Código: EM-P-05 PROCEDIMIENTO AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

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1. OBJETIVO Determinar la efectividad de la gestión de los procesos y los controles internos diseñados para administrar los riesgos, con el fin de lograr los objetivos institucionales.

2. ALCANCE Inicia con la solicitud de información de los elementos de control asociados a cada proceso para la autoevaluación y finaliza con los seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno a la información reportada por cada proceso.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Autocontrol: Seguimiento y control que ejerce el funcionario sobre su gestión particular, detectando desviaciones en el ejercicio de sus funciones, permitiendo establecer medidas correctivas que garanticen la continuidad de la operación. Autoevaluación a la Gestión: Elemento de Control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos de la Entidad Pública, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la Entidad Pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. Seguimiento a la Gestión: Herramienta para evaluar el avance y cumplimiento de las estrategias planificadas que se encuentran en implementación. Indicadores de Gestión: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de las gestión de toda Entidad Pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos. Existen tres tipos de indicadores para el Sistema Integrado de Gestión, Eficacia, Eficiencia y Efectividad. SIG: Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

Revisado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre de 2013

Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre de 2013

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4. CONDICIONES GENERALES

La autoevaluación del proceso debe ser realizada en los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente a la finalización del trimestre. Los líderes de proceso deben reportar la información de autoevaluación de los elementos de control: planes de acción, indicadores de gestión, mapas de riesgos y planes de mejoramiento asociados al proceso. La Oficina Asesora de Planeación no recibirá informes parciales o incompletos.

5. NORMATIVIDAD - REQUISITOS                 

Constitución Política de Colombia. Artículo 209 Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 Ley 1474 DE 2011. Decreto 652 de 2011. Decreto 651 de 2011. Decreto 2145 del 04 de noviembre de 1999 Decreto 2539 del 04 de diciembre de 2000 NTD-SIG 001:2011: Norma ISO 19011 Norma NTCGP 1000 Norma NTC-ISO 14001:2004 Norma NTC-OHSAS 18001:2007 Norma NTC-ISO 27001:2006 Norma NTC-ISO 15489-1 Norma NTC-ISO 26000 Norma NTC-ISO 19011: 2002 Guía GTC -180:2006

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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No.

Actividad

Descripción

1

Diligenciar y hacer seguimiento a los elementos de control.

Los responsables operativos de los procesos deben hacer el diligenciamiento de los siguientes elementos de control:

Responsable Responsables operativos de los procesos

Recopilar información sobre la gestión del proceso

Una vez terminado el trimestre, de acuerdo al criterio del líder de proceso programará reunión con su equipo con el objetivo de hacer revisión de los siguientes elementos de control diligenciados y medidos por los responsables operativos de los procesos: -Plan de Acción del área -Hojas de vida y seguimiento de indicadores asociados al proceso -Mapas de riesgo asociados al proceso -Planes de mejoramiento asociados al proceso

Punto de Control

Formato MCF-03 Hoja de vida de indicadores por proceso

-Plan de Acción del área -Hojas de vida y seguimiento de indicadores asociado al proceso -Mapas de riesgo asociados al proceso -Planes de mejoramiento asociados al proceso

2

Documento o Registro Plan de Acción por Área

Mapa riesgos proceso

de por

Formato MCF-05 Matriz Plan de Mejoramiento por Procesos Líder Proceso

de

Correo electrónico y/o memorando interno de solicitud de información Acta reunión

de

Revisar planeación actividades proceso Ejecución durante trimestre evaluar.

la de del vs. el a

Revisar los elementos de control por procesos

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Documento o Registro Plan de Acción del Área

No.

Actividad

Descripción

Responsable

3

Realizar revisión, seguimiento y análisis al Plan de Acción del Área

A partir de las actividades realizadas en el periodo, se realiza revisión y análisis del cumplimiento del plan y si el líder del proceso lo considera necesario se formulan las acciones correctivas, preventivas y de mejora, siguiendo el procedimiento MC-P-01 ACCIONES DE CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

Líder de Proceso Responsable de área

4

Realizar revisión, seguimiento y análisis a los indicadores de gestión asociados al proceso

A partir de la información cuantitativa reportada en el período, se realiza revisión, análisis y formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, si el líder del proceso lo considera necesario, siguiendo el procedimiento MC-P-01 ACCIONES DE CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

Líder de Proceso Responsable de la medición del Indicador

Formato MCF-03 Hoja de vida de indicadores por proceso

5

Realizar revisión, seguimiento y análisis a los riesgos asociados a cada proceso

A partir la información reportada en el periodo sobre el seguimiento a los riesgos, se realiza revisión, análisis y formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, si el líder del proceso lo considera necesario, siguiendo el procedimiento MC-P-01 ACCIONES DE CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

Líder de Proceso Responsable de procedimiento

Mapa Riesgos proceso

de por

Punto de Control

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No.

Actividad

Descripción

6

Realizar revisión, seguimiento y análisis a los planes de mejoramiento asociados a cada proceso

Trimestralmente se debe hacer seguimiento a los avances en las acciones descritas en los planes de mejoramiento por procesos, con el fin de cumplir las fechas de cierre.

Responsable de procedimiento

Documento o Registro Formato MCF-05 Matriz Plan de Mejoramiento por Procesos

Líder Proceso

Correo electrónico

Responsable Líder Proceso

de

Punto de Control

El Seguimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora es responsabilidad del Líder del proceso quien puede apoyarse en la Oficina Asesora de Planeación y/o Oficina de Control Interno para realizar sus seguimientos y verificar los cierres de las acciones propuestas. 7

Enviar el seguimiento realizado a la Oficina Asesora de Planeación

Se envía a la Oficina Asesora de Planeación los registros de las actividades relacionadas anteriormente, debe presentarse completa en carpetas magnéticas por proceso por medio de un correo electrónico.

de

Los líderes de proceso tienen como plazo máximo los primeros diez (15) días hábiles siguientes a la fecha de corte para allegar a la Oficina Asesora de Planeación la información de la autoevaluación

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No.

Actividad

Descripción

8

Realizar consolidación y análisis de la Información reportada por cada proceso y enviar a la Oficina de Control Interno

Una vez esté consolidada la autoevaluación de todos los procesos, la información se envía a la Oficina de Control Interno en carpetas magnéticas por proceso que contengan los registros de las actividades.

Responsable Profesional Oficina Asesora de Planeación

Documento o Registro Correo electrónico

Punto de Control

Formato MCF-05 Matriz Plan de Mejoramiento por Procesos

Verificar información entregada por la OAP corroborando evidencias

En el primer mes de cada vigencia, se consolidará el informe anual de autoevaluación, el cual sirve como entrada de la revisión por la Dirección. 9

Hacer seguimiento

La Oficina de Control Interno realiza los seguimientos a la información reportada por los procesos de acuerdo a los criterios que considere pertinentes.

Equipo de Interno

Oficina control

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Anexo 1. Control de Cambios

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Fecha Aprobación Octubre de 2013

Naturaleza del Cambio Documento original