para tu ONG - Parte I

Publicado Julio—Agosto 2012

Indice Google Apps

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¿Qué es Google Apps? Beneficios de Google Apps ¿Puedo implementar Google Apps sin ayuda?

Mi cuenta de Google Apps

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¿Cómo ingreso a mi cuenta de Google Apps?

Apps más útiles

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Gmail Contactos Tareas Chat Calendar Drive Google Drive en tu PC

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Herramientas de consulta

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Google Apps A pesar de que Google.com es el motor de búsqueda más popular, muy pocos conocen todo lo que Google ofrece para las organizaciones a través de sus diferentes productos. En este manual te mostraremos algunas Google Apps para ordenar el trabajo en tu organización.

¿Qué es Google Apps? Google Apps es una colección personalizable de aplicaciones para el lugar de trabajo diseñadas para mejorar la productividad de tu ONG.

Esta colección está compuesta por aplicaciones diseñadas para los usuarios de ONG’s e incluye aplicaciones para mejorar la comunicación, como Gmail, Google Calendar y Chat de Google. Aplicaciones diseñadas específicamente para mejorar la colaboración en tu organización, como Google Drive a través de sus Hojas de cálculo, editores de texto, presentaciones, etc. Estas aplicaciones están diseñadas para personalizar la seguridad de los correos electrónicos, administrar tu cuenta, y mejorar tu trabajo.

Beneficios de Google Apps Algunos de los beneficios de Google Apps más importantes para las ONG’s:

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Mayor movilidad. Tu oficina está en cualquier parte. Reducción de costos de software, hardware y de soporte IT Implementación más rápida y con menores riesgos (podemos probar más cosas!) En muchos casos, actualizaciones automáticas Flexibilidad de escala Seguridad (los datos no están en casa)

Además, la nube nos permite desarrollar una nueva forma de colaboración interna, es decir, de trabajar mejor con el equipo de tu organización, incluso a distancia.

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Google Apps ¿Puedo implementar Google Apps sin ayuda? Para implementar Google Apps en tu organización hemos pensado en un diagrama de proceso de acuerdo a tus conocimientos técnicos para simplificarte la tarea:

* Que pueda dedicarle tiempo y/o posea conocimientos técnicos de hosting, DNS y MX , y que pueda capacitar al resto del equipo de la organización.

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Mi Mi cuenta cuentade deGoogle GoogleApps Apps ¿Cómo ingreso a mi cuenta de Google Apps? 1.

Ingresa a www.google.com

2.

Haz click en Inicia sesión

3.

Completa la sección con tu correo electrónico con el formato [email protected] y tu contrase-

ña. Y luego haz click en el botón celeste de Iniciar sesión

4.

Ingresarás a tu cuenta de Google Apps donde podrás ver la barra de navegación negra con tu

Correo, Drive, Calendar, Contactos y otras aplicaciones más.

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Apps más útiles Gmail Es la herramienta de Google para administrar los correos electrónicos. Una de las grandes ventajas de Google, es la Redactar un email en Gmail es muy fácil, solo

posibilidad de crear, a través de una implementa-

tienes que hacer click en Redactar y comienza!

ción, tu propio dominio y enviar tus correos desde [email protected]!

Al ingresar a la sección de configuración podrás ver todas las pestañas de lo que puedes configurar a tu medida.

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Apps más útiles Gmail Con Gmail puedes potenciar la gestión de tu correo a través de: Conversaciones: Se pueden leer todos los mensajes concernientes a lo mismo en un solo lugar; se apilan en el orden en que se reciben; se puede re-enviar o imprimir la conversación entera o parte de ella. En la bandeja de entrada las verás ya organizadas por el título del Asunto y entre paréntesis la cantidad de conversaciones sobre ese título que hay hasta el momento.

Al hacer click en la conversación, puedes ver cada mensaje de forma resumida por primera línea o abrirlos para leer el resto de cada email.

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Apps más útiles Gmail Etiquetas Son como las carpetas, pero más poderosas. Se puede etiquetar un correo electrónico con más de una etiqueta. Se pueden asignar diferentes colores a las etiquetas para poder identificarlas con facilidad. Para configurar etiquetas nuevas debes ingresar a la configuración de tu Gmail (la tuerca) en la pestaña Etiquetas.

Filtros: ¿Tienes cientos de mails que necesitas que se ordenen de forma automática? Con Gmail puedes crear reglas de filtros para que los mails se almacenen u ordenen de acuerdo a tus necesidades y te faciliten tu tarea.

