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POLÍTICA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS

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Descripción del Cambio

1.0

Aprobación de Política

Estado Borrador

Elaborador

Revisor

Juan Carlos Olmedo

Jaime Peralta Cristian Arnolds

Aprobador

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Indice Artículo 1º Objetivo Artículo 2º Alcance Artículo 3º Vigencia Artículo 4º Compra y Contratación de Bienes y Servicios Artículo 5º Precios Artículo 6º Prácticas y Conductas de Compras Artículo 7º Del contrato Artículo 8º Garantías Anexo I Orden de Compra Anexo II. Solicitud de Compra

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POLÍTICA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS

Artículo 1º Objetivo El presente documento tiene por objetivo fijar los lineamientos que el CDEC-SIC debe observar al ejecutar una acción de compra y contratación de bienes y servicios, de modo de garantizar una gestión objetiva, transparente y eficiente en dichos procesos, velando porque la ejecución del Presupuesto Anual permita cumplir con los objetivos y funciones establecidas para el organismo por la normativa vigente. Artículo 2º Alcance La presente política será de aplicación obligatoria para todos los procesos de adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios que se efectúen para satisfacer los requerimientos del Directorio, las Direcciones Técnicas y el personal del organismo. Se exceptúan aquellas adquisiciones y contrataciones asociadas a las tareas de la DP en relación con la licitación y supervisión de obras del Sistema de Transmisión Troncal. El Director de Administración y Presupuesto, o quién ejerza sus funciones, será el encargado de aplicar la presente Política. Artículo 3º Vigencia Esta Política tiene vigencia a partir del 10 de Septiembre de 2014. Todas las modificaciones que sean efectuadas a esta Política deberán constar por escrito en el presente documento, y entrarán en vigencia sólo una vez que sean aprobadas y emitidas por el Directorio.

Artículo 4º Compra y Contratación de Bienes y Servicios El solicitante de un bien o servicio deberá identificarlo en forma precisa en una Solicitud de Compra dirigida a la Dirección de Administración y Presupuesto (DAP). En el caso en que la compra o contratación supere un monto de 1500 UF, la DAP efectuará un proceso de licitación privada. En este caso, la Dirección solicitante, deberá adjuntar los Términos de Referencia con una especificación detallada del bien o servicio requerido. Toda licitación deberá ser gestionada por la Dirección de Administración y Presupuesto (DAP), quien asegurará la correcta evaluación, adjudicación y contratación de bienes y servicios para el CDEC-SIC. En aquellas licitaciones de carácter técnico especializado, la DAP incorporará a la Dirección Técnica respectiva en todas las etapas del proceso.

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En primer término, la Dirección Técnica que requiera el bien o servicio deberá emitir el requerimiento a la DAP para verificar el cumplimiento de esta política, su aprobación y procesamiento. Toda compra de bienes o servicios por montos entre 50 UF y 1500 UF necesitará de al menos 3 cotizaciones, las que se solicitarán con el fin de efectuar la mejor decisión para el CDEC-SIC. Sin perjuicio de lo anterior se procurará siempre la participación de un mayor número de oferentes idóneos para garantizar una efectiva exposición del mercado relevante del bien o servicio respectivo. En los casos que no sea posible disponer de 3 cotizaciones, el requirente deberá justificar fundadamente la falta de dicho número de oferentes ante la DAP e informar al Directorio en el próximo Informe de Gestión. Las compras de bienes o servicios por montos menores a 50 UF podrán, bajo autorización de la DAP, realizarse con menos de 3 cotizaciones o bien con asignación directa, si tras una evaluación caso a caso lo estima adecuado, atendiendo a criterios de seguridad, disponibilidad, oportunidad y conveniencia a los intereses del CDEC-SIC. No obstante lo anterior, la DAP podrá realizar contratos marco o procesos de selección de proveedores preferentes para la adquisición de bienes o prestación de servicios recurrentes. Estos deberán ser licitados o cotizados anualmente en función del monto presupuestado de consumo y cumplir todos los requisitos de la presente política. La DAP podrá volver a licitar o cotizar estos contratos en plazos inferiores a un año si estima que han cambiado significativamente las condiciones de mercado. Las compras realizadas bajo el amparo de éstos se considerarán que cumplen la presente política. En los casos en que necesariamente se deban realizar compras con proveedores exclusivos (conocimiento específico, homogeneización de tecnologías, único proveedor disponible u otros similares), éstas deberán ser revisadas periódicamente por la DAP, con el fin de evitar que el CDEC-SIC quede expuesto a eventuales problemas con el referido proveedor exclusivo o bien surjan nuevos oferentes dentro del mercado relevante, en cuyo caso deberán ser analizadas sus condiciones comerciales. Todas las empresas proveedoras deberán cumplir con los procesos formales de licitación ó cotización definidos en esta Política, para que la transacción sea válida. Esta condición será incluida en los términos de referencia o solicitud de ofertas, haciendo mención que se entenderá como parte de la convención que se ejecutará. Para la adjudicación de la adquisición o contratación de un bien o servicio se deberán seguir los siguientes pasos: a) En casos excepcionales y debidamente justificados, si la DAP lo estima necesario podrá establecer, en conjunto con la Dirección requirente, un criterio de ponderación de las ofertas técnicas y económicas, en cuyo caso lo deberá indicar en la solicitud de ofertas. b) La apertura de las ofertas técnicas y económicas se efectuará en forma secuencial y ante la presencia de al menos dos personas designadas por el DAP y, si corresponde, por la Dirección Técnica solicitante.

