ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA ADQUISICION DE MOBILIARIO Y ENSERES - INDUMIL

MINISTERIO DE DEFENSA EJERCITO NACIONAL BATALLÓN DE APOYO Y SERVICIOS PARA EL COMBATE No.17 “CLARA ELISA NARVAEZ ARTEGA”

ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y ENSERES Carepa, Ant. Febrero 16 de 2011 FORMATO No. 1 ESTUDIO DE CONVENIENCIA, OPORTUNIDAD Y DE MERCADO

1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD BATALLON DE ASPC Nº17 “CLARA ELISA NARVAEZ ARTEAGA” el buen desarrollo y funcionamiento de las labores constantes en pro a cumplimiento de las misiones requiere la adquisición de Mobiliario y Enseres, con el fin adecuar la oficina con elementos de uso diario y mejorar el servicio de atención al usuario en lo referente al control de comercio y armas y ofrecer a todo el personal de visitantes un servicio ágil, eficiente basándonos en los parámetros de la contratación, con el fin de que estos sean óptimos, oportunos y con estándares de calidad, maximizando los recursos asignado a las unidades centralizadas de la Decima Séptima Brigada del Ejército Nacional. MOBILIARIO Y ENSERES

EXISTENCIAS DESCRIPCIÓN ELEMENTO FAX: COMPATIBLE CON ID DE LLAMADA, MEMORIA DE DOCUMENTO DE 28 PAGINAS, PANTALLA DISPAY LCD DIGITAL CON FUNCIONES EN ESPAÑOL, TECLA DE NAVEGACIÒN PARA FACIL FUNCIONAMIENTO, 64 NIVELES DE GRIS, MODO SUPERFINO, ALIMENTADOR DE DOCUMENTOS DE 10 PAGINAS, MARCADOR DE UN TOQUE (22 TELÈFONOS), MARCADOR DIRECTO TELEFONICO (100 TELEFONOS9, UTILIZA PAPEL TERMICO, VELOCIDAD DE TRASMISIÒN 15 SEGUNDOS POR PAGINA, BANDEJA CAPACIDAD DE 10 HOJAS. LAMINADORA CARTA, MEDIDA ENTRADA 9.5" CALIDAD FOTOGRAFICA. PARA LAMINAR TODO TIPO DE DOCUMENTO HASTA 9.5" DE ANCHO/ALTO. VELOCIDAD DE LAMINADO 14"X MIN. TIEMPO DE PRECALENTAMIENTO 4MIN. CONTROL DE TEMPERATURA FRIOP/CALOR ESPESOR DE 3 A 5 MILS. AVISO AUDIBLE. DOS RODILLOS.

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NECESIDAD FUNCIONAMIENTO RESERVA

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GUILLOTINA PALANCA 12" , BASE MADERA, CUCHILLAS DE ACERO INOXIDABLE AUTOAFILABLES, BARRA DE SEGURIDAD, CUADRICULA PARA ALINEAMIENTO EN CENTIMETROS Y PULGADAS, CORTA HASTA 14 HOJAS DE PAPEL BOND. REGULADOR DE VOLTAJE DE 2000

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2. RAZONES QUE JUSTIFICAN LA CONVENIENCIA DE SATISFACER DICHA NECESIDAD La Decima Séptima Brigada necesita contratar con una persona Natural o Jurídica que suministre en la medida que las necesidades del servicio lo requieran, la adquisición de Mobiliario y Enseres con destino la oficina de Indumil de la BR17. Por ende, se requiere seleccionar a la persona Natural o Jurídica que suministre, en la medida que las necesidades del servicio lo DEMANDEN, la Adquisición de Mobiliario y Enseres con destino la oficina de Indumil; por lo tanto, se requiere tener en cuenta, dentro del rango de posibles oferentes de este servicio a aquellos que ofrezcan el mayor porcentaje de descuento sobre los precios del mercado de todo un universo de posibles elementos a requerir, al momento de realizar la contratación, bajo el entendido que durante la ejecución del contrato resultante de la convocatoria es posible que los mismos varíen. 3. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE ADQUSICION. El presente proceso se efectuará de conformidad con lo establecido en la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, Titulo I “De la eficiencia y de la transparencia” Artículo 2 " De las modalidades de selección” numeral 2,” Selección abreviada” “ La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual”….. “serán causales de selección abreviada las siguientes: b) La contratación de menor cuantía. (…) MODALIDAD DE CONTRATACION LICITACION PUBLICA SELECCIÓN ABREVIADA (MENOR CUANTIA)

