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GOBIERNO NACIONAL DE
LA REPUBLICA DEL ECUADOR
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Procedimiento para el registro contable por la pérdida de Existencias
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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA PÉRDIDA DE EXISTENCIAS No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
DERECHOS RESERVADOS Copyright © 2013 primera edición
MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. República del Ecuador.
Edición:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración:
Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor:
Ing. Cintia Catota Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos
Revisado:
Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Econ. Carlos Troya Director Nacional de Activos Públicos
Aprobado:
Econ. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
Fecha:
03/12/2013
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Contenido 1. ANTECEDENTES .......................................................................................................................... 4 2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA ............................................................................................... 4 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................................................... 4 4. PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 5 4.1
Disminución de Existencias por Robo o Hurto ...................................................................... 5
4.1.1
Robo Público ...................................................................................................................... 5
4.1.2
Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial ............................ 6
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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE POR LA PÉRDIDA DE EXISTENCIAS 1. ANTECEDENTES Se requiere determinar el procedimiento para el registro contable por la pérdida de recursos públicos, motivada por la sustracción de fondos y el robo y hurto de bienes y existencias.
2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, que respectivamente señalan: “Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable… ”. “Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero”. Además, se considera lo prescrito en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.16 Pérdida de Recursos Públicos, numerales: 3.2.16.1 “Alcance” y 3.2.16.3 “Disminución de activos financieros y bienes”.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas en este documento, son de aplicación para las entidades del Estado Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas, que operan o no en el sistema eSigef.
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4. PROCEDIMIENTO 4.1 Disminución de Existencias por Robo o Hurto En la pérdida de Existencias, el cargo será a la cuenta 619.93 “(-) Disminución de Existencias” y el abono se registrará en la cuenta principal de la existencia sustraída. 4.1.1 Robo Público En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida deberá registrarse mediante un asiento de ajuste, cargando a la cuenta 638.93 “Costo de Pérdidas en Existencias” y abonando a la cuenta de complemento del subgrupo de Disminución Patrimonial. Ejemplo 1: Se produce la pérdida de 2 cartuchos 12XMX entregados al funcionario responsable de la bodega de la Entidad. De acuerdo a las indagaciones pertinentes mediante denuncia formulada, las autoridades competentes emiten la resolución determinando que se trata de un robo público. De acuerdo a los registros contables, el costo promedio ponderado unitario es $135,00.
A. Registro por la disminución de existencias Para el registro de la disminución de las existencias, se utilizará la clase de registro DEC 1 “DISMINUCIÓN DE EXSTENCIAS DE CONSUMO CORRIENTE POR ROBOHURTO” ó DEC2 “DISMINUCIÓN DE EXISTENCIAS EN INVERSIÓN POR ROBO – HURTO” respectiva, cargando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias” y abonando a la cuenta 131 “Existencias para Consumo Corriente” ó 151.38 “Bienes de Uso y Consumo para Inversión”; según corresponda. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE Código
Cuenta
Debe
619.93 131.01.04
Disminución de Existencias Existencias de Materiales de Oficina
Haber 270 270
Nota: Se debe registrar el RUC de la Entidad, ya que según la Constitución de la República del Ecuador, no se puede determinar un responsable mientras no se declare responsabilidad mediante resolución firme o sentencia ejecutoriada.
