Procedimiento

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VERSION: 6

PROCEDIMIENTO

CODIGO: P-GGH-009 FECHA: 17/Jun/2015

VACACIONES

0. LISTA DE VERSIONES VERSION 0

FECHA

RAZON DE LA ACTUALIZACION

04/May/2006 Elaboración del procedimiento.

1

14/Jul/2006

Revisión y actualización del procedimiento como acción de mejora.

2

10/Sep/2007

Cambios administrativos recientes que modifican algunos trámites relacionados con este procedimiento.

3

23/Mar/2009

Inclusión del flujograma del actualización de las referencias.

4

Modificación de la periodicidad en que se reciben las solicitudes de vacaciones para registrar en las 26/Abr/2010 novedades de nomina de cada periodo correspondiente.

5

Se ordena alfabéticamente las definiciones y se elimina 25/Abr/2014 la normatividad de la sección referencias de acuerdo con la acción preventiva No. 180.

6

Se genera nueva versión al procedimiento debido al cambio en el objetivo, alcance, ajuste de las siguientes actividades: 1.1; 1.2; 1.3; 1.4; 1.5; 2.1; 17/Jun/2015 2.2;3.1;3.2;3.3;3.4;3.4;3.5;3.6;3.7;3.8;3.9;3.10;3.11; eliminación de las siguientes actividades 1.6;1.7;1.8;1.9;3.12;3.13; y se incluye la actividad 2.3

procedimiento

y

1. OBJETIVO Tramitar y conceder oportunamente las vacaciones a que tienen derecho los empleados públicos del Ministerio de Cultura, teniendo en cuenta las solicitudes presentadas, dentro de la programación que para el efecto se Realice al interior de la Entidad, de acuerdo con la normatividad vigente.

2. ALCANCE Este procedimiento inicia a partir de la consolidación del Plan de Vacaciones de la Entidad, y finaliza con la expedición, comunicación y archivo en la historia laboral, de la resolución de disfrute de vacaciones de los funcionarios.

3. DEFINICIONES Vacaciones: Derecho del que gozan los servidores públicos consistente en un descanso remunerado de quince (15) días hábiles por cada año de servicios continúo, cuyo propósito es facilitar al funcionario un descanso para una reparación fisiológica y biológica 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD

1. Consolidación del Plan de

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

1.1. Revisar la normatividad vigente, y los lineamientos internos

REGISTRO

Profesional Especializado de Nómina

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Procedimiento

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Vacaciones de los funcionarios del Ministerio

1.2. Solicitar a las Dependencias la programación de vacaciones mencionando las directrices para otorgamiento, así como el diligenciamiento del formato establecido para la programación del plan anual de vacaciones.

1.3. Recibir por parte de las áreas el Plan de Vacaciones diligenciado con los respectivos vistos buenos. Puede recibirse oficio según la solicitud.

Secretario General

Profesional Universitario

Oficio de solicitud

Plan Vacaciones – Comunicación.

1.4 PC: Revisar y Consolidar en el cuadro control de nómina el Plan Anual de Vacaciones como soporte de novedades.

Profesional Universitario

Cuadro Control Programación de Vacaciones.

1.5 PC: Verificar períodos, días pendientes, y programación en días hábiles.

Profesional Universitario

Cuadro Control Programación de Vacaciones.

2. Ejecución del Plan de Vacaciones

2.1. Incluir como novedad de nómina el periodo correspondiente de disfrute en aplicativo Humano Web.

2.2. Elaborar la Resolución Grupal de Vacaciones,

2.3. Notificar a cada funcionario y jefe inmediato del periodo de disfrute de las vacaciones.

3. Aplazamiento, reanude o

3.1. Enviar solicitud a la Secretaría General de aplazamiento, reanude o

Profesional Universitario

Profesional Universitario

Profesional Universitario

Jefe de dependencia solicitante

Aplicativo Humano Web

Resolución Vacaciones

Corre electrónico

Comunicación de solicitud

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interrupción del disfrute de vacaciones concedidas

interrupción del disfrute de vacaciones del funcionario por necesidades del servicio.

