PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

DOCUMENTO de SOLICITUD DE PROPUESTAS “Contratar SERVICIOS CORPORATIVOS DE AGENCIAS DE VIAJES PARA EL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS.”

PROCESO No 10046

Febrero de 2010 Colombia

ÍNDICE

Sección 1: Carta de Invitación Sección 2: Instrucciones a los Oferentes Sección 3: Términos de Referencia Sección 4: Normas de Desempeño y Calidad de Servicio para la Agencia de Viajes Sección 5: Formularios Estándar para la Presentación de las Ofertas Sección 6: Modelo Estándar de Contrato de Servicios

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Sección I Invitación a presentar propuestas 1. OBJETO: “EL SISTEMA DE LAS NACIONES UNIDAS EN COLOMBIA SE PROPONE CONTRATAR LOS SERVICIOS CORPORATIVOS DE AGENCIA DE VIAJES.” 2. El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD invita a presentar una propuesta para realizar según los Términos de Referencia (TDR) adjuntos. 3. Los proponentes podrán solicitar al PNUD aclaraciones sobre cualquiera de los documentos de la SDP hasta el 3 de marzo de 2010. Las solicitudes de aclaración únicamente deben dirigirse a: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD Atn. : Sección Adquisiciones y Contratación - SAC Dirección: Ave. 82 No. 10-62, P. 3 Bogotá D.C. Colombia e-mail: [email protected] Proceso: No 10046 Asunto: EL SISTEMA DE LAS NACIONES UNIDAS EN COLOMBIA SE PROPONE CONTRATAR LOS SERVICIOS CORPORATIVOS DE AGENCIA DE VIAJES” Nota: el envío de un e-mail debe ser acompañado por el envío de la correspondencia escrita y firmada por el representante del proponente. No se atenderán consultas anónimas, ni verbales. 4. A fin de posibilitar la presentación de dicha propuesta, se incluye en la presente la siguiente documentación: Sección I. Invitación a presentar propuestas. Sección 2 Instrucciones a los proponentes Sección 3 Términos de Referencia (TDR) Sección 4 Normas de desempeño y calidad de servicio para la Agencia de Viajes Sección 5 Formularios estándar para la presentación de las propuestas Sección 6 Modelo de LTA y contrato estándar de contrato de servicios 5. Las propuestas técnica y financiera incluidas en sobres cerrados separados, deberán entregarse en la siguiente dirección a más tardar el día 24 de marzo de 2010 a las 15:00 horas, hora colombiana (GMT-5). PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO – PNUD Dirección: Avenida 82 No 10 – 62 – Piso 3. Asunto: Establecer un contrato bajo la modalidad de Acuerdo de Largo Plazo (LTA, por sus siglas en ingles), inicialmente por un año y con la posibilidad de ser extendido por dos años más, para contratar Servicios Corporativos de Agencia de Viajes para el PNUD, otras

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agencias y proyectos, de acuerdo a las necesidades del sistema de Naciones Unidas en Colombia y de acuerdo a lo detallado en los Términos de Referencia. PROCESO No 10046 Correo Electrónico: [email protected] 6. Esta invitación no deberá ser interpretada, de ninguna manera, como una Propuesta a contratar con su firma.

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SECCIÓN 2 INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES A. INTRODUCCIÓN 1

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OBJETO Establecer un contrato bajo la modalidad de Acuerdo de Largo Plazo (LTA, por sus siglas en ingles), inicialmente por un año y con la posibilidad de ser extendido por dos años más, para contratar Servicios Corporativos de Agencia de Viajes para el PNUD, otras agencias y proyectos, de acuerdo a las necesidades del sistema de Naciones Unidas en Colombia y de acuerdo a lo detallado en los Términos de Referencia. Naturaleza jurídica del PNUD El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD, es un organismo especializado de las Naciones Unidas, es decir un ente jurídico de derecho internacional que no tiene, por sí mismo, la condición de entidad pública colombiana. El PNUD goza de privilegios e inmunidades, derivados de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de los organismos especializados de las Naciones Unidas, aprobada en Colombia por la Ley 62 de 1973.

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Régimen Jurídico Aplicable La presente convocatoria se regirá por las normas, manuales y reglamentos del PNUD. El solo hecho de la presentación de la propuesta se entenderá como conocimiento y aceptación de esta condición.

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Uso de nombres, emblemas o sellos de las Naciones Unidas Salvo autorización escrita del PNUD, el proponente NO PODRÁ UTILIZAR EL NOMBRE, emblema o sello oficial de este Organismo ni de las Agencias de sistema con fines publicitarios ni de ninguna otra índole. Tampoco podrá con los mismos fines, divulgar la relación que surgiese de este concurso.

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Proponentes Elegibles. Podrán participar las personas jurídicas, Nacionales o extranjeras, o cualquier combinación de ellas en forma de asociación, que estén legalmente constituidas o representadas en el país, y que cumplan con los requisitos establecidos en este documento. El PNUD rechazará toda propuesta de adjudicación, si determina que el proponente seleccionado para dicha adjudicación se encuentra incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el numeral 28 o ha participado en actividades corruptas o fraudulentas al competir por el contrato objeto de esta consultoría de acuerdo a lo establecido en el numeral 29; y declarará que un proponente es inelegible, en forma indefinida o durante un período determinado, para la adjudicación de un contrato con el PNUD, en el mismo caso.

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Costo de la Propuesta. Todos los costos vinculados a la preparación y presentación de la Propuesta deberán ser absorbidos por el Proponente. El PNUD no asumirá responsabilidad por dichos costos en ningún caso, independientemente del tratamiento o de los resultados de la Propuesta presentada.

B. DOCUMENTOS DE SOLICITUD DE PROPUESTAS 7

Contenido de los Documentos de Solicitud de propuestas. Las Propuestas deben ofrecer los servicios necesarios para cubrir la totalidad de lo requerido. Se rechazarán aquellas Propuestas que ofrezcan sólo parte de lo solicitado. Se espera que el Proponente revise todas las instrucciones, formularios, plazos y especificaciones incluidos en los Documentos de Solicitud de propuestas. La falta de cumplimiento con lo exigido en dichos documentos será de responsabilidad del Proponente y podrá afectar la evaluación de la Propuesta.

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Aclaración de los Documentos de Solicitud de propuestas. Un posible Proponente que requiera alguna aclaración sobre los Documentos de Solicitud de Propuesta podrá hacerlo por escrito a la dirección postal o al número de fax indicado en el numeral 3 de la Sección I de este documento. La Sección de adquisiciones del PNUD responderá por escrito cualquier pedido de aclaración con respecto a los Documentos de Solicitud de Propuesta que se le haga llegar hasta la fecha indicada en el numeral 3 de la Sección 1 de la SDP. Se enviará una copia por escrito de la respuesta proporcionada (incluyendo una explicación de la consulta pero sin identificar el origen de la misma) a todos los posibles Proponentes que hayan recibido los Documentos de Solicitud de Propuestas. Así mismo se publicarán en la página web www.pnud.org.co del PNUD-Colombia.

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Enmiendas a los Documentos de Solicitud de Propuestas. En cualquier momento con anterioridad a la presentación de las Propuestas, el PNUD, por cualquier razón, bien sea por su propia iniciativa o en respuesta a la aclaración requerida por un posible Licitante, podrá enmendar los Documentos de Solicitud de Propuestas. Todas las enmiendas que se realicen a los documentos de SDP, serán publicadas en la página Web www.pnud.org.co del PNUD-Colombia para que sean consultadas por los posibles proponentes. Es responsabilidad de los posibles proponentes consultar las aclaraciones o enmiendas que el PNUD publique en su página Web.

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A fin de proporcionarle al posible Licitante el tiempo razonable para considerar las enmiendas al preparar su Propuesta, el PNUD, a su discreción, podrá extender el plazo para la presentación de las Propuestas. C. PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS 10 Idioma de la Propuesta. Tanto las Propuestas preparadas por el Proponente como toda la correspondencia y documentos relacionados con la Propuesta que se haya intercambiado entre el Proponente y La Sección de Adquisiciones del PNUD estarán en español. Cualquier folleto impreso proporcionado por el Proponente puede estar redactado en otro idioma siempre que se le adjunte una traducción al español de las partes relevantes en cuyo caso, a los fines de la interpretación de la Propuesta, regirá la traducción al español. 11 Documentos que Componen la Propuesta. Observación: Si la propuesta presentada no se encuentra debidamente legajada y foliada, el PNUD no asumirá ninguna responsabilidad en caso de que se extravíe algún documento. La Propuesta debe contener los siguientes documentos: 11.1

Sobre “1” Oferta Técnica, conteniendo: Documentación General a. Carta de Presentación de la propuesta técnica debidamente completada y firmada por un representante legal del Proponente (Formulario 01). este formato debe estar debidamente firmado y adjunto a la propuesta, de lo contrario la propuesta será rechazada. b. Declaración Jurada de no estar impedido legalmente de contratar en Colombia y la aceptación de las condiciones especificadas en las presentes Bases y Términos de Referencia del Servicio (Formulario 02). este formato debe estar debidamente firmado y adjunto a la propuesta, de lo contrario la propuesta será rechazada. c. Datos generales del proponente (Formulario 03) Documentación Legal: a. Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o Entidad competente según el caso, en el cual conste: inscripción, matrícula vigente, objeto social y facultades del representante legal. El objeto social debe permitir la actividad, gestión u operación que se solicita en esta SDP y que es el objeto del contrato que de ella se derive. El certificado debe tener antigüedad no superior a treinta (30) días. La duración de la persona jurídica debe ser igual al plazo del contrato y un año más.

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b. c. d.

e. f.

Las firmas extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar su existencia y representación legal conforme a la legislación del país de origen (contrato social en fotocopia legalizada o testimonio notarial original). Si la propuesta es presentada en unión temporal o consorcio, cada uno de los integrantes deberán acreditar la existencia y representación legal. Copia del registro Registro Nacional de Turismo(actualizado) ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Copia del Proponente de Registro en IATA, N° de licencia y vigencia. Con el fin de dar cumplimiento al artículo 50 de la ley 789 de 2002, el proponente persona jurídica nacional o los integrantes del consorcio, unión temporal u otra modalidad de participación o figura asociativa, que sean personas jurídicas nacionales deberán acreditar que se hallan al día en el cumplimiento de sus obligaciones sobre cotizaciones a los sistemas de seguridad social en pensiones y salud, así como en lo relativo a los aportes del SENA, ICBF y las cajas de compensación familiar. Esta acreditación se deberá hacer mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal y hace referencia a un lapso de seis (6) meses anteriores a la presentación de la propuesta. En el evento en que la persona jurídica respectiva (bien sea proponente o integrante del consorcio, unión temporal u otra modalidad de participación, o figura asociativa) no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. Copia del RUT Garantía de seriedad de la Propuesta, de acuerdo a lo establecido en el Formulario 04, la garantía deberá ser a discreción del Proponente, de alguno de los siguientes tipos: i. Garantía pagadera a la vista; o ii. Cheque de caja o cheque certificado; o iii. Póliza de seguros emitida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, en formato de particulares. iv. Garantía Bancaria emitida por un Banco legalmente establecido en Colombia. La garantía deberá venir a nombre del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD, por un valor de CINCUENTA MILLONES DE PESOS COL ($50.000.000), con una vigencia que cubra el periodo de validez de la propuesta y treinta (30) días más. Toda garantía de seriedad de la propuesta presentada por una asociación deberá indicar los nombres de cada uno de sus integrantes. Toda propuesta que no esté acompañada de la garantía de seriedad, será rechazada. Nota: Se aclara a los proponentes que el valor de la garantía no corresponde a un Porcentaje del presupuesto estimado Las garantías de seriedad de propuesta serán devueltas a los proponentes que no resulten favorecidos, a más tardar treinta (30) días después de la fecha de vencimiento de las propuestas.

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La garantía de seriedad de la propuesta le será devuelta al proponente adjudicatario una vez firme el contrato y presente la garantía de cumplimiento del contrato. La garantía de seriedad de la propuesta podrá hacerse efectiva en los siguientes casos: i. Si el proponente retira su propuesta durante su periodo de validez. ii. Si el proponente no está de acuerdo con la corrección del precio de su propuesta económica, en caso de existir errores aritméticos en la misma. iii. Si el proponente adjudicatario dentro del plazo estipulado: i) no firma el contrato o ii) no suministra la garantía de cumplimiento requerida. Documentos Financieros Referencias sobre capacidad económico-financiera del oferente, demostrada a través de los siguientes documentos: a) Estados de situación económico-financiera y de resultados de los últimos tres períodos contables, debidamente certificados por Contador Público. b) Copia de los últimos tres estados fiscales emitidos por la compañía. Documentación Técnica a. Acreditar la calidad del servicio prestado, con diez (10) conformidades por servicios prestados en los últimos cinco (5) años (Formulario 05). Se dará especial atención a contratos similares a los solicitados en las presentes bases, para los cuales se solicita adjuntar información sobre los mismos. b. Relación actualizada de clientes corporativos con direcciones, teléfonos y nombres de las personas autorizadas que tengan como referencia (Formulario 06). Donde además deberá indicar la fecha de inicio de las actividades en el rubro, período de vigencia del(os) servicio(s) prestado(s) y monto de la facturación en los últimos cinco (5) años. c. Documentos de cumplimiento de Términos de Referencia y de las normas de desempeño y calidad de servicio para agencias de viajes, debidamente completados por el oferente incluyendo los comentarios detallados respecto a cómo el oferente se propone ejecutar los servicios requeridos y detallando el alcance de los mismos, la metodología de ejecución y cualquier otro aspecto relevante. En caso de haberlos, deberá detallarse todos los servicios adicionales que se ofrecen. Aquellos servicios que no sean incluidos, serán considerados como “No Cumple” al momento de la evaluación.

