SAP Disclosure Management Versión del documento: 10.0 SP08 - 2014-03-20
Ayuda de usuario
Tabla de contenido 1
Ayuda general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.1
Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.2
Introducción a Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
1.3
Conceptos básicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.4
1.5
1.3.1
Autorizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.3.2
Flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.3.3
Informes y períodos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.3.4
Cachés de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Información general de la interfaz de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.4.1
Área funcional: Informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.4.2
Área funcional: Supervisión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.4.3
Área funcional: Configuración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Información general sobre las funciones adicionales de las aplicaciones de Microsoft Office. . . . . . . . . .28 1.5.1
Barra de herramientas de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
1.6
Manual de instalación de cliente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.7
Parámetros de idioma del explorador. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 1.7.1
1.8
Cambiar el idioma de visualización en Internet Explorer 8. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Configuración de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 1.8.1
Inicio de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.8.2
Establecimiento del idioma del menú de complementos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.8.3
Almacenamiento de acciones de cliente en un archivo de registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.8.4
Configurar los parámetros de conexión de orígenes de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
1.8.5
Definición de la ruta a la plantilla de tablas de Word local. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2
Ayuda de editores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.1
Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.2
Documentos de capítulo en el portal de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 2.2.1
Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.2.2
Abrir un capítulo vinculado a datos para su edición desde la ficha General. . . . . . . . . . . . . . . 34
2.2.3
Editar documentos de capítulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.2.4
Actividades de informe y de capítulo en documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.2.5
Mostrar informes y capítulos y sus detalles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.3
Cliente por lotes Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2.4
Editar capítulos de divulgación de contenido en aplicaciones de Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . . . .45
2
2.4.1
Proteger y desproteger informes y capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.4.2
Desproteger capítulos e informes localmente para editarlos en Word o Excel. . . . . . . . . . . . . 47
2.4.3
Inicio de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.4.4
Edición de documentos en aplicaciones de Microsoft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
2.4.5
Gestión de cachés de datos en Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
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2.4.6
Gestión de documentos de texto en Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
2.4.7
Gestión de presentaciones en Microsoft Office PowerPoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
3
Ayuda de gestores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
3.1
Información general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
3.2
Informes y períodos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.2.1
Administración de períodos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
3.2.2
Administración de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
3.2.3
Papelera de reciclaje. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Administración del estado del flujo de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 3.3.1
Iniciación de un flujo de trabajo de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
3.3.2
Iniciación de un flujo de trabajo de capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
3.3.3
Inicio de todos los flujos de trabajo de informes inicializados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
3.3.4
Detención del flujo de trabajo de un informe o capítulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
3.3.5
Reinicialización de los flujos de trabajo de un informe y sus capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
3.3.6
Reinicialización de un flujo de trabajo de capítulos concretos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Administración de capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 3.4.1
Creación de capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
3.4.2
Edición de capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
3.4.3
Cambio de la estructura del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Gestión del acceso a los informes y a los capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 3.5.1
Acceso al diseño en el nivel de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
3.5.2
Acceso al diseño en el nivel de capítulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157
Gestión de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 3.6.1
Generación de informes consolidados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
3.6.2
Modificación del contenido cualitativo en los informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
3.6.3
Actualización del contenido cuantitativo en informes y capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
3.6.4
Actividades de informe y de capítulo en documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
3.6.5
Bloqueo de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175
3.6.6
Reescritura de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Supervisión de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 3.7.1
3.8
Información general del supervisor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Publicar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 3.8.1
Cómo asignar el permiso de publicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
3.8.2
Cómo crear un paquete de publicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
4
Ayuda de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
4.1
Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
4.2
Cabina del creador de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
4.3
Plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 4.3.1
Crear plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
4.3.2
Editar plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Ayuda de usuario Tabla de contenido
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3
4.4
4.5
4.6
4.3.3
Implementación de plantillas para un conjunto de entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
4.3.4
Modificación de la conexión de datos de las entradas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
4.3.5
Comparación de información de asignación de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 4.4.1
Importación de una lista de entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
4.4.2
Agregar, eliminar y modificar entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 4.5.1
Actualización de datos a partir de sistemas de origen conectados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
4.5.2
Restricciones de los capítulos vinculados con datos en XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
4.5.3
Generación de instancias XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
4.5.4
Validación de instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
4.5.5
Envío de instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Configuración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 4.6.1
Crear y modificar tipos de informe para plantillas XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
4.6.2 Ofrecimiento de las taxonomías necesarias para la validación de las instancias de XBRL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 4.6.3 4.7
Tipo de informe de taxonomía XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Informes de E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 4.7.1
Gestión de la configuración de los complementos de E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
4.7.2
Configuración de informes XBRL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
4.7.3
Cómo crear vínculos de datos a plantillas de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
4.7.4
Crear vínculos MassData en plantillas de Excel E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
4.7.5
Presentación preliminar de E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
4.8
Solución de problemas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
5
Ayuda del proceso COREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209
5.1 El proceso de generación de informes COREP/FINREP en SAP Disclosure Management (SAP DM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209 5.2
Cómo instalar los complementos COREP/FINREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
5.3
Cómo configurar la generación de informes COREP/FINREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
5.4
Cómo validar los informes COREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
5.5
Validación COREP/FINREP en SAP Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
4
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1
Ayuda general
1.1
Introducción
La ayuda general de la aplicación se ha diseñado para ayudar a los usuarios a comprender los conceptos y la finalidad de SAP Disclosure Management. Esta sección presenta a los usuarios algunas funciones típicas de SAP Disclosure Management tanto en el portal como en Microsoft Office Word.
Más información Para obtener más información sobre el creador de informes y el diseñador de taxonomías, consulte la ayuda para el creador de informes y la ayuda para el diseñador de taxonomías en SAP Help Portal en http://help.sap.com/ bodm100.
1.2
Introducción a Disclosure Management
Las soluciones de gestión de divulgación que ofrece SAP permiten que los clientes vayan más allá para garantizar un proceso de cierre financiero sin riesgos, riguroso y puntual. Y lo logra gestionando la producción, el archivado y la publicación de los estados y registros financieros. Ventajas: ●
Acelerar el cierre financiero a la vez que se reduce el coste del cumplimiento legal
●
Aunar los complejos procesos financieros en un solo entorno
●
Proporcionar a los profesionales de las finanzas una forma de gestionar la producción de estados financieros muy visual y fácil de usar
●
Permitir la colaboración y el flujo de trabajo entre varias personas y equipos
●
Cumplir las nuevas exigencias de publicación XBRL y el cumplimiento legal de IFRS
●
Ofrecer varias opciones de salida para el archivado y la publicación de estados financieros
●
Perfeccionar todo esto con otras soluciones SAP
1.3
Conceptos básicos
SAP Disclosure Management se basa en cuatro conceptos fundamentales: ●
Autorización: afecta a los permisos que tienen los usuarios para tareas del sistema específicas.
●
Flujo de trabajo: afecta a los pasos y a las fases del ciclo de vida de un documento y a la secuencia de las tareas que deben realizarse en esos pasos.
Ayuda de usuario Ayuda general
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5
●
Informe y período: afecta a la configuración de los datos maestros de un documento.
●
Caché de datos: afecta a la disponibilidad de los datos.
1.3.1
Autorizaciones
Las autorizaciones en SAP Disclosure Management siguen el principio "lo que no se permite está prohibido". Incluye los elementos siguientes: ●
Permisos
●
Usuarios
●
Roles
●
Unidades
Las funciones y los permisos se usan en flujos de trabajo para restringir la ejecución de actividades y, en caso necesario, escalonar las acciones para funciones específicas u objetos de autorización. Los permisos de un nivel de informe concreto los heredan los niveles inferiores a no ser que los permisos de estos niveles se establezcan explícitamente de otra forma. Esto ayuda a mantener los permisos locales. Además,puede asignar unidades a los usuarios seleccionando una o varias entidades, o bien el grupo. Una unidad les otorga acceso a informes de grupo, informes de cualquier entidad o informes asignados a determinadas entidades. Los usuarios pueden administrar y asignar unidades a las que están asignados ellos mismos. La combinación de una unidad y un rol define los derechos de acceso de un usuario.
1.3.1.1
Permisos
Un permiso es un objeto de autorización que hace que sea posible ejecutar una transacción específica en el servidor (como puede ser la gestión de informes o la gestión de períodos) o en el documento que hay en el cliente (como la edición del capítulo o informe). Los objetos no están relacionados, es decir, no hay un orden jerárquico. Esto permite una mayor transparencia. Los objetos de autorización se asignan a los roles. No se pueden asignar los permisos directamente a los usuarios, ni tampoco se les puede denegar explícitamente el permiso. Los objetos de autorización se estructuran por grupo para facilitar la visualización de la información general. El grupo en sí no es un objeto de autorización. Los grupos que se incluyen en el despliegue estándar de SAP Disclosure Management y los objetos por grupo se enumeran más abajo.
Administración Sistema: para administrar y personalizar la configuración de SAP Disclosure Management hasta cierto punto
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Ayuda de usuario Ayuda general
Período Gestionar: para administrar los datos maestros de un período
Informe Gestionar: para administrar los datos maestros de un informe y crear el árbol de informes Ver: para mostrar el documento consolidado en la aplicación de Microsoft Office del cliente Deshacer: para volver al punto anterior al check-out del informe Editar: para modificar el documento consolidado en la aplicación de Microsoft Office del cliente
Capítulo Editar: para modificar el documento de capítulo en la aplicación de Microsoft Office del cliente Ver: para mostrar el documento de capítulo en la aplicación de Microsoft Office del cliente Deshacer: para volver al punto anterior al check-out del capítulo
1.3.1.2
Usuarios
Un usuario es una persona que tiene autorización para iniciar sesión en el sistema y ejecutar las tareas del rol y la unidad asignadas al ID de usuario correspondiente. SAP Disclosure Management hace que sea posible asignar unidades a un usuario y asignar roles en el nivel global o local. Los roles globales los suele asignar el administrador del sistema y tienen validez para todo el sistema. Los roles locales los asigna el gestor de informes en el nivel de informe o capítulo, y solo tienen validez para el informe determinado. Los roles globales no pueden quedar invalidados por los locales, y la asignación de roles locales no es obligatoria.
1.3.1.3
Unidades
Las unidades se usan para asignar usuarios a una o varias entidades, o bien a un grupo. Un usuario solo se puede asignar a una unidad específica. Si los usuarios se asignan a una unidad, pueden ver informes asignados a esta unidad. Sin embargo, los permisos para trabajar en los informes se asignan como parte de la definición del rol. Están definidas las siguientes unidades:
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●
Grupo: Un grupo no se asigna a una unidad. Si un usuario no está asignado a una entidad, el sistema asigna automáticamente el usuario al grupo. El usuario tiene acceso a todos los informes creados dentro de esta unidad.
●
Cualquier entidad: Si selecciona eta opción, el usuario tiene acceso a todos los informes creados en cualquier unidad definida.
●
Entidad asignada(única o múltiples): Los usuarios tienen acceso a los informes creados en la unidad a la que están asignados.l
Tabla 1: Matriz entidad Tipo de usuario
Asignado a to das las entida des
Asignado a enti Consulta infor dades específi mes asignados a cas entidades espe cíficas
No puede con sultar informes asignados a en tidades
Entidades auto rizadas a usua rios
Usuario global
No
No
No
Sí
No puede autori zar entidades
No
Sí
Sí
Sí
Puede autorizar entidades espe cíficas
Sí
-
Sí
Sí
Puede autorizar cualquier enti dad
No
No
No
No
No puede autori zar entidades
No
Sí
Sí
No
Puede autorizar entidades espe cíficas
Sí
-
Sí
No
Puede autorizar cualquier enti dad
Usuario restrin gido a entidades
1.3.1.4
Roles
Un rol es una colección de objetos de autorización y de permisos relacionados. En SAP Disclosure Management hay cuatro roles estándar: ●
Administrador estándar
●
Gestor estándar
●
Gestor avanzado estándar
●
Editor estándar
●
Solo lectura estándar
Los clientes pueden crear los roles según su criterio, combinando los objetos de autorización basados en requisitos concretos.
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1.3.2
Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo de SAP Disclosure Management describen el ciclo de vida estándar de un informe, es decir, las fases por las que pasa el informe, desde la creación de la estructura del informe hasta la edición de los capítulos y terminando en la finalización del contenido del informe consolidado. Un flujo de trabajo es una característica obligatoria de un informe y sus capítulos. El flujo de trabajo contiene pasos a los que se les asignan estados de paso. Estos estados de paso describen el ciclo de vida estándar de un documento, desde su creación hasta la edición y la finalización del documento.
1.3.2.1
Principio de herencia
Puede configurar en un informe tantos flujos de trabajo como necesiten los asuntos incluidos en el informe. El flujo de trabajo estándar específico del informe se configura en el nivel de informe de forma predeterminada. SAP Disclosure Management aplica el flujo de trabajo de principio de 4 ojos, de modo que todos los capítulos asignados hereden inicialmente el flujo de trabajo. Si su generación de informes requiere más flujos de trabajo, puede finalizar la herencia y configurar flujos de trabajo específicos en el nivel del capítulo.
Recuerde Como norma, un capítulo con su propio flujo de trabajo pasa automáticamente este flujo de trabajo a sus subcapítulos. Los usuarios con los derechos adecuados pueden revertir a la herencia predeterminada de modo que el capítulo herede de nuevo el flujo de trabajo del nivel superior.
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1.3.2.2 Estados del flujo de trabajo en Disclosure Management Cada flujo de trabajo de SAP Disclosure Management tiene cinco estados definidos que describen el ciclo de vida estándar de un informe. Esta configuración de los estados no se puede cambiar, ya que es un componente fundamental de SAP Disclosure Management. Se establece una prioridad para cada estado del paso del flujo de trabajo. Cuando un paso del flujo de trabajo incluye la finalización de varios capítulos, el estado general del paso del flujo de trabajo depende del estado de los capítulos vinculados. Por lo tanto, el estado del capítulo con la prioridad más alta define el estado de todo el paso del flujo de trabajo. En la práctica, es razonable asignar la prioridad más alta, 1 , al estado más bajo, abierto. Puede activar manualmente los cambios de estado en el nivel de flujo de trabajo, o bien el estado lo cambian las actividades que se ejecutan en el nivel de capítulo o informe. De forma predeterminada, SAP Disclosure Management asigna un flujo de trabajo con principio de 4 ojos preconfigurado a un informe.
1.3.2.2.1
Estado de inicio de un flujo de trabajo
Este estado se define de una de las formas siguientes: ●
inmediatamente después de que se cree una estructura de informes
●
después de la reinicialización de un flujo de trabajo
●
después de que se deshaga la ruptura de una herencia
Es un estado que posibilita la creación de capítulos y un cambio del flujo de trabajo y de las condiciones del flujo de trabajo en el nivel de informe y capítulo.
1.3.2.2.2
Estado En curso de un flujo de trabajo
Este estado se define después de que se inicie un flujo de trabajo manualmente. En esta etapa aún puede detener el flujo de trabajo y reinicializar el estado a Inicializando. Es el estado que hace visible la estructura de informes a otras personas que estén implicadas (como los editores y los lectores) y, por lo tanto, permite revisar la estructura y los flujos de trabajo asignados antes de iniciar la edición de los documentos. Es el único estado que se puede detener.
1.3.2.2.3
Estado Detenido de un flujo de trabajo
Este estado se define después de que se detenga un flujo de trabajo manualmente. Por ejemplo, el usuario detiene el flujo de trabajo en ejecución si la revisión de la estructura de informes obliga a cambiar el flujo de trabajo de un capítulo o de todo el informe.
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Es un estado que posibilita la creación de capítulos y un cambio del flujo de trabajo y de las condiciones del flujo de trabajo en el nivel de informe y capítulo.
1.3.2.2.4
Capítulos en estado En curso de un flujo de trabajo
Este estado se establece después de que un editor haya ejecutado la primera actividad en el nivel de capítulo. Es el único estado que refleja al nivel de flujo de trabajo que se ha iniciado la edición de documentos de capítulo. En el flujo de trabajo con principio de 4 ojos predeterminado, este estado del flujo de trabajo se establece después de que el editor haya ejecutado la actividad de inicio del trabajo por primera vez en el nivel de capítulo.
1.3.2.2.5
Informe en estado En curso de un flujo de trabajo
Este estado se define después de que un editor ejecute la actividad inicial en el nivel de informe para el documento consolidado. Es el único estado del nivel de flujo de trabajo que refleja que se ha iniciado la edición del documento de informe consolidado. La edición de los documentos de capítulo está bloqueada. En el flujo de trabajo con principio de 4 ojos predeterminado, este estado se define después de que se aprueben todos los documentos y de que el gestor o el editor de report ejecuten la actividad de inicio del trabajo en el nivel de informe.
1.3.2.3 Estado del paso del flujo de trabajo en el ciclo de vida de los documentos Para cada flujo de trabajo, hay cinco estados del paso que reflejan el ciclo de vida estándar de un documento en SAP Disclosure Management, con o sin aprobación. La configuración de los estados no se puede modificar, ya que es un componente fundamental de SAP Disclosure Management. Durante la creación del flujo de trabajo, puede asignar los estados a los pasos. Se establece una prioridad para cada estado del paso del flujo de trabajo. Cuando un paso del flujo de trabajo incluye la finalización de varios capítulos, el estado general del paso del flujo de trabajo depende del estado de los capítulos correspondientes. El estado del capítulo con la prioridad más alta define el estado del paso del flujo de trabajo. El cambio de estado se activa con las actividades que se ejecutan en el nivel de capítulo o de documento consolidado.
1.3.2.3.1
Estado del paso Abierto
Este estado se asigna a los pasos iniciales antes de que se inicie la edición del documento. Con el despliegue estándar de SAP Disclosure Management, este estado lo muestra el primer paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con lo siguiente:
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●
la creación de los datos maestros de informe y su estructura de capítulos relacionada
●
el Reabrir predeterminado de la actividad para reiniciar el proceso de edición de un documento aprobado
●
el Reabrir predeterminado de la actividad para reiniciar el proceso de edición de un documento rechazado
●
el Reabrir predeterminado de la actividad para reiniciar el proceso de edición de un documento en curso
●
la regeneración del informe consolidado
●
la acción Reinicializar que se ejecute para un flujo de trabajo de capítulo o informe
1.3.2.3.2
Estado del paso En curso
Este estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo durante la edición de los documentos. Con el despliegue estándar de SAP Disclosure Management, este estado lo muestra el segundo paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Iniciar predeterminado de actividad para indicar que va a empezar la edición de un documento.
1.3.2.3.3
Estado del paso Finalizado
Este estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo después de que se finalice la edición de un documento. En los flujos de trabajo con aprobación, es el estado que se muestra mientras se revisa el documento para su aprobación. Este estado no permite editar el documento, salvo para el revisor a través de condiciones del paso. Con el despliegue estándar de SAP Disclosure Management, este estado lo muestra el tercer paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Finalizado predeterminado de actividad para indicar que se ha terminado la edición de un documento o la corrección de un documento rechazado.
1.3.2.3.4
Estado del paso Aprobado
Este estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo después de que el gestor o el revisor haya revisado y aprobado un documento. Con el despliegue estándar de SAP Disclosure Management, este estado lo puede mostrar el cuarto paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Aprobado predeterminado de actividad.
1.3.2.3.5
Estado del paso Rechazado
Este estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo después de que el gestor o el revisor haya revisado y rechazado un documento. Con el despliegue estándar de SAP Disclosure Management, este estado lo puede mostrar el cuarto paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Rechazado predeterminado de actividad.
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1.3.2.4 Diseño del flujo de trabajo con pasos, actividades y condiciones Al diseñar flujos de trabajo, debe tener en cuenta los requisitos estándar que debe cumplir cada flujo de trabajo que se cree en SAP Disclosure Management. Las normas están relacionadas con los pasos, que son el elemento estructural estándar de los flujos de trabajo.
Aspectos fundamentales Los pasos se crean de uno en uno tal y como sea necesario para el flujo de trabajo. El número de pasos no está limitado. Los pasos se tienen que asignar a uno de los cinco estados de pasos del flujo de trabajo. Si es necesario, los estados pueden mostrar varios pasos. Se tiene que definir un paso de inicio y uno de finalización para cada flujo de trabajo.
Transición entre pasos La transición entre dos pasos queda determinada por las actividades adecuadas. Un paso puede tener uno o más pasos posteriores y, por lo tanto, más transiciones. La transición de los pasos puede avanzar o retroceder en el ciclo de vida del documento o informe. La transición de los pasos puede, de forma opcional, llevar a un cambio de estado. Las actividades se crean de una en una tal y como sea necesario para el flujo de trabajo. Las condiciones se tienen que definir para determinar los roles o permisos que los usuarios pueden tener para ejecutar la actividad. Dichos roles o permisos los puede asignar globalmente el administrador del sistema para todos los informes; o lo puede asignar el gestor para informes y capítulos específicos. Se pueden definir unas condiciones de flujo de trabajo adicionales para las actividades del nivel de capítulo. Por ejemplo, solo se puede restringir el derecho a ejecutar una actividad a unos usuarios específicos en el nivel de capítulo.
Ejecución de la transición en el nivel de paso El estado del paso determina las transacciones que se pueden ejecutar en el documento en esta etapa. El cliente no puede hacerse cargo de la configuración de esta relación. Puede definir condiciones adicionales para la ejecución de estas transacciones. Si no se define ninguna adicional, el sistema aplica las condiciones de actividad para la ejecución de las transacciones. El permiso o rol para ejecutar una transacción debe incluir el derecho de gestión de documentos adecuado. Por ejemplo, las condiciones adicionales para la transacción de "edición del capítulo" deben incluir el derecho a editar un capítulo; y si introduce "vista de capítulo" como una condición para editar el capítulo, se encontrará con errores de autorización.
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Ejemplo de diseño: actividades en condiciones de flujos de trabajo con principio de 4 ojos En el flujo de trabajo predeterminado se muestra un paso para cada uno de los cinco estados predeterminados. Por lo tanto, cada actividad también llevará a un cambio de estado. La actividad final es la actividad con estado Aprobado. En el paso Finalizado se muestra una condición de paso para permitir que el revisor (el gestor estándar) introduzca comentarios en el documento revisado en caso de que se rechace. El gestor estándar incluye el permiso de "edición de capítulo".
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Principio de 4 ojos
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Fases y pasos de la creación de informes con el flujo de trabajo de 4 ojos
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1.3.3
Informes y períodos
Los elementos básicos de SAP Disclosure Management son períodos e informes. Un período es un grupo de informes que puede contener un número ilimitado de informes. Un informe consolidado es un archivo generado que contiene al menos un capítulo. La configuración que se define para los períodos e informes determina el comportamiento y la gestión de estos elementos al editar los informes. En el diagrama siguiente se muestra la información general de la relación entre períodos, informes, capítulos y tipos específicos, que el administrador de SAP Disclosure Management se encarga de configurar.
Tipos de configuración Tipo de informe: determina los tipos de contenido que hay disponibles durante la creación de capítulos y el formato de salida nativo del informe. El administrador de SAP Disclosure Management se encarga del mantenimiento del tipo de informe. Tipo de contenido: determina los tipos de documento que se pueden usar para crear el contenido de un capítulo. El tipo de contenido forma parte de los datos maestros del capítulo y se selecciona durante la creación de capítulos. Tipo de capítulo: determina la relación entre un capítulo y su contenido. La relación pueden ser una de las siguientes: ●
El capítulo es el propietario original del contenido.
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●
El capítulo no tiene contenido y solo funciona como elemento estructural.
●
El capítulo solo representa un hipervínculo a otro capítulo, que es el propietario del contenido.
El tipo de capítulo forma parte de los datos maestros del capítulo y se selecciona durante la creación de capítulos.
1.3.4
Cachés de datos
Una caché de datos en SAP Disclosure Management es tanto la ubicación interna como un objeto para almacenar los datos cuantitativos a los que hace referencia el usuario al editar capítulos. Un objeto de caché de datos es siempre una carpeta de trabajo de Excel. Puede guardar tantas carpetas de trabajo como necesite su caché o su estructura de informes. Se debe usar una caché de datos interna en los casos siguientes: ●
Cuando los datos cuantitativos se mantienen solo manualmente y no se usan orígenes de datos externos.
●
Cuando los datos cuantitativos extraídos de orígenes de datos externos deben manipularse antes de usarse en los informes.
●
Cuando a los datos cuantitativos extraídos de orígenes de datos externos les faltan identificadores únicos.
Nota El número máximo de caracteres que el sistema lee en una celda de una carpeta de trabajo de Excel es 900. Si una celda contiene más de 900 caracteres, el exceso de caracteres se corta en el objeto vinculado a datos.
Proceso de caché de datos
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1.3.4.1
Ubicación de la caché de datos
Puede crear informes específicos para sus cachés de datos. Este modelo permite una configuración de autorización más sofisticada. A menudo, se usa este modelo cuando el editor de texto y el editor de la caché de datos no son idénticos. El cliente puede configurar la estructura del informe de la caché de datos de la forma que desee, por ejemplo: ●
en una relación 1:1 con respecto a los documentos de capítulo del informe de texto
●
agrupados por persona responsable
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Puede crear la caché de datos como subcapítulos en el área de informe funcional al que pertenezcan en el informe de texto. Puede usar este modelo si el editor de texto y el editor de la caché de datos no son idénticos.
1.3.4.2 Relación entre cachés de datos, orígenes de datos y proveedores de datos SAP Disclosure Management considera la carpeta de trabajo de Excel completo como un único objeto vinculado a datos. Con Excel puede conectarse a más orígenes de datos y cargar tantos proveedores de datos como necesite en la carpeta de trabajo. Puesto que la carpeta de trabajo es un único objeto vinculado a datos, no se puede cargar proveedores de datos en distintas ocasiones en las diferentes hojas de una carpeta de trabajo; solo se pueden cargar todos los datos a la vez. Esto no sucede en un documento de Word, donde puede crear distintos objetos que pueden vincularse a datos por separado. El sistema crea una hoja de datos independiente denominada BDX (donde X es un contador) para los datos extraídos de cada proveedor de datos. Además, el sistema crea una hoja de datos BT que muestra los datos extraídos de todos los proveedores mediante el uso de referencias. Esta hoja BT se implementa como hoja de cálculo predeterminada para manipular los datos extraídos. Si no quiere usar la hoja BT, puede eliminarla y crear sus propias hojas de cálculo que creen tablas con datos cuantitativos al consultar las hojas de datos empresariales. Los datos de las hojas de datos empresariales no pueden modificarse por diferentes causas:
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●
Mediante el uso de datos empresariales, puede verificar la coherencia de los datos entre SAP Disclosure
●
Los cambios se perderán al actualizar el vínculo de datos de la carpeta de trabajo de Excel, ya que el sistema crea las hojas de datos empresariales desde cero durante el proceso de vínculo de datos.
Management y los orígenes de datos.
La numeración de las hojas se basa en el orden secuencial de los proveedores de datos enumerados; por lo tanto, es importante que no modifique el orden secuencial de los proveedores existentes y que solo agregue el nuevo proveedor al final de la lista. Porque si elimina a un proveedor de datos o cambia el orden secuencial, las hojas de datos empresariales no se crearán de la forma prevista y las referencias de los libros no volverán a funcionar.
Nota Al actualizar los datos, es posible actualizarlos solo desde orígenes y proveedores de datos seleccionados.
1.3.4.3
Identificadores de datos exclusivos
Los datos que se extraen de orígenes de datos externos a la caché de datos y los datos que se mantienen manualmente, en primera instancia no tienen un identificador exclusivo. Esto implica que los datos solo se identifiquen a través de su posición en la hoja de Excel, por ejemplo, los datos de la hoja de trabajo de celdas BT1, celda A2. Al realizar la vinculación de datos de un objeto de Word con estos datos, el sistema creará una referencia absoluta en la posición de la celda, no en el contenido. Si cambia la estructura de la información extraída o mantenida manualmente en la caché de datos, el objeto vinculado a datos seguirá haciendo referencia a la celda A2 y, por lo tanto, mostrará datos incorrectos. Para evitar estos efectos y crear referencias a campos relativos basadas en el contenido, es preciso aplicar intervalos con nombre a la información de la caché de datos. Estos intervalos con nombre posibilitan la identificación de los datos por su contenido estén donde estén situados en la hoja de cálculo. Al vincular con datos un objeto de Word con información que se pueda identificar por intervalos con nombre, el sistema no creará ninguna referencia a la hoja de trabajo BT1, celda A2, sino que, por ejemplo, remitirá a la información relacionada con "ingresos del 2010". Los datos con intervalos con nombre se resaltan en azul claro en la selección del proveedor de datos de SAP Disclosure Management.
1.3.4.4 Formato de números en la caché de datos y objetos de Word vinculados a datos El formato de números aplicado a objetos de Word que están vinculados a través de la caché de datos depende de varios factores: ●
El formato de números de una tabla o un campo de texto flotante de Word depende de la cultura de idioma configurada en el informe de Word. Si no se ha configurado ninguna cultura de idioma en el informe de Word, el formato de la tabla o del campo de texto flotante de Word lo determina exclusivamente la configuración del sistema operativo. Si se ha configurado una cultura en el informe de Word, el formato de la tabla o del campo de texto flotante de Word se rige por esa cultura.
●
El formato de número es un campo de fórmula que puede seleccionarse explícitamente al vincular el objeto.
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Restricciones en vínculos de datos entre datos y documentos de Word ●
Las celdas del documento de Excel no deberán formatearse como estándar. En su lugar, el formato de celdas deberá ser texto o número.
●
Si una celda tiene formato de texto en Excel, no puede usarse para un campo de fórmula numérico.
●
Si se descarga una revisión anterior de un documento de Word, los números de este documento se mostrarán con la cultura de idioma con la que se haya protegido o actualizado el documento o con el que se hayan vinculado los datos.
●
Para el vínculo de datos, se aplica lo siguiente para los cuadros de diálogo de selección de texto flotante y de campo de fórmula:
●
○
Todos los números se muestran con los signos de la cultura de idioma. Si no hay ninguna cultura de idioma asignada al informe, se usa la cultura de idioma de la configuración regional del sistema operativo cliente.
○
La selección de la cultura de idioma no se usa en los diálogos de selección. Por ejemplo, el estándar alemán para el símbolo de agrupación de dígitos es el punto. Si la cultura de idioma está personalizada en el servidor de SAP Disclosure Management, y selecciona una coma como símbolo de agrupación de dígitos, la coma no se muestra en el cuadro de diálogo de selección. Solo se muestra el punto. En el documento de Word se usa la coma.
Si aplica un formato, por ejemplo, un color, no aparece en el documento de Word. Si se asigna una cultura de idioma o personalizada a un documento de Word, y ha asignado un número o modelo personalizado a las celdas de Excel originales, se omitirá la parte de la hoja de cálculo que contenga el número y el cero. Se usa el formato de número positivo. Por ejemplo, el formato #.##0,00_;-#.##0,0;(0) se asigna a una celda de Excel. Si no se asigna ninguna cultura de idioma o personalizada al documento de Word, obtiene "1.000,12", "-1.000,1" y "(0)". Si se asigna una cultura de idioma o personalizada al documento de Word, obtiene algo parecido a "1.000,12", "-1.000,12" y "0", si damos por supuesto que aquí se usa la cultura alemana.
●
No use un formato de fecha en una celda de Excel, que comienza por un (*). Use una definición de configuración regional (ubicación) diferente con el formato de fecha que no se corresponda con la configuración regional del sistema operativo cliente. De lo contrario, la fecha podría mostrarse con un formato equivocado en los informes.
Nota Cada idioma tiene un signo de moneda predefinido. Por ejemplo, para alemán tiene el €, para el inglés de EE.UU. tiene el $. Al configurar la cultura de idioma, también puede definir la posición de este signo de moneda. Esta configuración se usará siempre, independientemente del formato de la caché de datos. Puede definir la ubicación del signo de moneda en el archivo Excel o en la configuración de la cultura de idioma. No obstante, si la establece en ambos lugares, obtendrá el signo de moneda dos veces, una desde la caché de datos y otra desde la configuración de la cultura.
Sugerencias Si debe usarse un signo de moneda, la práctica recomendada es no usar el signo de moneda en la cultura de idioma, sino establecerlo en el modelo para la celda de Excel o en el modelo para el campo de fórmula.
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1.3.4.5 Vínculos de datos de objeto, hojas de cálculo de datos empresariales y rendimiento del sistema Los objetos incluidos en las tablas de Microsoft Word a menudo no tienen datos vinculados a través de los datos almacenados en las hojas de datos empresariales, sino mediante los datos modificados como reafirmaciones e intervalos almacenados en otras hojas. El vínculo de datos en Word no cargará ninguna tabla oculta de una caché de datos, por lo que se aconseja ocultar las tablas de datos empresariales. Esto mejorará el rendimiento considerablemente.
1.3.4.6
Intervalos con nombre de Excel
Para usar las tablas de cachés de datos de Microsoft Office Excel en documentos de Microsoft Office Word, puede definir intervalos con nombre en Microsoft Office Excel. En Microsoft Office Word, puede insertar las tablas insertando los intervalos con nombre definidos previamente. Están disponibles los siguientes tipos de intervalos con nombre: ●
Intervalos con nombre BIP
●
Intervalos con nombre ER
Intervalos con nombre BIP Para insertar tablas de Microsoft Office Excel desde cachés de datos en un documento de Microsoft Office Word, debe definir intervalos con nombre BIP. Con los intervalos con nombre BIP, se marca una área en la caché de datos y se asigna un nombre que empieza por“ BIP_”. En el documento de Microsoft Office Word, se selecciona el intervalo con nombre BIP y se inserta la tabla definida.
Intervalos con nombre ER Los datos de las tablas de caché de datos de Microsoft Office Excel a menudo no tienen identificadores exclusivos. Para transformar los datos en datos relacionados con el contexto con un ID exclusivo, se definen intervalos con nombre ER y se asigna un nombre que empieza por “ER_”. Los intervalos con nombre ER deben cumplir los requisitos siguientes: ●
La primera columna representa la clave. La clave no es una parte del contenido sino el identificador exclusivo.
●
La segunda columna representa la etiqueta. Es la posición de generación de informes como la propiedad, el fondo de comercio o ingresos retenidos.
●
Las columnas de valor, etiquetas y clave representan los valores.
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Puede etiquetar y guardar cada uno de los valores de un rango. Con el Monitor de etiquetas, puede hacer un seguimiento de los cambios de valores de informe específicos y proporcionar una descripción concisa de los cambios aplicados a estos valores. Por ejemplo, puede ver cómo se han modificado el pasivo durante el tiempo que el informe anual se ha elaborado.
Información relacionada Definición de intervalos con nombre BIP [página 96] Definición de intervalos con nombre ER [página 94]
1.4 Información general de la interfaz de Disclosure Management En SAP Disclosure Management se muestra una serie de funciones que puede usar para crear informes financieros consolidados. Al iniciar sesión en SAP Disclosure Management, se muestra un área de navegación en el lateral izquierdo. El área de ventana de la derecha se denomina "área de trabajo".
1.4.1
Área funcional: Informe
El área funcional Informe es el espacio de trabajo principal para los editores y los lectores, y el segundo espacio de trabajo para los gestores. En esta área, puede seleccionar un informe o un capítulo que desee editar o ver o, si es un gestor estándar, una estructura de informe para configurar. El área Informe ofrece dos vistas diferentes del informe y su documento relacionado: ●
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la vista (información general) Cabina
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Ayuda de usuario Ayuda general
●
la vista (detallada) General
1.4.1.1
Vista Cabina
La vista Cabina presenta la información general de todo el informe. Una vez seleccionado el informe, la Cabina es la primera ventana que se muestra. En la información general, puede seleccionar un capítulo, visualizarlo o editarlo. La vista Cabina muestra la información siguiente: Capítulo
nivel de informe y nombre del capítulo
Paso
símbolo del estado del paso del flujo de trabajo conectado
Paso OD
estado de capítulos vinculados; el símbolo refleja un estado de un capítulo vinculado con el estado más bajo
Restricción La columna Paso OD no se muestra en los casos siguientes: ●
Para conexiones con otros orígenes de datos distintos de los archivos de la caché de datos. Si, por ejemplo, un capítulo de Microsoft Office Word tiene datos vinculados con dos archivos de la caché de datos y una consulta de SAP Business Information Warehouse, solo se tiene en cuenta el estado de los archivos de la caché de datos en lo que se refiere al estado.
