MINISTERIO DE FINANZAS SUBSECRETARÍA DE RELACIONES FISCALES

INSTRUCTIVO FORMATO DISTRIBUTIVO Y NÓMINA INSTITUCIONAL

1. INTRODUCCIÓN.

El ente rector del Sistema Nacional de Finanzas Públicas, de conformidad con lo que dispone el Art. 74 del Código Orgánico de Finanzas Públicas “El ente rector del SINFIP, como ente estratégico para el país y su desarrollo, tiene las siguientes atribuciones y deberes, que serán cumplidos por el Ministro(a) a cargo de las finanzas públicas: …13. Requerir a las entidades, instituciones, organismos y personas de derecho público y/o privado, la información sobre la utilización de los recursos públicos; en coordinación con la Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo…”.

Por lo expuesto, el Ministerio de Finanzas a través de la Subsecretaría de Relaciones Fiscales y Presupuestos solicitó que la información sea ingresada en el Formato Distributivo y Nómina Institucional, que se adjunta. La información se remitirá a la Subsecretaría de Relaciones Fiscales, con copia a las Direcciones de Empresas Públicas, Gobiernos Autónomos Descentralizados y Resto del Sector Público.

2. OBJETIVO.

Proporcionar al usuario una guía detallada del procedimiento que deberán realizar las entidades, instituciones, organismos y personas de derecho público y/o privado,

para

ingresar la información de los distributivos al sistema.

3. ALCANCE.

El documento será completado por las entidades fuera del Presupuesto General del Estado, para la Subsecretaría de Relaciones Fiscales, del Ministerio de Finanzas.

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3. METODOLOGÍA

3.1 Instrucciones generales

El formulario de nómina se encuentra en formato Excel y deberá ser remitido en formato digital e impreso con las respectivas firmas de responsabilidad y sellos institucionales.

Es importante que el Distributivo sea completado en su totalidad en letras MAYÚSCULAS, para el año 2013; considerando el número de caracteres (alfanuméricos) conforme el siguiente detalle, que además se encuentra en la pestaña adjunta del archivo Excel denominado Formato Distributivo y Nómina.

COLUMNA ANIO FECHA_REPORTE Nro_PUESTO ENTIDAD UNIDAD_EJECUTORA UNIDAD_DESCONCENTRADA CODIGO_ESIGEF ID_INSTITUCION NOMBRE_INSTITUCION PARTIDA_PRESUPUESTARIA PARTIDA_INDIVIDUAL REGIMEN NOMBRE_REGIMEN NIVEL CODIGO_CARGO GRADO NOMBRE_CARGO PUESTO_INSTITUCIONAL RMU_SUELDO ESTADO_PUESTO ID_PROCESO ESTRUCTURA_1 ESTRUCTURA_2 ESTRUCTURA_3 ESTRUCTURA_4 FECHA_DESDE FECHA_HASTA CEDULA PASAPORTE

TIPO

LONGUITUD

FORMATO

Númerico 4 Date 10 dd/mm/yyyy Númerico 8 Númerico 3 Númerico 4 Númerico 4 Alfanumérico 11 ENTIDAD;UNIDAD_EJECUTORA;UNIDAD_DESCONCENTRADA Númerico 8 Alfanumérico 120 Alfanumérico 60 Númerico 8 Alfanumérico 6 Alfanumérico 50 Alfanumérico 6 Alfanumérico 6 Alfanumérico 3 Alfanumérico 60 Alfanumérico 120 Númerico 8 con 2 decimales Alfanumérico 2 Númerico 8 Alfanumérico 120 Alfanumérico 120 Alfanumérico 120 Alfanumérico 120 Date 10 dd/mm/yyyy Date 10 dd/mm/yyyy Alfanumérico 10 Alfanumérico 20

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APELLIDOS_NOMBRES GENERO FECHA_NACIMIENTO EDAD TIPO_NOMBRAM COMISION FECHA_COMISION TIEMPO_SERVICIO NO_IMPOSI_IESS TELEF_FIJO TELEF_MOVIL EMAIL GRUPO FUENTE PROVINCIA CANTON CARGAS_FAMILIARES CARGAS_EDUCACION GUARDERIA ALIMENTACION BASE_APORTACION PORC_AP_PATRONAL PORC_AP_INDIV PORC_IECE PORC_SECAP