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Apps más útiles Gmail Búsqueda: Google ha incorporado la barra de búsqueda en Google Apps para que puedas encontrar eso que estabas buscando, sea un email, un documento, un contacto, etc. Se pueden filtrar las búsquedas de acuerdo a parámetros que le asignemos como lo muestra la captura de pantalla debajo.

Labs: son aquellas funciones experimentales que los usuarios pueden habilitar. Son desarrollos que se van renovando y poniendo al alcance de los usuarios de Drive. Te recomendamos algunas que pueden ser de gran utilidad: Chat a la derecha, Deshacer Enviar, Inserción de imágenes, Respuestas almacenadas, Vistas previas de Google Docs en correo, Vistas previas de Google Maps en correo, 'Responder a todos' predeterminado, son algunas solamente!

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Apps más útiles Gmail Archivado: Gmail dispone de 25 MB de espacio de almacenamiento en su bandeja de entrada (50 veces más que el estándar de la industria).

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En Gmail nunca tendrá inconvenientes con los elementos enviados ni excederá la capacidad máxima de almacenamiento de la bandeja de entrada. No será necesario que elimine sus mensajes. Al archivar un mensaje de correo electrónico, este se mueve de la bandeja de entrada a las etiquetas que ha configurado. También podrá encontrar cualquier correo que haya archivado en su etiqueta “Todos”. “Todos” es su espacio de almacenamiento, una gran base de datos de referencia con todas sus conversaciones. Puede realizar una búsqueda para encontrar mensajes de correo electrónico en “Todos”.

Administrando tu bandeja de entrada Los métodos de administración de email sugieren algunas formas de organizar los mails para reducir la sensación de cuando tienes mil cosas pendientes, haciendo que pasemos menos horas frente a la bandeja de entrada y usando solamente el tiempo necesario para organizar las tareas que nos van llegando. En éstos videos se describen 3 metodologías para administrar eficientemente los mails utilizando "action labels": Getting Things Done (GTD), Inbox Zero y Trusted Trio. Para ver el video (en inglés) haz click acá.

Además en Gmail tienes todo integrado con las siguientes herramientas de Contactos, Tareas, Calendar.

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Apps más útiles Contactos Se pueden crear contactos personales y grupos de contactos. Crea automáticamente una lista de los contactos con quienes más se comunica para poder acceder fácilmente a ellos (“Más contactados”).

Beneficios clave de los Contactos:

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No es necesario que vayas a los contactos para enviar un correo electrónico a alguien. Al comenzar a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico en el campo “Para:”, los contactos se autocompletarán. Puedes almacenar información personal sobre sus contactos; por ejemplo, el número de teléfono, la dirección, varias direcciones de correo electrónico, una foto, la fecha de nacimiento y otras notas.

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Apps más útiles Tareas Puede crear una lista electrónica de tareas pendientes, enviar un correo electrónico directamente a su lista de tareas. Si es necesario, puede crear listas de tareas diferentes para temas distintos, vincular una tarea a una fecha en su calendario y configurar recordatorios.

Las tareas las puedes ver desde la pantalla de Gmail

Y también crearlas desde la pantalla de Calendar haciendo click en algún día en particular.

Chat Puedes hacer preguntas a tus colegas instantáneamente o contestar consultas de tus contactos; no necesitas esperar un correo electrónico o una llamada de teléfono para comunicarte. Puedes cambiar tu estado a “Ocupado” para que tus

colegas

no

te

envíen

mensajes.

Puedes agregar robots de traducción y luego chatear con personas que hablen otros idiomas.

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Apps más útiles Calendar Con Calendar puedes:

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Organizar tus horarios.

§

Ver el calendario y la disponibilidad de tus colegas.

§

Programar eventos con otras personas.

§

Personalizar tus recordatorios y notificaciones.

§

Programar reuniones periódicas, eventos privados y adjuntar documentos a sus invitaciones. Puede crear otro calendario para ti (ej. calendario personal) o para compartirlo con un equipo (ej. eventos del equipo).

§

Crear y administrar las tareas desde el calendario.

Puedes visualizar tu calendario de forma diaria, semanal, mensual o como agenda en forma de lista de eventos seguido uno debajo del otro.

