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SIIGO Pyme
Definición de Documentos para Activos
Cartilla I
Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5.
Presentación ¿Qué son Documentos? ¿Cuál es el Objetivo de Manejar la Información por Documentos? ¿Cuál es la Ruta Para Definir Documentos? ¿Qué Funcionalidad Tiene Cada Documento que Afecta los Procesos del Módulo de Activos Fijos? 6. ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir los Documentos que afectan los Procesos de Activos Fijos? a. Requisición (Documento Tipo I) b. Orden de Compra (Documento Tipo M) c. Notas – Otros (Documento Tipo L) d. Compra (Documento Tipo P)
Presentación Se explica de una manera sencilla los parámetros a diligenciar en el momento de definir los documentos que intervienen en los proceso de Activos Fijos, esta información se debe crear en cada una de las empresas que tenga instaladas el usuario y de acuerdo a las necesidades de cada organización.
DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS PARA ACTIVOS FIJOS ¿Qué son Documentos? Los documentos son soportes de transacciones realizadas por el ente económico, en SIIGO se dividen en: a. Documentos Contables: Son soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa. b. Documentos Extracontables: Son soportes que permiten registrar solicitudes, no afectan la contabilidad y se pueden generar varios tipos de informes de estos documentos.
¿Cuál es el Objetivo de Manejar la Información por Documentos? EL objetivo es organizar la información contable de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos. De igual forma el objetivo de los documentos extracontables en el proceso de Activos Fijos es realizar solicitudes internas a la organización para su posterior compra, de estos documentos el sistema permite generar algunos informes.
¿Cuál es la Ruta Para Definir Documentos? La ruta para definir documentos es: Contabilidad – Parámetros de Documentos – Definición de Documentos:
Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el tipo de documento que se está trabajando y su correspondiente nombre.
¿Qué Funcionalidad Tiene Cada Documento que Afecta los Procesos del Módulo de Activos Fijos? La funcionalidad de cada tipo de documento se explica a continuación: DOCUMENTOS CONTABLES: •
P - Registro de Compras: Este documento se utiliza para contabilizar todas las compras de los activos fijos, se debe tener en cuenta que antes de efectuar el registro de compra, el activo fijo debe estar previamente creado. Importante: En la compra de activos el valor del IVA se debe llevar como un mayor valor del activo a excepción de la importación de maquinaria en la que el IVA debe ser descontable.
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L - Documentos Notas: Documento contable que permite registrar contablemente los demás conceptos que no se encuentran definidos en los documentos que maneja SIIGO y cada uno de ellos se debe parametrizar un documento diferente; en el proceso de activos fijos se debe crear documentos para Saldos Iníciales – Depreciaciones – Ajustes por Inflación (Cuando Aplique), Dar de Baja, entre otros.
DOCUMENTOS EXTRACONTABLES: •
I - Requisición: Este documento es utilizado para realizar solicitudes internas de los diferentes activos que se necesitan adquirir en la empresa al departamento de compras – Solo aplica cuando se tiene el módulo de activos fijos
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M - Orden de Compra Activos Fijos: Este documento es utilizado para realizar la solicitud de la compra del activo fijo al proveedor. Debe tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada – Solo aplica cuando se tiene el módulo de activos fijos
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir los Documentos que afectan los Procesos de Activos Fijos? La definición de documentos consiste en el establecimiento de los parámetros bajo los cuales se utilizarán cada uno de los documentos que requiere una empresa para sus registros contables, extracontables, administrativos, etc.
Importante: Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: • Tipos de documento • Numeración • Formas de impresión • Cruces de documentos • Documentos Contables y Extracontables • Clasificación tributaria
A continuación se explicara la definición de los documentos contables y extracontables que interfieren en el proceso de activos fijos
DOCUMENTOS CONTABLES: 1. Compras (Documento Tipo P): Se utiliza para registrar contablemente los valores del activo fijo adquirido por la empresa, afectando la correspondiente carga tributaria, los campos que se deben diligenciar son:
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Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo P (Compras)
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Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
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Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.
