DIRECCION DE HSE Y GESTION SOCIAL

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REGLAMENTO DE USO Y MANEJO DE VEHICULOS EN ECOPETROL S.A.

Fecha: 11 de Agosto de 2008

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REGLAMENTO DE USO Y MANEJO DE VEHICULOS EN ECOPETROL S.A. RELACIÓN DE VERSIONES

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01

Emisión del documento.

11 de Agosto de 2008

DEPENDENCIA RESPONSABLE

REVISÓ

APROBÓ

JOSÉ RAFAEL UNDA BERNAL Director de HSE y Gestión Social ELABORO:

JOSÉ RAFAEL UNDA BERNAL Director de HSE y Gestión Social

Clara Inés Arbeláez Líder Temático Seguridad de Procesos

Con el apoyo de: Claudia Margarita Vergara - VIJ Leidi Bibiana Villamizar - DAB Mauricio Valencia A. - UGR Profesionales - DHS Profesionales - Gestión de Activos Staff - HSE VIT Staff - HSE VRP

AYDE MARY RAMIREZ TELLO Directora DAB (E)

MAURICIO ECHEVERRY G. Vicepresidente Jurídico

JAVIER G. GUTIERREZ PEMBERTHY Presidente

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TABLA DE CONTENIDO Pag.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 6.1. 6.2.

7.

7.1. 7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.2. 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. 7.2.4. 7.2.5. 7.2.6. 7.2.7. 7.3. 7.3.1. 7.3.2. 7.3.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9. 7.10. 7.11. 7.11.1. 7.11.2. 7.11.3. 7.11.4.

8. 9. 10. 11.

OBJETO .............................................................................................................................. 3 ALCANCE............................................................................................................................ 3 GLOSARIO .......................................................................................................................... 3 DOCUMENTOS DEROGADOS .......................................................................................... 5 REFERENCIAS NORMATIVAS .......................................................................................... 5 CONDICIONES GENERALES ............................................................................................ 6 ADMINISTRACION DE LOS VEHICULOS ..................................................................................... 6 ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LOS VEHICULOS.......................................................... 6

DESARROLLO .................................................................................................................... 7 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS ...................................................................................................... 7 Vehículos para uso habitual permanente .................................................................................... 7 Asignación de vehículos para fines operativos ........................................................................... 8 Asignación de vehículos por condiciones de seguridad .............................................................. 8 ROLES Y RESPONSABILIDADES ................................................................................................. 9 Responsabilidades en el manejo administrativo de activos. ....................................................... 9 Responsabilidad por la Administración de Vehículos.................................................................. 9 Responsabilidades de los conductores. .....................................................................................10 Responsabilidad frente al mantenimiento de los vehículos........................................................12 Responsabilidad frente a Pólizas de Seguros ............................................................................12 Capacitación y entrenamiento de conductores ..........................................................................13 Pruebas de aptitud para conductores ........................................................................................13 AUTORIZACIONES PARA CONDUCIR VEHÍCULOS DENTRO DE LAS INSTALACIONES O EN DESARROLLO DE ACTIVIDADES PARA ECOPETROL S.A. .................................................14 Licencias Internas de conducción ..............................................................................................14 Autorizaciones excepcionales ....................................................................................................14 Requisitos para obtener Licencia Interna de conducción ...........................................................14 EXPEDICIÓN O RECATEGORIZACIÓN DE LICENCIAS DE CONDUCCIÓN NACIONAL...........15 NORMATIVIDAD PARA MOTOS Y BICICLETAS. .........................................................................15 NORMATIVIDAD PARA TRANSPORTE EN CARROS ELECTRICOS .........................................16 NORMATIVIDAD PARA AMBULANCIAS ......................................................................................16 NORMATIVIDAD PARA MÁQUINAS CONTRAINCENDIO ...........................................................16 NORMATIVIDAD GENERAL PARA TRANSPORTE DE CARGA ..................................................17 NORMATIVIDAD GENERAL PARA TRANSPORTE DE PERSONAS ...........................................17 COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL Y ACCIDENTES DE TRÁNSITO. ...............................................17 Comités de Seguridad Vial .........................................................................................................17 Procedimiento en caso de accidentes de Tránsito .....................................................................17 Responsabilidades en accidentes de tránsito ............................................................................18 Cobro de daños causados en accidentes de tránsito a trabajadores de ECOPETROL S.A. .....19

REGISTROS. No Aplica ................................................................................................... 21 CONTINGENCIAS. No Aplica .......................................................................................... 21 BIBLIOGRAFÍA. No Aplica .............................................................................................. 21 ANEXOS. No Aplica ......................................................................................................... 21

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1. OBJETO Establecer la reglamentación interna para el uso y manejo de vehículos en ECOPETROL S.A., así como precisar elementos para la gestión de los riesgos asociados a su operación. 2. ALCANCE Este Reglamento aplica a todas las operaciones y dependencias de ECOPETROL S.A., así como a todos sus trabajadores, contratistas, y subcontratistas que tengan a cargo la administración, la custodia, el mantenimiento o el uso de vehículos para satisfacer necesidades de su operación, ya sean de propiedad de la Empresa, contratados o en leasing. Además, aplica a proveedores y visitantes que ingresen y circulen en vehículos automotores dentro de las instalaciones de la Empresa. 3. GLOSARIO Para una mejor comprensión del contenido del presente Reglamento, se establecen las siguientes definiciones: Accidente de tránsito: hecho ocasionado por un vehículo automotor que transita por una vía pública o privada con acceso al público y que causa daño a una persona, un bien mueble o inmueble. Activo Fijo: recurso tangible o intangible de naturaleza duradera, no destinado para la venta, que se utiliza en las operaciones normales de la Empresa. Alcoholimetría: examen o prueba de laboratorio o por medio técnico que determina el nivel de alcohol etílico en la sangre con base en prueba de aliento. Alcoholemia: prueba que determina la cantidad de alcohol que tiene una persona en determinado momento en su sangre con base en muestra de sangre. Bicicleta: vehículo de tracción humana, de dos ruedas que suelen ser ambas del mismo tamaño y dispuestas en línea que sirve para el transporte de una o dos personas. Bus: vehículo automotor destinado al transporte colectivo de personas y sus equipajes, debidamente registrado conforme a las normas y características especiales vigentes. Buseta: vehículo automotor destinado al transporte de personas con capacidad de 20 a 30 pasajeros y distancia entre ejes inferiores a 4 metros. Capacidad de pasajeros: es el número de personas autorizado para ser transportados en un vehículo, de conformidad con la tarjeta de propiedad del mismo. Capacidad de carga: es el máximo tonelaje autorizado para transportar en un vehículo, de tal forma que el peso bruto vehicular no exceda los límites establecidos. Cinturón de seguridad: conjunto de tiras, provisto de hebilla de cierre, dispositivos de ajuste y de unión, cuyo fin es sujetar a los ocupantes al asiento del vehículo, para prevenir que se golpeen cuando suceda una aceleración, desaceleración súbita o volcamiento. Código de Ética: es un referente formal e institucional de la conducta personal y profesional de todos los trabajadores de la Empresa, independientemente del cargo o función que ocupe. Es la forma de establecer un patrón en el manejo de relaciones internas y con los grupos de interés como clientes, proveedores y contratistas. Socios de negocio; el Estado y el Gobierno; los accionistas; sus empleados, jubilados y familiares; los entes de control, las comunidades, y la sociedad en general.