APLICA

X

SELECCIÓN ABREVIADA (MINIMA CUANTIA) CONCURSO DE MERITOS CONTRATACION DIRECTA Teniendo en cuenta que de acuerdo al presupuesto del MINISTERIO DE DEFENSA – EJERCITO NACIONAL para el año 2011, el contrato que se pretende celebrar es por EL RUBRO DE MOBILIARIO Y ENSERES por la suma DE UN MILLON OCHOCIENTOS MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($1.800.000.oo).

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Dicha contratación se hará teniendo en cuenta los principios contractuales de selección objetiva, transparencia, economía, eficiencia y celeridad establecidos en la Ley 80 de 1993. 4. POBLACIÓN OBJETO DE LA NECESIDAD Previo a la asignación de recursos, se estableció la necesidad de adquirir elementos de Mobiliario y Enseres con destino la oficina de Indumil – BR17, con el fin de ofrecer el mejor servicio con calidad y agilidad en los diferentes tramites ofrecidos por esta dependencia en lo referente al control y comercio de armas. Es así como entre otras necesidades El Batallón de ASPC17 realiza un estudio previo para lograr la mejor utilización y transparencia de los recursos asignados por la Jefatura Financiera en cumplimiento de la misión, basándose en un proceso precontractual establecido en la ley 80 de 1993, en el manual de contratación de M.D.N. de 2006 y en todas las leyes económicas, financieras y jurídicas vigentes. 5. ESTUDIO TECNICO

DESCRIPCIÓN ELEMENTO FAX: COMPATIBLE CON ID DE LLAMADA, MEMORIA DE DOCUMENTO DE 28 PAGINAS, PANTALLA DISPAY LCD DIGITAL CON FUNCIONES EN ESPAÑOL, TECLA DE NAVEGACIÒN PARA FACIL FUNCIONAMIENTO, 64 NIVELES DE GRIS, MODO SUPERFINO, ALIMENTADOR DE DOCUMENTOS DE 10 PAGINAS, MARCADOR DE UN TOQUE (22 TELÈFONOS), MARCADOR DIRECTO TELEFONICO (100 TELEFONOS9, UTILIZA PAPEL TERMICO, VELOCIDAD DE TRASMISIÒN 15 SEGUNDOS POR PAGINA, BANDEJA CAPACIDAD DE 10 HOJAS. LAMINADORA CARTA, MEDIDA ENTRADA 9.5" CALIDAD FOTOGRAFICA. PARA LAMINAR TODO TIPO DE DOCUMENTO HASTA 9.5" DE ANCHO/ALTO. VELOCIDAD DE LAMINADO 14"X MIN. TIEMPO DE PRECALENTAMIENTO 4MIN. CONTROL DE TEMPERATURA FRIOP/CALOR ESPESOR DE 3 A 5 MILS. AVISO AUDIBLE. DOS RODILLOS. GUILLOTINA PALANCA 12" , BASE MADERA, CUCHILLAS DE ACERO INOXIDABLE AUTOAFILABLES, BARRA DE SEGURIDAD, CUADRICULA PARA ALINEAMIENTO EN CENTIMETROS Y PULGADAS, CORTA HASTA 14 HOJAS DE PAPEL BOND. REGULADOR DE VOLTAJE DE 2000