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Apps más útiles Calendar Crear un evento es muy sencillo. Solo haz click en CREAR en la vista general del calendario, o haciendo click en el día y hora en particular en alguno de los tipos de vistas descripto arriba.

ción (tal vez la agenda de la reunión) (5), adjun-

Puedes completar desde el nombre del evento

más importante, invitar a las personas interesa-

(1) , el horario (2), darle recurrencia si es un

das a este evento, y solamente añadiendo sus

evento que se repite en el tiempo (3), en dónde

emails (9). De esa forma a tus invitados les llega-

se llevará a cabo (4), incluir una breve descrip-

rá un mail donde podrán aceptar o no tu invita-

tar un archivo (6), asignarlo a un calendario en particular (7), configurar recordatorios (8), y lo

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Calendar también se puede configurar, creando calendarios específicos (tal vez por temas como Comunicación, Eventos, etc) y con la posibilidad de compartirlos con otras personas, y dándoles permiso de solo lectura o edición. 14

Apps más útiles Drive Es un servicio de para almacenar, procesar y compartir documentos en forma gratuita ubicado en la nube y a los que podrás acceder desde cualquier lugar. Los documentos de Google Drive pueden ser compartidos con tu equipo para que

ellos accedan, editen, etc. También podés configurar el acceso sin conexión para que la próxima vez que estés sin red puedas ver documentos. Guarda todo y comparte lo que quiera. Para más información de Google Drive haz click acá.

Con Google Drive puedes crear de cero documentos en la nube como Documento (procesador de texto), Presentación, Hoja de cálculo, Formulario, Dibujo y hasta ordenarlos por Carpetas. Hasta puedes utilizar las plantillas que ofrece Google e incluso crear las propias de tu organización para que todos usen las mismas. También puedes subir archivos y carpetas enteras a Google Drive. Esto te permite tener todos tus archivos y carpetas ordenadas en la nube y resguardadas de la posibilidad de perderlos. Todos los archivos y carpetas las puedes compartir a diferentes personas con diferentes permisos, inclusive dentro de un archivo o carpeta en particular.

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Apps más útiles Drive La Hoja de Cálculo viene con fórmulas, gráficos, herramientas para proteger las hojas y aplicar reglas de notificaciones. Tiene casi la totalidad de la funciones del programa de hoja de cálculo que ya conoces. Para ver el video de Hoja de cálculo (en inglés) haz click acá.

Con Presentaciones puedes armar aquella presentación que necesitas para dar una charla o reunión con una audiencia o equipo. Para ver el video de Presentaciones (en inglés)haz click acá. Elige la plantilla que deseas y empieza a crear tu presentación tan simple como lo puedes hacer con otro programa.

El Documento tiene todas las ventajas y funcionalidades de los procesadores de texto tradicionales más la flexibilidad que te ofrece trabajar en la nube, en sintonía con tu equipo de trabajo. Con Documentos puedes crear documentos compartidos, con accesos de solo lectura, edición, etc para que tu equipo de trabajo te ayude con el mismo. Para ver el video de Documentos (en inglés) haz click acá.

Con Dibujos puedes diseñar e ilustrar tu página web o cualquier documento. Para ver el video de Dibujos (en inglés) haz click acá.

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Apps más útiles Drive Los Formularios están diseñados para armar encuestas, inscripciones a eventos y recibir comentarios y mucho más, todo en breves minutos!

Podrás ver en tiempo real las respuestas y hasta te muestra en forma de reporte con barras y gráficos de torta los resultados. Para ver el video de Formulario (en inglés) haz click acá.

Hasta puedes insertar el formulario en el cuerpo de un mail para que el destinatario complete desde el cuerpo del mismo, y enviarle un mail de confirmación de recepción de sus datos o de agradecimiento a la inscripción a un evento, por ejemplo.

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Apps más útiles Google Drive en tu PC Google Drive es la herramienta de Google que se instala en nuestra PC y permite sincronizar los documentos de la nube en nuestra PC. Es útil para organizaciones que no tengan acceso a internet en todo momento.

¿Cómo funciona Google Drive en nuestra PC? Google Drive es un programa que mantiene actualizada una carpeta de nuestra PC con la nube de documentos online. Para ingresar a esta carpeta usar esta imagen:

Dentro de la carpeta, podemos observar un ícono (tilde verde) cuando el archivo se ha sincronizado satisfactoriamente:

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Herramientas de Consulta consulta § § §

Empieza a utilizar Google Apps gratuitamente Portal de Google Apps Información sobre la implementación para clientes de Google Apps

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Centro de asistencia de Google Apps

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Canales de YouTube de Google Apps y Google Docs

§

Blogs oficiales de Google Docs, Gmail, Google Enterprise

§

Consulte las nuevas funciones de los productos: ¿cuáles son las novedades en Google Docs?

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Cómo registrarse en Google Apps

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Configuración de la entrega del correo electrónico (MX)

§

Tabla con valores MX para modificar en el hosting del cliente

§

Video sobre MX

¿Necesitas ayuda con Google Apps? En Wingu te podemos ayudar. Envíanos un email a [email protected]

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