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Comités de Seguridad Vial: grupo de personas competentes encargadas de establecer las Normas Internas de Tránsito Terrestre adicionales a las previstas en este Reglamento, correspondientes a circunstancias y situaciones particulares del área de su responsabilidad; analizar y definir los casos de suspensión provisional o definitiva de la Licencia Interna de conducción; analizar y fallar, como última instancia los casos de accidentes de tránsito, entre otras. Conductor: es la persona habilitada y capacitada técnica y teóricamente para operar un vehículo automotor. Croquis: plano descriptivo de los pormenores de un accidente de tránsito donde resulten daños a personas, vehículos, inmuebles, muebles o animales, levantado en el sitio de los hechos por el organismo de tránsito o por la autoridad competente. Embriaguez: estado de alteración transitoria de las condiciones físicas y mentales, causada por intoxicación aguda que no permite una adecuada realización de actividades de riesgo, de conformidad con la Resolución No.414 del 27 de agosto de 2002 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forences. Empresa: ECOPETROL S.A. Empleado de la Empresa: persona con contrato de trabajo vigente con ECOPETROL S.A., vinculado mediante contrato a término fijo o indefinido. Para los efectos de este Reglamento los términos empleado y trabajador son equivalentes. Empleado del contratista: persona con contrato de trabajo vigente con un contratista de ECOPETROL S.A. Funcionario Autorizado: empleado de Ecopetrol en quien el Presidente de la Empresa delega capacidad para contratar o comprometer a la Empresa con terceros, delegación que se consigna en el Manual de Control Administrativo MCA de ECOPETROL S.A. Licencia de Conducción: documento público de carácter personal e intransferible expedido por autoridad competente, que autoriza a una persona para la conducción de vehículos automotores con validez en todo el territorio nacional. Microbús: vehículo automotor destinado al transporte de personas con capacidad de 10 a 19 pasajeros. Modelo del vehículo: referencia o código que asigna la fábrica o ensambladora a una determinada serie de vehículos automotores. Monitor de Velocidad: es un dispositivo que monitorea la velocidad del vehículo en tiempo real, la almacena durante un período de tiempo para ser consultada posteriormente, y emite una alarma o sirena en caso de que se supere una velocidad preestablecida. Motocicleta: vehículo automotor de dos ruedas en línea, con capacidad para el conductor y un acompañante. Pasajero: persona distinta del conductor que se transporta en un vehículo automotor. Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial: es aquel que se presta bajo la responsabilidad de una empresa de transporte legalmente constituida y debidamente habilitada en esta modalidad, a un grupo especifico de personas ya sean estudiantes, asalariados, turistas (prestadores de servicios turísticos) o particulares, que requieren de un servicio expreso y que para todo evento se hará

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con base en un contrato escrito celebrado entre la empresa de transporte y ese grupo específico de usuarios. Tránsito: es la movilización de personas, animales o vehículos por una vía pública o privada, abierta al público. Transporte: es el traslado de personas, animales o cosas de un punto a otro a través de un medio físico. Vehículo automotor: todo aparato montado sobre ruedas que permite el transporte de personas, animales o cosas de un punto a otro por vía terrestre pública o privada, abierta al público. Vehículo contratado: vehículo automotor para uso y manejo de ECOPETROL S.A., a través de un contrato de alquiler y/o para el servicio de transporte terrestre de personal. Vehículo de carga: vehículo automotor que se rige por el Decreto 1554 de 1998. Vehículo de transporte de alimentos: vehículo automotor que se rige por el Decreto 3075 de 1997. Vehículo de transporte Materiales peligrosos vehículos que deben cumplir con las normas NTC 1692 y Decreto 1609 de 2002. Vehículo Industrial: todo aparato montado sobre ruedas que no se usa para transportar personas y tiene un propósito industrial único. Ej: Grúas, montacargas, volquetas, equipos para mantenimiento de pozos, entre otros. Vehículos para uso y manejo de ECOPETROL S.A: con esta denominación se identifica a todo tipo de automotor de propiedad, contratado o en Leasing por ECOPETROL S.A. Vía: es la zona de uso público o privado, abierta al público, destinada al tránsito de vehículos. 4. DOCUMENTOS DEROGADOS Norma Sobre Uso y manejo de Vehículos de la Empresa Colombiana de Petróleos, aprobada mediante memorando VIA-0873 de Diciembre 17 de 1992. 5. REFERENCIAS NORMATIVAS Constituyen marco de referencia para el presente Reglamento: • Política de Responsabilidad Integral ECP–DRI- D–008 • Reglas Fundamentales de ECOPETROL S.A. ECP- DRI-N-01 • Procedimiento Para el Manejo de Incidentes ECP –DRI – P- 06 • Reglamento de Seguros ECP-VFA-R-02 • Reglamento para Manejo Administrativo de los Activos Fijos de ECOPETROL ECP-VFA-R-01 Así mismo, forman parte integrante de este Reglamento: • Reglamento Interno de Trabajo de ECOPETROL • Código Nacional de Tránsito Terrestre - Ley 769 del 6 de agosto de 2002 • Decreto 3075 de 1997 expedido por el Ministerio de Salud • Decreto 174 de 2001 expedido por el Ministerio de Transporte • Decreto 1609 de 2002 expedido por el Ministerio de Transporte • Las demás disposiciones legales que complementan, modifican o adicionen las anteriores.

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6. CONDICIONES GENERALES Todos los trabajadores de ECOPETROL S.A. y el personal autorizado para laborar en las instalaciones de la Empresa deben velar por el estricto cumplimiento de este Reglamento. Todos los conductores de vehículos de propiedad de la Empresa y/o de terceros, que transiten dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A., deben conocer la presente reglamentación, las normas viales de ECOPETROL S.A. y las del tránsito nacional. Todos los trabajadores y contratistas de ECOPETROL S.A. y el personal autorizado deben adoptar en su actuar el Código de Ética, como marco de referencia para todos sus comportamientos basados en los principios y valores (Respeto, Integridad y Responsabilidad) que se desarrollan en la Empresa. Todas las personas que conducen vehículos para transporte de personas dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. deben tener la respectiva aprobación de su Jefe de Departamento y portar la licencia interna de conducción o permiso de acceso. Todo accidente de tránsito al servicio de ECOPETROL S.A. debe seguir los pasos consignados en el numeral 7.11.2. 6.1.

ADMINISTRACION DE LOS VEHICULOS

Los vehículos para uso y manejo de ECOPETROL S.A. al servicio de las dependencias del corporativo (Bogotá D.C.) serán administrados por la Dirección de Abastecimientos y Servicios. Los vehículos para brindar seguridad a los funcionarios serán administrados por la Dirección de Seguridad Física. Los vehículos propios asignados a las áreas operativas serán administrados por la respectiva Gerencia y el Instituto Colombiano del Petróleo. Los vehículos contratados y cuyo objeto del contrato es el vehículo serán administrados por la Dirección de Abastecimientos y Servicios. Es función de toda dependencia que administre vehículos o contratos de arrendamiento de vehículos mantener una relación actualizada de los vehículos a disposición de ECOPETROL S.A. con la información pertinente en cuanto a características técnicas, dotación y mantenimiento. Además de las responsabilidades del numeral 7.2. Para el caso de los vehículos contratados a través de consultorías, interventorías u otra modalidad de contrato que involucre el uso de vehículos, sin ser este el objeto principal del contrato, la responsabilidad es del contratista y dicho cumplimiento deberá ser verificado por el interventor del contrato. 6.2.

ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LOS VEHICULOS

A partir de la aprobación del presente Reglamento todos los vehículos automotores que se adquieran, arrienden o presten servicio a ECOPETROL S.A. y que pertenezcan al Grupo A “Transporte de 4-9 pasajeros”, de acuerdo con el Decreto 174 de 2001 (camperos, automóvil, camioneta), deberán cumplir como mínimo las siguientes especificaciones para brindar condiciones adecuadas de seguridad a sus ocupantes: • • • • • • •

Cinturón de seguridad retráctil de tres puntos en sillas delanteras y traseras, excepto en el puesto central trasero, que podrá ser de dos puntos Barra antivuelco para vehículos con platón Tercera luz de frenado (tercer stop) Apoya cabezas en todos los asientos Cojines de aire (air bags) para los asientos delanteros, excepto para vehículos que operan exclusivamente en zonas con velocidades límite de 50km/hr Espejos retrovisores laterales a ambos lados Películas de seguridad para vidrios

• •

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Monitor de velocidad y/o limitadores de velocidad Alarma sonora de reversa

Los vehículos automotores clasificados en el Grupo B “Transporte de 10-19 pasajeros” (microbus) y Grupo C “Transporte de más de 19 pasajeros” (bus, buseta) de acuerdo con el Decreto 174 de 2001, deberán contar con cinturón de seguridad retráctil de 3 puntos para el conductor, en los asientos de adelante y aquellos asientos que tengan un espacio libre enfrente, como por ejemplo la silla frente a la puerta de salida. Para todos los casos, en el evento de que existan disposiciones legales que establezcan especificaciones técnicas adicionales para los vehículos automotores, el responsable del vehículo deberá garantizar que se cumplan, so pena de las sanciones legales a que haya lugar. Los Comités de Seguridad Vial, Dirección de Abastecimientos y Servicios, Dirección HSE y Gestión Social o el negocio respectivo deberán definir la necesidad de exigir sistema de frenos antibloqueo - ABS (Anti-Block System), de conformidad con los usos específicos de los vehículos y riesgos de la conducción en cada zona, para que sea tenido en cuenta en el tipo de vehículo a seleccionar, además de definir especificaciones adicionales si el análisis de riesgos lo solicita. ECOPETROL S.A. no utilizará motocicletas para cumplir sus actividades operativas o administrativas, dado su alto riesgo y bajo nivel de protección para el conductor. Sólo en casos excepcionales y con autorizaciones especiales se podrán utilizar estos vehículos. Estas autorizaciones las podrá emitir la Gerencia respectiva del negocio y la Dirección de HSE y Gestión Social, previa sensibilización y capacitación para el manejo seguro de esos vehículos. Los vehículos tomados en alquiler para transporte especial de personal dentro del Grupo A y de uso de las interventorías y consultorías, deben tener durante toda la vigencia del contrato máximo cuatro (4) años de antigüedad. Para vehículos del Grupo B y C, la antigüedad deberá ser definida por el negocio solicitante del servicio, dependiendo el entorno y alcance de la actividad contratada. Se exceptúa el alquiler de vehículos industriales, siempre que cumplan requisitos básicos de seguridad según el uso. Los vehículos propios de ECOPETROL S.A. deberán darse de baja o remate de acuerdo con el estado de obsolescencia o inservibilidad, establecidos en el Reglamento para Manejo Administrativo de los Activos Fijos de ECOPETROL. Se podrá extender o recortar el tiempo de vida útil de los vehículos propios siempre que los Comités de Seguridad Vial lo aprueben, teniendo en cuenta los siguientes criterios: • • • • •

Cumplimiento de requisitos de seguridad para sus usuarios, de conformidad con las regulaciones existentes en el momento Cumplimiento legal Análisis de confiabilidad Tiempo efectivo de trabajo acumulado Costo/beneficio de mantenerlo en servicio

7. DESARROLLO 7.1. 7.1.1.

ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS Vehículos para uso habitual permanente

Los funcionarios autorizados de ECOPETROL S.A. para asignar vehículos destinados al uso habitual y permanente de los cargos que reúnan los requisitos necesarios para esta asignación son: el Presidente, Vicepresidentes, Directores, Superintendentes, Gerentes y Jefes de Departamento.

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Para el transporte de los trabajadores entre sus sitios de residencia y el lugar de trabajo o viceversa, cuando este sea suministrado por ECOPETROL S.A., la Dirección de Abastecimientos y Servicios deberá contratar con una empresa debidamente autorizada el servicio de acuerdo con las normas legales. 7.1.2.

Asignación de vehículos para fines operativos

La asignación de vehículos para fines operativos se realizará por parte de los Funcionarios Autorizados relacionados en el numeral 7.1.1. Para la asignación debe considerarse: a. Que se requiera vehículo para dar soporte a procesos operativos de forma permanente. b. Que los desplazamientos no puedan adelantarse en vehículos con recorridos periódicos y cubrimiento masivo. c. Que para la Empresa resulte más favorable desde el punto de vista económico y de integridad operativa, el recurrir a la asignación de vehículos para satisfacer las necesidades de desplazamiento. Áreas geográficas de circulación El área geográfica de circulación de los vehículos es determinada por el respectivo Funcionario Autorizado, de acuerdo con los requerimientos operacionales habituales. Se tienen las siguientes áreas de circulación: a. Vehículos con circulación dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. Son vehículos que por las necesidades operacionales circulan dentro de las instalaciones de la Empresa. El desplazamiento por fuera de ellas debe ser autorizado por escrito por el Funcionario Autorizado que tiene a su cargo el vehículo, previa verificación del alcance del contrato, cuando se trate de vehículos contratados. Todo vehículo que requiera ingresar a las áreas operativas en cada unidad de proceso debe solicitar un permiso de trabajo en caliente. b. Vehículos con circulación local y regional Son vehículos que por las necesidades operacionales tienen un área de circulación a nivel local y regional. El desplazamiento por fuera del área de circulación de responsabilidad de la Dependencia Operativa específica, deberá ser autorizado por escrito por el Funcionario Autorizado que tiene asignado el vehículo, previa verificación del alcance del contrato, cuando se trate de vehículos contratados. La velocidad máxima de circulación para estos vehículos es la autorizada por las autoridades de tránsito. Esta velocidad máxima podrá ser disminuida, para los vehículos de uso y manejo de ECOPETROL S.A., por los Comités de Seguridad Vial, de acuerdo con las condiciones de diseño, tránsito y seguridad de las vías. 7.1.3. Asignación de vehículos por condiciones de seguridad La Dirección de Seguridad Física certificará la necesidad de asignar vehículos para el desplazamiento de ciertos funcionarios para garantizar sus condiciones de seguridad. Esta asignación será temporal, teniendo en cuenta el perfil de riesgos de la persona y la motivación expuesta por la Dirección de Seguridad Física.

7.2.

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ROLES Y RESPONSABILIDADES

7.2.1.

Responsabilidades en el manejo administrativo de activos.

Las directrices relacionadas con el manejo administrativo de los activos que constituyen, para el objeto de este Reglamento, los vehículos de propiedad de ECOPETROL S.A., están definidas en el “Reglamento para el Manejo Administrativo de los Activos Fijos ECP-VFA-R-01” y/o las otras disposiciones legales que lo complementan, modifican o adicionen; donde establezcan las responsabilidades de los administradores y usuarios de estos activos, ya sean de uso individual o uso común en una dependencia. El trabajador de ECOPETROL S.A., que transgreda la normativa regulatoria del manejo de activos fijos o que en ejercicio de esta actividad vulnere disposición alguna de la Ley Colombiana, estará sometido al régimen de responsabilidad disciplinaria establecido en la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único); para tal efecto el funcionario que conozca del hecho dispondrá el traslado del asunto, con sus antecedentes, a la Procuraduría General de la Nación, remitiendo copia de esta a la Ofician de Ética, Prevención y Disciplinario. 7.2.2.