6. PRECIOS HISTORICOS DEL “BIEN” O “SERVICIOS” POR ADQUIRIR. En la determinación del presupuesto oficial estimado para el proceso de contratación, se tuvo en cuenta los precios históricos con que cuenta el BASPC17, conforme a ello tenemos: PRECIOS HISTORICOS

UNIDAD DE MEDIDA

DESCRIPCIÓN 2009 FAX: COMPATIBLE CON ID DE LLAMADA, MEMORIA DE DOCUMENTO DE 28 PAGINAS, PANTALLA DISPAY LCD DIGITAL CON FUNCIONES EN ESPAÑOL, TECLA DE NAVEGACIÒN PARA FACIL FUNCIONAMIENTO, 64 NIVELES DE GRIS, MODO SUPERFINO, ALIMENTADOR DE DOCUMENTOS DE 10 PAGINAS, MARCADOR DE UN TOQUE (22 TELÈFONOS), MARCADOR

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430.000,00

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2010

435.000,00

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LAMINADORA CARTA, MEDIDA ENTRADA 9.5" CALIDAD FOTOGRAFICA. PARA LAMINAR TODO TIPO DE DOCUMENTO HASTA 9.5" DE ANCHO/ALTO. VELOCIDAD DE LAMINADO 14"X MIN. TIEMPO DE PRECALENTAMIENTO 4MIN. CONTROL DE TEMPERATURA FRIOP/CALOR ESPESOR DE 3 A 5 MILS. AVISO AUDIBLE. DOS RODILLOS. GUILLOTINA PALANCA 12" , BASE MADERA, CUCHILLAS DE ACERO INOXIDABLE AUTOAFILABLES, BARRA DE SEGURIDAD, CUADRICULA PARA ALINEAMIENTO EN CENTIMETROS Y PULGADAS, CORTA HASTA 14 HOJAS DE PAPEL BOND.

560.000,00

575.000,00

und

180.000,00

187.000,00

und 100.000,00

REGULADOR DE VOLTAJE DE 2000

105.000,00

und

Los valores unitarios históricos incluyen IVA. La presente adjudicación se realizará por ÍTEM completo, conforme a los convocados, bajo ninguna circunstancia se podrá adjudicar la contratación por items. En consideración a lo anterior, el presupuesto oficial para esta contratación fue definido por los precios históricos incrementados en el porcentual sufrido por efectos del incremento del Índice de Precios al consumidor (IPC), para el año cursante. 7. VALOR ESTIMADO DEL “BIEN” O “SERVICIO” A ADQUIRIR Y VALOR CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL RUBRO

DETALLE

CDP

2.0.4.2.2

MOBILIARIO Y ENSERES

3311

VALOR $1.800.000.oo

8. VERIFIQUE QUE EL “BIEN” O “SERVICIO” SEA INCLUIDO EN EL PLAN DE COMPRAS, SI SE TRATA DE UN PROYECTO DE INVERSION SE DEBE VERIFICAR QUE ESTE SE ENCUENTRE INCLUIDO EN EL PLAN DE INVERSION. El bien o producto a contratar se encuentra incluido en el Plan de Compras SI

x

NO

El proyecto a realizar se encuentra incluido en el plan de inversión SI

x

NO

El Ministerio de Defensa Nacional – Ejercito Nacional – BATALLÓN DE APOYO Y SERVICIOS PARA EL COMBATE No. 17, requiere contratar L A A D Q U I S I C I O N D E M O B I L I A R I O Y E N S E R E S c o n destino la oficina de INDUMIL – BR17 con las condiciones y especificaciones técnicas mínimas excluyentes. 9. PLAN DE COMPRAS Teniendo en cuenta el objeto y las características del contrato a celebrar, la modalidad de contratación contemplada en manual de contratación del M.D.N. aplicado para el ejército