●
Para capítulos vinculados y vinculados con XBRL
●
Para orígenes de datos de Microsoft Office Powerpoint ya que los vínculos de datos no se muestran en la cabina para Microsoft Office Powerpoint.
Desprotegido por
nombre del usuario que ha desprotegido el capítulo
Revisión
número de revisiones; el sistema crea una revisión cuando un capítulo está protegido de los cambios
Tamaño
tamaño de documento en Kbytes
Último cambio realizado por
el usuario que modificó el capítulo por última vez.
Último cambio realizado el
marca de hora del último cambio del capítulo
Fecha de vencimiento fecha de finalización establecida del capítulo; si la finalización ya ha vencido, la fecha se marca en rojo Tipo
icono de tipo de documento y versión de Microsoft Office
Información general del objeto
icono si un documento contiene objetos vinculados a datos
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Nota Si los objetos vinculados a datos están disponibles, puede seleccionar el botón Información general del objeto para mostrar más información.
1.4.1.2
Vista General
La vista General se muestra cuando se selecciona un nivel de informe determinado en el árbol de informes. Junto con los detalles generales del nivel del informe, el sistema muestra fichas que almacenan varias funcionalidades. El área de trabajo está dividida en cuatro áreas de pantalla que muestran la siguiente información general sobre un informe o un capítulo:
Área de pantalla General El área General muestra: ●
el tipo de documento
●
el tamaño del documento en Kbytes
●
número de revisión
Área de pantalla Detalles El área Detalles muestra: ●
el tipo de capítulo (estándar, vinculado o sin texto)
●
el ID del capítulo (cada capítulo recibe un ID de capítulo interno)
●
la información sobre cuándo se modificó el documento por última vez y quién lo hizo
●
comentario introducido por el usuario que modificó el documento por última vez
Área de pantalla Flujo de trabajo El área Flujo de trabajo muestra: ●
fecha de vencimiento del capítulo
●
paso de flujo de trabajo y símbolo del estado relacionado con el paso
●
actividades que puede ejecutar el usuario actual en el capítulo
●
Mostrar vista previa muestra una imagen del documento
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Tipos de vista previa disponibles Esta área muestra los vínculos a los diversos formatos en los que el documento puede mostrarse como vista previa.
1.4.1.2.1
Fichas de la vista General
Las fichas disponibles varían según se muestren los detalles de un informe o de un capítulo. Plantilla: esta ficha solo se muestra en el nivel de informe. Esta ficha almacena la funcionalidad para cargar un documento de plantilla que se va a usar en el informe. Cargar: esta ficha almacena la funcionalidad para cargar un documento en un capítulo. Actualización de contenido: esta ficha almacena la funcionalidad para ejecutar una actualización del contenido del capítulo desde el servidor. Revisiones: esta ficha almacena el historial de revisiones de un documento. Historial: esta ficha almacena el historial de un capítulo. Configuración: esta ficha almacena los parámetros para la salida del documento en los niveles de informe y capítulo. Flujo de trabajo: esta ficha muestra los detalles del flujo de trabajo. El editor estándar no puede cambiar esta configuración. El gestor puede asignar flujos de trabajo específicos a los capítulos. Condiciones de flujo de trabajo: esta ficha solo se muestra para los capítulos. Muestra los detalles sobre las condiciones de actividad. El editor estándar no puede cambiar esta configuración. El gestor puede establecer otros permisos locales para la ejecución de actividades de flujo de trabajo. Permisos: esta ficha muestra los permisos locales y globales concedidos para este capítulo. El editor estándar no puede cambiar esta configuración. El gestor estándar puede establecer otros permisos locales en los niveles de informe y de capítulo.
1.4.2
Área funcional: Supervisión
El área funcional Supervisión almacena todos los informes disponibles en SAP Disclosure Management. Representa el único punto de acceso a estos informes. Esta área está disponible para todos los usuarios.
1.4.3
Área funcional: Configuración
El área funcional Configuración es la pantalla inicial para mantener datos maestros de informes y períodos, y obtener acceso a la papelera de reciclaje. Esta área normalmente está reservada a los gestores de informes.
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1.5 Información general sobre las funciones adicionales de las aplicaciones de Microsoft Office Los complementos específicos de las aplicaciones ofrecen a los usuarios las funciones específicas del cliente de SAP Disclosure Management. Una vez instalada la configuración de cliente de SAP Disclosure Management, los complementos se cargan automáticamente en las aplicaciones al iniciarlas. El usuario accede a las funciones a través del menú de SAP Disclosure Management.
1.5.1
Barra de herramientas de Disclosure Management
El menú de SAP Disclosure Management proporciona varias funcionalidades para la vinculación de datos y la gestión de objetos. La mayoría de las funcionalidades no son específicas de cada aplicación. Las funcionalidades se agrupan por tarea.
Orígenes de datos, proveedores de datos, actualizar, cuadernosinformativos Icono
Descripción Use este icono para establecer la conexión a orígenes de datos locales o centralizados (a través de un servidor). Use este icono para determinar el proveedor de datos que se requiere. Use este icono para iniciar la actualización de los objetos vinculados con datos. Word le permite actualizar el documento, la página o un solo ob jeto. En Excel, solo se puede actualizar toda la carpeta de trabajo. Use este icono para actualizar los objetos vinculados con datos del do cumento del almacenamiento temporal del sistema.
Herramientas de objeto de Word Icono
Descripción Use este icono para insertar una tabla con vínculos de datos a un docu mento de Word.
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Icono
Descripción Use este icono para incrustar una hoja de Excel con vínculos de datos a un documento de Word. Use este icono para insertar un campo de texto flotante con vínculos de datos a un documento de Word. Use este icono para insertar un campo de texto con vínculos de datos a un documento de Word. Use este icono para editar la plantilla que contiene los formatos para las tablas con vínculos de datos.
Herramientas de objeto de Excel Icono
Descripción Use este icono para visualizar los intervalos con nombre que se usan en un documento de caché de datos. Use este icono para hacer el mantenimiento de los valores de variable de varias entidades para permitir una actualización de contenido auto mática.
Herramientas de cierre y almacenamiento Icono
Descripción Use este icono para guardar los cambios que haya aplicado al docu mento en el servidor. Use este icono para cerrar el documento sin guardar los cambios en el servidor. Use este icono para comparar el documento que se muestra con una revisión almacenada en el servidor.
1.6
Manual de instalación de cliente
El complemento Excel del cliente lo instala normalmente el departamento de TI. Si necesita instalar el cliente en el equipo, consulte el Manual de instalación de cliente.
Ayuda de usuario Ayuda general
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29
1.7
Parámetros de idioma del explorador
El idioma de SAP Disclosure Management depende del idioma de explorador que haya elegido para que se muestren las páginas.
1.7.1 8
Cambiar el idioma de visualización en Internet Explorer
1.
Abra Internet Explorer 8 o 9 y haga clic en
Herramientas
Opciones de Internet .
2.
En el cuadro de diálogo Opciones de Internet, en la fichaGeneral, haga clic en Idiomas.
3.
En el cuadro de diálogo Preferencias de idioma, haga clic en Agregar.
4.
En el cuadro de diálogo Agregar idioma, seleccione el idioma que desea usar.
5.
Haga clic en Aceptar para confirmar la selección.
6.
En el cuadro de diálogo Preferencias de idioma, seleccione el nuevo idioma.
7.
Haga clic en Subir tantas veces como sea necesario para mover el idioma al primer puesto de la lista.
8.
Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios.
9.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Internet.
10. Pulse F5 para actualizar la página web. El contenido de SAP Disclosure Management se muestra ahora en el idioma seleccionado.
1.8 Configuración de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office Puede aplicar algunas configuraciones específicas a los parámetros de cliente de SAP Disclosure Management. La configuración afecta a los temas siguientes: ●
Idioma: puede seleccionar un idioma. Este valor solo sirve para el menú de SAP Disclosure Management.
●
Registro de acciones: puede guardar todas las acciones de su sesión de Microsoft Office en un archivo de registro de acciones. El registro de acciones ayuda a comprender los errores que han tenido lugar durante la sesión.
●
Común: puede permitir varias conexiones con un sistema SAP BW y aceptar la configuración predeterminada de que siempre se inicialicen variables idénticas con el último valor usado.
●
Plantilla de Word: si trabaja con orígenes de datos locales, necesita determinar la ruta a la plantilla de Word local para los formatos de tabla.
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1.8.1 Inicio de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office 1.
Inicie una aplicación de Microsoft Office directamente o abra un documento para editarlo en el servidor de SAP Disclosure Management.
2.
Asegúrese de que el sistema muestre la cinta de Disclosure Management o el elemento de menú. Si no aparece el elemento, tiene que activar el complemento COM en la aplicación.
3.
En la cinta o el menú de Disclosure Management, haga clic en Iniciar. El sistema agrega más opciones a la barra de herramientas de Disclosure Management.
1.8.2
Establecimiento del idioma del menú de complementos
1.
En una aplicación de Microsoft Office, seleccione Configuración en la barra de herramientas de Disclosure Management.
2.
En el cuadro de diálogo Configuración, seleccione Idioma.
3.
Seleccione un idioma.
4.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración. En un cuadro de diálogo se le recuerda que tiene que reiniciar la aplicación de Microsoft Office para que se aplique la configuración.
5.
Haga clic en Aceptar para confirmar el mensaje de información.
6.
Cierre y reinicie la aplicación.
7.
En el cuadro de diálogo ¿Está seguro?, seleccione el botón de opción Descartar cambios si no ha aplicado ningún cambio al documento y no quiere crear una revisión.
8.
Haga clic en Aceptar para continuar.
9.
Haga clic en Sí para confirmar que quiere descartar los cambios.
10. Cierre la aplicación de Microsoft. La próxima vez que efectúe el check out de un documento para editarlo, el sistema mostrará el menú de SAP Disclosure Management en el idioma seleccionado.
1.8.3 Almacenamiento de acciones de cliente en un archivo de registro 1.
En una aplicación de Microsoft Office, haga clic en Configuración en la barra de herramientas de Disclosure Management.
2.
En el cuadro de diálogo Configuración, seleccione Registroacciones. Aparece la configuración del registro de acciones.
3.
Haga clic en Guardar para almacenar el archivo en el equipo o una unidad de red.
4.
En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la ubicación en la que quiera almacenar el archivo.
5.
Haga clic en Guardar.
6.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración.
Ayuda de usuario Ayuda general
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El sistema registrará todas las acciones que ejecute en una sesión y las escribirá en el archivo de registro de acciones.
1.8.4 datos
Configurar los parámetros de conexión de orígenes de
1.
En una aplicación de Microsoft Office, haga clic en Configuración de la barra de herramientas de Disclosure Management.
2.
En el cuadro de diálogo Configuración, seleccione Común. El sistema muestra los parámetros comunes. La configuración de la primera casilla está relacionada con la gestión de orígenes de datos de SAP BW; la segunda, con la configuración predeterminada de las variables.
3.
Realice una de las siguientes acciones, si es necesario:
4.
○
Si elimina la selección de la casilla Activar conexiones paralelas con SAP BW, SAP Disclosure Management permite conectar una vez con un origen de datos de SAP BW.
○
Si elimina la selección de la casilla Unificar las variables, SAP Disclosure Management no propondrá los valores usados por última vez en variables idénticas.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración.
1.8.5 local
Definición de la ruta a la plantilla de tablas de Word
Para definir la ruta al archivo WordTableDef.doc local: 1.
Efectúe el check out del capítulo que quiera editar en Word y ábralo.
2.
Inicie el complemento SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Configuración en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Configuración, seleccione Tabla de Word. El sistema muestra la ruta real predeterminada del archivo de plantilla de tablas.
5.
Vaya a la ubicación en la que quiera almacenar el archivo de plantilla de tablas en el equipo.
6.
Haga clic en Aceptar para aplicar la ruta y cierre el cuadro de diálogo Buscar carpeta.
7.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración.
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2
Ayuda de editores
2.1
Introducción
La Guía del editor es para los usuarios que cuentan con la función de Editor estándar o una función personalizada con derechos de acceso y funciones similares. El Editor estándar edita principalmente el contenido de los documentos de contenido en una aplicaciónMicrosoft Office. Sin embargo, el Editor estándar tiene acceso a muy pocas funciones de SAP Disclosure Management relacionadas con la edición de documentos o la ejecución de actividades de flujo de trabajo.
2.2 Documentos de capítulo en el portal de Disclosure Management Un documento de SAP Disclosure Management se considera un documento consolidado en el informe, y un documento individual, en el capítulo. La estructura de informe, incluidos los capítulos, la configura un usuario con derechos de gestor estándar en SAP Disclosure Management. El gestor estándar también asigna flujos de trabajo a informes y, en caso necesario, a capítulos únicos, y comienza el flujo de trabajo para permitir la edición de los documentos adjuntos. Los gestores estándar no editan normalmente los documentos, los aprueban o los rechazan. El editor estándar, o usuario con derechos de edición, asigna el documento al capítulo y edita el documento. El editor estándar no puede cambiar la estructura de un informe. Tanto el editor estándar como el gestor estándar son responsables del progreso del flujo de trabajo y de ejecutar las actividades apropiadas cuando se necesiten. Por ejemplo, el editor estándar necesita ejecutar la actividad inicial para indicar que la edición del documento ha comenzado. La actividad inicial cambia el estado del flujo de trabajo a Capítulos en curso.
Capítulos vinculados a datos Los capítulos vinculados a datos solo pueden gestionarse en el informe al que pertenecer originariamente. Si el editor de un informe tiene los derechos de editar objetos en el informe que almacena el documento original, el usuario puede explorar dicho documento original. Si el usuario no tiene derechos de edición en el informe, el documento vinculado solo puede mostrarse como solo lectura. En el portal de SAP Disclosure Management, las fichas Cabina y General muestran el informe y sus capítulos y permiten abrir artículos para su edición. Cuando se selecciona un período y un informe en la ficha General, aparece un segundo nivel de fichas: ●
Cargar: en esta ficha puede cargar un documento.
●
Actualización de contenido: en esta ficha puede actualizar el contenido de un capítulo desde el servidor.
●
Revisiones: en esta ficha puede encontrar una lista de las revisiones de documentos.
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●
Historial: en esta ficha puede encontrar el historial de un documento de capítulo.
●
Configuración: en esta ficha, puede encontrar los parámetros para la salida del documento en el nivel del capítulo.
●
Flujo de trabajo: en esta ficha puede encontrar los detalles del flujo de trabajo: El editor estándar solo puede ver la configuración.
●
Condiciones del flujo de trabajo: en esta ficha puede ver los detalles de las condiciones de actividad. El editor estándar solo puede ver la configuración.
●
Permisos: en esta ficha puede ver los permisos locales y globales concedidos para el capítulo. El editor estándar solo puede ver la configuración.
2.2.1
Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General
1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el objeto en la estructura de informes que desea editar.
3.
Seleccione Editar.
2.2.2 Abrir un capítulo vinculado a datos para su edición desde la ficha General 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione un capítulo vinculado para editarlo.
3.
En la sección Detalles, haga clic en la flecha de expansión (
4.
Haga clic en el vínculo Abrir capítulo para acceder al informe que guarda el documento original.
) situada junto al campo Tipo de capítulo.
El sistema abre una nueva ventana y muestra la vista Cabina del otro informe. Se selecciona el capítulo vinculado.
2.2.3
Editar documentos de capítulo
Los documentos del capítulo se editan principalmente en aplicaciones de Microsoft Office. Sin embargo, el portal de SAP Disclosure Management ofrece las funciones de edición siguientes para documentos en el nivel de capítulo. 1.
En lugar de crear un documento desde cero, puede crear un documento nuevo a partir de un documento existente.
2.
En vez de actualizar el contenido vinculado a datos de un documento de un capítulo en la aplicación de Microsoft Office, puede ejecutar la actualización de contenido directamente desde el portal.
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2.2.3.1
Carga de un documento en un capítulo
Requisitos previos: ●
El capítulo no está descargado.
●
El capítulo no se ha aprobado.
●
El flujo de trabajo se ha iniciado.
Al cargar un archivo existente, se crea una nueva revisión; el archivo cargado se guarda como la versión más reciente del capítulo y los datos guardados anteriormente dejan de mostrarse, aunque están disponibles en las revisiones. Los tipos de archivo permitidos para cargar están limitados por el tipo de informe y de capítulo. Los tipos disponibles se listan debajo del campo de carga. Para cargar un documento: 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En a ficha General, en el árbol de informes, seleccione el capítulo en el que desea cargar el archivo.
3.
En la ficha Cargar, haga clic en Examinar para desplazarse al archivo que va a cargarse.
4.
Haga doble clic en el archivo. El directorio del archivo se introduce en el campo Archivo.
5.
Introduzca un comentario, si es necesario.
6.
Haga clic en Agregar documento. El sistema muestra un mensaje informativo que anuncia que el archivo se ha cargado correctamente.
7.
Haga clic en la ficha General para comprobar el archivo.
8.
Para revisar el documento, haga clic en Vista para mostrar el archivo cargado.
El sistema inicia la aplicación de Microsoft Office pertinente para mostrar el documento.
Información relacionada Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General [página 34]
2.2.3.2
Actualización de contenido vinculado a datos
Requisitos previos: ●
El contenido debe vincularse a uno de los siguientes orígenes de datos: SAP BW, servidor SQL o caché de datos de SAP Disclosure Management.
●
Para aplicar cambios a los datos extraídos de un sistema externo o si un capítulo necesita datos de orígenes de datos internos y externos, la conexión a través de la caché es obligatoria.
●
Los archivos siguientes tienen que cargarse en el servidor (por el administrador del sistema): config20.xml, BIP_WordTableDef.doc y BIP_WordTableTagging.xml.
●
Necesita acceso al origen de datos.
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SAP Disclosure Management le permite actualizar los datos cuantitativos vinculados extraídos de las bases de datos directamente del portal mientras el documento está cerrado en el segundo plano.
Restricción La actualización de contenido no admite todas las fórmulas de Excel. Vea a continuación una lista de las fórmulas admitidas. Para actualizar contenido vinculado: 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes. Los detalles del nivel se muestran en el área de trabajo.
3.
Haga clic en la ficha Actualización de contenido. El sistema muestra todos los Briefing Books usados para crear un vínculo de datos con el contenido.
4.
Haga clic en Iniciar actualización.
5.
En el cuadro de diálogo Conectarse a XXXX (donde XXXX es el nombre del origen de datos), conéctese al origen de datos.
6.
Haga clic en Conectar. El sistema se conecta al origen de datos y actualiza el contenido vinculado. El sistema muestra un mensaje informativo que anuncia que la actualización de contenido se ha ejecutado correctamente.
7.
Para mostrar el protocolo del proceso de actualización, haga clic en el vínculo Ver protocolo del mensaje informativo.
8.
Para mostrar las variables usadas en las consultas, haga clic en el vínculo Mostrar variables.
9.
Para mostrar los cambios realizados en los datos antes y después de la actualización, haga clic en Mostrar los cambios.
Nota Solo disponible en el nivel de capítulo.
Información relacionada Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General [página 34]
2.2.3.3
Editar un parámetro preconfigurado
SAP BusinessObjects Disclosure Management implementa parámetros preconfigurados para tipos de informe. El sistema aplica los parámetros por separado al informe y a los capítulos. Los parámetros no se heredan del nivel de informe al de capítulo, y se les tiene que hacer el mantenimiento para cada nivel.
Recuerde La configuración a nivel de capítulo invalida la del nivel de informe.
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1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o capítulo.
3.
Seleccione la ficha Configuración. En la ficha Configuración, aparece una lista de parámetros preconfigurados. El tipo de parámetros depende del tipo de informe y de sus tipos de salida (Word, PDF, Excel, XBRL o PowerPoint).
4.
Actualice los parámetros según sea necesario.
Nota Para aplicar otra plantilla para un tipo de salida, introduzca el nombre de archivo, incluida la extensión, de la plantilla necesaria en el campo Nombre de plantilla. 5.
Haga clic en Guardar para confirmar los cambios.
2.2.3.4
Seguimiento de los cambios de un documento
Cualquier cambio en el contenido de un documento se considera una revisión, si el cambio consiste en la modificación de datos existentes o en la adición de datos, ya sean cualitativos o cuantitativos. Puede mostrar y descargar revisiones seleccionadas, así como restaurar estados de documento específicos en el sistema para su uso con la edición de documentos. Además de una comparación de revisiones en SAP Disclosure Management, también puede comparar documentos almacenados con documentos externos. Para reconocer fácilmente una versión sin tener que abrir el documento, se aconseja usar el campo de comentario al guardar los cambios realizados al documento, ya que el comentario aparece en la lista de revisiones.
Nota El cambio de estado de un paso del flujo de trabajo, como iniciar un trabajo o aprobar un documento, no es una revisión y no aparece en la lista de revisiones. Sin embargo, no aparece en el historial de informes. La lista de revisiones está compuesta por las siguientes columnas: ●
Revisión: muestra el número de revisión.
●
Tamaño: muestra el tamaño de documento en kbytes.
●
Acción: muestra la acción que cambió el contenido del documento y contribuyó a la creación de la revisión.
●
Usuario: muestra el usuario que ejecutó la acción.
●
Fecha: muestra la fecha en la que se creó la revisión.
●
Comentario: muestra el comentario que ha dejado el usuario al ejecutar la acción.
2.2.3.4.1 capítulo 1.
Visualización de la revisión de un informe o un
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
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2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que se va a visualizarse.
4.
Haga clic en Ver.
El documento aparece en una ventana nueva aparte.
2.2.3.4.2
Descargar una revisión de un capítulo o informe
1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que desee descargar y haga clic en Descargar.
4.
En el cuadro de diálogo Descargar, haga clic en Guardar.
5.
En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la ubicación en la que desee guardar el documento. Cambie el nombre del archivo, si corresponde.
6.
Para guardar el archivo, haga clic en Guardar.
2.2.3.4.3 capítulo
Comparación de revisiones de un informe o un
1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión con la que desea comparar la última versión del documento.
4.
Haga clic en Mostrar los cambios. El sistema abre y fusiona las dos revisiones en un documento de comparación en la aplicación de Microsoft Office pertinente. Los cambios se resaltan en Excel o se indican con comentarios en Word.
5.
Examine los comentarios de la comparación. Si es necesario puede guardar el documento de comparación en una ubicación del PC o del servidor.
2.2.3.4.4 capítulo
Restauración de una revisión de un informe o un
1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que desea restaurar.
4.
En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar para restaurar la revisión.
El sistema restaura la versión de la revisión seleccionada como la última revisión del documento. El documento creado automáticamente indica la versión restaurada.
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2.2.3.4.5
Comparar un informe con un archivo externo
1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que quiera comparar con un archivo externo.
4.
Para desplazarse a un archivo externo, haga clic en Buscar.
5.
Haga doble clic en el archivo. La ruta del archivo se introduce en el campo Archivo.
6.
Seleccione un Tipo de informe:
7.
○
Seleccione Consolidado si desea integrar el contenido de ambos archivos.
○
Seleccione En paralelo si desea comparar los documentos en paralelo en la aplicación correspondiente.
Haga clic en Comparar archivos.
2.2.4
Actividades de informe y de capítulo en documentos
Para completar un flujo de trabajo, el usuario debe llevar a cabo varios pasos en los capítulos y los informes. Los pasos se controlan mediante actividades que el usuario aplica al documento, primero en el capítulo y después en el informe consolidado. El sistema solo muestra las actividades a las que el usuario conectado tiene acceso.
Restricción Las actividades no se ejecutan en los capítulos vinculados a datos. Esta sección explica cómo manejar las actividades basadas en el flujo de trabajo del principio de cuatro ojos predeterminado. Los flujos de trabajo específicos del cliente pueden usar diferentes actividades, pero siempre tienen que ser actividades de inicio y de fin para la fase de edición del documento y la aprobación o rechazo de un documento.
Comentarios en actividades Al diseñar un flujo de trabajo, puede requerir que los usuarios que ejecutan las actividades expliquen el motivo de su elección. Esto es de utilidad para el propietario del paso posterior.
Notificación de correo electrónico La configuración del sistema puede decidir que el sistema envíe notificaciones de correo electrónico a los propietarios de los pasos del flujo de trabajo. La configuración predeterminada es que no se envíen correos electrónicos. Si la notificación de correo electrónico se define como opcional, el sistema muestra un cuadro de diálogo que solicita la confirmación. Si la notificación de correo electrónico es obligatoria, el sistema envía automáticamente la notificación de correo electrónico.
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Derechos de actividad La capacidad de ejecutar una actividad depende de varios factores: ●
Los permisos de usuario globales que no son específicos del informe o del capítulo.
●
Los permisos de usuario locales que son específicos del informe o del capítulo.
●
Las condiciones globales configuran la ejecución de las actividades del flujo de trabajo.
●
Las condiciones locales configuran la ejecución de las actividades del capítulo.
Flujo de trabajo del principio de cuatro ojos predeterminado Las actividades del flujo de trabajo del principio de cuatro ojos son: ●
Iniciar trabajo: el capítulo o el informe están listos para editar. La definición de la actividad de inicio antes de la edición de un documento es importante porque crea el estado de flujo de trabajo correcto.
●
Finalizar: el documento se ha finalizado y está a la espera de la aprobación.
●
Aprobar: el gestor o el aprobador aprueba un capítulo o informe finalizado.
●
Rechazar: el gestor o el aprobador indica que el editor debe revisar el documento. El sistema solicita la introducción de un comentario.
●
Reabrir: el editor puede volver a definir el estado del paso como Abrir mientras la actividad de Finalizar no se haya ejecutado. Los aprobadores pueden volver a definir el estado de paso como Abrir si han rechazado un documento por error. El editor selecciona esta actividad para un capítulo o informe rechazado para indicar que está revisado el documento. Mientras la edición de un informe no se haya iniciado, un capítulo aprobado puede reabrirse para su edición. El documento se define de nuevo con el estado Abrir. El sistema solicita la introducción de un comentario.
2.2.4.1 Inicio y finalización de un documento en un flujo de trabajo de principio de cuatro ojos 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
Seleccione una de las actividades posibles en el panel Flujo de trabajo: ○
Haga clic en Iniciar trabajo para editar el documento.
○
Haga clic en Finalizar para concluir la edición.
2.2.4.2 Restablecimiento de un documento en un flujo de trabajo de principio de cuatro ojos 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
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3.
En el panel Flujo de trabajo, seleccione una de las actividades posibles.
4.
Seleccione el vínculo Restablecer.
El sistema define de nuevo el estado del paso como Abierto.
2.2.4.3 Aprobar un capítulo o un informe en un flujo de trabajo de principio de 4 ojos 1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En el panel Flujo de trabajo en SAP BusinessObjects Disclosure Management, seleccione Aprobar.
Nota Si el nivel de informe no está abierto para editarse, puede usar la actividad Reabrir. El estado de paso cambia a Aprobado.
2.2.4.4 Rechazar un capítulo o informe en un flujo de trabajo con principio de 4 ojos 1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en el árbol de informes.
3.
En el panel Flujo de trabajo del informe o capítulo, haga clic en el hipervínculo Rechazar para aplicar esta acción en el documento y devolverlo al autor.
4.
En el cuadro de diálogo Agregar comentario, indique las causas de haber rechazado el documento.
5.
Haga clic en Aceptar. El estado actual del paso cambia a Rechazado.
2.2.4.5 Volver a abrir un informe o capítulo en un flujo de trabajo con principio de 4 ojos 1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en el árbol de informes.
3.
En el panel Flujo de trabajo, haga clic en el hipervínculo Reabrir.
4.
En el cuadro de diálogo Agregar comentario, explique por qué ha vuelto a abrir el documento.
5.
Haga clic en Aceptar.
El sistema vuelve a establecer el estado Abierto.
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2.2.5
Mostrar informes y capítulos y sus detalles
En SAP Disclosure Management, existen varias formas de ver documentos y su información: ●
Puede ver documentos en distintos formatos, como HTML y PDF.
●
Puede obtener una presentación preliminar del historial y el flujo de trabajo asignado de un documento.
●
El historial del documento almacena todas las acciones que se han realizado en él.
Información relacionada Seguimiento de los cambios de un documento [página 37]
2.2.5.1
Vista previa de un documento en un formato externo
1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en el árbol de informes.
3.
En la sección Tipos de presentación preliminar disponibles, seleccione una opción de presentación preliminar:
4.
○
Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con Word para que aparezca un documento de Word.
○
Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con PDF para que aparezca un documento de PDF.
○
Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con Word2HTML para que aparezca un documento HTML.
○
Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con XBRL para que aparezca un documento XBRL.
Si el capítulo seleccionado tiene subcapítulos, seleccione una de las opciones siguientes en el cuadro de diálogo Presentación preliminar: ○
Para que se muestre la presentación preliminar de un documento en la que solo aparezca el contenido del nivel seleccionado, elija Solo el capítulo actual.
○
Para que se muestre la presentación preliminar de un documento en la que aparezca el contenido del capítulo y los subcapítulos seleccionados, elija Con subcapítulos.
5.
Haga clic en Aceptar. El sistema abre una ventana nueva y muestra el documento.
6.
Haga clic en Cerrar.
2.2.5.2 Vista previa de un capítulo o informe con una vista incrustada 1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en el árbol de informes.
3.
Haga clic en Mostrar presentación preliminar, debajo de la sección Flujo de trabajo.
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El sistema muestra una barra de desplazamiento con pequeñas presentaciones preliminares de las páginas del documento. Puede usar las barras que hay en el lado izquierdo y derecho de la barra para desplazarse por el documento. 4.
Haga clic en la imagen de una presentación preliminar de la barra para que se maximice la página. El sistema abre una ventana emergente para mostrar la página.
2.2.5.3
Visualización del historial de un documento
Para cada documento, puede visualizar un historial en el que se muestren todas las acciones que se hayan ejecutado en el documento de forma independiente, sin tener en cuenta si se ha modificado el documento durante la acción. Puede hacer un seguimiento de los cambios en el documento a través de las revisiones del documento. 1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el nivel necesario (informe/capítulo) en el árbol de informes. Los detalles del nivel aparecen en el área de trabajo.
3.
Haga clic en la ficha Historial. En la ficha Historial se enumeran todas las acciones que se han ejecutado en las diferentes revisiones del documento en las columnas siguientes: Columna
Descripción
Revisión
Muestra el número de revisión.
Acción
Muestra la acción que se ha ejecutado en el documento o el estado del paso tanto si el contenido del documento ha cambiado como si no.
Usuario
Muestra el nombre del usuario que ha ejecutado la acción.
Fecha
Muestra la fecha en la que se hizo la revisión.
Comentario Muestra el comentario que dejó el usuario al ejecutar la acción.
Información relacionada Seguimiento de los cambios de un documento [página 37]
2.2.5.4
Visualizar un flujo de trabajo de un informe o capítulo
1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, seleccione la ficha Informe.
2.
Seleccione un Período y un Informe.
Nota Si el informe es nuevo, el sistema muestra un mensaje de advertencia en el que informa de que aún no tiene ningún capítulo.
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43
3.
En la ficha General, seleccione el capítulo o el informe para el que quiera visualizar el flujo de trabajo.
4.
Haga clic en la ficha Flujo de trabajo .
El sistema muestra un diagrama de flujo de los pasos del flujo de trabajo asignado. La información de los campos Estado y Nombre indica si un documento principal ha heredado el flujo de trabajo o si el capítulo tiene su propio flujo de trabajo.
2.3
Cliente por lotes Disclosure Management
El Cliente por lotes Disclosure Management (DMBatchTool) es una herramienta de línea de comando que permite cargar los documentos de MS Office a Disclosure Management en un trabajo por lotes. El paquete de instalación instala la herramienta en la carpeta DMBatchTool en la carpeta de instalación de Disclosure Management.
Nota La herramienta DMBatchTool se encuentra en el servidor, no en el cliente. Puede usar los parámetros siguientes: ●
/u: - Inicio de sesión en Disclosure Management
●
/p: - Contraseña
●
/h: - Nombre de host / Dirección IP
●
{/upload: | /upload_folder_report: | /upload_folder_period:} - Modo de carga ○
/upload: - Cargar un único capítulo
○
/upload_folder_report: - Cargar un informe
○
/upload_folder_period: - Cargar un período
○
/s: - Origen; indica la ruta física a una carpeta o a un fichero único
○
/t: - objetivo; indica la ruta completa al capítulo, informe o período, según el modo de carga
Carga de un único capítulo Para cargar un único capítulo, utilice el ejemplo de la siguiente línea de comando: DMBatchTool.exe /u:user /p:password /h:http://[Servidor DM]:[Puerto]/ /upload /s:"C:\ \Import\\DM\\20-F\Capítulo 1.xlsx" /t:"/2012 Q4/20-F/Capítulo 1"
Nota El origen debe hacer referencia a un único documento de MS Office. El objetivo debe hacer referencia a un único capítulo estándar con el formato [período]/[informe]/[capítulo].
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Carga de un informe Para cargar un informe, utilice el ejemplo de la siguiente línea de comando: DMBatchTool.exe /u:user /p:password /h:http://[Servidor DM]:[Puerto]/ / uploadfolder_report /s:"C:\\Import\\DM\\20-F" /t:"/2012 Q4/20-F"
Nota La fuente debe hacer referencia a una carpeta con un conjunto de documentos de MS Office. Los nombres de documento deben ser exactamente los mismos que los nombres de los capítulos del informe al que se hace referencia. El objetivo debe hacer referencia a un único informe estándar con el formato [período]/[informe]].
Carga de un período Para cargar un período, utilice el ejemplo de la siguiente línea de comando: DMBatchTool.exe /u:user /p:password /h:http://[Servidor DM]:[Puerto]/ / uploadfolder_period /s:"C:\\Import\\DM\\" /t:"/2012 Q4"
Nota La fuente debe hacer referencia a una carpeta con un subcarpetas que contengan un conjunto de documentos de MS Office. Los nombres de las subcarpetas deben ser los mismos que los nombres de los informes del período al que se hace referencia. Los nombres de los documentos de MS Office en las subcarpetas deben ser los mismos que los nombres de los capítulos del informe relacionado.
2.4 Editar capítulos de divulgación de contenido en aplicaciones de Microsoft Office Un capítulo se edita principalmente mediante herramientas estándar en las aplicaciones de Microsoft Office y como el documento consolidado no está conectado a los orígenes de datos, no tiene contenido vinculado a datos. Hay un documento desprotegido en SAP Disclosure Management para su edición, y los cambios se guardan en SAP Disclosure Management cuando el documento está protegido. Un documento desprotegido está bloqueado en SAP Disclosure Management. Solo los usuarios con permisos de administrador pueden deshacer una desprotección y romper la conexión entre los usuarios y los documentos desprotegidos.
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Nota Una vez aprobado el documento, ya no se puede editar ni desproteger.
Datos cualitativos y cuantitativos en documentos Los documentos en SAP Disclosure Management pueden contener datos cualitativos y cuantitativos. Los datos cualitativos (texto) en los documentos se editan en una aplicación de Microsoft Office. Los datos cuantitativos (valores numéricos) existen como datos vinculados a datos solo en capítulos y se editan normalmente, aunque no siempre, a través de las funcionalidades que ofrecen los complementos de SAP Disclosure Management cargados en las aplicaciones de Microsoft Office. Una de las funciones más importantes es la actualización de contenido, que se puede ejecutar localmente en el documento abierto o en el portal de SAP Disclosure Management.
