PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

INDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

4. RESPONSABILIDADES

5. DEFINICIONES

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7. ANEXOS

Confeccionado por: Nombre

Fecha

Revisado por:

Aprobado por:

Sergio Gutiérrez / Daniel Morales

Daniel/Morales/Rodrigo Dantas

Daniel Morales / Gustavo Dibán

15/04/2010

09/09/2016

09/09/2016

COPIA CONTROLADA

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

1.

OBJETIVO

Es describir la metodología definida para la realización de las compras y la evaluación de los proveedores, tanto los relacionados con insumos, productos y servicios que afectan al producto final, como además, la evaluación de los proveedores de servicios de capacitación que afectan el nivel de especialización de los profesionales.

2.

ALCANCE

Aplica a aquellos productos o servicios que tienen incidencia en el desarrollo y prestación de los servicios involucrados en el alcance del sistema.

3.

4.

REFERENCIAS 

Norma ISO 9001:2008, punto 7.4.



Manual de la Calidad.

RESPONSABILIDADES

Gerente de Operaciones o el Gerente General: autorizan las compras, seleccionan y evalúan a los proveedores de Servicios Profesionales Encargado de Soporte y/o Recepcionista: son los encargados de realizar cotizaciones, recepcionar compras y emitir órdenes de compra. Encargado de Soporte: Es el encargado de seleccionar y evaluar a los proveedores de insumos y productos. Encargado de Recursos Humanos: Es el encargado de seleccionar y evaluar a los proveedores de servicios de capacitación.

5.

DEFINICIONES

Tecnologías Periféricas: Corresponde a los componentes de Hardware o Software necesarios para el correcto desarrollo de un proyecto, los cuales generalmente son suministrados por el Cliente. (Ejemplo capturadoras de datos, controles de acceso, entre otros)

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 6.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1.

Solicitud de Compras

El Gerente de Operaciones o el Gerente General, envían por correo electrónico la necesidad de compra al Encargado de Soporte, quien realiza la cotización correspondiente, selecciona al proveedor de acuerdo al ranking de proveedores vigente y al producto que se necesita adquirir, posteriormente solicita la aprobación de ésta al Gerente de Operaciones o al Gerente General y entrega la orden de compra ya validada para la adquisición del producto al Encargado de Tesorería y Proveedores., Cuando el Gerente General y/o el Gerente de Operaciones soliciten compra de insumos vía telefónica, el encargado de soporte enviará un mail a los Gerentes confirmando lo solicitado, y esperará una respuesta vía mail, la cual será su respaldo. En algunos casos ocurre que un trabajador de la empresa, solicite mediante correo electrónico la necesidad de compra al Encargado de Soporte, quien evalúa en primera instancia la solicitud del trabajador y si está de acuerdo solicita VºBº mediante correo electrónico al Gerente de Operaciones o al Gerente General. El encargado de soporte tiene la facultad de detectar necesidades y autorizar compras hasta un monto de 2 (dos) U.F. La descripción del producto debe quedar registrada en la cotización proveniente del proveedor o en una orden de compra (anexo 1) En los casos en que no se utiliza la cotización como registro de los requisitos del producto, la Recepcionista genera la orden de compra correspondiente, a solicitud del Gerente de Operaciones o el Gerente General, adjuntando la descripción del producto indicada en el sitio web del proveedor o de acuerdo a especificaciones entregadas por el responsable técnico de dicha compra. Como excepción a esta medida pueden figurar compras de insumos y otros que no afectan al proceso productivo ni tampoco al producto final sin orden de compra. Con el propósito de asegurar el entendimiento de los requisitos del producto o servicio, por parte del proveedor, la organización utiliza la descripción de nombres, códigos, números de serie, modelos mencionados por el proveedor a través de la página web o catálogos. Adicionalmente, previa autorización del Gerente General o Gerente de Operaciones, el área comercial puede realizar compras de equipos informáticos directamente. Para realizar una compra deben primero contactarse con el Encargado de Soporte, quien entregará las especificaciones técnicas según las necesidades especificadas por el cliente e indicará cual es el proveedor adecuado según el ranking de proveedores vigente. Una vez concretada la compra, se debe informar al Encargado de Soporte para el correspondiente registro en el inventario de equipos y la evaluación de la compra respectiva. Para cumplir con esto último es posible enviar el documento conductor de la compra (boleta, factura, guía de despacho) al área de soporte para que se realice el registro y evaluación correspondientes.