Responsabilidad por la Administración de Vehículos

Revisión Técnico-mecánica. Las dependencias encargadas de la administración de los vehículos serán responsables de su mantenimiento y de mantener al día el cumplimiento de las revisiones técnico mecánicas, cumpliendo con los estándares definidos por el Gobierno Nacional. Es responsabilidad del funcionario que tiene asignado el vehículo, verificar que éste cuente con los documentos vigentes que acrediten el cumplimiento de la legislación aplicable. Para el caso de los vehículos contratados, dicha responsabilidad es del contratista y su cumplimiento deberá ser verificado por el interventor del contrato de alquiler. Dotación de los vehículos. La dependencia responsable de la administración de los vehículos en cada área, es responsable de asegurar la siguiente dotación mínima de equipos de carretera en cada uno de ellos: • • • • • • • • • • •

Un gato con capacidad para elevar el vehiculo Una cruceta Dos señales de carretera en forma de triángulo en material reflectivo y provistas de soportes para ser colocadas en forma vertical o lámparas de señal de luz amarilla intermitentes o de destello Un botiquín de primeros auxilios Un extintor de polvo químico seco con la capacidad exigida por el vehículo Dos tacos para bloquear el vehiculo Una caja de herramientas con el siguiente contenido: alicate, destornilladores (pala y estrella), llave de expansión y llaves fijas, de acuerdo con el artículo 30 de la Ley 769 de 2002 Una llanta de repuesto inflada y en buen estado Una linterna con pilas Un chaleco reflectivo Un par de guantes

Para el caso de los vehículos contratados, dicha responsabilidad es del contratista y su cumplimiento deberá ser verificado por el interventor del contrato.

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Todos los conductores de vehículos en ECOPETROL S.A. deben contar con elementos de protección personal para la conducción, tales como gafas con filtro UV y demás elementos necesarios de acuerdo con el análisis de riesgos. Es responsabilidad del conductor del vehículo cerciorarse del óptimo estado del equipo de carretera. En caso de observarse un desperfecto que haga inoperable alguno o algunos de estos elementos, el conductor estará en la obligación de obtener su adecuado reemplazo, antes de movilizar el vehículo. Así mismo, la Dependencia de ECOPETROL S.A., que tiene asignado un vehículo alquilado sin conductor, es responsable al finalizar la ejecución del contrato, de garantizar el inventario completo y la entrega con las condiciones de desgaste propias de su uso. Pago de los impuestos de circulación y tránsito La Coordinación de Gestión de Activos es la dependencia responsable por el pago de los impuestos de los vehículos propios de ECOPETROL S.A. Para el caso de los vehículos contratados, la responsabilidad es del contratista y su cumplimiento deberá ser verificado por el interventor del contrato. Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) y Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual La contratación del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) y de la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual para todos los vehículos de propiedad de ECOPETROL S.A., incluyendo las motos, estará a cargo de la Unidad de Gestión de Riesgos. Los interventores de los contratos de alquiler de vehículos, leasing o prestación de transporte terrestre de personal deberán verificar que cada uno de dichos vehículos tenga vigente el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) y la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual. 7.2.3.

Responsabilidades de los conductores.

Para efectos del presente Reglamento, se considera conductor a toda persona que conduzca un vehículo dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. o fuera de ellas, en desarrollo de actividades contratadas por ECOPETROL S.A. Cumplimiento de disposiciones legales Los conductores y los vehículos deberán cumplir y ajustarse a las exigencias establecidas en el Código Nacional de Tránsito Terrestre contenido en la Ley 769 de 2002 o demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. Los vehículos para uso y manejo de ECOPETROL S.A., propios o contratados, que transporten ácidos, hidrocarburos y materiales peligrosos, deberán identificarse debidamente, tener el plan de contingencia para el producto transportado, contar con las hojas de seguridad de productos químicos y demás disposiciones contenidas en el Decreto 1609 de 2002 que regula el transporte de mercancías peligrosas. Recepción de los vehículos Al momento de utilizar un vehículo en ECOPETROL S.A., el conductor autorizado deberá realizar una inspección visual, tanto de las condiciones generales de operación, como de aspecto exterior, dejando las constancias previas y por escrito de eventuales fallas o averías al jefe inmediato. De no existir las referidas constancias, se entenderá que el vehículo fue recibido en buenas condiciones técnico-

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mecánicas y de presentación (latonería, pintura, tapicería, entre otros). Los daños encontrados o material faltante deberán ser asumidos por el conductor. Igualmente debe verificar los documentos del vehículo, para evitar eventuales sanciones por parte de las autoridades de tránsito por vencimiento de su vigencia, así como verificar disponibilidad y buen estado del equipo de carretera. En caso de pérdida del original del SOAT será obligación del conductor responsable del vehículo hacer la denuncia correspondiente y tramitar la reexpedición del duplicado a través de la Unidad de Gestión de Riesgos o a través del interventor para los vehículos alquilados. El conductor deberá abstenerse de movilizar el vehículo, si no cuenta con las condiciones técnicomecánicas para utilizarlo en forma segura. Uso de los vehículos Todo conductor deberá tomar las precauciones pertinentes al conducir y estacionar el vehículo que utilice, de manera que no se presenten riesgos de accidentes o pérdidas. Durante la movilización del vehículo el conductor deberá cumplir estrictamente con las técnicas de manejo defensivo y cumplir con las siguientes prohibiciones: a. No trasportar un número mayor de personas al establecido en la tarjeta de propiedad del vehículo. b. No transportar personas ajenas a la Empresa. En circunstancias donde se requiera transportar personal contratista de ECOPETROL S.A. con ocasión del trabajo, autoridades, proponentes y/o participantes en procesos de contratación, que requieran realizar visitas a las instalaciones de la Empresa, los Funcionarios Autorizados de conformidad con el Manual de Control Administrativo podrán aprobar dicho transporte. c. No transportar carga, salvo que se trate de un vehiculo adecuado para tal fin, de acuerdo con la Ley 769 de 2002 o demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. En caso de que un vehículo sufra desperfectos y deba ser inmovilizado, el conductor responsable deberá dar aviso a su jefe inmediato y a la dependencia encargada de su mantenimiento o al interventor del contrato para asegurar la adecuada vigilancia y/o movilización del mismo. Mantenimiento Los conductores responsables por vehículos propios o contratados, deberán llevarlos oportunamente, según lo acordado o programado con el contratista e interventoría, a la dependencia o taller correspondiente para su mantenimiento preventivo o correctivo; o entregarlo al contratista en las fechas acordadas para que éste realice el mantenimiento. Normas de comportamiento en tránsito Los conductores, pasajeros o peatones deberán cumplir con las normas de tránsito aplicables, las “Reglas Fundamentales de ECOPETROL S.A.” y observar las siguientes prácticas: • Toda persona que tome parte en el tránsito como conductor, pasajero o peatón, debe comportarse en forma que no obstaculice, perjudique o ponga en riesgo a las demás y debe conocer y cumplir las normas y señales de tránsito que le sean aplicables, así como obedecer las indicaciones que les den las autoridades de tránsito y la normatividad interna de la Empresa. • Para conducir un vehículo al servicio de ECOPETROL S.A. dentro de sus instalaciones, el conductor está obligado a portar la licencia de conducción vigente de la categoría correspondiente y la autorización interna o permiso de acceso de ECOPETROL S.A. • Para conducir un vehículo al servicio de ECOPETROL S.A. fuera de sus instalaciones con circulación local o regional, el conductor está obligado a portar la licencia de conducción vigente de la categoría correspondiente y la autorización interna de ECOPETROL S.A. en caso de que sea trabajador directo.

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Para el caso de contratistas deberá portar la licencia de conducción vigente de la categoría correspondiente y cumplir con todos los requisitos establecidos en el presente Reglamento. Todo conductor deberá evaluar las condiciones de riesgo por clima y estado de la vía para ajustar su velocidad por debajo de los límites máximos permitidos en la misma, o abstenerse de desplazarse en caso de que esta evaluación así lo indique. Para trabajadores de ECOPETROL S.A., las multas ocasionadas por la violación de cualquiera de las normas de tránsito, serán asumidas por el trabajador, cuando la infracción tenga como causa comportamientos indebidos del conductor o falla en sus deberes legales. En caso de ser necesario el uso de equipos de radio comunicaciones, el conductor deberá detener la marcha y parquear en forma segura antes establecer comunicación. Esta restricción aplica aún cuando los equipos cuenten con dispositivos manos libres. El conductor debe abstenerse de fumar mientras el vehículo esté en marcha. Siempre que un conductor asignado para el servicio de ECOPETROL S.A. reciba tratamiento que implique el consumo de medicamentos, deberá preguntar explícitamente al médico tratante, si dichos medicamentos interfieren o generan riesgo en la conducción de vehículos automotores. En caso positivo, deberá hacerlo conocer de su superior inmediato, interventor y contratista evitando conducir hasta que sea autorizado por el médico. Igualmente deberá procederse en caso de intervenciones quirúrgicas que limiten las capacidades del conductor para realizar esta actividad. El conductor deberá estacionar en reversa siempre que las condiciones del área lo permitan. Con excepción de los vehículos contraincendio, se deberá dejar libre el área de hidrantes, evitando parquear frente a ellos. Todo conductor está obligado a conocer y aplicar las técnicas de manejo defensivo.