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B. Registro del asiento de ajuste Para el registro de la pérdida de existencias, cuando el dictamen de la autoridad competente determine que no es responsabilidad del custodio, se utilizará la clase de registro ROBO PÚBLICO DE EXISTENCIAS - CORRIENTES, INVERSIÓN correspondiente, cargando a la cuenta 638.92 “Costo de Pérdidas en Existencias” y abonando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias”. RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión Código
Cuenta
Debe
638.92
Costo de Pérdidas en Existencias
619.93
Disminución de Existencias
Haber 270 270
4.1.2 Pérdida asumida con responsabilidad según Resolución Judicial Si la autoridad competente determinare responsables (Resolución Judicial) y que sean sancionados con el reintegro de las existencias, el evento deberá registrarse sobre la base del otorgamiento de un préstamo, cargando a la cuenta 123.01.07 “Préstamos al Sector Privado” ó 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”, sin generar una obligación monetaria, y abonando directamente la cuenta respectiva del subgrupo Disminución Patrimonial. Ejemplo 2: Se produce la pérdida de 5 tubos de ensayo entregados en custodia al funcionario responsable del Laboratorio de la Entidad, el valor promedio ponderado de estos productos es $84,00 c/u. De acuerdo a las indagaciones pertinentes, las autoridades competentes emiten la resolución determinando que la pérdida es responsabilidad del custodio. A. Registro para la baja y cargo por responsabilidad según Resolución Judicial Para el registro de la disminución de las existencias, se utilizará la clase de registro DEC 1 “DISMINUCIÓN DE EXSTENCIAS DE CONSUMO CORRIENTE POR ROBOHURTO” ó DEC2 “DISMINUCIÓN DE EXISTENCIAS EN INVERSIÓN POR ROBO – HURTO” respectiva, cargando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias” y abonando a la cuenta 131 “Existencias para Consumo Corriente” ó 151.38 “Bienes de Uso y Consumo para Inversión”; según corresponda.
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RUTA: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE Código
Cuenta
Debe
619.93 131.01.10
Disminución de Existencias Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico
Haber 420 420
Nota: La disminución de existencias, deberá ser registrada obligatoriamente, antes de ser cargada al responsable según resolución judicial.
Criterio Jurídico: “En virtud de que la Constitución de la República del Ecuador, garantiza la inocencia de toda persona mientras no se declare su responsabilidad, mediante resolución firme o sentencia ejecutoriada; y, en el orden jerárquico de aplicación de la norma, se considera que el cobro como pérdida de un bien institucional procede una vez establecida la responsabilidad en el informe de examen especial elaborado por Auditoría”. Se debe considerar los campos resaltados, en la aplicación del asiento de ajuste antes indicado:
Se deberá registrar el RUC de la Entidad, ya que según la Constitución de la República del Ecuador, no se puede determinar un responsable, mientras no se declare responsabilidad mediante resolución firme o sentencia ejecutoriada.
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La Entidad una vez emitido el dictamen por la autoridad competente, procederá a registrar la clase de registro RESE “RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE EXISTENCIAS”, cargando a la cuenta 123.01.011 “Anticipos a Servidores Públicos” y abonando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias”. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE
Código
Cuenta
Debe
123.01.11
Anticipos a Servidores Públicos
619.93
Disminución de Existencias
Haber 420 420
Nota: Para aquellas entidades que registraron la Disminución de Existencias con RUC de la institución, deberán realizar la reclasificación del auxiliar 2 incorporando el RUC de quien sea los deudores primarios del Estado o el responsable dictaminado por la autoridad competente, utilizando la clase de registro RDP1 “RECLASIFICACIÓN DE AUX 2 PARA DISMINUCIÓN PATRIMONIAL PÉRDIDA, ROBO O HURTO”
RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE
Código
Cuenta
Debe
619.93
Disminución de Existencias
619.93
Disminución de Existencias
Haber 420 420
Caso 1: Reintegro en efectivo En caso de que el reintegro se lo hiciere en efectivo, previa la recuperación del crédito se registrará el derecho monetario cargando a la cuenta 113.27 “Cuentas por Cobrar Recuperación de Inversiones” y abonando la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado”, ó 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”, según corresponda. Deberá efectuarse un CUR de Ingreso. Nota: Cuando la reposición se realice en efectivo, se generará un CUR de ingresos con afectación presupuestaria al ítem 27.02.07 o 27.02.11 correspondiente. DEVENGADO Código
Cuenta
Debe
113.27 123.01.07
Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones Préstamos del Sector Privado
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Haber 420 420
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PERCIBIDO Código
Cuenta
Debe
111.02.01 113.27
Recursos Fiscales Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones
Haber 420 420
Caso 2: Recuperación por Nómina En caso de que el reintegro se lo hiciere mediante recuperación por nómina, se aplicará el siguiente procedimiento: a) Registrar el asiento contable por la otorgación del anticipo, utilizando la clase de registro CSPR “CUENTAS POR COBRAR A SERVIDORES PÚBLICOS POR PERDIDA DE BIENES Y EXISTENCIAS”, cargando a la cuenta 113.95 “Cuentas por Cobrar Servidores” Públicos y abonando a la cuenta 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”.
