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1.0

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PE-DF-CO-01 1

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OBJETIVO

El objetivo de este documento es describir las actividades para la obtención Financieros. 2.0

de los Estados

ALCANCE Aplica a todas las operaciones realizadas por la Institución, previamente registradas y capturadas en el software contable de la Universidad Autónoma del Carmen.

3.0

RESPONSABILIDADES

3.1 JEFE DE DEPARTAMENTO • • • • • • •

Firma en el rubro de “autorizó” todas aquellas pólizas que se generan en el departamento (Ingresos, Diario, Egresos y Fideicomisos). Firma de las conciliaciones bancarias elaboradas. Elaboración del Impuesto correspondiente en base a lo entregado por las respectivas áreas. Elaboración del Cierre Contable de manera mensual. Elaboración de los Estado Financieros. Atender en caso de Auditorias lo solicitado por los Auditores. Coordinar el análisis de las cuentas contables.

3.2 AUXILIAR DE ARCHIVO • • • • • • • •

Se encarga de la recepción de trámites Internos y Proveedores por pagar del Área de Egresos para provisión y turnar al área de codificación contable correspondiente. Recepciona las pólizas de egresos pagadas todos los días de la semana de acuerdo al listado. Verificar cada fin de mes que el área de Egresos entregue en copia todo aquello que está pendiente de pago y que corresponde al mes que se concluye. Archiva las pólizas en orden consecutivo. El resguardo de la documentación recibida y existente en el mismo y de controlar el acceso al personal no adscrito al departamento. Recibe los oficios turnados al departamento así como las Comprobaciones de Gastos Mantener Actualizada la carpeta del Ejercicio con los Activos Fijos adquiridos. Separar en la carpeta de Impuestos los pagos correspondientes hechos durante el ejercicio.

Firma:

Elaboró:

Autorizó:

C.P.A. José Yovani Montejo Saldaña

C.P. Gustavo Alfonso Fuentes Benitez

Jefe del Departamento de Contabilidad

Director de Finanzas

Firma: F-CAP-SGC-01 rev.00

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3.3 CONTADOR AUXILIAR • Revisa las pólizas de provisión y de gastos comprobados capturadas en el sistema por el propio departamento. • Realiza el registro correspondiente de Nóminas, Bonos, Estímulos, Gestorías, SUA, Villa Universitaria. • Verifica saldos en las cuentas de los trabajadores previa solicitud de Recursos Humanos. • Coordina las Actividades de registro contable de los gastos dentro del Departamento. • Llevar a cabo el concentrado y registro en el formato de Impuesto, lo referente a los impuestos retenidos en nominas y otros conceptos para efectos de cálculo. • Apoya en otras actividades que el jefe del departamento designe. 3.4 AUXILIAR DE CODIFICACION INTERNOS • • • •

Codifica todos los trámites internos para su provisión. Codificación de los gastos a comprobar recibidos para su registro. Genera la relación de Pólizas de trámites provisionados para entregar al Área de Egresos Apoya en la Captura de los Descuentos efectuados vía nómina a los trabajadores.

3.5 AUXILIAR DE CODIFICACION PROVEEDORES • Codifica todos los trámites de proveedores para su provisión. • Genera el concentrado de Análisis de INFONAVIT de manera bimestral. • Apoya en otras actividades que el jefe de departamento designe. 3.6 CAPTURISTA • Captura los tramites Codificados, Gastos a Comprobar, Nominas y reclasificaciones propias de los análisis, SUA, y Villa Universitaria, para su registro en el software contable. 3.7 AUXILIAR DE CONCILIACIONES A Y B • Recabar durante los primeros días hábiles del mes todos los Estados de Cuenta del mes anterior. • Responsable de las conciliaciones bancarias de todas las cuentas aperturadas en la Universidad, así como de los registros que se generan por concepto de intereses y/o comisiones. 3.8 CONTADOR PROYECTOS • Se encarga de recepcionar los trámites de proyectos específicos por el Área de Egresos para su codificación contable. • Es responsable del control y seguimiento de proyectos específicos. • Prepara las comprobaciones correspondientes a los proyectos específicos • Revisa las pólizas de provisión de proyectos elaboradas por auxiliar contable 3.9 AUXILIAR CONTABLE • Es responsable de la recepción, codificación y captura de los Ingresos para su registro contable. • Captura de los trámites de proyectos para su provisión en Sistema Contable F-CAP-GC-01 rev.00

