Plan de Negocios Creación de empresa logística de Catering y Organización de Eventos Empresariales

Autor: Andrea Monsalvo Jurado

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

Plan de Negocios Creación de empresa logística de Catering y Organización de Eventos Empresariales Andrea Monsalvo Jurado 28/10/2010

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Carrera de Administración de Empresas Bogotá D.C.

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TABLA DE CONTENIDO

Contenido Índice de Tablas e Ilustraciones .................................................................................................... 9 Índice de Anexos ......................................................................................................................... 10 Resumen Ejecutivo....................................................................................................................... 11 Capítulo I ..................................................................................................................................... 14 1.1

Título ............................................................................................................................... 14

1.2

Introducción .................................................................................................................... 15

1.3

Antecedentes .................................................................................................................. 16

1.4 Planteamiento del problema ................................................................................................ 22 1.5 Formulación del problema .................................................................................................... 23 1.6

Justificación ..................................................................................................................... 24

1.7 Marco teórico ....................................................................................................................... 26 1.8 Marco conceptual ................................................................................................................ 29 1.9

Objetivos ......................................................................................................................... 31

Capítulo II .................................................................................................................................... 33 2.

Estudio de mercado ............................................................................................................ 33 2.1

Análisis del Sector ....................................................................................................... 34

2.1.1

Entorno Económico ................................................................................................. 35

2.1.2

Entorno Político....................................................................................................... 45

2.1.3

Entorno Socio-Cultural ............................................................................................ 48

2.1.4

Entorno Tecnológico ............................................................................................... 50

2.2

Investigación de Mercados ......................................................................................... 51

2.2.1

Diseño de la Investigación................................................................................... 51

2.2.2

Definición de la población................................................................................... 51

2.2.3

Selección del tamaño de la muestra ................................................................... 52

2.2.4

Trabajo de campo ............................................................................................... 53

2.2.5

Análisis de los datos ............................................................................................ 53

2.2.6

Segmentación del Mercado ................................................................................ 54

2.2.7

Mercado Objetivo................................................................................................ 55

2.2.8

Cuestionario ........................................................................................................ 55

6

2.3

Análisis del Mercado ................................................................................................... 57

2.3.1

Resultados Obtenidos.............................................................................................. 59

2.3.2

Análisis de la Competencia...................................................................................... 62

2.3.3

Participación en el mercado .................................................................................... 64

2.3.4

Mercado Potencial .................................................................................................. 65

2.4

Estrategia de Mercados .............................................................................................. 65

2.4.1 Concepto del Servicio ..................................................................................................... 68 2.4.2

Estrategia de Distribución ....................................................................................... 68

2.4.3

Estrategia de Precio ................................................................................................ 69

2.4.4

Estrategia de Comunicación.................................................................................... 70

2.4.5

Estrategia de Servicio .............................................................................................. 72

2.4.6

Estrategia de Aprovisionamiento ............................................................................ 73

2.5

Proyección de ventas .................................................................................................. 78

2.5.1

Proyecciones............................................................................................................ 78

2.5.2

Política de cartera ................................................................................................... 79

Capítulo III ................................................................................................................................... 81 3.

Operación ............................................................................................................................ 81 3.1

Ficha técnica del servicio ............................................................................................. 81

3.2

Estado de desarrollo.................................................................................................... 82

3.3

Descripción del proceso............................................................................................... 83

3.5

Plan de producción ...................................................................................................... 88

3.5.1 Cadena de abastecimiento............................................................................................. 91 3.6

Costos de producción .................................................................................................. 91

Capítulo IV ................................................................................................................................... 93 4.

Estudio Organizacional........................................................................................................ 93 4.1

Estrategia organizacional ........................................................................................... 93

4.1.1

Análisis DOFA .......................................................................................................... 95

4.1.2

Organismos de apoyo ............................................................................................. 96

4.2

Estructura organizacional ........................................................................................... 98

4.3

Políticas de selección y contratación......................................................................... 103

4.4

Aspectos legales ........................................................................................................ 104

7

4.4.1 4.5

Constitución y legalidad ........................................................................................ 104 Costos administrativos .............................................................................................. 107

Capítulo V .................................................................................................................................. 109 5.

Estudio económico y financiero .................................................................................... 109

5.1

Ingresos y egresos ..................................................................................................... 110

5.1.1

Balance General .................................................................................................... 111

5.1.2

Estado de pérdidas y ganancias ............................................................................ 113

5.1.3

Razones financieras............................................................................................... 114

Capítulo VI ................................................................................................................................. 115 6.

Impacto económico social ambiental ............................................................................... 115 6.1

Cadena de Valor ........................................................................................................ 115

6.2

Generación de Empleo .............................................................................................. 120

6.3

Costo ambiental ........................................................................................................ 120

Capítulo VII ................................................................................................................................ 122 7.

Conclusiones ..................................................................................................................... 122 Anexos................................................................................................................................... 125

Bibliografía ................................................................................................................................ 144

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Índice de Tablas e Ilustraciones Ilustración 0-1: Tendencias Catering en Eventos ........................................................................ 18 Ilustración 2: Logística Empresa.................................................................................................. 31 Ilustración 3: Participación Bogotá ............................................................................................. 35 Ilustración 4: Actividad Económica de las empresas creadas en Bogotá ................................... 36 Ilustración 5: Número de empresas en Bogotá. Fuente: Elaboración propia ............................. 37 Ilustración 6: Distribución de las PYMES. Fuente: Estudio, La MIPYMES en Colombia, Diagnóstico general y acceso a los servicios financieros ............................................................ 38 Ilustración 7: Bogotá Productiva ................................................................................................. 38 Ilustración 8: Distribución PIB por ramas de actividad 2007. Fuente: Elaboración propia ........ 41 Ilustración 9: Balance de la situación económica del comercio en Bogotá 2008-2009. Fuente: Encuesta de opinión empresarial Fedesarrollo 2009 ................................................................. 42 Ilustración 10: Sectores de destino de la inversión extranjera directa en Bogotá- Cundinamarca, 2009. Fuente: Banco de La República *No incluye inversión en petróleos ni en portafolio ...... 43 Ilustración 11: Atractividad de Bogotá para la IED. Fuente: Invest in Bogotá ............................ 44 Ilustración 12: Mapa geográfico de Bogotá. Fuente: Google images ......................................... 48 Ilustración 13: Tamaño de la empresa. ....................................................................................... 59 Ilustración 14: Tipo de eventos que realizan las empresas. ....................................................... 59 Ilustración 15: Cómo organiza el evento .................................................................................... 60 Ilustración 16: Motivos por los que no realiza eventos .............................................................. 60 Ilustración 17: ¿Contrataría los servicios de esta empresa? ...................................................... 61 Ilustración 18: Presupuesto que invertiría en la realización de eventos .................................... 61 Ilustración 19: Empresas líderes del sector ................................................................................ 62 Ilustración 20: Estrategia de distribución ................................................................................... 68 Ilustración 21: Estrategia de precio ............................................................................................ 69 Ilustración 22: Flujograma actividades para el cliente. Fuente: Elaboración propia .................. 90 Ilustración 23: Cadena de abastecimiento Fuente: Elaboración propia ..................................... 91 Ilustración 24: Organigrama primer año Fuente: Elaboración propia ........................................ 98 Ilustración 25: Organigrama segundo año Fuente: Elaboración propia ..................................... 99 Ilustración 26: Organigrama tercer al quinto año Fuente: elaboración propia ........................ 101 Ilustración 27: Cadena de valor Fuente: elaboración propia .................................................... 115

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Índice de Anexos

Clasificación internacional industrial uniforme (CIIU)……………………………………………………… 122 Clasificación sectores de la economía…………………………………………………………………………….…121 Desarrollo de Operaciones………………………………………………………………………………………………..130 Diagrama de operaciones…………………………………………………………………………………………………134 Encuesta…………………………………………………………………………………………………………………………..124 Estados Financieros Empresas Líderes del Sector………………………………………………………………128 Formato cuestionario……………………………………………………………………………………………………….123 Matriz de desempeño proveedores…………………………………………………………………………………129 Parametros necesarios para la conformacion legal de la empresa…………………………………..135 Plantilla para evaluación del cliente,………………………………………………………………………………..130 Resultados obtenidos………………………………………………………………………………………………………126 Tabulación resultados obtenidos……………………………………………………………………………………..124

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Resumen Ejecutivo Servicios Integrales de Catering & Eventos Resumen Ejecutivo

Socios: Andrea Monsalvo Jurado Sergio Moreno Villamizar Participación accionaria: 50% cada uno Equipo Directivo: Producción de Eventos: Andrea Monsalvo Jurado Producción Logística: Sergio Moreno Villamizar Producción Financiera: Sergio Moreno Villamizar Producción Administrativa y Legal: Andrea Monsalvo Jurado Industria: Alimentos y bebidas Número de empleados: Al iniciar actividades: 2 Al final del primer año: 2 Al final del tercer año y hasta el quinto: 6 Alianzas/Socios: Buscamos aliarnos con los principales restaurantes de la ciudad de Bogotá, para dar respaldo al nombre de la Empresa y garantizar calidad reconocimiento por parte de nuestros clientes objetivo y potenciales siendo nuestro valor diferenciador. Objetivos Financieros: Buscamos personas que tengan interés en financiarnos la inversión inicial para empezar actividades. Recibirán a cambio participación en las utilidades de la Empresa. Uso de los Fondos: Diseño y operación página web, campañas de publicidad, compra de inmuebles y equipo, lanzamiento de la empresa, capital de trabajo.

Descripción del Negocio: Professional Catering & Events Solutions será una empresa que satisfaga todas las necesidades, expectativas y exigencias de sus clientes, ofreciendo una novedosa propuesta que consiste en organizar una amplia red logística de proveedores contratados por out sourcing para la realización de eventos personalizados y a la medida de cada cliente. Al realizar toda la logística del evento, y además cubrir la necesidad de los servicios alimentarios, con marcas reconocidas y escogidas directamente por el cliente desde nuestro portafolio, personalmente o a través de nuestra página de Internet, nos catalogamos como una empresa integral, manejando un concepto novedoso en el mercado.

Dirección/Equipo

El proyecto lo implementará Andrea Monsalvo Jurado, y Sergio Moreno Villamizar, dentro de sus funciones generales está todo el montaje, organización y adecuación de la empresa, así como conseguir los inversionistas, clientes y realizar las alianzas con los proveedores seleccionados. La dedicación de cada uno al negocio es mínimo tres horas semanales, pues actualmente están realizando otras actividades. Su formación académica la recibieron en la Pontificia Universidad Javeriana en la Carrera de Administración de Empresas e Ingeniería Industrial, respectivamente.

Servicios

Integración de una red de logística para la realización de eventos empresariales. En la Empresa participarán varias compañías de los diferentes sectores económicos, reconocidas en el mercado, quienes serán nuestros proveedores llamados dentro de la Empresa “socios estratégicos”. Esto implica: transporte, decoración, ambientación, lugar, música, comida, bebidas, personal de servicio, equipos y herramientas, invitaciones, recordatorios, en términos generales. Nuestra principal diferencia con las empresas de eventos existentes en el mercado, es que integramos la logística de la realización total del evento con los servicios alimentarios (catering), y lo haremos ofreciendo un amplio portafolio de opciones de empresas reconocidas y posicionadas en el mercado para cada componente del evento, a un costo accesible a las pequeñas y medianas empresas. El cliente no se preocupará por nada, sólo necesita escoger sus marcas preferidas en nuestra página de internet o si lo prefiere en una reunión personalizada, y nosotros organizamos e integramos cada detalle para que el evento sea excelente y totalmente único. Tecnologías/conocimientos necesarios

El conocimiento básico que necesitamos para llevar a cabo el proyecto, es el que hemos recibido en la Pontificia Universidad Javeriana en las carreras de Administración de Empresas e Ingeniería Industrial. En cuanto a la organización de eventos realizaremos algunos cursos dentro y fuera del país en los que nos capaciten para integrar todos los aspectos necesarios, innovar en cada uno de ellos, y estar al tanto de las tendencias mundiales. Mercados

Nuestro mercado objetivo son inicialmente, las empresas comerciales pequeñas y medianas de la ciudad de Bogotá, después de los tres primeros años de operación se evaluará si también nos dirigiremos a las grandes organizaciones. Las tendencias mundiales de marketing indican que la mayoría de los negocios, y algunos de los más importantes para las compañías, se cierran en ambientes diferentes al de las oficinas, por lo que se está implementando el lanzamiento de nuevos productos o servicios a

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través de eventos que funcionan como una carta de presentación e imagen de la empresa y dejan una huella más clara y profunda en los clientes externos. En cuanto al cliente interno, para lograr motivación, permanencia, lealtad y un buen ambiente laboral, las empresas también organizan reuniones como las fiestas de fin de año, celebraciones de ascensos, despedidas y reconocimientos, entre otros, en los cuales también prestaremos nuestros excelentes servicios. Por lo que iniciando la empresa esperamos captar el 1% de los ingresos que las PYMES generan al sector comercial de la ciudad de Bogotá, lo que representa para el primer año ventas por $114.796.875. Proyectamos un crecimiento del 1% para el segundo año, del 5% para el tercer año, del 6% para el cuarto año y del 9% para el quinto año. Canales de Distribución

El principal canal para llegar a nuestro cliente objetivo será la promoción de la Empresa en los restaurantes socios y el voz a voz, a medida que nos demos a conocer se destinarán más recursos hacia la página web. A mediano plazo esperamos pautar en las principales revistas especializadas del medio y participar en ferias.

Competencia

La competencia directa son las empresas de eventos y de catering. Las primeras no satisfacen las necesidades básicas y mucho menos las expectativas de los clientes, pues no ofrecen variedad de opciones y solo realizan una o dos actividades de las muchas que forman un evento. Por otro lado están las empresas de catering, que solamente ofrecen servicios de alimentación, pero sin satisfacer las necesidades ni diferenciar el tipo de cliente, la hora del día, el tipo de evento, el perfil de los invitados, entre otros muchos aspectos que se deben tener en cuenta. Finanzas

La Empresa en sus inicios se financiará con el aporte de los socios que será de $5.000.000 inicialmente, y con un préstamo bancario a largo plazo con cuota fija a 10 años por un valor de $30.000.000 a una tasa preferencial para PYMES del 12% efectiva anual. Desde el punto de vista financiero, el proyecto es bastante atractivo para los inversionistas, pues la inversión inicial es sólo de $5.000.000 con un retorno de la inversión de un 25%, TIR del 67% y a cinco años les retornará el monto total invertido. El valor presente neto de la Empresa es de $94.124.800

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Capítulo I 1.1

Título

Plan de Negocios para la creación de una Empresa logística de Catering y Organización de Eventos Empresariales.

Professional Catering

&

Events Solutions

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1.2

Introducción

En el ambiente empresarial, el realizar eventos se ha vuelto un estilo de dirección, aprendizaje y capacitación para cada ocasión de acuerdo al mensaje que se quiera transmitir y a qué tipo de personas se quiera llegar. Dentro de estos eventos está presente el tema de los servicios alimentarios, actualmente llamado catering, ya sea con alimentos sólidos o solamente con bebidas, los cuales, siempre tendrán un papel protagónico en cada momento y serán el centro de atención entre los asistentes para emitir un juicio de la empresa que preste este servicio. Por lo anterior, es fundamental tener presente todos los detalles como: los servicios alimentarios, el lugar, la ambientación, es decir los factores que hacen posible que un evento sea exitoso, para dar un impacto positivo a los asistentes. La organización de un evento puede llegar a ser muy dispendiosa para que éste genere el resultado que se espera, es por esto y por el excelente resultado que crea en los clientes, que las empresas en este momento tienen conocimiento de su gran importancia destinando recursos para su realización, y en muchos casos prefieren contratar a un tercero para que los organice y garantizar su objetivo.

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1.3 Antecedentes En los últimos años las empresas han cambiado radicalmente su enfoque y su organización interna se tiene conciencia que su razón de ser son las personas, sus clientes internos y externos, quiénes son los que toman la decisión final de preferirla o no entre la gran competencia en el mercado. Es por esto que hoy en día sus estrategias, especialmente en lo que respecta a mercadeo y ventas están dirigidas hacia la motivación de las personas, las grandes empresas comerciales lo realizan a través de sugestivas campañas de publicidad, espectaculares comerciales en medios de comunicación masiva reservando un presupuesto para ello, la tendencia actual para acercarse más al cliente, (sin dejar de lado las campañas publicitarias) son los eventos. Un evento empresarial sirve para motivar al cliente interno y externo, al primero para que logre los objetivos organizacionales, y al segundo, para que consuma o utilice más los productos o servicios ofrecidos por la empresa. Ésta no es una estrategia exclusiva de las grandes empresas con amplios presupuestos, pues las pequeñas y medianas empresas han descubierto que sin necesidad de realizar eventos ostentosos se logran buenos resultados y no es tan costoso como una gran campaña publicitaria tal lo muestra el siguiente artículo; “Creer que el marketing es para las grandes empresas es como decir que el amor es solo para los rubios, altos y de ojos celestes. ¿Se han olvidado las PyMEs de algo tan obvio como es valor del marketing? ¿O creen que apuntar a incrementar las ventas pasa más por pautar publicidad en grandes medios que por realizar eventos y producir piezas gráficas promocionales? El marketing es la disciplina que analiza y desarrolla el vínculo entre sujetos en estado de demanda y objetos en oferta, intentando que se cumplan los objetivos de cada uno de los intervinientes. En esta definición (y en cualquier otra)... ¿hay alguna mención al tamaño de las empresas? Ninguna. Y esto es así porque el desarrollo de ese vínculo se puede llevar a cabo desde cualquier empresa, cualquiera sea su tamaño, origen y residencia. De hecho, nosotros estamos en un país y nos vinculamos con todo el mundo. El origen de este artículo fue un vínculo establecido por dos personas en lados remotos, pero el vínculo comenzó a existir. Afirmar que el marketing es sólo para empresas grandes, es más o menos lo mismo que afirmar que el amor es solamente para los altos, rubios y de ojos celestes que se unirán a mujeres hermosas, esculturales. ¡Qué nos queda para el resto del universo que nos salimos de esos moldes! Aún así, podemos decir, que el amor existe y que se establecen vínculos entre personas “normales”. Pues bien, en el marketing pasa exactamente lo mismo.

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Y quiero referirme a cuestiones que tal vez sean vista como la “hermanita fea” de la familia: el marketing promocional aplicado a pequeñas empresas, sobre todo en aquellas que tienen un presupuesto acotado para este tipo de actividades. ¿Puede, entonces, una pequeña empresa promocionarse mediante la realización de eventos, folletería y catálogos sin tener que invertir sumas siderales? Este fenómeno de ser una PyMe es apasionante. Como hemos dicho, la PyMe se encuentra alejada de los presupuestos siderales, de los medios de promoción espectaculares y se tiene que ajustar a herramientas un poco más modestas. No por modesto significa que es no es eficiente. Por definición, el Marketing Promocional tiene la particularidad de utilizar medios más bien personales y busca reacción inmediata. Ambas particularidades son, a su vez, la característica distintiva de la PyMe. Personal y reacción inmediata. En eso tiene ventaja. La Promoción como instrumento comercial tiene “a sus favor”: Puede circunscribírsela a un presupuesto más bien acotado Puede tener la duración que la empresa quiera Es perfectamente medible en sus resultados Es muy conveniente para mercados segmentados y chicos Si está bien hecha, involucra bastante al cliente favoreciendo el establecimiento del “vínculo” de cual hablábamos al principio Maneja varias alternativas de motivadores Tiene un impacto directo sobre las ventas. En realidad, promueve ventas concretas. Por último, hay confusiones que “ensucian” el nombre de Promoción: Promoción no es igual a Regalo Promoción no es igual a chicas bonitas con piernas largas Promoción no es igual a juego, a diversión Promoción no es igual a caravanas de autos dando vueltas por lugares concurridos Estos son aspectos parciales, muy utilizados, pero no son Marketing Promocional. Podemos hacer algunas “igualdades” que sí son Promoción... Promoción sí es igual a impacto sobre ventas Promoción sí es igual a vínculo directo con el cliente 1 Promoción sí es igual a control presupuestario”

En la organización de un evento un factor relevante y que va implícito, es el tipo de comida o bebidas que se ofrecerá a los asistentes, para ello se debe tener en cuenta el motivo y el estilo de la reunión, es decir los servicios alimentarios; “La comida es, sin duda, algo esencial y en el caso de los eventos, el catering ofrece una experiencia cada vez más sofisticada y exige un nivel de creatividad y originalidad mayor tanto en su elaboración como en su presentación”.2 Por lo tanto son la esencia, el éxito, o el fracaso de un evento y dan el toque de diferenciación, elegancia y distinción. En el momento son la imagen de la empresa, su proyección a clientes y asistentes. 1

(Cristián Sosa Barreneche-Artículo Estrategias de Marketing, 2002) (Tendencias en servicios de catering en eventos, número 7)

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La evolución e innovación en los servicios alimentarios es una tendencia mundial, gracias a la globalización y el incremento del turismo internacional, se impusieron, entre otras cosas, la proliferación de escuelas de gastronomía y canales de televisión abocados exclusivamente al tema, ha sido tan rápido su crecimiento que en Colombia ya es conocido como el sector del Catering.

Tendencias mundiales en servicios de catering en eventos Nuevas exigencias: Desde hace ya tiempo, el catering ha dejado de ser simplemente un servicio de comida y bebida para empezar a incluir otros elementos, como decoración, ambientación, contratación de personal, e incluso animación. Esto se debe a que las expectativas de los clientes van más allá de un menú completo. Según Sergi Amigó de Prats Fatjó, a la hora de contratar un catering, se valoran factores como “la garantía de un servicio con la seguridad, la constante innovación tanto a nivel gastronómico como en la puesta de escena y decoración Ilustración 0-1: Tendencias Catering en Eventos

del evento”.

Como en todo nuestro sector, se espera que el catering provea soluciones, flexibilidad, adaptación, más que sea un simple proveedor de servicios. Marta Alsina de Food & Mambo explica: “La empresa busca un catering en el que confiar pero sobretodo que les ayude en las mil ocasiones en las cuales tienen un apuro, ya sea un coffee inesperado, el cumpleaños del jefe que se les ha pasado...”. Y es que hay empresas de catering que ya van mucho, mucho más allá de su principal misión. Para Marta Ausín de Monastrell Catering “una empresa de catering asume la responsabilidad de coordinar y supervisar los diferentes aspectos de una gestión global”. Comida más sana: Primera tendencia: cada vez la gente es más consciente de la importancia de tener una dieta equilibrada, y lógicamente los catering se han adaptado a ello. “Tener una digestión fácil y rápida durante los eventos es muy importante,” comenta Marta Alsina cuya empresa, Food & Mambo, trabaja con una dietista que propone platos sanos y equilibrados, sin frituras. Sergi Amigó añade que Prats Fatjó ofrece “almuerzos de trabajo o refrigerios en general basados en alimentos sanos, poco salseados y con ausencia de alcohol en los menús.” Comida rápida: “La gente ahora tiene menos tiempo y más prisa”, comenta Natalie de Trinchería de la empresa Home Chef. La comida rápida entra en las reuniones pero no estamos hablando de hamburguesas, patatas fritas o bocadillos clásicos sino de sándwiches de calidad, ensaladas y menús de picapica en lugar del tradicional menú de dos platos, vino y postre. Go mini: Otra tendencia: se tiende a ofrecer raciones más pequeñas. Comida presentada en tamaño “mini” como mini perros o hamburguesas, todo en raciones más reducidas. ¿Por qué? Además de la tendencia hacia lo saludable (que incluye comer menos), esta opción da a los invitados la oportunidad de degustar una selección más extensa. Las empresas de catering se han vuelto más creativas en la presentación, utilizando nuevos contenedores como vasos de Martini, tubos de ensayo, pequeñas cucharas ya preparadas para un bocado, “bento box” al estilo japonés, o contenedores de comida china. Atracción visual, olfativa y gustativa: La presentación de la comida es importante y el placer de comer empieza al ver un plato agradable, elegante, y bien presentado. “Lo importante es que sorprenda, que no vayas a una

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inauguración para probar unos canapés, sino que puedas disfrutar visual y gustativamente de cosas diferentes, nuevas”, afirma Marta Alsina. No olvidemos la importancia de la calidad gastronómica: volvemos a valorarla tras un periodo en el cual la estética parecía primar. Gregori Vizcaino de Jubany Grup Events comenta: “Entendemos que se está superando una etapa en la que se valoraba más el „diseño‟ de los platos que el propio producto”. ¿Se buscan sabores nuevos o no?: Si bien la demanda de novedad implica una mayor exigencia de sabores nuevos o exóticos, algunos profesionales recuerdan que los sabores tradicionales siguen siendo esenciales. Según Sergi Amigó, “Cada vez más se tiende a tematizar los eventos, consecuentemente a nivel gastronómico se amplía el abanico de posibilidades incluyendo cocinas de diferentes nacionalidades y continentes. Así como se ha popularizado la comida asiática, la tendencia ha virado hacia la cocina que proviene de los países árabes”. Un ejemplo de nuevos sabores radicales son los platos con insectos que el catering del Hotel Rey Juan I ofreció durante la entrega de los Premios eventoplus. Marta Ausín de Monastrell Catering matiza esta apertura: “Los tipos de servicios siguen siendo muy estándar por relacionarse a unas franjas horarias y propuestas de servicio muy concretas (breakfast-coffee break-brunch-lunchdinner-buffet). Prevalece la predilección por la comida sana, la dieta mediterránea, la cocina asiática y, en mayor medida, la experimental o cocina de autor, y es lógico puesto que siempre resulta complicado acertar con los gustos de una mayoría y no mucha gente se atreve a experimentar.” Para Isabel Muñoz de Grup Matas Arnalot, no hay que reinventar la rueda: “Se mantiene el gusto por la cocina de mercado, se ve una tendencia a recuperar platos de nuestra cocina tradicional y contemporalizarla a las exigencias actuales”. Cocina como actividad en los eventos: Gourmet donde se organizaron talleres tematizados en un entorno gastronómico O cuando la cocina se transforma en experiencia. Las empresas usan los talleres de cocina para transmitir sus mensajes y ofrecer experiencias. En la última presentación a clientes y prensa de Yeti, con “cena experiencial”, se puso al grupo a cocinar juntos después de la presentación de la agencia. Otro ejemplo es la presentación de Meeting. El Bulli Catering y Jubany GrupEvents nos recuerdan el potencial del Show Cooking o catering-espectáculo, un tipo de catering en el cual la comida se prepara en directo ante los ojos de los asistentes antes de servirse directamente en los platos. Una manera de ofrecer una experiencia divertida o espectacular y 3 de tranquilizar al comensal sobre la frescura de la comida .

