Capítulo VI

Papel del Oficial Responsable FATCA en una Entidad Financiera Arturo Carvajal, Socio Luis Cedeño, Gerente Senior KPMG Agosto 2015

Agenda I.

Objetivo del Oficial Responsable FATCA y requerimientos de la regulación a) Objetivo del Oficial Responsable

b) Requisitos establecidos por la regulación FATCA II.

Perfil y Designación Formal a) Perfil que debe cumplir un Oficial Responsable b) Designación y documentación de designación aprobada por la Junta Directiva

III.

Papel como Enlace FATCA a) Entendedor de los requerimientos y riesgos de cumplimiento FATCA para su entidad b) Capacidad de comunicación directa a la gerencia general y a las gerencias de negocio c) Investigación, comunicación, entrenamiento y convencimiento a las áreas de negocios para lograr la implementación de FATCA d) Coordinador Líder del proyecto de implementación de procesos y herramientas tecnológicas que apoyen la gestión FATCA

© 2015 KPMG, una sociedad civil panameña y firma de la red de firmas miembro independientes de KPMG, afiliadas a KPMG International Cooperative (“KPMG International”), una entidad suiza. Derechos reservados.

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Agenda

IV.

Responsabilidades de supervisión, monitoreo y evaluación del cumplimiento a) Medición del avance en la implementación FATCA b) Gestionar la obtención periódica de SubCertificaciones de cumplimiento emitidas por las áreas de negocio y emitir la Certificación de Cumplimiento FATCA en nombre de la Entidad a la Autoridad Responsable c) Auditoría de cumplimiento FATCA d) Monitoreo diario de incidencias FATCA, toma de decisiones y escalamiento de temas cuando sea necesario.

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I.

a)

Objetivo y Requerimientos de la Regulación

Objetivo del Oficial Responsable El Oficial Responsable (en adelante OR) es el enlace oficial entre la entidad y el IRS o la Autoridad Competente de Impuestos de Panamá. El OR es además la persona responsable del cumplimiento de la entidad con los requerimientos de la regulación FATCA y del IGA Modelo 1 ante los reguladores antes mencionados.

b)

Requisitos establecidos por la regulación FATCA La regulación FATCA establece la siguiente definición del Oficial Responsable: “El término oficial responsable significa, con respecto a una FFI participante, un oficial de cualquier FFI Participante o FFI participante del tipo Modelo 1… con suficiente autoridad para cumplir los deberes de un oficial responsable…lo cual incluye el requerimiento periódico de certificar al IRS [o Autoridad Competente de Impuestos en jurisdicciones IGA Modelo 1] en relación con el cumplimiento de la FFI… El término oficial responsable significa…un oficial de cualquiera FFI con suficiente autoridad para asegurar que la FFI cumpla los requerimientos aplicables…” Fuente: Regulación FATCA Parte 5 Sección 1.1471-1 Alcance del capítulo 4 y definiciones, acápite (b) Definiciones, numeral 108: titulado Oficial Responsable) [Cursiva agregada]

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I.

Objetivo y Requerimientos de la Regulación (Cont.)

b)

Requisitos establecidos por la regulación FATCA (Cont.) “La regulación final requiere al oficial responsable, en nombre de la FFI Participante, que periódicamente certifique al IRS [o Autoridad Competente de Impuestos en jurisdicciones IGA Modelo 1] que la FFI está en cumplimiento… Como avance a su certificación…le es requerido revisar su programa de cumplimiento y su cumplimiento con los requisitos…se le requiere al oficial responsable que certifique ante el IRS que mantiene controles internos efectivos y que no hay fallas materiales durante el período de certificación, o que cualquier falla material que haya ocurrido fue corregida…

Una falla material es una falla de la FFI Participante al cumplir los requerimientos…si la falla fuese el resultado de una acción deliberada por la FFI para esquivar los requisitos…o fue un error atribuible a una falla al implementar controles internos suficientes…La regulación final indica que una falla material que ocurra en circunstancias limitadas no resultará en un efecto de incumplimiento. Si una falla material ocurre durante el período de certificación que no haya sido corregida, o si un evento de incumplimiento ha ocurrido, la regulación final indica que el oficial responsable puede en su lugar emitir una certificación calificada.” Fuente: Summary of Comments and Explanation of Revisions V.F.3. – Página 51 de la regulación final. [Cursiva agregada]

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II.

a)

Perfil y Designación Formal

Perfil que debe cumplir un Oficial Responsable Al seleccionar un OR la entidad debe tomar en cuenta las siguientes responsabilidades que el mismo debe cumplir: •

Lograr un entendimiento de la regulación y de los requisitos FATCA que debe cumplir la entidad.