6.2.

Recepción de las Compras

Los requisitos que se verifican en la recepción de productos corresponden a cantidades, modelos, números de serie y características técnicas. Estas recepciones son realizadas por el Encargado de ESTE DOCUMENTO NO DEBE SER REPRODUCIDO SIN LA AUTORIZACION DEL ENCARGADO DE LA CALIDAD

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Soporte y/o por el Jefe de Proyecto en el caso de Tecnologías Periféricas, dejando evidencia de la conformidad en el documento conductor del producto (Boleta, Factura o Guía de Despacho). En los casos en que detecta un producto no conforme, se procede de acuerdo a lo especificado en el procedimiento PA-08-02 (Producto no Conforme). La recepción de los servicios se realiza comparando los resultados obtenidos versus lo convenido en el contrato correspondiente.

6.3.

Ingresos y egresos de Productos

La organización mantiene un inventario de productos con códigos internos y los ingresos se ratifican con la firma del Encargado de Soporte, en el documento conductor del producto (factura o guía de despacho) y los egresos (a empresas Clientes) son controlados a través de guías de despacho emitidas por la Recepcionista.

6.4.

Selección de proveedores

La selección de proveedores se clasifica en Proveedores Críticos, Proveedores de Insumos y Proveedores de Servicios de Capacitación, siendo los primeros los encargados de suministrar servicios permanentes con contratos a largo plazo y con muy escasa movilidad entre proveedores. Los segundos, son los encargados de satisfacer las necesidades que se van generando día a día y que además se cuenta con mas de un proveedor por producto o servicio requerido, y por último, los proveedores de servicios de capacitación son los encargados de satisfacer las necesidades de especialización y de capacitación de los profesionales en base a las necesidades surgidas en cada proyecto o de la organización en general Para la elección o cambio de proveedores la organización aplicará los siguientes criterios: 6.4.1.

Selección de Proveedores de Servicios:

Para la selección de proveedores de servicios se utilizan los siguientes criterios: 

Características técnicas: El proveedor debe disponer de la tecnología necesaria para satisfacer las necesidades técnicas que la Organización necesita, considerando además el constante cambio que estas puedan tener.



Soporte técnico: El proveedor de servicios debe disponer del Soporte Técnico adecuado y actualizado para satisfacer las necesidades técnicas que se van generando.



Precio: El proveedor de servicio debe presentar una oferta económica acorde a las realidades del mercado actual e indicar la duración de estas en el acuerdo de servicio (Contrato).



Características contractuales: Se deben analizar detalladamente las condiciones del contrato de prestación de servicios propuestas por el proveedor tanto desde el punto de vista comercial como técnico.

Como proveedores de servicios se considera: Servicio de Internet, Servicio de Telefonía red fija y celulares, Servicio de Energía Eléctrica. ESTE DOCUMENTO NO DEBE SER REPRODUCIDO SIN LA AUTORIZACION DEL ENCARGADO DE LA CALIDAD

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6.4.2.

Selección de proveedores de insumos:

Para la selección de proveedores de insumos se utilizan los siguientes criterios: 

Crédito: Se evaluarán las condiciones de crédito que pueda otorgar el proveedor, considerando monto del crédito y plazos de pago.



Precio: Se evaluará el listado de precios del proveedor, considerando valores de mercado y comparando dicho listado con proveedores vigentes en los casos que aplique.



Plazo de entrega: El proveedor debe entregar los productos adquiridos en un plazo acorde a las características de los productos y a la ubicación física de sus instalaciones.