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que los procesos cuyo valor fuere al de menor cuantía formularan la respectiva Invitación publica y su respectiva ejecución según se pasa a explicar a continuación: Con la contratación objeto del presente estudio, la Entidad tiene como finalidad dar cabal y adecuado cumplimiento a la obligación legal de suministrar la Ad quisición de Mobiliar io y Enser es. De esta forma, con el fin de garantizar la satisfacción de la citada necesidad, la Entidad considera que se trata de un objeto complejo que amerita la exigencia de unos requerimientos técnicos mínimos excluyentes y la ponderación de las ofertas con base en la combinación de factores técnicos y económicos que permitan a la Entidad efectuar la selección de la oferta más favorable para los intereses de la entidad. En este sentido y tomando en consideración que de acuerdo con la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 la selección objetiva del contratista implica que la escogencia del contratista se haga respecto del ofrecimiento más favorable para la entidad y a los fines que ella busca, para satisfacer la necesidad y finalidad que se busca, esto es, suministrar MOBILIARIO Y ENSERES con destino la Oficina de Indumil – BR17. Es preciso tener en cuenta factores de escogencia de carácter técnico y económico que permitirán garantizar una adecuada relación entre la calidad y el precio de los elementos a adquirir. de conformidad con lo anterior y una vez revisadas las características del objeto a contratar, dentro de los factores técnicos de escogencia y ponderación que se requiere incluir para comparar las propuestas y seleccionar la mejor oferta para la entidad, se encuentran: calidad y cumplimiento de la especificación técnicas. En este sentido y en consonancia con lo expuesto, los factores de evaluación y ponderación que se deben utilizar en esta causal según lo establece el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, son factores técnicos y económicos, los primeros de los mencionados, con carácter excluyente; y los segundos con ponderación precisa, la cual deberá detallarse en la solicitud. 10. RIESGOS QUE PUEDEN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO A CARGO DEL CONTRATISTA – 100% Riesgos del Contratante: Demora en la ubicación de los recursos presupuestales. Existencia de hechos graves que generen cambios presupuestales. Declaratoria de Desierto del proceso contractual administrativo, por ineficacia manifiesta de la Invitación Publica. Riesgos del Contratista: Imprevistos que impidan al contratista contar con los medios idóneos y técnicos para dar cabal cumplimiento a lo contratado.

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Incumplimiento injustificado del personal que presta sus servicios al contratista, que genere a la vez, incumplimiento sistemático contrato suscrito con nuestro Establecimiento de Sanidad Militar, que genere afectación en la salud de los destinatarios de la presente contratación. Falta de capacitación o capacitación inadecuada del personal que presta los servicios al contratante que genere consecuencias en la salud o la vida de nuestros usuarios y beneficiarios. Pérdida, deterioro, o daño de bienes con los se da cumplimiento al contrato de prestación de servicios de salud. Presencia de epidemias en las sedes del contratante, las cuales o no se hayan combatidos o se haya hecho de manera defectuosa, al igual que en presencia de las mismas no se hubiere notificado en su debida oportunidad al contratante. Modificación de las normas laborales que incrementen los montos de los salarios y/o creen o incrementen las prestaciones laborales, o, incrementen los pagos de la Seguridad Social como por ejemplo pensiones, salud, o ARP. Normas jurídicas modifiquen incrementando los tributos que debe cancelar el Contratista. Accidentes de personal dependiente del Contratista, que generen afectación de la salud de los usuarios y beneficiarios del Establecimiento de Sanidad Militar. Negativa a la firma del correspondiente contrato, por parte de la firma que resulto adjudicataria del mismo. Respecto de los Riesgos compartidos: En cuanto a los riesgos compartidos en los que no juega papel alguno a la voluntad de los contratantes, valga decir, cuando sobrevengan casos de fuerza mayor o caso fortuito, estos casos se resolverán conforme a la legislación nacional que regula el tema, con todo, es necesario elaborar una clausula en el correspondiente contrato sobre éste tema en concreto. Cada uno de los contratantes deberá notificar, al máximo en un término de cinco (5) días hábiles, al otro, del acaecimiento de una situación de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, de forma que se pueden Corresponde tanto al Establecimiento de Sanidad Militar, como a los Representantes Legales de cada Empresa Ofertante, tomar las medidas que sean el caso, tales como capacitaciones, conversatorios, talleres de motivación en donde se elabore un catálogo sobre las consecuencias nefastas de los hechos de corrupción, que bien pueden ir desde las acciones Disciplinarias, penales, y fiscales, tanto para los servidores de la entidad, como también para los empleados o Directivos de la Empresas ofertantes que incurran en actos de corrupción, no se puede olvidar que para efectos de la responsabilidad en la contratación administrativa, los particulares se equiparan en un todo a la categoría de servidores públicos, generándose, además, para ellos las consabidas inhabilidades que los dejan por fuera de los procesos de contratación administrativa, por períodos de tiempo que pueden sobrepasar los diez (10) años. TIPO DE RIESGO

