MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PLAN PARA REUBICAR LA JID AL EDIFICIO ADM

I.

ANTECEDENTES •

La Secretaría General de la OEA está pasando por una crisis financiera que es el resultado de varios años de financiamiento insuficiente para cumplir con los mandatos y mantener el ritmo de la inflación de costos.

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La venta de la Casa del Soldado (Pink Palace) daría fondos para abordar inmediatamente los trabajos de mantenimiento de edificios más urgentes, reduciría los costos de operación continuos de la organización, y ofrecería ventajas para el personal de la Junta Interamericana de Defensa que se mudarían al Edificio de Administrativo (ADM).

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En su informe 2010-2011, la Junta de Auditores Externos recomendó por primera vez la venta de la Casa del Soldado. La Junta incluyó recomendaciones relacionadas en cada informe posterior. Del informe de 2012-13: "1.9 La Junta recomienda la venta de la Casa del Soldado y utilizar todas las ingresos provenientes de la venta para abordar únicamente los problemas de infraestructura y el mantenimiento diferido en las otras propiedades de la OEA."

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El mantenimiento diferido para los siete edificios de la SG/OEA se ha acumulado durante al menos la última década. Los costos estimados están por encima de $37 millones, aunque en varios casos los estimados tienen ya varios años y se tendría que realizar ofertas formales para determinar los costos finales, así como actualizar el informe de las condiciones existentes. La Secretaría General no tiene recursos presupuestarios para cumplir con estos trabajos de mantenimiento que son cada vez más urgentes, o de hecho para llevar a cabo otro estudio exhaustivo de las necesidades de mantenimiento actuales.

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Adicionalmente, los costos para el mantenimiento de la Casa del Soldado, donde está ubicada la Junta Interamericana de Defensa, son significativos (servicios públicos, seguridad, limpieza, etc.) y el mantenimiento diferido de dicho edificio es de aproximadamente $600,000 - $1 millón. Nuevamente, en base a los documentos sobre el presupuesto de la Secretaría General y a la reciente presentación del presupuesto de la Junta Interamericana de Defensa, es evidente que no hay recursos disponibles, ya sea en el presupuesto de la SG o de la JID, para hacer frente a estas necesidades cada vez mayores, o para determinar el capital exacto necesario para realizar los proyectos de mantenimiento en el edificio de la Casa del Soldado.

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La Resolución AG/RES. 2892 (XLVI-O/16), aprobada en la cuarta sesión plenaria celebrada el 15 de junio de 2016, en la República Dominicana, en referencia a la Modernización de la Gestión/Estrategia de Bienes Inmuebles, "encarga al Secretario General que presente al Consejo Permanente para su consideración y decisión, como parte de la estrategia de bienes raíces, un plan completo para ubicar la JID en las instalaciones del Edificio Administrativo, ubicado en la Calle 19 y Constitution Ave.,

NW, Washington, DC 20006, el cual deberá asegurar un espacio de trabajo adecuado y los servicios tecnológicos necesarios para su funcionamiento, de acuerdo con las necesidades operativas de la JID". Este plan debe incluir: o El costo-beneficio de la venta del edificio y la transferencia de la JID a sus nuevas instalaciones. o Cronograma de actividades y los costos de remodelación del Edificio Administrativo. o Acciones administrativas para la reubicación directa de la JID de la Casa del Soldado al Edificio Administrativo, con el fin de evitar asignaciones temporales del espacio y la duplicación de los costos. o Alternativas financieras para llevar a cabo el plan, incluyendo un plan para recuperar los costos incurridos en el proceso de planificación y adaptación de instalaciones para ubicar a la JID. 

II.

Con el fin de cumplir con la Resolución AG/RES. 2892 (XLVI-O/16) mencionada anteriormente, la Secretaría formalmente solicitó propuestas para la venta de la Casa del Soldado. A través de este proceso, la Secretaría pudo comprobar el interés de compradores potenciales, así como también obtener un valor real de mercado de la propiedad sin costo alguno. 

