PROPONER UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DE MERCANCIAS EN LA EMPRESA IMPORTADORA R&O VENEZUELA ROVECA C.A.

República Bolivariana de Venezuela. Universidad José Antonio Páez. Facultad de Ciencias Sociales. Escuela: Contaduría Pública.

PROPONER UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DE MERCANCIAS EN LA EMPRESA IMPORTADORA R&O VENEZUELA ROVECA C.A.

Empresa: Importadora R&O Venezuela Roveca C.A.

AUTOR: Génesis Ramones.

San Diego, Edo. Carabobo, 02 de Octubre de 2014

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

PROPONER UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DE MERCANCIAS EN LA EMPRESA IMPORTADORA R&O VENEZUELA ROVECA C.A.

CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN

Nombre, firma y cedula de identidad del tutor académico

Nombre, firma y cedula de identidad del tutor empresarial

AUTOR: Génesis Ramones CI: 18.897.577

San Diego, Edo. Carabobo, 02 de Octubre de 2014

INDICE GENERAL

CONTENIDO

P.P.

AGRADECIMIENTOS........………………………………………………… i INDICE GENERAL…………………………………………………………. ii LISTA DE TABLAS……………………….…………………………….….iii LISTA DE GRÁFICOS……………………………………………………....iv INTRODUCCION…………………………………………………………… 1 CAPITULO I.

LA EMPRESA 1.1. Descripción de la empresa ……………………………………… 3 1.2. Reseña histórica…………………………………………………. 3 1.3.Misión……………………………………………………………. 4 1.4.Visión…………………………………………………………….. 4 1.5.Estructura organizacional de la Empresa………………………… 5 1.6.Estructura Organizacional del Departamento……………………. 5 1.7.Actividades Desarrolladas Durante el Periodo de Pasantías ……. 6

II.

EL PROBLEMA 2.1. Identificación del problema……………………………………... 7 2.2. Planteamiento del problema…………………………………….. 7 2.3. Formulación del problema……………………………………… 10 2.4. Objetivos 2.4.1. Objetivo General……………………………………… 10 2.4.2. Objetivos Específicos…………………………………. 10

2.5. Justificación...…………………………………………………… 10 2.6. Alcance………………………………………………………….. 12 III.

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL 3.1. Antecedentes…………………………………………………….. 13 3.2. Bases Teóricas…………………………………………………… 16 3.3. Bases Legales……………………………………………………. 33 3.4. Definición de Términos Básicos………………………………… 34

IV.

FASES METODOLOGICAS 4.1. Fase I……………………………………………………………… 36 4.2. Fase II……………………………………………………………... 38 4.3. Fase III…………………………………………………………….. 38

V.

RESULTADOS 5.1. Presentación de los Resultados……………………………………. 40 5.2. FASE I…………………………………………………………….. 42 5.3. FASE II……………………………………………………………. 51 5.4. FASE III…………………………………………………………… 53

CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones……………………………………………………………. 62 Recomendaciones………………………………………………………..63 REFERENCIAS Bibliográficas…………………………………………………………… 65 Electrónicas……………………………………………………………... 66

LISTA DE CUADROS

CONTENIDO

P.P.

CUADRO 1. Matriz de Observación Directa……………………………………… 41 2. Existencia de un Sistema de Control de Inventario…………………. 43 3. Cantidad de mercancía presente en almacén..……………………..... 44 4. Registro de Salidas de mercancías……………………………….….. 45 5. Coincidencia de mercancía con facturación………………………… 46 6. Sistema de Codificación…………………………………………..… 47 7. Supervisión del área de almacén……………………………………..48 8. Implementar un Sistema de Control de Inventario…………………..49 9. Beneficios de un Sistema de Control de Inventario………………… 50 10. Actividades a Realizar……………………………………………… 54 11. Listado de Artículos y Codificación según Sistema ABC.

Artículos

A…………………………………………………………. 55 12. Listado de Artículos y Codificación según Sistema ABC.

Artículos

B…………………………………………………………. 56 13. Listado de Artículos y Codificación según Sistema ABC. C…………………………………………………………. 58

Artículos

LISTA DE GRAFICOS

CONTENIDO

P.P.

GRAFICO 1. Estructura organizacional de la Empresa…………………………….. 5 2. Estructura organizacional del Departamento de Ventas……………... 5 3. Existencia de un Sistema de Control de Inventario…………………. 43 4. Cantidad de mercancía presente en almacén..……………………..... 44 5. Registro de Salidas de mercancías……………………………….…. 45 6. Coincidencia de mercancía con facturación………………………… 46 7. Sistema de Codificación…………………………………………..… 47 8. Supervisión del área de almacén……………………………………..48 9. Implementar un Sistema de Control de Inventario…………………..49 10. Beneficios de un Sistema de Control de Inventario………………… 50 11. Matriz DOFA………..……………………………………………… 53 12. Formato para el Registro de Entradas de Mercancías………………. 60 13. Formato para el Registro de Salidas de Mercancías……..…………. 61

INTRODUCCION

Dentro de la gestión de cualquier empresa, generalmente una de las actividades que representa gran importancia es el manejo de inventarios. Finney, Millar (1978:28), definen los inventarios de una empresa como la compra de artículos en condiciones para la venta. Los inventarios representan una base para la toma de decisiones estratégicas dentro de una organización, debido a que dependiendo de los niveles y rendimiento del mismo, se definen las compras y son parte importante en el cálculo de la rentabilidad de un negocio. Particularmente, en el sector automotriz se manejan grandes inventarios de piezas y materiales indispensables para el funcionamiento de automóviles. Importadora R&O Venezuela Roveca C.A. empresa dedicada a la compra y venta de piezas y repuestos para vehículos actualmente presenta pérdidas monetarias y desorganización dentro del manejo de sus inventarios, ya que no siguen ningún tipo de sistema para el control de los mismos. Como objetivo general de la presente insepropone la implementación de un sistema de inventario, con el fin de disminuir las pérdidas y promover la optimización del control de inventarios, a través del diseño de una metodología para el manejo eficiente de los mismos mediante la aplicación del Análisis ABC El informe está estructurado de la siguiente manera: Capítulo I: La Empresa, en este capítulo se da a conocer todos los detalles de la empresa, tales como su ubicación geográfica, una breve reseña histórica, además la misión y visión, así como también la estructura organizacional tanto de la empresa en general como del departamento específico a trabajar. Capítulo II: El Problema: está comprendido por el planteamiento del problema y su formulación, además de los objetivos del informe, tanto el objetivo general como los objetivos específicos, la justificación y el alcance

del informe. Capítulo III: Marco Referencial Conceptual: en este capítulo se plasman los antecedentes relacionados con el objetivo del presente informe, además se desarrollan las bases teóricas, así como también se da una definición de los términos básicos de este informe. Capítulo IV: Fases Metodológicas: en el cual se explican las fases en las que se desarrolla este informe. Capítulo V: aquí se describirán todos los Resultados obtenidos durante el desarrollo de este informe de pasantías.

CAPITULO I

LA EMPRESA

1.1.Descripción de la Empresa Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A., es una empresa dedicada a la importación, distribución, comercialización, compra y venta, al mayor y detal de repuestos y piezas para vehículos y maquinarias en general. 1.2.Reseña Histórica A finales de 2007 Angel Rojas y Douglas Oropeza deciden asociarse y aperturar esta empresa cuyo nombre inicial es Importadora R&O Venezuela RovecaC.A.. Comenzaron siendo unos distribuidores pequeños de venta al detal y distribución puntual de repuestos y piezas para vehículos. En 2010 inician el proceso de crecimiento de la empresa, y esto comenzó ubicándose en una oficina en el Centro Comercial Metroplaza en San Diego Estado Carabobo, donde comenzaron sus operaciones formalmente. Luego en 2011 se reubicaron en la Av. Bolívar Norte Edif. Residencias Maggiore Piso 2, Oficina 21-09, por razones de logística y operatividad. Para 2012 la empresa ya había adquirido una cartera de clientes bastante amplia y con el pasar del tiempo la empresa siguió creciendo, logrando expandirse a nivel regional con el trabajo de distintos vendedores ubicados en Carabobo principalmente, y no fue sino hasta 2013 que se comenzaron a ubicar vendedores en algunos estados del territorio nacional, emprendiendo así el camino para lograr lo que se espera sea

Importadora R&O Venezuela Roveca C.A. en unos años, una empresa con presencia a nivel nacional. Actualmente Importadora R&O Venezuela Roveca C.A., cuenta con vendedores en el Distrito Capital, Edo. Miranda, Aragua, Cojedes, Barinas, Bolívar y por supuesto Carabobo como sede principal, de este modo espera expandirse a nivel nacional, también espera aumentar sus productos en stock, ya que la situación actual del país ha acarreado falta de mercancía y por lo tanto pérdida de clientes, por lo que requiere aumentar su inventario físico disponible para garantizar que los clientes obtengan los repuestos solicitados a tiempo y así ofrecer la mejor atención posible. 1.3.Misión Convertirse en su proveedor de confianza de Repuestos para vehículos, al mayor y al detal, ofreciendo productos de alta calidad, a los mejores precios del mercado, con garantías confiables y prestando un servicio que se adapte ante todo a las necesidades del Cliente, es decir, brindarle Soluciones de Calidad, en Cualquier Parte del Territorio Nacional, en el Menor Tiempo Posible y al Menor Precio del Mercado. 1.4.Visión Importadora R&O Venezuela Roveca C.A. debe ser una empresa que esté cada día más cerca de las necesidades de sus Clientes, no sólo expandiendo su presencia a nivel regional y nacional a través de vendedores en diferentes regiones, sino también mediante la continua innovación de su gama de productos. Y de esta manera consolidarse como su Proveedor de Repuestos para vehículos a nivel nacional, Brindándole Soluciones de Calidad que vayan de la Mano con sus Necesidades y orientada al cliente y en permanente crecimiento y rentabilidad.

