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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÙBLICA
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H C E R DE DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO SISTEMA CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A. Trabajo Especial de Grado para optar al título de Licenciada en Contaduría Pública.
AUTOR: Samia Kassem C.I. 17.419.783 TUTOR: Lic. Edgar Cordero
Maracaibo, Septiembre de 2008
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.
Samia Kassem C.I.: 17.419.783
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DEDICATORIA
A mi hijo, por ser mi orgullo y la razón para alcanzar todas las metas que me he planteado y las emprendidas.
A mi esposo, por estar ahí siempre acompañándome y dándome el apoyo necesario para terminar mi carrera.
A mi madre y a mi padre, que han sido parte fundamental en mi vida y ejemplo de constancia y dedicación.
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AGRADECIMIENTOS
A Dios, quien me permitió lograr todas las metas que me he propuesto y me enseño que nada es imposible.
A mi hijo, por ser estímulo para el logro de esta meta.
A mi madre, quien a pesar de no estar aquí me brindo su apoyo.
O D A V ER
A mi esposo, por su apoyo y comprensión.
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S E R A los profesores de la Universidad OS Rafael Urdaneta, por los conocimientos H C E impartidos. DER A mis tutores Diana y Edgar, por su asesoramiento, apoyo y paciencia.
A todos Muchas Gracias.
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INDICE GENERAL
DEDICATORIA
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AGRADECIMIENTO
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INDICE GENERAL
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INDICE DE FIGURAS
viii
INDICE DE CUADROS
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INDICE DE TABLAS
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RESUMEN
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S E R S Problema Planteamiento y Formulación Odel H C E ObjetivosD deE laR Investigación CAPÍTULO I. El Problema
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Objetivo General
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Objetivos Específicos
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Justificación de la Investigación
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Delimitación de la Investigación
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CAPÍTULO II. Marco Teórico Antecedentes de la Investigación
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Bases Teóricas
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Sistema
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Clasificación de los sistemas
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Diseño y Desarrollo del sistema
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Sistema de Control Interno
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Elementos de control
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Importancia
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Principios
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Control Interno
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Componentes del control interno
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El proceso y los roles de control interno
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Objetivos del sistema de control interno
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Características del sistema de control interno
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Elementos del sistema de control interno
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Principios de control interno
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Activo
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Características esenciales del activo
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Activo Circulante
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Efectivo
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Confirmación del Efectico
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Efectivo en Caja y/o caja chica
H C E R Equivalentes DE a efectivo Efectivo en bancos
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36 37 37
Conciliación del efectivo
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Importancia de la administración del efectivo
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Procedimiento de Control sobre el efectivo
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Beneficios de la información financiera sobre flujos de efectivo (NIC 7)
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Principios de contabilidad aplicables a la partida efectivo
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Cuentas por Cobrar
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Convertibilidad y Confirmación de las Cuentas por Cobrar Cuentas por cobrar y flujos de efectivo
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Tipos de cuentas por cobrar
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Cuentas Incobrables
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Registro de las Cuentas Incobrables
48
Métodos para Estimar las Cuentas Incobrables
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Cancelación de Cuentas Incobrables
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Control interno de las cuentas por cobrar
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Inventario
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Planificación Flujo de los costos de inventario
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Sistemas de registro del Inventario
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Métodos de valuación del Inventario
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Principios de contabilidad aplicables a inventarios
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Procedimiento de Control Interno del Inventario
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Definición de Términos Básicos
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Sistema de Variables
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CAPÍTULO III. Marco Metodológico Tipo de Investigación Diseño de la Investigación
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H C E R TécnicasD eE Instrumentos de Recolección de Datos Población
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62 63 65 66
Validez y Confiabilidad del Instrumento Validez
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Confiabilidad
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Procedimiento
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Plan de análisis
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CAPÍTULO IV. Resultados y Discusión Análisis y Discusión de los Resultados
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CAPÍTULO V. Diseño
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Conclusiones
91
Recomendaciones
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Referencias Bibliográficas
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Anexos
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1: Etapas de Control
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Figura Nº 2: Confiabilidad del Modelo de Control Interno
Figura Nº 3:
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El Proceso y los Roles del Control Interno
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H C E R Clasificación DEde los Activos Circulantes Figura Nº 4:
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23
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Figura Nº 5: Flujo de los Costos de Inventario.
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ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1 Método de Valuación de Inventario
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Cuadro Nº 2 Operacionalización de las Variables
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Cuadro Nº 3 Distribución del Universo y Unidades Informantes
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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1 Manejo del Efectivo
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Tabla Nº 2 Registro del Efectivo
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Tabla Nº 3 Conciliación del Efectivo
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Tabla Nº 4
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Control Interno del Efectivo
S E R S Control Interno del Efectivo (Cheques) O H C E Tabla NºD 6 ER Tabla Nº 5
Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar
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Tabla Nº 7 Cuentas Incobrables
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Tabla Nº 8 Confirmación de las Cuentas por Cobrar
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Tabla Nº 9 Control Interno de las Cuentas por Cobrar
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Tabla Nº 10 Planificación del Inventario
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Tabla Nº 11 Registro del Inventario
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Tabla Nº 12 Valuación del Inventario
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Table Nº 13 Control Interno del Inventario
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Tabla N° 14
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Procedimiento de Control de Entradas y Salidas del Efectivo en Caja
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Tabla N° 15 Procedimiento para el Control del Listado de Cuentas Por Cobrar
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Tabla N° 16 Procedimiento para el Control de Cuentas por Cobrar
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Tabla N° 17 Procedimiento de Control para la Toma de Inventario Físico Tabla N° 18
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Procedimiento de Control para las Entradas y Salidas
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De Inventario
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Kassem tayjan, Samia. Control Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. Universidad Rafael Urdaneta. Facultad de Ciencias Políticas, Administrativas y Sociales Escuela de Contaduría Pública. Maracaibo 2008.
RESUMEN
La presente investigación tuvo como objetivo Diseñar un sistema de control interno para el activo circulante de la empresa Venservi, C.A. Sus bases teóricas estuvieron fundamentadas en los planteamientos de Romero (2006), Meigs (2000), Guajardo (2005), Catacora (1998), Cepeda (1997). Metodológicamente se tipificó como una investigación descriptiva, con diseño no experimental, transeccional descriptiva. La población quedo conformada por cuatro (4) sujetos de la empresa ya mencionada en donde fue tomado el censo poblacional por ser una población pequeña. Para la recolección de información se utilizó un cuestionario de 63 ítems con cinco alternativas de respuestas de opción múltiple. El instrumento fue validado por tres (3) expertos. Luego de aplicado el instrumento y analizados los resultados estos permitieron caracterizar la estructura organizativa, identificar las normas, y procedimientos de control interno del activo circulante; concluyendo que Existe la necesidad de crear un diseño adecuado para el control interno de las cuentas del activo circulante y la aplicación del mismo, ya que el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario necesitan de un mejor manejo y así evitar que se sigan presentando las fallas existentes y poder controlar estas a fin de que no sigan sucediendo. A través del cumplimiento de las normas y procedimientos implantadas por la empresa. Dando como recomendación la segregación de funciones, el registro oportuno de las cuentas por cobrar y de las entradas y salidas de inventario, y la aplicación de controles internos a todas las áreas de la empresa.
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Palabras claves: Diseño, análisis, control interno del activo circulante, normas, procedimientos.
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CAPITULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
S O D A V orienta sus procesos actividades manufactureras, comerciales o E de R servicios, S E la aplicación de un control interno R a la búsqueda constante del éxito, siendo S HdeOlos factores claves para garantizar la eficacia y C E en sus operaciones, uno ER D eficiencia en su desempeño así como el logro de sus objetivos y metas
En el actual entorno de los negocios, toda empresa, dedicada a
corporativas.
De esta manera, el manejo de un control interno en las
operaciones de la empresa como parte fundamental en los diferentes procesos, se perfila como una herramienta importante, dirigido a ayudar a la dirección a lograr una administración eficaz y evitar deficiencias o irregularidades que se podrían llegar a presentar. Cabe destacar que el Control Interno es un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal, y está diseñado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de la entidad y que se alcancen los objetivos deseados. Este se adapta a los cambios que se puedan presentar en la organización. Según Whittington – Pany (2005), el Control Interno son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de activos como los informes financieros fraudulentos. Este contribuye a proteger contra los errores y el fraude, además de garantizar la confiabilidad de los datos
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contables. Es importante reconocer la existencia de algunas de sus limitaciones intrínsecas. Pueden cometerse errores en la aplicación de los controles porque no se entienden bien las instrucciones, por juicios incorrectos, por negligencia, distracción o fatiga. También puede haber errores al diseñar, al vigilar los controles automatizados o al darles mantenimiento; por esta razón es importante la aplicación de controles internos y ante todo la realización de cursos o la búsqueda de asesoramiento profesional con la finalidad de evitar errores al momento de emplearlos. Es necesario resaltar que el control interno no es un hecho o
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circunstancia, sino una serie de acciones que están relacionadas con las
S E R Sdebe ser incorporado a las actividades de la la entidad continuamente. Este O H C E ER entidad D y es más efectivo cuando se construye dentro de la estructura actividades de la entidad. Estas acciones se dan en todas las operaciones de
organizativa de la entidad y es parte integral de la esencia de la organización. De esta manera, al ser diseñado de acuerdo a los procesos de planificación, ejecución y seguimiento de la organización se vuelve parte integrada de ésta; y así aumentar la probabilidad de que se logren las metas y objetivos planteados contribuyendo a obtener los resultados esperados. El control está diseñado para proporcionar una razonable seguridad respecto al logro de objetivos, dentro de las categorías eficacia, eficiencia y economía de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con leyes y normas aplicables. Su eficacia depende directamente de la comunicación e imposición de la integridad y valores éticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles. El buen funcionamiento del control interno depende, de ciertas características esenciales que incluye cinco componentes: Ambiente de control, proceso de evaluación del riesgo, sistema de información aplicable a los informes financieros y a la comunicación, actividades de control y monitoreo de los controles (Whittington – Pany 2005).
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A su vez el control interno del rubro activo es esencial, este un recurso económico propiedad de una entidad, que se espera rinda beneficios en el futuro. Su valor se determina con base en el costo de adquisición del artículo, más todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalación y arranque de operación. Al igual, los activos circulantes son aquellos activos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en un periodo normal de operaciones o bien, cuya convertibilidad en efectivo o sus equivalentes sea menor a un año. Algunos ejemplos de cuentas de Activo Circulantes son el efectivo en caja y bancos, cuentas por cobrar y los inventarios. (Guajardo Cantú, 2005).
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En este sentido, el efectivo es la primera partida que aparece en un
S E R rubros del activo, ya que este es el activo de mayor liquidez y que constituye OS H C E ER que pueda poseer una entidad. el recurso Dsuperior Balance General y representa uno de los renglones más importantes de los
El de caja representa el dinero en efectivo, considerándose como efectivo los billetes, monedas, cheques recibidos y giros bancarios, una caja se constituye para agilizar ciertas operaciones que permiten a una empresa recibir cobranzas de clientes menores, efectuar pagos hasta un límite preestablecido, entregar dinero a empleados como anticipos o recibir reembolsos de cantidades previamente entregadas. Igualmente el banco representa el valor del dinero a favor de la empresa en las distintas instituciones de crédito. El manejo del efectivo en este sentido, se realiza mediante cuentas de depósito a la vista que detallan los movimientos que se efectúan por medio de diferentes tipos de operaciones tales como los cheques, depósitos. A su vez, las cuentas por cobrar están constituidas por créditos a favor de la empresa, originados por las ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales de la empresa, e incluyen cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y
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montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturas con prosperidad (Redondo, 1992). De esta manera los Inventarios representan las partidas del activo que son generadoras de ingresos para varios tipos de empresas, entre las cuales se encuentran las que tienen una actividad de transformación y las que se dedican a la compra y venta o comercialización. En el caso de las empresas comercializadoras, se pueden definir como los artículos que se encuentran disponibles para la venta y en el caso de una compañía manufacturera, los productos terminados, en proceso, materias primas y suministros que se vayan a incorporar en la producción (Catacora, 1998).
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Cualquier tipo de empresa, posee y maneja inventario, el cual en algunos
S E R ser necesarios para la prestación OS de los servicios. Así como también efectivo H C RE que es vital que ésta se mantenga y las cuentas por cobrar que si bien DEpara casos será la fuente generadora de ingresos operacionales y en otros, por
no es manejada por todas, si en aquellas que venden al mayor dando la posibilidad a sus clientes de obtener créditos de los cuales se pueden beneficiar. De esto se deduce que el activo circulante por ser las partidas de las cuales se espera genere beneficios económicos a una empresa deben ser controladas; bien sea en otros países o en Venezuela en donde existen normas o reglas para el control de éstas. Siendo así; las cuentas por cobrar las inversiones de los inventarios de la empresa los cuales tienen un máximo de recuperación de 60 días, que otorgan las empresas que realizan ventas a crédito para facilitar el pago a sus clientes al igual que la empresa Venservi a sus clientes. Por carecer de mecanismos de control en esta partida este periodo en ocasiones se convierte en 120 y 150 días para su convertibilidad. Los inventarios, al ser colocados en las ventas a crédito se estiman recuperar a los 60 días y al haber retardo en la recuperación afecta su rotación misma del inventario por la falta de control en los ítems
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despachados, así mismo otras partidas del inventario se afectan ya que no pueden ser recuperadas por la falta de efectivo. A su vez en la empresa no existe un control del flujo de efectivo, lo cual se traduce en incumplimiento de pago a proveedores, lo cual no permite una recuperación oportuna en el inventario y trae como consecuencia que las ventas al contado se limiten por la falta del inventario, y el efectivo tiene que ser inyectado por préstamos financieros. Por lo tanto se hace necesario realizar una evaluación de los sistemas de control interno del Activo Circulante llevados en la empresa Venservi, C.A., con la finalidad de verificar el cumplimiento de normas y procedimientos de
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control interno de los procesos productivos, administrativos y contables en el
S E R manera acertada y oportuna OdeSacuerdo a lo establecido por la entidad. H C E De acuerdo DERcon lo anteriormente planteado, la presente investigación
que están involucradas estas partidas. Así mismo que se hayan aplicado de
tiene como propósito responder a la siguiente interrogante: ¿Existe un sistema de control interno del activo circulante en la empresa Venservi, C.A. que permita el logro de sus objetivos?
OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A.
OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar los procedimientos de control interno utilizados en el Activo Circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) en la empresa Venservi, C.A. Verificar el cumplimiento del sistema de Control Interno en el Activo Circulante en la empresa Vencervi, C.A.
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Determinar la efectividad de los procedimientos de Control Interno en el Activo Circulante en la empresa Venservi, C.A. Diseñar un plan de Control Interno para el Activo Circulante en la Empresa Venservi, C.A.
JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACIÓN
El Control Interno constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de disciplina en la organización y permite detectar fallas o vulnerabilidades en la estructura existentes en la
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organización. Del mismo modo la evaluación en las partidas de efectivo en
S E R que las cuentas por cobrar Oy Slos inventarios, ya que estas son cuentas de H C E gran importancia DERy peso; estas representan la liquidez de la empresa.
caja y bancos, ha sido siempre un asunto de especial consideración, al igual
La investigación se justifica por su propósito de analizar el control interno del activo circulante: efectivo, cuentas por cobrar e inventario, partidas relevantes para empresas de cualquier sector y en especial la empresa Venservi, C.A. Desde el punto de vista teórico, la investigación presenta los enfoques, formulaciones, planteamientos científicos y los fundamentos relacionados con el sistema de control interno del activo circulante de la empresa, ofreciendo así información que contribuya a formular lineamientos estratégicos, en función de optimizar el proceso de control sobre el rubro circulante. En tal sentido desde el punto de vista práctico, la investigación proporciona alcances científicos relacionados con el planteamiento del problema, dando respuesta a la necesidad de realizar modificaciones en esta, y que sean efectivas en los aspectos relacionados con las prácticas y objetivos de la empresa. Del mismo modo, representa para el personal del área administrativa una herramienta oportuna, cuya naturaleza y práctica es del conocimiento de los empleados, los cuales pueden ser implementados en
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otros departamentos o empresas que presenten un cuadro similar al descrito, realizando las adaptaciones necesarias. La realización de esta investigación, constituye un estudio importante para las gerencias administrativas – financieras en función de los aportes en cuanto a la información y registros sistemáticos de datos sobre el análisis, que
sirvan
de
apoyo
para
realizar
nuevos
estudios.
Igualmente,
metodológicamente se convierte en una fuente de consulta para otros estudios en el área en cuanto a las técnicas e instrumentos utilizados en el proceso de recolección de datos, así como el tratamiento y análisis de la información, los cuales pueden ser utilizados para otras empresas
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independientemente de su razón o naturaleza.
S E R DELIMITACION DE LAH INVESTIGACIÓN OS C E DER
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La investigación se desarrolla a cabo en la empresa Venservi, C.A. ubicada en Sierra Maestra, Calle 10 con Avenida 13 No. 10-35. El tiempo comprendido parea la investigación esta entre Marzo de 2008 y Julio de 2008. El estudio se enmarca en el funcionamiento del sistema de control interno, específicamente en el estudio, tratamiento y control del activo circulante como lo son efectivo, cuentas por cobrar e inventario. Fundamentado en autores como Romero (2006), Meigs (2000), Guajardo (2005), Catacora (1998), Cepeda (1997), entre otros. Para tal efecto, la variable en estudio es el sistema del Control Interno del Activo Circulante (Efectivo, Cuentas por Cobrar, Inventario). La población esta conformada por todo el personal que labora en la empresa anteriormente señalada.
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CAPÍTULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigación
S O D A diversos trabajos que se han insertado E enRelVcontexto de la temática S E como es el control interno del activo R correspondiente a la variable estudiada S HO las cuentas por cobrar y el inventario. C E circulante como son el efectivo, ER D Fuenmayor y Miranda (2008) en su investigación Control Interno del Con el propósito de apoyar la base teórica de esta investigación, se revisó
Proceso de Recaudación del Efectivo en la Oficina Delicias Norte de la C.A. Energía Eléctrica de Venezuela. Tuvo como finalidad Analizar el Control Interno del proceso de recaudación del Efectivo de la misma, a su vez caracterizar la estructura organizativa, Verificar las políticas, normas y procedimientos y establecer lineamientos para el control interno de la misma; ya que es elemento de suma importancia para cualquier organización. El método de investigación aplicado fue de tipo descriptivo, dada su orientación a recolectar información relacionada con el estado real de las personas, objetos, fenómenos o situaciones, tal como se presenta en el momento de la recolección realizado en la oficina de ENELVEN de Delicias Norte. El diseño se clasifica como no experimental, ya que la variable Control Interno del Proceso de Recaudación del Efectivo, así como sus dimensiones e indicadores fueron analizados en su estado natural sin la intervención del investigador.
