Código: TH- P-07

PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS

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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para tramitar la liquidación de las cesantías de la OFB y para autorizar el pago a los funcionarios públicos, con base en las normas establecidas para este procedimiento. 2. ALCANCE Inicia con solicitud de retiro de las cesantías y finaliza con la autorización del pago. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Auxilio de Cesantías: corresponde a una suma de dinero que el empleador está obligado a pagar al trabajador a razón de un mes de sueldo o jornal por cada año de servicio a la finalización del contrato de trabajo, en el caso de los particulares; o en el caso de los públicos, un mes de sueldo o jornal por cada año de servicio, pero basado en el mismo fundamento jurídico y filosófico a una y otra clase de trabajadores: la relación de trabajo. Objetivo del Auxilio de Cesantías: cubrir o prever las necesidades que se originan para el trabajador con posterioridad al retiro de una empresa, por lo que resulta un ahorro obligado orientado a cubrir el riesgo de desempleo. Se trata de un objetivo acorde con los principios de una Constitución humanista fundada en el respeto por la dignidad humana, en este caso del trabajador. Regímenes de liquidación de cesantías: en nuestra legislación existen actualmente dos regímenes de liquidación de cesantías: el anualizado y el retroactivo, los cuales tienen características especiales; el régimen de liquidación de cesantías por retroactividad se caracteriza por su reconocimiento con base en el último salario realmente devengado. El régimen de liquidación de cesantías por anualidad, para los servidores públicos, consiste en que el empleador el 31 de diciembre de cada año debe liquidar las cesantías por anualidad o fracción, consignando el valor correspondiente al fondo de cesantías al que se encuentre afiliado el empleado, Este régimen posee como características principales, la afiliación obligatoria a un Fondo Administrador de cesantías, la liquidación anualizada y el pago de intereses sobre las cesantías. Posteriormente, con la expedición de la ley 432 de 1998, se permitió que el personal vinculado al sector territorial pudiera, al igual que los nacionales, afiliarse al Fondo Nacional de Ahorro para que éste administre sus cesantías, reconozca los intereses, proteja contra la pérdida del valor adquisitivo de la moneda y, además, contribuya a la solución del problema de vivienda y educación. Los empleados con régimen de liquidación retroactiva de cesantías – que pueden afiliarse Fondo Nacional del Ahorro o a Fondos Privados conservando dicho régimen no tienen derecho al pago de intereses sobre las cesantías en tanto que dicho régimen no lo prevé. Los empleados con régimen de liquidación anualizado de cesantías afiliados a fondos privados de cesantía, tienen derecho al pago de intereses sobre las cesantías a cargo del empleador, en los términos previstos en la ley 50 de 1990 y por remisión de la ley 344 de 1996. Los empleados con régimen de liquidación anualizado de cesantías afiliados al Fondo Nacional del Ahorro, tienen derecho al pago de intereses sobre las cesantías a cargo de dicho fondo en los términos del artículo 12 de la ley 432 de 1998. Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013

Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 18 de 2013

Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública.

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4. CONDICIONES GENERALES Para la liquidación de cesantías de los funcionarios de la entidad, se tendrá en cuenta el régimen al que pertenecen y que se adjunte la totalidad de documentos requeridos para el trámite. 5. NORMATIVIDAD        

  

Ley 100 de 1993 Ley 344 de 1996 Ley de 2004 Decreto 1252 de 2000 Decreto 785 del 17 de marzo de 2005 Decreto 1227 del 21 de abril de 2005 Decreto 1601 del 20 de mayo de 2005 Decreto 2539 del 22 de julio de 2005

Decreto 4565 de 2011 Acuerdo 001 del 22 de febrero de 2008

Resolución Interna 219 de 2011

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº

1

2

3

4

5.

6

Actividad

Descripción

Responsable

Solicitar retiro de Realizar la solicitud del retiro de Servidor Público. cesantías parciales. cesantías parciales acompañado de los requisitos documentales. Recibir solicitud de Se recibe la solicitud de retiro Auxiliar retiro de cesantías de cesantías parciales junto Administrativo. parciales. con los soportes correspondientes. Revisar y Analizar Se revisa y analiza la solicitud Responsable solicitud retiro de de retiro de cesantías Gestión de cesantías parciales. parciales, clasificando el Talento Humano. régimen al que pertenece el trabajador y el objeto de retiro. ¿La documentación Si la documentación aportada aportada esta esta completa seguir al paso 6. completa? En caso contrario, seguir al paso 5. Solicitar la Se realiza la solicitud de aporte Auxiliar documentación de la documentación faltante. Administrativo. completa. FONDO PRIVADO Solicitar concepto Se solicita concepto jurídico Auxiliar jurídico. sobre viabilidad del retiro de las Administrativo. cesantías adjuntado la documentación soporte. Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013

Documento o Registro Solicitud radicada con soportes

Puntos de Control

Solicitud radicada.

