Preparación de la Toma Física de Inventario por Cierre de Ejercicio Kreston CSM White Paper 2015 Autor C.P.C. Jaime Pérez M.

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Índice

Introducción Labores de Preinventario Marbetes Labores durante el Inventario Actividades a realizar durante los conteos: Las actividades de las personas asignadas a conteo físico, así como los responsables de cada área son: Actividades de los Supervisores de Inventarios, durante el transcurso de la toma física:

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Mesa de control Las actividades y responsabilidades del Supervisor de la Mesa de Control son: Las funciones del personal asignado a captura son: Actividades del personal asignado para ser Controlador de Marbetes:

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Introducción Es indudable que para la mayoría de las empresas comerciales y manufactureras, un renglón significativo de sus estados financieros esta representado por los inventarios que mantienen y manejan durante cada ejercicio. Un aspecto fundamental para la correcta valuación y adecuada revelación de este rubro en la información financiera esta representada por la toma física de inventarios, es decir el conteo detallado de cada uno de los artículos, ya sea que se clasifiquen en los rubros tradicionalmente conocidos como materia prima, producción en proceso y artículo terminado o bien en cualquier otra nomenclatura que le sea adecuada a las necesidades de información de la empresa.

• Una vez determinados los 3 puntos anteriores, es indispensable que se convoque a una reunión a todo el personal que participará en los conteos, incluyendo al contador de la compañía. La finalidad es darles a conocer el instructivo mediante el cual se llevarán a cabo las actividades durante el desarrollo de la toma física.

Para que el mencionado conteo sea llevado a cabo con la suficiente y razonable seguridad de que sus resultados serán correctos y adecuados para su incorporación a la información financiera por lo menos deberían seguirse los procedimientos que se describen a continuación:

• En estos casos deberá tomarse en cuenta por lo menos a una persona adicional por parte de la empresa formando parte de los equipos de conteo, ya que los auditores podrían, en función de las normas que rigen su trabajo en este rubro, solicitar únicamente el acompañamiento de esta persona para el conteo de partidas especificas, lo cual representaría que no necesariamente seguirían el orden en que los equipos de conteo realicen su trabajo.

• Determinación de una fecha propicia para su realización considerando entre otros aspectos pedidos pendientes de recibir, de fabricar o surtir, días de actividad máxima en el área de almacén y recursos humanos disponibles para la formación de equipos de conteo y mesa de control. • Para la formación de los equipos de conteo deberá tomarse en consideración las áreas del almacén en que normalmente laboran las personas que integraran cada equipo, ya que esto permitirá una mejor y mas rápida identificación de los artículos a contar. Sobre todo, en aquellos casos en que sea necesario calcular equivalencias entre unidades de medida, peso y/o longitud, es conveniente que la formación de estos equipos la realice el jefe o encargado del almacén, y de haber varios, contar con la opinión de cada uno de ellos. • La mesa de control deberá formarse por lo menos con dos personas del nivel de jefatura o encargado del almacén o de un área especifica, ya que esto permitirá, en su caso, el que uno de ellos pueda ausentarse de dicha mesa con la finalidad de aclarar dudas o tomar decisiones en el área del almacén que estuviere necesitando de estos apoyos.

• Si la compañía cuenta con los servicios de auditoria externa, se hará del conocimiento de la firma respectiva tanto la fecha en que se llevará a cabo el conteo como el instructivo correspondiente, con la finalidad de que se programe la presencia de su personal en estas labores.

• Revisión del sistema mediante el cual se controlen los movimientos diarios de entradas y salidas de almacén para verificar que se han incluido todos aquellos correspondientes hasta el día anterior a la realización del conteo. • Impresión de los listados de “existencias teóricas”. Ya sea que se obtengan de alguna de las aplicaciones computarizadas (paquetes) que para tal efecto manejan las empresas o de su previa preparación tomando los datos de las tarjetas individuales de almacén (kárdex). • El día previo al conteo, contando con la presencia de los integrantes de la mesa de control, deberán de revisarse la clasificación y acomodo físico de los productos y en su caso, la adhesión de marbetes previamente numerados y ligados a los listados de existencias teóricas. Es importante mencionar que durante este procedimiento es recomendable identificar aquellas partidas que deban considerarse como obsoletas o de lento movimiento, con la finalidad de

