Pago de Facturas Bizagi Suite

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Tabla de Contenido Pago De Facturas ........................................................................................................................... 2 Elementos del proceso............................................................................................................. 4 Llegada de Factura ............................................................................................................ 4 Recibir Factura .................................................................................................................... 4 Validar Factura .................................................................................................................... 5 ¿Factura concuerda con OD? ........................................................................................ 8 ¿Productos/Servicios requieren aprobación? ........................................................... 8 AprobarProductos/Servicios .......................................................................................... 9 ¿Productos/Servicios aprobados? ............................................................................... 11 Devolver Factura al Proveedor ..................................................................................... 11 Actualizar ERP Financiero ............................................................................................... 11 Recepción............................................................................................................................12 Validación de datos .........................................................................................................12 Aprobación e imputación contable de la factura..................................................12 Devolver Factura alProveedor ..............................................................................................13 Elementos del proceso........................................................................................................... 14 Justificar Rechazo ........................................................................................................... 14 Informar al Proveedor ..................................................................................................15 ¿Devolver Productos al Proveedor?............................................................................16 Devolver Productos..........................................................................................................16 Participantes ...................................................................................................................................17

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Pago De Facturas

Descripción A medida que su empresa crece, el alto número de facturas que se deben procesar diariamente se convierten en una tarea crítica y complicada. Los impactos generados por falta de disponibilidad o inadecuada atención son cada vez mayores haciendo que está actividad se convierta en un problema: retraso en pagos, pagos incorrectos, pérdida de descuentos, entre otras cosas. Por esto Bizagi le ofrece la solución con el proceso de Pago de Facturas. Pago de Facturas le ayudará a mejorar el proceso de recepción, verificación y aprobación de una factura, reduciendo tiempos de procesamiento y evitando información errónea.

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Objetivo El proceso de automatización del pago de factura busca reducir el tiempo de aprobación y brindar el apropiado escalamiento de la factura cuando esta necesita aprobaciones adicionales.

Alcance El proceso permite: 

Recibir facturas y tenerlas en medio magnético.



Asignar a una factura un Orden de Compra no paga.



Comparar la información de la factura contra la orden que generó la compra.



Rechazar o Aprobar una factura dependiendo de la información contenida en ella.



Realizar escalonamiento de la factura, si ésta necesita aprobación por el tipo de producto o servicio comprado.



Informar al proveedor en caso que la factura tenga errores en la información.



Realizar la devolución de productos si éstos no cumplen con los requisitos que el solicitante necesita.



Enviar la información necesaria por medio de una interfaz al ERP de la compañía para realizar la imputación contable de la factura.

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Elementos del proceso Llegada de Factura Descripción Se recibe una factura, esta puede llegar por correo, e-mail, por mensajería o por fax.

Recibir Factura Descripción Recibir y procesar una factura de forma manual es una labor que consume tiempo y recursos. Con Pago de Facturas puede reducir el tiempo de procesamiento desde el momento en el cual llega la factura. En la primera actividad se puede asociar la factura con una orden de compra no paga. La orden se puede buscar por el número de orden, fecha de la orden, nombre del proveedor, opciones de pago o términos de pago. Adicionalmente se debe incluir el número, fecha de pago, y archivo de la factura escaneada, estos datos son únicos de cada factura y solo se conocen en el momento de recepción de esta. Si la factura no está asociada a ninguna orden de compra, únicamente se debe incluir los datos mencionados anteriormente.

Duración 3 Horas

Acciones Tipo

Descripción

Al entrar

Asignar fecha del día

Al salir

Si la factura está asociada a una Orden de Compra, asignar la información de ésta a la factura y viceversa.

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Formas

Validar Factura Descripción El proceso incluye la validación de la factura contra la orden de compra con el fin de evitar el pago de facturas incorrectas. Si la información de la factura concuerda con la información (productos, fechas de pagos, costos) de la orden de compra, ésta es aprobada. Si no, se rechaza y se realizan los comentarios de rechazo. Si en determinado caso la factura no está asociada a ninguna orden, se deben ingresar los datos de ésta, como costo, productos, fecha de pago, proveedor, entre todos. Además, algunos productos y/o servicios necesitan la aprobación de la persona solicitante antes de realizar el pago. Ésta solicitud viene hecha desde que se genera la solicitud de compra. Sin embargo, si se necesita cambiar este requerimiento, en esta parte del proceso es posible hacerlo.

Duración 5 Horas

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Acciones Tipo Al entrar

Descripción Si la factura tiene asociada una Orden de Compra, se asignan a la factura los productos de la orden. Si la factura tiene asociada una Orden de Compra, se asignan a la factura los siguientes datos: Centro de Costo, datos del proveedor, costo total e información referente a descuentos.

Al salir

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Si la factura fue aprobada y no se realizaron comentarios se coloca "La factura ha sido aprobada".

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Formas

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¿Factura concuerda con OD? Descripción La compuerta determina la siguiente actividad que se debe realizar: si la factura fue aprobada sigue el resto del proceso (aprobación por la persona que realizo la compra o actualización del ERP) si no, se debe pasar a la tarea de devolución a proveedor.

Condiciones de la Compuerta 



SI: Si la factura es aprobada, es decir la información es correcta y concuerda con la Orden de Compra, el siguiente paso es realizar la validación si se necesita o no la aprobación o inspección de los productos o servicios de la factura. NO: Si la factura no concuerda con la Orden de Compra la persona encargada de realizar la tarea, rechaza la factura y el proceso debe seguir a la tarea de devolución de factura al proveedor.