Los jefes de las dependencias e interventores que tengan a su cargo conductores para el cumplimiento de sus funciones, deberán asegurar que la jornada laboral corresponda y cumpla con el Código Sustantivo de Trabajo. De requerirse exceder esta jornada se deberá contar con un conductor de reemplazo que preste el servicio. 7.2.4.

Responsabilidad frente al mantenimiento de los vehículos

Las dependencias que administran vehículos serán responsables por el adecuado mantenimiento de los vehículos. Para ordenar la reparación de un vehículo involucrado en un accidente de tránsito, se requiere que dicho accidente haya sido previamente reportado por el conductor, de conformidad con lo previsto en el presente Reglamento. Igualmente, requerirán diligenciar el reporte de incidente en los casos de daños ocasionados por causas diferentes al desgaste normal del vehículo, tales como fundidas de motor, rotura de amortiguadores, ejes y similares. 7.2.5.

Responsabilidad frente a Pólizas de Seguros

Vehículos de propiedad de ECOPETROL S.A. La Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual contratada por la Unidad de Gestión de Riesgos de conformidad con lo establecido en el numeral 7.2.2. del presente Reglamento, cubre los siguientes amparos: • • • •

Responsabilidad civil por lesiones y daños a terceros. Por pérdida parcial o total por daños. Por pérdida parcial o total, por hurto simple o calificado. Asistencia jurídica en caso de accidentes

Vehículos tomados en alquiler o vehículos para el servicio de transporte contratado

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Los vehículos tomados en alquiler o vehículos para el servicio de transporte contratado por la Empresa deberán contar con las siguientes Pólizas de Seguros, adicionales al SOAT, cuyos montos asegurados deberán estar de acuerdo con el Anexo No. 2, numeral 2.17 del Reglamento de Seguros ECP-VFA-R-02 y al valor comercial del vehículo respectivo. En ningún caso dichos montos serán inferiores a los establecidos en este Reglamento, ni a los establecidos por el valor comercial del vehículo establecido por Fasecolda: • • • •

De responsabilidad civil por lesiones y daños a terceros Por pérdida parcial o total por daños Por pérdida parcial o total por hurto simple o calificado Asistencia jurídica en caso de accidentes

Para las pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual deberá figurar como asegurado ECOPETROL S.A. y/o contratista o el arrendador. El propietario deberá incorporar a su Póliza de seguro una cláusula adicional donde quede expresamente consignado que la cobertura de Riesgo Civil Extracontractual se extiende a quién arrienda el vehículo y sus conductores (cualquier persona que lo conduzca). Los costos ocasionados por las pólizas estarán a cargo del arrendador o contratista. Este requisito debe ser verificado al inicio de todo alquiler de vehículos o contrato de transporte de personal y debe contemplar los vehículos que tenga el arrendador o contratista para cubrir los titulares mientras están en mantenimiento o fuera de servicio temporalmente. Siempre debe ser claro para la empresa aseguradora que el vehículo es de alquiler o que presta servicio de transporte de personal. 7.2.6.

Capacitación y entrenamiento de conductores

ECOPETROL S.A. proporcionará suficiente capacitación a sus empleados en técnicas de prevención de accidentes. En consecuencia, la Vicepresidencia de Talento Humano con el soporte de la Dirección de HSE y Gestión Social, deberá presupuestar, programar y efectuar periódicamente cursos de mecánica básica automotriz, aspectos legales y actualización de normas de tránsito dirigidos a sus conductores autorizados y potenciales. Cada funcionario de ECOPETROL S.A que conduzca vehículo deberá recibir los cursos señalados con periodicidad mínima de cuatro (4) años. A su vez, cada empleado de ECOPETROL S.A. que conduzca vehículos deberá tomar cursos de actualización en manejo defensivo y primero auxilios con periodicidad mínima de dos (2) años e intensidad mínima de ocho (8) horas cada uno. Los trabajadores de firmas contratistas de ECOPETROL S.A. que deban conducir vehículos dentro de las instalaciones o que presten sus servicios a ECOPETROL S.A. dentro o fuera de sus instalaciones, deberán acreditar la realización de los mismos cursos con la misma periodicidad e intensidad. 7.2.7.

Pruebas de aptitud para conductores

Como parte de la Evaluación Periódica de Salud Ocupacional, se deberá realizar exámenes de aptitud psicosensorial (agudeza visual, integridad de los sistemas de equilibrio y coordinación de movimientos, y demás exámenes a criterio profesional del médico) a los trabajadores que conducen vehículos dentro de las instalaciones o que presten sus servicios fuera de las instalaciones de ECOPETROL S.A. En caso que se determinen limitaciones o que el trabajador no sea apto para realizar esta actividad, Salud Ocupacional deberá reportar tal situación al jefe inmediato del trabajador para que proceda a suspender temporal o definitivamente la licencia interna de conducción o aplicar las recomendaciones para el manejo de la limitación. Cuando se contrate servicio de transporte de personal o alquiler de vehículos con conductor, la interventoría deberá solicitar los certificados de aptitud médica para la labor de conductor de los vehículos. Para el caso de conductores autorizados para manejar vehículos de propiedad de ECOPETROL S.A., la interventoría deberá solicitar anualmente los certificados médicos de aptitud para conducir.

7.3.

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AUTORIZACIONES PARA CONDUCIR VEHÍCULOS DENTRO DE LAS INSTALACIONES O EN DESARROLLO DE ACTIVIDADES PARA ECOPETROL S.A.

7.3.1.

Licencias Internas de conducción

Dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. los vehículos podrán ser conducidos por los empleados de la Empresa que cuenten con licencia interna de conducción vigente. También podrán hacerlo trabajadores de contratistas debidamente autorizados que cuenten con licencia interna de conducción o permiso de acceso emitido por Jefe de Departamento o un nivel superior, a discreción de cada dependencia. Para la obtención de la licencia interna se procederá de la siguiente forma: •

•

Para trabajadores de ECOPETROL S.A., los superiores jerárquicos a partir de Coordinador deberán tramitar, ante la Dirección de HSE y Gestión Social la expedición de ese documento a los empleados de su dependencia que, por razones de su oficio, deban conducir vehículos de la Empresa. Para trabajadores de firmas contratistas, que para el cumplimiento del objeto del contrato requieran manejar vehículos dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A., la solicitud de licencia interna o permiso de acceso deberá ser tramitada por el Administrador del contrato, el Gerente, Superintendente o Director responsable de la administración de los vehículos a conducir ante la Dirección de HSE y Gestión Social.

Los empleados de ECOPETROL S.A. que por razones de trabajo deban conducir vehículos fuera de las instalaciones de la Empresa deben contar con la debida autorización y con licencia Interna de conducción vigente. En caso de ser trabajadores de contratistas no requieren licencia interna de conducción, dado que es suficiente la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 7.2.6 y 7.2.7 del presente Reglamento; además de los establecidos en el contrato respectivo. 7.3.2.

