Preparación de una Auditoría en los Ensayos Clínicos. D. Manuel Román Martínez Servicio de Farmacología Clínica Hospital Universitario de la Princesa
Índice Introducción Procedimiento de la Auditoría. Cómo preparar la Auditoría. Desarrollo de la Auditoría.
Manuel Román 07 de Abril de 2015
Introducción
El entorno farmacéutico es un área “hiperregulada” Multitud de procedimientos internos, guías, instrucciones,... Sometidos a inspecciones, auditorias internas y externas continuamente Interaccionamos con diversos departamentos: Médico, Regulatorio, Legal,... Exigencia de alta calidad…..¿y recursos limitados?
Manuel Román 07 de Abril de 2015
Entorno • • • • • •
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1947: Código de Nuremberg Diversos problemas (talidomida, etc.) 1964: “Declaración de Helsinki” de la AMM 1977-8: FDA publica “Obligaciones para el promotor, monitor e investigador” 1986-9: normativas de BPC en UK, Francia, países nórdicos 1990: “EEC note for guidance: good clinical practice for trials on medicinal products in the European Community”. CPMP Working Party on Efficacy of Medicinal Products 1994: “Guidelines for good clinical practice (GCP) for trials on pharmaceutical products” de la OMS 1996: “Guideline for Good Clinical Practice” de la ICH (International Conference on Harmonization): ICH E6 135/95 Manuel Román 07 de Abril de 2015
Introducción
http://www.ich.org/ Manuel Román 07 de Abril de 2015
Normas de BPC •
Normas para el diseño, dirección, realización, monitorización, auditoría, registro, análisis e informe del ensayo clínico que garantizan que los datos y los resultados obtenidos son precisos y creíbles, y que se han protegido los derechos, la integridad y la confidencialidad de los sujetos del ensayo. • Proporciona: • Garantía pública de la protección de los derechos, la seguridad y el bienestar de los sujetos del ensayo de acuerdo con los principios de la Declaración de Helsinki, • garantiza la credibilidad de los datos del ensayo clínico.
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Auditoría (1.6) • Examen independiente y sistemático de las actividades y los documentos relacionados con el ensayo, para determinar si las actividades evaluadas relacionadas con el ensayo han sido realizadas y si los datos son registrados, analizados y fielmente comunicados, conforme al protocolo, los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) del promotor, la BPC y la normativa vigente). Manuel Román 07 de Abril de 2015
Investigador (4) El investigador y la institución deberán permitir al promotor la monitorización y la auditoria del ensayo clínico y a las autoridades competentes la realización de las inspecciones correspondientes. (4.1.4)
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Promotor (5) El promotor es el responsable de llegar a un acuerdo con todas las partes implicadas que asegure el acceso directo a todos los centros del ensayo, a todos los datos/documentos originales y los informes necesarios para garantizar la monitorización y auditoría por parte del promotor y las inspecciones por parte de las autoridades nacionales y extranjeras. (5.1.2)
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Sistema de Garantía de Calidad Auditorias inspecciones
Control de Calidad
PNTs Manuel Román 07 de Abril de 2015
Auditorias/Inspecciones Auditor (5.19.2) • Nombrado por el promotor • Independiente del sistema/ensayos clínicos • Cualificado por su formación y experiencia para realizar auditorias. Cualificación documentada.
Inspector SCO/256/2007 • Designados por las administraciones sanitarias. • Cualificación y formación universitaria en medicina, farmacia, farmacología, toxicología u otras disciplinas pertinentes. • Las administraciones sanitarias garantizaran su formación • Experiencia previa suficiente. Manuel Román 07 de Abril de 2015
Auditorias/Inspecciones Auditoría • Examen independiente y sistemático de las actividades y los documentos de un ensayo, para determinar si las actividades han sido realizadas conforme a: Protocolo, PNT, BPC y Normativa Vigente
Inspección RD223/2004 • Revisión oficial por una autoridad competente de todos los elementos relacionados con el ensayo • En el lugar del ensayo, instalaciones del promotor y/o CRO u otros (Lab. Análisis) Manuel Román 07 de Abril de 2015
Objetivo de la auditoría Evaluar la realización de un ensayo y el cumplimiento del protocolo, los PNT, la BPC y los requisitos legales pertinentes. (5.19.1)
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Tipos de auditoría Investigador
Promotor / CRO
Sistemas/ Procesos
Sistemas informáticos
Laboratorios de Análisis
Almacenamiento/ Distribución
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Informe Final
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Procedimiento de la Auditoría (5.19.3) a) El promotor deberá asegurarse de que las auditorias de los sistemas/ensayos clínicos se realizan de acuerdo con los procedimientos escritos del promotor sobre qué y cómo auditar, la frecuencia de las auditorias; así como la forma y contenido de los informes de las mismas.