ANÁLISIS a.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

El tiempo estimado para alcanzar la venta de la Casa del Soldado, y para renovar y reconfigurar el Edificio Administrativo y el GSB es: •

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• •

Hasta un año para vender la Casa del Soldado, basándose en el asesoramiento experto de agentes de bienes raíces comerciales, así como de compañías de arquitectura y construcción. La Secretaría General recibió varias ofertas atractivas para la Casa del Soldado, en las cuales cada compañía establece un plazo de tiempo diferente para cerrar la venta. Dos años para renovar el Edificio Administrativo, que incluye el diseño, la adquisición del contrato de construcción, y la construcción. Seis meses para reconfigurar el GSB para aumentar la densidad del espacio de trabajo. Este tiempo también incluye: diseño, la adquisición del contrato de construcción, y la construcción. Tres semanas para mudar a la JID de la Casa del Soldado al Edificio Administrativo (o GSB). 4 semanas para mudar el personal de la Secretaría General que ahora trabaja en el Edificio Administrativo al GSB, en caso sea necesario para facilitar la renovación del Edificio Administrativo.

SAF estima que si los Estados Miembros aprueban el proyecto el 31 de octubre de 2016, nosotros completaríamos la venta de la Casa del Soldado a más tardar en octubre de 2017 y la

Secretaría entonces tendría los recursos para financiar la renovación del Edificio Administrativo y completar ese proyecto a finales de octubre de 2019. El tiempo para realizar dichas actividades podría ser menor dependiendo de la oferta que sea elegida ya que las empresas comerciales establecieron diferentes plazos para completar los procesos de planificación y aprobación relacionados con las ofertas. Además, la disposición de los Estados Miembros de autorizar un préstamo temporal del Fondo de Tesorería para pagar los estudios de arquitectura e ingeniería y posiblemente para realizar las actualizaciones requeridas en las instalaciones, jugaría un factor importante en la reducción del tiempo para una posible reubicación de la JID. b.

ALTERNATIVAS

La Secretaría General ofrece tres alternativas para reubicar a la JID: 1. La primera es renovar totalmente el Edificio Administrativo y durante ese tiempo alquilar la Casa del Soldado al nuevo propietario. La JID seguiría ocupando la Casa del Soldado hasta que el Edificio Administrativo esté listo. Esta opción ofrece varios beneficios: minimizaría la interrupción de las operaciones de la JID y solo se mudaría una vez. La renovación del Edificio de Administrativo requeriría la reubicación del personal de la Secretaría General que actualmente trabaja en estas instalaciones. La Secretaría General podría utilizar el espacio disponible dentro del Edificio Administrativo y el Edificio de la Secretaría General durante el proyecto de renovación. Tomando en cuenta que los fondos para la renovación no estarían disponibles hasta finales de octubre de 2017, y que se estima que el proceso de renovación duraría hasta dos años, el edificio no estaría listo hasta noviembre de 2019. Por lo tanto, se tendría que pagar alquiler a los nuevos propietarios de la Casa del Soldado por periodo de dos años, a un costo aproximado de $1 millón. La renovación del interior del Edificio Administrativo se llevaría a cabo un piso a la vez. El espacio de oficinas dentro del edificio se renovaría de tal manera que se pueda acomodar a todo el personal actualmente asignado al piso que este siendo renovado. Por lo tanto, el personal afectado sería distribuido temporalmente en los demás pisos del Edificio Administrativo o en el GSB. Bajo esta alternativa se estiman 315 mudanzas, suponiendo que aproximadamente 125 empleados ubicados en el Edificio Administrativo tendrán que ser reubicados dos veces y los 65 empleados de la JID se mudarían de la Casa del Soldado al Edificio Administrativo. Esta opción proporciona el menor número de mudanzas y ofrece el menor costo en mudanzas ya que la mayoría serían dentro del Edificio Administrativo. Dado que la JID permanecerá en la Casa del Soldado y el personal del Edificio Administrativo se mudaría internamente, la Secretaría podría recibir aproximadamente $335,000 por concepto de rentas durante el periodo de dos años. Dichos ingresos se lograrían a través de la renta de aproximadamente 4,200 pies cuadrados de espacio de oficina actualmente disponible en el GSB. El costo más significativo de esta opción sería de aproximadamente $1 millón para alquilar la

