Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 1 de 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES MINISTERIO DEL TRABAJO

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 2 de 2

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ........................................ ................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO ................................. ................................ 5

1.1

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................ .............................................. 5

1.2

VISIÓN................................ ................................................................................................................................ ............................................................. 5

1.3

MISIÓN ................................................................................................................................ ................................ ............................................................ 6

1.4

POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ................................................................ ................................................. 6

1.5

OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ................................................................ ............................................. 6

1.6

OBJETIVOS SECTORIALES E INSTITUCIONALES................................................................ ..................................................... 8

2

CÓDIGO DE ÉTICA ................................................................ ................................................. 9

3

ENFOQUE POR PROCESOS ................................................................ .......................................... 9

3.1

MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................................ ................................ ................................... 9

3.2

TIPOS DE PROCESOS................................................................................................................................ ................................ ................................... 9

4

RELACIÓN DE E TIPOS DE PROCESOS Y PROCESOS ....................................... ................................ 10

5

RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS................................ ............................................ 13

6

FLUJOS DE OPERACIÓN ................................................................ ............................................ 32

6.1

Proceso de Formulación de Políticas Públicas ................................................................ ........................................................ 32

6.2

Proceso de Implementación de Políticas Públicas ................................................................ .................................................. 33

6.3

Proceso Seguimiento de Políticas Públicas ................................................................ ............................................................. 34

6.4

Proceso de Inspección, Vigilancia y Control ................................................................ ............................................................ 36

7

POLÍTICAS OPERACIONALES OPERACIONA ................................................................ ..................................... 37

8

INDICADORES ...................................................................................... ................................ ...................... 38

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 3 de 3

9

NORMOGRAMA ......................................................................................... ................................ ......................... 38

10

MAPAS DE RIESGOS ................................................................ .................................................. 38

11

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS................................................. ................................ 39

12

MANUAL DEL SIG ...................................................................................... ................................ ...................... 39

13

ANEXOS ................................................................................................ ................................ ................................ 39

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 4 de 4

INTRODUCCIÓN Los procesos, procedimientos y operaciones de gestión, conforman uno de los elementos importantes del Sistema Integrado de Gestión, por esta razón es fundamental que exista un documento que sirva como mecanismo de consulta. Debido a esto, se ha elaborado el Manual de procedimientos p y operaciones del Ministerio del Trabajo, con el fin de ser una herramienta que garantice la organización y desarrollo desar eficiente de la gestión, el cumplimiento de los requisitos y operaciones de la Entidad. Este documento se presenta como un complemento Manual de calidad y da como referencia la Documentación implementada en el Sistema Integrado de Gestión y la descripción de de las operaciones críticas del tipo proceso misional del Ministerio.

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 5 de 5

1

DESCRIPCIÓN N GENERAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO

1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.2 VISIÓN

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 6 de 6

Para 2014 el sector del trabajo contará con resultados de cumplimiento de metas y compromisos consignados en el Plan Nacional de Desarrollo, en materia de generación de empleo estable, formalización laboral, protección a los desempleados, formación de los trabajadores, y con un sistema pensional sostenible, universal y equitativo.

1.3 MISIÓN Formular, adoptar y orientar la política pública en materia laboral que contribuya a mejorar la calidad de vida de los colombianos, para garantizar el derecho al trabajo decente, mediante la identificación e implementación de estrategias de generación y formalización del empleo; respeto a los derechos fundamentales del trabajo y la promoción del diálogo social y el aseguramiento para la vejez. 1.4 POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓ El Ministerio del Trabajo se compromete con la satisfacción de la población económicamente activa y de sus demás grupos de interés, en cumplimiento de la normatividad vigente y de sus objetivos os institucionales y sectoriales en materia de trabajo y empleo, a garantizar el derecho al trabajo digno y decente; soportado en un talento humano desarrollado integralmente, una gestión basada en herramientas de control y evaluación, servicios eficientes, eficientes efectivos y transparentes, la mejora continua de sus procesos y la reducción de los impactos ambientales propios de sus actividades. 1.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓ 1. Aumentar los niveles de satisfacción de los ciudadanos (clientes). 2. Fortalecer el desempeño de los procesos establecidos en el Ministerio del Trabajo. 3. Garantizar la disponibilidad y el uso eficiente de los recursos financieros y el desarrollo integral del talento humano. autocontrol, autogestión, autorregulación y de 4. Fortalecer la aplicación de mecanismos de autocontrol, evaluación para garantizar la mejora continua.

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 7 de 7

5. Garantizar mecanismos de participación ciudadana y control social sobre la gestión del Ministerio del Trabajo. 6. Utilizar de manera eficiente ciente los recursos ambientales

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 8 de 8

1.6 OBJETIVOS SECTORIALES E INSTITUCIONALES

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 9 de 9

2

CÓDIGO DE ÉTICA

El código de ética del Ministerio del Trabajo es el documento de referencia para gestionar gestiona la ética del día a día de la Entidad. ntidad. Este está conformado por los principios, principios valores y directrices que todo Servidor Público de la Entidad ntidad debe observar en el ejercicio de su función administrativa en cuanto a su comportamiento, relaciones deseadas, respuestas éticas a sus obligaciones con sus públicos internos ternos y externos, entre otros. o 3

ENFOQUE POR PROCESOS

3.1 MAPA DE PROCESOS

3.2 TIPOS DE PROCESOS Los procesos identificados en el Ministerio del de Trabajo, se establecen dentro de cuatro tipos de procesos los cuales se describen a continuación: PROCESOS ESTRATÉGICOS GICOS

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 10 de 10

Los procesos estratégicos son los encargados de establecer los lineamientos para coordinar y aplicar de manera eficiente, eficiente eficaz y efectiva la función administrativa delegada por la constitución, la ley y sus reglamentos. reglamentos

PROCESOS MISIONALES Los procesos misionaless son los directamente involucrados en la operación y la razón de ser del Ministerio del Trabajo. PROCESOS DE APOYO Los procesos de apoyo son los que ayudan a soportar la ejecución de las actividades de los procesos misionales, estratégicos estratég y de evaluación y control. PROCESOS DE EVALUACIÓN EVALUACIÓ Y CONTROL Los procesos de evaluación y control nos ayudan a evaluar el desempeño y operación op de los procesos de la Entidad. 4

RELACIÓN DE TIPOS DE PROCESOS Y PROCESOS

En la siguiente guiente tabla evidenciamos los tipos de Procesos definidos, relacionados con sus respectivos Procesos del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo: TIPO DE PROCESO

PROCESO Direccionamiento Estratégico

ESTRATÉGICO

Cooperación y Relaciones Internacionales

Administración del SIG

OBJETIVO Definir las líneas orientadoras generales y la estructura de operación del Ministerio del Trabajo, con el fin de garantizar el cumplimiento de la misión institucional. Gestionar y promover los programas y proyectos de cooperación internacional y el cumplimiento de los compromisos internacionales en materia laboral a fin de fortalecer la gestión del Ministerio y del Sector Administrativo del Trabajo. Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo, como un conjunto articulado de herramientas de gestión, para el logro de los objetivos institucionales y el

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 11 de 11

mejoramiento de la calidad de los servicios s a cargo de la entidad.

