Procedimiento de Gestión

Fecha: 05 – 01 – 2009

PG-02 Control de registros

Versión: 1

Aprobado por: Gerencia General

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Control de registros

1.

Procedimiento de Gestión

Fecha: 05 – 01 – 2009

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Objetivo Establecer un procedimiento para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

2.

Alcance Este procedimiento aplica a todos los registros que conforman el Sistema de Gestión Integrado TROPIFLOR A.G.

3.

Definiciones y Abreviaturas 3.1

Almacenamiento: Acción de colocar los registros en un lugar de manera clasificada y ordenada. Ejemplo. (Archivero, Gavetas, Escritorios, etc.).

3.2

Protección: Manera de cómo se protegen los registros. Ejemplo. (Carpetas, fólder, discos, cd, cartapacios, etc.).

3.3

Recuperación: La manera en la que se presenta el registro; este puede ser lógico (discos magnéticos) y/o papel para realizar cualquier consulta.

3.4

Tiempo de retención: El tiempo que el registro permanece en el área para consulta antes de su disposición.

3.5

Disposición: El destino que se le da al registro después de cumplir con el tiempo de retención. (Archivo muerto o destrucción)

Para mas definiciones y abreviaturas ver “PG-01 Elaboración y control de documentos”. 4.

Documentos de referencia 4.1

ISO-9000-2005 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario.

4.2

ISO-9001-2008 Sistemas de gestión de calidad – Requisitos (4.2.4).

4.3

ISO-14001-2004 Sistemas de gestión ambiental – Especificación con orientación para su uso (4.5.4).

4.4

OHSAS-18001-2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud ocupacional – Requisitos (4.5.4).

5.

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Responsabilidades 5.1

6.

Procedimiento de Gestión

Es la responsabilidad de todos los involucrados en el llenado de registros conocer y aplicar este procedimiento en los puntos de trabajo. (ver PG-01 Elaboración y control de documentos 6.2.2)

Descripción 6.1

Identificación Los registros son evidencia de cumplimiento de los procedimientos e instructivos, se codifican de acuerdo al punto 6.2.3 del “PG-01 Elaboración y control de documentos”. 6.1.1 Llenado El formato de los registros se puede ver en el punto 6.2.1 del procedimiento de gestión “PG-01 Elaboración y control de documentos”; el contenido de los registros depende del tipo de actividad o proceso a controlar. Los registros en medios físicos (papel) son llenados con bolígrafo o impresos con buena calidad, para evitar su modificación o pérdida de información. Los registros deben ser llenados en forma clara, evitando borrones. Los encargados de llenar los registros deben hacerlo según lo descrito en el documento correspondiente, con el número de copias correspondientes y su distribución.

6.2

Almacenamiento Los responsables de procesos, así como todo responsable que genera registros, mantienen los mismos en salvaguarda física, en los puntos de almacenamiento establecidos para ese efecto. 6.2.1 Archivo de los registros Cada responsable debe contar con archivadores para los registros, los mismos que están a disposición inmediata cuando sean requeridos, estos archivadores tienen separaciones por cada tipo de registro a usarse. Pueden usarse más de un archivador para guardar los registros.

6.3

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Protección Cada responsable protege sus registros; para ello establece lugares seguros de almacenamiento que garanticen su integridad. Tanto para archivos en papel o medios magnéticos (CD, disquetes, etc.), estos están protegidos de condiciones ambientales adversas como son: humedad, luz, calor, magnetismo, etc., permitiendo su almacenamiento, preservación y recuperación, por personal autorizado.

6.4

Recuperación Los registros, deben estar a disposición inmediata, ya sea en medio magnético o en papel cuando se los requiera.

6.5

Tiempo de retención El tiempo mínimo de retención de los registros es de un año, este tiempo puede ser mayor dependiendo del carácter de los registros (provenientes de procesos, reglamentación, documentación contractual y otros).

6.6

Disposición La disposición de registros luego del tiempo de retención se hará en el Departamento de Almacén quien los retiene en forma temporal, hasta la venta de los mismos como papel reciclado.

6.7

Control de registros 

Vigencia Para el control de la vigencia de los registros se tiene “PG-02-RE-01 Listado maestro de registros”. El coordinador de QHSE, actualiza el registro cada vez que existe una nueva versión y lo sube a la red de TROPIFLOR A.G. Para el llenado se procede de la siguiente manera: Código y Nombre del documento: Código y nombre del documento, ver 6.2.3 del “PG-01 Elaboración y control de documentos”. Versión del documento: Ultima versión del documento al que pertenece el registro. Registro: Código y nombre del registro, ver 6.2.3 del “PG-01 Elaboración y control de documentos”. Versión del registro: Ultima versión del registro. Fecha de entrada en vigencia: Ultima fecha de actualización del registro.



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Control Para el control de los registros se tiene “PG-02-RE-02 Control de registros, en el que se controla la identificación, el llenado, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición. Este registro es generado por el Coordinador de QHSE, las observaciones encontradas, se harán conocer al responsable del área o lugar de trabajo, vía correo electrónico indicándole la próxima fecha de control de registros. Para el llenado del registro se procede de la siguiente manera: Lugar o área de trabajo: Entiéndase por Gerencia, Departamento o lugar de trabajo según contratos. Responsable: Nombre y Apellido del responsable del área de trabajo. Fecha de control: Fecha de realización del control de registros. Código y Nombre del documento: Código y nombre del documento, ver 6.2.3 del “PG-01 Elaboración y control de documentos”. Registro: Código y nombre del registro, ver 6.2.3 del “PG-01 Elaboración y control de documentos”. Llenado correcto: Revisar el llenado correcto (borrones, falta de datos, falta de firmas), registrar con un si o no, anotar las observaciones. Almacenamiento correcto: Verificar el correcto almacenamiento ya sea en gavetas, archiveros, etc., registrar con un si o no, anotar las observaciones. Protección adecuada: Se tiene la protección adecuada de los registros, carpetas, archivadores, de tener registros en digital, tiene copia de seguridad, registrar con si o no, anotar las observaciones. Recuperación y consulta rápida: Se tiene rápido acceso a los registros, ya sea en papel o digital, anotar las observaciones. Tiempo de retención correcto, cumple los tiempos de retención, registrar con si o no, anotar las observaciones. Disposición adecuada: Luego del tiempo de retención dispone de manera correcta los registros, registrar con si o no, anotar las observaciones. Observaciones: Toda observación encontrada en columnas anteriores.

7.

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Control de cambios Relaciona los cambios que sufre el documento en el tiempo, utilizando la siguiente tabla: Tabla 1. Control de cambios del documento Fecha

8.

Versión

Anexos “PG-02-RE-01 Listado maestro de registros” “PG-02-RE-02 Control de registros”

Descripción del cambio