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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENÉRICO
AL-SIGM CENPRI
18/09/13
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENÉRICO
Índice de contenido 1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................................3 2. VISTA GENERAL DEL PROCEDIMIENTO................................................................... 4 3. INICIO Y CATEGORIZACIÓN DEL EXPEDIENTE....................................................... 6 Inicio del Expediente...................................................................................................................6 Categorización del expediente.................................................................................................... 7 Interesado Principal.....................................................................................................................8 4. TRÁMITES: CONCEPTOS GENERALES...................................................................10 Creación de los trámites............................................................................................................ 10 Creación de documentos en cada trámite..................................................................................11 Desde Plantilla......................................................................................................................11 Anexar fichero...................................................................................................................... 11 Edición de documentos............................................................................................................. 12 Firma de documentos................................................................................................................ 13 Registro de salida de documentos............................................................................................. 15 Terminación de trámites............................................................................................................16 5. FASE COMPLETA: TRÁMITES...................................................................................17 Providencia................................................................................................................................17 Comunicación de entrada..........................................................................................................18 Solicitud de Subsanación.......................................................................................................... 19 Anexar Documentación.............................................................................................................20 Anexar Anuncio BOP/BOE.......................................................................................................22 Informe Técnico........................................................................................................................ 23 Informe Jurídico........................................................................................................................ 25 Informe de Intervención o de Secretaría-Intervención..............................................................27 Propuesta de Resolución .......................................................................................................... 29 Trámite Resolución................................................................................................................... 30 Publicación Anuncio BOP por servicios de la Diputación........................................................35 Publicación en el Tablón........................................................................................................... 36 Comunicación genérica.............................................................................................................38 Certificado.................................................................................................................................41 Avanzar Fase............................................................................................................................. 42 6. FASE ARCHIVO: EXPEDIENTE FOLIADO CON ÍNDICE..........................................43 Generar Documento Único Expediente.....................................................................................43 Avanzar Fase y Cierre del Expediente...................................................................................... 46 7. BÚSQUEDA AVANZADA DE PROCEDIMIENTOS GENÉRICOS.............................. 47
CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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1. INTRODUCCIÓN Tras la intensa y satisfactoria experiencia adquirida en la mayor parte de los departamentos y servicios provinciales con la configuración electrónica de los procedimientos administrativos más habituales y de mayor trascendencia efectiva, se ha considerado procedente la configuración electrónica de un procedimiento administrativo genérico, por su gran trascendencia efectiva tanto para la Diputación como para los ayuntamientos que deseen utilizar esta herramienta en el futuro. La complejidad de la tramitación de cada expediente administrativo en el ámbito local oscila entre el 1 (solicitud y obtención de un volante de empadronamiento, ...) y el 100 (diversos expedientes de contratación administrativa, urbanismo, expropiación forzosa ..) y el número de procedimientos administrativos distintos configurados por las leyes es enorme, tal y como conoce cualquier especialista en la materia. Por ello, cuando se afronta el objetivo de mejorar la gestión de procesos en una organización y, especialmente, si se asume el reto de convertirla en una administración electrónica, se acaba planteando la necesida de configurar un procedimiento genérico o abierto como el que a continuación se explica, que podrá ser utilizado por cada organización para la tramitación de expedientes para los que aún no se haya configurado un expediente electrónico específico. En este procedimiento genérico se parte de una consideración elemental: aunque el número de procedimientos administrativos sea muy elevado, cada uno de ellos puede fácilmente descomponerse en un conjunto de trámites o subprocesos comunes que, a efectos prácticos, se comportan en cada proceso administrativo como piezas de un puzzle que debe seguir la pauta marcada en la norma de aplicación. El procedimiento genérico configurado es muy genérico y versátil. La responsabilidad de la tramitación de los expedientes, como puede resultar obvio, sigue correspondiendo a los servicios y departamentos correspondientes. Las plantillas anexadas son muy genéricas y meramente orientativas, y los distintos trámites se han configurado como potestativos y de forma flexible, por lo que deben ejecutarse u omitirse en función de las exigencias normativas establecidas en cada procedimiento y, en su caso, pueden reiterarse según las necesidades que se deriven de la tramitación de cada expediente.
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2. VISTA GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
El Procedimiento Administrativo Genérico se ha configurado en dos fases, si bien la segunda, o Fase de Archivo, se limita a la generación de un ejemplar de expediente foliado una vez conclusa su tramitación, tal y como se explica al final de este manual..La fase principal del procedimiento, a la que llamamos “Fase Completa”, permite la inclusión de todos aquellos trámites que la normativa de aplicación exija al expediente que se tramite y que un tramitador requiera. Por ese motivo, ninguno de los trámites que se incluyen en el procedimiento son obligatorios, sino que el tramitador puede ir seleccionando los trámites que considere necesarios, según el procedimiento de que se trate. Los trámites incluidos en la fase principal del procedimiento, que pueden reiterarse tantas veces como sea necesario, son: •
Providencia.
•
Comunicación de entrada. Permite notificar al interesado que se ha recibido correctamente la solicitud, plazos de resolución, efectos del silencio y departamento responsable de la tramitación del expediente (art. 42.4 LRJAP y PAC).
•
Solicitud de subsanación. Permite notificar al interesado que debe subsanar el contenido o documentación necesaria para la correcta tramitación del expediente (art. CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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71,1 LRJAP y PAC). •
Anexar documentación. Permite al tramitador anexar al expediente electrónico documentación presentada o elaborada en papel (por ejemplo, solicitudes o subsanaciones del interesado o informes o documentos específicos firmados en papel).