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• Registro contable de los pagos de Ingresos por concepto de Vinculación • Registro y vaciado en formato de Impuesto referente a los ingresos para efectos de cálculo. 4.0 DESARROLLO 4.1 RECOPILACION Y CONTROL DE POLIZAS No. 1

4.2

Responsable Actividad Auxiliar de Archivo Recepciona las pólizas generadas en el departamento de egresos todos los días mediante listado, debiendo verificar que contenga todos los soportes documentales. Sella y firma de recibido. Separa las pólizas generadas en el departamento de egresos por tipos de cuenta, acomoda de manera correlativa, perfora y archiva en lefort. Tratándose de pólizas del departamento de contabilidad; recibe mediante listado simple y fechado con el día de entrega. Separa las pólizas del departamento de contabilidad por tipo (ingresos, diario, egresos, fideicomiso) acomoda de manera correlativa, perfora y archiva en lefort. Cuida la correlatividad y, a fin de mes, verifica y determina las pólizas que hagan falta, la consulta en el sistema contable y la solicita al área correspondiente. En el caso de las pólizas entregadas por el Depto. De Egresos, a fin de mes deberá recibir en copia todas aquellas que hayan quedado pendiente de pago esto para efectos de cierre contable. En el caso de pólizas recibidas que contengan pagos por Activos Fijos deberá fotocopiar la factura y la póliza para Archivar la original en la Carpeta de Activos Fijos del ejercicio y la fotocopia en el consecutivo respectivo conteniendo la leyenda “Original en Archivo de Activos”. Tratándose de los impuestos deberá archivar en la carpeta de impuestos del ejercicio los pagos que se fueren realizando durante el año. Cuando se requiere sacar del archivo una póliza, se deberá llenar el formato de “Préstamo de Pólizas” conteniendo la información requerida tanto de la póliza como del solicitante.

DEL REGISTRO DE PROVISIONES

No.

Responsable

Actividad

1

Auxiliar Archivo

2

Auxiliar de Codificación Proveedores Auxiliar de

Recepciona los trámites de Proveedores e internos mediante listado del Área de Egresos de acuerdo al fondo asignado. Verifica que contenga original y copia de los trámites a provisionar Sella y firma de recibido. Entrega al área contable correspondiente Recibe formato con documentos para su codificación de Proveedores. Codifica en base al catalogo de cuentas vigentes Entrega al área de captura Recibe formato con documentos para su codificación de trámites internos.

3

F-CAP-GC-01 rev.00

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Codificación Internos 4 5 6 7

4.3

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Codifica en base al catalogo de cuentas vigentes Entrega al área de captura

Auxiliar de Captura Recibe trámites codificados para su registro en el software contable Imprime, firma y entrega póliza al Contador Auxiliar Contador Auxiliar Revisa y firma la póliza según soporte anexo y turna al Jefe de Departamento de Contabilidad Jefe Departamento Revisa y Firma de Autorizó la póliza generada y turna al Auxiliar de de Contabilidad Codificación Interno Auxiliar de Recibe pólizas, baja el listado e imprime y entrega al área de egresos para su Codificación pago Internos

RECEPCION DE FACTURAS Y/O COMPROBACION DE GASTOS Y SU REGISTRO CONTABLE

No.

Responsable

Actividad

1

Auxiliar Archivo

2

Auxiliar de Codificación Proveedores

Recepciona mediante oficio las facturas originales que no fueron recibidas con su póliza y la comprobación de gastos de la que verifica la documentación, en caso de no coincidir el importe con los documentos, o no contener los prerrequisitos establecidos en el Código Fiscal de la Federación, y devuelve la documentación. Tratándose de gastos a comprobar entrega estos al Auxiliar de Codificación Internos. En caso de las Facturas Originales turna al Auxiliar de Codificación Proveedores. Recepciona las Facturas Originales. Verifica en sistema contable si se registró como gasto a comprobar, si es así codifica y turna al área de captura. Si fue llevada al gasto, entrega al auxiliar de archivo para su resguardo en el mismo.