3.2. Estudiar la viabilidad de la solicitud.

Secretario General

¿La solicitud de cambio se concede? Si: Continuar con la Actividad No. 3.6 No: Continuar con la Actividad No.3.3

3.3. Proyectar comunicación de no autorización.

Profesional Especializado de Nómina

Oficio de no autorización

3.4 PC: Revisar la comunicación y colocar Vo.Bo.

Coordinador Grupo de Gestión Humana

Oficio de no autorización con Vo.Bo

3.5. PC: Revisar, firmar la comunicación y continuar con la actividad número 3.10

Secretario General

Oficio de no autorización firmada

3.6. Recibir la viabilidad y proyectar la Resolución de Aplazamiento, Reanude o Interrupción de vacaciones

Profesional Universitario

3.7. PC: Verificar y confrontar contra historia laboral la información consignada en la Resolución y colocar visto bueno

Comunicación escrita y resolución

Profesional Universitario

Base de datos

3.8. PC: Revisar y colocar Vo.Bo. a la Resolución de aplazamiento, reanude o interrupción.

Coordinador Grupo de Gestión Humana

Resolución de aplazamiento, reanude o interrupción con Vo.Bo.

3.9. PC: Revisar y firmar la resolución de aplazamiento, reanude o interrupción de vacaciones

Secretario General

Resolución de aplazamiento, reanude o interrupción de vacaciones firmada

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3.10 Enviar copia mediante correo electrónico de la Resolución y archivar en la Historia Laboral

3.11. Incluir la información de aplazamiento, reanude e interrupción en el la base de datos programación cuadro control de vacaciones

Profesional Universitario

Profesional Universitario

Correo Electrónico

Cuadro Control Programación Vacaciones

FLUJOGRAMA

5. REFERENCIAS 6. ANEXOS Plan Trimestral de Vacaciones Plan de Vacaciones

ELABORO Coordinador Grupo de Nombre: Gestión Humana Fecha:

REVISO

APROBO

Nombre:

Jefe Oficina de Planeación

Nombre:

Secretario General

Fecha:

17/Jun/2015

Fecha:

17/Jun/2015

16/Jun/2015

24/06/2015 4:33 p. m.

Procedimiento: VACACIONES MINISTERIO DE CULTURA Código: P-GGH-009

Profesional Especializado de Nómina

3.3. Proyectar comunicación de no autorización.

1.1. Revisar la normatividad vigente, y los lineamientos internos

INICIO

Versión: 6

No

Secretario General

1.2. Solicitar a las Dependencias la programación de vacaciones mencionando las directrices para otorgamiento, así como el diligenciamiento del formato establecido para la programación del plan anual de vacaciones.

A

1.3. Recibir por parte de las áreas el Plan de Vacaciones diligenciado con los respectivos vistos buenos. Puede recibirse oficio según la solicitud.

Jefe de dependencia solicitante

A

B

la la

C

D

1

B

3.5. PC: Revisar, firmar la comunicación y continuar con la actividad número 3.10.

3.9. PC: Revisar y firmar la resolución de aplazamiento, reanude o interrupción de vacaciones

¿La solicitud de cambio se concede?

C

3.7. PC: Verificar y confrontar contra historia laboral la información consignada en la Resolución y colocar visto bueno

1.4 PC: Revisar y Consolidar en el cuadro control de nómina el Plan Anual de Vacaciones como soporte de novedades.

de

1

E

3.10 Enviar copia mediante correo electrónico de la Resolución y archivar en la Historia Laboral

D

1.5 PC: Verificar períodos, días pendientes, y programación en días hábiles.

3.1. Enviar solicitud a la Secretaría General de aplazamiento, reanude o interrupción del disfrute de vacaciones del funcionario por necesidades del servicio.

3.4 PC: Revisar la comunicación y colocar Vo.Bo.

Página:

Si

3.6. Recibir la viabilidad y proyectar la Resolución de Aplazamiento, Reanude o Interrupción de vacaciones

Profesional Universitario

Coordinador Grupo de Gestión Humana

3.2. Estudiar viabilidad de solicitud.

1 17/Jun/2015 Fecha:

3.8. PC: Revisar y colocar Vo.Bo. a la Resolución de aplazamiento, reanude o interrupción.

E

2.1. Incluir como novedad de nómina el periodo correspondiente de disfrute en aplicativo Humano Web.

3.11. Incluir la información de aplazamiento, reanude e interrupción en el la base de datos programación cuadro control de vacaciones

2.2. Elaborar la Resolución Grupal de Vacaciones

Fin

2.3. Notificar a cada funcionario y jefe inmediato del periodo de disfrute de las vacaciones.