Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Puebla

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REVISIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS DE CURSOS NO REGULARES SJ-01

30 de mayo de 2001

31 de enero de 2013

Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Puebla

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ÍNDICE Índice

2

Objetivo

3

Normas y Políticas de Operación

3

Procedimiento

4

Diagrama de Flujo

9

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OBJETIVO •

Establecer los lineamientos para la revisión y/o modificación de los diferentes tipos de contratos y/o convenios que suscribe el ICATEP con sus clientes/as

NORMAS Y POLÍTICAS • • • •

•

•

•

Los Jefes/as de Capacitación y los instructores/as podrán asistir como apoyo para la promoción del curso. Se deberá incluir el oficio de Autorización en los casos de no cumplir con alguno/s de los requisitos de este procedimiento. La información reflejada en la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares, deberá coincidir con la información contenida en el contrato y/o convenio. Se deberá presentar oficio de autorización cuando el curso sea menor a 40 horas (CAE o Extensión), así mismo cuando en curso de extensión el grupo sea de menos de 15 capacitandos). Si la hoja de presupuesto de cursos no regulares, el contrato y/o convenio y la copia del oficio del Departamento de Planes y Programas no se entregan debidamente requisitados, es decir, con la respectiva clave de curso y de verificación así como las firmas de autorización necesarias; no serán recibidos por la Subdirección Jurídica y por lo tanto no se enviarán a las Direcciones Técnico Académica y Administrativa para su revisión. Todos los cursos impartidos deberán estar pagados y debidamente requisitados de acuerdo al convenio que obra en el archivo Jurídico en un plazo no mayor a un mes posterior a la fecha de termino. Si la Hoja de Presupuesto y el convenio no son debidamente requisitados durante el trimestre que se imparte el curso, no será tomado en cuenta para las metas de la Unidad.

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Responsable

Descripción de actividades

Director/a de Unidad y Jefe/a de Vinculación

1) Promocionan los cursos con base en la oferta educativa vigente de las unidades de capacitación. Los Jefes/as de Capacitación y los instructores/as podrán asistir como apoyo para la promoción del curso. 2) Aplica la Detección de necesidades (DNC) SJ-01-01, al prospecto de cliente/a en caso de que ellos lo soliciten y se turna al Jefe de Capacitación. El Departamento de Planes y Programas de Estudio (PyPE) entregará en el último trimestre del año al departamento de Vinculación el oficio enviado por la DGCFT en el que se señalan las especialidades autorizadas para cada Unidad, así como la oferta educativa vigente para la promoción de los cursos no regulares.

Director/a de la Unidad y Jefe/a de Vinculación

3) Informan verbalmente al cliente/a que la Unidad de Capacitación cuenta con la infraestructura necesaria para la impartición de los cursos o que puede realizarse en las instalaciones del cliente.

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No. Revisión: 10

Formato y/o Documento

Detección de necesidades (DNC) SJ-01-01

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Responsable Jefe/a de oficina

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No. Revisión: 10

Descripción de actividades

Formato y/o Documento

4) Elabora la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares SJ-01-02, con apoyo del Jefe/a de Vinculación y Jefe/a de Capacitación tomando en consideración los puntos del siguiente lineamiento:

Presupuesto de cursos no regulares SJ-01-02

a) Ningún curso que se venda deberá tener un costo menor de $4,000.00 (cuatro mil pesos). b) El costo total promedio por persona, no deberá de ser menor a la cuota de recuperación de un curso regular de la zona c) No se deberá invadir el área de influencia de otra Unidad, considerando la zonificación enviada por Dirección General. d) Para fijar el costo del curso se deberá tomar en cuenta lo siguiente: 1. Pago a los instructores en $100.00 la hora; pudiendo incrementar en cursos que demanden mayor especialización, con previo análisis y autorización de la Dirección Técnica Académica por escrito. 2. Costos de operación del curso: material para la impartición del mismo (plumones, hojas de rotafolio y hojas blancas) y el manual de los capacitandos. 3. Pago de Diplomas y/o constancias e) Considerar el 50% de utilidad neta para el Instituto. f) La solicitud de recursos para la compra de insumos deberá presentarse al Director de Unidad, quien realizara el trámite correspondiente ante la Dirección de Administración para que se le libere el recurso en la cuenta bancaria de la Unidad. Para que el recurso se pueda liberar, deberá estar el depósito por el importe total establecido en el convenio, y la hoja de costos debidamente autorizada por cada una de las áreas así como anexar copia de la ficha de depósito y copia de la póliza contable.