1.5. Estructura Organizacional de la empresa. A continuación se muestra el organigrama de la empresa. (Ver figura N°1):

Figura N°1: Organigrama General de la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A Fuente: Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A.

1.6.Estructura del Departamento de Ventas.

Pasante

Figura N°2: Organigrama del departamento de Ventas de Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A. Fuente: Departamento de Ventas

1.7.Actividades DesarrolladasDurante el Periodo de Pasantías. •

Presentación en el Departamento de Ventas.

•

Asignación de Actividades del Departamento.

•

Inducción al funcionamiento Administrativo del Inventario y listas de productos.

•

Registro de las operaciones diarias.

•

Verificación de pedidos hechos por clientes.

•

Revisión de listas en existencia.

•

Revisión de proveedores que cuenten con los productos solicitados.

•

Realización de pedido a proveedores.

•

Verificar entrega de pedidos a clientes por parte de vendedores.

•

Revisión de facturas recibidas de los vendedores.

•

Envío de facturas al contador.

•

Archivar documentación.

CAPITULO II

EL PROBLEMA

2.1. Identificación del Problema. Al analizar el funcionamiento y control de inventario de la empresa Roveca C.A., este presenta algunas fallas en cuanto su manejo y control de artículos disponibles en almacén, debido a que no hay ningún tipo de procedimientos que reúnan los requisitos para llevar un adecuado control de las entradas y salidas de repuestos, lo cual genera un desconocimiento de la existencia disponible, llegando a tener como consecuencia; retraso en la prestación de los servicios como despacho y distribución y a su vez la insatisfacción por parte del cliente por el retraso en el servicio prestado por la empresa. 2.2. Planteamiento del Problema. Al hablar de inventarios, Orlando Espinoza (2011) señala que: “El control de inventarios es un herramienta fundamental en la administración moderna, ya que ésta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las empresas”. En este sentido, podemos decir que la base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario, este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control del mismo de manera oportuna, además de ayudar a la correcta toma de decisiones, así como también

conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Por tal razón, el manejo efectivo de los inventarios es esencial a fin de proporcionar el mejor servicio a los clientes, debido a que si el manejo de estos no es el adecuado, se pueden presentar atrasos en los pedidos, o ausencia de los artículos en un almacén, lo que trae como consecuencia, la pérdida del cliente ya que el servicio que presta la empresa es inadecuado. De la misma forma, una empresa con un buen sistema de control de inventario se reflejará en ejercicios con mayores utilidades en medida de la relación por el cumplimiento de la demanda de artículos por los clientes. De esta manera, los inventarios forman parte muy importante para los sistemas de contabilidad de una empresa, ya que el inventario constituye, por lo general, el activo mayor en sus balances generales y son las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén para la venta o actividades productivas, y su venta es el corazón del negocio, ya que para una empresa mercantil, la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado período de tiempo. En los inventarios existen dos aspectos de suma importancia que generan incertidumbre, como lo son la escasez de mercancía y el exceso de inventario, estos son problemas que se presentan si no se poseen buenas políticas de inventario. La escasez de mercancía produce una demanda insatisfecha lo que ocasiona un disgusto en el cliente e indirectamente desprestigia a la empresa; y un exceso de inventario ocasiona tener un capital que se encuentra ocioso además de consumir recursos. El problema de todos los inventarios es determinar un punto de armonía entre lo que es la escasez y el exceso de productos. Es por esto que, la finalidad principal de la planificación y control de inventarios es determinar el nivel de existencias adecuado para minimizar las fallas de stock y poder así atender en todo momento la demanda requerida por los clientes, debido a que las fallas de stock ocasionan pérdidas por las ventas que dejan de realizarse, además, de pérdidas de clientes por el mal servicio prestado.

En este sentido, está el caso de la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A, dedicada a la distribución, compra y venta al detal y al mayor de repuestos y piezas para vehículos, y ésta por ende, posee un almacén donde se resguardan todos los artículos disponibles para ser comercializados. No obstante, la situación presente en la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A, es que, por ser una empresa nueva o por desconocimiento de los dueños no posee procedimientos de control de inventario, que le ayuden al buen funcionamiento de la empresa, según se desprende de los reportes de ventas emitidos en los últimos meses, lo que ha traído como consecuencia, pérdida de clientes por falta de artículos en stock y mal manejo de los pedidos a proveedores. Por tal motivo, la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A, no posee ningún sistema de información computarizado que le pueda ayudar a tomar decisiones, en relación al control que se le debería tener al inventario, solo se guardan las facturas realizadas en carpetas y son enviadas al contador. Todos los materiales que distribuye la empresa son solicitados por los dueños teniendo una apreciación propia de la demanda, estos se basan netamente en su experiencia para solicitarlo lo que le ha ocasionado problemas de inventario. De acuerdo a lo expuesto anteriormente, este informe se realiza con la finalidad de proponer un sistema de control de inventario a la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A, que facilite el control de los artículos en almacén, ayude a su correcta distribución y aplicación en el área de inventario, lo cual servirá de gran ayuda al momento de tomar decisiones y mejorar el funcionamiento del inventario y por ende, generar optimas ganancias para la empresa.

2.3. Formulación del Problema ¿De qué manera beneficiaria la implementación de un sistema para el control de inventario de mercancías, en la empresaImportadora R&O Venezuela Roveca C.A.? 2.4. Objetivos. 2.4.1. Objetivo general: Proponer un sistema para el control de inventario de mercancías en la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A. 2.4.2. Objetivos específicos: •

Diagnosticar la situación actual en relación al proceso de control de inventario de mercancía que maneja actualmente la empresa Importadora R&O VenezuelaRoveca C.A. con respecto a la existencia de mercancía dentro del almacén.

•

Identificar las debilidades en el sistema actual de control de inventario de mercancía en la empresa Importadora R&O VenezuelaRoveca C.A.

•

Proponer el plan para la implementación de un sistema para el control de inventario de mercancía en la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A.

2.5. Justificación: El presente informe de pasantías se justifica debido a la problemática que presenta la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A, donde se nota la necesidad de establecer un sistema estratégico que permita tener un adecuado manejo del inventario de mercancía, con el fin de contribuir con el mejoramiento de las ventas, motivado a que si no se tiene un sistema controlado del inventario, al momento de vender posiblemente no se pueda contar con la mercancía, ya que no se sabe

exactamente con que repuestos cuenta para la venta, lo cual genera una pérdida de pedidos, debido al incumplimiento con los clientes a la hora de entregar mercancía por falta de existencia la misma en almacén. Por lo antes expuesto, la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A., requiere contar con un manejo más efectivo del inventario, por lo que la realización de este trabajo permitirá llevar un inventario más confiable, en cuanto a la mercancía que se encuentra en existencia en el área de almacén, brindándoles la propuesta de un sistema de inventarios que garanticen los avances en el proceso de inventario que actualmente realiza la empresa Roveca C.A., también determinar sus debilidades, así como sus fortalezas para realizar las operaciones de manera óptima, realizando cambios positivos y adaptaciones en el proceso, dando beneficios a la empresa, sirviendo de guía para el mejoramiento de sus actividades con respecto al almacén, lo que hará más fácil el control de las entradas y salidas de repuestos. La importancia de este informe, radica en que como no existe un adecuado sistema de control de inventario, entonces, dará el impulso para la orientación en la necesidad de contar con un sistema para el control del inventario, específicamente en la empresa Roveca C.A., garantizando de esta forma, el adecuado manejo y cumplimiento de los pedidos, y de esta manera generar mayores ganancias a dicha empresa, así mismo será de gran importancia para el autor, ya que este implementara todos los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera. Finalmente, este informe constituirá un antecedente para futuras investigaciones que se desarrollen acerca del tema; sirviendo además de herramienta, para los profesionales, empresarios e interesados en la materia del control de inventarios, específicamente en lo que respecta a repuestos y piezas para vehículos. 2.6. Alcance

Este informe de pasantías se realiza en la empresa Roveca C.A. ubicada en la Avenida Bolívar Norte, edificio Residencias Maggiore Piso 2, Oficina 21-09. Sector San José, dedicada a la Compra y Venta al mayor y detal relacionadas con repuestos y partes para vehículos; y en la cual se propone la implementación de un sistema de inventarios de mercancías para contribuir al mejoramiento del proceso con respecto al mismo, realizando de esta forma sus operaciones de una manera más eficaz.