•
Informe Técnico. Permite elaborar y firmar electrónicamente un informe o documento técnico de cualquier tipo (informe propiamente dicho, pliego, memoria, proyecto ...).
•
Informe Jurídico. Permite elaborar y firmar electrónicamente un informe o documento jurídico de cualquier tipo.
•
Informe de Secretaría-Intervención. Idem anterior
•
Propuesta. Permite elaborar y firmar la Propuesta de Resolución, uno de los documentos más importantes del expediente porque normalmente su texto íntegro pasa a la resolución propiamente dicha (Decretos u Órganos Colegiados). La propuesta debe relacionarse en AL SIGM con los módulos de decretos o de Órganos Colegiados.
•
Trámite Resolución. Subproceso que permite el inicio de un expediente resolución, ya sea un decreto o un expediente de resolución mediante órganos colegiados. El texto incluido en la resolución será el que aparece en el documento de Propuesta anterior, por lo que debe existir previamente la propuesta firmada, y que el trámite esté terminado.
•
Publicación Anuncio B.O.P. Permite iniciar un expediente de “Inserción de Anuncio Interno BOP”. Debemos crear dentro del trámite un documento de Anuncio que será el que se adjunte al procedimiento principal o matriz (el que exige la publicación en BOP).
•
Publicación en el Tablón. Permite iniciar un expediente de “eTablón Publicación”. Debemos crear dentro del trámite un documento de publicación que será el que se se adjunte al procedimiento principal o matriz. Asimismo, se debe rellenar ciertos datos de la publicación en la pestaña “Publicación en eTablón”.
•
Anexar Anuncio BOP/BOE. Posibilidad de anexar un documento de anuncio del BOE o del BOP (sólo para los ayuntamientos).
•
Comunicación genérica. Trámite o subproceso que permite generar cualquier tipo de escrito o comunicación que queramos remitir al interesado / participantes en cualquier momento de la tramitación del expediente. Permite la firma electrónica del documento, su registro electrónico de salida y enlaza con el “Comparece”, posibilitando su notificación electrónica si el destinatario está de alta en el sistema de notificaciones.
•
Certificado. Trámite que nos permite generar un documento de certificación, por ejemplo, en las Licencias de Obras.
En la segunda y última fase, la fase de “Archivo” dispondremos de un único trámite: •
Generar Documento Único Expediente. Trámite que genera el documento foliado con índice, en el que se incluyen por fechas todos los documentos del expediente electrónico, firmados, para su archivado definitivo en la aplicación. Permite la compulsa electrónica de los documentos en papel anexados al expediente. Este foliado puede remitirse en soporte electrónico o papel a cualquier autoridad o juzgado que lo reclame con justo título.
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3. INICIO Y CATEGORIZACIÓN DEL EXPEDIENTE Inicio del Expediente El expediente electrónico se inicia desde el tramitador (En posteriores versiones es posible que pueda habilitarse una nueva opción para iniciar el procedimiento desde el registro telemático, por solicitud del interesado o por apoderamiento de funcionario actuante). El inicio del expediente se realiza desde el tramitador de AL SIGM de la forma habitual. Para ello, pulsamos: > Iniciar Expediente > Procedimiento Genérico
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Categorización del expediente Dado que se trata de un expediente / procedimiento genérico y, por tanto, puede dar cabida a diversos tipos de procedimientos administrativos, es obligatorio marcar el tipo de expediente que nos ocupa. Esto es necesario para que, en las posteriores búsquedas de este tipo de expedientes, el buscador nos permita filtrar por el tipo del expediente. Para ello, pulsamos: Pestaña Expediente > Tipo de Expediente NOTA: Si el tipo de expediente que queremos realizar no está dado de alta en el desplegable, debemos ponernos en contacto con el personal de CENPRI para que lo incluya.
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Interesado Principal En la misma pestaña del Expediente debemos rellenar los datos del Interesado Principal (salvo que no haya). Al rellenar el interesado principal en la pestaña de Expediente, sus datos se cargan automáticamente en las pestañas Participantes (para notificaciones) e Interesado/Representante (lo que permite replicarlo automáticamente en todas las plantillas). Pestaña Expediente > Interesado Principal
Vemos a continuación como quedarían ambas pestañas, que en principio no volveremos a modificar, salvo que surja la necesidad de notificar a un interesado distinto al interesado principal.
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4. TRÁMITES: CONCEPTOS GENERALES Como ya hemos comentado anteriormente, ninguno de los trámites es obligatorio y todos ellos pueden reiterarse tantas veces como sea preciso en cualquier momento de la tramitación del procedimiento (p. ej. puede emitirse un informe de Intervención o jurídico al inicio y otro al final del expediente, o anexarse diversos anuncios del BOE o BOP en distintos momentos del procedimiento). Es responsabilidad del tramitador seleccionar los trámites a realizar para el expediente concreto que estemos tratando, de conformidad con lo que determine la normativa aplicable.
Creación de los trámites Para cualquiera de los nuevos trámites que queramos crear, debemos pulsar: Nuevo Trámite > “Nombre del trámite”
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Creación de documentos en cada trámite Dentro cada uno de los trámites podremos editar o adjuntar documentos. En cada uno de los trámites existe un tipo de documento/plantilla asociado, aunque tratándose de un procedimiento administrativo genérico, las plantillas han de serlo también y quedar abiertas para su edición por el responsable de la tramitación. Para crear documentos, podremos pulsar:
Desde Plantilla Seleccionamos la opción “Desde Plantilla” cuando queremos usar la plantilla que nos proporciona AL SIGM para la creación del documento. Es la opción aconsejable, pues el documento llevará la cabecera, el logo y el formato predefinido por los servicios técnicos de la Diputación. Esta plantilla puede editarse y modificarse en todos sus extremos incluyendo el texto que se considere adecuado (copiar y pegar).