Casa del Soldado del nuevo propietario durante un período estimado de dos años. Adicionalmente, la JID también seguiría utilizando fondos para operar en las instalaciones de la Casa del Soldado. Si es necesario mudar personal de la Secretaría General a espacios temporales durante el proyecto de renovación, lo más probable es que se muden del Edificio Administrativo al GSB. Esto reduciría nuestra flexibilidad para alquilar espacios disponibles en el GSB y posibilidad de recibir ingresos de alquiler. Sin embargo, se evitaría el costo y el esfuerzo de alquilar locales comerciales durante este periodo ya que la OEA cuenta con una cantidad significativa de espacios de trabajo. Dado que la Secretaría General tiene la necesidad imperiosa de renovar el Edificio Administrativo, hacer este proyecto en esta coyuntura donde la planta de personal de la OEA está en los niveles más bajos de su historia, ofrece un incentivo adicional para completar la venta y el proyecto de renovación a la brevedad posible. Bajo este escenario, la Secretaría General trabajará con los Estados miembros para identificar financiamiento provisional (posiblemente un préstamo del Fondo de Tesorería que será pagado unos meses después, cuando se cierre la venta) para financiar los estudios de arquitectura e ingeniería necesarios para iniciar la fase de construcción del proyecto tan pronto como se cierre la venta. Esto nos permitiría reducir el período de arrendamiento de la Casa del Soldado ($42,000/mes) y el periodo de construcción. Los beneficios serían claros: - La Secretaría General obtendría fondos suficientes para renovar el ADM (aproximadamente $9 millones) y para realizar la mayoría o todos los proyectos de mantenimiento considerados críticos en el Edificio Principal y el Edificio de la Secretaría General. Estos trabajos de mantenimiento mejorarían las condiciones de los edificios, aumentando la seguridad y comodidad de todos los funcionarios, delegados y visitantes de la OEA. No existen otras fuentes para financiar todos los proyectos de mantenimiento diferido, los cuales muchos son considerados críticos. - La JID eliminaría la mayor parte de sus gastos regulares (aproximadamente $ 200,000/año, pagados por el Fondo Regular) relacionados al mantenimiento y operación de la Casa del Soldado, o podrían destinar algunos de esos recursos a gastos compartidos con las demás secciones de la OEA. (Actualmente para este fin, el presupuesto del Fondo Regular de la OEA incluye $149,500 en el subprograma 34K y la JID lo complementa con fondos de la línea 34H,). - La Secretaría General y la JID eliminarían la necesidad de presupuestar y llevar a cabo aquellos proyectos de mantenimiento necesarios si se conserva la Casa del Soldado. (Aproximadamente: $600.000 - $ 1 millón). - La JID ocuparía un espacio de oficina bastante funcional y tendría mucho mayor acceso a todas las instalaciones de la SG/OEA, incluyendo salas de conferencias y reuniones, equipos de traducción, etc. Esto permitiría un uso más eficiente de los espacios comunes y eliminaría la necesidad de dedicar grandes y costosos espacios para reuniones y eventos. - El presupuesto del proyecto proporcionaría fondos para mejorar la infraestructura y equipos en el ADM, beneficiando al personal de la JID y GS. - El personal de la JID operaría cerca del personal de la GS lo que facilitaría la cooperación y comunicación entre ambos. 2. La segunda opción es vender la Casa del Soldado e inmediatamente mudar a la JID al Edificio de la Secretaría General mientras se inicia la renovación completa del ADM. SAF podría generar

