EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

SECCIÓN DE SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA / SECCION SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

SECCIÓN SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO Es el área encargada de suministrar bienes y materiales necesarios para el funcionamiento de las distintas dependencias que conforman la Empresa, las actividades que tiene bajo su responsabilidad son las siguientes:

1. Mantener control del Stock de mínimos y máximos de bienes y materiales.

2. Administrar los suministros estableciendo los procedimientos efectivos de recepción, almacenamiento y despacho.

3. Llevar registros de saldos en computador.

4. Establecer y aplicar el método adecuado del control de inventario.

5. Realizar

la codificación de bienes y materiales así como participar en el

levantamiento de inventario.

6. Velar por la conservación y resguardo de los bienes y suministros en el Almacén.

7. Realizar otras actividades afines para el oportuno suministro de bienes y materiales.

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

SECCIÓN DE SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO INTEGRACIÓN DE PUESTOS

No. DE ORDEN

NOMBRE DEL PUESTO

No. DE PUESTOS

01

JEFE ADMINISTRATIVO PORTUARIO

01

02

ASISTENTE TÉCNICO III

01

03

ASISTENTE TÉCNICO I

02

04

OFICIAL ADMINISTRATIVO I

04

05

OFICIAL ADMINISTRATIVO II

01

TOTAL DE PUESTOS

09

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: SECCIÒN DE SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

II.

TITULO DEL PUESTO: JEFE ADMINISTRATIVO PORTUARIO

CÒDIGO: 04-06

III.

FUNCION BASICA: Es un puesto de tipo técnico dedicado a la administración de un almacén de Materiales, accesorios y repuestos para aprovisionamiento de las diferentes unidades que conforman la Empresa.

IV.

FUNCIONES:

1.

Organizar y dirigir las actividades del almacén de suministros.

2.

Recibir materiales, accesorios y repuestos, y revisarlos contra las facturas listados que los ampara, los clasifica y ordena en el Almacén.

3.

Coordinar el levantamiento del inventario físico del almacén, e ingresar los datos al computador.

4.

Revisar las operaciones matemáticas y contables de la documentación, establecer su corrección y exactitud.

5.

Supervisar y revisar las constancias de ingresos y egresos emitidas por orden de compras o caja chica, a través del sistema de Recursos Humanos.

6.

Coordinar el despacho de materiales y repuestos a la Unidades solicitantes.

7.

Controlar y mantener un inventario de mínimos y máximos sobre las existencias en Almacén por medio del sistema de Recursos Humanos.

8.

Formar parte de las comisiones receptoras y liquidadoras de materiales y bienes.

9.

Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.

10.

Velar por que se cumplan las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

11.

Velar por que se cumplan las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

12.

Realizar otras tareas afines al puesto.

y

para

ESPECIALIDAD: 20-05 SUMINISTROS V.

SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento de Servicios Administrativos Ejercida a: Auxiliares de Almacén.

VI.

RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, y personal del Departamento de Compras, Auditoria Interna, Presupuesto, con los proveedores de los artículos adquiridos y almacenados.

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

CÒDIGO: 04-06 VII.

REQUISITOS: Opción “A” Interna: Cuatro años como Subjefe de Departamento o Administrativa.

Jefe de Sección del

Área

Opción “B” Externa: Titulo Profesional a nivel de Licenciatura en la carrera de Administrador de Empresas o carrera afín con formación en administración pública. Experiencia: Cuatro años en funciones administrativas que incluya supervisión de personal Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Relaciones Humanas Servicio al Cliente Administración de Almacén Manejo de Inventarios Administración de Tarjetas de Resguardo Curso de Informática Habilidades: Espacial y Abstracta Cálculos Matemáticos Capacidad de Análisis Habilidades Técnicas para el Manejo de Cómputo y Presentaciones Habilidades Conceptuales Administración del Tiempo Toma de Decisiones VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de su trabajo. Por el valor de las existencias de materiales, repuestos y accesorios que debe haber en el Almacén a su cargo. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba en el desarrollo de sus actividades.

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: SECCIÒN DE SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

II.

TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TÉCNICO III

CÒDIGO: 02-03

III.

FUNCIÒN BASICA: Es un puesto de tipo técnico dedicado a la ejecución de tareas auxiliares de administración de almacén de Materiales, accesorios y repuestos para aprovisionamiento de las diferentes unidades que conforman la Empresa.

IV.

FUNCIONES:

1.

Asistir al Titular del Puesto a organizar, dirigir y supervisar las actividades del almacén de suministros.

2.

Recibir materiales, accesorios y repuestos, y revisarlos contra las facturas listados que los ampara, los clasifica y ordena en el Almacén.

3.

Supervisar la colocación de materiales, accesorios y repuestos en las estanterías de la bodega del almacén.