Comunicación Institucional

Gestión de Servicio a la Ciudadanía

MISIONALES

Formulación de Políticas Públicas blicas Implementación de Políticas Públicas P Seguimiento de Políticas Públicas blicas Inspección ión, Vigilancia y Control

Administración de Bienes o Servicios

Gestión del Talento Humano

APOYO

Gestión Documental

Gestión Jurídica

Divulgar la comunicación interna y externa hacia los diferentes grupos de interés, contribuyendo a la proyección de la imagen institucional y garantizando un correcto flujo y acceso a la información. Gestionar de manera oportuna, eficaz y eficiente las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias presentadas ante el Ministerio del Trabajo. Formular, adoptar y orientar las Políticas Públicas en materia laboral. Desarrollar las acciones de las Políticas Públicas formuladas en materia laboral. Realizar seguimiento y evaluación a las Políticas Públicas en materia laboral. Dirigir, coordinar y hacer seguimiento al cumplimiento de los lineamientos y estrategias de Prevención, Inspección, Vigilancia y Control de las normas de trabajo individual y colectivo. Realizar la administración de los vehículos, bienes muebles e inmuebles y servicios para funcionamiento del Ministerio del Trabajo. Desarrollar integralmente el talento humano vinculado al Ministerio del Trabajo, en pro del mejoramiento iento continuo, la satisfacción personal y el fortalecimiento institucional, para el cumplimiento de la misión y funciones de la Entidad. Producción, recepción, distribuir, tramite, organización documental, consulta, conservación y disposición final los documentos que reciba o produzca el Ministerio del Trabajo. Asesorar a los diferentes actores del sector laboral a nivel nacional en la interpretación, aplicación y socialización de las normas relacionadas con el Régimen Laboral y de

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 12 de 12

Gestión Ambiental

Gestión de Contratación

Gestión Financiera

Gestión Tecnologías de la Información y Comunicación

EVALUACIÓN Y CONTROL

Evaluación Independiente

Seguridad Social; elaborar y revisar los actos administrativos de su competencia; ejercer la defensa judicial en los procesos o acciones en que sea parte el Ministerio; Ministerio y adelantar los procesos de cobro coactivo. coactivo Utilizar de maneraa eficiente los Recursos Naturales, minimizando los impactos ambientales inherentes a las actividades desarrolladas por el Ministerio del Trabajo, en cumplimiento de sus objetivos y funciones. Adquirir los bienes y servicios requeridos por el Ministerio para cumplir con la misión institucional, en estricta observancia de la normativa vigente. Gestionar las actividades para generar la información financiera del Ministerio en el marco de la normatividad vigente, vige de tal manera que refleje la realidad económica de la entidad. Generar e implemenntar soluciones tecnológicas que prov rovean en forma oportuna, eficiente y transparente tra la información necesaria para ra el cumplimiento de los fines misionales del Ministerio del Trabajo y formular lar lineamientos l de estándares y buenas prácticas para el manejo de la informaación del sector Trabajo. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno del Ministerio y su mejoramiento continuo a través de la realización de evaluaciones, seguimientos y verificaciones a los diferentes sistemas implementados en el Ministerio, procesos, dependencias o proyectos, analizando sus resultados de acuerdo con lo observado y generando recomendaciones, para junto con la asesoría y acompañamiento necesarios, coadyuvar al fortalecimiento del autocontrol como fin esencial del Sistema, e interactuar en materia de Control Interno con los entes

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 13 de 13

Control Interno Disciplinario

5

externos que se requiera. Determinar la responsabilidad de los servidores públicos, aunque se hayan retirado del servicio, en la realización de conductas disciplinariamente relevantes.

RELACIÓN N DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

En la siguiente guiente tabla evidenciamos los procesos procesos definidos, relacionados con sus respectivos Procedimientos del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo: PROCESO

DOCUMENTOS

OBJETIVO Establecer los lineamientos para la Procedimiento Formulación y formulación y seguimiento de los Seguimiento a planes de Planes de Gestión del Ministerio del Gestión Trabajo en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Establecer los lineamientos metodológicos para la formulación, Procedimiento Gestión de evaluación previa, registro, Proyectos de Inversión programación, ejecución y seguimiento de los proyectos de inversión. DIRECCIONAMIENTO Suministrar una guía de apoyo ESTRATÉGICO metodológico y operativo para la implementación del Modelo integrado de planeación y gestión en el marco Guía de Planes de Acción del procedimiento de Formulación y seguimiento a Planes de Gestión. Esta guía permite la operacionalización de los Planes de Acción del Ministerio del Trabajo. Suministrar una guía de apoyo Guía de Plan Estratégico metodológico y operativo para la implementación del Modelo Integrado

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 14 de 14

de Planeación y Gestión en el marco del procedimiento de formulación y seguimiento a planes de gestión. Esta guía permite la operacionalización del Plan estratégico.