Número de radicación.

Solicitud revisada y analizada.

Verificación de información.

Memorando o correo.

Solicitud de concepto.

Aprobado por Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Octubre 18 de 2013

Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública.

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Nº

Actividad Emitir concepto.

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8

¿El concepto favorable?

9

Solicitar documentación faltante

10

11

es

Elaborar solicitud de retiro Elaborar memorando para firma Firma de solicitud de retiro.

12

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14

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16

17 18

Descripción

Responsable

La Oficina Asesora de Jurídica emite concepto jurídico sobre la viabilidad del retiro. Si el concepto jurídico es favorable seguir al paso 10. En caso contrario, seguir al paso 9. Se realiza la solicitud al peticionario, para que subsane, de acuerdo con las recomendaciones realizadas por la Oficina Asesora de Jurídica. Se elabora la solicitud de retiro dirigido al fondo privado. Se remite memorando en donde se solicita la firma por parte del Director General de la Solicitud de retiro. Se firma la solicitud de retiro dirigido al fondo privado y se entrega al Área de Gestión del Talento Humano

Oficina Asesora de Jurídica.

Documento o Puntos de Registro Control Concepto. Normatividad vigente.

Auxiliar Administrativo.

Solicitud de subsanación.

Auxiliar Administrativo. Auxiliar Administrativo.

Solicitud de retiro. Memorando de solicitud de firma.

Entrega solicitud de Se entrega al solicitante la retiro. solicitud de retiro dirigido al fondo privado y firma del recibido por parte del peticionario. ¿El solicitante Si el solicitante aportó las aporto las pruebas pruebas sobre el uso del retiro sobre el uso de las de cesantías finaliza el cesantías? procedimiento, en caso contrario se continúa con el punto 16. Solicitar aporte de Se solicita al servidor público uso de cesantías. aportar las pruebas del uso del retiro de cesantías.

Director General Responsable Gestión de Talento Humano. Auxiliar Administrativo.

Responsable Gestión de Talento Humano.

FONDO NACIONAL DEL AHORRO Solicitar concepto Se solicita concepto jurídico Auxiliar jurídico en los casos sobre viabilidad del retiro de las Administrativo. que amerite. cesantías adjuntado la documentación soporte Emitir concepto. La Oficina Asesora de Jurídica Oficina Asesora emite concepto jurídico sobre la de Jurídica. viabilidad del retiro. ¿El concepto es Si el concepto jurídico es Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013

Visto Bueno Subdirección Administrativa y Financiera.

Firma recibido.

Solicitud

de

Registro de seguimiento.

Solicitud de Normatividad concepto. vigente.

Concepto.

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Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública.

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Nº

Actividad

Descripción

Responsable

Puntos de Control

favorable?

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25 26

27

28

29

favorable seguir al paso 21. En caso contrario, se sigue con el paso 20. Solicitar completar Se realiza la solicitud, al Auxiliar la documentación. peticionario, para que subsane, Administrativo. de acuerdo con las recomendaciones realizadas por la Oficina Asesora de Jurídica. Firma de formulario Se firma el formulario de retiro Responsable de retiro. Gestión de Talento Humano.

Documento o Registro

Entregar formulario Se entrega al solicitante el de retiro. formulario de retiro dirigido al fondo privado y el peticionario firma el recibido. ¿El solicitante Si el solicitante aportó las aporto las pruebas pruebas sobre el uso del retiro sobre el uso? de cesantías finaliza el procedimiento. En caso contrario, se sigue con el punto 25. Solicitar aporte de Se solicita al servidor público uso. aportar las pruebas del uso del retiro de cesantías.

Solicitud de subsanación.

Formulario de retiro.

Auxiliar Administrativo.

Firma recibido.

Auxiliar Administrativo.

Solicitud.

de Firma.

FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS, CESANTIAS Y PENSIONES – FONCEP ¿La solicitud de Si la solicitud de retiro es para retiro es para mejoras locativas seguir al paso mejoras locativas? 23. En caso contrario, se sigue con el paso 25. Solicitud visita Se solicita visita técnica del Auxiliar Documento técnica. predio a FONCEP. Administrativo. de solicitud. Emitir concepto Emisión concepto técnico sobre FONCEP. Concepto técnico. las mejoras a realizar por parte técnico de FONCEP. emitido. ¿El concepto es Si el concepto técnico es Auxiliar favorable? favorable seguir al paso 30 en Administrativo. caso contrario informar al funcionario sobre la negación. Realizar liquidación. Se realiza la liquidación de la Profesional Liquidación. solicitud en el formato Gestión del establecido por la entidad Talento Humano. Realizar Se realiza la conciliación de los Profesional Conciliación conciliación. valores liquidados con Gestión y realizada. FONCEP. funcionario de Revisado por Johny Hernando Castro León Profesional Responsable Talento Humano Fecha: Septiembre de 2013

Registro seguimiento.

Recibido concepto técnico.

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Nº

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Actividad

Descripción

Responsable

Diligenciar formulario de pago de cesantías. Revisión y firma del formulario.

Se diligencia formulario de pago de cesantías suministrado por FONCEP. Revisión y firma de la liquidación realizada y del formulario de autorización de pago.

FONCEP Profesional Gestión del Talento Humano. Responsable Gestión de Talento Humano.

Notificación de la autorización del pago de cesantías Firma de la autorización.

Notificar al solicitante de la autorización del pago de cesantías Se firma la solicitud de la autorización de retiro y entrega al Área de Gestión del Talento Humano.

Enviar la autorización de retiro. Hacer seguimiento al pago de la solicitud. Hacer seguimiento sobre uso del retiro de las cesantías.

Remisión de la autorización de Auxiliar retiro a FONCEP. Administrativo.

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34

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36

37

¿El solicitante aporto las pruebas sobre el uso?

38

Solicitar aporte de uso.

39

Recibir información y revisar régimen del funcionario.

40

¿El funcionario retirado pertenecía al régimen retroactivo?

Auxiliar Administrativo

Documento o Registro Formulario diligenciado.

Liquidación y Revisión de formulario liquidación. firmado. Formulario notificado

Director General y Responsable Gestión de Talento Humano.

Se realiza seguimiento al pago Auxiliar de la solicitud ante FONCEP y/o Administrativo. Fiduciaria. Se verifica, periódicamente, si el Auxiliar servidor público hizo el uso del Administrativo. retiro de cesantías para el fin solicitado. Si el solicitante aportó las pruebas sobre el uso del retiro de cesantías fin. En caso contrario, se sigue con la siguiente actividad Se solicita al servidor público Auxiliar aportar las pruebas del uso del Administrativo. retiro de cesantías. CESANTIAS DEFINITIVAS Se recibe la notificación del Profesional retiro del funcionario. Se revisa Gestión del el régimen al cual pertenece el Talento Humano. funcionario.

Puntos de Control

Firma de notificación. Visto Bueno Subdirección Administrativa y Financiera.

Oficio remisorio.

Firma recibido.

Registro seguimiento.

Solicitud.

Registro seguimiento.

Revisión del régimen al cual pertenece el funcionario retirado

Si el funcionario retirado pertenecía al régimen retroactivo, se realiza la liquidación de las cesantías definitivas basado en la

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Nº

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Actividad

Descripción

Responsable

liquidación efectuada para los demás factores prestacionales y se sigue con los pasos 40 al 43. Realizar liquidación. Se realiza la liquidación de las Profesional cesantías definitivas. Gestión del Talento Humano. Incluir el valor en el Se incluye el valor a pagar de Profesional PAC. las cesantías definitivas en el Gestión del Plan Anual de Caja (PAC) del Talento Humano. mes en donde se va realizar el pago de liquidación definitiva de las prestaciones sociales del servidor retirado, a través de la nomina mensual. Realizar pago. Se realiza el pago de las Profesional cesantías definitivas junto con Gestión del las demás prestaciones Talento Humano. sociales, en la nomina mensual en donde se programó el pago. Fin del procedimiento

Documento o Registro

Puntos de Control

Liquidación realizada.

Revisión liquidación.

PAC generado.

Informe inclusión PAC.

Registro pago.

de del

de

Anexo 1. Control de Cambios Versión

Fecha Aprobación

Naturaleza del Cambio

0

Diciembre 2011

Documento original.

1

Octubre de 2013

Ajuste de las actividades del procedimiento de acuerdo con el nuevo modelo de operación por procesos de la entidad.

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