GRUPO DE SISTEMATIZACIÓN Mónica alexandra Peña Suárez Verónica Múnera Ramírez Luisa Fernanda Arango Noreña Viviana Mejía Guevara COLABORADORES Grupo Base Sextante Fotografías: Hernán Posada Asesora: Tatiana Betancur

CONTENIDO PRE-EVENTO 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7.  9. 10. 11. 12. 13. 14.

Recomendaciones antes de iniciar la planeación Planeación de actividades para recoger dinero Actividades realizadas Campaña de expectativa Casting para presentadores del evento Medios de comunicación Cotizaciones de los elementos del evento 3HUÀOGHORVQRPLQDGRVDORVSUHPLRV Reservación de auditorio Realización de libretos para el evento Decoración-­ambientación Diseño de tarjetas de invitación para directivos, docentes y medios Medios de comunicación para los integrantes de Sextante Apoyo logístico IGLÚ

EVENTO 1.

2. 3. 4.  6.

Premiación Actos culturales que animarán el evento Protocolo Medios asistentes 5HJLVWURIRWRJUiÀFR\ItOPLFR Entrega del sextante

POST-EVENTO Tarjetas de agradecimientos 2. Diseño y aplicación de evaluación de aspectos positivos y aspectos a mejorar 3. Distribución  (QWUHJDRÀFLDOD'HFDQDWXUD 1.

PRESENTACIÓN Los manuales de edición y planeación de evento tienen como objetivo principal dirigir y orientar las acciones académicas, sociales y corporati-­ vas que se requieren para la realización del periódico universitario Sextante. A través de éste, los estudiantes aplican los conocimientos adqui-­ ridos durante los semestres anteriores y por medio de esta guía lo-­ graran contextualizarse con relación a la historia del mismo, proce-­ sos académicos, periodísticos y de gestión que requiere el periódico. Este manual ayudará a los alumnos a tener una organización y pla-­ neación de cada uno de las de las actividades que se deben te-­ ner en cuenta para llevar a cabo el periódico. También serán bases para las ideas que se deben proponer para la realización del sextante

Manual de Planeación del Evento

PRE-EVENTO Etapa de diseño del evento y preparación, durante esta etapa se cumple la coordinación y mer-­ cadeo del evento: Programación de cronogramas, imagen corporativa y protocolo, promo-­ ción, convocatoria, selección, inscripciones, preparación de participantes. Así mismo se prepa-­ ran los servicios operacionales: transporte, alojamiento, alimentación, aulas, comunicaciones, papelería, suministros y equipos.

1. RECOMENDACIONES ANTES DE INICIAR LA PLANEACIÓN DEL EVENTO

Para contextualizar la elaboración del evento de lanzamiento del periódico SEXTANTE, es conveniente revisar el últi-­ mo evento realizado y tratar de contac-­ tar a las personas encargadas de éste. Seguidamente se debe realizar una especie de lista de chequeo acerca de los elementos que se incluyen en un evento, para tener un presu-­ puesto general e imaginario que brinde una vaga idea del dinero que se necesita recoger. Como contactos se puede recurrir a “El manual de planeación del evento” o al asesor del curso Producción de prensa en el semestre anterior.

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Manual de Planeación del Evento 2.PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES PARA RECOGER DINERO 3DUD UHDOL]DU DFWLYLGDGHV FRQ HO ÀQ GH UH-­ coger dinero, se debe realizar una lis-­ ta de chequeo para tener una planea-­ ción de lo que posiblemente se realizará una lista de chequeo se utiliza como una ayuda para la memoria. Esto ayu-­ da a garantizar la coherencia y la inte-­ gridad en el desempeño de una tarea. Un ejemplo básico es el “hacer la lista”. Una lista más avanzada sería un calendario, que establece las tareas que deben realizarse de acuerdo a la hora del día o de otros factores. Por eso anexamos un ejemplo de la lis-­ ta de chequeo que se utilizó en la pla-­ neación de la elaboración del pe-­ riódico y del evento de lanzamiento.

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Manual de Planeación del Evento 3. ACTIVIDADES REALIZADAS Para poder recoger el dinero necesario para el montaje del evento junto con la impresión del periódico se deben realizar una serie de actividades que debieron ser planteadas en una lista de chequeo (punto anterior). Puede que se tipuladas o

realicen todas algunas de

las es-­ estas.