espacio disponible suficiente para ubicar el personal de la JID en el GSB. La JID podría entonces mudarse al ADM una vez terminada la renovación. Desde el punto de vista de costos, suponiendo que la JID se mude finalmente al ADM, habría mayor interrupción de las operaciones del JID y costos de mudanza modestamente mayores ya que habría que realizar dos mudanzas. Además, perderíamos la oportunidad recibir ingresos por concepto de alquiler de espacio de oficina. El beneficio principal de esta opción sería evitar el costo de alquiler, estimados en casi $1 millón, para mantener a la JID en la Casa del Soldado, mientras se renueva el ADM. Bajo este escenario, la Secretaría General trabajaría con los Estados Miembros para identificar financiamiento provisional (posiblemente un préstamo del Fondo de Tesorería que será pagado unos meses después, cuando se cierre la venta) para financiar mejoras y renovaciones necesarias para llevar a cabo el traslado de la JID al GSB tan pronto como se cierre la venta. Esto nos permitiría evitar el costo de alquilar espacios de oficina. Los otros beneficios serían similares a los mencionados para la opción 1. Adicionalmente, la JID podría eliminar de manera más rápida los costos de operación de la Casa del Soldado estimados en $200,000/año. Esta alternativa implica realizar la mudanza en dos etapas. Primero, mudar a la JID al GSB. Luego, mudar la JID al Edificio Administrativo, una vez la renovación esté totalmente terminada.. Para las opciones 2 y 3, se asume que el GSB será reconfigurado para aumentar la densidad del espacio de trabajo y, finalmente, liberar espacio de oficina para alquilar. Esta reconfiguración, junto con el espacio actualmente disponible en el GSB liberaría aproximadamente 7,500 pies cuadrados para ser utilizados como espacio provisional. Durante este tiempo en el cual el GSB se utilice como espacio provisional, la Secretaría no podría alquilar los 7,500 pies cuadrados disponibles. Por lo tanto, la SG/OEA perdería la oportunidad de recibir ganancias estimadas en $300,000 al año por el alquiler de este espacio. Bajo este escenario, la Secretaría General trabajaría con los Estados Miembros para identificar financiamiento provisional (posiblemente un préstamo del Fondo de Tesorería que será pagado unos meses después, cuando se cierre la venta) para realizar las mejoras y renovaciones necesarias en el GSB para poder mudar a la JID a dicho edificio, tan pronto se cierre la venta. Este préstamo también podría financiar los estudios de arquitectura e ingeniería necesarios para iniciar la fase de construcción del proyecto tan pronto se cierre la venta. Esto nos permitiría reducir el tiempo de las actividades necesarias para mudar a la JID al Edificio Administrativo. Si es necesario esperar que la venta se cierre para realizar la reconfiguración del GSB, se estima que este espacio estaría listo hasta abril de 2018, lo que ocasionaría un gasto de alrededor de $42,000 /mes por el alquiler de un espacio provisional desde el momento de la venta. La renovación de Edificio Administrativo se llevaría a cabo un piso a la vez. Por lo tanto, el personal asignado al piso en renovación sería reubicado temporalmente a uno de los otros pisos del edificio, o en el GSB.