4.

Coordinar con el titular el levantamiento del inventario físico del almacén, e ingresar los datos al computador.

5.

Apoyar en la revisión las operaciones matemáticas y contables de la documentación, para establecer su corrección y exactitud.

6.

Supervisar y revisar las constancias de ingresos y egresos emitidas por orden de compras o caja chica, a través del sistema de Recursos Humanos.

7.

Coordinar el despacho de materiales y repuestos a la Unidades solicitantes.

8.

Controlar y mantener un inventario de mínimos y máximos sobre las existencias en Almacén por medio del sistema de Recursos Humanos.

9.

Formar bienes.

10.

Revisar las tarjetas Kardex analizadas por los oficiales y realizar el informe de saldo al Departamento de Contabilidad.

11.

Velar por que se cumplan las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

12.

Velar por que se cumplan las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

13.

Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.

14.

Realizar otras tareas afines al puesto.

parte de las comisiones receptoras y liquidadoras

de

ESPECIALIDAD: 20-05 SUMINISTROS

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y

materiales y

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V.

CÒDIGO: 02-03 SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento de Servicios Administrativos. Ejercida a: Auxiliares de Almacén.

VI.

RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, y personal del Departamento de Compras, Auditoria Interna, Presupuesto, con los proveedores de los artículos adquiridos y almacenados.

VII.

REQUISITOS: Opción “A” Interna: Dos años como Asistente Técnico II en Área de Recursos Humanos. Opción “B” Externa: Octavo semestre en la Carrera de Administración de Empresas. Experiencia: Dos años en trabajos en control de Almacén. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Administración de Almacén Manejo de Inventarios Administración de Tarjetas de Resguardo Curso de Informática Habilidades: Identificar y Calificar Productos y Mercancías Cálculos Numéricos/Matemáticos Manejo de Cómputo, Archivo y Catalogación

VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de su trabajo. Por el valor de las existencias de materiales, repuestos y accesorios que debe haber en el Almacén a su cargo. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba en el desarrollo de sus actividades.

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: SECCIÒN DE SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

II.

TITULO DEL PUESTO: ASISTENTE TÉCNICO I

CÒDIGO: 02-01

III.

FUNCIÒN BASICA: Es un puesto de tipo técnico dedicado a la ejecución de tareas auxiliares de administración de almacén de Materiales, accesorios y repuestos para aprovisionamiento de las diferentes unidades que conforman la Empresa.

IV.

FUNCIONES:

1.

Asistir al Titular del Puesto a organizar, dirigir y supervisar las actividades del almacén de suministros.

2.

Recibir materiales, accesorios y repuestos, y revisarlos contra las facturas listados que los ampara, los clasifica y ordena en el Almacén.

3.

Supervisar la colocación de materiales, accesorios y repuestos en las estanterías de la bodega del almacén.

4.

Coordinar con el titular el levantamiento del inventario físico del almacén, e ingresar los datos al computador.

5.

Apoyar en la revisión las operaciones matemáticas y contables de la documentación, para establecer su corrección y exactitud.

6.

Supervisar y revisar las constancias de ingresos y egresos emitidas por orden de compras o caja chica, a través del sistema de Recursos Humanos.

7.

Coordinar el despacho de materiales y repuestos a la Unidades solicitantes.

8.

Controlar y mantener un inventario de mínimos y máximos sobre las existencias en Almacén por medio del sistema de Recursos Humanos.

9.

Formar bienes.

10.

Revisar las tarjetas Kardex analizadas por los oficiales y realizar el informe de saldo al Departamento de Contabilidad.

11.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

12.

Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

13.

Realizar otras tareas afines al puesto.

parte de las comisiones receptoras y liquidadoras

de

ESPECIALIDAD: 20-05 SUMINISTROS

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA / SECCION SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

y

materiales y

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

V.

CÒDIGO: 02-01 SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento de Servicios Administrativos. Ejercida a: Auxiliares de Almacén.

VI.

RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, y personal del Departamento de Compras, Auditoria Interna, Presupuesto, con los proveedores de los artículos adquiridos y almacenados.

VII.

REQUISITOS: Opción “A” Interna: Dos años como Oficial Administrativo II en Área de Recursos Humanos. Opción “B” Externa: Octavo semestre en la Carrera de Administración de Empresas. Estudios especializados de Clasificación de Puestos y Administración de Salarios. Experiencia: Dos años en trabajos en control de Almacén. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Administración de Almacén Manejo de Inventarios Administración de Tarjetas de Kardex Curso de informática Habilidades: Identificar y Calificar Productos y Mercancías Cálculos Numéricos/Matemáticos Manejo de Cómputo, Archivo y Catalogación

VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de su trabajo. Por el valor de las existencias de materiales, repuestos y accesorios que debe haber en el Almacén a su cargo. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba en el desarrollo de sus actividades.