3

Auxiliar de Codificación Internos

4

5 6

Recepciona los gastos a comprobar Verifica que los documentos de la comprobación de gastos cumpla con los prerrequisitos establecidos en el Código Fiscal de la Federación, en caso de no cumplir con estos se gira oficio y comunica al comisionado el rechazo de la documentación. Analiza y codifica los comprobantes de acuerdo al catálogo de cuentas vigente, posteriormente turna la información al auxiliar de captura

Auxiliar de Captura Recepciona tanto las facturas originales como los gastos a comprobar codificados. Captura la información en el Sistema de Contaviòn, imprime, firma y turna la póliza a revisión por el Contador Auxiliar Contador Auxiliar Revisa y firma la póliza según soporte anexo y turna al Jefe de Departamento de Contabilidad Jefe Departamento Revisa y Firma de Autorizó la póliza generada y se turna para archivo. de Contabilidad F-CAP-GC-01 rev.00

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Auxiliar de Archivo Recibe y archiva en base al procedimiento descrito.

4.4 REGISTRO CONTABLE DE NOMINA No. 1

2 3 4 5 6

Responsable Contador Auxiliar

Actividad Recepciona el informe de Recursos Humanos de los movimientos de prestaciones y deducciones de nómina y los reportes de nómina. Verifica que los documentos estén completos y que cuadren las sumas de los reportes en caso de no estar correctos se solicita su aclaración. Elabora papel de trabajo agrupando y codificando las cuentas contables de acuerdo al catálogo de cuentas vigente. Entrega los papeles de trabajo al Auxiliar de captura para la captura en el sistema contable. En caso de finiquitos y liquidaciones, previo requerimiento de Recursos Humanos, se revisan saldos de todas las cuentas de carácter deudor (prestamos, gastos a comprobar, fonacot) y se notifican mediante mismo formato con la firma de quien revisó. Auxiliar de Captura Realiza la captura en el software contable, imprime y firma la póliza, turna al Contador Auxiliar Contador Auxiliar Revisa y firma la póliza según soporte anexo y turna al Jefe de Departamento de Contabilidad Jefe Departamento Revisa y Firma de Autorizó la póliza generada y se turna para archivo. de Contabilidad Auxiliar de Archivo Recibe y archiva en base al procedimiento descrito. Codificación de Después de capturada las nominas en software contable, se lleva a cabo el Proveedores análisis de la cuenta de INFONAVIT de forma bimestral para su registro en provisión.

4.5 RECEPCION Y REGISTRO CONTABLE DE LOS INGRESOS No. 1

2

Responsable Auxiliar Contable

Actividad Recepciona del departamento de ingresos los documentos que amparan los ingresos mediante listado y coteja que la información del listado coincida con la documentación, en caso de no estar correcta solicita aclaración. Separa las fichas de depósito de acuerdo a los diferentes cortes y guarda en sobres. (amarillo cortes de caja y suf y blanco gimnasio) Codifica los cortes y las facturas en base al catalogo de cuentas vigentes. Captura en el Sistema de Contavisiòn, imprime, firma y entrega la póliza al Jefe de Departamento. Los sobres los turna al área de conciliaciones para su cotejo en Estados De Cuentas. En el caso de los cobros efectuados por vinculación se recepcionan de manera mensual. Se codifican los depósitos en base al estado de cuenta y la relación de cobros emitida por ingresos. Se captura, imprime, firma y entrega la póliza al Jefe de Departamento. Jefe Departamento Revisa y firma de autorizó la póliza generada y se turna para archivo Contabilidad F-CAP-GC-01 rev.00

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Auxiliar de Archivo Recibe y archiva en base al procedimiento descrito.

4.6 DETERMINACION DEL PAGO DE IMPUESTOS No. 1

2

3

Responsable Auxiliar Contable

Actividad Recibe mensualmente del departamento de ingresos la “Relación de servicios y cursos cobrados”, “Relación de recibos de cafetería y rentas con IVA desglosado “y el “Listado de facturas análisis de agua” Imprime los auxiliares de la cuenta correspondiente al IVA ACREDITABLE y al IVA COBRADO del mes que se va a calcular. Compara la información contable con la proporcionada por el departamento de ingresos, en caso de existir diferencias se solicita la aclaración correspondiente; en caso de ser diferencia contable se realiza el análisis interno. Llena la base de datos de los gastos efectuados por vinculación para cotejo en contabilidad. Con la información recopilada llena el formato de impuesto. Contador Auxiliar Imprime los auxiliares de la cuenta correspondiente a IMPUESTOS POR PAGAR, en caso de existir diferencias o correcciones se realizan las reclasificaciones correspondiente; así como la cuenta de SUBSIDIO AL EMPLEO. Con la información recopilada llena el formato de impuestos. Tratándose del SUA, se realiza el registro contable en base a la ficha de pago generada en ventanilla de institución bancaria, la cual es proporcionada por el área de egresos mediante oficio con soporte documental. Turna al Jefe de departamento de contabilidad. Jefe Departamento Recibe el formato de impuesto con la información de cada área. de Contabilidad Verifica su correcta aplicación y hace la determinación del impuesto correspondiente. Verifica la correcta aplicación del Subsidio al Empleo. Determina en base a los auxiliares los fondos para su pago correspondiente y se elabora la tabla de fondos. Se imprimen cuatro juegos y se entregan para su pago y conocimiento (Egresos, Ingresos, Dirección y Acuse de Recibo) Se archivan los papeles de trabajo.

