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ETAPA PARA ORGANIZAR Y PROCESAR LA INFORMACIÓN

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PROTOCOLO DE ACTUALIZACIÓN SIRBE

1. Objetivo del protocolo Elaborar un documento guía para la actualización de la información Registrada en el Sistema informático Misional Sirbe. 2. Glosario: CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD: Determina si una persona puede o no acceder a un servicio social. INCONSISTENCIAS: Errores en el diligenciamiento de la ficha Sirbe, o registro de información en el sistema. FICHA SIRBE: Formato fuente de diligenciamiento de Información de la SDIS. La ficha está compuesta por varios grupos de preguntas tanto básicas como específicas de un proyecto. NOVEDADES: Actualización de información de un beneficiario por información faltante (SIN INFORMACION) o inconsistente, presentada en el sistema informático sirbe. PARAMETRIZACIÓN: Ordenar una serie de variables o parámetros que determinan en funcionamiento del sistema, de acuerdo con la funcionalidad de cada proyecto. SIMULTANEIDAD: Vinculación de un Beneficiario en dos o más Proyectos, que tienen servicios o beneficios comunes.

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PROTOCOLO DE ACTUALIZACIÓN SIRBE

VARIABLES BASICAS: Son las variables con información general que determinan las características de un persona. VARIABLES ESPECIFICAS: Son las variables propias de un proyecto, estos contienen la información que habla del estado actual o condiciones de una persona, para analizar su ingreso al proyecto.

3. Condiciones generales Tener creado Usuario en la Red de sistemas, de esto se deriva el acceso a la cuenta usuario Outlook. Conocer y manejar el Sistema Informático Misional SIRBE. Tener Perfil asignado de Registro, para la actualización de la información de Beneficiarios. Conocer los lineamientos y alcances del Proyecto Todas las revisiones, verificaciones y ajustes de digitación del SIRBE están enmarcadas en la auditoría de datos establecida en el Procedimiento de Recolección y Digitación (actividad 9) a cargo de la Subsecretaría.

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4. Diagrama de flujo DIGITADOR

INFORMACIÓN

PHVA

INICIO

H: Hacer PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN Y DIGITACIÓN H: Hacer

REGISTRAR NOVEDADES SIRBE: REGISTRO DE VARIABLES BÁSICAS

Ficha Sirbe Novedades

H: Hacer

H: Hacer CONTROLAR INCONSISTENCIAS

B

Ficha Sirbe Novedades

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PROTOCOLO DE ACTUALIZACIÓN SIRBE B

H: Hacer

Validar Información Incompleta H: Hacer Validar criterios de elegibilidad H: Hacer Validar simultaneidad

Validar inconsistencia de información H: Hacer

REGISTRAR VARIABLES ESPECÍFICAS H: Hacer

REALIZAR ACTUACIONES DE ESTADO Y SEGUIMIENTO

Fin

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5. Aclaraciones de las actividades REGISTRAR NOVEDADES SIRBE - REGISTRO DE VARIABLES BÁSICAS Se digitan las novedades del beneficiario en el proyecto – modalidad, CDS, correspondiente, de acuerdo con la información suministrada en la ficha Sirbe de Novedades. Se Graba. Entrar por la opción Sirbe: Registrar Beneficiarios / Registro de Beneficiarios a un Proyecto CONTROLAR INCONSISTENCIAS Al momento de grabar, el sistema valida cuatro controles automáticamente:  Información incompleta (actividad 8)  Criterios de elegibilidad (actividad 9)  Simultaneidad (actividad 10)  Inconsistencia de información (actividad 11) Entrar por la opción Sirbe: Registrar Beneficiarios / Registro de Beneficiarios a un Proyecto Validar Información Incompleta: Si alguna de las variables básicas del proyecto – modalidad no ha sido digitada, el sistema envía un mensaje de alerta. Completar la información Entrar por la opción Sirbe: Registrar Beneficiarios / Registro de Beneficiarios a un Proyecto

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Validar criterios de elegibilidad: Si el beneficiario no cumple con alguno de los requisitos para ingresar al proyecto – modalidad, el sistema envía un mensaje de alerta, indicando cuales criterios no cumplió. El beneficiario queda en estado NO CUMPLE CRITERIOS. Verificar información. Entrar por la opción Sirbe: Registrar Beneficiarios / Registro de Beneficiarios a un Proyecto Validar simultaneidad: Si al momento de registrar el beneficiario, este se encuentra ACTIVO en otro proyecto- modalidad, el sistema envía un mensaje de alerta, indicando en cuales otros proyectos tiene simultaneidad. Verificar información. Entrar por la opción Sirbe: Registrar Beneficiarios / Registro de Beneficiarios a un Proyecto Validar inconsistencia de información: Si la información digitada en el Sirbe es inconsistente, el sistema envía un mensaje de alerta, indicando en cuales variables son inconsistentes. Verificar y corregir información. Entrar por la opción Sirbe: Registrar Beneficiarios / Registro de Beneficiarios a un Proyecto REGISTRAR VARIABLES ESPECÍFICAS Si registro salvado es satisfactorio, el sistema automáticamente muestra la pantalla de captura de variables específicas. Todas las preguntas son obligatorias y el no registro de alguna de ellas, genera una alerta del sistema. El beneficiario queda registrado en el proyecto – modalidad. Entrar por la opción Sirbe: Registrar Beneficiarios / Registro de Beneficiarios a un Proyecto REALIZAR ACTUACIONES DE ESTADO Y SEGUIMIENTO De acuerdo con la dinámica del cada proyecto – modalidad, se pueden realizar las siguientes actuaciones:

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 Estado (actividad 12)  Seguimiento (actividad 13) Entrar por la opción Sirbe: Registrar actuaciones / Registro individual de actuaciones Realizar actuaciones de estado: Se realizan actuaciones de estado como:  INSCRITO  ACTIVO  EGRESADO  SUSPENDIDO  ATENDIDO Entrar por la opción Sirbe: Registrar actuaciones / Registro individual de actuaciones. Realizar actuaciones de seguimiento: Se realizan actuaciones de seguimiento como:  REMISION  TRASLADO  TRANSFERENCIA  REFERENCIACION  INTERVENCION Entrar por la opción Sirbe: Registrar actuaciones / Registro individual de actuaciones

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6. Posibles productos y/o servicios no conformes ACTIVIDAD

Validar información inconsistente

Controlar Inconsistencias

PRODUCTO Ó SERVICIO Sistema informático SIRBE sin información inconsistente

Sistema informático SIRBE con nuevos controles de inconsistencias.

CRITERIO DE ACEPTACIÓN

Aceptación de la solución por parte del usuario.

Aceptación de la solución por parte del usuario interno.

CORRECCIÓN

Se revisa la información contenida en el sistema informático SIRBE y se hacen los ajustes necesarios. Se informa al coordinador del proyecto, para que se corrija con información extractada del beneficiario. Si es necesario desarrollo de software se informa a la unidad de desarrollo para que se ajuste el sistema para que no se pueda ingresar información inconsistente. Pasar al instructivo de desarrollo y mantenimiento de software.

ELABORO

REVISO Y APROBÓ

NOMBRE

Oscar Betancourt Abel Darío González Peña

Henry Mendoza Sandoval

CARGO

Coordinador Profesional contratista

Subdirector de Investigación e Información

REGISTRO

Cierre del requerimiento

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