En síntesis, las empresas de catering se han convertido en una excelente solución para la realización de cualquier evento, planeado o imprevisto, pues en alguna medida garantizan el éxito del evento, de un modo que implique innovación, que esté acorde con el sector en el que se desenvuelve la empresa, y que garantice que el mensaje e imagen que se quiera transmitir a los asistentes llegue a ellos de una forma clara y que se posesione en sus mentes;

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(Tendencias en servicios de catering en eventos, número 7)

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El nuevo concepto del catering: entender y reforzar lo que el anfitrión quiere transmitir en el evento “La gastronomía debe acompañar el evento: Hace tiempo el menú no guardaba relación con la actividad que se realizaba en el evento, y los platos se seleccionaban en función de gustos personales, sin necesidad de tener ningún vínculo con el motivo del encuentro. Pero hoy día la cocina acompaña el concepto del evento, se alinea con sus objetivos, desde los ingredientes o preparaciones elegidos, la manera de servirlos, etc. Si se abre un espacio innovador, se busca que la cocina refuerce esa noción. Si se presenta una empresa internacional, se internacionaliza el menú. Si en un evento corporativo la intención es motivar al personal se busca entonces un menú interesante, que demuestre la valoración que desea expresar la empresa. Hoy por hoy, el catering ya ha dejado de ser “la gastronomía del evento”, sino que se propone entender y reforzar aquello que desea comunicar el cliente, satisfaciendo sus necesidades y 4 deseos de manera creativa y sofisticada.”

Tendencias de catering en Colombia

El auge del catering en Colombia está muy ligado al crecimiento gastronómico que últimamente se ha visto, “se habla de que las demandas de insumos para este mercado rondan los cinco billones de pesos”,5 especialmente en Bogotá con la entrada de restaurantes de otros países, ahora es común encontrar fácilmente comida de cualquier región; El Catering, Un Socio Clave En el mundo de los eventos, la gastronomía toma cada vez mayor protagonismo. No solo permite agasajar a los invitados y agradecerles, en cierta manera, su presencia, sino que también engalana el momento propicio para que los ejecutivos entablen conversaciones concernientes al éxito de la reunión o puedan cerrar grandes negocios.

4 5

(Por Pablo di Lullo) (Artega, marzo de 2008)

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Actualmente, el auge del servicio de catering en Colombia se encuentra muy ligado al incremento de certámenes nacionales e internacionales, razón por la cual ha tenido que ajustarse con sus propuestas a las diferentes culturas étnicas de los comensales. “Cada tipo de evento tiene una especialidad y trae en ocasiones empresarios de diferentes partes del mundo, por lo tanto, es necesario realizar un estudio estratégico para cada uno. Por ejemplo, si hablamos de un lanzamiento de un producto al mercado con clientes VIP (directivos, gerentes y dueños de empresa, entre otros), es importante, en lo posible, tener una buena información de los gustos de cada uno, para hacer la mejor opción en el tema gastronómico”, afirma Aldo Gutiérrez, gerente consultor de la empresa Estrategia Empresarial. Por otro lado, se encuentran los congresos y convenciones, que tienen un manejo diferente, pues por el volumen de asistentes, el servicio de catering debe tener otras consideraciones, a partir de un plan bien definido para desarrollar un menú que llene las expectativas de los comensales, pero que también se encuentre acorde con el presupuesto y el tiempo del cliente. En el primer caso, dependiendo del número de personas, se pueden preparar platos con sabores nuevos y exóticos, ya que actualmente se cuenta con un amplio abanico de posibilidades, entre ellas la cocina internacional, donde prevalece la dieta mediterránea, oriental, asiática y árabe, y la tendencia de la comida sana, con ensaladas ligeras, pescados, carnes y verduras al vapor. Sin embargo, algunos se inclinan porque en este tipo de eventos, los comensales degusten la comida típica y tradicional, dependiendo de la región. '' En los „break‟, lo mejor es pensar siempre en algo ligero, que permita a los participantes disfrutar el tiempo de descanso, pero también de la conferencia”. Ferney González, coordinador de Catering de Colombia.6

El catering y los domicilios están siendo una opción para los restaurantes en épocas de crisis, pues es una manera de generar ingresos extra para equiparar lo que se deja de vender en el sitio, además de convertirse en una estrategia de expansión del negocio trae otros beneficios adicionales como; “prestigio entre los comensales, posicionamiento de la calidad del servicio, confianza con los clientes y difusión del nombre del establecimiento.”7 Restaurantes internacionales de la talla de Astrid y Gastón ya lo están poniendo en práctica. “Las soluciones en catering que han ido creándose y fortaleciéndose en el País, han forjado una identidad de un servicio de altos estándares de calidad y a la altura de los requerimientos de empresas y organizaciones que hacen presencia no solo en el País sino fuera de él. Esto se convierte en síntoma de que la calidad del servicio de catering colombiano obedece a las mejores corrientes y cualidades del perfil internacional del sector”8.

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(Catering, un socio clave, 2008) (Del restaurante a la casa, marzo de 2008) 8 (Eventualidad a la orden del día, diciembre de 2009) 7

21

1.4 Planteamiento del problema Las grandes empresas comerciales ya tienen claro que las estrategias de mercadeo y publicidad como las campañas publicitarias y la organización de eventos, les dan muy buenos resultados. Sin embargo las pequeñas y medianas empresas, PYMES, pertenecientes a este sector de la economía, se están dando cuenta de que la estrategia de los eventos empresariales es una buena opción para ellas ya que se acomoda más a su presupuesto y pueden ajustar el evento a su conveniencia. Las empresas grandes por su alto nivel de operaciones y a pesar de tener un departamento de gestión humana que coordina estas actividades, no se dedican a la planificación ni a la organización de los eventos, pues es una actividad que no es el foco de la empresa, que demanda muchos esfuerzos y recursos, y que distrae y quita mucho tiempo de sus tareas a la persona que se encargue de ello. Uno de los principales objetivos de la investigación de mercados que se realizará, será reafirmar la suposición que aunque las PYMES, por no tener un presupuesto para eventos o campañas de publicidad optaron ellas mismas por la organización de sus eventos, pero sin garantizar el éxito de éste, ocasionándoles pérdidas innecesarias de recursos. En respuesta a esta situación se crearon las empresas organizadoras de eventos que proporcionan una solución parcial al problema, pues en su mayoría no prestan un servicio integral de organizar el evento, proporcionar los servicios alimentarios, y además encargarse de todos los detalles y actividades de apoyo que éste requiera, pues ofrecen un portafolio limitado de servicios obligando al cliente a que él se acomode en vez de ofrecerle lo que él desee. Ocasionándole una pérdida de tiempo al tener que buscar los diferentes componentes de su evento, exponiéndose a que la logística no esté bien coordinada y algún proveedor incumpla haciendo de su evento un fracaso. En el caso de las empresas que prestan el servicio integral lo hacen a un costo bastante elevado inalcanzable para las pequeñas empresas. Para las grandes empresas que tenían contrato con “agencias de publicidad y comunicaciones, esto ya dejó de ser un problema pues al percibir la necesidad se están diversificando para ofrecer un servicio integral a sus clientes”, que además es un servicio con gran demanda9. Parece que las grandes compañías ya tienen una opción para solucionar la situación, pero en el mercado las empresa de eventos no proporcionan soluciones integrales respecto a la organización de eventos empresariales dirigidas a las PYMES del sector comercial en la economía de Bogotá, ya sea porque piensan que no les interesa o porque no realizan eventos del tamaño que ellas requieren, y es en este nicho dónde está tomando fuerza esta estrategia comercial.

9

(Revista Semana.com- Organización de Eventos)

22

1.5 Formulación del problema En la ciudad de Bogotá las empresas están buscando cada vez más los servicios de un tercero como una solución para la organización de sus eventos, en respuesta a ello algunos restaurantes o nuevas empresas creadas para tal fin ofrecen servicios alimentarios para cubrir esta demanda, sin embargo lo hacen en sus propias instalaciones o con su propia comida, las opciones ofrecidas a las PYMES son un poco más limitadas, es difícil encontrar en el mercado una empresa que les ofrezca un servicio que además de realizar el evento en el sitio que el cliente elija, de acuerdo a un portafolio ofrecido, le dé la posibilidad de escoger el tipo de comida de un listado de restaurantes de alto nivel ya posicionados en el mercado, y además ofrecer servicios como la ambientación del lugar, herramientas y equipos necesarios para la actividad, personal capacitado para la atención del evento, y actividades lúdicas de apoyo para los asistentes, todo a un costo que ellas puedan pagar. Este es un servicio que aunque se ofrece a las grandes empresas, tiene un costo muy elevado que no se ajusta ni al tamaño ni al presupuesto de las pequeñas y medianas empresas. Actualmente el cliente es el que debe organizar cada elemento de su evento buscando en el mercado diferentes empresas que le ofrezcan lo que él quiere, en Bogotá se encuentran registradas 60 empresas en la cámara de comercio dedicadas a la organización de eventos y 140 empresas de catering10, cada una se dedica a un segmento particular del mercado y promociona sus servicios de distintas formas, ya sea vía Internet, páginas amarillas, folletos, u otros medios. Las empresas de catering prestan únicamente los servicios de alimentación y no intervienen en otros aspectos de la organización del evento. En respuesta a lo anterior se quiere crear una empresa de catering y organización de eventos que ofrezca soluciones integradas; personalizadas, novedosas, ágiles y confiables totalmente asesoradas por profesionales en el tema a unos costos accesibles.

10

(Registo Cámara de Comercio de Bogotá)

23

1.6

Justificación

Actualmente el país está sufriendo una situación de desempleo bastante alta, 12% en total11, algunas de sus consecuencias es que la demanda de nuevos profesionales es muy superior en el mercado laboral a la oferta de trabajo, por ello profesionales con alta formación académica como la que ofrece la Pontificia Universidad Javeriana, deben pensar en otras alternativas para contribuir a solucionar el problema, una de ellas es la creación de empresas para generar empleo. Las herramientas que ofrece la Carrera de Administración de Empresas son excelentes para pensar en crear empresa en el País, por esto la idea de negocio presentada a continuación pretende además de contribuir con el País, dar solución a una problemática que no está del todo resuelta, es ahí donde se encuentra una oportunidad para generar ideas novedosas y diferenciadas para cubrir una necesidad empresarial inicialmente en la Capital del País. Bogotá es un es una plaza empresarial importante, no sólo en el ámbito nacional sino en el ámbito internacional, este desarrollo económico de la ciudad resulta fundamental, teniendo en cuenta que los clientes potenciales del proyecto serán las empresas ubicadas en ésta: “Bogotá es el centro empresarial del país y la región con el mayor número de empresas; representa el doble de las de Antioquia y Valle del Cauca juntas. Además, concentra el 65,3% del valor de la inversión empresarial nacional, superior a la de Antioquía (13,8%) y la del Valle del Cauca (6,9%). De las 543 mil empresas registradas en el nivel nacional, en Bogotá se encuentra el 36%, el 78% de las empresas grandes (con activos de más de 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes y más de 200 empleados), el 79% de las medianas (con activos entre 5.001 y 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes y entre 51 y 200 empleados), el 71% de las pequeñas (con activos entre 501 y 5000 salarios mínimos mensuales legales vigentes y entre 11 y 50 empleados); y el 34% de la microempresa (con activos de menos de 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes y 10 empleados o menos). La Economía de Bogotá está basada principalmente la industria, comercio y los servicios financieros y empresariales, es la octava ciudad para hacer negocios en América Latina en 2008. Además de tener unas cifras actuales favorables, cuenta con una buena perspectiva en el ámbito empresarial hacia futuro, ya que se calcula que al año nacen 53 mil empresas en Bogotá y se liquidan 16 mil”12. Crear una empresa que proporcione soluciones integrales en la organización de eventos empresariales, que además ofrezca un excelente servicio de catering, e integre los mejores proveedores del sector para entregar no sólo un servicio, si no

11 12

(Departamento Administrativo Nacional de Estadística- DANE, 2010) (Perfil Empresarial de Bogotá y Cundinamarca, 2009)

24

todo un equipo, logístico, de comunicación, de administración, de reducción de costos, entre otros, solucionando todas las necesidades del cliente. Nuestros clientes potenciales buscan obtener un proveedor integral de eventos que les brinde un servicio de consultoría a la medida, para cada uno de sus eventos. Después de la presentación del Plan de Negocio se analizará si es viable.

25

1.7 Marco teórico Dado el enfoque del proyecto, se va a realizar el estudio abarcando todos los aspectos requeridos en el análisis de creación de un sistema empresarial, no sólo limitándose al análisis del proceso y a la propuesta de un sistema logístico que de solución al problema, se realizará tomando como base la metodología utilizada en un Plan de Negocios; “Un plan de negocio es un documento escrito, preparado por el empresario muchas veces, que estudia en detalle todas las facetas de oportunidad de negocio en consideración y que busca ante todo reducir el riesgo del proyecto. El plan de negocio se prepara cuidadosamente y con realismo tanto por razones internas como externas. Las razones internas más importantes que justifican la elaboración del plan son:               

Permite hacer una evaluación real del potencial de la oportunidad de negocio Determina las variables críticas del negocio, o sea aquellas cuyas fluctuaciones podría afectar sustancialmente el proyecto Determina las variables que exigen control permanente Permite identificar supuestos fatales para el éxito del negocio Permite evaluar varios escenarios y varias estrategias de operación de proyecto Brinda la posibilidad de explicar, justificar, proyectar y evaluar los supuestos de base del negocio Permite reducir los riesgos del proyecto, al tomar decisiones con más información y de mejor calidad Establece un plan estratégico para la empresa y una serie de metas que permite evaluar el desarrollo del plan estratégico Entrega al empresario el primer presupuesto y con ello la primera herramienta administrativa de la empresa Da posible soluciones a potenciales dificultades que la empresa pueda enfrentar Permite Conocer en detalle todas las facetas del negocio y en muchos casos entrenarse en esas áreas Evalúa el estado actual y futuro de la empresa y del entorno en donde operará Establece objetivos y metas de corto y largo plazo Define los requerimientos de recursos de todo tipo en un panorama de tiempo y de las formas de consecución de ellos Muestra la capacidad empresarial del empresario

26

Entre las razones externas que justifican el plan de negocio están: 

 

Es una herramienta absolutamente necesaria para la búsqueda y consecución de los recursos del proyecto, especialmente para los recursos financieros. Toda entidad de crédito inversionista, accionista, o toda compañía capital de riesgo, lo primero que exige para analizar el negocio es el plan de negocio Ayuda a la consecución de proveedores y clientes Permite conocer el entorno en el cual se va a desarrollar el negocio

Todo Plan de negocios consta de las siguientes componentes: Análisis de mercado: Tiene como objetivo central, determinar con un buen nivel de confianza los siguientes aspectos:       

La existencia real de clientes con pedidos para los productos o servicios que van a producirse La disposición de ellos para pagar el precio establecido La determinación de la cantidad de demanda en términos de poder elaborar una proyección de ventas La aceptación de las formas de pago La valides del mecanismo de mercado y venta previstos La identificación de los canales de distribución que se van a usar La identificación de las ventajas y desventajas competitivas Este análisis de mercado incluye, claro está el análisis del entorno y comercial, en el cual se va a mover el nuevo negocio. El análisis Técnico: Tiene como objetivo central definir la posibilidad de lograr el producto o servicio deseado en la cantidad con la calidad y el costo requerido. Esto origina la necesidad de identificar procesos productivos productores de materias primas equipos tecnología, recursos humanos, suministros, sistemas de control, formas de operación, consumos unitarios de materia prima e insumos y servicio distribución de planta de equipos requerimientos de capacidad de recursos humanos, etc. En resumen debe definir la posibilidad de producir lo que se ha planteado en el análisis de mercado. El análisis administrativo: tiene como objetivo central definir las necesidades de perfil del grupo empresarial y del personal que el negocio exige las estructuras y los estilos de dirección los mecanismos de control, las políticas de administración de personal y de participación del grupo empresarial en la gestión y en los resultados, y, claro está la posibilidad de contar con todos estos elementos. El análisis legal y social: tiene como objetivo definir la posibilidad legal y social que existe para que el negocio establezca y opere temas como permisos reglamentaciones leyes, efectos sociales, tipo de sociedad, responsabilidades entre otros, deben estudiarse detalladamente para visualizar la factibilidad para cumplir estos requerimientos legales y evitar las incidencias negativas sobre la comunidad.

27

El análisis económico: tiene como objetivo central determinar las características económicos del proyecto; para ello hay una necesidad de identificar las necesidades de inversión, los ingresos, los costos, los gastos, la utilidad los puntos de equilibrio contable, y económico y determinar la posibilidad que al vender el producto al precio establecido el negocio deje un excedente adecuado. El análisis financiero: tiene como objetivo central determinar las necesidades de recursos financieros, la fuente y las condiciones de estas y las posibilidades reales de acceso a las mismas. Análisis de riegos e intangibles: Trata de analizar los efectos que cambios potenciales en las variables básicas del proyecto puede generar en sus indicadores de factibilidad. Igualmente analiza al menos cualitativamente, aquellas variables que no han podido ser incluidas en todas las etapas anteriores y determina que dificultades pueden crear aquella en el futuro del negocio. La evaluación integral del proyecto: tiene como objetivo central determinar los indicadores de factibilidad del proyecto, el efecto, mediante el análisis de sensibilidad, qué cambios en las distintas variables del proyecto puedan tener en esa evaluación”.13

13

(VARELA, 2002)

28

1.8 Marco conceptual  Actividades outdoor: actividades al aire libre para motivar e infundir valores organizacionales a los colaboradores de una empresa en base a una buena comunicación interna  Bar tender: persona que atiende a los clientes en la barra de un bar, sirve y prepara cocteles  Benchmarking: comparación de la empresa con las mejores prácticas usadas por las empresas líderes del sector  Catering: Se denomina catering o cáterin, en su grafía castellanizada, al servicio de alimentación institucional o alimentación colectiva que provee una cantidad determinada de comida y bebida en fiestas, eventos y presentaciones de diversa índole14.  Cliente externo: persona que no pertenece a la empresa y compra los productos o servicios ofrecidos  Estrategias de CRM: modelo de gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente u orientación al mercado 

Feedback: retroalimentación

 Índice de precios al consumidor (IPC): indicador económico de la inflación que estudia los gastos de consumo final de los hogares.15  Inflación: Por definición se trata del crecimiento generalizado y continuo de los precios de los bienes y servicios de una economía, el fenómeno contrario, es decir la caída generalizada y continua de los mismos precios, se denomina deflación. 16 

Información primaria: información reunida con un propósito específico

 Información secundaria: información que ya ha sido recopilada por otros para otros fines  Investigación cualitativa: análisis de los hábitos, las costumbres y los modos de actuar de los hombres y mujeres en general  Investigación cuantitativa: estudios que apuntan a la medición, a la utilización de técnicas estadísticas, al lenguaje matemático en general

14

(Wikipedia, 2010) (Departamento Administrativo Nacional de Estadística- DANE, 2010) 16 (Departamento Administrativo Nacional de Estadística- DANE, 2010) 15

29

 Investigación de mercados: es el proceso de recopilación, procesamiento y análisis de información, respecto a temas relacionados con la mercadotecnia, como: clientes, competidores y el mercado. La investigación de mercados puede ayudar a crear el plan estratégico de la empresa, preparar el lanzamiento de un producto o soportar el desarrollo de los productos lanzados dependiendo del ciclo de vida. Con la investigación de mercados, las compañías pueden aprender más sobre los clientes en curso y potenciales17 

Mercado: en la terminología económica un mercado es el área dentro de la cual los vendedores y los compradores de una mercancía mantienen estrechas relaciones comerciales  Marketing: según Philip Kotler (considerado por algunos padre del marketing) es “el proceso social y administrativo por el cual los grupos e individuos satisfacen sus necesidades al crear e intercambiar bienes y servicios”  Mercado objetivo: destinatario ideal de una determinada campaña, producto o servicio  Momentos de verdad: cualquier aproximación que el cliente tenga con la empresa 

PIB: producto Interno Bruto

 Plan de Negocio: Documento escrito que destaca los objetivos de una empresa en fase de creación o de desarrollo (para una nueva actividad), recopilando todo la información (equipo gestor, actividad, mercado, plan financiero,...) 

PYMES: pequeñas y medianas empresas

 Rally: competencia de resistencia, en grupos realizando pruebas para buscar un objetivo común 

Segmentación del mercado: “Es el proceso que consiste en dividir el mercado total de un bien o servicio en grupos más pequeños, de modo que los miembros de cada uno sean semejantes en los factores que repercuten en la demanda”18.  Servicio: “En marketing (mercadotecnia) un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a una o más necesidades de un cliente. Se define un marco en donde las actividades se desarrollarán con la idea de fijar una expectativa en el resultado de éstas. Es el equivalente no material de un bien. La presentación de un servicio no resulta en posesión, y así es como un servicio se diferencia de proveer un bien físico.”19

17

(Wikipedia, 2010) Fuente especificada no válida. 19 (Google.com: Definición concepto de servicios) 18

30

1.9

Objetivos

Con el presente estudio se pretende responder y dar salida a los siguientes aspectos para determinar la viabilidad de este proyecto.

1.9.1 Objetivo General Mediante la realización de un plan de negocios determinar la viabilidad para crear una Empresa de Servicios Integrales de valor agregado que integre servicios de Catering, Organización de Eventos Empresariales, y servicios complementarios. Integrando proveedores de diferentes sectores para cubrir cada aspecto del desarrollo de un evento empresarial, para atender a las pequeñas, y medianas empresas pertenecientes al sector comercial en la ciudad de Bogotá.

Ilustración 2: Logística Empresa Fuente: Elaboración propia

1.9.2 Objetivos Específicos



Estudiar el sector para determinar oportunidades y amenazas de la Empresa



Determinar el mercado potencial y el mercado objetivo al que se dirigirá la Empresa



Realizar un análisis de mercado para descubrir las principales tendencias de la realización de eventos, la posible aplicación en el mercado local y el análisis de la categoría en Bogotá

31



Identificar al competidor más fuerte del mercado y realizar un benchmarking respecto a los tres líderes



Establecer estrategias de comunicación y penetración en el mercado objetivo



Definir el modelo organizacional de la Empresa



Definir el modelo operativo de la empresa



Conformar el portafolio de servicios de la Empresa



Establecer el sistema organizacional, perfil empresarial y estilo de dirección que se va a implementar



Establecer las fuentes de reclutamiento y los procesos de selección y contratación



Realizar un modelo financiero y de ventas proyectado a cinco años, establecer las políticas de cartera



Determinar la factibilidad del proyecto



Establecer los parámetros necesarios para conformar la empresa

32

Capítulo II 2. Estudio de mercado Con el análisis de mercado se pretende estudiar todo el ambiente que rodeará a la Empresa en diversos aspectos como el entorno legal, económico y tecnológico para analizar su viabilidad económica. También recoger información sobre los clientes, los competidores y el mercado. El objetivo de este estudio de mercadeo es obtener información sobre las condiciones del mercado para tomar las decisiones y realizar las estrategias más acertadas al interés del proyecto. El tipo de información recolectada debe mostrar;



El sector en el que se desenvolverá la Empresa



El mercado potencial, mostrar si es un número suficiente para tomarlo como demanda de los servicios que se ofrecerán



Las principales empresas que actuarán como competencia directa, determinar su participación en el mercado y realizar un benchmarking con respecto a las tres empresas líderes del sector



Definir los servicios complementarios que la Empresa podrá ofrecer como valor agregado, que la competencia no ofrecen

33

2.1

Análisis del Sector

El sector que se analizará es el terciario o de servicios, dentro de él el de otros servicios, específicamente empresas de catering y organización de eventos, de éste se analizará el aspecto económico, político, socio-cultural y tecnológico, para realizar una aproximación al ambiente en el que la empresa se desenvolverá, y poder definir qué tipo de amenazas y oportunidades se encuentran en el macro entorno en el que estará inmersa. Actualmente en Bogotá se encuentran registradas 60 empresas en la Cámara de Comercio de Bogotá dedicadas a la organización de eventos y 140 empresas de catering20, distribuidas de la siguiente manera: 19 empresas grandes, 52 empresas medianas, 64 empresas pequeñas y 5 microempresas y en el año 2008 generaron $ 2.837.564.90321 para el sector22. Cada una se dedica a un segmento particular del mercado y promociona sus servicios de distintas formas, ya sea vía Internet, páginas amarillas, folletos dirigidos a sus clientes, u otros medios. Las empresas de catering prestan únicamente los servicios de alimentación y no intervienen en otros aspectos de la organización del evento. En el caso de las empresas que realizan promoción a través de Internet, éstas no brindan la totalidad de información necesaria al cliente, especialmente los precios de los productos y servicios prestados.