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Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes
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Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad.
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Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario.
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Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco.
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Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.
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Página Completa (S/N): Datos para la impresión generada utilizando el formato estándar, al seleccionar S la impresión se realizara en página completa, al seleccionar N la impresión se realizara a media página.
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Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso.
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Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar
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Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión del documento con formato estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento.
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Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.
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Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea guardado y luego genere la impresión.
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Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.
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Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.
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Número de Vencimientos: Si la empresa realiza compras a crédito, se debe fijar el número de cuotas máximas que se utilizaran para realizar el pago. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos.
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Cruza o.Cmpra/n.Ent/No Cruza/o.Activos (C/E/N/M): Se digita la letra de acuerdo al tipo de documento que cruzara con la compra, es decir, el documento que se debe elaborar antes de la compra (Orden de de Compra – Nota de Entrada – Orden de Compra Activos Fijos) o también
puede no cruzar. Este cruce permite traer la información que se ha capturado en el documento anterior. Importante: Los documentos Orden de Compra (Tipo Y) y Orden Compra (Tipo M) son documentos extracontables, la Nota de Entrada es un documento contable •
Obliga Cruce: Se habilita solo si se marcó cruce con algún documento y su funcionalidad hace que al momento de elaborar el Registro de Compras, el sistema solicite en forma obligatoria el documento a cruzar
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Actualiza Inventario: Como en este caso se está contabilizando una Compra de Activos Fijos no es necesario la definición de este parámetro Importante: Si la compra cruza con un documento contable en este caso la Nota de Entrada (E) no se debe marcar esta casilla, de hacerlo el sistema cargara el inventario dos veces, una con la Nota de Entrada y otra con la compra.
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Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que se practique. Importante: Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x Documento, en la definición de documentos no se habilitara este campo.
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Imp. Certif: Marcar la opción si se requiere que una vez realizada la contabilización, el sistema genere el certificado de retención de ese documento.
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IVA a Reg. Simplif. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000.
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ICA Retenido. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368??0000.
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Cta. Retención IVA. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2367??0000.
Importante: Al seleccionar cada una de las cuentas contables en los anteriores campos, el sistema genera el siguiente mensaje informativo:
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Cuenta Tarifa Diferencial Reteiva: Campo en el cual se debe incluir la cuenta que se utilizara para contabilizar el valor resultante cuando se aplique la Tarifa Diferencial de Reteiva asignado en el Catalogo de Terceros.
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Cuenta Reteiva Beneficio DIAN: Campo en el cual se debe ingresar la cuenta
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Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos.
contable del Reteiva que se desea utilizar.
En la columna de descuentos se pueden definir tres cuentas contables incluyendo la de retención en la fuente que se practique, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento.
En la columna de cargos se pueden definir tres cuentas contables como mayor valor de la compra como son: fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable.
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No solicita confirmación de Impresora por Previos: Seleccionar si se requiere que el sistema realice la impresión de este documento por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Importante: Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos.
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Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.
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Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.
2. Otros (Documento Tipo L) En los procesos que se ejecutan en el módulo de Activos Fijos se utiliza para registrar contablemente Saldos Iníciales – Depreciaciones – Ajustes por Inflación (Cuando Aplique), Dar de Baja, entre otros; para ello se requiere que las cuentas contables que lo afecten estén asociadas a tablas de Activos. El sistema solicita los siguientes datos en su definición:
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Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo L (Otros)
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Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
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Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.
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Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes
•
Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad.
•
Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario.
•
Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco.
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Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems
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Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.
Solo si se definió Formato Minerva, después de seleccionar la referencia a utilizar del documento se habilitara el campo Imprime datos Encabezado; el cual permite al momento de generar la impresión del documento visualizar en la parte superior del documento los datos de la empresa como: Nombre, Nit, Dirección y Teléfono.
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Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso.