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Procedimiento de la Auditoría (5.19.3) b) El plan de auditoria del promotor y los procedimientos para la auditoria de un ensayo se establecerán en función de la importancia del ensayo en cuanto a los datos a presentar a las autoridades reguladoras, el número de sujetos en el ensayo, el tipo y la complejidad del ensayo, el nivel de riesgos para los sujetos del ensayo y cualquier problema que se identifique.
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Procedimiento de la Auditoría (5.19.3) c) Las observaciones y los hallazgos del auditor deberán estar documentadas. d) Para preservar la independencia y el valor de las auditorias, las autoridades reguladoras no deberán pedir los informes de auditoria de forma rutinaria. Las autoridades pueden solicitar el acceso a un informe de auditoria para un caso concreto cuando exista evidencia de un serio incumplimiento de la BPC o durante el curso de una demanda legal. Manuel Román 07 de Abril de 2015
Procedimiento de la Auditoría (5.19.3) e) Cuando sea requerido por la ley o normativa pertinente, el promotor deberá proporcionar un certificado de auditoria.
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Como preparar la auditoría
Notificación de la Auditoría
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Como preparar la auditoría 1. Preparar al equipo. • Confirmar su disponibilidad • Dar soporte al equipo/centro • Explicar el propósito de la auditoría 2. Revisión del archivo del investigador y documentos fuente ¡No es un trabajo de última hora! 3. Documentación adecuada (¡Ojo con las notas de archivo!) 4. Auditor • Acordar las fechas • Buscarle un lugar adecuado en el centro • Cubrir sus necesidades • Informar si fuera necesario de las particularidades del país, lugar de trabajo…. Manuel Román 07 de Abril de 2015
Como preparar la auditoría ¿Qué va a buscar el auditor? • Evidencias de (no)cumplimiento. • Únicamente evidencias objetivas • Nunca suposiciones, ideas, preferencias,… • Que cualquier aspecto del ensayo ha sido realizado según la normativa vigente, guías establecidas, protocolo, PNTs,…
Manuel Román 07 de Abril de 2015
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Desarrollo de una auditoría e inspección 1.Reunión de Inicio 2.Entrevistas con el equipo 3.Visita de las instalaciones • Farmacia • Laboratorio • Archivo y Almacén (e.g. Kits, tests embarazo) • Departamentos participantes (e.g. cardiología, radiología) 4.Documentos Fuente y Consentimientos 5.Archivo y documentos esenciales 6.Reunión de cierre Manuel Román 07 de Abril de 2015
Desarrollo de una auditoría e inspección 1.Reunión de Inicio • Presentaciones • Necesidades del auditor • Responsabilidades del equipo • Agenda
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Desarrollo de una auditoría e inspección 2.Entrevistas con el equipo • Se cooperativo, honesto y calmado El auditor/inspector siempre tiene la razón • Evitar estar a la defensiva, inseguro, juzgar nuestros procesos o el modo del desarrollo de la auditoria, sentirse obligado a hablar en los momentos de silencio. • Dar la información que se pide. Siendo conciso y concreto en las respuestas. • Si no entendemos la pregunta pedimos que nos la vuelvan a formular • Proporcionar lo antes posible la documentación solicitada. • Conocer las responsabilidades de cada miembro del equipo. • Intentar transmitir que conocemos bien el protocolo. Manuel Román 07 de Abril de 2015
Desarrollo de una auditoría e inspección 3.Visita de las instalaciones • Farmacia • Laboratorio • Archivo y Almacén (e.g. Kits, tests embarazo) • Departamentos participantes (e.g. cardiología, radiología)
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Desarrollo de una auditoría e inspección
4.Documentos Fuente y Consentimientos 5.Archivo y documentos esenciales
Manuel Román 07 de Abril de 2015
Desarrollo de una auditoría e inspección 6.Reunión de cierre • Actitud abierta • Discutir las observaciones encontradas • Impacto sobre la seguridad, conducta o integridad de los datos. • Urgencia de las acciones correctoras a tomar • Repetición del problema • Ofrecer clarificaciones, diferencias de opinión.
Manuel Román 07 de Abril de 2015
Desarrollo de una auditoría e inspección 7. Informe de auditoría • 30 días posteriores a la auditoría. • Nunca archivarlo en el archivo del investigador 8. ¿Y después qué? • Plan de Acción correctivo y preventivo (CAPA PLAN)
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MUCHAS GRACIAS
D. Manuel Román Martínez
[email protected] Servicio de Farmacología Clínica Hospital Universitario de la Princesa Manuel Román 07 de Abril de 2015