Autorizaciones excepcionales

Podrán ser autorizados para conducir vehículos dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. quienes no posean licencia de conducción interna o permisos de acceso solamente en las siguientes circunstancias excepcionales: •

•

En circunstancias extraordinarias, debidamente sustentadas, cuando un trabajador de ECOPETROL S.A. o de una firma contratista de ECOPETROL S.A. por razones administrativas deba conducir un vehículo de la Empresa, por una sola vez, el superior jerárquico, a partir de Coordinador, podrá autorizarlo, siempre que cuente con licencia de conducción vigente expedida por las autoridades de tránsito, posea la idoneidad para conducir y previa advertencia de la responsabilidad que adquiere por el uso de dichos vehículos. Esta autorización será puntual y no mayor a tres (3) días y deberá constar por escrito. Mientras tenga esta autorización el trabajador tendrá tratamiento de conductor autorizado. Cuando el autorizado sea un trabajador de Contratista, se requiere además de la autorización del Administrador del contrato. En caso de fuerza mayor por emergencias médicas, incendios, terremotos, o alguna otra circunstancia de extrema gravedad, se permitirá el uso de vehículos de la Empresa a las personas no autorizadas de manera oficial, pero que tengan licencia de conducción expedida por las autoridades de tránsito, sean o no empleados de ECOPETROL S.A. La persona que invoque estas circunstancias deberá posteriormente justificarlas plenamente a satisfacción de la Empresa.

7.3.3.

Requisitos para obtener Licencia Interna de conducción

a. El aspirante debe presentar licencia de conducción vigente, expedida por las autoridades de tránsito, y en la categoría adecuada para los vehículos que requiera conducir.

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b. Contar con concepto favorable de Salud Ocupacional o de su ARP en el caso de trabajador de contratista, como trabajador apto para conducir vehículos. c. Acreditar la realización de los cursos señalados en el numeral 7.2.6. d. Aprobar examen de conocimientos de la normatividad legal vigente de tránsito y transporte, de la normatividad interna de ECOPETROL S.A. aplicable y de Manejo Defensivo. (En caso de que haber aprobado este examen en el último año, no requiere presentarlo nuevamente). e. Aprobar examen práctico de conducción. Si la licencia interna es para la conducción de montacargas o grúas se deberá exigir la certificación del candidato, expedida por un ente autorizado como requisito para la autorización. Para otros vehículos industriales, los comités de Seguridad Vial de cada Gerencia o Dirección deberán establecer los requisitos especiales que deben cumplir los candidatos a ser autorizados. Las pruebas prácticas de manejo deberán ser realizadas por personal de las áreas de mantenimiento o servicios competentes para ello. Cada Gerencia deberá designar las personas autorizadas para practicar dichas pruebas. La vigencia de la licencia de conducción interna no podrá ser superior a la de la licencia de conducción expedida por las autoridades de tránsito. Para el caso de trabajadores de ECOPETROL S.A. con contrato de trabajo a término fijo y de contratistas, la vigencia de la licencia de conducción interna no será superior a la de terminación del contrato. En estos casos, dicha licencia deberá ser entregada a la Central de Personal o al interventor al término de cada contrato, quien la remitirá a DHS. Es obligación del jefe inmediato del empleado o del interventor del contrato, hacer el seguimiento del cumplimiento de este trámite. 7.4.

EXPEDICIÓN O RECATEGORIZACIÓN DE LICENCIAS DE CONDUCCIÓN NACIONAL

Cuando un empleado de ECOPETROL S.A. no tenga licencia de conducción expedida por las autoridades de tránsito y para el cumplimiento de sus funciones deba conducir vehículos, se procederá de la siguiente forma: • • •

•

7.5.

El trabajador debe obtener la autorización del trámite para obtener la licencia de conducción nacional de su jefe inmediato (Coordinador o superior). El trabajador realizará por su cuenta los trámites para obtener la licencia de conducción nacional. Una vez obtenida la licencia de conducción, se tramitará la expedición de la licencia interna de acuerdo con el procedimiento establecido en el presente Reglamento. Obtenida la licencia interna, la Empresa le reconocerá al empleado el 50% del costo del curso de aprendizaje y de expedición de la licencia, para lo cual deberá efectuar la respectiva solicitud de reembolso adjuntando las facturas originales expedidas por la escuela de conducción de vehículos y/o autoridad de tránsito. Cuando un empleado esté autorizado para conducir vehículos por razón de su trabajo y deba renovar su licencia de conducción expedida por las autoridades de tránsito y/o tramitar el cambio de su categoría por exigencia del cargo que desempeña, ECOPETROL S.A. le reconocerá la totalidad de los costos que esto conlleve, incluyendo el valor del curso de actualización por cambio de categoría, previa autorización del jefe respectivo (Coordinador o superior). NORMATIVIDAD PARA MOTOS Y BICICLETAS.

•

La circulación de motos está prohibida dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A., salvo casos excepcionales, previa autorización de la Gerencia respectiva y la Dirección de HSE y Gestión Social.

•

El uso y tránsito de bicicletas dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. solo se permitirá para el personal de las refinerías. Para el personal contratista el uso de bicicletas sólo será aprobado por

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la Dirección de HSE y Gestión Social, previa solicitud del Coordinador de Proyecto o Interventor del contrato. •

El ciclista debe ir libre de objetos que lo incomoden y siempre con las 2 manos en los manubrios.

•

Durante las reparaciones de planta se podrán tomar las medidas restrictivas sobre el uso de bicicletas.

•

Además de las exigencias de la legislación aplicable, se debe usar chaleco y luces reflectivas cuando se conduzca de noche. La circulación de las bicicletas siempre debe hacerse por el lado derecho de la vía.

7.6.

NORMATIVIDAD PARA TRANSPORTE EN CARROS ELECTRICOS

Adicional a las normas consignadas anteriormente se deben cumplir las siguientes: • • •

7.7. • • • • •

7.8. • •

•

•

Está prohibido salir a la vía pública en este tipo de vehículos. La capacidad máxima de carga incluyendo pasajeros es de 500 kg. El número de pasajeros depende del tipo de vehículo. En las refinerías existen tres tipos: - capacidad de un pasajero más conductor - capacidad de tres pasajeros más conductor - y capacidad de tres pasajeros más conductor con planchón para cargas menores. NORMATIVIDAD PARA AMBULANCIAS La ambulancia siempre permanecerá parqueada en la estación de Control de Emergencias o donde el negocio lo tenga designado, con sus llaves siempre puestas en el arranque. En caso de que un trabajador sufra un accidente grave o enfermedad súbita se debe dar aviso al teléfono de emergencia del respectivo negocio. El conductor de la ambulancia al llegar al centro asistencial parqueará adecuadamente dicho vehículo y procederá a abrir la puerta trasera para colaborar con la salida del lesionado o enfermo. Una vez el lesionado o enfermo sea recibido en la sección de urgencias del centro asistencial, la ambulancia deberá regresar inmediatamente a las instalaciones de ECOPETROL S.A. Por ningún motivo la ambulancia realizará labores diferentes a su fin como puede ser empujar, remolcar y otras. NORMATIVIDAD PARA MÁQUINAS CONTRAINCENDIO Las máquinas contraincendio siempre permanecerán parqueadas en la estación de Control de Emergencias o donde el negocio lo tenga designado, con sus llaves siempre puestas en el arranque. En caso de que se presente una emergencia, incendio o explosión donde se requiera la presencia de estas máquinas se debe dar aviso al teléfono de emergencia del negocio, o por radio al Supervisor de Contraincendio para los casos de las Refinerías. Quedan asignados como conductores oficiales de las máquinas contraincendio, todo el personal de Control de Emergencias y los brigadistas asignados para este fin. Por tal motivo, todos y cada uno de estos trabajadores deben realizar entrenamientos periódicos en conducción de este equipo automotor para asegurar sus habilidades, conocimientos y destrezas. Por ningún motivo las máquinas de contraincendio realizarán labores diferentes a su fin como puede ser empujar, remolcar y otras.