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Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar Importante: Esta descripción aparecerá en el momento de la impresión con formato estándar.
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Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión del documento con formato estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento.
•
Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.
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Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea guardado y luego genere la impresión.
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Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.
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Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.
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No solicita confirmación de Impresora por Previos Seleccionar si se requiere que el sistema realice la impresión de este documento por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Importante: Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos.
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Solicita marca para Base Gravable: Al marcar esta opción al momento de elaborar el documento y llamar la cuenta contable con su correspondiente valor el sistema genera una pantalla confirmando si este hace base para el cálculo de IVA
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Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.
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Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.
DOCUMENTOS EXTRACONTABLES: 1. I - Requisición:
Este documento es utilizado para realizar solicitudes internas de los diferentes activos que se necesitan adquirir en la empresa al departamento de compras – Solo aplica cuando se tiene el módulo de activos fijos.
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Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo I (Requisición)
•
Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
•
Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.
•
Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes
•
Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad.
•
Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario.
•
Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco.
•
Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.
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Página Completa (S/N): Datos para la impresión generada utilizando el formato estándar, al seleccionar S la impresión se realizara en página completa, al seleccionar N la impresión se realizara a media página.
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Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso.
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Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar Importante: Esta descripción aparecerá en el momento de la impresión con formato estándar.
•
Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión del documento con formato estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento.
•
Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.
•
Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea guardado y luego genere la impresión.
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Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.
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Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.
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No solicita confirmación de Impresora por Previos Seleccionar si se requiere que el sistema realice la impresión de este documento por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Importante: Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos.
•
Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.
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Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.
2. M - Orden de Compra Activos Fijos:
Este documento es utilizado para realizar la solicitud de la compra del activo fijo al proveedor. Debe tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada – Solo aplica cuando se tiene el módulo de activos fijos
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Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir, en este caso será el Tipo I (Requisición)
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Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
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Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.
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Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes
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Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento, para no ser visualizado al momento de ingresar por el módulo de documentos o por el módulo de contabilidad.
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Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaborar el documento modificar la descripción en cada uno de los ítems de acuerdo a las necesidades del usuario.
•
Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco.
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Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.
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Página Completa (S/N): Datos para la impresión generada utilizando el formato estándar, al seleccionar S la impresión se realizara en página completa, al seleccionar N la impresión se realizara a media página.
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Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso.
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Título: Digitar el nombre del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar Importante: Esta descripción aparecerá en el momento de la impresión con formato estándar.
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Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión del documento con formato estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento.
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Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.
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Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea guardado y luego genere la impresión. Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.
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Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.
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Cruza con Requisición/No cruza: Marcar esta opción cuando se han elaborado documentos anteriores con los cuales se cruzara este. Importante: Los documentos que se pueden elaborar con anterioridad a la orden de compra (M) son documentos extracontables.
El único cruce que puede utilizar la Orden de Compra (M) es:
DOCUMENTO Requisición Orden de Compra (M) (SIN CRUCE)
DOCUMENTO Orden de Compra (M)
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Obliga Cruce: Se utiliza esta opción para que siempre al momento de elaborar la orden de compra se llame el documento cruce, en caso de no marcar el sistema permite continuar sin el documento cruce.
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Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea que en la impresión de la orden de compra se visualice el cálculo de la retención en la fuente que se practicara de acuerdo Al activo fijo adquirido. Importante: Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x Documento, en la definición de documentos no se habilitara este campo.
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Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos.
En la columna de descuentos se pueden definir tres cuentas contables incluyendo la de retención en la fuente que se practique, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento. En la columna de cargos se pueden definir tres cuentas contables como mayor valor de la compra como son: fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable. Importante: Este es un documento extracontable y no realiza ningún tipo de contabilización pero necesita de estas cuentas contables de manera informativa; para poder en la impresión del documento sugerir los valores de cada rubro.
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No solicita confirmación de Impresora por Previos Seleccionar si se requiere que el sistema realice la impresión de este documento por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados. Importante: Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos.
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Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.
•
Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.