CAPÍTULO III

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

Hernández Sampieri (2008) señala que un Marco Referencial Conceptual: “Es una selección de los aspectos más importantes que describen el estado pasado y actual del conocimiento sobre el problema a investigar… Ello implica exponer y analizar las teorías, las conceptualizaciones y los antecedentes en general, que se consideren válidos para el correcto encuadre del estudio… El marco teórico proporciona una visión de dónde se sitúa el planteamiento propuesto dentro del campo de conocimiento en el cual nos moveremos” (Hernández; 2008:64). 3.1. Antecedentes. Para la realización del presente estudio se tomaron en cuenta diferentes trabajos de investigación, cuyos antecedentes guardan relación con el tema, éstos sirvieron como base de datos importantes, es decir, como apoyo al marco referencial de manera precisa y objetiva, los cuales se mencionan a continuación: Nelvis (2012) de la Universidad José Antonio Páez, realizó la siguiente investigación: “Plan Estratégico para el control de inventario de materia prima en la empresa Corimón Pinturas, C.A. ubicada en el municipio Valencia Edo. Carabobo”. Donde se analiza el caso de esta empresa que posee un almacén de materia prima al cual no se le realiza una adecuada gestión de las actividades administrativas relacionadas con el inventario, y en donde su objetivo fue elaborar un plan estratégico que permitiese manejar el inventario físico de la empresa.

En este sentido, esta investigación guarda relación con este informe de pasantías ya que muestra la importancia de implementar planes estratégicos que permitan el mejoramiento continuo del control de los inventarios, mediante planes bien estructurados con bases donde se estudie la mejor opción para cada empresa u organización. Por otro lado; Cerro, Martínez y Toyo, (2011) para optar por el título de Contador Público, Egresadas de la Universidad de Carabobo Presentaron una investigación titulada: “Propuesta de un sistema automatizado para el control de inventario de la empresa Inversiones N&A 03-77, C.A. “y estatiene como objetivo principal proponer el diseño de un sistema automatizado para el control del inventario de la empresa Inversiones N&A 03-77, C.A. La misma se encuentra enfocada al estudio de la adopción de la NIC2 y de las NIIF para PYMES sección 13 y las leyes, las cuales se orientan al control y manejo de inventarios de una forma automatizada y eficaz en Inversiones N&A 03-77, C.A. La metodología utilizada se enmarco dentro de la modalidad de campo y se seleccionó como muestra el total de la población de la organización, puesto que es una empresa pequeña y todos sus integrantes están relacionados en el proceso. Este análisis sirve para enfocar los aspectos que podrían ser mejorados por la empresa Inversiones N&A 03-77, C.A para la automatización del control de inventario. Esta investigación constituye una guía para este trabajo ya que en este se pretende profundizar en la implementación de un sistema y procedimientos que promuevan el mejoramiento continuo del control del inventario. Así mismo, Briceño, Marrero y Torres (2010), para optar por el título de Contador Público, egresadas de la Universidad de Carabobo, realizaron una investigación que se titula: “Propuesta de un manual de control interno de inventario para optimizar las operaciones del área de almacén de Solven, C.A. Ubicada en Guacara - Estado Carabobo.” Dicha investigación tiene como objetivo proponer un

manual de control interno de inventario para optimizar las operaciones del área de almacén en la empresa Solven, C.A., ubicada en Guácara del Estado Carabobo. La investigación está enmarcada bajo la modalidad de proyecto factible con un diseño documental apoyada en un trabajo de campo y un nivel descriptivo. Los resultados obtenidos permitieron evidenciar las dificultades existentes del control interno de los inventarios así como también la mala gestión dentro de los almacenes. Por lo que se recomendó la adopción un manual de control interno de inventario, tomando en consideración que el mismo le permitirá mejorar el desempeño de los procesos en el área de almacenes de la organización En este sentido, la investigación anteriormente nombrada guarda relación con este estudio, ya que, el objetivo de la misma es proponer mejorar el proceso de inventario, implementando en este caso un manual de procedimientos, y de esta manera promover el buen funcionamiento de las operaciones del almacén. Asimismo, Morillo y Orozco (2009), para optar por el título de Contador Público en

la Universidad de Carabobo en su trabajo de grado del “Diseño de una

propuesta para el mejoramiento del manejo de los inventarios enfocados en la adopción de la Norma Internacional de Contabilidad numero dos (NIC Nº 2) en empresas comerciales. Caso de estudio Cerámicas para el hogar, C.A. (Ceramihogar. C.A.)” se plantea la necesidad de adoptar las Normas Internacionales de Información Financiera para conciliar y unificar diferentes prácticas contables en sustitución a los Principios de Contabilidad de Aceptación General en Venezuela. Es un proyecto de tipo factible, el cual se apoya en una investigación de campo y documental de nivel descriptivo. El estudio se centra específicamente en la importancia del control sobre los inventarios mediante la utilización de un manual de normas y procedimientos que permita monitorear, organizar y clasificar los inventarios, además de garantizar el registro correcto y oportuno con el fin de mantener actualizada la información relativa a las existencias.

El estudio sirve de base a la presente, ya que es preciso crear un sistema para manejar los inventarios, para ello debe disponer de un sistema de información eficiente y de una serie de normas y/o regulaciones que le permita el llevar adecuadamente su contabilidad. Chirinos, Moreno y Ríos (2007) Universidad de Carabobo realizaron una investigación titulada: “Manual de Control Interno para el Área de Inventario que Permita Mejorar la Eficiencia y Eficacia de Inversiones “El Jalapeño” Ubicada en la Ciudad de Valencia del Estado Carabobo”, para optar al título de licenciado en Contaduría Pública, propuso un manual de normas y 37 procedimientos para implementar controles en las actividades operativas de inventario. Esta investigación se enfocó en el análisis de controles internos de inventario para la regulación de los materiales utilizados en la elaboración del producto final, y así disminuir los desperdicios derivados del inadecuado funcionamiento en la utilización de los productos perecederos. Se concluyó que los controles de inventario son deficientes, lo cual dificulta la toma de decisiones de forma efectiva ya que no se cuenta con información veraz. Los aportes al presente informe consiste en la necesidad de cambiar los controles interno en el área del almacén, los cuales son ineficientes e insuficientes, lo que origina descontroles por pérdidas y hurtos en la mercancía que sale del almacén; además de aportar propuestas y estrategias fundamentales para garantizar la efectividad del proyecto y así poder corregir las debilidades existentes. 3.2. Bases Teóricas Mijares y Garcia (2011) en cuanto a las bases teóricas mencionan que “No constituyen la simple redacción de las ideas expuestas por diversos autores; es necesario eslabonar y relacionar dichas teorías con el problema a investigar”

3.2.1. Control en las organizaciones El control es un factor

primordial en las organizaciones, pues, aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. En este mismo sentido, el autor Henry Farol lo define de esta manera: “El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.” (p.24), Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser entendida: •

Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

•

Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida regulación.

•

Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en

las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición. Importancia del control Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: •

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

•

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

•

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

•

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa KenichiOhmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

•

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo. Pasos del proceso de control El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa". Se llevan cuatro pasos los cuales son:

•

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal. las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación, estando definidos en términos claros y mensurables, que incluyan fechas límites específicos.

•

Medir los resultados: Comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si esto se logra es de suponer que "todo esta bajo control".

•

Tomar medidas correctivas: Si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y, si el análisis indica que se deben tomar medidas.

•

Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de ésta la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.

3.2.2. Inventario

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir, la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado período de tiempo. El término inventario, encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente

en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.

Tipos de Inventarios Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos: •

Inventarios de materia prima

•

Inventarios de producción en proceso

•

Inventarios de productos terminados

•

Inventarios de materiales y suministros Inventarios de materia prima Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a

los cuales se les aplicó la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado. Una de las características del inventario de productos en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción. Inventarios de Productos Terminados: Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

Inventarios de Materiales y Suministros En el inventario de materiales y suministros se incluye: •

Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.

•

Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.

•

Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades. Inventario de Seguridad Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de

la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.

Costos de Inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios. La gestión de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos: •

Costos asociados a los Flujos

•

Costos asociados a los Stocks

•

Costos asociados a los Procesos Costos Asociados a los Flujos Son los necesarios para la operación normal en la consecución del fin. Mientras que los asociados a la inversión son aquellos financieros relacionados con depreciación y amortización. Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor, y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta tanto los costos de operación como los asociados a la inversión.