En el caso de la edición decimosép-­ tima se realizaron seis actividades de las cuales se sacó el presupuesto ne-­ cesario para el montaje del evento. Di-­ chas actividades fueron las siguientes:

a. Pago de cuotas: cada alumno de-­ bió pagar ocho cuotas de cinco mil pe-­ sos durante un lapso de tres meses. El di-­ nero fue recogido por las encargadas del iUHD GH ÀQDQ]DV ODV FXDOHV VHPDQDOPHQ-­ te entregaban un balance de la cantidad de dinero que se llevaba hasta la fecha.

b. Cantarilla #1: Cantarilla: es un formato de rifa poco for-­ mal, es decir, es una hoja que contiene 15 números del 1 al 15 en el que debe ir el nom-­ bre de la persona que compró el puesto. Cada alumno posee una hoja de estas por la que debe responder con el dine-­ ro que vale cada uno, siendo decisión de los organizadores el valor de la rifa. Su sorteo se realiza de la siguiente manera: ‡&DGDHVWXGLDQWHWLHQHXQDKRMDFRQ puestos. ‡/DVKRMDVVHLQVHUWDQHQXQDFDMD

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‡ 8QD SHUVRQD TXH QR SHUWHQH]FD DO JUX-­ po de sextante ingresa su mano y saca una hoja la cual tiene el número ganador. ‡ (Q RWUD EROVD GHEHQ KDEHU ORV Q~PH-­ ros del 1 al 15 y la misma persona que sacó la hoja. debe sacar ahora un núme-­ ro el cual será el de la persona ganadora. La cantarilla que se realizó en la edición #17 sorteaba una ancheta. Fueron 84 cantarillas en total que entraron en juego, las cuales se entregaron con 15 días de anticipación a la fecha del sorteo. Los encargados del iUHDGHÀQDQ]DVUHFRJHQHOGLQHURGHWRGRV los estudiantes, el cual quedo libre para la inversión del sextante. Este dinero quedó libre debido a que las an-­ chetas fueron formadas con productos que donaron los mismos alumnos del curso. Los responsables de la actividad fueron los JHUHQWHVGLUHFWRUHV\HOiUHDGHÀQDQ]DV

Manual de Planeación del Evento c. Venta de perros calientes: Fue una activi-­ dad coordinada por el área de comunica-­ ciones del periódico. El orden fue el siguien-­ te:

‡ 6HOOHJyDXQDFXHUGRTXHODYHQWDGH perros sería el día 30 de septiembre de 2009 ‡ 6HHVFRJLyODIHFKDSRUTXHHVXQD estrategia para poder vender, por lo que HVÀQGHPHV\HVPiVYLDEOHTXHVHSXHGD vender ‡ 6HOOHJyDXQDFXHUGRSDUDHOFRVWR de los perros, con tamaño y hacerlo estilo combo, esto quiere decir con gaseosa. ‡ 6HSLGLHURQXQDVFRWL]DFLRQHVSDUD estar seguros de poder hacer la actividad y que esto genere ganancias para el grupo ‡ 6HKL]RXQDOLVWDGHFKHTXHRSDUDSR-­ der distribuir el tiempo y poner responsables en cada uno de los cargos La actividad se realizó satisfactoriamente ge-­ nerando ganancias para los fondos necesarios. d. Proyección de películas: Entre los inte-­ grantes del grupo responsable de la pro-­ ducción del Sextante, se planteó como actividad de recolección de fondos, pro-­ yectar una serie de películas durante un día. (O ÀQ HUD FREUDU GLQHUR D ODV SHUVR-­ nas que asistieran a la proyección. Las películas que se proyectaron fue-­ ron: funny games, el resplandor y hostel. El costo de las películas fue el siguiente: ‡ %ROHWDVGHSHVRVSHOtFXOD gaseosa y crispetas ‡ %ROHWDVGHSHVRVSHOtFXODV crispetas y gaseosa

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Manual de Planeación del Evento NOTA: cabe resaltar que se contó con la

colaboración de algunos maestros, los cua-­ les llevaron a sus cursos a ver las películas. La jornada se llevó a cabo desde las seis de la mañana hasta las seis de la tarde.

