REGLAMENTO Y MANUAL DE MONTAJE Y DESMONTAJE

INDICE

Recinto Sede………………………………………………………………………………..2 Area Comercial………………………………………………………………………………2 Horario Para Visitantes……………………………………………………………………2 Manual de Montaje………………………………………………………………………2-3 Reglamentación………………………………………………...…………………..3 ,4,5,6 Prohibiciones…………………………..………………………………………….……… 6, 7 Servicios Prestados………………………………………………………………………….7 Servicios Adicionales……………………………………………………….……………….7 Recomendaciones………………………………………………………………….………....8 Manual de Desmontaje…………………….……………………………………….………..8 Firma………………………………………………………………………………………………9 Formato de requerimientos adicionales…………………………………………….….10

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REGLAMENTO Y MANUAL DE MONTAJE Y DESMONTAJE CINTECMAR 2016

El presente reglamento establece las normas que el PATROCINADOR se OBLIGA a cumplir durante la vigencia del evento, desde el montaje hasta el desmontaje de sus decoraciones y muestras. RECINTO SEDE: Centro de eventos Puerta de Oro, Via 40 No 79B -06 AREA COMERCIAL El área de exhibición estará ubicada el pabellón B Nivel 1 y Foayer HORARIO PARA VISITANTES: Jueves 13 de Octubre de 8:00am a 18:00pm Viernes 14 de Octubre de 8.00am a 18:00pm MANUAL DE MONTAJE El montaje de CINTECMAR 2016 para los patrocinadores será:

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PATROCINADORES SIN MONTAJES ESPECIALES: Iniciará el día miércoles 12 de Octubre, a partir de las 16:00pm hasta las 18:00p.m. Deberán enviar la última planilla de pago de ARL de las dos personas que estarán a cargo de la atención del stand y de las personas que ingresarán con algún tipo de material para el stand, al correo [email protected] a más tardar el 08 de Octubre para que Corferias les permita el ingreso, de o contrario no podrán ingresar al centro de eventos.

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PATROCINADORES CON MONTAJES ESPECIALES: Los patrocinadores con montajes especiales deben enviar con anticipación el render del stand para aprobación al correo [email protected] Los montajes especiales iniciarán el día Miércoles 12 de Octubre a partir de las 08:00 a.m hasta las 18:00pm. Los patrocinadores deberán entregar el listado completo de su personal de montajes y del personal que estará a cargo de la atención del stand, con números de cédula y la última planilla de pago de seguridad social donde se pueda verificar el pago de la ARL, antes del miércoles 08 de Octubre a las 18:00 p.m. Al correo [email protected] lo anterior para que Corferias les permita el ingreso, de lo contrario no podrán ingresar al Centro de Eventos Puerta de Oro. Teniendo en cuenta la importancia del evento, la organización le agradece el esmero que usted tenga, en la decoración de su respectivo stand, pues este aporta al éxito de la misma, por lo que la organización le sugiere entregue una copia del reglamento y del manual de montaje de la exposición a los responsables del diseño y construcción de su stand. No lo deje para última hora, pues ellos deben conocer esta información, fundamental para el desarrollo del mismo.

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Los stands tienen que estar absolutamente montados a las 8:00am del jueves 13 de Octubre, hora en que se abrirán las puertas al público, después de la hora fijada, no se permitirá continuar con los montajes. Escarapelas: El expositor tendrá derecho sólo a dos (2) escarapelas por stand (credenciales de expositor) para el personal que estará a cargo del stand durante los días del evento. Estas escarapelas estarán disponibles a partir de las 7am del 13 de Octubre en el área de Registro del evento. Las escarapelas para el personal que esté a cargo del montaje y desmontaje del stand, serán entregados el 12 de Octubre, previo envío de la información de las personas encargadas del tema en cada stand. Para el montaje favor tener en cuenta los siguientes puntos: Estar a paz y salvo con la organización del evento, es indispensable presentar al ingreso del Centro de Eventos, el paz y salvo otorgado por el Organizador.