Anexar fichero El aplicativo de AL SIGM también nos permite el anexado ÍNTEGRO de ficheros. Está opción también se puede usar según las necesidades del tramitador, pero no se respeta ni cabecera, ni logo o formato del documento, por lo que deberá considerarse su conveniencia, aunque tendrá todo su sentido en trámites como “Anexar Documentación”, “Anexar Anuncio BOE”, etc.
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Edición de documentos Una vez generado el fichero correspondiente dentro del trámite, deberemos editar su contenido mediante la opción “Editar Fichero”. Para ello: •
Pulsamos en el nombre del documento para entrar en su detalle.
•
Pulsamos sobre la opción “Editar Fichero” y editamos (o copiamos y pegamos) en el documento el texto que consideremos procedente.
•
Una vez que se ha editado el contenido íntegro del documento, pulsamos el botón Guardar del Editor Texto como si lo estuviéramos haciendo en nuestro equipo. CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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Firma de documentos La mayoría de documentos de un expediente deben ir firmados por los responsables técnicos o políticos que procedan (el propio tramitador, Jefaturas, Diputados o Concejales, Alcaldes o Presidentes, Secretaría, Intervención, etc). Para realizar la firma de un documento, hacemos lo siguiente: •
Pulsamos en el nombre del documento para entrar en su detalle. Si quisiésemos firmar todos los documentos del trámite, también podríamos utilizar la opción “Firmar todo”.
•
En el supuesto más habitual pulsamos sobre la opción “Firmar”.
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Una vez pulsado el botón firmar, nos aparecen dos opciones: •
Iniciar circuito de firma. Será la opción habitual. El tramitador enviará el documento al/ a los firmante/s que procedan. Normalmente, cuando el proceso de firma termina, el firmante recibe un aviso electrónico a través del tramitador de AL SIGM.
•
Firmar Ahora. Se utiliza cuando el propio tramitador es el que va a firmar el documento. Necesitará un certificado electrónico, además de tener configurada la firma en AL SIGM.
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Registro de salida de documentos Cuando los documentos firmados hayan de ser notificados o trasladados fuera de la organización (notificaciones de resoluciones, solicitudes de subsanación, etc …) el tramitador debe registrarlos de salida desde el propio tramitador. Es imprescindible que los documentos estén firmados antes de ser registrados de salida. El proceso es muy simple y sencillo y basta con pulsar una de las siguientes opciones:
•
Registrar Todo. Registra de salida todos los documentos del expediente
•
Registrar Selección. Registra sólo los documentos marcados.
Tras esa pulsión, se genera automáticamente un asiento en el Registro de Salida de la entidad y una anotación en el documento electrónico registrado, con las indicaciones reglamentarias. Una vez registrado de salida, si el/los destinatario/s está/n dado/s de alta en la aplicación Comparece, se procede automáticaamente a su notificación electrónica conforme se indica en el Manual del Comparece. Si no fuera así, el documento se imprime automáticamente y deberá ser notificado por el procedimiento tradicional (correos, etc ..). Para más información, revise también el Manual de Comunicación Administrativa Electrónica, ambos en la sede electrónica provincial (https://sede.dipucr.es/documentacion).
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Terminación de trámites Cuando, dentro de un trámite, hayamos terminado con la edición, firma y registro de todos sus documentos y no haya más pasos por realizar, procederemos a terminar el trámite. Así, desde dentro del trámite, pulsaremos Terminar Trámite.
No obstante, si por error hemos cerrado un trámite, tendremos la opción de reabrirlo.
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5. FASE COMPLETA: TRÁMITES Providencia Muchos de los expedientes iniciados de oficio se inician mediante una providencia de la Presidencia de la Corporación o miembro de la entidad en quien haya delegado. Para generar la providencia, desde la ventana principal del expediente, pinchamos en Nuevo trámite en el menú de la izquierda. Nos aparece una ventana con los trámites disponibles, seleccionamos Providencia.
Pasados unos segundos vemos que nos ha iniciado el trámite de Providencia y automáticamente nos ha generado el documento de la Providencia para ser editado y firmado por la Presidencia o por quien corresponda por el procedimiento habitual.
Una vez firmado el documento de la providencia debemos pulsar en Terminar Trámite.
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Comunicación de entrada En los expedientes iniciados instancia de parte, podemos realizar una Comunicación de Entrada, en los términos expuestos en el art. 42.2 LRJAP y PAC. Para ello, iniciamos el trámite de la forma habitual pulsando primero Nuevo Trámite y, después, Comunicación de Entrada.
Pasados unos segundos vemos que nos ha iniciado el trámite de Comunicación de Entrada y automáticamente nos ha generado el documento de Comunicación del Procedimiento para ser editado y firmado por quien corresponda por el procedimiento habitual.
Una vez editado el documento procedemos a la firma y el registro del documento según el procedimiento habitual. Si el interesado se encuentra dado de alta en el comparece, el sistema le remitirá automáticamente su notificación. Si no se está dado de alta en el comparece se habrá generado un documento llamado Documentos Sellados que debemos imprimir para enviar por correo ordinario. En el caso de haber sido notificado por el comparece debemos esperar a que abra la notificación o bien a que esta caduque según se indica en el Manual del Comparece. Una vez que nos haya llegado dicho aviso, o bien ha sido notificado por correo ordinario, podremos terminar el trámite.