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 15 de 15

Procedimiento Atención de Quejas interpuestas ante la OIT

COOPERACIÓN Y RELACIONES INTERNACIONALES

Procedimiento Promoción de la Cooperación internacional

Procedimiento Negociación de Instrumentos Internacionales

Manual de Calidad

Procedimiento Registros

Control

de

Procedimiento Elaboración y control de Documentos ADMINISTRACIÓN DEL SIG

Procedimiento Formulación y Seguimiento eguimiento a Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Atender las quejas de la OIT, que se han radicado en este organismo internacional, aduciendo incumplimiento del estado colombiano de las obligaciones obliga pactadas en el Marco de la Organización Internacional del Trabajo. Fomentar y proponer lineamientos para la cooperación internacional del sector laboral, fortaleciendo la gestión así como las relaciones internacionales del Ministerio y sus entidades Adscritas y Vinculadas. Gestionar y participar en la negociación de instrumentos internacionales, con el objetivo de que los mismos sean acordes con las políticas nacionales y respondan a las necesidades y prioridades del sector laboral. Describir el Sistema de Calidad proyectando el alcance, exclusiones y referencias de los procedimientos y la descripción de la interacción de los procesos. Establecer las actividades necesarias para el control, administración y disposición de los registros re del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio. Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación, actualización, identificación de cambios, utilización en los puntos de uso y retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. Establecer la metodología para formular, implementar, hac hacer seguimiento y evaluar las acciones correctivas, preventivas y de mejora

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 16 de 16

Procedimiento Revisión por la Proc Dirección al Sistema de Calidad

Procedimiento Riesgo

Gest Gestión

Procedimiento Servicio/Producto Conforme nforme

del

Control No

Instructivo para diligenciar el formato: asig asig-pd-02-f-01: registro de acciones correctivas, preventivas y de mejora

Guía para Flujos de Información y Comunicación

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Procedimiento interna

Comunicación

orientadas a eliminar las causas de las No Conformidades reales y potenciales y a atender las oportunidades de mejora generadas en el marco del Sistema Integrado de Gestión. Establecer los lineamientos para que la Alta Dirección revise el Sistema de Calidad y así asegurar continuamente su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad. Definir el marco de referencia y la metodología para la Administración de Riesgos de la entidad, facilitando el cumplimiento de sus objetivos y las funciones propias del Ministerio del Trabajo. Definir los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el servicio/producto no conforme identificado en el Ministerio del Trabajo, con el fin de prevenir su uso o entrega no intencionado. Brindar a los funcionarios del Ministerio del Trabajo una herramienta de orientación, la cual permita diligenciar el formato de acciones correctivas, rectivas, preventivas y de mejora. Determinar los flujos de comunicación de la Entidad con el propósito de difundir las políticas, planes y proyectos del Ministerio, la gestión administrativa y proyectar la imagen de la Entidad, permitiendo que las partes interesadas puedan asociarse para el logro de los objetivos institucionales. Divulgar al interior del Ministerio la información institucional y de interés, con el propósito de mantener un

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 17 de 17

Procedimiento Administración Página web

Procedimiento audiovisuales

Piezas

Procedimiento Boletines de prensa

Procedimiento Administración de redes sociales

Procedimiento comunicación

Piezas

de

Procedimiento Atención al Ciudadano a través del canal escrito

Procedimiento Atención al Ciudadano a través del canal telefónico

Procedimiento Atención al Ciudadano a través del canal virtual

canal unificado que aporte para el fortalecimiento de la cultura institucional. Administrar el portal web del Ministerio del Trabajo ofreciendo un canal de comunicación efectivo entre el público externo y la entidad para facilitar la prestación de los servicios de la misma. Generar piezas audiovisuales audiovis como soporte para la publicación de la información propia del Ministerio. Elaborar y divulgar los boletines de prensa del Ministerio del Trabajo. Mantener presencia efectiva del Ministerio del Trabajo en las redes sociales (Facebook, Twitter, Youtube y LinkedIn) con mensajes de interés para la comunidad de seguidores de las mismas. Aprobar piezas de comunicación comunicació generadas desde las diferentes dependencias del Ministerio con el fin de preservar la imagen institucional, la misión y visión de la entidad, y los pilares institucionales. Tramitar adecuada y oportunamente las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias presentadas por los ciudadanos ante el Ministerio del Trabajo a través del canal escrito. Establecer las actividades necesarias para orientar a los ciudadanos que se comunican a través de las líneas telefónicas dispuestas por el Ministerio, en busca de la información relacionada con la misión del Ministerio. Orientar de manera eficaz y eficiente a los ciudadanos que acuden al Ministerio del Trabajo a través del canal virtual, en busca de la

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 18 de 18

GESTIÓN DE SERVICIO A LA CIUDADANÍA Procedimiento Atención al Ciudadano a través del canal presencial

Instructivo Diligenciamiento Matriz de Tabulación de Evaluaciones del Servicio Procedimiento de Formulación Form de Políticas Públicas FORMULACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS

IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS SEGUIMIENTO DE POLÍTICAS PÚBLICAS

Instructivo para el Diseño y Desarrollo

información relacionada con su misión. Orientar a los ciudadanos que acuden de manera presencial, en busca de la información relacionada con su misión del Ministerio de Trabajo. Conocer la percepción del ciudadano frente a la atención recibida en el canal presencial. Con base en los atributos señalados en la evaluación de atención al ciudadano. Formular, adoptar y orientar las Políticas Públicas en materia laboral. Brindar a los funcionarios del Ministerio del Trabajo una herramienta de orientación, la cual permita ejecutar el diseño y desarrollo de las Políticas Públicas que se están formulando.

Desarrollar las acciones de las Procedimiento Implementación Políticas Públicas formuladas en de Políticas Públicas materia laboral. Procedimiento Seguimiento de Realizar el seguimiento de las Políticas Públicas Políticas Públicas en materia laboral. Procedimiento Autorización para la Terminación del Contrato de Trabajo de trabajadoras en estado de embarazo Procedimiento Autorización de Funcionamiento de las Empresas de Servicios Temporales (EST) en su domicilio principal y sus sucursales en domicilios diferentes

Establecer las directrices para autorizar o negar la terminación de un contrato laboral de una trabajadora en estado de embarazo.

Verificar el cumplimiento de los requisitos para autorizar o negar el funcionamiento de las Empresas de Servicios ios Temporales (E.S.T) y sus sucursales.