e. Cantarilla #2: la actividad consistió en sor-­

tear un bono de 150 mil pesos para gastar en cualquier centro comercial. Cada estudian-­ te debía responder por una cantarilla de 10 puestos, a mil pesos cada uno. El formato se entregó una semana antes al sorteo para te-­ QHUHOWLHPSRVXÀFLHQWHSDUDUHFRJHUHOGLQHUR

f. Venta de camiseta para sextante: entre los

estudiantes del curso de Producción de prensa se decidió fabricar una camiseta para utilizar el día del evento de lanzamiento del periódico. El diseño de ésta fue realizado por los el equipo de diagramación y diseño. Para determinar el costo monetario de la ca-­ miseta se realizaron varias cotizaciones en di-­ IHUHQWHVOXJDUHVORFXDOIDFLOLWyODGHFLVLyQÀQDO La camiseta tuvo un costo de 10 mil pesos, pero se decidió cobrar cinco mil pesos más para recaudar más dinero para el fondo común.

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Manual de Planeación del Evento 4. CAMPAÑA DE EXPECTATIVA Es una estrategia para dar a conocer el evento al público objetivo, en este caso, los estudian-­ tes de la Fundación Universitaria Luis Amigó. También es tratar de que la gente se interese por saber qué es el sextante, qué se realizará en el marco del evento y por lo tanto que asistan y observen la calidad de producción realizada. 'HEH KDEHU XQ JUXSR HVSHFtÀFR HQFDUJD-­ do de esta actividad, el cual, tendrá como objetivo único dedicar su tiempo a esta campaña, ya que, de esta depende el éxi-­ to de la asistencia esperada al evento. El grupo encargado de esta parte de la planeación del evento son los integran-­ tes del área de comunicaciones junto con IGLU (Investigación y grupo de logís-­ tica universitario) más adelante reseña

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Manual de Planeación del Evento 5. CASTING PARA PRESENTADORES DEL EVENTO Casting: Es el proceso de selección de personal SDUD DOJXQD DFWLYLGDG HVSHFtÀFD +DEL-­ tualmente, en esta selección todos los candidatos a un trabajo han de interpre-­ tar un mismo papel propuesto por los ju-­ rados, lo que permite hacer comparacio-­ nes y elegir al intérprete más apropiado. Las personas que desean ser presentadores en el evento de lanzamiento del sextante deben realizar un casting, en el cual pon-­ drán a prueba y evaluarán algunas habilida-­ des que se deben poseer para ser elegidos. Es un casting abierto a la participación de todos los estudiantes de la FUNLAM (OSHUÀOTXHVHGHEHWHQHUODSHUVRQDHVHO siguiente: a. Capacidad para memorizar datos E+DELOLGDGGHLPSURYLVDFLyQ c. Excelente expresión oral y corporal G%XHQDSUHVHQWDFLyQSHUVRQDO H&RQRFLPLHQWRELRJUiÀFRGHOSHULyGLFR SEXTANTE En el momento de inscripción, al aspirante se le debe entregar un libreto con una breve re-­ seña de la Fundación Universitaria Luis Amigó, FRQHOÀQGHTXHHODVSLUDQWHSXHGDWHQHULQIRU-­ mación a la hora de hablar frente a la cámara. El ejercicio consiste en construir un di-­ recto, tratando de involucrar mu-­ chos datos y logrando improvisar. Después al aspirante se le realizaran una serie

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Manual de Planeación del Evento de preguntas donde se evalúa la capacidad de memorizar datos e improvisar en cualquier PRPHQWR/DVSUHJXQWDVVHKDFHQFRQHOÀQ de probar la seguridad de la persona y sa-­ ber qué tan informado se encuentra para el día del evento y tener certeza de que la pre-­ sentación de nuestro periódico será la mejor. Algunas de las preguntas que se deben rea-­ lizar son: -­ ¿Qué es el SEXTANTE? -­ ¿Cuál es su importancia? -­ ¿Por qué deseas presentarlo? -­¿Cómo te enteraste de la convocatoria? En el casting deben evaluarse a los par-­ ticipantes de forma individual y en pa-­ rejas para reconocer también las ha-­ bilidades de presentación en dúos. El casting se debe realizar en nadas diferentes para facilitar rio a los participantes y tengan tunidad de asistir a alguno de

dos jor-­ el hora-­ la opor-­ los dos.