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Solicitud de Subsanación En el caso de que la documentación aportada por un interesado en cualquier expediente administrativo fuera incorrecta o estuviera incompleta existe la posibilidad de solicitar su subsanación dentro del proceso electrónico. Para ello iniciamos un nuevo trámite.
Pasados unos segundos vemos que nos ha iniciado el trámite de Solicitud de Subsanación y automáticamente nos ha generado el documento de Subsanación para ser editado y firmado por quien corresponda por el procedimiento habitual. Editamos el documento e indicamos aquéllo que deseemos que subsane el interesado.
Una vez relleno el documento, lo enviamos a la firma y registramos la salida de la forma habitual.
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Anexar Documentación Durante la tramitación de un expediente electrónico podemos encontrarnos con la necesidad de anexar documentos en papel o documentos electrónicos inicialmente ajenos al expediente. Podemos incluir cualquier tipo de documento a nuestro expediente electrónico y en cualquier momento de la tramitación utilizando el trámite Anexar Documentación. Para anexar un documento debemos tenerlo ya en nuestro ordenador. Si se trata de un documento electrónico no es necesario hacer nada, pero si se trata de un documento en papel previamente debemos escanearlo para permitir su tratamiento como documento electrónico. Una vez que tenemos el documento en nuestro equipo, iniciamos el nuevo trámite Anexar Documentación.
En la ventana que nos aparece seleccionamos la opción Anexar Fichero.
En primer lugar nos solicita el Tipo de Documento, seleccionamos Documento Anexado.
A continuación hay que indicar el fichero que deseamos incluir en el expediente. Pinchamos en Examinar..., en la ventana que nos aparece buscaremos en nuestro equipo y seleccionamos el fichero que deseemos anexar. Una vez hecho esto pincharemos en Aceptar.
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Tras ello, podemos comprobar que el fichero ha sido añadido al expediente.
A continuación debemos rellenar la información del documento, para ello pinchamos sobre el tipo de documento Documento Anexado. En la ventana que nos aparece podemos, si lo deseamos, modificar la descripción del documento, y DEBEMOS indicar bien la fecha en la que se firmó el documento anexado (tanto se la firma fue electrónica como si se firmó en papel) o la fecha en la que se registró, según proceda, para que posteriormente los procesos de foliado ordenen correctamente por fecha los documentos. Una ver cumplimentados esos datos pinchamos en Guardar.
Volviendo al listado de documentos comprobamos que se han cambiado los datos.
Podemos repetir este proceso tantas veces como deseemos para anexar todos los CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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documentos que deseemos, sin límite alguno.
Una vez que hemos anexado todos los documentos podemos cerrar el trámite.
Anexar Anuncio BOP/BOE Para Anexar un Anuncio BOP/BOE se seguirán los pasos que en el trámite anterior pero es específico para añadir anuncios del BOP, del BOE o de cualquier otro diario oficial. La inclusión de anuncios del BOP sólo tendrá sentido cuando el procedimiento genérico se esté usando en los ayuntamientos. En la Diputación de Ciudad Real no es preciso hacerlo porque los anuncios del BOP se encuentran ya dentro del expediente, en expedientes relacionados con el principal. La inclusión de anuncios del BOE y de otros diarios oficiales se usará tanto en Diputación como en los Ayuntamientos.
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Informe Técnico Uno de los trámites habituales en muchos expedientes administrativos es la generación y firma de un informe técnico o informe del servicio. Pero mediante este trámite se puede elaborar y firmar cualquier tipo de documento que deba figurar en el expediente (p. ej., un proyecto técnico o memoria, uno o más pliego de cláusulas administrativas o técnicas …). Basta con cambiar el nombre e incluir el contenido que se estime adecuado. Para hacerlo, pinchamos en Nuevo Trámite y después iniciamos el trámite Informe Técnico. La aplicación generará automáticamente un documento de Informe Técnico vacío, que tendrá que ser editado y firmado a posteriori.
Una vez iniciado el trámite, podremos delegarlo a la persona determinada como responsable de la realización del informe, normalmente el personal de los servicios técnicos de la entidad que figure de alta en AL SIGM como tal. Para la delegación, pulsamos el botón delegar trámite. Si el tramitador fuera también el responsable del informe, podrá acceder directamente al trámite sin delegarlo.
El responsable del informe técnico o documento visualizará en su pantalla inicial el nuevo trámite Informe Técnico, que podrá editar para completar o modificar lo que sea necesario. Si el asesor técnico desea consultar la documentación del expediente con carácter previo a la CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENÉRICO
firma del informe, dispone de una opción en el menú de la izquierda denominada Ver Documentos, que le muestra el listado de todos los documentos del expediente disponibles hasta la fecha y podrá consultarlos pinchando cualquiera de ellos.
El responsable de la elaboración y firma del documento podrá editarlo desde plantilla o anexar un fichero independiente. Como se ha indicado anteriormente, se recomienda el uso de las plantillas proporcionadas (completándolas mediante copiar y pegar) para conservar el formato, cabecera y logo, que se pierden si se anexa otro fichero. Conclusa la edición y revisión del documento el responsable procederá a su firma.
Firmado el documento, el firmante del Informe Técnico deberá pulsar cerrar el trámite y el sistema enviará un aviso al responsable de la tramitación del expediente para que continúe con ella.
CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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Informe Jurídico Con carácter previo o posterior a la propuesta, según los casos, se procederá a generar el documento Informe Jurídico. Para ello pinchamos en Nuevo Trámite y después seleccionamos Informe Jurídico. La aplicación generará automáticamente un documento de Informe Jurídico vacío, que tendrá que ser editado y firmado a posteriori.