Procedimiento Autorización Establecer las directrices con el fin para trabajar a niños, niñas o de autorizar a niños y niñas menores adolecentes de 15 años para desempeñar

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 19 de 19

actividades remuneradas y el trabajo de adolescentes entre 15 y 17 años. Procedimiento Autorización de los Regímenes de Trabajo Asociado y de Compensaciones de las Cooperativas y Pre cooperativas de Trabajo Asociado Procedimiento Autorización para laborar Horas Extras

Procedimiento Depósito del Acta de constitución, Estatutos iniciales y Primera nómina de Junta Directiva de una nueva Organización Sindical

INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

Procedimiento Depósitos de cambios de Junta directiva, subdirectiva o Comité seccional y/o de Reformas estatutarias de las Organizaciones Sindicales Procedimiento Trámite de Recursos en contra de los Actos Administrativos, relacionados con proceso de Inspección, Vigilancia y Control Procedimiento Autorización de Terminación del Vínculo laboral o de Trabajo Asociativo a trabajadores con discapacidad Procedimiento Expedición de Certificado a empleadores sobre el porcentaje de

Establecer los pasos a seguir para autorizar o no los Regímenes de Trabajo Asociado ociado y de Compensaciones de las Cooperativas y Pre cooperativas de Trabajo Asociado. Establecer las directrices para autorizar o negar una solicitud presentada por un empleador para laborar tiempo suplementario u horas extras. Establecer las directrices para realizar de parte de servidores del Ministerio, el depósito del acta de constitución, estatutos iniciales y primera nómina de junta directiva de las nuevas organizaciones sindicales en el archivo y registro sindical. Establecer las directrices para la realización del depósito de las reformas de estatutos y/o juntas directivas, subdirectivas o comités seccionales de las organizaciones sindicales en el archivo archiv y registro sindical. Establecer los parámetros para el trámite de los recursos establecidos por la Ley, ante los Actos Acto Administrativos promulgados por el Ministerio del Trabajo en el proceso de Inspección, Vigilancia y Control. Autorizar la terminación de una vinculación contractual con trabajadores o trabajadores asociados que presenten discapacidad. Establecer las directrices para la expedición de certificado sobre el porcentaje de trabajadores en

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 20 de 20

trabajadores en condiciones de condiciones de discapacidad con los discapacidad cuales cuenta un empleador, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 24 de la Ley 361 de 1997. Establecer las directrices para tramitar y resolver investigaciones administrativas laborales ya sea iniciadas a solicitud de parte o de oficio. Procedimiento Investigación Lograr un procedimiento común y Administrativa laboral base para todos aquellos, que q dentro de los trámites y funciones asignadas a este Ministerio, sean equivalentes a Investigaciones Administrativas Laborales o a procedimientos administrativos sancionatorios. Establecer el procedimiento a seguir Cancelación En Registro para tramitar la solicitud de Sindical Por Sentencia Judicial cancelación de registro sindical por sentencia judicial. Establecer el procedimiento a seguir Cancelación En Registro para tramitar la solicitud de Sindical Por Fusión cancelación de registro sindical sindica por fusión entre dos o más organizaciones sindicales. Establecer el procedimiento a seguir para tramitar la solicitud de Tribunales De Arbitramento convocatoria de los tribunales de arbitramento que diriman conflictos colectivos laborales. Establecer las directrices con el fin de lograr un procedimiento común y base para tramitar y aprobar los Acuerdos De Formalización Acuerdos de Formalización Laboral Laboral previstos en la Ley 1610 de 2013 y en la Resolución 321 de 2013, como herramienta eficaz para la generación de empleo formal con vocación de permanencia. Autorización Para La Establecer las acciones a seguir con Suspensión Temporal De el fin de autorizar o no la suspensión Actividades Hasta Por 120 temporal de actividades de la Días O Autorización Para empresa hasta por 120 días y definir

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 21 de 21

Despido Colectivo Trabajadores

De las acciones para autorizar o no el despido colectivo de trabajadores. Establecer blecer el procedimiento a seguir con el fin de determinar las funciones Constatación De Votaciones que deben desempeñar los Establecidas En El Artículo 444 Inspectores de Trabajo que sean Del Código Sustantivo Del comisionados para constatar las Trabajo votaciones establecidas en el artículo 444 del Código Sustantivo del Trabajo. Establecer las directrices para Realizar Visit Visitas Para solicitar la realización de visita para Constatación de Ceses De constatación de cese de actividades. Actividades Generar directrices que garanticen efectividad en el ejercicio del derecho Procedimiento Intervención a la huelga y a su vez evitar graves Negativa A Negociar perjuicios en los términos del artículo 449 del CST. Establecer las directrices para evitar Intervención Para Evitar El que los trabajadores que han Despido De Trabajadores Que participado pacíficamente en cese de Participen Pacíficamente En El actividades sean despedidos de sus Cese se De Actividades cargos. Generar directrices que garanticen efectividad en el ejercicio del derecho Plan de Contingencia a la huelga y a su vez evitar graves perjuicios en los términos del artículo 449 del CST. Registro de Empresas De Alto Generar directrices para consolidar el Riesgo registro de las empresas calificadas ca como de alto riesgo. Constancia De No Certificar si las empresas están o se Reclamaciones, han encontrado en investigaciones Investigaciones O Sanciones administrativas laborales por Ejecutoriadas violación a las normas laborales. laboral Generar directrices para el proceso Atención de Consultas y de atención de consultas laborales Reclamaciones Laborales en las territoriales del Ministerio del Verbales Trabajo o sitios de apoyo. Exigibilidad Del Cumplimiento Generar directrices para exigir al De Las Condiciones Pactadas Pac empleador el cumplimiento de las En Préstamos condiciones pactadas con el

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 22 de 22

trabajador para el otorgamiento de créditos. Establecer las acciones a seguir con el fin de declarar o negar la Unidad Declaratoria De Unidad De de Empresa entre dos o más Empresa empresas objeto de la solicitud.