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Responsable

Descripción de actividades

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No. Revisión: 10

Formato y/o Documento

Jefe/a de oficina

g) Aquellos cursos que no cubran con alguno de los puntos establecidos en el presente lineamiento, deberán contar con la autorización por escrito de la Dirección Técnico Académica, (de acuerdo al procedimiento DT-17) antes de firmar el contrato o convenio.

Jefe/a de Vinculación:

5) Elabora con apoyo del Jefe/a de capacitación, el Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares SJ- 01-04, con base en la propuesta presentada al cliente/a, y lo remite al Director de Unidad

Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares SJ01-04

Director/a de Unidad

6) Remite Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares SJ- 01-04 a la Subdirección Jurídica para su revisión y aprobación.

Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares SJ01-04

Subdirector/a Jurídico

7) Revisa el Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares SJ- 01-04 y remite al Director/a de Unidad, en máximo 2 días hábiles posteriores a la recepción; en caso de no contar con Director/a de Unidad, o el mismo no cuente con nombramiento, preguntar al área Jurídica el llenado del mismo.

Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares SJ01-04

Jefe/a de Capacitación

8) Elabora con apoyo de un instructor/a especialista en la materia; el diseño del curso de acuerdo al procedimiento de Control del Diseño DT-17, o bien, de acuerdo a la oferta educativa, en máximo 3 días hábiles y lo envía al Departamento de Planes y Programas de Estudio, 7 días hábiles antes del inicio del curso, de lo contrario deberá solicitar por escrito la autorización de dicho curso.

Director/a de Unidad y/o Jefe/a de Vinculación

9) Presenta el Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares SJ- 01-04 para revisión o comentarios y la aprobación de éste con su firma.

Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares SJ01-04

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Responsable

Descripción de actividades

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No. Revisión: 10

Formato y/o Documento

9.1) Realiza las modificaciones, si las hubiese, en máximo 2 días hábiles. Jefe/a de Capacitación:

10) Enviado el diseño del curso al departamento de Planes y Programas de Estudio, para su aprobación de acuerdo al procedimiento de Control del Diseño DT-17; el departamento Planes y Programas de Estudio entregará en un lapso no mayor a cinco días hábiles posteriores al envío del diseño, la verificación correspondiente, la Unidad deberá tomar en cuenta los tiempos señalados a fin de que el diseño esté autorizado por lo menos un día antes de iniciar el curso.

Jefe/a de Vinculación

11) Envía a la Subdirección Jurídica mediante oficio o a la cuenta de correo electrónico [email protected], el contrato y/o convenio ya firmado y la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares SJ-01-02 totalmente requisitada, para su aprobación, máximo tres días después del inicio del curso.

Presupuesto de cursos no regulares SJ-01-02

Se deberá incluir el oficio de Autorización en los casos de no cumplir con alguno/s de los requisitos de este procedimiento. (ver normas y políticas del presente procedimiento) Jefe/a de oficina

12) Captura en el CONESYS la información presupuestal de cada curso que se establece en la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares SJ-01-02 que fue previamente autorizada y la envía a la Subdirección Jurídica

Presupuesto de cursos no regulares SJ-01-02

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Responsable

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No. Revisión: 10

Descripción de actividades

Formato y/o Documento

Subdirector/a Jurídico:

13) Una vez recibidos el contrato y/o convenio ya firmado y la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares SJ01-02 debidamente requisitada, enviará a las Direcciones de Área Técnico Académica y Administración, para su revisión y autorización.

Presupuesto de cursos no regulares SJ-01-02

Directores/as Técnico Académica y Administración

14) Revisan la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares SJ-01-02, en los rubros que le corresponden a cada área especificados en la misma, en un lapso de dos días hábiles después de su recepción en cada una de las áreas y remiten a la Subdirección Jurídica 14.1) En caso de tener observaciones o de ser aprobada se remite a la Subdirección Jurídica mediante memorando. 15) Envía la respuesta de las Direcciones de Área, mediante oficio al Director/a de Unidad.

