ACTUACIONES DE POLICÍA JUDICIAL EN Código: PJIC-MDO-PT-18 LA INDAGACIÓN E INVESTIGACIÓN Versión: 02 Vigente desde: 02-01-05 MANEJO DE DOCUMENTOS Página 1 de 8

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la búsqueda, recolección y embalaje de documentos dubitados e indubitados de interés en la investigación criminal con el fin de garantizar su identidad, integridad y preservación. 2. ALCANCE Aplica al Lugar de los Hechos, lugares relacionados y a las actividades que desarrolla el personal con funciones de policía judicial o quienes por vía de excepción hagan sus veces. Inicia con la recepción de la noticia criminal, el procedimiento de “Inspección al Lugar de los Hechos y/o al cadáver”, o cuando se aporten a una investigación; finaliza con el instructivo de “Rotulado de EMP Y EF” .

3. FUNDAMENTO TEÓRICO En la investigación de las diferentes conductas punibles y especialmente en lo relacionado con estados patrimoniales, enriquecimiento ilícito, delitos contra la administración pública, valoración de perjuicios relacionados con marcas y patentes, presuntos homicidios o suicidios, entre otros; los documentos como EMP Y EF son de valiosa importancia para el esclarecimiento de los hechos por cuanto nos permiten establecer su originalidad, procedencia, autoría, alteraciones y contextualizarlos con la demás información obtenida en la investigación. 4. DEFINICIONES CONCEPTUALES Para efectos de este procedimiento se entiende por: •

Coetaneidad o contemporaneidad: Coincidencia o cercanía al periodo de tiempo en el que el documento fue elaborado. Para poder efectuar el cotejo documentológico y grafológico, el material indubitado debe corresponder o ser

Elaboración

Revisión

Aprobación

Delegados Interinstitucionales

Comité Operativo

Consejo Seccional de Policía Judicial

Firma

Firma

Firma

Fecha: 2003-08-11

Fecha: 2004-11-29

Fecha

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lo mas próximo que se pueda a la documento investigado1.

fecha presunta de elaboración del

•

Cotejo: Comparación de dos documentos para incluir o excluir su uniprocedencia2.

•

Documento dubitado: Es aquel que es motivo de investigación o comprobación pericial, los cuestionamientos recaen generalmente, sobre su forma de producción, autor, materiales que lo constituyen, procedimientos de impresión y manipulaciones3.

•

Documento indubitado: Es aquel que su origen es cierto y su autenticidad no es discutida, sirven de patrón de comparación, son genuinos y legalmente reconocidos4.

•

Documentología forense: Conjunto articulado de procedimientos científicos y técnicos aplicables a la verificación de la autenticidad del documento escrito su origen, materiales constitutivos, forma de elaboración y posibles manipulaciones o alteraciones5.

•

Grafología forense: Estudio técnico científico del grafismo (firmas y escritos), para establecer autenticidad o falsedad y determinar autoría de los mismos6.

•

•

1

Original: Documento o escrito primitivo, del cual se obtienen copias7. Documento: Son los textos manuscritos, mecanografiados o impresos. Las grabaciones magnetofónicas, discos de todas las especies que contengan grabaciones. Grabaciones fonópticas o videos. Películas cinematográficas. Grabaciones computacionales. Mensajes de datos. El telex, telefax y similares,. Fotografías. Radiografías. Ecografías. Tomografías. Electroencefalogramas. Electrocardiogramas. Cualquier otro objeto similar o análogo a los anteriores. Planos, dibujos, cuadros, fotografías, grabaciones magnetofónicas, talonarios, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares, documentos de identificación personal

Manual Unificado de Servicios en Documentología y Grafología Forense. Coordinación Editorial “Subcomité Interinstitucional de Documentología y Grafología Forense”. Bogotá. 2002 Pág. 19. 2 Ibíd. 3 Ibíd.. 4 Ibíd. 5 Ibíd. Pág. 18 6 Ibíd. 7 Ibíd.