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La información obtenida fue de carácter primario de los llamados unidades informantes, constituido por las personas involucradas en el proceso de recaudación de efectivo en la empresa ENELVEN oficina de Delicias Norte. La población se tipifico como finita constituida por seis (6) personas. Por otro lado el instrumento fue sometido a juicio con cinco (5) expertos en el área, quienes valoraron y emitieron consideraciones acerca de la pertinencia de cada ítem, elaborado con respecto a los objetivos de la investigación, variable de estudio, dimensiones e indicadores de la misma. Los resultados de esta investigación presentaron debilidades, fallas y hasta omisiones en los aspectos analizados, como en la estructura
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organizacional; sin embargo, son mejorables con la implementación e
S pertinentes. Por su parte la E R S investigación aportó datos importantes y pertinentes al presente estudio, en O H C E ER de la variable de estudio Control Interno la cual contribuyó virtud a la Dsimilitud implantación
de
medidas
correctivas
a consolidar fundamentos de las teorías requeridas y los autores expertos sobre los aspectos a considerar para el análisis del control interno del manejo del efectivo en la empresa Venservi, C.A. En este sentido Pino (2001) en su investigación Diseño de un sistema de control interno para el manejo del efectivo: caja y banco. Caso: Hidrológica del Lago de Maracaibo (HIDROLAGO). Tuvo como propósito fundamental mejorar el manejo del efectivo de forma eficaz y eficiente, así como también, por la necesidad que tiene la C.A. Hidrológica del lago de Maracaibo (HIDROLAGO) de establecer un inmediato control para las cuentas de caja y banco que forman parte del rubro del efectivo, puesto que, ellas representan el numerario y fondos por los cuales pasan operaciones de montos importantes, que deben ser reflejados razonablemente en los estados financieros. La investigación fue de tipo no experimental, transeccional, descriptiva; debido a que la misma esta orientada a recabar información relacionada con el estado real de las personas, objetos, situaciones o fenómenos. Se
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considera una investigación de campo puesto que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. La población estudiada se determinó como finita, accesible y objetiva por lo tanto no requirió muestra ni muestreo, constituida por ocho (8) empleados que laboran en el departamento de contabilidad y representan el censo poblacional. Por otra parte, el instrumento fue sometido a validación de cinco (5) expertos en administración y contaduría pública, específicamente en control interno con la finalidad de evaluar objetivamente el material práctico a ser sometido como medio de recolección de datos. Los resultados de este estudio descriptivo permitieron concluir que la
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empresa no cuenta con un plan de organización eficiente que contenga
S E R S facilitar las labores queH seO desempeñan en el departamento de contabilidad C E ER del lago de Maracaibo (HIDROLAGO). Por tal motivo, de la C.A. DHidrológica lineamientos generales y bien definidos, que permitan regular, controlar y
se requiere que en la empresa se establezcan por escrito guías o patrones que aseguren el eficiente uso de los recursos financieros por parte del personal que labora en la empresa. La investigación aportó datos validos pertinentes al presente estudio, en virtud a la similitud de uno de los enfoques y planteamientos de autores expertos en el área de control, lo cual contribuyó a consolidar la fundamentación de las teorías requeridas sobre los aspectos a considerar para el análisis del control interno del manejo del efectivo en la empresa Venservi, C.A. Moran (2001), efectuó una investigación titulada Diseño de un sistema de control interno aplicado a las cuentas por cobrar de la Unidad Educativa Luis Villalobos Villasmil, con el propósito de determinar la necesidad de implementar un sistema de control contable como mecanismo de seguridad sobre sus cuentas por cobrar; el cual contribuirá al buen desenvolvimiento en su trayectoria en el medio económico y social.
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La metodología implantada fue descriptiva. A través del análisis se evidenció que la institución no cuenta con un manual de control interno donde se establezcan las políticas, normas y procedimientos relacionados con los cobros a los representantes; en la institución no se han implantado ciertas políticas que permitan el control de los cobros. Por lo que se estructuro un diseño para establecer políticas y normas para el manejo de las cuentas por cobrar, procedimientos de cobro, establecimiento de funciones de la unidad de cobranzas y formatos necesarios para el manejo y registro de las actividades de cobro. Esta investigación fue conformada por dos poblaciones, donde la
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población A estaba constituida por tres (3) sujetos que laboran en la dirección
S E R necesaria acerca de la H situación OS que se tiene con respecto a las cuentas por C E cobrar; D y E la R población B estaba constituida por siento catorce (114) y administración de la institución educativa y quienes dieron la información
representantes. Por otro lado el instrumento fue sometido a pruebas de validación por cinco (5) expertos profesionales en el área de contabilidad y procesos contables, fueron evaluados tomando en cuenta su pertinencia con los objetivos, indicadores y la variable, al momento de diseñar la entrevista al personal directivo y administrativo de la institución así como también la encuesta dirigida a los representantes. El trabajo reportó información valida para la investigación, por cuanto revela lo significativo del control interno sobre el manejo de las cuentas por cobrar, así como las políticas aplicables, tópicos importantes considerados en el presente estudio. Por otro lado Arteaga. (2001), realizó un estudio titulado, Diseño de un sistema de control interno de inventario para la empresa Repuestos Alejandro, C.A. Esta investigación tuvo como propósito suministrar un Diseño de sistema de control interno de inventarios, que se adecue a sus exigencias;
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evitando así las continuas fallas que se presentan por el mal manejo de los inventarios, la cual ofrece beneficios a la empresa tales como: La empresa lograra poseer un stock mínimo de inventario, realizar los pedidos de una manera planificada para así evitar la escasez y altos volúmenes de inventario, así como pérdidas económicas, permitirá aumentar la variedad y cantidad de repuestos que se venden al detal directamente al consumidor en un tiempo determinado, mejorando la calidad del servicio. La metodología implantada fue descriptiva; a través del análisis de las encuestas procedieron a realizar un diseño del sistema de control interno de inventario, para la empresa, que se adecuara a sus necesidades.
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En cuanto a la población de esta investigación, procedieron a la utilización
S E R sujetos. Por otro lado, el instrumento OS fue validado por siete (7) profesionales H C E en contaduría pública conocedores del área de inventario, administración y DER del censo poblacional puesto que la empresa esta conformada por 10
metodología para verificar el formato respectivo de presentación y registrar las observaciones, correcciones o sugerencias pertinentes sobre el mismo. Con respecto a los resultados pudieron conocer que en la empresa algunas veces manejan adecuadamente la distribución de los materiales debido a que no cuentan con el tiempo necesario para el almacenamiento de los mismos, aunado a esto la ausencia de procedimientos de planificación y organización de los materiales dentro del almacén. La investigación de tipo descriptiva, aporto datos importantes y pertinentes para el presente estudio, de acuerdo a la similitud de los enfoques y planeamientos de autores expertos en el área, lo cual contribuyó a consolidar la fundamentación de teorías requeridas en el control interno del manejo de las cuentas por cobrar.
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Bases Teóricas
Con el propósito de sustentar la investigación, seguidamente se desarrollan una serie de fundamentos teóricos vinculados con la variable objeto de estudio “Sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A.” y los aspectos relacionados con la misma, en función a los objetivos planteados.
Sistema
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Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que
S E R para lograr un objetivo común (Catacora 1997, p. 27). OS H C E El conocimiento DER del ambiente del sistema de información de una empresa,
se caracterizan por ciertos atributos identificados entre sí, y que funcionan
requiere conocer hasta qué punto se han mecanizado los procesos y transacciones relacionadas con las principales actividades y áreas operativas.
Clasificación de los Sistemas
Uno de los puntos de referencia para la clasificación de un sistema, lo representa el grado de complejidad alcanzado para el proceso de las operaciones. Generalmente una empresa empieza su experiencia con los sistemas de información, a través de la implantación de programas para procesar la información contable y financiera; por esta razón, la responsabilidad en el manejo de tales sistemas recae en un funcionario contable administrativo, sin embargo, el grado de desarrollo tecnológico aunado a la necesaria división del trabajo ha hecho que se pueda identificar sistemas basándose en las principales actividades y/o funciones de la empresa.
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Según Catacora (1997 p.27) los sistemas se clasifican de la siguiente forma:
a. Sistemas de producción Tiene como fin manejar y controlar todas las operaciones que se generan dentro del proceso productivo de una empresa manufacturera, o el proceso de prestación de servicios en una empresa de servicios. Este sistema tiene como funciones principales, la planificación de la producción, la planificación de la materia prima y otros costos y el control de
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la producción.
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S E R S Este sistema cubre H lasO siguientes funciones: Facturación y cobranzas, C E R de distribución y mercadeo. control de DlosEcanales b. Sistemas de ventas
c. Sistemas de administración y finanzas Esta representado por todos aquellos que se derivan de las dos funciones anteriormente nombradas. Algunos de sistemas de una empresa, que podemos identificar como de administración y finanzas son: Manejo de inversiones, cuentas por pagar, compras, activos fijos, inventarios, bancos, recursos humanos y contabilidad.
Diseño y desarrollo del sistema
Tiene por objetivo de especificar la forma lógica como irá a funcionar el sistema y la relación entre sus distintos componentes. Una de las metodologías que garantizan el desarrollo de un sistema bajo mínimos estándares de calidad es el análisis y diseño estructurado.
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Sistema de Control Interno
Control
Según Münch y García (2005 p. 169), el control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
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El control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los
S E R medir la temperatura presente OSy futura de la actuación de todos los recursos H C E de la empresa, DERsiendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no
individuos y, más que histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para
simplemente registrarlos.
Elementos del Control
Según Münch y García (2005 p. 170) el control posee 4 elementos. 1. Relación con lo planteado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. 2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control. Es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. 4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
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Importancia
Münch y García (2005 p. 171) plantean que el control es de vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
O D A V ER
momento en que se establecen medidas correctivas.
S E R planes, sirviendoHcomo OS fundamento C E planeación. DER
S
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los al reiniciarse el proceso de
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. 7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Principios
Münch y García (2005 p. 171) puntualizan que la aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: Equilibrio: La Autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. De los Objetivos: El control existe en función de los objetivos, no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares,
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que sirvan de patrón para la evolución de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. De la Oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. De las Desviaciones: Las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Costeabilidad: Un control solo debe implantarse si su costo se justifica ante
O D A V ER
S
los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema
S E R costo y el tiempo que implica OsuSimplantación. H C E De la Función DERControlada: La función controladora por ningún motivo debe de control si los beneficios financieros que se reditúe resultan menores que el
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Figura Nº 1 Secuencia de etapas necesarias para efectuar el control Establecimiento de estándares
Medición de resultados
Retroalimentación
Corrección
Control
Fuente: Münch y García (2005)
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Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos definidos por la organización. Los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las fuentes básicas y áreas clave de resultados. Medición de Resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser
O D A V ER
S
oportuna (a tiempo), confiable (exacta) válida (que mida realmente el
S E R (que se canalice por losH adecuados OS canales de comunicación). C E Corrección: DEElRtomar acción correctiva es función de carácter netamente fenómeno que intenta medir), con unidades de medición apropiadas y fluida
ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control. Reatroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.
Control Interno
Según Münch y García (2005 p. 197), el control interno se refiere a la aplicación de principios a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:
La obtención de información correcta y segura.
La protección de los activos de la empresa.
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La promoción de la eficiencia en la operación
El Control Interno tiene como finalidad optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas de protección contra pérdidas. Yanel Blanco (2004 p. 453), define el control interno como un proceso, efectuado por la junta de directores de una entidad, gerencia y otro personal, diseñado para proveer razonable seguridad respecto del logro de objetivos de las siguientes categorías:
O D A V ER
Efectividad y eficiencia de operaciones
Confiabilidad de la información financiera
S E R S y regulaciones aplicables Cumplimiento deH lasO leyes C E DER
S
Componentes del Control Interno
Mantilla B. y Cante S. (2006 p.34), señalan 7 componentes: 1. Segregación de funciones. La segregación de funciones señala que ninguna persona debe tener control sobre una transacción desde el comienzo hasta el final. De manera ideal y particularmente en las organizaciones grandes, complejas, ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción. Ello, como mecanismo de protección para esas mismas personas y de la misma organización. Dentro de la segregación de funciones se tienen dos connotaciones particularmente importantes: a. Relacionadas con los distintos roles vinculados con el control interno: diseño, implementación, mejoramiento, evaluación y auditoria. O dicho de
otra
manera:
los
papeles
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que
desempeñan
directivos
(administradores) principales, personal de apoyo (incluye directores de auditoria/control interno) y auditores (especialmente independientes). b. Por niveles: conlleva a diferenciar las funciones de control interno según el nivel organizacional (estratégico, táctico, operativo y específico). O mejor aún, diferenciar entre controles contables y administrativos, sistema de control interno, comités de auditoria, gobierno corporativo y control interno a las transacciones con partes relacionadas (grupos económicos, combinaciones de negocios). 2. Autocontrol. La dirección, gestión, supervisión y evaluación del control interno son
O D A V ER
S
administradas por la alta gerencia. No hay controles internos que sean
S E R desempeñados por gente capaz OSapoyada con tecnología. H C REabajo 3. De arriba DEhacia
externos. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean
El control interno es una forma de presión o influencia ejercida por los máximos niveles administrativos de la organización, esto técnicamente es denominado “el tono desde lo alto”. Siendo así, implica que ningún control interno puede funcionar de abajo hacia arriba, esto es, un empleado de nivel bajo u operativo no puede controlar a los directivos principales. En una perspectiva estratégica, tiene una marcada influencia en la forma como son estructuradas las organizaciones, lo que conlleva a que esta forma de presión sea originada desde los niveles más altos de las mismas. Adicionalmente Mantilla y Cante(2006) señalan diversos aspectos entre los cuales se resaltan:
Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de mayor nivel (sub-procesos, tareas, actividades).
El direccionamiento proviene de la alta gerencia (visión, misión) y se traslada a la acción por mecanismos operativos que es preciso alinear.
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El tono desde lo alto, es fundamentalmente de carácter
ético (de
negocios) que se convierte en algo de forzoso cumplimiento vía estrategias, planes, o en últimas, por mecanismos de carácter legal. 4. Costo menor que beneficio. El control interno genera valor a la organización, lo que implica, que estos no pueden ser más costosos que las actividades que controla ni que los beneficios que proveen. Si el control interno genera sobre-costos o duplicaciones, es mejor eliminarlo. De manera que ello exige un sacrificio o costo, que aun cuando su costo ha de ser menor que los beneficios, no es gratis. Lo cual ha de estar presente y es clave al momento de tomarse la
O D A V ER
S
decisión de la implementación de un sistema de control interno, y mucho más
S E R OS
aun cuando se va a evaluar o auditar.
H C E R Si el control DE interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales,
5. Eficacia
sencillamente no sirve. De ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una valoración de su eficacia. Una de las grandes fortalezas es precisamente el entendimiento de este principio. Puesto que la eficacia del control interno depende directamente de asegurar el logro de los objetivos de negocio que tiene el sistema y que son: eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad del proceso de presentación
de
reportes
financieros,
cumplimiento
de
normas
y
obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratégico. 6. Confiabilidad Es la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del control interno. La siguiente gráfica muestra las cuatro etapas que debe recorrer normalmente el control interno en su desarrollo: no confiable, insuficiente, confiable y óptimo. (Mantilla y Cante 2006 p. 38).
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Figura Nº 2 Confiabilidad del modelo de control interno
Etapa 4 Óptimo Etapa 3 Efectividad del diseño y de la operación
Confiable Etapa 2 Insuficiente
O D A V ER
Etapa 1
S E R OS
S
H C E R Extensión de documentación, conciencia y monitoreo DE No confiable
Fuente: Mantilla y Cante (2006)
7. Documentación. Este hace referencia en primer lugar a que las transacciones de estar clara y completamente documentadas y disponibles para revisión; y en segundo lugar tiene que ver con los papeles de trabajo. Lo que implica la documentación es mucho más amplio y hace referencia a toda la información sobre el control interno, incluidos el criterio de control, el diseño seleccionado y las acciones emprendidas. Abarca no solo a la administración sino también a los auditores. (Montilla y Cante p. 39 2006). Toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada, de manera tal que pueda se analizada por cualquier persona interesada, ya se trate de la administración, de los auditores o de los reguladores.
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Esto se sintetiza en la necesidad e importancia de la formalización y respectiva documentación respecto del control interno, lo que significa que una organización así soporta todos sus métodos y procedimientos empleados, lo cual le permite la fácil identificación de criterios y demás acciones. De esta manera se puede afirmar que estos principios conllevan un mejor entendimiento del control interno y le dan su caracterización.
El proceso y los roles de control interno
Mantilla y Cante plantean que el control interno es un proceso, el cual es
O D A V ER
S
efectuado por todas las personas de la organización, involucrando
S E R S interno en un contexto de cadena de valor. actividades del proceso H de O control C E DER
especialmente a los niveles directivos más altos; y señalan las etapas o
Figura Nº 3 El Proceso y los roles de control interno en un contexto
DISEÑO
Emisores de Criterios / Estándares
IMPLEME NTACIÓN
MEJORA MIENTO
Alta Gerencia / consultore
Alta gerencia / staff
EVALUACION VALORACION
Auditores Internos / externos
Fuente: Mantilla y Cante (2006)
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AUDITORIA
Auditores Externos (Independi entes)
SUPER VISION
Autoridades de supervisión
Diseño:
Es la actividad más importante y clave, en una perspectiva estratégica. La clave en el diseño del sistema de control interno está conduciendo a subrayar la importancia de: 1. Los criterios de control, como referentes comunes y con altas dosis de objetividad, particularmente a partir de estándares internacionales. 2. Las acciones estratégicas de la alta gerencia en ejercicio de su rol de propietario del control interno. Si el diseño es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos.