Código
Cuenta
Debe
113.95.00 123.01.11
Cuentas por Cobrar Servidores Anticipos a Servidores Públicos
Haber
420 420
b) El funcionario responsable registrará el CUR DE GASTO, por la nómina del mes, y para el pago deberá aplicar el código de deducción 859 “CUENTAS POR COBRAR SERVIDORES PÚBLICOS POR ROBO PÚBLICO”, el que se encuentra asociado a la cuenta contable 113.95 “Cuentas por Cobrar Servidores”.
Caso 3: Reintegro con existencias de similares características Si el responsable entrega en reposición existencias de similares características, se utilizará la clase de registro REPO “REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN” ó REPI “REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS INVERSIÓN POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN” respectiva, cargando a la cuenta 131 “Existencias para Consumo Corriente” ó 151.38 “Bienes de Uso y Consumo para Inversión”, según corresponda; y, abonando a la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado”, ó 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”, respectiva.
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RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE
Código
Cuenta
Debe
131.01.10 123.01.11
Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico Anticipos a Servidores Públicos
Haber
420 420
Caso 4: Reintegro con existencias nuevas o de mayor valor Si el responsable entrega en reposición existencias de similares características con un valor mayor al reconocido en kárdex (promedio ponderado), se utilizará la clase de registro REPO “REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN” ó REPI “REPOSICIÓN DE EXISTENCIAS INVERSIÓN POR RESOLUCIÓN JUDICIAL O DICTAMEN” respectiva, cargando a la cuenta 131 “Existencias para Consumo Corriente” ó 151.38 “Bienes de Uso y Consumo para Inversión”, según corresponda; y, abonando a la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado”, ó 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”, respectiva; la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51 “Actualización de Activos”. RUTA: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias / Ajustes y Reclasificaciones / Ajustes y reclasificaciones corrientes de inversión.
Código
Cuenta
Debe
131.01.10 123.01.11 629.51
Existencias de Materiales de Laboratorio y Uso Médico Anticipos a Servidores Públicos Actualización de Activos
420
Haber
Se utiliza la cuenta cuando las existencias entregadas, tienen un mayor valor.
420 50
B. Registro por cargo a la Aseguradora y por responsabilidad según Resolución Judicial Para efectuar el registro por el reintegro de las existencias, que hubieren estado protegidas mediante un contrato de seguros, el funcionario utilizará la clase de registro que corresponda, entre las opciones:
Opción No. 1: a) Cuando la Aseguradora realice la reposición del 100% de las existencias, se utilizará la clase de registro RESE “RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE EXISTENCIAS”, cargando a la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado” y abonando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias”.
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RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE
Código
Cuenta
Debe
123.01.07 619.93
Préstamos del Sector Privado Disminución de Existencias
Haber
420 420
Opción No. 2: •
Cuando la aseguradora realice la reposición de un porcentaje del valor de las existencias, la diferencia será cargada al custodio responsable, a través de la clase de registro RESE “RESPONSABLE DE PÉRDIDA DE EXISTENCIAS”, cargando a la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado” y 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos” y abonando a la cuenta 619.93 “Disminución de Existencias”. RUTA: Contabilidad/Registro Contable/ Comprobante Contable UE
Código
Cuenta
Debe
123.01.11 123.01.07 619.93
Anticipos a Servidores Públicos Préstamos del Sector Privado Disminución de Existencias
Haber
30 390 420
Nota: En el caso que la empresa aseguradora realice la reposición en efectivo o con existencias de similares características se aplicará el mismo procedimiento indicado en los caso Nº 1, 2 y 3.
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