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7.9. NORMATIVIDAD GENERAL PARA TRANSPORTE DE CARGA • El transporte de carga debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en particular las contenidas en el Decreto 1554 de 1998. El transporte de mercancías peligrosas debe cumplir además con lo dispuesto en el Decreto 1609 de 2002 y en los instructivos internos pertinentes. • Todo vehículo que transporte carga que sobresalga, bien sea hacia los lados, hacia atrás o hacia arriba, está obligado a colocar en la parte más sobresaliente, el aviso correspondiente y una señal adecuada de color rojo, preferiblemente una bandera que señale el peligro existente. • Si las dimensiones de la carga exceden los límites establecidos por el Ministerio del Transporte para carga que sobresalga o sea extrapesada, deberá tramitar el respectivo permiso ante dicho Ministerio y/o Instituto Nacional de Vías (INVIAS). • Toda carga encima del mesón de los camiones deberá ir debidamente asegurada y apuntalada. • Todos los montacargas, cargadores, grúas y otros medios de transporte, deberán tener todas sus luces convencionales en buen estado, luces de traslación para operaciones nocturnas y alarma de retroceso o reversa. Todos los operadores de equipos pesados o livianos deben tener su examen de manejo. 7.10. •

NORMATIVIDAD GENERAL PARA TRANSPORTE DE PERSONAS

El transporte de personas debe cumplir con las disposiciones legales vigentes, lo contenido en este Reglamento y en los instructivos internos pertinentes.

7.11. 7.11.1.

COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL Y ACCIDENTES DE TRÁNSITO. Comités de Seguridad Vial

Se conformarán Comités de Seguridad Vial en cada una de las Gerencias, Direcciones e ICP, de acuerdo con las necesidades y características de cada área, cuyos miembros serán nombrados por el Gerente o Director respectivo. Las personas nombradas tendrán jerarquía igual o superior a Coordinador o Jefe Regional. Los Comités siempre deberán involucrar la asesoría de un funcionario de la Dirección de HSE y Gestión Social. Las funciones de los Comités serán las siguientes: • Establecer las Normas Internas de Tránsito Terrestre adicionales, correspondientes a sus circunstancias y situaciones particulares, del área de su responsabilidad, tales como velocidad máxima de circulación en zonas, vida útil de vehículos, restricciones especiales y requisitos especiales para autorización de conducción de vehículos industriales. • Conocer, analizar y definir los casos de suspensión provisional o definitiva de la licencia interna de conducción. • Conocer, analizar y fallar, como última instancia, los casos de accidentes de tránsito que ocasionen los vehículos de ECOPETROL S.A., en sus áreas de responsabilidad, cuando el conductor y/o conductores objeten el fallo de la investigación para establecer responsabilidades. • Realizar análisis de seguridad y confiabilidad del parque automotor a su servicio. • Realizar análisis de accidentalidad de tránsito y recomendar acciones su intervención. 7.11.2.

Procedimiento en caso de accidentes de Tránsito

En el evento de que un vehículo al servicio de la Empresa (propio, en leasing, contratado o prestando servicio de transporte de personas o mercancías) se vea envuelto en un accidente de tránsito, el conductor procederá de la siguiente manera: • •

Deberá hacer todo lo que esté a su alcance para que las personas afectadas con el accidente reciban la atención médica adecuada y que los daños al vehículo no se empeoren. El conductor involucrado tendrá la obligación de comunicarlo de inmediato a su Jefe y al interventor del contrato, en caso de tratarse de vehículos alquilados, leasing o de prestación de servicios.

•

•

• •

•

• • •

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En los accidentes que no requieran intervención de la autoridad de tránsito (los ocurridos dentro de las instalaciones de Ecopetrol, pero sin que haya lesionados ni se involucren daños a bienes de terceros) la autorización para movilizar el vehículo debe ser dada por el jefe del área o un delegado de aquel a la que pertenezca el conductor involucrado con la asesoría de la Dirección de HSE y Gestión Social. Para el caso de contratistas, esta autorización la debe dar el Interventor del contrato. Esperar a la autoridad para que se haga el levantamiento del croquis del accidente, en donde sea posible hacerlo. No mover el vehículo accidentado, salvo autorización dada por las autoridades competentes, cuando estas intervengan, o por el jefe del área a la que pertenezca el conductor involucrado, o por el delegado de aquel, con la asesoría legal de la póliza de seguros respectiva y de la Dirección de HSE y Gestión Social. En el evento en que el conductor no está de acuerdo con el croquis elaborado por la autoridad competente, deberá manifestar por escrito su inconformidad en dicho documento. Colaborar con las autoridades para que se le hagan los exámenes requeridos (por ejemplo alcoholemia). Todos los casos en los que haya lesionados o daños a bienes de terceros deben ponerse en conocimiento de las autoridades competentes. Así mismo, será obligación del conductor tramitar los aspectos legales conjuntamente con los servicios de apoyo legal que prestan las pólizas de seguro contratadas. La dependencia responsable del vehículo deberá hacer el reporte a la Unidad de Gestión de Riesgos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del accidente, quienes deberán considerar la afectación de la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual de Vehículos. ECOPETROL S.A. cuenta con una cobertura de Responsabilidad Civil Extra-Contractual para los vehículos de su propiedad que ampara los daños a terceros hasta por los limites establecidos en el Reglamento de Seguros de ECOPETROL y las lesiones causadas a los terceros afectados con el accidente, así como la indemnización por muerte de las personas afectadas en exceso del cubrimiento del SOAT, según lo establecido en el Reglamento de Seguros de ECOPETROL en el Numeral 2.17 del Anexo No.1. Cuando el conductor es un trabajador contratista que maneje un vehículo de propiedad de ECOPETROL S.A., el conductor deberá hacer el reporte al Administrador del contrato respectivo y a la Unidad de Gestión de Riesgos, quienes deberán considerar la afectación de la Póliza de Responsabilidad Civil Extra-Contractual, hasta por los montos establecidos en ella, y para que represente a la empresa del conductor contratista en las transacciones y trámites legales que deberán adelantarse en el cobro a terceros por daños a vehículos de ECOPETROL S.A. En caso de que el vehículo no sea de propiedad de ECOPETROL S.A., el contratista deberá hacer todos los trámites necesarios para hacer efectivas las pólizas de seguros del numeral 7.2.5. Si el accidente es objeto de cobertura de la Póliza de Responsabilidad Civil Extra-Contractual, todos estos trámites deben realizarse con los abogados designados por la Aseguradora. El conductor involucrado deberá reportar formalmente el accidente, atendiendo las directrices del “Procedimiento Para Manejo de Incidentes ECP- DRI-P-06”. Una vez reportado el accidente de tránsito, la Empresa procederá a la reparación del vehículo en caso de que sea de propiedad de ECOPETROL S.A. o definirá su remate o darlo de baja, sin perjuicio de la investigación o proceso disciplinario que se genere en contra del funcionario responsable, si a ello hubiera lugar. Todo incidente de tránsito en el que estén involucrados trabajadores de ECOPETROL S.A. o de sus contratistas deberá ser investigado de acuerdo con el procedimiento de investigación de incidentes de ECOPETROL S.A., salvo que contractualmente se haya previsto otra cosa. Dicha investigación está orientada a identificar las causas del incidente y a cómo prevenir futuros incidentes similares, es decir, a mejorar la gestión de seguridad; no a identificar responsables.

7.11.3.