Una vez iniciado el trámite, podremos delegarlo a la persona determinada como responsable de la realización del informe, normalmente el personal de la Secretaría General o servicios jurídicos de la entidad. Para la delegación, pulsamos el botón delegar trámite. Si el tramitador fuera también el responsable del informe, podrá acceder directamente al trámite sin delegarlo.
El responsable del informe jurídico visualizará en su pantalla inicial el nuevo trámite Informe Jurídico, que podrá editar para completar o modificar lo que sea necesario. Si el asesor jurídico desea consultar la documentación del expediente con carácter previo a la firma del informe, dispone de una opción en el menú de la izquierda denominada Ver CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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Documentos, que le muestra el listado de todos los documentos del expediente que podrá consultar pinchando cualquiera de ellos.
El responsable de la elaboración y firma del documento podrá editarlo desde plantilla o anexar un fichero independiente. Como se ha indicado anteriormente, se recomienda el uso de las plantillas proporcionadas (completándolas mediante copiar y pegar) para conservar el formato, cabecera y logo, que se pierden si se anexa otro fichero. Conclusa la edición y revisión del documento el responsable procederá a su firma.
Firmado el documento, el firmante del informe deberá pulsar cerrar el trámite y el sistema enviará un aviso al responsable del expediente para que continúe con su tramitación.
CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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Informe de Intervención o de Secretaría-Intervención Además del Informe Jurídico (aunque también puede ser anterior o emitirse sin necesidad de aquél informe) puede resultar necesario o conveniente generar un Informe de Intervención o de Secretaría - Intervención. Para ello, pinchamos en Nuevo Trámite y después seleccionamos el trámite Informe de Intervención. La aplicación generará automáticamente un documento de Informe de Secretaría-Intervención vacío, que tendrá que ser editado y firmado a posteriori.
Una vez iniciado el trámite, podremos delegarlo a la persona determinada como responsable de la realización del informe, normalmente el personal de Intervención en la entidad, o de Secretaría-Intervención en los ayuntamientos más pequeños, en cuyo caso este informe refunde el informe jurídico con el de Intervención. Para la delegación, pulsamos el botón delegar trámite. Si el tramitador fuera también el responsable del informe, podrá acceder directamente al trámite sin delegarlo.
El responsable del informe de Intervención visualizará en su pantalla inicial el nuevo trámite Informe de Intervención, que podrá editar para completar o modificar lo que sea necesario. Si el informante desea consultar la documentación del expediente con carácter previo a la firma CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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del informe, dispone de una opción en el menú de la izquierda denominada Ver Documentos, que le muestra el listado de todos los documentos del expediente que podrá consultar pinchando cualquiera de ellos.
El responsable de la elaboración y firma del documento podrá editarlo desde plantilla o anexar un fichero independiente. Como se ha indicado anteriormente, se recomienda el uso de las plantillas proporcionadas (completándolas mediante copiar y pegar) para conservar el formato, cabecera y logo, que se pierden si se anexa otro fichero. Conclusa la edición y revisión del documento el responsable procederá a su firma.
Firmado el documento, se procederá a cerrar el trámite y el sistema enviará un aviso al responsable del expediente para que continúe con su tramitación.
CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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Propuesta de Resolución En uno o varios momentos durante la tramitación del procedimiento, se puede proceder a generar el documento de Propuesta o Informe-Propuesta de resolución. Es un documento especialmente importante desde el punto de vista del sistema porque, normalmente, su contenido se acaba trasladando a la resolución propiamente dicha (aunque si el responsable de la tramitación lo considera oportuno, podría adoptarse la resolución pertinente sin necesidad de propuesta previa, especialmente en caso de decretos, siguiendo los pasos establecidos en los manuales relativos a resoluciones (Vid. https://sede.dipucr.es/documentacion). Para elaborar la propuesta pinchamos en Nuevo Trámite y después iniciamos el trámite Propuesta.
Pasados unos segundos, comprobamos que se ha generado automáticamente el documento Contenido de la propuesta, con los datos y con la información aportado por el servicio responsable de la tramitación del Expediente (Ver Manual de Propuestas en https://sede.dipucr.es/docs/documentacion/05_manual_propuesta_o_informe_-_propuesta.pdf). Como se trata de un expediente genérico, no se incluye plantilla que deberá ser editada como corresponda, revisada y posteriormente remitida a firma de la forma habitual indicada anteriormente (Firmar e Iniciar Circuito de Firma) al responsable de su firma.
Una vez firmada la Propuesta cerramos el trámite de la misma forma que trámites anteriores.
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Trámite Resolución Una vez que se hayan desarrollado los trámites procedentes en cada caso y, en especial, que se haya firmado la Propuesta o Informe – Propuesta, procedemos a pasarla a resolución. En primer lugar, pulsamos la opción Nuevo Trámite y, después, seleccionamos en Trámite Resolución.
Al iniciar el trámite Trámite Resolución vemos que nos ha iniciado un nuevo trámite y automáticamente nos ha generado uno o dos documentos. El primero de los documentos es un pdf que contiene todos los documentos del expediente foliados y paginados. Podemos consultar cada documento pinchando en el icono.
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Dentro del documento nos encontramos con los documentos para consultarlos debemos seleccionar la opción de
originales del expediente, Archivos Adjuntos.
Para abrir el documento que deseemos consultar hay que hacer doble click con el botón izquierdo del ratón, o bien con el botón derecho seleccionamos la opción Abrir Archivo Adjunto. El otro documento es un informe en formato txt donde se detallan aquellos documentos que no se han podido incluir, por el motivo que sea en el expediente foliado. Sólo se generará cuando haya documentos del expediente sin incluir en el expediente foliado.