Participación de Bogotá en el total de empresas del país Bogotá 36,7% Otros departamentos 28,5% Antioquia 15,4% Valle del cauca 10,3% Tolima 3,6% Santander 3,3% Cundinamarca 1,2% Atlántico 1,0%

Tabla 1: Participación de Bogotá Fuente: Cámara de Comercio de Bogotá, 2003

20

(Cámara de comercio de Bogotá -Registro) (Portafolio.com.co-El portal de Economía y Negocios) 22 (Portafolio.com.co-El portal de Economía y Negocios) 21

34

Participación de Bogotá en el total de empresas del país

3,6%

1,0%

3,3%

10,3%

28,5%

Tolima Atlántico

15,4%

Santander Valle del cauca

Antioquia Cundinamarca

36,7% 1,2%

Bogotá Otros departamentos

Ilustración 3: Participación Bogotá Fuente: Cámara de Comercio de Bogotá, 2003

2.1.1

Entorno Económico

Actividad económica de las empresas creadas en Bogotá - Cundinamarca, primer semestre 2010 “En los seis primeros meses de 2010, la creación de más de 34 mil empresas, con una inversión de $1,6 billones, corrobora la fortaleza y atractividad del mercado de la región Bogotá– Cundinamarca para la localización y el desarrollo de las actividades productivas, especialmente en la prestación de servicios personales y empresariales, en la industria y el comercio Bogotá - Cundinamarca es la región más atractiva por el tamaño de su población, la plataforma de infraestructura, logística y de conectividad, así como las destrezas del recurso humano y el poder de compra de sus habitantes. Se destaca la creación de 105 sociedades extranjeras, 13% más que en igual período de 2009, porque consolida a Bogotá como la ciudad con más empresas con capital extranjero en el país (1.030 empresas).”23

23

(Mercantil, 2010)

35

Actividad económica de las empresas creadas en Bogotá - Cundinamarca, primer semestre 2010 Servicios Comercio Industria Construcción Agricultura y pesca Minas y canteras

41% 38% 13% 5% 2% 1%

Tabla 2: Actividad económica de las Empresas en Bogotá Fuente: Registro mercantil

Actividad económica de las empresas creadas en Bogotá - Cundinamarca, primer semestre 2010

1%

2% 5%

Industria 13%

Comercio Servicios

41%

Minas y canteras Agricultura y pesca 38%

Construcción

Ilustración 4: Actividad Económica de las empresas creadas en Bogotá Fuente: Registro mercantil Cámara de Comercio de Bogotá

36

Número de empresas en Bogotá año 2000-2007

Número de Empresas en Bogotá año 2000-2007 Región

Microempresa

Pequeña

Mediana

Grande

Bogotá y Cundinamarca

178.680

20.357

3.704

3.103

Bogotá

192.144

43.073

36.689

8.094

Cundinamarca

6.536

94

15

9

Tabla 3 Número de empresas en Bogotá, 2000-2007. Fuente: Cámara de Comercio de Bogotá

Número de Empresas en Bogotá

400.000 350.000 300.000 250.000

192.144

200.000 150.000 100.000

178.680

50.000

43.073

Microempresa

20.357

36.689

Pequeña

Mediana

Bogotá y Cundinamarca

3.103 3.704

Grande

8.094

Bogotá

Ilustración 5: Número de empresas en Bogotá. Fuente: Elaboración propia

De las 280.000 empresas formalizadas en Bogotá, registradas en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 69% son microempresas, el 15% pequeñas empresas, el 13% medianas y el restante 3% son empresas grandes. De acuerdo al tipo de actividad o especialización que tienen, las MIPYMES en Colombia están distribuidas de la siguiente manera:

37

Distribución de la PYMES 8% 2% 8%

28%

10% 19%

Servicios

Comercio

Industria

Construcción

25%

Agricultura, ganadería y pesca

Servicios finacieros

Minería

Ilustración 6: Distribución de las PYMES. Fuente: Estudio, La MIPYMES en Colombia, Diagnóstico general y acceso a los servicios financieros

Esta gráfica refleja que en Bogotá tienen una gran importancia en el mercado las PYMES, pequeñas y medianas empresas pues representan aproximadamente la mitad de las empresas comerciales de la Ciudad. Según el estudio “La PYMES en Colombia, Diagnóstico general y acceso a los servicios financieros”, los sectores más activos son, en las empresas medianas el comercio y la industria manufacturera, y en las pequeñas el comercio y los servicios. Lo que quiere decir que en total 79.762 empresas son PYMES, de las cuales, 22.333 pertenecen al sector servicios y 19.941 pertenecen al sector comercio, por lo tanto 42.274 PYMES son empresas formalizadas pertenecientes al sector del comercio y servicios en la ciudad de Bogotá.

Bogotá genera el 40% de toda la actividad productiva del país

La ciudad cuenta con 280 mil empresas formalizadas, convirtiéndola en el centro de negocios más importante y la ciudad que más contribuye al Producto Interno Bruto (PIB) del país, seguida por Medellín, Cali y Barranquilla, así lo aseguró, Mauricio Molina, director del programa Bogotá Emprende de la Cámara de Comercio de Bogotá.

Ilustración 7: Bogotá Productiva

Según el estudio GEM (Global Entrepreneurship Monitor) que se realiza anualmente sobre la actividad emprendedora en más de 50 países en el mundo, en Bogotá existe una actitud muy positiva y proactiva para iniciar actividades emprendedoras.

38

El apoyo empresarial a los bogotanos ha hecho posible la creación de más de 6.000 empresas en la capital. El presupuesto destinado para llevar a cabo Bogotá Emprende es de 4.000 millones de pesos anuales. Se estima en este 2010 se invertirá cerca de 4.800 millones de pesos. En Bogotá las actividades que más emprenden los ciudadanos son las de servicios personales a empresas, comercio minorista y por último las industriales que son más complejas y exige mayor inversión. "Sí Bogotá fuera un país sería la séptima economía más grande e importante de América Latina por las dimensiones que tiene como del mercado potencial, la enorme demanda y una capacidad productiva muy importante", aseguró, Molina. Para mantener el emprendimiento, orientar y evitar que las nuevas empresas no pasen por dificultades y ni a la liquidación, la Administración Distrital junto con la Cámara de Comercio de Bogotá, crearon el Centro de Emprendimiento para ofrecer servicios y soluciones prácticas y útiles para los emprendedores y empresarios de la ciudad que quieran crear, crecer y consolidar empresa. "Existe anualmente un alto número de personas interesadas en crear empresa pero también indica que se debe a una situación coyuntural y de necesidad y no a una oportunidad que las personas detectan y planifican hasta convertirlas en empresa", afirmó el Director del programa Bogotá Emprende. Según Molina, existe una alta tasa de emprendimiento en la ciudad, puesto que cada vez hay una mayor conciencia y claridad que el emprendimiento es una opción de vida, puede permitirle a una persona auto realizarse y tener una estabilidad económica.

Sobre Colombia Según los estudios de GEM, entregados desde hace un mes a la Cámara de Comercio de Bogotá, Colombia es el tercer país con mayor actividad emprendedora después de Bolivia, Perú y seguido por Angola, República Dominicana, Ecuador y Argentina. El 24.5% de la población económicamente activa está vinculada en un proceso de creación de empresa en el país, en Estados Unidos está en el 12%, en países europeos como España está por el orden del 10%, Alemania por el 5% igual que Italia. "En estos países hay menos actividad emprendedora, pero las empresas que se crean son muy estables sostenible y contribuyen de una manera importante al ingreso per-cápita2, 24 señaló Molina .

El artículo anterior muestra un buen panorama general para los nuevos empresarios en Bogotá, pues es una plaza muy grande en la que continuamente existe movimiento

24

(Bogotá Positiva)

39

comercial, las condiciones son propicias y aún hay necesidades de consumidores que no están cubiertas, algunas de las que se pretende cubrir con este proyecto. “El Banco Mundial y la Corporación Financiera Internacional, Doing Bussines 2010, en su reporte a junio de 2009 ubicó a Colombia en el puesto 37 entre 183 economías, como uno de los países de mejor ambiente para hacer negocios, considerando aspectos relativo a ciclo de vida de una empresa: creación, operación y cierre.”25 Según Fernando Calderón, Gerente Comercial de Compass Group, el catering es un sector en constante crecimiento en el que se halla un mercado por explotar relativamente nuevo con un gran potencial de desarrollo e innovación; el cuál ha crecido entre un 8% y un 10% en los últimos años;

Catering y eventos, su carta en otro lugar Si está buscando cómo rentabilizar las horas en las que su restaurante no opera, ábrale las puertas de su establecimiento a la organización de eventos y al servicio de catering. Dos alternativas que organizadas adecuadamente pueden aumentar sus ingresos y posicionar su marca. Cada vez los restaurantes amplían más sus líneas de negocio y se vuelcan hacia alternativas que les permitan incrementar sus ganancias, posicionar su maca y atender nuevos nichos de mercado. Uno de estos frentes es la organización de eventos y el servicio de catering. Aunque esta línea generalmente ha sido exclusividad de las casas de banquetes y las empresas especializadas en ello, Catalina Osorio, experta en catering y asesora de nuevos restaurantes, explica que la tendencia actual de las personas es comer mejor eso incluye todas las situaciones y lugares de su vida. Es así como contar con buenos platos gourmet es una necesidad latente que su restaurante puede suplir más allá de sus instalaciones físicas. “Con la implementación de este servicio, el restaurante tiene la posibilidad de darse a conocer más, experimentar con platos y servicios diferentes a los que está probando en el día a día. El chef puede crear nuevas propuestas gastronómicas y el restaurante, mantenerse a la vanguardia”, 26 indica la especialista . Lo que muestra que los restaurantes están explorando otras opciones que les resultan rentables y funcionan como una buena estrategia para introducirse en nuevos mercados con nuevos productos, o simplemente posicionarse aún más en la mente de sus consumidores actuales. Lo que hace más fácil y abre las puertas a esta propuesta. Como es el caso de Ventolini, que es un “reconocido proveedor de productos horneados, heladería, repostería rápida y aderezos de sal y dulce. La base de sus operaciones está en Cali dónde actualmente atiende a más de 40 establecimientos entre restaurantes, hoteles, clubes,

25 26

Fuente especificada no válida. Fuente especificada no válida.

40

librerías fruterías y cafeterías, y operan directamente en 17 locales comerciales con puntos de venta para el consumidor final. Ventolini está interesado en tener un socio operador para expandir la 27 distribución de sus productos en todo el país.”

PIB por ramas de actividad económica a precios constantes de año 2000, a 2007 Servicios sociales, personales y comunales Comercio, reparación, restaurantes y hoteles Industria Otros Transporte, almacenamiento y comunicación Construcción Electricidad, gas y agua Minería Agropecuario, silvicultura, caza y pesca Total

14.590.520 11.725.852 10.306.999 6.304.093 4.739.343 3.303.530 1.567.493 123.104 94.561 71.695.634

Fuente: DANE, Cuenta s económi ca s depa rta menta l es 2009

Tabla 4: PIB por ramas de actividad económica. Fuente: DANE, cuentas económicas departamentales 2009

Distribución del PIB por ramas de actividad en Bogotá a

Distribución del PIB por ramas de actividad en Bogotá, año 2007p 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

26% 20% 16%

14% 5% 0%

0%

7%

0%

Ilustración 8: Distribución PIB por ramas de actividad 2007. Fuente: Elaboración propia 27

Fuente especificada no válida.

41

Si se toma como base la anterior información y la distribución del PIB por ramas de actividad en Bogotá, se visualiza que el sector del comercio, reparación, restaurantes y hoteles en Bogotá tiene una buena participación, contando con el 16% lo que quiere decir que se está generando movimiento económico; “En 2005, los bienes de consumo lideraron la producción industrial, seguidos por

los bienes intermedios y de capital, 44 de las 248 mil empresas con que cuenta Bogotá, el 78% se encuentran vinculadas a actividades de servicios, contribuyendo con el 76% del empleo y el 79% del PIB.”28 A continuación se presenta el balance de la situación económica del comercio en Bogotá del año 2008 al año 2009;

60

Balance de la situación económica del comercio en Bogotá 2008-2009

50 40

30 20 10 0 2008

2009

La

Ilustración 9: Balance de la situación económica del comercio en Bogotá 2008-2009. Fuente: Encuesta de opinión empresarial Fedesarrollo 2009

economía en Colombia, y especialmente en la ciudad de Bogotá está mejorando, y cada vez más ojos extranjeros dirigen su mirada hacia este mercado, según información del Banco de la República, al año 2008 la inversión extranjera directa en Colombia fue de U$ 10.564 millones, y la participación de ésta al año 2009 fue del 77% en Bogotá, siendo España el País que más flujo de fondos envía a Colombia con U$ 550 millones. Este 77% invertido en Bogotá se distribuye entre los diferentes sectores de la siguiente manera:

28

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)

42

Sectores de destino de la Inversión Extranjera Directa* en Bogotá-Cundinamarca, 2009

Inmobiliaria; 12% Comercio ; 14%

Industria; 26%

Transporte; 15%

Financiero; 21%

Ilustración 10: Sectores de destino de la inversión extranjera directa en Bogotá- Cundinamarca, 2009. Fuente: Banco de La República *No incluye inversión en petróleos ni en portafolio

Con lo que se puede concluir que habrá más empresas en Bogotá; “su ubicación geográfica, que hace de la ciudad un punto estratégico en términos logísticos, ya que el transporte de mercancía hacia otros lugares del país es relativamente rápido. De igual manera se facilita el abastecimiento de materias primas para el sector industrial en la ciudad, por su cercanía a regiones agrícolas como los Llanos Orientales. Por todo esto, varias compañías multinacionales han establecido su operación regional allí durante las últimas décadas. Sin embargo, la distancia respecto a los puertos disminuyen las ventajas competitivas para exportar productos industriales. Es así que los servicios (incluyendo las telecomunicaciones y el comercio), están ganando participación frente a la industria”29. En Bogotá se adelantan proyectos para atraer a la inversión extranjera directa, como lo es el Proyecto Invest in Bogotá, de promoción de inversiones, “Este programa tuvo su origen en el Consejo Regional de Competitividad y es uno de los proyectos para lograr el objetivo estratégico de “posicionar a Bogotá y Cundinamarca como uno de los mejores destinos de inversión en Latinoamérica. Gracias a un convenio suscrito entre la Cámara de Comercio de Bogotá y la Agencia

29

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)

43

Buenos Aires

Sao Paulo

Bogotá

Santiago

C. México Estructura de Costos

1,64

1,23

0,81

1,2

1,78

1,55

1,45

0,93

1,01

0,82

0,79

1,18 Disponibilidad y calificación RH

0,88

1,19

1,05 Clima de Negocios

Ilustración 11: Atractividad de Bogotá para la IED. Fuente: Invest in Bogotá

Multilateral de Garantía de Inversiones (MIGA) del Banco Mundial, ha contado con el apoyo de esa entidad durante las fases de diagnóstico, diseño inicial, puesta en marcha y operación”.30 Un benchmarking de Invest in Bogotá indica que la ciudad es altamente atractiva para este fin;

Atractividad de Bogotá para la IED Si la proyección económica es tan optimista se puede aprovechar el desarrollo de este proyecto para satisfacer las necesidades de las nuevas empresas brindando un servicio de excelente calidad logrando realizar eventos competitivos que obtengan los resultados que las organizaciones buscan definir en sus clientes internos y externos. Por lo tanto más demanda y la apertura de nuevos mercados que en términos de la realización de eventos y catering tendrán muchas necesidades, las cuales este proyecto pretende satisfacer, las condiciones son buenas y se deben aprovechar las oportunidades para que éste sea exitoso.

30

(Invest in Bogotá, 2007)

44

2.1.2 Entorno Político

La situación política colombiana desde su historia ha estado orientada básicamente bajo dos corrientes; la liberal y la conservadora, la Iglesia Católica ha jugado un papel trascendental en la ideología conservadora. En la actualidad han surgido algunas variantes de estos partidos políticos, acomodando los ideales originales y adaptándolos a la situación mundial en la que vivimos, haciéndolos un poco más abiertos. Colombia acaba de cerrar un ciclo político de ocho años, con el que se dice ha sido el presidente con más popularidad que ha tenido el País, y el primero en conseguir la reelección inmediata, el ex presidente Álvaro Uribe, del partido de la U, que alcanzó índices de hasta el 70%, según la Revista Semana, debido a los logros obtenidos durante su mandato: “Dentro de los logros del Gobierno se cuentan el debilitamiento Farc, la disolución de los grupos paramilitares, el combate al narcotráfico, el mejoramiento del clima para la inversión extranjera, todo enmarcado en su política de seguridad democrática. El discurso de Uribe de mano dura contra las Farc y contra la corrupción caló en una sociedad desencantada por el frustrado proceso de paz de la era de Andrés Pastrana. Por esta razón, Uribe ganó la primera elección en 2002, y se convirtió en el primer Presidente en llegar a la Casa de Nariño en la primera vuelta electoral (la segunda vuelta electoral fue instaurada con la Constitución de 1991). Tras los primeros dos años de gobierno, Uribe se empeñó en promover una nueva reelección Presidencial con el argumento de que en un solo período no alcanzaría a terminar la tarea que se había propuesto. Atrás fue quedando su promesa de acabar con la corrupción en la política, y por el contrario, el Gobierno pasó a ser protagonista de graves escándalos como la parapolítica, la yidis política y las ‘chuzadas’, entre otros” 31 . Al final de su segundo periodo presidencial, Uribe, aprovechando su popularidad, quiso buscar una nueva reelección, un tercer periodo en el mandato, la idea fue de gran controversia, pues aunque Colombia pedía la continuidad de su mandato, también hubo quienes decían que eso era un atentado contra la democracia del País, como la ex senadora Gina Parodi. También hubo cabida para las opiniones de otros países, principalmente de Estados Unidos: “La revista The Economist advirtió a la sociedad colombiana que si quiere seguir en la dinámica del fortalecimiento democrático no debería reelegir al Presidente Uribe, a pesar de sus logros.

31

(Revista Semana.com- Organización de Eventos)

45

Parece una paradoja, pero no lo es. “Uribe ha logrado mucho. Pero para progresar, Colombia necesita instituciones fuertes, más que al eterno hombre fuerte. El último éxito de las duras políticas de seguridad de Uribe, depende de que otros las continúen y las ajusten”. Es decir, si hubo progreso bajo Uribe fue porque le restó espacio considerable al imperio del miedo impuesto por las Farc en amplios territorios y carreteras colombianas; convenció a los terroristas del paramilitarismo a desmovilizarse, y aún con todos los problemas que tiene este proceso de Justicia y Paz, se frenaron las masacres; y trajo confianza a los inversionistas y con ello vino el crecimiento económico. Y todo esto se llama mejoría en el Estado de Derecho democrático.”32 El común denominador durante estos ocho años de gobierno fueron los constantes altercados con el presidente de Venezuela, Hugo Chávez, por la sospecha de que ese país albergaba a la guerrilla colombiana y los proveía de armas, la consecuencia más grave de éstos enfrentamientos fue la ruptura de las relaciones diplomáticas y económicas entre los dos países hermanos precisamente a puertas de la culminación del segundo mandato de Uribe. Se ha iniciado desde el 7 de agosto del presente año un nuevo periodo con Juan Manuel Santos, quien ganó las elecciones en Colombia con la firme promesa de darle continuidad a la seguridad democrática, y a la firmeza, representativa del gobierno Uribe. Sin embargo el nuevo Presidente, parece ser enemigo de las guerras y en cambio muy amigo de la diplomacia, pues no lleva ni el primer trimestre como Jefe de Estado y ya ha resuelto problemas difíciles que dejó el anterior mandato como el restablecimiento de las relaciones como Venezuela; “Una nueva era en las relaciones con Venezuela y Ecuador; el restablecimiento del equilibrio de poderes; la posibilidad de abrir un diálogo con la guerrilla, sin ceder y bajo estrictas condiciones; y la búsqueda de la justicia social, temas centrales de su discurso En un discurso conciliador, sin renunciar a la firmeza, el presidente Juan Manuel Santos llamó a los países vecinos a construir un futuro común basado en el respeto. A la vez, reiteró su voluntad de restablecer las relaciones con el poder Judicial y construir una Colombia más justa a partir de su proyecto de unidad nacional. También se comprometió con la población más pobre a crear más empleo y condiciones dignas de vida. Santos habló de la necesidad de brindar a la mayoría de los colombianos garantías basadas en el empleo y en el alcance de las mínimas condiciones para tener una vida digna.

32

Fuente especificada no válida.

46

A los inversionistas extranjeros les garantizó las mejores condiciones para aprovechar las posibilidades comerciales que brinda Colombia. Dijo que garantizará a la oposición las condiciones para ejercer su tarea, y habló de la importancia de robustecer los partidos políticos. “No quiero un país sin controversias ideológicas”. Llamó a los colombianos a participar de lo que denominó un “nuevo amanecer en la historia nacional”33. Y al parecer ha obtenido respuesta positiva por parte de los implicados:

“Las relaciones van a ser mejores” “Chávez vaticinó este jueves que "las relaciones con Colombia van a ser mejores que las de antes" como consecuencia de los acuerdos alcanzados entre ambos países para superar la crisis, que incluyen la decisión de que ahora ambos Gobiernos van a respetarse. "Vamos a hacer un esfuerzo (...) tenemos que respetarnos nada más. Que no sigan acusándome que yo apoyo a la guerrilla porque eso es mentira", afirmó Chávez. "Yo más bien de la guerrilla lo que quiero es que hagan la paz con el Gobierno de Colombia. Pero si ellos consideran que no es el momento, bueno, allá ellos. Ojalá podamos ayudar a que hagan la paz", añadió. Al hablar de la instalación de las comisiones, Chávez comentó que el problema de la frontera es muy grave", ya que allí actúan "paramilitares, narcotráfico, secuestros, guerrilla” y hay “migraciones de gente huyendo de la guerra". "Desde ya le damos la bienvenida (a la Canciller Holguín), es una buena amiga. Somos distintos, pero en el marco del respeto haremos primores", añadió el gobernante venezolano”.

“Lento para que sea seguro” El presidente de la República, Juan Manuel Santos, envió por su parte un mensaje de optimismo y dijo que esperaba que las relaciones entre Colombia y Venezuela fueran perdurables en el tiempo. "El restablecimiento de relaciones con Venezuela debe ser lento para que sea seguro (...) no queremos crear falsas expectativas sobre las reuniones de mañana (viernes)", dijo el presidente Santos.”34 33 34

Fuente especificada no válida. Fuente especificada no válida.

47

2.1.3 Entorno Socio-Cultural

“Bogotá D. C. es la más grande y poblada ciudad del país, además de ser el centro cultural, industrial, económico y turístico más importante de Colombia y uno de los principales de América Latina. La importante oferta cultural se encuentra representada en la gran cantidad de museos, teatros y bibliote Ilustración 12: Mapa geográfico de Bogotá. Fuente: Google images cas, siendo algunos de ellos los más importantes del país. Además, es sede de importantes festivales de amplia trayectoria y reconocimiento nacional e internacional. También se destaca la actividad académica, ya que algunas de las universidades colombianas más importantes tienen su sede en la ciudad. Es de destacar que la UNESCO otorgó a la ciudad el título de Capital mundial del libro para el año 2007.”35 Según cifras del DANE, en el año 2005 Bogotá contaba con una población de 6.776.009 habitantes y 7.881.156 en el área metropolitana. Solo 15.810 habitantes se ubican en la zona rural del Distrito Capital. El 47,5% de la población son hombres y el 52,5% mujeres. La ciudad cuenta con la tasa de analfabetismo más baja del país con tan sólo 4,6% en la población mayor de 5 años de edad36. “En Bogotá, al igual que en todo el resto del país, el proceso de urbanización acelerado no se debe exclusivamente a la industrialización, ya que existen unas complejas razones políticas y sociales como la pobreza y la violencia, las cuales han motivado la migración del campo a la ciudad a lo largo del siglo XX, determinando un crecimiento exponencial de la población en las zonas urbanas y el establecimiento de cinturones de miseria en sus alrededores. La ciudad cuenta con un amplio sistema educativo, tanto a nivel de primaria y secundaria como universitario. Debido a la constante migración de personas hacia la capital del país, la disponibilidad de cupos para acceder a la educación que ofrece el Estado gratuitamente, es a menudo insuficiente. La ciudad cuenta además con un variado sistema de colegios y escuelas de carácter privado. Existe un gran número de universidades, tanto públicas como privadas (para 2002 había un total de 106 instituciones de educación superior, además en Bogotá se encuentran 7 de las mejores universidades del país, todas acreditadas parcial o totalmente por el CNA (Consejo Nacional de Acreditación), de las cuales están en 35 36

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010) (Departamento Administrativo Nacional de Estadística- DANE, 2010)

48

Bogotá, a saber: La Universidad Nacional de Colombia, la Universidad de Los Andes, la Pontificia Universidad Javeriana, la Universidad del Rosario, la Universidad Manuela Beltrán, la Universidad Externado de Colombia, la Universidad de La Salle (Bogotá), la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales UDCA, la Universidad de La Sabana. También se destacan la Universidad Militar Nueva Granada, Universidad Sergio Arboleda, Universidad Jorge Tadeo Lozano, la Universidad Santo Tomás y la Universidad Pedagógica Nacional”37. “Bogotá ha sido llamada "La Atenas Sudamericana", apodo que se fortaleció a finales del siglo XIX y principios del siglo XX. La ciudad dispone de una amplia oferta cultural que se ha incrementado considerablemente en las últimas décadas. En ella residen personas provenientes de todo el país, quienes han venido contribuyendo a las antiguas tradiciones culturales típicas de la ciudad. El Centro de Ferias y Exposiciones de Corferias es sede de eventos de tipo cultural. Aquí se lleva a cabo la Feria Internacional del Libro de Bogotá, Expo artesanías, y ArtBo (Feria Internacional de Arte de Bogotá). Además, en 2008 Corferias fue centro importante en el Festival Iberoamericano de Teatro y sede del Campus Party. El recinto también acoge eventos de otro carácter como la Feria Internacional de Bogotá (industria y comercio) que se realiza durante los años pares, y en el2009 también fue sede de los Premios MTV para Latinoamérica. Los Festivales al Parque son un conjunto de nueve eventos realizados a lo largo de cada año.57 Entre estos los más renombrados son: el Festival de Rock al Parque (recibe más de 500.000 asistentes en los tres días de celebración), el Festival de Jazz al Parque y el Festival de Salsa al Parque, ambos realizados en el Parque Metropolitano Simón Bolívar. Este parque acoge además la inauguración y las actividades más importantes del Festival de Verano que se celebra en varios puntos de la capital durante el mes de agosto. Otros eventos destacados son el Festival de la chicha, la vida y la dicha (Declarado Evento de Interés Cultural de Bogotá), el Carnaval de Bogotá, que se celebra el cumpleaños de la ciudad, y el Festival de Cine Europeo, muestra cinematográfica anual. Sin embargo uno de los eventos culturales más importantes de la capital es el Festival Iberoamericano de Teatro que se realiza cada dos años y es catalogado como uno de los más prestigiosos de América Latina. En cuanto a la gastronomía, Bogotá es posible encontrar restaurantes de comida típica, internacional y especializada en diferentes lugares de la ciudad. Los principales sectores de restaurantes internacionales son Usaquén, la Zona G, La Candelaria y el Centro Internacional. Al igual que en el resto de Colombia, el valor de la unidad familiar es bastante importante en la sociedad bogotana, que es especialmente notable en celebraciones religiosas y épocas especiales del año. Muestra de esta tradición religiosa es el número de templos construidos en el centro histórico de la ciudad, y las costumbres asociadas a ella, como el ascenso a los cerros 37

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)

49

tutelares Monserrate y Guadalupe, en cuyas cimas se encuentran templos católicos. La ciudad además es sede de la Arquidiócesis de Bogotá, erigida el 11 de septiembre de 1562 y posteriormente elevada a arquidiócesis el 22 de marzo de 1564; su iglesia matriz es la Catedral Primada de Colombia.”38 Históricamente, la ciudad (desde sus primeros años) ha tenido una tradición de arraigo al catolicismo, aunque la Constitución de 1991 ha facilitado la presencia de movimientos protestantes y otros grupos religiosos en la población.