Presupuesto de cursos no regulares SJ-01-02

Subdirector/a Jurídico

Director/a de la Unidad

En caso de tener observaciones se repiten los pasos 10, 12 y 14. 16) Será responsable de que el cliente realice el 100% del pago del curso a través de depósito en la cuenta bancaria del Instituto, antes de la fecha de inicio. Señalar en el convenio el número de cuenta bancaria a la cual deberá realizar el depósito. 17) Fin

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Jefe /a de Capacitación

Director/a de Unidad y Jefe/a de Vinculación

Promocionan los cursos en base al catálogo de cursos de acuerdo a la of erta educativa de las unidades de capacitación. Los Jef es/as de Capacitación y los instructores/as podrán asistir como apoyo para la promoción del curso. 1

Inf orman verbalmente al cliente/a que la Unidad de Capacitación cuenta con la inf raestructura necesaria para la impartición de los cursos o que puede realizarse en las instalaciones del cliente.

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No. Revisión: 10

Jefe /a de Oficina

Inicio Aplica la Detección de necesidades (DNC), al prospecto de cliente/a en caso de que ellos lo soliciten y se turna al Jef e de Capacitación. El Departamento de Planes y Programas de Estudio (PyPE) entregará al departamento de Vinculación el of icio enviado por la DGCFT en el que se señalan las especialidades autorizadas para cada Unidad, así como la of erta educativa vigente para la promoción de los cursos no regulares.

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Elabora la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares, con apoyo del Jef e/a de Vinculación y Jef e/a de Capacitación tomando en consideración del lineamiento: •Ningún curso tendrá un costo menor de $4,000.00 (cuatro mil pesos). •El costo total promedio por persona, no deberá de ser menor a la cuota de recuperación de un curso regular de la zona •No se deberá invadir el área de inf luencia de otra Unidad. •Tomar en cuenta $100.00 de pago a instructores, Costos de operación, pago de diplomas y/o constancias. •Considerar 50% de utilidad neta para el Instituto. •La solicitud de recursos se presenta al Director de Unidad, quien realizará el trámite correspondiente ante la Dirección de Administración para que se libere el recurso. Deberá estar el depósito, hoja de costos autorizada, f icha de depósito y copia de la póliza contable. •Aquellos cursos que no cubran con alguno de los puntos, deberán contar con la autorización por escrito de la Dirección Técnico Académica antes de f irmar el contrato o convenio.

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Jefe /a de Capacitación

Director/a de Unidad y Jefe/a de Vinculación

No. Revisión: 10

Jefe /a de Oficina

1 Con el/a Jef e/a de Vinculación, elabora el Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares, con base en la propuesta presentada al cliente/a, y lo remite al Director de Unidad

Director de Unidad Remite Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares a la Subdirección Jurídica para su revisión y aprobación.

Presenta al cliente el Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares para revisión o comentarios y la aprobación de éste con su f irma. Realiza las modificaciones, si las hubiese, en máximo 2 días hábiles.

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Subdirector Jurídico Revisa el Contrato y/o Convenio de Cursos no Regulares y remite al Director/a de Unidad, en máximo 2 días hábiles posteriores a la recepción.

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Elabora con apoyo de un instructor/a especialista en la materia; el diseño del curso de acuerdo al procedimiento de Control del Diseño DT-17, o bien, de acuerdo a la of erta educativa, en máximo 3 días hábiles y lo envía al Departamento de Planes y Programas de Estudio, 7 días hábiles antes del inicio del curso.

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Director/a de Unidad

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No. Revisión: 10

Subdirector/a Jurídico

Jefe/a de Capacitación

2 Envía al departamento de Planes y Programas de Estudio (PyPE), previo al inicio del curso, el diseño del mismo para su aprobación, misma que será entregada en un lapso no mayor a 5 días hábiles posteriores al envío del diseño. 10

Jefe/a de Vinculación Captura en el CONESYS la información presupuestal de cada curso establecido en la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares, previamente autorizada. Envía a la Subdirección Jurídica

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Será responsable de que el cliente realice el 100% del pago del curso a través de depósito en la cuenta bancaria del Instituto antes de la f echa de inicio. . Señala en el convenio el número de cuenta bancaria a la cual deberá realizar el depósito.

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Recibidos el contrato y/o convenio ya f irmado y la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares, envía a las Direcciones Técnico Académica y Administración, para su revisión. En caso de tener observaciones o de ser aprobada se remite a la Subdirección Jurídica mediante memorando. Envía la respuesta de las Direcciones de Área, mediante of icio al Director/a de Unidad. En caso de tener observaciones se repiten los pasos 10, 12 y 14. 13

14

Fin

Envía of icio a la cuenta de correo electrónico [email protected] el contrato y/o convenio ya f irmado y la Hoja de Presupuesto de cursos no regulares para su aprobación, máximo 3 días después del inicio del curso. Se deberá incluir el of icio de Autorización en caso de no cumplir con alguno/s de los requisitos.