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Para obtener el Paz y Salvo es necesario: Haber enviado el contrato firmado y sus anexos. Haber realizado el pago del Stand Haber enviado la última planilla de pago de aportes de ARL del personal que estará a cargo de atender el stand y del personal de montaje.

REGLAMENTACION

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Antes de iniciar el montaje, el expositor deberá cerciorarse de las condiciones físicas y el espacio asignado. La organización no realizará modificaciones para ajustarse al diseño de cada stand, el diseño de cada stand se ajusta a las condiciones del espacio previamente estipulado.

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El personal encargado del montaje y desmontaje debe portar la escarapela que lo acredite como tal y los documentos de seguridad social (ARL y EPS)

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La capacidad máxima de carga en los entrepisos de concreto es de 400 Kg/m2

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El expositor no podrá taladrar ni perforar las paredes, pisos etc. del recinto.

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Tener listo el stand el día trece (13) de Octubre de 2016 a las 08:00 a.m, hora en que se abrirán las puertas al público, llegada esta hora, el PATROCINADOR no podrá continuar con el montaje.

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Los participantes deberán abstenerse de ingerir bebidas alcohólicas o fumar durante el evento en el área de exposición.

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El voltaje del servicio de energía con el que cuenta el recinto es de 110 voltios en monofásica y de 208 voltios en trifásica, las dos con una frecuencia de 60HZ, con variaciones aproximadas del 10%. Se recomienda utilizar estabilizadores y/o reguladores de voltaje, UPS, tableros regulados, fusibles, transformadores, elevadores, etc, para reforzar la protección de computadores, equipos electrónicos y maquinaria, que cuente con control electrónico.

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Verifique el consumo de electricidad real que utilizará en el evento. Si sobrepasa la carga estipulada póngase en contacto con el operador logístico. Cuenta con 10 días de anticipación como máximo para solicitar la renta de toma eléctrica

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adicional, evite apagones y cortos circuitos en sus equipos. Cualquier daño a las instalaciones eléctricas derivado de la sobrecarga ante la omisión de esta solicitud, deberán ser cubiertos en su totalidad por el patrocinador. 

Proporcionar con anticipación al área responsable del manejo de Redes de Corferias, a través del Operador Logístico, el esquema eléctrico que se va a implementar en un montaje especial, detallando las cargas, y los equipos que se van a utilizar , avalado por un ingeniero eléctrico.

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Tener precaución al momento de realizar el montaje, evitando el bodegaje y almacenamiento de elementos o mercancías que puedan generar fallas o cortocircuitos.

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El operador logístico entregará un punto de conexión eléctrico con los parámetros eléctricos verificables (nivel de voltaje, carga en kilovatios a utilizar y desde allí el expositor efectuará directamente la distribución eléctrica para su maquinaria instalada, controlando la exigencia de corriente a utilizar, responsabilizándose de la operatividad de sus equipos o máquinas.

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Por razones de seguridad y logística el expositor o las empresas de montaje no deberán bloquear por ningún motivo cajas eléctricas, Extintores, Gabinetes, de incendios, o puertas ya sea durante el montaje, el evento o el desmontaje.

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El expositor y las empresas de montaje deberán cumplir con las normas y disposiciones Seguridad de Corferias

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Los gastos de reparación o reposición corresponden a las tarifas comerciales establecidas por cada proveedor, incluyendo el lucro cesante que se genere en caso de daño de los elementos.

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Para que el PATROCINADOR pueda ingresar a la sede máquinas de alto consumo de energía o servicio de iluminación, deberá informarlo al Operador Logístico con quince (15) días de anticipación al montaje del evento para que la Sección Técnica otorgue su autorización y le cargue al PATROCINADOR el costo adicional correspondiente por anticipado. En caso de que la solicitud no se tramite con la anticipación requerida, EL COMITÉ ORGANIZADOR no se compromete a autorizar el ingreso y no se entenderá que hay ningún tipo de incumplimiento por parte del Organizador.

