PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE

DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

INTRODUCCIÓN

Dentro de las diferentes actividades y funciones que están a cargo de el Encargado de Transportes y se hace necesario que se definan los procedimientos, requisitos y trámites necesarios para abastecer de combustible a los diferentes vehículos que están al servicio del Ministerio de Energía y Minas, con la finalidad de eficientizar los recursos tanto financiero como de los insumos. El manual esta dirigido a los empleados del Ministerio de Energía y Minas, especialmente ala encargado del despacho y control del combustible que se adquiere para el desempeño de las diferentes actividades que realizan los conductores de vehículos, los cuales son en el interior de la ciudad, así como también hacia los diferentes departamentos de Guatemala.

OBJETIVOS

GENERAL Proveer al encargado del control y distribución de combustible, procedimientos que contribuyan al control eficiente y economía en la distribución del mismo.

ESPECIFICOS 1.

Establecer con facilidad el control del rendimiento por galón suministrado a cada una de las unidades vehiculares, que están al servicio del Ministerio de Energía y Minas.

2.

Desarrollo de controles que servirán de base para la elaboración de estadísticas.

3.

El Manual se elabora en respuesta a lo establecido en Artículo 4, Inciso I, Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y a las normas de auditoria Gubernamental 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos.

ÁREAS DE APLICACIÓN O ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO El presente manual es de observancia general para el Encargado del área de Transportes, pilotos, y personal que tiene o se le asigne un vehículo que esté al servicio de cualquiera de las Direcciones del Ministerio de Energía y Minas

RESPONSABLE Encargado del Despacho y control de combustibles y Jefe del Transportes. El presente documento es una Guía General del procedimiento correspondiente a la asignación de combustible de las cuatro Direcciones Generales y Despacho Superior. Aclaración: En el caso de la distribución de combustible de la Dirección General de Energía, es responsable del cálculo de las comisiones al interior de la República el encargado de transportes.

Control asignación de combustible (Ciudad Capital) 1. El Piloto o técnico asignado a comisión dentro de la capital, solicita combustible a encargado de control y distribución, cuando tiene aproximadamente un cuarto de combustible en el tanque. 2. Se hace cálculo de acuerdo al número de comisiones para entrega de cupones o vales, con el objeto de que realice comisión asignada. 3. Se anotan en el documento de control interno autorizado por la Contraloría General de Cuentas, (libros, hojas móviles), los siguientes datos: (Fecha, número de placa, Número de cupón, valor del vale o cupón, kilometraje, galonaje, cantidad asignada, nombre del piloto, firma del usuario y/o lugar de la comisión u observaciones) y se entregan cupones y/o vales. 4. El piloto o tecnico asignado procede a abastecer de combustible el vehículo para la comisión. 5. El encargado de control y distribución de combus tible, procede a archivar copia de vale, cupón o comprobante.

Control Combustible (Interior de la República) 1. La persona asignada a comisión en el interior de la República, presenta solicitud de combustible al jefe del Departamento, Director General o autoridad superior para su aprobación. 2. El Jefe de Departamento, Director General o autoridad superior, revisa y firma la solicitud que se traslada al encargado de control de combustible. 3. El encargado de Control y distribución de combustibles, revisa las solicitud y procede al calculo de vales o cupones conforme el rendimiento del vehículo kilómetros/galón, tomando en consideración el precio estimado del galón de combustible. 4. Se anotan en el documento de control interno autorizado por la Contraloría General de Cuentas, (libros, hojas móviles) los siguientes datos: (Fecha, número de placa, Número de cupón, valor del vale o cupón, lugar de la comisión, kilometraje, firma del usuario). 5. Se procede a la entrega de cupones al conductor asignado. 6. El conductor procede a abastecer de combustible el vehículo asignado para la comisión. 7. El conductor procede a entregar comprobante al encargado de control y distribución de combustibles. 8. El encargado de control y distribución de combustible, procede a archivar copia de vale, cupón o comprobante.