O D A V ER
S
Por eso, si bien es importante que participen todos los involucrados en la
S E R S emisores de los criterios/ estándares, y a la alta gerencia en cuanto ésta O H C E directamente, o a través de asociaciones gremiales, participa en la emisión DER organización, el rol principal relacionado con el diseño corresponde a los
de tales criterios/ estándares. Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que le parecen a cada quien, sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones.
Implementación:
Esta es una actividad de responsabilidad de la alta gerencia, normalmente a través de consultores externos. Consiste en poner a funcionar, en plazos prudentes, el diseño aceptado. La capacitación a los máximos niveles directivos como al personal clave en la organización, respecto del criterio de control seleccionado, las razones para ello y la metodología asociada con el mismo, es usualmente el primer paso; lo siguiente es poner a funcionar un plan piloto, dicho plan debe realizarse en un área que sea clave para la organización, y posteriormente ir implementándolo en el resto de las áreas, y no seleccionar el área piloto por un área operativa de bajo nivel. Finalmente, el paso siguiente en esta etapa es la consolidación e integración en un sistema único y coherente.
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Mejoramiento:
Esta actividad consiste en un accionar continuo, la consolidación del sistema de control interno es un asunto que se da con el paso del tiempo. No existe ningún sistema de control interno que sea carente de errores. Por consiguiente, se convierte en un imperativo su mejoramiento continuo.
Evaluación / valoración:
Esta actividad o etapa es la que históricamente mayor énfasis ha tenido, aun cuando no siempre cuente con la eficacia requerida. Ha sido práctica tradicional que los sistemas de control interno estén sometidos a evaluaciones, principalmente por parte de los auditores (internos y externos).
O D A V ER
S
Mantilla y Cante definen dos roles importantes y diferentes de la
S E R Los auditores internos, OS quienes valoran el control interno para H C E ayudarle DER a la administración a sus actividades de gestión
evaluación: 1.
organizacional. 2. Los auditores externos (financieros), quienes generalmente han utilizado esta evaluación para determinar el alcance de las pruebas de auditoría, un asunto que les interesa mucho para ahorrar costos y para salvar sus responsabilidades, generando unas recomendaciones de control a las que no siempre se les hace seguimiento y a las que la administración no siempre atiende.
Auditoría:
Esta actividad para el sistema de control interno, es un asunto extremadamente nuevo. Puesto que ésta implica someter a examen independiente, a cargo del auditor de la compañía, la valoración que a partir de un criterio de control realiza la administración principal. (Mantilla y Cante 2006, p. 49) 1. Se precisa que tiene que existir un referente externo, aceptando por todos los involucrados en la organización particular, que se domina “criterio de control”.
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2. La administración tiene que hacer una valoración del sistema de control interno, especificando tanto el criterio de control como los resultados
de tal valoración, por
la cual tiene que asumir
responsabilidad. 3. Si bien el responsable del control interno es la administración principal, acá se hace una precisión adicional en relación con la responsabilidad por la valoración. Ya no es suficiente que los auditores hagan las evaluaciones y las presenten, sino que la administración principal tiene que hacer su valoración y someterla a auditoría. 4. La auditoría se convierte en un asunto de interés público.
O D A V ER
S
Por ende aparecen muy claramente diferenciados e identificados los roles
S E R interno, puede ser a través OdeSsus auditores internos, y someterla a examen H C ERE y de los auditores externos independientes externo D independiente) de la administración principal (hacer la valoración del sistema de control
(dictaminar sobre el control interno).
Supervisión:
En esta se hace referencia principalmente a cuál es el rol de las actividades de supervisión en relación con el control interno, entonces es, hacerlo exigible (obligatorio) en entidades de interés público, monitorear su funcionamiento y sancionar por su no cumplimiento. Desafortunadamente es una etapa de la cual se dispone de poca documentación, principalmente a causa de que se ha confundido con la de evaluación. En lo concerniente a la evaluación del sistema de control interno es, relativamente la que mayor práctica ha y seguirá teniendo, a causa de su incorporación en los estándares / normas de auditoría generalmente aceptadas, como un medio para determinar el alcance de las pruebas de auditoría y como objeto de informes destinados a la gerencia.
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Objetivos del sistema de control interno
Cepeda (1997, p. 7) plantea que el diseño, la implantación, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del sistema de control interno, se debe orientar de manera fundamental al logro de los siguientes objetivos:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.
Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de
O D A V ER
las funciones y actividades establecidas.
S
S E R dirigidos al cumplimiento OSde los objetivos previstos. H C E Garantizar DER la correcta y oportuna evaluación y seguimiento
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
de la
gestión de la organización.
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los registros que respaldan la gestión de la organización.
Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer el logro de los objetivos programados.
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación, de los cuales hace parte la auditoría interna.
Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura, características y funciones.
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Características del sistema de control interno
Según Cepeda (1997, p. 9) un sistema de control interno posee las siguientes características.
Está conformado por los sistemas contables, financieros, de planeación, de verificación, información y operacionales de la respectiva organización.
Corresponde a la máxima autoridad de la organización de establecer,
O D A V ER
S
mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe
S E R misión de la organización. OS H C EREinterna, o quien funcione como tal, es la encargada de LaD auditoría
adecuarse a la naturaleza, la estructura y las características y la
evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del sistema de control interno de la organización y proponer a la máxima autoridad de la respectiva organización las recomendaciones para mejorarlo.
El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización.
Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de conciliaciones estén debidamente separadas.
Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas de la organización.
No mide desviaciones; permite identificarlas.
Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
La auditoría interna es una medida de control y un elemento del sistema de control interno.
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Elementos del sistema de control interno
Toda organización debe establecer por lo menos los siguientes aspectos que orientarán la aplicación del control interno (Cepeda 1997, p. 11).
Definición de los objetivos y metas, tanto generales como específicas, además de la formulación de los planes operativos que sean necesarios.
Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.
Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los
O D A V ER
planes.
S
S E R S la protección y utilización racional de los Adopción de normas Opara H C E recursos. DER Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluación.
Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno.
Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.
Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.
Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
Establecimiento
de
programas
de
inducción,
capacitación
actualización de directivos y demás personal de la organización.
Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
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y
Principios del control interno
El control interno se debe hacer siguiendo ciertos principios (Cepeda 1997, p. 13):
Principio de igualdad: consiste en que el sistema de control interno debe velar porque las actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.
Principio de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no sólo acatando las normas aplicables a la organización, sino los
O D A V ER
principios éticos y morales que rigen la sociedad.
S
S E R calidad y oportunidad, OlaSprovisión de bienes y / o servicios se haga al H C E mínimo costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos DER
Principio de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de
disponibles.
Principio de economía: vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.
Principio de celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.
Principios de imparcialidad y publicidad: consisten en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la información.
Principio de valoración de costos ambientales: consiste en que la reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus
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actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo. Un control interno eficiente, presupone necesariamente la existencia de objetivos y metas en la organización. Si éstos no están definidos adecuadamente, la organización carecerá de rumbo y, por tanto, de un marco de referencia contra el cual pueda medir los resultados obtenidos. Sin este marco, las actividades de control corren el riesgo de quedar solamente en el nivel tramitacional, convirtiéndose en un ejercicio estéril sin posibilidad alguna de influir realmente en el desempeño de la organización.
ACTIVO
H
O D A V ER
S E R OS
S
Un activo es un recurso económico propiedad de una entidad, que se
EC R E D
espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con base en el costo de adquisición del artículo, más todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalación y arranque de operación. Los tipos de activo de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeño negocio de servicios puede tener sólo un equipo de transporte de materiales y una oficina en la casa del dueño. Una gran tienda puede tener edificios, mobiliario, máquinas y equipo. (Guajardo 2004, p. 48) Romero (2006, p. 204), toma como consideración la definición del activo de otro autor, Finney-Miller, que plantea que el activo está constituido por las cosas de valor que poseen, y expresa que tales cosas tienen valor para sus dueños por diferentes razones, entre las cuales menciona: 1. Porque puede emplearse como medio de compra (el dinero). 2. Porque está constituido por derechos provenientes de créditos exigibles (las cuentas por cobrar a clientes y documentos por cobrar). 3. Porque puede venderse y convertirse en flujo de efectivo o un derecho exigible (mercancías).
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4. Porque representa beneficios potenciales, derechos o servicios derivados de su uso (terrenos, edificios). El activo está integrado por todos aquellos recursos de que dispone la entidad para la realización de sus fines, los cuales deben representan beneficios económicos futuros fundadamente esperados y controlados por una entidad económica, provenientes de transacciones o eventos realizados, identificables y cuantificables en unidades monetarias. (Romero 2006 p. 207).
Características esenciales del activo
S O D A Vla información financiera, como tal y, en consecuencia, sea presentado en R E S E R debe reunir todas y cada una de las características que contiene la definición S O HInidentificables C E como lo son: R Recursos, y cuantificables, posibilidad de que DE
Romero (2006, p. 207), expresa que para que un activo sea reconocido
los beneficios económicos futuros que genere fluyan a la entidad, Valuado confiablemente, la entidad debe tener control sobre los beneficios económicos futuros fundadamente, provenir de transacciones pasadas.
1. El concepto de activo se refiere a todos aquellos bienes de que dispone una entidad para la realización de sus fines; por lo tanto, incluye el dinero en efectivo de caja y bancos, las inversiones en valores negociables, las cuentas y documentos por cobrar a clientes, los deudores, las mercancías, los pagos anticipados como la papelería, la propaganda, las primas de seguros y fianzas, las rentas, los intereses pagados por anticipados; los terrenos, edificios, la maquinaria, el mobiliario y el equipo de oficina, equipo de reparto y transporte; y todos aquellos otros conceptos que reúnan las características. 2. Aquellas partidas que representan un derecho específico a recibir beneficios económicos futuros o servicios potenciales y que se espera que generen flujos de efectivo. Debe existir la posibilidad de ejercer
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una reclamación legal de los derechos o servicios. Aquellos recursos, bienes o servicios cuyos derechos o servicios han expirado no deben ser incorporados como activo, ya que su potencial generador de recursos o beneficios económicos ha desaparecido. 3. Los activos son el resultado de operaciones realizadas por una entidad, por lo tanto, estos recursos sólo pueden acumularse a favor de una entidad económica; los activos son recursos bajo el control de una entidad. 4. Los recursos, derechos, bienes o servicios potenciales futuros deben poseer el atributo de ser razonablemente cuantificables en términos
O D A V ER
S
monetarios, una vez que hayan sido identificados como tales.
H
EC R E D
ACTIVO CIRCULANTE
S E R OS
Esta constituido por las cuentas que representan efectivo u otros activos y recursos que razonablemente se consideran susceptibles de convertirse en efectivo. Romero (2006, p. 212), define el activo circulante, como aquellas partidas cuya disposición o beneficio económico futuro se logrará dentro del próximo año natural o a partir de la fecha del balance general, o dentro de un plazo no mayor al próximo ciclo normal de operaciones de una entidad. Son partidas que representan efectivo o que se espera en forma razonable se conviertan en efectivo, los bienes o recursos que se espera brinden un beneficio económico futuro fundadamente esperado, ya sea por su venta, uso, consumo o servicios, normalmente en el plazo de un año a partir de la fecha del balance general o del ciclo financiero de la entidad. Si bien es cierto la disponibilidad se toma como base para la clasificación, conviene hacer hincapié en que dicha disponibilidad se relaciona con el tiempo. Además, hay que destacar que el beneficio económico futuro fundadamente esperado y controlado por las entidades no está sólo
33
representado por efectivo. Esto quiere decir que, en el corto plazo, las entidades no tan sólo reciben y utilizan para la realización de sus actividades efectivo o sus equivalentes, aun cuando es claro que el objetivo de ellas cuando generan utilidades es que éstas se conviertan y fluyan como flujos de efectivo o sus equivalentes, pero también es cierto que otras partidas brindan su beneficio por su uso, consumo o aplicación a resultados en el corto plazo. La NIC-1 clasifica los activos en corrientes y no corrientes. Respecto de los primeros establece lo que un activo debe clasificarse como corriente cuando: 1. Su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo, en el
O D A V ER
S
transcurso del ciclo normal de la operación de la empresa;
S E R plazo, y se espera realizar OS dentro de un periodo de 12 meses tras la H C E fecha DEdeRbalance.
2. Se mantiene fundadamente por motivos comerciales, o para un corto
3. Se trata de efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización no esté restringida. El activo circulante se clasifica en disponibles y realizables; El activo disponibles está representado por el efectivo en caja, bancos y los instrumentos financieros en valores negociables de disponibilidad inmediata. El activo realizable, se integra por aquellos recursos que representan derechos de cobro; se pueden vender, usar o consumir, pero deben generar beneficios económicos futuros fundadamente esperados en el plazo de un año o del ciclo financiero a corto plazo.
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Figura Nº 4 Clasificación de los activos circulantes
DISPONIBLE
H
EC R E D
ACTIVO CIRCULANTE
Caja Fondo fijo de caja chica Fondo de oportunidades Bancos Instrumentos financieros
S O D Clientes A ERV
S E R OS
REALIZABLE
Documentos por cobrar Deudores Funcionacios y empleados IVA acreditable Anticipo de impuestos Inventarios Mercancías en tránsito Anticipo a proveedores Papelería y útiles Propaganda y publicidad Muestras médicas y literatura Primas de seguro y fianzas Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado Otros
Fuente: Romero (2006).
EFECTIVO Los contadores definen el efectivo como el dinero depositado en bancos y cualquier renglón que los bancos acepten en depósito. Estos renglones incluyen no solamente monedas y billetes, sino también cheques, órdenes de dinero y cheques viajeros. (Meigs 2000, p. 270).
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Gerardo Guajardo (2005, p. 226), plantea que el efectivo está constituido por la caja, los depósitos bancarios a la vista y las inversiones a corto plazo de gran liquidez y de fácil convertibilidad al efectivo. La partida denominada Caja o Caja chica es un fondo limitado con el que se cuenta para hacer frente a erogaciones cuyo monto es pequeño y cuya naturaleza y oportunidad exige que el pago sea en efectivo. Por otro lado, la partida de bancos se refiere a las cuentas de cheques en instituciones bancarias. Algunas de estas pueden generar intereses, en cuyo caso se denominan cuantas productivas, mientras que las que no los generan son
O D A V ER
cuentas tradicionales.
S
S E R cambio, disponible inmediatamente OS para el pago de obligaciones circulantes. H C E DER
El criterio general para definir el efectivo consiste en que sea un medio de
Confirmación del Efectivo Efectivo en Caja y/o Caja Chica
La mayor parte de las empresas poseen un fondo de caja chica el cual va destinado a efectuar pagos menores tales como papelería, envíos de paquetería y gastos menores. Según Gerardo Guajardo (2005, p. 228), el sistema de caja chica funciona de la siguiente manera: 1. Creación del fondo de caja chica: se determina la cantidad necesaria para establecer el fondo, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su manejo. 2. Erogaciones a través del fondo de caja chica: el responsable debe llevar el control de los desembolsos que efectúe mediante recibos o comprobantes de caja en los cuales es conveniente que anote el concepto del desembolso y la persona que lo solicitó. En todo
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momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, en comprobantes o en ambos. 3. Reposición del fondo de caja chica: cuando el encargado del fondo considera que éste está por agotarse, debe solicitar que se le repongan los desembolsos que haya realizado. Para ello debe elaborar un reporte en donde especifique los conceptos de cada desembolso.
Efectivo en Bancos
O D A V ER
S
La seguridad en el resguardo del dinero, su adecuada administración y la
S E R de las cuentas bancarias. Cuando OS una empresa abre una cuenta de cheques, H C E ER el bancoD pide que llene una tarjeta de firmas, donde aparezcan las de todas
posibilidad de obtener un rendimiento son los aspectos básicos del manejo
las personas autorizadas para firmar o girar cheques de la empresa.
Equivalentes a efectivo
Algunas inversiones de corto plazo son tan líquidas que se denominan equivalentes a efectivo. Estos activos se consideran tan similares al efectivo que se combinan con el monto de efectivo en el balance general. Por consiguiente, el primer activo que aparece en el balance general comúnmente se llama Efectivo y Equivalente a efectivo. Para calificar una inversión como equivalente a efectivo, debe ser muy segura, tener un valor de mercado muy estable y vencer en un término de 90 días desde la fecha de adquisición. No se considera que las inversiones en acciones y bonos de la más alta calidad de las grandes corporaciones cumplan estos criterios. (Meigs 2000, p. 270).
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Conciliación del efectivo
Se refiere a la planificación, al control y a la contabilidad de las transacciones y de los saldos en efectivo. Debido a que el efectivo se mueve tan fácilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros, el manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los recursos financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el éxito, incluso para la supervivencia, de toda organización empresarial. (Meigs 2000, p. 271). Los objetivos básicos del manejo del efectivo son los siguientes:
Proporcionar
una
contabilidad
los
S E R S de robo o fraude. El efectivo es más Prevenir o minimizar Opérdidas H C E susceptible DER al robo que cualquier otro activo y, por consiguiente, desembolsos y saldos de efectivo. .
Sentradas, O de Dlas A ERV
precisa
requiere protección física.
Anticipar
las
necesidades
de
endeudamiento
y
asegurar
la
disponibilidad de sumas adecuadas de efectivo para realizar las operaciones de la empresa.
Evitar que queden inactivas innecesariamente grandes sumas de efectivo en las cuentas bancarias sin producir ingresos.
Importancia de la administración del efectivo
Gerardo Guajardo (2005, p. 227), plantea que la administración del efectivo es de suma importancia en cualquier negocio debido a que es el medio para obtener mercancías y servicios. Por lo general esta actividad se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control contable.
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El presupuesto de efectivo constituye una pieza fundamental en la función
de
planeación
debido
a
que
permite
identificar
los
requerimientos, sobrantes o faltantes de efectivo en un periodo determinado.
El control contable es necesario con el fin de asegurar que el efectivo se utiliza para propósitos exclusivos de la empresa, que no se desperdicia, se invierte equívocamente o se roba. La administración es responsable del control y protección de todos los activos de la empresa.