Paralización O Prohibición Inmediata De Trabajos O Tareas

Clausura del Lugar de Trabajo

Levantamiento Acreencias Laborales

Acta

Autorización Pago Parcial de Cesantías Para Realización de Pagos de Vivienda

Declaratoria De Iliquidez De Declar Empresas De Servicios Temporales

Pronunciamiento

Por

Actos

Establecer las directrices necesarias para que los Inspectores del Trabajo y Seguridad Social puedan ordenar la paralización o prohibición inmediata de trabajos o tareas por inobservancia de la normativa sobre prevención de riesgos laborales, de concurrir riesgo grave e inminente para la seguridad o salud de los trabajadores, hasta tanto se supere la inobservancia dee la normatividad. Establecer las directrices necesarias para que los inspectores de trabajo pueden imponer la sanción de cierre del lugar de trabajo cuando existan condiciones que pongan en peligro la vida, la integridad y la seguridad personal de las y los trabajadores. Establecer las directrices necesarias para el levantamiento de actas de acreencias laborales que garantice el cumplimiento de la ley 1438 de 2011. Establecer las directrices necesarias para autorizar o no la solicitud del empleado al empleador del pago parcial de la cesantía para poder adquirir una vivienda propia. Establecer las directrices necesarias para expedir una resolución en la que conste la declaratoria de iliquidez de las empresas de servicios temporales por razones diferentes a las del artículo 18 del de Decreto 4369 de 2006. Establecer el procedimiento a seguir

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 23 de 23

ADMINISTRACIÓN DE BIENES O SERVICIOS

Atentatorios En Contra Del para tramitar la solicitud de Derecho De Asociación convocatoria de los tribunales de arbitramento que diriman conflictos colectivos laborales. Generar directrices para adelantar las acciones necesarias para la Conminación Preventiva A exigencia y verificación por parte del Empleador Para Que Coloque Ministerio del Trabajo del En Marcha Medidas De Acoso funcionamiento del Comité Com de Laboral Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas para resolver las denuncias recibidas. Generar directrices para adelantar Depósito De Actas De las acciones necesarias para el Negociación En El Sector depósito de las actas resultado r de la Público negociación y solución de controversias con las organizaciones de empleados públicos. Ordenar Al Empleador O Generar directrices para adelantar Fondo Privado De Cesantías El las acciones necesarias para hacer Pago Parcial De Cesantías cumplir la normatividad normativi asociada, en Para Financiación De Vivienda caso que el empleador o fondo En Caso De No Ser Atendida privado de cesantías incumpla la ley La Solicitud Del Trabajador por no efectuar el pago parcial de las cesantías al trabajador para vivienda. Establecer las acciones a seguir con Agendamiento y Ejecución de el fin de agendar y ejecutar las Conciliaciones Laborales audiencias de conciliación laboral en el Ministerio del trabajo. Establecer las acciones a seguir con Autorización Disminución de el fin de atender una solicitud de Capital disminuciónn de capital presentada por una empresa. Constituirse en un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administración de bienes, los principios y Manual de Administración de procedimientos aquí aq establecidos Bienes serán conocidos y aplicados obligatoriamente por los funcionarios del Ministerio del Trabajo, Grupo de Recursos Físicos, Gestión y Administración de Bienes y

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 24 de 24

Manual de Funciones Competencias Laborales

Procedimiento Registro De Salariales Con Pensionales

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

y

Factores Fines

Procedimiento Trámite Comisiones Al Exterior

Procedimiento de Capacitación Institucional

Procedimiento Liquidación de Nomina Funcionarios y Exfuncionarios

particularmente los funcionarios responsables de las actividades del Almacén. Cada vez que sea necesario será evaluado y actualizado formalmente. Definir las funciones y competencias compet Laborales para los empleados empleado de la planta de personal del Ministerio del Trabajo. Emitir certificaciones de información laboral y salarial válida para pensión en los formatos previamente establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico y por el Ministerio de la Protección Social; para funcionarios y ex funcionarios del Ministerio sterio del Trabajo y de las entidades que por competencia fueron asumidas por este Ministerio tras la liquidación y/o disolución de las mismas Establecer las directrices para el trámite de comisiones de servicios servi y/o estudios al exterior. Desarrollar actividades de formación y capacitación para los servidores de la entidad, a través de la generación de conocimientos, el desarrollo y fortalecimiento de competencias, con el fin de incrementar las competencias individuales y la capacidad técnica de las áreas para contribuir al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, mejorando la calidad en la prestación del servicio a la ciudadanía y el eficaz desempeño del cargo. Establecer las directrices y las actividades a desarrollar, para la elaboración de la nómina del personal de planta y liquidación de emolumentos de los exfuncionarios del Ministerio del Trabajo.

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 25 de 25

Procedimiento Vinculación de Personal

Instructivo Para La Suscripción, Seguimiento Y Evaluación De Los Acuerdos De Gestión

Guía Para Evaluar Capacitaciones

Las

Sistema De Gestión De La Seguridad Y Salud En El Trabajo Sg-Sst Sg

Plan Institucional Capacitación

Programa

de

de

Gestión

Establecer las directrices para el trámite de vinculación de personal. Adoptar una metodología que permita suscribir, realizar seguimiento y evaluar los Acuerdos de Gestión entre los Gerentes Públicos y el Superior Jerárquico, estableciendo los objetivos e indicadores a cumplir en el desarrollo de su gestión. El propósito de la guía es orientar como evaluar el contenido de los cursos de capacitación, si responden o no a la misión y necesidades. Construir las condiciones básicas que permitan diseñar y estructurar un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, que permita promover, mantener y mejorar las condiciones de salud y de trabajo en el MINISTERIO DEL TRABAJO con el fin de preservar un estado de bienestar físico, o, mental y social de los trabajadores, a nivel individual y colectivo que mejore el Clima Laboral y a su vez la productividad, propiciando seguridad, protección y atención en el desarrollo de sus tareas habituales. Desarrollar actividades de capacitación para los servidores públicos del Ministerio del Trabajo a través de la generación de conocimientos, el desarrollo y fortalecimiento de competencias, con el fin de incrementar la capacidad individual y técnica de las áreas para contribuir al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, mejorando la calidad en la prestación del servicio a la ciudadanía y el eficaz desempeño del cargo. Implementar el Programa de Gestión

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 26 de 26

GESTIÓN DOCUMENTAL

Documental

Instructivo Diligenciamiento Del Formato Único De Inventario Documental

Procedimiento Atención a Conciliaciones en que es vinculada la Entidad

GESTIÓN JURÍDICA

Procedimiento Defensa Judicial

GESTIÓN AMBIENTAL

Procedimiento Valoración Valoració de Aspectos e Impactos Ambientales

Plan de Atención y Prevención de Emergencias Ambientales

Documental en el Ministerio del Trabajo, resaltando la importancia del papel de la información, de los documentos y archivos de la Administración Pública para el funcionamiento del Ministerio. Asegurar que las dependencias del Ministerio del Trabajo determinen que la documentación generada se gestione de acuerdo al Programa de Gestión Documental. Establecer las actividades a seguir para la atención de la conciliación extrajudicial o judicial en la que es vinculado el Ministerio del Trabajo, con observancia de la normativa y jurisprudencia vigente, propendiendo por una adecuada defensa jurídica de la Entidad y por la adopción de políticas efectivas de prevención del daño antijurídico. Establecer las actividades a seguir para la atención de los procesos judiciales en los que interviene el Ministerio rio del Trabajo, con observancia de la normativa y jurisprudencia vigente, propendiendo por una adecuada defensa jurídica de la Entidad y por la adopción de políticas efectivas de prevención del daño antijurídico. Identificar continuamente los aspectos ambientales significativos de las actividades, programas, proyectos y servicios del Ministerio del Trabajo, así como valorar y jerarquizar los impactos ambientales de la entidad sobre el medio ambiente. Identificar, minimizar y controlar los riesgos que pueden ocasionar una situación de Emergencia Ambiental, y que afecten a personas,