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como; cédulas de ciudadanía, tarjetas de identidad, pasaportes, visas, cédulas de extranjería, carnés, licencias y títulos valores: como cheques, letras, bonos, pagares entre otros. NOTA: El parágrafo del artículo 201 del C.P.P., señala que en los lugares donde no hubiere miembros de Policía Judicial de la Policía Nacional, esta función la realizara la Policía Nacional; por lo anterior cuando en los manuales de Policía Judicial y Cadena de Custodia, se hace referencia “Al servidor de Policía Judicial o quien por vía de excepción haga sus veces” se entiende que se trata de la Policía Nacional.8 5. NORMATIVIDAD        

Constitución Política de Colombia. Art. 15, 228, 250, 251, 252 y 253. Código Penal. Ley 599/00 Código de Procedimiento Penal. Ley 906 de 2004, Art. 1, 3, 14, 66, 114 numeral 4, 200 al 215, 254 al 266, 275 al 278, 424 al 434 Resolución 0-1890 de noviembre de 2002 Cadena de Custodia Resolución 2869 de 2003 Procedimientos de Cadena de Custodia Manual de Cadena de Custodia vigente para el Sistema Penal Acusatorio. Resolución 0- 2286 de noviembre de 2003, Manual de Procedimientos actualizado Manual Único de Policía Judicial.

6. CONDICIONES •

El servidor asignado a la labor de recolección y embalaje de los EMP y EF debe contar con los elementos y materiales indispensables para el cumplimiento de sus funciones en el lugar de los hechos y verificar que estos sean aptos para la preservación de los documentos dubitados e indubitados.

•

El personal responsable de la aplicación del presente procedimiento debe conocer las normas de bioseguridad descritas en el instructivo de “Medidas de Bioseguridad”.

•

Se debe ingresar al lugar de los hechos siguiendo las rutas de acceso previamente establecidas, utilizando la protección y elementos de bioseguridad necesarios.

•

En el lugar de los hechos, previamente a la recolección de los documentos

8

Manual de Policía Judicial, página 9

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dubitados e indubitados, el servidor de policía judicial asignado debe cerciorarse que estos hayan sido documentados fotográfica y/o video gráficamente y fijados topográficamente. •

Cuando los documentos son aportados a una investigación, se deben describir en el informe de policía judicial e iniciar los correspondientes procedimientos de cadena de custodia.

•

En la búsqueda y recolección de los documentos dubitados de interés en el hecho investigado se debe, en lo posible, aportar los originales de los mismos; igualmente, los documentos indubitados o muestras patrón que se envíen para cotejo grafológico y/o documentológico deben ser suministrados en abundancia y ser coetáneos.

•

La información consignada en los rótulos debe ser concordante con la descripción narrativa y la demás documentación al respecto. El rótulo se diligencia previamente a su colocación en el empaque del EMP y EF correspondiente y en superficie diferente al documento embalado.

•

Los documentos dubitados e indubitados una vez recolectados y embalados deben ser conservados en su forma original, es decir, que se debe evitar practicar actividades que los puedan alterar como: doblar, grapar, perforar, adherir con cinta, arrugar, rasgar, exponer a sustancias químicas, marcar directamente, mojar, manchar, manipular en exceso, pegar, escribir sobre ellos, entre otros.

•

El manejo de los documentos dubitados e indubitados debe realizarse preservando las condiciones y estado original de los mismos, asegurando su cadena de custodia.

7. DESARROLLO 7.1 Materiales y equipos •

•

•  

•

Bolsas de papel manila de diferentes tamaños (sobre, carta, oficio, extraoficio, entre otros) Bolsas plásticas de diferentes tamaños (sobre, carta, oficio, extraoficio, entre otros) Equipo de bioseguridad Equipo de fotografía Equipo de planimetría Guantes desechables

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Marcadores indelebles Overol Pinzas plásticas o con protección plástica en sus puntas Papel filtro en pliegos Rótulos preimpresos Tapabocas

7.2 Descripción 7.2.1 Buscar y observar El servidor asignado verifica que el lugar de los hechos haya sido documentado fotográfica ó videográficamente y fijado topográficamente de acuerdo a los procedimientos establecidos. El servidor de policía judicial asignado realiza la búsqueda de los documentos dubitados e indubitados, siguiendo las técnicas descritas en el procedimiento de “Observación y Análisis del Lugar de los Hechos ”. El servidor asignado observa los documentos previamente a su recolección y toma las medidas necesarias para garantizar la bioseguridad, el adecuado manejo y la cadena de custodia de estos Elementos Materia de Prueba y Evidencia Física. Si el documento de interés en el hecho investigado, presenta adherencias de sustancias o evidencia traza, estas se conservan en su estado original junto al documento durante la manipulación y el embalaje del mismo. 7.2.2 Documentar y fijar Una vez localizados los documentos dubitados e indubitados, los servidores asignados realizan la documentación fotográfica y/o videográfica y la fijación topográfica de acuerdo a los siguientes procedimientos respectivamente: •

“Documentación Fotográfica” dejando Fotográfico” y la “Ficha Técnica ”.

como

registros

el

“Álbum

•

“Documentación Videográfica”.