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Toda empresa de montaje debe contar con sus herramientas, personal y equipos necesarios para la ejecución de sus trabajos. La organización no cuenta con esto.

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La organización no cuenta con bodega de expositores, ni lugar para almacenamiento de mercancías.

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El contrato de participación obliga al expositor a ocupar el espacio asignado, a mantenerlo debidamente presentado y atenderlo hasta la clausura de CINTECMAR 2016, por intermedio de personas capacitadas y responsables que atiendan al público y le suministren la información y explicaciones que les soliciten.

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Cumplir con las normas y horarios establecidos en este documento para el montaje y desmonte del stand, así como para el ingreso y retiro de elementos y mercancías a la Sede.

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Responder por el desplazamiento y la alimentación de las personas que atiendan el stand.

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Los expositores deberán llegar el 13 de Octubre a las 7:00 a.m., a las instalaciones de CINTECMAR 2016 para así evitar cualquier tipo de anomalía en el stand, por las cuales El Comité Organizador, no responderá de ninguna manera.

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Los expositores deberán presentar su escarapela en el control de acceso para la entrada y salida.

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Es de aclarar que la seguridad que presta el evento es global y por tal razón no responde por pérdidas.

impuestas por el área de

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Antes del cierre del evento, los expositores deben verificar que su stand haya sido recibido por el personal staff del evento y no olvidar sus objetos personales al salir.

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Ningún expositor debe dejar su stand solo hasta el desalojo de los demás.

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Únicamente se prestará el servicio de vigilancia de todo el recinto cuando se haya realizado el desalojo total de los asistentes, hasta el ingreso del personal en la mañana siguiente, esto implica que no pueden abandonar su stand hasta que los visitantes abandonen el recinto.

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Si va a taladrar, serruchar, clavar o pintar sobre el piso, ponga un elemento que lo proteja.

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Sólo se permitirá el ingreso de artículos que harán parte del stand, hasta las 18:00 pm del día 12 de Octubre, al momento del cierre diario se recibirá el inventario únicamente con artículos grandes como televisores, muebles, no incluiremos artículos pequeños que no sean fáciles de visualizar al momento de salir del evento.

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El Comité directivo, el Operador Logístico y Corferias, no se responsabilizan por los daños, pérdidas, deterioros y perjuicios de productos o mercancías exhibidos; de las instalaciones o materiales de decoración del expositor; de las fallas de energía eléctrica o aquellas que se produzcan con ocasión o en virtud de las acometidas y/o conexiones eléctricas, causados desde que se inician los trabajos de adecuación del stand hasta su desmonte.

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Las máquinas y aparatos que se destinen a su exhibición deberán quitarse e instalarse de conformidad con las normas generales de seguridad.

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En los casos de demostraciones, el expositor deberá tomar las precauciones necesarias que garanticen la seguridad del personal de atención y de los visitantes.

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El patrocinador es el único responsable de la demostración de aparatos y máquinas. El Comité directivo y el Operador Logístico de CINTECMAR 2016 y Corferias, no asumen responsabilidad alguna de estos casos.

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Emitir facturas a los clientes que adquieren bienes o servicios dentro del recinto ferial durante el evento en caso que aplique.

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Ni el Comité Organizador, ni el operador logístico, tendrán responsabilidades ante los participantes, ni ante terceros por el incumplimiento o uso indebido de marcas por parte de algún patrocinador, de la misma forma entiende que no existe responsabilidad alguna por los resultados comerciales que se deriven de su participación en CINTECMAR 2016.

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Será obligación del Expositor, responder por todo daño o desperfecto que se llegare a ocasionar en el área de su stand o cualquier área del recinto ferial, cuando estos sean causados por el Expositor, sus empleados, agentes o representantes, como consecuencia del montaje, desarrollo del evento o desmontaje, así como en los bienes que hayan sido entregados como parte del stand.