Costos Asociados a los Stock: En este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos serían entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de stocks, en este caso cuentan con una componente fundamental los costos financieros de las existencias. Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios habrá que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo para decidir el

tamaño óptimo del pedido), ya que los costos no evitables, por propia definición permanecerán afuera sea cual fuere la decisión tomada.

Costos Asociados a los Procesos Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse de esta manera destacando los costos de las existencias que se clasificarían en: Costos de compras, de lanzamientos de pedidos y gestión de actividad. Un caso paradigmático es el siguiente. En general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras. ¿Por qué no incorporan también los costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?, como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos táctica o explicita en el precio de adquisición. Pero incluso cuando el transporte está gestionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.

Objetivos del Inventario Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocándolos a disposición en el momento indicado para así evitar aumentos de costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.

Cuentas a controlar relacionadas con los inventarios. Para poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener bien claro lo que son los inventarios. El inventario es por lo general, el activo mayor en los

balances de una empresa; así también los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente los gastos mayores en el estado de resultado. A aquellas empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan de una constante información resumida y analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las cuentas podemos mencionar las siguientes:

Inventario (inicial): El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente. Compras: En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra: Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras. Gastos de compras: Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Devoluciones en ventas: La cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. Mercancías en tránsito: En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.

Inventario (final): El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar del periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Ahora bien los inventarios tienen como funciones el añadir una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En lo que es fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina en máquina y que estas se preparen para producir una sola parte. Es por eso que los inventarios tienen como funciones la eliminación de irregularidades en la oferta, la compra o producción en lotes o tandas, permitir a la organización manejar materiales perecederos y el almacenamiento de mano de obra.

Control de inventarios Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer su situación financiera y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

Finalidad del Control de Inventarios El control de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:

•

Minimización de la inversión en inventarios: El inventario mínimo es cero,

la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de financiamiento del inventario será de $100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario. •

Afrontando la demanda: Si la finalidad de la administración de inventario

fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente

etc. Sin embargo, resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere. Importancia del control de inventarios El Control de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos: 1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artículos del inventario merecen una atención especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el proceso de producción. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de continuidad en el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la

producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario: 1.

Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los

abastecimientos de los diferentes productos. 2.

Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría

adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rápidamente la demanda. 6. Recurrir a la informática. Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario, porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque: 1.

La demanda no se puede pronosticar con certeza.

2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender. Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, porque los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero. La meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido

el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel óptimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en qué punto se podrían minimizar estos costos.

Características y Análisis del Inventario: Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuáles son las etapas que se presentaran en el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son: •

Materia Prima

•

Productos en proceso

•

Productos terminados

•

Suministros, repuestos

En caso de materia prima: esta es importada o nacional; si es local existen problemas de abastecimiento; si es importada el tiempo de aprovisionamiento; la obsolescencia de los inventarios; tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación; tienen seguro contra incontinencias; deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería; se debe saber la forma de contabilización de los inventarios, correcta valorización de la moneda empleada para su contabilización. Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen; que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada; áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.; como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada; tecnología empleada; naturaleza y liquidez de los inventarios; características y naturaleza del producto; características del mercado; canales de distribución; analizar la evolución y la tendencia.

3.2.3. Análisis ABC El análisis ABC es una sistemática de clasificación muy sencilla usada frecuentemente a la hora de diseñar la distribución óptima de inventarios en almacenes. Esta metodología es usada sobre todo en el sector logístico, tiendas y almacenes de stock de todo tipo. Su propósito es optimizar la organización de los productos de forma que los más solicitados se encuentren al alcance más rápidamente y de esta forma reducir tiempos y aumentar la eficiencia. Cómo hacer un análisis ABC Para realizar un análisis ABC primeramente hay que determinar cuáles son los artículos más importantes que tenemos en el almacén. Posteriormente

los

diferenciamos en 3 grupos: •

Artículos de tipo A: Se refieren a los más importantes (los más usados, más vendidos o más urgentes). Suelen ser los que más ingresos dan. Estas representan alrededor del 80% del valor total comprado. Estás referencias son en las que se tiene que focalizar el departamento de compras, ya que son pocas referencias (en torno al 20%) y cualquier acción que haga sobre ellas tendrá un impacto muy importante en el resultado de compras. Lo normal es tratar de negociar muy bien los precios, intentar tener poco stocks de estas referencias (tener mucho supondría tener mucho dinero inmovilizado), buscar colaboraciones con los proveedores para tratar de disminuir el coste integral. •

Artículos de tipo B: Son aquellos de menor importancia o de una importancia secundaria, representan el 15% del valor y aunque no son tan importantes como las A, hay que tratar de controlarlas. Por ejemplo, estableciendo una frecuencia de pedidos adecuada,

haciendo una

negociación con proveedores con una frecuencia más baja que con las referencias A. •

Artículos de tipo C: Son también llamadas “comodities” representan solo el 5% del valor. El departamento de compras se despreocupa, asocia un stock mínimo y estos carecen de importancia. Muchas veces tenerlos en el almacén cuesta más dinero que el beneficio que aportan.

Una vez hecha la asignación se procederá a colocar los artículos de Tipo A en las zonas más alcanzables: en la entrada del almacén, en la parte delantera de las estanterías, en las zonas más transitadas de las tiendas… del mismo modo los artículos Tipo B y C que son los menos solicitados estarán colocados en las zonas menos accesibles, ya que la necesidad de disponer de ellos es menor. Con respecto al almacén de mercancías también puede utilizar bastantes tipos de ABC, pero el más importante es el ABC de acumulado de líneas de salida (picking) por referencia. Este suele ser el más importante porque la mayor parte de los costes de un almacén (en torno al 40-45%) suele estar en las tareas de preparación de pedidos. En la preparación de pedidos, el “cost-driver” es la línea de picking, que es la que obliga a hacer un recorrido para coger una cantidad. Es mucho más costoso ir 100 veces al día a recoger una unidad de una referencia que ir 2 veces a recoger 50, por eso se utiliza las líneas y no las unidades. Cuando se tienen muchas referencias es fundamental definir un ABC de manera que:




Las referencias A que producen el 80% de las líneas de salida estén en lugares de rápida y fácil (ergonomía) accesibilidad. (Por ejemplo, estanterías dinámicas con Pick-to-light).




Las referencias B, accesibilidad media.




Las referencias C, suelen ser un número muy alto de referencias que solo produce el 5% de las salidas y que se suelen poner en una zona aparte, con estanterías

convencionales de picking (minimizando la inversión) y donde lo que se suele buscar es minimizar el espacio ocupado. El método ABC permite aumentar la eficiencia de los almacenes al ahorrar tiempo a los encargados a la hora de recoger y dejar los artículos, puesto que pueden tener mejor controlados los ítems más solicitados y requerir menos movimientos para gestionarlos, para que así, a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración eficiente. Estas bases teóricas nos ayudaran a darle un respaldo a estainforme, ya que debe respaldarse con conocimientos válidos. De acuerdo con Cerda Hugo (2001), “Es imposible concebir una investigación científica sin la presencia de bases teóricas, porque a éste le corresponde la función de orientar y crear las bases de la investigación.”(p.170).

3.3. Bases Legales Según Villafranca D. (2002) “Las bases legales no son más que se leyes que sustentan de forma legal el desarrollo del proyecto” explica que las bases legales “son leyes, reglamentos y normas necesarias en algunas investigaciones cuyo tema así lo amerite”. En base a lo anterior, cconstituyen el basamento legal del presente informe, que tienen como finalidad establecer los parámetros legales que deben cumplirse para el óptimo funcionamiento del control interno en el inventario. 3.3.1. Código de Comercio Este cuerpo legal fue decretado el 21 de diciembre de 1955, tiene por objetivo regular las operaciones mercantiles y establece en los artículos 32 y 35 lo siguiente:

•

Artículo 32: “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de los Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimará conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones”.

•

Artículo 35: “Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.”

3.3.2. Norma Internacional de Contabilidad N· 2 Inventarios (NIC 2) El propósito de esta norma es establecer fundamentos contables para el tratamiento de los inventarios. Además expresa términos conceptuales, mediciones, costos, reglas de valuación, sistemas de evaluación, provisiones, presentación contable referidas a los inventarios. En relación al costo del inventario la NIC 2 establece lo siguiente: El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. Con respecto a la valoración del inventario el costo se determinará usando los métodos FIFO (primera entrada primera salida) o costo promedio ponderado.