Stock de productos: El proveedor será evaluado de acuerdo al volumen de productos que posea en stock, siendo esto relevante a la hora de cumplir con las necesidades del momento.



Variedad de productos: Es importante que un proveedor tenga variedad de productos, facilitando de esta manera la compra a un mismo proveedor y agilizando el proceso en pro del cumplimiento de los objetivos de la compra, principalmente cuando afecta en el desarrollo de proyectos.



Tecnología Online: Con la finalidad de agilizar el proceso de compras, se medirá el nivel de tecnología que posea el proveedor al momento de cotizar a través de su sitio web.

La metodología para seleccionar un proveedor es de acuerdo a su ubicación en el ranking de proveedores (Anexo Nº 2 Planilla de Selección y Evaluación de Proveedores). Si se trata de un proveedor nuevo, se debe ingresar a la planilla mencionada completando la tabla indicada a continuación considerando los factores definidos y calificando cada criterio de selección (en escala de 1 a 7), dato que posteriormente debe ser comparado con los proveedores ya existentes en los casos que aplique: Criterio Crédito Precio Plazo Entrega Stock de productos Variedad de productos Tecnología online

Factor 0.25 0.18 0.13 0.20 0.10 0.14

Evaluación

Calificación Ponderada =(factor x evaluación)

Promedio de calificación Tabla de selección de proveedores

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Los proveedores serán rankeados de acuerdo a los resultados obtenidos en su evaluación y registrados en la Planilla de Selección y Evaluación de Proveedores (Anexo Nº 2) La tabla de selección de proveedores debe ser actualizada en forma trimestral. Esto con la finalidad de detectar cambios en las características del proveedor de acuerdo a los criterios establecidos.

6.4.3.

Selección de proveedores Servicios de Capacitación:

Para la selección de Proveedores de Servicios de Capacitación (CIE) se utilizan los siguientes criterios: 

Cobertura SENCE: Se evaluará si el proveedor que dicta el curso dispone de bonificación de SENCE.



Precio: Se evaluará considerando valores de mercado y comparando dicho valor con proveedores vigentes y nuevos en los casos que aplique.



Lugar Físico: Se evaluará donde se dictará físicamente el curso dando mayor prioridad a aquellos ubicados en la región, una capacitación on-line aplica dentro de éste criterio.



Flexibilidad Horaria: Se evaluará el/los horarios disponibles de la capacitación la cuál debe ajustarse a la disponibilidad de los participantes.



Promedio Proveedor/Referencias: Cuándo un proveedor con el cuál se ha trabajado anteriormente entra en la selección de alguna capacitación se deben considerar sus evaluaciones históricas, en caso de ser un proveedor nuevo se considerará la referencia disponible.

Esta selección debe ser aplicada por cada capacitación solicitada a RRHH independiente de ser un proveedor conocido o uno nuevo, y debe ser registrada en la planilla asociada al proveedor (Anexo Nº5), completando la tabla indicada a continuación considerando los factores definidos y calificando cada criterio de selección (en escala de 1 a 7). Se define como proveedor crítico aquel que es indicado por Gerencia y SubGerencia, ya sea en base a la especialidad del curso, a la exclusividad del proveedor, etc. para estos casos el proveedor critico no pasará por un proceso de selección, pero si deberá someterse a evaluación posterior.

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Criterio Cobertura Sence Precio Lugar Físico Flexibilidad Horaria Promedio Proveedor/Referencias

Factor 0,3% 0,25% 0,2% 0,15% 0,1%

Evaluación

Calificación Ponderada =(factor x evaluación)

Promedio de calificación En primera instancia, la selección es condicionada por el VºBº de Gerencia o SubGerencia, esto significa que si un proveedor no critico (nuevo o conocido) evaluado con los factores de selección antes descritos no es aprobado en primera instancia, deberá realizarse una siguiente selección de otro proveedor hasta ser aprobada por Gerencia o Subgerencia. La aprobación de estas selecciones será respaldada vía email por el encargado del proceso. Para el caso de capacitaciones con instructores Internos (CII) se debe cumplir con el proceso asociado a la Evaluación de la Formación indicado en el Procedimiento PA-06-01 Formación del Personal (punto 6.6 Evaluación a los relatores e instituciones), siendo ésta la fuente para la selección de un instructor interno para una próxima capacitación de tipo CII.