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El Expositor deberá contratar y mantener vigente por su propia cuenta, desde la fecha de suscripción del contrato y hasta el momento en que existan riesgos a su cargo, los seguros necesarios durante el evento y ligados con el mismo. El expositor deberá asegurar contra todo riego por el 100% de su valor, todos los bienes que estos ingresen en ocasión del evento al recinto ferial, propios y/o de terceros. Debe contar con una póliza que ampare su mercancía contra todos los riesgos derivados de incendio y/o rayo, explosión, asonada, motín, actos mal intencionado de terceros y terrorismo, daños por agua, daños causados por aeronaves, así como causados por vehículos terrestres, terremoto, temblor, erupción volcánica, hurto calificado con violencia. De igual forma debe constituir una póliza de responsabilidad civil extracontractual la cual debe incluir el amparo de gastos médicos. Estas pólizas deben estar vigentes desde el primer día de montaje y durante todo el término de duración del evento incluyendo la fecha en que se realizará el desmontaje.

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Es deber de los expositores traer extintores dependiendo del tipo de producto que se exhiba en el stand, las siguientes son las consideraciones que determinan la necesidad, tipo y uso de los extintores: EJEMPLOS DE ELEMENTOS QUE GENERAN RIESGOS DE INCENDIO Uso de Candelabros Shows con fuegos ELEMENTOS PROMOCIONALES Samovares y otros elementos para preparar o calentar alimentos Comburentes (desinfectantes que contienen peróxidos) UTILIZACION DE FUENTES DE ENERGIA Gas Líquidos Combustibles Más de dos aparatos electrónicos que puedan generar sobrecarga

TIPO DE EXTINTOR QUE SE DEBE UTILIZAR (ABC) Multipropósito (B) Polvo químico seco TIPO DE EXTINTOR QUE SE DEBE UTILIZAR (ABC) Multipropósito -

(ABC) Multipropósito

TIPO DE EXTINTOR QUE SE DEBE UTILIZAR (BC) Co2 (B) (C) Solfaklán gas carbónico

PROHIBICIONES 

Retirar elementos de señalización de su stand o área asignada.

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Colocación de cables aéreos de cualquier naturaleza.

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El ingreso de menores de 18 años.

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No se permite pegar, clavar, colocar pendones, perforar y pintar sobre los elementos entregados en calidad de comodato ni en las estructuras del recinto (paredes, puertas etc). No se permite colgar ningún tipo de elemento (sin importar su peso) de la estructura del techo.

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El reparto de volantes o folletos, la colocación de carteles, pantallas, cartones publicitarios o la realización de cualquier tipo de propaganda fuera de los respectivos stands o área asignada.

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La entrega de bolsas diferentes a la suministrada por el patrocinador oficial de las mismas, fuera de los respectivos stands.

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No se permite tener grabadoras, radios, equipos de sonido etc. con un volumen alto, que pueda incomodar a los participantes visitantes a la muestra comercial o a juicio de los organizadores del evento o los encargados de su logística y seguridad.

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No está permitido la permanencia y manipulación de sustancias inflamables y equipos a gas, carbón, gasolina o cualquier combustible que represente peligro o cause molestias dentro del recinto, plantas eléctricas, motores de equipo eléctrico o maquinaria, así como el uso de materiales explosivos y/o inflamables, la exhibición de elementos tales como globos inflados con helio, cilindros con sustancias o fluidos comprimidos (gas, oxígeno, nitrógeno, helio, aire, etc) En caso de ser absolutamente necesario deberán tramitar ante la oficina de Prevención del Riesgo de la Unidad Administrativa del Cuerpo Oficial de bomberos, o ante la entidad competente , el respectivo conceptivo concepto técnico y presentarlo al operador logístico, para ser entregado ante el área de seguridad de Corferias, para su validación.