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que en los reportes finales se tomen en cuenta estas características; así como, aquellas partidas que correspondan a pedidos ya facturados y descargados del sistema de control de inventarios que por alguna razón permanezcan aún en las instalaciones de la empresa. • Es recomendable que se realicen, de ser posible, por lo menos dos conteos con el objetivo de ratificar o rectificar las existencias reportadas en el primero de ellos a la mesa de control. • Las cantidades contadas en cada ronda deberán anotarse con tinta para evidenciar la realización de los conteos, así como plasmar la firma del jefe de equipo. • Las variaciones existentes entre cada conteo y/o con las existencias teóricas deberán de ser investigadas y aclaradas de forma inmediata, ya que esto permitirá en caso necesario la propuesta de ajustes tanto en el sistema de control de inventarios como en los registros contables. La documentación que soporte la aclaración de cada una de las diferencias determinadas en los conteos físicos, deberá ser recopilada en la mesa de control en fotocopia y formar parte de los reportes finales del inventario físico, ya que esta será la evidencia de los ajustes que se propongan.

Algunos de los casos que pueden presentarse son: notas de salida de almacén no descargadas del kárdex, notas de remisión por mercancías recibidas durante el desarrollo de los conteos, hojas de control de mercancías entregadas a comisión y/o consignación no entregadas al personal encargado de los sistemas de control de inventarios. • Concluidos los conteos físicos y el registro de las transacciones de ajuste en el área que proceda, se deberá efectuar la valuación de las existencias reales de acuerdo con el método de valuación que para tal efecto se mantenga en la compañía. • Finalmente se hará la impresión del listado de inventario final valuado, separando aquellas existencias que se hubieran clasificado como obsoletas y de lento movimiento, para que el área facultada para ello determine la necesidad de crear o modificar las reservas derivadas de estos conceptos. Una vez realizado esto, el listado deberá ser cotejado contra las cifras mostradas en estados financieros. A continuación se presenta un modelo del instructivo que podría ser utilizado en la toma física de inventarios de una empresa manufacturera.

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Labores de Preinventario Inventario de materias primas, subensambles, material indirecto, material obsoleto, producto terminado y producción en proceso. 1. Todos los materiales que estén sujetos a conteo deberán estar debidamente identificados, ordenados y pre-contados en las áreas de almacenaje de las distintas naves productivas a más tardar el día ___ de diciembre de ___, y serán responsabilidad de los jefes de departamento de las áreas a inventariar. 2. Los materiales que por alguna razón en especial no estén sujetos a inventario, se deberá identificar con una leyenda que diga “NO INVENTARIAR” por cualquiera que sea su situación (ya sea propiedad del cliente, devoluciones a proveedores, mercancías en garantía, etc). 3. Los materiales que sean iguales y por razones de espacio se encuentren ubicados en área o nave diferentes, se les deberá colocar un marbete elaborado a mano con la misma información del marbete impreso. 4. Los responsables de los almacenes deberán brindar la facilidad, apoyo y el equipo necesario a todo el personal que intervengan en los conteos; así también, a los auditores (internos y externos) con el propósito de que todos los materiales hayan sido debidamente inventariados. 5. Durante los recuentos no podrán efectuarse movimientos de materiales o productos por lo que el almacén de materias primas y subensambles deberá dejar de recibir de proveedores hasta el día __ de diciembre y entregar materiales a proceso hasta las _____ hrs., el mismo día.

6. Para el día del recuento es indispensable que todos los movimientos de entrada como de salida de inventarios (o traspasos) se encuentren debidamente documentados y procesados en el sistema a más tardar el día __ de diciembre. 7. Los marbetes destinados para el recuento físico deberán estar en poder de los responsables de los inventarios el día ___ de diciembre para materia prima, subensambles y producto terminado; para producción en proceso será el mismo día de inicio del inventario. Es responsabilidad del Departamento de Costos, el control de la numeración que se utilice. 8. Los artículos que durante los preparativos de toma de inventarios carezcan de marbete, deberán ser reportados de inmediato al Departamento de Costos para que éste se emita acorde a la numeración asignada al almacén correspondiente. 9. Cabe mencionar que las áreas de inventariar deberán de estar despejadas y con el espacio suficiente para el acceso a la toma de los inventarios. 10. La localización de los departamentos en producción serán de acuerdo a lo siguiente: 11. Un día antes del inventario el Departamento de Costos, dará un recorrido por las áreas a inventariar para verificar que se haya cumplido con los puntos antes mencionados.