2.1.4 Entorno Tecnológico

Para un país que desee crecer en todos los aspectos, es necesario que invierta en tecnología para avanzar en temas como la educación, las comunicaciones, investigación y desarrollo de productos, la capacitación del talento humano, las tecnologías de la información, el mejoramiento de la medicina, etc. A pesar de que en Colombia, este sector todavía no genera la importancia que merece en cuanto a presupuesto asignado de parte del Estado, ni tampoco se halla en la agenda pública de la nueva jefatura de Estado. La tecnología que Colombia maneja, la importa o es manejada por las Empresas Multinacionales que operan aquí, pero todavía no es un punto clave de aprovechamiento económico, algunos emprendedores colombianos tiene esta visión y están trabajando en ello; sin embargo si en Colombia se están desarrollando proyectos para atraer a inversionistas extranjeros, deben abrirle campo a políticas que fomenten el desarrollo tecnológico, sino el capital que se maneje dentro del País no necesariamente pertenecerá al territorio nacional. “A pesar de la ausencia absoluta de capital de riesgo y apoyo financiero por parte del sector privado y del Estado, en Colombia hay empresas que con las uñas y muchas ganas están fomentando exitosamente tecnología de punta.”39 “Si Colombia no cambia de manera inmediata sus políticas para promover la ciencia y la tecnología, está condenado a un atraso económico y social que puede ser irremediable. Este es un asunto de prioridad inmediata, de seguridad nacional, para ponerlo en términos que llamen la atención de la opinión pública. Colombia no puede contentarse otra vez con comisiones de sabios que elaboren documentos que se queden en las buenas intenciones. Lo que está en juego es la viabilidad del país en una

38 39

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010) (Revista Semana-Artículo - Semana, Made In Colombia, 1998)

50

economía globalizada, cada vez más centrada en la innovación y el desarrollo tecnológico.”40

2.2

Investigación de Mercados

2.2.1 Diseño de la Investigación

El principal método para conseguir información primaria, será la investigación de tipo descriptivo, pues “permite determinar las percepciones de los clientes con mayor confiabilidad y ayuda a determinar el grado de asociación de las variables en que se desarrolla el estudio. Dentro de de ésta se eligió el diseño transversal, que se realiza tomando una muestra de los elementos de la población en un punto determinado de tiempo, pues es muy útil en el diseño de encuestas”41, el método de recolección de los datos será la entrevista virtual, dónde en un cuestionario corto para garantizar que sea contestado en su totalidad, dónde se formularán diferentes tipos de preguntas sencillas relacionadas con el estudio para recolectar la información requerida para su posterior análisis y obtención de conclusiones, esto con el fin de determinar las motivaciones, intenciones y preferencias del mercado objetivo.

2.2.2 Definición de la población

Se realizará un muestreo aleatorio simple sin reemplazo para garantizar que solo conteste una vez teniendo en cuenta la ubicación geográfica, tipo, tamaño y sector de las empresas en la ciudad de Bogotá. Elemento: empresas comerciales pequeñas y medianas Hipótesis inicial. Las empresas pequeñas y medianas del sector de comercio en la ciudad de Bogotá son las que presentan una tendencia creciente en cuanto a la realización de eventos como estrategia de ventas.

40 41

(Revista Semana-Artículo A ciencia Cierta, 2007) (Monografias.com)

51

La clasificación de las empresas en Colombia se realiza de la siguiente manera:



“Microempresa: Personal no superior a 10 trabajadores. Activos totales inferiores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes



Pequeña Empresa: Personal entre 11 y 50 trabajadores. Activos totales mayores a 501 y menores a 5.001 salarios mínimos mensuales legales vigentes.



Mediana: Personal entre 51 y 200 trabajadores. Activos totales entre 5.001 y 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.



Grande: Personal mayor a 200 trabajadores. Activos totales mayores a 3.0000 salarios mínimos mensuales legales vigentes”42.

También se realizará una clasificación de acuerdo al sector de la economía en el que se encuentran. Ver anexo clasificación sectores de la economía. Unidades de muestreo: empresas según características definidas Alcance: Bogotá D.C. Tiempo: agosto- 2010 Marco muestral: listado de empresas pequeñas y medianas, comerciales en la ciudad de Bogotá43 Método de selección de la muestra: se realizará un muestreo aleatorio de las empresas elegidas en la Capital a las cuales se les implementará la encuesta.

2.2.3 Selección del tamaño de la muestra Como se vio anteriormente en el análisis económico, la participación de las pequeñas y medianas empresas en el sector comercio en Bogotá es de 42.274 empresas. El cálculo del tamaño de la muestra se hará con en base en la siguiente fórmula44 de población finita al ser el número de empresas a encuestar menor a 500.000: 42

(Wikipedia.com)

43

El listado de la clasificación fue de realización propia, estudiando las características de las empresas registradas en la Cámara de Comercio de Bogotá 44

(VARELA, 2002)

52

(

)

Ecuación 1 Población Finita Fuente: (VARELA, 2002)

Dónde Total de la población 2.58^2 (si la seguridad es del 99%) Probabilidad de éxito, en este caso 5%, ya que es lo más recomendable para garantizar una muestra significativa y representativa de la población total

Precisión (en este caso deseamos un 3%)

Remplazando los valores en la fórmula se obtiene una muestra de 38 encuestas

2.2.4 Trabajo de campo

Al ser una encuesta virtual, no es necesario buscar un perfil o capacitar a un entrevistador, el cuestionario será enviado a través de la opción de sugerencias de las páginas de internet de las diferentes empresas, mediante un link en el que ellas entrarán y devuelve los cuestionarios contestados. Especificando que la persona que responda la encuesta tenga poder de decisión ante la realización del evento.

2.2.5 Análisis de los datos

“Una vez se haya desarrollado el proceso de recolección de datos, se procederá a convertir los datos en bruto del instrumento de que se usó para tal fin, en una forma legible y entendible para su posterior análisis. Para esto, se tomará en cuenta la siguiente secuencia:

53

1. Verificación y edición de cuestionarios aceptables: Cada cuestionario tendrá una etapa de revisión, en donde se verificará los datos obtenidos, es decir, que estén bien contestados (completos), mirar en base a las respuestas dadas si estas fueron bien comprendidas, que los elementos de la muestra sean los que hayan contestado la encuesta, etc. Para tal fin, el porcentaje de cuestionarios defectuosos permitidos será del 5% del total. En caso de que el porcentaje sea mayor, se enviarán nuevamente a trabajo de campo y se volverán a formular los cuestionarios. 2. Los datos serán procesados y analizados usando software destinado para esto. Se hará empleo de Microsoft Excel, programa destinado a realizar análisis estadísticos, con un ambiente amigable para el usuario, a través de interfaces fáciles de manejar y entender. 3. Confirmación o rechazo de la hipótesis inicial Herramientas estadísticas Para un correcto análisis de datos, se usarán las siguientes ayudas estadísticas: 

Tabulación cruzada: Tabulación de datos que consiste en identificar una relación entre variables, describiendo dos ó más variables en forma simultánea y dar como resultado tablas que reflejan la distribución conjunta de las variables con un número limitado de categorías o valores distintivos.



Procedimientos generales de análisis: Gráficos estadísticos para evaluar proporciones, histogramas de frecuencia, pruebas de hipótesis para evaluar a las mismas, etc.”.45

Para recolectar alguna información del sector, también será necesario acudir a algunas fuentes de información secundaria como lo es la Cámara de Comercio de Bogotá, el DANE. Ministerio de Agricultura, el INVIMA, revistas y publicaciones especializadas.

2.2.6 Segmentación del Mercado Empresas pertenecientes al sector comercial, de tamaño pequeño y mediano ubicadas en la ciudad de Bogotá.

45

(Monografias.com)

54

2.2.7 Mercado Objetivo Empresas comerciales pequeñas y medianas ubicadas en la ciudad de Bogotá que se dediquen a las siguientes actividades:

“431 Comercio al por mayor de alimentos, bebidas y tabaco 432 Comercio al por mayor en tiendas de productos textiles y calzado 433 Comercio al por mayor de productos farmacéuticos, perfumería y accesorios 437 Intermediación y comercio al por mayor por medios masivos de comunicación 461 Comercio al por menor de alimentos, bebidas y tabaco 463 Comercio al por menor de productos textiles, accesorios de vestir y calzado 464 Comercio al por menor de artículos para el cuidado de la salud 466 Comercio al por menor de enseres domésticos, computadoras y otros 469 Intermediación y comercio al por menor por medios masivos de comunicación”46

Esta selección se realizó basada en un observatorio Colombiano de la pequeña y mediana empresa, realizado por el DANE en el año 2007 en el que muestra a las anteriores actividades como a las que más se dedican las PYMES en Bogotá.47 Junto con un estudio sobre la importancia del comercio en la economía48 que dice que el comercio al por mayor atrae a sus clientes con estrategias de mercadeo personalizadas y por medio de publicidad especializada a través de medios electrónicos, ferias y exposiciones. En cuanto al comercio al por menor hace publicidad masiva por medio de volantes, prensa, radio, televisión, y la tendencia es hacia los eventos.

2.2.8 Cuestionario

Encuesta sobre la organización de eventos empresariales en pequeñas y medianas empresas comerciales en la ciudad de Bogotá.

46

(Clasificación internacional de empresas comerciales CIIU) (DANE, censo económico nacional y multisectorial 2007) 48 (Importancia del comercio en la economía, 2007) 47

55

La información recolectada en la siguiente encuesta es para realizar un estudio de mercado para la creación de una empresa de servicios integrales catering y organización de eventos empresariales que ofrezca valores agregados como:



Ofrecer un amplio y variado portafolio de productos y servicios, enfatizando en que el servicio de catering y bebidas ofrecido lo provee restaurantes conocidos y posicionados en el mercado



Selección del lugar más apropiado con el objeto del evento y de preferencia del cliente, ambientación, adecuación con equipos y herramientas necesarios, personal de apoyo



Realización de actividades lúdicas para los asistentes de acuerdo al tipo y objeto del evento



Realización de eventos personalizados de acuerdo al tamaño de la empresa, objeto, tipo, lo que el cliente requiera para garantizar el éxito de su evento

1. ¿Cuántos colaboradores tiene su empresa? a. b. c. d.

Menos de 11 personas Entre 11 y 50 personas Entre 51 y 200 personas Más de 200 personas

2. ¿En qué tipo de ocasión su empresa realiza eventos? a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Capacitaciones Reuniones con clientes externos Despedidas Ascensos Fiestas de fin de año Cumpleaños Lanzamiento de nuevos productos Cocteles Otro No realiza ningún evento (pasar a pregunta número 4)

3. ¿Cómo planifica la organización de sus eventos empresariales? a. Contrata a una persona o empresa especializada en el tema b. Lo organiza usted mismo

56

4. ¿Cuáles son los motivos por los que no contrata a una persona o empresa especializada en organización de eventos? a. b. c. d. e.

Precios altos Desconfianza Incumplimiento Pérdida de tiempo No le ofrecen un portafolio variado de servicios que pueda requerir el evento. (servicio principal y complementarios) f. No se ajustan al tamaño de su evento, ya sea pequeño o grande g. Otro

5. ¿Estaría dispuesto a contratar los servicios de la empresa presentada? a. Si b. No c. No sabe

6. ¿Cuánto presupuesto anual invertiría en la realización de eventos? a. 1% b. Entre 2% y 5% c. Más del 5%

Muchas gracias por su colaboración. Ver anexo formato de encuesta y tabulaciones.

2.3

Análisis del Mercado

Una de las estrategias de marketing que utilizan las empresas, especialmente las comerciales para incrementar sus ventas, es la realización de eventos para llegar a sus clientes con un mensaje específico. Este análisis está enfocado en las empresas comerciales que por definición son las que adquieren bienes o mercancías para su venta posterior. Diferenciándose de las

57

empresas industriales que transforman materias primas.49 Por lo tanto las empresas comerciales y de servicios definen estrategias de marketing para elevar sus ventas, dentro de las que se ubican la realización de eventos. Estos eventos se clasifican en dos grandes grupos; 

Eventos motivacionales: están dirigidos a obtener lo mejor del personal de la empresa. El evento en sí mismo no motiva, pero es una excelente plataforma para que esto ocurra. Permite sacar a la gente del entorno de cada día y ofrecerles un momento diferente.



Eventos promocionales: dirigidos justamente, a promocionar los productos a clientes, o posibles inversores. Desde el área de Marketing, se ofrece una herramienta que permite entablar una relación afianzada con los potenciales clientes, los actuales clientes, con proveedores y demás personas o grupos que se interrelacionan con la empresa. La Organización de Eventos Corporativos, genera la posibilidad de crear lazos más fuertes entre los participantes, pero para ello se debe lograr que se sientan a gusto en un ambiente placentero y totalmente distendido.

Según fuentes de eventos empresariales, se estima que las empresas realizan aproximadamente 10 eventos50 al año como: - Capacitaciones - Conferencias - Desayunos de negocios - Fiestas - Lanzamientos de productos - Reuniones - Seminarios - Brunch - Cocteles - Coffee breaks

49 50

(Navactiva, 2004) (Eventos para Empresa, 22)

58

2.3.1 Resultados Obtenidos Los resultados de las encuestas fueron los siguientes51: 71% de las empresas encuestadas fueron pequeñas empresas y 29% fueron empresas medianas. No se encuestó a ninguna empresa que no cumpliera con las condiciones, es decir micro o grandes empresas. Tamaño de la Empresa

Mediana 29%

Pequeña 71%

Microempresa 0%

Grande 0% Ilustración 13: Tamaño de la empresa. Fuente Elaboración propia

De acuerdo al tipo de eventos que realizan los que más organizan son lanzamientos de nuevos productos, fiestas de fin de año y despedidas. El 97% de las empresas realizan algún tipo de evento empresarial. Tipo de eventos que realizan las empresas

34% 11%

5%

13%

18% 3%

8%

3%

3%

3%

Ilustración 14: Tipo de eventos que realizan las empresas. Fuente: Elaboración propia

63% de las empresas encuestadas organizan los eventos ellas mismas, las principales causas de ellos fueron el limitado portafolio de servicios que les ofrecen, la pérdida de tiempo y que no se ajustan al tamaño del evento requerido.

51

Ver formato y tabulación de la encuesta en anexos

59

Ilustración 15: Cómo organiza el evento Fuente: Elaboración propia

Cómo organiza el evento 80% 70%

60% 50%

Lo realiza por sus medios, 63%

40% 30% 20%

Contrata a un tercero, 37%

10% 0%

0

0,5

1

1,5

2

2,5

Motivos por los que no realiza eventos

11% 8%

16% 21% 24% 18% 3%

Precio Incumplimiento Portafolio limitado de servicios ofrecidos Otro

Desconfianza Pérdida de tiempo No se ajusta al tamaño de su evento

Ilustración 16: Motivos por los que no realiza eventos Fuente: elaboración propia

Cuando se les presentó esta alternativa de empresa el 63% manifestó que contrataría los servicios de ésta.

60

¿Contrataría los servicios de esta empresa? No sabe 21%

Si 47%

No 32%

Ilustración 17: ¿Contrataría los servicios de esta empresa? Fuente: elaboración propia

Presupuesto que se invertiría en la realización de eventos 26% 68%

Con esta gran aceptación dentro del mercado objetivo se deben garantizar las promesas planteadas y prestar el mejor servicio que sea posible, para fidelizar a estas empresas y mediante las estrategias de mercadeo y publicidad, penetrar el mercado de las empresas que no saben si contratarían los servicios de la Empresa presentada.

La mayoría de las empresas están dispuestas a destinar un 1% de su presupuesto de mercadeo para realizar eventos, es un buen 1% entre 2% y 5% más del 5% porcentaje iniciando, y sin conocer a la Empresa. Las estrategias de mercadeo buscarán que con el Ilustración 18: Presupuesto que invertiría en la realización de eventos Fuente: elaboración propia tiempo este porcentaje se incremente junto con la participación en el mercado. 5%

Se observa que el mayor mercado potencial se encuentra en las PYMES, el cual está desatendido porque las empresas organizadoras de eventos no les ofrecen opciones de evento de acuerdo al tamaño que ellas requieren, al ser mayoría en Bogotá, dentro de las cuales se podría ganar mayor participación. Se puede realizar estrategias de mercadeo especialmente dirigidas a ellas, con precios especiales para atraerlas y que empiecen a realizar eventos como una de sus principales estrategias de marketing. Con esta información se aclara el panorama acerca de las empresas que realizan eventos, todas tienen como fin vender, hay diferentes formas para lograrlo, pero los eventos se han convertido en una de las maneras más efectivas especialmente entre las PYMES, sin embargo todavía sus necesidades no están cubiertas.

61

Los principales eventos que realizan las PYMES son lanzamientos de nuevos productos y fiestas de fin de año. En las pequeñas y medianas empresas se ve un comportamiento positivo hacia la contratación de empresas para que organicen sus eventos, y esta aceptación se puede incentivar con buenas estrategias para incentivarlas. Finalmente, la encuesta muestra que la principal razón por la que las PYMES no contratan una empresa para que realice sus eventos es porque les ocasionan una pérdida de tiempo, porque no se ajustan al tamaño de su evento y porque no les ofrecen variadas soluciones. Se confirma la validez de la hipótesis inicial.

2.3.2 Análisis de la Competencia

Según los estados financieros de las empresas de catering presentados en el diario económico, Portafolio al año 2008, las empresas líderes en el sector son:   

Compass Group S.A. Catering de Colombia S.A. Catering y Café C Y C S.A.

Compass Group S.A.:

Compass Group S.A.; 1,44%

“Compañía líder en la gestión de servicios de alimentación y bebidas a nivel mundial, trabajando en más de 100 países” 52 . Mediante la marca Eurest Services;

Catering de Colombia S.A.; 0,70%

Catering y Café C y C S.A.; 0,06% Ilustración 19: Empresas líderes del sector Fuente: elaboración propia

Servicios prestados:    52

Reserva de salas Provisión de materiales Equipos audiovisuales / videoconferencia

(compass-Group)

62

  

Catering Coffee-breaks Limpieza

Los servicios de catering están representados en la marca Vilaplana Catering. “Es una empresa de catering de alta gama con sede en Barcelona y Madrid. Desde sus inicios en 1967, Vilaplana trabaja la gastronomía desde la máxima calidad de todos sus productos, la elegancia, la innovación, así como un esmerado cuidado en todos los detalles y un servicio personalizado en cada uno de sus eventos. Especializados en eventos de empresa y particulares.”53

Catering de Colombia S.A.: Catering de Colombia exclusivamente pensado para los acontecimientos sociales, empresariales, eventos y ferias.

nutrir

"Catering de Colombia S.A. es una empresa líder en la prestación de servicios de alimentación y alojamiento, cumpliendo con los más altos estándares de calidad y HSE, basados en el bienestar del personal, la capacitación y el reconocimiento al cumplimiento de las políticas de organización y en acuerdo al marco legal vigente". Servicios prestados: 

Alimentación



Cafetería



Aseo



Mantenimiento



Lavandería



Recolección de basura

La compañía da ejemplo de servicio y calidad a sus clientes y a la sociedad satisfaciendo los más altos requerimientos; a un costo razonable para obtener una rentabilidad justa, que satisfaga las expectativas mutuas 54 de inversionistas y clientes.

53 54

(vilaplana Catering) Fuente especificada no válida.

63

Catering y Café C Y C S.A. Empresa líder con más de 12 años de experiencia en prestación de servicios alimentarios especializado en el manejo de maquinas 55 dispensadoras automáticas de café, snacks, y carrito de comidas .

Benchmarking

Compass Group S.A.

Aspectos de comparación Tamaño de la empresa Antigüedad (años) Servicios Ubicación sitio Menaje Provisión de equipos/ herramientas Ambientación Personal de apoyo

Grande

Limpieza Portafolio con diferentes opciones para servicios de alimentación Actividades lúdicas de apoyo Precio Participación en el mercado

Catering de Colombia S.A. Mediana

Catering y Café C y C S.A.

69

20

Pequeña 14

si si si si si

no no no si si

no no no no no

no

si

no

no

no

no

alto

medio

medio

1,44%*

0,70%*

0,06%*

Tabla 5: Benchmarking empresas líderes del sector Fuente: elaboración propia

Ver anexo tabla estados financieros empresas líderes del sector.

2.3.3 Participación en el mercado

La utilidad total de las empresas líderes en el sector es de $ 3.999.276 millones de pesos, con una participación en el mercado del 2.20%, lo que quiere decir que el 97.8% 55

(Google.com: Definición concepto de servicios)

64

del mercado es sensible a este proyecto, por lo tanto este es el mercado potencial al que se pretende llegar con las estrategias de mercadeo y publicidad. En el primer año de actividades se espera atender al 1% del mercado objetivo, para el segundo año se espera aumentar al 2% y para el tercer año se espera tener una participación del 5% del mercado objetivo.

2.3.4 Mercado Potencial Es un mercado relativamente nuevo, por lo que todavía no está saturado, por el contrario, está en rápido crecimiento, con pocas empresas en él, esto lo hace atractivo a nuevos inversionistas por el auge que está teniendo en Colombia y en el mundo. Aunque la Empresa está enfocada en PYMES especializadas en algunas actividades comerciales ya clasificadas, no se dejará de lado las micro o las grandes empresas, tampoco se discriminara sobre la especialización comercial. Las cuales representan el mercado potencial. En un mediano plazo se espera atender a las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas comerciales especializadas en las actividades definidas. También atender empresas de servicios.

2.4

Estrategia de Mercados

Al realizar estrategias de mercado, se está definiendo un plan de acción para llevar a la Empresa hacia los objetivos fijados, entre ellos, darla a conocer y poder atender una parte del mercado objetivo, también sirven para afrontar situaciones o retos que están implícitos en el mercado. Estas decisiones estarán basadas en la investigación de mercados.

65

Marketing Mix para Servicios

Personas

Evidencia Física

Proceso

Todas las personas que participan en la prestación del servicio transmiten ciertos mensajes al cliente en relación con la naturaleza del servicio.

Es el ambiente en el que se entrega el servicio y en el cuál interactúan la empresa y el cliente, así como cualquier componente tangible que facilite el desempeño o la comunicación del servicio. Incorpora las representaciones tangibles entre ellas folletos, membretes, tarjetas de presentación, formatos y equipo.

Los procedimientos, los mecanismos y el flujo de las actividades necesarias para la prestación del servicio, y los sistemas de operación. Cada uno de los pasos de la prestación o del flujo operacional del servicio que experimenta el cliente, proporcionará evidencias para juzgar el servicio.

Plaza

Las estrategias de distribución se aplican para hacer que los productos se encuentren a la disposición en el momento y lugar en que los consumidores lo deseen. El objetivo es tener la seguridad de que los productos llegarán en condiciones óptimas de uso a su sitio final.

Precio

Promoción

El precio es el dinero que se entrega a cambio de un bien o servicio.

La promoción incluye ventas personales, publicidad y promoción de ventas. La tarea de la promoción en la mezcla de marketing consiste en motivar intercambios satisfactorios con los mercados meta, mediante la información, educación, persuasión y recuerdo de los beneficios de una compañía o producto

Personas

Las personas a contratar deben tener valores, competencias en común para lograr los objetivos de la Empresa y habilidades de comunicación, servicio, disposición y atención al cliente

Tabla 6: Marketing mix para servicios Fuente: Elaboración propia

Evidencia Física

El lugar de reunión con el cliente debe ser adecuado y confortable para él. Cuando se tenga oficina, esta debe estar muy bien adecuada para prestar el mejor servicio, pues es nuestra imagen ante los ojos del cliente y es un tangible del que ellos se pueden llevar una idea de cómo será el servicio que recibirán. La adecuación del lugar del evento debe ser impecable y debe tener una promoción sutil alusiva a nuestra Empresa.