O D A V ER
Procedimiento de Control sobre el efectivo
S
S E R Meigs (2000, p. 272) define OS que el control interno sobre el efectivo se H C ERunEmedio para evitar el fraude y robo. Sin embargo, un buen considera Dcomo sistema de control interno ayudará también a lograr los demás objetivos de manejo eficiente del efectivo, incluyendo la contabilidad precisa de las transacciones de efectivo, la anticipación de la necesidad de endeudamiento y el mantenimiento de saldos de efectivo adecuados pero no excesivos. Los pasos más importantes para alcanzar el control interno sobre transacciones y los saldos de efectivo incluyen:
Separar la función del manejo de efectivo del mantenimiento de los registros contables. Los empleados que manejan efectivo no deben tener acceso a los registros contables y el personal de contabilidad no debe tener acceso al efectivo.
Para cada departamento dentro de la organización, preparar un presupuesto de efectivo de las entradas de efectivo planeadas, de los pagos de efectivo y de los saldos de efectivo, programados mes por mes para el año que viene.
Preparar un listado de control de las entradas de efectivo en el momento y en el lugar en donde se recibe el dinero. Para las ventas
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en efectivo, este listado puede ser una cinta de caja registradora, creada mediante el registro de cada venta. Para los cheques recibidos por correo, el empleado asignado para abrirlos debe preparar un listado de control de los mismos.
Exigir que todos los ingresos de efectivo se depositen diariamente en el banco,
Realizar todos los pagos en cheque. La única excepción debe ser pequeños pagos que se deben realizar en efectivo de un fondo de caja menor.
Exigir que la validez y el valor de cada gasto se verifiquen antes de su
O D A V ER
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pago mediante el giro de un cheque. Separar la función de aprobación
S E R Efectuar rápidamente OlaSconciliación de los extractos bancarios con los H C E registros DERcontables. de los gastos de la función de firma de cheques.
Por su parte Gerardo Guajardo (2005, p. 227), plantea que debido a que el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita contar con un sistema de control adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para satisfacer sus necesidades personales. Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: 1. Proteger los recursos contra el desperdicio, fraudes e insuficiencias. 2. Estimular el cumplimiento de las políticas organizacionales. 3. Promover y evaluar la eficiencia operativa de la compañía. 4. Asegurar registros contables exactos y confiables. El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad de que ocurran errores o fraudes. Por lo tanto, no es responsabilidad sólo de los contadores, sino también de los administradores. El sistema de control interno de un negocio es tan eficaz como la calidad de la administración de la organización.
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Los controles internos son más eficaces cuando los empleados se familiarizan con las metas y objetivos de la organización. Un aspecto crítico del sistema de control interno es la separac9ión de responsabilidades. Individuos que tienen responsabilidad directa sobre el manejo del efectivo y demás activos, no deben tener acceso a los registros contables. La NIC 7 prescribe los requisitos para la presentación del estado de flujos de efectivo y las correspondientes revelaciones. Dicha norma indica que la información sobre los flujos de efectivo es útil para proveer a los usuarios de los estados financieros. De una base que les permita evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, y evaluar las
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necesidades de la empresa para utilizar estos flujos.
S
S E R Beneficios de la información OSfinanciera sobre flujos de efectivo. (NIC 7) H C E DER El estado de flujos de efectivo, cuando se usa de forma conjunta con el resto de los estados financieros, suministra información que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos netos de la empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad para modificar tanto los importes como las fechas de cobros y pagos, a fin de adaptarse a la evolución de las circunstancias y a las oportunidades que se puedan presentar. La información acerca de los flujos de efectivo es útil para evaluar la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y equivalentes al efectivo, permitiendo a los usuarios desarrollar modelos para evaluar y comparar el valor actual de los flujos netos de efectivo de diferentes empresas. También posibilita la comparación de la información sobre el rendimiento de la explotación de diferentes empresas, ya que elimina los efectos de utilizar distintos tratamientos contables para las mismas transacciones y sucesos económicos.
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Con frecuencia, la información histórica sobre flujos de efectivo se usa como indicador del importe, momento de la aparición y certidumbre de flujos de efectivo futuros. Es también útil para comprobar la exactitud de evaluaciones pasadas respecto de los flujos futuros, así como para examinar la relación entre rendimiento, flujos de efectivo netos y el impacto de los cambios en los precios. La NIC 7, Plantea que el estado de flujo de efectivo debe informar acerca de los flujos de efectivo habidos durante el periodo, clasificándolos por actividades de operación, de inversión y de financiación. Cada empresa presenta sus flujos de efectivo procedentes de las
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actividades de operación, de inversión y de financiación, de la manera que
S E R clasificación de los H flujos OSsegún las actividades citadas suministra C E información DEqueRpermite a los usuarios evaluar el impacto de las mismas en resulte más apropiada según la naturaleza de sus actividades. La
la posición financiera de la empresa, así como sobre el importe final de su efectivo y demás equivalentes al efectivo. Esta estructura de la información puede ser útil también al evaluar las relaciones entre tales actividades. Una transacción puede contener flujos de efectivo pertenecientes a las diferentes categorías. Por ejemplo, cuando los reembolsos correspondientes a un préstamo incluyen capital e interés, la parte de intereses puede clasificarse como de actividades de operación, mientras que la parte de devolución del principal se clasifica como actividad de financiación. Los flujos de efectivo procedentes de las actividades de operación se derivan fundamentalmente de las transacciones que constituyen la principal fuente de ingresos de la empresa. Por tanto, proceden de las operaciones y otros sucesos que entran en la determinación de las ganancias o pérdidas netas. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación son los siguientes: a) Cobros procedentes de las ventas de bienes y prestación de servicios; b) Cobros procedentes de regalías, cuotas, comisiones y otros ingresos;
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c) Pagos a proveedores por el suministro de bienes y servicios; d) Pagos a y por cuenta de los empleados; e) Cobros y pagos de las empresas de seguros por primas y prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las pólizas suscritas; f) Pagos o devoluciones de impuestos sobre las ganancias, a menos que éstos puedan clasificarse específicamente dentro de las actividades de inversión o financiación; y g) Cobros y pagos derivados de contratos de intermediación u otros acuerdos comerciales.
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Algunas transacciones, tales como la venta de un elemento de la partida
S E R S Sin embargo, los flujos derivados de tales se incluirá en la ganancia neta. O H C E transacciones se incluirán entre las actividades de inversión. DER propiedades, planta y equipo, puede dar lugar a una pérdida o ganancia que
Principios de contabilidad aplicables a la partida de efectivo
Guajardo (2004, p. 337), define las normas internacionales de contabilidad aplicables al rubro del efectivo: Normas NIC 1 Presentación de estados financieros NIC 7 Estado de flujo de efectivo Concepto El efectivo está integrado por caja, depósitos bancarios a la vista y los equivalentes al efectivo (inversiones a corto plazo fácilmente convertibles en efectivo). Reglas aplicables
El efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización no esté restringida es considerado un activo corriente (circulante).
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Los equivalentes al efectivo se tienen para cumplir los compromisos de pago a corto plazo y son aquellos que fácilmente se convierten al efectivo y están sujetos a un riesgo insignificante de cambio de valor.
Los sobregiros bancarios exigibles en cualquier momento por el banco, se incluyen como componentes del efectivo y equivalentes al efectivo
Se debe informar sobre los flujos de efectivo durante el periodo mediante el estado de flujo de efectivo.
CUENTAS POR COBRAR
S O D A V a crédito que realiza la Las cuentas por cobrar surgen de lasE ventas R S E R compañía. Una cuenta por cobrar es el derecho del vendedor de exigir al S O H C E cliente o comprador el pago del importe de la operación. Al efectuarse el DER cobro de las cuentas por cobrar, se incrementa el efectivo. El negocio adquiere una cuenta por cobrar cuando vende mercancía o presta servicios a crédito. El término por cobrar significa la promesa del cliente de pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por mercancías o servicios. Por lo general, en los negocios esta promesa se expresa con el importe del efectivo que se cobrará dentro de cierto número de días posteriores a la venta. El plazo varía de acuerdo con el giro del negocio de que se trate. (Guajardo 2005, p.252). Por su parte Meigs (2000, p. 280), define las cuentas por cobrar como activos relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en un periodo de 30 a 60 días. Por consiguiente, las cuentas por cobrar de los clientes generalmente aparecen en el balance general inmediatamente después del efectivo y de otras inversiones a corto plazo en valores negociables.
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Convertibilidad y Confirmación de las Cuentas por Cobrar Cuentas por cobrar y flujos de efectivo
En un estado de flujo de efectivo, las entradas de efectivo provenientes del cobro de cuentas están incluidas en el subtotal del flujo de efectivo neto de actividades operacionales. El cobro de cuentas por cobrar con frecuencia representa la fuente de entradas de efectivo más grande y consistente de una compañía. De esta manera, el seguimiento al cobro de efectivo es una parte importante del manejo eficiente del efectivo. (Meigs 2000, p. 281). En resumen, la capacidad de una compañía para generar el efectivo
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requerido para las operaciones rutinarias de negocios depende con
S E R OS
frecuencia del valor, de la rentabilidad y de las fechas de vencimiento de sus
H C E R E p.288) plantea que la gerencia en cuanto al manejo de las MeigsD (2000,
cuentas por cobrar.
cuentas por cobrar tiene dos objetivos conflictivos. Por una parte la gerencia desea generar el mayor ingreso de ventas posible. La oferta a los clientes de términos de créditos prolongados, con poco o ningún interés, ha demostrado ser un medio efectivo de generar ingreso. Todo negocio, sin embrago, preferiría vender más en efectivo que a crédito. A menos que las cuentas por cobrar produzcan intereses, éstas son activos no productivos que no generan ingreso mientras esperan el cobro. Por consiguiente, otro objetivo del manejo de efectivo es minimizar la cantidad de dinero comprometido en forma de cuentas por cobrar. Existen diversas herramientas disponibles para una gerencia que necesita ofrecer términos de crédito a sus clientes y aún desea minimizar la inversión de la compañía en cuentas por cobrar. Ya se ha analizado la oferta a los clientes de crédito de descuentos en efectivo para estimular el pronto pago. Otras herramientas incluyen la venta factoring de las cuentas por cobrar y la venta a clientes que utilizan tarjetas a crédito nacional.
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El término factoring describe las transacciones en las cuales un negocio vende sus cuentas por cobrar a una institución financiera u obtiene un préstamo en dinero ignorando sus cuentas por cobrar como garantía colateral (seguro) para un préstamo. Las cuentas por cobrar mediante factoring es una práctica limitada principalmente a pequeñas organizaciones empresariales
que
no
tienen
acceso
bien
establecido
al
crédito.
Generalmente las organizaciones grandes y solventes pueden obtener dinero en préstamo utilizando líneas de crédito no aseguradas, de manera que no necesitan vender sus cuentas por cobrar. (Meigs 2000, p. 288) Al efectuar las ventas a través de las compañías de tarjeta de crédito, los
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comerciantes reciben efectivo más rápidamente que con las ventas a crédito
S E R gatos de investigar el crédito de los clientes, de mantener un mayor auxiliar OS H C E de cuentas porR cobrar y de efectuar los cobros a clientes. DE y evitan un gasto de cuentas incobrables. Además, el comerciante evita los
Tipos de cuentas por cobrar
Guajardo (2005, p. 252), clasifica las cuentas por cobrar. Puede haber cuentas por cobrar a clientes, funcionarios o empleados de la compañía y a otras personas. Además, pueden estar respaldadas por un documento exigible legalmente o no. Desde esa perspectiva, los dos tipos principales con clientes y documentos por cobrar. La cuenta de clientes representa las deudas que los clientes adquieren al comprar mercancías o recibir servicios a crédito, además de una promesa incondicional de pago en un tiempo futuro determinado. Por otro lado, los documentos por cobrar representan los mismos derechos frete a los clientes, producto de las ventas a crédito, con la diferencia de que existe un documento firmado que ampara la transacción. En estos casos, debido a la mayor formalidad, se utiliza un documento
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conocido como pagaré, en el cual se especifica la fecha de vencimiento, el monto, las condiciones de pago y el interés, si existiese. Existe una tercera categoría denominada Otras cuentas por cobrar, la cual es una clase mixta que incluye préstamos a empleados y deudores diversos, las cuales tienen el común denominador de haber sido originadas en transacciones
distintas a las que constituyen la actividad normal de la
empresa. Clientes El término clientes solo se utiliza cuando se trata de importes adeudados por las personas o instituciones a los que se les ha vendido mercancía o
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brindado servicios a crédito, y se clasifican como un activo circulante en el
S E R préstamos a funcionarios de la compañía, anticipos a empleados, OS H C E R y los intereses acumulados sobre los documentos por documentos DErecibidos Estado de situación financiera. Los importes por cobrar correspondientes a
cobrar también se consideran como activo circulante, si se piensa cobrarlo dentro de un año o menos. Documentos por cobrar Cuando una institución financiera o alguna otra entidad otorga un préstamo, por lo general requiere que el propietario pague ciertos honorarios, llamados intereses, por el u8so del dinero. Cuando el prestario recibe el dinero, firma una promesa por escrito de que pagará al prestamista en una fecha futura el monto del préstamo más los intereses. Esta promesa por escrito firmada por el prestario se llama pagaré. Una compañía puede aceptar documentos de un cliente como pago de un adeudo. Por lo general los documentos que se reciben de clientes o los que se entregan a proveedores son pagarés. El interés que se recibe de un cliente cuando efectúa el pago del documento se acredita ingreso por interés. Por su parte, el interés pagado sobre un documento dado a un acreedor se carga a la cuenta de gastos de intereses.
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Pagaré El pagaré es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta cantidad de dinero, en una fecha determinada. Es una forma generalizada y económica de obtener d9inero prestado por cortos periodos. Lo firma el suscriptor y se debe pagar a una persona específica o al portador. El documento tiene que ser firmado por el prestatario, a quien se conoce como suscriptor del pagaré. Dicho documento debe señalar la ciudad, el estado, la fecha en que se extiende, el tiempo en que vence y la tasa de interés. Para que el pagaré sea negociable (pueda transferirse a otra persona), debe estar extendido a la orden de la persona que presta el dinero,
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a quien se le conoce como beneficiario o portador, que es cualquiera que
S E R OS
tenga a su nombre el pagaré.
H C E R E CuentasD incobrables
Es normal que un negocio que vende mercancía y servicios a crédito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican bajo el nombre de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos de operación/ gastos de venta del Estado de resultado. El monto de gasto por cuentas incobrables que resulte varía de acuerdo con las políticas de crédito de la compañía. Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable del gasto por cuentas incobrables que aparecerán en el estado de resultados.
Registro de las cuentas incobrables
Es difícil determinar cuáles serán los clientes que no pagarán sus cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que aparezca en el Estado
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de situación financiera sea el correcto, es necesario estimar las cuentas que con el tiempo serán incobrables. (Guajardo 2005, p. 254) Para registrar las pérdidas por cuentas incobrables del periodo, primero se debe estimar un monto de cuentas incobrables. Este asiento de ajuste consiste en un cargo a la cuenta Gasto de cuentas incobrables y un abono a una cuenta complementaria de activo llamada Estimación por cuentas incobrables. Esta estimación no se acredita en forma directa a clientes, debido a que este importe no es más que una estimación de las cuentas de clientes que pueden resultar in cobrables y, además, no se refiere a ningún cliente en particular, pues es una contra cuenta de la cuenta de clientes que
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al ser disminuida presentará su saldo neto real acorde a lo que se espera cobrar.
S E R OS
H C E R E estimar las cuentas incobrables MétodosD para
El tratamiento contable de las cuentas incobrables implica una estimación de las mismas ante la imposibilidad práctica de saber cuáles clientes no pagarán. Dicha estimación puede ser un porcentaje de las ventas del periodo o sobre el saldo de las cuentas por cobrar a una fecha determinada. (Guajardo 2005, p. 255) A continuación se explicará el método para estimar las pérdidas por cuentas incobrables basado en el porcentaje de ventas: Método del porcentaje de las ventas: Estima las pérdidas por cuentas incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar a una cantidad razonable. Para determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de las ventas a crédito de periodos anteriores. Después se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas a crédito del periodo, menos el importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. No debe restarse o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta estimación por cuentas
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incobrables provenientes de periodos anteriores para determinar el importe de ajuste de cuentas malas.
Cancelación de cuentas incobrables
Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe eliminarse de los registros contables. Para registrar la cancelación se hace un cargo a la estimación de cuentas incobrables y se abona a clientes, siempre y cuando se haya realizado previamente la estimación Método de cancelación directa: Las compañías pequeñas que tienen muchos
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clientes pueden preferir esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la
S E R con las pérdidas por cuentas OSincobrables. Cuando es evidente que una H C ERE utilizan el método de cancelación directa. Cuando se cuenta es Dincobrable, cuenta específica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación
aplica este método se hace un cargo a la cuenta de gastos por cuentas incobrables y se abona directamente a Clientes por el importe adeudado. (Guajardo 2005, p. 256) De acuerdo con este método, las pérdidas en cuentas incobrables se deben registrar como un gasto en el periodo en el que se canceló la cuenta y no cuando se realizó la venta. Ello puede provocar que los activos del Estado de situación financiera aparezcan con más valor que el real, al igual que la utilidad que se presenta en el Estado de resultados, si no se ha tenido la precaución de ajustar, de acuerdo con las pérdidas estimadas que se espera se producirán por cuentas incobrables. El cobro oportuno de las cuentas por cobrar es importante; éste determina el éxito o el fracaso de las políticas de crédito y de cobro de una compañía. Una cuenta por cobrar vencida es una candidata para una cancelación como perdida de un crédito. Para ayudarnos a juzgar qué tan buen trabajo está haciendo una compañía al otorgar crédito y cobrar sus cuentas, calculamos
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la razón de las ventas netas sobre cuentas por cobrar promedio. (Meigs 2000, p. 289).