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d. Documento de cumplimiento de las Normas de Desempeño y Calidad de Servicio para las Agencias de Viaje (Sección 4) indicando los aspectos relacionados con su oferta en relación con el cumplimiento de estas normas. e. Presentar la estructura organizacional (Organigrama) de la empresa. f.

Listado, Currículum Vitae y carta de compromiso del personal propuesto por el oferente (formularios 07, 08 y 09), señalando las funciones que desempeñará cada persona.

g. Documento describiendo la organización técnica y administrativa, infraestructura y capacidad instalada, equipos, sistemas informáticos, vehículos, logística, personal, soporte técnico, etc. h. Cualquier otra información que el proponente considere importante y/o complementaria a su propuesta. i.

11.2

Certificación de afiliación a red mundial a través de copia de la carta del Representante regional o mundial de la red que certifique que en caso de que la empresa resulte adjudicataria, respaldará la atención y servicio a nivel mundial. La no presentación de este documento inhabilitará a la empresa para su calificación.

Sobre “2” Oferta Económica: a) Las propuestas presentadas corresponderán a los valores de los servicios solicitados, que se especifican en los Términos de Referencia (Sección 3), debiendo considerar en el precio de la oferta los tributos, seguros, transporte, inspecciones y cualquier otro concepto que pueda incidir sobre el costo del servicio a ser prestado por la Agencia de Viajes, de acuerdo al Formulario 10. b) Todo precio, costo, valor o similar deberá ser expresado y detallarse en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica o en Pesos según se indique en el Formulario 10, los precios allí establecidos serán netos, sin el Impuesto al Valor Agregado (IVA). c) Los precios se podrán reajustar anualmente por IPC

El costo de la preparación y presentación de las propuestas y demás trámites y/o costos que demanden la participación en este proceso será responsabilidad de cada uno de los proponentes. Las Agencias del Sistema de Naciones Unidas no serán responsables en ningún caso, por dichos costos, cualquiera sea la forma en que se realice el proceso o su resultado. 12 Período de validez de las propuestas: Las propuestas tendrán validez durante noventa (90) días luego de la fecha límite para la presentación de la Propuesta fijada por La Sección de Adquisiciones del PNUD, según lo estipulado en la cláusula sobre fecha límite. Una Propuesta con una validez inferior a la solicitada será rechazada, por considerarse que no responde a los requerimientos.

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En circunstancias excepcionales, La Sección de Adquisiciones del PNUD podrá solicitar el consentimiento del Proponente para extender el período de validez. La solicitud y las respuestas a la misma ser formularán por escrito. No podrá solicitarse ni permitir a un Proponente que modifique su Propuesta al aceptar conceder una extensión. D. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS 13 Formato y firma de las propuestas El Licitante preparará su Propuesta en original y una copia, identificando claramente la “PROPUESTA ORIGINAL” y “COPIA DE LA PROPUESTA”. En el caso de alguna discrepancia, prevalecerá el contenido de la Propuesta Original. Los ejemplares de la Propuesta serán mecanografiados o manuscritos en tinta indeleble y firmadas por el Licitante o por una persona, o personas, debidamente autorizados para comprometer al Licitante con el contrato. Esta última autorización estará contenida en un poder notarial escrito o el Certificado de existencia y representación Legal donde conste la facultad de la persona o personas que firman a comprometer al Licitante, o en el Acta de la Junta de Socios o; para el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, en el documento de intención de constitución del consorcio o unión temporal. La Propuesta no presentará espacios entre líneas, ni borrones, ni sobre escrituras, excepto cuando sea necesario, a fin de corregir los errores cometidos por el Licitante; en cuyo caso, dichas correcciones serán avaladas con la firma de la persona, o personas, que suscriben la Propuesta. 14 Sellado y Marcado de las Propuestas a) El Licitante sellará el original y la copia de la Propuesta en sobres separados, por componente marcándolas debidamente como “ORIGINAL” y “COPIA”. Los sobres serán sellados y colocados a su vez dentro de otro sobre. b) Los dos sobres interiores de cada componente deberán estar cerrados e indicarán el nombre y la dirección del Proponente. El primer sobre interior deberá contener la información que se especifica en la Cláusula 12, con la indicación clara en cada ejemplar de “Original” y “Copia”. El segundo sobre interior incluirá la información que se especifica en la Cláusula 13. Los sobres exteriores e interiores deben contener la siguiente información: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Atn.: Sección Adquisiciones y Contratación Dirección: Ave. 82 No. 10-62, Piso 3 Bogotá D.C. Colombia Asunto: “Establecer un contrato bajo la modalidad de Acuerdo de Largo Plazo (LTA, por sus siglas en ingles), inicialmente por un año y con la posibilidad de ser extendido por dos años más, para contratar Servicios Corporativos de Agencia de Viajes para el PNUD, otras

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agencias y proyectos, de acuerdo a las necesidades del sistema de Naciones Unidas en Colombia y de acuerdo a lo detallado en los Términos de Referencia. Proceso N°: 10046 Proponente: ___________________________________________ Domicilio: ___________________________________________ Ciudad: ________________ País: ___________________ Teléfono: _______________ Fax: ___________________ NO ABRIR ANTES DEL xxxxxxxxx Observación: si los sobres interiores no están cerrados e identificados de acuerdo con lo indicado en esta cláusula, La Sección de Adquisiciones del PNUD no asumirá ninguna responsabilidad en caso de que se extravíe o se abra la Propuesta en forma prematura. 15 Plazo para la Presentación de Propuestas /Propuestas Tardías a) Las Propuestas deberán ser entregadas a la dirección, fecha y hora especificada en la Sección I, de los Documentos de Solicitud de Propuestas. b) El PNUD podrá, a su discreción, extender el plazo para la presentación de las Propuestas, enmendando los Documentos de Solicitud de propuestas, de conformidad con la Cláusula de Enmiendas de las Instrucciones a los Proponentes, en cuyo caso, todos los derechos y obligaciones del PNUD y de los Proponentes previamente sujetos al plazo original, de aquí en adelante, estarán sujetos al nuevo plazo. c) Cualquier Propuesta recibida por el PNUD después del plazo para la Presentación de Propuestas será rechazada y devuelta sin abrir al Proponente. 16 Modificación y retiro de Propuestas. a) El Proponente podrá retirar su Propuesta luego de la presentación de la misma, siempre que la Sección de adquisiciones del PNUD reciba una notificación por escrito en tal sentido, con anterioridad a la fecha límite establecida para la presentación de las Propuestas. b) La notificación de retiro de la propuesta por parte del Proponente deberá prepararse, sellarse, identificarse y enviarse de acuerdo con lo estipulado en la cláusula Fecha Límite para la Presentación de Propuestas. La notificación de retiro podrá ser también enviada por fax pero seguida por una copia de confirmación debidamente firmada. c) No se podrá modificar ninguna Propuesta con posterioridad a la fecha límite fijada para la presentación de las propuestas. d) No se podrá retirar ninguna Propuesta dentro del período de tiempo comprendido entre la fecha límite fijada para la presentación de las propuestas y la fecha de vencimiento del período de validez de la propuesta especificado por parte del Proponente en el Formulario de Presentación de Propuesta.

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E. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 17 Aclaración de las propuestas. A fin de elaborar el análisis, la evaluación y la comparación de las Propuestas, el PNUD podrá, a su criterio, solicitar al Proponente, aclaraciones con respecto a su Propuesta. Tanto la solicitud de aclaración como la respuesta deberán realizarse por escrito y en ningún caso se buscará, ofrecerá, ni permitirá modificación en el precio o en el contenido de la Propuesta. 18 Apertura y examen preliminar de ofertas: Concluido el plazo de presentación de las ofertas, se procederá a la apertura de las ofertas, separando los sobres “1” de oferta técnica y “2” de oferta económica. No se realizará acto público de apertura de ofertas. En presencia de funcionarios de las Agencias del Sistema de Naciones Unidas, se abrirán los sobres “1”, mientras que los sobres “2” quedan en custodia para la posterior apertura pública de las ofertas que alcancen la calificación técnica mínima requerida. 19 ETAPA 1 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS (SOBRE 1) 19.1 EXAMEN PRELIMINAR El Comité Evaluador verificará que cada propuesta: i. ii. iii. iv. v.

Contiene toda la información solicitada. No contener los documentos de carácter no subsanable será causal de rechazo de la propuesta; La carta de presentación de la propuesta técnica ha sido debidamente firmada, de no estarlo la propuesta será rechazada; El período de validez de la Propuesta cumple con el tiempo solicitado; de no cumplir con este, la propuesta será rechazada El objeto social permite la actividad, gestión u operación que se solicita en esta licitación y que es el objeto del contrato que de ella se derive, de no cumplirlo la propuesta será rechazada El certificado de existencia y representación legal tiene antigüedad no superior a 30 días.

19.2 REQUISITOS MÍNIMOS El comité evaluador verificará que el proponente cumple con los requisitos técnicos mínimos – De no cumplirlos la propuesta será rechazada a) REQUISITOS FINANCIEROS: Los factores que se evaluarán son:  Capital de Trabajo: Los proponentes cuyo estado financiero presente un capital de trabajo menor a COL$ 100.000.000, serán rechazados. Se empleará la siguiente fórmula:  

Proponentes que se presenten individualmente: CT = AC – PC Proponentes que se presenten en cualquier forma de asociación: CT = (ACP1+ACP2+ACPn) – (PCP1+PCP2+PCPn)

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Capital de Trabajo = CT Activo Corriente = AC Pasivo Corriente = PC Proponente 1, 2, n = P1, P2, Pn b) EXPERIENCIA ESPECIFICA DE LA EMPRESA Los oferentes deberán certificar como mínimo, la experiencia específica que se relaciona a continuación: 1. EXPERIENCIA ESPECIFICA EN SERVICIOS CORPORATIVOS DE AGENCIA DE VIAJES para entidades públicas, o privadas, u ONGs, u Organismos Internacionales.

NÚMERO MÍNIMO DE CONTRATOS tres (3) contratos ejecutados y de gestión exitosa

2. EXPERIENCIA ESPECIFICA EN SERVICIOS CORPORATIVOS DE AGENCIA DE VIAJES para entidades públicas, o privadas, u ONGs, u Organismos Internacionales.

El volumen mínimo anual En cualquiera de los últimos cinco años deberá ser de $2.000.000.000.

Las certificaciones no podrán tener una fecha de expedición mayor a sesenta (60) días, con respecto a la fecha de recibo del presente proceso. Las certificaciones deben ser emitidas por las empresas contratantes de los servicios donde indique: 1. El valor de los servicios 2. Objeto 3. Tiempo de servicio desde su inicio hasta su finalización y 4. Grado de satisfacción de la prestación de los servicios (no se aceptaran los contratos que no indique el grado de satisfacción satisfactoria, buena o excelente) 19.3 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS: La evaluación técnica y económica de las propuestas se realizará aplicando el sistema de calificación que se indica a continuación: Evaluación Propuesta Técnica Propuesta Económica

Puntaje Máximo 70 puntos 30 puntos

El puntaje total de la propuesta a evaluar se obtendrá de acuerdo a la siguiente fórmula: Puntaje Total de la Propuesta

= Puntaje Técnico de la Propuesta

+

Puntaje Económico de la Propuesta

La oferta evaluada como la más conveniente a los intereses de Naciones Unidas será aquella que logre el mayor puntaje técnico-económico, considerando los siguientes aspectos:

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19.3.1

Evaluación Técnica (Máximo 70 puntos) Se calificarán los siguientes aspectos: Aspectos a calificar Experiencia de la Empresa Constancias de Buen Servicio Cumplimiento de Términos de Referencia Capacidad, personal, infraestructura (plataforma WEB), etc.