Proceso

Cada contacto que el cliente tenga con nuestra Empresa es un momento de verdad para el cual todo el personal debe estar capacitado para hacerlo una buena experiencia para él. No se debe enterar de todo lo que hay detrás, de la prestación del servicio, simplemente debe recibir el mejor resultado superando sus expectativas. Para lo cual la empresa debe tener a la mano la información actualizada para que el cliente no espere demasiado.

Plaza

El portafolio lo integrarán propuestas en cuanto a lugares de realización de eventos. El servicio debe estar antes del tiempo acordado en el lugar con todos los implementos necesarios y las personas a ejecutarlo para evitar imprevistos y poder solucionar cualquier eventualidad sin que el cliente se vea afectado por ella, de la logística deberá ser bien planeada organizada y ejecutada, porque sobre ella recae en gran parte el éxito o el fracaso del evento.

Precio

Promoción

El precio base es lo que nos cobran nuestros proveedores, nuestra ganancia será una comisión extra sobre esa base por la organización y contacto con los proveedores.

El factor principal de promoción es la negociación cara a cara con el cliente, depende de nuestra capacidad para ofrecer y concretar los servicios. Inicialmente no tendremos promociones especiales, con el tiempo se cobrarán tarifas especiales a nuestros clientes más importantes. La principal campaña de publicidad será a través de Internet, mediante nuestra página Web, el voz a voz y la publicidad en los restaurantes socios.

2.4.1 Concepto del Servicio Concepto de servicio: “En marketing (mercadotecnia) un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a una o más necesidades de un cliente. Se define un marco en donde las actividades se desarrollarán con la idea de fijar una expectativa en el resultado de éstas. Es el equivalente no material de un bien. La presentación de un servicio no resulta en posesión, y así es como un servicio se diferencia de proveer un bien físico.”56 El servicio que se prestará será organizar eventos empresariales de cualquier tamaño, ofrecer un completo y variado portafolio de servicios para atender cualquier tipo de evento, brindando soluciones integradas, enfatizando en los servicios alimentarios. El cliente será quien decida cada aspecto de su evento como el lugar, la alimentación y bebidas, ambientación y actividades de apoyo, convirtiéndolo en un servicio personalizado, pues cada evento será diferente de otro. El cliente tendrá la seguridad de que el servicio se prestará a tiempo, con calidad e innovación.

2.4.2 Estrategia de Distribución

La estrategia de distribución más efectiva y la que más funcionaría en este caso es directamente llegar al consumidor final, es decir las PYMES comerciales de Bogotá.

Servicios integrales de catering y eventos Ilustración 20: Estrategia de distribución Fuente: elaboración propia

56

(Google.com: Definición concepto de servicios)

Empresas

Para hacer uso de esta estrategia se debe realizar mayor énfasis en la campaña de comunicación ya que será la única manera de que los clientes conozcan la Empresa y se sientan atraídos hacia ésta. La selección de esta estrategia se hizo con base en los siguientes criterios: 

En el proceso no interviene otra empresa, el servicio se presta directamente al cliente sin ningún intermediario



Al ser un servicio no requiere de la intervención de mayoristas o minoristas



Evitar procesos y negociaciones dispendiosas e innecesarias que ponen en riesgo la calidad del servicio cuando el cliente lo reciba



Ahorrar costos

2.4.3 Estrategia de Precio

No se manejará un rango de precios fijos, pues cada evento es personalizado, y depende de la combinación de proveedores, lo que cambia es el margen de ganancia de la Empresa.

Ilustración 21: Estrategia de precio Fuente: elaboración propia

Los clientes al tener la oportunidad de realizar la combinación de los elementos que desean en su evento podrán ajustarlo a su presupuesto, sin embargo la Empresa al estar dirigida a tres grupos diferentes de empresas tendrá en cuenta el tamaño de la organizacional fijar los márgenes de utilidad, además de los

siguientes aspectos:

Rango de ganancia por organización del evento: Tamaño de la empresa Pequeña Mediana*

Margen de utilidad 25% 35%

Tabla 7: Rango de ganancia Fuente: elaboración propia

69

*En la empresa mediana el rango variará dependiendo del número de trabajadores de la empresa y del tamaño del evento 

Descuentos para clientes frecuentes: se fijarán de acuerdo a la frecuencia y al tipo de eventos que realice. Después del segundo año de operación de la Empresa



Descuento por recomendar a otra empresa los servicios prestados y se logra realizar el evento con ésta. Después del segundo año de operación de la Empresa



Diferenciación

Una vez se tenga una base de datos de clientes leales y satisfechos, se realizará una revisión trimestral de precios para saber cómo se está comportando el mercado y la competencia, y si es conveniente ajustarlos para todos los clientes o solo para nuevos clientes.

2.4.4 Estrategia de Comunicación

Se manejarán estrategias de promoción de los servicios principalmente para:    

Persuadir a los clientes no decididos a transformarse en prospectos (de acuerdo a encuesta) Incitar a las PYMES a utilizar más regularmente el servicio Identificar nuevas oportunidades dentro de las empresas para generar nuevos eventos Crear necesidades adicionales al servicio inicial solicitado

Los diferentes métodos promocionales que existen son:

70

Estrategia

Importancia

Relaciones públicas Promoción de ventas a clientes

10% 25%

Publicidad indiferenciada Publicidad no pagada Venta directa

30% 10% 25%

Tabla 8: Métodos promocionales Fuente: elaboración propia

El método seleccionado depende de:    

Mercado meta Naturaleza del producto/servicio ofrecido Etapa del ciclo de vida en que se encuentre el producto o servicio Recursos financieros disponibles para promoción

Las estrategias de penetración en el mercado para los dos primeros años de operación serán: 

Promoción, precios accesibles, calidad, creación de un portafolio personalizado dependiendo de las necesidades de cada cliente. Esto se garantizará con el respaldo de los socios estratégicos



De acuerdo a los resultados obtenidos después de la realización de cada evento, las empresas tendrán más presente esta alternativa como una estrategia importante para la presentación de nuevos portafolios a sus clientes externos. Contratando a esta Empresa para realizarlo con la garantía de éxito.



La presentación del brochure de la Empresa deberá crear necesidades adicionales en el cliente que quiere que su evento y el mensaje trasmitido a los asistentes quede posicionado en sus mentes



Visita directa a oficinas y empresas a las cuales les pueda interesar el servicio que se ofrece, presentando el portafolio y asesoría personalizada



Publicidad en los restaurantes que sean proveedores de la Empresa, ésta constará de volantes y propaganda incluida en la carta. Se realizará una negociación entre las dos partes para que este tipo de publicidad no sea cobrada a nuestra Empresa sino que se utilice como una estrategia de expansión y reconocimiento del socio estratégico

71



Realización de una página de internet, en la que no solamente se encuentre información completa de los proveedores, sino que sea una herramienta para que el cliente pueda simular su evento desde ésta, con precios verdaderos



Al finalizar cada nuevo evento establecer un contacto con el cliente; brindándole opciones, enviándole propuestas de servicios para llegar a un nuevo acuerdo y que éste se fidelice con la Empresa.



El principal método de comunicación se hará mediante el voz a voz mientras se logra un posicionamiento en el mercado para realizar una campaña publicitaria.

Estas estrategias se trabajarán durante el primer año y de acuerdo a los resultados se continuará con las más exitosas, la estrategia de publicidad será más agresiva, pautando en revistas especializadas, participando en ferias y ofreciendo beneficios a los proveedores.

2.4.5 Estrategia de Servicio 

Contar con los mejores y más eficientes proveedores



Contratar personal externo (meseros, personal de limpieza, decoradores, entre otros) capacitado, comprometido y cumplido para garantizar un servicio impecable



Al momento de la contratación se deberá firmar una póliza de cumplimiento con los proveedores seleccionados para asegurar que el servicio se preste como se planeó



Se tendrá un historial de eventos de cada una de las empresas con las que se haya trabajado con sus respectivos comentarios y calificaciones para hacerles llegar alternativas de servicio en fechas importantes



En todos los eventos la Empresa estará presente siempre en el inicio y en algún momento posterior verificando que todo esté en orden según lo planificado



Uno de los aspectos clave de la Empresa será el servicio post-venta, se realizará un feedback después del evento, dónde todas sus sugerencias y opiniones quedarán registradas para garantizar el mejoramiento continuo de la Empresa y de los proveedores.

72

2.4.6 Estrategia de Aprovisionamiento

Al ser una empresa prestadora de un servicio, no se manejará ningún tipo de compra de material, ni de inventarios, tampoco se contará con una oficina física, para evitar costos fijos innecesarios durante la iniciación de la Empresa, que básicamente será una organizadora logística que coordinará a los proveedores para prestar un servicio excelente y justo a tiempo. Los proveedores que trabajarán conjuntamente con la Empresa se les llamará socios estratégicos, que conformarán las siguientes categorías:



Servicios alimentarios y de bebidas (restaurantes de alta calidad posicionados en el mercado)



Lugares de diferentes estilos y capacidad para adecuarlos a los diferentes tipos de eventos que se puedan presentar



Prestación de servicios de actividades de apoyo para el evento (outdoor training)



Alquiler de menaje y decoración



Empresas de transporte



Prestación de servicio de personal de apoyo para atender el evento (meseros, personal de limpieza, bar tenders)



Alquiler de equipos y herramientas



Alquiler de máquinas de café



Ambientación (alquiler de sonido, música, luces, carpas)

Inicialmente se negociará con pocos proveedores mediante un acuerdo en el cuál no habrá cuotas fijas para ninguna de las dos partes, la primera aproximación con ellos será mediante una visita directa a los restaurantes para presentar la Empresa e iniciar la negociación. Al tercer año de operaciones se espera tener instalaciones físicas para ofrecer una mejor atención a los clientes y para crear una imagen del servicio en sus mentes, esto va a ser fundamental para acuerdos con clientes nuevos y reuniones con proveedores.

73

Sin embargo a los clientes que ya se les han organizado eventos, se les atenderá dónde ellos lo requieran. Se espera que la Empresa al tercer año de operación haya tenido un desempeño destacado y haya logrado un posicionamiento favorable dentro del medio, también que la oferta de proveedores aumente. Se irán adaptando las políticas de negociación, descuentos, promociones y plazos con cada uno logrando mayores ventajas para las dos partes. El ideal de la Empresa es consolidar relaciones a largo plazo de mutuo beneficio luego de tener los proveedores pre seleccionados se les harán ver dos beneficios principales que les traerá la negociación: 1. Expansión de su negocio hacia más personas aumentando sus ventas mediante los servicios contratados con nosotros 2. Promoción de sus productos y servicios mediante nuestro portafolio y el Portal Web sin ningún cargo básico Principales condiciones para realizar la negociación: 1. Descuento cercano al 10% sobre los precios de sus productos y servicios 2. Acuerdo de confidencialidad de información durante el tiempo de servicio Debe quedar claro para los socios estratégicos que estar incluidos en el brochure de la Empresa, no garantiza su contratación por parte de los clientes, pues son ellos quienes eligen a los restaurantes

Beneficios para la Empresa 

La pre selección de los proveedores, hace que se conozca de antemano la calidad de sus productos y servicios



La negociación puede ser más fácil al no cobrar una cuota de afiliación, en lugar de ésta se exige un descuento sobre cada servicio contratado



El contrato tendrá una vigencia de dos años a partir de la fecha de firma, si el proveedor incumple deberá pagar una multa. La única razón por la que la Empresa puede terminar el contrato antes del tiempo establecido será por terminación de sus operaciones o por obtener una mala calificación por desempeño

74

La escogencia de los proveedores se basará en:      

Calidad de sus productos Sugerencias de los clientes Posicionamiento en el mercado (en el caso de los restaurantes) Confianza Cumplimiento Precios

Dentro de la Empresa se manejará una matriz de clasificación de los proveedores, la calificación será interna y externa, en una escala de 1 a 5, siendo 1 el menor puntaje y 5 el mayor, cada parte tendrá un peso del 50% para obtener una única calificación. Si al finalizar un evento el proveedor obtiene un puntaje menor a 3.5 no volverá a ser contratado por la Empresa, si es igual a dicho puntaje se le hará un compromiso de los aspectos a mejorar y tendrá un periodo de prueba dependiendo del tipo de falla, sino mejora, sale de la base de datos de la Empresa. Ver anexo la matriz de desempeño de proveedores

Los proveedores pre seleccionados con los que se contará en el portafolio son:

Restaurantes Restaurantes

Especialidad

Momento

Café de la Peña Hobany Velasco La Bagatelle Pastelería Jacques

Pastelería francesa Pastelería Pastelería Pastelería

Desayunos/onces/brunch/coffee break Desayunos/onces/brunch/ coffee break Desayunos/ coffee break Desayunos/onces/brunch/ coffee break

Andrés Carne de Res Crepes & Waffles

Carnes Comida casual Cocina belga e internacional Cocina californiana Cocina fusión con influencia mediterránea y oriental Cocina peruana Cocina peruana

Almuerzo/cena Almuerzo/cena

La Gloria Armadillo Emma Restaurante Nazca Astrid y Gastón

Almuerzo/cena Almuerzo/cena Almuerzo/cena Almuerzo/cena Almuerzo/cena

75

Wok Casa San Isidro Charlie´s Roast Beef El Corral Gourmet Emilia Romagna Oshiru

Cocina tailandesa Cocina tradicional Hamburguesas roast beef Hamburguesas gourmet Cocina italiana Cocina japonesa

Pesquera Jaramillo

Comida de mar

Archíes

Pizza y pastas

Myriam Camhi

Postres

Ventolini

Helados

Crepes & Waffles

Helados y postres

Almuerzo/cena Almuerzo/cena Almuerzo/cena Almuerzo/cena Almuerzo/cena Almuerzo/cena Almuerzo/cena Almuerzo/cena Postres/onces/ coffee break Postres/onces postres/cena/onces/ coffee break

Tabla 9: Listado de proveedores restaurantes Fuente: Elaboración propia

Lugares

Lugares

Sector

Capacidad

Segmento

Tipo de evento

Servicios

El Pórtico

Salida norte de la Ciudad

500 personas

Ejecutivos de todas las edades

Todos

Jardín, salón de eventos, parqueadero

Ejecutivos jóvenes

Hotel Holiday Inn Express

Cinco salas cada una Cl. 94 11 a 12 para 100 personas

Reuniones de negocios/coctel es/lanzamiento s/fiestas

Alta tecnología, centro de negocios completamente equipado, acceso a internet inalámbrico gratuito, valet parking

Hotel Bogotá Marriot

Ocho salones de eventos de Reuniones de Avenida El Hombres y diferente negocios/coctel Dorado 69 b mujeres de capacidad es/lanzamiento 53 negocios ente 50 y s/fiestas 200 personas

Salones dotados con tecnología de punta para conferencias y presentaciones, valet parking

76

Emma Carrera 5 26 Restaurant a 54 e

70 personas

La Gloria

Cl. 26 a 4 38

20 personas

Myriam Camhi

Cr 7 116 30

30 personas

Empresario Lanzamientos/fi s de 26 Restaurante, cava de estas/reuniones años en vinos, parqueadero de negocios adelante Fiestas, Jóvenes y Restaurante, cava de reuniones de adultos vinos, parqueadero negocios Reuniones de Jóvenes y negocios, Terraza, parqueadero adultos brunch, onces

Tabla 10: Listado de proveedores lugares Fuente: Elaboración propia

El cliente tendrá la opción de elegir qué tipo de comida desea o el restaurante que quiera y el lugar en el que prefiere se realice el evento. Con respecto a los demás aspectos del evento serán elección de la Empresa, la lista inicial de los demás proveedores será la siguiente:

       

Actividades out door: Aprendizaje Experiencial, Par Outdoor Training Alquiler de menaje: Carmiña Villegas Alquiler de sonido, iluminación y equipos: Girbaud Disco, AA Equipos, Artesonido Bar tender: Rocci Navajas Decoración, ambientación y flores: Flores Éxito y Flores y Servicios Personal de limpieza: Grupo Maclean E.U., Fuller Mantenimiento S.A. Personal de servicio: Temporales Uno-A Bogotá Transporte: Esconaltur, Tescotur Ltda.

77

2.5 Proyección de ventas

2.5.1 Proyecciones En Bogotá se encuentran registradas 19.941 PYMES comerciales57, en la investigación de mercados se vio que el 97% de éstas realizan eventos, el 37% contrata a un tercero para la realización de los eventos y el 47% contrataría los servicios de la Empresa. Y que las PYMES están dispuestas a destinar un 1% de su presupuesto para la realización de eventos, en el primer año de operaciones de la Empresa, sin embargo para realizar la proyección de ventas, este porcentaje incrementará de acuerdo a las proyecciones de inflación para los próximos cinco años. Al año 2010 las PYMES comerciales en Bogotá generaron ingresos por $ 1.114 billones.58 Sobre estos ingresos se proyectarán las ventas de la empresa.

Inflación proyectada59

Año

Inflación proyectada

2010 2011 2012 2013 2014 2015

3.5% 3.0% 3.0% 3.0% 3.0% 3.0%

Tabla 11: Inflación proyectada. Fuente: Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Basados en la inflación proyectada y suponiendo que el presupuesto que las empresas para la realización de eventos sigue el mismo comportamiento, iniciando en el primer año con el 1%, las ventas a cinco años serían:

57

(Cámara de Comercio de Bogotá) (Ruiz, López Hernando y Jaramillo, Castaño Esteban, mayo de 2010) 59 (Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., 2008) Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/verNormaPDF?i=31626 58

78

Proyección de ventas Inflación

3%

Año 1

Presupuesto para eventos %

2 1,0%

3 1,0%

4 1,1%

5 1,2%

1,3%

Presupuesto para eventos $ 11.479.687.536 11.490.019.255 12.179.129.335 13.308.114.921 14.978.388.820 Participación Empresa 1% 2% 5% 6% 9%

Ventas

114.796.875

229.800.385

608.956.467

798.486.895 1.348.054.994

Tabla 12: Proyección de ventas Fuente: Elaboración propia

A medida que se dé a conocer la Empresa en el medio, será más fácil realizar un mayor número de eventos. La proyección de ventas se realizó tomando una baja participación para no crear falsas expectativas. Si cuando se esté operando las condiciones son favorables y se aprovechan las oportunidades del mercado para crecer a un ritmo más acelerado, será más fácil implementar esos cambios si se reciben más ingresos de los proyectados.

2.5.2 Política de cartera

-

Para iniciar la organización del evento el cliente debe pagar mínimo un 50% del costo de éste por adelantado, de este porcentaje un 25% será para que los proveedores inicien con la orden del evento

-

El 50% restante o el saldo, se cancelará 30 días después de la realización del evento, esta misma negociación se realizará con los socios estratégicos

-

El pago a proveedores será del 70% de las ventas

-

Se manejará una provisión de efectivo para cuando sea necesario adelantar dinero en la contratación de algún proveedor que no esté en nuestra base de datos, o para cubrir cualquier eventualidad

79

-

Clientes que paguen en efectivo obtienen un 2% de descuento después del segundo año de operaciones

-

Clientes que cancelen la totalidad del evento por anticipado obtienen un 5% de descuento después del tercer año de operaciones

-

Clientes que realicen más de 10 eventos en un año tengan un historial de pago bueno con la Empresa, obtienen un 4% de descuento en los eventos que realicen en el siguiente año a partir del segundo año de operaciones

-

Clientes que no cancelen el saldo dentro de los 30 días de plazo, se les le eliminará cualquier beneficio que hayan obtenido con la Empresa, adicionalmente se les cobrará intereses de mora equivalentes al 5% mensual sobre el valor del evento, y si en tres meses no se ha logrado recuperar la deuda, se pasará la cartera a una agencia de cobros, también se reportará la mora a Aso Bancaria y Data Crédito para dejar registro

-

Al cerrar el año el cliente debe quedar a paz y salvo con la Empresa, especialmente si es un cliente nuevo

-

Las utilidades que genere la Empresa serán repartidas entre los socios, inicialmente se distribuirá el 50%, el restante se utilizará para operar. La repartición se realizará después del quinto año

-

Al finalizar un año, si un periodo genera pérdida, será cubierta con las utilidades del los siguientes años hasta que quede cubierta en su totalidad

-

En el caso en que un cliente obtenga más de un beneficio, él deberá escoger el que prefiera pues los descuentos no serán acumulables

80

Capítulo III 3. Operación 3.1 Ficha técnica del servicio Un evento se compone de tres elementos principales para su realización, a su vez cada uno de estos debe cumplir con ciertas características para que marche correctamente según las exigencias del cliente: 1. Lugar de realización -

Salón con espacio suficiente para albergar a los invitados y todas las condiciones de servicios necesarios; parqueaderos, baños, salidas de emergencia, etc.

-

Soporte inmobiliario para ubicar cómodamente a los invitados durante el tiempo del evento, y si los hay, durante los tiempos de espera

-

Disponer un lugar de alimentación confortable

-

Ambientación del lugar, decoración, iluminación, sonido

2. Alimentación

-

Acorde a la hora de realización prestar el servicio de alimentación del restaurante previamente escogido por el cliente

-

Servicio de bebidas- bar

-

Coffee break

-

Personal de apoyo y limpieza

81

3. Adecuación

-

Decoración especial del lugar elegida por el cliente

-

Elementos audiovisuales extra demandados por el cliente

-

Entretenimiento, presentaciones musicales

-

Si el cliente lo requiere, actividades lúdicas de apoyo

-

Papelería adicional

-

Servicio de fotografía

-

Diseño y envío de invitaciones y tarjetas de agradecimiento

-

Diseño de recordatorios

De acuerdo a la disponibilidad de los proveedores para prestar el servicio anteriormente listado, la Empresa está en disposición de brindar la totalidad o una combinación seleccionada de los servicios mencionados. Si el cliente requiere algún servicio que no esté listado, se conseguirá el proveedor para satisfacer todas las necesidades de éste.

3.2 Estado de desarrollo

El proyecto se encuentra en la fase inicial, en idea, pues es una nueva propuesta. Se espera poder ponerla en marcha en un corto plazo.

82

3.3 Descripción del proceso Descripción de tiempos y actividades proceso operativo Etapa

Actualización datos(Soporte)

Actividades

30

50%

3,14%

2 Solicitar Información

10

17%

1,05%

3 Actualizar bases de datos

20

33%

2,09%

60

100,00%

6,28%

Recibir orden del cliente inicio proceso 1 pre selección en el portafolio para tener listas opciones al cliente

60

20,34%

6,28%

Reunión con el cliente para definir la combinación de productos y servicios, fijar fecha y hora del evento, realización 2 de cotización

60

20,34%

6,28%

3 Registrar evento

30

10,17%

3,14%

60

20,34%

6,28%

20

6,78%

2,09%

20

6,78%

2,09%

Organización del 4 Verificar disponibilidad con proveedores evento Confirmar disponibilidad al cliente, en caso de no tener disponibilidad de algún 5 proveedor dar opciones similares o acordar otra reunión Formalizar acuerdo con el cliente, fijar 6 fecha primer pago y fecha y hora reunión después del evento Realizar órdenes de compra a proveedores Total Parcial

45

15,25%

4,71%

295

100,00%

30,89%

1 Realizar seguimiento telefónico

40

100%

4,19%

40

100,00%

4,19%

7

Total Parcial

Ejecución del evento

1 Recibir Proveedores en locación Preparar el lugar para el evento 2 dependiendo del evento 3 Recibir Invitados

60

11,76%

6,28%

180

35,29%

18,85%

30

5,88%

3,14%

Hacer seguimiento al evento dependiendo del evento

180

35,29%

18,85%

60

11,76%

6,28%

510

100,00%

53,40%

5

10,00%

0,52%

30

60,00%

3,14%

15

30,00%

1,57%

Total Parcial

50

100,00%

5,24%

TOTAL

955

4

5 Realizar Cierre del evento Total Parcial

Seguimiento a Clientes

% Actividad/Total Proceso

1 Contactar Proveedores

Total Parcial

Seguimiento a Proveedores

Tiempo % (min) Actividad/Etapa

Recordar al cliente reunión después del 1 evento Reunión con el cliente para realizar un 2 feedback del evento y llenar formato de evaluación 3 Llenar base de datos

100,00%

Tabla 13: Proceso operativo. Fuente: Elaboración propia

83

El proceso se divide en cuatro etapas fundamentales ejecutadas en intervalos de tiempo distintos:

1. Actualización de datos: es una etapa sin entablar contacto con el cliente, preparada para agilizar el servicio posterior y optimizar el tiempo del cliente 2. Organización del evento: en la cual la Empresa se enfocará en tener opciones listas para el cliente de acuerdo a la solicitud del tipo de evento que él requiere, para solucionar una de las principales razones por las cuales las empresas no contratan un tercero para organizar evento: pérdida de tiempo; Estableciendo como lumbral máximo del 9% del total del evento (Aproximadamente una hora sin incluir el tiempo de realizar órdenes de compra a proveedores), este tiempo debe estar sujeto a reducciones debido al trabajo realizado en la etapa anterior de actualización 3. Seguimiento a proveedores: durante esta etapa el contacto con el cliente deberá ser mínimo, se debe limitar a la recepción de las ordenes, la confirmación de disponibilidad y la formalización del acuerdo, estas funciones conjuntamente representan el 31% de la etapa y el 4% del tiempo total del proceso, 25 minutos, este tiempo no se ejecuta de manera continua, representa un tiempo dedicado a lo largo del periodo de respuesta establecido por los proveedores con lo cual se garantiza el mínimo tiempo de perdida por parte del cliente y se asegura las perfectas condiciones de entrega 4. Ejecución del evento: se ve representada en un 53% del total del proceso de pleno contacto con el cliente, dentro del proceso definido anteriormente se define un tiempo de seguimiento al evento de tres horas en promedio, tiempo sujeto a variaciones dependiendo del evento, durante este tiempo se define principalmente el éxito de recompra por parte de los clientes y el buen nombre de la Empresa en el medio 5. La primera actividad del seguimiento a clientes es recordarle la reunión después del evento con una llamada telefónica, en ésta solicitar la evaluación del cliente, basado en ese resultado obtenido se enfocara el tiempo restante de la etapa, la que termina con el registro de la retroalimentación en la base de datos de la Empresa La distribución del tiempo con las diferentes partes que interactúan para ejecutar el proceso son principalmente los clientes y los proveedores, el tiempo restante será dedicado a realizar actividades operativas internas de la Empresa. Ver anexo tablas tiempo con clientes, socios estratégicos y operaciones internas.