3.4. Definición de Términos Básicos. Según Tamayo (1993), la definición de términos básicos "es la aclaración del sentido en que se utilizan las palabras o conceptos empleados en la identificación y formulación del problema." (p. 78). Almacén es el lugar donde se resguardan los productos y materiales con los que cuenta la empresa para su actividad y comercialización. Demanda Pedido de mercancías o bienes sujeto al pago de una cantidad determinada. Mercancía es una cosa mueble que se constituye como objeto de trato o venta. El concepto suele aplicarse a los bienes económicos que son susceptibles de compra o venta. Productos terminados es el producto que se encuentra en las condiciones esenciales disponible para su venta, luego de haber pasado por una serie de procesos para su culminación y convertirse en producto terminado. Stock representa el almacenamiento de insumos y productos terminados a la espera del proceso de venta, en un tiempo más o menos cercano, el objetivo es abastecer en el momento oportuno, en la cantidad suficiente, con la calidad requerida y la financiación adecuada, las demandas originadas por el proceso de comercialización del producto. Stock de seguridad es una reserva de stock que permite satisfacer alguna demanda imprevista de los clientes. El stock de seguridad se genera para reducir las incertidumbres que se producen en la oferta y la demanda.

CAPÍTULO IV

FASES METODOLOGICAS

En este capítulo se presentan las fases en las cuales se señala de forma sistematizada y organizada los pasos, técnicas y procedimientos a emplear para obtener la información necesaria y dar respuesta así a las interrogantes, tomando en cuenta los objetivos específicos que queremos alcanzar con esta investigación, lo cual permite conocimiento integral del problema y el manejo de los datos de una manera confiable.

Fases Metodológicas. 4.1. Fase I: Diagnosticar la situación actual en relación al proceso de control de inventario de mercancía que maneja actualmente la empresa Importadora R&O VenezuelaRoveca C.A. con respecto a la existencia de mercancía dentro del almacén. Para establecer un diagnóstico adecuado sobre la situación actual de la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A., con respecto a la necesidad de la implementación de un sistema de control de inventario, se debe seleccionar a la población que va a ser objeto de estudio; asiLevin&Rubin (1996) señala "Una población es un conjunto de todos los elementos que estamos estudiando, acerca de los cuales intentamos sacar conclusiones". Para este informe de pasantías, la población está constituida por el personal que labora en la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A., es decir, al ser una empresa pequeña, esta está conformada por doce (12) personas. Por su parte se debe indicar que la muestra según Murria R. Spiegel (1998) "Se llama muestra a una parte de la población a estudiar que sirve para representarla".

Es decir de toda la población estudiada seleccionamos una muestra de personas directamente relacionadas a la empresa y esta muestra representa a toda la población de la misma. Ahora bien, es importante seleccionar las fases metodológicas a aplicar mediante las cuales se va a recopilar la información, y esto es mediante instrumentos de recolección de datos y referente a esto, Sabino Carlos señala “Un instrumento de recolección de datos es en principio cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información. De este modo el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de la investigación…” (Pág. 149). De esta forma, en esta investigación se aplicó como técnica de recolección de datos es la Observación Directa, que según Wilson (2000): “Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos, es directa cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el hecho o fenómeno que trata de investigar”. Esta técnica permitirá evidenciar la problemática presentada por la empresa. Otra técnica de recolección de datos utilizada en este informe es la entrevista que según Briones (2012) “Es una conversación entre un investigador y una persona que responde a preguntas orientadas a obtener la información exigida por los objetivos de un estudio”. Es de tipo no estructurada, con respecto a esto, la entrevista no estructurada se reduce a una simple conversación sobre el tema de estudio, en el que las preguntas orales deberán estar correctamente elaboradas de acuerdo a los criterios y objetivos formulados. En este sentido, primeramente se le realizó, al Director de la empresa objeto del presente estudio, una entrevista enfocada a obtener la información sobre el control de

inventario que efectúa la empresa actualmente. Para luego de esto establecer unas interrogantes a realizar en las conversaciones con los empleados, dirigidas a recopilar información sobre la problemática. 4.2. Fase II: Identificar las debilidades en el sistema actual de control de inventario de mercancía en la empresa Importadora R&O VenezuelaRoveca C.A. En esta fase de este estudio, el propósito se centró en determinar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, del sistema de control de inventario actual de la empresa. Esta fase es primordial, debido a que a través de ella se puso hacer énfasis en lo que realmente se propuso, ya que al lograr obtener el diagnostico real del área en estudio, se puso atacar las debilidades y amenazas, así como también fortalecer las oportunidades encontradas. En este sentido, durante esta fase se utilizó toda la información recopilada a través de las distintas técnicas e instrumentos de recolección de datos, como fueron, la entrevista no estructurada y la observación directa, y se plasmaron en una Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y amenazas (DOFA), ya que, según Serna (1997) permite obtener “una clara visión de los datos obtenidos, a fin de establecer condiciones favorables que permitan disminuir las amenazas y aprovechar las oportunidades…”.

4.3. Fase III: Proponer el plan para la implementación de un sistema para el control de inventario de mercancía en la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A. En esta fase se procede a diseñar el plan de implementación de un sistema de control de inventario de mercancías, que debe poseer todos los atributos necesarios para que su uso impulse el mejoramiento de las actividades relacionadas a esta área

estudiada, de manera que se logre optimizar el control del inventario y de esta forma cubrir las expectativas tanto de la empresa como de los clientes. Con la finalidad de elaborar este plan, se tomara como base los resultados obtenidos en la realización de la Matriz DOFA, para que así cada uno de esos datosayuden al cumplimiento de losobjetivos, para de esta manera asegurar que el plan propuesto pueda llevarse a cabomediante la aplicación del Análisis ABC.

CAPITULO V

RESULTADOS

5.1. Presentación de los Resultados En el presente capitulo se procedió a revisar los datos obtenidos a través del instrumento de recolección de datos para así darles respuesta a los objetivos específicos antes planteados. En primera instancia se realizó una encuesta a los empleados de la empresa, para observar detalladamente la situación actuar de dicha entidad. Posterior a esto, los datos obtenidos de la aplicación de las interrogantes se presentan en tablas donde serán reflejados en graficas de cada ítem con su correspondiente

frecuencia

porcentual

mediante

técnicas

estadísticas,

para

posteriormente a esto, proceder a analizar cualitativamente los resultados, para dejar en claro la situación actual de la organización. Se realizó el instrumento metodológico de observación directa, el cual se plasmó en una matriz denominada Matriz de Observación Directa, calificando con las ponderaciones: Si y No, permitiendo así la visualización del estado actual de la Empresa. Una vez realizado esto, se procede a la realización de un análisis DOFA, para determinar las debilidades, oportunidades y fortalezas que presenta la empresa y así obtener las posibles estrategias que puedan mejorar el funcionamiento del proceso de control de inventario en la empresa Importadora Venezuela R&O Roveca C.A.

Cuadro N°1: Matriz de Observación Directa: Ítem

Interrogante

1

¿Existe un sistema que permita el control de

Si

No

inventario? 2

¿Conoce la cantidad exacta de mercancía que se encuentra en la empresa?

3

¿Lleva registro de salidas de mercancía que se efectúan diariamente en la empresa?

4

¿Coinciden las salidas de mercancías con la facturación de la empresa?

5

¿La empresa cuenta con un sistema de codificación para seleccionar la mercancía según el tipo?

6

¿Considera que las funciones en el área de almacén son correctamente supervisadas?

7

¿Cree usted que debería implementarse un sistema para el control de inventario?

8

¿Cree usted que la implementación de un nuevo sistema de inventarios traería beneficios a la empresa?

En base a los resultados obtenidos se pudo evidenciar como existen deficiencias significativas referentes al manejo del inventario que se realiza diariamente en la empresa.

5.2. Fase I: Diagnosticar la situación actual en relación al proceso de control de inventario de mercancía que maneja actualmente la empresa Importadora R&O VenezuelaRoveca C.A. con respecto a la existencia de mercancía dentro del almacén. La siguiente fase metodológica se realiza mediante la aplicación de los instrumentos de recolección de datos para a través de ellos, identificar debilidades y fortalezas dentro de los procesos de control de inventario. Estas interrogantes fueron planteadas al grupo que conforma la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A.Se presentan los resultados con preguntas cerradas, constituidas por ocho (8) ítems.Los resultados se plasmaran a través de graficas circulares; incluyendo un breve análisis que nos ayude a resolver los objetivos planteados.

Ítem No. 1:¿Existe ¿Existe un sistema que permita el control de inventario? Cuadro No 2. Existencia de un sistema de control de inventario. Alternativa

Frecuencia

Porcentaje

Si

2

16,70%

No

10

83,33%%

TOTAL

12

100%

Fuente: Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A (2014)

Grafico No 3:Existencia Existencia de un sistema de control de inventario.

Si, 16,70%

Si No

No, 83,30%

Fuente: Cuadro No 2

Análisis: El grafico que se presenta anteriormente se puede evidenciar que el 83,30% de los integrantes de la empresa comunican no tener un sistema que permita controlar el inventario. Por otro lado, un 16,70% afirma tener un sistema que facilita el control del inventario, entario, lo que refleja que la mayoría de los empleados de la empresa, no tienen claro si existe o no dicho sistema, lo que acarrea incongruencias en la realización de las actividades que se desempeñan diariamente en la entidad.