6.5.

Evaluación periódica de proveedores

La evaluación de proveedores se divide en evaluación de proveedores de insumos, evaluación de proveedores de servicios y evaluación de proveedores de servicios de capacitación teniendo la primera una frecuencia de evaluación trimestral, y para el caso de proveedores de servicios, un régimen de evaluación anual.

6.5.1.

Evaluación de Proveedores de insumos:

La evaluación de proveedores de insumos se divide en dos partes, siendo estas: a) Evaluación de las compras realizadas: Cada vez que se recepciona una compra de insumos, el Encargado de Soporte revisa que los productos adquiridos sean los mismos que los indicados en la Orden de Compra. Dicha revisión se registra en el documento conductor de los insumos, ya sea esta factura, guía de despacho u orden de transporte, mediante un timbre, el cual contiene la siguiente información: 

Garantía



Cumplimiento de requerimientos técnicos



Precio

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 

Plazo de entrega



Calidad de la atención



Respuesta frente a imprevistos



Conocimientos técnicos del vendedor

Los resultados de cada evaluación de compras por proveedor son registrados en la Planilla de Selección y Evaluación de Proveedores, en caso de cumplir con el criterio exigido será ponderando con nota 7, de lo contrario con nota 1, siendo éste valor multiplicado por los factores indicados a continuación: Criterio

Factor

Garantía

0.15

Cumplimiento de requerimientos técnicos

0.25

Precio

0.18

Plazo de entrega

0.18

Calidad de la atención

0.05

Respuesta frente a imprevistos

0.09

Conocimientos técnicos del vendedor

0.10

Eval.

Eval.

Eval.

Compra 1

Compra 2

Compra N

Evaluación final:

Calificación

=(prom. eval.) x Factor

Prom. % de calificación

Tabla de evaluación de proveedores por compras

b) Resultados obtenidos en el proceso de Selección de Proveedores En el proceso de evaluación de proveedores de insumos igual se deben considerar los resultados obtenidos en el proceso de selección de proveedores, lo cual se logra ponderando los resultados obtenidos en la tabla de selección de proveedores con los resultados promedio de la evaluación de compras.

Detalle de los cálculos para la evaluación de Proveedores de Insumos:

Promedio general obtenido en la tabla de selección de proveedores por factor (0.4) + promedio obtenido en la tabla de evaluación de compras por factor (0.6) ESTE DOCUMENTO NO DEBE SER REPRODUCIDO SIN LA AUTORIZACION DEL ENCARGADO DE LA CALIDAD

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES El resultado de este cálculo se almacena en la Planilla de selección y evaluación de proveedores en la hoja resumen y se ordena de mayor a menor. Obs: trimestralmente se reevalúan los proveedores de insumos, lo cual da origen a una nueva planilla.

Acciones a seguir de acuerdo a los resultados de la Evaluación de Proveedores de Insumos: 

Promedio entre 1 y 3 = Insuficiente, por lo tanto se baja a la última posición en el Ranking de proveedores por producto y no será considerado para futuras compras, salvo que sea el único proveedor que tenga el o los productos solicitados. Si se da esta situación el proveedor es reevaluado y puede subir en el ranking.



Promedio entre 3,1 y 5 = Suficiente, se envía una carta o correo electrónico al proveedor indicando aquellos aspectos en los cuales ha sido mal evaluado y si existen otras alternativas de compras se privilegiará la compra a otros proveedores con mejor nota promedio.



Promedio entre 5,1 y 6 = Bueno, no requiere medida a tomar.