Bajo esta alternativa se estiman 380 mudanzas, asumiendo que aproximadamente 125 funcionarios del ADM tendrán que ser reubicados dos veces y 65 personas de la JID se trasladarían de la Casa del Soldado al Edificio Administrativo. 3. Una tercera opción sería vender la Casa del Soldado y reubicar a la JID al Edificio Administrativo inmediatamente después de haber realizado únicamente las renovaciones/mejoras necesarias para el traslado. Esto incluiría la reconfiguración de espacios de oficinas y la mejora de los equipos de tecnología. Después, la Secretaría General haría las renovaciones del edificio ADM por etapas, reubicando al personal dentro del edificio ADM o en un espacio temporal si es necesario. Esta alternativa implica realizar la mudanza en tres etapas. Primero, mudar a la JID al Edificio Administrativo. Después, reubicar temporalmente (mientras la renovación está en proceso) a la JID y al personal de la OEA dentro del Edificio Administrativo y/o en el GSB. Por último, mudar nuevamente al personal de la JID y del Edificio Administrativo a las oficinas completamente renovadas del ADM. Para que esta alternativa se logre, el personal de la Secretaría General, que ahora se encuentra en el Edificio Administrativo deberá ser reubicado temporalmente dentro del edificio o en el GSB con el fin de liberar espacio para ubicar a la JID. Debido a que la renovación del Edificio Administrativo se llevará a cabo un piso a la vez, el personal asignado al piso en renovación sería trasladado al GSB durante este proceso. Bajo esta alternativa el GSB sería reconfigurado para aumentar la densidad del espacio de trabajo. Esta reconfiguración, junto con el espacio disponible actualmente liberaría aproximadamente 7,500 pies cuadrados para ser utilizados como espacio provisional y finalmente, sería un espacio disponible para alquilar y obtener ingresos adicionales. Durante este tiempo en cual el GSB se utilice como espacio provisional la Secretaría no podrá alquilar los 7,500 pies cuadrados disponibles. Por lo tanto, la SG/OEA no recibiría ganancias estimadas en $300,000 al año por el alquiler de este espacio.. Probablemente esta opción sería la más perjudicial, ya que podría involucrar varias mudanzas. Adicionalmente, es probable que el costo sea mayor que la opción 2, dado que es necesaria una planificación más compleja y requiere la movilización de los recursos de construcción en múltiples ocasiones. Por esta razón, la Secretaría General no recomienda esta opción. Los beneficios en líneas generales serían los mencionados anteriormente para las opciones 1 y 2. Esta opción proporcionaría la mayor flexibilidad para planificar y ejecutar los diversos proyectos de renovación, y menos presión de tiempo que la opción 1. Este es un factor importante debido a nuestra crisis financiera y la incapacidad para llenar los puestos vacantes, dentro del Departamento de Servicios Generales y Compras, que están involucrados en la ejecución de dichos proyectos de gran escala. Realizaríamos los proyectos de mantenimiento considerados críticos primero antes de completar otros proyectos. Bajo este escenario, la Secretaría General trabajaría con los Estados Miembros para identificar financiamiento provisional (posiblemente un préstamo del Fondo de Tesorería que será pagado

unos meses después, cuando se cierre la venta) para realizar las mejoras y renovaciones necesarias para poder mudar a la JID al Edificio Administrativo tan pronto se cierre la venta. Esto nos permitiría evitar el costo de alquilar un espacio provisional. Este préstamo también podría financiar los estudios de arquitectura e ingeniería necesarios para iniciar la fase de construcción del proyecto tan pronto se cierre la venta. Esto nos permitiría reducir el tiempo de las actividades necesarias para poder renovar el Edificio Administrativo. Bajo esta alternativa se estiman 570 mudanzas externas e internas, asumiendo que los 125 funcionarios del Edificio Administrativo serían reubicados para poder acomodar a las 65 personas de la JID. Luego, los 190 empleados de la OEA y la JID serían mudados del Edificio Administrativo al GSB y finalmente serían mudados de regreso al ADM. La renovación del Edificio Administrativo tomaría más tiempo, quizás años, que en las opciones 1 ó 2 y en este momento la Secretaría General no puede proporcionar una fecha estimada de finalización.

Con cualquiera de las opciones anteriores, la Secretaria General deberá vender la Casa del Soldado para obtener los recursos necesarios para financiar la mayor parte de los proyectos de mantenimiento. Como se ha indicado anteriormente, puede ser rentable buscar un préstamo temporal del fondo de Tesorería para facilitar la mudanza inmediatamente después del cierre de venta de la Casa del Soldado. c.