Hay que revisar estos documentos para ver por qué no se han incluido, o si de hecho no deberían estar en el foliado. Un documento puede no incluirse por diversos motivos: 1. El archivo está dañado. En este caso habría que ver si ya se detectó y se solicitó una subsanación o bien se volvió a remitir el documento, en cuyo caso no habría que hacer nada. En el caso de faltar realmente el documento habría que ver de dónde provino (Registro Telemático, anexado directamente al expediente ...) e intentar recuperarlo. En cualquier caso, si es posible, habría que eliminar el documento incorrecto. El caso del documento Documentos Sellados es un caso particular. Si todos los interesados del expediente se encuentran dados de alta en COMPARECE no se genera dicho documento y es correcto que sea así, por lo que si el informe de errores nos indica este tipo, no CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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debemos hacer nada. 2. Hay documentos no incluidos. Si detectamos que hay algún documento en el expediente que debería haberse incluido en el foliado y no aparece (y no deja error en el fichero Documentos no Incluidos) puede deberse a que se ha excluido explícitamente. En caso de tratarse de un documento que no deba estar incluido por cualquier causa, no es necesario hacer nada pero si debería aparecer en el foliado en este caso hay que ponerse en contacto con el CENPRI para estudiar el caso y modificar, si es necesario, la generación del foliado para que lo incluya. 3. Hay documentos incluidos que no deberían aparecer. Puede darse el caso de algún documento que no deba estar incluido en un expediente administrativo se haya incorporado indebidamente al foliado. Si detectamos un documento que aparece en el foliado y no debería estar hay que ponerse en contacto con el CENPRI para estudiar el caso y modificar, si es necesario, la generación del foliado para que no incluya dicho documento en el foliado. 4. El tipo del documento es desconocido. Si el documento es correcto, y podemos consultarlo desde el expediente, es posible que se trate de algún formato nuevo no contemplado a la hora de generar el foliado, en este caso hay que ponerse en contacto con el CENPRI para que se adapte el expediente foliado y acepte este nuevo tipo de documento. Una vez revisados los documentos indicados podemos eliminar este documento Documentos No Incluidos de la forma habitual, de tal manera que sólo quede el Expediente Foliado con Índice en el expediente. Al generar el trámite, vemos que ha aparecido una nueva pestaña llamada Paso a Resolución. Al pinchar en ella vemos que nos permite realizar dos operaciones, Iniciar expediente de Propuesta o bien Iniciar expediente de Decreto. Seleccionamos la opción que corresponda.
Nos solicita confirmación, aceptamos: CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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En el momento en que aceptamos aparece otra ventana con los procedimientos que podemos iniciar, seleccionamos el que corresponda.
Con ello hemos iniciado automáticamente el expediente de decreto o de propuesta correspondiente a esta fase del expediente, cuya tramitación es la habitual en este tipo de expedientes (En caso de duda, se deben consultar los manuales relativos a propuestas y resoluciones – decretos y órganos colegiados - en https://sede.dipucr.es/documentacion). Podemos comprobar que nos ha relacionado nuestro expediente principal con el de resolución asociado (en su caso, con al Comisión Informativa que deba dictaminar la propuesta y el órgano colegiado competente para resolver). Una vez finalizado el expediente de la resolución, el sistema enviará un fichero con todos los documentos que se hayan generado en la tramitación de la resolución y se adjuntarán directamente al Trámite Resolución.
CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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Asímismo, en la pestaña Paso a Resolución se anota automáticamente la fecha y hora de la aprobación del decreto o resolución y se indica el número de decreto asignado, en su caso. Cuando ya tengamos toda esta información anterior habrá que Termina trámite.
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Publicación Anuncio BOP por servicios de la Diputación A continuación se detallan los pasos necesarios para aquellos casos en los que algún servicio de la Diputación necesite la publicación de un anuncio en el Boletín Oficial de la Provincia por requerirlo así la normativa de aplicación. Cuando se trate de un ayuntamiento no podrá seguir este subproceso (El ayuntamiento deberá seguir los pasos previstos en la sede del BOP y, posteriormente, anexar el anuncio al expediente como se ha indicado anteriormente). Para ello, pulsaremos Nuevo Trámite e iniciaremos el trámite Publicación Anuncio BOP según corresponda.
Vemos que se genera automáticamente el documento de la Propuesta de Anuncio, que editaremos y revisaremos una vez que se hayan realizado las modificaciones que procedan.
Una vez realizadas las modificaciones necesarias, terminaremos el trámite SIN FIRMAR EL DOCUMENTO, automáticamente nos inicia y relaciona un expediente de Inserción de Anuncio Interno en el BOP. La tramitación de este expediente se realizará de la forma habitual. Para más información consultar el manual “Inserción de Anuncio Interno en el BOP”. CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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Publicación en el Tablón Cuando nos encontremos tramitando un expediente que requiera la publicación de uno o más anuncios en el Tablón de Edictos Electrónico configurado por el CENPRI (que debe estar previamente instalado), en primer lugar, pulsaremos Nuevo Trámite e iniciaremos el trámite Publicación en el Tablón.
Comprobamos que nos genera automáticamente el documento de la eTablon - Publicación, que editaremos (o copiamos y pegamos texto del anuncio), y revisaremos incorporando el contenido que proceda.
A continuación nos dirigiremos a la pestaña Publicación en eTablón donde rellenaremos los campos Fecha inicio vigencia y Fecha fin vigencia y modificaremos si es necesario el resto de campos.