Promedio entre 6.1 y 7 = Muy bueno, sube a los primeros lugares en el Ranking de proveedores por producto. Si el proveedor es evaluado con nota igual a 7 se le enviará carta o correo electrónico agradeciendo la calidad del servicio.

6.5.2.

Evaluación de proveedores de servicios:

La evaluación de proveedores de servicios se realiza mediante el registro de las interrupciones presentadas en un periodo de régimen anual en la Planilla de registro de interrupciones del servicio (Anexo Nº 3). Adicionalmente a esta medida, cada vez que se produzca una interrupción de algún servicio, el Encargado de Soporte enviará un correo electrónico al Gerente de Operaciones o a quién él designe, detallando el problema ocurrido y a fines de cada año el Encargado de Soporte enviará un resumen de todos los incidentes ocurridos al ejecutivo responsable de cada proveedor de servicios. Junto con lo anterior, se debe mantener información sobre el comportamiento del servicio al momento de comprometer las atenciones a los clientes. La Planilla para registrar interrupciones en los servicios debe contener lo siguiente: -

Fecha del incidente:

-

Descripción del incidente:

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES -

Hora de inicio interrupción:

-

Hora de término interrupción:

-

Acción a seguir:

-

A quién se informó (e-mail)

-

Observaciones

Detalle de posibles acciones a seguir en caso de interrupciones de los proveedores de servicios: Internet: 

Acción 1: Revisar y verificar las conexiones para poder concluir si el problema es interno o del proveedor del servicio.



Acción 2: En el caso en que el problema sea del proveedor del servicio se generará un reclamo telefónicamente.



Acción 3: Se asignarán BAM (Internet inalámbrica) para la continuidad operativa de los servicios críticos.

Telefonía: 

Acción 1: Realizar pruebas de operatividad en la central telefónica. o

Si el problema es interno llamar al Técnico encargado de la configuración y mantención de la central.

o

En el caso en que el problema sea del proveedor del servicio se genera un reclamo vía celular.

Energía Eléctrica: 

Acción 1: Verificar los automáticos para concluir si el problema es interno o del proveedor del servicio. o

si el problema es interno llamar al Técnico encargado de la mantención la red eléctrica.

o

En el caso en que el problema sea del proveedor del servicio se generará un reclamo telefónicamente.

Observaciones: En el caso del proveedor de energía eléctrica, el cual es crítico para el desarrollo de las actividades que Genesys realiza, no se registraran evaluaciones debido a que es el único proveedor del servicio. Están descartadas otras fuentes de alimentación eléctrica debido a su alto costo.

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES En el caso del proveedor del servicio de Internet, éste es considerado crítico y dada la alta complejidad en la configuración del servicio, éste no será evaluado de acuerdo a los criterios antes mencionados, pudiendo cambiar de proveedor solo por acuerdo Gerencial. Para los proveedores de servicios profesionales, el Gerente General, y/o Gerente de Operaciones, realizan la selección a través de recomendaciones del cliente, certificados que acrediten su competencia y la evaluación a través de la conformidad del cliente por los servicios prestados, lo que se verifica mediante la aprobación de la factura enviada. 6.5.3.

Evaluación de proveedores de servicios de capacitación:

La evaluación de proveedores de servicios se divide en dos partes, siendo estas:

a) Promedio de evaluaciones a la formación: Una vez finalizada la formación, cada profesional deberá evaluar el curso, el relator y la institución. De las evaluaciones obtenidas se sacará un promedio, ponderando éste valor. Las acciones a seguir en base a los resultados de la evaluación están estipuladas en el procedimiento de formación, punto 6.6 Evaluación a los relatores e instituciones.

b) Promedio del comportamiento del proveedor Una vez finalizado el curso, RRHH evalúa al proveedor en base a los siguientes criterios: 

Cumplimiento de las fechas del Curso/Programa



Envío de la factura en el tiempo acordado



Emisión del certificado de asistencia en el tiempo acordado

La escala de estos ítems es de 1 a 7 La calificación final de la evaluación del proveedor está dada por:

Criterio Promedio de Evaluaciones Promedio comportamiento proveedor

Factor 0.7% 0,3%

Evaluación

Calificación Ponderada =(factor x evaluación)

Promedio de calificación ESTE DOCUMENTO NO DEBE SER REPRODUCIDO SIN LA AUTORIZACION DEL ENCARGADO DE LA CALIDAD

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Cada evaluación es registrada en el Sw de Formación al momento de finalizar la capacitación. Se dispondrá de un Ranking de proveedores y se dará a conocer a través del Sw la puntuación con el fin de facilitar la toma de decisión al momento de solicitar una nueva capacitación (Anexo Nº4).