4.7 ELABORACION Y REVISION DE CONCILIACIONES BANCARIAS No. 1

Responsable Auxiliar de Conciliaciones

Actividad El auxiliar de conciliaciones recibe los estados de cuenta, y anota en el formato de registro y en el estado de cuenta la fecha en que lo está recibiendo, debe controlar la recepción y solicitar cada mes los estados de cuenta que no han sido recibidos. Revisa los estados de cuenta y realiza las pólizas de comisiones e intereses ganados reflejados en los estados de cuentas bancarios. Imprime el auxiliar contable de la cuenta de bancos que va a conciliar. En el caso de los ingresos propios alumnos transcribe las afectaciones de los bancos para su pronta conciliación tomando en cuenta las fichas archivadas F-CAP-GC-01 rev.00

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en sobres. Realiza e imprime la conciliación bancaria previamente cuadrada, adjuntando el estado de cuenta, el auxiliar contable, y anotando en el estado de cuenta la fecha de inicio de la conciliación y la fecha de término. Entrega al jefe del departamento las conciliaciones para su revisión. Jefe Departamento Recepciona las conciliaciones bancarias. de Contabilidad Verifica que la conciliación no tenga diferencias, en caso de que así sea solicita el análisis de la partida. En caso de partidas en tránsito con una antigüedad mayor a tres meses, solicita al área de conciliaciones su análisis. Firma la conciliación y devuelve al auxiliar de conciliaciones

4.8 REGISTRO Y PROVISION DE PROYECTOS ESPECIFICOS No. 1

2 3 4 5

Responsable

Actividad

Contador de Proyectos

Recepciona los trámites de proyectos específicos en original y copia mediante listado con el nombre del proyecto asignado. Verifica que contenga los soportes documentales (Factura Original o copia o cotización, hoja presupuestal, orden de compra) sella y firma de recibido. Revisa en concentrado de proyecto si tiene recurso disponible para ejercer, si es así captura en el rubro correspondiente en la base de datos. Codifica en base al catalogo de cuentas contable vigentes y turna al Auxiliar Contable. Si no llegara a contar con recurso disponible para ejercer se regresa el trámite para su aclaración. En caso de ser Gastos a comprobar se asigna codificación y regresa a egresos. Auxiliar Contable Recepciona trámites codificados para su captura en software contable, Imprime, firma y entrega la póliza a Contador de Proyectos Contador de Recepciona las pólizas, verifica con soporte documental, firma de “revisó” y Proyectos entrega al Jefe de Departamento. Jefe Departamento Recepciona las pólizas y verifica asignación de cuenta contable, firma de de contabilidad “autorizó” y regresa a contador de proyectos Contador de Recepciona pólizas y entrega al área de egresos las pólizas para su proyectos provisión.

4.9 ANALISIS DE CUENTAS CONTABLES Y REVISION DE POLIZAS No.

Responsable Contador Auxiliar

Actividad Imprime a solicitud del jefe de departamento de contabilidad los auxiliares de las cuentas contables que se van a analizar. Analiza los auxiliares impresos, para verificar la confiabilidad y veracidad de la información generada. En caso de ser necesario, realiza la póliza de reclasificación y turna para su captura. Archiva los papeles de trabajo por cuenta de mayor. Revisa la correcta aplicación de las cuentas contables de acuerdo al documento anexo a la póliza y al catálogo de cuentas vigentes, en caso de F-CAP-GC-01 rev.00

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3

4.10 No. 1

2

3

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que la aplicación sea incorrecta devuelve la póliza a quien la elaboró para su corrección. Firma la póliza y entrega a Jefe de Departamento Jefe Departamento Revisa y Firma de Autorizó la póliza generada y se turna para archivo. de Contabilidad ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS Responsable Jefe de Departamento de Contabilidad