•

Registrar y actuar como Responsable de la Entidad ante el IRS.

•

Establecer y mantener la comunicación y actualización de temas FATCA con la Autoridad Competente de Impuestos que designe Panamá y con el IRS.

•

Emitir certificación de cumplimiento FATCA por parte de la Entidad

•

Sensibilizar a las áreas relevantes a la gestión FATCA y lograr que se involucren en los proyectos de implementación que surjan.

•

Gestionar, implementar y monitorear el cumplimiento de la entidad con los requerimientos de la regulación FATCA.

•

Coordinar y servir como moderador, e impulsor del cumplimiento con FATCA.

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II.

a)

Perfil y Designación Formal

Perfil que debe cumplir un Oficial Responsable (Cont.) En base a las responsabilidades anteriores, el OR debe contar con las siguientes habilidades y capacidades: •

Experiencia en temas de cumplimiento, gestión de proyectos, o legal.

•

Capacidad de estructurar equipos de trabajo, comunicarse, incentivar y convocar a otras personas involucrarse en proyectos de implementación.

•

Capacidad de investigar, comprender y mantenerse actualizado sobre cambios normativos FATCA y de la forma en que estos pudiesen ser implementados en la entidad. Su experiencia en el uso de internet y reportes electrónicos sería un punto adicional favorable.

•

Conocimientos básicos de herramientas tecnológicas y de cómo estas pueden facilitar la ejecución de proyectos que involucren monitoreo y seguimiento.

•

Capacidad de liderazgo y de impulsar iniciativas.

•

Solvencia moral comprobada ya que representará a la Entidad ante el IRS y ante la Autoridad Competente de Impuestos de Panamá.

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II.

b)

Perfil y Designación Formal

Designación y documentación de designación aprobada por la Junta Directiva El OR es aquel que representará a la entidad ante las autoridades de impuestos de Estados Unidos (IRS) y ante la Autoridad Competente de Impuestos Panameña. Por tal razón, su designación debe ser efectuada de manera formal por medio de un documento que certifique que la entidad le ha dado el poder para actuar como su representante únicamente en temas relacionados con el cumplimiento con la regulación FATCA. Esta designación es generalmente efectuada y documentada mediante la firma de la Junta Directiva de la entidad e indica específicamente la autoridad otorgada para representar a la entidad, así como los límites de dicha autoridad. Este requisito es fundamental ya que antes de registrar a la entidad ante el IRS con el fin de gestionar y obtener su Número Internacional de Intermediario Global (GIIN), al OR se le preguntará si ha obtenido la autorización para actuar como OR de la entidad. Este documento de designación oficial debe mantenerse disponible por parte de la entidad en caso de que sea requerido tanto por el IRS como por la Autoridad Competente de Impuestos Panameña.

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III.

Papel como Enlace FATCA

El Papel del Oficial Responsable como Enlace FATCA indica que es el encargado de unir y coordinar recursos de diferentes áreas para lograr el cumplimiento con FATCA. Los componentes de esta función se detallan a continuación:

a)

Entendedor de los requerimientos y riesgos de cumplimiento FATCA para su entidad El OR debe obtener un entendimiento de los requisitos FATCA que debe cumplir su entidad y de los riesgos y consecuencias de no cumplir con la regulación. Este entendimiento puede lograrse mediante:

b)

•

La asistencia a seminarios de capacitación FATCA

•

La investigación y seguimiento de los pronunciamientos sobre FATCA que emita el IRS o la Autoridad Competente de Impuestos de Panamá, en sus páginas web por ejemplo.

•

Consultorías de expertos FATCA que le orienten sobre los requisitos aplicables a su entidad

Capacidad de comunicación directa a la gerencia general y a las gerencias de negocio El OR debe tener acceso directo a la gerencia general, o a través de un vicepresidente o miembro del comité de alto nivel donde asistan tanto la gerencia general como las gerencias de las áreas de negocio a fin de comunicar el estado del cumplimiento con FATCA y en especial el estado de las incidencias y riesgos a los cuales se enfrenta la entidad por posibles incumplimientos con FATCA.