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No se podrá fijar material de decoración en las áreas arrendadas que pueda dañar los paneles o instalaciones de la sede, ni se podrá abusar de otra manera de los paneles, los suelos y equipos contenidos dentro o sobre los espacios asignados.

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Los elementos de decoración sólo podrán ser colocados dentro de los límites del stand.

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Se prohíbe cualquier modificación en las instalaciones eléctricas, hidráulicas, telefónicas o de iluminación a menos que, por motivos justificados, sea autorizado por el departamento técnico del Corferias y/o por el operador logístico.

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El expositor se obliga a no llevar a cabo ninguna actividad, exhibición o espectáculo que pueda ser ilícito o contrario a la moral y buenas costumbres en las áreas a él asignadas y en general, en el recinto sede de CINTECMAR 2016.

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No se podrá cubrir los laterales de 1mt de alto hacia arriba, para así no afectar la visibilidad a los expositores que se encuentren a lado y lado.

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No está permitido fumar en espacios cerrados, de acuerdo con la Resolución 01956 de 2008 del Ministerio de Protección Social o cualquier norma que la modifique , complemente, reglamente y/o derogue.

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No está permitido comer en el stand.

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El expositor debe abstenerse de Comercializar productos sin los respectivos registros sanitarios y licencias a que haya lugar.

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No se permite bajo ninguna circunstancia que personal ajeno a Corferias, opere sobre las cubiertas de los pabellones.

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Se prohíbe realizar publicidad engañosa. SERVICIOS PRESTADOS

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Aire acondicionado durante los días del evento.

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Iluminación general: adicional a la iluminación normal del salón, el evento proveerá de lámparas tipo spot a cada stand.

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Vigilancia: El recinto cuenta con un servicio de vigilancia general, por lo que la Dirección General de CINTECMAR 2016 no asume responsabilidad alguna por las misiones especiales que le recomienden los expositores. SERVICIOS ADICIONALES: Para la prestación de cualquier servicio adicional, el PATROCINADOR deberá diligenciar el formulario de requerimientos adicionales que para ese efecto tiene a disposición al final de este manual. En caso de requerir servicios adicionales, deberá enviar el formulario diligenciado al correo [email protected] , el Operador Logístico (Aviatur) le confirmará la disponibilidad de dichos elementos, los costos adicionales y forma de pago de los mismos. Se entiende por servicios adicionales, todo servicio diferente de lo expresamente mencionado en la oferta comercial y acordado en el contrato; tales como, puntos eléctricos diferentes al que se entrega en el stand, luces diferentes a las que se entregan con el stand, plasmas, mueble archivador, arreglos florales, backing, entre otros los cuales serán de cargo exclusivo del PATROCINADOR. Todo servicio adicional a los anteriormente mencionados, tales como, reguladores de voltaje, fax, fotocopiadoras, reflectores, proyectores, etc. deben ser informados con ocho (8) días de anticipación a la iniciación de la exposición para que sean autorizadas por el área mantenimiento de Corferias. Estos servicios deberán ser contratados en forma separada y directa y serán de cargo exclusivo del Patrocinador.

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RECOMENDACIONES 

Les recomendamos asegurar los equipos, utilizando guayas a la mesa.

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Es muy importante que usted llegue a responsable de su mercancía.

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Elija bien el personal que atenderá su stand.

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Lleve a su stand suficientes tarjetas de presentación, folletos, catálogos y listas de precios

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Cuide la presentación de sus empleados, así como la actitud de servicio que deben mantener durante el evento.

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Coordinar los horarios del personal que estará atendiendo el stand.

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Le sugerimos organice los horarios para que el stand NUNCA esté sin personal, durante el tiempo que haya atención al público. Cualquier eventualidad al respecto será de absoluta responsabilidad del expositor.

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Es recomendable que objetos como: carteras, calculadoras, maletines, computadores portátiles, teléfonos celulares y joyas que sean de uso personal de los expositores o de su personal sean guardadas bajo llave.