84

3.4 Necesidades, requerimientos e infraestructura

Los requerimientos básicos para que la Empresa pueda funcionar se describirán a continuación, se realizará un estudio proyectado a cinco años desde el inicio de operaciones, para mostrar de qué manera estos requerimientos se modificarán durante este periodo:

Telecomunicaciones

Locaciones Durante los dos primeros años Teléfono celular con línea activa lugar para encuentro con el cliente: Teléfono fijo con línea activa Oficina cliente Algún restaurante que haga Computador portátil con acceso a parte del brochure de la Internet y Microsoft Office 2007 Empresa o en la oficina del cliente Cuenta de correo electrónico A partir del tercer año en las activa instalaciones de la Empresa

Publicidad Brochure digital e impreso Tarjetas de presentación Papelería

Formatos publicitarios

Tabla 14: Necesidades, requerimientos e infraestructura. Fuente: Elaboración propia

Además de las necesidades de herramientas físicas y equipos, se necesitará capital humano, el cual se describirá en el análisis administrativo

Primer año: creación de la Empresa e inicio de operaciones

Primer año: creación de la Empresa e inicio de operaciones Descripción

Unid.

Costo

Computadores Portátiles

2

$

Teléfono fijo línea ilimitada estrato 5

1 2 200 500

Teléfono celular Formatos/papelería Tarjetas de presentación Total anual

1.000.000

Total $

2.000.000,00

$

40.000 $

40.000

$ $ $

200.000 $ 50.000 $ 100.000 $ $

400.000 50.000 100.000 2.590.000

85

Total para operar Segundo año: Crecimiento Descripción

Unid.

Total

$

1.000.000

$

3.000.000

$ $ 2 400 $ 1000 $ $ 1

40.000 200.000 100.000 200.000 300.000

$ $ $ $ $ $

40.000 400.000 100.000 200.000 300.000 4.040.000

Computadores Portátiles

3

Teléfono fijo línea ilimitada estrato 5

1

Teléfono celular Formatos/papelería Tarjetas de presentación Multifuncional Total anual

Costo

Se debe comprar Segundo año: Crecimiento Descripción

Unid.

Computadores Portátiles

1

Costo $

Formatos/papelería 400 $ Tarjetas de presentación 1000 $ $ Multifuncional 1 Total anual

1.000.000

Total $

1.000.000

100.000 $ 200.000 $ 300.000 $ $

100.000 200.000 300.000 1.600.000

Tabla 15: Requerimientos operaciones. Fuente: Elaboración propia

En el primer y segundo año la Empresa iniciará su funcionamiento con dos personas, no resulta viable desde el punto de vista económico y de funcionamiento rentar oficinas, ya que las actividades pueden ser llevadas a cabo desde cualquier lugar en que se tenga contacto telefónico o vía mail con clientes y proveedores, en los casos en que es necesario llevar a cabo una reunión, estas se pueden realizar en los sitios en que ellos se encuentran localizados (oficinas, restaurantes, etc.), o directamente en algún restaurante de los que integran el portafolio para que el cliente empiece a tener momentos de verdad con la Empresa, y se vaya llevado una idea de cómo será el servicio que recibirá.

86

Tercer al quinto año: consolidación

Total para operar Tercer al quinto año: Consolidación Descripción

Unid.

Costo

Total

Administración mensual oficina 70 m² $ 6.500.000,00 $ 78.000.000,00 Muebles y enceres Computador portátil Teléfono celular Formatos/papelería Tarjetas de presentación Multifuncional Total anual

1

$ 5.000.000,00 $

5.000.000,00

4 2 1000 2000 1

$ 1.000.000,00 $ $ 2.000.000,00 $ $ 200.000,00 $ $ 400.000,00 $ $ 300.000,00 $ $

4.000.000,00 4.000.000,00 200.000,00 400.000,00 300.000,00 91.900.000

Se debe comprar

Tercer al quinto año: Consolidación Descripción

Unid.

Costo

Administración mensual oficina 70 m² $ Computador portátil Formatos/papelería Tarjetas de presentación Multifuncional Total

1 1000 2000 0

$ $ $ $

Total

6.500.000 $

78.000.000

1.000.000 200.000 400.000 -

1.000.000 200.000 400.000 79.600.000

$ $ $ $ $

Requerimientos operaciones. Fuente: Elaboración propia

87

3.5 Plan de producción

Al ser una Empresa prestadora de un servicio personalizado, no es necesario tener almacenado ningún tipo de mercancía o producto, sin embargo, se manejará un pequeño inventario que se irá alimentando con el tiempo, para atender eventos pequeños y de improviso, esto para mejorar la capacidad de respuesta de la Empresa y constará de video beam, DVD, vajillas, vasos, copas, cubiertos, manteles y elementos de decoración, entre otras cosas. Adicional a este inventario físico se almacenará información confidencial, conformada por las bases de datos de los socios estratégicos y clientes. Cuando el cliente se acerca a nosotros solicitando información lo primero es exponerle el brochure para permitirle escoger la combinación que desee, la estructura del portafolio de servicios consta de las distintas ofertas clasificadas en las dos principales categorías; restaurantes y lugares, pues los proveedores de los servicios complementarios serán seleccionados por la Empresa de acuerdo al estilo del evento, sin embargo si el cliente desea algo específico, será tenido en cuenta: Periódicamente la Empresa será mantener actualizada la información de los productos, cantidades, precios y tiempos de entrega. Con anterioridad se deberán tener los mínimos tiempos de respuesta ante cada tipo de solicitud del cliente; de igual manera, acordar previamente la forma de entrega y la necesidad de personal de apoyo adicional (en caso de ser necesario) por cada socio estratégico. En el momento en que se reciba una orden por parte de algún cliente se procederá a verificar en la base de datos existente. Si la orden del cliente cuenta con una fecha definida como exigencia del evento, y el evento se puede organizar dentro de los tiempos establecidos de acuerdo a los tiempos de los socios estratégicos, se informará inmediatamente al cliente y al socio estratégico para formalizar el acuerdo. Si el cliente no cuenta con una fecha establecida y requiere conocer el tiempo de respuesta de la Empresa, se tomara el mayor tiempo de la orden de pedido más un día de holgura como intervalo de seguridad en caso de imprevistos (esto si los tiempo de entrega son uniformes; si se da el caso que existe una diferencia considerable entre el mayor tiempo y los restantes se le hará conocer al cliente la situación y se le ofertara alguna alternativa de menor tiempo). Antes de ofrecer proveedores al cliente se preguntará por el tamaño del evento y de acuerdo a ello se le ofrecerán solamente los que estén en capacidad de cubrirlo. Si existe algún elemento que impida la posible ejecución del evento, se deberán hacer contra propuestas al cliente para tratar de conseguir el acuerdo. Por ejemplo: 

Si el cliente solicita un lugar para el evento que no está disponible el día requerido, ofrecer una solución alternativa en un lugar similar

88

El ideal de la Empresa es que en un periodo de un año después de la conformación e inicio de operaciones de la empresa, toda la interactividad con el cliente se realice mediante el portal web y él pueda armar todas las posibilidades de eventos de acuerdo a su elección con información inmediata del precio, cuando lo tenga conformado como él quiera se realizará una reunión para confirmar el evento y los pagos.

Mientras esto es posible se realizará de cara al cliente, vía mail o por teléfono, pero siempre garantizando el menor tiempo de respuesta posible. Una vez formalizado el acuerdo con el cliente se debe hacer un seguimiento periódico para asegurar la entrega por parte de los socios estratégicos, en la previa del evento se debe acordar un tiempo prudente en el lugar establecido para realizar todo el montaje y alistamiento. Durante el tiempo que lleve el evento, personal de la Empresa y representantes de los socios estratégicos que se contrataron deberán estar presentes para resolver posibles imprevistos que se presenten.

89

Definir la fecha y la hora

Escoger el restaurante

Combinación seleccionada por el cliente

Ilustración 22: Flujograma actividades para el cliente. Fuente: Elaboración propia

90

3.5.1 Cadena de abastecimiento Ilustración 23: Cadena de abastecimiento Fuente: Elaboración propia

Operación

Solicitar información

Restaurantes Lugares Entretenimiento Decoración

Proveedores

Confirmación de reservas y órdenes

Distribución Formalización del evento/realización

Contacto Reservas Organización

Personal de apoyo

Clientes

Abastecimiento

Adecuación del lugar Recepción de socios estratégicos Recepción de clientes

Seguimiento al evento Reservas/orden de pedido

Solicitud/orden del evento

3.6 Costos de producción Los costos de producción asociados a la actividad en el inicio de operaciones se derivan básicamente de: 

Personal



Transporte



Servicios telefónicos e Internet



Publicidad impresa (brochure, tarjetas de presentación)



Papelería

91



Página web

Cada uno de estos ítems será especificado y explicado en el estudio financiero

Inflación

3%

Costos de producción año 1

2

3

4

5

Personal

36.267.360

38.553.866

55.715.073

89.460.221

92.144.028

Transporte

3.600.000

3.708.000

3.933.817

4.298.588

4.838.099

Comunicaciones

2.880.000

2.966.400

3.147.054

3.438.871

3.870.479

Teléfono 480.000

494.400

524.509

573.145

645.080

Internet Cargo celular

720.000

741.600

786.763

859.718

967.620

1.680.000

1.730.400

1.835.781

2.006.008

2.257.780

-

-

1.920.000

2.036.928

2.225.806

Agua

-

-

1.200.000

1.273.080

1.391.129

Luz

-

-

720.000

763.848

834.677

300.000

-

-

-

-

40.000

41.200

42.436

43.709

Servicios públicos

Página web Dominio.com Publicidad

100.000

206.000

424.360

463.710

521.909

Papelería

50.000

103.000

212.180

231.855

260.955

1.030.000

1.060.900

1.092.727

-

1.030.000

1.060.900

1.092.727

-

-

-

-

-

Equipo de oficina 2.600.000 Comput adores 2.000.000 Celulare s 600.000

TOTAL

45.797.360

45.577.266

63.473.684

97.935.680

101.679.179

Tabla 16: Costos de producción. Fuente: elaboración propia

92

Capítulo IV 4. Estudio Organizacional 4.1 Estrategia organizacional

Misión Integrar todas las soluciones requeridas para nuestros clientes en la realización de sus eventos de la manera más efectiva posible, ofreciéndoles la más variada oferta que puedan encontrar en el mercado, nuestra empresa busca brindar al cliente satisfacción, confianza, atención personalizada, innovación, responsabilidad y la garantía de la tranquilidad y despreocupación al dejar todo en nuestras manos.

Visión En el año 2015 ser la primera Empresa de eventos empresariales en Bogotá, ofreciendo la más amplia variedad de soluciones integradas, contando con proveedores de la más alta calidad, posicionados en el mercado y con los cuales tienen preferencia de los consumidores; creando un sistema que funcione a través de una plataforma en Internet que le brinde al cliente la oportunidad de organizar eventos desde cualquier parte.

Objetivos corporativos La empresa busca como objetivo general cumplir lo que se encuentra en nuestra Misión y convertirse en lo que indica nuestra Visión, para ello tiene tres objetivos clave para desarrollar dicho proceso.

Atención al Cliente Nuestra atención al cliente será el principal mecanismo de promoción del servicio, mejorando los procesos de comunicación y convirtiéndonos en un aliado estratégico para ellos.

93

Calidad de Servicio Debemos garantizar calidad total de nuestros servicios y de los productos que hacemos llegar a nuestros clientes. Mejoramiento Continuo Nuestros colaboradores y proveedores asociados deben capacitarse constantemente en brindar un mejor servicio, recibir la retroalimentación por parte de los clientes y enfocarse en las oportunidades de mejora.

Socios Estratégicos Nuestros proveedores son la principal bandera del servicio que prestamos, debemos considerar como elemento fundamental la alianza con empresas que brinden calidad y respaldo.

Principios corporativos



Trabajo en equipo: es el principio que impulsa las acciones y el pensamiento de la Empresa y lo que hace competente a la organización



Solidaridad y cooperación: la solidaridad y la cooperación permitirán que las ambiciones hacia el beneficio de la Empresa se transformen en una humanización del trabajo



Responsabilidad y ética profesional: todas nuestras acciones estarán guiadas por la justicia equitativa. La responsabilidad social de la Empresa se basa en acciones desinteresadas, humanas y puntuales



Pensamiento proactivo, descentralización y empoderamiento a nuestros colaboradores: todas las personas tienen el talento y la capacidad suficientes para ser creativos y con voluntad para aportar soluciones en momentos críticos



Democracia participativa: cualquier persona tiene el poder de participar sin ningún inconveniente en una discusión y ofrecer respetuosamente su punto de vista; de igual forma, las demás personas deben considerarlo como un aporte de buena voluntad

94

4.1.1 Análisis DOFA

Al ser una empresa nueva que todavía no ha iniciado operaciones, la matriz DOFA solamente está compuesta por oportunidades y amenazas pues una empresa que aun no está operando no tiene fortalezas ni debilidades.

Amenazas

Es una industria en la que nuevas empresas pueden entrar y salir fácilmente sin mayores barreras, por tal motivo, así como es atractivo para nosotros entrar porque no exige ninguna inversión económica fija, tiempos de espera establecidos ni sofisticadas herramientas tecnológicas o equipo especializado, también puede entrar en cualquier momento un competidor más fuerte y hacernos débiles en el mercado. Las empresas de realización de eventos que actualmente están atendiendo a las grandes empresas, pueden darse cuenta que están desatendiendo a las PYMES y entrar en este mercado con estrategias agresivas en publicidad y precios Oportunidades Al ofrecer un variado portafolio de servicios con los restaurantes de más alto nivel en Bogotá, podemos aprovechar esa situación en las estrategias de publicidad para atraer a más clientes porque ya conocen estos restaurantes. Puede funcionar como garantí de seriedad y calidad Internet, nos abre las puertas del comercio, nos ahorra costos y tiempo, y nos facilita la relación con clientes y proveedores La renovación del concepto de la realización de eventos, introducción de ideas innovadoras y ofrecer todas las soluciones integradas hacen que el cliente ahorre tiempo y dinero al cliente

Tabla 17: Análisis DOFA Fuente: Elaboración propia



Se pueden usar las herramientas de fácil acceso como Internet, que es bastante efectiva para dar a conocer la Empresa, creando una campaña de publicidad creativa mediante la Web, distribuyendo el portafolio

95



Mantener satisfecho al cliente para fidelizarlo, esto se logra organizando un evento confiable sin tiempo de desgaste en seguimiento



Realizar una cuidadosa selección de los socios estratégicos y establecer con ellos acuerdos a mediano plazo para consolidar la empresa en el menor tiempo posible y así hacer más atractivo el portafolio de servicios



Estar en constante movimiento en el ámbito empresarial (ferias, contacto personalizado y vía mail, etc.) para tomar confianza y adquirir conocimiento dentro del mercado

4.1.2 Organismos de apoyo 

Asociación Colombiana de las Micro, Pequeñas, y medianas empresas (Mipymes)-Acopi

“ACOPI Presidencia Nacional, desde la Vicepresidencia de Desarrollo Empresarial, han creado esta sección de apoyo a empresarios a la vez que los invita a participar de las diferentes actividades que ofrece el gremio para fomentar el desarrollo del sector Mipyme. ACOPI tiene varios convenios para beneficiar a los empresarios Mipymes, para brindarles oportunidades de financiación y asesoría a las que pueden acceder a través del gremio, que lleva representando y beneficiando a los micro, pequeños y medianos empresarios por casi 60 años.”60



Fondo Nacional de Garantías S.A. (FNG)

“El Fondo Nacional de Garantías S.A. es la entidad a través de la cual el Gobierno Nacional busca facilitar el acceso al crédito para las micro, pequeñas y medianas empresas, mediante el otorgamiento de garantías. Para acceder a la garantía del FNG, la empresa o persona interesada debe acudir al intermediario financiero ante el cual vaya a solicitar el crédito, donde se le brindará la información requerida y se atenderán todos los trámites relacionados con la garantía.

60

(Asociación de micro, pequeñas y medianas empresas (mipyme)-Acopi)

96

Para información adicional, puede acudir al FNG o a los Fondos Regionales de Garantías.”61



Cámara de Comercio de Bogotá

La cámara de Comercio de Bogotá brinda apoyo en cuanto a asesoría para la creación de micro, pequeñas y medianas empresas, en cuanto a cómo constituirla, la forma jurídica más apropiada de acuerdo al tipo de empresa y otorga beneficios de gradualidad en el pago de parafiscales durante los tres primeros años de operación. 

FUNDES

FUNDES forma parte del sistema de fundaciones e iniciativas del empresario suizo Stephan Schmidheiny, y desde su nacimiento en 1984, ha sido una organización pionera y visionaria para el desarrollo del sector privado en la región latinoamericana. Su trabajo se ha centrado en el fortalecimiento de capacidades empresariales de una amplia base de micro, pequeñas y medianas empresas para mejorar su inserción a los mercados y buscar la transformación de sectores, regiones y del clima de negocios. El trabajo de FUNDES ha marcado la pauta para la creación de un mercado de servicios de desarrollo empresarial en América Latina dirigido a la MIPYME. Asimismo, ha contribuido a situar a la MIPYME en la agenda del desarrollo de gobiernos, sector privado y organismos internacionales, en los cuales FUNDES se apoya para llevar a cabo su misión prestándoles Servicios de Formación Empresarial y de Consultoría Integral desarrollados para ellas. En 2009 FUNDES está presente en diez países de América Latina apoyando el desarrollo de la MIPYME, con un equipo de 175 colaboradores directos y más de 450 indirectos.62



BANCOLDEX

Bancoldex ayuda al financiamiento para la creación de las microempresas otorgando créditos con condiciones especiales para ellas:

61 62

-

“Beneficiarios: personas microempresas

naturales

y

jurídicas

consideradas

como

-

Destino de los recursos: materia prima, insumos, inventarios y demás gastos operativos y de funcionamiento

-

Condiciones financieras:

(Fondo Nacional de Garantías) (FUNDES)

97

o o o o o o

Monto máximo de crédito por empresa: Hasta COP 12.000.000 de pesos Plazo: Hasta seis (6) meses Amortización de capital: Cuotas mensuales o trimestrales iguales Pago de intereses: En su equivalente, mes o trimestre vencido Tasa de interés al intermediario financiero: DTF (E.A.) + 1,75% (E.A.) Tasa de interés al empresario: Libremente negociable entre el intermediario financiero y el empresario”63

También tiene programas de formación desarrollados para las mipymes

4.2 Estructura organizacional

La estructura organizacional se describirá proyectada a cinco años, durante los tres primeros años sufrirá modificaciones, pues durante este periodo tendrá que cambiar para ajustarse rápidamente a las nuevas situaciones que surgirán en la Empresa. A partir del tercer año mantendrá la organización y el organigrama hasta el quinto año.

Primer año: Creación e inicio de operaciones

En esta etapa las funciones básicas se dividen para ser ejecutadas por dos personas, área comercial y área logística:

Organigrama

Ilustración 24: Organigrama primer año Fuente: Elaboración propia

Servicios integrales de Catering & Organización de Eventos Director (a) Logístico (a)

63

Director (a) Comercial

(BANCOLDEX)

98

Funciones

Primer año

Funciones Área Comercial

Logística

Dar a conocer el portafolio de servicios en empresas en Bogotá

Definir los requerimientos para selección de proveedores

Coordinar con proveedores la Realizar planes de negociación con disponibilidad de productos y clientes y proveedores servicios Primer Año En esta etapa las funciones básicas se dividen para ser ejecutadas por dos personas, área comercial y área logística

Recibir solicitudes de clientes

Realizar reservaciones con proveedores

Almacenar información general de Coordinar la entrega al clientes y proveedores momento del evento Definir estrategias de posicionamiento en el mercado

Organizar la agenda de eventos recibidos

Búsqueda y negociación con proveedores Seguimiento y evaluación del evento Realizar pagos a proveedores Facturar con clientes Diseñar portafolio de servicios

Tabla 18: Funciones primer año Fuente: Elaboración propia

Segundo año: Crecimiento

Organigrama

Comité Directivo

Director(a) Comercial

Director(a) Logístico(a)

Ilustración 25: Organigrama segundo año Fuente: Elaboración propia

Auxiliar Comercial

99

Segundo Año

Funciones Área Auxiliar Comercial Recopilar información de contacto de proveedores Realizar evaluación de selección de proveedores Recopilar Información de tiempos y capacidad de entrega

Director(a) Comercial

Director(a) Logístico(a)

Comité Directivo

Facturar a clientes

Diseñar estrategias de Organización logística de eventos

Diseñar campanas publicitarias

Establecer políticas de Supervisar y aprobar distribución y presupuestos transporte

Realizar negociaciones con clientes

Definir criterios para la selección de proveedores

Evaluar desempeño de directores

Realizar negociaciones con proveedores

Organizar agenda de eventos

Analizar periódicamente el desempeño de la empresa en todos los sectores

Visitar proveedores Definir estrategias para evaluar los de CRM productos/servici os

Analizar indicadores de desempeño en la operación logística

Definir políticas de gestión empresarial

Realizar estudios de mercados para definir estrategias

Elaborar informes de costos incurridos

Definir políticas de convivencia y comportamiento dentro de la empresa y verificar su cumplimiento

Cerrar ofertas con clientes

Establecer fechas de Elaborar Informes realización de eventos financieros

Evaluar el desarrollo del evento

Realizar órdenes de Realizar análisis salarial y compra a proveedores pagos de nómina

Actualizar Base de datos socios estratégicos

Segundo Año Diseñar Crecimiento formularios de negociación con proveedores Diseñar portafolio de servicios de la empresa Diseño y actualización de portal Web Recibir solicitudes de servicio Enviar información de oferta de servicios Actualizar base de datos de clientes

Definir la dirección comercial de la empresa

Controlar la entrega Recopilar por parte de los información de los proveedores en el clientes evento Recibir reclamos Verificar por parte de los disponibilidad de clientes y darles productos/servicios solución con proveedores Coordinar medios de Actualizar agenda transporte para de la empresa entrega por parte de proveedores

Tabla 19: Funciones segundo año Fuente: elaboración propia

100

Durante la etapa de formalización y arranque de operaciones las actividades primordiales para la puesta en marcha se pueden llevar a cabo sin la contratación inmediata de personal fijo. Sin embargo a medida que la Empresa se posicione en el mercado y logre un mayor número de clientes y de proveedores asociados se llevará a cabo la contratación de personal.

Tercer año a quinto año: Consolidación Organigrama

Director(a) Comercial Comité Directivo Director(a) Logístico(a)

Auxiliar Comercial Auxiliar Logístico(a) Practicante SENA

Ilustración 26: Organigrama tercer al quinto año Fuente: elaboración propia

101

Funciones Tercer año

Funciones Área

Auxiliar Comercia l Recopilar informaci ón de contacto de proveedo res Realizar evaluació n de selección de proveedo res Recopilar Informaci ón de tiempos y capacida d de Tercera entrega

Director(a) Comercial

Auxiliar Logístico(a)

Controlar la entrega Establecer por parte de los estrategias de proveedores en el mercados evento

Diseñar campanas publicitarias

Evaluar el desarrollo del evento y hacer seguimiento durante el evento

Realizar Recopilar información negociaciones de los clientes con clientes

a quinto Realizar Actualiza Recibir reclamos por Año negociaciones parte de los clientes y Consolid r Base de con darles solución ación datos proveedores Visitar proveedo res para evaluar los producto s/servicio s Diseñar formulari os de negociaci ón con proveedo res Diseñar portafoli o de servicios

Verificar Definir disponibilidad de estrategias de productos/servicios CRM con proveedores

Realizar estudios de mercados para definir estrategias

Actualizar agenda de la empresa

Cerrar ofertas Establecer fechas de con clientes realización de eventos

Director(a) Logístico(a)

Comité Directivo

Diseñar estrategias de organización logística de eventos

Definir la dirección comercial de la empresa

Establecer políticas de distribución y transporte

Supervisar y aprobar presupuestos

Definir criterios para la selección de proveedores

Evaluar desempeño de directores

Organizar agenda de eventos

Analizar periódicamente el desempeño de la empresa en todos los sectores

Analizar indicadores de Definir políticas de desempeño en la gestión empresarial operación logística

Realizar Informes financieros

Realizar pagos de nomina

102

de la empresa Diseño y actualizac Facturar a ión de clientes portal Web Recibir solicitude s de servicio Enviar informaci ón de oferta de servicios

Coordinar medios de transporte para entrega por parte de proveedores

Cancelar obligaciones tributarias

Elaborar informes de costos de transporte

Realizar procesos de selección y contratación

Realizar pagos a proveedores

Definir políticas de convivencia y comportamiento dentro de la empresa y verificar su cumplimiento

Actualiza r base de datos de clientes

Tabla 20: Funciones tercer al quinto año Fuente: elaboración propia

De acuerdo a esta estructura organizacional, los cargos directivos son ocupados por una persona; sin embargo las áreas restantes pueden ser ocupadas por más de una persona de acuerdo a la demanda establecida y al número de proveedores asociados.