Actividad Imprime los estados financieros del software contable. Analiza la información contenida en los estados financieros. Clasifica la información y elabora los estados financieros en: Unacar, Vinculación, Proyectos y la acumulada. Verifica que las sumas cuadren con los estados financieros del sistema contable, en caso de no cuadrar se identifica y realizan las correcciones. Envía al titular de la Dirección de Finanzas la información conteniendo los estados financieros para su visto bueno. Director de Recibe, analiza y gira instrucciones al Jefe de Departamento de Contabilidad Finanzas para continuar con el proceso o realizas modificaciones a la presentación de los Estados Financieros. Jefe Departamento Recibe y realiza las indicaciones. de Contabilidad Envía al Rector la información conteniendo los estados financieros para ser presentados en la Sesión de Consejo universitario de manera mensual. Los estados financieros anuales se presentarán después de recepcionado el dictamen por auditor externo a mas tardar el 31 de Marzo del ejercicio siguiente. Los estados financieros anuales dictaminados, serán impresos, y encuadernados para su entrega a la Dirección de Finanzas y al Rector. Se atiende de acuerdo a requerimiento las Auditorias que se presenten durante el ejercicio.

5.0 FORMATOS Código

F-DF-CO-01

Nombre del Formato

Cálculo de impuestos

Responsable de Almacenamiento

Tiempo mínimo de conservación

Jefe del departamento de contabilidad

1 año

6.0 GLOSARIO Archivo: Lugar donde se almacena todas las pólizas con sus soportes documentales con una antigüedad de 2 años físicamente en el mismo edificio. Póliza: Documento donde se registran codificadas las operaciones contables, anexando los comprobantes originales que justifican las anotaciones y cantidades que en ellas se registran. Cheque: Documento representativo de un mandamiento de pago F-CAP-GC-01 rev.00

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Cash: Documento que refleja el pago realizado mediante transferencia bancaria. Cuentas Varias: Se le determina a las cuentas de proyectos o fondos específicos. Cuenta General: Cuenta principal donde se concentra el gasto corriente. Foliada: Asignación alfanumérica a las pólizas en forma correlativa iniciando el mes con el número uno en cada una de las cuentas de cheques, exceptuando los CASH los cuales inician con el número 1500, correspondiendo al folio consecutivo de la chequera y/o CASH. Lefort: Carpeta tamaño carta donde es archivada la documentación. Auxiliar mayor: Impresión del paquete contavisión que muestra los movimientos de determinada cuenta en un período de tiempo. Contavisiòn: Software usado para el registro contable. Comprobación de gastos: Son las facturas, recibos, notas que presentan las personas comisionadas para la comprobación del saldo o movimientos en la cuenta 1108. Estado de cuenta bancario: Documento que plasma los movimientos de entradas y salidas de efectivo de determinada cuenta bancaria. Conciliación bancaria: Acción donde se comparan las entradas y salidas de los movimientos bancarios del estado de cuenta contra el auxiliar contable de la cuenta de bancos correspondiente. Proyectos Específicos: Término que se usa en los importes determinados para cierta acción o actividad. PROMEP: Programa del Mejoramiento del Profesorado. PIFI: Programa Integral de Fortalecimiento Institucional FAM: Fondo de Aportaciones Múltiples PIFIEMS: Programa Integral de Fortalecimiento Institucional de la Educación Media Superior FIES: Fideicomiso para la Infraestructura de los Estados. Estados Financieros: Documento cuyo fin es proporcionar información de la situación financiera de la Institución en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y los cambios en la situación financiera por el período contable terminado en dicha fecha, en forma razonablemente adecuada, el cual se compone de: Balance General: es el estado que muestra información relativa a un punto en el tiempo de los recursos y obligaciones financieras de la entidad. Estados de Resultados: muestra información relativa al resultado de sus operaciones en un período dado.

F-CAP-GC-01 rev.00

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Estado de Cambios en la Situación Financiera: proporciona información de los cambios en los recursos financieros de la entidad y sus fuentes, que revele las actividades de financiamiento e inversión.

7.0

REFERENCIAS

Código fiscal de la federación artículo 29 y 29 A. Reglamento del Código Fiscal Federal Sistema Contable de Contavisión. Manual de Contavisión Windows. Catálogo de cuentas contables Convenios de los proyectos previamente firmados

8.0

MODIFICACIONES N/A

9.0

ANEXOS N/A

F-CAP-GC-01 rev.00