Control interno de las Cuentas por cobrar Uno de los principios más importantes del control interno es que los empleados que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables no deben llevar los registros contables. Comúnmente, en un negocio pequeño, un empleado es responsable de manejar las entradas de efectivo, de llevar los registros de las cuentas por cobrar, de explicar notas crédito y
S O D A Val fraude. El empleado en Esa combinación de funciones es una invitación R E S E cobrando a un cliente sin efectuar R esta situación puede retirar el efectivo S HO C E registro algunoR del cobro. El siguiente paso es deshacerse del saldo en la E D cuenta del cliente. Esto se puede hacer emitiendo una nota crédito indicando de cancelar las cuentas incobrables.
que el cliente ha devuelto mercancía, o anulando la cuenta del cliente por incobrable. De este modo, el empleado tiene el efectivo, la cuenta del cliente tiene un saldo de cero por pagar y los libros están cuadrados. (Meigs 2000 p. 287). En resumen, los empleados que llevan el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no deben tener acceso a las entradas de efectivo. Los empleados que llevan las cuentas por cobrar o que manejan las entradas de efectivo no deben tener la autoridad de expedir notas de créditos o de autorizar la cancelación de cuentas por cobrar como incobrables.
INVENTARIO Consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. El inventario se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la compañía y, por consiguiente, se considera como un activo corriente (circulante). En el balance general, el inventario se relaciona inmediatamente
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después de las cuentas por cobrar, porque es sólo un paso más en la conversión a efectivo luego de los efectos por cobrar de los clientes. (Meigs 2000 p. 323)
Planificación Flujo de los costos de inventario El inventario es un activo y al igual que otros activos generalmente se presenta en el balance general a su costo. A medida que se venden artículos de este inventario, sus costos se retiran del balance general y se transfieren
S O D A Vse ilustra en el diagrama en el estado de resultados. Este flujo de E costos R S E R siguiente: S HO C E DER Figura Nº 5
al costo de bienes vendidos, el cual se compensa contra el ingreso de ventas
BALANCE GENERAL Costo de compra (o costos de manufactura)
Activos Corrientes: Inventario
A medida que se incurre en ellos
A medida que los bienes se venden
ESTADO DE RESULTADOS Ingresos Costo de los bienes vendidos Utilidad bruta Gastos Utilidad Neta Fuente: Meigs (2000)
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En un sistema de inventario perpetuo, los asientos en los registros contables se realizan en forma paralela a este flujo de costos. Cuando la mercancía es comprada, su costo neto se debita a la cuenta del activo Inventario. A medida que la mercancía se vende, su costo se retira de la cuenta Inventario y se transfiere a la cuenta Costo de los bienes vendidos. La valuación del inventario y del costo de los bienes vendidos es de importancia crítica para los gerentes y para los usuarios de los estados financieros. En muchos casos, el inventario es el activo corriente (circulante) más importante de la compañía, y el costo de los bienes vendidos es su mayor. Estas dos cuentas tienen un efecto significativo en los subtotales de
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los estados financieros y en las razones utilizadas en la evaluación de la
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solvencia, así como en la rentabilidad del negocio. (Meigs 2000, p. 323)
H C E R Sistemas DdeEregistros del inventario
Guajardo (2004, p. 399), explica los dos sistemas para llevar los registros de inventario y la cuenta del costo de la mercancía vendida: perpetuo y periódico. Sistema de inventario perpetuo. Este mantiene su saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra mercancía, aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercancía vendida. Así, en todo momento se conoce la cantidad y el valor de las mercancías en existencia y el costo total de las ventas del periodo. Cuando se aplica el sistema perpetuo no se utilizan las cuentas Compras, Fletes sobre compras, Devoluciones y bonificaciones sobre compras o Descuentos sobre compras. Cualquier operación que represente cargos o créditos a estas cuentas debe registrarse en la cuenta Inventario de mercancías. Siempre que se compren mercancías y se incurra en gastos por
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fletes, se hace un cargo a la cuenta inventario de mercancías por las compras y los gastos de fletes, en tanto que se acreditan las cuentas proveedores o bancos, según corresponda. Con este sistema no hay necesidad de efectuar un conteo físico de las existencias de mercancía al terminar el periodo, a pesar de que se acostumbre realizarlo para comprobar la exactitud de la cuenta de inventario. Una ventaja adicional de este sistema de registro es que facilita la preparación de la sección del costo de cada venta al finalizar el periodo, es decir, la cuenta costo de ventas debe cerrarse contra pérdidas y ganancias. Sistema de inventario periódico:
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Este no mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia.
S E R cuenta Compras; por su parte, OS las cuentas Devoluciones y bonificaciones H C E sobre compras, DERDescuentos sobre compras y Fletes sobre compras se
Siempre que se compran mercancías para revenderse, se hace un cargo a la
utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al trasportar mercancías. Por lo tanto, es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al finalizar el periodo. En el sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una venta, por lo tanto, debe calcularse al final del periodo.
Métodos de valuación del inventario El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo que será asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo de su actividad. (Guajardo 2004, p. 397)
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Para ello existen varios métodos: Primeras entradas, primeras salidas (PEPS) Cuando se aplica este método, se supone que las primeras mercancías compradas son las primeras que se venden. Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del periodo serán las últimas, es decir, las de compra más reciente, valoradas al precio actual o al último precio de compra. Este método refleja al final un mayor saldo de inventarios (sobrevaluado) y un costo de ventas menor (subvaluado). Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS) Cuando se emplea este método, se supone que las últimas mercancías
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compradas son las primeras que se venden. Las mercancías que no se
S E R S productos comprados. Cuando se utiliza en el inventario inicial oH losO primeros C ERE el método para valuación de inventarios, se supone que los primeros DUEPS venden al final del periodo representan las que se encontraban en existencia
artículos comprados son los últimos que se venden: por lo tanto, el inventario final debe valuarse según el primer precio de compra o el más antiguo. De acuerdo con este método, el inventario final es menor (subvaluado) y el costo de ventas es mayor (sobrevaluado). Promedio ponderado Este método reconoce que los precios varían, según se adquieren las mercancías durante el periodo. Por lo tanto, de acuerdo con este método, las unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por unidad de las existencias disponibles durante todo el año. Antes de calcular el valor del inventario final mediante el método del promedio ponderado, es necesario determinar el costo promedio por unidad, que después se aplicará al número de unidades de inventario final. Por otro lado el autor Meigs (2000 p. 325) aparte de los métodos ya mencionados menciona otro que es el de identificación específica.
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Identificación específica Se puede utilizar cuando es posible determinar los costos corrientes de unidades de mercancías individuales a partir de los registros contables. Este método es el más apropiado para inventarios de artículos de precio alto y bajo volumen. Éste es el único que utiliza un paralelo exacto del flujo físico de la mercancía. Por otro lado Meigs (2000 p. 332), muestra un resumen de los métodos de valuación a través de un cuadro.
Cuadro Nº 1
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Métodos de valuación de inventario Costos asignados a: Método de Costo de los Inventario Comentarios valuación bienes vendidos Paralelo al flujo físico Costo real de Identificación Costos reales Método lógico de las unidades las unidades específica cuando las unidades restantes vendidas son únicas Puede ser engañoso cuando las unidades son idénticas.
H
EC R E D
Costo promedio
PEPS
S E R OS
Número de unidades vendidas multiplicado por el costo unitario promedio
Número de unidades disponibles multiplicado por el costo unitario promedio
Costo de las compras más tempranas disponibles inmediatamente anteriores a la venta (primeras
Costo de las unidades compradas más recientemente
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Asigna a todas las unidades el mismo costo unitario promedio Los costos corrientes se promedian con los costos más antiguos.
El coto de los bienes vendidos se basa en costos más antiguos El inventario está valorado a los costos corrientes
en entrar, primeras en salir)
UEPS
Costo de las unidades compradas más recientemente (últimas en entrar, primeras en salir)
H
EC R E D
Costos de las primeras compras (supuestamente aún dentro del inventario)
Se puede sobrevaluar el ingreso durante periodos de precios en aumento, pueden aumentar los impuestos sobre la renta por pagar El costo de los bienes vendidos se muestra a precios recientes El inventario se muestra a costos antiguos (y posiblemente desactualizados) El método más conservador durante periodos de precios crecientes, con frecuencia da como resultado impuestos sobre la renta más bajos
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S
Fuente: Meigs 2000
Principios de contabilidad aplicables a inventarios La NIC 2 define el inventario como los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación (Mercancías, productos terminados); se hallan en proceso de producción para efectos de dicha venta (Productos en proceso), en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción, o en el suministro de servicios (materias primas, envases y embalajes y suministros diversos).
Las reglas aplicables según la NIC 2:
Los inventarios deben ser medidos al costo o al valor neto realizable, según el que sea menor.
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El costo de los inventarios deben comprender todos los costos derivados de la adquisición conversión de los mismos, así como otros costos en los que se ha incurrido para darles su condición y ubicación actuales.
En los estados financieros se debe revelar las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios, el valor total en libros desglosado en importes parciales según la clasificación de los inventarios.
La versión modificada de la NIC 2 ha eliminado la aplicación del Método UEPS (Ultimas Entradas - Primeras Salidas), también conocido como LIFO
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como un método valido para la valuación de los inventarios. Recordemos
S E R acuerdo con la vigenteHNIC OS2 es utilizar el Método PEPS o Promedio C ERE– Primeras Salidas) y que en el Tratamiento Alternativo (Primeras DEntradas que el Tratamiento por Punto de Referencia para valuar los inventarios de
Permitido se aplicaba el Método UEPS.
Procedimiento de control del inventario
Mantilla y Cante (2006 p. 60), plantean que el control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa. Para que un control interno sobre el inventario sea eficiente debe incluir ciertos elementos. Estos elementos constan en realizar conteos físicos de los inventarios periódicamente,
mantenimiento
eficiente
de
compras,
recepción
y
procedimientos de embarque, almacenamiento del mismo para protegerlo contra el robo, daño o descomposición, permitir acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables, mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario, mantener el inventario suficiente cuidando que no pase mucho
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tiempo en almacén para evitar con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Definición de Términos Básicos
Activo: Esta integrado por todos los recursos de que dispone la entidad para la realización de sus fines, los cuales deben representar beneficios económicos futuros fundadamente esperados y controlados por una entidad económica,
provenientes
de
transacciones
o
eventos
realizados,
identificables y en cuantificables unidades monetarias (Romero, 2006).
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Activo Circulante: Partidas que representan efectivo o que se espera en
S E R brinden un beneficio económico OS futuro fundadamente esperado, ya sea por H C E ER su venta,D uso, consumo o servicios, normalmente dentro de un plazo de un forma razonables se conviertan en efectivo; bienes o recursos, que se espera
año o del ciclo financiero a corto plazo, el que sea menor (Romero, 2006) Activo Disponible: Efectivo en caja y bancos, las inversiones temporales en valores negociables de disponibilidad inmediata (Romero, 2006). Bancos: Representa el valor del dinero a favor de la empresa en las distintas instituciones de crédito (Guajardo, 2005) Caja: Representa dinero en efectivo, considerándose como efectivo los billetes, monedas, cheques recibidos, giros bancarios (Guajardo, 2005) Confiabilidad: Característica de la información contable por la cual el usuario la utiliza y acepta para tomar decisiones (Romero, 2006). Costo: Precio de intercambio de los bienes y servicios en la fecha de su adquisición. Sacrificio económico, expresado en unidades monetarias, necesario para obtener un recurso o bien (activo) (Romero, 2006) Empresa: Conjunto de elementos humanos, técnicos, materiales, financieros y capital, cuyo objetivo natural y principal es la prestación de servicios a la comunidad o la obtención de lucro, coordinados por una
59
autoridad encargada de tomar decisiones acertadas para el logro de objetivos (Romero,2006). Inventario Final: Total de la existencia de mercancías al finalizar un periodo contable, valuado a precios de costo (Romero, 2006) Inventario inicial: Total de existencia de mercancías al iniciar un periodo contable, valuado a precios de costo (Romero, 2006) Periodo Contable: División en la vida de la empresa para la toma de decisiones. Las operaciones y eventos, así como sus efectos se identifican con el periodo en que ocurren. Los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen
O D A V ER
(Romero, 2006)
S E R a crédito registradas a precio OdeSventa (Romero, 2006) H C E DER
S
Ventas: Total de mercancías vendidas a los clientes ya sea de contado o
Sistema de Variables
Definición nominal: Sistema de control interno para el activo circulante. Definición Conceptual: La variable se decompone en un término: Control Interno. Este es el paso que toma una empresa para prevenir el fraude, tanto la malversación de activos como los informes financieros fraudulentos. A su vez se define como un proceso, un medio para alcanzar un fin, no un fin, en sí mismo. Los realizan individuos, no sólo los manuales de políticas, los documentos y los formularios (Wittington – Pany 2005). Definición Operacional: La variable será medida a través las puntuaciones que se obtengan en el instrumento tipo cuestionario que considerará las dimensiones: Efectivo, Cuentas por Cobrar e Inventario, en el marco de los indicadores señalados en el cuadro Nº 2 referido a la operacionalización de la variable mostrada a continuación.
60
CUADRO Nº 2
CUADRO DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES VARIABLES
DIMENSION
Efectivo
INDICADORES Confirmación del efectivo.
Ítems 1, 2, 3
Conciliación del efectivo
4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32 33, 34, 35,
Procedimiento de control del efectivo.
O D A V ER
Convertibilidad de las cuentas por cobrar.
H C E R E
D
Control Interno
S E R OS Fondo para cuentas
Cuentas por Cobrar
Inventario
S
36, 37, 38
incobrables.
Confirmación de las cuentas por cobrar.
39, 40, 41, 42
Procedimiento de control de las cuentas por cobrar.
43, 44, 45, 46
Planificación.
47, 48
Sistema de registro del Inventario.
49, 50, 51, 52
Métodos de valuación del inventario.
53, 54, 55
Procedimiento de control del inventario.
56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63
FUENTE: Kassem (2008)
61
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
En este capítulo, se describen los lineamientos metodológicos para llevar a cabo la presente investigación. Se muestran detalladamente los procesos y técnicas utilizadas, concernientes al diseño y tipo de investigación, así como
S O D A V en el desarrollo de datos, con la finalidad de abordar los objetivos planteados R E S E Para la realización del presente R los mismos, y alcanzar los resultados. S O Hlos C E estudio, son importantes hechos y las relaciones que establecen los DER la población objeto de estudio y las técnicas e instrumentos de recolección de
resultados, y que estos tengan el grado máximo de exactitud y confiabilidad.
Tipo de Investigación
Salkind define la investigación descriptiva como aquella en que se reseñan las características o rasgos de la situación o fenómeno objeto de estudio. A su vez Cerda plantea que tradicionalmente se define la palabra describir como “el acto de representar, reproducir o figurar a personas, animales o cosas, se deben describir aquellos aspectos más característicos, distintivos y particulares de estas personas, situaciones o cosas, o sea, aquellas propiedades que las hacen reconocibles a los ojos de los demás” (Citado por Bernal 2006, p. 112). De acuerdo con este autor, una de las funciones principales de la investigación descriptiva es la capacidad para seleccionar las características fundamentales del objeto de estudio y su descripción detallada de las partes, categorías o clases de dicho objeto.
62
Por su parte Méndez (2006), plantea que el propósito de los estudios descriptivos es la delimitación de los hechos que conforman el problema de investigación. Por esto es posible: Establecer las características demográficas de unidades investigadas (número de población), establecer comportamientos concretos (cómo se ejerce la función de auditoría, cómo se manejan las técnicas contables, cómo son los procesos de decisión), y descubrir, comprobar la posible asociación de las variables de investigación (actitud frente al líder autocrático y los mecanismos de control, la aplicación de la sistematización y su uso en los principios contables, los análisis financieros y la auditoría y control) (Méndez
O D A V ER
2006, p. 154)
S
S E R interno del activo circulante, examinar los riesgos inherentes relacionados OS H C E R con el activo verificar la veracidad de los registros, comprobar la DEcirculante,
Así, en el estudio descriptivo se identifican las características de control
integridad de las transacciones, se señalan formas de conducta y actitudes del total de la población investigada, se establecen comportamientos concretos y se descubre y comprueba la asociación entre las cuentas del activo efectivo, cuentas por cobrar e inventario. A través del uso técnicas específicas en la recolección de información, como la observación, las entrevistas y los cuestionarios. También pueden utilizarse informes y documentos elaborados por otros investigadores. La mayor parte de las veces se usa el muestreo para la recolección de información, y la
información obtenida se somete a un proceso de
codificación, tabulación y análisis estadístico.
Diseño de la investigación
El diseño de investigación utilizado se clasifica como no experimental, ya que la variable control interno del Activo Circulante (Efectivo en caja y banco,
63
Cuentas por cobrar e Inventario) así como las dimensiones e indicadores son analizados en su estado natural, sin la intervención del investigador. La investigación no experimental son estudios que se realizan sin la manipulación deliberada de variables y en los que sólo se observan los fenómenos en su ambiente natural para después analizarlos. En este tipo de estudio no se construye ninguna situación, sino que se observan situaciones ya existentes, no provocadas intencionalmente en la investigación por quien la realiza (Hernández, Fernández y Baptista 2006, p. 205). Asimismo, la investigación se cataloga como Descriptivo Transeccional; estos diseños tienen como objetivo indagar la incidencia de las modalidades
O D A V ER
S
o niveles de una o más variables en una población. El procedimiento consiste
S E R S y así proporcionar su descripción. Son, vivos, objetos, situaciones, contextos; O H C RE puramente descriptivos y cuando establecen hipótesis, por lo tanto, DEestudios en ubicar en una o diversas variables a un grupo de personas u otros seres
éstas son también descriptivas (Hernández y otros 2006, p. 210). Según Hernández y otros (2006 p.
158), una vez que se precisó el
planteamiento del problema, se definió el alcance inicial de la investigación y se formularon las hipótesis (o no se establecieron debido a la naturaleza del estudio), el investigador debe visualizar la manera práctica y concreta de responder a las preguntas de investigación, además de cubrir los objetivos fijados. Esto implica seleccionar o desarrollar uno o más diseños de investigación y aplicarlos para obtener la información que se desea. Si el diseño está concebido cuidadosamente, de manera que sea el apropiado para el control interno del activo circulante, el resultado tiene mayores posibilidades de éxito para generar el conocimiento necesario para poder seleccionar un diseño acorde. Puesto que no es lo mismo seleccionar un tipo de diseño que otro: cada uno tiene sus características propias; ya que cada tipo de cuenta del activo circulante manejada por la empresa Venservi, C.A. necesita de un diseño de control interno apropiado para así evitar posibles riesgos relacionados con el efectivo, cuentas por cobrar e inventario.