2.4.1
Proteger y desproteger informes y capítulos
Para editar un documento, primero tiene que desprotegerlo desde SAP Disclosure Management. Para guardar el documento en SAP Disclosure Management, protéjalo. Un documento desprotegido tiene la edición bloqueada. Solo los usuarios con determinados derechos de administrador pueden deshacer una desprotección y romper la conexión entre el usuario editor y el documento. Una vez aprobado el documento, ya no se puede editar ni desproteger.
Recuerde En Microsoft Word y Microsoft Excel, el menú de Disclosure Management permite guardar y cerrar sin proteger un documento. Sin embargo, los documentos de PowerPoint se mantienen desprotegidos si no se usan los botones apropiados en el menú de Disclosure Management. 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
Haga clic en Editar para abrir el documento en la aplicación de Microsoft correspondiente. El sistema operativo muestra el estado de protección del documento en la barra de herramientas de Disclosure Management en la aplicación de Microsoft.
4.
Cuando el documento está abierto para la edición, aplique los cambios necesarios.
5.
Cuando haya finalizado la edición, en la barra de herramientas de Disclosure Management, haga clic en Aplicar cambios para guardar y proteger el documento en SAP Disclosure Management. No se aconseja usar la opción Guardar estándar de Office para guardar el documento. En el caso de Word y Excel, si guarda el documento mediante la opción Archivo Guardar , el archivo se guardará; sin embargo, el documento se mantendrá bloqueado en SAP Disclosure Management.
6.
46
En el cuadro de diálogo Proteger comentario, escriba un Comentario explicativo e indique los cambios aplicados. El comentario aparecerá en la información general de revisiones y puede resultar útil para identificar la revisión correcta.
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7.
8.
Seleccione una de las opciones que se muestran a continuación para indicar el paso siguiente tras proteger el documento: ○
Para proteger el documento modificado de forma permanente y seguir trabajando en SAP Disclosure Management, seleccione Cerrar.
○
Para proteger y volver a desproteger el documento, seleccione Editar. Con ello guarda la revisión en SAP Disclosure Management y puede seguir editando el documento.
○
Para proteger el documento y volver a abrirlo en el modo de visualización, seleccione Ver.
Haga clic en Aceptar.
Precaución Si el usuario ha desprotegido los documentos y se ha desconectado después del servidor de SAP Disclosure Management, no podrá volver a proteger el capítulo. El capítulo debe guardarse localmente y puede cargarse mediante la ficha de carga del componente del servidor de SAP Disclosure Management. Para cerrar el documento y protegerlo sin guardar los cambios en SAP Disclosure Management, seleccione Descartar los cambios. No se creará ninguna revisión. Para comparar la última revisión del documento con una anterior, haga clic en Comparar.
2.4.2 Desproteger capítulos e informes localmente para editarlos en Word o Excel Si prefiere editar un documento sin conexión, puede guardarlo en la unidad local y mantenerlo en un estado protegido en el servidor. Cuando termine de editar la copia local, protéjala en SAP Disclosure Management.
Precaución Hasta que lo haga, el sistema muestra un mensaje de error si otro usuario intenta desproteger el documento en SAP Disclosure Management. Si el administrador del sistema deshace la desprotección en el portal, no podrá proteger su versión. Tendrá que subir el archivo al servidor como una versión nueva. 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
Haga clic en Editar.
4.
En la aplicación de Microsoft Office que aparece, seleccione
5.
Desplácese a la carpeta en la que desea guardar el archivo.
Archivo
Guardar como .
Precaución No modifique el nombre del archivo. 6.
Haga clic en Guardar.
7.
Cierre la aplicación de Microsoft Office.
8.
En el cuadro de diálogo ¿Está seguro?, seleccione Mantener desprotegido.
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Precaución Si guarda el documento únicamente en la unidad local mediante la opción Mantener desprotegido y, por el motivo que sea, el administrador del sistema deshace la desprotección en el portal, todos los cambios que haya aplicado a la versión guardada en la unidad local se perderán. 9.
Haga clic en Aceptar.
10. Para guardar y proteger el documento en SAP Disclosure Management desde la unidad local, seleccione Disclosure Management
Aplicar cambios .
Precaución Si el usuario ha desprotegido los documentos y se ha desconectado después del servidor de SAP Disclosure Management, no podrá volver a proteger el capítulo. El capítulo debe guardarse localmente y puede cargarse mediante la ficha de carga del componente del servidor de SAP Disclosure Management.
Información relacionada Proteger y desproteger informes y capítulos [página 46]
2.4.3 Inicio de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office 1.
Inicie una aplicación de Microsoft Office directamente o abra un documento para editarlo en el servidor de SAP Disclosure Management.
2.
Asegúrese de que el sistema muestre la barra de herramientas de SAP Disclosure Management. Si no aparece el elemento, tiene que activar el complemento COM en la aplicación.
3.
En la barra de herramientas de SAP Disclosure Management, haga clic en Iniciar.
El sistema agrega más opciones a la barra de herramientas de SAP Disclosure Management.
2.4.3.1 Activación de complementos COM en aplicaciones de Microsoft Office Repita los siguientes pasos para Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Powerpoint. 1.
Inicie la aplicación de Microsoft Office.
2.
Haga clic en
3.
En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en Complementos.
4.
Haga clic Complementos COM en la lista y luego en Ir.
48
Archivo
Opciones .
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5.
En el cuadro de diálogo Complementos COM, seleccione DisclosureManagementConnector y haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Nota Asegúrese de que los parámetros de seguridad de las macros estén configurados correctamente.
2.4.4 2.4.4.1
Edición de documentos en aplicaciones de Microsoft Gestión de origen de datos
Un origen de datos es una base de datos o un archivo de datos que contiene datos cuantitativos que se usan en los informes. Puede crear vínculos de datos entre el documento y un origen de datos para permitir la actualización automática de los datos en cuanto se apliquen cambios en el sistema de origen. Puede conectar un origen de datos directamente desde el PC (origen de datos local) o mediante el servidor de SAP Disclosure Management (origen de datos central). Según las políticas y los procedimientos de la empresa, el usuario final puede usar orígenes de datos locales y centrales o solo puede conectarse a orígenes de datos mediante el servidor. Si el usuario solo puede acceder a los orígenes de datos mediante el servidor de SAP Disclosure Management, el único origen de datos local que debe crear el usuario, si no se ha creado de forma predeterminada, es la conexión a SAP Disclosure Management. Una vez conectado al servidor, el usuario tiene acceso a otros orígenes de datos que ofrece el servidor. El usuario no puede crear orígenes de datos en el servidor ni editar o eliminar los orígenes que ofrece el servidor.
Nota El administrador que crea los orígenes de datos para el acceso centralizado crea también los orígenes de datos locales (locales desde el punto de vista del servidor). Existen orígenes de datos internos y externos para los vínculos de datos de contenido El origen interno es la caché de datos de SAP Disclosure Management. Los orígenes de datos externos pueden ser de diferentes tipos; no obstante, la actualización de contenido admite pocos. Si debe aplicar cambios a los datos extraídos de un sistema externo o si un capítulo necesita datos de un origen de datos interno y externo, la conexión a través de la caché es obligatoria. En un entorno de este tipo, la caché de datos representa el único origen de datos para los documentos; en otras palabras, todos los objetos de los documentos están unidos con vínculos de datos mediante la caché de datos. La única conexión de origen de datos necesaria desde la sede del cliente es la de la caché de datos. Para obtener más información sobre las cachés de datos en SAP Disclosure Management, consulte el tema relativo a las cachés de datos en la ayuda en pantalla general.
Briefing Books Un Briefing Book es una colección de consultas y vistas de consulta creadas en SAP Disclosure Management. La gestión de Briefing Books depende del tipo de origen de datos Las consultas y las vistas de consulta de un sistema
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SAP BW solo se crean y almacenan en el sistema de origen. Las consultas SQL pueden crearse en primer plano o en el gestor de Briefing Books, y se almacenan como archivos XML en una carpeta, en un PC local o en una unidad de red. Una consulta define la extracción de datos de un origen de datos. Cuando se inicia una consulta, extrae los datos más recientes de la base de datos. La actualización de contenido en SAP Disclosure Management activa el inicio de la consulta.
2.4.4.1.1
Creación de orígenes de datos
Para extraer datos de un origen de datos, necesita crear una conexión de origen de datos con él.
Restricción El nombre del origen de datos y la URL deben ser únicos. Los orígenes de datos como archivos de Excel se pueden cargar en la caché de datos de SAP Disclosure Management. Estos archivos contienen datos extraídos de orígenes de datos externos. La extracción de datos y la conexión del origen a través de la caché de datos interna es la única forma que permite la manipulación de datos antes de usarlos en informes.
Tipos de orígenes de datos compatibles SAP Disclosure Management admite orígenes de datos de archivos multidimensionales, relacionales y sin formato. En las listas siguientes encontrará ejemplos de cada tipo: Orígenes de datos multidimensionales: ●
SAP BW
●
SAP ERP
●
SAP BusinessObjects Planning and Consolidation
Orígenes de datos relacionales: ●
SQL server
●
ODBC
●
OLE DB
Archivos sin formato: ●
Archivo de Microsoft Office Excel
●
Archivo de Microsoft Office Word
●
Archivo XML
Nota Si desea proteger los archivos sin formato con contraseñas, tiene que conectarse a ellos a través de OLE-DB.
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Nota Si usa un archivo de Microsoft Office Excel como origen de datos, asegúrese de que las filas vacías que no use no contienen ningún formato. Al crear un vínculo de datos, el sistema incluye todas las filas con celdas con formato en la selección.
2.4.4.1.1.1
Crear un origen de datos local
Requisito previo: ●
El complemento SAP Disclosure Management debe estar instalado en el equipo.
Para crear un origen de datos local: 1.
En la aplicación de Microsoft Office, en el indicador de Disclosure Management, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos. Si el sistema recuerda el último origen de datos al que se ha conectado, solicita su contraseña. Cancele esta solicitud.
2.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales), haga clic en Nuevo y seleccione el tipo del origen de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar origen de datos.
3.
Para establecer el origen de datos del servidor de SAP BW con el portal empresarial Single Sign-on y el proxy Siteminder: a) Introduzca un origen de datos único Nombre.
Nota Puede encontrar los datos solicitados en las propiedades de la plataforma de inicio de sesión de SAP BW.
Nota El sistema identificará el origen de datos mediante este nombre. Introduzca la URL del servidor de SAP BW. b) Si es necesario, cambie el Puerto, el número predeterminado de Subprocesos de conexiones paralelas y el Tiempo de espera predeterminado (en minutos). Tras el tiempo de espera especificado, el cliente interrumpe la conexión con el servidor.
Nota El servidor tiene su propio ajuste de tiempo de espera e interrumpe la conexión con el cliente si este no responde. Para el tiempo de espera del servidor, el parámetro keep_alive_timeout es fundamental. Para obtener más información, consulte la Nota de SAP 824554. c) Introduzca el Cliente de SAP BW. d) Introduzca el Idioma en el que desea conectar con el cliente de BW. e) Si no necesita Single Sign-on a través del SAP Enterprise Portal, solo tiene que hacer clic en Aceptar para guardar la configuración. Si necesita configurar Single Sign-on a través del SAP Enterprise Portal, seleccione Usar la conexión a través del Enterprise Portal.
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f)
Introduzca la URL del servidor y el Puerto.
g) Si no usa Siteminder, haga clic en Aceptar para guardar la configuración. Si usa Siteminder para la autenticación del servidor proxy, seleccione Usar Siteminder, introduzca el nombre del Servicio web del servidor proxy y el Usuario y la Contraseña y haga clic en Aceptar para guardar la configuración. El nuevo origen de datos se muestra en la lista. 4.
Para establecer el origen de datos del servidor de SAP ERP: a) Introduzca un Nombre de origen de datos único.
Nota Puede encontrar los datos solicitados en las propiedades de la plataforma de inicio de sesión de SAP ERP.
Nota El sistema identificará el origen de datos mediante este nombre. b) Introduzca un Servidor. c) Si resulta necesario, cambie el Número del servidor y el máx. líneaspara la lista de resultado.
Precaución El valor predeterminado para máx. líneasestá establecido en 1000. Tenga en cuenta lo siguiente: ○
El valor afecta al rendimiento. Si desea recuperar más de 1000 filas, asegúrese de que los equipos cliente tengan un mínimo de 4 GB de memoria.
○
Si cambia el valor predeterminado a, por ejemplo, 10, el sistema solo escribe 10 filas en la caché de datos, incluso aunque la consulta devuelva más filas.
d) Si es necesario, cambie el número de Subprocesos de conexión paralela predeterminado. e) Introduzca el número de Cliente ERP. f)
Introduzca el idioma con el que desea conectarse al cliente de ERP.
g) Puede activar Secure Network Communication (SNC) definiendo el marcador. Después de activar SNC, puede definir el nivel de protección de datos, escribir el nombre SNC del interlocutor de comunicación y la ubicación para la biblioteca externa (local y servidor). Es importante introducir una ruta de la biblioteca SNC para que el servidor pueda establecer la conexión SNC. De lo contrario, el sistema usa la conexión RFC estándar.
Nota Una conexión del lado del servidor con SNC habilitada solo puede trabajar si el usuario SNC no está restringido al usuario de dominio, dado que la suplantación de identidad no se admite en el servidor. Es importante usar comillas para los valores de parámetros con espacios. Para más información, consulte SNC . h) Haga clic en Aceptar para guardar la configuración. El nuevo origen de datos aparece en la lista. 5.
Para configurar un origen de datos de un archivo Excel, Word o XML sin protección por contraseña: a) Introduzca un Nombre de origen de datos único.
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Nota El sistema identificará el origen de datos mediante este nombre. b) Haga clic en Examinar para desplazarse hasta el archivo.
Nota Si más de un usuario necesita acceder al archivo para realizar actualizaciones, el archivo se deberá guardar en una unidad de red. c) Haga doble clic en el archivo para seleccionarlo, cierre el cuadro del diálogo y vuelva al cuadro de diálogo Editar origen de datos. El cuadro Ruta muestra la ruta al archivo seleccionado. El origen de datos ya está conectado. d) Haga clic en Aceptar para guardar la configuración. 6.
Para configurar un origen de datos OLE DB, ODBC o SQL Server: a) Introduzca un Nombre de origen de datos único.
Nota El sistema identificará el origen de datos mediante este nombre. b) Realice una de las siguientes acciones:
7.
1.
Introduzca una cadena de conexión y haga clic en Aceptar para guardar la configuración.
2.
Seleccione los elementos: ○
Haga clic en el icono de origen de datos gris (
○
En el cuadro de diálogo Propiedades del vínculo de datos, en la ficha Proveedor, seleccione el origen de datos y haga clic en Siguiente.
○
En la ficha Conexión, introduzca los datos de conexión y haga clic en Conexión de prueba para validar la configuración de la conexión.
○
Si fuera necesario, defina detalles de conexión adicionales en las fichas Avanzado y Todo.
○
Haga clic en Aceptar y, a continuación, de nuevo en Aceptar para guardar la configuración.
) del campo Conexión.
Para configurar el origen de datos MSOLAP: a) Introduzca un Nombre de origen de datos único.
Nota El sistema identificará el origen de datos mediante este nombre. b) Introduzca un Servidor, un ID de usuario y una Contraseña. c) Seleccione un Catálogo. d) Haga clic en Aceptar para guardar la configuración. 8.
Para establecer una conexión de origen de datos de SAP Disclosure Management con una caché de datos central u orígenes de datos centralizados a través del servidor: a) Introduzca un Nombre de origen de datos único.
Nota El sistema identificará el origen de datos mediante este nombre.
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Sugerencias Su empresa puede establecer entornos de prueba y producción para SAP Disclosure Management. Estos dos entornos tendrán además direcciones URL y puertos diferentes. b) Introduzca una Dirección URL del servidor y un Puerto. c) Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
2.4.4.1.2 Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores Una vez que haya creado el origen de datos, puede editar los detalles de la conexión o eliminar el origen de datos. Para usar el origen de datos para el despliegue de datos en un documento, debe conectarse al origen de datos. Una vez que ha terminado la edición de los documentos en SAP Disclosure Management, puede desconectarse del origen de datos.
Nota Los orígenes de datos, como los archivos sin formato, que no requieren autenticación, se conectan y desconectan automáticamente.
2.4.4.1.2.1
Conectar con un origen de datos local
1.
En la aplicación Microsoft Office, en la barra de herramientas Gestión de divulgación, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.
2.
Realice una de las siguientes acciones: ○
Si el sistema recuerda el último origen de datos al que se ha conectado, solicita el nombre de usuario y la contraseña para el origen de datos.
○
Seleccione el origen de datos en el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) y haga clic en Conectar base de datos.
3.
En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
4.
Haga clic en Aceptar para conectarse al origen de datos. Una vez establecida la conexión, el origen de datos debería mostrar una marca de verificación verde.
5.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales).
Información relacionada Creación de orígenes de datos [página 50]
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2.4.4.1.2.2 locales
Editar las propiedades de orígenes de datos
1.
En la aplicación de MS Office, en la barra de herramientas de Disclosure Management, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.
2.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales), seleccione el origen de datos que desee editar.
3.
Haga clic en Editar.
4.
En el cuadro de diálogo Editar origen de datos, cambie las propiedades según sea necesario.
5.
Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración, y después en Aceptar de nuevo para cerrar la aplicación de Microsoft Office.
2.4.4.1.2.3
Eliminar un origen de datos local
1.
En la aplicación Microsoft Office, en la barra de herramientas Gestión de divulgación, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.
2.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales), seleccione el origen de datos que desee eliminar.
3.
Haga clic en Eliminar.
4.
En el cuadro de diálogo Disclosure Management, haga clic en Sí para eliminar el origen de datos.
5.
Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración, y después en Aceptar de nuevo para cerrar la aplicación de Microsoft Office.
2.4.4.1.2.4
Desconectar de un origen de datos local
●
Ha abierto la aplicación de Microsoft Office necesaria.
●
Está conectado a un origen de datos.
1.
En la aplicación de MS Office, en la barra de herramientas de Disclosure Management, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.
2.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales), seleccione el origen de datos que desee desconectar.
Nota Los orígenes de datos conectados se muestran con una marca de verificación verde. 3.
Haga clic en Desconectar para desconectar el origen de datos.
4.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) y volver a la aplicación de Microsoft Office.
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2.4.4.1.2.5
Conectar con orígenes de datos en un servidor
1.
En la aplicación Microsoft Office, en la barra de herramientas Gestión de divulgación, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.
2.
Realice una de las siguientes acciones: ○
Si el sistema recuerda el último origen de datos al que se ha conectado, solicita el nombre de usuario y la contraseña para el origen de datos.
○
Seleccione el origen de datos en el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) y haga clic en Conectar para conectarse al servidor.
3.
En el cuadro de diálogo Conectando con el servidor central, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
4.
Haga clic en Aceptar para conectarse con el servidor central y después para cerrar el cuadro de diálogo Conectando con el servidor central. El sistema muestra el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor:). Ahora está conectado al servidor. Aún tiene que conectarse al origen de datos incluso aunque sea su propio servidor central.
5.
Seleccione el origen de datos que va a conectar.
6.
Haga clic en Conectar origen de datos para conectar el origen de datos.
7.
En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
8.
Haga clic en Aceptar para conectarse al origen de datos y cierre el cuadro de diálogo Conectando con XXX. El sistema muestra un mensaje de confirmación de que las conexiones se han establecido correctamente. El origen de datos deberá mostrar una marca de verificación verde.
9.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor:) y volver a la aplicación de Microsoft Office.
2.4.4.1.2.6
Desconectar del servidor
1.
En la aplicación Microsoft Office, en la barra de herramientas Gestión de divulgación, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.
2.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor: CSF), seleccione el origen de datos para el servidor central de SAP Disclosure Management.
Nota Los orígenes de datos conectados se muestran con una marca de verificación verde. 3.
Haga clic en Desconectar para desconectar el origen de datos.
4.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor: CSF) y volver a la aplicación de Microsoft Office.
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2.4.4.1.3
Gestión de Briefing Books
SAP Disclosure Management implementa un gestor de Briefing Books para ayudar a gestionar los Briefing Books. La función se activa tan pronto como el usuario se conecta a un servidor de SAP BW o SQL directamente o a través de un OLE-DB u ODBC . El diseño del gestor varía en función del origen de datos. Si el origen de datos es la caché de SAP Disclosure Management, esta se considera el Briefing Book y las hojas de cálculo únicas representan las consultas o vistas. No se puede gestionar la caché de datos a través del gestor de Briefing Books. La caché de datos se gestiona exclusivamente en el portal de SAP Disclosure Management.
El gestor de Briefing Books El cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books se divide en tres áreas: ●
●
En el área superior se muestran las opciones disponibles del gestor, así como los detalles en un Briefing Book seleccionado, como quién lo creó y cuándo se guardó por última vez. Las opciones de los Briefing Books son: ○
Agregar, que crea un Briefing Book.
○
Editar, que permite configurar un Briefing Book.
○
Publicar, que permite establecer el acceso de usuario al Briefing Book.
○
Recargar, que permite actualizar la lista de Briefing Books desde el servidor.
○
Nuevo, en la sección de consulta o vista, que permite insertar una consulta o vista nueva en un Briefing Book.
○
Mover, que permite mover objetos de una carpeta a otra.
○
Copiar, que permite copiar un objeto en otra carpeta.
○
Eliminar, que se usa para eliminar un Briefing Book o una consulta.
La sección Briefing Books, en el área inferior izquierda, incluye los Briefing Books a los que tiene acceso un usuario. El primer nivel siempre es la carpeta ROOT. Una carpeta puede tener subcarpetas; se permiten tres niveles. Use
●
y
para abrir y cerrar carpetas.
La sección Consultas y vistas, en el área inferior derecha, muestra las consultas y las vistas de consulta de un Briefing Book una vez seleccionado.
2.4.4.1.3.1
Briefing Books de SAP BW
Un Briefing Book de SAP BW puede contener consultas, vistas de consultas y marcadores. Puede crear tantos Briefing Books como desee. Puede asignar las consultas a los libros que desee. Los Briefing Books se organizan en una estructura de carpetas de tres niveles, cuyo primer nivel está representado por la carpeta raíz. Una vez que los usuarios se han conectado al sistema SAP BW, inician el gestor de Briefing Books. El gestor de Briefing Books solo muestra aquellos Briefing Books y consultas que los usuarios tienen permiso para usar según sus derechos en el sistema SAP BW. Esto significa que los derechos de acceso otorgados en SAP Disclosure Management no sustituyen nunca a los derechos de acceso que el sistema SAP BW otorga a un usuario. Si otros usuarios aparte del autor van a usar un Briefing Book y sus consultas, los Briefing Books deben publicarse. Si es necesario que otros usuarios puedan editar el Briefing Book, se deben asignar derechos de
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acceso de cambio a dichos usuarios. Estos derechos adicionales no incluyen el permiso para mover o eliminar un Briefing Book, ya que estas acciones solo puede ejecutarlas el usuario que lo ha creado.
2.4.4.1.3.1.1
Abrir el gestor de Briefing Books
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
El sistema muestra el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, donde XXX es el ID del usuario e YYYY es el sistema SAP BW conectado.
Información relacionada Agregar un Briefing Book [página 58] Publicar un Briefing Book [página 59] Insertar consultas y vistas [página 61] Mover un Briefing Book [página 63] Copiar un Briefing Book [página 62] Eliminar un Briefing Book, una consulta o una vista [página 64] Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]
2.4.4.1.3.1.2
Agregar un Briefing Book
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, haga clic en
6.
En el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books, escriba un nombre.
para agregar un Briefing Book.
Los nombres de los Briefing Books no deben incluir caracteres especiales, excepto guiones bajos (_). 7.
En la lista En la carpeta, seleccione una carpeta en la que desee colocar el Briefing Book.
Nota La lista contiene todas las carpetas hasta el primer nivel por debajo de ROOT. 8.
58
Haga clic en Aceptar para crear el libro y cierre el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.
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9.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.
10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos y volver a la aplicación de Microsoft Office.
Información relacionada Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]
2.4.4.1.3.1.3
Publicar un Briefing Book
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que desea publicar.
6.
Haga clic en Publicar.
Nota Puede combinar los derechos de edición y visualización. El cuadro de diálogo Publicar tiene tres áreas: Rol, Usuario y Usuario (cambiar acceso). 7.
Para publicar el Briefing Book para todos los usuarios que tengan acceso al sistema BW seleccionado, seleccione la casilla Publicar Briefing Book para todos y, a continuación, haga clic en Guardar.
8.
Para asignar derechos de visualización a roles o usuarios, o a una combinación de ambos, haga clic en Agregar junto al campo Rol o Usuario.
9.
Para mover las entradas al área de pantalla Entradas seleccionadas: ○
Para asignar derechos a entradas únicas: 1.
○
Selecciónelas en la lista Entradas encontradas.
2.
Haga clic en
3.
Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Buscar.
para moverlas a la lista Entradas seleccionadas.
Para buscar entradas para agregarlas: 1.
Seleccione el botón de opción apropiado (Clave o Texto).
2.
Introduzca los criterios en el campo Buscar. Use * como marcador de posición para un número infinito de dígitos antes o después del término de búsqueda.
3.
Haga clic en Buscar.
4.
En la lista Entradas encontradas, haga clic en seleccionadas.
5.
Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Buscar.
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para mover elementos a la lista Entradas
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59
10. Si corresponde, haga clic en Agregar junto al campo para asignar los derechos de visualización a los usuarios seleccionados y después haga clic en Guardar para guardar la configuración y cerrar el cuadro de diálogo Publicar. 11. Para asignar derechos de edición a usuarios concretos, haga clic en Agregar junto al campo Usuario (cambiar acceso) para asignar derechos de edición a los usuarios seleccionados, y realice uno de los procedimientos siguientes: ○
○
Para asignar derechos a entradas únicas: 1.
Selecciónelas en la lista Entradas encontradas.
2.
Haga clic en
3.
Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Buscar.
para moverlas a la lista Entradas seleccionadas.
Para buscar y seleccionar entradas específicas: 1.
Seleccione el botón de opción (Clave o Texto) que refleje los criterios de selección que le gustaría aplicar.
2.
Introduzca los criterios en el campo Buscar y use * como marcador de posición para un número infinito de dígitos antes o después del término de búsqueda.
3.
Haga clic en Buscar.
4.
Haga clic en para mover todos los usuarios encontrados de la lista Entradas encontradas a la lista Entradas seleccionadas.
5.
Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Buscar.
12. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cierre el cuadro de diálogo Publicar. 13. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY. 14. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Origen de datos y volver a la aplicación de Microsoft Office.
Información relacionada Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]
2.4.4.1.3.1.4
Cambio de nombre de un CuadernoInformativo
1.
Efectúe el check-out de un documento de Excel o de Word para editarlo.
2.
Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en CuadernosInformativos.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de CuadernosInformativos XXXYYYY, seleccione el cuaderno informativo al que quiera cambiarle el nombre.
6.
En la barra de herramientas, haga clic en Editar.
7.
En el cuadro de diálogo Gestionar CuadernosInformativos, indique un nombre en el campo correspondiente.
60
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8.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Gestionar CuadernosInformativos.
9.
Haga clic en Cerrar para salir del cuadro de diálogo Gestor de CuadernosInformativos XXXYYYY.
10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Origen de datos y volver a la aplicación de Microsoft Office.
2.4.4.1.3.1.5
Insertar consultas y vistas
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book en el que desee insertar consultas o vistas.
6.
Haga clic en para insertar una consulta o vista en el Briefing Book. En el cuadro de diálogo Agregar consulta o vista al Briefing Book, la lista Entradas encontradas muestra todas las consultas y vistas creadas en el sistema SAP BW, así como sus descripciones (Texto) y nombres técnicos (Clave). Todas las consultas y vistas incluidas en esta área se introducirán en el Briefing Book. Si está editando un Briefing Book existente, la lista Entradas seleccionadas muestra las consultas y vistas ya asignadas al Briefing Book.
7.
Para asignar una entrada: a) Selecciónela en la lista Entradas encontradas y haga clic en seleccionadas.
para mover el rol a la de Entradas
b) Seleccione tantas consultas/vistas como necesite. Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Agregar consulta o vista al Briefing Book. 8.
Para buscar entradas específicas para asignarlas: a) Seleccione el botón de opción (Clave o Texto) apropiado que refleje los criterios de selección que le gustaría aplicar. b) Introduzca los criterios en el campo Buscar. Use * como marcador de posición para un número infinito de dígitos antes o después del término de búsqueda. c) Haga clic en Buscar para iniciar la búsqueda. d) En la lista Entradas encontradas, haga clic en para desplazar todas las entradas y vistas que se hayan encontrado a la lista Entradas seleccionadas. e) Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Agregar consulta o vista al Briefing Book.
9.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.
10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Origen de datos y volver a la aplicación de Microsoft Office.
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2.4.4.1.3.1.6
Copiar un Briefing Book
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que desee copiar.
6.
Haga clic en Copiar para continuar. El sistema muestra el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.
7.
Escriba un nombre para la copia de Briefing Book en el campo Nombre del Briefing Book. Si el Briefing Book contiene otros libros, se le preguntará si desea copiar todos los libros o solo el seleccionado. Si elige copiar todos los Briefing Books, cambiará automáticamente el nombre a todas las subcarpetas copiadas. El sistema usa el nombre de la carpeta superior en el nombre.
8.
En la lista Copiar a carpeta, seleccione el destino. Si desea copiar un Briefing Book que contenga otros Briefing Books, el único destino permitido será la carpeta ROOT.
9.
Haga clic en Aceptar para iniciar el proceso de copia. El sistema cierra el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books y, si ha copiado una subcarpeta, la carpeta expandida de la lista Briefing Books.
10. Compruebe en la estructura de carpetas que el Briefing Book se ha copiado correctamente. 11. Si ha copiado una carpeta con una subcarpeta, cambie el nombre de las subcarpetas, si fuera necesario. 12. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY. 13. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos y volver a la aplicación de Microsoft Office.
Información relacionada Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]
2.4.4.1.3.1.7
Copiar una consulta
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
62
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4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que contiene la consulta o vista que desee copiar.
6.
Seleccione la consulta o vista que desee copiar de la lista Consultas o vistas.
7.
Haga clic en Copiar. El sistema muestra el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.
Nota No se puede cambiar el nombre de una consulta. 8.
Seleccione el Briefing Book de destino.
9.
Haga clic en Guardar para copiar la consulta y cierre el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.
10. Verifique en el Briefing Book de destino que la consulta o vista se ha copiado correctamente. 11. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY. 12. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Origen de datos y volver a la aplicación de Microsoft Office.
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2.4.4.1.3.1.8
Mover un Briefing Book
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que desee mover.
6.
Haga clic en Mover.
7.
En el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books, haga clic en un destino de la lista Copiar a carpeta. Si desea mover un Briefing Book que contenga otros Briefing Books, el único destino permitido es la carpeta ROOT.
8.
Haga clic en Aceptar para mover el Briefing Book y cierre el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.
9.
Compruebe en la estructura de carpetas que el Briefing Book se ha copiado correctamente.
10. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY. 11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Origen de datos y volver a la aplicación de Microsoft Office.
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2.4.4.1.3.1.9
Mover una consulta
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que contiene la consulta que desee mover.
6.
Seleccione la consulta que desee mover en la lista Consultas o vistas.
7.
Haga clic en Mover.
Nota No se puede cambiar el nombre de una consulta. 8.
En el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books, seleccione un Briefing Book de destino en la lista Copiar a carpeta.
9.
Haga clic en Guardar para mover la consulta y cierre el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.
10. Verifique en el Briefing Book de destino que la consulta o vista se ha movido correctamente. 11. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY. 12. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos y volver a la aplicación de Microsoft Office.
Información relacionada Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]
2.4.4.1.3.1.10 vista
Eliminar un Briefing Book, una consulta o una
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
64
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5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que desea eliminar o abra un Briefing Book y seleccione la consulta que desee eliminar.
6.
Haga clic en Eliminar.
7.
Haga clic en Sí.
8.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.
9.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos y volver a la aplicación de Microsoft Office.
Información relacionada Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]
2.4.4.1.3.2
Briefing Books SQL
Los usuarios pueden usar el gestor de Briefing Books para manejar sentencias y procedimientos SQL.
2.4.4.1.3.2.1
Apertura del gestor de Briefing Books
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para editar.
2.
Conéctese al servidor SQL localmente o mediante el servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
Se abre el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXYYYY.
Información relacionada Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]
2.4.4.1.3.2.2
Agregar un Briefing Book
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese al servidor SQL localmente o mediante el servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
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65
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books, haga clic en
para agregar un nuevo Briefing Book.
6.
Introduzca un nombre exclusivo para el Briefing Book en el campo Briefing Books.
7.
Haga clic en
8.
En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione una carpeta de destino para el archivo XML.
para guardar el Briefing Book.
Nota Para ponerlo a disposición de otros usuarios, guarde el archivo en una unidad de red.
Información relacionada Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]
2.4.4.1.3.2.3
Importación de un Briefing Book
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para editar.
2.
Conéctese al servidor SQL localmente o mediante el servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books, haga clic en
6.
En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese hasta el archivo deseado y haga clic en él.
para importar el archivo XML.
El sistema carga el archivo.
Información relacionada Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]
2.4.4.1.3.2.4
Adición de una consulta en un Briefing Book
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para editar.
2.
Conéctese al servidor SQL localmente o mediante el servidor de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.
66
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5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books, haga clic en opciones siguientes:
y, a continuación, seleccione una de las
○
Para introducir una sentencia SQL manualmente o mediante Query Builder, seleccione Sentencia SQL.
○
Para introducir consultas precompiladas, seleccione Procedimiento almacenado.
6.
Complete la sentencia SQL.
7.
Haga clic en Aceptar para guardar las entradas.
8.
En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione una carpeta de destino para el archivo XML.
Nota Guarde el archivo en una unidad de red para ponerlo también a disposición de los demás usuarios.
Información relacionada Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]
2.4.4.1.3.3
Briefing Books de ERP
Un Briefing Book de ERP contiene consultas y vistas de consulta creadas en SAP BusinessObjects Disclosure Management. Los datos se recuperan de sistemas de ERP conectados.
2.4.4.1.3.3.1
Abrir el gestor de Briefing Books
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese a un origen de datos de ERP.
3.
Haga clic en Origen de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, seleccione Briefing Books.
Se abre el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, donde XXX es el ID del usuario e YYYY es el sistema ERP conectado.
Información relacionada Gestión de origen de datos [página 49]
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67
2.4.4.1.3.3.2
Agregar un Briefing Book
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.
2.
Conéctese a un origen de datos de ERP.
3.
En la barra de herramientas de Disclosure Management, seleccione Orígenes de datos.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, seleccione Briefing Books.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books, agregue un nuevo Briefing Book.
6.
Introduzca un nombre exclusivo para el Briefing Book en el campo Briefing Books.
7.
Guarde el Briefing Book: ○
Si la casilla de verificación Guardar Briefing Books en archivo de configuración de origen de datos está seleccionada, el Briefing Book se guarda en el archivo de configuración de origen de datos (nombre de archivo: config20.xml).
○
Si la casilla de verificación Guardar Briefing Books en archivo de configuración de origen de datos no está seleccionada, se abre el cuadro de diálogo Guardar como. Seleccione la carpeta de destino para el archivo XML Briefing Book.
Nota Para que otros usuarios puedan acceder a este archivo, seleccione una carpeta de destino en una unidad de red, y no una carpeta local.
Información relacionada Gestión de origen de datos [página 49]
2.4.4.1.3.3.3 Cómo hacer que los orígenes de datos de ERP estén disponibles en el servidor El origen de datos de ERP se ha creado en modo local; consulte Crear un origen de datos local [página 51]. 1.
Abra el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) en modo local y seleccione el origen de datos de ERP.