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c) Para la evaluación técnica de las ofertas, se deberá calificar el cumplimiento de los requerimientos técnicos de las propuestas recibidas y se procederá a abrir las ofertas económicas de sólo aquellas que cumplan con las exigencias técnicas mínimas preestablecidas. d) Para la evaluación económica de la ofertas, si corresponde, se homologarán las propuestas económicas y se establecerá el precio de cada una de ellas. e) Se adjudicará a la propuesta de menor precio de entre las que hayan calificado técnicamente, salvo que se haya preestablecido una forma distinta de ponderar oferta técnica y económica en las bases de licitación. f)

Emisión de la orden de compra.

En los casos en que sea necesario, según se define en los artículos 7º y 8 º, se deberá suscribir un contrato para adquisición del bien o servicio y/o constituir las respectivas garantías. Artículo 5º Precios Los precios de las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios serán por suma alzada, no procediendo pagos adicionales al proveedor. Sólo procederá agregar el monto del IVA o impuestos por remesas a empresas con domicilio en el extranjero, en los casos que corresponda, el cual será de cargo de CDEC-SIC. Se exceptúan aquellos servicios de consultoría o asesoría que por sus características puedan quedar establecidos en función de precios unitarios en función de horas requeridas, las compras hechas al amparo de los contratos marco y los servicios cuyos precios puedan definirse de acuerdo a la cantidad demandada, como por ejemplo las licencias de software. En estos casos podrán considerarse precios unitarios, pero no procederán pagos adicionales al proveedor. La contratación de servicios por administración, es decir, un servicio por precios unitarios, sólo podrá efectuarse previa autorización expresa de la DAP. En todo caso, se deja establecido que el porcentaje máximo de desviación aceptable respecto de valor total presupuestado para el servicio será de hasta 20%. En el caso en que la Dirección Técnica prevea que se excederá el presupuesto disponible, deberá informarlo a la DAP y solicitarle una ampliación de presupuesto para el servicio. Artículo 6º Prácticas y Conductas de Compras y Contrataciones Se espera que todas las Direcciones Técnicas y su personal guíen sus conductas y decisiones de compra y contratación con objetividad y transparencia. Para tal efecto se establecen los siguientes lineamientos: 6.1 Prácticas de Compras Esperadas Será responsabilidad de todos los profesionales involucrados directa o indirectamente en las actividades de compras y particularmente de los supervisores directos, resguardar en todo momento la reputación y prestigio del CDEC-SIC, estableciendo y preservando relaciones adecuadas con sus Proveedores y garantizando el uso de prácticas de compras inobjetables. Las siguientes prácticas deben ser consideradas en toda acción de compra o contratación:

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a) Considerar primero el interés del organismo en todas las decisiones de compra o contratación, por sobre el interés particular de las Direcciones Técnicas. b) El personal encargado de interactuar en los procesos de adquisición de bienes y servicios con Proveedores actuará sin incurrir en favoritismos de ninguna índole, privilegiando únicamente el interés global del organismo. c) Todo acuerdo, orden de compra o contratación con Proveedores debe estar previamente autorizado y suscrito por la DAP. No se deben comprometer recursos del CDEC-SIC ni celebrar contratos o generar ordenes de compras sin la referida autorización. d) No se podrá comprometer o anticipar dineros, sin que hayan sido otorgadas las correspondientes garantías de fiel cumplimiento cuando corresponda. e) Promover una sana competencia entre Proveedores para obtener el máximo valor agregado para el CDEC-SIC, preservando el desarrollo de relaciones con Proveedores, de mutuo beneficio, de largo plazo, con altos estándares de calidad, cumplimiento y transparencia. f) Promover y fortalecer continuamente la transparencia, eficiencia y agilidad de los procesos de compra y contratación y oportuno pago a los proveedores.

6.2 Conflictos de Interés Tal como se explicita en el Código de Gobierno Corporativo, los Directores, Directores Técnicos, ejecutivos y profesionales no deberán participar en ninguna actividad o decisión que involucre un conflicto de interés real o potencial para el CDEC-SIC en los procesos de adquisición y contratación de bienes y servicios. Los Directores, Directores Técnicos, ejecutivos y profesionales que tengan alguna relación patrimonial con una empresa proveedora o de parentesco hasta segundo grado consaguinidad o afinidad con alguno de sus socios principales o ejecutivos que toman decisiones de compra, deberán abstenerse de participar en las decisiones de compra relacionadas con este Proveedor. En estos casos u otros que priven a los Directores, Directores Técnicos, ejecutivos y profesionales de la independencia y neutralidad requerida, deberán abstenerse de tomar cualquier decisión e informar al Comité de Riesgo y Auditoría y, en el caso de las Direcciones Técnicas, también al Directorio del organismo, con el propósito de dar la aprobación correspondiente 6.3 Regalos e Incentivos de Proveedores Ningún Director, Director Técnico o profesional del CDEC-SIC involucrado en la gestión de compra o contratación debe usar su autoridad o posición en el organismo para beneficio personal. Para preservar la imagen e integridad del colaborador y del CDEC-SIC y sus profesionales, no se deben aceptar regalos o incentivos de proveedores, salvo obsequios o invitaciones de cortesía de mínimo valor.

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Se entenderá como “mínimo valor” a aquel que no supera un valor de 2 UF. Para aquellos casos en que se reciban regalos o invitaciones que no caen en esta categoría, como por ejemplo: viajes o estadías en hoteles, la persona deberá excusarse de aceptarlos. 6.4 Principios de Actuación con Proveedores La gestión de Proveedores se sustenta en mantener una relación comercial con Proveedores de mutuo beneficio, reciprocidad y altos estándares de calidad, cumplimiento y transparencia, para lo cual se aplicarán los siguientes principios: a) Relación de largo plazo, sustentable y rentable. En las decisiones de compra del CDEC-SIC se privilegiará la relación comercial y de servicio sustentable en el largo plazo por sobre beneficios de corto plazo. b) Cumplir los compromisos. El CDEC-SIC deberá garantizar y honrar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con sus Proveedores. c) Transparencia y Objetividad en los procesos de compra y contratación. El proceso de compra y contratación debe garantizar transparencia en la gestión de ellas y objetividad en la toma de decisiones. d) Igualdad de oportunidades a los Proveedores. Se debe garantizar la igualdad de oportunidades a todos los Proveedores para que oferten sus bienes o servicios. e) Evaluación de Proveedores. Los Proveedores deben ser evaluados en su desempeño de acuerdo a criterios de evaluación objetivos y aplicados en función de las características del bien adquirido o servicio contratado. f) Formalidad en las relaciones con Proveedores. La relación comercial con Proveedores debe ser siempre formal y los acuerdos deben constar por escrito. A los Proveedores se les debe responder con prontitud y cortesía. g) Oportunidad de los Pagos. Se debe pagar a los Proveedores oportunamente de acuerdo a las condiciones pactadas en los respectivos contratos u órdenes de compra. La DAP procurará efectuar los pagos dentro de un plazo de 30 días de haber sido aprobado el estado de pago correspondiente.