•

“Fijación Topográfica” dejando como registro el bosquejo en el formato de “Dibujo Topográfico”.

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Así mismo el servidor de policía judicial asignado como coordinador realiza la descripción narrativa en el “Acta de Inspección al Lugar de los Hechos” o en el Acta de Inspección Técnica al Cadáver”, de acuerdo a los procedimientos de “Inspección al Lugar de los hechos y/o al Cadáver” respectivamente. 7.2.3 Recolectar El servidor asignado, recolecta cada uno de los documentos dubitados ó indubitados, de manera separada, tomándolos de los extremos utilizando guantes y pinzas plásticas o en su defecto, pinzas que tengan sus puntas protegidas con material plástico. En el evento en que el documento se encuentre húmedo, procede a ubicar un lugar limpio y aireado para secarlo, de no ser posible, cubrirlo con papel filtro, dejándolo secar a la temperatura ambiente. Si los documentos se encuentran quemados deben ser manipulados con excesivo cuidado por cuanto cualquier brisa o movimiento brusco podría destruirlo, en estos casos se deben colocar los documentos quemados deslizando debajo un cartón o vidrio y traspasar el contenido sobre un recipiente rígido (con piso de algodón). Si los documentos quemados se encuentran en recipientes pequeños (canecas, canastas entre otros), se envía el recipiente completo y rotulado. 7.2.4 Embalar, rotular e iniciar Registro de Cadena de Custodia El servidor asignado, introduce el documento seco dentro de bolsa de papel manila, según su tamaño, conservando su estado, condiciones y forma original. Adicionalmente, inserta el documento ya empacado en la bolsa de papel dentro de una bolsa plástica, la cual se sella técnicamente preservando el embalaje inicial utilizando cinta de seguridad, conservando su estado, condiciones y forma original. El servidor asignado diligencia el rótulo para los documentos en superficies diferentes según instructivo de “Rotulado de EMP y EF” y diligencia “Inventario de EMP y EF” de cadena de custodia, de acuerdo al instructivo de “Registro de Cadena de Custodia de EMP y EF” para ser enviados a los laboratorios respectivos o bodegas de evidencia.

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Sí en el lugar de los hechos o dentro de la investigación se encuentra y/o allegan EMP Y EF con los que se puede escribir como: máquinas de escribir, sellos, esferos, bolígrafos, fotocopiadoras, imprentas, impresoras entre otros, de los cuales se presume que se utilizaron en la elaboración del documento dubitado, se procede a su observación, recolección y embalaje de acuerdo a sus características. 7.3 Diagrama de flujo SERVIDOR ASIGNADO PARA LA COORDINACIÓN DE LA DILIGENCIA

SERVIDOR DE POLICIA JUDICIAL ASIGNADO O QUIEN HAGA SUS VECES

SERVIDORES ASIGNADOS PARA LA DILIGENCIA FOTOGRAFO/ CAMAROGRAFO/ TOPOGRAFO

INSPECCIONAR EL LUGAR DE LOS HECHOS, Y/O CADAVER

Observar, Analizar y buscar

Documentar y Fijar

Recolectar EMP y EF

Embalar EMP y EF

DILIGENCIAR ACTA DE INSPECCIÓN AL LUGAR DE LOS HECHOS Y/O ACTA DE INSPECCIÓN TÉCNICA AL CADÁVER, INVENTARIO DE EMP Y EF, INFORME DE POLICIA JUDICIAL O INFORME EJECUTIVO

Rotular, registrar y enviar los EMP y EF

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7.4 Puntos de control () 1 El servidor de policía judicial asignado para la labor de coordinador de la diligencia verifica el registro en el “Acta de Inspección al Lugar de los Hechos” y/o “Acta de Inspección Técnica al Cadáver” de la documentación fotográfica y/o videográfica, la fijación topográfica y la descripción de la recolección, el embalaje y el rotulado realizado de acuerdo al instructivo “Rotulado de EMP y EF” para su posterior entrega en el informe de Policía Judicial. 8. RESPONSABLES El responsable de este procedimiento es el servidor asignado para la actividad de búsqueda, recolección y embalaje de los documentos dubitados e indubitados hallados en el lugar de los hechos o allegados dentro de la investigación. 9. REGISTROS “Acta de Inspección al Lugar de los Hechos” “Acta de Inspección Técnica al Cadáver” “Álbum Fotográfico” “Dibujo Topográfico” “Ficha Técnica” “Inventario de EMP y EF” “Rótulo” 10. ANEXOS N. A.