidad o la facultad.......................................... ...130 5.4.3 Ingresos propios.................................................................................................... . .130 5.4.4 Ingresos externos.......................................................................................... ..........131 5.4.5 Gastos de personal.............................................................................................. . . .132 5.4.6 Adquisiciones..................................................................................................... .....132 5.4.7 Material inventariable............................................................................................ . .133 5.4.8 Gastos corrientes................................................................................................. . . .134 5.4.9 Presupuesto de inversión................................................................................... .....134 CAPÍTULO VI PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA....................................................................................135 6.1 Conceptos básicos de gestión bibliotecaria................................................................136 6.1.1 Organización de las unidades de información:........................................................136 6.1.2 Administración, gestión y dirección de unidades de información:..................... ......137 6.2 El Modelo de la Gerencia Estratégica ........................................................................139 6.3 Conceptos de Planeación Estratégica........................................................................141 Planteamiento del Marco Institucional..........................................................................147 6.4.1 Proyectos:............................................................................................................... .149 6.5 Formación de escenarios para la detección de oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades...................................................................................... .................................149 6.5.1 Análisis del entorno: amenazas-oportunidades.................................................. .....150 Análisis interno: fortalezas-debilidades..................................................................... ..152 6.6 Matriz FODA..................................................................................................... ..........154 6.6.1 Construcción de la matriz..................................................................................... ...155 6.6.1.1 Procedimiento para la construcción de la Matriz de análisis FODA:............. .......155 Clasificación de las acciones emergentes del análisis FODA....................................156 6.7.1 Matriz de evaluación de Factor Externo y Factor Interno............................. ...........159 6.8 Relación de las estrategias con las áreas de la institución.........................................160 6.9 Elaboración del Plan Estratégico................................................................................161 6.9.1 Estructura y formato............................................................................................. ...161 6.9.2 Difusión del Plan Estratégico................................................................................ ...163 6.10 Ejemplo de elaboración de un Plan Estratégico 2007-2010 propuesto para la Biblioteca de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Misiones ...........................................................................................................................164 6.10.1 Introducción del Plan Estratégico propuesto...................................................... ...164 6.10.2 Misión, visión. Valores y Áreas de acción de la Biblioteca................................... . 166 6.10.3 Matriz FODA/DAFO de la Biblioteca de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nadonal de Misiones...................................................................... ....168 6.10.4 Líneas Estratégicas para la Biblioteca de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Misiones.................................................................. ........173

6.10.5 Cronograma de desarrollo de las metas estratégicas.................... .......................182 6.10.6 Indicadores de desempeño estratégico........................................................ ........187 6.10.7 Factores claves de éxito.................................................................. .....................192 6.10.8 Conclusión del plan estratégico........................................................ ....................194 CAPÍTULO VII HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y EL PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD..........................................................................................................................195 Los procesos como tema de mejoramiento.................................................................200 7.1.1 Metodología y Objetivos del Mejoramiento de los Procesos....................................203 7.2 Presentación de la biblioteca universitaria .................................................................208 7.3 Identificación de Procesos y Procedimientos en una unidad de información universitaria.......................................................................................................................208 7.4 Proceso difusión y préstamo de material bibliográfico ...............................................211 7.4.1 Descripción del Procedimiento: Orientación al Usuario....................................... . . .211 7.4.2 Descripción del Procedimiento: Reservación de Material Bibliográfico................ ...213 7.4.3 Descripción del Procedimiento: Préstamo de Material Bibliográfica...................... . 215 7.4.4 Descripción del Procedimiento: Renovación del Material Bibliográfico ...................218 7.4.5 Descripción del Procedimiento: Consultas Internet..................................................223 7.4.6 Descripción del Procedimiento: Ubicación de Material Bibliográfico................... ....225 7.5 Proceso Adquisición y Procesamiento........................................................................227 7.5.1 Descripción del Procedimiento: Compra de Material Bibliográfico............. .............227 7.5.2 Descripción del Procedimiento: Procesamiento técnico de libros....................... ....229 7.5.3 Descripción del Procedimiento: Manejo de Correspondencia de Publicaciones Periódicas........................................................................................................................ .238 7.5.4 Descripción de) Procedimiento: Procesamiento técnico de publicaciones seriadas..... .....................................................................................................................240 7.5.5 Descripción del Procedimiento: Donación de Material Bibliográfico.................... . . .246 7.6 Proceso Gestión Administrativa .................................................................................249 7.6.1 Descripción del Procedimiento: Elaboración y presentación de informes estadísticos. .....................................................................................................249 7.6.2 Descripción del Procedimiento: Reporte de listados de usuarios morosos ........ ....251 7.6.3 Descripción del Procedimiento: Diligenciamiento de paz y salvos................ ..........253 7.6.4 Descripción del Procedimiento: Asesoría en el uso y manejo de fuentes de información y elaboración de trabajos escritos........................................................................................ .....................................255 7.6.5 Descripción del Procedimiento: Diligenciamiento y entrega del carné de la biblioteca. ...............................................................................................................257 7.7 Momentos de verificación de la unidad de información universitaria..........................260 7.8 Indicadores de gestión en las bibliotecas universitarias.............................................261 7.8.1 Nombre del indicador: Material bibliográfico difundido................................. ...........268 7.8.2 Nombre del indicador: Tipo de Consultas de libros y revistas..................................269 7.8.3 Nombre del indicador: Préstamos a domicilio por programa............................... ....270 7.8.4 Nombre del indicador: Préstamos a domicilio por tipo de usuario.................... ......271 7.8.5 Nombre del indicador: Material bibliográfico no consultado....................... .............272 7.8.6 Nombre del indicador; Libros comprados por programa académico................... ....273 7.8.7 Nombre del indicador: Suscripciones adquiridas por programa académico ......... . .274 7.8.8 Nombre del indicador: Forma de adquisición de material bibliográfico............. ......275 7.8.9 Nombre del Indicador: Existencia de libros por área................................................276 7.8.10 Nombre del indicador: Existencia de libros en áreas CDU por programa............ . 277 7.8.11 Nombre del indicador: Existencia de libro según lengua........................................278 7.8.12 Nombre del indicador: Cantidad e inversión en Libros por estudiante por programa. ........................................................................................................................279 7.8.13 Nombre del indicador: Títulos de revista por programa.................................. ......280 7.8.14 Nombre del indicador: Libros ingresados a colección........................... ................281

7.8.15 Nombre del indicador: Tiempo de asesorías en uso, manejo de información y elaboración de trabajos escritos.......................................................................... .........282 7.8.16 Nombre del indicador: Solicitud de asesorías por tipo de usuario..................... . . .283 7.9 Actualización del manual de procedimiento ...............................................................284 CAPÍTULO VIII..................................................................................................................285 CONSIDERACIONES FINALES.......................................................................................285 ANEXOS...........................................................................................................................293 BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................380 ILUSTRACIONES.............................................................................................................387 ÍNDICE DE TABLAS.........................................................................................................388