Máximo 20 puntos 10 puntos 20 puntos 20 puntos

a) Experiencia de la Empresa (Máximo 20 puntos) Se otorgará veinte (20) puntos a la empresa que demuestre mayor experiencia en la actividad como Agencia de Viajes, el resto de proponentes recibirá una calificación proporcional de acuerdo a la información presentada en el Formulario 06. Se tendrá en consideración los siguientes aspectos: i. Experiencia general como agencia de viajes (8 puntos) 1 a 3 años en el medio (1) 3 a 5 años en el medio (5) Más de 5 años en el medio (8) ii.

Experiencia específica (8 puntos) Manejo de cuentas corporativas (6) Manejo de cuentas de embajadas u organismos internacionales (4)

iii.

Número de funcionarios con certificación IATA (4 puntos). 1 punto por funcionario con un máximo de 4

b) Constancias de Buen Servicio (Máximo 10 puntos) Se deberán presentar un mínimo de diez (10) Constancias de Buen Servicio, los puntajes se otorgarán de la siguiente manera: -

“Excelente” “Muy Bueno” “Bueno o satisfactorio” No presenta

c/u c/u

1.0 punto 0.5 puntos c/u 0.25 puntos Descalificado

c) Cumplimiento de Términos de Referencia (Máximo 20 puntos) Para la calificación de este aspecto se considerará tanto el cumplimiento de los Términos de Referencia (Sección 3) como de las Normas de Desempeño y Calidad de Servicio establecidas por Naciones Unidas (Sección 4) - Ofrece más del 100% de los servicios - Ofrece el 100% de los servicios - Ofrece menos del 100% de los servicios - No presenta u ofrece servicios inadecuados

20 puntos 16 puntos 5 puntos Descalificado

d) Capacidad, Personal e Infraestructura (Máximo 20 puntos)

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El oferente deberá presentar la información sobre su capacidad, equipos, infraestructura, vehículos, personal, sistema informático (plataforma WEB), comunicaciones, organización, etc. Tal como se solicita en el numeral 2.1.4 de esta Sección, los mismos que servirán para llevar a cabo los servicios señalados en los Términos de Referencia (Sección 3) incorporando el personal y la infraestructura solicitada como mínimo en dichos términos de referencia. Los puntajes se otorgarán de la siguiente manera: -

“Muy adecuado” “Adecuado” “Aceptable” “Inadecuado”

entre 18 y 20 puntos entre 11 y 17 puntos entre 5 y 10 puntos Descalificado

19.3.2 Evaluación Económica (Máximo 30 puntos) Se abrirá los sobres “2” de las ofertas económicas únicamente para las empresas cuyas propuestas técnicas hayan alcanzado o superado los cincuenta (50) puntos. Se otorgará Treinta (30) puntos Los puntajes se otorgarán de la siguiente manera:  Rango de descuentos sobre IATA: 12 puntos para el proponente que asegure el mayor % de descuento asegurado, a los demás proporcional, así: Puntaje propuesta i= (%propuestai*12)/(Mayor % asegurado de descuento asegurado)

 12puntos para el proponente cuyo promedio de descuento sea mayor. Puntaje propuesta i= (%promedio de la propuesta i*12)/(Mayor % (%promedio de la propuesta)

 Otros servicios 6 puntos a las proponente que oferten servicios adicionales que considere necesarios y sin cargo adicional 20 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO La oferta evaluada como la más conveniente a los intereses de Naciones Unidas, será aquella que cumpla con presentar la documentación general, legal y financiera solicitada, cumpla con los Términos de Referencia solicitados, y logre obtener el mayor puntaje técnicoeconómico. Las propuestas se clasificarán por orden de mérito según los puntajes obtenidos, de mayor a menor. La selección podrá recaer sobre una o más Agencias de Viajes. En caso que por cualquier motivo no se pueda realizar el compromiso o se rescinda el compromiso realizado con la/s empresa/s mejor calificada/s, el Sistema de las NNUU se reserva el derecho de continuar la selección con las empresas siguientes en orden de calificación. En los casos en que se justifique, Naciones Unidas se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier propuesta, total o en parte, de rechazar todas las propuestas y/o anular el proceso de invitación en cualquier momento, antes de la firma del contrato.

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Las propuestas presentadas corresponderán al total del servicio solicitado, que se especifica en el presente documento; asimismo, la empresa adjudicataria deberá cumplir con las disposiciones e imposiciones legales vigentes que emerjan del contrato. Naciones Unidas evaluará permanentemente que la prestación de los servicios se sujeten al compromiso establecido. Naciones Unidas se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier propuesta, así como el derecho a anular el proceso y rechazar todas las propuestas en cualquier momento con anterioridad a la adjudicación del contrato, sin que por ello adquiera responsabilidad alguna ante el Proponente u Proponentes afectados por esta decisión, ni la obligación de informar al (los) Proponente(s) afectado(s) de los motivos de la decisión. 21 ANULACIÓN DE ADJUDICACIÓN Si el adjudicatario no presentara los documentos requeridos como consecuencia de la evaluación de su propuesta y/o se negara a presentar la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato y/o suscribir el Contrato, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al recibo de la notificación oficial de Naciones Unidas, se tendrá el derecho de anular la adjudicación y ejecutar la Garantía de Mantenimiento de Oferta sin derecho a reclamo por parte del Adjudicatario. Naciones Unidas podrá en este caso, adjudicar el compromiso al proponente cuya oferta fue la siguiente más conveniente o llamar a un nuevo proceso de selección. 22 PROCESO DESIERTO Naciones Unidas se reserva el derecho de rechazar todas o alguna de las propuestas, así como anular, declarar desierta la convocatoria, sin que por ello incurra en responsabilidad alguna frente a los proponentes. La declaración podrá realizarse en los siguientes casos: a. Si no se presenta ningún proponente b. Si ninguna oferta responde sustancialmente a lo solicitado en las Bases. c. Si no se hubiera producido una competencia efectiva entre los participantes o si en opinión de Naciones Unidas, las ofertas no se ajustan a las condiciones generales del mercado. d. Así como cualquier otra circunstancia que amerite tal decisión. 23 VIGENCIA DEL SERVICIO El compromiso a suscribirse, será por un período de doce (12) meses. Los servicios solicitados al vencimiento del plazo previsto, podrán ser prorrogados a discreción de las Agencias del Sistema de las Naciones Unidas, por hasta dos períodos adicionales, si es que no hubiera observaciones al servicio prestado y se mantenga o mejore, las tarifas aplicadas. 24 GARANTÍAS Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato

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Dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la notificación de la adjudicación y como requisito previo para la firma del contrato, el proponente seleccionado deberá presentar una Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, por un valor equivalente al 10% del valor del contrato, con una validez de treinta (30) días calendarios adicionales a la fecha prevista de finalización de los servicios. 25 PENALIDADES El proveedor podrá ser sancionado con la inhabilitación para contratar con las Agencias del Sistema de las Naciones Unidas, de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente. Todo desacuerdo o controversia que no pueda ser resuelto amigablemente se resolverá exclusivamente mediante arbitraje con arreglo al Reglamento de Arbitraje de la Comisión de Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI) vigente en ese momento. Las Naciones Unidas controlarán el efectivo cumplimiento del contrato a suscribir de forma permanente. En lo que refiere especialmente al precio de pasajes, se realizarán chequeo permanente del costo de los mismos, tanto en el mercado local, como a nivel internacional y de tarifas on-line. Se establece la siguiente norma de trabajo para el control de costos de pasajes, la cual podrá ser aplicada a cualquier otro costo relativo a este contrato. Si los controles de mercado demuestran fehacientemente, que alguno de los pasajes adquiridos o a adquirir superan dos cotizaciones cualesquiera del mercado (a similares condiciones: clase, tiempo de solicitud de los mismos, compañía, etc.), Naciones Unidas se reserva su derecho de: a) no adquirir los pasajes a la compañía contratada, b) de reiterarse la situación, rescindir el contrato con la agencia de viajes. 26 CONTRATO El proponente que resulte adjudicado, deberá suscribir el compromiso respectivo con el Sistema de las Naciones Unidas en Colombia representadas por su Coordinador Residente, dentro de los diez (10) días posteriores a la recepción de la comunicación de adjudicación, asumiendo todas las obligaciones emanadas de su Propuesta Técnica y Económica y las presentes Bases. Durante la vigencia del Contrato de Servicios Corporativos de Agencia de Viajes no se efectuarán modificaciones relacionadas al costo, condiciones del servicio ofertado y/u otras consideraciones, sin causa justificada. El incumplimiento de ésta disposición originará la rescisión del contrato. 27 PAGOS a.

Los pagos serán realizados por cada Agencia del Sistema de Naciones Unidas. La agencia de viajes coordinará con cada una de las Agencias del Sistema el sistema de facturación más conveniente para las partes.

b.

Las facturas que no hayan sido presentadas correctamente, serán devueltas al Contratista para la corrección respectiva, rigiendo el plazo para su cancelación, a partir de la fecha de su correcta presentación.

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c.

Los pagos se efectuarán por la Agencia que solicitó el servicio; a través de cheque nominativo o transferencia bancaria, dentro de los treinta (30) días calendario.

d.

Las facturas serán emitidas a nombre de la Agencia del Sistema de Naciones Unidas, que solicitó el servicio.

e.

Naciones Unidas queda exonerado del pago de intereses en los casos en que por razones de fuerza mayor o caso fortuito, no cumpliera con la cancelación del servicio en forma oportuna.

28 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR CON EL PNUD a. Derechos del Niño El proponente ganador deberá presentar una declaración en el que garantiza que ni él ni ninguna de sus filiales realiza ninguna práctica que sea incompatible con los derechos estipulados en la Convención sobre los Derechos del Niño, incluyendo su Artículo 32, entre otras disposiciones, el cual reconoce el derecho del niño a estar protegido contra el desempeño de cualquier trabajo que pueda ser peligroso o entorpecer su educación, o que sea nocivo para su salud o para su desarrollo físico, mental, espiritual, moral o social. Si el proponente ganador no presenta dicha declaración dará derecho al PNUD a no contratar con este sin cargo alguno para el PNUD. b. Minas El proponente ganador deberá presentar una declaración que garantiza que ni él ni ninguna de sus filiales está directa o indirectamente involucrado en patentes, desarrollo, ensamblaje, producción, comercio o manufacturación de minas o componentes utilizados principalmente en la fabricación de minas. El término "minas" se refiere a aquellos artefactos definidos en el Artículo 2, párrafos 1, 4 y 5 del Protocolo II anexo a la Convención de 1980 sobre prohibición y restricciones del empleo de ciertas armas convencionales que puedan considerarse excesivamente nocivas o de efectos indiscriminados. Si el proponente ganador no presenta dicha declaración dará derecho al PNUD a no contratar con este sin cargo alguno para el PNUD. c. Otros  Estará inhabilitado para contratar con el PNUD cualquier persona natural o jurídica a quien se le hubiese hecho efectiva una garantía de cualquier clase correspondiente a cualquier contrato con el PNUD u otra Agencia, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de presentación de propuestas.  Estará inhabilitado para contratar con el PNUD cualquier persona natural o jurídica quien hubiese sido sujeto de declaración de caducidad en firme, de cualquier contrato estatal, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de presentación de propuestas, o cuando se hubiese declarado el incumplimiento de cualquier contrato de la misma clase, dentro del mismo plazo. El PNUD podrá aplicar, en forma supletoria a las disposiciones contenidas en

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este documento, las normas locales sobre inhabilidades e incompatibilidades, en cuanto sean pertinentes.

29 PRÁCTICA CORRUPTA Y PRÁCTICA FRAUDULENTA A los efectos de esta disposición, el PNUD define de la siguiente manera las expresiones "práctica corrupta" y "práctica fraudulenta":   “Práctica corrupta” significa el ofrecimiento, suministro, aceptación o solicitud de cualquier cosa de valor con el fin de influir en la actuación de un funcionario del Organismo de Ejecución o del PNUD con respecto al proceso de selección o a la ejecución del contrato, y  “Práctica fraudulenta” significa una tergiversación de los hechos con el fin de influir en un proceso de selección o en la ejecución de un contrato en perjuicio del PNUD o del Organismo de Ejecución; la expresión comprende las prácticas colusorias entre los proponentes (con anterioridad o posterioridad a la presentación de las propuestas) con el fin de establecer precios a niveles artificiales y no competitivos y privar al PNUD de las ventajas de la competencia libre y abierta. El PNUD rechazará toda propuesta de adjudicación, si determina que la persona natural o jurídica seleccionada para dicha adjudicación ha participado en actividades corruptas o fraudulentas al competir por el contrato objeto de esta consultoría; y declarará que un proponente es inelegible, en forma indefinida o durante un período determinado, para la adjudicación de un contrato con el PNUD, en el mismo caso.