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 27 de 27

instalaciones y bienes del Ministerio del Trabajo por medio del establecimiento de procedimientos tendientes a la atención de emergencias de manera oportuna garantizando y salvaguardando la vida de las personas que se encuentran en las instalaciones de la entidad y los bienes. Brindar ndar información y argumentos necesarios para el planteamiento de acciones de gestión ambiental que garanticen utilizar de manera eficiente los Recursos Naturales, Plan Institucional Instituci de Gestión minimizando los impactos Ambiental ambientales inherentes a las actividades des desarrolladas por el Ministerio del Trabajo, en cumplimiento de sus objetivos y funciones. Brindar a los profesionales y funcionarios del Ministerio, una serie de orientaciones y herramientas que les permitan diagnosticar la situación Guía para la Elaboración del ambiental actual con el fin de tomar Diagnóstico Ambiental acciones que permita mitigar, eliminar y/o reducir el impacto al ambiente.

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 28 de 28

GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

Entregar un instrumento ágil y sencillo que ilustre de manera clara el proceder de la entidad en su actividad precontractual, contractual Manual de Contratación y pos contractual, así como dar a conocer a los participes del sistema s de compras y contratación estatal la forma en que opera la gestión contractual. Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de Procedimiento Licitación las funciones del Ministerio del Pública Trabajo, a través de modalidad de Licitación Pública. Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de Procedimiento Concurso de las funciones del Ministerio del Méritos Trabajo, a través de modalidad de concurso de méritos. Procedimiento Contratación Directa Celebración De Contratos De Adquirir bienes y/o servicios Prestación De Servicios requeridos para el cumplimiento de Profesionales Y De Apoyo A La las funciones nciones del Ministerio del Gestión, Contratos y/o Trabajo, a través de modalidad de Interadministrativos, Convenios contratación directa. De Cooperación y/o Asociación y Cartas Acuerdo Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de Procedimiento Selección las funciones del Ministerio del Abreviada De Menor Cuantía Trabajo, a través de modalidad de Selección Abreviada de Menor Cuantía. Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de Procedimiento Mínima Cuantía las funciones del Ministerio del Trabajo, a través de modalidad de mínima cuantía. Entregar una herramienta a todos aquellos funcionarios y/o contratistas Guía del Supervisor que ejercen labores de supervisión, en la cual se definen los conceptos

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 29 de 29

básicos, la responsabilidad que asumen al ejercer una supervisión y los fundamentos legales que cobijan el ejercicio icio de la misma. Establecer las actividades necesarias Procedimiento Desagregación para realizar la desagregación del Presupuesto de gastos de presupuesto de gastos de personal y personal y gastos generales gastos generales. Establecer los pasos necesarios para ajustar el presupuesto a nuevas condiciones económicas particulares presentadas durante la ejecución de Procedimiento Distribuciones y los proyectos o de los gastos de Traslados presupuestales funcionamiento durante la vigencia presupuestal, de acuerdo con las normas vigentes. Procedimiento Expedición del Certificado de disponibilidad presupuestal Procedimiento Expedición Registro presupuestal de compromiso GESTIÓN FINANCIERA

Procedimiento de Causación de Obligaciones para pagos a terceros Procedimiento Conciliaciones Bancarias

Procedimiento Consolidación Operaciones Recíprocas

Procedimiento rocedimiento Seguimiento y Control Contable Procedimiento Contable Demandas y Litigios

de

Establecer las actividades necesarias para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal. Establecer las actividades necesarias para la expedición del registro presupuestal de compromiso. Realizar la causación contable y el control de la ejecución de pagos de las obligaciones contraídas por la entidad. Establecer los parámetros generales para la elaboración de las conciliaciones bancarias. Establecer las actividades para el control sobre las transacciones entre el Ministerio del Trabajo con otras entidades estatales y las realizadas por los fondos especiales escritos al Ministerio. Realizar seguimiento y control contable a las Direcciones Territoriales Establecer las generalidades para el registro contable y el control de los valores de las demandas a favor y en contra del Ministerio

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 30 de 30

Procedimiento Contable para Registros de Bienes muebles

Procedimiento Contabilización Fondos Especiales

Procedimiento Programa Anual De Caja - Pac

Procedimiento Archivo Ordenes De Pago

Procedimiento Pago Compromisos Adquiridos

Procedimiento Preparación, Consolidación Y Presentación Del Anteproyecto De Presupuesto Procedimiento Administración del Sistema Integrado de Información

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Procedimiento Estructuración y Gerencia de proyectos TIC

Procedimiento Supervisión Contratos Fondos - TIC

establecer los parámetros para la realización del control contable de las entradas y salidas de los bienes muebles en bodega del Ministerio. Establecer las directrices para el registro y consolidación de los estados financieros de fondos especiales del Ministerio. Establecer las actividades para asegurar ar la disponibilidad de recursos para cumplir con el pago oportuno de los compromisos adquiridos por la Entidad Conservar la memoria de los soportes anexos a las órdenes de pago. Realizar los pagos de los compromisos y obligaciones adquiridas, de acuerdo a las normatividad vigente y a los lineamientos establecidos por el Ministerio de Trabajo. Establecer las actividades para preparar, consolidar y presentar presenta el anteproyecto de presupuesto de la entidad Establecer la metodología para la administración de los subsistemas que se van a obtener con el Sistema Integrado de Información. Estructurar y supervisar proyectos de tecnología para optimizar los procesos estratégicos, misionales, de soporte y apoyo del Ministerio del Trabajo. Realizar la Supervisión Tecnológica a los Contratos de Auditoria e Inteerventoría del Fondo de Pensi siones Públicas (FPP-FOPEP), Colombia Col Mayor (Subsistencia y Solidaridad) So y al Fondo de Riesgoss Laborales (FRL – FIDUPREVISORA A).