COSTO/BENEFICIO EN DÓLARES

1) Ingreso estimado de venta

$16,500,000

2) Costo estimado de reubicación:

#

Descripción

2.1 Reconfiguración de los espacios de trabajo en el GSB (para utilizar provisionalmente durante el proceso de reubicación y para liberar espacio de oficinas para alquiler) 2.2 Equipos y Servicios de Tecnología y Telecomunicaciones * 2.3 Costo de Mudanza SUBTOTAL

Opción 1 Opción 2 Opción Costo Costo Costo Estimado Estimado Estimado 3 (Alquiler de la (GSB(ADMCasa del ADM) GSBSoldado ADM) “Leaseback”) $0 $500,000 $500,000

$75,000

$100,000

$100,000

$50,000 $125,000

$60,000 $660,000

$105,000 $705,000

2.4 Alquiler de la Casa del Soldado “Leaseback” 2.5 Posible pérdida de alquiler durante 2 años 2.6 Posible ingreso por alquiler durante 2 años SUBTOTAL TOTAL * Número basado en cálculos aproximados.

$1,030,000 ‐  ‐  $600,000 $600,000 ‐  -$335,000 ‐  ‐  $695,000 $600,000 $600,000 $820,000 $1,260,000 $1,305,000

3) Renovación del Edificio Administrativo: 4) Actualización de los equipos de Tecnología y Telecomunicaciones de la JID (actualizar y/o comprar computadoras, servidores, etc. para que estén alineados con los estándares actuales de la SG/OEA) 5) Actualización del “Informe de Condiciones Actuales”: 6) Artículos sugeridos a ser completados de los proyectos de mantenimiento diferido más importantes usando las ganancias de la venta de la Casa del Soldado (sujeto a la disponibilidad de fondos):

# 6.1

6.2

6.3

6.4

Descripción ADM - Mejoras y reparaciones urgentes en el sistema de drenaje, sistema de ventilación, calefacción y aire acondicionado “HVAC” y en el sistema contra incendios (Reemplazar techo plano; limpiar y reparar las tuberías de drenaje del techo; limpiar, reparar e impermeabilizar el sistema de drenaje de la terraza; instalar un generador, una bomba condensadora, calderas de gas y un sistema de riegos de contra incendios) Casita - Actualizaciones urgentes al sistema eléctrico y al sistema contra incendios (Crear sistema de iluminación para emergencias; instalación de sistema de riego contra incendios, actualizar el sistema de alarma contra incendios para cumplir con los códigos requeridos) GSB - Reemplazo urgente del techo y actualización de los componentes básicos del sistema “HVAC” (Reemplazar el techo; realizar estudio estructural; reemplazar enfriador, reemplazar las unidades de aire acondicionado y el sistema de alimentación ininterrumpida - SAI del centro de datos; instalación de bombas de condensación) MNB - Mejoras y reparaciones urgentes en el sistema de drenaje, sistema de ventilación, calefacción y aire acondicionado “HVAC” y en el sistema contra incendios (Limpiar y reparar tuberías, canaletas y bajantes, según sea necesario; instalación de: equipos de protección contra picos, sistema de riego contra incendios, generador, bombas de calor, calderas de gas y bombas de condensación; reemplazar las

$9,000,000 $100,000 $150,000

Costo Estimado $1,500,000

$135,000

$1,330,000

$2,110,000

unidades de inducción; tratamiento de elementos estructurales de acero corroído; remoción de los árboles )

6.5

MUS - Mejoras y reparaciones urgentes en el sistema de drenaje , sistema eléctrico y sistema contra incendios (Instalación de señales de salida según sea necesario; instalación de un sistema de riego contra incendios, actualizar el sistema de alarma contra incendios; instalación de válvulas en el desagüe; reforzar la escalera) 6.6 MNB – Trabajos de mantenimiento categorizados como prioridad altas y media (Instalar nuevo ascensor, renovar los baños para mayor capacidad y accesibilidad para personas discapacitadas, instalación de planta de tratamiento de agua, instalar una unidad de calefacción “heat exchanger”, tratamiento de la puerta principal para eliminar corrosión, instalación de membrana impermeabilizante en la cimentación ) 6.7 MUS - Actualizaciones necesarias consideradas alta prioridad (actualización de paneles eléctricos y del sistema iluminación de las zonas de exposición, instalación de un sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado "HVAC" para la Logia) SUBTOTAL DEL COSTO ESTIMADO URGENTE DE MANTENIMIENTO DIFERIDO