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SECCIÓN 3 TÉRMINOS DE REFERENCIA 1. OBJETIVO BÁSICO En su capacidad como agencia de viajes formalmente establecida y con afiliación y/o representación a red mundial, deberá estar debidamente autorizada bajo las leyes y reglamentos vigentes de de Colombia así como de IATA, que regulan todo lo relacionado con el área y proporcionar los servicios que se indican en este anexo. 2. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS La agencia de viajes proporcionará los siguientes servicios básicos a las agencias del Sistema de las Naciones Unidas brindando un trato personalizado y eficiente a los Organismos y al personal que requiera sus servicios: 2.1

Logística de Viajes a) Cotización de boletos de transporte aéreo, terrestre o marítimo, local o internacional, para los viajes oficiales del personal de Naciones Unidas que sean solicitados. Se presentarán varias opciones cuando aplique. Se presentarán en cada caso tres diferentes cotizaciones de itinerarios con sus respectivas tarifas, líneas aéreas y explícitamente las restricciones que pudiere tener el boleto. Será decisión final Naciones Unidas la selección de cuál se utilizará; y se deberá anotar explícitamente e incluir dentro de las cotizaciones los descuentos otorgados por las aerolíneas a Naciones Unidas. Es decir, los precios cotizados deberán ser netos a pagarse. Proporcionando tarifas especiales y descuentos claramente monetarios para los servicios. b) Preparar itinerarios de viaje para todo viaje oficial previo a la partida del viajero que incluyan la siguiente información: horas de partida y llegada a los diferentes destinos, números de vuelo, línea aérea, horas de anticipación para presentarse en el aeropuerto, asiento asignado, clase, penalizaciones, requisitos y restricciones que deban tomarse en cuenta a la hora de realizar el vuelo, etc. En dicho itinerario se incluirá un número telefónico de la agencia de viajes que esté disponible las 24 horas para que pueda ser contactado por los viajeros desde cualquier parte del mundo en caso de urgencias. La agencia de viajes solicitará a su vez, un número de teléfono al viajero a través del cual la agencia pueda notificarle cualquier información importante, como cierre de aeropuertos, cancelación y demora de vuelos u otros cambios. c) Realizar las reservaciones respectivas en hoteles nacionales e internacionales presentando varias opciones diferentes a escoger, y prosiguiendo de acuerdo a las confirmaciones de itinerarios que le sean remitidas por los viajeros y que se enmarquen dentro de los lineamientos y regulaciones de Naciones Unidas. d) Emisión de boletos aéreos: La emisión de boletos se realizará con base al itinerario aprobado por Naciones Unidas, utilizando en todo momento como criterio fundamental las regulaciones de viaje de Naciones Unidas, cuyo principio consiste en aplicar la ruta más directa hacia el lugar de destino, con la tarifa más económica disponible. Naciones Unidas proporcionará a la agencia

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que resulte favorecida en este proceso las políticas y regulaciones del Sistema detalladas sobre el tema de viajes, con el fin de que sea puesto en práctica por las personas que se designen para dar el servicio. e) Efectuar la asignación de asientos específicos en el momento de hacer las reservas. Esto debe hacerse teniendo en cuenta cualquier consideración especial que el viajero pueda tener (clase autorizada, preferencia, etc.). Aunque no será responsabilidad directa de la agencia si la línea aérea efectúa cambios a la hora de realizar el vuelo, ésta deberá alertar sobre esta situación al viajero, a la hora de entregarle el boleto o bien indicarlo en el itinerario que le proporcione. f)

Entrega del boleto emitido, la agencia acordará con el pasajero el lugar y hora de entrega del boleto respectivo, por lo menos con 24 horas de anticipación de la hora estimada de partida. En caso la agencia no entregara el boleto en el tiempo previsto, por causas ajenas al pasajero, ésta se comprometerá a entregarlo en el lugar indicado por el pasajero. Debe proveerse la facilidad de entregar inmediatamente el boleto al pasajero y/o en las oficinas de Naciones Unidas.

g) Pre-chequeos, la agencia deberá facilitar la confirmación anticipada de viaje de los funcionarios o del personal para evitar demoras en los vuelos. h) La política de manejo de los viajes debe incorporar parámetros de medición de calidad de servicio interno y externo conforme a las Normas de Desempeño y Calidad de Servicio que se adjunta como Sección 4. i)

La agencia de viajes a través de sus negociaciones con aerolíneas específicas (Iberia, Alitalia, Copa, American Airlines, Delta, Continental, Taca, Aires, Aero Republica, Saeta, etc.) permitirá ahorros significativos en costos u obtención de otros beneficios para Naciones Unidas, de manera que dichas negociaciones positivas hagan que los usuarios usen dichas aerolíneas según la región de destino. Realizará todos los convenios posibles con las aerolíneas, y utilizará como base los ya existentes, buscando maximizar y unificar los beneficios para todas las Agencias de NNUU.

j) La agencia de viajes tramitará y llevará un control de las millas corporativas acumuladas por aerolínea y por Agencia del Sistema de NNUU. Gestión de boletos con puntos y/o millas acumuladas por Naciones Unidas, ante las líneas aéreas. Brindar información regular sobre los beneficios y especialmente sobre los pasajes gratuitos acumulados, que debe ser detallada por cada Agencia del Sistema de Naciones Unidas. 2.2

Otros servicios a) Facturación: Las facturas deberán presentarse con los siguientes adjuntos: a) un listado adjunto en donde se indique: nombre del pasajero, fecha del viaje, ruta, número del boleto, costo del ticket con el descuento aplicado, costo del ticket sobre tarifa IATA, b) una copia de la autorización.

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b) Registro estadístico: la agencia de viajes deberá llevar un registro estadístico de las transacciones con las Agencias de NNUU, a nivel general y por Agencia. Este registro permitirá analizar los niveles de compras realizadas, los costos por destino, costo del ticket con el descuento aplicado, costo del ticket sobre tarifa IATA, el cumplimiento de acuerdo con aerolíneas, millas corporativas acumuladas, plazo de antelación con que se solicitan los servicios y otros datos que a criterio de ambas partes permitirán un seguimiento adecuado de las operaciones. Las Agencias de NNUU identificarán por escrito, la nómina de su personal que podrá acceder a ésta información. c) Efectuar los cambios o cancelaciones requeridas, obteniendo los reembolsos que correspondan a favor de Naciones Unidas, cuando apliquen. d) Asesorar y asistir en la obtención de visas y, en caso necesario, otros permisos para los viajeros, su equipaje y/o mascotas, así como realizar los trámites ante las autoridades competentes y dependiendo de la nacionalidad del pasajero informar sobre los visados especiales, vacunas o cualquier otro tipo de información relevante del lugar de destino. Asistencia e información para viajeros poco frecuentes, suministrando información y asesorando respecto a la cantidad de equipaje, horarios, facilidades, disponibilidad de servicios y transportes, estación climática, uso de teléfonos celulares, normas vigentes de las compañías aéreas o aeropuertos (locales e internacionales), etc. La agencia deberá informar con la debida anticipación sobre los requerimientos de visado, vacunas, etc. e) Asistir en caso de pérdida o daño de equipaje o cualquier reclamo que se presente. Investigar rápidamente cualquier reclamo y hacer las recomendaciones de cursos de acción pertinentes para solucionarlo. f) En caso necesario, informará al pasajero oportunamente sobre seguros de viaje y los costos involucrados. Si la agencia de viajes provee un seguro adicional con / sin costo debe explícitamente informar al viajero. g) Gestionará el reemplazo o reembolso a Naciones Unidas de boletos aéreos extraviados o robados o no utilizados, de acuerdo con las regulaciones de las líneas aéreas. h) Cuando se requiera, la agencia de viajes deberá capacitar a personal designado de Naciones Unidas sobre clases de boletos existentes, las restricciones que le aplican a cada una y cualquier otra información que facilite la buena comunicación y servicio. i)

Si se requiere, dará asistencia en aeropuerto, brindando los servicios a pasajeros, pre-chequeo de documentos y equipaje. Se requiere que esta asistencia sea brindada en el Aeropuerto XXXXXXXXXXXXXXX independientemente del horario del vuelo.

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j)

Brindará servicio de asistencia en cuanto al turismo receptivo, atendiendo a personas extranjeras y/o nacionales, personal de Naciones Unidas, que requieran de mejores alternativas para conocer y visitar el país (Colombia).

k) Asistencia con trámites que se presentan con urgencia relacionados con la obtención de documentos y pasajes aéreos para personas que requieren asistir a seminarios o eventos a nivel internacional que se realizan fuera del país. l)

Se deberá contar con un servicio propio de mensajería para la prestación de los servicios.

m) Cualquier otro servicio que la agencia de viajes pueda prestar deberá ser detallado explícitamente indicando si tendrá costo o no para Naciones Unidas y el monto respectivo. n) Acreditar a favor de cada agencia del Sistema de Naciones Unidas, las bonificaciones del 1% sobre pasajes emitidos en aquellas compañías que otorgan el 6% de bonificación, exceptuando el puente aéreo MVD-Buenos Aires. Dicho crédito podrá ser utilizado como forma de reducción de precio del pasaje que se está adquiriendo. 2.3

Servicios eventuales a) En casos especiales y de ser requerido, brindar a los participantes de conferencias y reuniones que se lleven a cabo en Colombia, apoyo en sus arreglos de viaje, tales como: reconfirmaciones de vuelo, cambio de itinerarios, cambio de vuelos, reemisión de boletos, tours internos, asistencia en aeropuerto, etc. El apoyo debe ser para las ciudades principales, atendiendo a invitados importantes (nacionales o extranjeros), para lo cual se debe designar a una persona de la Agencia para que se encargue personalmente en caso de presentarse esta necesidad. b) Reservación de salas VIP nacionales e internacionales. En caso que se solicite, realizar reserva. c) Gestión de Upgrades de cortesía. Cuando sea posible, y sin que represente un costo adicional para las Agencias del Sistema de NNUU, y dependiendo de la disponibilidad y política en las aerolíneas, la agencia de viajes realizará esfuerzos para obtener upgrades de cortesía. d) Transporte aeropuerto-hotel y viceversa. e) Proporcionar de forma permanente a los puntos focales en cada Agencia de NNUU la información actualizada de promociones y servicios de la agencia y las compañías aéreas. f) Alquiler de vehículos, En caso que se solicite, realizar reserva.

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g) Coordinar eventos en hoteles, proporcionando diferentes alternativas. La agencia de viajes podrá brindar servicios a los funcionarios de las Agencias de NNUU en viajes no oficiales, tomando en consideración que todos los gastos imputables a dicho servicio serán de cuenta y responsabilidad de cada pasajero. Naciones Unidas no asumirá ninguna responsabilidad por el costo de cualquier gestión de viaje de índole personal de sus funcionarios y/o dependientes. h) A criterio del Proponente, indicar qué aspectos/servicios significativos de la empresa, las Naciones Unidas deberán considerar durante la evaluación. 3. PERSONAL ASIGNADO 3.1 La agencia deberá asignar el personal suficiente totalmente dotado para laborar dentro de las oficinas de NNUU que lo requieran y coordinar el servicio desde estos sitios, para otras oficinas de NNUU que no dispongan lugar para la agencia dentro de sus oficinas. 3.2 La agencia deberá asignar el personal suficiente. El personal deberá estar conformado por personas altamente calificadas que actuarán como puntos focales principales de las operaciones diarias del contrato entre Naciones Unidas y la agencia de viajes. 3.3 La agencia será responsable de asegurar el servicio diario, para lo cual deberá prever una persona que cubra las ausencias por diferente índole que las personas asignadas pudieran tener. En caso de que sea necesario realizar cambio de las personas asignadas, éste se efectuará con el previo consentimiento de Naciones Unidas. 3.4 Las personas asignadas no podrán ser cambiadas sin el previo consentimiento expreso de Naciones Unidas, en un período menor de un año salvo por causas de fuerza mayor (renuncia irrevocable o similares). Podrán ser apoyadas por personal adicional de la agencia de viajes, según sea necesario (mensajeros, agentes de viajes, contador, etc.). 3.5 Cada una de las personas propuestas deberá cumplir con los siguientes requisitos:  Tiempo de experiencia general en el medio (5 años mínimo)  Experiencia con cuentas corporativas de empresas multinacionales y/u organismos internacionales  Estudios a nivel superior, deseable a nivel técnico relacionados con el área  Totalmente bilingüe (Español/Inglés)  Con suficiente experiencia para tomar decisiones  Experiencia en atención al viajero, capacidad de trabajo en equipo y habilidades de comunicación  Conocimiento del manejo de sistemas de reservaciones y tipo de boletos que emiten las líneas aéreas  Manejo avanzado de computadoras (Microsoft Office)  Preferentemente certificación IATA 3.5

La agencia de viajes deberá proporcionar los CVs del personal, detallando su

25

experiencia, calificaciones, etc., según el formulario proporcionado para el currículum vitae del personal propuesto. Naciones Unidas se reservará el derecho de aceptar o no al personal propuesto por la agencia. 4. CONTACTOS Y HORARIOS 4.1 Horario mínimo de 08:30 a 18:00 horas, de lunes a viernes con servicio continuo. Esto excluirá los días de feriado nacionales observados en el país. 4.2 Designará uno o varios miembros de su personal que podrán ser contactados para proporcionar servicios de viaje en casos de emergencia, fuera del horario de trabajo, fines de semana, feriados o mientras las oficinas de la agencia de viajes permanezcan cerradas, para tal efecto la agencia de viajes deberá proporcionar la dirección de su domicilio, y tener medios de comunicación accesibles las 24 horas del día para emergencias (línea de teléfono, celular o localizador). Esta información deberá ser actualizada periódicamente

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SECCIÓN 4 NORMAS DE DESEMPEÑO Y CALIDAD DE SERVICIO PARA LA AGENCIA DE VIAJES La agencia de viajes deberá prestar sus servicios y entregar sus productos de acuerdo con las normas mínimas de desempeño establecidas por las Agencias del Sistema de Naciones Unidas descritas a continuación: Producto/Servicio

Atributo de Desempeño Precisión de la Agencia

1.

