PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y PROCESAMIENTO DE DATOS Revisó:

Versión : 08 Página 1 de 8

Fecha de aprobación: Diciembre 03 de 2007 Resolución No. 1850

Aprobó: Rector

Jefe DSI

Código : PSI.07

OBJETIVO

ALCANCE

Definir las actividades necesarias para llevar a cabo el mantenimiento del software y procesamiento de datos en responsabilidad de la DSI, que utilizan las Unidades Académico-Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.

Aplica para todo el software que se desarrolle en la DSI y para aquellos en que la DSI brinda el mantenimiento correspondiente.

NORMATIVIDAD

· ·

Ley Número 23 de 1982 sobre Derechos de Autor Congreso de Colombia Decisión 351 del Acuerdo de Cartagena Régimen Común sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

· · ·

UAA: Unidad académico – administrativa de la universidad. Jefe de la UAA Responsable: Autoridad de la unidad académico - administrativa responsable de la información en el sistema a ajustar. DSI: División Servicios de Información CONSIDERACIONES

· · ·

Los líderes de desarrollo son los ingenieros responsables por el área de desarrollo. Para el mantenimiento de software, se entiende como UAA Responsable, la unidad dueña del sistema de información. Para el procesamiento de datos, se entiende como UAA Responsable, la unidad propietaria de la información.

Código : PSI.07

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PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y PROCESAMIENTO DE DATOS

Inicio/Fin

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Decisión

Documento

Procesamiento en S.I. o intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIÓN

Versión : 08 Página 2 de 8

Conector

Conector de página

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

UAA Responsable

FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software y procesamiento de datos

INICIO

1. Identifica la necesidad de mantenimiento de software y/o procesamiento de datos.

2. Diligencia el Formato FSI.10

3. Revisa el formato FSI.10 No

¿ Son claros y suficientes los datos diligenciados en (FSI.10)?

Si 1

1. Se identifican necesidades de mantenimiento de software y/o procesamiento de datos por parte de la UAA Responsable diligenciando el formato FSI.10.

2. El solicitante diligencia el formato FSI.10.

3. El Líder de Desarrollo revisa el contenido del formato FSI.10 y determina si son claros y suficientes los requerimientos que éste suministra con el fin de evaluar la viabilidad técnica de la solicitud y firma el formato.

De no ser claros y suficientes los datos consignados en el formato FSI.10, o si no es viable la atención de la solicitud, se devuelve a la UAA Solicitante, diligenciando los campos correspondientes a fecha y motivos de la devolución en el formato.

UAA Responsable

Líder de Desarrollo

FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software y procesamiento de datos FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software y procesamiento de datos

Código : PSI.07

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Versión : 08

PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y PROCESAMIENTO DE DATOS DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN

Página 3 de 8

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1

4. Evalúa la disponibilidad de recurso humano y tecnología

4. El líder de desarrollo evalúa la disponibilidad de recurso humano y tecnológico, y diligencia el formato en el campo correspondiente.

Líder de Desarrollo

FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software y procesamiento de datos

No Requiere autorización del Jefe DSI?

1

Si 5- Evalúa la viabilidad de la solicitud.

5. El Jefe de la división evalúa si es viable la asignación de los recursos necesarios para la atención de la solicitud y diligencia los campos requeridos por el formato FSI.10.

Jefe DSI

FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software y procesamiento de datos

Líder de Desarrollo

FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software y procesamiento de datos

¿ Es viable?

No

Si

6. Informa al solicitante

6. Al no autorizarse la atención de la solicitud, se tramitan los campos requeridos por el formato FSI.10 y se devuelve a la UAA Responsable.

FIN

7. Autoriza el ajuste.

2

7. De ser viable la atención de la solicitud, según los requerimientos establecidos en el formato FSI.10, el Jefe DSI firma la autorización en dicho formato y la solicitud pasa al líder de desarrollo correspondiente.