2.
Abra el Gestor de Briefing Books para el origen de datos de ERP seleccionado.
3.
Para guardar el Briefing Book en el archivo config20.xml, seleccione la casilla de verificación Guardar Briefing Books en archivo de configuración de origen de datos.
4.
Cargue el archivo config20.xml en el servidor.
5.
Reinicie el explorador Web.
Ahora el origen de datos de ERP está disponible en el servidor para actualizaciones de servidor. El origen de datos también está disponible en el cliente al trabajar en modo servidor.
68
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Información relacionada Gestión de origen de datos [página 49]
2.4.4.1.3.3.4
Importación de un Briefing Book
1.
Desproteja un documento de Excel o Word para editar.
2.
Conéctese al origen de datos de ERP localmente o en el servidor de SAP Disclosure Management.
3.
En la barra de herramientas de Disclosure Management, seleccione Orígenes de datos.
4.
En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, seleccione Briefing Books.
5.
En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books, seleccione Importar.
6.
En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese hasta el archivo XML de Briefing Book que desee y haga doble clic para importar el archivo.
El sistema importa el archivo XML para el Briefing Book.
2.4.4.2
Objetos vinculados a datos en documentos
Los datos cuantitativos que se usan en los informes cambian constantemente. Para garantizar que los datos estén actualizados en todos los documentos, SAP Disclosure Management crea vínculos de datos en los datos. La vinculación de datos significa que se vinculan datos cuantitativos de su informe ya sea con la caché de datos interna que se conecta por sí misma a un origen de datos externo, o si vincula datos cuantitativos directamente a un origen de datos externo. Siempre que actualice el proveedor de datos desde una aplicación de Microsoft, se actualizan los datos de los documentos. Para activar el vínculo de datos en un objeto, necesita conectarse a un origen de datos local o de un servidor y seleccionar el proveedor de datos. Una vez activado el vínculo de datos en un objeto, puede actualizar el contenido a través de una actualización de la base de datos.
Tipos de objetos con datos vinculados En SAP Disclosure Management, puede configurar un vínculo de datos en los objetos siguientes: ●
Tablas: en Word, se usan para recopilar, en todo o en parte, el resultado de una consulta (solo un proveedor de datos).
●
Hoja de Excel de una carpeta de trabajo: en Excel, se usa para recopilar el resultado de una o más consultas, desde uno o más orígenes de datos.
●
Texto flotante: en Word, los campos activos de datos cualitativos del resultado de una consulta (solo un proveedor de datos).
●
Campo de fórmula: en Word, se usa para recopilar datos cuantitativos y cualitativos de una única celda (solo un proveedor de datos).
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69
Estructuras de matriz fijas frente a las flexibles en proveedores de datos La mayoría de los proveedores de datos proporcionan datos extraídos en una estructura de matriz definida en la consulta o en la caché de datos. Si la estructura no cambia con el tiempo, es fija; si cambia con el tiempo, es flexible.
Referencias de campo relacionales frente a absolutas Un campo absoluto hace referencia a un vínculo, por ejemplo, una celda concreta con un objeto con datos vinculados, de modo que cualquier dato que se extraiga del origen de datos solo vaya a esa celda asignada. Un campo relacional se refiere al contenido de un vínculo con características o dimensiones, por ejemplo, "Beneficios antes de impuestos" y "Año 2006", con el objeto vinculado a datos en cualquier celda a la que se extraiga dicho contenido en la lista de resultados del proveedor de datos. La diferencia entre referencias de campo relacionales y absolutas no importa si está vinculando todo el resultado de una consulta y la tabla de la caché de datos con una tabla de Excel o Word o un objeto del campo de fórmula. Sin embargo, a menudo no querrá vincular todos los datos del resultado de una consulta o de una tabla de caché de datos con el documento de Excel o Word. Puede que desee establecer un vínculo con columnas, filas o celdas concretas. Si el proveedor de datos tiene una estructura de matriz fija, puede usar referencias de campo absolutas para vincular los datos seleccionados, ya que la ubicación de los datos extraídos no cambiará nunca. Si el proveedor de datos tiene una estructura de matriz flexible, es necesario trabajar con referencias de campo relacionales, a excepción de las consultas TOP-N, para vincular datos seleccionados. SAP Disclosure Management solo permite referencias de campo relacionales en los casos siguientes: ●
Existen resultados de consulta con campos a través de un origen de datos de SAP BW externo.
●
Para tablas de Excel con intervalos con nombre de un origen de datos interno y una caché de datos de SAP Disclosure Management.
Puede ver fácilmente si hay campos o intervalos con nombre, ya que los encabezados de filas y columnas se resaltan en azul claro al seleccionar el proveedor de datos.
Nota Si carga una consulta de SAP BW con campos en una caché de datos de SAP Disclosure Management, como sucede con los orígenes de datos internos para la vinculación de datos de objetos, tiene que aplicar intervalos con nombre a los datos extraídos en la caché de datos.
Nota Puede cambiar una referencia de campo relacional en absoluta, aunque no puede cambiar una referencia de campo absoluta en relacional.
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2.4.4.2.1
Conectar con un origen de datos local
1.
En la aplicación Microsoft Office, en la barra de herramientas Gestión de divulgación, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.
2.
Realice una de las siguientes acciones: ○
Si el sistema recuerda el último origen de datos al que se ha conectado, solicita el nombre de usuario y la contraseña para el origen de datos.
○
Seleccione el origen de datos en el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) y haga clic en Conectar base de datos.
3.
En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
4.
Haga clic en Aceptar para conectarse al origen de datos. Una vez establecida la conexión, el origen de datos debería mostrar una marca de verificación verde.
5.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales).
Información relacionada Creación de orígenes de datos [página 50]
2.4.4.2.2
Conectar con orígenes de datos en un servidor
1.
En la aplicación Microsoft Office, en la barra de herramientas Gestión de divulgación, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.
2.
Realice una de las siguientes acciones: ○
Si el sistema recuerda el último origen de datos al que se ha conectado, solicita el nombre de usuario y la contraseña para el origen de datos.
○
Seleccione el origen de datos en el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) y haga clic en Conectar para conectarse al servidor.
3.
En el cuadro de diálogo Conectando con el servidor central, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
4.
Haga clic en Aceptar para conectarse con el servidor central y después para cerrar el cuadro de diálogo Conectando con el servidor central. El sistema muestra el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor:). Ahora está conectado al servidor. Aún tiene que conectarse al origen de datos incluso aunque sea su propio servidor central.
5.
Seleccione el origen de datos que va a conectar.
6.
Haga clic en Conectar origen de datos para conectar el origen de datos.
7.
En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
8.
Haga clic en Aceptar para conectarse al origen de datos y cierre el cuadro de diálogo Conectando con XXX. El sistema muestra un mensaje de confirmación de que las conexiones se han establecido correctamente. El origen de datos deberá mostrar una marca de verificación verde.
9.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor:) y volver a la aplicación de Microsoft Office.
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2.4.4.2.3 datos
Proveedores de datos, objetos vinculados a datos y
Los objetos vinculados a datos necesitan un proveedor de datos para el origen de datos al que está conectado el usuario. Los rangos de las cachés de datos internos se representan como proveedores de datos separados como si cada uno estuviera almacenado en una hoja de Excel independiente en la carpeta de trabajo de la caché de datos.
Sugerencias Si trabaja en un entorno con una actualización de contenido de servidor, no debe usar proveedores de datos de orígenes de datos internos y externos en el mismo documento, ya que esto provoca incoherencias de datos durante la actualización de contenido.
Sugerencias Si tiene que seleccionar determinados valores de celda, columna o fila con referencia a las dimensiones a las que pertenecen desde una matriz flexible, el proveedor de datos debe mostrar las dimensiones como valores (resaltado azul claro en el proveedor de datos). Si no, la referencia es absoluta.
Sugerencias Excepto en el caso de las carpetas de trabajo Excel, solo puede cargar un proveedor de datos para cada objeto vinculado a datos. No obstante, en un documento puede tener más de un proveedor de datos.
Sugerencias Si el proveedor de datos (consulta) se ha movido del Briefing Book original a otro, debe cambiar a la referencia del Briefing Book a fin de que el sistema encuentre la consulta durante la actualización de contenido.
Sugerencias Si desea cambiar el proveedor de datos de un objeto ya vinculado a datos, debe realizar una de las acciones siguientes: ●
Eliminar el antiguo proveedor de la lista de proveedores de datos.
●
Sustituir el antiguo proveedor por uno nuevo.
Lista de proveedores de datos La lista de proveedores de datos tiene las columnas siguientes: ●
Cargado: una marca de verificación verde indica que el proveedor de datos se ha cargado.
●
Origen de datos: muestra el origen de datos.
●
Briefing Book: muestra el nombre del Briefing Book.
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●
Proveedor de datos: muestra el nombre de la consulta/vista.
●
Tipo de datos: muestra el tipo de los datos contenidos en el proveedor de datos.
●
Selección: muestra el objeto seleccionado.
●
Filas: muestra el número de filas seleccionadas.
●
Columnas: muestra el número de columnas seleccionadas.
●
Plantilla: muestra si los datos se etiquetan con la plantilla de tablas de Word.
Información relacionada Aplicación de una plantilla de tabla de Word [página 107] Cambiar el Briefing Book para un proveedor de datos [página 83] Selección de datos en tablas de Word [página 110]
2.4.4.2.3.1 Insertar una tabla de Word y seleccionar el proveedor de datos 1.
En Microsoft Word, desproteja el capítulo para su edición.
2.
Conéctese a un origen de datos
3.
Coloque el cursor donde desee insertar la tabla vinculada a datos.
4.
Haga clic en Tabla en la barra de herramientas de Disclosure Management para insertar una tabla.
5.
Si el cuadro de diálogo Aplicar vínculo a datos no aparece automáticamente, haga clic en Vínculo de datos de la barra de herramientas de Disclosure Management.
6.
En el cuadro de diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto, haga clic en Nuevo para agregar un proveedor de datos.
7.
En el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos de la lista Orígenes de datos, seleccione un origen de datos conectado.
8.
Haga clic en
9.
En la lista Cargar Briefing Book o consulta/vista, seleccione un Briefing Book.
.
Sugerencias Si ha seleccionado un origen de datos de DM (Disclosure Management), puede filtrar la lista para obtener períodos o informes concretos. Para filtrar la lista, seleccione
.
Se aplica el filtro para la sesión actual. Si cierra el complemento SAP Disclosure Management y, a continuación, lo vuelve a abrir, tiene que volver a establecer el filtro.
10. Haga clic en
.
11. Si no es necesario definir ninguna variable, el sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la lista Proveedor de datos.
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12. Si es necesario definir las variables, el sistema muestra el cuadro de diálogo Selección de variable. Introduzca las variables y haga clic en Aceptar. El sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la lista Proveedor de datos. 13. Seleccione una consulta en la lista. El sistema muestra una presentación preliminar del resultado en el cuadro Vista previa. 14. Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración. 15. Haga clic en Aceptar para introducir todos los datos de resultados de la consulta en la tabla. El sistema cierra el cuadro de diálogo y vuelve a Word. Los datos del resultado se introducen en la tabla. La tabla aún no está formateada. Para aplicar el formato necesario a una tabla, puede etiquetarla en una plantilla de tabla de Word. Una vez seleccionado el Briefing Book o una consulta, haga clic en Guardar para guardar el archivo en el equipo o en una unidad de red.
Restricción El número máximo que se permite en tablas de Word es 58. Si se cargan resultados con más de 500 líneas puede provocar una gran carga de trabajo en el equipo cliente, y podría tener que esperar algo de tiempo a que aparecieran los resultados.
Sugerencias En lugar de transferir todos los datos de resultados de la consulta, puede editar el resultado y seleccionar datos concretos.
Sugerencias Para cargar directamente una consulta única o una vista de consulta, en el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos, haga clic en después de seleccionar el origen de datos conectado. Busque la consulta o la vista necesaria en el cuadro de diálogo Agregar consulta o vista al Briefing Book y mueva la consulta o vista necesaria al cuadro Entradas seleccionadas.
Información relacionada Variables en consultas [página 75] Aplicación de una plantilla de tabla de Word [página 107] Crear una plantilla de tabla de Word [página 105] Selección de datos en tablas de Word [página 110]
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2.4.4.2.3.2
Variables en consultas
Las consultas para extraer datos de bases de datos pueden basarse en valores fijos o variables definidos al inicio de la consulta. Los valores de las variables pueden ser caracteres, jerarquías, nodos de jerarquía, texto y elementos de fórmula. El asistente de variable permite introducir variables para consultas.
2.4.4.2.3.2.1
Iconos usados con el asistente de variables
El asistente de variables (usado de forma independiente o a través del asistente de actualización) usa diversos iconos.
Iconos usados para el tipo de valor y las entradas obligatorias Icono
Representa un valor genérico un valor de fecha y hora un valor de unidad una fórmula de campo un campo de texto un nodo de jerarquía una jerarquía una variable obligatoria. Si ha olvidado introducir un valor en un campo obligatorio, el campo se vuelve rojo y no se puede continuar.
Una consulta bien formada contiene valores como material (
), el mes natural (
) o un cliente (
).
Nota Las consultas SQL muestran el carácter @ para cada clase de variable.
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Iconos usados para buscar y determinar los datos que deben introducirse en los campos de variable En algunos casos, puede decir ya por el valor o el aspecto de los campos de entrada de datos si necesita introducir un único valor, varios valores o intervalos, o seleccionar una opción. Un modo sencillo de descubrir los ) en la parte requisitos específicos del campo es si hace clic en el icono de Mostrar definición de valor ( inferior derecha del cuadro de diálogo Selección de variable y muestra la definición de las variables. La columna Tipo de selección indica cómo definir la variable. Puede obtener más información acerca del tipo de valor en el cuadro de diálogo Ayuda de valores. Icono
Función Haga clic en este icono para abrir la ayuda de los valores específicos del campo. El procedimiento estándar para la selección de datos consiste en mover valores desde la sección Entradas encontradas a la de Entradas seleccionadas. Haga clic en este icono para eliminar las entradas en los campos de la fila correspondiente. Haga clic en este icono para agregar una fila a la variable en la que crear una definición más detallada de los valores de variable. Al hacer clic en delante de , define si los valores siguientes deberán incluirse o excluirse del resultado de la consulta.
=
Opción de selección: la búsqueda se ejecutará con el valor exacto introducido en el campo relacionado.
=>
Opción de selección: la búsqueda se ejecutará con valores iguales o mayores que el valor introducido en el campo relacionado.
>
Opción de selección: la búsqueda se ejecutará con valores mayores que el valor introducido en el campo relacionado.
* " ? | § ' ² ³ % : + & ° ,
2.
No se puede crear un nombre de período que acabe con un punto; por ejemplo, período.
3.
No se puede crear un nombre de período con dos o más puntos consecutivos en el nombre; por ejemplo, período..1
3.2.1.2
Edición de un período
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Períodos. Aparece una lista de los períodos ya presentes.
3.
Seleccione el período.
4.
En la parte inferior de la lista, haga clic en Editar el período. El sistema muestra la configuración del período.
5.
Para seleccionar otra fecha de inicio, haga clic en el icono de calendario que hay al lado del campo Inicio de validez.
6.
Para seleccionar otra fecha de finalización, haga clic en el icono de calendario que hay al lado del campo Fin de validez.
7.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
3.2.1.3
Eliminación de un período
Verifique que el período no tenga adjunto ningún informe sin iniciar o iniciado. 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Períodos. Aparece una lista de los períodos ya presentes.
3.
Seleccione el período que se deba eliminar.
4.
En la parte inferior de la lista, haga clic en Eliminar el período.
5.
En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar para eliminar el período.
3.2.2
Administración de informes
Los usuarios solo ven los informes de las unidades que se les asignan. Para comprobar las unidades asignadas, use el vínculo Unidadesen la esquina superior izquierda de la pantalla en la aplicación del servidor. Para asignar unidades a usuarios, seleccione Administración Usuarios Unidades Cuando seleccione la ficha Unidades, se visualizan las unidades definidas.
Editar usuario
Unidades .
Nota Los usuarios solo pueden asignar a otros usuarios unidades a las que ellos mismos están asignados.
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Puede crear todos los informes que necesite según sus requisitos de generación de informes. A cada informe se le asigna un período y un tipo de informe. El tipo de informe define el formato o la salida final cuando el informe está generado, controla los formatos compatibles para el contenido de determinados capítulos, como Microsoft Excel o Word y XBRL, y determina los formatos compatibles para los tipos de salida. El sistema introduce varios valores predeterminados, como los flujos de trabajo y las fechas de vencimiento, que se pueden usar cuando se modifica el informe.
Lista de informes La lista de informes disponibles tiene las siguientes columnas: ●
Nombre: muestra el nombre del informe.
●
Período: muestra el período al que pertenece el informe.
●
Tipo de informe: muestra el tipo del informe.
●
Notificación de correo electrónico: muestra si se van a enviar correos electrónicos como resultado de la ejecución de una actividad.
●
Local: muestra el idioma que determina los valores de hora, fecha y numéricos.
●
Unidad asignada: muestra la entidad a la que pertenece el informe, si está disponible.
●
Plantilla para entidades: si selecciona este campo, podrá usar este informe como plantilla para crear nuevos informes.
●
Permitir la realización de check-in del capítulo durante el bloqueo
●
Permitir deshacer el check-out del capítulo durante el bloqueo
Criterios de filtro Hay dos listas de filtros: ●
La lista Período, que le permite limitar la lista a los informes de un determinado período.
●
El filtro permite limitar la lista a los informes asignados a entidades determinadas o que cumplan con los requisitos siguientes: ○
Todos: muestra todos los informes sin filtrar.
○
Sin instancias: muestra todos los informes que no contienen instancias.
○
Solo instancias: muestra las instancias (informes que se generaron con una entidad).
○
Solo plantilla: muestra todos los informes que se usaron como plantilla para crear informes con instancias.
○
Solo instancias y plantillas: combina los dos parámetros anteriores. Muestra los informes que se usaron para crear informes con instancias y los informes que contienen las instancias.
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Información relacionada Modificación de informes [página 136] Creación de informes [página 132]
3.2.2.1
Creación de informes
Puede crear informes desde cero o reusar un informe ya presente. El componente principal del informe es el tipo de informe, que define los formatos de salida predeterminados y adicionales del documento consolidado final, y el formato y las aplicaciones que se pueden usar para crear el contenido del capítulo.
Tipo de informe estándar SAP Disclosure Management implementa los siguientes tipos de informe estándar: ●
Caché de datos
●
E-Bilanz
●
PowerPoint 97-2003
●
Word
●
Word 97-2003
●
Taxonomía de XBRL
●
Compatibilidad de XBRL con Excel y Word
●
CSV
Nota El tipo de informe de los informes debe admitir contenido de capítulos del tipo Microsoft Excel (.xlsx) o Microsoft Excel 97-2003 (.xls). Solo se admiten los capítulos de tipo de contenido .csv para estar vinculados al capítulo CSV vinculado. Puede establecer los permisos de forma individual cada capítulo de CSV vinculado y cada capítulo de CSV. Estos tipos de informe cumplen los requisitos de generación de informes estándar, como los informes anuales (Word) y XBRL (caché de datos). El tipo de informe de caché de datos no solo se usa para la generación de informes XBRL, sino también si crea su propio informe para la caché de datos de SAP Disclosure Management. Para obtener más información acerca de los informes, consulte la Ayuda general.
Información relacionada Creación de un nuevo informe a partir de otro presente [página 134] Creación de un informe desde cero [página 133]
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3.2.2.1.1
Creación de un informe desde cero
1.
En SAP Disclosure Management, seleccione la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. Si es necesario, use la listas Unidad y Período para limitar el número de informes mostrados. Si quiere cambiar de una página a otra, use los iconos que hay en la parte inferior de la lista.
3.
Seleccione Informe nuevo.
4.
Introduzca un Nombre.
5.
Seleccione un Período y un Tipo de informe. Cuando haya introducido el tipo, el sistema mostrará la configuración de los tipos: Opción
Descripción
Formato de salida nativo
Es el formato que se usa cuando se genera el informe.
Contenido de capítulo compatible
Aquí se incluye una lista de los formatos y las aplicaciones que se admiten en el informe.
Tipos de representador compatibles Aquí se incluyen formatos de salida adicionales. Tipos de validación compatibles
Aquí encontrará los tipos de validación admitidos.
Tipos de vista previa compatibles
Aquí encontrará los tipos de vista previa admitidos.
6.
Seleccione una Unidad.
7.
Para poder crear otro período, seleccione la casilla de verificación Agregar y crear otro período.
8.
Para guardar su informe, seleccione Añadir. Esta acción guarda el informe nuevo con los valores predeterminados estándar que estén relacionados con los datos de flujo de trabajo y los generales (lo cual significa que no se envían notificaciones por correo electrónico, que no hay ninguna fecha de vencimiento ni tampoco asignación del flujo de trabajo estándar con el estado en inicialización).
Restricción 1.
No se pueden usar los caracteres siguientes en los nombres de los informes: / \ < > * " ? | § ' ² ³ % : + & ° ,
2.
No se puede crear un nombre de informe que acabe con un punto; por ejemplo, informe.
3.
No se puede crear un nombre de informe con dos o más puntos consecutivos en el nombre; por ejemplo, informe..1
Información relacionada Edición de la configuración del informe general para descripciones, correos electrónicos, idiomas y fechas de vencimiento [página 138] Modificación del flujo de trabajo predeterminado [página 138]
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3.2.2.1.2 presente
Creación de un nuevo informe a partir de otro
El sistema proporciona las formas siguientes de crear un informe a partir de otro ya presente: ●
Para crear informes en un período concreto, puede copiar un único informe en dicho período.
●
Para crearlos en un período nuevo a partir de un período ya existente, puede mover un período.
●
Para crear una plantilla de informe para un gran número de entidades, puede usar informes y plantillas para informes nuevos.
Copia o movimiento Si se copia de un informe ya presente, se reinicializa el estado del flujo de trabajo de informe y de documento a Inicializando, pero se mantiene el mismo número de revisiones del informe copiado, y el hipervínculo de caché de datos no cambia. La función de movimiento copia todos los informes relacionados con el período en un período nuevo, reinicializa el número de revisión a 1 y el estado del flujo de trabajo de informe y de documento a Inicializando. También actualiza el vínculo de la caché de datos al período nuevo y coloca todos los informes en el estado inicial correcto, como si se hubieran creado desde cero para el período nuevo.
Información relacionada Visualización de instancias para entidades [página 135] Creación de un informe nuevo a partir de una plantilla [página 135] Copia de todos los informes de un período a otro [página 135] Creación de un informe nuevo a partir de un informe ya presente en el mismo período [página 134]
3.2.2.1.2.1 Creación de un informe nuevo a partir de un informe ya presente en el mismo período 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. Si es necesario, use la listas Filtro y Período para limitar el número de informes mostrados.
3.
Seleccione el informe que se va a copiar.
4.
En la parte inferior de la lista, haga clic en Copiar el informe.
5.
En la ficha Copiar el informe, introduzca un valor para Nombre nuevo.
6.
Haga clic en Copiar.
134
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3.2.2.1.2.2
Copia de todos los informes de un período a otro
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Períodos. El sistema muestra una lista de los períodos presentes.
3.
Seleccione el período que quiera mover.
4.
A la parte inferior de la lista, haga clic en Mover. En la pantalla Período de movimiento se muestra la configuración del período de origen en el área de trabajo. Tiene que definir el período de destino.
5.
Introduzca un Nombre.
6.
Para seleccionar la fecha de inicio, haga clic en el icono de calendario que hay al lado del campo Inicio de validez.
7.
Para seleccionar la fecha de finalización, haga clic en el icono de calendario que hay al lado del campo Fin de validez.
8.
Haga clic en Mover.
3.2.2.1.2.3 plantilla
Creación de un informe nuevo a partir de una
1.
En SAP Disclosure Management, seleccione la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. Si es necesario, use la listas Filtro y Período para limitar el número de informes mostrados.
3.
Haga clic en Nuevo informe.
4.
Seleccione la ficha Nuevo de plantilla.
5.
Seleccione un Período.
6.
Seleccione una Plantilla de informe:
7.
Seleccione una unidad.
8.
Haga clic en Crear al final de la lista.
El sistema ha creado un informe nuevo basado en uno existente que se usó como plantilla.
3.2.2.1.2.4
Visualización de instancias para entidades
1.
En SAP Disclosure Management, seleccione la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. Si es necesario, use la listas Filtro y Período para limitar el número de informes mostrados.
3.
Haga doble clic en el informe que tenga las instancias que quiera que se muestren.
4.
Seleccione la ficha Instancias. En la ficha Instancias se muestra una lista de instancias creadas por el informe seleccionado. En la lista aparecen los datos siguientes:
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Opción
Descripción
Informe
Muestra el nombre del informe.
Nombre
Muestra el nombre de la entidad.
ID específico
Muestra el identificado exclusivo que está asignado a la unidad en el grupo, por ejemplo,el código de la unidad en el sistema ERP.
Código de unidad XBRL Muestra el código de identificación oficial de la generación de informes XBRL a los reguladores, por ejemplo,el número de identificación de seguridad NYSE de la generación de informes SEC.
La ficha Instancias solo está disponible para los informes del tipo Grupo. Si los informes se basan en una unidad distinta de Grupo, no se visualiza la ficha. 5.
Para volver a la lista de informes, seleccione el icono de la página de bienvenida.
3.2.2.2
Modificación de informes
Después de crear el informe, puede introducir una descripción larga, definir la fecha de vencimiento de los capítulos, determinar la cultura (el idioma) y el tipo de notificación de correo electrónico o cambiar el tipo de flujo de trabajo o de informe estándar. También puede definir plantillas para los diversos tipos de documento que se usan en el informe y definir la configuración de los parámetros para la generación de todo el informe. Los usuarios pueden asignar una unidad a un informe, pero solo si ellos mismos están asignados a la unidad. Un informe también se puede marcar como una plantalla para entidades.
Nota Solo los informes del tipo Grupose pueden marcar como plantilla. La opción no está disponible para los informes asignados a otras unidades. Cuando se haya iniciado el flujo de trabajo del informe y se muestre el estado como En ejecución, tiene que detener el flujo de trabajo para poder cambiar el nombre, la descripción, el tipo o el período. Cuando se haya iniciado la modificación de los capítulos y el informe muestre el estado del flujo de trabajo como Capítulos en curso, no puede cambiar el flujo de trabajo del informe. Solo se pueden eliminar los informes que tengan un estado de flujo de trabajo Inicializando o Detenido y que no contengan capítulos a los que otros informes hagan referencia. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda en línea de General.
Configuración de flujo de trabajo y notificaciones de correo electrónico El sistema asigna un flujo de trabajo de principio de 4 ojos estándar a cada informe de forma predeterminada. Esta opción se puede cambiar; solo tiene que editar los datos del informe. El flujo de trabajo definido en el nivel de informe lo heredan los capítulos, pero se puede detener la herencia y asignar otros flujos de trabajo en el nivel de capítulo. Si es necesario, también puede hacer que el sistema genere una notificación de correo electrónico para el usuario implicado en el paso siguiente del flujo de trabajo.
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Nota Si echa de menos un tipo de flujo de trabajo concreto, póngase en contacto con el administrador de SAP Disclosure Management.
Fecha de finalización predeterminada de los capítulos Después de crear el informe, puede definir una fecha de vencimiento para la finalización de los capítulos en el nivel de informe. Los capítulos heredan esta fecha como valor predeterminado, pero usted puede cambiar individualmente en cada uno de ellos.
Configuración regional Después de crear el informe, puede cambiar el idioma para que se aplique la configuración regional. Esta configuración determina los formatos de fecha,hora y número.
Plantillas de informes personalizadas Si quiere que el informe tenga un diseño exclusivo, puede personalizar una plantilla y cargarla en SAP Disclosure Management. Esta plantilla se introduce como un parámetro en el nivel de informe. Si desea que la plantilla se asigne automáticamente al informe y sus capítulos, dele el nombre Default.dot. Los parámetros preconfigurados en el nivel de informe y capítulo siempre incluyen una plantilla de Default.dot para las salidas de Microsoft Word y PDF: Si necesita varias plantillas en el nivel de capítulo, puede diseñar más de una.
Nota En SAP Disclosure Management, no se pueden sobrescribir las plantillas. Tiene que eliminar la plantilla ya presente y, después, volver a cargarla.
Importar la estructura de informe preconfigurada SAP Disclosure Management implementa una estructura de informe preconfigurada para cada tipo de informe. Puede usar Importarpara importar estructuras de informe preconfiguradas definidas en un fichero xml. La función solo se puede usar si el workflow no está en curso.
Nota Todos los capítulos existentes y sus contenidos se eliminarán.
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Información relacionada Eliminación de un informe [página 139] Edición de un parámetro preconfigurado [página 153] Actualización de la plantilla de un documento [página 139] Edición de la configuración del informe general para descripciones, correos electrónicos, idiomas y fechas de vencimiento [página 138] Modificación del flujo de trabajo predeterminado [página 138]
3.2.2.2.1
Modificación del flujo de trabajo predeterminado
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el vínculo Informes. El sistema muestra una lista de informes existentes. Si es necesario, use la listas Filtro y Período para limitar el número de informes mostrados.
3.
Seleccione el informe que se deba cambiar.
4.
En la parte inferior de la lista, haga clic en Editar informe.
5.
Haga clic en la ficha Flujo de trabajo.
6.
Seleccione un flujo de trabajo de la lista Nombre.
Nota Solo puede seleccionar un flujo de trabajo activo. El sistema carga el nuevo flujo de trabajo en el informe. 7.
Haga clic en el icono de inicio para regresar a la lista de informes.
3.2.2.2.2 Edición de la configuración del informe general para descripciones, correos electrónicos, idiomas y fechas de vencimiento 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. En caso de que fuera necesario, use las listas Filtrar y Período para limitar la cantidad de informes que se muestran.
3.
Seleccione el informe que se deba cambiar.
4.
En la parte inferior de la lista, haga clic en Editar el informe.
5.
En la ficha General, seleccione una opción de Notificación de correo electrónico:
6.
138
○
Para permitir que el editor decida si se envía una notificación, seleccione Optativo.
○
Si el sistema tiene que enviar las notificaciones automáticamente, seleccione Obligatorio.
Para seleccionar la fecha de finalización del informe, haga clic en el icono de calendario ( campo Definir la fecha de vencimiento del capítulo.
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) que hay junto al
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7.
Si es necesario, agregue una Descripción y seleccione otra opción de idioma en el campo Cultura.
8.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
3.2.2.2.3
Actualización de la plantilla de un documento
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe.
2.
Seleccione el Período y el Informe. Si el informe es nuevo, el sistema muestra un mensaje de advertencia en el que informa de que aún no tiene ningún capítulo.
3.
En la ficha General, seleccione el informe.
4.
Seleccione la ficha Plantillas.
5.
Consulte la lista Plantillas disponibles de formatos de tipo de informe permitidos para los que pueda cargar archivos de plantilla. El sistema no muestra texto en la descripción del formato si aún no se ha cargado ninguna plantilla.
Nota En SAP Disclosure Management, no se pueden sobrescribir las plantillas. Tiene que eliminar la plantilla ya presente y, después, volver a cargarla. 6.
Haga clic en Buscar y vaya al archivo de plantilla.
7.
Haga doble clic en el archivo. El sistema cierra el cuadro de diálogo y se indica la ruta necesaria en el campo Archivo.
8.
Haga clic en Agregar plantilla. El archivo se introduce en la lista de plantillas disponibles al lado de la descripción de su formato.
3.2.2.2.4
Eliminación de un informe
1.
En SAP Disclosure Management, seleccione la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. Si es necesario, use la listas Filtro y Período para limitar el número de informes mostrados.
3.
Seleccione el informe que se deba eliminar.
4.
En la parte inferior de la lista, seleccione Eliminar el informe.
5.
En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar.
Ha eliminado un informe.
Nota Un informe no se puede eliminar si es una plantilla y se usó para la creación de instancias. No obstante, puede desactivar la opción Plantilla para entidades para restringir el uso de este informe como plantilla en el futuro.
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139
3.2.3
Papelera de reciclaje
Al eliminar un capítulo, no se elimina permanentemente, sino que se almacena en la papelera de reciclaje. Puede restaurar los capítulos que se hayan eliminado por error. En la lista de la papelera de reciclaje se muestran los capítulos eliminados que aún no se han quitado permanentemente. Puede consultar el período y el informe al que pertenece el capítulo, el tamaño del capítulo y el momento y autor de la supresión.
3.2.3.1
Restauración de informes
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Papelera de reciclaje.
3.
Marque la casilla de verificación de cada capítulo que quiera restaurar.
Sugerencias Para seleccionar todos los capítulos que se muestran, haga clic en la casilla de verificación que hay al lado de Período en el encabezado de la columna. 4.
Haga clic en Restaurar.
3.2.3.2
Eliminación permanente de capítulos
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Papelera de reciclaje.
3.
Marque la casilla de verificación de cada capítulo que quiera eliminar permanentemente.
Sugerencias Para seleccionar todos los capítulos que se muestran, haga clic en la casilla de verificación que hay al lado de Período en el encabezado de la columna. 4.
Haga clic en Eliminar.
5.
En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar.
3.3
Administración del estado del flujo de trabajo
Un flujo de trabajo en SAP Disclosure Management describe el ciclo de vida estándar de un informe, que empieza con la creación de la estructura del informe, continúa con la edición de los capítulos y termina con la finalización del contenido del informe consolidado. Un flujo de trabajo es una característica obligatoria de un informe y sus capítulos.
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Cada flujo de trabajo de SAP Disclosure Management tiene cinco estados bien definidos. Los primeros tres estatus, Inicializando En ejecución y Detenido, se controlan con acciones directas en el nivel de informe. En esta sección, se explican las siguientes acciones directas ejecutadas en el flujo de trabajo: ●
INICIAR
●
DETENER
●
RESTABLECER
Los estados Capítulos en curso e Informe en curso se definen indirectamente con la ejecución de una actividad en el nivel de paso de flujo de trabajo. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte la ayuda en pantalla General.
Acción INICIAR Una vez creados los informes y los capítulos, debe iniciar el flujo de trabajo (el estado cambia de Inicializando a En ejecución) para que otras personas implicadas (editores, lectores) puedan ver la estructura y para que se puedan revisar la estructura y los flujos de trabajo asignados antes de proceder con la edición de los documentos. SAP Disclosure Management ofrece las funciones siguientes para la acción de iniciar del flujo de trabajo: ●
Iniciar flujo de trabajo configurado en el nivel de informe: esta acción cambia el estado de los capítulos que heredan el flujo de trabajo del informe. El inicio en el nivel de informe no inicia automáticamente los flujos de trabajo personales en los niveles secundarios, si los hay. Los flujos de trabajo de las subsecciones del capítulo deben iniciarse aparte.
●
Iniciar flujos de trabajo configurados en el nivel de capítulo: esta acción inicia los flujos de trabajo en el nivel de capítulo. Los flujos de trabajo personales en el nivel de capítulo solo pueden iniciarse una vez que se ha iniciado el flujo de trabajo del informe.
●
Iniciar todos los flujos de trabajo configurados en el nivel de informe que muestren el estado Inicializando: use esta función para realizar un cambio masivo. Tiene en cuenta los informes filtrados con el estado de flujo de trabajo Inicializando y cuyos capítulos hereden el flujo de trabajo de nivel de informe. Los flujos de trabajo de niveles inferiores al flujo de trabajo del capítulo deben iniciarse separadamente.
Acción DETENER Los flujos de trabajo se detienen para aplicar cambios en la estructura o en la configuración del flujo de trabajo. Una vez aplicados todos los cambios, el flujo de trabajo debe reiniciarse de nuevo.