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Es aconsejable que el personal que trabaje para usted en el montaje, evento y desmontaje sea de su pleno conocimiento y confianza.

la hora indicada para evitar

contratiempos. El organizador no se hace

MANUAL DE DESMONTAJE El Patrocinador sin montaje especial, deberá tener desmontado el stand, el día 15 de Octubre antes de las 10:00 a.m. El patrocinador con montaje especial deberá tener desmontado el stand a más tardar a las 14:00pm del día 15 de Octubre, vencido el término para el retiro, la sede se reserva el derecho de remover de sus instalaciones los artículos que allí permanezcan y almacenarlo donde considere conveniente, bajo la responsabilidad, costo y riesgo del patrocinador. Ni El Comité Directivo, ni el Operador Logístico, ni el recinto del evento se hacen responsables por ningún objeto dejado por el Patrocinador después de la hora fijada para el desmontaje de los stands. Favor tener en cuenta los siguientes puntos: 

El stand no podrá ser desmontado por ningún motivo antes terminar el acto de clausura del evento.

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El expositor devolverá el espacio en las mismas condiciones recibidas. No se permite pegar, clavar, pintar, instalar adhesivos sobre los elementos entregados en calidad de comodato.

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Estar a paz y salvo con el pago del Stand y de los adicionales que solicite al Operador Logístico para poder retirar sus elementos de la sede.

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Retirar de la sede la totalidad de los elementos dentro del plazo por el que se contrató. Si por algún motivo esta obligación no se cumpliere, el PATROCINADOR deberá pagar a Corferias o al Organizador la suma que este último fije por concepto de almacenaje. Queda claro y entendido, que la responsabilidad por los elementos no retirados en el tiempo indicado es exclusiva del PATROCINADOR.

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El personal staff procederá a recibir los stand al finalizar el evento, favor informar a sus representantes que No deben retirarse, sin que haya sido elaborada el acta dejando constancia de que se recibe en el mismo estado en que se entregó.

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Estoy de acuerdo con los lineamientos estipulados en este manual. Atentamente,

................................................................ NOMBRE: EMPRESA: (Firma, cédula y sello). Envíe este documento completamente diligenciado y firmado por el representante legal de la empresa al correo [email protected]

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FORMATO DE REQUERIMIENTOS ADICIONALES EMPRESA PATROCINADORA: _____________________________________________________ NIT:__________________________________________________________________________ PERSONA SOLICITANTE: _________________________________________________________ FECHA: _______________________________________________________________________ ARTICULO Punto eléctrico de 110V Punto eléctrico de 220V Silla alta Mesa alta tipo Bar Luces adicionales Plasma de 42” base piso Plasma de 50” base piso Base piso para TV Computadores Portátiles Ipad Vinilo adhesivo para lateral del stand seaflower de 1.5 mts de ancho por 2.40 de alto Backing con imagen de marca y estructura con dimensiones de 3mt de ancho por 2.40 de altura Backing con imagen de marca y estructura con dimensiones de 2mts de ancho por 1.10mt de altura Backing con imagen de marca y estructura con dimensiones de 5mts de ancho por 2.40mt de alto Backing con imagen de marca de 2mts x 2.40 de alto Backing con imagen de marca y estructura con dimensiones de 4mts de ancho por 2.40mt de alto

CANTI DAD

VALOR UNITARIO (antes de iva) $50.000 $90.000 $35.000 diario $35.000 diario $28.000 $220.000 diario $250.000 diario $45.000 diario $60.000 diario $80.000 diario

VALOR TOTAL antes de IVA

OBSERVACION

$110.000 $432.000

$132.000

$720.000 $288.000

$576.000

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Por medio del presente autorizo a facturar el valor de la solicitud y me comprometo a efectuar el pago contra presentación de la factura. FIRMA:____________________________________________ NOTA: En caso de requerir servicios adicionales, favor diligencie esta hoja y envíela al correo [email protected]

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