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 31 de 31

Instructivo Para El Envío De Informes Trimestrales Del Tramite En Línea

Procedimiento de Auditorías Internas Sistema de Gestión de Calidad

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Procedimiento Elaboración y Seguimiento del Programa de actividades

El presente documento fue elaborado con el fin de dar apoyo a los usuarios del Trámite en Línea “Empresas de Servicios Temporales”, en el envío de informes trimestrales al Ministerio del Trabajo, proporcionando una descripción detallada de los pasos a seguir para realizar dicha actividad. Planear, coordinar y documentar las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad del Ministerio del Trabajo, con el fin de determinar si dicho sistema se encuentra conforme con las disposiciones y requisitos de la norma NTCGP1000:2009 y demás normas a las cuales el Ministerio se vincule. Definir las actividades a desarrollar durante la vigencia, con el fin de garantizar el cumplimiento de las actividades de Evaluación Independiente asignadas a las Oficinas de Control Interno, así como realizar su seguimiento periódico para verificar su avance y cumplimiento.

Definir la metodología para desarrollar evaluaciones a procesos, Procedimiento Realización de dependencias, proyectos o aspectos Evaluaciones al Control Interno puntuales del Ministerio del Trabajo, con el fin de determinar el estado de su Sistema de Control Interno. Determinar la responsabilidad de los servidores públicos dentro del Procedimiento Disciplinario Ministerio del Trabajo, aunque se Ordinario de Primera Instancia hayan retirado del servicio, en la realización de conductas disciplinariamente relevantes. Determinar la responsabilidad de los Procedimiento Disciplinario funcionarios del Ministerio del Verbal Trabajo, aunque se hayan retirado del servicio, en la realización de una

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 32 de 32

conducta disciplinable y en las circunstancias dadas por el artículo 175 del C.U.D. 6

FLUJOS DE OPERACIÓN

Los flujos que se encuentran a continuación, describen el paso a paso de la operación de los procesos misionales del Ministerio del trabajo, relacionado con su respectivo respectivo responsable y documento

6.1 Proceso de Formulación de Políticas Públicas Operación

INICIO

Definir metodología

Diagnóstico y Análisis situacional

Definir Visión

Ejecutar escenarios potenciales

Definir ejes, estrategias y modelos

Descripción

Responsable

Documentos

Definir la metodología: instrumentos, Metodología para alcance, actores, escenarios y Viceministros / Áreas el diseño de las validación para construir la política o grupos de trabajo políticas públicas pública en materia laboral. Elaborar el diagnóstico y el análisis Viceministros / Áreas situacional. o grupos de trabajo

Definir la visión de la Política Pública.

Documento Viceministros / Áreas diagnóstico análisis o grupos de trabajo situacional

Ejecutar los escenarios potenciales para visualizar los efectos de la Grupo de trabajo puesta en marcha de la política

de y

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 33 de 33

Operación

Descripción

Responsable

Documentos

pública.

Definir los ejes de acción, líneas Viceministros / Áreas estratégicas y modelos de gestión. o grupos de trabajo Establecer mecanismos seguimiento y medición.

de Áreas o grupos de trabajo

Consolidar, redactar y validar el Áreas o grupos de Documento documento final de la Política Pública. trabajo política

Adoptar y registrar la política pública.

Ministro Viceministross

de

Acto / administrativo de adopción de la política pública

Informe Evaluar y analizar los indicadores del Áreas o grupos de gestión proceso. trabajo proceso

de del

Informe de ejecución y Elaborar e implementar las acciones Viceministros / Áreas evaluación del preventivas, correctivas y de mejora. o grupos de trabajo Plan de mejoramiento

6.2 Proceso de Implementación de Políticas Públicas Operación

INICIO

Diseñas convocatorias

Definir metodología

Descripción

Responsable

Documentos

Diseñar las convocatorias para Viceministros / Áreas, Registros de acuerdos con actores políticos, grupos o asesores de convocatorias trabajo económicos y sociales.

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 34 de 34

Operación

Descripción

Responsable

Documentos

Definir la metodología y la realización Viceministros / Áreas, de planes, programas, proyectos en grupos o asesores de materia laboral para la trabajo implementación de la política pública.

Plan de implementación y metodología Planes, programas y/o proyectos

Elaboración intención.

Acuerdo intención

de

un

acuerdo

Divulgación de la política pública.

de

Ministro/ Viceministros

de

Viceministros / Áreas, Publicación y grupos o asesores de comunicación de trabajo la política publica

Ejecutar la metodología y puesta en Viceministros / Áreas, Reporte marcha de los planes, programas, grupos o asesores de ejecución proyectos en materia laboral para la trabajo seguimiento implementación de la política pública. Asistir y asesorar a los diferentes Viceministros / Áreas, Registro actores políticos, económicos y grupos o asesores de asistencia sociales. trabajo Realizar seguimiento a los acuerdos y Áreas, pactos de intención e implementación trabajo de los planes, programas y proyectos. Evaluar y analizar los indicadores del Áreas, proceso. trabajo

de y

de

grupos

de Seguimiento los planes

a

grupos

de

Informe gestión proceso

de de

Informe de Elaborar e implementar las acciones ejecución y Viceministros / Áreas preventivas, correctivas y de mejora evaluación del o grupos de trabajo Plan de necesarias. mantenimiento.

6.3 Proceso Seguimiento de Políticas Públicas Operación

Descripción

Responsable

Documentos

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 35 de 35

Operación

INICIO

Definir metodología y plan

Aplicar herramientas de seguimiento y evaluación

Descripción

Responsable

Documentos

Metodología y Definir la metodología y el plan para el plan de seguimiento y evaluación de las Áreas y grupos de seguimiento y Políticas Públicas y de sus planes, trabajo evaluación de las programas y proyectos. políticas publicas Aplicar las herramientas de Informes de seguimiento de la seguimiento y evaluación de las implementación políticas públicas formuladas e Áreas y grupos de de las políticas implementadas del sector Trabajo trabajo públicas, planes según la metodología y el plan programas y establecido. proyectos. Evaluaciones de Difundir los resultados de la Áreas y grupos de impacto de la evaluación y seguimiento. trabajo Política Pública.