6.5 Perfil del Proveedor Para ser Proveedor del CDEC-SIC se requiere que la empresa y sus socios principales, muestren en forma consistente un comportamiento ético y legal intachable, particularmente en materia comercial, laboral, tributaria, de libre competencia y de medioambiente, capacidad para entregar los bienes y servicios oportunamente y en las condiciones requeridas, cumplir con los acuerdos de calidad de servicio pactados, y una adecuada situación financiera y de cumplimiento de sus obligaciones. Lo que deberán acreditar ante la DAP los respectivos proveedores.

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La DAP elaborará un Procedimiento de Calificación de Proveedores y podrá excluir de las licitaciones o cotizaciones a proveedores mal evaluados o que hayan prestado al CDEC servicios manifiestamente deficientes. Artículo 7º Del contrato El contrato que sea necesario suscribir para la adquisición de bienes o servicio deberá ser suscrito por la DAP, el Director Técnico y el representante legal autorizado conforme a la estructura de poderes vigente. La existencia de un contrato será exigible en los casos en que el monto total de la operación sea mayor o igual a 1500 UF o su plazo de ejecución supere los 6 meses. En todo caso, las Direcciones Técnicas siempre podrán requerir la suscripción de un contrato si lo estiman conveniente. La DAP deberá llevar un registro de todos los contratos suscritos. El contrato deberá cubrir al menos los siguientes aspectos: -

Descripción detallada del objeto del contrato

-

Forma y oportunidad del pago del precio

-

Formalidades de facturación y pago

-

Plazos para la entrega bien o ejecución del servicio

-

Formalidades de la entrega y aceptación del bien o servicio

-

Garantía de cumplimiento

-

Garantías de desempeño del bien o servicio

-

Penalidades o multas

-

Definición de un inspector o contraparte por parte del contratante

-

Clausula arbitral

Artículo 8º Garantías Se exigirá constituir garantías a los proveedores cuyas adquisiciones y/o contrataciones superen las 1500 UF e impliquen un anticipo superior al 30% del monto total de la transacción. El monto de la garantía será de un 5% a 15% del monto total de la transacción, la cual se formalizará mediante una boleta de garantía bancaría. Las Boletas de Garantía deberán ser irrevocables y pagaderas a la vista, emitidas en Santiago de Chile a nombre del CDEC-SIC, por un Banco con sucursal en Chile y con una vigencia igual o superior a 360 días a contar de la fecha de adjudicación de la compra o contratación. Conjuntamente con la Boleta de Garantía el Proveedor deberá entregar una declaración firmada del Representante legal del Proponente, firmada ante Notario, renunciando expresamente al ejercicio de

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cualquier acción o derecho con el fin de trabar embargo y/o medidas precautorias respecto de la Boleta de Garantía. Dependiendo de la naturaleza del bien o servicio adquirido o contratado, se podrá excluir de esta obligación a un proveedor, con la autorización fundada y explícita de la DAP, situación que será informada por el DAP al Directorio en su próximo Informe Mensual de Gestión.

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Anexo I Orden de Compra

CDEC - SIC LTDA. Giro: Administración de Electricidad RUT: 77.286.570-8 TEATINOS 280 - PISO 12 - SANTIAGO

N°

TELEFONO : 2424 6300 - FAX : 2424 6301

ORDEN DE COMPRA

Empresa RUT Dirreción Fono Fax

Fecha Emisión N° de Cotización Fecha de Cotización At.

Descripción

Cantidad

Forma de Pago:

Precio Unitario

Valor Neto 19% IVA Total

TOTAL

-

Solicitante

DAP

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Anexo II Solicitud de Compra o Contratación.

CDEC - SIC LTDA. Giro: Administración de Electricidad RUT: 77.286.570-8 TEATINOS 280 - PISO 12 - SANTIAGO TELEFONO : 2424 6300 - FAX : 2424 6301

N° SOLICITUD DE COMPRA

Dirección Técnica requirente: Solicitante: Cargo :

Descripción

Cantidad

Presupuesto estimado

TOTAL

Cotización Licitación Asignación directa

Solicitante

Recepción DAP

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