Alfanumérico Alfanumérico Date Númerico Númerico Alfanumérico Date Númerico Númerico Alfanumérico Alfanumérico Alfanumérico Alfanumérico Alfanumérico Alfanumérico Alfanumérico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico

50 1 10 dd/mm/yyyy 3 8 3 10 dd/mm/yyyy 3 6 10 10 150 6 3 2 2 2 2 8 con 2 decimales 8 con 2 decimales 8 con 2 decimales 2 con 2 decimales 2 con 2 decimales 2 con 2 decimales 2 con 2 decimales

En el membrete del distributivo se ingresará el nombre de la entidad y el período al que corresponde la información proporcionada, lo cual se evidencia a continuación:

En algunos campos existe la opción de seleccionar de listas desplegables para lo cual deberá señalar la opción que aplique en el caso de cada funcionario. Lo cual se explica en la siguiente imagen:

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El formulario está diseñado para ingresar 100 funcionarios por lo que en caso de que se requieran más filas, favor ingresar las necesarias. 3.2 Instrucciones específicas A continuación se detalla en orden cómo deberán ingresarse los valores a cada una de las columnas, para lo cual se ha puesto la letra al que pertenece la columna para poder identificar su ubicación.

A. Anio.- Año fiscal del cual se está reportando la información. Ej. 2013. B. Fecha reporte.- Es el corte al último mes cuando se solicita la información. C. Nro puesto.- Por defecto deberá ingresar 1, (entendiéndose que por cada partida solo puede haber un puesto). D. Entidad.- Código de institución proporcionado a través del conformidad al Catálogo de Instituciones del Sector Público.

e-SIGEF, de

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E. Entidad Operativa Desconcentrada.- N° de la Entidad Operativa Desconcentrada (proporcionada a través del e-SIGEF), de conformidad al Catálogo de Instituciones del Sector Público. F. Unidad Desconcentrada.- Se deberá ingresar el número de Unidad Desconcentrada proporcionada a través del e-SIGEF en el caso que aplique. Para las empresas públicas y las instituciones del Resto del Sector Público ingresar 0. G. Código e-SIGEF.- Ingresar 0, (A excepción de las Empresas Públicas, Gobiernos Autónomos Descentralizados y Entidades del Resto del Sector Público que transaccionan en el e-SIGEF). H. Id. Institución.- Ingresar 0, (A excepción de las Empresas Públicas, Gobiernos Autónomos Descentralizados y Entidades del Resto del Sector Público que transaccionan en el e-SIGEF). I. Nombre Institución.- Razón Social de la entidad (RUC). J. Partida Presupuestaria.- Es el número de partida presupuestaria según el Clasificador presupuestario del Ministerio de Finanzas mediante la cual se paga al servidor en referencia al e-SIGEF. K. Partida Individual.- N° secuencial asignado a un puesto (cargo) de la entidad, independiente del régimen laboral. L. Régimen.- Constituye una codificación numérica de la relación laboral de un servidor en la entidad, esta columna está directamente concatenada al nombre del régimen (columna M).

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M. Nombre régimen.- Relación laboral de un servidor en la entidad, proviene de la codificación de régimen y de acorde a la misma deberá tener concordancia. Constituye la naturaleza del puesto (LOSEP o Código de Trabajo), se deberá escoger de la lista desplegable proporcionada, como se muestra en el cuadro siguiente: RÉGIMEN

NOMBRE DEL RÉGIMEN

1,1 ESCALA DE 20 GRADOS.- ADMINIST. LOSEP 1,2 ESCALAS DE PROFESIONALES DE LA SALUD LOSEP 1,3 ESCALAS PROPIAS LOSEP 3,1 ESCALAS PROPIAS OTRAS LEYES DOCENTES MAGISTERIO 4,10 CONTRATOS ESCALA 20 GRADOS LOSEP 4,11 CONTRATOS ESCALA PROFESIONALES SALUD LOSEP 4,12 CONTRATOS ESCALAS PROPIAS LOSEP 4,18 CONTRATOS DE CÓDIGO DE TRABAJO 2,1 SUJETOS A CONTRATACIÓN COLECTIVA 2,2 SUJETOS A CONTRATACIÓN DIRECTA

N. Nivel.- Se deberá ingresar en siglas, según la lista desplegable (Ej. NS) según se explica a continuación. Es el nivel que tiene el servidor dentro de la estructura organizacional.

