SIIGO Pyme

Estadísticas de Cumplimiento y Ventas

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Presentación ¿Qué son Estadísticas? ¿Qué es Cumplimiento? ¿Que son Estadísticas de Cumplimiento? ¿Cuál es la Ruta para Generar las Estadísticas de Cumplimiento? ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Cumplimiento? 7. ¿Que son Ventas? 8. ¿Que son Estadísticas de Ventas? 9. ¿Cuál es la Ruta para Generar las Estadísticas de Ventas? 10. ¿Cuáles son las Estadísticas de Ventas que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 10.1 VENTAS POR CLIENTE 10.1.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Cliente? 10.1.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Cliente? 10.2 VENTAS POR PRODUCTO 10.2.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Producto? 10.2.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Producto? 10.3 VENTAS POR VENDEDOR 10.3.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Vendedor? 10.3.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Vendedor? 10.4 VENTAS POR BODEGA 10.4.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Bodega? 10.4.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Bodega? 10.5 VENTAS POR CENTRO DE COSTO 10.5.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Centro de Costo? 10.5.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Centro de Costo? 10.6 VENTAS POR CIUDAD 10.6.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Ciudad? 10.6.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Ciudad? 10.7 VENTAS POR FACTURAS EMITIDAS 10.7.1 ¿Cuál es la Funcionalidad del Informe de Ventas por Facturas Emitidas? 10.7.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Facturas Emitidas? 10.8 FACTURAS EMITIDAS POR VENDEDOR 10.8.1 ¿Cuál es la Funcionalidad del Informes de Facturas Emitidas por Vendedor? 10.8.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de facturas Emitidas por Vendedor? 10.9 UTILIDAD DE FACTURAS EMITIDAS 10.9.1 ¿Cuál es la Funcionalidad del Informes de Facturas Emitidas por Vendedor? 10.9.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Utilidad de Facturas Emitidas?

10.10 INFORMES COMISION DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS 10.10.1 ¿Cuál es la Funcionalidad del Informes de Comisión de Precios de Medicamentos? 10.10.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Comisión de Precios de Medicamentos? 10.11 VENTAS POR TERCERO POR TIPO DE EMPRESA 10.11.1 ¿Cuál es la Funcionalidad del Informe de Ventas por Tercero por Tipo de Empresa? 10.11.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de ventas por Tercero por Tipo de Empresa? 10.12 MOTIVOS DE DEVOLUCION POR PRODUCTO 10.12.1 ¿Cuál es la Funcionalidad del Informe de Motivos de Devolucion por Producto? 10.12.2 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Motivos de Devolucion por Producto?

Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de los informes de estadísticas de cumplimiento y de ventas con que cuenta el Software en el Modulo de Ventas; estos sirven para analizar el cumplimiento de lo pedido versus lo facturado y analizar las ventas totales realizadas por la empresa teniendo en cuenta algunas variables en un periodo de tiempo determinado; estos serán la base para la toma de decisiones.

ESTADISTICAS DE CUMPLIMIENTO Y VENTAS ¿Qué son Estadísticas? La estadística es una ciencia formal referente a la recolección, análisis e interpretación de datos, ya sea para ayudar en la toma de decisiones o para explicar condiciones regulares o irregulares de algún fenómeno o estudio.

¿Qué es Cumplimiento? La palabra cumplimiento refiere a la acción y efecto de realizar una determinada acción de algo o con alguien. En tanto, por cumplir, se entiende hacer aquello que se prometió o convino con alguien previamente que se haría en un determinado tiempo y forma, es decir, la realización de un deber o de una obligación.

¿Que son Estadísticas de Cumplimiento? Las estadísticas de cumplimiento realizan una comparación entre los productos que fueron pedidos y se registraron en un Documento Tipo Z versus los productos que fueron despachados y se registraron en el Documento Tipo F, su resultado será dado en porcentaje

¿Cuál es la Ruta para Generar las Estadísticas de Cumplimiento? La ruta para generar las Estadísticas de Cumplimiento es: Ventas – Informes y Consultas – Estadísticas de Cumplimiento

Allí se despliegan las opciones en las cuales se pueden generar o presentar estas Estadísticas

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Cumplimiento? Las estadísticas de cumplimiento toman como base los Pedidos (Documento Tipo – Z) y comparan la información con lo contabilizado en la Factura de Venta (Documento Tipo – F), es decir presenta los pedidos realizados por los clientes y el porcentaje de cumplimiento respecto a lo facturado por cada uno de los productos. Importante: Si en la empresa no se manejan Ordenes de Pedidos (Documentos Tipo -Z) el sistema no generara ninguna información en este listado.