64
En tanto que el estudio conlleva a la caracterización de la situación actual del diseño del sistema de control interno del activo circulante (efectivo en caja y banco, cuentas por cobrar e inventario) de la empresa Venservi, C.A.
Población
Para Bernal (2006), la población es el conjunto de todos los elementos a los cuales se refiere la investigación. Se puede definir también como el conjunto de todas las unidades de muestreo. A su vez cita la definición dada por Jany que la define como la “totalidad de elementos o individuos que
O D A V ER
S
tienen ciertas características similares y sobre las cuales se desea hacer
S E R S y otros (2006) es el “conjunto de todos Según Selltiz citada por Hernández O H C E ER los casosD que concuerdan con una serie de especificaciones. Una deficiencia inferencia, o bien, unidad de análisis “ (p. 164).
que se presenta en algunos trabajos de investigación es que no describen lo suficiente las características de la población o consideran que la muestra la representa de manera automática” (p. 238). La población de esta investigación está conformada por las mediciones en cuanto al diseño del sistema de control interno del activo circulante que se van a obtener del universo objeto de estudio. Dicho universo, esta constituido por las asistentes y el representante de la empresa Venservi, C.A. La información obtenida fue de carácter primario de las llamados unidades de análisis, constituido por las personas involucradas en el proceso de control interno del activo circulante en la empresa Venservi, C.A., conformados por (1) gerente, (1) compras, (1) ventas y (1) contador, tal como se presenta en el cuadro N° 2.
De igual manera, Selltiz citada por Hernández y otros (2005, p. 195) define el censo poblacional como el número de elementos sobre el cual se pretende generalizar los resultados. Así mismo, la población se catalogó
65
como accesible, ya que al ser reducida en tamaño y al estar ubicada en un área geográfica susceptible de ser abordada por el investigador; fue posible desarrollar el estudio, sobre la composición de la totalidad del universo y unidades de informantes.
Cuadro 3 Distribución del Universo y unidades informantes Universo
Unidades informantes Descripción Número Sujetos
Empresa Venservi, C.A. Gerente 1 Compras 1 Ventas 1 Contador 1 Total : 1 Total: 4 Fuente: Oficina de la empresa Venservi, C.A. (2008)
H
EC R E D
O D A V ER
S E R OS
S
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
El proceso de recolección de datos se realizó utilizando la técnica de observación mediante encuesta; según Méndez (2006, p.252) la recolección de información mediante la encuesta se hace por formularios, los cuales tienen aplicación a aquellos problemas que se pueden investigar por métodos de observación, análisis de fuentes documentales y demás sistemas de conocimiento. El instrumento básico para esta técnica es el cuestionario, éste es el instrumento para realizar la encuesta y el medio constituido por una serie de preguntas que sobre un determinado aspecto se formulan a las personas que se consideren relacionadas con el mismo.
A su vez Hernández y otros (2006), define a los instrumentos como un “recurso que utiliza el investigador para registrar información o datos sobre las variables que tienen en mente”. Bajo tales perspectivas, en la presente
66
investigación fue utilizado el cuestionario simple y cerrado. “el cuestionario cerrado son aquellas que contienen categorías u opciones de respuesta previamente delimitadas” (p. 276). Méndez (2006), lo llama Cuestionario con preguntas de opción múltiple; estas preguntas permiten a quien las construye presentar varias opciones de respuesta a quien responde. Generalmente se da una escala que puede presentar tres, cinco o siete opciones. En todas ellas hay una opción intermedia o neutra frente a los extremos de las otras opciones (p. 295). Con el propósito de recabar información necesaria y pertinente para el análisis del Control Interno del activo circulante de la empresa Venservi, C.A.,
O D A V ER
S
se diseño un cuestionario con 63 preguntas de alternativa de respuestas de
S E R Casi Nunca y Nunca) que permite OS obtener los datos requeridos para tal fin. El H C E cuestionario DEseRaplica para el análisis objetivo de los elementos que lo opción múltiple, una escala tipo Likert (Siempre, Casi Siempre, A veces,
constituyen y/o conforman, utilizándose los indicadores de la variable, en el contexto de las dimensiones. (Ver Anexo 1).
Validez y Confiabilidad del Instrumento
Validez
Para Hernández y otros (2006 p. 277), toda medición o instrumento de recolección de datos debe cubrir dos requisitos esenciales; Validez y Confiabilidad. (i) Validez: es el grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir. En tanto, (ii) la Confiabilidad: es el grado en el que un instrumento produce resultados consistentes y coherentes. Para la validez del instrumento, se sometió a juicio de tres (3) expertos en el área de contabilidad y auditoria, quienes valoraron y emitieron consideraciones acerca de la pertinencia de cada ítem, elaborado con
67
respecto a los objetivos de la investigación, variable de estudio, dimensiones, indicadores de la misma. (Ver anexo ---). Las sugerencias hechas por uno de los expertos se enmarca en que el instrumento diseñado desde el punto de vista metodológico no propicia un análisis de datos, validez y confiabilidad apropiada ya que estaba conformada por respuestas de tipo dicotómicas y de selección múltiple, la cual fue tomada en cuenta realizándose los cambios pertinentes. Así mismo considerando los tres expertos como suficiente para diseñar un sistema de control interno para el activo circulante.
O D A V ER
Confiabilidad
S
S E R En cuanto a la pruebaH piloto OSHernandez y otros (2006 p. 306), señalan que C RE el instrumento a una pequeña muestra inferior a la consiste D enE administrar muestra definitiva, cuyos resultados se usan para calcular la confiabilidad inicial y que los autores aconsejan que cuando la muestra sea de 300 o más se lleve a cabo la prueba con entre 30 y 60 personas, salvo que la investigación exija un número mayor. A su vez, Hernandez y otros (2006 p. 277), señalan que la confiabilidad del instrumento se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto produce resultados iguales; y que esta es el grado en que un instrumento produce resultados consistente y coherentes. Cabe destacar que en la presente investigación el cuestionario aplicado a la empresa Venservi, C.A., no requirió de la confiabilidad del instrumento, ya que, según sus características la población objeto de estudio es muy pequeña, ya que se tomo el censo poblacional que está conformado por 4 personas.
68
Procedimiento
El procedimiento seguido para la realización de la siguiente investigación consto en identificar si la empresa Venservi, C.A. poseía procedimientos de control interno, verificando si ésta los cumplía y determinando si eran efectivos; a través de visitas y una entrevista con la aplicación de un cuestionario que abarca todo lo relacionado con los objetivos de la investigación, y así realizar un diseño de sistema de control interno para el activo circulante de acuerdo a sus necesidades y fallas, que sea pertinente y reduzca las problemas o inconveniente presentes sobre el efectivo, las
O D A V ER
cuentas por cobrar y el inventario.
S
S E R expertos para el análisis deS las mismas y la elaboración de un diseño O H C E ERel control interno del activo circulante de la empresa ya apropiado Dpara
A su vez tomando como referencias la teoría dada por los autores
mencionada.
Plan de análisis
El análisis fue de tipo cuantitativo señalándose los datos obtenidos en el instrumento aplicados a la población estudiada, desarrollándose tablas de distribuciones de frecuencias absolutas, por indicador y a su vez se discuten los resultados confrontando con la base teórica desarrollada en la investigación.
69
CAPITULO IV
RESULTADOS Y DISCUSIÒN
Seguidamente, se exponen la presentación y análisis de los resultados derivados de los datos obtenidos de los cuestionarios para analizar el Control Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. Para ello, se
S O D A Vpermitió establecer las abordar a la población estudiada, laEcual R S RE el comportamiento de la variable características y elementosO que describen S Hcirculante en cuanto a las cuentas efectivo, cuentas C E control interno del activo R DE
consideraron los ítems desarrollados en el instrumento diseñado para
por cobrar e inventario, con respecto a las dimensiones e indicadores que los constituyen.
Los
resultados
de
la
presente
investigación
se
presentan
organizadamente considerando la variable, la dimensión y el indicador con la finalidad de alcanzar los objetivos específicos y lograr el objetivo general. En este capítulo se busca darle respuesta a los objetivos a través de los resultados obtenidos y el análisis de los mismos.
70
Variable: Control Interno del Activo Circulante Dimensión: Efectivo Indicador: Confirmación del Efectivo Tabla 1 Manejo del Efectivo Siempre
Casi Siempre F:A %
Ítems F:A 1. Los ingresos son depositados en el banco diariamente e intactos. 2. Las ventas están justificadas con facturas, boletas de ventas, boletas de salida de inventario, a fin de comprobar los ingresos. 3. Se verifican las pruebas de las ventas al contado por una persona que no recibe su importe. TOTALES
%
1
4
F:A
%
3
75
25
100
H
EC R E D 4
A veces
33
SE E R OS 3
4
75
33
1
4
Casi Nunca F:A %
Nunca F:A
Total %
S O D A RV
25
F:A
%
4
100
4
100
4
100
33
Los resultados presentados por la tabla 1, señalan que en cuanto al depósito en el banco de los ingresos diario tres (75%) respondieron que a veces realizan los depósitos y uno (25%) que casi siempre, en cuanto a si las ventas se encuentran justificadas los cuatro (100%) respondieron que siempre y de si se verifican las pruebas de las ventas al contado tres (75%) respondieron que casi siempre y uno (25%) que a veces. De esto se deduce que si bien hay control sobre el efectivo, éste no es completamente favorable, tal como plantea Meigs (2000) que el efectivo se mueve tan fácilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros, el manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los recursos financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el éxito,
71
incluso para la supervivencia, de toda organización empresarial. Por lo cual es necesario mantener un control sobre el efectivo y someterlo a verificaciones con la finalidad de que este se maneje adecuadamente. El hecho de que el 75% afirmó que a veces se realizan los depósitos oportunamente, significa que existe una debilidad de control interno por lo cual se requiere que esta área sea reforzada.
Indicador: Conciliación del Efectivo Tabla 2 Registro del Efectivo Siempre Ítems F:A
%
H
EC R E D
4. Son registrados en el diario los ingresos y se pasan a otros libros al recibirlos. 5. Son registradas puntualmente las transferencias de fondos de una cuenta bancaria a otra. 6. Son registrados los cheques posfechados al recibirlos. 7. Es conservado en depósito los cheques posfechados. TOTALES
Casi Siempre F:A %
O D A V ER
A veces
S E R OS 1
3
4
F:A
%
3
25
75
25
Casi Nunca F:A %
S
Nunca
F: A
%
75
4
100
4
100
4
100
1
25
4
100
1
25
4
100
9
56
3
3
75
F:A
%
Total
19
La tabla 2 se refiere al registro del efectivo, en donde se puede observar que en cuanto al registro diario del ingreso en los libros tres (75%) respondieron que se realiza a veces y uno (25%) casi siempre, de a cuerdo al registro puntual de las transferencias de fondos de una cuenta a otra los cuatro (100%) respondieron que a veces y en relación al registro de los cheques posfechados al recibirlos tres (75%) respondieron que se realiza
72
casi siempre y uno (25%) a veces. A su vez respondió uno (25%) que estos a veces se conservan en depósitos y tres (75%) que casi nunca. Esto quiere decir que existen fallas al momento de registrar los ingresos ya que no se realizan oportunamente al momento de ser recibidos lo cual puede traer como consecuencia extravíos u olvidos.
Guajardo (2005),
platea que la administración del efectivo es de suma importancia en cualquier negocio debido a que es el medio para obtener mercancías y servicios; y que debe existir un control adecuado y bien planificado sobre éste. Tabla 3 Conciliación del Efectivo Siempre Ítems F:A
%
H C E R E
8. El banco entrega y sella los estados bancarios y los cheques pagados directamente a la persona que prepara la conciliación. 9. La persona que prepara las conciliaciones bancarias también debe firmar cheques. 10. La persona que prepara las conciliaciones bancarias también debe registrar las transacciones al contado. 11. La persona que prepara las conciliaciones, también debe manejar efectivo. TOTALES
D
Casi Siempre F:A %
O D A V ER
A veces
F:A
%
Casi Nunca F:A %
2
50
2
S E R OS
F:A
1
25
6
2
2
50
12.5
%
50
4
1
S
Nunca
100
Total F:A
%
4
100
4
100
1
25
4
100
4
100
4
100
7
44
2
12.5
4
25
La tabla 3 se refiere a la conciliación del efectivo, en cuanto a los estados bancarios y los cheques entregados directamente a quien prepara la conciliación el 50% respondió que a veces y el 50% que casi nunca, en el caso de que la misma persona que prepara conciliaciones firme los cheques
73
el 100% respondió que nunca. De acuerdo a si la persona que prepara las conciliaciones realiza transacciones al contado el 25% respondió que siempre, el 50% casi siempre y el 25% restante respondió a veces; y de acuerdo al ítem de que si la persona que prepara conciliaciones maneja efectivo el 100% respondió que a veces. Con esto se deduce que con las respuestas dadas por los sujetos una misma persona más de una función que debería estar separada, tal como la misma persona que prepara las conciliaciones; registra las transacciones al contado y también el que una misma persona que prepare las conciliaciones maneje el efectivo. Ya que al estar separadas las funciones se puede evitar
O D A V ER
S
robo o fraude siendo el efectivo el más susceptible tal como lo menciona
S E R OS
Meigs (2000).
H C E R Indicador: Procedimiento de Control del Efectivo. DE Tabla 4 Control Interno del Efectivo Siempre Ítems F:A 12.Debe depositar el dinero en el banco la misma persona que llena la planilla de depósito. 13. Sella el banco y devuelve el talón duplicado de depósito a la persona que prepara el depósito. 14. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe también debe llevar los libros de venta. 15. La misma persona que prepara las
%
Casi Siempre F:A %
A veces F:A
%
Casi Nunca F:A %
1
25
3
4
100
75
Nunca F:A
%
Total F:A
%
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
74
facturas de venta, también tiene acceso a los estados de cuenta de los clientes. 16. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe aprobar los descuentos, devoluciones o bonificaciones. 17. La misma persona que prepara las facturas de venta, tiene algunas ingerencias en las cobranzas. 18. Son registradas oportunamente las notas de crédito. 19. Son registradas oportunamente las notas de débito. TOTALES
3
1
25
3
3
H C E R E
D
8
25
3
1
25
75
O D A V ER 75
1
25
3
75
1
25
14
44
8
25
S E R OS 1
75
1
S
4
100
4
100
4
100
4
100
3
El control interno del efectivo, según las respuestas dadas por los cuatro (100%) sujetos, se puede observar que posee fallas. Una persona realiza diversas funciones relacionadas con el efectivo lo cual puede tener como riesgo el fraude o robo; así como que la persona que prepara las facturas de venta tiene acceso al estado de cuenta de clientes y que tiene ingerencias en las cobranzas. Esto no es recomendable ya que todas estas funciones deben estar separadas tal como lo señala Meigs (2000) se debe separar la función del manejo de efectivo del mantenimiento de los registros contables. Los empleados que manejan efectivo no deben tener acceso a los registros contables y el personal de contabilidad no debe tener acceso al efectivo. Para que el control interno del efectivo garantice confiabilidad y exactitud se deben tomar en cuenta ciertos procedimientos: •
División del Trabajo
•
Delegación de autoridad
75
•
Asignación de responsabilidad
•
Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
Tabla 5 Control Interno del Efectivo (Cheques) Siempre Ítems F:A
20. Están todos los cheques numerados desde la imprenta. 21. Son conservados y archivados los cheques estropeados. 22. Se mutilan los cheques anulados de manera que no puedan volver a usarse. 23. Se deben expedir cheques al portador. 24. Se debe usar protector de cheques. 25. Se firman cheques en blanco con anticipación. 26. Se controlan con cuidado los cheques en blanco. 27. La persona que firma los cheques, también debe manejar la caja chica. 28. La persona que firma los cheques es otra diferente a la que registra los ingresos. 29. Los cheques deben llevar una contrafirma. 30. La misma persona que prepara los
4
%
Casi Siempre F:A %
A veces F:A
%
Casi Nunca F:A
F:A
%
100
2
H C E R E
D
50
2
50
SE E R OS 4
S O D A RV
100
3
3
4
100
2
50
3
%
Nunca
75
75
2
50
1
25
1
25
1
25
1
25
2
76
50
3
1
75
75
25
Total F: A
%
4
100
4
100
4
100
1
25
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
cheques, también debe aprobar las facturas. 31. Solo una persona debe examinar en los cheques de cobro las firmas, endosos, nombre del beneficiario y la fecha. 32. Se devuelven al banco los cheques mal endosados para que los corrijan. TOTALES
1
25
4
100
18
35
3
16
75
31
6
11
7
13
5
4
100
4
100
10
S las O D A V Rlos cheques también maneja mas relevantes son que si la persona que firma E S E R S la caja chica el 100% respondió que siempre, el que la misma persona que O H ECtambién R prepara losE cheques aprueba las facturas el 75% respondió que D Tal como se puede observar en la tabla 5 con las respuestas dadas,
siempre y el 25% casi siempre, de acuerdo al ítems de si una sola persona examina los cheques el 25% respondió que siempre y el 75% casi siempre. Meigs (2000), recomienda realizar al menos la mayoría de los pagos con cheque. Estos deben ser manejados adecuadamente ya que el mal uso
de estos puede caer en fraude, bien sea cuando se firman cheques en blanco o cuando se expiden al portador. El manejo de los cheques es adecuado pero no por completo ya que de acuerdo a las respuestas dadas por lo sujetos existen fallas en el manejo de estos, tales como: la misma persona que firma los cheques no debe manejar la caja chica, la misma persona que maneja los cheques no debe registrar los ingresos, el que una sola persona examine los cheques. Los cheques también son considerados efectivo.