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NIVEL

SIGLAS

NIVEL JERARQUICO SUPERIOR (DIFERENCIA NS ENTRE PROFESIONAL TECNICO OPERATIVO Y AUTORIDAD) NIVEL OPERATIVO (PROFESIONAL, TECNICO, OPERATIVO)

NO

CÓDIGO DE TRABAJO

CT

O. Código Cargo.- Está vinculado al código del cargo asignado a cada servidor según consta en el contrato, nombramiento o escala (ingresar la denominación específica). P. Grado.- Toda escala remunerativa tiene un grado, mismo que deberá ser ingresado según consta en el contrato, nombramiento o escala. Este campo NO aplica para servidores bajo el Código de Trabajo, donde se deberá ingresar 0. Q. Nombre del Cargo.- Está vinculado al nombre que consta en el contrato, nombramiento o escala remunerativa (ingresar la denominación específica). R. Puesto Institucional.- Se deberá ingresar la denominación del puesto institucional según el respectivo Manual de Puestos de la Institución. S. RMU Sueldo.- (Remuneración Mensual Unificada) Constituye el valor que se paga al servidor o trabajador por Remuneración Mensual Unificada sin descuentos.

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T. Estado Puesto.- Es el status actual del puesto que podrá ser ocupado (OC) o vacante (VA), se deberá llenar las siglas que se proporcionan en la lista desplegable.

SIGLAS

ESTADO PUESTO OCUPADO

OC

VACANTE

VA

U. ID Proceso.- Es el tipo de proceso que realiza el servidor dentro de la institución. Se deberá ingresar el campo numérico al que pertenece el servidor, según se explica a continuación.

ID PROCESO

Campo numérico

GOBERNANTE

1

AGREGADOR DE VALOR

2

HABILITANTE

3

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V. Estructura 1.- Definida por cada institución en función del orgánico jerárquico institucional y el manual de puestos. (Ej. Despacho ministerial) W. Estructura 2.- Definida por cada institución en función del orgánico jerárquico institucional y el manual de puestos. (Ej. Subsecretaría) X. Estructura 3.- Definida por cada institución en función del orgánico jerárquico institucional y el manual de puestos. (Ej. Dirección) Y. Estructura 4.- Definida por cada institución en función del orgánico jerárquico institucional y el manual de puestos. (Ej. Analistas) NOTA: En lo que se refiere a Estructuras, solo se pueden llenar hasta 4 estructuras. Si la entidad no tiene estructuras a nivel 3 y 4, estas celdas quedarán en blanco. Cada funcionario deberá tener una sola estructura, es decir pertenecer a una sola Unidad Administrativa.

Z. Fecha desde.- Fecha cuando la persona entró a laborar en un ejercicio fiscal vigente. (Ejemplo. Ingresó en el año 2004 y se solicita la información en el año 2013; ingresar [01-01-2013]. A.A.

Fecha hasta.- Fecha de finalización como consta en el contrato y si es

nombramiento o libre remoción se asume que es al final del periodo vigente, ej. [3112-2013]. A.B. Cédula.- Poner el número de cédula de ciudadanía del servidor (10 dígitos).

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A.C. Pasaporte.- N° de pasaporte (solo en caso de extranjeros). Se requiere la calificación por parte del Ministerio de Relaciones Laborales. A.D. Apellidos Nombres.- Llenar con los dos apellidos y dos nombres completos del servidor, como consta en cédula de ciudadanía. Ej. (VALDIVIEZO ROMERO JUAN ENRIQUE).

A.E. Género.- Escoger de la lista desplegable una de las opciones: femenino (F) o masculino (M), como consta en la cédula de ciudadanía. Se deberá ingresar las siglas dadas a continuación:

GÉNERO

SIGLAS

FEMENINO

F

MASCULINO

M

A.F. Fecha de Nacimiento.- Es la fecha en la que nació el servidor, en formato díames-año, como consta en la cédula. Ej: 02-12-1970. A.G. Ingresar la edad del servidor público, en años. Ej: 37. A.H. Tipo nombram.- Llenar únicamente en caso de el servidor público cuente con Nombramiento Provisional (son aquellos nombramientos dados por Art. 17 de LOSEP); ingresar las iniciales [NP]. Para otras consideraciones, dejar la celda en blanco.