Reservación de Aerolíneas Rapidez y Eficiencia

Precisión de la Agencia 2.

Boletos de Aerolíneas Rapidez de Entrega

Precisión 3.

Documentación de Viaje Rapidez de Entrega

Precisión 4.

Facturación Claridad Precio justo

5.

Tarifas/Precios

Interés de la compañía acerca del manejo de tarifas

Valor conveniente indicado por el precio

Definición Capacidad de realizar completamente las tareas y sin errores Capacidad de entregar oportunamente el producto o servicio y con un mínimo uso de recursos. Capacidad de realizar completamente las tareas y sin errores Capacidad de entregar el producto o servicio a tiempo o antes de la fecha prometida Capacidad para establecer los requerimientos para varios destinos/nacionalidades Capacidad de entregar el producto o servicio a tiempo o antes de la fecha prometida Capacidad para generar facturas sin errores Capacidad para generar facturas que sean transparentes y fáciles de entender Costos razonables para los servicios ofrecidos Capacidad de cotizar tarifas competitivas Competitividad de las tarifas cotizadas versus las restricciones o falta/ausencia de ellas.

Norma/ Nivel de Desempeño Cero-Errores en los registros de los pasajeros/reservas de aerolínea, cómputo de tarifas y determinación de rutas. a. Para reservas confirmadas mediante un itinerario dentro de dos horas desde el momento del pedido. b. Para reservas en espera mediante actualizaciones regulares cada dos días. Cero-Errores en los boletos/itinerarios impresos y en la entrega al viajero 3 días hábiles antes de la fecha de embarque Cero-incidencia de reclamos/viajes abortados debido a documentos de viaje incompletos. 10 días laborables antes de la fecha de embarque. Cero-Errores o ninguna discrepancia entre las facturas y documentos anexos. Cero-Devoluciones debido a aclaraciones/explicaciones. A tarifas iguales o menores que las regulares del mercado. A valores iguales o menores que las tarifas preferenciales de las aerolíneas . Garantía de que una cotización presenta la tarifa más baja obtenible. A iguales o mejores términos que los cotizados por las aerolíneas.

27

Producto/Servicio

Atributo de Desempeño Diligencia para apoyar a Naciones Unidas en la negociación con las aerolíneas para obtener tarifas preferenciales y concesiones Accesibilidad

6.

Calidad de Servicio Responsabilidad

Devolución de dinero 7.

Resolución de Problemas Manejo de reclamos

8.

9.

Consultas sobre Viajes

Demuestra competencia

Comunicación

Buen nivel de atención a los viajeros respecto a productos y servicios de la Agencia de Viajes

10. Instalaciones de la Oficina y Horario de Servicio

Lista para hacer negocios

Definición Ofrecimiento voluntario para apoyar/representar a Naciones Unidas en las negociaciones con las aerolíneas. Capacidad para acceder o llegar a la agencia de viajes. Estar dispuestos a aprender sobre las necesidades y preferencias del cliente e implementar las mejoras respectivas . Diligencia para salirse de la norma establecida y encontrar alternativas para ayudar al viajero. Capacidad para procesar y obtener devoluciones de dinero por boletos de manera regular. Capacidad para resolver los reclamos Conocimiento de destinos. Conocimientos de prácticas de las aerolíneas, niveles de tarifas y rutas y conexiones más cortas. Conocimiento de las políticas de Naciones Unidas Los servicios y las políticas son bien comunicadas a los viajeros. Los viajeros son informados adecuadamente sobre los temas que les corresponden. Suficiente personal para comenzar las tareas del negocio al inicio del horario de oficina; provisión de una fuerza de trabajo básica para responder las llamadas durante horas de descanso o almuerzo.

Norma/ Nivel de Desempeño Reuniones de medio año para obtener tarifas competitivas en el mercado. Teléfono : disponible Emergencia : 24 horas E-mail : disponible Reuniones regulares de coordinación con el Comité designado por Naciones Unidas para supervisar a la Agencia de Viajes Revisiones de desempeño – mínimo una vez al año. Buen número de viajes personales reservados con la agencia de viajes. 100% dentro de un mes a partir de la fecha de cancelación. Rapidez: una semana Manera de resolución: calificación satisfactoria

Tasa de eficiencia no menor al 75%.

Frecuencia de comunicaciones : mensual

Las mismas horas/días de trabajo del sistema de Agencias de Naciones Unidas; organización para atender las llamadas durante horas de descanso o almuerzo. Cero reclamos sobre que no hubo nadie disponible para responder las llamadas.

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SECCIÓN 5 FORMULARIOS ESTÁNDAR PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

29

FORMULARIO 01 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA Señores Naciones Unidas Bogota REF: Estimados señores, En calidad de proponente, luego de haber examinado los documentos del proceso de la referencia y conocer todas las condiciones establecidas en ellos, incluidas las Aclaraciones y Enmiendas N° ( ), el (los) suscrito(s) ofrece(mos) proveer y entregar los Servicios Corporativos de Agencia de Viajes de conformidad con dichos documentos de acuerdo con las Condiciones Generales, Términos de Referencia y demás condiciones que se indican en los mismos. Si mi (nuestra) propuesta es aceptada, me (nos) comprometo (comprometemos) a iniciar los servicios por el término de un (1) año y con la posibilidad de ser extendido por dos años más y cumplir con los servicios que están especificados en el Contrato. Si mi (nuestra) propuesta es aceptada, presentare(mos) una Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato por un monto equivalente al 10% del valor del contrato para asegurar su debido cumplimiento, y las demás garantías a que haya lugar. Dejo (amos) constancia de que no existen causales de inhabilidad o incompatibilidad que me(nos) impida(n) participar en el presente y suscribir el contrato respectivo de llegar a ser los adjudicatarios Convengo (convenimos) en mantener esta propuesta por un período de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha fijada para la presentación de propuestas, la propuesta me (nos) obligará y podrá ser aceptada en cualquier momento antes de que expire el período indicado. Entendiendo (entendemos) que ustedes no están obligados a aceptar la más baja ni cualquier otra de las propuestas que reciban. Conocemos que las Naciones Unidas se reservan el derecho de adjudicar el contrato o de declarar desierto el concurso, si así conviene a los intereses institucionales y nacionales. Fechado el día ____ del mes de_________ del año _________ Firma: ________________________________ (En su calidad de) Debidamente autorizado/a a firmar la Propuesta en nombre y representación de: (Nombre de la Firma) Dirección: Teléfono Fax Email Ciudad.

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FORMULARIO 02 DECLARACIÓN JURADA

Señores Naciones Unidas Bogota REF: ___________ En relación con la SDP No.______________, el proponente que suscribe declara bajo juramento lo que sigue: a.

Que no está impedido de contratar en el de Colombia ni con Naciones Unidas y que siempre ha cumplido a satisfacción sus compromisos y obligaciones con éste.

b.

Que nos sometemos a las Condiciones Generales y Términos de Referencia las cuales declaramos haber leído y entendido.

c.

Que somos responsables de la veracidad de los documentos e información presentados para efectos del proceso.

________ de ___________________ de 2010 Firma: ________________________________ (En su calidad de) Debidamente autorizado/a a firmar la Propuesta en nombre y representación de: (Nombre de la Firma)

31

FORMULARIO 03 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA REF: 1.- Nombre y Razón Social: _______________________________________________________ 2.- Dirección Principal: ___________________________________________________________ 4.- Teléfono: ___________________________________________________________________ 5.- Fax: _______________________________________________________________________ 6.- Persona a contactar – Correo electrónico: __________________________________________ ______________________________________________________________________________ 7.- Nombre del Representante Legal: ________________________________________________ 8.- Tipo y Número de Cuenta y Banco para el depósito de los pagos en caso de ser adjudicado: ______________________________________________________________________________ ________ de ___________________ de 2010 Firma: ________________________________ (En su calidad de) Debidamente autorizado/a a firmar la Propuesta en nombre y representación de: (Nombre de la Firma)

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FORMULARIO 04 GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE OFERTA REF:

1. PÓLIZA DE SEGURO DEBIDAMENTE EMITIDA POR UNA EMPRESA DE SEGUROS AUTORIZADA, Debe ser incondicional, irrevocable y de cobro inmediato. 2. CHEQUE O LETRA DE CAMBIO CERTIFICADO/A Debe ser incondicional, irrevocable y de cobro inmediato. 3. GARANTÍA BANCARIA DEBIDAMENTE EMITIDA POR UN BANCO AUTORIZADO Debe ser incondicional, irrevocable y de cobro inmediato.

33

FORMULARIO 05 REF: ____________.

FORMULARIO DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO

Por medio de la presente comunico (amos) que la empresa ______________________________ suministra (suministró) los Servicios de Agencia de Viajes en nuestra Compañía en un período de vigencia comprendido del _________________________ al _______________________ por el monto de $_indicar el valor y la moneda. Los servicios consistieron en proporcionar personal especializado para atender o cubrir las siguientes actividades (indicar): ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Dicho servicio merece la siguiente calificación (*): Excelente ( )

Muy bueno ( )

Bueno o Satisfactorio ( )

Regular ( )

Remito a usted la presente información, para los fines que se estimen pertinentes. Atentamente, __________________________________________________ Empresa:

________________________________________

Nombre:

_______________________________________

Cargo:

________________________________________

Dirección:

_______________________________________

Teléfono:

______________________________________

34

FORMULARIO 06 REF: _________________.

EXPERIENCIA EN SERVICIOS IGUALES Y/O SIMILARES

Cliente

Persona de Contacto/Cargo/Teléfono

Duración del Contrato

Monto del Contrato US$

Monto de Facturación US$

________ de ___________________ de 2010 _________________________________ Firma del representante legal ____________________________ Cargo

Debidamente autorizado para firmar la propuesta en nombre de: _______________________________________________________ 35

FORMULARIO 07 REF: ___________. MODELO DE CURRICULUM VITAE A:

DATOS PERSONALES:

1.

NOMBRE____________________________________________________________

2.

SEXO:___________________

4.

FECHA DE NACIMIENTO: ______________________________________

5.

CC: _______________________________________________

6.

DIRECCIÓN: _____________________________________________________________

7.

TELEFONO______________________

B.

EDUCACION Y FORMACION PROFESIONAL:

3. NACIONALIDAD______________________

8. FAX_________________________

INDICAR LAS INSTITUCIONES, LUGARES Y FECHAS DE REALIZACION DE LOS ESTUDIOS, ASI COMO LOS CORRESPONDIENTES GRADOS ACADEMICOS, TITULOS PROFESIONALES, DIPLOMAS O CERTIFICADOS OBTENIDOS, REFERIDOS A: 1.

ESTUDIOS A NIVEL MEDIO: ______________________________________ _____________________________________________________________

2.

ESTUDIOS A NIVEL SUPERIOR: ____________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

5.

CURSOS DE FORMACIÓN/PERFECCIONAMIENTO PROFESIONAL: _______________ ____________________________________________________________________

C.

EXPERIENCIA PROFESIONAL:

DESCRIBIR CRONOLOGICAMENTE SU EXPERIENCIA PROFESIONAL (EN ORDEN REGRESIVO, HASTA 10 AÑOS ATRAS COMO MAXIMO), CONSIDERANDO LOS SIGUIENTES ASPECTOS: I)

1.

NOMBRE DEL EMPLEADOR:_____________________________________

36

___________________________________________________________________ 2.

NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO: ___________________________________

3.

LUGAR DE TRABAJO:____ ________________________________________

4.

PERIODO DE LOS SERVICIOS: DESDE: ___________

5.

TITULO DEL PUESTO (S): _____________________________________

6.

RESUMEN DE TAREAS: _______________________________________________

HASTA: ____________

___________________________________________________________________ II)

1.

NOMBRE DEL EMPLEADOR: __________________________________________ ___________________________________________________________________

2.

NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO: ________________________________________

3.