6.6.

Reevaluación de proveedores:

La evaluación de proveedores se realizará en forma trimestral, y excepcionalmente cuando sea necesario se efectuará una evaluación adicional, al momento de necesitar incluir en algún proceso de compra a un proveedor que esté en los últimos lugares del ranking de proveedores. Este proceso se realizará de acuerdo a lo especificado en el punto 6.4, Evaluación de Proveedores. Quedan exentos de esta medida los proveedores de servicios.

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6.7.

CONTROL DE LOS REGISTROS

Identificación

Almacenamiento

Protección

Recuperación o Acceso

Tiempo de retención

Disposición Final

Orden de Compra

\\proyectos\Soporte\Compras

Privilegios / Oficina Privada

Registro electrónico:

Permanente

Respaldo (Disco externo, DVD)

Departamento contabilidad junto con la factura correspondiente

Encargado de Compras y Soporte

Bodega de Documentos

Documento impreso: Departamento Contabilidad

Planilla de Selección y Evaluación de proveedores

\\proyectos\Soporte\Compras

Privilegios

Encargado de Compras y Soporte

Permanente

Respaldo (Disco externo, DVD)

Planilla de registro de interrupciones del servicio

\\proyectos\Soporte\Compras

Privilegios

Encargado de Compras y Soporte

Permanente

Respaldo (Disco externo, DVD)

Guías de despacho ingresos

Recepción

N/A

Encargado Soporte / Recepcionista

5 años

Bodega de Documentos

Guías de despacho egresos

Recepción

N/A

Encargado Soporte / Recepcionista

5 años

Bodega de Documentos

Correo electrónico con las interrupciones del servicio

Aplicación de Correo Encargado de Soporte

Privilegios

Encargado de Compras y Soporte

Anual

Aplicación de Correo Encargado de Soporte

Planilla de registro de selección de proveedores de formación

\\proyectos\rrhh\selección

Privilegios

Encargada de RRHH

Anual

Respaldo (Disco externo, DVD)

A) NEXOS Anexo 1: ORDEN DE COMPRA Anexo 2: PLANILLA DE SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES Anexo 3: PLANILLA DE REGISTRO DE INTERRUPCIONES DEL SERVICIO Anexo 4: SW FORMACIÓN (RANKING DE PROVEEDORES) Anexo 5: PLANILLA DE REGISTRO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE FORMACIÓN

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ANEXO 1 ORDEN DE COMPRA Señores : Rut

:

Atención : Sr(a) Fecha

:

Por la presente deseamos adquirir de vuestra empresa, el siguiente producto

Producto

Código

Cantidad

Valor Unitario

Valor Total

Neto Descuento Total Neto % IVA Total

Datos Facturación

: Soc. Com. GENESYS Ingeniería Ltda. Rut.: 78.031.870-8 Lincoyán 1525 Concepción Giro: Serv. Proc. De Datos

Enviar Vía Chilexpress Tarjeta Cliente Chilexpress 10101682Vº Bº Gerencia

p.p. Génesys Ingeniería

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ANEXO 2: PLANILLA DE SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ANEXO 3: PLANILLA DE REGISTRO DE INTERRUPCIONES DEL SERVICIO

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ANEXO 4: SOFTWARE DE FORMACIÓN, RANKING DE PROVEEDORES

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COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ANEXO 5: PLANILLA DE REGISTRO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE FORMACIÓN

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