Difundir resultados

Evaluar los objetivos de la política. Evaluar Objetivos

Evaluar y analizar Indicadores

Evaluar y Hacer Seguimiento

Auditorias

Acciones correctivas, preventivas y de mejora

FIN

Áreas y grupos de trabajo

Informes de seguimiento de la Evaluar y Analizar el resultado de los Áreas y grupos de implementación indicadores de gestión del proceso. trabajo de las políticas públicas, planes programas y Evaluar y hacer seguimiento de Áreas y grupos de proyectos. Evaluaciones de impacto. trabajo impacto de la Política Pública. Grupos de trabajo/ Control interno/entes Auditoria interna y externa. de control

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 36 de 36

Operación

Descripción

Responsable

Documentos

Elaborar e implementar las acciones Viceministros / Áreas Planes de preventivas, correctivas y de mejora o grupos de trabajo/ mejoramiento necesarias. Jefe de planeación

6.4 Proceso de Inspección, Inspección Vigilancia y Control Operación

Descripción

Responsable

Planear estudio y análisis

Viceministro de Planear el estudio y análisis de la Relaciones laborales e normatividad relacionada con inspección/ Dirección prevención, inspección, vigilancia y y Subdirecciones de control de trabajo. IVC

Diseñar estrategias, y lineamientos

Diseñar las estrategias y lineamientos Dirección y de prevención, inspección, vigilancia y Subdirecciones de IVC control del trabajo. / grupos de trabajo

INICIO

Establecer lineamientos para territoriales

Desarrollar e Implementar

Coordinar y Participar

Realizar inspección, vigilancia y control

Asistencia técnica

Establecer lineamientos y directrices para orientar a las Direcciones Territoriales en la aplicación de las estrategias de prevención, inspección, vigilancia y control.

Viceministro de Relaciones laborales e inspección/ Dirección y Subdirecciones de IVC/ grupos de trabajo

Dirección y Desarrollar e implementar las Subdirecciones de estrategias de prevención, inspección, IVC/ grupos de trabajo vigilancia y control del trabajo. /Directores territoriales Coordinar y participar con los organismos del orden departamental, municipal y regional en la adopción de planes, programas y proyectos relacionados con prevención, inspección, vigilancia y control del trabajo.

Dirección y Subdirecciones de IVC/ grupos de trabajo /Directores territoriales

Documentos

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 37 de 37

Operación

Descripción

Responsable

Realizar los trámites y servicios de inspección, vigilancia y control que por competencia le corresponde desarrollar dentro de su jurisdicción.

Dirección y Subdirecciones de IVC/ grupos de trabajo /Directores territoriales

Documentos

Realizar asistencia técnica al nivel Dirección y territorial. Subdirecciones de IVC

Analizar y Evaluar

Acciones correctivas, preventivas y de mejora

FIN

7

Informe de gestión de Director de inspección proceso y/o Analizar indicadores de gestión y Grupos de trabajo/ evaluación y evaluar informe de auditoría Directores territoriales seguimiento del indicador

Director de inspección Elaborar e implementar las acciones Planes de Grupos de trabajo/ preventivas, correctivas y de mejora. mejoramiento Directores territoriales

POLÍTICAS TICAS OPERACIONALES

Son un elemento de Control, las cuales buscan dar guías sobre el que hacer de la Entidad, E de aplicabilidad general o particular, de acuerdo a su naturaleza y características de cada uno de los procesos que desarrolla en el Ministerio del Trabajo y los productos o servicios que se generan. Cada proceso tiene diferentes lineamientos para la operación del mismo, para ara el Ministerio del Trabajo, las Políticas de Operación están dadas por leyes, decretos, resoluciones, circulares, circulares políticas de proceso, entre otras, otras que forjan una orientación general,, para Guiar la Operación y la ejecución de las Tareas de la Entidad y el Proceso. P Se resalta la existencia de Políticas Externas la cuales impactan directamente a los Procesos del Ministerio del Trabajo, estableciendo lineamientos y paramentos para la ejecución de las Actividades y Operaciones del Proceso. Estas también están dadas dadas por normatividad legal emitida por las diferentes Entidades relacionadas con el Ministerio.

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 38 de 38

8

INDICADORES

Cada uno de los procesos definidos en el Sistema Integrado de Gestión, posee una hoja de vida del indicador, dicha documento da los siguientes lineamientos: • • • • • • • • • • • •

Proceso Responsable Descripción del indicador Fórmula de cálculo Unidad de medida Tipo de indicador Variables Fuentes de información Responsables de la medición y análisis Tendencia del indicador Frecuencia de medición Meta Rangos de evaluación

Nota: Dichas hojas de vida son definidas para cada uno de los indicadores identificados en los procesos del Sistema Integrado de Gestión. Gestión 9

NORMOGRAMA

El Normograma del Ministerio del Trabajo Tra queda estipulado dentro dell proceso Gestión Jurídica, en el cual se recopila la base normativa que permite fundamentar fundamentar el funcionamiento de la Entidad y los procesos. 10 MAPAS DE RIESGOS

Código: ASIG-M-02

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SIG MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES

Versión: 2.0 Fecha: Junio 27 de 2014 Página 39 de 39

Los riesgos identificados dentro del Ministerio del Trabajo, se encuentran consolidados con en el Mapa de Riesgos, el cual contiene la zona de riesgo (Extrema, Alta, Moderada y Baja) en la cual se encuentran los riesgos identificados por cada uno de los procesos, con su respectivo hipervínculo riesgo del Proceso. El Mapa de Riesgos con suss respectivos riesgos de proceso, se encuentran publicados dentro del proceso de Administración del SIG. 11 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS El Ministerio cuenta con un Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleados que conforman la planta de personal del Ministerio del Trabajo,, en el cual para cada cargo se encuentra definido el perfil de acuerdo con la normatividad vigente, con los lineamientos y políticas de administración ión de personal del Sector Público. 12 MANUAL DEL SIG El Ministerio del Trabajo ha definido el Manual SIG, el cual describe el Sistema Integrado de Gestión –SIG- proyectando el alcance, exclusiones y referencias de los procedimientos y la descripción de la interacción de los procesos, procesos el cual se encuentra en el proceso de Administración del SIG. 13 Anexos.