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Marbetes La toma del inventario físico, se efectuará a través del llenado de marbetes que serán previamente colocados en las áreas a inventariar por los responsables de dichas áreas. Estos marbetes serán emitidos por el Sistema de Cómputo con toda la información requerida excepto cantidad, nombre o número de trabajador. Estos marbetes solo son para el inventario de materias primas, artículos de subensamble y terminados. Los únicos que no serán emitidos son la Producción en Proceso, pues se emitirán con una relación de materiales. En el caso de que exista material sin identificación se

procederá a elaborar marbetes autorizados por el Departamento de Costos. Una vez que los marbetes fueron emitidos y revisados por el jefe del almacén, se procederá a marbetear todas las áreas que serán sujetas a inventario. Los marbetes que sean emitidos por el Sistema y entregado a los responsables por ningún motivo se podrán destruir o extraviar. Se responsabilizará a los encargados del área y deberá reportar esta situación al Departamento de Costos, para que sean ellos quienes lo definan.

Los marbetes constan de tres partes, que son:

Identificación: Esta es la primera parte del marbete (izquierda) y es la que al final del inventario se queda pegada al producto o material en la zona inventariada. Es de utilidad para aclarar diferencias entre conteos y registros.

2do. Conteo: Esta es la segunda parte del marbete (central) y es la que se utiliza para anotar las cantidades inventariadas durante el segundo conteo de los productos y materiales durante la toma del inventario físico.

1er. Conteo: Esta es la primera parte del marbete (derecha) y es la que se utiliza para efectuar el primer conteo de los materiales y productos, el cual se realiza durante el acomodo y el ordenamiento de las áreas a inventariar.

Toda anotación en los marbetes deben hacerse con letra y número legibles, además de que deben llenarse con bolígrafo (no lápiz).

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Para efectos de aclarar diferencias entre los conteos, y con la finalidad de agilizar el trabajo, se controlarán los terceros conteos.

Una vez cotejada la diferencia entre los conteos, el tercero se comparará con los dos primeros y los que lleguen a ser iguales, será la cantidad a capturar.

Por último, debemos tomar en cuenta algo muy importante que es la unidad de medida. Esta sale impresa en la parte inferior izquierda del marbete y significa la medida en que se realizará el conteo. Podras identificarla con las siglas (U.M.)

Los marbetes, son la única referencia de la toma de inventario físico y son básicos para trabajos de depuración o aclaraciones posteriores al inventario, tanto para el Departamento de Costos y para el de Auditoria Interna o Externa. Por este motivo se debe tener especial cuidado que se recopilen los marbetes adecuadamente al final de los trabajos del inventario, respetando la consecutividad y totalidad de acuerdo al folio impreso para cada área.

En la mesa de control, se comparará el marbete del primero con el segundo conteo y en caso de diferencias, se llenará un formato “manualmente” para enviar a una persona distinta a las que hicieron las dos primeras tomas, a realizar una tercera.

Labores durante el Inventario Actividades a realizar durante los conteos: Las labores de inventario físicos, tanto el primer conteo como el segundo conteo, deberán iniciar invariablemente en las fechas y horarios establecidos de acuerdo al calendario respectivo. Las fechas de elaboración del inventario físico específicamente serán, el día __ de diciembre para Producción en Proceso. Al término de estos, procederemos al inventario de Materias Primas, Subensambles y Productos Terminados hasta el día ___ de diciembre respectivamente hasta concluirlos. Con lo anterior, se da por entendido que la toma de los inventarios, deben concluir antes de estas fechas.

del primer conteo verificando el acomodo de los materiales, simultáneamente efectuar la identificación de productos en situaciones especiales, además de cuidar que todo quede marbeteado. Esta actividad la realiza el personal que labora en dichas áreas. Es importante poner toda la atención al colocar los marbetes según el tipo de material, verificando que la descripción y producto que menciona coincida con la unidad de medida y sea lo mismo que ampara el marbete en el que se va a anotar la cantidad.

Las personas a participar en los inventarios físicos, deberán presentarse en los almacenes a las 7:00 hrs. del día para su inicio.