LUGAR DE TRABAJO: ________________________________________________

4.

PERIODO DE LOS SERVICIOS: DESDE: ___________

5.

TITULO DEL PUESTO (S): _________________________________________

6.

RESUMEN DE TAREAS: ___________________________________________

HASTA: ____________

______________________________________________________________ E)

REFERENCIAS INSTITUCIONALES

INDICAR NOMBRES, DIRECCIONES Y POSICIONES PROFESIONALES DE PERSONAS QUE HAYAN TENIDO UNA RELACION LABORAL CON EL INTERESADO. _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __________________________________________________ Firma

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CUADRO RESUMEN DE LA EXPERIENCIA DE TODO EL PERSONAL ASIGNADO

Puesto

Nombre

Nacionalidad

Profesión

Grado Académico

Especialización **

FORMULARIO 08 REF: ______________

Tipo de Actividad

Años

(**) INDICAR EL CAMPO DE MAYOR EXPERIENCIA. (***) ESPECIFICAR EL AREA DE RESPONSABILIDAD QUE SE LE ASIGNARA.

________ de ___________________ de 2010 _________________________________ Firma del representante legal ____________________________ Cargo Debidamente autorizado para firmar la propuesta en nombre de: _______________________________________________________

38

FORMULARIO 09 REF: ____________________. MODELO DE CARTA DE COMPROMISO DE TRABAJO A SER PRESENTADA POR LOS PROFESIONALES QUE EL PROPONENTE SE COMPROMETE A ASIGNAR

Yo,

______________________________

_________________________________

me

con comprometo

especialidad durante

el

período

en, de

_____________________________ a prestar mis servicios profesionales en la actividad de__________________________________ para brindar servicios al Sistema de las Naciones Unidas en Colombia, en caso de que el mismo sea adjudicado a la agencia de viajes _____________________________________.

___________________________ Firma

________ de ___________________ de 2010 _________________________________ Firma del representante legal ____________________________ Cargo

Debidamente autorizado para firmar la propuesta en nombre de: _______________________________________________________

39

REF: ________________ PROPUESTA TÉCNICA (El oferente deberá desarrollar su propuesta en base a los Términos de Referencia, y las normas de desempeño y calidad de servicio para la agencia de viajes, haciendo referencia punto por punto de los requerimientos allí establecidos)

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FORMULARIO 10 REF: _________________ CUADRO DE OFERTA ECONÓMICA Esta oferta es válida por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha establecida para recepción de las propuestas. 1) RANGO DE DESCUENTO OFRECIDO SOBRE TARIFA IATA: Indicar mínimo asegurado y máximo ofrecido:

a) Mínimo de descuento asegurado de un ____________%. b) Rango de descuento entre ______ % y ______ %. 2) COTIZACIÓN DE SERVICIOS

Notas: El oferente debe incluir en el cuadro las tarifas para los servicios detallados en los Términos de Referencia (Sección 3), sin incluir el IVA, e indicar respecto del precio, qué aspectos/servicios significativos de la empresa, las Naciones Unidas deberán considerar durante la evaluación (columna Comentarios). Deberá incluir en el cuadro aquellos servicios que proporcionará sin costo y los servicios adicionales que considere necesarios u otros servicios que crea pertinente ofrecer. Se entiende que muchos de los servicios serán provistos sin cargo adicional, en estos casos marcar la columna correspondiente. Sin perjuicio de lo anterior, debe dejarse establecido para cuales de los servicios y en qué casos, se tendrá un costo adicional. Los servicios deben ser cotizados en la moneda establecida en la tabla.

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SERVICIOS a) Cotización de boletos b) Itinerarios de viaje c) Reserva de hoteles d) Emisión de boletos aéreos e) Asignación de asientos f) Entrega de boleto emitido g) Pre-chequeos h) Incorporar parámetros de medición de calidad de servicios i) Negociaciones de la Agencia de Viajes con Aerolíneas para la obtención de ahorros en costos y beneficios para las Naciones Unidas j) Control de millas corporativas por aerolínea y por Agencia del Sistema de las Naciones Unidas.

PRECIO NETO UNITARIO (COP$)

PRECIO NETO UNITARIO (COP$) COP$

SERVICIO SIN CARGO

COMENTARIOS

$ $ $ $ $ $ $ $ $ OTROS SERVICIOS

a) Facturación: Listado adjunto indicando nombre del pasajero, fecha de viaje, ruta, número de boleto, costo y copia de la autorización. b) Registro Estadístico c) Efectuar cambios o cancelaciones d) Asesorar y asistir en la obtención de visas e) Asistencia en caso de pérdida o daño de equipaje f) Informar al pasajero sobre seguros de viaje y costos involucrados. g) Gestionar el reemplazo o reembolso de boletos aéreos extraviados, robados o no utilizados. h) Capacitación a personal designado de las Naciones Unidas i) Asistencia en aeropuerto sin costo en caso de ser requerida. j) Asistencia en turismo receptivo

$

$ $ $ $ $ $ $ $

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SERVICIOS

PRECIO NETO UNITARIO (COP$) $

k) Asistencia en caso de urgencia en la obtención de documentos y pasajes aéreos. l) Servicio propio de mensajería

PRECIO NETO UNITARIO (COP$)

SERVICIO SIN CARGO

COMENTARIOS

$

Incluir aquí otros servicios que la agencia de viajes pueda brindar. Detallarlo de forma individual

SERVICIOS EVENTUALES a) Brindar apoyo a participantes de conferencias y reuniones b) Reservación de salas VIP nacionales e internacionales c) Gestión de upgrades de cortesía d) Transporte aeropuerto-hotel-aeropuerto e) Alquiler de vehículos, En caso que se solicite, realizar reserva. f) Coordinar eventos en hoteles, proporcionando diferentes alternativas. g) Proporcionar a los puntos focales de las Agencias de las Naciones Unidas la información actualizada de promociones y servicios de las compañías aéreas.

$ $ $ $ $

COP$

$ $

________ de ___________________ de 2010 _________________________________ Firma del representante legal ____________________________ Cargo Debidamente autorizado para firmar la propuesta en nombre de: _______________________________________________________

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SECCIÓN 6 MODELO DE CONTRATO

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MODELO DE CONTRATO A LARGO PLAZO PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO El presente Contrato a Largo Plazo es suscrito entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, un órgano subsidiario de las Naciones Unidas, con domicilio en su Sede Central ubicada en __________________________ (en adelante se denominará el PNUD) y _______________________________ (en adelante se denominará el Contratista) con domicilio en ______________________________________________________________. CONSIDERANDO que el PNUD suscribirá el presente Contrato a Largo Plazo para la prestación de Servicios que brindará el Contratista al PNUD, de conformidad con las Oficinas del PNUD a nivel mundial, puede llegar a acuerdos contractuales específicos con el Contratista, según lo indicado en el presente documento. CONSIDERANDO que conforme a la Solicitud de Propuesta para ____________ la oferta del Contratista fue aceptada; POR CONSIGUIENTE, el PNUD y el Contratista “Partes”) por este medio acuerdan lo siguiente:

(denominados de aquí en adelante las

Artículo 1: ALCANCE DEL TRABAJO 1. El Contratista proveerá los tipos de servicios y productos, los cuales se encuentran enunciados en el Anexo 1 adjunto (“Servicios/Términos de Referencia) conforme a lo negociado por el PNUD Sede Central o la Oficina de País del PNUD y reflejado en un contrato, según el modelo adjunto en el Anexo 2. 2. Tales Servicios se prestarán a los precios con descuento mencionados en el Anexo 3. Los precios se mantendrán vigentes por un período de dos (2) años contados a partir de la fecha de entrada en vigor del presente contrato. 3. El PNUD no garantiza la adquisición de ninguna cantidad de Servicios durante el período de vigencia del Contrato, el cual será de dos (2) años. Artículo 2: CAMBIOS EN LAS CONDICIONES 4. En la eventualidad de que ocurra alguna mejora tecnológica y/o reducción de precios de los Servicios durante la vigencia del presente Contrato, el Contratista notificará al PNUD de manera inmediata. El PNUD considerará el impacto que causaría cualquiera de estos eventos y podrá solicitar una enmienda al Contrato.

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Artículo 3: REPORTES DEL CONTRATISTA 5. El Contratista le reportará al PNUD de manera ________ sobre los Servicios prestados al PNUD, incluyendo a sus Oficinas de País. Artículo 4: TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES Y ESPECIALES 6. Las Condiciones Generales estándar del PNUD para Servicios adjuntas en el Anexo 4, aplicarán al presente Contrato y a cualquier Contrato subsiguiente, de acuerdo con el párrafo 1 arriba indicado. Artículo 5: ACEPTACIÓN 7. El presente Contrato reemplaza todos los acuerdos escritos u orales previos, si los hubiere entre las partes y constituye todo acuerdo entre las partes con respecto al suministro de los Servicios mencionados en el presente documento. 8. El presente Contrato entrará en vigencia a partir de la fecha de la última firma realizada por los representantes de las Partes y tendrá un período de vigencia de dos años, el cual podrá prorrogarse por (un) año (adicional), por mutuo acuerdo de las partes. EN FE DE LO CUAL, los representantes de las partes, debidamente autorizados, firman el presente acuerdo. Por y en nombre de:

PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO

________________________________ __________________________________

Fecha: __________________________ _____________________________

Fecha:

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Anexo 1: Términos de Referencia

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Anexo 2: Contrato de Servicios N° ____________ EL PROGRAMA DE NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO y __________________________________________ Para la prestación de Servicios de Gestión de Viajes ("SGV") El presente Acuerdo a Largo Plazo entre el Sistema de las Naciones Unidas a través del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, órgano subsidiario de las Naciones Unidas, actuando en su nombre y en nombre de otras organizaciones participativas del Sistema de las Naciones Unidas en Colombia, con domicilio en _____________________ – Bogota, Colombia (en adelante denominado el “PNUD”) y _________________________________________ (en adelante denominada “Agente de Viajes” o Contratista), que ha sido debidamente creada bajo las leyes de de Colombia, cuyo domicilio es ________________________________. SE HACE CONSTAR QUE: CONSIDERANDO, que el PNUD, busca a un agente de viajes altamente calificado e independiente para la prestación de servicios completos y comprensibles de gestión de viajes a las Oficinas de País del PNUD y que ha realizado una Solicitud de Propuesta (“SDP”) con fecha___________________; CONSIDERANDO, que el Agente de Viajes aparenta ser un agente completamente acreditado, miembro de IATA, que conoce los requisitos del PNUD y que ha respondido a la SDP del PNUD a través de una Propuesta del Agente de Viajes con fecha ___________; CONSIDERANDO, que el Agente de Viajes se encuentra calificado, listo y disponible para prestar los servicios de gestión de viajes de acuerdo con el presente Acuerdo. Definiciones: A modo de comprender el presente Acuerdo, los términos en “negrita" tendrán el siguiente significado: "Agencias Asociadas" se refiere a los órganos y agencias de las Naciones Unidas y de las otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas, que soliciten servicios en virtud del presente Acuerdo (se brindará una lista de las agencias participantes al Agente de Viajes.) "Representante Autorizado" se refiere a cualquier persona designada por escrito por el PNUD y Agencias Asociadas para solicitar los Servicios de Gestión de Viajes. "País" ser refiere a de Colombia

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"Autorización de Viaje" se refiere a un formulario u otro documento de autorización de viaje emitido por el PNUD o que pueda ser autorizado por escrito por el PNUD, de tanto en tanto, para dicho uso por parte del Agente de Viajes. "Viajero" se refiere a cualquier persona designada a una Autorización de Viaje u otra solicitud que pueda ser aprobada por el PNUD, y cualquier otro viajero que pudiera ser autorizado para viajar a expensas del PNUD o de una Agencia Asociada. POR CONSIGUIENTE, las Partes convienen por el presente, lo siguiente: ARTÍCULO 1:

Alcance del Acuerdo

1.1 El presente Acuerdo es un compromiso celebrado para prestar SERVICIOS CORPORATIVOS DE AGENCIA DE VIAJES según lo establecido en los Términos de Referencia y propuesta seleccionada (en adelante denominados “Servicios de Gestión de Viajes”) llevados a cabo por el Agente de Viajes. ARTÍCULO 2:

Responsabilidades del Agente de Viajes

2.1 Los Servicios de Gestión de Viajes que pueden ser solicitados por el PNUD o por cualquiera de sus Agencias Asociadas y prestados por el Agente de Viajes, deberán realizarse de acuerdo a lo establecido en el Artículo I. 2.2 El Agente de Viajes deberá estar equipado con los sistemas y equipos adecuados para brindar los servicios requeridos. El Agente de Viajes proveerá los servicios a través del personal clave que se nombra a continuación: ___________________________________________________________________________ Para cualquier cambio en el personal clave mencionado, se requerirá la aprobación previa por escrito del PNUD. 2.3 Las calificaciones y experiencia de cualesquiera empleados que el Agente de Viajes pudiera asignar adicionalmente para prestar los servicios de Gestión de Viajes en virtud del presente, deberán ser las mismas o mejores que las detalladas en la Solicitud de Propuesta para Agente de Viajes. El Agente de Viajes deberá brindar los datos de contacto personales para asistir al PNUD durante emergencias fuera del horario normal de trabajo. 2.4 El Agente de Viajes no buscará ni aceptará indicaciones de ninguna autoridad ajena al PNUD o a las Naciones Unidas en relación al desempeño del presente Acuerdo, salvo autorización escrita. El Agente de Viajes se abstendrá de llevar a cabo cualquier acción que pueda afectar de forma negativa al PNUD o a las Naciones Unidas y deberá cumplir con sus compromisos teniendo plenamente en cuenta los intereses del PNUD y de las Naciones Unidas. ARTÍCULO 3:

Servicios prestados por el PNUD

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3.1 El PNUD presentará al Agente de Viajes una Autorización de Viajes indicando los derechos permitidos permitidos al Viajero para dicho viaje. Toda Autorización de Viaje deberá realizarse por escrito y ser firmada por un Representante Autorizado. El PNUD no se responsabiliza por ningún Servicio de Gestión de Viajes prestado por el Agente de Viajes que no cuente con dicha Autorización de Viaje. 3.3 Por los servicios prestados para el PNUD, el Agente de Viajes conviene en otorgar los siguientes rangos de descuento sobre tarifas IATA ……% y …………., según lo propuesto por el Agente de Viajes. ARTÍCULO 4. Pagos para el Agente de Viajes 4.1 Los pagos correspondientes se efectuarán según lo indicado en la SDP N°.. [Incluir información] 4.2 El Agente de Viajes presentará las facturas originales por los servicios otorgados de la siguiente forma: [Incluir información] ARTÍCULO 5. Responsabilidades de las Partes 5.1

[ Incluir información.].

ARTÍCULO 6:

Garantías

6.1

El Agente de Viajes garantiza que, al momento de emitir el boleto, obtendrá la tarifa más económica aplicable para el modo y la clase de servicios de viaje autorizados por el PNUD conforme al presente Acuerdo y de acuerdo con la Autorización de Viaje para el recorrido en cuestión. Dicha tarifa más baja será el reflejo de la ruta más directa y económica.

6.2

El PNUD tendrá el derecho de realizar controles antes y después de los viajes, a través de su personal, a modo de evaluar al Agente de Viajes con respecto a las tarifas más económicas. En caso de que el PNUD notifique al Agente de Viajes que toma en consideración el número de veces en que la tarifa más económica no ha sido obtenida por el Agente de Viajes, el PNUD tendrá el derecho de rescindir de inmediato el presente Acuerdo.

6.3

El PNUD no garantiza ninguna cantidad mínima de Servicios de Gestión de Viajes.

ARTÍCULO 7:

Duración

7.1

El presente Acuerdo tendrá plena vigencia por un período de ______ año/s, desde el______ hasta el______ a menos que sea rescindido previamente por el PNUD con quince (15) días de antelación mediante notificación escrita.

7.2

El presente Acuerdo podrá renovarse, dentro de las condiciones previstas y previo acuerdo escrito entre las Partes.

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ARTÍCULO 8: 8.1

Notificaciones

Cualquier notificación u otro comunicado que se requiera en virtud del presente Acuerdo deberá efectuarse por escrito y contra recibo por el destinatario para tales efectos.

Por el Sistema de las Naciones Unidas en Colombia Señor ---------Dirección Ciudad Fax: Teléfono Email: [email protected] Por el Agente de Viajes: _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ ARTÍCULO 9:

Confidencialidad

9.1 El Agente de Viajes no revelará por ningún motivo (a menos que lo requiera la ley u orden judicial) información alguna brindada por el PNUD al Agente de Viajes en virtud del presente Acuerdo. ARTÍCULO 10: Disposiciones Generales 10.1 El presente Acuerdo constituye la comprensión y el acuerdo total de las Partes sobre el mismo y sustituye cualquier y todo acuerdo previo, haya sido efectuado por escrito o en forma verbal, entre las Partes. 10.2 El presente Acuerdo se encuentra sujeto a las Condiciones Generales del PNUD. En caso de inconsistencia entre los documentos referidos en el presente Acuerdo, los términos del presente Contrato y de las Condiciones Generales del PNUD deberán imperar sobre los términos de la SDP N°_______., que deberá, a su vez, imperar sobre los términos de la Propuesta del Agente de Viajes. 10.3 El presente Acuerdo no podrá ser enmendado o modificado de modo alguno, sin la autorización por escrito de ambas partes y sin ser firmado por las mismas. ARTICULO 11: Seguridad 11.1 El Agente de Viajes es responsable por la seguridad de su personal y sus bienes y por los bienes del PNUD que se encuentren bajo custodia del Contratista. 11.2

El Agente de Viajes deberá:

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(a) Establecer un plan de seguridad adecuado y mantener dicho plan, tomando en cuenta la situación de seguridad del país en el cual se prestan los servicios; (b) Asumir todo riesgo y responsabilidad con relación a la seguridad del Agente de Viajes; así como la implementación completa del plan de seguridad. 11.3 El PNUD se reserva el derecho de verificar si dicho plan se encuentra bien establecido y de sugerir modificaciones a dicho plan cuando sea necesario. El incumplimiento de mantener e implementar un plan de seguridad adecuado como se requiere en el presente contrato se considerará como incumplimiento del mismo. No obstante lo que antecede, el Agente de Viajes será el único responsable por la seguridad de su personal y por la de los bienes del PNUD que se encuentren bajo su custodia como se dispone en el párrafo 11.1 mencionado anteriormente. ARTICULO 12. Auditoria e investigaciones 12.1 Cada factura pagada por el PNUD estará sujeta a una auditoría de pos-pago realizada por auditores, ya sea internos o externos al PNUD o por agentes autorizados por el PNUD en cualquier momento durante el término de duración del Contrato y por un período de tres (3) años una vez que venció el Contrato o previo a la rescisión del mismo. El PNUD tendrá derecho a recibir un reembolso por parte del Contratista por cualquier monto revelado en dichas auditorías que hayan sido pagados por el PNUD que no sean de conformidad con los términos y condiciones del presente Contrato. En caso de que los auditores determinen que existe algún fondo pagado por el PNUD que no haya sido empleado de acuerdo a las cláusulas del presente Contrato, la compañía deberá rembolsar dicho fondo en el acto. En caso de que la compañía no reembolse dichos fondos, el PNUD se reserva el derecho de encontrar la manera de recuperarlos y/o de llevar a cabo cualquier otro procedimiento que considere necesario. 12.2 El Contratista reconoce y acuerda que en cualquier momento el PNUD puede realizar investigaciones con relación a cualquier aspecto del Contrato, a las obligaciones desempeñadas en virtud del mismo y a las operaciones en general del Contratista. El derecho del PNUD de llevar a cabo una investigación y la obligación del Contratista de cumplir con dicha investigación no cesará con el vencimiento o la previa rescisión del presente Contrato. El Contratista deberá brindar cooperación completa y oportuna ante cualquier inspección, investigación o auditoría a pos-pago. Dicha cooperación deberá incluir la obligación del Contratista de poner a su personal y a cualquier documentación a disposición para dicho propósito pero no se limitará a dicha obligación; y de garantizar el acceso del PNUD al establecimiento del Contratista. El Contratista deberá requerir que sus agentes, incluyendo sus abogados, contadores u otros asesores, pero no limitándose a ellos, cooperen de manera razonable con cualquier inspección, investigación o auditoría a pos-pago llevadas a cabo por el PNUD en virtud del presente Contrato. ARTICULO 13: Anti-terrorismo El Contratista acuerda realizar todo esfuerzo razonable para asegurar que ninguno de los fondos recibidos del PNUD en virtud del presente Contrato, sean empleados para brindar ayuda a individuos o entidades asociadas al terrorismo y que los beneficiarios de cualquier monto proporcionado por el PNUD en virtud del presente no figuran en la lista que mantiene el Comité del Consejo de Seguridad establecida según la resolución 1267 (de 1999). Se puede acceder a dicha lista en la siguiente dirección:

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http://www.un.org/Docs/sc/committees/1267/1267ListEng.htm. Dicha disposición deberá estar incluida en todo sub-contrato o sub-acuerdos celebrados en virtud del presente Contrato. . EN FÉ DE LO CUAL, las Partes, a través de sus representantes debidamente autorizados, firman el presente Acuerdo: Por el Sistema de las Naciones Unidas a través del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, órgano subsidiario de las Naciones Unidas, actuando en su nombre y en nombre de otras organizaciones participativas del Sistema de las Naciones Unidas en Colombia:

_____________________________________________ [Nombre y Cargo]

____________________ [Fecha]

_____________________________________________ [Nombre y Cargo]

_____________________________________________ [Nombre y Cargo]

_____________________________________________ [Nombre y Cargo]

Por y en nombre de [Agente de Viajes]:

_____________________________________________ [Nombre y Cargo]

____________________ [Fecha]

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Anexo 3: Precios de Descuento. Serán proporcionados por la empresa contratada.

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Anexo 4: Condiciones Generales del PNUD - Aplicable a todos los contratos. Condiciones Generales para los Servicios Profesionales 1. CONDICIÓN JURÍDICA Se considerará que el Contratista tiene la condición legal de un contratista independiente con respecto al PNUD. Ni el personal del Contratista ni los subcontratistas que emplee se considerarán bajo ningún aspecto empleados o agentes del PNUD ni de las Naciones Unidas. 2. ORIGEN DE LAS INSTRUCCIONES El Contratista no solicitará ni aceptará instrucciones de ninguna autoridad externa al PNUD en relación con la prestación de los servicios conforme a las disposiciones del presente Contrato. El Contratista evitará cualquier acción que pudiera afectar de manera adversa al PNUD o a las Naciones Unidas y llevará a cabo los servicios comprometidos bajo este contrato velando en todo momento por los intereses del PNUD. 3. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA HACIA SUS EMPLEADOS El Contratista será responsable por la competencia profesional y técnica de su personal y seleccionará, para trabajar bajo este Contrato, a individuos confiables que se desempeñen eficazmente en la ejecución del mismo, que respeten las costumbres locales y que ajusten su conducta a elevadas normas éticas y morales. 4. CESIÓN El Contratista no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar el presente Contrato, en todo o en parte, ni sus derechos, títulos u obligaciones en virtud de él, salvo que contara con el consentimiento escrito previo del PNUD. 5. SUBCONTRATACIÓN En el caso de que el Contratista requiriera los servicios de subcontratistas, el Contratista deberá obtener la aprobación escrita previa y la autorización del PNUD para todos los subcontratistas. La aprobación de un subcontratista por parte del PNUD no relevará al Contratista de ninguna de sus obligaciones bajo el presente Contrato. Los términos y condiciones de todos los subcontratos estarán sujetos y deberán ajustarse a las disposiciones de este Contrato. 6. PROHIBICIÓN DE QUE LOS FUNCIONARIOS OBTENGAN BENEFICIOS El Contratista declara que ningún funcionario del PNUD o de las Naciones Unidas ha recibido o recibirá ningún beneficio directo o indirecto como consecuencia del presente Contrato o de su adjudicación. El Contratista acepta que la violación de esta norma constituye un incumplimiento de una cláusula esencial del presente Contrato. 7. INDEMNIZACIÓN El Contratista indemnizará, defenderá y mantendrá indemne a su costa al PNUD, a sus funcionarios, agentes y empleados contra todos los juicios, reclamos, demandas y responsabilidades de toda naturaleza o especie, incluidos los costos y gastos que se derivaren de actos u omisiones del Contratista o de sus empleados, funcionarios, agentes o subcontratistas en la ejecución de este Contrato. Esta cláusula será aplicable también, inter alia, a cualquier

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reclamo y responsabilidad que se vincule con indemnizaciones por accidentes de trabajo de los empleados del Contratista, así como responsabilidades por sus productos y por el uso de inventos o artículos patentados, material protegido por derechos de autor o por otros derechos intelectuales que pudieren presentar el Contratista, sus empleados, funcionarios, agentes, personal a cargo o subcontratistas. Las obligaciones establecidas en el presente Artículo no caducarán al terminar este Contrato. 8. SEGUROS Y RESPONSABILIDAD HACIA TERCEROS 8.1 El Contratista obtendrá y mantendrá los seguros de indemnización y responsabilidad contra todo riesgo con relación a elementos de su propiedad y a todo el equipo que utilizare para la prestación de servicios en virtud del presente Contrato. 8.2 El Contratista proporcionará y mantendrá los seguros correspondientes para cubrir indemnizaciones por accidentes de trabajo o su equivalente para su personal por cualquier reclamo a causa de accidentes o fallecimiento que pudieran tener lugar con relación a este Contrato. 8.3 El Contratista también proporcionará y mantendrá seguros de responsabilidad civil por un monto adecuado a fin de cubrir reclamos de terceros por muerte o accidente, o pérdida o daños a la propiedad, que pudieren tener vinculación con la prestación de servicios bajo este contrato o por la utilización de cualquier vehículo, embarcación, aeronave u otro equipo alquilado o de propiedad del Contratista o de sus agentes, empleados o subcontratistas para la ejecución del trabajo o la prestación de los servicios vinculados con el presente Contrato. 8.4 A excepción de la indemnización del personal por accidentes de trabajo, las pólizas de seguro contempladas en este Artículo deberán: (i) Designar al PNUD como asegurado adicional; (ii) Incluir una cláusula en la que la Compañía de Seguros renuncia a subrogarse de los derechos del contratista en contra o respecto del PNUD; (iii) Incluir la indicación de que el PNUD será notificado por escrito con treinta (30) días de anticipación por parte de los aseguradores de cualquier cancelación o cambio en la cobertura. 8.4 El Contratista proporcionará, a solicitud del PNUD, prueba satisfactoria de los seguros exigidos bajo esta Cláusula. 9. EMBARGO PREVENTIVO / DERECHO DE GARANTIA REAL El Contratista no provocará ni permitirá que un derecho de garantía real, embargo preventivo o gravamen constituido o trabado por alguna persona sea incluido o permanezca en el expediente de cualquier oficina pública o en un archivo del PNUD para cobrar cualquier deuda monetaria vencida o por vencerse y que se le deba en virtud del trabajo realizado o de los materiales suministrados conforme al presente Contrato o en razón de cualquier otra demanda o reclamo contra el Contratista.