Jefe DSI

FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software y procesamiento de datos

Código : PSI.07

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DIAGRAMA DE FLUJO

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RESPONSABLE

2

1

8. Análisis de los elementos de entrada

Pág 3

2

No

8. El Líder de desarrollo analiza si es necesario detallar los requerimientos con el personal de las diferentes UAAs involucradas.

Líder de Desarrollo

9. Se generan comunicaciones (correos, llamadas o reuniones) con las personas que participan en el proceso de las diferentes UAAs y se completan los requerimientos.

Líder de Desarrollo

¿Es necesario detallar los requerimientos?

Si

9. Propicia comunicación con las UAAs

10. Analiza compromisos pendientes

¿Compromisos pendientes que afecten el inicio de la atención de la solicitud? No 3

Si

10. Se analiza si existen compromisos pendientes definidos en las comunicaciones con las UAAs que afecten el inicio de la atención de la solicitud; de ser así, se retorna a la actividad 8, de lo contrario continua el proceso.

Líder de Desarrollo

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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DIAGRAMA DE FLUJO 3

11. Define la fecha estimada de entrega

2

Pág 4

12. Define especificaciones FSI.06

15. Define si requiere ajustes

Si

¿Requiere ajustes? No 16. Verifica el cumplimiento de los requisitos. 4

4

Página 5 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Líder de Desarrollo Jefe de la UAA Responsable

12. El líder de desarrollo define las especificaciones mediante el formato FSI.06 y asigna los desarrolladores correspondientes. En caso de no haber requerido autorización por parte del Jefe DSI, se informa de las actividades a realizar. El Jefe DSI firma el formato FSI.10 en el campo “Enterado de los cambios requeridos”.

FSI.06 Formato especificaciones de Jefe DSI software FSI.10 Solicitud Líder de Desarrollo de Mantenimiento y procesamiento de datos

14. El líder de desarrollo, de considerar necesario, realiza revisiones periódicas sobre el avance de la atención de la solicitud y pruebas de funcionamiento del software con el fin de verificar que cumpla las especificaciones.

14. Revisiones periódicas

Versión : 08

11. El líder de desarrollo junto con el Jefe de la UAA Responsable, de acuerdo a las actividades pendientes y a la prioridad de la solicitud, establecen la fecha estimada de entrega y de ser necesario replantean las entregas de las solicitudes pendientes.

13. El desarrollador a cargo atiende la solicitud, basado en las especificaciones diligenciadas en el formato FSI.06 o FSI.07.

13. Atención de la solicitud

3

RESPONSABLE

Código : PSI.07

Desarrollador a cargo

FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software y procesamiento de datos

FSI.06 Formato especificaciones de software FSI.07 Formato de Ajustes de Software

FSI.06 Formato Líder de Desarrollo especificaciones de Desarrollador software FSI.07 Formato a cargo de Ajustes de Software

15. El líder de desarrollo define si se requieren ajustes, diligenciando el formato FSI.06 o el FSI.07 según el caso.

FSI.06 Formato especificaciones de Líder de Desarrollo software FSI.07 Formato de Ajustes de Software

16. El líder de desarrollo responsable verifica si la atención de la solicitud cumple con los requisitos y especificaciones dados. De requerir ajustes diligencia el formato FSI.07, donde se especifican los problemas encontrados y define las acciones requeridas, retornando a la actividad de pruebas y ajustes.

Líder de Desarrollo

FSI.07 Formato de ajustes de Software

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DIAGRAMA DE FLUJO

Versión : 08 Página 6 de 8

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

4 No 3

¿Está listo para entregar a la UAA Responsable?

Pág 5

Si

17. Si la atención de la solicitud está lista para entregar a la UAA Responsable, se diligencian los campos de verificación en el formato FSI.06.

17. Diligencia campo de verificación a conformidad

Si

Líder de Desarrollo

FSI.06 Formato especificaciones de software

¿Requiere presentación al solicitante ? No ¿Requiere subir a producción?

Si

18. Subir a producción

18. Si no se requiere presentación al solicitante, pero si se requiere subir a producción, se suben los cambios y el líder de desarrollo comunica al solicitante de la disponibilidad de los mismos.