POLIZAS EXIGIBLES

SOSTENIMIENTO DE LAS CONDICIONES

SI

GARANTIA DE SERIEDAD

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GARANTIA DE CALIDAD

X

GARANTIA DE CUMPLIMIENTO

X

OFERTADAS CALIDAD

DEL

BIEN

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SERVICIO

A

CONTRATAR CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

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11. OTROS ASPECTOS 12.1 EL PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato será a partir del perfeccionamiento del contrato hasta la fecha tentativa (30 de Abril de 2011) 11.2 EL LUGAR DE ENTREGA DE LOS BIENES Los bienes objeto de este proceso de contratación serán entregados de la siguiente manera, así: Lugar: En el almacén general del BASPC17. 11.3 FORMA DEPAGO El pago del contrato se cancelará con cargo al PAC DEL 2011, contra entrega de los bienes, presentación de la factura, acta de recibo a satisfacción, orden de alta y certificado de pago a los aportes parafiscales, información que será verificada por el supervisor del contrato y una vez cumplidos los trámites administrativos a que haya lugar y sean situados los recursos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. 12. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES TÉCNICOS Y ECONOMICOS DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA(S) OFERTA(S) MAS FAVORABLE(S) El proceso se estructurará bajo un esquema simple de CUMPLE - NO CUMPLE, en estricto cumplimiento de los criterios establecidos en el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007 en elementos de requeridos para La adquisición de Mobiliario y Enseres con destino la oficina de Indumil – BR17. Por su parte, los factores de escogencia objetiva que se establecerán en este proceso de contratación para comparar las propuestas obedecen estrictamente a criterios técnicos y económicos, de conformidad con lo establecido por el Decreto reglamentario 2474 de 2008. De conformidad con lo anterior, la etapa de evaluación de las ofertas comprende la verificación de cumplimiento de los requisitos habilitantes de carácter jurídico y financiero, en cuanto a los aspectos técnicos los mismos contendrán un anexo especifico con requisitos excluyentes; la(s) oferta(s) así verificadas y que se ajusten a todas las condiciones establecidas en estos aspectos, se tendrán como habilitadas y por tanto pueden ser objeto de evaluación económica, asignándole el mayor puntaje a la que presente el mejor precio, conforme a la aplicación de media aritmética para la obtención del puntaje. La presente adjudicación se realizará de forma total por ítem completo, bajo ninguna circunstancia se adjudicara el proceso por item. Para determinar la proporcionalidad de estos criterios se utilizarán fórmulas objetivas que serán fijadas.

