Módulo de Compras

Descripción Este módulo nos permite obtener el control de la parte operativa referente a la compras ó gastos de una empresa, con la finalidad de proporcionar información oportuna a la Gerencia. Toda operación de compra se inicia con una Ordene de Compra, donde especificamos las Condiciones de pago, Productos a Comprar, Fecha y Lugar de Entrega, etc. que es remitida al Proveedor. El Proveedor envía los productos y quien lo recepciona es área de Almacén donde registra la Nota de Ingreso Por Compra. El documento del Proveedor (Factura, Boleta, etc.) se registra en el Sistema mediante la opción de Documentos del Proveedor. En esta opción podemos relacionar el Documento con una O/C y tomar los productos de dicha O/C, lo que nos facilita el ingreso del documento. Las compras que no tienen O/C también se pueden registrar con este opción. Registrado el Documento se genera automáticamente la Cuenta Corriente del Proveedor, es decir, que la Gerencia puede visualizar la Deuda por Pagar en línea. También podemos visualizar el Registro de Compras, así como las Estadísticas de Compras inmediatamente. Permite el Canje de Documentos por Letras, se utiliza en caso que el proveedor nos financie una deuda. El control de dichas letras los realiza con el módulo de Tesorería. Para el caso de Empresas Importadoras el módulo de Compras nos proporciona una opción de cálculo del Costo de Importación. Ahora veremos cada una de los opciones de este módulo •

Proveedores

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Productos

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Orden de compra

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Documentos

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Letras

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Registro de compras

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Cuenta corriente

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Importaciones

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Estadísticas

PROVEEDORES Esta opción nos permite registrar los proveedores de la empresa, donde podemos registrar la siguiente información: Razón Social, Dirección, Ciudad, RUC, Teléfono, Fax, etc. Podemos también registrar a los Proveedores Extranjeros.

PRODUCTOS En esta opción se registran los productos que no se almacenan es decir los Gastos Generales de la Empresa. Aquí también podemos clasificarlos en Línea y Tipo de Producto. Los Gastos Generales le podemos asignar un Centro de Costo, con la finalidad de saber los gastos por Centro de Costo.

ORDEN DE COMPRA A través de la opción de Registro de Orden de Compra generamos dicho documento donde debemos ingresar el Proveedor, Condición de Pago, Fecha, Lugar de Entrega y Los Productos, etc. Nos permite llevar un control de las O/C pendientes de ingresar al almacén.

DOCUMENTOS Esta opción permite el Registro de Documentos de Proveedores es decir Facturas, Boletas, Recibos, Tickes, etc. Podemos generar un documento en base a la O/C, donde el usuario selecciona la O/C y el sistema toma los productos de dicha orden, evitando su redigitación. En caso de documentos que no tienen O/C debe ingresar toda la información que solicita dicha pantalla. Una vez registrado el Documento genera automáticamente la Cuenta Corriente del Proveedor, permitiendo a la Gerencia obtener las Cuentas por Pagar en Línea. Otra información disponibles inmediatamente son las Estadísticas de Compras es decir Compras por Producto, Compras por Proveedor, etc.

Para el caso de los Recibos Honorarios lo podemos realizar mediante la opción de Registro de Honorarios Profesionales.

LETRAS Esta opción permite hacer el Canje de Documentos Proveedores por Letras, aquí los Documentos se cancelan y las Letras generar un movimiento el la Cuenta Corriente. Nos permite visualizar un histórico de Letras, es decir podemos ver una Letra con que documento se ha canjeado.

REGISTRO DE COMPRAS Esta opción permite visualizar los Documentos de Compras a través de un formato oficial.

CUENTA CORRIENTE Aquí la Gerencia puede visualizar en cualquier momento el estado de Cuenta de un Proveedor determinado.

IMPORTACIONES La opción de Registro de Declaración Unica de Aduanas, es un documento oficial en el cual se registra información tales como Nº de Declaración, Fecha de llegada, Productos con sus precios FOB, etc. Luego podemos registrar los gastos anexos es decir los gastos que influyen en la Importación por ejemplo Gastos de Aduanas, Advalorem, etc. Luego podemos prorratear estos gastos y obtener el Costo de Importación. Como los productos a importar ya se han registrado en el Almacén entonces podemos transferir dichos costos y así actualizar su costo real.

ESTADISTICAS En base a los Documento de Proveedor registrados podemos obtener los siguientes informes: Compras por Producto, Compras por Proveedor, Compras Mensuales, Ranking de Compra (Proveedores), etc.