Acción RESTABLECER Esta función restablece el estado del flujo de trabajo a Inicializando. SAP Disclosure Management ofrece funciones diferentes para la acción de restablecer de un flujo de trabajo: ●
Restablecer todos los flujos de trabajo configurados en el nivel de informe y de capítulo: esta acción restablece todos los flujos de trabajo de un informe. Cambia el estado de todos los flujos de trabajo de capítulos a Inicializando, con independencia de si el flujo de trabajo se ha heredado o configurado en el nivel de capítulo.
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●
Restablecer flujo de trabajo de capítulo propio: esta acción restablece el flujo de trabajo local del capítulo seleccionado y sus subcapítulos, si los hay. No se puede restablecer el flujo de trabajo de un solo capítulo que solo hereda el flujo de trabajo del informe.
El restablecimiento de un flujo de trabajo implica que todos los documentos asociados a capítulos o informes vuelven a abrirse y devolverse al estado de paso inicial del flujo de trabajo (Abierto en flujo de trabajo predeterminado). Todos los documentos reabiertos deben volver a ejecutarse por los estados y pasos de flujo de trabajo necesarios hasta que se alcance el estado de flujo de trabajo final. Debe tener en cuenta esto cuando revise el documento consolidado y encuentre cambios para aplicar. Si desea que las correcciones se apliquen en los capítulos que conforman el informe, debe restablecer el informe y todos los capítulos. Si no lo hace, las correcciones solo se aplican en el nivel de informe y, en un segundo paso, en la versión de capítulo del período posterior.
Información relacionada Administración de informes [página 130]
3.3.1
Iniciación de un flujo de trabajo de informes
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. En caso de que fuera necesario, use las listas Filtrar y Período para limitar la cantidad de informes que se muestran.
3.
Seleccione el informe.
4.
Haga clic en Editar informe.
5.
En la ficha Flujo de trabajo, haga clic en la opción Iniciar que hay al lado de la lista Estado para iniciar el flujo de trabajo.
El estado cambia a En ejecución. El sistema muestra un botón Detener que le permite interrumpir el flujo de trabajo, si así fuera necesario. Si hay otros flujos de trabajo en el nivel de capítulo, tiene que iniciarlos por separado.
3.3.2
Iniciación de un flujo de trabajo de capítulos
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el vínculo Informes. El sistema muestra una lista de informes existentes. En caso de que fuera necesario, use las listas Filtrar y Período para limitar la cantidad de informes que se muestran.
3.
Seleccione el informe.
4.
Haga clic en Editar informe. Asegúrese de que se haya iniciado el flujo de trabajo del informe.
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5.
En la ficha Flujo de trabajo, realice una de las acciones siguientes para iniciar el flujo de trabajo del capítulo en la sección inferior de la pantalla: ○
Para iniciar un solo flujo de trabajo, haga clic en Iniciar en el nivel de capítulo.
○
Para iniciar los flujos de trabajo de todos los capítulos enumerados que aún no se hayan iniciado, haga clic en Iniciarlos todos.
El estado de los capítulos cambia a En ejecución.
3.3.3 Inicio de todos los flujos de trabajo de informes inicializados 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. En caso de que fuera necesario, use las listas Filtrar y Período para limitar la cantidad de informes que se muestran.
3.
Haga clic en Iniciar todos los flujos de trabajo para que se inicien los flujos de trabajo inicializados en todos los informes que se muestran.
4.
En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar. El sistema inicia los flujos de trabajo inicializados de los informes que se muestran. Llegado este punto, los informes que se ven afectados muestran el estado del flujo de trabajo En ejecución.
3.3.4
Detención del flujo de trabajo de un informe o capítulo
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. En caso de que fuera necesario, use las listas Filtrar y Período para limitar la cantidad de informes que se muestran.
3.
Seleccione el informe.
4.
Haga clic en Editar informe.
5.
Haga clic en la ficha Flujo de trabajo. En la ficha Flujo de trabajo se muestra la configuración del flujo de trabajo del informe y, si se ha configurado, de los capítulos. El estado real de los flujos de trabajo es En ejecución.
6.
Realice una de las siguientes acciones: ○
Para detener el flujo de trabajo del informe y todos los flujos de trabajo definidos en el nivel de capítulo, haga clic en la opción Detener que hay al lado del campo Estado del nivel de informe. El estado del nivel de informe y de capítulo cambia a Detenido.
○
Para detener el flujo de trabajo de un capítulo concreto, haga clic en Detener en el nivel de capítulo. El estado del capítulo cambia a Detenido.
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143
3.3.5 Reinicialización de los flujos de trabajo de un informe y sus capítulos 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. En caso de que fuera necesario, use las listas Filtrar y Período para limitar la cantidad de informes que se muestran.
3.
Seleccione el informe.
4.
Haga clic en Reinicializar flujo de trabajo.
5.
En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar.
El sistema reinicializa todos los flujos de trabajo del informe al estado Inicializando.
3.3.6 Reinicialización de un flujo de trabajo de capítulos concretos 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes del área de trabajo. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. En caso de que fuera necesario, use las listas Filtrar y Período para limitar la cantidad de informes que se muestran.
3.
Seleccione el informe.
4.
Haga clic en Editar informe.
5.
En la ficha Flujo de trabajo, haga clic en la opción Reinicializar del capítulo concreto.
El estado del flujo de trabajo cambia a Inicializando.
3.4
Administración de capítulos
Una vez que haya creado un informe, debe crear un árbol de informes con capítulos y subcapítulos. Puede cargar la estructura de capítulos y editar los datos maestros de los capítulos creados automáticamente o puede crear manualmente los capítulos y los datos maestros. En el último caso, puede configurar el capítulo desde el principio o vincularlo a otros informes. Antes de empezar el árbol de informes, debe haber recopilado toda la información necesaria para configurar una estructura; por ejemplo, si el informe tiene que mostrar diferentes flujos de trabajos en el nivel de capítulo.
Precaución No puede crear capítulos cuando el flujo de trabajo tiene el estado Informe en curso.
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3.4.1
Creación de capítulos
Durante la creación de capítulos, seleccione el tipo de capítulo, de contenido y de flujo de trabajo. Puede configurar la estructura de capítulos manualmente en SAP Disclosure Management o importarla a través de una carga XML. En el segundo caso, debe tener configurado que cada capítulo use los datos maestros. Cuando esté creando los capítulos, puede crear la estructura de informes final; también puede crear los capítulos en un solo nivel y estructurarlos más adelante. Si aplica el segundo procedimiento, tenga cuidado con la herencia de SAP Disclosure Management, sobre todo en lo que respecta a la herencia del tipo de flujo de trabajo.
Tipos de capítulos A continuación se indican los tipos de capítulos definidos en SAP Disclosure Management: ●
Estándar El mantenimiento de estos capítulos se hace por separado. SAP Disclosure Management admite los tipos de contenido siguientes para los capítulos estándar: ○
Microsoft Office Word (97-2003) (.doc)
○
Microsoft Office Excel (97-2003) (.xls)
○
Word ML (.WordML)
○
XML (.xml)
○
Microsoft Office Word (.docx)
○
Microsoft Office Excel (.xlsx)
Nota El tipo de informe que se haya asignado antes al informe determina los tipos de contenido disponibles. ●
Hipervínculo Estos capítulos no contienen ni texto ni datos; solo hacen referencia a otro capítulo. El mantenimiento de los datos maestros y de los documentos de los capítulos vinculados se realiza exclusivamente en el informe original. Puede vincular a un solo capítulo o a una estructura de informes con capítulos y subcapítulos. Esta función se usa para aplicar el mismo capítulo en informes diferentes. Por ejemplo, la portada es un solo capítulo y se usa en diferentes informes como primer capítulo. Al agregar más subcapítulos al capítulo que ha vinculado a un informe, aparecen también como hipervínculos.
Nota No se puede vincular a los capítulos vinculados. ●
Sin contenido Estos capítulos no contienen texto; se usan como elementos de la estructura en el árbol de informe, por ejemplo, en capítulos de carpetas que contengan capítulos.
●
Copia vinculada Estos capítulos incluyen el contenido copiado del capítulo seleccionado. Puede usar el contenido copiado como base y agregar los cambios. El capítulo nuevo y el capítulo de origen se gestionan por separado. Cuando esté editando el capítulo, puede mostrar el capítulo de origen o usar la función de copiar contenido para volver a copiar el contenido original del capítulo de origen al capítulo real.
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●
XBRLinked Estos capítulos solo contienen hipervínculos a documentos de Microsoft Office Word. Desde el capítulo nuevo, puede abrir el documento vinculado del Creador de informes y etiquetar los datos importantes.
Nota Solo se pueden vincular los documentos que tengan el formato .docx.
Tipos y restricciones del flujo de trabajo De forma predeterminada, todos los capítulos heredan el flujo de trabajo que está configurado en el nivel de informes. Puede finalizar la herencia del nivel de capítulos y asignar otro flujo de trabajo al capítulo, que transfiere el flujo de trabajo a sus subcapítulos. A continuación se enumeran las condiciones para asignar flujos de trabajo en el nivel de capítulos: ●
Cuando el estado del flujo de trabajo del nivel superior (informe o capítulo) esté definido en Inicializando o Detenido, puede finalizar la herencia en el nivel secundario y cambiar el flujo de trabajo predeterminado. Si el flujo de trabajo del nivel superior está definido en En ejecución, tiene que detener este flujo de trabajo antes de poder cambiar el de los niveles secundarios.
●
Si se ha iniciado el flujo de trabajo del nivel superior y sus capítulos asignados ya se han editado (estado Capítulos en curso del flujo de trabajo), no se puede cambiar el flujo de trabajo del nivel secundario.
Información relacionada Detención del flujo de trabajo de un informe o capítulo [página 143]
3.4.1.1 1.
Creación de un capítulo
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
Nota Si el informe es nuevo, el sistema muestra un mensaje de advertencia en el que informa de que aún no tiene ningún capítulo. 2.
En la ficha General, seleccione el nivel del árbol de informes en el que quiera agregar el capítulo.
3.
Haga clic en el icono de agregación de capítulo (
4.
En el cuadro de diálogo Capítulo nuevo, seleccione Estándar en la lista Tipo de capítulo.
5.
Introduzca un Nombre para el capítulo.
6.
En la lista Tipo de contenido, seleccione el tipo de documento.
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) que hay en el encabezado del área de navegación.
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Nota El tipo de informe controla la selección de los tipos de contenido. 7.
Haga una selección de Visible en Disclosure Management: ○
Si el contenido del capítulo tiene que aparecer como el proveedor de datos del cuadro de diálogo de la selección de origen de datos (la configuración predeterminada de los archivos de Excel), marque la casilla de verificación.
○
Si el contenido del capítulo no se debe usar como proveedor de datos (la configuración predeterminada de los archivos de Word y PPT), desmarque la casilla de verificación.
8.
Para crear otro capítulo después de este, seleccione la casilla de verificación Agregar y crear otro capítulo.
9.
Haga clic en Agregar capítulo para guardar la configuración. El capítulo nuevo se muestra en la estructura de informes del área de navegación. El capítulo hereda la fecha de vencimiento y la configuración del flujo de trabajo del nivel superior al que se asigne.
Restricción 1.
No se pueden usar los caracteres siguientes en los nombres de los capítulos: / \ < > * " ? | § ' ² ³ % : + & ° ,
2.
No se puede crear un nombre de capítulo que acabe con un punto; por ejemplo, capítulo.
3.
No se puede crear un nombre de capítulo con dos o más puntos consecutivos en el nombre; por ejemplo, capítulo..1
Información relacionada Selección de un flujo de trabajo de capítulos [página 148] Edición de la fecha de vencimiento del capítulo [página 152] Definición de un capítulo como inactivo [página 152] Cambio del tipo de contenido del capítulo [página 152]
3.4.1.2 1.
Creación de un hipervínculo a un capítulo
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
Nota Si el informe es nuevo, el sistema muestra un mensaje de advertencia en el que informa de que aún no tiene ningún capítulo. 2.
Haga clic en la ficha General.
3.
Seleccione el nivel en el árbol de informes en el que quiera agregar el capítulo.
4.
Haga clic en el icono de agregar capítulo nuevo (
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).
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147
5.
En el cuadro de diálogo Capítulo nuevo, seleccione Hipervínculo en la lista Tipo de capítulo.
6.
En la lista Período, seleccione el período del informe que contenga los capítulos que se deben vincular.
7.
En la lista Informe, seleccione el informe que contenga los capítulos que se deben vincular. El sistema muestra toda la estructura del informe seleccionado.
8.
Haga clic en el capítulo que quiera vincular.
9.
Para crear otro capítulo después de este, seleccione la casilla de verificación Agregar y crear otro capítulo.
10. Haga clic en Agregar. Los capítulos se muestran en la estructura de informes que hay en el área de navegación. En los capítulos vinculados aparece un icono de flecha encuadrada ( ) frente al título.
Nota Para eliminar un capítulo vinculado, haga clic en el icono de eliminación del capítulo seleccionado que hay en el encabezado del árbol de navegación.
3.4.1.3 Visualización del flujo de trabajo de un informe o capítulo 1.
En SAP Disclosure Management, seleccione la ficha Informe.
2.
Seleccione un Período y un Informe.
Nota Si el informe es nuevo, el sistema muestra un mensaje de advertencia en el que informa de que aún no tiene ningún capítulo. 3.
En la ficha General, seleccione el capítulo o el informe para el que quiera visualizar el flujo de trabajo.
4.
Haga clic en la ficha Flujo de trabajo.
El sistema muestra un diagrama de flujo de los pasos del flujo de trabajo asignado. La información de los campos Estado y Nombre indica si un documento principal ha heredado el flujo de trabajo o si el capítulo tiene su propio flujo de trabajo.
3.4.1.4 1.
Selección de un flujo de trabajo de capítulos
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
Nota Si el informe es nuevo, el sistema muestra un mensaje de advertencia en el que informa de que aún no tiene ningún capítulo. 2.
En el ficha General, haga clic en el capítulo en el que quiera cambiar el flujo de trabajo.
3.
Haga clic en la ficha Flujo de trabajo.
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En la ficha Flujo de trabajo se muestra una figura con los pasos del flujo de trabajo asignado. Los campos que hay encima de la figura están desactivados. 4.
Haga clic en el hipervínculo Romper la herencia que hay en la barra de información de color. La barra cambia de color y muestra un hipervínculo nuevo para deshacer la ruptura. Llegado este punto, se activan los campos de encima de la figura.
5.
Seleccione un Nombre y el flujo de trabajo necesario de la lista.
Nota Solo se pueden seleccionar los flujos de trabajo activos. Tiene que iniciar el flujo de trabajo del capítulo con independencia al flujo de trabajo del nivel de informe.
Nota Para reinicializar la herencia del flujo de trabajo, haga clic en el hipervínculo Deshacer ruptura de herencia de la barra de información con color.
Información relacionada Iniciación de un flujo de trabajo de capítulos [página 142]
3.4.1.5
Importación de estructuras de capítulos
Puede importar un archivo XML que defina una estructura de informe entera en vez de crear cada capítulo manualmente. Solo se pueden cargar los archivos XML cuando el flujo de trabajo tiene el estado Inicial o Detenido. Al cargar un archivo XML, el sistema comprueba la validez de la estructura de informes. Si el archivo XML contiene algún error, el sistema le informa de los elementos en los que ha sucedido.
Precaución Al cargar un archivo XML, sobrescribe cualquier estructura ya presente y se eliminan todos los capítulos existentes.
Estructura del archivo XML El elemento raíz del archivo XML debe ser . Este elemento puede contener cualquier número de elementos de . En el ejemplo siguiente se muestra la definición de un capítulo estándar: Chapter 1
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standard doc
Nota Tenga en consideración si el tipo de informe permite los tipos de contenido del archivo XML. En el ejemplo siguiente se muestra la definición de un nodo sin ningún contenido: Folder noncontent empty En el elemento , se permiten los valores siguientes: Valor
Descripción
estándar
Un capítulo normal con contenido.
sincontenido
Un nodo en el que no hay ningún contenido adjunto.
En el elemento , se permiten los valores siguientes: Valor
Descripción
doc
Microsoft Word (97-2003)
wordml
WordML (extensión .xml)
docx
Microsoft Word
ppt
Microsoft Power Point (97-2003)
pptx
Microsoft PowerPoint
xls
Microsoft Excel (97-2003)
xlsx
Microsoft Excel
xsd
Esquema XML
xml
Lenguaje de marcado extensible (XML)
ixbrl
Lenguaje ampliado para informes comerciales en línea (iXBRL)
xbrl
Lenguaje ampliado para informes comerciales (XBRL)
zip
Taxonomía de XBRL
Puede escribir los valores del en mayúsculas o en minúsculas. Para crear subcapítulos, puede colocar elementos de en otro elemento de .
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Ejemplo En el ejemplo siguiente se muestra un archivo XML que define dos capítulos en los que es segundo tiene dos subcapítulos: Chapter 1 standard docx Chapter 2 noncontent empty Subchapter A standard xlsx Subchapter B standard pptx
3.4.1.5.1
Importación de una estructura de capítulos
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.
2.
Haga clic en el hipervínculo Informes. El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. En caso de que fuera necesario, use las listas Filtrar y Período para limitar la cantidad de informes que se muestran.
3.
Seleccione el informe.
4.
En la parte inferior de la lista, haga clic en Editar el informe.
5.
En la ficha Importar, haga clic en Buscar para ir al archivo XML.
6.
Haga doble clic en el archivo adecuado. La ruta se indica en el campo Archivo.
7.
Haga clic en Importar para cargar el archivo en SAP Disclosure Management.
8.
Haga clic en el icono de la página de bienvenida (
3.4.2
) para volver a la lista de informes.
Edición de capítulos
Puede editar los datos maestros de los capítulos y mover los capítulos dentro de la estructura de árbol del informe, sin importar si hay documentos adjuntos, siempre que el estado del flujo de trabajo no se haya definido en Informe en curso.
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3.4.2.1
Edición de la fecha de vencimiento del capítulo
Una vez creado el informe, se define una fecha de vencimiento para la finalización del capítulo en el nivel de informe. Los capítulos heredan esta fecha como valor predeterminado, pero se puede cambiar individualmente en cada uno de ellos. Para editar la fecha de vencimiento de un capítulo: 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe.
2.
Seleccione un Período y un Informe.
3.
En el ficha General, haga clic en el capítulo en el que quiera cambiar los datos maestros.
4.
Haga clic en el icono de edición del capítulo seleccionado ( navegación.
5.
En el cuadro de diálogo Editar el capítulo, seleccione la fecha de vencimiento y haga clic en el icono de calendario (
6.
) que hay en el encabezado del árbol de
) que hay junto a la Fecha de vencimiento.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
3.4.2.2
Definición de un capítulo como inactivo
Los capítulos recién creados se definen como activos de forma predeterminada. Sin embargo, se pueden cambiar a inactivos si se editan los datos maestros del capítulo. Puede inhabilitar los capítulos, por ejemplo, cuando quiera que los editores los gestionen en una etapa posterior o cuando quiera que se ignore el capítulo durante la creación del informe. Los subcapítulos heredan el estado inactivo del nivel superior. Si desplaza un subcapítulo de una rama desactivada a una activada, se activa automáticamente. Si adjunta un capítulo activo como subcapítulo de un capítulo desactivado, el subcapítulo se desactiva automáticamente. Para definir un capítulo en inactivo: 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, haga clic en el capítulo para el que desea cambiar los datos maestros.
3.
Haga clic en el icono de edición del capítulo seleccionado ( navegación.
4.
En el cuadro de diálogo Editar capítulo, desmarque Capítulo es activo.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
3.4.2.3
) que hay en el encabezado del árbol de
Cambio del tipo de contenido del capítulo
Si el capítulo ya contiene un documento, el documento y todas sus revisiones se eliminan cuando se cambia el tipo de contenido. Para cambiar el tipo de contenido de un capítulo:
152
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1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, haga clic en el capítulo para el que desea cambiar los datos maestros.
3.
Haga clic en el icono Editar capítulo seleccionado (
4.
En el cuadro de diálogo Editar capítulo, haga clic en el vínculo Cambiar situado a la izquierda de la lista Tipo de contenido. El sistema muestra un cuadro de diálogo para confirmar el cambio del tipo de contenido y sus consecuencias.
5.
Haga clic en Sí para continuar.
6.
Seleccione otro tipo de contenido.
7.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
) en el encabezado del árbol de navegación.
Información relacionada Creación de capítulos [página 145]
3.4.2.4
Edición de un parámetro preconfigurado
SAP Disclosure Management implementa parámetros preconfigurados para tipos de informe. El sistema aplica los parámetros por separado al informe y a los capítulos. Los parámetros no se heredan del nivel de informe al de capítulo, y se les tiene que hacer el mantenimiento para cada nivel.
Recuerde La configuración a nivel de capítulo invalida la del nivel de informe. 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o capítulo.
3.
Seleccione la ficha Configuración. En la ficha Configuración, aparece una lista de parámetros preconfigurados. El tipo de parámetros depende del tipo de informe y de sus tipos de salida (Word, PDF, Excel, XBRL o PowerPoint).
4.
Actualice los parámetros según sea necesario.
Nota Para aplicar otra plantilla para un tipo de salida, introduzca el nombre de archivo, incluida la extensión, de la plantilla necesaria en el campo Nombre de plantilla. 5.
Haga clic en Guardar para confirmar los cambios.
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3.4.2.5
Eliminación de un capítulo
Solo se pueden eliminar los capítulos originales en los que se muestre el estado del paso inicial del flujo de trabajo (como abrir en el flujo de trabajo del principio de los 4 ojos) y que no sean capítulos vinculados en otros informes. Los capítulos vinculados se pueden eliminar en cualquier etapa, pero no así el capítulo original. Para eliminar un capítulo: 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, haga clic en el capítulo que quiera eliminar.
3.
Haga clic en el icono de eliminación del capítulo seleccionado ( navegación.
4.
En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar para eliminar el capítulo.
3.4.3
) que hay en el encabezado del árbol de
Cambio de la estructura del informe
1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el capítulo que desea mover por la estructura del informe. Las flechas del encabezado del árbol de navegación indican los movimientos posibles: Opción
Descripción Mover hacia arriba en el mismo nivel. Mover hacia abajo en el mismo nivel. Mover hacia fuera un nivel. Mover hacia dentro un nivel.
Una flecha desactivada indica que la función no está disponible en el nivel para el elemento seleccionado. 3.
Use las flechas para mover el capítulo a la ubicación que desee.
3.5
Gestión del acceso a los informes y a los capítulos
La configuración de la autorización y las condiciones del flujo de trabajo del usuario determinan el acceso a los niveles de estructura y a sus documentos y actividades relacionados. El administrador del sistema establece los permisos globales del usuario y las condiciones de flujo de trabajo globales en el sistema. SAP Disclosure Management les permite a los usuarios influir en la configuración global a través de una configuración adicional en el nivel de informe o de capítulo. Los usuarios no necesitan tener roles asignados en los datos maestros de usuario.
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El gestor de informes asigna los roles en el nivel de informe, de capítulo, o en ambos. Este gestor determina a quién pertenece el derecho a editar un documento y a ejecutar las actividades de flujo de trabajo. Para obtener más información sobre la autorización, los roles y los permisos, consulte la ayuda en línea en pantalla de General.
Fichas en los niveles de informe y de capítulo Las fichas que el sistema muestra están determinadas por los derechos de acceso del usuario y por el nivel de la estructura de informes. En esta sección se explican las funciones relacionadas con las fichas de las condiciones de permisos y de flujo de trabajo en los informes y los capítulos. Las tareas que están relacionadas con los permisos se ejecutan en los niveles de informe y de capítulo. Las tareas relacionadas con las condiciones de flujo de trabajo solo se ejecutan en el nivel de capítulo porque la ficha de las condiciones de flujo de trabajo solo está disponible en ese nivel. Si quiere obtener toda la información general sobre las fichas que hay disponibles en el sistema, consulte la ayuda en línea en pantalla de General.
Permisos Los permisos determinan el acceso a los capítulos y a los informes para ver, editar y deshacer cambios; y también determinan de forma indirecta la gestión de las actividades de flujo de trabajo, ya que el derecho a ejecutar una actividad del flujo de trabajo se restringe directamente o a través de roles. Además, puede determinar el acceso al importe para: administrar, bloquear, deshacer todos los capítulos, desbloquear, editar para writeback y enviar. Si los usuarios ya tienen derechos globales, se pueden asignar requisitos de permiso adicionales en los niveles de capítulo y de informe. Si los usuarios no tienen permisos globales, todos los derechos de acceso se determinan en los niveles de informe y de capítulo. Estos permisos específicos del nivel se definen como locales. Puede agregar usuarios y definir sus derechos de acceso locales o aumentar los derechos de los usuarios ya presentes. Puede restringir los derechos globales existentes en la ficha Entidad Permisos de capítulos.
Condiciones y restricciones del flujo de trabajo Las condiciones del flujo de trabajo determinan el acceso a los pasos y a las actividades. Al diseñar un flujo de trabajo, se asigna el derecho a ejecutar actividades del flujo de trabajo (determinadas por condiciones) a roles o a permisos específicos. Los capítulos pueden heredar estas condiciones del flujo de trabajo junto con el flujo de trabajo. La herencia de la configuración del flujo de trabajo se puede finalizar y después asignar unas condiciones del flujo de trabajo adicionales a un capítulo de las condiciones siguientes: ●
Siempre y cuando el estado del flujo de trabajo del nivel superior esté definido en Inicializando o En ejecución, puede finalizar la herencia para los niveles secundarios y cambiar las condiciones del flujo de trabajo.
●
Si el flujo de trabajo del nivel superior está definido en En ejecución, debe detener el flujo de trabajo antes de poder cambiar las condiciones del flujo de trabajo en los niveles secundarios.
Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte la ayuda en línea en pantalla de General.
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155
Información relacionada Detención del flujo de trabajo de un informe o capítulo [página 143]
3.5.1
Acceso al diseño en el nivel de informe
En el nivel de informe, puede definir requisitos de permiso adicionales, que heredarán todos los capítulos asociados.
Nota Los permisos heredados pueden sobrescribirse con los permisos definidos en el nivel de capítulo.
3.5.1.1 Eliminación de permisos de usuario locales en el nivel de informe 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el nivel de informe.
3.
En la ficha Permisos, seleccione la entrada en la lista Usuarios con permisos.
4.
En la lista Permisos asignados, desmarque las casillas de verificación de los roles que quiera eliminar para el usuario seleccionado.
5.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
3.5.1.2 Adición de permisos locales para nuevos usuarios en el nivel de informe 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el nivel de informe.
3.
En la ficha Permisos, haga clic en Agregar usuario.
4.
En la lista Seleccionar usuario, seleccione el usuario.
5.
Seleccione las casillas de verificación de las funciones que desea asignar localmente al usuario seleccionado.
6.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Compruebe la entrada seleccionada en la lista de usuarios existentes. El sistema muestra el usuario con todos los permisos.
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3.5.1.3 Comprobación y adición de permisos locales para usuarios existentes en el nivel de informe 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el nivel de informe en el que desea configurar el acceso.
3.
Haga clic en la ficha Permisos. El sistema muestra el panel Permisos en el área de trabajo. El panel Usuarios con permisos muestra una lista de los usuarios existentes y su permiso de acceso global o local e indica el tipo de permiso para cada usuario.
4.
Seleccione la entrada que desea editar.
Recuerde No puede cambiar la selección de las funciones globales. El sistema muestra la lista Permisos asignados, una descripción general de las funciones existentes con los permisos relacionados en los niveles de capítulo y de informe. 5.
Seleccione las casillas de verificación de las funciones adicionales que desea asignar localmente al usuario seleccionado.
6.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Nota Si no tiene derechos para cambiar los permisos de usuario, solo puede ver los permisos.
3.5.2
Acceso al diseño en el nivel de capítulo
Los capítulos heredan los permisos y las condiciones de flujo de trabajo del nivel superior al que pertenecen. Para poder personalizar los permisos y las condiciones de flujo de trabajo en el nivel secundario, es necesario dar fin a la herencia. Los permisos y las condiciones en el nivel del capítulo sobrescriben la configuración de los niveles superiores a los que está asignado el capítulo. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener información detallada sobre el flujo de trabajo, incluidos los pasos, las actividades y las condiciones, que puede usar como ayuda para asignar correctamente las condiciones específicas de capítulo.
Información relacionada Gestión del acceso a los informes y a los capítulos [página 154]
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3.5.2.1 Adición de permisos locales para un usuario en el nivel de capítulo Puede definir condiciones adicionales relacionadas con la función o el ID de usuario para cada actividad del flujo de trabajo del capítulo. Estas condiciones adicionales requieren que la persona que ejecute una actividad para el paso del flujo de trabajo tenga asignados la función y el permiso definidos en el nivel del flujo de trabajo por el administrador del sistema y la función e ID de usuario definidos en el nivel de capítulo por el gestor de informes. Ejemplo 1: puede asignar dos o más usuarios a una actividad con el requisito de que el siguiente paso solo se active una vez que todos los usuarios hayan ejecutado la actividad. Ejemplo 2: puede asignar una función de auditor como condición adicional a la actividad de aprobación de modo que el siguiente paso solo se active si el auditor asigna un estado de aprobación. Para agregar permisos locales a un usuario en el nivel de capítulo: 1.
En Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el capítulo.
3.
En la ficha Permisos, haga clic en el vínculo Interrumpir herencia en la barra de información coloreada. La barra cambiará de color y mostrará otro hipervínculo para deshacer la ruptura. En la lista Usuarios con permisos, el sistema muestra los usuarios existentes y sus permisos, e indica el tipo de permiso de cada usuario.
4.
Haga clic en Agregar usuario. El sistema muestra la lista Seleccionar usuario en el panel Permisos asignados. Los usuarios listados no cuentan con derechos globales ni derechos de informe locales. Esta nueva lista muestra una lista de funciones existentes y los permisos relacionados en el nivel de capítulo.
5.
Seleccione usuarios en Seleccionar usuario.
6.
Seleccione las casillas de verificación de las funciones que desea asignar localmente al usuario seleccionado.
7.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Información relacionada Comprobación y adición de permisos locales para usuarios existentes en el nivel de informe [página 157]
3.5.2.2
Permisos de capítulos
Un capítulo común es un capítulo que se encuentra presente en todos los informes de un período concreto. ●
Un administrador puede seleccionar un usuario y otorgarle permisos para todos los capítulos comunes de los informes de ese período determinado.
●
Cuando se selecciona un usuario o un período, se visualiza una lista de todos los capítulos comunes y de sus roles.
●
Los roles asignados a cada capítulo común del usuario en cuestión se visualizan con una casilla de verificación seleccionada.
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●
Un administrador puede asignar nuevos roles seleccionando la casilla de verificación que se encuentra al lado del rol y del capítulo común y seleccionando a continuación Enviar.
●
Si un usuario envía los permisos para capítulos comunes, se interrumpirá la herencia de los permisos de subcapítulos y se establecerán los permisos localmente para los capítulos.
3.5.2.3 Eliminación de todos los permisos locales asignados al nivel de capítulo A la hora de decidir los permisos y las condiciones que se van a eliminar, es importante diferenciar entre si necesita eliminar todos los permisos y las condiciones asignados localmente o si necesita eliminar los permisos locales de un usuario concreto. Para eliminar los permisos locales asignados a un nivel de capítulo: 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el capítulo.
3.
En la ficha Permisos, haga clic en el hipervínculo Deshacer ruptura de herencia que hay en la barra de información con color. La barra cambia de color y muestra el hipervínculo para romper la herencia.
Precaución Se eliminan todos los permisos locales del nivel de capítulo. Aunque se vuelva a hacer clic en el hipervínculo, no se restauran los permisos locales.
Información relacionada Eliminación de permisos de usuario locales en el nivel de informe [página 156]
3.5.2.4 Comprobación y modificación de condiciones para las actividades en pasos del flujo de trabajo 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el capítulo.
3.
Haga clic en la ficha Condiciones del flujo de trabajo. En la lista Transiciones disponibles se muestran las actividades de flujo de trabajo, llamadas transiciones, que hay entre dos pasos del flujo de trabajo.
4.
Haga clic en el hipervínculo Romper la herencia que hay en la barra de información de color. La barra cambiará de color y mostrará otro hipervínculo para deshacer la ruptura.
5.
Para cada actividad que quiera modificar, haga clic en el hipervínculo Ver para saber si ya hay condiciones definidas al nivel de capítulo.
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En la tabla Condiciones personalizadas disponibles se muestran los identificadores de usuario y los roles de usuario que pasarán a ser propiedad del usuario que ejecute la actividad además del rol y los permisos definidos al nivel de flujo de trabajo. 6.
Haga clic en Agregar para definir las condiciones personalizadas.
7.
En el cuadro de diálogo Condición personalizada nueva, seleccione un Tipo: ○
Usuario con rol: si elige esta opción, la actividad la tiene que ejecutar cualquier usuario que esté asignado a un rol específico. En cuanto un usuario ejecuta la acción, el flujo de trabajo se dirige al paso siguiente.
○
Usuario concreto: si elige esta opción, el encargado de ejecutar la actividad es un usuario específico.
Nota Si especifica más de un usuario, la actividad la tiene que ejecutar cada usuario que especifique. Por lo tanto, el flujo de trabajo solo se dirige al paso siguiente después de que todos los usuarios especificados hayan ejecutado la actividad. 8.
Para buscar el usuario: a) Haga clic en Buscar, al lado del campo Valor. b) En el cuadro de diálogo Búsqueda de roles (usuario con rol) o Búsqueda de usuario (usuario concreto), seleccione en la lista la entrada necesaria.
9.
Haga clic en Agregar para aplicar la entrada seleccionada. La entrada seleccionada se introduce en el campo Valor.
10. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. El sistema agrega el rol o el usuario a la tabla que hay en la tabla Condiciones personalizadas disponibles.
3.5.2.5 Configuración de varios aprobadores para un paso del flujo de trabajo Es necesario que el flujo de trabajo del informe aún no se haya iniciado. Si no es así, debe reinicializar el flujo de trabajo del informe antes de poder cambiar cualquier valor de la configuración. Puede definir que cualquier paso del flujo de trabajo de un capítulo concreto lo tenga que ejecutar más de un usuario antes de que el flujo de trabajo haga la transición al paso siguiente. Esta función se usa a menudo para la actividad Aprobar, para los capítulos que requieren la aprobación de más de un usuario.
Nota Si uno de los usuarios que configure no puede aprobar un capítulo (por ejemplo, porque el aprobador enferma de forma inesperada), no hay ninguna posibilidad de introducir un sustituto. Si el flujo de trabajo está bloqueado, un administrador puede desactivar el usuario enfermo en Administración de usuario. El sistema elimina los usuarios desactivados del proceso de aprobación. Por consiguiente, ya no es necesaria la aprobación por parte de este usuario para ir al paso siguiente. 1.
Seleccione un período y un informe.
2.
Seleccione el capítulo para el que quiera configurar varios aprobadores.
3.
Elija la ficha Condiciones del flujo de trabajo.
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4.
Si el documento hereda las condiciones de flujo de trabajo personalizadas del documento superior, debe romper la herencia en este punto.
5.
Seleccione una actividad para la que quiera configurar varios aprobadores (por ejemplo, la actividad Aprobar) y haga clic en Ver.
6.
Agregue un usuario. En el cuadro de diálogo Condición personalizada nueva, elija el tipo de Usuario concreto. Para obtener información sobre cómo buscar los usuarios, consulte Comprobación y modificación de condiciones para las actividades en pasos del flujo de trabajo [página 159].
7.
Repita el paso 6 para cada usuario adicional cuya aprobación debería ser obligatoria para este paso.
El flujo de trabajo solo se dirigirá al paso siguiente después de que lo aprueben todos los usuarios que haya configurado para este paso.
3.5.2.6 Eliminación de las condiciones locales por una sola actividad en el nivel de capítulo 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el capítulo.
3.
En la ficha Condiciones del flujo de trabajo , haga clic en el hipervínculo Ver de la actividad del paso necesario para saber si ya hay definidas condiciones en el nivel de capítulo.