Durante el segundo conteo, la labor es un poco más rápida y sencilla, ya que los marbetes ya se encuentran colocados y la función del personal designado a esta actividad es simplemente contar con estos, sin embargo, debe de efectuar un chequeo para comprobar que el producto que se esta contando es el mismo que ampara el marbete en el que se va a anotar la cantidad.

Las personas que cooperarán en la ejecución de los inventarios físicos se les citará el día __ al ___ de diciembre para las juntas de aplicación de dichos inventarios.

En áreas donde se encuentren artículos afiliados o que sean complicados para contar es conveniente que se formen en parejas para facilitar la labor y hacerlo de mejor calidad.

Los supervisores de cada área a inventariar deberán de coordinar, junto con los responsables de conteo, a todo el personal que participará en dicha actividad, siendo muy conveniente que antes que se inicie la labor de conteo se den instrucciones generales sobre la forma en que deben de realizar su labor. La toma del inventario se hará bajo el procedimiento de recorrer las zonas de almacenes; desde la toma

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• En el espacio que sigue, deberán anotar la unidad de medida del artículo contado. Estos pueden ser kilos, piezas, paquetes, etc. Es importante tomar en cuenta que la unidad de medida es tal como se controla el material dentro del inventario y no como se recibe del proveedor. • Finalmente, deben anotar su nombre (no empleado), en el espacio denominado “contado por” • Acomodar en orden progresivo los marbetes del inventario después de la toma física y entregarlos a los supervisores de inventario o a la persona asignada para este fin. • Deben tener especial cuidado de no extraviar los talones de los marbetes que contó. El inventario no se puede dar por concluido, hasta que estén todos los marbetes capturados y empatados el primer conteo con el segundo.

Las actividades de las personas asignadas a conteo físico, así como los responsables de cada área son: • Contar el tipo de material de acuerdo al área que han sido asignados. • Anotar de manera clara y precisa la información relacionada con el material del cual se esta elaborando el inventario físico. • Reportar al responsable de cada área cualquier anomalía o problema que se tengan con los marbetes. • La cantidad que ellos contarán deberá ser anotada en el talón del marbete que se encuentra junto con el material que se encuentran contando. El resultado deberán anotarlo en el espacio mencionado como “cantidad”. • Ningún marbete debe llevar tachaduras. En caso de cometer error al anotar la cantidad contada u otra información del marbete, este debe cancelarse y sustituirse por otro. Por ningún motivo al momento de capturar la información en la mesa de control se aceptarán estos marbetes;,procediendo a regresarlos al Supervisor correspondiente para su reemplazo.

• Por ningún motivo, deberá destruir o cancelar marbetes, en el caso de tener que cancelar un marbete, se debe recurrir al Supervisor, el cual autorizará y tomará la decisión. • En el caso de detectar materiales o productos sin marbete, deberá notificarlo a su supervisor, para que sea reportado al Coordinador General y se elabore un control sobre éste, que permita su adición al inventario físico. • La persona indicada para toma física, al finalizar el conteo de los artículos del área que se le asignó, deberá de reportarse con su Supervisor para que sea reubicado en otra área de conteo que se requiera. • Al momento que se empiecen a determinar las diferencias entre el primero y segundo conteo, deberá de auxiliar a la aclaración de éstas según lo vaya indicando el supervisor del área. • No podrá abandonar el área que le ha sido asignada sin la autorización de su Supervisor y será éste, el que le indique cuando se da por terminado el inventario y se puede retirar definitivamente. • El día de los inventarios físicos, el personal de conteo debe considerar que sí reporta al Supervisor de Inventario Físico, y no a su jefe habitual.

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Actividades de los Supervisores de Inventarios, durante el transcurso de la toma física:

los productos o materiales. Es conveniente que para esto se apoye con el responsable del área.

Ubicar al personal que le fue asignado para conteo, de tal manera que las actividades se realicen ágilmente, así como el pasar lista de asistencia. Reubicar al personal que vaya terminando las áreas que se le asignaron, ya sea dentro de su mismo almacén o alguna otra área. Para esto se debe contar con el responsable general del inventario.

• Deberá de mantener el orden y disciplina en el área de trabajo.

• Hará pruebas selectivas de los materiales ya contados en su área, corroborando con lo anotado en los marbetes y firmándolos.