Se debe contar con la presencia de los en-­ cargados del casting y algún maestro que trabaje con el SEXTANTE para tener mejor co-­ ordinación y transparencia de la actividad. Seguidamente se debe realizar la selección de los ganadores y comunicar el veredicto ÀQDOSDUDLQLFLDUHOSURFHVRGHSUHSDUDFLyQ

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Manual de Planeación del Evento 6. MEDIOS DE COMUNICACIÓN La planeación del evento debe ir acom-­ pañada del cubrimiento de éste por parte de medios de comunicación importantes HQ OD FLXGDG HVWR FRQ OD ÀQDOLGDG GH TXH el periódico tenga un buen posicionamien-­ to frente al de las demás universidades. Es importante saber en qué tipo de medios se transmite, en qué pro-­ gramas y en qué zona horaria. 3DUD VHU HVSHFtÀFRV HV FRQYHQLHQWH WH-­ ner un directorio propio de medios para evitar la pérdida de tiempo tratando de decidir a dónde recurrir. A continua-­ ción se mostrará un directorio utilizado en la versión decimoséptima de SEXTANTE.

‡ 3URJUDPDUWH:   La actividad cultural, la in-­

dustria del entretenimiento, las opciones de aprovechamiento del tiempo libre, tie-­ nen cabida en el Canal UNE, todos los días, de lunes a viernes a las 12:30 meridiano en ProgramArte. Una entretenida guía de ciu-­ dad, que es a la vez cartelera de cine, tea-­ tro y televisión, y en la que todas las mani-­ festaciones del espectáculo tienen lugar. El programa tiene una repetición a las 4 y media de la tarde y a las ocho de la noche. El público al que va dirigido es gente de todo tipo de edad interesado en la actua-­ lidad. Para recurrir a este programa se de-­ ben poner en contacto por medio del co-­ rreo electrónico: [email protected]

‡(QIDUUDGRV:  es un programa que se trans-­ mite en el canal cosmovisión a las diez y media de la noche. En él se habla acer-­ FD GH SURJUDPDFLyQ MXYHQLO FRPR ÀHV-­

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tas, actividades escolares y universitarias. Su público objetivo es personas juveniles.

‡ 3HULyGLFR YLUWXDO $]XO 1DUDQMD: es el pe-­ riódico virtual de la FUNLAM. Además es el producto de aula de la materia Perio-­ dismo Virtual que se enseña en el quin-­ to semestre de Comunicación Social.

‡5DGLR7LHPSR: Es una emisora comercial

que tiene como público objetivo los jóvenes de la ciudad de Medellín. En él se transmite música balada-­pop y abre espacios para per-­ mitir publicidad gratuita de cualquier evento.

NOTA: Para dirigirse a cada uno de los

medios debe ser por medio de un boletín de SUHQVDHOFXDOWLHQHXQIRUPDWRHVSHFtÀFR\ además permite la facilidad de que la infor-­ PDFLyQVHDHÀFD]PHQWHUHFLELGDDJUHJiQ-­ dole formalidad a el evento.

Manual de Planeación del Evento 7. ELEMENTOS QUE DEBEN SER COTIZADOS Y PLANEADOS PARA EL EVENTO Para la planeación del evento se debe lle-­ var un orden de todas las actividades que se realizarán y sus respectivas cotizacio-­ nes para saber cuánto dinero se gastará en total. Lo que se debe tener en cuenta para el evento son los siguientes elementos: ‡ 6RQLGRHLOXPLQDFLyQ ‡ 3DVDERFDVTXHVHUHSDUWHQHQHO evento a los asistentes (OPCIONAL). ‡ 3ODFDVGHSUHPLDFLyQDORVJDQDGR-­ res. ‡ $FWRVFXOWXUDOHVRPXHVWUDVDUWtVWLFDV ‡ 0DWHULDOHVSDUDODGHFRUDFLyQDP-­ bientación del lugar.

NOTA: recuerden que cada cosa debe

tener mínimo tres cotizaciones para permi-­ tir una comparación equitativa de precios.

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Manual de Planeación del Evento 8. ELECCIÓN Y PERFIL DE LOS NOMINADOS A LOS PREMIOS.

Los premios que serán presentados en el evento del sextante están planeados para premiar el esfuerzo y la dedicación de los mejores estudiantes de los diferentes cursos de cada semestre, en el área de periodismo. A cada maestro de dicho curso se le so-­ licita que suministre a los encargados de la premiación la siguiente informa-­ ción y documentación de los nominados: ‡ 1RPEUHV\DSHOOLGRVFRPSOHWRVGHO estudiantes ‡