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A.I. Comisión.- Indica si el servidor se encuentra actualmente cumpliendo con una comisión de servicios fuera de la entidad, en el período que se genera el reporte. Se deberá ingresar en siglas tal como se muestra a continuación: COMISIÓN

SIGLAS

LICENCIA SIN SUELDO

LS

LICENCIA CON SUELDO

LC

COMISIÓN CON SUELDO

CS

COMISIÓN SIN SUELDO

SS

A.J. Fecha Comisión.- Ingresar la fecha cuando se otorgó la licencia o comisión (con o sin sueldo) en formato día-mes-año. Ej: 02-12-2012. A.K. Tiempo de servicio.- Es el número de años que el servidor está laborando en la institución. Solo en años cerrados y cumplidos, Ej. 7; no se considerará 7,5. A.L. No imposi IESS.- Número de aportaciones del empleado registradas en el IESS exclusivamente para servicios prestados al Sector Público. Ej: 36. A.M. Teléf fijo.- Ingresar el número de teléfono fijo del servidor responsable de subir la información al formato, antecediendo el código de provincia (9 dígitos). Ej. [062980969]. INGRESAR UNICAMENTE EL NÚMERO DE TELÉFONO FIJO DEL RESPONSABLE DE SUBIR LA INFORMACIÓN AL FORMATO. A.N. Teléf móvil.- Ingresar el número de teléfono celular del servidor responsable de subir la información al formato (10 dígitos). Ej.098136158. INGRESAR UNICAMENTE EL

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NÚMERO

DE

TELÉFONO

MOVIL

DEL

RESPONSABLE

DE

SUBIR

LA

INFORMACIÓN AL FORMATO. A.O. Email.- Correo electrónico institucional del servidor público del servidor responsable de subir la información al formato. Ej. ([email protected]). INGRESAR UNICAMENTE EL EMAIL DEL RESPONSABLE DE SUBIR LA INFORMACIÓN AL FORMATO.

A.P. Grupo.- Constituye el grupo de gasto mediante el cual se asignó una partida presupuestaria al funcionario. Se deberá ingresar el código numérico conforme se muestra a continuación.

TIPO DE GASTO

Código numérico

CORRIENTE

51

PRODUCCIÓN

61

INVERSIÓN

71

A.Q. Fuente.- Se refiere a la fuente de dónde provienen los recursos para el pago de la obligación generada con la partida presupuestaria. Se deberá ingresar el código numérico tal como se explica a continuación:

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FUENTE

CÓDIGO NUMÉRICO

FISCAL

1

AUTOGESTIÓN

2

FINANCIAMIENTO

3

A.R. Provincia.- Es la provincia donde está laborando el servidor. Ej. PICHINCHA A.S. Cantón.- Es el cantón donde está laborando el servidor. Ej. QUITO A.T. Cargas Familiares.- Es el número de cargas familiares que dependen del servidor (solo hijos). A.U. Cargas Educación.- Es el número de cargas familiares en edad de educación que dependen del servidor. A.V. Guardería.- Escoger de la lista desplegable una de las siguientes opciones únicamente si el servidor recibe el servicio de guardería.

GUARDERÍA RECIBE EL SERVICIO

SI

NO RECIBE EL SERVICIO

NO

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A.W. Alimentación.- Escoger de la lista desplegable una de las siguientes opciones, únicamente si el servidor recibe el servicio de alimentación.

ALIMENTACIÓN RECIBE EL SERVICIO

SI

NO RECIBE EL SERVICIO

NO

A.X Base Aportación a la Seguridad Social.- Es la base para el cálculo de la aportación a la Seguridad Social. En caso de LOSEP comúnmente es la misma que la RMU, cambia si es Código de Trabajo. A.Y. Porc. Ap. Patronal IESS.- Poner el porcentaje de aporte patronal en función de la información ingresada en la historia laboral del IESS. Ej. 9,15

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A.Z. Por. Aporte Individual.- Poner el porcentaje de aporte individual en función de la información ingresada en la historia laboral del IESS. Ej. 9,15 B.A. Porc. IECE.- Poner el porcentaje de aporte patronal por IECE función de la información ingresada en la historia laboral del IESS. Ej. 0,5 B.B. Porc. SECAP.- Aplica únicamente para Código de Trabajo, caso contrario dejar en blanco. Se debe poner el porcentaje de aporte patronal e individual por SECAP función de la información ingresada en la historia laboral del IESS.