4.
En la lista Condiciones personalizadas disponibles, seleccione la condición personalizada que se debe eliminar.
5.
Haga clic en Eliminar.
3.5.2.7 Eliminación de todas las condiciones locales definidas en el nivel de capítulo 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el capítulo.
3.
Haga clic en la ficha Condiciones del flujo de trabajo y después en el hipervínculo Deshacer ruptura de herencia que hay en la barra de información con color.
La barra cambia de color y muestra el hipervínculo para romper la herencia.
Precaución Todas las condiciones locales del nivel de capítulo se eliminan permanentemente.
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3.6
Gestión de informes
En SAP Disclosure Management, un informe es una consolidación de capítulos. El documento consolidado no contiene ningún dato vinculado. No es una combinación de los capítulos, sino del contenido de los mismos. No se pueden volver a generar los capítulos a partir de un informe ni cambiar los capítulos originales.
Fichas disponibles en los niveles de informe y de capítulo Las fichas que se muestran para los informes y para los capítulos dependen de los derechos de acceso del usuario y del nivel seleccionado en la estructura de informes. En esta sección se explican las funciones relacionadas con las fichas GeneralActualización del contenido y Revisiones. Si quiere obtener toda la información general sobre las fichas del sistema, consulte la ayuda en pantalla de General.
Datos de los documentos Los documentos de SAP Disclosure Management pueden contener datos cualitativos y cuantitativos. Los datos cualitativos (texto) de los documentos se suelen editar a través de las funcionalidades estándar que ofrezca la aplicación correspondiente de Microsoft Office. Los datos cuantitativos (valores numéricos) existen solo como datos vinculados en los documentos de capítulo cuyas características se eliminan en el documento consolidado y, normalmente (pero no únicamente), se gestionan a través de las funciones que ofrecen los complementos de SAP Disclosure Management cargados en las aplicaciones de Microsoft Office. Una de las funciones más importantes es la actualización del contenido, que se puede ejecutar no solo localmente sino también en el portal del nivel de servidor.
Actividades del ciclo de vida del documento Los gestores tienen que ejecutar una serie de actividades para activar el estado de un documento en SAP Disclosure Management. Los gestores estándar son los responsables de aprobar y rechazar los capítulos individuales, y también de editar y ultimar el documento consolidado. Hay actividades estándar que están relacionadas con el flujo de trabajo del principio de los 4 ojos que SAP Disclosure Management implementa, pero el cliente puede definir flujos de trabajo y actividades personales basándose en sus requisitos concretos. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda en pantalla de General.
3.6.1
Generación de informes consolidados
El sistema permite generar informes en diferentes etapas en función de los parámetros de configuración.
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Documentos consolidados generados con la configuración predeterminada El administrador del sistema solo puede permitir que se genere un informe cuando todos los capítulos adjuntos hayan alcanzado el último paso del flujo de trabajo o el último estado. Antes de generar un informe, se ejecuta la actividad inicial para cambiar el estado del flujo de trabajo a Informe en curso. Siempre y cuando los capítulos hayan alcanzado el paso o el estado final, se puede generar una presentación preliminar del documento consolidado. En función de los complementos que haya instalados en SAP Disclosure Management, puede obtener una presentación preliminar de los documentos en formato HTML o PDF. Después de la aprobación y la generación del documento consolidado, se puede obtener una presentación preliminar del informe como una imagen incrustada.
Documentos consolidados generados con la configuración personalizada Puede generar un informe en cualquier etapa del desarrollo de contenido de capítulos, sin importar si se han finalizado todos los capítulos. Cada capítulo y el documento consolidado se gestionan a la vez, por lo que recomendamos que ejecute la actividad inicial en el nivel de informe solo cuando se hayan finalizado y aprobado todos los capítulos, porque el estado Informe en curso bloquea la modificación de los capítulos.
3.6.1.1
Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General
1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el objeto en la estructura de informes que desea editar.
3.
Seleccione Editar.
3.6.1.2 1.
Generación de un informe
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
Nota Si el informe es nuevo, el sistema muestra un mensaje de advertencia en el que informa de que aún no tiene ningún capítulo. 2.
En la ficha General, seleccione el nivel de informe en el árbol de informes.
3.
En el panel Flujo de trabajo, haga clic en la actividad inicial.
4.
Haga clic en Crear.
5.
En el cuadro de diálogo Agregar comentario, introduzca un Comentario si es necesario.
6.
Haga clic en el botón Aceptar para confirmar el comentario. En función del número y el tamaño de los capítulos, la generación del informe puede llevar unos minutos. El sistema muestra un mensaje indicando que el informe se ha generado correctamente. Llegado ese punto, se activan los botones de edición y visualización del documento.
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Información relacionada Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General [página 163]
3.6.1.3 Presentación preliminar de un documento en un formato externo 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En la sección Tipos de presentación preliminar disponibles, seleccione una opción de presentación preliminar:
4.
○
Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con Word para que aparezca un documento de Word.
○
Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con PDF para que aparezca un documento de PDF.
○
Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con Word2HTML para que aparezca un documento HTML.
○
Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con XBRL para que aparezca un documento XBRL.
Si el capítulo seleccionado tiene subcapítulos, seleccione una de las opciones siguientes en el cuadro de diálogo Presentación preliminar: ○
Para que se muestre la presentación preliminar de un documento en la que solo aparezca el contenido del nivel seleccionado, elija Solo el capítulo actual.
○
Para que se muestre la presentación preliminar de un documento en la que aparezca el contenido del capítulo y los subcapítulos seleccionados, elija Con subcapítulos.
5.
Haga clic en Aceptar. El sistema abre una ventana nueva y muestra el documento.
6.
Haga clic en Cerrar.
3.6.1.4 Presentación preliminar de un capítulo o informe con una vista incrustada 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
Haga clic en Mostrar presentación preliminar, debajo de la sección Flujo de trabajo. El sistema muestra una barra de desplazamiento con pequeñas presentaciones preliminares de las páginas del documento. Puede usar las barras que hay en el lado izquierdo y derecho de la barra para desplazarse por el documento.
4.
Haga clic en la imagen de una presentación preliminar de la barra para que se maximice la página. El sistema abre una ventana emergente para mostrar la página.
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3.6.1.5
Visualización del historial de un documento
Para cada documento, puede visualizar un historial en el que se muestren todas las acciones que se hayan ejecutado en el documento de forma independiente, sin tener en cuenta si se ha modificado el documento durante la acción. Puede hacer un seguimiento de los cambios en el documento a través de las revisiones del documento. 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el nivel necesario (informe/capítulo) en el árbol de informes. Los detalles del nivel aparecen en el área de trabajo.
3.
Haga clic en la ficha Historial. En la ficha Historial se enumeran todas las acciones que se han ejecutado en las diferentes revisiones del documento en las columnas siguientes: Columna
Descripción
Revisión
Muestra el número de revisión.
Acción
Muestra la acción que se ha ejecutado en el documento o el estado del paso tanto si el contenido del documento ha cambiado como si no.
Usuario
Muestra el nombre del usuario que ha ejecutado la acción.
Fecha
Muestra la fecha en la que se hizo la revisión.
Comentario Muestra el comentario que dejó el usuario al ejecutar la acción.
Información relacionada Seguimiento de los cambios de un documento [página 168]
3.6.2
Modificación del contenido cualitativo en los informes
El contenido cualitativo del documento de informe se edita en la aplicación correspondiente de Microsoft Office. Como el documento de informe consolidado no contiene ningún dato vinculado, el texto se edita con las herramientas estándar de la aplicación relacionada. En esta sección se explica cómo efectuar el check out y el check in del informe consolidado, y la función de seguimiento y de comparación de los datos cualitativos y cuantitativos.
Nota Antes de editar un informe consolidado, debe tener iniciada la actividad en el nivel de informe y el documento consolidado debe haberse generado.
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3.6.2.1
Proteger y desproteger informes y capítulos
Para editar un documento, primero tiene que desprotegerlo desde SAP BusinessObjects Disclosure Management. Para guardar el documento en SAP BusinessObjects Disclosure Management, protéjalo. Un documento desprotegido tiene la edición bloqueada. Solo los usuarios con determinados derechos de administrador pueden deshacer una desprotección y romper la conexión entre el usuario editor y el documento. Una vez aprobado el documento, ya no se puede editar ni desproteger.
Recuerde En Microsoft Word y Microsoft Excel, el menú de Disclosure Management permite guardar y cerrar sin proteger un documento. Sin embargo, los documentos de PowerPoint se mantienen desprotegidos si no se usan los botones apropiados en el menú de Disclosure Management. 1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en la estructura de informes.
3.
Haga clic en Editar para abrir el documento en la aplicación de Microsoft correspondiente. El sistema operativo muestra el estado de protección del documento en la barra de herramientas de Disclosure Management en la aplicación de Microsoft.
4.
Cuando el documento está abierto para la edición, aplique los cambios necesarios.
5.
Cuando finalice la edición, en la barra de herramientas de Disclosure Management, haga clic en Aplicar cambios para guardar y proteger el documento en SAP BusinessObjects Disclosure Management. No se recomienda usar la opción Guardar estándar de Office para guardar el documento. En el caso de Word y Excel, si guarda el documento mediante la opción Archivo Guardar , el archivo se guardará; sin embargo, el documento seguirá bloqueado en SAP BusinessObjects Disclosure Management.
6.
En el cuadro de diálogo Proteger comentario, escriba un Comentario explicativo e indique los cambios aplicados. El comentario aparecerá en la información general de revisiones y puede resultar útil para identificar la revisión correcta.
7.
Seleccione una de las opciones que se muestran a continuación para indicar el paso siguiente tras proteger el documento:
8.
○
Para proteger el documento modificado de forma permanente y seguir trabajando en SAP BusinessObjects Disclosure Management, seleccione Cerrar.
○
Para proteger y volver a desproteger el documento, seleccione Editar. Esta acción guardará la revisión en SAP BusinessObjects Disclosure Management y podrá seguir editando el documento.
○
Para proteger el documento y volver a abrirlo en el modo de visualización, seleccione Ver.
Haga clic en Aceptar.
Precaución Si el usuario desprotege los documentos y, a continuación, se desconecta del servidor de SAP BusinessObjects Disclosure Management, no podrá volver a proteger el capítulo. El capítulo se tiene que guardar de forma local y se puede cargar mediante la ficha de carga del componente del servidor de SAP BusinessObjects Disclosure Management. Para cerrar el documento y protegerlo sin guardar los cambios en SAP BusinessObjects Disclosure Management, seleccione Descartar los cambios. No se creará ninguna revisión.
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Para comparar la última revisión del documento con una anterior, haga clic en Comparar.
3.6.2.2 Desproteger capítulos e informes localmente para editarlos en Word o Excel Si prefiere editar un documento sin conexión, puede guardarlo en la unidad local y mantenerlo en un estado protegido en el servidor. Al terminar la edición de la copia local, protéjala en SAP BusinessObjects Disclosure Management.
Precaución Hasta que lo haga, el sistema muestra un mensaje de error si otro usuario intenta desproteger el documento en SAP BusinessObjects Disclosure Management. Si el administrador del sistema deshace la desprotección en el portal, no podrá proteger su versión. Tendrá que subir el archivo al servidor como una versión nueva. 1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en la estructura de informes.
3.
Haga clic en Editar.
4.
En la aplicación de Microsoft Office que aparece, seleccione
5.
Desplácese a la carpeta en la que desea guardar el archivo.
Archivo
Guardar como .
Precaución No modifique el nombre del archivo. 6.
Haga clic en Guardar.
7.
Cierre la aplicación de Microsoft Office.
8.
En el cuadro de diálogo ¿Está seguro?, seleccione Mantener desprotegido.
Precaución Si guarda el documento únicamente en la unidad local mediante la opción Mantener desprotegido y, por el motivo que sea, el administrador del sistema deshace la desprotección en el portal, todos los cambios que haya aplicado a la versión guardada en la unidad local se perderán. 9.
Haga clic en Aceptar.
10. Para guardar y proteger el documento en SAP BusinessObjects Disclosure Management desde la unidad local, seleccione
Disclosure Management
Aplicar cambios .
Precaución Si el usuario desprotege los documentos y, a continuación, se desconecta del servidor de SAP BusinessObjects Disclosure Management, no podrá volver a proteger el capítulo. El capítulo se tiene que guardar de forma local y se puede cargar mediante la ficha de carga del componente del servidor de SAP BusinessObjects Disclosure Management.
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Información relacionada Proteger y desproteger informes y capítulos [página 166]
3.6.2.3
Seguimiento de los cambios de un documento
Cualquier cambio en el contenido de un documento se considera una revisión, si el cambio consiste en la modificación de datos existentes o en la adición de datos, ya sean cualitativos o cuantitativos. Puede mostrar y descargar revisiones seleccionadas, así como restaurar estados de documento específicos en el sistema para su uso con la edición de documentos. Además de una comparación de revisiones en SAP BusinessObjects Disclosure Management, también puede comparar documentos almacenados con documentos externos. Para reconocer fácilmente una versión sin tener que abrir el documento, se aconseja usar el campo de comentario al guardar los cambios realizados al documento, ya que el comentario aparece en la lista de revisiones.
Nota El cambio de estado de un paso del flujo de trabajo, como iniciar un trabajo o aprobar un documento, no es una revisión y no aparece en la lista de revisiones. Sin embargo, no aparece en el historial de informes. La lista de revisiones está compuesta por las siguientes columnas: ●
Revisión: muestra el número de revisión.
●
Tamaño: muestra el tamaño de documento en kbytes.
●
Acción: muestra la acción que cambió el contenido del documento y contribuyó a la creación de la revisión.
●
Usuario: muestra el usuario que ejecutó la acción.
●
Fecha: muestra la fecha en la que se creó la revisión.
●
Comentario: muestra el comentario que ha dejado el usuario al ejecutar la acción.
3.6.2.3.1
Visualizar la revisión de un informe o un capítulo
1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que se va a visualizarse.
4.
Haga clic en Ver.
El documento aparece en una ventana nueva aparte.
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3.6.2.3.2
Descargar una revisión de un capítulo o informe
1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en la estructura de informes.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que desee descargar y haga clic en Descargar.
4.
En el cuadro de diálogo Descargar, haga clic en Guardar.
5.
En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la ubicación en la que desee guardar el documento. Cambie el nombre del archivo, si corresponde.
6.
Para guardar el archivo, haga clic en Guardar.
3.6.2.3.3
Comparar revisiones de un informe o un capítulo
1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión con la que desea comparar la última versión del documento.
4.
Haga clic en Mostrar los cambios. El sistema abre y fusiona las dos revisiones en un documento de comparación en la aplicación de Microsoft Office pertinente. Los cambios se resaltan en Excel o se indican con comentarios en Word.
5.
Examine los comentarios de la comparación. Si es necesario puede guardar el documento de comparación en una ubicación del PC o del servidor.
3.6.2.3.4
Restaurar una revisión de un informe o un capítulo
1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que desea restaurar.
4.
En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar para restaurar la revisión.
El sistema restaura la versión de la revisión seleccionada como la última revisión del documento. El documento creado automáticamente indica la versión restaurada.
3.6.2.3.5
Comparar un informe con un archivo externo
1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en la estructura de informes.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que quiera comparar con un archivo externo.
4.
Para desplazarse a un archivo externo, haga clic en Buscar.
5.
Haga doble clic en el archivo. La ruta del archivo se introduce en el campo Archivo.
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6.
7.
Seleccione un Tipo de informe: ○
Seleccione Consolidado si desea integrar el contenido de ambos archivos.
○
Seleccione En paralelo si desea comparar los documentos en paralelo en la aplicación correspondiente.
Haga clic en Comparar archivos.
3.6.3 Actualización del contenido cuantitativo en informes y capítulos SAP Disclosure Management le permite actualizar los datos cuantitativos vinculados que se hayan extraído de bases de datos de una de las formas siguientes: ●
En SAP Disclosure Management
●
Con una aplicación de Microsoft Office
Un supervisor de informes visualiza todas las actualizaciones del contenido del servidor. Para obtener más información, consulte la ayuda en pantalla. La actualización del contenido del servidor se puede ejecutar en el nivel de informe o de capítulo. La gestión técnica es idéntica. Depende de los derechos de acceso del usuario, de si está autorizado para ejecutar la actualización y en qué nivel.
Actualización de los datos de capítulos y documentos consolidados Al actualizar el contenido en el nivel de informe no se actualiza el documento consolidado, ya que este último no contiene ningún dato vinculado. Para actualizar un documento consolidado, tiene que volver a generar el documento de informe a partir de los documentos de capítulo actualizados. Si ejecuta la actualización del contenido en el nivel de informe, se actualiza todo el contenido vinculado de los capítulos relacionados. El sistema actualiza primero los datos provenientes de orígenes de datos externos y, después, los datos de orígenes de datos internos (caché de datos).
Conexiones de orígenes de datos Hay orígenes de datos internos y externos para el vínculo de datos de contenido. El origen interno es la caché de datos de SAP Disclosure Management; los orígenes de datos externos pueden ser los admitidos por la actualización de contenido. Si necesita aplicar cambios a los datos extraídos de un sistema externo o si un capítulo necesita datos de un origen de datos interno y externo, es obligatorio establecer una conexión a través de la caché de datos. Para obtener más información sobre las cachés de datos en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda en pantalla de General.
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Ubicación de la caché de datos en la estructura de informes Según cuáles sean las necesidades del cliente, la caché de datos puede encontrarse en el árbol de informes o en un documento separado en SAP Disclosure Management. Si la caché de datos está en el árbol de informes, la actualización del contenido garantiza que se haga la actualización de los datos vinculados. Sin embargo, si la caché de datos es un documento separado, tiene que ejecutar la actualización del contenido en el documento de la caché de datos separada y en el informe.
Información relacionada Visualización de los protocolos para las actualizaciones de contenido y para las funciones XBRL en el supervisor de protocolo [página 188]
3.6.3.1
Actualización de contenido vinculado a datos
Requisitos previos: ●
El contenido se debe vincular mediante uno de los siguientes orígenes de datos: SAP BW, servidor SQL o caché de datos de SAP BusinessObjects Disclosure Management.
●
Para aplicar cambios a los datos extraídos de un sistema externo o si un capítulo necesita datos de orígenes de datos internos y externos, la conexión a través de la caché es obligatoria.
●
Los archivos siguientes tienen que cargarse en el servidor (por el administrador del sistema): config20.xml, BIP_WordTableDef.doc y BIP_WordTableTagging.xml.
●
Necesita acceso al origen de datos.
SAP BusinessObjects Disclosure Management permite actualizar los datos cuantitativos vinculados extraídos de las bases de datos directamente desde el portal mientras el documento está cerrado en el segundo plano.
Restricción La actualización de contenido no admite todas las fórmulas de Excel. Vea a continuación una lista de las fórmulas admitidas. Para actualizar contenido vinculado: 1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes. Los detalles del nivel se muestran en el área de trabajo.
3.
Haga clic en la ficha Actualización de contenido. El sistema muestra todos los Briefing Books usados para crear un vínculo de datos con el contenido.
4.
Haga clic en Iniciar actualización.
5.
En el cuadro de diálogo Conectarse a XXXX (donde XXXX es el nombre del origen de datos), conéctese al origen de datos.
6.
Haga clic en Conectar.
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El sistema se conecta al origen de datos y actualiza el contenido vinculado. El sistema muestra un mensaje informativo que anuncia que la actualización de contenido se ha ejecutado correctamente. 7.
Para mostrar el protocolo del proceso de actualización, haga clic en el vínculo Ver protocolo del mensaje informativo.
8.
Para mostrar las variables usadas en las consultas, haga clic en el vínculo Mostrar variables.
9.
Para mostrar los cambios realizados en los datos antes y después de la actualización, haga clic en Mostrar los cambios.
Nota Solo disponible en el nivel de capítulo.
Información relacionada Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General [página 163]
3.6.4
Actividades de informe y de capítulo en documentos
Para completar un flujo de trabajo, el usuario debe llevar a cabo varios pasos en los capítulos y los informes. Los pasos se controlan mediante actividades que el usuario aplica al documento, primero en el capítulo y después en el informe consolidado. El sistema solo muestra las actividades a las que el usuario conectado tiene acceso.
Restricción Las actividades no se ejecutan en los capítulos vinculados a datos. Esta sección explica cómo manejar las actividades basadas en el flujo de trabajo del principio de cuatro ojos predeterminado. Los flujos de trabajo específicos del cliente pueden usar diferentes actividades, pero siempre tienen que ser actividades de inicio y de fin para la fase de edición del documento y la aprobación o rechazo de un documento.
Comentarios en actividades Al diseñar un flujo de trabajo, puede requerir que los usuarios que ejecutan las actividades expliquen el motivo de su elección. Esto es de utilidad para el propietario del paso posterior.
Notificación de correo electrónico La configuración del sistema puede estipular que el sistema envíe notificaciones de correo electrónico a los propietarios de los pasos del flujo de trabajo. La configuración predeterminada es que no se envíen correos
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electrónicos. Si la notificación de correo electrónico se define como opcional, el sistema muestra un cuadro de diálogo que solicita la confirmación. Si la notificación de correo electrónico es obligatoria, el sistema envía automáticamente la notificación de correo electrónico.
Derechos de actividad La capacidad de ejecutar una actividad depende de varios factores: ●
La asignación del usuario a una unidad. Los usuarios solo puede acceder a los informes creados en la unidad a la que están asignados.
●
Los permisos de usuario globales que no son específicos del informe o del capítulo.
●
Los permisos de usuario locales que son específicos del informe o del capítulo.
●
Las condiciones globales configuran la ejecución de las actividades del flujo de trabajo.
●
Las condiciones locales configuran la ejecución de las actividades del capítulo.
Flujo de trabajo del principio de cuatro ojos predeterminado Las actividades del flujo de trabajo del principio de cuatro ojos son: ●
Iniciar trabajo: el capítulo o el informe están listos para editar. La definición de la actividad de inicio antes de la edición de un documento es importante porque crea el estado de flujo de trabajo correcto.
●
Finalizar: el documento se ha finalizado y está a la espera de la aprobación.
●
Aprobar: el gestor o el aprobador aprueba un capítulo o informe finalizado.
●
Rechazar: el gestor o el aprobador indica que el editor debe revisar el documento. El sistema requiere que se inserte un comentario.
●
Reabrir: el editor puede volver a definir el estado del paso como Abrir mientras la actividad de Finalizar no se haya ejecutado. Los aprobadores pueden volver a definir el estado de paso como Abrir si han rechazado un documento por error. Los editores seleccionan esta actividad para un capítulo o informe rechazado para indicar que está revisado el documento. Mientras la edición de un informe no se haya iniciado, un capítulo aprobado puede reabrirse para su edición. El documento se define de nuevo con el estado Abrir. El sistema requiere que se inserte un comentario.
3.6.4.1 Iniciar o finalizar un documento en un flujo de trabajo de principio de cuatro ojos 1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
Seleccione una de las actividades posibles en el panel Flujo de trabajo: ○
Haga clic en Iniciar trabajo para editar el documento.
○
Haga clic en Finalizar para concluir la edición.
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3.6.4.2 Restablecer un documento en un flujo de trabajo de principio de cuatro ojos 1.
En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En el panel Flujo de trabajo, seleccione una de las actividades posibles.
4.
Seleccione el vínculo Restablecer.
El sistema define de nuevo el estado del paso como Abierto.
3.6.4.3 Aprobación de un capítulo o un informe en un flujo de trabajo de principio de 4 ojos 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En el panel Flujo de trabajo en SAP Disclosure Management, seleccione Aprobar.
Nota Si el nivel de informe no está abierto para editarse, puede usar la actividad Reabrir. El estado de paso cambia a Aprobado.
3.6.4.4 Rechazo de un capítulo o informe en un flujo de trabajo con principio de 4 ojos 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
3.
En el panel Flujo de trabajo del informe o capítulo, haga clic en el hipervínculo Rechazar para aplicar esta acción en el documento y devolverlo al autor.
4.
En el cuadro de diálogo Agregar comentario, indique las causas de haber rechazado el documento.
5.
Haga clic en Aceptar. El estado actual del paso cambia a Rechazado.
3.6.4.5 Apertura de nuevo de un informe o capítulo en un flujo de trabajo con principio de 4 ojos 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.
2.
En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.
174
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3.
En el panel Flujo de trabajo, haga clic en el hipervínculo Reabrir.
4.
En el cuadro de diálogo Agregar comentario, explique por qué ha vuelto a abrir el documento.
5.
Haga clic en Aceptar.
El sistema vuelve a establecer el estado Abierto.
3.6.5
Bloqueo de informes
Puede bloquear los informes para que ningún usuario pueda cambiarlos.
Requisitos previos Las autorizaciones siguientes están asociadas con la función de bloqueo: Autorización
Descripción
bloquear
Le permite bloquear un informe.
desbloquear
Le permite desbloquear un informe.
deshacer todos los capítulos
Le permite deshacer el check-out de todos los capítu los del informe. Esta acción solo es posible mientras el informe está bloqueado.
Para obtener más información, consulte la sección “Autorizaciones” del SAP Disclosure Management Security Guide (Manual de seguridad de SAP Disclosure Management).
Notificaciones por correo electrónico Al bloquear o desbloquear un informe, puede elegir si el sistema envía notificaciones por correo electrónico a todos los usuarios que estén asociados con dicho informe. Los administradores pueden configurar el texto del asunto y del cuerpo de estos correos electrónicos de notificación en
Administración
Configuración del sistema
Correo electrónico .
3.6.5.1
Gestión de capítulos en check out
Al bloquear un informe, es posible que aún haya otros usuarios que tengan capítulos en check out. Puede definir las acciones que los otros usuarios pueden realizar en estos capítulos mientras el informe esté boqueado.
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175
1.
En la ficha Configuración, seleccione Informes.
2.
Seleccione un informe y haga clic en Editar el informe.
3.
En la ficha General, seleccione un valor para las opciones siguientes: Opción
Descripción
Permitir la realización de check-in del Si selecciona Sí, el resto de usuarios aún puede efectuar el check in de los capítulo durante el bloqueo capítulos que estaban en check out cuando se hizo el bloqueo. Permitir deshacer el check-out del capítulo durante el bloqueo
Si selecciona Sí, el resto de usuarios aún puede deshacer el check-out de los capítulos que estaban en check out cuando se hizo el bloqueo.
Nota Estas opciones también se muestran en un cuadro de diálogo cuando se bloquea un informe. Si cambia una de estas opciones en la configuración del informe, también se cambiará en el cuadro de diálogo y viceversa.
3.6.5.2 1.
Bloqueo de un informe
En la ficha General del informe, haga clic en el botón de comando Bloquear. El botón de comando Bloquear solo está visible si tiene los permisos necesarios.
2.
En el cuadro de diálogo Bloquear, introduzca un comentario (opcional) y haga la configuración de las opciones siguientes: Opción
Descripción
Enviar notificación a los usuarios
Seleccione esta casilla de verificación si quiere enviar una notificación por correo electrónico a los usuarios que estén asociados con este informe.
Permitir la realización de check-in del Seleccione esta casilla de verificación si quiere que el resto de usuarios pueda capítulo durante el bloqueo efectuar el check in de los capítulos mientras el informe está bloqueado. Permitir deshacer el check-out del capítulo durante el bloqueo
3.
Seleccione esta casilla de verificación si quiere que el resto de usuarios pueda deshacer el check-out de los capítulos mientras el informe está bloqueado.
Haga clic en Aceptar.
El sistema registra una entrada en el registro de historial del informe y de todos los capítulos bloqueados.
Nota Los capítulos vinculados no se bloquean.
3.6.6
Reescritura de informes
Puede hacer cambios en un documento de informe y, después, aplicarlos a los respectivos documentos de capítulo. Por ejemplo, esta función resulta útil si quiere buscar y sustituir términos en un informe.
176
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Capítulos compatibles Los únicos tipos de capítulo que son compatibles son el Estándar y la Copia vinculada. Los capítulos vinculados no se reescriben. Solo son compatibles los tipos de contenido de capítulo de Microsoft Office Word (DOC, DOCX y WordML).
3.6.6.1
Edición y reescritura de un informe
Debe estar asignado a un rol que tenga la autorización writeback. Para obtener más información, consulte la sección “Autorizaciones” del SAP Disclosure Management Security Guide (Manual de seguridad de SAP Disclosure Management). El informe debe estar bloqueado. Para obtener más información, consulte Bloqueo de informes [página 175] Todos los capítulos que la función de reescritura admita deben tener el check-in efectuado. 1.
En la ficha General del informe, haga clic en el botón de comando Reescribir. Si se ha cambiado alguno de los documentos de capítulo después de que se creara el documento de informe, el sistema le pregunta si quiere volver a crear el informe a partir de la revisión más reciente de los capítulos. Esto es necesario para asegurarse de que no se sobrescriba ninguno de los cambios que se haya realizado en los capítulos. A continuación, se abre el informe en Microsoft Office Word.
2.
Realice los cambios en el informe. En el documento de informe, el inicio y el final de cada capítulo se identifican con comentarios.
Precaución No elimine estos comentarios y no agregue ningún comentario adicional en el documento de informe. No elimine ni cree ningún marcador en el documento de informe. Si se crea o se elimina algún comentario o marcador, se modifica la estructura del informe. Por consiguiente, ya no sería posible reescribir el informe.
Precaución Si ha creado o eliminado por error algún comentario o marcador, no efectúe el check in del informe. Haga
clic en
Cambios descartados.
3.
En la cinta Disclosure Management, haga clic en
4.
En el cuadro de diálogo que se muestre, asegúrese de que estén seleccionados los capítulos que quiera reescribir.
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Reescribir.
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Sugerencias Si trabaja con informes grandes, es posible que le resulten de interés las funciones que hay en Acciones y Opciones. 5.
Haga clic en Aplicar.
El sistema reescribe los capítulos seleccionados en los documentos de capítulo. Esto incluye todos los cambios textuales y los cambios de formato básicos (como la negrita o la cursiva). Los cambios que se hagan a los estilos de Microsoft Office Word no se actualizan en los documentos de capítulo. El rendimiento es independiente al número y al tamaño de los capítulos. El sistema crea una nueva revisión par cada capítulo que haya seleccionado. El sistema crea una entrada nueva en el registro del historial de cada capítulo que haya seleccionado.
Nota La reescritura de un informe no guarda el documento de informe. Para guardar el documento de informe y efectuar el check in, haga clic en
3.7
Aplicar cambios.
Supervisión de informes
La supervisión proporciona una lista de los informes que tienen varios propósitos, como proporcionar información general sobre los estados de capítulos, del flujo de trabajo y del paso del flujo de trabajo; hacer un seguimiento de los cambios aplicados a los valores de informe; y producir información general para los permisos de usuario de los informes y períodos.
3.7.1
Información general del supervisor
El supervisor de estado El supervisor de estado ofrece información sobre el estado de los documentos asignados a los capítulos de un informe seleccionado, como el estado por origen del flujo de trabajo (nivel de informe, nivel de capítulo y vinculado de datos) y, después, por flujo de trabajo. Dentro de un flujo de trabajo, el sistema indica, para cada paso del flujo de trabajo, el número de documentos que están asignados actualmente al paso. En un flujo de trabajo, los diferentes pasos pueden pertenecer al mismo estado; por lo tanto, tiene que examinar cada flujo de trabajo por separado para determinar adecuadamente el estado del documento. Por ejemplo, un flujo de trabajo con un paso con estado de aprobación se finaliza cuando el estado muestra "aprobado"; sin embargo, un flujo de trabajo con tres pasos con estado de aprobación puede seguir en curso aunque se muestre el estado "aprobado". Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte la ayuda en pantalla de General.
178
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Nota El supervisor de estado no ofrece información sobre el estado del documento consolidado del nivel de informe. Puede hacer que se muestre el estado del documento consolidado con el supervisor de informe.
El supervisor de revisión El supervisor de revisión muestra las revisiones almacenadas para los capítulos de un informe seleccionado. El informe le permite ver rápidamente los capítulos que aún no se han editado (revisión 0) y los que no tienen contenido (revisión -). Los capítulos que no tienen contenido se pueden identificar fácilmente porque muestran un icono de cuadro vacío (
) después del título del capítulo en la ficha Supervisor de revisión.
El supervisor de informes El supervisor de informes ofrece, para todos los informes de un período específico, el estado desde el punto de vista del informe consolidado. La información se enumera por flujo de trabajo asignado al nivel de informe, por lo que se obtendrá una entrada por informe. De forma predeterminada, el informe consolidado se genera cuando los documentos de los capítulos asignados se han aprobado y finalizado. Al comenzar a editar el documento consolidado, el sistema cambia el estado del flujo de trabajo a Informe en curso. Si no ha creado el documento consolidado ni ha empezado a editarlo, sigue estando encargado de gestionar los documentos concretos en el nivel de capítulo, y el estado del paso del flujo de trabajo en el nivel de informe es Abierto. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda en pantalla de General.
El supervisor de la configuración de informes El supervisor de la configuración de informes ofrece información sobre la configuración del sistema o sobre un informe concreto. Con este informe puede, por ejemplo, comprobar fácilmente si los usuarios se han configurado con los permisos correctos o qué flujos de trabajo se han configurado ya en el sistema pero aún no se han activado. Informes de configuración del sistema: ●
Permisos: en esta sección se enumeran todos los usuarios activos e inactivos y sus roles asignados. "Inactivo" quiere decir que los usuarios están configurados con sus datos maestros en el sistema pero que aún no se pueden usar.
●
Roles: en esta sección se enumeran todos los roles y sus permisos globales asignados. Los permisos globales forman parte de los datos maestros del usuario y los configura el administrador del sistema. El acceso global no es específico de período o de informe.
●
Flujos de trabajo: en esta sección se enumeran todos los flujos de trabajo con sus pasos, actividades y condiciones. "Inactivo" quiere decir que ya se ha creado el flujo de trabajo en el sistema pero que aún no se
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puede usar. Las actividades y las condiciones determinan la forma de transición entre los pasos del flujo de trabajo. Informes de configuración del documento: ●
Permisos: en esta sección se enumeran todos los usuarios que tienen permisos globales y locales en los niveles de informe y de capítulo.
●
Metadatos personalizados: en esta sección se enumera la configuración de salida de los formatos compatibles del informe en los niveles de informe y de capítulo.
●
Flujos de trabajo: en esta sección se enumera la configuración del flujo de trabajo en los niveles de informe y de capítulo.
El supervisor de etiquetas El supervisor de etiquetas hace un seguimiento de los cambios en unos valores de informe característicos concretos. Aunque el supervisor de etiquetas compara los cambios entre dos revisiones, esos cambios incluyen algo más que tan solo valores. El supervisor de etiquetas proporciona información general detallada de los cambios aplicados a los valores que se hayan etiquetado previamente en el origen de datos. Se puede ver, por ejemplo, cómo se ha modificado la cantidad total de pasivos durante el tiempo que se ha modificado el informe anual en SAP Disclosure Management.
La información general del objeto La información general del objeto proporciona la información cuantitativa de un capítulo vinculado con datos. En los informes de la información general del objeto puede, por ejemplo, comprobar los orígenes de datos que usa el informe y sus capítulos, y si un documento de capítulos se ha vinculado con dos orígenes de datos diferentes, lo cual puede provocar incoherencias durante las actualizaciones del contenido.
El supervisor de acceso El supervisor de acceso muestra los derechos de acceso globales y locales de los usuarios respecto a un informe concreto y a sus capítulos. En este informe puede ver los permisos que tiene un usuario para los informes y los capítulos. Por ejemplo, puede ver si a un usuario solo se le ha dado permiso para ver y no para editar un capítulo. El administrador del sistema establece los permisos globales del usuario y las condiciones de flujo de trabajo globales en el sistema. Sin embargo, SAP Disclosure Management permite influir en la configuración global a través de asignaciones establecidas en el nivel de informe o de capítulo. Si es necesario, los usuarios pueden carecer de derechos globales, pero aun así tener derechos de acceso locales a unos informes y capítulos concretos. Para obtener más información sobre la autorización en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda en pantalla de General.