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10. PROPIEDAD DEL EQUIPAMIENTO La propiedad de cualquier equipamiento y de suministros que pudiera proporcionar el PNUD quedará en manos del PNUD, debiéndose devolver al PNUD dicho equipamiento al finalizar el presente Contrato o cuando el mismo ya no sea necesario para el Contratista. El equipamiento deberá devolverse al PNUD en las mismas condiciones en que fuera recibido originalmente por el Contratista, a excepción del desgaste normal que el mismo pudiera haber sufrido por su utilización. El Contratista será responsable ante el PNUD por el equipamiento dañado o deteriorado más allá del desgaste normal causado por su utilización. 11. DERECHOS INTELECTUALES, PATENTES Y OTROS DERECHOS DE PROPIEDAD El PNUD será el titular de todos los derechos intelectuales y demás derechos de propiedad, incluyendo, patentes, derechos de propiedad intelectual y marcas comerciales con relación a los productos, documentos y otros materiales que se vinculen directamente con o se produzcan o preparen o se armen como consecuencia de o en el transcurso de la vigencia del presente Contrato, no siendo esta enumeración taxativa. A solicitud del PNUD, el Contratista tomará todos los recaudos necesarios, ejecutará todos los documentos necesarios y asistirá en general para resguardar dichos derechos de propiedad y transferir los mismos al PNUD de acuerdo con los requerimientos de la legislación que fuera aplicable. 12. UTILIZACIÓN DEL NOMBRE, EMBLEMA O SELLO OFICIAL DEL PNUD O DE LAS NACIONES UNIDAS El Contratista no publicitará o hará pública la circunstancia de que está prestando servicios para el PNUD, ni utilizará el nombre, emblema o sello oficial del PNUD o las Naciones Unidas o abreviatura alguna del nombre del PNUD o de las Naciones Unidas con fines vinculados a su actividad comercial. 13. NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN 13.1 Los mapas, dibujos, fotografías, mosaicos, planos, informes, recomendaciones, cálculos, documentos y demás datos compilados o recibidos por el Contratista en virtud del presente Contrato serán de propiedad del PNUD y serán considerados de carácter confidencial y se entregarán solamente a los funcionarios del PNUD debidamente autorizados al concluir los trabajos previstos en virtud del presente Contrato. 13.2 El Contratista no podrá divulgar en ningún momento a ninguna persona, Gobierno u autoridad ajena al PNUD ninguna información a la que tenga acceso a causa de su vinculación con el PNUD y que no tenga estado público, sin la autorización del PNUD, ni podrá utilizar la misma para su propia ventaja. Estas obligaciones no caducarán al terminar el presente Contrato. 14. FUERZA MAYOR; OTRAS MODIFICACIONES EN LAS CONDICIONES 14.1 Fuerza mayor, tal como se la entiende en esta Cláusula, significa actos fortuitos, de guerra (declarada o no) invasión, revolución, insurrección u otros actos de naturaleza o fuerza similar que estén fuera del control de las Partes. 14.2 En el caso de cualquier evento de fuerza mayor y tan pronto como posible a partir de que el mismo haya tenido lugar, el Contratista comunicará este hecho por escrito con todos los detalles correspondientes al PNUD así como cualquier cambio que tuviera lugar si el Contratista no pudiera, por este motivo, en todo o en parte, llevar a cabo sus obligaciones ni

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cumplir con sus responsabilidades bajo el presente Contrato. El Contratista también notificará al PNUD cualquier otra modificación en las condiciones o en la aparición de cualquier acontecimiento que interfiriera o amenazara interferir con la ejecución del presente Contrato. Esta notificación incluirá todas las medidas alternativas razonables para dar cumplimiento al presente que no se vean impedidas por el evento de fuerza mayor. Al recibir la notificación requerida bajo esta Cláusula, el PNUD tomará las acciones que, a su criterio, considere convenientes o necesarias bajo las circunstancias dadas, incluyendo la aprobación de una extensión de tiempo razonable a favor del Contratista para que el mismo pueda desarrollar sus obligaciones bajo el presente Contrato. 14.3 En caso de que el Contratista no pudiera cumplir con las obligaciones contraídas bajo el presente Contrato, ya sea parcialmente o en su totalidad, en razón del evento de fuerza mayor ocurrido, el PNUD tendrá el derecho de suspender o rescindir el presente Contrato en los mismos términos y condiciones previstos en la Cláusula 15 “Rescisión”, salvo que el período de preaviso será de siete (7) días en lugar de treinta (30) días. 15. RESCISIÓN 15.1 Cualquiera de las partes podrá rescindir el presente Contrato con causa justificada, en su totalidad o parcialmente, notificando a la otra parte por escrito con un preaviso de treinta días. La iniciación de un procedimiento arbitral según la Cláusula 16 “Resolución de Conflictos” que se indica más abajo, no se considerará una rescisión del presente Contrato. 15.2 El PNUD se reserva el derecho de rescindir sin causa alguna el presente Contrato, en cualquier momento, notificando por escrito al Contratista con 15 días de anticipación, en cuyo caso el PNUD reembolsará al Contratista todos los gastos razonables en los que éste incurriera con anterioridad a la recepción del aviso de rescisión. 15.3 En caso de rescisión por parte del PNUD bajo el presente Artículo, no habrá pago alguno adeudado por el PNUD al Contratista a excepción del que corresponda por trabajos y servicios prestados satisfactoriamente de acuerdo con las cláusulas expresas de este Contrato. El Contratista tomará las medidas necesarias para finalizar el trabajo y los servicios correspondientes en forma perentoria y ordenada a fin de minimizar pérdidas y gastos adicionales. 15.4 En caso de que el Contratista fuera declarado en quiebra o sujeto a liquidación judicial o fuera declarado insolvente, o si el Contratista cediera sus derechos a sus acreedores, o si se nombrara a algún Beneficiario a causa de la insolvencia del Contratista, el PNUD podrá, sin perjuicio de ningún otro derecho o recurso al que pudiera tener lugar, rescindir el presente Contrato a partir de esa fecha. El Contratista informará inmediatamente al PNUD en caso de que sucediera alguna de las situaciones arriba mencionadas. 16. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS 16.1. Resolución Amigable Las Partes realizarán todos los esfuerzos posibles para resolver en forma amigable cualquier disputa, controversia o reclamo que surgiese en relación con el presente Contrato o con alguna violación, rescisión o invalidez vinculada al mismo. En caso que las partes desearan buscar una solución amigable a través de un proceso de conciliación, el mismo tendrá lugar de acuerdo con las Reglas de Conciliación de la CNUDMI (en inglés, UNCITRAL) vigentes en ese momento o conforme a cualquier otro procedimiento que puedan acordar las partes.

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16.2. Arbitraje A menos que las disputas, controversias o reclamos que surgieran entre las Partes con relación a este Contrato, o con la violación, terminación o invalidez del mismo, se resolvieran amigablemente de acuerdo con lo estipulado en el párrafo precedente de este Artículo dentro de los sesenta (60) días a partir de la recepción por una de las Partes de la solicitud de la otra Parte de resolución amigable, dicha disputa, controversia o reclamo podrá ser presentada por cualquiera de las Partes para la iniciación de un proceso de arbitraje según el Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI vigente en ese momento, incluidas sus disposiciones sobre las leyes aplicables. El tribunal arbitral no tendrá autoridad para determinar sanciones punitivas. Las Partes estarán obligadas por el fallo arbitral resultante del citado proceso de arbitraje a modo de resolución final para toda controversia, reclamo o disputa. 17. PRIVILEGIOS E INMUNIDADES Nada que estuviere estipulado en el presente Contrato o que con él se relacionare, se considerará como renuncia, expresa o implícita, a los privilegios e inmunidades de las Naciones Unidas o de sus órganos subsidiarios. 18. EXENCIÓN IMPOSITIVA 18.1 El Artículo 7 de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas dispone, entre otras cosas, que las Naciones Unidas, incluidos sus órganos subsidiarios, quedarán exentos del pago de todos los impuestos directos, salvo las tasas por servicios públicos; además se exime a las Naciones Unidas de pagar los derechos aduaneros e impuestos similares en relación con los artículos importados o exportados para uso oficial. Si alguna autoridad de gobierno se negase a reconocer la exención impositiva de las Naciones Unidas en relación con dichos impuestos, derechos o cargos, el Contratista consultará de inmediato al PNUD a fin de determinar un procedimiento que resulte aceptable para ambas partes. 18.2 De igual modo, el Contratista autoriza al PNUD a deducir de la facturación del Contratista cualquier monto en concepto de dichos impuestos, derechos o gravámenes, salvo que el Contratista haya consultado al PNUD antes de abonarlos y que el PNUD, en cada instancia, haya autorizado específicamente al Contratista a pagar dichos impuestos, derechos o gravámenes bajo protesta. En ese caso, el Contratista le entregará al PNUD comprobantes escritos de que el pago de dichos impuestos, derechos o gravámenes se ha realizado con la debida autorización. 19. TRABAJO DE MENORES 19.1 El Contratista declara y garantiza que ni él ni ninguno de sus proveedores se encuentra involucrado con prácticas que violen los derechos estipulados en la Convención de los Derechos del Niño, incluyendo el Artículo 32 de la misma que, inter alia, requiere que se proteja a los menores de la realización de trabajos riesgosos o que interfieran con la educación del menor o sean dañinos para su salud o atenten contra su desarrollo físico, mental, espiritual, moral o social. 19.2 Cualquier violación de esta declaración y garantía permitirá al PNUD rescindir el presente Contrato en forma inmediata, notificando debidamente al Contratista, sin cargo alguno para el PNUD. 20. MINAS

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20.1 El Contratista manifiesta y garantiza que ni el Contratista ni sus proveedores se encuentran activa y directamente comprometidos en actividades de patentamiento, desarrollo, ensamblado, producción, comercialización o fabricación de minas o en actividades que se relacionen con los componentes primariamente utilizados para fabricar las Minas. El término “Minas” se refiere a aquellos dispositivos definidos en el Artículo 2, Párrafos 1, 4 y 5 del Protocolo II, adjunto a la Convención de 1980 sobre Prohibiciones y Restricciones del Empleo de Ciertas Armas Convencionales que puedan considerarse excesivamente nocivas o de efectos indiscriminados. 20.2 Ante cualquier violación de esta manifestación o garantía el PNUD tendrá derecho a rescindir este Contrato de inmediato mediante notificación enviada al Contratista, sin que esto implique responsabilidad alguna por los gastos de rescisión o cualquier otra responsabilidad por parte del PNUD. 21. CUMPLIMIENTO DE LA LEY El Contratista cumplirá con todas las leyes, ordenanzas, reglas y reglamentaciones que se relacionen con sus obligaciones conforme al presente Contrato. 22. FACULTAD PARA INTRODUCIR MODIFICACIONES Ninguna modificación o cambio efectuados a este Contrato, y ninguna renuncia a cualquiera de sus disposiciones ni cualquier relación contractual adicional con el Contratista tendrá validez y será aplicable frente al PNUD salvo que se incluya en una enmienda al presente Contrato que esté debidamente firmada por el funcionario autorizado del PNUD.

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