POLITICAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA FECHA: Marzo de 2009

1. POLITICAS DE GESTION HUMANA Las políticas de Gestión humana, se rigen de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo, el Estatuto de Prestaciones Extralegales, el Régimen Docente a Nivel Superior y el Régimen para Personal Administrativo.

1.1.

Política salarial

Los salarios de la Universidad se rigen de acuerdo con la Estructura de Cargos, la cual está clasificada por categorías y a su vez responde a los perfiles de los mismos. La Universidad realiza anualmente el incremento salarial a partir de enero de cada año, aprobado por el Consejo Directivo, de acuerdo con la propuesta presentada por la Rectoría y la Vicerrectoría de Asuntos Administrativos y Económicos, elaborada con las proyecciones del presupuesto de ingresos y gastos. Para el personal amparado por lo establecido en la convención colectiva, en Laudo arbitral o en pacto colectivo, se aplica lo dispuesto en cada uno de ellos según el caso. Los incrementos de los Docentes del Colegio se rigen de acuerdo con las disposiciones del Ministerio de Educación Nacional.

1.2.

Política de Incentivos

La Universidad para motivar permanentemente el desarrollo organizacional, propicia estímulos laborales definidos en el Estatuto de Prestaciones Extralegales, el Régimen Docente a Nivel Superior y el Régimen para el Personal Administrativo. REVISÓ:

APROBÓ:

NOMBRE: OSCAR VELÁSQUEZ URIBE CARGO: VICERRECTOR DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y ECONÓMICOS

NOMBRE: LUIS FERNANDO RODRÍGUEZ VELÁSQUEZ CARGO: RECTOR GENERAL UPB

Políticas Administrativas y Financieras

1.3.

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Selección de Personal

El personal que aspira a laborar en la Universidad Pontificia Bolivariana, debe cumplir con el proceso de selección, para el cual se tienen en cuenta los siguientes aspectos: Perfil del cargo, competencias y destrezas, calidades morales y humanas, entrevistas, pruebas psicotécnicas, visita domiciliaria, verificación de referencias y certificado judicial. En el caso de profesionales y de acuerdo con la Estructura de cargos, deben ser preferiblemente egresados de la Universidad Pontificia Bolivariana. 1.4.

Contratación

La Universidad, una vez el aspirante ha realizado el proceso de selección, procede a definir los términos de contratación según las necesidades del cargo. 1.5.

Inducción y Reinducción

Toda persona que ingresa por primera vez o que se encuentra vinculada a la Universidad, debe participar en el programa de inducción y reinducción respectivamente, a través del cual se tiene conocimiento general de la Institución, para lograr la ubicación y adaptación del empleado. Para el desarrollo del programa se tiene establecido un cronograma mensual y la realización de encuentros con las Directivas de la Universidad, denominados Seminarios Permanentes, los cuales permiten la actualización de los empleados en los aspectos relacionados con lo académico, lo administrativo y lo financiero. 1.6.

Valoración de Perfil

La Universidad realiza anualmente la valoración del perfil a los empleados para evaluar su desempeño, de acuerdo con las responsabilidades, habilidades y competencias descritas en el perfil del cargo, y el cual permite orientar el plan de seguimiento y mejoramiento del empleado. La Valoración del Perfil permite además, la realización de programas de formación y la definción de traslados y promociones en la Universidad. 1.7.

Promoción de Personal

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Para promocionar el personal administrativo, la Universidad Pontificia Bolivariana tiene como política, el cubrimiento de las vacantes preferencialmente con personal interno, siempre que éste cumpla con los requisitos de perfil del cargo. En algunos casos, en los que puede haber varias personas que aspiran a llenar tal vacante y puedan cumplir con los requisitos previstos, la Universidad efectúa convocatoria interna para evaluar en los aspirantes las competencias, habilidades y destrezas, de acuerdo con los requerimientos del perfil del cargo.

1.8.

Formación

1.8.1 Política General Permitir y proporcionar capacitación a los empleados de acuerdo con sus necesidades y las de la Universidad, con miras a obtener la excelencia administrativa en el desarrollo de los procesos, para lograr un servicio educativo de alta calidad. 1.8.2. Políticas específicas: -

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La Universidad tiene establecido el auxilio de estudios para el personal vinculado a término indefinido, de acuerdo con la Reglamentación contemplada en el Estatuto de Prestaciones Extralegales y en el Régimen para el Personal Administrativo. La Universidad promueve la capacitación y estudios de formación avanzada para docentes, con el fin de elevar la calidad de la docencia, el desarrollo de la investigación y el mejoramiento continuo en las actividades académicas, según el Acuerdo No. CD-206 del 21 de junio de 2002. La Universidad tiene establecidos programas de capacitación para el personal, de acuerdo con los requerimientos de las diferentes unidades y con los planes y programas de desarrollo institucional. La Universidad establece el plan anual de formación de acuerdo con los resultados de la valoración de perfil, diseñando programas específicos de capacitación, según los recursos humanos y financieros con los que cuenta la Universidad. La participación de los empleados en los programas de formación, debe tener una selección previa por parte de Desarrollo de Personal, conjuntamente con el Jefe Inmediato y cuando la situación lo amerite.

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El empleado debe cumplir con todas las exigencias de asistencia y cumplimiento de las actividades académicas propuestas

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Para obtener resultados favorables con la formación, se debe contar con el apoyo y el compromiso del jefe inmediato y del empleado.

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La formación debe realizarse en forma sistemática y permanente.