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA / SECCION SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: SECCION DE SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

II.

TITULO DEL PUESTO: OFICIAL ADMINISTRATIVO II

CODIGO: 04-02

III.

FUNCIÒN BASICA: Realizar labores de registro de bienes así como asistir al Jefe de la Sección de Suministros en el control y almacenamiento de los mismos.

IV.

FUNCIONES:

1.

Registrar las operaciones de ingreso de artículos para actualizar el inventario de Almacén.

2.

Realizar registros en tarjetas Kardex para establecer saldos y movimientos de almacén.

3.

Llevar control de la existencia de insumos diversos en el Almacén a través del sistema de Recursos Humanos y participar en el levantamiento de inventarios.

4.

Participar en la recepción de materiales, repuestos y artículos diversos enviados por el Departamento de Compras.

5.

Elaborar informes relacionados con la existencia en almacén.

6.

Asistir al Jefe de la Sección de Suministros en la distribución y supervisión de actividades.

7.

Participar en el levantamiento físico de inventarios.

8.

Implementar sistemas de control de inventarios existencia de artículos y bienes.

9.

Cumplir con las disposiciones de la OMI para el control de Mercancías peligrosas.

10.

Coordinar con el Departamento de Compras el trámite y adquisición de bienes.

11.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

12.

Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

13.

Realizar otras tareas afines al puesto.

para el eficaz suministro y

ESPECIALIDAD: 20-05 SUMINISTROS V.

SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe de la Sección de Suministros y Almacén. Ejercida a: Personal Subalterno.

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

VI.

VII.

CÒDIGO: 04-02 RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, con el Jefe del Departamento de Compras y personal de las diferentes dependencias de la Empresa por el suministro de bienes. REQUISITOS: Opción “A” Interna Dos años como Oficial Administrativo I. Opción “B” Externa Titulo de Nivel Medio y acreditar experiencia en trabajos de oficina Experiencia: Dos años en trabajos de Oficina. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Administración de Almacén Manejo de Inventarios Administración de Tarjetas de Resguardo Habilidades: Identificar y Calificar Productos y Mercancías Cálculos Numéricos/Matemáticos Manejo de Cómputo, Archivo y Catalogación

VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para su realización de de sus tareas. Y los artículos almacenados. Documentación e Información: Por la documentación e Información que recibe relacionada con el control de bienes.

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA / SECCION SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

I.

UNIDAD: SECCION DE SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

II.

TITULO DEL PUESTO: OFICIAL ADMINISTRATIVO I

CÒDIGO: 04-01

III.

FUNCION BASICA: Es un puesto de oficina. El titular de este puesto tiene a su cargo auxiliar en las labores de ingreso y egreso de materiales por sistema Kardex.

IV.

FUNCIONES:

1.

Registrar en tarjetas del sistema Kardex los artículos adquiridos por la Empresa.

2.

Dar egreso a los artículos del Almacén de Suministros.

3.

Mantener al día la operación de ingresos y egresos de mercaderías elaborando la documentación correspondiente.

4.

Mantener clasificados y en orden los tarjeteros.

5.

Dar aviso al encargado de Almacén de los Artículos que están por terminarse, afín de que se renueven las existencias.

6.

Participar en la recepción y despacho de materiales.

7.

Realizar el ordenamiento de los materiales en el almacén y dar apoyo en otras tareas.

8.

Cumplir con las disposiciones de la OMI para el control de Mercancías Peligrosas.

9.

Participar en el levantamiento de inventarios y etiqueta de mercaderías.

10.

Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

11.

Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

12.

Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: 20-05 SUMINISTROS

V.

SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe de la Sección de Suministros y Almacén Ejercida a: Ninguno.

VI.

RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, con el grupo de trabajo de suministros y con todo el personal de la Empresa.

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA / SECCION SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL-2012

CÒDIGO: 04-01 VII.

REQUISITOS: Opción “A” Interna: Dos años como Auxiliar Administrativo Opción “B” Externa: Titulo de Nivel Medio y acreditar experiencia en trabajos de oficina Experiencia: Dos años en trabajos de Oficina. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Administración de Almacén Manejo de Inventarios Administración de Tarjetas de Kardex Curso de Informática Habilidades: Identificar y Calificar Productos y Mercancías Cálculos Numéricos/Matemáticos Manejo de Cómputo, Archivo y Catalogación

VIII.

RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de su trabajo. Documentación e Información: Por la documentación e información que maneja en su puesto de trabajo, así como de las tarjetas Kardex que están bajo su responsabilidad.

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA / SECCION SUMINISTROS Y ALMACENAMIENTO