Opción 1 $20,000

BALANCE RESTANTE

Opción 2 -$320,000

$275,000

$600,000

$460,000

$6,410,000

Opción 3 -$465,000

7) Beneficios Adicionales: #

Descripción

Posible ahorro para la JID, debido a la eliminación de mantenimiento diferido actual de la Casa del Soldado ( costos estimado: 600k- $ 1 7.1 millón) Posible ahorro para la JID debido a la eliminación del costo de operación de la Casa de Soldado (por año) (menos los costos comunes pagados a la Secretaría General por los servicios proporcionados cuando 7.2 la JID sea reubicados) **

Beneficio Estimado

$+600,000

$+200,000/año

** Durante el período de dos años en que el nuevo propietario de la Casa del Soldado alquile a la OEA dicho edificio, esta cantidad se reducirá ligeramente debido a los costos de servicios básicos, limpieza y mantenimiento mínimo esencial.

III. OBSERVACIONES DE LA JID La Secretaría de Administración y Finanzas (SAF) compartió el borrador del "Plan para mudar a la JID al Edificio Administrativo" con la JID con el fin de incluir sus sugerencias. En respuesta, la JID envió a SAF el documento "Comentarios de la JID al Borrador de la SAF," con fecha 21 de septiembre de 2016, el cual presenta observaciones sobre el documento (ver anexo 1). En respuesta a las observaciones presentadas por la JID, la SAF afirma lo siguiente: • El propósito de este documento es presentar a los Estados Miembros para su consideración y decisión, las diferentes opciones para mudar a la JID al Edificio Administrativo, el análisis costobeneficio de la venta de la Casa del Soldado y la mudanza de la JID a sus nuevas instalaciones, tiempo estimado de las actividades y costos de renovación, y las alternativas financieras para llevar a cabo el plan. Dado que para presentar un plan detallado de la renovación del ADM se necesita realizar costosos estudios de arquitectura e ingeniería, este plan se presentará siempre y cuando los Estados Miembros decidan vender el edificio. • Con respecto al comentario # 4 del documento de la JID, SAF garantiza la continuidad del funcionamiento de la JID, solamente con las interrupciones normales de cualquier proceso de mudanza de esta magnitud. La Secretaría General muda de manera rutinaria unidades e individuos de la OEA entre las instalaciones de la Secretaría General y también prepara espacios de oficina para los inquilinos de la organización. Los requisitos de la JID no son inusuales y no anticipamos grandes dificultades para llevar a cabo su reubicación. • Con respecto al comentario # 5 del documento de la JID, SAF incluyó un cronograma estimado de las actividades a realizar (Anexo 2). Como se mencionado anteriormente, el tiempo para realizar las actividades podría ser más corto dependiendo de la propuesta elegida y de la disposición de los Estados Miembros para autorizar un préstamo del Fondo de Tesorería, a corto plazo, para pagar los estudios de arquitectura e ingeniería y posibles mejoras a las instalaciones. • Con respecto al comentario # 7 del documento de la JID, el plan propuesto por SAF no incluye ninguna reducción en los fondos regulares asignados a la JID para los años siguientes. La asignación de fondos regulares depende de la decisión de los Estados Miembros. • Con respecto al comentario # 8 del documento de la JID, SAF incluyo en la tabla de costos hasta $100,000 para actualizar los equipos de tecnología y telecomunicaciones de la JID, para que estén alineados con los estándares de la SG/OEA. Consideramos que esta suma es suficiente para realizar mejoras generales a la infraestructura actual. SAF estaría dispuesto a ajustar esta cantidad si es necesario realizar actualizaciones adicionales. El objetivo es que el personal de la JID y el personal de la OEA ubicado en el Edificio Administrativo tenga acceso a servicios y equipos de tecnología altamente funcionales, confiables y seguros.