77
Variable: Control Interno del Activo Circulante Dimensión: Cuentas por Cobrar Indicador: Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar. Tabla 6 Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar Siempre
Casi Siempre F:A %
Ítems F:A 33. Son cobradas las cuentas en el lapso pautado con el cliente. 34. Se aplican descuentos por pronto pago a los clientes. 35. Se aplican intereses por demora de pago a los clientes. TOTALES
%
H
EC R E D
A veces F:A
%
Casi Nunca F:A %
3
75
1
25
4
100
4
100
9
75
Nunca F:A
%
O D A V ER
S E R OS 3
25
Total
S
F:A
%
4
100
4
100
4
100
La tabla 6, muestra de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos que no siempre las cuentas son cobradas en el tiempo pautado con el cliente y que la empresa tampoco hace el uso de incentivos para hacer que estos paguen en el lapso pautado al momento de haberse hecho la venta. Ya que en cuanto el ítems de si las cuentas son cobradas en el lapso pautado con el cliente el 75% respondió a veces y el 25% casi nunca; y de acuerdo a los ítems de descuento por pronto pago y aplicación de intereses por mora el 100% respondió que casi nunca se hace. Meigs (2000), plantea que las cuentas por cobrar son activos relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en un periodo de 30 a 60 días. Cuando el tiempo de cobro se pasa puede generar perdidas para la empresa ya que no se esta reinvirtiendo ese dinero ni esta generando ganancias. El seguimiento al cobro es una parte importante del manejo eficiente del efectivo.
78
En resumen, la capacidad de una compañía para generar el efectivo requerido para las operaciones rutinarias de negocios depende de las fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar, por lo tanto es importante aplicar incentivos para que los clientes paguen antes de la fecha o a la fecha de vencimiento de la factura.
Indicador: Fondo para Cuentas Incobrables. Tabla 7 Cuentas Incobrables Siempre Ítems F:A 36. Existe un fondo para cuentas incobrables. 37. Son analizadas y verificadas las cuentas incobrables. 38. Se maneja algún método para el cálculo de las cuentas incobrables. TOTALES
%
H
EC R E D
Casi Siempre F:A %
A veces F:A
Casi Nunca F:A %
Nunca
O D A V ER
%
S E R OS
S
Total
F:A
%
F:A
%
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
4
100
12
100
El 100% de la población respondió que no existe la aplicación y menos un fondo para cuentas incobrables tal como se muestra en la tabla Nº 7. Guajardo (2005) plantea que es difícil determinar cuáles serán los clientes que no pagarán sus cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que aparezca en el Estado de situación financiera sea el correcto, es necesario estimar las cuentas que con el tiempo serán incobrables. Es importante la creación de un fondo para cuentas incobrables, a su vez el manejo de métodos para el cálculo de las mismas. Toda empresa que realiza ventas a crédito corre el riesgo de que algunas de ellas no sea cobradas en el lapso pautado y no se sepa cuando serán cobradas, por esta razón es importante tener un registro de las cuentas que posiblemente
79
podrían convertirse en incobrables. Esto es considerado como una debilidad de control interno y contable.
Indicador: Confirmación de las Cuentas por Cobrar Tabla 8 Confirmación de las Cuentas por Cobrar Siempre Ítems F:A 39. Son registrados los pagos hechos por clientes inmediatamente cuando son recibidos. 40. Son resumidas y verificadas las confirmaciones de cuentas por cobrar. 41. Son confirmadas las cuentas por cobrar periódicamente. 42. Se confirman los pagos recibidos con los clientes. TOTALES
%
H
EC R E D
Casi Siempre F:A %
A veces F:A
%
Casi Nunca F:A %
2
50
2
Nunca F:A
50
O D A V ER
S E R OS
%
Total F:A
%
4
100
S
1
25
3
75
4
100
2
50
2
50
4
100
4
100
4
100
11
69
5
31
La tabla 8, de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos entrevistados muestra la falla existente en el manejo de las cuentas por cobrar, en donde respondieron que no siempre se registran los pagos recibidos por los clientes al momento de ser recibidos ni hacen confirmaciones de las mismas. Meigs (2000) plantea que las cuentas por cobrar deben ser confirmadas de tal manera que se pueda deducir que cuentas pueden ser dadas como incobrables y a su vez verificar que el monto que aparece como deuda sea el real. Esto trae como consecuencia el descuadre en las cuentas por cobrar y el no tener certeza de cuanto es el dinero que deben los clientes, lo cual puede
80
generar pérdidas y puede prestarse a fraude ya que no existe un control adecuado sobre estas que son importantes dentro de una empresa por ser cuentas que generan liquidez y a su vez no permite determinar que cuentas pueden ser dadas como incobrables.
Indicador: Procedimiento de Control de las Cuentas por Cobrar. Tabla 9 Control Interno de las Cuentas por Cobrar Siempre F:A
%
Casi Siempre F:A %
1
25
3
75
3
75
1
3
75
1
10
Ítems
43. La persona que realiza las ventas a crédito, es la misma que cobra. 44. La persona que registra los cobros, es la misma que los recibe. 45. La persona que realiza los cobros, es la misma que realiza el depósito de los mismos. 46. La persona que hace el depósito bancario tiene acceso al mayor de cuentas por cobrar o a los estados de cuenta de los clientes. TOTALES
H C E R E
D
1
6
A veces F:A
%
Casi Nunca F:A %
Nunca F:A
F:A
%
4
100
25
4
100
1
25
4
100
25
3
75
4
100
63
5
31
S E R OS
O D A V ER
%
Total
S
De acuerdo a lo mostrado en la tabla, en el ítem de si la persona que realiza ventas a crédito es la misma que cobra el 25% respondió que siempre y el 75% respondió casi siempre, de acuerdo a los ítems de si ña persona que registra los cobros es la misma que los recibe y de si la persona que realiza los cobros hace el depósito del mismo el 75% respondieron casi siempre y el 25% a veces; y de acuerdo a si la persona que hace el depósito tiene acceso al mayor de cuentas por cobrar y a los estados de cuenta de los clientes el 25% respondió que siempre y el 75% a veces.
81
Uno principios más importantes del control interno es que los empleados que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables no deben llevar los registros contables de las cuentas por cobrar. Una combinación de funciones es una invitación al fraude. (Meigs 2000). Con las respuestas dadas por los sujetos se puede deducir que en la empresa una misma persona realiza varias funciones como lo son: la misma persona que realiza ventas a crédito se encarga de cobrar y a su vez los registra y realiza el depósito de los mismos, y que la misma persona que realiza el depósito de los cobros tiene acceso a los estados de cuenta de los clientes.
O D A V ER
S
A su vez la persona encargada de las cuentas por cobrar no debe tener
S E R S de cuentas de cobros dudosos, mostrando créditos ni autorización H deO bajas C E una debilidad DEenRel control interno.
acceso a las funciones del efectivo, verificación de facturas y notas de
Variable: Control Interno del Activo Circulante Dimensión: Inventario Indicador: Planificación Tabla 10 Planificación del Inventario Siempre F:A
%
Casi Siempre F:A %
1
25
3
Ítems
47. Emplean algún tipo de planificación al momento de comprar mercancía. 48. Emplean algún tipo de planificación al momento de realizar el inventario. TOTALES
1
12.5
3
A veces F:A
%
Casi Nunca F:A %
Nunca F:A
%
75
37.5
3
75
1
25
3
37.5
1
12.5
Total F:A
%
4
100
4
100
En la tabla 10, se observa que en cuanto al ítem de que si se emplea algún tipo de planificación al momento de comprar mercancía uno respondió
82
que siempre y tres respondieron casi siempre, lo cual es bueno ya que si no se hace una planificación adecuada antes de hacerse una compra, puede traer como consecuencia que se compre algo que no hacia falta o en las cantidades que no eran necesarias y que esa mercancía quede estancada por un tiempo en el depósito. Meigs (2000) define al inventario como un activo circulante ya que este se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de una empresa, por ende se espera que este se convierta en efectivo lo mas rápido posible para así poder invertir ese efectivo en mercancía nueva y generar mayores ganancias.
O D A V ER
S
A su vez se puede observar en la tabla que del ítem de que si se emplea
S E R respondieron que casi nunca OySuno que nunca. Es importante que se realice H C E una planificación DER al momento de tomarse una muestra de inventario, para algún tipo de planificación al momento de realizar el inventario tres
asegurar que los datos arrojados sean confiables y lo mas reales posible al momento de planificar una compra.
Indicador: Sistema de Registro del Inventario. Tabla 11 Registro del Inventario Siempre Ítems F:A 49. Se registran las compras en el inventario al momento de ser recibidas. 50. Se registra en el inventario las salidas por ventas al momento de ser realizada. 51. Se maneja algún sistema de registro de inventario. 52. Son ajustados
%
Casi Siempre F:A %
A veces F:A
%
2
50
4
100
83
Casi Nunca F:A %
Nunca F:A
%
Total F:A
%
4
100
4
100
4
100
4
100
2
50
4
100
4
100
en los libros las diferencias encontradas al hacerse un recuento. TOTALES
6
37.5
10
62.5
Según los resultados mostrados en la tabla 11, se puede observar que no existe un manejo adecuado del registro del inventario ya que no siempre registran las entradas por compras y las salidas por ventas en el inventario ni se aplica un sistema de registro; al igual que no siempre ajustan las diferencias encontradas en el inventario en los libros.
O D A V ER
S
Guajardo (2004) explica los dos sistemas para el registro del inventario, el sistema de inventario perpetuo y el periódico. El primero mantiene su saldo
S E R OS
siempre actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo
H C E R DE en existencia. las mercancías
de la mercancía vendida. Y el segundo no mantiene un saldo actualizado de
Es importante escoger el sistema de registro adecuado antes de implantarlo, a su vez también es importante implantar un sistema para tener certeza de que las cantidades de inventario son reales y confiables al momento de generar una venta y no cometer equivocaciones tales como: el que se crea q hay cierta cantidad de un producto y se ofrezca al cliente y cuando se busque el producto de almacén la cantidad de este sea menor al mostrado en el sistema.
Indicador: Métodos de Valuación del Inventario. Tabla 12 Valuación del Inventario Siempre Ítems F:A 53. Se preparan instrucciones escritas para la toma de inventario físico.
%
Casi Siempre F:A %
A veces F:A
%
Casi Nunca F:A %
2
50
2
84
50
Nunca F:A
%
Total F:A
%
4
100
54. Las instrucciones incluyen todos los procedimientos necesarios para garantizar el recuento correcto. 55. Se emplea algún método de valuación de inventario. TOTALES
2
50
4
33
2
4
50
33
4
100
4
33
4
100
4
100
En la tabla 12 de la valuación del inventario, loa sujetos respondieron de acuerdo a si se preparan instrucciones escritas para la toma física de
O D A V ER
S
inventario 50% a veces y 50% casi nunca, al igual que si se incluían las instrucciones en todos los procedimientos necesarios para garantizar el
S E R OS
recuento. Y por el ítem de que si se empleaba un método de valuación de
H C E R DE de los métodos de valuación es determinar el costo que será El objetivo
inventario el 100% respondió que nunca.
asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo de su actividad. (Guajardo 2004). Existen diversos tipos de valuación que van de acuerdo a la actividad económica de cada empresa y a las necesidades de la misma. Según la teoría es importante la aplicación de métodos de valuación para determinar el costo que se le va a asignar a la mercancía disponible para evitar darle un costo inferior y que esta este valorada adecuadamente.
85
Indicador: Procedimiento de Control del Inventario. Tabla 13 Control Interno del Inventario Siempre
Casi Siempre
A veces F:A
%
Casi Nunca F:A %
2
50
2
2
50
1
Ítems F:A 56. Se toman muestras aleatorias físicas y se verifican con las mostradas en el sistema de inventario. 57. Se aprueban los ajustes en el inventario por algún funcionario autorizado que no pertenezca al personal del almacén. 58. Se realiza un doble recuento físico por alguien que no trabaje en el almacén. 59. Los recuentos físicos se encuentran sujetos a supervisión adecuada. 60. Al hacerse recuentos físicos se toman en cuenta los artículos que deben ser dados de baja. 61. Se emplea algún control sobre las mercancías que por considerarse obsoletas o por alguna otra causa han sido dadas de baja en libros, pero físicamente se encuentran en el almacén. 62. Los artículos se encuentran convenientemente protegidos contra
%
F:A
1
H
EC R E D
1
25
%
25
F:A
%
50
4
100
25
4
100
4
100
3
75
1
%
Total F:A
O D A V ER
S E R OS
3
Nunca
S 25
3
75
1
25
4
100
3
75
1
25
4
100
4
100
4
100
4
100
75
86
deterioros físicos. 63. Hay personas responsables para ver que nada sale de la empresa sin una autorización escrita. TOTALES
1
3
4
100
8
25
4
14
44
8
25
1
100
3
La tabla 13, control interno del inventario, de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos se deduce que no existe un control adecuado sobre este ya que no se toman las patrones necesarios al momento de la toma física del inventario ni se cuenta con la supervisión adecuada, y tampoco con las instrucciones necesarias para la ejecución de la misma.
O D A V ER
S
Para un buen control del inventario se deben tomar en cuenta ciertas medidas: • • •
S E R OS
Hacer conteos físicos periódicamente
H C E R DE los inventarios en un almacén techado y con puertas de Proteger Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
manera que se eviten los robos. •
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
•
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
87
CAPITULO V
DISEÑOS
En este capítulo, se exponen la presentación de modelos de diseños para el Control Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. que se recomienda implantar a la empresa, de acuerdo a sus necesidades. Para
S O D A cuestionarios aplicados a la misma y de acuerdo aV lo que dice la teoría. R E S E R S O H Tabla Nº 14 C E R DE
ello, se consideraron las fallas observadas en los resultados obtenidos de los
Procedimiento de Control de Entradas y Salidas de Efectivo en Caja Año:
Saldo
Entradas
Concepto
Mes: Salidas
Inicial
Concepto
Saldo Final
Esta tabla tiene como finalidad llevar un control sobre las entradas y salidas de efectivo bien sea por ventas o cobranzas, o por gastos y compras; manteniendo así el saldo real del efectivo existente y evitando descuadres o anormalidades en el efectivo presente en caja
La aplicación de este procedimiento tiene como ventaja controlar el flujo de efectivo en caja, el depósito oportuno de las cobranzas y la disponibilidad inmediata del efectivo.
88
Procedimiento 1.- La entrada de Efectivo. Es la recepción de efectivo por concepto de ventas al contado o cobrazas de las ventas a crédito.
Procedimiento para la entrada de Efectivo a) La administradora recibe el efectivo y prepara la planilla de depósito correspondiente al Banco. b) Este depósito deberá realizarse de forma inmediata según las instrucciones de la administración. c) El mensajero es el responsable de realizar el depósito en el banco, y
O D A V ER
deberá ser entregado al administrador el mismo día.
S
S E R 2.- La salida de Efectivo. EsS el desembolso de efectivo por concepto de O H C E R compras realizadas a crédito o gastos varios. comprasD al E contado, Procedimiento para la salida de Efectivo a) El gerente autoriza el desembolso del efectivo y pasa la autorización a la administración. b) La administración se encarga de realizar el vale para efectuar el pago y entregarlo al acreedor.
Tabla Nº 15 Procedimiento para el control del listado de Cuentas por Cobrar Año: Código
Cliente
Mes:
Nº de
Fecha de
Fecha de
de
Factura
Emisión
Vencimiento
Cliente
Crédito
Antigüedad
Declaración
Neto a
Incobrable
Cobrar
A través de esta tabla se puede mantener un listado de los clientes que tengan deudas pendientes actualizadas, en donde se puede saber la
89
antigüedad de las cuentas y si estas están dadas como incobrables. A su vez permite obtener de forma oportuna y rápida el saldo de cuentas por cobrar de cada cliente. Esto trae como ventaja mantener información confiable y oportuna, realizar confirmaciones periódicamente, tener el saldo real de las cuentas por cobrar, determinar la antigüedad de las mismas y comprobar cuales fueron dadas de baja como incobrables.
Procedimiento 1.- El listado de Cuentas por Cobrar. Es la totalidad de clientes que poseen
O D A V ER
una deuda con la empresa por ventas realizadas a crédito.
a)
S
S E R S genera la factura a crédito y pasa el El departamentoH deO compras C E reporte a la administración. DER
b) El departamento de cobranzas se encarga de vaciar inmediatamente los datos de la venta a crédito en el listado de cuentas por cobrar.
Tabla Nº 16 Procedimiento para el Control de Cuentas por Cobrar Año: Código
Nº de
Fecha
Fecha de
de
Cliente
Factura
de
Vencimiento
Cliente
Crédito
Emisión
Antigüedad
Mes: Neto a
Descuento
Intereses
Fecha de
Fecha
Monto
Saldo
Cobrar
por Pronto
por mora
Cobranza
de
Abonado
Pendiente
Pago
Depósito
Esta tabla tiene como función mantener orden al momento en que un cliente abona a la deuda pendiente, en donde se especifican el código del cliente, el cliente, el N° de factura de crédito, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento, la antigüedad de la cuenta, el neto a cobrar, descuentos por
90
pronto pago y intereses por mora, la fecha de cobranza y la fecha de depósito, el monto abonado y el saldo pendiente. Las ventajas que se pueden obtener a través de la aplicación de este procedimiento es que ayudan al registro oportuno de las cuentas por cobrar bien sea abono o un crédito nuevo, tener con certeza el depósito oportuno de las cuentas por cobrar, aplicación de descuentos por pronto pago, aplicación de intereses por mora y mantener información actualizada y confiable de las mismas.
Procedimiento
O D A V ER
S
1.- Fecha de Vencimiento. Es la fecha límite en la que el cliente debe
S E R OS
cancelar la deuda pendiente.
H C E R 2.- Antigüedad. DE Tiempo que posee la venta realizada a crédito. 3.- Descuento por pronto pago. Es la rebaja que se le otorga a un cliente por pagar su deuda antes de la fecha de vencimiento.
4.- Intereses por mora. Es el aumento dado por la demora de un cliente al pasarse de la fecha de pago acordada.
a) El departamento de cobrazas se encarga de otorgar la fecha de vencimiento de las ventas realizadas a crédito. b) La administración se encarga de aprobar los descuentos e intereses correspondientes y pasarlos al departamento de cobranzas. c) El departamento de cobranzas se encarga de realizar el registro de los descuentos y aplicar los intereses correspondientes.