4.3 Políticas de selección y contratación Durante la etapa inicial de la Empresa y a medida que sea necesario realizar una contratación, se recurrirá principalmente a los siguientes métodos:    

Archivo de postulantes Escuelas, institutos superiores o universidades Oficinas de colocación Mercado laboral

Medios de contratación

103

  

Cartas de convocatoria remitidas a las universidades y centros de formación superior Avisos de convocatorias publicados en diarios y revistas especializadas Convocatorias verbales o escritas formuladas a los colaboradores

4.4 Aspectos legales Se considera a la compañía como una microempresa, ya que su personal es inferior a 10 trabajadores y los activos son inferiores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes.64

4.4.1 Constitución y legalidad La conformación legal se debe realizar de acuerdo al tipo de sociedad que se quiere establecer, como primer parámetro se toma el número de personas que quieren iniciar la empresa, en este caso se iniciará con dos socios, para lo cual la cámara de comercio establece: “Número de personas que pueden conformar la empresa: Una vez el futuro empresario haya identificado y definido la actividad económica a desarrollar deberá definir el número de personas involucradas en la creación de la compañía, de tal forma que tendrá dos opciones frente a tal disyuntiva. Si el empresario ha decidido emprender su empresa o actividad económica de manera individual tendrá cuatro posibilidades, ejercer su actividad empresarial como persona natural comerciante debidamente registrada ante la cámara, como empresa unipersonal, como fundación sin ánimo de lucro o como accionista único en una sociedad por acciones simplificada. Por el contrario, si el emprendedor a decidido afrontar la puesta en marcha de su empresa con dos o más personas, a través de alguna de las principales formas de asociación, tendrá en tal evento la oportunidad de escoger entre

64

Guía para constituir y formalizar una empresa, (Consultado en marzo de 2010), Disponible en :

www.ccb.org.co

104

alguna de las sociedades comerciales; una empresa asociativa de trabajo, una sociedad agraria de transformación o una entidad sin ánimo de lucro”.65

Durante el primer año se conformará la empresa legalmente mediante el registro más básico, persona natural; luego de este periodo, cuando ya se tenga un mejor manejo operativo y experiencia en trámites de tipo legal y tributario se cambiará el tipo de registro. Para este caso, puesta en marcha de la empresa de dos personas, la cámara de comercio brinda las siguientes opciones: - Formas asociativas con ánimo de lucro - Sociedades comerciales: “Las sociedades se clasifican en sociedades personales, capitalistas y de naturaleza mixta. Las sociedades personales son aquellas en las cuales todos los socios se conocen entre sí, y tanto la sociedad como los socios responden con la totalidad de su patrimonio de forma solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales, lo que le da derecho a todos los socios a administrar la sociedad ejemplo las sociedades colectivas y las en comandita simple. Las sociedades capitalistas son aquellas sociedades en las que no se sabe quiénes son los socios y éstos responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones sociales, ejemplo las sociedades anónimas, las en comandita por acciones y las sociedades por acciones simplificadas. Las sociedades de naturaleza mixta son aquellas sociedades en las cuales todos los socios se conocen entre sí, pero solo responden por las obligaciones adquiridas por la sociedad hasta el monto de sus aportes, ejemplo las sociedades limitadas. Las clases de sociedades previstas en la normatividad jurídica a saber son: - Sociedad Limitada, Sociedad Colectiva, Sociedad En Comandita Simple, Sociedad Anónima, Sociedad En Comandita por Acciones”66

Luego del primer año de operaciones la empresa se registrará como una Sociedad Limitada. Para el registro empresarial, ya sea como Persona natural o como Sociedad Limitada, La Cámara De Comercio de Bogotá define parámetros necesarios. (Ver anexo). Características de una sociedad limitada La cámara de comercio establece que la sociedad limitada:

65 66

(Cámara de Comercio de Bogotá)

(Cámara de comercio de Bogotá -Registro)

105

“Se constituye mediante escritura pública entre mínimo dos socios y máximo veinticinco, quienes responden con sus respectivos aportes, y en algunos casos según el Código de Comercio artículos 354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y solidaria, para alguno de los socios. Los socios deben definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa y podrán delegar la representación legal y administración en un gerente, quien se guiará por las funciones establecidas en los estatutos. El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesión, se pueden vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deberá estar seguido de la palabra "Limitada" o su abreviatura "Ltda." que de no aclararse en los estatutos hará responsable a los asociados solidaria e ilimitadamente”67.

Nombre de la Empresa: “Professional Catering & Events Solutions”

67

GUIA 5: COMO CONSTITUIR Y MATRICULAR UNA SOCIEDAD, (Consultado en marzo 2 de 2010), Disponible en : www.ccb.org.co

106

4.5 Costos administrativos

Gastos de personal

Costos de personal mensual y anual Remuneración

Director $

Salud 8%

$

Pensión 11.25%

1.000.000

Persona de aseo

Contador externo

770.000

$

515.000

$

515.000

$

500.000

$

-

$

61.500

$

61.501

$

-

80.000

$

61.600

$

41.200

$

41.200

$

-

$

112.500

$

86.625

$

57.938

$

57.938

Riesgos profesionales 1.044%

$

10.440

$

8.039

$

5.377

$

5.377

$

-

Sena 2%

$

20.000

$

15.400

$

10.300

$

10.300

$

-

Aporte parafiscales ICBF 3%

$

30.000

$

23.100

$

15.450

$

15.450

$

-

Caja de compensación familiar 4%

$

40.000

$

30.800

$

20.600

$

20.600

$

-

Prima 8.33%

$

83.300

$

64.141

$

42.900

$

42.900

$

-

Cesantías 8.33%

$

83.300

$

64.141

$

42.900

$

42.900

$

-

Intereses a cesantías 1%

$

10.000

$

7.700

$

5.150

$

5.150

$

-

Vacaciones 4.16%

$

$

32.032 1.163.578

$

21.424 839.737

$

21.424 839.738

$

Prestaciones sociales

$

Subsidio de transporte

Practicante

$

Aportes a entidades de seguridad social

Salario básico mensual

Auxiliar -

41.600 1.511.140

Total por empleado

$

Número de empleados

$

2

$

1

$

1

$

1

$

1

Total mes

$

3.022.280

$

1.163.578

$

839.737

$

839.738

$

500.000

Total año

$

36.267.360

$ 10.076.845

$

10.076.857

$

6.000.000

Tabla 21: Gastos de personal Fuente: elaboración propia

$

$ 13.962.934

$

$

$

500.000

A partir del quinto año se ajustarán los salarios de los colaboradores de la siguiente manera:

Remuneración Salario básico mensual Subsidio de transporte

Aportes a entidades de seguridad social Aporte parafiscales

Salud 8% Pensión 11.25% Riesgos profesionales 1.044% Sena 2% ICBF 3% Caja de compensación familiar 4% Prima 8.33%

Prestaciones sociales

Cesantías 8.33% Intereses a cesantías 1% Vacaciones 4.16%

Total por empleado Número de empleados Total mes Total año

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

Costos de personal mensual y anual Director Auxiliar Practicante 4.000.000 $ 150.000 $ 800.000 $ - $ 61.500 320.000 $ 12.000 $ 64.000 450.000 $ 16.875 $ 90.000 41.760 $ 1.566 $ 8.352 80.000 $ 3.000 $ 16.000 120.000 $ 4.500 $ 24.000 160.000 $ 6.000 $ 32.000 333.200 $ 12.495 $ 66.640 333.200 $ 12.495 $ 66.640 40.000 $ 1.500 $ 8.000 166.400 $ 6.240 $ 33.280 6.044.560 $ 226.671 $ 1.270.412 2 2 1 12.089.120 $ 453.342 $ 1.270.412 145.069.440 $ 5.440.104 $ 15.244.944

Persona de aseo $ 515.000 $ 61.501 $ 41.200 $ 57.938 $ 5.377 $ 10.300 $ 15.450 $ 20.600 $ 42.900 $ 42.900 $ 5.150 $ 21.424 $ 839.738 1 $ 839.738 $ 10.076.857

Contador externo $ 500.000 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

500.000 1

$ $

500.000 6.000.000

Capítulo V 5. Estudio económico y financiero

Periodo de Retorno de la Inversión TIR VPN Retorno de la Inversión Inflación

5 años 67% $ 94.124.800 25% 3%

5.1 Ingresos y egresos Flujo de Caja Año 0

1

SALDO INICIAL (+) Ventas de contado

2

3

4

5

35.000.000

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

114.796.875

229.800.385

608.956.467

798.486.895

1.348.054.994

-

-

-

(-) Egresos operacionales

39.297.360

-

53.496.694

172.093.983

179.172.928

276.413.820

(-) Inversión en activos fijos

11.950.000

4.325.000

2.625.000

8.300.000

3.250.000

(+) Recuperación vta. a crédito

-

(-) Pago de impuestos

-

-

(3.372.969)

(1.758.033)

(18.132.001)

(40.884.446)

(=) Saldo Operativo

-

98.549.515

181.487.900

447.797.556

609.100.471

1.072.356.846

5.309.525

5.309.525

5.309.525

5.309.525

5.309.525

80.357.813

160.860.270

426.269.527

558.940.827

943.638.496

(-) Pago de préstamos (-) Pago a proveedores (-) Utilidades distribuidas

-

-

-

-

-

-

(+) Recuperación de inversiones temporales

-

-

-

-

-

-

(+) Rendimientos financieros

-

-

-

-

-

-

(=) Saldo del año

-

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

5.000.000

-

-

-

-

-

30.000.000

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

-

-

(+) Inversión de los socios (+) Préstamos recibidos (-) Inversiones temporales (=) Nuevo saldo del año (=) Saldo acumulado

35.000.000 5.000.000

-

-

-

110

5.1.1

Balance General Balance General Año 0

1

2

3

4

5

Activos Activos corrientes -

-

-

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

-

-

-

-

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

Computadores

2.000.000

3.000.000

4.000.000

4.000.000

4.000.000

Equipos

6.600.000

6.600.000

6.600.000

6.600.000

6.600.000

Depreciación equipos

1.720.000

Inversiones temporales Bancos Cuentas por cobrar Total activo corriente

35.000.000 35.000.000

12.882.178 -

Activos Fijos

3.440.000

5.360.000

7.280.000

10.380.000

Nuevos equipos

-

300.000

300.000

3.600.000

3.600.000

Depreciación nuevos equipos

-

260.000

520.000

1.440.000

1.180.000

-

-

-

Edificio/ Oficina

-

Inventario

-

Muebles y enceres

-

-

-

Depreciación muebles

-

-

Total activo fijo

-

Total Activo

35.000.000

3.350.000

6.375.000

-

8.000.000

11.250.000

-

5.000.000

5.000.000

-

-

500.000

1.000.000

10.230.000

12.575.000

13.020.000

17.980.000

17.890.000

23.112.178

27.893.105

29.238.504

62.830.119

141.298.826

Pasivos

8.000.000

-

Pasivos Corrientes Prestamos de corto plazo

-

-

-

-

-

-

Total pasivo corriente

-

-

-

-

-

-

Pasivos Fijos Prestamos de largo plazo

30.000.000

28.290.475,08

26.375.807,16

24.231.379,09

21.829.620

19.139.649

Total pasivo fijo

30.000.000

28.290.475

26.375.807

24.231.379

21.829.620

19.139.649

Total Pasivo

30.000.000

28.290.475

26.375.807

24.231.379

21.829.620

19.139.649

Patrimonio Capital Utilidad del periodo

5.000.000 -

5.000.000

5.000.000

5.000.000

5.000.000

5.000.000

(10.178.297)

6.695.596

3.489.827

35.993.374

81.158.677

(3.482.702)

7.125

36.000.499

117.159.176

Utilidad/pérdida de ejercicios anteriores

Total Patrimonio Total Pasivo + Patrimonio

5.000.000

(5.178.297)

1.517.298

5.007.125

41.000.499

122.159.176

35.000.000

23.112.178

27.893.105

29.238.504

62.830.119

141.298.826

Ver anexo análisis vertical y horizontal

112

5.1.2

Estado de pérdidas y ganancias

Tasa de impuestos

-33,5%

Inflación

3%

Estado de Pérdidas y Ganancias Año 0

Ventas

1 -

(-) Costo de ventas

2

3

4

5

114.796.875

229.800.385

608.956.467

798.486.895

1.348.054.994

80.357.813

160.860.270

426.269.527

558.940.827

943.638.496

Utilidad Bruta

-

34.439.063

68.940.116

182.686.940

239.546.069

404.416.498

(-) Gastos arrendamiento

-

(-) Gastos de personal

-

36.267.360

50.230.294

78.000.000 90.346.930

82.750.200 90.346.930

90.423.378 179.111.293

(-) Gastos de servicios públicos

-

2.880.000

2.966.400

3.147.054

5.475.799

6.096.285

(-) Gastos de Papelería (=) EBITDA (-) Depreciación equipos

-

(-) Depreciación muebles

150.000

300.000

600.000

600.000

782.864

(4.858.297)

15.443.422

10.592.957

60.373.140

128.002.678

1.720.000

1.980.000

2.180.000

2.840.000

2.840.000

-

-

-

500.000

500.000

(=) Utilidad Operacional (EBIT)

-

(6.578.297)

13.463.422

8.412.957

57.033.140

124.662.678

(+) Ingresos financieros

-

-

-

-

-

-

(-) Gastos financieros

-

3.600.000

3.394.857

3.165.097

2.907.765

2.619.554

(=) Utilidad Antes de Impuestos

-

(10.178.297)

10.068.565

5.247.860

54.125.375

122.043.123

(-) Impuestos 33,5%

-

(3.372.969)

(1.758.033)

(18.132.001)

(40.884.446)

(=) UTILIDAD NETA

-

6.695.596

3.489.827

35.993.374

81.158.677

(10.178.297)

5.1.3

Razones financieras Razones Financieras

Año

0

1

2

3

4

5

35.000.000

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

Liquidez Capital de trabajo

lo que la Empresa dispone para operar en el día a día

Apalancamiento 0,14

%

0,30

0,30

%

que la Empresa gana sobre sus ventas netas

0,01

0,07

0,09

%

de la operación de la Empresa sobre sus ventas

0,03

0,01

0,05

0,06

%

que la Empresa gana sobre sus ventas

-2,04

1,34

0,70

7,20

16,23

0

-0,44

0,24

0,12

0,57

0,57

Rotación de activos fijos

0

11,22

18,27

46,77

44,41

75,35

Rotación de activos totales

0

4,97

8,24

20,83

12,71

Razón de la deuda LP

0,86

1,22

0,95

0,83

0,35

Cobertura de intereses

0,00

-2,83

2,97

1,66

18,61

Margen bruto

0,00

0,30

0,30

0,30

Utilidad operativa

0,00

-0,06

0,06

Margen neto Rendimiento sobre el capital (ROE) Rendimiento de la inversión (ROA)

0,00

-0,09

0,00

Financiamiento del activo con recursos externos que la utilidad de operación cubre el gasto por veces 46,59 intereses

Rentabilidad

%

que la Empresa gana sobre su capital

veces

Actividad que se han obtenido ingresos equivalentes a la inversión en activos fijos promedio que se han obtenido ingresos equivalentes a veces 9,54 la inversión en activos veces

Capítulo VI

6. Impacto económico social ambiental

6.1 Cadena de Valor

Infraestructura Recursos Humanos Tecnología

Abastecimiento Logística interna •Tiempos de entrega y capacidad de los socios estratégicos •Actualización base de datos

Planificación logística de los eventos, organización contable de le Empresa, Socios estratégicos, estrategia de ventas Selección y contratación de personal, selección de los socios estratégicos, políticas de buen trato con colaboradores y clientes Sistemas de comunicación con clientes y socios estratégicos, portal web Red de socios estratégicos, tiempo de respuesta, capacidad, sistema de transporte, medios de pago

Operación

Logística externa

•Órdenes de pedido •Fecha evento •Disponibilidad socios estratégicos •Organización del evento

•Envío orden de compra a socios estratégicos •Realizar seguimiento •Feedback con cliente

Ilustración 27: Cadena de valor Fuente: elaboración propia

Marketing •Actualización periódica portal web •Publicidad impresa

Servicio •Servicio post venta •Feedback con el cliente •Realizar propuestas para fechas importantes de forma anticipada

Actividades primarias I.

Logística interna: en una base de datos registrar la información a los socios estratégicos, la que constará principalmente de: a. Capacidad b. Tiempos de entrega

Esta base de datos se debe actualizar cada vez que se conozca algún cambio de información de cualquiera de los socios estratégicos, y cuando se ingrese uno nuevo. El precio se fijará en el momento en el que el cliente solicita una cotización para el evento, para esto se especifican las características y teniendo en cuenta la fecha para la cual requiere el servicio, se negociará con los socios estratégicos adecuados.

II.

Operación

Al recibir una orden de pedido se procede a filtrar la información relevante para la organización del evento: a. Establecer fecha de servicio y tiempo de duración del evento b. Verificar disponibilidad de tiempo y capacidad con proveedores c. Consultar la base de datos para iniciar la orden con los socios estratégicos registrados y si es necesario contactar un proveedor con el cual no estemos trabajando, iniciar relaciones d. Dar retroalimentación al cliente de acuerdo a lo expresado por cada proveedor. En caso de existir algún impedimento se le informará y se brindará una alternativa equivalente e. Confirmar el evento con los socios estratégicos f. Agregar el evento en la agenda de la empresa

III.

Logística externa

116

a. Enviar orden de compra a proveedores b. Realizar seguimiento a los proveedores c. Realizar seguimiento al evento d. Recopilar datos de clientes para CRM

IV.

Marketing a. Actualización periódica de la página web b. Boletines Informativos dirigidos a las empresas c. Publicidad impresa

V.

Servicio

a. Evaluar el evento de forma conjunta con el cliente b. Enviar propuestas anticipadas e fechas importantes

Actividades de apoyo

I.

Infraestructura de la empresa

a. Planificación logística de eventos Nuestro principal objetivo es brindar una oferta variada y coordinarla de manera precisa para el cliente, para lo cual requiere el análisis de una serie de información dada por los socios estratégicos y confrontarla con las necesidades de los clientes

117

b. Organización contable de la empresa La Empresa requiere de un manejo de capital adecuado. Establecer un orden en la estructura financiera, en donde se aprecie claramente la situación económica real para la toma de decisiones y se justifique cada movimiento de dinero

c. Proveedores asociados/socios estratégicos Nuestros proveedores son los que a proporcionan los elementos que componen la organización del evento, de acuerdo a ellos se definen los parámetros de oferta para nuestros clientes

d. Estrategia de ventas La estrategia de ventas es la razón principal para que nuestros clientes nos seleccionen por encima de otras alternativas, la Empresa debe realizar todos los esfuerzos necesarios para cumplir los requerimientos de los clientes

II.

Recursos Humanos

a. Selección y contratación de personal Dentro de la Empresa el papel de las personas resulta fundamental para llevar a cabo las tareas necesarias con la mejor actitud, se trabajará con colaboradores que tengan clara la forma de operar del negocio, especialmente durante su etapa de iniciación

b. Selección de socios estratégicos Los socios estratégicos seleccionados, además de tener un posicionamiento en el mercado, deben ser empresas con responsabilidad social, preocupadas por sus colaboradores y por el medio ambiente

c. Políticas de buen trato a colaboradores y clientes Uno de los aspectos primordiales de la empresa es su relación tanto con socios estratégicos, clientes y personal de la empresa. Al tratarse de un evento social, debe primar el excelente comportamiento por parte de la Empresa

118

III.

Tecnología

a. Sistemas de comunicación con clientes y proveedores Resulta de primera necesidad contar con los medios de contacto de más pronta respuesta entre socios estratégicos- Empresa y clientes-Empresa para minimizar el tiempo de coordinación del evento, principalmente se realizará contacto telefónico y correo electrónico

b. Pagina web En el inicio de operaciones y etapa de crecimiento resulta fundamental contar con un portal web que brinde la mayor cantidad de información a los clientes para reducir actividades operativas al interior de la empresa y simultáneamente funcionaría como un plus para optimizar el tiempo de los clientes

IV.

Abastecimiento

a. Red de proveedores La Empresa se abastecerá principalmente por restaurantes, salones de eventos y recepciones, empresas de entretenimiento, empresas de personal de servicio a eventos empresas de transporte y empresas de decoración

b. Tiempo de respuesta El tiempo es de los criterios de mayor importancia para coordinar la entrega por parte de los socios estratégicos para la realización del evento

c. Capacidad Es el criterio que limita el alcance del evento, dependerá de cada proveedor

119

d. Sistema de transporte Dependiendo la negociación con cada cliente se debe establecer el medio de transporte adecuado, para coordinar los tiempos de entrega como para preservar los productos

e. Medios de pago Se debe establecer las posibilidades de pago a los proveedores y de acuerdo a la situación financiera de la empresa escoger la más conveniente

6.2 Generación de Empleo No sólo se tiene pensado generar empleos de manera directa con la conformación de la empresa, pues se considera que al ser un aliado estratégico con otras empresas y al impulsar su desarrollo se pueden generar oportunidades laborales a través de ellos. La Empresa tiene la visión de crear un sistema estándar, que si da buenos resultados en su aplicación en Bogotá se pueda extender a otras ciudades del país.

6.3 Costo ambiental

La Empresa tendrá una gran conciencia por el cuidado del medio ambiente, para que ésta sea sostenible las buenas prácticas ambientales que se implementarán serán:

-

Reducir al mínimo la impresión de documentos físicos, en lo posible manejar toda la información a través de correo electrónico y telefónicamente

120

-

Si es necesario imprimir como es el caso de los contratos y las pólizas de cumplimiento, de las que se debe dejar registro físico, hacerlo con tintas biodegradables

-

Reciclar

-

No utilización de bolsas plásticas

-

Realizar una campaña interna para no dejar encendidas las luces ni gastar más agua de la necesaria

-

En lo posible, realizar negociaciones con proveedores que manejen responsabilidad social empresarial

-

Realizar negociaciones solamente proveedores que cumplan con las normas sanitarias y ambientales que rigen en Colombia

-

Realizar negociaciones solamente con proveedores que ejerzan una actividad económica legalmente permitida en Colombia

121

Capítulo VII 7. Conclusiones I.

Por medio de la información obtenida en la investigación de mercados e información obtenida de fuentes alternas pudimos realizar el montaje del análisis DOFA. Este análisis indica que existen buenas posibilidades de tener un desempeño exitoso en el campo de la realización de eventos empresariales en la ciudad de Bogotá. Se tienen buenas posibilidades al tratarse de una propuesta integral, que abarca un número importante de soluciones en todos los aspectos para la realización de diferentes eventos empresariales. Resulta ser una propuesta atractiva según el nivel de aceptación del target con un 63% de las empresas encuestadas, existe una competencia fuerte en el mercado, por un lado las empresas catering, restaurantes y empresas organizadoras de eventos ya posicionadas, sin embargo están dirigidas a grandes empresas, pero de manera más importante, la tendencia de las empresas a auto gestionar la realización de eventos al no encontrar una opción para ellas que les ofrezca una solución integral que maneje al tiempo calidad, confianza, un ajuste al tamaño de sus necesidades y buenos precios para ellas. Ante este panorama, nos enfrentamos a la obligación de hacer una propuesta fuerte de incursión en el mercado, consiguiendo proveedores de alta calidad y optimizar los costos. Por esta razón, entre nuestros ideales se encuentra inicialmente formar relaciones a largo plazo con los proveedores, con un sistema propuesto de mutuo beneficio.

II.

Frente a la tendencia de las empresas de organizar de forma autónoma los eventos, encontramos que las principales causas de este comportamiento son: la excesiva inversión de tiempo en búsqueda y comparación de ofertas disponibles en el mercado al no encontrar una propuesta integral de productos y servicios deseada, el incumplimiento de las empresas existentes lo cual conlleva más tiempo por parte del cliente dedicado al seguimiento del organizador, y a que las ofertas no se ajustan al tamaño deseado del evento y en muchos casos conlleva gastos innecesarios. Según las tendencias analizadas, un evento no solo representa aquel caso de un montaje complicado con un número grande de invitados, también abarca situaciones de menor magnitud en las cuales las empresas buscan la celebración de un momento privado al interior de la misma (eventos motivacionales) o cuando buscan formar y fortalecer alianzas con clientes o proveedores (eventos promocionales). Este tipo de eventos de menor dimensión, como son reuniones con clientes, despedidas, ascensos o cumpleaños representan conjuntamente la mayoría de los eventos realizados por las compañías, estos resultados obligan a nuestra Empresa a tener un portafolio especial para hacerle frente a la organización de

122

este segmento de eventos que requieren un menor tamaño pero que resultan representativos.

III.

El método estándar del proceso cuenta con cuatro etapas claramente definidas: actualización de datos, organización, seguimiento a proveedores, ejecución y seguimiento al cliente. De acuerdo al análisis de mercados se obtuvo que una de las principales razones de las empresas para no contratar la organización de eventos es la pérdida de tiempo, por lo cual hemos propuesto un sistema en el cual la inversión de tiempo por parte del cliente sea mínima, en promedio 24% del total del proceso, incluyendo el servicio post venta que incluye un feedback, aunque este espacio depende del tipo de evento siempre se cuidará y optimizará el tiempo del cliente. A la organización del evento entre el de contacto con proveedores y de operaciones internas, se dedicará el 76% del total del proceso, esto sin descuidar la etapa de seguimiento al evento en la cual se tiene un estimado de 19%, el cual también variará de acuerdo al evento.

IV.

La estructura administrativa de la empresa se define en base al desarrollo de actividades, a los requerimientos de personal y a la capacidad financiera de la empresa. En nuestro caso se destacan dos áreas fundamentales a lo largo de todo el periodo analizado, área logística y área comercial; el área logística es la encargada de gestionar la cadena de abastecimiento para la puesta en marcha del evento y dar respuesta eficiente al cliente, el área comercial es la encargada de interactuar con clientes y de la selección y negociación con proveedores, durante el transcurso de las tres etapas propuestas se define la contratación de una persona de apoyo en cada área, un practicante SENA, una persona de aseo para la oficina y una persona externa que lleve la contabilidad. A pesar de ser una organización pequeña, incluso en su etapa de consolidación, consideramos vital establecer políticas de comportamiento y definir con claridad las funciones de cada cargo, así como objetivos corporativos y una planeación estratégica adecuada acorde con el rumbo que le queremos dar a la empresa.

V.