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Tras ello, volveremos al trámite Publicación en el Tablón, terminamos dicho trámite SIN FIRMAR EL DOCUMENTO, con lo que automáticamente nos inicia y relaciona un expediente de eTablón Publicación. La tramitación de este expediente se realizará de la forma habitual.
Para más información y detalles se recomienda revisar el manual del eTablón en https://sede.dipucr.es/docs/documentacion/manual_tablon_electronico_de_edictos.pdf.
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Comunicación genérica Cuando durante la tramitación de un expediente necesitemos realizar un o varios documentos electrónicos de cualquier tipo para el que no haya configurado un trámite especial, podremos utilizar esta herramienta que llamamos Comunicación Administrativa Electrónica o Carta Digital. En realidad, si el tramitador lo desease, podría realizar todos los trámites de cualquier expediente mediante la adición sucesiva de este tipo de trámites, aunque se aconseja la utilización de los trámites específicos configurados en cada caso porque automatizan los aspectos claves de cada uno de ellos. En cualquier caso, la Comunicación Genérica permite recoger cualquier tipo de documento, firmarlo electrónicamente por una o varias personas y, si es necesario, registrarlo automáticamente de salida y proceder a su notificación electrónica mediante el “Comparece”. . Si deseamos realizar una comunicación a los interesados o a terceros dentro de un expediente iniciado (p. ej. solicitar un idocumento o nforme externo, sea preceptivo o no), utilizaremos el trámite Comunicación Genérica. Para ello iniciamos el trámite de la forma habitual (Pinchamos primero Nuevo Trámite y, después, Comunicación Genérica).
Al iniciarse el trámite vemos que nos ha generado un documento por defecto. Lo borraremos o editaremos para modificar lo que proceda (basta con copiar y pegar el texto).
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En este punto, si lo necesitamos, podemos incluir tantos documentos anexos como deseemos que se adjunten a la carta digital, para ello en la ventana que nos aparece seleccionamos la opción Anexar Fichero.
En primer lugar nos solicita el Tipo de Documento, seleccionamos Anexo.
A continuación hay que indicar el fichero que deseamos incluir como anexo. Pinchamos en Examinar..., en la ventana que nos aparece buscaremos en nuestro equipo y seleccionamos el fichero que deseemos anexar. Una vez hecho esto pincharemos en Aceptar.
Podemos comprobar que el fichero ha sido añadido al expediente.
A continuación debemos rellenar la información del documento, para ello pinchamos sobre el tipo de documento Anexo. En la ventana que nos aparece podemos, si lo deseamos, cambiar la descripción del documento. Podemos repetir este proceso tantas veces como deseemos para anexar todos los documentos que deseemos. Una vez realizadas las modificaciones necesarias, terminaremos el trámite SIN FIRMAR NINGÚN DOCUMENTO, automáticamente nos inicia y relaciona un expediente de CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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Comunicación administrativa electrónica. La tramitación de este expediente se realizará de la forma habitual. Para más información consultar el manual de Comunicación administrativa electrónica en la sede electrónica provincial https://sede.dipucr.es/docs/documentacion/6._comunicacion_administrativa_electronica_(carta_digital).pdf.
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Certificado En ciertos procedimientos es necesario generar un certificado para entregarlo al interesado o a un tercero. Para ello iniciamos el trámite de la forma habitual pulsando primero Nuevo Trámite y, después, Certificado.
Pasados unos segundos vemos que nos ha iniciado el trámite de Certificado y automáticamente nos ha generado el documento de Certificado para ser editado y firmado por quien corresponda según el procedimiento habitual. Una vez editado y revisado el texto del documento, procedemos a la firma y, si lo estimamos necesario el registro de salida del mismo según el procedimiento habitual. Si el interesado se encuentra dado de alta en el comparece, el sistema le remitirá automáticamente su notificación. Si no se está dado de alta en el comparece se habrá generado un documento llamado Documentos Sellados que debemos imprimir para enviar por correo. En el caso de haber sido notificado por el comparece debemos esperar a que abra la notificación o bien a que esta caduque. Una vez que nos haya llegado dicho aviso, o bien si ha sido notificado por correo ordinario, podremos terminar el trámite.
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Avanzar Fase Una vez que hemos realizado todos los trámites necesarios de la fase principal en la que nos encontramos, ésta se da por concluida. Llegados a este punto procedemos a avanzar de fase. Es importante tener en cuenta que el procedimiento tiene que estar concluso, porque el sistema no permite realizar ningún otro trámite una vez que hayamos avanzado fase. Para avanzar de fase disponemos en el menú de la izquierda de una opción llamada Avanzar Fase. Al pinchar nos aparecerá un mensaje de confirmación que aceptaremos.
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6. FASE ARCHIVO: EXPEDIENTE FOLIADO CON ÍNDICE Una vez hayamos concluido con todos los trámites del procedimiento, y avanzado la fase anterior, nos encontramos en la fase de Archivo. La fase de Archivo tiene un único trámite que debemos realizar, el trámite Generar Documento Único Expediente, que se encarga de realizar el documento expediente foliado con índice.
Generar Documento Único Expediente Una vez que se ha terminado con la tramitación del expediente, y antes de proceder a cerrarlo, vamos generar un último trámite Generar Documento Único Expediente. Este trámite realiza una recopilación de todos los documentos del expediente y los agrupa en un único documento pdf. Dicho documento indexa y pagina todo el expediente, además de incluir los documentos originales dentro del mismo para su archivo o su remisión adonde y cuando proceda (p. ej., a un juzgado, si se ha presentado un recurso). En primer lugar debemos iniciar un nuevo trámite, para ello en el menú de la izquierda seleccionamos la opción Nuevo trámite. El proceso puede tardar varios minutos en función del número de documentos y el tamaño de los mismos. Una vez se ha iniciado el expediente vemos que nos ha iniciado un nuevo trámite y automáticamente nos ha generado uno o dos documentos.