Responsabilidades en accidentes de tránsito

La responsabilidad en el caso de accidentes de tránsito se determinará de la siguiente forma:

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Siempre que en la investigación de incidentes participe la autoridad de tránsito, corresponde a ella determinar si hay o no responsabilidad de trabajadores o contratistas. Cuando no participe la autoridad de tránsito, corresponde al Comité de Seguridad Vial del área realizar la investigación y establecer las eventuales responsabilidades de empleados o contratistas. En el evento de una demanda en contra de ECOPETROL S.A. soportada en una prueba sumaria de culpa grave o dolo, se debe llamar en garantía al trabajador, con fines de repetición. El cubrimiento de los costos que se deriven del accidente será asumido inicialmente por ECOPETROL S.A. para los vehículos propios. Para los vehículos alquilados o en leasing, los costos serán asumidos inicialmente por el Contratista, hasta que se defina la culpabilidad. Si el conductor o conductores involucrados en un accidente dentro de las instalaciones de la Empresa no están de acuerdo con el fallo, podrán solicitar al Comité de Seguridad Vial de su área la apelación del caso, aportando pruebas o argumentos que la sustenten. La apelación deberá ser revisada por un Comité de Seguridad Vial diferente al del área respectiva, direccionado por el jefe inmediato y el fallo emitido por este Comité en segunda instancia, es inapelable. El análisis y el avalúo de los daños causados y el costo de la reparación serán efectuados por las dependencias de Mantenimiento de Vehículos o por la que designe la Gerencia. Si el accidente ocasiona daños a instalaciones de la Empresa, el avalúo lo hará el departamento al que pertenezca la instalación afectada. Para los efectos, el día anterior a la fecha del correspondiente avalúo, se cursará citación a los conductores involucrados para que estén presentes en esa diligencia si así lo desean. Si se presentan discrepancias por el monto del avalúo entre ECOPETROL S.A. y el conductor, éste podrá solicitar por su cuenta avalúos en tres (3) entidades competentes reconocidas por ECOPETROL S.A. y las partes aceptarán como avalúo oficial el promedio aritmético de las tres (3) cotizaciones. ECOPETROL a través de la cobertura de responsabilidad civil extracontractual contratada para los vehículos de su propiedad, cuenta con asistencia jurídica; los honorarios de los abogados designados por ECOPETROL están establecidos de acuerdo con lo estipulado en el Reglamento de Seguros de ECOPETROL (Numeral 2.17 del Anexo No.1).

7.11.4.

Cobro de daños causados en accidentes de tránsito a trabajadores de ECOPETROL S.A.

Para el cobro de los costos de los daños causados en accidente de tránsito u originados por pérdida parcial o total de vehículos de propiedad o alquilados por ECOPETROL S.A. se procederá así: Si el conductor estaba en asuntos de trabajo Si el conductor autorizado estaba en asuntos de trabajo o el vehículo se encontraba bajo su responsabilidad, por disposición de la administración, en el momento del hecho: • •

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Si no es responsable del accidente, no habrá cobro alguno. Si es hallado responsable por falta grave o negligencia, deberá pagar el equivalente al 100% del valor de los daños del vehículo, cuando se trata de vehículos y bienes de ECOPETROL S.A. Para los daños a terceros se afectará la póliza de RCE si es pertinente según directrices de Administración de Riesgos. Para vehículos alquilados o en leasing el conductor deberá pagar el valor del deducible de la póliza de seguro del vehículo, si así está estipulado en el contrato de alquiler, sin que el porcentaje supere el 20% del valor de los daños. Lo anterior sin perjuicio de las demás responsabilidades a que haya lugar según el ordenamiento jurídico y de la Empresa. El monto que resulte a cargo del responsable deberá ser cancelado totalmente en la Caja de ECOPETROL S.A. inmediatamente después de producirse el fallo de responsabilidad. Alternativamente, aquel deberá autorizar a ECOPETROL S.A. para que le efectúen descuentos quincenales por nómina equivalentes a una quinceava parte (1/15) del salario mínimo convencional mensual, hasta cancelar dicho monto en un tiempo máximo de 36 meses. Si el monto a cargo del

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trabajador excede cinco (5) salarios mínimos convencionales mensuales, ECOPETROL S.A., previo concepto favorable de la Dirección de Servicios y Beneficios, el Jefe de Departamento podrá otorgar plazos adicionales proporcionales, previa solicitud escrita del trabajador. Si el accidente es objeto de cobertura de la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, todos estos trámites deben realizarse con los abogados designados por la Aseguradora. El costo de las lesiones y las indemnizaciones a las que halla lugar, tanto por muerte o lesiones, serán cubiertos en primera instancia por el SOAT y en exceso de este, por la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual según los límites establecidos en el Manual de Seguros (Anexo No.1). Si un conductor resulta responsable de un accidente y este ocurre estando el conductor del vehículo de ECOPETROL S.A. bajo el efecto de drogas alucinógenas, psicotrópicas o enervantes o de bebidas alcohólicas, según certificación emitida por médico o por las autoridades competentes, el empleado de la Empresa responderá por el 100% de los daños causados. Igualmente responderá por idéntico valor si se niega a someterse a los exámenes pertinentes o por falta de veracidad en el informe de accidente. En caso de responsabilidad del trabajador, para todos los casos se procederá de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo, el Código Único Disciplinario y las demás disposiciones legales vigentes. Para estos dos (2) últimos eventos se remitirá copia de los antecedentes a la Procuraduría General de la Nación y/o, si procede, a la justicia penal, respectivamente.

Si el conductor estaba en asuntos diferentes al trabajo Si el empleado estaba en asuntos diferentes al trabajo o no autorizados en el momento del hecho, sin perjuicio de las sanciones previstas en el Código Único Disciplinario, se procederá así: • • •

•

Si no es responsable del accidente, no habrá cobro alguno. Si es hallado responsable, deberá pagar el equivalente al 100% del valor de los daños, de acuerdo con el avalúo practicado según el procedimiento antes señalado. El monto que resulte a cargo del responsable deberá ser cancelado totalmente en la Caja de ECOPETROL S.A. inmediatamente después de producirse el fallo de responsabilidad. Alternativamente, aquel deberá autorizar a ECOPETROL S.A. para que le efectúen descuentos quincenales por nómina equivalentes a una quinceava parte (1/15) del salario mínimo convencional mensual, hasta cancelar dicho monto en un tiempo máximo de 36 meses. Si el monto a cargo del trabajador excede cinco (5) salarios mínimos convencionales mensuales, ECOPETROL S.A., previo concepto favorable de la Dirección Servicios y Beneficios, el Jefe de Departamento podrá otorgar plazos adicionales proporcionales, previa solicitud escrita del trabajador. Cuando la Empresa sea citada a una audiencia de conciliación relacionada con un accidente de tránsito, debe contarse con el visto bueno previo del Comité de Defensa Judicial y Extrajudicial. En el evento de que se realice la conciliación sin este concepto previo, quien suscribe la conciliación se hace responsable frente a la Empresa, sin perjuicio de procesos disciplinarios o legales a que haya lugar.

En el evento de que el tercero sea el responsable y esté interesado en proceder con el pago de los perjuicios, se dispondrá de las siguientes alternativas: •

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Reparación del vehículo: se podrá autorizar la reparación del vehículo, en un taller de reconocida idoneidad técnica, previo concepto favorable de la dependencia encargada del mantenimiento de vehículos en ECOPETROL S.A. Pago en efectivo: se podrá aceptar el pago de los perjuicios, de acuerdo con el monto determinado por los avalúos referidos en los numerales anteriores. La Coordinación de Normas y Tributario determinará el procedimiento contable que debe implementarse en estos casos.

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8. REGISTROS. No Aplica 9. CONTINGENCIAS. No Aplica 10. BIBLIOGRAFÍA. No Aplica 11. ANEXOS. No Aplica Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable: Clara Inés Arbeláez Naranjo Ext. 4546 Dirección de HSE y Gestión Social

DEPENDENCIA RESPONSABLE

JOSÉ RAFAEL UNDA BERNAL Director de HSE y Gestión Social

REVISÓ JOSÉ RAFAEL UNDA BERNAL Director de HSE y Gestión Social

AYDE MARY RAMIREZ TELLO Dirección de Abastecimientos y Servicios (E)

MAURICIO ECHEVERRY Vicepresidente Jurídico

APROBÓ JAVIER GENARO GUTIERREZ. Presidente