Para la legalización de la empresa consideramos conveniente durante esta etapa inicial, en la cual aún no tenemos una amplia actividad operativa, ir conociendo el mercado, adquirir experiencia en manejo de las obligaciones legales y tributarias y demás oportunidades que esto conlleva; razón por la cual decidimos tramitar de forma inicial la opción más simple de registro legal y tributario: como persona natural; esperamos que al transcurso del primer año tengamos un desempeño optimo en el mercado que nos permita constituir la empresa legalmente, pero esta vez bajo la figura de una sociedad limitada.

VI.

Desde el punto de vista financiero las expectativas de crecimiento en ventas son buenas, la participación esperada en el mercado es del 1% para el primer

123

año, 2% para el segundo, 5% para el tercero, 6% para el cuarto y un 9% del quinto año en adelante. esto considerando únicamente en este marco las empresas que actualmente contratan eventos según la investigación de mercados, sin embargo ante un nivel de favorabilidad positivo frente a nuestra propuesta, las expectativas de crecimiento se pueden cumplir y exceder, si enfocamos especialmente las estrategias de mercadeo y comunicación en las empresas que están indecisas hacia la contratación de eventos, y hacia las pequeñas empresas con planes exclusivos para ellas.

VII.

Debido a que es una organizadora de empresas prestadoras de servicios, y su estructura pequeña, no se requiere una inversión inicial considerable en ninguno de los periodos analizados, a excepción de la inversión inicial, lo que hace que desde la perspectiva financiera, haya un panorama próspero en cada etapa. Con un flujo de caja positivo después del segundo año, y una TIR del 67% muestran que el proyecto es favorable en especial para los inversionistas.

VIII.

Bogotá es el centro empresarial de Colombia con cerca de 280.000 empresas constituidas legalmente, ante ese escenario, y con la necesidad de las empresas a recurrir a eventos, vemos un futuro con grandes expectativas para el desarrollo de nuestra actividad, en la medida en que se cumplan los objetivos planteados en la formulación del presente trabajo.

124

Anexos Clasificación sectores de la economía Sector primario o agropecuario: Es el sector que obtiene el producto de sus actividades directamente de la naturaleza, sin ningún proceso de transformación Sector secundario o industrial: Comprende todas las actividades económicas de un país relacionadas con la transformación industrial de los alimentos y otros tipos de bienes o mercancías, los cuales se utilizan como base para la fabricación de nuevos productos Sector terciario o de servicios: Incluye todas aquellas actividades que no producen una mercancía en sí, pero que son necesarias para el funcionamiento de la economía Dentro de esta clasificación se realiza una de los sub sectores de la economía por la especialización de actividades: Sector de transporte: Hace parte del sector terciario, e incluye transporte de carga, servicio de transporte público, transporte terrestre, aéreo, marítimo, etc. Sector de comercio: Hace parte del sector terciario de la economía, e incluye comercio al por mayor, minorista, centros comerciales, cámaras de comercio, plazas de mercado y, en general, a todos aquellos que se relacionan con la actividad de comercio de diversos productos a nivel nacional o internacional Sector financiero: En este sector se incluyen todas aquellas organizaciones relacionadas con actividades bancarias y financieras, aseguradoras, fondos de pensiones y cesantías, fiduciarias, etc. Sector de la construcción: En este sector se incluyen las empresas y organizaciones relacionadas con la construcción, al igual que los arquitectos e ingenieros, las empresas productoras de materiales para la construcción, etc. Sector minero y energético: Se incluyen en él todas las empresas que se relacionan con la actividad minera y energética de cualquier tipo (extracción de carbón, esmeraldas, gas y petróleo; empresas generadoras de energía; etc.). Sector solidario: En este sector se incluyen las cooperativas, las cajas de compensación familiar, las empresas solidarias de salud, entre otras. Sector de comunicaciones: En este sector se incluyen todas las empresas y organizaciones relacionadas con los medios de comunicación como (telefonía fija y celular, empresas de publicidad, periódicos, 68 editoriales, etc.).

68

Fuente especificada no válida.

125

Clasificación internacional industrial uniforme (CIIU)

431 Comercio al por mayor de alimentos, bebidas y tabaco 432 Comercio al por mayor en tiendas de productos textiles y calzado 433 Comercio al por mayor de productos farmacéuticos, perfumería y accesorios 434 Comercio al por mayor de materias primas 435 Comercio al por mayor de maquinaria, mobiliario y equipo 436 Comercio al por mayor de camiones 437 Intermediación y comercio al por mayor por medios masivos de comunicación 461 Comercio al por menor de alimentos, bebidas y tabaco 462 Comercio al por menor en tiendas de autoservicio y departamentales 463 Comercio al por menor de productos textiles, accesorios de vestir y calzado 464 Comercio al por menor de artículos para el cuidado de la salud 465 Comercio al por menor de artículos de papelería, para el esparcimiento y otros 466 Comercio al por menor de enseres domésticos, computadoras y otros 467 Comercio al por menor de artículos de ferretería tlapalería y vidrios 468 Comercio al por menor de vehículos de motor, refacciones, combustibles y lubricantes 469 Intermediación y comercio al por menor por medios masivos de comunicación

126

Formato cuestionario

“Buenos días, soy estudiante de la Pontificia Universidad Javeriana de la Carrera de Administración de Empresas, en este momento estoy realizando mi tesis que consiste en la creación de una empresa de servicios integrales de catering y organización de eventos empresariales, por lo que les solicito su colaboración contestando una corta encuesta. La información recolectada en la siguiente encuesta es para realizar un estudio de mercado para la creación de una empresa de servicios integrales catering y organización de eventos empresariales que ofrezca valores agregados como: 

Ofrecer un amplio y variado portafolio de productos y servicios, enfatizando en que el servicio de catering y bebidas ofrecido lo provee restaurantes conocidos y posicionados en el mercado



Selección del lugar más apropiado con el objeto del evento y de preferencia del cliente, ambientación, adecuación con equipos y herramientas necesarios, personal de apoyo



Realización de actividades lúdicas para los asistentes de acuerdo al tipo y objeto del evento



Realización de eventos personalizados de acuerdo al tamaño de la empresa, objeto, tipo, lo que el cliente requiera para garantizar el éxito de su evento”

127

Encuesta Encuesta 1. ¿Cuántos colaboradores tiene su empresa? a. Menos personas Encuesta sobredela11 organización de eventos empresariales b. Entre 11 y 50 personas empresas comerciales y de en pequeñas y medianas c. Entre 51 y 200 personas servicios en la ciudad de Bogotá d. Más de 200 personas

Servicios Integrales de Catering y Eventos

2. ¿En qué tipo de ocasión su empresa realiza eventos? a. Capacitaciones b. Reuniones con clientes externos c. Despedidas d. Ascensos e. Fiestas de fin de año f. Cumpleaños g. Lanzamiento de nuevos productos h. Cocteles i. Otro j. No realiza ningún evento (pasar a pregunta número 4) 3. ¿Cómo planifica la organización de sus eventos empresariales? a. b.

Contrata a una persona o empresa especializada en el tema Lo organiza usted mismo

4. ¿Cuáles son los motivos por los que no contrata a una persona o empresa especializada en organización de evento a. b. c. d. e. f. g. 5.

Precios altos Desconfianza Incumplimiento Pérdida de tiempo No le ofrecen un portafolio variado de servicios que pueda requerir el evento. (servicio principal y complementarios) No se ajustan al tamaño de su evento, ya sea pequeño o grande Otro

¿Estaría dispuesto a contratar los servicios de la empresa presentada?

a. Si b. No c. No sabe 6. ¿Cuánto presupuesto anual destinaría a la realización de eventos? a. 1% b. Entre 2% y 5% c. Más del 5% Muchas gracias por su colaboración.

Tabulación resultados obtenidos Plantilla

128

NÚMERO

NOMBRE VARIABLE

DÍGITO

COLUMNA

NIVELES 1: microempresa x < 50 3: mediana 51> x < 200 4: Grande > 201 1: Capacitaciones 2: Reuniones con clientes externos 3: Despedidas 4: Ascensos

2

Tipo de evento

1

F,G,H,I,J,K,L,M,N,O

5: Fiestas de fin de año 6: Cumpleaños 7: Lanzamientos de nuevos productos 8: Cocteles 9: Otro 10: No realiza eventos 1: Contrata a un tercero

3

Quién realiza el evento

1

P,Q

2: Lo realiza por sus medios 1: Precio 2: Desconfianza

4

Motivos para no contratar un tercero

3: Incumplimiento 1

R,S,T,U,V,W,X

4: Pérdida de tiempo 5: Portafolio limitado de servicios ofrecidos 6: No se ajusta al tamaño de su evento 7: Otro

5

Contrataría los servicios presentados por esta empresa

1: Si 1

Y,Z,AA

2: No 3: No sabe

6

Cuánto presupuesto anual destinaría a la realización de eventos

1: 1% 1

AB, AC, AD

2: entre 2% y 5% 3: más del 5%

129

Resultados obtenidos

Número de pregunta 1

2

3

4

5

6

Opción N° encuesta 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 TOTAL

2

3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1

2 1 2 3 4 5 6 7 1

2 3 1

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1

0

1

1

0

0

0

0

0

1

0

1

1

0

0

0 27 11 0 4 2 5 1 7 3 13 2 1

1

14 24 4 3 6 8 9 7 1 18 12 8 26 10 2

Estadísticas Pregunta

Opción

Nº Respuestas

Porcentaje

0

0%

Pequeña ( entre 12 y 50 personas)

27

71%

Mediana ( entre 51 y 200 personas)

11

29%

Grande (más de 201 personas)

0

0%

Microempresa (menor a 11 personas)

1

TOTAL

2

38

100%

Capacitaciones

4

11%

Reuniones con clientes externos

2

5%

Despedidas Ascensos

5

13%

1

3%

Fiestas de fin de año

7

18%

Cumpleaños

3

8%

Lanzamientos de nuevos productos

13

34%

Cocteles

1

3%

Otro

1

3%

No realiza eventos

1

3%

38

100%

14

37%

24

63%

TOTAL Contrata a un tercero

3

Lo realiza por sus medios

TOTAL

4

38

100%

Precio

4

11%

Desconfianza

3

8%

Incumplimiento

6

16%

Pérdida de tiempo

8

21%

Portafolio limitado de servicios ofrecidos

9

24%

No se ajusta al tamaño de su evento

7

18%

Otro

1

3%

38

100%

Si

18

47%

No

12

32%

No sabe

8

21%

TOTAL 5

TOTAL 6

38

100%

1%

26

68%

entre 2% y 5%

10

26%

más del 5%

2

5%

38

100%

TOTAL

Número de encuestas realizadas

38

Promedio

9,50

3,8

19,0

5,43

12,7

12,7

Estados Financieros Empresas Líderes del Sector En miles de pesos Balance General Sector

Compass Group S.A. 2008

2008

Catering de Colombia S.A. 2007

2008

Catering y Café C y C S.A.

2007

2008

2007

Activo

2.406.252.651

39.046.545

38.071.569

22.702.118

21.937.938

2.065.615

Pasivo

1.080.557.639

27.386.561

25.255.997

12.043.060

12.626.819

503.873

Patrimonio

1.325.695.013

11.659.984

12.815.572

10.659.058

9.311.119

1.561.742

1.509.909

2.278.591 768.682

Pérdidas y Ganancias Ingresos

2.837.564.903

131.404.151

107.651.834

63.644.009

57.970.517

2.632.113

2.365.344

Utilidad Bruta

995.625.509

13.611.385

13.735.576

6.929.432

6.414.862

1.304.795

1.163.532

Utilidad Neta

182.326.174

2.618.919

1.149.202

1.268.384

811.621

111.973

105.756

Razones Financieras Razón Corriente Razón de Endeudamiento Margen neto

4%

Tabla 22. Estados financieros Empresas Líderes del Sector Fuente: (Portafolio.com.co-El portal de Economía y Negocios)

2

1,17

1,21

1,51

1,47

1,51

1,38

45%

0,70%

0,66%

0,53%

0,58%

0,24%

0,34%

0,01%

0,01%

0,01%

0,00%

0,02%

0,02%

Matriz de desempeño proveedores Plantilla para evaluación de la Empresa La matriz se debe llenar con una escala de 1 a 4, siendo uno la calificación más baja y 4 la más alta

Evaluación Empresa Socio Estratégico

Criterios Económicos Precio

Facilidades pago

Costos entrega

30% T Parcial

Criterios de Calidad Presentación portafolio

Variedad

Atención

Post venta

50% Garantías

Personal de apoyo

T Parcial

Criterios de Transporte Cumplimiento

Facilidades de entrega

Cobertura

20% T Parcial

TOTAL

Plantilla para evaluación del cliente La matriz se debe llenar con una escala de 1 a 4, siendo uno la calificación más baja y 4 la más alta El cliente debe llenar cada criterio con la ponderación según su importancia, esta ponderación tiene una escala de 0% a 100% y necesariamente debe sumar 100%

Esta matriz es solamente para evaluar a los Restaurantes

Evaluación Cliente

Restaurante

Criterios Económicos Precio

Ponderación T Parcial

Criterios de Calidad Presentación portafolio

Variedad

Ponderación T Parcial

TOTAL

Desarrollo de Operaciones

134

Tiempo con clientes

Tiempo con clientes Etapa

Actividades

Organización del evento

% Actividad/Etapa

% Actividad/Total Proceso

1

Reunión con el cliente para definir la combinación de productos y servicios, fijar fecha y hora del evento, realización de cotización

60

60,00%

26,67%

2

Confirmar disponibilidad al cliente, en caso de no tener disponibilidad de algún proveedor dar opciones similares o acordar otra reunión

20

20,00%

8,89%

3

Formalizar acuerdo con el cliente, fijar fecha primer pago y fecha y hora reunión después del evento

20

20,00%

8,89%

Total Parcial Ejecución del evento

Tiempo (min)

100

100,00%

44,44%

1

Recibir Invitados

30

33,33%

13,33%

2

Realizar Cierre del evento

60

66,67%

26,67%

Total Parcial

90

100,00%

40,00%

1

Recordar al cliente reunión después del evento

5

14,29%

2,22%

2

Reunión con el cliente para realizar un feedback del evento y llenar formato de evaluación

30

85,71%

13,33%

Total Parcial

35

100,00%

15,56%

TOTAL minutos con el cliente

225

TOTAL horas con el cliente

4

Seguimiento a Clientes

TOTAL Proceso

955

Total con respecto al proceso

24%

100,00%

135

Desarrollo de Operaciones Tiempo con socios estratégicos

Tiempo con proveedores/Socios Estratégicos Actividades

Tiempo (min)

% Actividad/Etapa

% Actividad/Total Proceso

1

Contactar Proveedores

30

75%

6,59%

2

Solicitar Información

10

25%

2,20%

40

100,00%

8,79%

57,14%

13,19%

45

42,86%

9,89%

105

100,00%

23,08%

40

100%

8,79%

40

100,00%

8,79%

60

25,00%

13,19%

180

75,00%

39,56%

240

100,00%

52,75%

100,00%

6,59%

100,00%

6,59% 100,00%

Etapa

Actualización datos(Soporte) Total Parcial Organización del evento

1 2

Verificar disponibilidad con proveedores Realizar órdenes de compra a proveedores

60

Total Parcial Seguimiento a Proveedores

1

Realizar seguimiento telefónico

Total Parcial Ejecución del evento

1

Recibir Proveedores en locación

2

Preparar el lugar para dependiendo del evento

1

Reunión con el cliente para realizar un feedback del evento y llenar formato de 30 evaluación

Total Parcial Seguimiento a Clientes

el

evento

Total Parcial

30

TOTAL Minutos con socio estratégico

455

TOTAL Horas con socio estratégico

8

TOTAL Proceso

955

Total con respecto al proceso

48% 136

Desarrollo de Operaciones Tiempo de operaciones internas

Tiempo operaciones internas Etapa Actualización datos(Soporte)

Actividades 1

Actualizar bases de datos

Total Parcial Organización del evento

% Actividad/Total Proceso

20

100%

5,41%

20

100,00%

5,41%

Recibir convocatoria del cliente inicio proceso pre selección en el portafolio para tener listas opciones al cliente

60

66,67%

16,22%

2

Registrar evento

30

33,33%

8,11%

90

100,00%

24,32%

1

Hacer seguimiento al evento dependiendo del evento

180

75,00%

48,65%

2

Realizar Cierre del evento

60

25,00%

16,22%

Total Parcial

Seguimiento a Clientes

% Actividad/Etapa

1

Total Parcial Ejecución del evento

Tiempo (min)

240

100,00%

64,86%

1

Recordar al cliente reunión después del evento

5

25,00%

1,35%

2

Llenar base de datos

15

75,00%

4,05%

Total Parcial

20

100,00%

TOTAL minutos

370

5,41% 100,00%

TOTAL horas

6

TOTAL Proceso

955

Total con respecto al proceso

39%

Diagrama de operaciones Organización del evento Órden de compra

Actualización de dat os proveedores

2. Solicitar toda la información requerida

1. Contactar restaurantes

3. Registrar la información en la base de datos de la Empresa

13. Verificar disponobili dad socios estratégico s

12. Registrar evento

Información de restaurantes

4. Contactar salones de eventos

5. Solicitar toda la información requerida

14Confirmar disponibilidad al cliente, formalizar acuerdo

11. Reunión con cliente para definir la combinación de servicios, fijar fecha y hora del evento

6. Registrar la información en la base de datos de la Empresa

Información de locaciones

15. Realizar órden de compra a socios estratégicos

Ejecución del evento 7. Contactar otros proveedores complementarios dependiendo el tipo de evento

8. Solicitar toda la información requerida

10. recibir orden del cliente

9. Registrar la información en la base de datos de la Empresa

1. Seguimiento a socio

estratégico

Información de otros proveedores Seguimiento a clientes •Cierre del evento

2 •Realizar seguimiento al evento

19

20. Recordatorio reunión cliente después del evento

21. Reunión con cliente para realizar feedback y evaluación del evento

•Recepción de invitados

17 •Alistamiento del lugar

18 22. Registrar información en base de datos de la Empresa

•Recibir socios estratégicos en locación

16

Seguimiento a Socios estratégicos

Parametros necesarios para la conformacion legal de la empresa Documentos necesarios para registrar la empresa ante la Cámara de Comercio de Bogotá:

  

Formulario del Registro Único Tributario RUT (se diligencia en www.dian.gov.co) Escritura pública de constitución de empresa (sólo para persona jurídica) o documento privado (art. 22 Ley 1014 de 2006). Original del documento de identidad.

Pasos para la creación de empresa:

    

 

Confirmar que el nombre que se quiere usar para la nueva empresa, no ha sido registrado. Gracias al Registro Único Empresarial (RUE), el control del nombre para la nueva empresa se hace a nivel nacional. Consultar si la marca que se utilizará en la empresa está disponible a través de la Superintendencia de Industria y Comercio. Consultar el tipo de sociedad Consultar en la Secretaría Distrital de Planeación www.dapd.gov.co si la actividad que va a iniciar puede desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento. El trámite se denomina "Consulta de Uso del Suelo". Ingresar al portal www.dian.gov.co, seleccionar la opción "Solicitud Inscripción RUT" en la ventana "Tipo Inscripción" seleccionar "Cámara de Comercio", luego hacer clic en "Continuar" y diligenciar el formulario RUT. De igual forma se podrá realizar el trámite con la ayuda de uno de los asesores en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá. Imprimir el formulario RUT que saldrá con la leyenda "para trámite en Cámara" el cual contiene el número de formulario (casilla 4) que debe ser registrado en el "Formulario adicional de Registro con otras entidades" en las casillas correspondientes al "Número de Formulario DIAN". La persona natural o el representante legal que va a solicitar la Matrícula Mercantil, debe presentar personalmente el formulario del RUT. En caso de enviar a un tercero, este documento deberá tener reconocimiento notarial. Solicitar en las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá el formulario de Registro único Empresarial (RUE) y el formulario adicional de registro con otras entidades.

Estos formularios deben ser diligenciados completamente y firmados por la Persona Natural o el Representante Legal.

   

Verificar que el nombre registrado en el formulario del RUT sea idéntico al registrado en el formulario del Registro Único Empresarial (RUE) y al formulario adicional de registro con otras entidades. Verificar que el teléfono registrado en el formulario del RUT sea idéntico al registrado en el formulario del RUE y al formulario adicional de registro con otras entidades. Tener copia auténtica de la Escritura Pública de constitución (personas jurídicas) o documento privado para sociedades constituidas de acuerdo al artículo 22 de la Ley 1014 de 2006. Si se trata de documento privado debe ser reconocido notarialmente o presentado personalmente por todos los constituyentes. Presentar todos los documentos en cualquier sede de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá y cancelar los derechos de Matrícula correspondientes y el impuesto de registro (éste último aplica sólo para personas jurídicas).

139

Análisis Vertical y Horizontal del Balance General

Año

Activos

1

2

3

Análi Análisi sis s Vertic Horizo al ntal

Análi Análisi sis s Vertic Horizo al ntal

4 Análi Análisi sis s Vertic Horizo al ntal

5 Análi Análisi sis s Verti Horizo cal ntal

Análi Análisi sis s Verti Horizo cal ntal

Activos corrientes Inversiones temporales

-

0%

0%

-

0%

0%

-

0%

Bancos

11.879.098

54%

20%

14.273.802 53%

6%

15.170.921

54%

Cuentas por cobrar

-

0%

0%

-

0%

-

0%

0%

0%

-

0%

43.802.4 189% 07 71% 0%

-

0%

43.802.4 189% 07 71% 0% 0% 0% 0%

0%

-

0%

0%

122.361. 179% 107

87%

179%

-

0%

0%

122.361. 179% 107 0% 0%

87% 0% 0%

179% 0% 0%

0%

11.879.098

54% 0% 0%

20% 0% 0%

14.273.802 53% 0% 0%

6% 0% 0%

15.170.921

54% 0% 0%

Computadores

2.000.000

9%

50%

3.000.000

11%

33%

4.000.000

14%

0%

4.000.00 0

6%

0%

4.000.00 0

3%

0%

Equipos

6.600.000

30%

0%

6.600.000

25%

0%

6.600.000

23%

0%

6.600.00 0 11%

0%

6.600.00 0

5%

0%

Depreciación equipos

1.720.000

8%

100% 3.440.000

13%

56%

5.360.000

19%

36%

7.280.00 12%

43%

10.380.0

7%

43%

Total activo corriente

Activos Fijos

0

Nuevos equipos

-

0%

0%

300.000

1%

Depreciación nuevos equipos

-

0%

0%

260.000

1%

Edificio/ Oficina

-

0%

0%

-

0%

300.000

1%

1100 3.600.00 % 0

100% 520.000

2%

1.440.00 177% 0

0%

0%

-

0%

0%

-

00

6%

2% 0%

3.600.00 0

3%

0%

1.180.00 -18% 0

1%

-18%

0%

0%

-

0%

0%

41%

11.250.0 00

8%

41%

0%

5.000.00 0

4%

0%

1.000.00 100% 0

1%

100%

17.890.0 00

13%

-1%

Inventario

3.350.000

15%

90%

6.375.000

24%

25%

8.000.000

28%

0%

8.000.00 0 13%

Muebles y enceres

-

0%

0%

-

0%

0%

-

0%

0%

5.000.00 0

8%

Depreciación muebles

-

0%

0%

-

0%

0%

-

0%

0%

500.000

1%

Total activo fijo

10.230.000

46%

23%

12.575.000 47%

4%

13.020.000

46%

38%

17.980.0 00 29%

Total Activo Pasivos Pasivos Corrientes

22.109.098

21%

26.848.802

5%

28.190.921

Prestamos de corto plazo

-

0%

0%

-

0%

0%

-

0%

0%

-

0%

0%

-

0%

0%

Total pasivo corriente

-

0% 0%

0% 0%

-

0% 0%

0% 0%

-

0% 0%

0% 0%

-

0% 0%

0% 0%

-

0% 0%

0% 0%

61.782.4 119% 07

-1%

140.251. 127% 107

127% 0%

141

Pasivos Fijos

0%

0%

Prestamos de largo plazo

28.290.475 ,08

100 %

-7%

Total pasivo fijo

28.290.475

100 % 0%

Total Pasivo Patrimonio

28.290.475

Capital

5.000.000

(0,81 )

Utilidad del periodo

(11.181.37 7)

Utilidad/pérdida de ejercicios anteriores

(6.181.377)

Total Pasivo + Patrimonio

22.109.098

0%

0%

26.375.807 ,16

100 %

-8%

-7% 0%

26.375.807

100 % 0%

-7%

26.375.807

0%

5.000.000

10,5 7

1,81 -160% 6.654.372

14,0 7

-48% 3.486.547

(9,57 )

-77% (1.040.458)

-

Total Patrimonio

0%

0%

(4.527.005)

-108% 472.995

21%

26.848.802

0%

0%

0%

0%

0%

24.231.379, 09

100 %

21.829.6 -10% 20

100 %

19.139.6 -12% 49

100 %

-12%

-8% 0%

24.231.379

100 % 0%

21.829.6 -10% 20 0%

100 % 0%

19.139.6 -12% 49 0%

100 % 0%

-12% 0%

-8%

24.231.379

0%

5.000.000

737% 3.959.542

5%

28.190.921

21.829.6 -10% 20

-12%

5.000.00 0

0,04

0%

35.993.2 932% 45 0,90 (0,26 3459 34.952.7 ) % 87 0,87

81.158.6 125% 71

0,67

125%

116.111. 232% 458

0,96

232%

39.952.7 909% 87

121.111. 203% 458

203%

61.782.4 119% 07

140.251. 127% 107

127%

1,26

0%

5.000.00 0 0,13

19.139.6 -12% 49

0,88

0%

Se observa que las cuantas tienen una proporción equilibrada, a excepción del efectivo en los bancos, el cual representa casi la mitad del activo, sin embargo esto se debe a las provisiones que se deben manejar para cubrir cualquier tipo de imprevisto y para agilizar la capacidad de respuesta de la Empresa.

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