Las estadísticas de cumplimiento se pueden generar de forma: 1. Detallado: En esta opción el sistema genera en forma discriminada por cada uno de los productos los pedidos registrados en el sistema indicando el Tipo - número y fecha de su elaboración, al igual que la fecha de elaboración de la factura de venta que registra el despacho de la mercancía; como datos complementarios presenta la cantidad pedida, la cantidad despachada y el número de días de incumplimiento. Importante: El número de días de incumplimiento es la diferencia entre el día de contabilización de la Orden de Pedido con la Factura de Venta.

2. General: En esta opción el sistema discriminada por cada uno de los productos la cantidad pedida, la cantidad despachada y el número de días de incumplimiento Al momento de ingresar a cualquiera de las dos opciones se habilita la siguiente ventana:

El sistema solicita un rango de productos, una rango de fechas (el sistema toma las Ordenes de Pedido elaboradas en el rango de fechas seleccionado) y un Porcentaje el cual asigna el usuario de acuerdo a las políticas o necesidades de la empresa y el programa lo toma como base para el cálculo del cumplimiento, es decir al digitar allí 40% el sistema genera solo los pedidos a los cuales se les ha facturado como mínimo el 40% de la mercancía pedida. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Presentación a Nivel Detallado

Presentación a Nivel Resumido

¿Que son Ventas? El concepto de ventas se puede definir desde dos perspectivas diferentes: 1. Una perspectiva general, en que la "venta" es la transferencia de algo (un producto, servicio, idea, etc.) a un comprador mediante el pago de un precio convenido. 2. Una perspectiva de mercadotecnia, en que la "venta" es toda actividad que incluye un proceso personal o impersonal mediante el cual el vendedor: •

Identifica las necesidades y/o deseos del comprador

•

Genera el impulso hacia el intercambio

•

Satisface las necesidades y/o deseos del comprador (con un producto, servicio, idea, etc.) para lograr el beneficio de ambas partes

¿Que son Estadísticas de Ventas? Las estadísticas de ventas son informes que generan un análisis de las ventas o comercialización que realiza una empresa de sus productos, estos listados se pueden analizar desde diferentes puntos de vista como lo son el Cliente, el Vendedor, la Bodega, la Ciudad, entre otros.

¿Cuál es la Ruta para Generar las Estadísticas de Ventas? La ruta para generar las Estadísticas de Ventas es: Ventas – Estadísticas de Ventas y allí se despliega la ventana reflejando cada una de las opciones o listados que se pueden generar.

¿Cuáles son las Estadísticas de Ventas que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno?

Importante: Para la correcta generación de las estadísticas de ventas se debe tener en cuenta la marcación de las cuentas contables de Ingresos utilizadas en las tablas de inventarios las cuales deben estar detalladas como SI TERCERO y CENTRO DE COSTO. Otro aspecto a tener en cuenta es el buen uso de los documentos como lo son la FACTURA (F), NOTAS DEBITO (D), NOTAS CREDITO (C), DEVOLUCIONES EN VENTAS (J), REMISIONES (S) Y DOCUMENTOS TIPO (L) debido a que el sistema los tendrá en cuenta en esta serie de informes, solicitando cuales queremos incluir.

Las estadísticas de ventas que se pueden generar el programa son: 1. Ventas por Cliente 2. Ventas por Producto 3. Ventas por Vendedor 4. Ventas por Bodega 5. Ventas por Centro de Costo 6. Ventas por Ciudad 7. Ventas por Facturas Emitidas 8. Facturas Emitidas por Vendedor 9. Utilidad de Facturas Emitidas 10. Informes Comisión de Precios de Medicamentos 11. Ventas por Tercero por Tipo de empresa

12. Motivos de Devolución por Producto

VENTAS POR CLIENTE ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Cliente? La funcionalidad de las Estadísticas de Ventas por Cliente es presentar las ventas realizadas a los clientes en un periodo de tiempo determinado; (en un solo listado se pueden presentar las ventas realizadas tanto en cantidades como en valores de cada uno de los doce meses del año).

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Cliente?

Importante: Las estadísticas de ventas por cliente tienen en cuenta todos documentos Notas Crédito – Facturas de Venta - Devolución Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación informe

los de los del

Al momento de ingresar a esta opción el sistema pregunta si se requiere ver el Informe Mensual, al seleccionar esta casilla el listado genera las ventas realizadas a los clientes presentando la información discriminada por cada uno de los meses del año, luego se habilita un recuadro en el cual se definen los siguientes parámetros:

En esta ventana el sistema solicita un rango de meses, un rango de terceros y si se desea visualizar la sucursal, un rango de vendedores, un rango de productos, si la cantidad de producto se quiere ver a cinco decimales, luego se deben seleccionar los documentos tipo L y D que se quieren tener en cuenta al igual que si se requiere incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R) y las notas de remisión que no han sido cruzadas con la factura de venta. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Por la cantidad de columnas que presenta este informe; el sistema lo genera para impresión en hoja ancha.