Ítem No.2:¿Conoce ¿Conoce la cantidad cant exacta de mercancía que se encuentra en el almacén de la empresa? Cuadro No 3: Cantidad de mercancía presente en el almacén. Alternativa

Frecuencia

Porcentaje

Si

5

42%

No

7

58%

TOTAL

12

100%

Fuente: Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A (2014)

Grafico No 4. Cantidad de mercancía presente en el almacén.

Si, 41,67% No, 58,33%

Si No

Fuente: Cuadro No 3

Análisis: En esta grafica se puede evidenciar como solo el 41,67% de las personas encuestadas conocen la cantidad exacta de mercancía que se encuentra en el almacén, mientrass que el 58,33% restante no se encuentra del todo seguro en relación a la cantidad de mercancía presente. Lo que dice que algunos empleados de la empresa, no están familiarizados con la cantidad de mercancía que maneja la entidad, lo que puede traer como consecuencia onsecuencia faltante de mercancía, y por lo tanto pérdidas para la empresa, ya que al no tener certeza de la cantidad que se encuentra en almacén no se puede tener un control exacto y preciso.

Ítem No.3: ¿Lleva registro de salidas de mercancía que se efectúan diariamente en la empresa? Cuadro No 4: Registro de salidas de mercancía. Alternativa

Frecuencia

Porcentaje

Si

0

0%

No

12

100%

TOTAL

12

100%

Fuente: Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A (2014)

Grafico No 5. Registro de salidas de mercancías.

Si, 0,00%

Si No

No, 100,00%

Fuente: Cuadro No 4

Análisis:En En la gráfica se observa que el 100% de la población afirma no llevar un registro de salidas de la mercancía que posee la empresa diariamente. Lo que trae como consecuencia que se presenten constantes perdidas de mercancías, ya que al no llevar un registro diario, no se tiene certeza de lo que se vende o de lo que entra en almacén, por lo que no se puede tener un control en las pérdidas o ganancias de la empresa.

Ítem No.4: ¿Coinciden las salidas de mercancías con la facturación de la empresa? Cuadro No 5: Coincidencia de mercancía con facturación. Alternativa

Frecuencia

Porcentaje

Si

2

16,67%

No

10

83,3%

TOTAL

12

100%

Fuente: Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A (2014)

Grafico No 6. Coincidencia de mercancía con facturación.

Si, 16,67%

Si No

No, 83,30%

Fuente: Cuadro No 5

Análisis:: La grafica representa que el 83,30% de la población considera que las salidas de mercancías coinciden con la facturación de la empresa, mientras que el 16,67% afirma que dicha mercancía si coincide con la facturación emitida por la empresa. Lo anterior hace referencia a que los empleados no tienen claro si los registros de facturación coinciden con las salidas de mercancía, ya que no hay registros palpables que evidencien las salidas de dicha mercancía.

Ítem No.5: ¿La empresa cuenta con un sistema de codificación para seleccionar la mercancía según el tipo? Cuadro No 6: Sistema de codificación. Alternativa

Frecuencia

Porcentaje

Si

0

0%

No

12

100%

TOTAL

12

100%

Fuente: Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A (2014)

Grafico No 7. Sistema de codificación.

Si, 0%

Si No

No, 100%

Fuente: Cuadro No 6

Análisis:: La grafica representa que el 100% de la población niega contar con un sistema de codificación para seleccionar la mercancía presente en almacén, según el tipo. Lo que trae como consecuencia que la mercancía no se administre adecuadamente, y no se lleve un control de la cantidad de artículos de cada tipo que se encuentran en el almacén, por lo que la codificación de dichos artículos sería de gran ayuda para identificar la cantidad precisa que se encuentra en existencia.

Ítem No.6: ¿Considera que las funciones en el área de almacén son correctamente supervisadas? Cuadro No 7: Supervisión del área de almacén. Alternativa

Frecuencia

Porcentaje

Si

4

33,3%

No

8

66,67%

TOTAL

12

100%

Fuente: Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A (2014)

Grafico No 8.Supervisión Supervisión del área de almacén.

Si, 33,30% Si

No, 66,67% No

Fuente: Cuadro No 7

Análisis:: En la gráfica se observa cómo el 66,67% de la población niega que las funciones del área del almacén estén correctamente supervisadas, mientras que por el contrario el 33,30% dice que dichas funciones están siendo supervisadas adecuadamente. Lo que refleja que los empleados no tienen claro si están siendo supervisados rvisados o no, lo que trae como consecuencia que puedan existir incongruencias en el funcionamiento del almacén, ya que en cada área de la empresa debe estar correctamente supervisada y tener bien definida una figura de liderazgo.

Ítem No. 7: ¿Cree usted que debería implementarse un sistema para el control de inventario? Cuadro No 8: Implementar un sistema de control de inventario. Alternativa

Frecuencia

Porcentaje

Si

12

100%

No

0

0%

TOTAL

12

100%

Fuente: Importadora R&O Venezuela Roveca, Roveca C.A (2014)

Grafico No 9. Implementar un sistema de control de inventario. No, 0%

Si No

Si, 100%

Fuente: Cuadro No 8

Análisis:: En la gráfica se observa cómo el 100% de la población afirma que debería implementarse un sistema para el adecuado control del inventario de mercancías de la empresa. Lo que evidencia que los empleados de la empresa desearían tener un sistema que permita un control adecuado del inventario, lo que traería múltiples beneficios ya que las actividades realizadas en esta área estarían realizadas en armonía por todos los empleados y se evitarían problemas a futuro.

Ítem No. 8: ¿Cree usted que la implementación de un nuevo sistema de inventarios traería beneficios a la empresa? Cuadro No 9: Beneficios de un sistema de control de inventario. Alternativa

Frecuencia

Porcentaje

Si

12

100%

No

0

0%

TOTAL

12

100%

Fuente: Importadora R&O Venezuela Roveca, C.A (2014)

Grafico No 10. Beneficios de un sistema de control de inventario.

No, 0%

Si No

Si, 100%

Fuente: Cuadro No 9

Análisis:: En la gráfica anterior podemos notar que el 100% de la población considera beneficioso para la empresa la implementación de un nuevo sistema de control de inventario. Lo que refleja que los empleados desearían que las actividades en esta área se realicen de una manera más organizada organizada y eficaz, lo que ayude al mejor funcionamiento de la entidad.

5.3. Fase II: Identificar las debilidades en el sistema actual de control de inventario de mercancía en la empresa Importadora R&O VenezuelaRoveca C.A. La presentación de las debilidades que se observaron a través de la aplicación de los instrumentos de recolección de datos, a los empleados de la empresa Importadora R&O Venezuela C.A, en cuanto al control de inventario de mercancías, quedaran plasmadas en una matriz DOFA, en la cual también se manifestaran las fortalezas presentes en la empresa y de esta manera, analizar de qué manera dichas fortalezas podrían ayudar en el logro de los objetivos planteados en este informe. Esta matriz se realiza en atención a los factores internos y externos. Es importante señalar, que cuando se tiene una visión precisa del funcionamiento de los factores internos (fortalezas y debilidades), la empresa tiene una herramienta que le permitirá tomar decisiones ajustadas a la realidad organizacional. Con referencia a los factores externos (oportunidades y amenazas), se da oportunidad a la empresa de tomar las previsiones, dado que muchas veces estos aspectos no pueden ser controlados por ésta. Esta matriz se define como una herramienta para conocer la situación real en que se encuentra la organización y planificar una estrategia a futuro que ayude a solventar las dificultades La matriz consta de algunas bases para su realización: •

Análisis Externo: La organización no existe ni puede existir fuera de un entorno que le rodea; así que el análisis externo permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede presentarle a una organización. •

Oportunidades: Las oportunidades son aquellos factores, positivos, que se generan en el entorno y que, una vez identificados, pueden ser aprovechados para beneficio de la organización.

•

Amenazas: Las amenazas son situaciones negativas, externas a la empresa, que la pueden afectar de manera negativa, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder enfrentarlas.

•

Análisis Interno: Los elementos internos que se deben analizar corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado, percepción de los consumidores, entre otros. El análisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la organización. •

Fortalezas: Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian a la empresa de la competencia.

•

Debilidades: Las debilidades se refieren a todos aquellos elementos, recursos de energía, habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización. También se pueden clasificar: aspectos del servicio que se brinda, aspectos financieros, aspectos de mercado, aspectos organizacionales, aspectos de control. Las debilidades son problemas internos, que, una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

Grafico Nro.11: Matriz DOFA Debilidades

Oportunidades

•La La empresa no implementa un sistema para el control del inventario en almacén. •No No existe un registro diario de las entradas y salidas de mercancia del área de almacén. •La La mercancia que ingresa al almacen no posee clasificación o codificación. •El El personal del área de almacen no se encuentra supervisado.

•Lograr Lograr un adecuado control de inventario de mercancias •Llevar Llevar un correcto registr diario de las salidas y entradas de mercancias del almacén.. •Efectuar Efectuar inventarios físicos periodicamente.