¿Productos/Servicios requieren aprobación? Descripción Cuando se tiene una factura cuya información es correcta, se debe seguir con la siguiente tarea, la cual depende de si los productos o servicios que están siendo facturados necesitan o no, la aprobación de la persona que los solicitó. En caso de requerir aprobación, el proceso seguirá a la tarea de Aprobación de Productos o Servicios realizada por la persona que solicitó la compra, de lo contrario, se debe realizar la actualización del ERP de la compañía.

Condiciones de la Compuerta  

NO: Si la factura no necesita de la aprobación, se continúa a la tarea Actualizar ERP financiero. SI: Si la factura necesita la aprobación de la persona que solicitó la compra, ya sea porque el solicitante lo requirió desde un principio, o porque en la tarea de Verificar Factura se realizó esta solicitud. El proceso se debe dirigir a la persona encargada de realizar esta aprobación.

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Aprobar productos/servicios Descripción Como se mencionó previamente, si se indica que los productos o servicios requieren una aprobación, el proceso debe ser asignado a la persona que realizó la solicitud de compra. El solicitante aprueba o rechaza los productos o servicios facturados después de realizar la respectiva inspección de los mismos. Además, en el caso que sea necesaria la devolución de los productos, se debe indicar que los productos requieren cambio con la respectiva justificación.

Duración 5 Horas

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Formas

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¿Productos/Servicios aprobados? Descripción Si el producto o servicio ha sido aprobado por la persona solicitante el proceso continúa en la actualización de los registros financieros en el ERP de la compañía, si no, se debe informar al proveedor de los cambios que se requieren.

Condiciones de la Compuerta 



SI: Si los productos o servicios facturados cumplen con los requerimientos, la factura es aprobada y el proceso continúa con la actualización de los registros financieros en el ERP de la compañía. NO: Si los productos de la factura se deben devolver o si hay alguna información incorrecta referente a los productos, el proceso debe continuar con la devolución de la factura y/o productos al proveedor.

Devolver Factura al Proveedor Descripción El proceso de devolución de facturas consiste en el trámite que se debe realizar cuando los datos de una factura no concuerdan con la orden de compra. Además, si es necesaria la devolución de los productos se debe realizar el envío al proveedor de ellos.

Actualizar ERP Financiero Descripción El último proceso es enviar la información necesaria al ERP para realizar la imputación contable de la factura mediante una interfaz.

Implementación Servicio Web

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Recepción Descripción En esta primera etapa se recibe la factura y se asigna a una Orden de Compra no paga, además se digitaliza. Es posible buscar la orden por el número de orden, la fecha de la orden, el nombre del proveedor, las opciones de pago o los términos del pago. Adicionalmente, el número de la factura, fecha y el archivo descargado de la misma tienen que incluirse. Estos atributos son únicos para cada factura y solo se conocen en el momento en el cual se reciben. Si la factura no está asociada con ninguna orden de compra, solo el número, la fecha y la descarga del archivo de la misma son necesarios.

Validación de datos Descripción La parte de validación y aprobación de datos se encarga de comparar la información de la factura con la orden de compra asociada. Si la información concuerda, ésta es aprobada, si no, es necesario devolver la factura al proveedor para que éste realice las correcciones correspondientes.

Aprobación e imputación contable de la factura Descripción El proceso de aprobación y de imputación contable de la factura consiste en: si los productos o servicios facturados necesitan una aprobación o revisión por parte de la persona que solicitó la compra, el proceso lleva el caso hasta él, si no, se realiza la imputación contable de la factura mediante una interfaz que se comunica con el ERP de la compañía.

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Devolver Factura al Proveedor

Descripción El proceso de devolución de facturas consiste en el trámite que se debe realizar cuando los datos de una factura no concuerdan con la orden de compra. Además, si es necesaria la devolución de los productos se debe realizar el envío al proveedor de ellos.

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Elementos del proceso Justificar Rechazo Descripción Si la factura es rechazada, se debe verificar la causa del rechazo ya sea porque la información no concuerda con la orden de compra, o porque los productos y/o servicios no son satisfactorios. Esta información se debe reunir en un solo comentario para enviar al proveedor. Adicionalmente si la factura estaba asociada a una orden de compra se debe indicar que esta orden todavía no se ha facturado.

Duración 5 horas

Acciones Tipo Al salir

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Descripción Se indica que la orden de pago que fue asociada a la factura a devolver todavía no ha sido pagada.

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Formas

Informar al Proveedor Descripción Esta tarea se realiza de forma automática, enviando un correo electrónico al proveedor informando el porqué del rechazo de la factura y si hay devolución de productos las causas del rechazo.

Script Dear The invoice received on has the inconsistencies: And Please send back the invoice with the corrected information

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following

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¿Devolver Productos al Proveedor? Descripción Si en pasos anteriores en el proceso se indica que los productos deben requieren un cambio, se continuar a la actividad de devolución de productos, sino el proceso termina.

Condiciones de la Compuerta 



SI: Si en la tarea Aprobación productos/servicios, se indicó que los productos requieren cambio, el proceso sigue en la tarea de Devolver Productos al Proveedor. NO: Si no es necesaria la devolución de los productos, el proceso termina.

Devolver Productos Descripción Los productos que se deben devolver se envían a la dirección del proveedor, avisando previamente la razón de la misma.

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Pago de Facturas | 17

Forma

Participantes Recepcionista (Rol) Asistente Financiera (Rol) Jefe Administrativo (Rol) Jefe Financiero (Rol) Tesorería (Rol)

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