• Las personas que intervengan en la toma de inventario físico, independientemente de la actividad que realicen, serán liberados a criterio del responsable, evaluando las cargas de trabajo en su área y las otras.

• Coordinará con el responsable de las mesas de control la entrega de marbetes para su captura, así como la aclaración de los marbetes que tuvieron diferencias. • Aclarar las dudas al personal que esta contando sobre las especificaciones o características de

• Verificará que todos los marbetes fueron contados y entregados a la mesa de control para ser procesados, tanto los normales como las diferencias.

• Siempre deberán irse al final, aquellas personas que tienen injerencia directa en las áreas como lo son el personal de almacenes y contabilidad.

Mesa de control Durante la toma de inventario físico, se requiere capturar los marbetes en donde se anotan las cantidades de los materiales y productos que se van contando, lo cual debe hacerse con mucho cuidado y control. La mesa de control esta integrada por el siguiente personal:

Un supervisor (responsable de la Mesa de Control)

Varios capturistas

Varios controladores de marbetes

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Las actividades y responsabilidades del Supervisor de la Mesa de Control son: • Supervisar antes de la toma del inventario, que el número de equipos que se utilizarán para la captura hayan sido instalados por el Departamento de Sistemas en las áreas asignadas. • Supervisar las funciones específicas que le fueron asignadas al personal de su mesa, además de pasar lista de asistencia. • Distribuir los marbetes para que sean capturados y ordenados.

• Reportar de inmediato al responsable de la Mesa de Control, los problemas que existan para efectuar la captura de marbetes, relacionado con tachaduras o que carezcan de información básica. • Marcar todos los marbetes que vaya capturando. • Entregar los marbetes capturados a los Controladores. • Los marbetes que fueron emitidos y no fueron utilizados, deberán de capturarse en cero. Nunca deben destruirse.

• Mantener el orden y el control de las actividades de la gente.

• Prestará todo el apoyo de acuerdo a las necesidades de la Mesa de Control y como se lo indique el Supervisor del área.

• Solicitar la emisión de los reportes que se requieran para el control de los marbetes.

Actividades del personal asignado para ser Controlador de Marbetes:

• Coordinar con el responsable de la toma física, la aclaración de las diferencias entre el primer y el segundo conteo.

• Ordenar los marbetes de forma consecutiva posterior a su captura llevando una relación de los folios faltantes para reportarlo con el Supervisor de la Mesa y procesa a su aclaración.

• Verificar al final de la captura, que todos los marbetes coincidan en el primer y el segundo conteo, así como que no falte ninguno por capturar ni en los consecutivos. • Emitir el reporte consecutivo de marbetes procesados, en donde se pueda confirmar que no hay faltantes ni diferencias de conteo. Este conteo debe ir firmado de conformidad por ambas partes. • Entregar al Departamento de Costos al finalizar el inventario los listados respectivos de conformidad, anexándole los marbetes. Estos listados, además de la firma del responsable de la mesa, deben estar firmados por Auditoria Interna y Externa (en su caso) así como por el responsable del almacén y el supervisor de la toma física. • Podrá rechazar el supervisor del inventario los marbetes que presenten tachaduras o enmendaduras (sin capturarse) y que alteren la información, así como los que se encuentren sin nombre o iniciales del que hizo la toma física. Las funciones del personal asignado a captura son: • Introducir al sistema los datos de número de marbete, cantidad contada y conteo que corresponde.

• Reportar de inmediato al Responsable de la Mesa de Control los problemas que presenten los marbetes aun después de capturados, por ejemplo que presenten tachaduras o que carezcan de información como el nombre de quien elaboró el conteo, etc. • Cotejar o comparar el marbete del primero con el segundo conteo, identificando que las cantidades (ya capturadas) sean iguales. En caso de diferencias, se llenará el formato para terceros conteos reportando a su Supervisor; además de llevar un control sobre esto. • Llevar el control de la consecutividad y totalidad de los marbetes de acuerdo a la numeración establecida en el momento que se complete y reportarlo al Supervisor de la Mesa de Control. • Prestar todo el apoyo de acuerdo a las necesidades laborales de la mesa de control y de la forma en como se lo indique el Supervisor de área.

La toma del inventario físico, se dará por terminada una vez que el Departamento de Costos y el de Auditoria (Interna y Externa) estén conformes con los listados consecutivos de marbetes y los firmen.

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