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El supervisor de filtro El supervisor de filtro proporciona información sobre las acciones de edición y de check out realizadas y sobre los permisos locales en los documentos propios, a excepción del administrador del sistema. El informe tiene en consideración las listas siguientes: ●
Con check out: una lista de todos los documentos en los que ha efectuado check out.
●
Autor del último cambio: una lista de todos los documentos para los que el usuario sea el autor de la modificación más reciente.
●
Permisos locales: una lista de todos los capítulos a los que los usuarios tienen acceso a causa de sus permisos locales.
El supervisor de protocolos El supervisor de protocolos proporciona una lista de los estados satisfactorios de la ejecución de las acciones siguientes: Actualización de contenido en el nivel de capítulo Actualización de contenido en el nivel de informe Generación de instancias de XBRL Validación de instancias de XBRL Actualización de instancias de XBRL
Seguimiento de tareas El seguimiento de tareas proporciona una lista de las tareas ejecutadas por el motor de tareas según los permisos del usuario: ●
Una lista de administrador que contiene las acciones llevadas a cabo por todos los usuarios.
●
Una lista de usuario solo contiene las tareas creadas por el propio usuario.
El seguimiento de tareas muestra el estado de las tareas. Si el sistema procesa tareas de forma asíncrona, es probable que el usuario quiera obtener información sobre el estado de las tareas.
3.7.1.1 Visualización del estado de edición de los documentos de capítulo en el supervisor de estado 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.
2.
Haga clic en el hipervínculo Supervisor de estado.
3.
En la ficha Supervisor de estado, seleccione el Período y el Informe. Siempre se muestran las tablas Flujo de trabajo de informe y Capítulo. El resto de tablas relacionadas con el flujo de trabajo solo se muestra si los capítulos están configurados con flujos de trabajo diferentes o si están vinculados desde otros informes.
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3.7.1.1.1
Tablas de capítulos
La tabla Capítulo de la lista Monitor de estado enumera los estados de todos los capítulos del informe e incluye las columnas siguientes: ●
Capítulo: muestra el nombre de cada capítulo incluido en el informe. Los capítulos con subcapítulos se pueden ampliar ( ) y contraer ( ). Los capítulos que están solo vinculados en el informe muestran el icono de una flecha encuadrada ( ) después del nombre. Los capítulos que solo sirven como elemento de estructura muestran un cuadrado vacío (
) después del nombre.
●
Nivel de flujo de trabajo: indica si el capítulo contiene un flujo de trabajo heredado del informe seleccionado (Informe), tiene un flujo de trabajo independiente (Capítulo) o está vinculado desde otro informe (Vinculado).
●
Flujo de trabajo: muestra el nombre del flujo de trabajo.
●
Paso: muestra el estado de los pasos del flujo de trabajo del capítulo.
●
Autor del último cambio: muestra el nombre del usuario que ha modificado el capítulo por última vez.
●
Último cambio realizado el: muestra la marca de hora de la última modificación.
●
Fecha de vencimiento: muestra la fecha de vencimiento del capítulo para que se termine o se apruebe. Las fechas vencidas tienen texto en rojo.
3.7.1.1.2
Tablas del flujo de trabajo
Las tablas del flujo de trabajo proporcionan la información siguiente sobre el estado de edición de los capítulos: Icono
Estado Abierto En curso Finalizado Aprobado Rechazado
Los capítulos que se crearan en el informe seleccionado y que hereden el flujo de trabajo del informe. Los capítulos que se crearan en el informe seleccionado per con otro flujo de trabajo. Los capítulos que se crearan en otros informes y que solo estuvieran vinculados al informe seleccionado. Nota: no se puede consultar si el capítulo original ha heredado el flujo de trabajo o si tiene otro. Una lista de todos los capítulos de informe. En todas las tablas se enumeran los pasos de flujo de trabajo y se muestran los estados y el número de documentos que actualmente pertenecen a cada paso. Los pasos aparecen en el orden en que se hayan configurado en el flujo de trabajo.
Recuerde Los pasos del flujo de trabajo se pueden definir individualmente, mientras que los estados los preconfigura SAP AG y no se pueden cambiar. Esto quiere decir que el número de columnas que se muestra puede cambiar porque hacen referencia al paso, y que los iconos que indican el estado del paso siempre son los mismos cinco estados preconfigurados.
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3.7.1.2 Visualización de revisiones de capítulos de los informes del supervisor de revisión 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.
2.
Haga clic en el hipervínculo Supervisor de revisión.
3.
En la ficha Supervisor de revisión, seleccione el Período y el Informe. El sistema muestra las tablas siguientes: Opción
Descripción
Capítulo
Muestra el nombre de cada capítulo incluido en el informe. Los capítulos con subcapítulos se pueden desplegar y contraer. En los capítulos que solo están vinculados al informe, se muestra un icono de flecha encuadrada ( ) después del nombre. En los capítulos que solo funcionan como elemento estructural, se muestra un cuadro vacío (
) después del nombre.
Revisión
Muestra las revisiones del capítulo. En los capítulos que no tienen contenido se muestra un guión (-).
Autor del check out
Si se ha efectuado check-out en el capítulo, en esta columna se muestra el nombre del usuario que ha efectuado el check-out.
Inicio del check out
Si se ha efectuado check-out en el capítulo, en esta columna se muestra la marca de hora del momento en el que se efectuó el check-out.
Fecha de vencimiento
Muestra la fecha de vencimiento en la que el capítulo deberá estar Finalizado o Aprobado. Las fechas de vencimiento ya pasadas tienen el texto en rojo.
3.7.1.3 Visualización de la información general del estado de un flujo de trabajo y del paso del flujo de trabajo en el nivel de informe en el supervisor de informes 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.
2.
Haga clic en el hipervínculo Supervisor de informes.
3.
En la ficha Supervisor de informes, seleccione el Período.
El sistema muestra una tabla para cada flujo de trabajo del informe que incluye el nombre del informe en el que se usa el flujo de trabajo y el paso del flujo de trabajo y su estado en el nivel de informe. La leyenda que hay junto a la tabla indica los estados que se usan en los flujos de trabajo.
Nota En los flujos de trabajo en los que no se muestre Informe en curso como el estado del flujo de trabajo, se debe mostrar Abierto como estado del paso del flujo de trabajo.
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3.7.1.4 Visualización del informe de configuración del sistema Para ver información general sobre la configuración actual del sistema que contenga todos los usuarios con sus permisos, así como todos los roles y flujos de trabajo disponibles: 1.
En SAP Disclosure Management, en la ficha Supervisión, haga clic en Configuración del informe.
2.
Para generar el informe en formato XML, en la ficha Informe de configuración del sistema, haga clic en Generar el informe.
Nota El proceso de carga puede tardar varios segundos. El sistema abre una ventana nueva que contiene información detallada sobre la configuración actual de SAP Disclosure Management, con los permisos, roles y flujos de trabajo incluidos. En el encabezado de informe se muestra la fecha y la hora en las que se creó el informe, y el nombre del usuario que lo creó. Todos los flujos de trabajo aparecen en la parte superior en forma de hipervínculos activos que permiten acceder directamente a los detalles del flujo de trabajo. 3.
Para mostrar información sobre permisos, roles y flujos de trabajo, o sobre los detalles relacionados con el flujo de trabajo, desplácese a los hipervínculos y haga clic en el adecuado. Detalles de los permisos del usuario: Inicio de sesión
Muestra el ID del usuario.
Nombre
Muestra el nombre de pila del usuario.
Apellido
Muestra el apellido del usuario.
Activo
Muestra Verdadero o Falso para indicar si el ID del usuario está activo o inactivo.
Roles
Muestra los roles asignados al ID del usuario.
Detalles del rol: Rol
Muestra todos los roles disponibles.
Descripción
Proporciona una breve descripción de cada rol disponible.
Permiso global
Enumera los permisos globales asignados a los roles. Para obtener más información sobre las autorizaciones, consulte la ayuda en pantalla de General.
Detalles del flujo de trabajo:
184
Nombre
Muestra el nombre del flujo de trabajo.
Descripción
Proporciona una breve descripción del flujo de trabajo. Es opcional.
esActivo
Muestra Verdadero o Falso para indicar si el flujo de trabajo está activo o inactivo.
Pasos
Muestra los pasos concretos del flujo de trabajo para cada paso de las actividades de transición y sus condiciones
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relacionadas. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte la ayuda en pantalla de General.
4.
Cierre la ventana de la información de configuración en cualquier momento y vuelva a la ficha Informe de configuración del sistema.
3.7.1.5 Visualización de un informe en las configuraciones de informe Para mostrar información general de la configuración de informe actual que contenga los flujos de trabajo de informe y capítulo, los permisos y los parámetros de configuración: 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.
2.
Haga clic en el hipervínculo Supervisor de informes.
3.
En la ficha Informe de configuración del documento, seleccione un Período y un Informe.
4.
Haga clic en Generar informe para que se realice el informe en formato XML.
Nota El proceso de carga puede tardar varios minutos. El sistema abre una ventana que contiene información detallada sobre la configuración actual de los permisos, los parámetros de configuración y los flujos de trabajo en los niveles de informe y capítulo. En la parte superior del informe aparece la fecha y la hora en las que se creó el informe, y el nombre del usuario que lo creó. Todos los capítulos disponibles aparecen debajo del diagrama en forma de hipervínculos que le permiten acceder a los detalles del capítulo. 5.
Desplácese al hipervínculo adecuado o haga clic en él en la lista de capítulos para que se muestren los detalles relacionados con el capítulo. Información del informe: ○
Permisos: ○
En esta tabla se enumeran los usuarios y sus derechos de acceso globales y locales que están definidos en el nivel de informe.
○
Usuario: muestra el ID del usuario.
○
Origen: muestra si el administrador del sistema ha asignado los permisos para todo el sistema (globales) o si se han asignado en el nivel de informe (locales).
○
Capítulo: la marca de validación verde indica que se han concedido derechos de acceso en el nivel de capítulo.
○
Informe: la marca de validación verde indica que se han concedido derechos de acceso en el nivel de informe.
Para obtener más información sobre las autorizaciones, consulte el tema que se les dedica en la ayuda en pantalla de General. ○
Metadatos personalizados: en esta tabla se enumera la configuración relacionada con los parámetros de configuración del nivel de informe.
○
Flujo de trabajo: en esta tabla se muestra un diagrama de flujo del flujo de trabajo que está asignado en el nivel de informe. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte la ayuda en pantalla de General.
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Información proporcionada en el nivel de capítulo:
6.
○
Metadatos personalizados: la información sobre los parámetros configurados en el nivel de capítulo y que tienen preferencia sobre la configuración del nivel de informe.
○
Flujo de trabajo: la información sobre si el capítulo ha heredado el flujo de trabajo de un nivel superior o si tiene su propio flujo de trabajo. El sistema también muestra el nombre del flujo de trabajo.
○
Permisos: la información relativa a cualquier permiso heredado y a cualquier permiso de usuario configurado solo para este capítulo.
Cierre la ventana de la información de configuración en cualquier momento y vuelva a la ficha Informe de configuración del documento.
3.7.1.6 Visualización del historial de cambios de los valores de informe en el supervisor de etiquetas 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.
2.
En la ficha Supervisor de etiquetas, seleccione el Período, Informe y Capítulo. El sistema muestra una lista de las etiquetas que hay disponibles en el capítulo seleccionado y, para cada etiqueta, la clave, etiqueta y todos los valores relacionados.
3.
Seleccione la etiqueta de la que quiera que se muestren los detalles y el historial de cambios.
4.
Haga clic en Abrir etiqueta. En la ficha Etiqueta se muestran los detalles de la etiqueta seleccionada. En el encabezado se muestra el nombre de la clave en negrita y la etiqueta correspondiente en gris claro.
5.
Haga clic en la ficha Historial. En la ficha Historial se enumeran los cambios aplicados a los valores relacionados con etiquetas. Los cambios se enumeran en orden cronológico con el valor más reciente como primera entrada de la lista.
3.7.1.7 Visualización de contenido con vínculos de datos (información general del objeto) 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.
2.
Haga clic el hipervínculo Información general del objeto.
3.
En la ficha Información general del objeto, seleccione el Período, Informe y Capítulo. Opción
Descripción
Informe
Muestra el nombre del informe.
Capítulo
Muestra el nombre del capítulo que contiene el objeto vinculado.
CuadernoInformativo
Si se trata de un origen de datos interno, muestra la ubicación completa (unidad, carpeta y nombre de archivo) del origen de datos de SAP Disclosure Management para el objeto vinculado. Si se trata de un origen de datos externo, muestra el nombre del cuaderno informativo que se usa para vincular el objeto.
Tipo de origen de datos Si el tipo es el origen de datos interno, seleccione Disclosure Management. Si es uno externo, seleccione el tipo de origen de datos como, por ejemplo, SAP BW.
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El sistema muestra una lista de los objetos vinculados que hay definidos en el informe o capítulo seleccionado. 4.
Seleccione una línea de la tabla.
5.
Haga clic en Abrir objeto.
El sistema muestra los detalles del objeto seleccionado.
3.7.1.8 Visualización de permisos para informes y capítulos del supervisor de acceso 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.
2.
Haga clic en el hipervínculo Supervisor de acceso del área de trabajo.
3.
En la ficha Supervisor de acceso, seleccione el Período y el Informe. En la sección Usuarios con permisos se enumeran los usuarios que tienen derechos de acceso globales y locales en el nivel de informe. Los derechos de acceso se separan por nivel de informe y de capítulo. Si selecciona un usuario en esta lista, los permisos globales y locales aparecen en la sección Permisos asignados. Para obtener más información sobre la autorización en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda General.
4.
En la lista Nivel, seleccione un capítulo en el que mostrar los derechos globales y locales específicos de los capítulos.
Nota Si no hay ningún valor disponible, quiere decir que no se ha definido ningún permiso adicional en el nivel de capítulo.
3.7.1.9 Visualización de información del documento específica de los usuarios para los informes y capítulos del supervisor de filtro 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.
2.
Haga clic en el hipervínculo Supervisor de filtro. En la ficha Supervisor de filtro, están disponibles las listas siguientes: ○
Tipo de condición
○
Usuario seleccionado
○
Período
○
Informe
Nota El valor predeterminado de la lista Seleccionar usuario es el ID del usuario. A excepción de los administradores del sistema, ningún usuario tiene autorización para ejecutar este informe para otros usuarios.
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3.
4.
Seleccione una de las siguientes opciones de Tipo de condición: ○
Para mostrar los documentos en los que ha efectuado check-out, seleccione con check out.
○
Para mostrar los documentos que ha modificado, seleccione autor del último cambio.
○
Para mostrar los informes y capítulos para los que le hayan otorgado permisos locales adicionales, seleccione permisos locales.
Seleccione el Período y el Informe.
Nota Si se trata de elementos de estructura sencillos como capítulos sin contenido, el sistema proporciona solo el nombre del período, informe y capítulo. El resto de celdas se dejan en blanco. 5.
Para editar un documento de la lista resultante, seleccione la entrada de la lista que quiera editar y haga clic en Editar. El sistema abre el documento del capítulo seleccionado en la aplicación de Microsoft Office correspondiente. El documento está preparado para la edición.
6.
Para ver un objeto vinculado de la lista: a) Seleccione la entrada de la lista que muestre un documento con objetos vinculados y haga clic en Información general del objeto. El sistema abre una ventana nueva en la que se muestra la información general de los objetos vinculados. b) Seleccione la entrada de la lista perteneciente a los objetos cuyos detalles quiera visualizar y haga clic en Abrir objeto. El sistema muestra los detalles del objeto.
3.7.1.10 Visualización de los protocolos para las actualizaciones de contenido y para las funciones XBRL en el supervisor de protocolo En la ficha Supervisor de protocolo se proporciona información sobre el informe y su estado, e información de validación como puede ser el tipo de acción ejecutado, la actualización de contenido en el nivel de capítulo o de informe, la generación de instancias (i)XBRL, la validación de instancias (i)XBRL y la actualización de instancias (i)XBRL. 1.
En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.
2.
Haga clic en el hipervínculo Supervisor de protocolo.
3.8
Publicar datos
Puede exportar datos de capítulos e informes de SAP Disclosure Management (SAP DM) a un archivo zip protegido con contraseña, que se guarda en una ruta de carpeta definida por un administrador en la configuración del sistema SAP DM. Los usuarios necesitan permiso de publicación por período para ver el botón para publicar. Pueden seleccionar informes de un período para publicarlas en un archivo protegido con contraseña guardado en
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una carpeta en una ubicación de red. Estas acciones se definen en una ficha de administración. TaskEngine debe tener acceso a la carpeta de red. El archivo zip contiene: ●
Documentos de Microsoft Office de los informes seleccionados
●
Un fichero para enumerar todos los capítulos que no se pudieron exportar
●
Una subcarpeta con cada período/capítulo
●
Todos los capítulos de Excel como salidas de HTML (una salida por tabla)
●
La tabla de la estructura es: n.º de filas, n.º de columnas, celdas combinadas
●
El contenido de la tabla en un formato neutral (independiente de la configuración regional)
●
Todos los capítulos en informes de Word incluidos como salidas de HTML similares a una salida de HTML de Word
●
Un archivo XML que describe la estructura del informe (jerarquía de capítulos)
●
Un archivo XML que describe todos los vínculos de datos entre el informe de Word y los capítulos de Excel, incluida una identificación de las tablas vinculadas a datos basada en el informe de Word.
Nota Si exporta capítulos de Excel, asegúrese de que se usan los rangos BIP en el capítulo de Excel. Los archivos de exportación se guardan en una carpeta de red definida por el administrador en la configuración del sistema SAP DM; se accede a ella en este sistema en
Administración
Configuración del sistema
Publicación . Para exportar datos, los usuarios necesitan el permiso para publicar. Deben estar asignados al objeto de permiso respectivo, que es parte del rol estándar de administrador.
Nota Los usuarios solo pueden seleccionar informes y capítulos de entidades a las que están asignadas y para las que tienen permiso.
Nota TaskEngine debe tener acceso a la carpeta de red.
3.8.1
Cómo asignar el permiso de publicación
Para exportar datos por período, necesita el permiso relevante. El permiso es parte del rol estándar de administrador. 1.
En el menú de SAP Disclosure, seleccione Administración.
2.
Seleccione Roles.
3.
Seleccione el nombre del rol al que desea añadir el permiso de publicación y elija Editar rol.
4.
Seleccione la ficha Permisos.
5.
En el grupo de período, seleccione publicar.
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6.
Seleccione Aceptar para guardar las entradas.
Ha añadido el permiso de publicación al rol estándar de administrador.
3.8.2
Cómo crear un paquete de publicación
Para exportar datos por período, debe crear un paquete de publicación. 1.
En el menú de SAP Disclosure, seleccione Configuración.
2.
Seleccione Períodos.
3.
Seleccione un período y haga clic en Publicar. Aparece una pantalla nueva.
4.
Seleccione uno o más informes en la lista y seleccione Publicar paquete.
5.
El paquete de publicación se exporta al directorio de publicación definido.
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4
Ayuda de XBRL
4.1
Introducción
XBRL Factory está pensada para casos de generación de informes XBRL de varias entidades. Un caso típico es el de una empresa que genera informes de asientos contables en XBRL para todas sus entidades legales y filiales. Para ayudar al cliente en esta actividad, XBRL Factory usa plantillas; esto es, el usuario crea archivos de plantilla (archivos de MS Excel) y después usa las plantillas para todas las entidades legales y filiales para crear los archivos. Las plantillas, que comprenden una asignación XBRL y una conexión a un sistema de origen de datos, se usan entonces para una entidad legal/filial determinada. XBRL Factory genera y valida las instancias XBRL específicas de la entidad legal o filial. En las secciones siguientes, se explica cómo usar XBRL Factory para la generación de informes de varias entidades, cuyo funcionamiento es muy similar al de la generación de informes estándar en SAP Disclosure Management. Para crear plantillas con etiquetas XBRL, el creador de informes debe estar instalado en el equipo cliente dedicado a la creación de plantillas. En esta documentación, solo se incluye la descripción de las funciones de XBRL Factory. Para obtener información sobre el uso del creador de informes, vea la ayuda del creador de informes en SAP Help Portal en http://help.sap.com/bodm100. Los requisitos de XBRL para su caso específico pueden incluir la creación de una taxonomía propia o la creación de extensiones de XBRL. En este caso, debe instalar el diseñador de taxonomías en el equipo cliente dedicado. Para obtener información sobre el uso del diseñador de taxonomías, vea la ayuda correspondiente en SAP Help Portal en http://help.sap.com/bodm100.
4.2
Cabina del creador de XBRL
La cabina del creador de XBRL es la central para la actualización, la generación, la validación y el envío de las instancias de XBRL. Para que se muestre la cabina del creador de XBRL, haga clic en la ficha Creador de XBRL que hay en el sitio web de SAP Disclosure Management. A continuación tiene que seleccionar el período que quiera ver en la cabina del creador de XBRL. En la cabina del creador de XBRL se muestran todos los informes específicos de entidad que existan en el período seleccionado. En la cabina del creador de XBRL y para cada informe específico de la entidad, se muestra un protocolo para la última actualización de datos, la última generación de instancias de XBRL y la validación de XBRL en forma de tabla. Al lado de cada protocolo se sitúa un icono que indica si hay algún error o advertencia: ●
Icono verde: no hay ninguno
●
Icono amarillo: advertencia
●
Icono rojo: error
Puede hacer clic en el icono para recuperar la información detallada sobre la advertencia o el error.
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4.3
Plantillas
Una plantilla es una caché de datos que contiene un documento de MS Excel. El documento de Excel consiste en hojas de cálculo de Excel con los datos necesarios para la generación de informes XBRL. Los datos que se encuentran en estas hojas de cálculo se pueden conectar a un origen de datos, lo cual le permite recuperar los datos más recientes en cualquier momento. Los datos tienen que estar etiquetados con la taxonomía de XBRL mediante las funciones del Generador de informes.
4.3.1
Crear plantillas
Para crear una plantilla se deben seguir los pasos siguientes: 1.
Cree un nuevo período para la generación de informes XBRL. Puede usar un período existente; sin embargo, se recomienda encarecidamente que use un nuevo período para una mayor claridad.
2.
Cree una nueva plantilla de informe. Introduzca un nombre que describa claramente el objetivo del informe. Seleccione un tipo de informe que admita una salida XBRL. Asimismo, deberá seleccionar un flujo de trabajo adecuado para este informe.
3.
Cree un capítulo en la nueva plantilla de informe. Use " "Microsoft Excel" como tipo de contenido.
4.
Inicie el flujo de trabajo para el informe.
Para obtener información acerca de cómo crear períodos, informes y flujos de trabajo, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.
4.3.2
Editar plantillas
Para editar una plantilla, necesita un informe configurado correctamente con una caché de datos de MS Excel. Para editar una plantilla se deben seguir los tres pasos siguientes: 1.
Agregue una funcionalidad de Excel estándar.
2.
Vincule la plantilla a los orígenes de datos.
3.
Etiquete la plantilla con la taxonomía XBRL correcta.
4.3.2.1
Vinculación de plantillas a un origen de datos
En SAP Disclosure Management, puede conectar una plantilla a un sistema de origen. Por ejemplo, puede conectar la plantilla de una consulta de sistema SAP BW que proporciona datos para un balance. Si la plantilla está conectada a una consulta, existe una hoja de cálculo adicional en la plantilla de Microsoft Excel. A continuación, puede agregar funciones a la hoja de cálculo para mostrar la hoja de balance como sea necesario. Puede usar referencias a la hoja de cálculo que contiene datos de la consulta.
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Puede usar SAP Disclosure Management para vincular una plantilla a un origen de datos. Consulte la ayuda del editor en la documentación de SAP Disclosure Management.
4.3.2.2
Agregar una funcionalidad de Excel a plantillas
Para agregar la funcionalidad estándar de Excel a la plantilla, desproteja la plantilla haciendo clic en Editar en SAP Disclosure Management. De este modo, se abre la plantilla en Excel. Ahora podrá agregar funciones a las hojas de cálculo que necesita para los datos del informe. Por ejemplo, puede crear una hoja de cálculo que muestre el balance. Para obtener información acerca de cómo editar un capítulo, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.
4.3.2.3
Etiquetado de plantillas con taxonomía de XBRL
Para aplicar el etiquetado XBRL a la caché de datos, el Generador de informes debe estar instalado en el sistema. Si está bien instalado, aparece una cinta del Generador de informes al abrir MS Excel 2007. En la cinta del Generador de informes, haga clic en Cargar para abrir la taxonomía de XBRL. La taxonomía de XBRL se puede almacenar localmente en el cliente o en un directorio de red. Para validar las instancias de XBRL generadas, tiene que guardar la taxonomía de XBRL en un directorio exclusivo de SAP Disclosure Management. Para obtener más información, consulte Ofrecimiento de las taxonomías necesarias para la validación de las instancias de XBRL [página 200]. Después de que se cargue la taxonomía, aparece un Generador de informes adicional en el entorno de MS Excel. Ahora ya puede etiquetar las hojas de cálculo. Para obtener información detallada sobre cómo trabajar con el Generador de informes, consulte la ayuda en pantalla del General de informes que hay en el portal de ayuda de SAP en http://help.sap.com/bodm100. Si va a crear una hoja de trabajo de balances, tiene que aplicar el etiquetado de XBRL a la hoja de cálculo que contenga las referencias a la hoja de cálculo de consulta. Cuando haya terminado de etiquetar las hojas de cálculo, vuelva a cargar el documento en SAP Disclosure Management. Para ello, haga clic en Aplicar cambios en la cinta de Disclosure Management de Excel. Aparte de efectuar el check out y el check in del documento, el resto del trabajo se realiza de la forma habitual de con el Generador de informes.
4.3.3 Implementación de plantillas para un conjunto de entidades Cuando haya terminado de editar la plantilla, puede implementarla en una serie de entidades. Para ello, es necesario seguir los pasos siguientes: 1.
En la página Configuración, haga clic en Administrar informes.
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2.
Seleccione la plantilla de informe de las entidades y filiales legales. Puede usar la opciones de Filtrar para consultar únicamente los informes de un período concreto.
3.
Haga clic en Copiar informe.
4.
Haga clic en la ficha Crear instancias. En esta vista puede consultar todas las entidades que estén presentes. Puede crear entidades o importar una lista.
5.
Para seleccionar las entidades que vayan a usar la plantilla, marque la casilla de verificación que hay al lado de cada entidad necesaria.
6.
Haga clic en Crear para generar un informe basado en cada entidad seleccionada.
Ahora los informes se crean para las entidades seleccionadas. Los informes se encuentran en el período correspondiente a la plantilla.
Información relacionada Importación de una lista de entidades [página 196] Agregar, eliminar y modificar entidades [página 197]
4.3.4
Modificación de la conexión de datos de las entradas
Si crea una plantilla que está conectada a un sistema de origen y la consulta subyacente contiene unas variables para especificar la entidad, siga los pasos siguientes:
Nota Solo se modifica la conexión de datos de los escenarios en los que los datos de las entidades provienen de un sistema central al que SAP Disclosure Management puede acceder. 1.
En MS Excel, haga clic en la cinta Disclosure Management.
2.
Haga clic en Iniciar Disclosure Management. Si ya está conectado en modo de servidor a SAP Disclosure Management, puede saltarse los pasos 3 y 4. Para obtener más información sobre cómo conectarse a SAP BusinessObjects Disclosure Management en modo de servidor, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.
3.
Haga clic en Orígenes de datos y seleccione el origen de datos de SAP Disclosure Management que contenga los informes de fábrica de XBRL.
4.
Haga clic en Conectar en la conexión de servidor e indique sus credenciales de inicio de sesión. Verifique que el título del cuadro de diálogo Orígenes de datos haya cambiado a Orígenes de datos (Servidor: ). En caso contrario, no está en el modo de servidor necesario . En caso contrario, no está en el modo de servidor necesario.
5.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos
6.
Haga clic en Variables de entidad y, a continuación, haga clic en Abrir.
7.
Seleccione la plantilla correspondiente en el cuadro de diálogo de selección del archivo y, después, haga clic en Aceptar.
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Aparece el cuadro de diálogo Crear variante inicial. 8.
Seleccione el origen de datos correspondiente para los cuadernos informativos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
9.
Haga clic en Finalizar. Puede ver todos los informes de las entidades y las variables correspondientes y sus valores.
10. Cambie las variables de cada entidad según sea necesario. Puede usar la función F4 . Haga clic en el cuadro correspondiente a una variable y haga clic en Cambiar. Para obtener más información sobre la selección de variables, consulte la documentación de SAP Disclosure Management. 11. Una vez haya modificado todas las variables necesarias, haga clic en Analizar para verificar que todas tengan los valores correctos. 12. Haga clic en Guardar para que se almacenen las modificaciones hechas en el servidor de SAP Disclosure Management y, a continuación, haga clic en Cerrar. Llegado este punto, se ha modificado la conexión del origen de datos. La próxima vez que actualice los informes, las variables modificadas se tendrán en cuenta en los datos de entidad. Para obtener más información sobre la actualización de informes, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.
4.3.5
Comparación de información de asignación de XBRL
Esta función permite comparar la información de asignación de XBRL de la revisión actual de un capítulo Excel con cualquier otra revisión del mismo capítulo. Puede generar un archivo de comparación que le ofrezca una rápida visión general de todos los cambios realizados en las hojas de cálculo grandes, al igual que información detallada de cada uno de los cambios. Puede ver rápidamente si se han producido cambios en la estructura del informe o si solo se han modificado valores. 1.
En la ficha Informe, seleccione un período y un informe.
2.
En la ficha General, seleccione un capítulo de Excel que contiene etiquetas XBRL.
3.
En la ficha Revisiones, seleccione la revisión con la que desea comparar la revisión actual del capítulo.
4.
Haga clic en Mostrar cambios. El sistema genera un archivo de comparación y le solicita que abra o guarde el archivo.
El archivo de comparación contiene la hoja de cálculo Información de asignación XBRL. Esta hoja de cálculo proporciona información general de todas las asignaciones que se han agregado, eliminado o cambiado entre dos revisiones. La hoja de cálculo incluye las secciones siguientes: ●
Asignación XBRL: diferencias: esta sección enumera los datos de encabezado para el informe y las revisiones que se han comparado.
Sugerencias Compruebe si los dos informes que se han comparado usan el mismo espacio de nombres de la taxonomía. Las diferencias entre los informes pueden deberse a una actualización en la definición de la taxonomía. ●
Resumen de asignaciones: esta sección proporciona información sobre el número de asignaciones en las dos revisiones comparadas, al igual que el número de asignaciones agregadas, eliminadas y cambiadas.
●
Detalles: esta sección proporciona una lista completa de todas las asignaciones que se han agregado, eliminado o cambiado entre las dos revisiones.
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La primera tabla muestra qué conceptos se han agregado o eliminado en qué contexto XBRL y qué unidad XBRL se asignó. Observe que estas adiciones o eliminaciones pueden deberse a los cambios en los contextos o unidades XBRL que se indican en las secciones siguientes. La segunda tabla muestra las asignaciones que se han modificado.
Sugerencias Haga clic en los vínculos de la columna situada más a la derecha para desplazarse directamente a la celda del informe donde se ha realizado el cambio. ●
Resumen del contexto: esta sección proporciona información sobre el número de contextos XBRL en las dos revisiones comparadas, al igual que el número de contextos agregados, eliminados y cambiados.
●
Detalles: esta sección proporciona una lista completa de todos los contextos que se han agregado, eliminado o cambiado entre las dos revisiones.
●
Resumen de la unidad: esta sección proporciona información sobre el número de unidades XBRL en las dos revisiones comparadas, al igual que el número de unidades agregadas, eliminadas y cambiadas.
●
Detalles: esta sección proporciona una lista completa de todas las unidades que se han agregado, eliminado o cambiado entre las dos revisiones.
Las demás hojas de cálculo muestran la revisión actual del informe. Al pasar el cursor por encima de una celda cuyo valor se ha cambiado, se muestra el valor de la revisión anterior en un comentario.
4.4
Entidades
4.4.1
Importación de una lista de entidades
Puede importar listas de entidades desde un archivo en el creador de XBRL de SAP Disclosure Management. Es útil si tiene que importar un número elevado de entidades. El archivo de importación debe tener el formato siguiente: ●
La primera fila del archivo de importación incluye los encabezados. Debe tener el aspecto siguiente: CompanyName;ID;XBRL Company Code;;;;;;;
●
Las filas del cuerpo deben tener la misma estructura: el nombre de empresa, un ID de empresa exclusivo, un ID que puede usarse posteriormente para determinados requisitos XBRL y siete ";".
Los campos debe separarse con ";". Puede crear el archivo de importación en MS Excel.
4.4.1.1
Importación de una lista de entidades
Para importar una lista de entidades en el formato especificado: 1.
En la ficha Administración del sitio web de SAP Disclosure Management, haga clic en Entidades. Para ello, deben tenerse derechos de administración. Para obtener más información, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.
2.
196
Haga clic en Importar y, a continuación, en Buscar.
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3.
Seleccione el archivo que contiene la lista de entidades que quiere importar en el cuadro de diálogo Elegir archivos para cargar y haga clic en Aceptar.
4.
Haga clic en Importar.
Las entidades del archivo pasan a estar disponibles en el sistema de SAP Disclosure Management.
4.4.2
Agregar, eliminar y modificar entidades
Para agregar una entidad: Haga clic en Nueva entidad. En el cuadro de diálogo que se abre, introduzca la siguiente información: ●
Nombre
●
ID específico
●
Código de compañía XBRL
Para modificar una entidad: Haga clic en Editar entidad para editar las propiedades de una entidad.
Para eliminar una entidad: Haga clic en Borrar entidad para eliminar una entidad del sistema SAP Disclosure Management. No se pueden eliminar entidades que tengan informes asociados.
4.5
Instancias de XBRL
4.5.1 Actualización de datos a partir de sistemas de origen conectados Si la plantilla de informes está conectada a un sistema de origen, puede iniciar las actualizaciones en cualquier momento. Puede usar el cliente SAP Disclosure Management para actualizar un documento, o puede usar la actualización de contenido del lado servidor estándar que proporciona SAP Disclosure Management. Para obtener más información, consulte la documentación de SAP Disclosure Management. El creador de XBRL también proporciona una manera fácil de actualizar los datos de varias entidades. Para actualizar los datos de una o varias entidades, haga lo siguiente: 1.
En la ficha Creador de XBRL del sitio web de SAP Disclosure Management, seleccione el período que contenga las entidades que quiera actualizar.
Ayuda de usuario Ayuda de XBRL
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2.
Seleccione al menos una y, a continuación, haga clic en Iniciar actualización.
3.
Cuando se le solicite, indique el nombre de usuario y la contraseña para conectarse al sistema de origen.
Se actualizan todas las entidades seleccionadas. El sistema genera un protocolo para cada entidad actualizada.
4.5.2 XBRL
Restricciones de los capítulos vinculados con datos en
Tenga en cuenta las restricciones siguientes, que son relevantes para los capítulos que incluyan vínculos de datos (capítulos vinculados con XBRL): ●
Los capítulos vinculados con XBRL solo se pueden crear a partir de archivos .docx, es decir, el capítulo original tiene que ser un archivo .docx.
●
Si el capítulo original es un nodo con subcapítulos, estos últimos no se incluirán en el capítulo vinculado con XBRL.
●
Los capítulos vinculados con XBRL solo se pueden colocar por debajo de un archivo de Excel.
●
Las etiquetas XBRL solo se conservan si se etiqueta todo el párrafo que contiene un objeto vinculado a datos y no solo una celda de la tabla de Word vinculada a datos o una parte de un campo de fórmula vinculado a datos o texto flotante.