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III.

c)

Papel como Enlace FATCA

Investigación, comunicación, entrenamiento y convencimiento a las áreas de negocios para lograr la implementación de FATCA

•

El OR debe investigar y mantenerse informado sobre los cambios en la regulación FATCA o en la negociación y requerimientos del IGA Modelo 1 de Panamá.

•

Debe comunicar los temas relevantes FATCA tanto a las áreas de negocios como a la alta gerencia.

•

Debe explicar, e involucrar a las áreas de negocio en el cumplimiento con FATCA y hacerles ver que el riesgo empieza en sus áreas de atención al cliente, donde podrían estar atendiendo a personas estadounidenses que no estén siendo correctamente identificadas ni reportadas, con las consecuencias de incumplimiento que esto generaría para su entidad.

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III.

d)

Papel como Enlace FATCA

Coordinador Líder del proyecto de implementación de procesos y herramientas tecnológicas que apoyen la gestión FATCA Debido a la posición de Oficial Responsable del cumplimiento con FATCA, es natural que los proyectos relacionados con la implementación de FATCA sean impulsados por él. Aun cuando él mismo no tenga que ejecutar las tareas de implementación, el OR debe coordinar las reuniones y la obtención de recursos con las áreas de negocio, tecnología, legal, de procesos, y de cumplimiento involucradas para que la implementación sea un éxito. Para lograr este objetivo el OR puede efectuar las siguientes tareas: •

Sensibilizar a la alta gerencia sobre la importancia del cumplimiento con FATCA y lograr su apoyo en la designación de Enlaces FATCA relevantes a través de la organización.

•

Identificar y coordinar la asignación, por parte de la alta gerencia, de un enlace FATCA por cada área involucrada, en especial el área de negocios. Esto le permitirá tener un canal de comunicación FATCA abierto con cada área.

•

Efectuar reunión de coordinación con los Enlaces FATCA designados y solicitar, si es posible, la presencia de la gerencia general para que establezca la importancia que tiene el cumplimiento con FATCA y para que apoye y respalde el lanzamiento de un proyecto de implementación.

•

Evaluar en conjunto con los Enlaces FATCA las necesidades y la asignación de recursos, procesos y sistemas o aún consultores para lograr la implementación oportuna.

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III.

d)

Papel como Enlace FATCA

Coordinador Líder del proyecto de implementación de procesos y herramientas tecnológicas que apoyen la gestión FATCA (Cont.)

Al identificar proyectos específicos de implementación, por ejemplo de sistemas de información, y al lograr la asignación de un líder de dicho proyecto, el OR debe reunirse con dicho líder con frecuencia y ser un enlace entre las áreas de negocio quienes serán los usuarios del sistema y el equipo de tecnología, siempre validando los esfuerzos de desarrollo o de adquisición de herramientas tecnológicas que cumplan tanto con los requerimientos de FATCA, así como los requerimientos de los usuarios. Su función como coordinador líder debe continuar hasta que el proyecto se haya culminado exitosamente.

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IV.

a)

Responsabilidades de supervisión, monitoreo y evaluación del cumplimiento

Medición del avance en la implementación FATCA El OR tiene la responsabilidad de asegurar que la implementación de los procesos, documentación, sistemas y cumplimiento con FATCA sea efectuada oportunamente dentro de su entidad. Para este propósito, debe construir u obtener herramientas de control de avance que detallen al menos lo siguiente: Tareas específicas de Implementación Responsables

Fechas de Cumplimiento Porcentaje de Avance

El OR debe estar en la capacidad de informar a la alta gerencia en cualquier momento sobre el estatus de la implementación FATCA dentro de su organización por área involucrada en la implementación y por persona responsable.

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IV.

Responsabilidades de supervisión, monitoreo y evaluación del cumplimiento

b) Gestionar la obtención periódica de Sub-Certificaciones de cumplimiento emitidas por las áreas de negocio y emitir la Certificación de Cumplimiento FATCA en nombre de la Entidad a la Autoridad Responsable

La regulación FATCA establece la responsabilidad del OR de certificar el cumplimiento de su entidad con FATCA como sigue: “El oficial responsable debe también certificar que de acuerdo a su mejor entendimiento, después de efectuar una indagación razonable, que la FFI participante no tiene ninguna práctica o procedimiento formal o informal establecido a partir de Agosto 6, 2011, hasta la fecha de tal certificación, para asistir a tenedores de cuenta en la evasión del capítulo 4 (FATCA).