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13. DESIGNACION DEL GERENTE DEL PROYECTO

GERENTE DE PROYECTO TE. MEDINA GUTIERREZ JULIAN SUPERVISOR DEL CONTRATO MY. TAPIAS TORRES FERNANDO COMITÉ ADQUISICIONES MY. GUACHETA ORTIZ FERNANDO EMILIO MY. VELAZCO BENAVIDEZ IVAN ALFONSO CT. RODRIGUEZ VANEGAS ALEX ZAIN COMITÉ FINANCIERO Y ECONOMICO ESTRUCTURADOR TE. MARINELA SILVA DURAN SV. GALLEGO OSORIO EDWARD TA14. TATIANA ROBLEDO ZAMBRANO COMITÉ FINANCIERO Y ECONOMICO EVALUADOR CT. OCAMPO GONZALEZ LUIS ALBERTO CP. SAAVEDRA ORTIZ IVAN DARIO AA07.- VIRGELINA PEREIRA CARDENAS COMITÉ JURIDICO ESTRUCTURADOR SV. CASTILLO GONZALEZ LEONARDO FABIO DRA. ADRIANA JIMENEZ CIFUENTES DR. GERMAN DAVID ZAPATA CASTAÑO COMITÉ JURIDICO EVALUADOR ST. LIBIO ARTURO SUAREZ GUERRA C3. VAZQUEZ SERNA DERLY KATERINE SR. CARLOS ALONSO MAHECHA GONZALEZ COMITÉ TECNICO ESTRUCTURADOR SV. MORALES BERMUDEZ JESUS ALBERTO SV. LEAL SERRANO ALEXANDER C3. BEDOYA MATAJUDIOS HERNAN DARIO COMITÉ TECNICO EVALUADOR TE. GARCIA CASTAÑO JEISON SV. CORREA RUBA JUAN CS. TRIANA RAFAEL ANTONIO

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COMITÉ DE CIERRE SP. VALENCIA ARBOLEDA JUAN CP. BAQUERO CHASAIGNE JOSE SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITE SV. YURY YANIRA SANCHEZ MONCADA RELACION DE FORMULARIOS No. DE ORDEN

TITULO

1

Carta de presentación propuesta

2 3

Especificaciones técnicas Reporte de Multas y Sanciones

4

Valoración propuesta económica

5 6

Compromiso anticorrupción Origen Bienes cumplimiento ley 816 de 2003 Datos Básicos beneficiario de cuenta bancaria (ahorro – corriente) Manifestación de interés a participar

7 8

RELACION DE DOCUMENTOS

No. DE ORDEN 1

TITULO Carta de presentación (especificando de correo electrónico)

2

Registro Cámara de Comercio de la empresa o persona natural (actualizado).

3 4

Fotocopia de NIT Fotocopia de la Cedula del representante legal de la empresa ampliada a 150%

5

Libreta Militar

6

DAS

7 8 9 10 11 12

Registro Único de Proponente Registro Único Tributario Certificación Bancaria Parafiscales Declaración de Renta Fotocopia Cedula y tarjeta de profesional del Contador y fiscal ampliada al 150% Compromiso anticorrupción Certificado Contraloría y procuraduría Documento que acredite la profesión Hoja de vida y bienes de la ESAP (www.esap.gov.co) Experiencia del proponente Registro de inscripción sistema información para la vigilancia de contratación estatal (SICE)

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Registro de precios de elementos a cotizar en el sistema información para la vigilancia de contratación estatal (SICE) Propuesta por escrito y medio magnético.

21 21

Certificado de Registro Único de Precio de referencia RUPR Estados financieros a fecha 31 de Diciembre de 2009

NOTA: TODA LA PROPUESTA DEBE ESTAR DEBIDAMENTE FOLIADA Y FIRMADA POR EL REPRESENTANTE LEGAL

TE. MEDINA GUTIERREZ JULIAN Gerente de Proyecto

ELABORO: SV. YURY SANCHEZ MONCADA REVISO: DRA. ELIZABETH GRANADA RIOS

“FE EN LA CAUSA” 2011 AÑO DE COMPROMISO

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