ANEXO 1

COMENTARIOS DE LA JID AL BORRADOR DE LA SAF En relación al Borrador presentado bajo el título de “Modernización de la Gestión: Plan para mudar la JID al Edificio Administrativo”, agradecemos la atención de hacernos partícipes del contenido del mismo, el cual se deriva de la Resolución AG/RES. 2892 (XLVI-O/16), adoptada en la 46º Asamblea General de 15 de junio 2016, realizada en la República Dominicana, a continuación se presentan de modo no oficial los siguientes comentarios, sin desmedro de consolidar la posición de la JID ante el Consejo Permanente según mandata la Resolución: 1.

Cualquier aproximación a la gestión patrimonial de la OEA deberá estar enmarcada dentro de una estrategia general de bienes raíces que debería incluir visiones de largo plazo de los bienes raíces de la organización y las eventuales propuestas de convertir parte de él en gasto corriente, así como su costo beneficio para la Organización.

2.

La sede la JID denominada “Casa del Soldado” cumple con la funcionalidad y con la seguridad requerida por esta entidad y fue específicamente acondicionada para tal fin.

3.

En el documento se presentan tres alternativas de mudanza para la JID ante una eventual decisión de la OEA, dos (02) de las cuales prevén reubicaciones temporales que pueden afectar la funcionalidad y no siguen el mandato de la Resolución inicialmente citada: “Acciones administrativas para la reubicación directa de la JID, de la Casa del Soldado al Edificio Administrativo, para evitar reubicaciones temporales y duplicidad de costos.”

4.

En el marco de las acciones administrativas, el contenido del borrador no nos permite asegurar la continuidad de la funcionalidad de la JID ya que no considera el desagregado correspondiente a un plan de distribución de áreas de oficina y comunes (que diera lugar a apreciaciones concretas) en tanto que además incluye conceptos como el empleo de facilidades en lugares distantes para actividades rutinarias (GSB, Edificio Administrativo, Sede principal de la OEA). Se requiere además, que el planeamiento considere el efectivo orgánico que fue oportunamente compartido.

5.

Con relación a las líneas de tiempo establecidas en el documento (timeline), para su evaluación se requiere sean presentadas de manera integral para cada una de las opciones planteadas, indicando cuales acciones se realizan en paralelo y cuáles de manera secuencial, en donde se pueda apreciar las fases por las cuales se llevarían a cabo los procesos.

6.

Al enunciar los beneficios adicionales de un eventual traslado, se mencionan aspectos de potenciales ingresos por la eliminacion de mantenimiento diferido, para el cual a la fecha no se asignan recursos.

7.

Ante cualquier propuesta, se requiere que los recursos del fondo regular que tiene asignados la JID para el mantenimiento de la Casa del Soldado continúen dentro de su Presupuesto anual con la finalidad de atender las necesidades operacionales, considerando que a la fecha el presupuesto es deficitario para aspectos funcionales.

8.

Se considera necesario establecer un aporte financiero para dar soporte a las necesidades logísticas y de informática producto de la reubicación, para actualizar equipos de cómputo y mobiliario adecuado a los nuevos espacios.

9.

Es conveniente mencionar que la opinión institucional de la JID a la que se refiere la Resolución de la AG, sólo será posible al contar con un Plan completo y disponer del tiempo de consulta razonable que las correspondientes Delegaciones requieren.

ANEXO 2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (ESTIMADO)



Para esta opción la renovación del Edificio Administrativo tomaría más tiempo, quizás años, que en las opciones 1 ó 2 y por lo que en este momento la Secretaría General no puede proporcionar una fecha estimada de finalización.