Las prácticas o procedimientos que asisten a los tenedores de cuenta en la evasión del capítulo 4 incluyen, por ejemplo, sugerir al tenedor de cuenta que divida sus cuentas para evitar ser clasificado como una cuenta de alto valor, sugerir que los tenedores de cuenta estadounidenses cierren cuentas, transfieran, o retiren de sus cuentas para evitar el reporte, fallos intencionales al revelar una cuenta conocida que sea estadounidense; sugerir que un tenedor de cuenta remueva los indicios estadounidenses de la información de su cuenta; o facilitar la manipulación de los balances o valores para evitar los rangos establecidos por FATCA.” Fuente: Regulación FATCA páginas 342 y 343 (Sección §1.471-4(c)(7)

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IV.

Responsabilidades de supervisión, monitoreo y evaluación del cumplimiento

b) Gestionar la obtención periódica de Sub-Certificaciones de cumplimiento emitidas por las áreas de negocio y emitir la Certificación de Cumplimiento FATCA en nombre de la Entidad a la Autoridad Responsable (Cont.) Sub-Certificaciones FATCA Para lograr el cumplimiento con esta responsabilidad, el OR debe establecer un protocolo de subcertificaciones que deben ser emitidas y firmadas por los gerentes de las áreas de negocio que ejecutan el proceso de aceptación de clientes nuevos y manejo de clientes preexistentes. Las áreas de negocio son las responsables de ejecutar los procesos y procedimientos FATCA implementados en la entidad, y por tal razón son las únicas que pueden certificar que estos se han cumplido a cabalidad de acuerdo a las políticas FATCA establecidas. Certificación FATCA Basado en las sub-certificaciones recibidas de las áreas de negocio, el OR debe emitir una Certificación FATCA a nombre de su entidad indicando que la misma se encuentra en cumplimiento. Es importante resaltar que tanto la certificación como las sub-certificaciones deben indicar que la entidad no mantiene prácticas para asesorar a sus clientes a evadir FATCA.

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IV.

c)

Responsabilidades de supervisión, monitoreo y evaluación del cumplimiento

Auditoría de cumplimiento FATCA El OR es responsable de la verificación del cumplimiento con los controles y procedimientos FATCA establecidos en la entidad. En este sentido este debe involucrar a los especialistas en procesos y en auditoría interna a fin de que se identifiquen los controles y se preparen programas de auditoría FATCA las cuales deben ser efectuadas de manera periódica. Aun cuando la auditoría sea efectuada por un departamento diferente al de FATCA, como por ejemplo el Depto. de Auditoría Interna, el OR debe obtener y evaluar los resultados y solicitar los correctivos necesarios para que las desviaciones en el cumplimiento sean corregidas.

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IV.

Responsabilidades de supervisión, monitoreo y evaluación del cumplimiento

d) Monitoreo diario de incidencias FATCA, toma de decisiones y escalamiento de temas cuando sea necesario. •

El OR debe obtener retroalimentación de las áreas de negocio sobre las incidencias de personas estadounidenses o personas con indicio de ser estadounidenses, y aún de las personas recalcitrantes (que se hayan negado a proveer la información FATCA requerida).

•

El OR deberá monitorear las incidencias anteriores y tomar decisiones en conjunto con el área de negocios sobre el tratamiento que se dará a cada categoría de incidencia observada a fin de mantener a su entidad en cumplimiento con FATCA.

•

En los casos en que se requiera tomar decisiones importantes o efectuar reevaluación de políticas establecidas por un caso en particular, el OR deberá informarlo al nivel apropiado, o si fuese necesario, convocar al comité de ejecutivo FATCA para lograr que los temas sean atendidos, evaluados y resueltos oportunamente.

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Contacto

Arturo E. Carvajal Socio Financial Risk Management – FRM [email protected]

Luis A. Cedeño Gerente Senior Financial Risk Management - FRM [email protected]

kpmg.com.pa

La información aquí contenida es de carácter general y no va dirigida a facilitar los datos o circunstancias concretas de personas o entidades. Si bien procuramos que la información que ofrecemos sea exacta y actual, no podemos garantizar que siga siéndolo en el futuro o en el momento en que se tenga acceso a la misma. Por tal motivo, cualquier iniciativa que pueda tomarse utilizando tal información como referencia, debe ir precedida de una exhaustiva verificación de su realidad y exactitud, así como del pertinente asesoramiento profesional. © 2015 KPMG, una sociedad civil panameña y firma de la red de firmas miembro independiente de KPMG, afiliadas a KPMG International Cooperative (“KPMG International”), una entidad suiza. Derechos reservados.