Fortalezas

Amenazas

•Las Las condiciones de almacenamiento son optimas y permite una adecuada organizacion de la mercancia. •El El personal encargado es abierto y flexible a la hora de adquirir conocimientos que mejoren sus tareas.

•La La adquisición de divisas significa un proceso lento y complicado que en muchas ocaciones retrasa la compra de la mercancia. •Disgusto Disgusto de los clientes por no recibir su mercancia en el tiempo correspondiente. •Competidores Competidores del mercado.

Fuente: Interrogantes realizadas a la empresa Importadora R&O Venezuela C.A. (2014)

5.4. Fase III: Proponer el plan para la implementación de un sistema para el control de inventario de mercancía en la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A. Una vez finalizada la fase de diagnóstico donde se pudo evidenciar los factores externos e internos que influyen sobre el manejo del inventario de mercancías en la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A., se hace necesario elaborar actividades de planificación nificación que permitan superar los puntos negativos que posee esta entidad, a través de sus puntos positivos. Es por esto que se propone un plan para la implementación de un sistema para el control de inventario de mercancías, tomando en consideración que en la empresa, los

empleados no tienen claro un sistema de control de inventario establecido que les permita ejercer sus tareas en esta área de manera adecuada. Esto, mediante la aplicación de un Sistema denominado Análisis ABC, que permite identificar los artículos según su nivel de ventas para la empresa, clasificándolos en Artículos Tipo A, Artículos Tipo B y Artículos Tipo C, por lo cual se debe realizar una lista de dichos artículos, con su respectiva codificación, que permita ubicarlos en el almacén de manera más eficaz, y así agilizar el proceso al momento de una venta. En este mismo sentido, también se propone la implementación de un formato que se utilice diariamente, en el cual se registren las entradas y salidas que se realicen en el almacén durante ese periodo, para de esta manera tener un mejor control sobre lo que sale y lo que entra al almacén. Cuadro Nro. 10. Actividades a Realizar. Objetivo

Proceso de Clasificación y codificación mediante Sistema ABC. Realización de un formato que refleje las entradas y salidas del almacén, el cual sea de uso diario.

•

Acción

Área

Responsable

Tiempo de Ejecución Estimado

Agrupar los artículos clasificados según su importancia Sistema ABC.

Almacén

Douglas Oropeza

2 Semanas

Formato que sirva como registro y soporte de las entradas y salidas del almacén.

Almacén

María Muñoz

3 Días

Realizar el proceso de Clasificación y codificación mediante Sistema ABC.

El análisis ABC es el primer paso que se debe aplicar en una situación de control de inventario, en donde se identifican los artículos de mayor importancia y se visualiza la forma más idónea de administrar los inventarios.

Al aplicar este tipo de clasificación de materiales lo que se busca es una discriminación de los mismos, con el fin de caracterizarlos y determinar cuáles requiere de un control más riguroso en el sistema de gestión y control de inventario. Para la realización de la clasificación ABC, se solicitó a la empresa los listados de artículos que maneja actualmente Importadora R&O Venezuela Roveca C.A., tomando en consideración la importancia para la empresa. En este sentido se presenta a continuación un listado solicitado y luego suministrado por la empresa, el cual muestra los artículos clasificados según su importancia, al cual también se le realizó el proceso de codificación, el cual consta de cinco (5) dígitos, cuyo primer digito representa el grupo al cual pertenece según su importancia. Cuadro Nro. 11. Listado de Artículos Clasificados y Codificados según Sistema ABC – Artículos Tipo A. Código

Descripción

Marca

A-3001

Muñonclio/R19/twingo/megane/ symbol/R11 (2 Uni) Caja

Dauer

A-4000

Terminal der. Aveo 04/07 (Unid)

Dauer

A-4001

Terminal izq. Aveo 04/07 (Unid)

Dauer

A-5000

Rotula logan (2 Uni) Caja

Dauer

A-7002

Juego ValalvulaAdm. Matiz/tico/damas (3pzas) (Caja)

Dauer

A-7003

Juego ValvulaAdm. Optra (4pzas) (Caja)

Dauer

A-8001

Pastillas traseras Optralimited(Caja)

Dauer

Precio de Venta

A-3589

AMORT DEL KA 1.6 04-09

Gabriel

A-5592

AMORT DEL CORSA 96-99

Gabriel

A-1152

AMORT TRAS GETZ-BRISA 05 (2UND) Caja

Gabriel

A-3589

AMORT DEL IZQ AVEO

Gabriel

A-3896

AMORT DEL DER AVEO

Gabriel

A-5987

AMORT TRAS IZQ OPTRA

Gabriel

A-5988

AMORT TRAS DER OPTRA

Gabriel

A-5991

AMORT DEL DER GETZ

Gabriel

A-3111

AMORT DEL CHEVETTE

Gabriel

A-2110

AMORT TRAS CHEVETTE

Gabriel

Cuadro Nro. 12. Listado de Artículos Clasificados y Codificados según Sistema ABC – Artículos Tipo B. Código B-7070 B-7550 B-7553 B-7554 B-7559 B-7652 B-7992 B-7997 B-7662

Descripción MALIBU MONTE CARLO 7383 STEEN SUZUKI STEEN SUZUKI SUZUKI GRAND VITARA SUZUKI GRAND VITARA SILVERADO SILVERADO DELCHEYENNE SILVERADO DELCHEYENNE SILVERADO CHEYENNE GRAN BLAZER

Marca RUGGER MM BRAKE GL MM BRAKE GL TOP BRAKE MM BRAKE XTENDER TOP BRAKE

Precio de Venta

B-0522 B-7331 B-7054 B-7054 B-7125 B-7915 B-7916 B-7916 B-7576 B-7584 B-7706 B-7535 B-7758 B-7877

B-7877 B-7223 B-7704 B-7069 B-7486 B-7154 B-7639 B-7441 B-7661 B-7846

ASTRA DEL 01-04 SWIFT 1.3 1.6 92-98 FORD 350 FORD 350 EXPLORER FORD 150 TRUCK FORD TRUCK F 150 FX4 TRASERA FORD TRUCK F 150 FX4 TRASERA FORD LARIAT FORTALEZA F 150 EXPEDITION NAVEGATOR FORD 100 FORTALEZA TRASERA FORD EXPLORER 02-04 FORD 250-350 FORD EXPLORER TRASERA FJ CRUCER 08, HILUX DOBLE,TACOMA,4 RUNNER 03-08 TUNDRA FJ CRUCER 08, HILUX DOBLE,TACOMA,4 RUNNER 03-08 TUNDRA CAMRY, CELICA, COROLLA TRAS YARIS DEL LAND CRUISER SAMURAY 76-90 HILUX DOBLE CAB. SAYLOR COROLLA BURBUJA CAMRY CELICA GRAND CHEROKEE 98-01 GRAND CHEROKEE 02-04

TOP BRAKE RUGGER GL PANTER GL TOP BRAKE TOP BRAKE GL TOP BRAKE TOP BRAKE TOP BRAKE PANTER UNITEK ICHIBAN

TOP BRAKE MM BRAKE TOP BRAKE TOP BRAKE TOP BRAKE GL GL MM BRAKE TOP BRAKE TOP BRAKE

Cuadro Nro. 13. Listado de Artículos Clasificados y Codificados según Sistema ABC – Artículos Tipo C.

Código C-EE30J C-023Z C-3234 C-0685 C-0137 C-9010 C-9620 C-8796 C-9974 C-4010 C-6011 C-401ª C-2X01 C-F351 C-2526 C-3242 C-6010 C-8011 C-5001 C-8739 C-9738

Descripción MUﾑON MITS. LANCER INFERIOR MUﾑON MITS. MF-MX MUﾑON MITS. MONTERO / NATIVA SUPERIOR MUﾑON MITS. PICK-UP L200 4X4 INFERIOR MUﾑON NISSAN PICK-UP FRONTIER 4X4 97 INF MUﾑON TOY. HILUX 4x4 9703 SUP. MUﾑON TOY. TERCEL DERECHO POLEA A/A ACCENTPOLEA A/A CIELO - LANOS - EXCELPOLEA DAMPER ACCENT ROD CIELO / AVEO DELANTERO ROD ELANTRA 1.8 97-99 DELANT. ROD ELANTRA 2.0 2000 DELANTERO ROD EXCEL / ACCENT DELANTEROROD EXCEL TRASERO SENSOR POSICION CIGUEﾑAL ACCENT SENSOR POSICION CIGUEﾑAL ACCENTSENSOR POSICION CIGUEﾑAL ACCENT* SENSOR POSICION CIGUEﾑAL RIO 1.5 DOCH POTENCIOMETRO DAEWOO PUNTA EJE FESTIVA

Marca PHIA GM RC RC MORUCH GENUINE GENUINE KOREA GMB HSC OEM APK X-2 X-2 HCC TREESTAR INZI HIK KOREA SKF SKF

Precio de Venta

C-D000 C-5172 C-6000 C-K150 C-2835

•

DELANTERA PUNTA EJE MATIZ DEL. DERECHA RADIADOR GETZ 1.6 RARIADOR RIO STYLUS 1.5 DOCH SINCRONICO REGULADOR PRESION GASOLINA ACCENT REGULADOR PRESION GASOLINA CIELO "CURVO

KBC KBC KBC KOREA GMB

Realización de un formato que refleje las entradas y salidas del almacén, el cual se utilice diariamente.