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Para crear compromiso en los participantes, los cursos deben tener un costo mínimo, siempre y cuando no sean de carácter obligatorio; cuando sean de carácter obligatorio, no tendrán ningún costo y serán subsidiados en su totalidad por la Universidad.

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El Rector General y el Comité de Asuntos Laborales, determinarán la viabilidad de los cursos y el beneficio de éstos para los empleados y la Universidad.

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Para el desarrollo de los cursos de formación tanto los empleados como la Universidad, deben ceder de su tiempo bien sea al iniciar o finalizar la jornada laboral.

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Los cursos en los que participen los empleados de acuerdo con el costo, pueden ser deducidos por nómina.

1.9 Carnetización La Universidad para generar sentido de pertenencia, compromiso y para cualificar los procesos de identificación del personal, tiene establecida la carnetización de los empleados y la obligatoriedad de portar el carné durante su permanencia en la institución.

1.10. Suministro de Uniformes para personal femenino En cumplimiento de las disposiciones legales la Universidad suministra uniformes al personal que tiene derecho a él. Con relación al personal de secretarias y auxiliares con el propósito de generar imagen corporativa, la Universidad proporciona los uniformes de buena calidad y vela por el cumplimiento del uso de los mismos.

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2.

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POLITICAS DE RECURSOS FISICOS

Partiendo del Direccionamiento Estratégico y del Plan de Desarrollo de la Universidad, de acuerdo con las necesidades y posibilidades presupuestales consignadas en las proyecciones financieras a tres, cinco y siete años y aprobadas por el Consejo Directivo y el Comité de Rectoría para el manejo de los recursos físicos, la Universidad tiene como política lo siguiente: 2.1. 2.2. 2.3.

2.4.

2.5.

2.6.

Estarán coordinados por el Plan Maestro de Desarrollo Físico de la Universidad y su campus universitario. Para el plan de mantenimiento del campus, se asignará una partida presupuestal dentro del ejercicio contable de cada año. Para la compra de suministros, el jefe de compras tiene autonomía para realizar esta acción sin importar el monto. En el caso de Inversiones, todas deben ir al Comité de compras indiferente del valor y serán aprobadas mediante estudio presentado por cada unidad, en el cual se analiza la necesidad, la pertinencia, la cobertura docente, las necesidades investigativas, las posibilidades de asesoría y proyección social y las perspectivas de autosostenibilidad. El Comité se ocupa de analizar las cotizaciones y condiciones que presentará en cada reunión, consignando en acta consecutiva las decisiones. El Departamento de Compras hará seguimiento a las inversiones realizadas, para verificar el cabal cumplimiento de todas las condiciones de calidad, entrega y financieras, que fueron acordadas y dará el visto bueno para los trámites de pago. Cuando se trate de equipos o bienes muebles e inmuebles, el Departamento de Compras procederá a incorporarlos en las pólizas de seguros de la Universidad. El Departamento de Contabilidad procederá a efectuar los registros contables correspondientes.

3. POLITICAS DE RECURSOS FINANCIEROS La Universidad Pontificia Bolivariana, por medio de la Vicerrectoría de Asuntos Administrativos y Económicos, tiene las siguientes políticas para el manejo de los recursos financieros: 3.1.

En el procedimiento de elaboración del presupuesto cada unidad presenta los ingresos y los gastos, las necesidades de recursos para inversiones y funcionamiento.

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3.2.

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La Vicerrectoría de Asuntos Administrativos y Económicos con el Departamento de Contabilidad, analizan las diferentes partidas y con base en los ingresos proyectados efectúan los ajustes necesarios, procurando que cada unidad quede cubierta en sus necesidades, teniendo en cuenta un concurso de proyectos de acuerdo con los objetivos de la Universidad y sus posibilidades financieras. Los criterios de aceptación y priorización son los siguientes: - Una mayor y mejor cobertura académica; Cobertura. - Una mejor atención a los clientes internos y externos; Calidad del servicio. - Un mejor y mayor apoyo a la imagen de la institución; posicionamiento de marca. - Una mayor posibilidad de generación de ingresos. - Un mayor apoyo a los programas de proyección social

3.3.

La Vicerrectoría de Asuntos Administrativos y Económicos en coordinación con el Departamento de Tesorería, vigila permanentemente la disponibilidad de recursos financieros, mediante la evaluación de flujos de caja históricos y proyectados (EFE, Estado de Flujo de efectivo y presupuesto de efectivo), los cuales se revisan mensualmente con proyecciones mensuales y trimestrales, y con base en ellos distribuye los recursos. De acuerdo con lo anterior, en caso de ser necesario, la Vicerrectoría de Asuntos Administrativos y Económicos, gestiona la adquisición de recursos en el mercado financiero y las inversiones a realizar en caso de presentarse excedentes.

3.4.

Para el recaudo de los ingresos provenientes de su actividad, la Universidad dispone de cuentas bancarias en diferentes Entidades Financieras, en las cajas ubicadas al interior del campus universitario y a través de diferentes medios electrónicos, para así prestar un amplio servicio y atención a sus clientes.

3.5.

Los pagos de todas las cuentas deben corresponder a obligaciones registradas en el sistema contable, previa aprobación de los ordenadores del gasto autorizados por la Universidad. Cuando se trata de giros, éstos se harán en cheque girado directamente al beneficiario con dos de las firmas registradas y/o a través de pagos electrónicos.

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3.6.

7

La Vicerrectoría con el Departamento Contable revisa mensualmente los diferentes conceptos de gastos e inversiones y los egresos correspondientes.