91
Tabla Nº 17 Procedimiento de Control para la Toma de Inventario físico Conteo: _____ Fecha: _____ Equipo de Conteo: 1. __________ 2. __________ Nº de Ítem
Ubicación
Conteo Físico
Descripción
Mesa de Verificación: 1. __________
1
3
O D A V ER
2. __________
H
2
S E R OS
Observación
S
Esta tabla tiene como función facilitar la toma de inventario físico, en la
EC R E D
cual se específica el número de ítems de la mercancía, la ubicación, la descripción y a su vez especificar si fue el primer, segundo o tercer conteo y su existe observaciones sobre la mercancía bien sea si esta obsoleta o posee algún defecto. Es importante la realización de más de un conteo físico, en donde cada conteo debe ser realizado por diferentes personas unas que conforman el equipo de conteo y realizan el primer conteo y otras que realizan el segundo conteo para verificar, cuando existe diferencia entre el primer y segundo conteo es necesaria la realización de un tercer conteo. Esto trae como ventaja obtener un inventario confiable y que no posea diferencia alguna, facilitar a las personas encargadas el registro de la mercancía contada, saber la ubicación de la misma y la existencia de mercancía obsoleta.
1.- El conteo físico. Es la realización de la toma física de inventario para verificar que los productos existan y estén registrados correctamente.
92
a) El departamento de Compras realiza la primera toma de inventario y vacía la información sobre la tabla en la primera columna de conteo físico. b) La administración se encarga de realizar la segunda toma de inventario y vaciar la información sobre la tabla en la segunda columna de conteo físico y a su vez verificar que los resultados sean los mismos. c) Si al compararse los dos conteos realizados existen diferencias se debe realizar un tercer conteo por diferentes personas a las que realizaron los primeros para registrar el monto real.
O D A V ER
S E R OSTabla Nº 18
S
H C E R Procedimiento DE de Control para la Entrada y Salida de Inventario Año: Descripci
Código
Cost
ón del
del
o
Producto
Product
Inici
o
al
Inv. Inicial
Mes:
Entrada
Devolucione
Ajustes
Salida
Devolucione
Ajustes
(Compras)
s Compras
(Cargos)
(Ventas)
s Ventas
(Descarga
Inv. Final
s) Und
B
Und
Bs
.
s
.
.
Und.
Bs.
Und
Bs
Und
Bs
.
.
.
.
Und.
Bs.
Und
Bs
Und
Bs
.
.
.
.
Esta tabla tiene como función mantener control sobre las entradas y salidas de mercancía de manera que estas puedan ser registradas oportunamente, en donde no solo se especifique la cantidad en unidades sino que también conocer el costo unitario de la mercancía y el costo total. A su vez tiene como ventajas mantener un control sobre el registro oportuno de las entradas y salidas de inventario, obtener de forma confiable la cantidad exacta existente de cada artículo; el cual a su vez puede funcionar como libro de inventario.
1.- Entradas por compras. Es el aumento en el inventario de mercancías.
93
a) El departamento de compras se encarga de informar al departamento de administración la entrada de mercancías. b) El departamento de administración se encarga de registrar la entrada de mercancía en el inventario inmediatamente al ser recibida la información.
3.- Salidas por ventas. Es la disminución en el inventario de mercancías. a) El departamento de ventas se encarga de informar al departamento de administración la salida de mercancías. b) El departamento de administración se encarga de registrar la salida de
O D A V ER
S
mercancía en el inventario inmediatamente al ser recibida la información.
H
EC R E D
S E R OS
94
CONCLUSIONES
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad de hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los procesos están siendo llevados acorde a las normas y procedimientos, que disminuyan la probabilidad de tener errores en los mismos.
O D A V ER
S
S E R control interno del activo circulante OS de la empresa Venservi, C.A., a su vea H C RE adecuado para el manejo de las partidas del activo realizar D un E diseño La presente investigación tuvo como propósito analizar el sistema de
circulante efectivo, cuentas por cobrar e inventario. En función de dar respuesta al objetivo general se presentan las conclusiones más relevantes, derivadas del cumplimiento de los objetivos específicos de la investigación.
Con respecto al primer objetivo dirigido a identificar los procedimientos de control interno utilizados en el Activo Circulante en la empresa Venservi, C.A., se determinaron los procesos utilizados dicha empresa en cuanto al manejo y cuidado con el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario. Sin embargo, se conoció que la misma no responde completamente al propósito de la empresa con respecto al control interno pues los procedimientos identificados no eran suficientes para el control de dichas partidas del activo circulante.
En el segundo objetivo, dirigido a revisar el cumplimiento del sistema de control interno en el activo circulante en la empresa Venservi, C.A., se observo que no se cumplía adecuadamente el control interno sobre las
95
partidas del activo circulante, ya que se carece en ocasiones de información, habiendo fallas donde se podían originar riesgos relevantes. Del mismo modo se observo una falta de comunicación entre los empleados al momento de ocurrir variaciones dentro de la empresa.
Aunado a esto se observo que una misma persona ejercía diversas funciones del manejo del efectivo, de las cuentas por cobrar y de los inventarios; que de acuerdo a la teoría revisada y manejada estas funciones deberían estar en función a personas diferentes para evitar posibles fallas o posibles conflictos al momento de ser chequeadas estas partidas.
O D A V ER
S
S E R S de control interno en el H activo de la empresa Venservi, C.A., no era Ocirculante C E ERya que se presentaban inconvenientes en cuanto a la falta del todo D efectivo Sobre el tercer objetivo, determinar la efectividad de los procedimientos
de inventario o a que el inventario en sistema no era el real, a su vez el descuadre de las cuentas por cobrar, teniendo inseguridad en si eran los montos reales los que aparecían en sistema.
Y por ultimo el cuarto objetivo, diseñar un sistema de control interno para el activo circulante de la empresa venservi C.A., ya que la empresa no poseía un diseño de control interno, el cual es de vital importancia para lograr las metas y control sobre estas partidas efectivo, cuentas por cobrar e inventario, que son la base para que una empresa tenga efectividad, eficiencia y productividad en sus procesos y que ataque las debilidades presentes en el control interno analizado.
96
RECOMENDACIONES
Obtenidos los resultados respectivos del proceso de investigación se formulan las siguientes recomendaciones:
Con el propósito de incrementar la eficiencia en el control interno del activo circulante, se sugiere realizar reuniones de trabajo con el personal de la empresa Venservi, C.A. en forma periódica (cada mes), a fin de recordar las funciones de los puestos desempeñados, enfatizando la necesidad de
O D A V ER
S
ejercer con mayor eficiencia y eficacia sus tareas; así como de informar
S E R aplicar los correctivos requeridos OS y sanciones respectivas, en pro de reducir y H C REy recurrencia en el proceso de control interno en dicha eliminar D lasE fallas
sobre las irregularidades detectadas en algún proceso, con la finalidad de
empresa.
Se propone en primera instancia el la aplicación de normas y políticas así como los diseños de sistemas para el control interno del activo circulante (Efectivo, cuentas por cobrar e inventario) realizados con la finalidad de facilitar los procesos del control interno y obtener eficiencia y eficacia para prevenir las fallas y posibles fraudes.
A mismo tiempo separar las funciones y otorgarlas de cierta manera que una misma persona no realiza diversas tareas con las que se pueden cometer fraude; como por ejemplo que la persona que maneje el libro de cuentas por cobrar no sea la misma que otorgue créditos, facture o realice gestiones de cobranza; o que la misma persona que realice el recuento del inventario no sea la misma que lo vacié en el sistema y que el recuento de inventario sea supervisado por personas ajenas al área del almacén.
97
Del mismo modo registrar inmediatamente los pagos hechos por clientes y rebajarlos del total de cuentas por cobrar para saber en cualquier momento la deuda de cada cliente y el total de la misma;
al igual que registrar las
entradas y salidas de mercancía para tener un inventario certero y confiable y así saber con que mercancía se cuenta al momento de realizar una venta o al momento de realizar una orden de compra. De manera que se pueda evitar un fraude y descuadres recudiéndose las fallas y teniendo un control interno confiable.
A su vez se recomienda incentivar a los clientes a través de descuentos
O D A V ER
S
por pronto pago para así lograr que paguen antes o a la fecha de
S E R Ssean cobradas ya que esto puede generar para aquellas cuentas H queO no C ERalEtenerse un dinero estancado este no se puede reinvertir pérdidasD porque
vencimiento de la compra y también crear un fondo para cuentas incobrables
para generar mayor utilidad. Así como realizar confirmación periódicamente (cada mes) de las cuentas por cobrar para asegurar que sean las reales.
También se recomienda la aplicación
de sistemas de registros de
inventario para mantener el saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancías en existencia y del costo de la mercancía vendida, y a su vez el empleo de métodos de valuación para determinar el costo que se le va a asignar a la mercancía disponible para evitar darle un costo inferior y que esta este valorada adecuadamente.
Se recomienda analizar, evaluar e implantar los lineamientos propuestos con la finalidad de optimizar el sistema de control interno del activo circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) de la empresa Venservi, C.A.
98
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O D A V ER
S
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Gerardo Guajardo Cantú (2005) Contabilidad para no contadores 1era edición, McGraww-Hill.
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Gustavo Cepeda (1997) Auditoria y control interno McGraw-Hill.
Javier Romero (2006) Fundamentos de Contabilidad. McGraw-Hill.
Meigs – Williams – Haka – Bettner 2000 Contabilidad la base para las decisiones gerenciales McGraw-Hill.
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Yanel Blanco Luna (2004) Manual de Auditoria y Revisoría Fiscal Eco Ediciones.
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÙBLICA
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INSTRUMENTO DE VALIDEZ
H DE CONTENIDO DEL INSTRUMENTO C E R E D
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.
AUTOR: Samia Kassem C.I. 17.419.783 TUTOR: Lic. Edgar Cordero
Maracaibo, Junio de 2008
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El siguiente cuestionario es el instrumento diseñado para la recolección de datos de la investigación, la cual está dirigida al análisis del control interno del activo circulante: efectivo, cuentas por cobrar e inventario, partidas relevantes para la empresa Venservi, C.A.; cuyo análisis accederá a conocer la conducta que presenta el personal de la empresa. De tal maneta, se obtengan resultados esperados en el contexto organizacional.
Esperando alcanzar en esta investigación el logro de los objetivos planteados en la misma, se desea obtener de usted datos confiables a través de sus respuestas. Esta situación atiende a solicitar la colaboración y
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sinceridad requerida ante la totalidad de las preguntas propuestas, cuyos
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resultados se interpretarán seriamente.
H C E R En este sentido, se garantiza la reserva de la información que suministre, DE
para que ésta pueda ser utilizada en la satisfacción del propósito que plantea la investigación, para que su aportación sea válida para fines científicos.
Agradeciéndole su participación y su valiosa colaboración.
La Tesista.
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Maracaibo, Junio de 2008
Señores Profesores. Ciudad
Estimado profesor (a).
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Me dirijo a usted con la finalidad de solicitar su colaboración en la
S E R proyecto de investigación titutalo OS DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL H C ERE INTERNO EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, DPARA
validación del instrumento de recolección de datos a ser aplicado en el
C.A.
Su valiosa función consistirá en evaluar la pertinencia de cada pregunta con respecto a los objetivos, las variables, dimensiones e indicadores de la investigación, así como la redacción de los mismos.
Agradeciendo su atención, se suscribe.
Cordialmente.
La Tesista
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HOJA DE IDENTIFICACIÓN
Identificación del Experto.
Nombre y Apellido: ___________________________________________ Institución donde trabaja: ______________________________________ Título de Pregrado: ___________________________________________ Título de Postgrado: __________________________________Institución
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donde lo obtuvo: _____________________________________________ Año: ______________________________________Trabajos Publicados
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_________________________________________________________
Título de la investigación Diseño de un sistema de control interno para el activo circulante de la empresa Venservi, C.A.
1.1.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Diseñar un sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A.
Objetivos Específicos
Identificar los procedimientos de control interno utilizados en el Activo Circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) en la empresa Venservi, C.A.
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Verificar el cumplimiento del sistema de Control Interno en el Activo Circulante en la empresa Vencervi, C.A. Determinar la efectividad de los procedimientos de Control Interno en el Activo Circulante en la empresa Venservi, C.A. Diseñar un plan de Control Interno para el Activo Circulante en la Empresa Venservi, C.A.
Variable de estudio: Control Interno del Activo Circulante.
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CUADRO DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES VARIABLES
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Control Interno
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DIMENSION
INDICADORES
Confirmación del efectivo. Efectivo
Conciliación del efectivo. Procedimiento de control del efectivo.
Convertibilidad de las cuentas por cobrar. Fondo para cuentas incobrables. Cuentas por Cobrar
Confirmación de las cuentas por cobrar. Procedimiento de control de las cuentas por cobrar.
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Planificación. Sistema de registro del Inventario. Inventario
Métodos de valuación del inventario. Procedimiento de control del inventario.
Fuente: Kassem (2008)
Instrumento de recolección de datos
S O D A V conformado por el Cuestionario dirigido a la población objeto de estudio; R E S Epercibidos por los seis (6) sujetos de la R conjunto de características y atributos S HO C E empresa Venservi, C.A. DER Distribución del Universo y unidades informantes Universo
Unidades informantes Descripción Número Sujetos
Empresa Venservi, C.A. Gerente 1 Compras 1 Ventas 1 Contador 1 Total : 1 Total: 4 Fuente: Oficina de la empresa Venservi, C.A.
CUESTIONARIO 1. Los ingresos son depositados en el banco diariamente e intactos
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2. Las ventas están justificadas con facturas, boletas de ventas, boletas de salida de inventario, a fin de comprobar los ingresos.
3. Se verifican las pruebas de las ventas al contado por una persona que no recibe su importe.
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4.
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H C E R E Son en el diario los ingresos y se pasan a otros libros al Dregistrados recibirlos.
5. Son registradas puntualmente las transferencias de fondos de una cuenta bancaria a otra.
6. Son registrados los cheques posfechados al recibirlos.
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7. Es conservado en depósito los cheques posfechados.
8. El banco entrega y sella los estados bancarios y los cheques pagados directamente a la persona que prepara la conciliación.
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9. La persona que prepara las conciliaciones bancarias también debe firmar cheques.
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10. La persona que prepara las conciliaciones bancarias también debe registrar las transacciones al contado.
11. La persona que prepara las conciliaciones, también debe manejar efectivo.
12. Debe depositar el dinero en el banco la misma persona que llena la planilla de depósito
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13. Sella el banco y devuelve el talón duplicado de depósito a la persona que prepara el depósito.
14. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe también debe llevar los libros de venta.
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S E R S las facturas de venta, también tiene 15. La misma persona que Oprepara H C E acceso a los estados de cuenta de los clientes. DER
16. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe aprobar los descuentos, devoluciones o bonificaciones.
17. La misma persona que prepara las facturas de venta, tiene algunas ingerencias en las cobranzas.
18. Son registradas oportunamente las notas de crédito.
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19. Son registradas oportunamente las notas de débito.
20. Están todos los cheques numerados desde la imprenta.
21. Son conservados y archivados los cheques estropeados.
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H C E R E los cheques anulados de manera que no puedan volver a 22. SeD mutilan usarse.
23. Se deben expedir cheques al portador.
24. Se debe usar protector de cheques.
25. Se firman cheques en blanco con anticipación.
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26. Se controlan con cuidado los cheques en blanco.
27. La persona que firma los cheques, también debe manejar la caja chica.
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28. La persona que firma los cheques es otra diferente a la que registra los ingresos.
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29. Los cheques deben llevar una contrafirma.
30. La misma persona que prepara los cheques, también debe aprobar las facturas.
31. Solo una persona debe examinar en los cheques de cobro las firmas, endosos, nombre del beneficiario y la fecha.
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32. Se devuelven al banco los cheques mal endosados para que los corrijan.
33. Son cobradas las cuentas en el lapso pautado con el cliente
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34. Se aplican descuentos por pronto pago a los clientes.
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35. Se aplican intereses por demora de pago a los clientes.
36. Existe un fondo para cuentas incobrables.
37. Son analizadas y verificadas las cuentas incobrables.
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38. Se maneja algún método para el cálculo de las cuentas incobrables.
39. Son registrados los pagos hechos por clientes inmediatamente cuando son recibidos.
40. Son resumidas y verificadas las confirmaciones de cuentas por cobrar.
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H C E R E 41. Son las cuentas por cobrar periódicamente. Dconfirmadas
42. Se confirman los pagos recibidos con los clientes.
43. La persona que realiza las ventas a crédito, es la misma que cobra.
44. La persona que registra los cobros, es la misma que los recibe.
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45. La persona que realiza los cobros, es la misma que realiza el depósito de los mismos.
46. La persona que hace el depósito bancario tiene acceso al mayor de cuentas por cobrar o a los estados de cuenta de los clientes
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47. Emplean algún tipo de planificación al momento de comprar mercancía.
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48. Emplean algún tipo de planificación al momento de realizar el inventario
49. Se registran las compras en el inventario al momento de ser recibidas.
50. Se registra en el inventario las salidas por ventas al momento de ser realizada.
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51. Se maneja algún sistema de registro de inventario.
52. Son ajustados en los libros las diferencias encontradas al hacerse un recuento.
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53. Se preparan instrucciones escritas para la toma de inventario físico.
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54. Las instrucciones incluyen todos los procedimientos necesarios para garantizar el recuento correcto.
55. Se emplea algún método de valuación de inventario.
56. Se toman muestras aleatorias físicas y se verifican con las mostradas en el sistema de inventario.
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57. Se aprueban los ajustes en el inventario por algún funcionario autorizado que no pertenezca al personal del almacén.
58. Se realiza un doble recuento físico por alguien que no trabaje en el almacén.
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59. Se realiza un doble recuento físico por alguien que no trabaje en el
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almacén.
60. Al hacerse recuentos físicos se toman en cuenta los artículos que deben ser dados de baja.
61. Se emplea algún control sobre las mercancías que por considerarse obsoletas o por alguna otra causa han sido dadas de baja en libros, pero físicamente se encuentran en el almacén.
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62. Los artículos se encuentran convenientemente protegidos contra deterioros físicos.
63. Hay personan responsable para ver que nada sale de la empresa sin una autorización escrita.
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1. Juicios del Experto a. En líneas generales, considera que los indicadores de las variables están inmersos en su contexto teórico de forma. Suficiente Insuficiente Medianamente Suficiente Observación: ________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________
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_______________________________________________________ b. Considera que los reactivos del cuestionario miden los indicadores
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seleccionados para la variable de manera:
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Suficiente Insuficiente Medianamente Suficiente
Observación: ________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _______________________________________________________ c.- El instrumento diseñado mide las variables.
Suficiente Insuficiente Medianamente Suficiente
d.- El instrumento diseñado es: ____________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________
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