Líder de Desarrollo

No 19. Entrega de la solicitud a la UAA Responsable

19. Si no se requiere subir cambios a producción, se hace entrega de la solicitud a la UAA Responsable.

Líder de Desarrollo

20. Presenta el software a la UAA Responsable

20. Si es necesario, el líder de desarrollo presenta al Jefe de la UAA Responsable los cambios realizados.

Líder de Desarrollo Jefe de la UAA Responsable

¿Validado por la UAA Responsable a conformidad?

El Jefe de la UAA Responsable valida si los cambios realizados cumplen con los requerimientos de la solicitud.

Si

No 4 Pág 5

21. Evalúa requerimientos pendientes FSI.09

5

21. Si Los cambios realizados no cumplen con los requerimientos de la UAA Responsable, se diligencia el formato FSI.09 y se evalúa nuevamente si se requieren ajustes.

Líder de Desarrollo Jefe de la UAA Responsable

FSI.09 Formato de ajustes por validación

Código : PSI.07

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PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y PROCESAMIENTO DE DATOS DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

Página 7 de 8

RESPONSABLE

5

No

22. Firma de validación del Jefe de la UAA Responsable

22. Si los cambios realizados no requieren ajustes, se diligencia la calificación de la solicitud y se firma el formato FSI.10 en el campo validación. Se registran en el formato si existen o no recomendaciones.

Jefe de la UAA Responsable

23. Analiza si se necesita capacitación

23. El líder de desarrollo junto con el Jefe de la UAA Responsable analizan la necesidad de capacitación.

Líder de Desarrollo Jefe de la UAA Responsable

24. PTH.17 Procedimiento de Formación de Personal

24. Coordina la capacitación al usuario final, según el procedimiento PTH.17 Formación de Personal.

Líder de Desarrollo Jefe de la UAA Responsable

25. Expide comunicado

25. Si se considera necesario la UAA Responsable expide y publica comunicado a las diferentes UAAs para socializar los cambios realizados.

Jefe de la UAA Responsable

¿Necesita programar capacitación para el manejo? Si

Comunicado

¿Está pendiente subir los cambios a producción?

No

Si 26. Subir los cambios a producción

FIN

26. Si está pendiente, se suben los cambios a producción.

Líder de Desarrollo

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

1

Diciembre 03 de 2007

2

Octubre 29 de 2008

3

Abril 13 de 2009

4

Octubre 09 de 2009

5 6

7

8

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creación del Documento Modificación de la redacción de la actividad 16 y de la definición de “Cliente responsable”. Inclusión de la actividad 17; modificación de las actividades 1, 3, 4, 7, 11, 12, 13, 14, 17, 18, 22, 23, eliminación de la actividad 7; modificación del código del formato FSI.12 por FSI.07; cambio de ingeniero por desarrollador; modificación de los verbos de las actividades del diagrama de flujo; inclusión del recuadro de documento en los casos necesarios. Inclusión de consideración y responsables especiales para el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia.

Noviembre 05 de 2009 Modificación de la segunda consideración con respecto a las Sedes Regionales. Abril 21 de 2010

Inclusión de normatividad aplicable al procedimiento.

Octubre 01 de 2012

Cambio del nombre de “Procedimiento para mantenimiento de software” a “Procedimiento para mantenimiento de software y procesamiento de datos”. Se eliminó la consideración respecto a las sedes regionales y se incluyeron dos importantes respecto al mantenimiento de software y el procesamiento de datos. Modificación de las actividades 3, 5, 6 y 7. Inclusión de la actividad 10. Modificación de las actividades 10 a la 23. Reemplazo del formato FSI.11 por el formato FSI.06.

Marzo 16 de 2013

Cambio de “Líder de área” por “Líder de desarrollo”. Se modificó la ruta a seguir cuando la respuesta es “No” en el condicional de la actividad No. 8. Se modificó la actividad No. 23 y se cambiaron los responsables de la actividad No. 24. Se cambió el término “Cliente Responsable” por “Jefe de la UAA Responsable”, se incluyó en las definiciones.