●
Para consultar los capítulos vinculados con XBRL, use la función Editar la asignación de XBRL.
●
Antes de consultar un capítulo vinculado con XBRL, asegúrese de que todas las instancias de Word estén cerradas.
●
Los objetos vinculados con datos (por ejemplo, el texto flotante, el campo de fórmula y las tablas) forman parte de una frase entera, y, por lo tanto, solo puede etiquetarlos como comentario y no como número. Puede etiquetar los números sencillos como número.
Información relacionada Gestión de origen de datos [página 49]
4.5.3
Generación de instancias XBRL
1.
En la ficha Creador de XBRL del sitio web de SAP Disclosure Management, seleccione el período que contenga las entidades que quiera actualizar.
2.
Seleccione una o más entidades y haga clic en Generar.
Las instancias XBRL se generan una a una. Se genera un protocolo para cada entidad.
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4.5.4
Validación de instancias de XBRL
1.
En la ficha Creador de XBRL del sitio web de SAP Disclosure Management, seleccione el período que contenga las entidades que quiera actualizar.
2.
Seleccione al menos una entidad y haga clic en Validar.
Las instancias de XBRL se validan una a una, y se genera un registro para cada entidad. Si la validación de la instancia de XBRL detecta cualquier error o advertencia, el registro incluye la información específica. Para abrir el registro, haga clic en el hipervínculo de la columna del registro de validación que hay en la cabina del creador de XBRL. La validación incluye el cumplimiento legal de XBRL 2.1 y comprueba si hay incoherencias de cálculo. Funciona exactamente como la validación del Creador de informes. Para obtener más información, consulte la ayuda del Creador de informes que hay en el portal de ayuda de SAP en http://help.sap.com/bodm100.
4.5.5
Envío de instancias de XBRL
1.
En la ficha Creador de XBRL del sitio web de SAP Disclosure Management, seleccione el período que contenga las entidades que quiera actualizar.
2.
Seleccione al menos una entidad y haga clic en Enviar.
De esta forma se genera un archivo .zip que contiene todas las instancias de XBRL. Después de que se genere el archivo, aparece un cuadro de diálogo de descarga de archivos, en el que puede especificar dónde guardar el archivo .zip. Ahora ya se pueden preparar las instancias de XBRL para el envío correspondiente a los requisitos del escenario de generación de informes de XBRL.
4.6
Configuración
Para trabajar con XBRL Factory, se requiere la configuración correcta de un tipo de informe y las taxonomías adecuadas. En las secciones siguientes se describen los pasos necesarios:
4.6.1
Crear y modificar tipos de informe para plantillas XBRL
Para trabajar con informes XBRL, debe configurar un tipo de informe en conformidad con los requisitos siguientes: ●
El formato de salida nativo es XBRL.
●
Se admiten los contenidos de capítulo siguientes: ○
Microsoft Word (97-2003)(.doc)
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○
Microsoft Excel (97-2003)(.xls)
○
Esquema XML (.xsd)
Consulte la documentación de SAP Disclosure Management para obtener información sobre la configuración de tipos de informe.
4.6.2 Ofrecimiento de las taxonomías necesarias para la validación de las instancias de XBRL Para la validación de las instancias de XBRL, el servidor de SAP Disclosure Management debe tener instalada la versión correcta de Taxonomía. Para instalar la taxonomía, debe seguir estos pasos: 1.
Abra el archivo de esquema (.xsd) de la taxonomía en un editor.
2.
Busque la etiqueta xml TargetNamespace.
3.
Abra el explorador de archivos en el servidor de SAP Disclosure Management.
4.
En la unidad en la que esté instalado SAP Disclosure Management, abra la ruta ValidationService \ValidationService\resources\System\cache.
5.
Cree la carpeta según el contenido de etiqueta de TargetNamespace. Por ejemplo, si la etiqueta TargetNamespace contiene http://ejemplo.com/acme/results/2003-07-01, la estructura de directorio debería ser http\ejemplo.com\acme\results\2003-07-01 en el directorio de caché del servicio de validación (ValidationService\ValidationService\resources\System\cache).
6.
Copie todos los archivos de taxonomía de la taxonomía en este directorio.
Después de que se hayan copiado todos los archivos y directorios de taxonomía, se puede usar esta taxonomía para la validación.
4.6.3
Tipo de informe de taxonomía XBRL
El tipo de informe de taxonomía XBRL se usa para cargar en un servidor de Disclosure Management taxonomías XBRL en formato de archivo zip. El sistema desempaqueta el archivo zip durante la carga. Después de la carga, se puede obtener acceso a la taxonomía cargada por medio de WebDAV.
Nota Para editar o ver la taxonomía cargada, debe usar la función de descarga de la ficha Revisión. No puede usar las funciones Editar y Ver de la ficha General. Para obtener acceso a la taxonomía por medio de WebDAV después de la carga, debe vincular la carpeta WebDAV de Disclosure Management como unidad de red en el explorador de archivos con la dirección URL siguiente: http://:/Webdav. La "W" de Webdav debe estar escrita en mayúsculas. El directorio se ordena por períodos. Cada carpeta de período contiene las subcarpetas siguientes: ●
DataCache
●
Document
●
XBRL Taxonomy
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La carpeta XBRL Taxonomy contiene subcarpetas para el informe y el capítulo. La carpeta chapter incluye el contenido del archivo zip descargado con los datos de la taxonomía.
4.7
Informes de E-Bilanz
En Alemania, se pide a las empresas que envíen electrónicamente su situación financiera a las autoridades fiscales respectivas. Los informes electrónicos se denominan informes de E-Bilanz, deben estar en conformidad con la taxonomía XBRL definida por las autoridades fiscales alemanas y se envían a través de una interfaz electrónica conocida como Elster Rich Client (ERiC). eXtensible Business Reporting Language (XBRL) es un estándar de información para informes empresariales basado en XML. El formato XBRL se usa como medio de intercambiar información empresarial en un formato estandarizado para facilitar la fiabilidad y coherencia de la información. Para obtener más información acerca de la taxonomía XBRL obligatoria para la generación de informes, así como la definición de interfaz para ERiC, consulte http://www.esteuer.de SAP Disclosure Management admite la generación de informes E-Bilanz de acuerdo con la taxonomía XBRL definida por las autoridades fiscales y el envío de archivos validados a través de ERiC.
Requisitos previos En SAP Disclosure Management, en la ficha Administración, ha configurado los parámetros del complemento EBilanz. Consulte Gestión de la configuración de los complementos de E-Bilanz [página 202] Ha creado su documento de informe E-Bilanz en SAP Disclosure Management. Para obtener más información sobre la creación de documentos de informe en SAP Disclosure Management, consulte el Manual del editor en la ayuda de la aplicación SAP Disclosure Management.
Proceso La creación del informe de E-Bilanz se realiza mediante el proceso de creación de informes estándar en Disclosure Management tal y como se describe en Creating a Report from Scratch. El escenario de generación de informes E-Bilanz se compone de los pasos de proceso siguientes: 1.
Para compilar E-Bilanz, requiere las plantillas de Excel de E-Bilanz que también se usan para el mandante SAP ERP para E-Bilanz. Puede descargar las plantillas de SAP Service Marketplace . Seleccione Instalaciones y actualizaciones. En el Catálogo de descarga, en el portafolio de SAP BusinessObjects encontrará el producto Mandante SAP ERP para E-Bilanz incluidas las plantillas de Excel relevantes. Para obtener más información acerca de las funciones de E-Bilanz, consulte el SAP ERP client for E-Bilanz user manual.
2.
Ha vinculado las plantillas de Excel de E-Bilanz a SAP ERP en SAP Disclosure Management. Para obtener más información acerca de este paso, consulte How to Create Data Links to Excel Templates..
Ayuda de usuario Ayuda de XBRL
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201
3.
Actualice los datos de los sistemas de origen conectados para asegurarse de que el documento de informe de E-Bilanz está actualizado. Para obtener más información, consulte Actualización de datos a partir de sistemas de origen conectados [página 197].
4.
Para validar su informe de E-Bilanz y enviarlo a las autoridades financieras, debe generar una instancia XBRL. Para obtener más información, consulte Generación de instancias XBRL [página 198].
5.
Valide la instancia XBRL para asegurarse de que los datos están etiquetados y tienen el formato correcto. Para obtener más información, consulte Validación de instancias de XBRL [página 199].
6.
Envíe el documento de informe E-Bilanz. En este paso, llame a la interfaz ERiC para enviar el informe E-Bilanz. Si la transferencia se realiza correctamente, el sistema proporciona un fichero de log generado que incluye el fichero de log de transporte (PDF) y el número que proporciona las autoridades tributarias alemanas. Puede descargar este fichero zip.
Información relacionada Cabina del creador de XBRL [página 191]
4.7.1 Gestión de la configuración de los complementos de EBilanz Antes de usar el complemento por primera vez, debe registrarlo; para ello, seleccione Complementos > Registrar complemento en la ficha Administración. El complemento de E-Bilanz contiene los parámetros necesarios para enviar los balances financieros por vía electrónica a las autoridades fiscales alemanas (véase Informes de E-Bilanz [página 201]).
Nota Las bibliotecas ERiC están disponibles en las bibliotecas de servidor de Disclosure Management. 1.
En Disclosure Management, en la ficha Administración, seleccione Complementos.
2.
Para abrir la configuración del complemento de E-Bilanz, haga doble clic en E-Bilanz.
3.
Se abre el complemento correspondiente. En la ficha General se incluye información general sobre el complemento, como puede ser el nombre, una descripción y el tipo. La ficha Configuración contiene los parámetros necesarios para la creación de instancias XBRL y para el envío de los datos de los balances financieros. Están disponibles los parámetros siguientes:
202
○
Ruta de ERiC-Lib Este parámetro especifica el directorio en el que se almacenan los archivos de ERiC. Ruta a ERiC-Lib: \Data\Plugins\Eric_libs
○
Ruta de PÁGINABIENVENIDA_DATOS_ERIC Este parámetro especifica el directorio en el que se almacenan los datos de E-Bilanz para el envío. Ruta a ERIC_DATA_HOME: \Data\EBilanzData
○
Ruta de PÁGINABIENVENIDA_REGISTRO_ERIC
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Este parámetro especifica el directorio en el que se almacenan los archivos de registro para el envío. Ruta a ERIC_LOG_HOME: \Logs\EBilanzLog
4.
○
Nombre de la hoja de estilo
○
Uso de taxonomías estáticas Puede definir si quiere usar taxonomías estáticas con tan solo elegir el valor correspondiente en el cuadro desplegable.
○
Cifrado Para especificar el cifrado que quiera usar, elija el valor correspondiente en el cuadro desplegable.
Guarde los cambios.
4.7.2
Configuración de informes XBRL
La configuración de informes XBRL es un paso necesario para poder enviar electrónicamente mediante la interfaz ERiC las declaraciones financieras a las autoridades fiscales de Alemania. Para configurar un informe E-Bilanz, proceda de la forma siguiente: 1.
En Disclosure Management, en la ficha Informe, abra la ficha Configuración.
2.
Configure los parámetros para el informe seleccionado como se indica a continuación: ○
Ruta al certificado: este parámetro define el directorio que contiene el certificado de ERiC.
Nota El certificado de ERiC debe estar almacenado en el servidor de Disclosure Management. ○
Se necesita el PIN del certificado: este parámetro indica si se necesita un PIN para el certificado. Si se define Sí, el PIN debe almacenarse en el campo PIN del certificado.
○
PIN del certificado: este parámetro contiene el PIN del certificado ERiC.
○
Probar marcador: este parámetro define si se trata de una transmisión de datos o de una transmisión de datos de prueba.
○
Proveedor de datos: este parámetro especifica el nombre y la dirección del proveedor del paquete de datos. Las cadenas de texto se separan mediante signos de punto y coma. Hr. YY; Teststrasse; 12; a; en Hinterhof; 80333; Múnich; Alemania; 089/11111111;
[email protected]
○
ID del receptor: este parámetro especifica el receptor de datos.
○
Receptor: si el gobierno federal recibe los datos, este parámetro contiene los primeros cuatro números del número fiscal.
○
Proveedor de datos: este parámetro especifica el nombre y la dirección del proveedor de datos del usuario. Las cadenas de texto se separan mediante signos de punto y coma. Hr. YY; Teststrasse; 12; a; im Hinterhof; 80333; Muenchen; Deutschland; 089/11111111;
[email protected]
○
Mostrar texto sin formato: este parámetro indica si se muestra o no texto sin formato.
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203
4.7.3
Cómo crear vínculos de datos a plantillas de Excel
1.
Abra Microsoft Excel.
2.
Abra la instancia de plantilla.
3.
Select the Reviewtab and choose Protect Workbookto unprotect the workbook (Note that the button is not highlighted.
4.
Vaya a Disclosure Management.
5.
Seleccione Orígenes de datos.
6.
Seleccione Nuevo, Servidor SAP ERP e introduzca los datos de conexión.
7.
Seleccione Aceptar.
8.
Seleccione el servidor que acaba de añadir y, a continuación, seleccione Conectar.
9.
Introduzca las credenciales y seleccione Aceptar.
10. Seleccione Briefing Books 11. Seleccione Guardar Briefing Books en archivo de configuración de origen de datos. 12. Seleccione Nueva (icono de carpeta). 13. Seleccione Cambiar nombre y cambie el nombre de la carpeta por E-Bilanz. 14. Seleccione la carpeta E-Bilanz. 15. Seleccione Nueva consulta. 16. Busque el área de trabajo "*" y la consulta "*EBI*". 17. Seleccione las consultas en el orden siguiente: a) EBILANZ_GCD b) EBILANZ_SHLDR c) EBILANZ_NODES d) EBILANZ_DETAIL Si no va a usar una o más consultas, realice lo siguiente: Cambie el nombre de las hojas "BD#" en la instancia de plantilla por otro nombre distinto a "BD#" según la consulta o consultas que utilice: BD1 = EBILANZ_GCD (Stammdaten / datos maestros) BD2 = EBILANZ_SHLDR (Gesellschafter / accionistas) BD3 = EBILANZ_NODES (Kontennachweise / detalles de la cuenta) BD4 = EBILANZ_DETAIL (Kontendetails / cuentas) Solo desea usar las consultas EBILANZ_DETAIL y EBILANZ_NODES. En este caso, debe cambiar el nombre de las hojas BD1 y BD2 por "GCD" y "SHLDR", por ejemplo. A continuación, debería cambiar el nombre de las dos hojas restantes por "BD1" y "BD2", en el mismo orden en el que están grabadas las entradas de Briefing Book, por ejemplo BD3 > BD1, BD4 > BD2. Desea usar todas las consultas excepto EBILANZ_SHLDR. En este caso, debe cambiar el nombre de BD2 por "SHLDR", por ejemplo. A continuación, debería cambiar el nombre de las tres hojas restantes por "BD1", "BD2" y "BD3", en el mismo orden en el que están grabadas las entradas de Briefing Book, por ejemplo BD1 > BD1, BD3 > BD2, BD4 > BD3.
204
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Precaución Si se borran hojas "BD#" se producirán errores REF# en las hojas de entrada de datos. Le recomendamos que utilice este procedimiento si no tiene la intención de crear un vínculo a las cuatro consultas E-Bilanz. 18. (Opcional) Si existen variantes disponibles y se van a usar, seleccione Usar variantes por cada consulta con variantes disponibles. 19. Seleccione Aceptar para salir de la administración de Briefing Books. 20. Seleccione de nuevo Aceptar para salir de la administración de Orígenes de datos. 21. En la ficha principal de Disclosure Management, seleccione Crear vínculo de datos. 22. Seleccione Nuevo. 23. Seleccione su origen de datos ERP. 24. Seleccione el Briefing Book E-Bilanz que ha creado. 25. Si ha elegido usar variantes, siga con los pasos siguientes: a) En la pantalla donde se visualizan todas las consultas con las variantes disponibles, seleccione Filtro y seleccione una de las variantes disponibles. b) Repita la operación para todas las variantes. 26. Si no hay ninguna variante disponible, como mínimo deberá introducir manualmente los siguientes parámetros de consulta obligatorios (según la consulta): a) Fecha (GCD/SHLDR) b) Informador (GCD/SHLDR) c) Revisión (GCD/SHLDR) d) Tipo de moneda (DETAIL/NODES) e) Versión de balance contable (DETAIL/NODES) f)
Ejercicio (DETAIL/NODES)
g) Ledger (DETAIL/NODES) h) Período de informe (DETAIL/NODES) 27. Para confirmar su selección de variante, seleccione Aceptar. 28. Seleccione todas las tablas disponibles de la sección Proveedor de datos. 29. Seleccione Aceptar para confirmar la carga del proveedor de datos. 30. Seleccione de nuevo Aceptar para confirmar la creación de vínculos de datos. A continuación, las hojas "BD#" correspondientes se rellenan con datos de consulta de ERP. Esta operación se realiza automáticamente mediante referencias de Microsoft Excel de las hojas de entrada de datos a las hojas "BD#".
Información relacionada Content Guide in SAP ERP client for E-Bilanz
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205
4.7.4
Crear vínculos MassData en plantillas de Excel E-Bilanz
1.
Abra Microsoft Excel.
2.
Abra la instancia de plantilla.
3.
Seleccione la ficha Revisar y, a continuación, seleccione Proteger libro para desproteger el libro (asegúrese de que el botón no esté resaltado).
4.
Vaya a Disclosure Management.
5.
Seleccione Orígenes de datos.
6.
Seleccione Nuevo, Servidor SAP ERP e introduzca los datos de conexión.
7.
Seleccione Aceptar.
8.
Seleccione el servidor que acaba de añadir y, a continuación, seleccione Conectar.
9.
Introduzca las credenciales y seleccione Aceptar.
10. Seleccione Briefing Books 11. Seleccione Guardar Briefing Books en archivo de configuración de origen de datos. 12. Seleccione Nueva (icono de carpeta). 13. Seleccione Cambiar nombre y cambie el nombre de la carpeta por E-Bilanz. 14. Seleccione la carpeta E-Bilanz. 15. Seleccione Nueva consulta. 16. Busque el área de trabajo "*" y la consulta "*EBI*". 17. Seleccione las consultas en el orden siguiente: a) EBILANZ_GCD b) EBILANZ_SHLDR c) EBILANZ_NODES d) EBILANZ_DETAIL Si no va a usar una o más consultas, realice lo siguiente: Cambie el nombre de las hojas "BD#" en la instancia de plantilla por otro nombre distinto a "BD#" según la consulta o consultas que utilice: BD1 = EBILANZ_GCD (Stammdaten / datos maestros) BD2 = EBILANZ_SHLDR (Gesellschafter / accionistas) BD3 = EBILANZ_NODES (Kontennachweise / detalles de la cuenta) BD4 = EBILANZ_DETAIL (Kontendetails / cuentas) Solo desea usar las consultas EBILANZ_DETAIL y EBILANZ_NODES. En este caso, debe cambiar el nombre de las hojas BD1 y BD2 por "GCD" y "SHLDR", por ejemplo. A continuación, debería cambiar el nombre de las dos hojas restantes por "BD1" y "BD2", en el mismo orden en el que están grabadas las entradas de Briefing Book, por ejemplo BD3 > BD1, BD4 > BD2. Desea usar todas las consultas excepto EBILANZ_SHLDR. En este caso, debe cambiar el nombre de BD2 por "SHLDR", por ejemplo. A continuación, debería cambiar el nombre de las tres hojas restantes por "BD1", "BD2" y "BD3", en el mismo orden en el que están grabadas las entradas de Briefing Book, por ejemplo BD1 > BD1, BD3 > BD2, BD4 > BD3.
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Precaución Si se borran hojas "BD#" se producirán errores REF# en las hojas de entrada de datos. Le recomendamos que utilice este procedimiento si no tiene la intención de crear un vínculo a las cuatro consultas E-Bilanz. 18. (Opcional) Si existen variantes disponibles y se van a usar, seleccione Usar variantes por cada consulta con variantes disponibles. 19. Seleccione Aceptar para salir de la administración de Briefing Books. 20. Seleccione de nuevo Aceptar para salir de la administración de Orígenes de datos. 21. En la ficha principal de Disclosure Management, seleccione Crear vínculo de datos. 22. Seleccione Nuevo. 23. Seleccione su origen de datos ERP. 24. Seleccione el Briefing Book E-Bilanz que ha creado. 25. Si ha elegido usar variantes, siga con los pasos siguientes: a) En la pantalla donde se visualizan todas las consultas con las variantes disponibles, seleccione Filtro y seleccione una de las variantes disponibles. b) Repita la operación para todas las variantes. 26. Si no hay ninguna variante disponible, como mínimo deberá introducir manualmente los siguientes parámetros de consulta obligatorios (según la consulta): a) Fecha (GCD/SHLDR) b) Informador (GCD/SHLDR) c) Revisión (GCD/SHLDR) d) Tipo de moneda (DETAIL/NODES) e) Versión de balance contable (DETAIL/NODES) f)
Ejercicio (DETAIL/NODES)
g) Ledger (DETAIL/NODES) h) Período de informe (DETAIL/NODES) 27. Para confirmar su selección de variante, seleccione Aceptar. 28. Seleccione todas las tablas disponibles de la sección Proveedor de datos. 29. Seleccione Aceptar para confirmar la carga del proveedor de datos. 30. Seleccione de nuevo Aceptar para confirmar la creación de vínculos de datos. A continuación, las hojas "BD#" correspondientes se rellenan con datos de consulta de ERP. Esta operación se realiza automáticamente mediante referencias de Microsoft Excel de las hojas de entrada de datos a las hojas "BD#".
4.7.5
Presentación preliminar de E-Bilanz
Para realizar una presentación preliminar de su E-Bilanz debe descargar los ficheros de taxonomía. Para ello, establezca el parámetro Ubicación de taxonomía en la configuración del informe en la ficha Informe > ficha General > Seleccionar el nodo de informe > ficha Configuración. De forma predeterminada, use el modelo siguiente como ubicación de taxonomía: %Período%\Taxonomía\%Informe%\%Capítulo% por ejemploTaxonomías XBRL\Taxonomía\E-Bilanz\Taxonomía 5.0 Esta ruta se añadirá a la carpeta de carga de taxonomía que se define en la configuración del sistema del menú de administración.
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207
1.
Cree un período, por ejemplo Taxonomías XBRL.
2.
Cree un informe, por ejemplo E-Bilanz. a) Tipo de informe: Taxonomía XBRL a) Inicie el flujo de trabajo del informe.
3.
Cree un capítulo, por ejemplo Taxonomía 5.0 y el tipo de capítulo Taxonomía XBRL.
4.
Descargue el fichero zip para la versión de taxonomía 5.0, por ejemplo desde www.esteuer.de
5.
Abra el fichero zip y cambie el nombre de la carpeta hgb-taxonomy-release-coreplusbranches-2011-09-14 a 2011-09-14, por ejemplo.
6.
Cargue el fichero zip al capítulo Taxonomía 5.0 a la ficha Cargar.
.
Ahora puede realizar una presentación preliminar de su E-Bilanz desde el creador de XBRL. Puede adaptar este proceso a cualquier otra versión de taxonomía y usar los casos ajustando los nombres de capítulo y/o informe.
Precaución Los nombres de ruta deben contener menos de 260 caracteres, y el nombre del directorio, menos de 248. Esto significa que los nombres de fichero en el fichero zip combinados con la carpeta de carga de taxonomía y la ubicación de taxonomía no deberían superar los 260 caracteres o, en caso contrario, el proceso de extracción fallará tras la carga de la taxonomía al capítulo.
4.8
Solución de problemas
Problema
Solución
Si ha hecho algún cambio en un documento de Excel etiquetado con el Creador de informes y ha hecho clic
Haga clic en Aceptar. Si no quiere que aparezca el cua dro de diálogo, puede guardar el archivo con la función de almacenamiento estándar de Microsoft Office Excel.
en Aplicar cambios o Descartar cambios, aparece un cuadro de diálogo para consultarle si quiere que se guarde. En Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel, se Este problema puede ocurrir cuando se instalen com incrusta un objeto de Excel que, sin embargo, no se plementos COM de terceros. Recomendamos deshabi puede abrir. Hay un mensaje de error del host; si no, no litarlos temporalmente en Microsoft Office Excel. sucede nada.
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Ayuda de usuario Ayuda de XBRL
5
Ayuda del proceso COREP
5.1 El proceso de generación de informes COREP/FINREP en SAP Disclosure Management (SAP DM) COREP/FINREP es el marco normalizado emitido por la Autoridad Bancaria Europea (EBA) para la generación de informes de la directiva de requisitos de capital. Abarca riesgo de crédito, riesgo de mercado, riesgo operativo, fondos propios y ratios de idoneidad de capital. La solución COREP/FINREP de SAP Disclosure Management admite vistas previas y comprobaciones de validez para asegurar la consistencia y la precisión de los datos basados en informes en la taxonomía COREP/FINREP. El informe se renderiza como una hoja de Excel (.xlsx).
Nota Es obligatorio tener instalado Microsoft Office 2007 o superior. Para adoptar la generación de informes COREP/FINREP con SAP Disclosure Management debe llevar a cabo los pasos de implementación siguientes: 1.
Instale los complementos COREP/FINREP necesarios.
Nota El complemento de creación XBRL no forma parte de la solución COREP/FINREP de SAP Disclosure Management. 2.
Prepare su generación de informes COREP/FINREP.
3.
Cree un informe COREP/FINREP.
4.
Valide el informe COREP/FINREP ad hoc o almacenado en el directorio.
5.
Visualice una vista previa del informe COREP/FINREP en la Web o en forma de archivo de Excel.
Nota Por motivos de rendimiento, el sistema visualiza solo las 100 primeras filas en la vista previa de Excel y las 20 primeras en la vista previa de Web. Sin embargo, el usuario recibe un mensaje y puede acceder a todos los datos en un archivo .csv. 6.
Compruebe la consistencia COREP/FINREP creada por el sistema con una hoja de Excel. Esto muestra los mensajes del complemento de creación Cundus.
7.
Descargue el contenido COREP/FINREP que se ha creado.
Nota No puede usar la funcionalidad COREP/FINREP como parte de la XBRL Factory. A continuación encontrará una explicación más detallada de los distintos pasos: 1.
Cargue un complemento COREP/FINREP al servidor.
Ayuda de usuario Ayuda del proceso COREP
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209
2.
Registre el complemento.
3.
Cree un tipo de informe nuevo que indique el complemento para "Crear una instancia XBRL".
4.
Cree un informe que use el nuevo tipo de informe.
5.
Importe la estructura de capítulos del contenido empresarial al informe que ha creado en el paso anterior.
6.
Configure los parámetros del informe según la taxonomía y los parámetros individuales.
7.
Cargue el contenido del capítulo del contenido empresarial proporcionado.
8.
Cree una conexión de datos. Los datos se deben proporcionar según los requisitos previos proporcionados en el contenido empresarial. Es posible que tenga que adaptar el contenido mediante fórmulas de Excel.
9.
Compruebe si los datos son correctos en cada capítulo.
10. Genere la instancia XBRL. 11. Compruebe los errores y advertencias y realice las modificaciones necesarias.
5.2
Cómo instalar los complementos COREP/FINREP
un requisito previo que cargue y registre los complementos necesarios para la generación de informes COREP. 1.
Vaya a la ficha Administración en SAP Disclosure Management.
2.
Haga clic en Complementos.
3.
SAP proporciona los complementos necesarios para visualizar previamente y validar los informes COREP/ FINREP. Cuando haya instalado SAP Disclosure Management, solo tiene que registrar los complementos. Seleccione la validación COREP/FINREP y los complementos de vista previa que necesite y seleccione Registrar el complemento.
4.
Pulse Aceptar para confirmar la selección.
5.
En cuanto al complemento para crear un informe COREP/FINREP, siga los pasos de configuración que se entregan con el complemento.
Ha cargado y registrado los complementos de generación de informes COREP/FINREP necesarios.
5.3 Cómo configurar la generación de informes COREP/ FINREP Después de registrarse para los complementos, puede empezar a configurar la generación de informes COREP/ FINREP en SAP Disclosure Management. El primer paso de configuración es crear un tipo de informe para la generación de informes COREP/FINREP. 1.
Vaya a la ficha Administración y seleccione Tipos de informe.
2.
Para crear un tipo de informe nuevo, seleccione Tipo de informe nuevo.
3.
Introduzca un nombre para el tipo de informe, por ejemplo, COREP. También puede indicar una descripción.
4.
Vaya a la ficha Contenido del capítulo y seleccione el formato u otros formatos de Microsoft Excel que necesite para la generación de informes COREP/FINREP.
5.
Vaya a la ficha Formatos de salida. Seleccione los formatos relevantes para COREP/FINREP indicados en la siguiente tabla:
210
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Ayuda de usuario Ayuda del proceso COREP
6.
Acción
Formato de salida
Complemento
Vista previa
Vista previa Web
SAP.DM.COREP.Preview.Plugi n.dll
Vista previa
Vista previa de Excel
SAP.DM.COREP.PreviewExcel. Plugin.dll
Validar
Informe de validación COREP
SAP.DM.COREP.Validation.Pl ugin.dll
Validación de consistencia COREP
Hoja de Excel
SAP.DM.ConsistencyValidati on.Plugin
Cuando haya definido los formatos de salida y de contenido del tipo de informe, vuelva a la ficha Tipo de informe y seleccione el Formato de salida nativo y el Tipo de categoría relevantes.
Nota Debido a que la generación de informes COREP/FINREP se basa en Microsoft Excel, seleccione Caché de datos en el campo Tipo de categoría. 7.
Haga clic en Aceptar para confirmar la configuración.
Ha llevado a cabo todos los pasos necesarios para crear un período nuevo basado en informe en el tipo de informe COREP/FINREP.
5.4
Cómo validar los informes COREP
El proceso de validación de un documento de instancia y de la taxonomía de un documento de instancia se usa para verificar los estándares XML, los estándares XBRL, la conformidad de taxonomía, y la conformidad de linkbase de fórmula que se siguen. Tiene las dos siguientes opciones de validación en SAP Disclosure Management: ●
Como paso en el proceso COREP/FINREP de SAP Disclosure Management
●
Ad hoc
Para validar la generación de informes COREP/FINREP realice los pasos siguientes: 1.
Vaya a la ficha General en el informe COREP/FINREP y seleccione Crear.
2.
Seleccione Validación en la ventana emergente.
3.
Pulse Aceptar.
4.
Cuando aparezcan los mensajes en la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en la notificación.
5.
El informe de validación forma parte de una de las notificaciones. Puede guardar y abrir el informe.
Para validar la generación de informes COREP/FINREP ad hoc realice los pasos siguientes: 1.
Vaya a la ficha General y seleccione Validación COREP. Esto activa el proceso de validación.
2.
Cuando haya realizado este paso, puede descargar el informe mediante el enlace que se muestra en la ventana emergente.
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211
5.5 Validación COREP/FINREP en SAP Disclosure Management El informe de validación contiene información sobre la validez de un documento de instancia. El documento de instancia se puede crear para un informe o un capítulo. Hay cuatro niveles de validación en el proceso de validación COREP/FINREP de SAP Disclosure Management: ●
Validación XML: los documentos de instancia son básicamente documentos XML. El sistema comprueba los formatos XML del documento.
●
Validación XBRL: los documentos de instancia siguen los estándares XBRL. El sistema comprueba contra los estándares XBRL.
●
Conformidad de taxonomía: hay algunas restricciones que plantea la taxonomía además de las validaciones XML y XBRL. Los documentos de instancia deben seguir las restricciones de la taxonomía.
●
Linkbase de fórmula: la taxonomía también especifica reglas empresariales. El documento de instancia cumple con los requisitos de estas reglas empresariales para asegurar que está listo para su transmisión.
Al validar un informe COREP/FINREP, el sistema comprueba cada nivel de validación. Pasar cada nivel de validación es una condición para completar la validación del informe.
Ejemplo Si la validación falla durante la validación XML, el informe de validación solo refleja estos errores. Una excepción es el tipo de validación, que es un caso especial de validación de conformidad de taxonomía, en la que el componente de validación ignora los conceptos que contienen errores y verifica la validez de los demás conceptos del documento. En la siguiente sección se describe el tipo de validación como parte del proceso de validación: 1.
El informe de validación proporciona información al usuario, sobre si la validación general es correcta o no.
2.
Los siguientes metadatos del informe se contienen en el encabezado: Hora de creación Hora de creación Creado por el usuario ID de empresa Período Informe Revisión del informe Capítulo Revisión del capítulo Revisión del capítulo Número de decimales Inicio del período de la generación de informes
212
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Hora de creación Finalización del período de la generación de informes 3.
Los errores de consistencia durante el proceso de creación y los errores de validación se muestran en una tabla con las columnas siguientes: - Número de serie (N.º) - Resultado: Indica si la validación ha sido correcta o no - Regla: Esta columna contiene el tipo para cada uno de los errores mencionados en el informe de validación, por ejemplo: validación XML, validación XBRL o tipo de validación. - Mensaje de validación: esta columna contiene la descripción detallada del error.
Ejemplo Si la columna de regla contiene un error de validación XML, la columna del mensaje de validación especifica en el documento de instancia en qué línea y columna se ha producido el error.
Ejemplo Si hay errores de validación, la columna de regla muestra el mensaje "Hecho "X" debe ser del tipo "Y"", y la columna del mensaje de validación muestra el ID del concepto que es el origen del error y el tipo que debería ser. 4.
Si se superan la validación XML, la validación XBRL y la validación de conformidad de taxonomía, el informe de validación también muestra el número de reglas empresariales en el linkbase de fórmula de la taxonomía y el número de veces que se han ejecutado estas reglas hasta obtener el resultado final.
5.
Si se superan la validación XML, la validación XBRL y la validación de conformidad de taxonomía, el informe de validación también muestra la validación de las reglas empresariales con el linkbase de fórmula de la taxonomía. Esto se muestra en el informe de validación en forma de tabla con las columnas siguientes: - Número de serie (N.º) - Resultado: Indica si la validación ha sido correcta o no - Regla: indica la etiqueta de la regla de la taxonomía - Mensaje de validación: si el linkbase de fórmula contiene un linkbase de etiqueta correspondiente, se muestran los mensajes de validación del linkbase de la etiqueta de fórmula. De lo contrario, el mensaje de validación indica si la validación de fórmula se ha pasado o no. - Referencia(s): Enumera los capítulos, el libro y las celdas del capítulo a los que hace referencia la fórmula, por ejemplo, la ubicación en el capítulo de la que se tomaron los valores para evaluar la fórmula. El formato es: ChapterName – Worksheet!Cell.
Nota No es obligatorio que los publicadores de la taxonomía proporcionen un linkbase de etiqueta para un formula de fórmula. Por lo tanto, esto no está disponible en todas las taxonomías internacionales publicadas. ○
Puede ordenar y filtrar todas las columnas. En la configuración predeterminada, el informe generado se clasifica según la columna "Núm." en ambas tablas, y se puede clasificar haciendo clic en el encabezado de la columna. El indicador ascendente y descendente muestra si las filas están ordenadas en orden ascendente o descendente.
○
El filtro funciona según el valor introducido en el cuadro de texto debajo del título de la columna. La columna de resultados contiene un desplegable para filtrar los resultados. Puede mostrar todos los resultados, o filtrar por errores o éxitos.
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○
Para ver los detalles de una regla en concreto, haga clic en cualquier fila de la tabla "informe de validación de fórmula". Al hacer clic en una fila, se muestra un elemento emergente que contiene los detalles siguientes:
- Una tabla que enumera todos los hechos usados en la regla junto con los elementos siguientes: Elemento de regla
Descripción
Hecho
etiqueta del hecho como se usa en las plantillas COREP
Valor
valor introducido en la plantilla para el hecho
Capítulo
nombre del capítulo que contiene este hecho
Celda
celda en la que el valor del hecho se ha introducido en el libro del capítulo
Se pueden realizar más consultas mediante el siguiente informe de validación html generado con datos actuales.
214
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