El primero de los documentos es un pdf expediente foliados y paginados. Podemos icono de la “lupita”.
que contiene todos los documentos del consultar el documento pinchando en el
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Dentro del documento nos encontramos con los documentos para consultarlos debemos seleccionar la opción de Archivos
originales del expediente, Adjuntos.
Para abrir el documento que deseemos consultar hay que hacer doble click con el botón izquierdo del ratón, o bien con el botón derecho seleccionamos la opción Abrir Archivo Adjunto. El otro documento es un informe en formato txt donde se detallan aquellos documentos que no se han podido incluir, por el motivo que sea en el expediente foliado. Sólo se generará cuando haya documentos del expediente sin incluir en el expediente foliado.
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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO GENÉRICO
Hay que revisar estos documentos para ver por qué no se han incluido, o si de hecho no deberían estar en el foliado. Un documento puede no incluirse por diversos motivos: 1. El archivo está dañado. En este caso habría que ver si ya se detectó y se solicitó una subsanación o bien se volvió a remitir el documento, en cuyo caso no habría que hacer nada. En el caso de faltar realmente el documento habría que ver de dónde provino (Registro Telemático, anexado directamente al expediente ...) e intentar recuperarlo. En cualquier caso habría que, si es posible, eliminar el documento incorrecto. El caso del documento Documentos Sellados es un caso particular. Si todos los interesados del expediente se encuentran dados de alta en COMPARECE no se genera dicho documento y es correcto que sea así, por lo que si el informe de errores nos indica este tipo, no debemos hacer nada. 2. Hay documentos no incluidos. Hay diversos tipos de documentos que no deben incluirse en el expediente foliado (por ejemplo notificaciones dirigidas a otros interesados distintos al del propio expediente, etc.). Si detectamos que hay algún documento en el expediente que debería haberse incluido en el foliado y no aparece (y no deja error en el fichero Documentos no Incluidos) puede deberse a que se ha excluido explícitamente. En caso de tratarse de un documento que no deba estar incluido, no es necesario hacer nada pero si debería aparecer en el foliado en este caso hay que ponerse en contacto con el CENPRI para estudiar el caso y modificar, si es necesario, la generación del foliado para que lo incluya. 3. Hay documentos incluidos que no deberían aparecer. A la hora de generar el expediente foliado se ha tenido en cuenta aquellos documentos que por su naturaleza o su contenido no deben incluirse, pero puede darse el caso de algún documento que se haya escapado a esta exclusión. Si detectamos un documento que aparece en el foliado y no debería estar hay que ponerse en contacto con el CENPRI para estudiar el caso y modificar, si es necesario, la generación del foliado para que no incluya dicho documento en el foliado. 4. El tipo del documento es desconocido. Si el documento es correcto, y podemos consultarlo desde el expediente, es posible que se trate de algún formato nuevo no contemplado a la hora de generar el foliado, en este caso hay que ponerse en contacto con el CENPRI para que se adapte el expediente foliado y acepte este nuevo tipo de documento. Una vez generado el expediente foliado, y revisado los documentos que contiene y los que no se han incluido podemos cerrar el trámite.
CENPRI – Diputación Provincial de Ciudad Real. C\ Toledo 17, 13071 Ciudad Real Antonio Bastante,Teresa Carmona, Agustín Jiménez, Felipe Moyano, Manuel Quesada Sede Electrónica: http://www.dipucr.es Teléfono: 926 29 25 75. Ext. 311, 292, 365, 367, 293
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Avanzar Fase y Cierre del Expediente Una vez que hemos terminado con la tramitación del expediente y hemos generado el Expediente Foliado con Índice si procede éste se da por concluido. Llegados a este punto procedemos a cerrar el expediente. Para cerrar un expediente debemos ir avanzándolo de fase hasta que nos aparezca el mensaje El expediente XXXXXX/XXX ha sido cerrado. Dado que nos encontramos en la última fase del Procedimiento, Avanzar Fase producirá el cierre del expediente. Para avanzar de fase disponemos en el menú de la izquierda de una opción llamada Avanzar Fase. Al pinchar nos aparecerá un mensaje de confirmación que aceptaremos.
Nos aparecerá una ventana que nos avisará de que se va a cerrar el expediente, nuevamente pincharemos en aceptar.
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7. BÚSQUEDA AVANZADA DE PROCEDIMIENTOS GENÉRICOS Dado que los procedimientos genéricos se categorizan, es decir, se les define un tipo de expediente que nos permite buscarlos a posteriori por categoría, se ha desarrollado una búsqueda avanzada específica que nos permite buscar en cualquier momento posterior entre los procedimientos genéricos una vez cerrados. Para entrar en las búsquedas avanzadas, en la pantalla principal de AL SIGM, pulsamos sobre la opción “Búsqueda Avanzada”.
Una vez dentro de las búsquedas avanzadas, debemos seleccionar la búsqueda específica de Procedimientos Genéricos.
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La búsqueda de Expedientes / Procedimientos Genéricos nos permite, además de las búsquedas habituales y como principal novedad, la selección del tipo de expediente que queremos buscar.
Una vez rellenados los parámetros de búsqueda que deseemos, pulsamos el botón Buscar.
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La aplicación nos mostrará como resultado todos los expedientes genéricos que cumplan con los criterios de búsqueda.
Pinchando el expediente lo recuperamos íntegramente.
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