Grafico Nro. 12. Formato para Registro de las Entradas de Mercancía.

Dirección: Av. Bolívar Norte, Edif. Maggiore piso 2 ofic. 21-09. Valencia. Edo. Carabobo. Telfs. Master: 0241-8245007/EXT.112 - Cel. 0414-4844021. Fecha:_____________ Entrada de Mercancías Código Según Sistema ABC

Descripción

Marca

Precio de Venta

Recibido por:______________________ Realizado por: Ramones G.

Grafico Nro. 13. Formato para Registro de las Salidas de Mercancía.

Status de Pago

Dirección: Av. Bolívar Norte, Edif. Maggiore piso 2 ofic. 21-09. Valencia. Edo. Carabobo. Telfs. Master: 0241-8245007/EXT.112 - Cel. 0414-4844021. Fecha:_____________ Salida de Mercancías Código Según Sistema ABC

Descripción

Marca

Precio de Venta

Despachado por:______________________

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Tipo de Pago

Conclusiones Una vez analizados los resultados y presentada la propuesta se concluye lo siguiente. De acuerdo al objetivo uno, el cual consistió en diagnosticar la situación actual en relación al proceso de control de inventario de mercancía que maneja actualmente la empresa Importadora R&O VenezuelaRoveca C.A. con respecto a la existencia de mercancía dentro del almacén, se concluye que la empresa no cuenta con procedimientos claramente establecidos para el manejo de inventarios, dado que no poseen registros que reflejen las salidas y entradas de mercancía, lo cual se traduce en un manejo inadecuado de la misma, ya que no se sabe con exactitud la existencia de los productos almacenados, además de que dichos productos no se encuentran debidamente codificados, lo cual haría mas fácil el proceso de almacenamiento. Por otro lado, se concluye con respecto al objetivo dos, que tiene como base Identificar las debilidades en el sistema actual de control de inventario de mercancía en la empresa Importadora R&O VenezuelaRoveca C.A., que no hay un eficiente proceso de codificación de los artículos, además de que lo se lleva un registro de las entradas y salidas al almacén, incidiendo en las ganancias de la empresa, debido a que los valores de los inventarios que se arrojan en la contabilidad no son los correctos. La situación antes planteada se origina porque la empresa no posee un sistema de control de inventario que asegure el funcionamiento eficiente y eficaz, ocasionando incongruencias en las actividades realizadas en el área, ya que la información generada no es veraz, la cual no permite un correcto desenvolvimiento de las operaciones. Finalmente deacuerdo al objetivo tres, el cual se refiere a proponer el plan para la implementación de un sistema para el control de inventario de mercancía en la empresa Importadora R&O Venezuela Roveca C.A., que es de gran necesidad el implementar dicho sistema con el fin de mejorar el funcionamiento del área de

almacén, además de colocar en funcionamiento las herramientas adecuadas que ayuden al logro de este objetivo, ya que se busca promover la eficiencia en los procesos y fluidez de información veraz y oportuna, controlando y mejorando la operatividad de las actividades relacionadas con el manejo del inventario de mercancías, por lo cual, se propone la utilización de registros diarios de entradas y salidas de artículos del área de almacén, y además, la codificación de dichos artículos mediante el sistema de análisis ABC. Recomendaciones De acuerdo al estudio realizado, se hace necesario presentar una serie de recomendaciones para lograr los objetivos planteados en este informe: •

Tomar en consideración los resultados obtenidos en este informe, así como la implementación de la propuesta planteada, ya que mediante un adecuado control de inventario y una evaluación continua de las actividades realizadas en el almacén se le permitirá a la empresa realizar los ajustes necesarios para optimizar el manejo de los inventarios.

•

Instruir al personal de almacén en los procedimientos y concientizarlos en el manejo

y control de

esta unidad,

así

como

motivarlos,

asignar

responsabilidades bien definidas, de acuerdo a la función y cargo que desempeñan. Establecer una supervisión eficiente que identifique los errores antes de que generen mayores consecuencias. •

Involucrar al departamento de contabilidad, fomentar e inculcar una cultura de registro y medición en toda la organización, en especial a nivel del área de inventarios ya que su manejo afecta considerablemente siendo un factor influyente en la eficiencia financiera de la empresa.

•

Idear estrategias que permitan mejorar las deficiencias en el manejo de los inventarios y evaluar las mismas cada cierto tiempo para comprobar su efectividad.

•

Revisar los formatos de registros de almacén, ventas, salidas y entradas del mismo de manera que sean de fácil llenado para el personal y se realicen de la manera correcta y oportuna. Considerarlos como fuente o respaldos de las operaciones contables. Se debe explicar al personal del almacén que es de gran importancia para la empresa que se cumpla con el debido llenado y que se revisen a diario estos formatos y la transcripción al sistema para garantizar que los movimientos de entradas y salidas en los inventarios sean los correctos.

•

Involucrar a la gerencia en los asuntos relacionados con las actividades del área de inventario, para así encontrar soluciones a las fallas que se generan en el proceso y poder mejorar continuamente el manejo y control de inventarios.

•

Supervisar que las funciones de entradas, salidas y registros diarios en el área del almacén cumplan con lo establecido por la gerencia, realizar evaluaciones periódicas para asegurar que dichas actividades se realicen de manera correcta.

REFERENCIAS

BIBLIOGRAFICAS •

Bavaresco, A. (2006) Proceso metodológico en la investigación (Cómo hacer un Diseño de Investigación). Maracaibo, Venezuela: Editorial de la

Universidad del Zulia. •

Díaz de C., N. (2006) Normas para la Elaboración, Presentación, Evaluación y Aprobación de los Trabajo de Grado (Especialización y Maestría). Barinas, Venezuela: Universidad Nacional Experimental de los

Llanos Occidentales "Ezequiel Zamora". •

Jaspe y Vegas (2013),”Lineamientos estratégicos para optimizar el inventario del almacén de General Motors Venezolana, C.A. Guacara Edo. Carabobo”. Universidad José Antonio Páez.

•

Morillo y Orozco (2009), “Diseño de una propuesta para el mejoramiento del manejo de los inventarios enfocados en la adopción de la Norma Internacional de Contabilidad numero dos (NIC Nº 2) en empresas comerciales.

Caso

de

estudio

Cerámicas

para

el

hogar,

C.A.

(Ceramihogar. C.A.)” Universidad de Carabobo. •

Briceño, Marrero y Torres (2010), “Propuesta de un manual de control interno de inventario para optimizar las operaciones del área de almacén de Solven, C.A. Ubicada en Guacara - Estado Carabobo.” Universidad de Carabobo.

•

Cerro, Martínez y Toyo, (2011) “Propuesta de un sistema automatizado para el control de inventario de la empresa Inversiones N&A 03-77, C.A.” Universidad de Carabobo.

•

Chirinos, Moreno y Ríos (2007) “Manual de Control Interno para el Área de Inventario que Permita Mejorar la Eficiencia y Eficacia de Inversiones “El Jalapeño” Ubicada en la Ciudad de Valencia del Estado Carabobo” Universidad de Carabobo.

•

Mijares y García, (2012), “Normas para la elaboración y presentación de los anteproyectos, proyectos y trabajos de grado”

•

Finney Miller, (1978), “Curso de Contabilidad Superior”.

•

Hernández Sampieri, (2008), “Metodología de la investigación”.

•

Tamayo,(1997), “El proceso de la investigación Científica”

•

Murnia R. Spiegel (1998), “Teoría Elemental del Muestreo”.

•

ELECTRONICAS •

Web Monografías. Control de Inventarios, por Orlando Espinoza, http://www.monografias.com/trabajos95/control-ineventarios/controlineventarios.shtml

•

Web

Word

Press,

Bases

Legales,

por

Villafranca

D.

(2002)

Rubin,

(1996)

http://bianneygiraldo77.wordpress.com/2013/01/22/bases-legales/ •

Web

Monografías.

Estadística,

por

Levin

y

http://www.monografias.com/trabajos15/estadistica/estadistica.shtml •

Wed IUTEP, por Carlos Sabino, “El proceso de la investigación” (1993) www.iutep.tec.ve/uptp/.../CarlosSabino-ElProcesoDeInvestigacion.PDF

•

Web Google Books, por Briones (2012), “Metodología de la investigación Social”, books.google.co.ve/books?isbn=95628284

•

Web

Monografías.

Por

Serna

(1997),

“Método

DOFA”,

http://www.monografias.com/trabajos36/metodo-dofa/metodo-dofa2.shtml