Importante: Estas estadísticas detallan el Nit, sucursal, nombre y vendedor de cada uno de los clientes; discriminando la línea, grupo, código y descripción de cada uno de los productos vendidos; mostrando por cada uno de los doce meses del año el valor y las unidades vendidas, por último el sistema realiza la sumatoria de todos los meses por producto tanto en valores como en cantidades.

Al NO marcar la opción de Informe Mensual el sistema genera las ventas realizadas a los clientes por cada producto en el rango de fechas seleccionado; para ello el programa permite seleccionar los documentos tipo L y D que se quieren tener en cuenta, incluir las cuentas contables que se utilizaron en las Notas Crédito y que No estén marcadas como devolución, un rango de fechas (mes y día), luego se habilita la siguiente ventana:

En esta ventana el sistema solicita un rango de terceros y si se desea visualizar la sucursal, seleccionar los documentos tipo L y D que se quieren tener en cuenta al igual que si se requiere incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R) y las notas de remisión que no han sido cruzadas con la factura, si la cantidad de producto se quiere ver a cinco decimales, un rango de vendedores y un rango de productos. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Estas estadísticas detallan el Nit, sucursal, nombre y vendedor de cada uno de los clientes; discriminando la línea, grupo, código, referencia de fábrica y descripción de todos los productos vendidos; mostrando el valor y las unidades vendidas en el rango de fechas seleccionado.

VENTAS POR PRODUCTO ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Producto? La funcionalidad de las Estadísticas de Ventas por Producto es presentar las ventas realizadas por producto o rango de productos en un periodo de tiempo determinado; (en un solo listado se pueden presentar las ventas realizadas tanto en cantidades como en valores de cada uno de los doce meses del año).

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Producto? Importante: Las estadísticas de ventas por producto tienen en cuenta todos los documentos Notas Crédito – Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del informe

Al momento de ingresar a esta opción el sistema pregunta si se Desea el Informe Mensual, al seleccionar esta casilla el listado genera las ventas realizadas por producto presentando la información discriminada por cada uno de los meses del año, luego se habilita un recuadro en el cual se definen los siguientes parámetros:

En esta ventana el sistema solicita un rango de meses, se puede filtrar por Producto o Línea/Grupo, un rango de productos o Líneas/Grupos (depende del parámetro anterior), seleccionar los documentos tipo L y D que se quieren tener en cuenta al igual que si se requiere incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R). Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Por la cantidad de columnas que presenta este informe; el sistema lo genera para impresión en hoja ancha. Importante: Estas estadísticas detallan por cada producto vendido la línea, el grupo, el código y su descripción; mostrando por cada uno de los doce meses del año el valor y las unidades vendidas, por último el sistema realiza la sumatoria de todos los meses por producto tanto en valores como en cantidades.

Al NO marcar la opción de Desea el Informe Mensual el sistema generara las ventas realizadas a los clientes por cada producto en el rango de fechas seleccionado; para ello el programa permite incluir las cuentas contables que se utilizaron en las Notas Crédito y que No estén marcadas como devolución, luego se habilita el siguiente recuadro:

En esta ventana el sistema solicita un rango de fechas (mes y día), se puede filtrar a Nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica, Marca o Línea/Grupo, un rango de productos o Líneas/Grupos, si la cantidad de producto se quiere ver a cinco decimales, seleccionar los documentos tipo L y D que se quieren tener en cuenta al igual que si se requiere incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R) y las notas de remisión que no han sido cruzadas con la factura de venta. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Estas estadísticas detallan por cada Línea y Grupo de Inventarios todos los productos vendidos, a su vez en cada producto discrimina el o los clientes a los cuales se les vendió mostrando el Nit y Nombre del tercero al igual que los valores y las unidades vendidas en el rango de fechas seleccionado

VENTAS POR VENDEDOR ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Vendedor? La funcionalidad de las Estadísticas de Ventas por Vendedor es presentar las ventas realizadas por un vendedor o rango de vendedores en un periodo de tiempo determinado.

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Vendedor?

Importante: Las estadísticas de ventas por vendedor tienen en cuenta todos los documentos Notas Crédito – Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del informe.

Al momento de ingresar a esta opción el sistema permite incluir las cuentas contables que se utilizaron en las Notas Crédito y que No estén marcadas como devolución, luego se habilita el siguiente recuadro:

En esta ventana el sistema solicita un rango de fechas (mes y día), un rango de vendedores, si se desean ver o no las Zonas y en caso de marcar la opción solicitara un rango de zonas, un rango de productos, si la cantidad de producto se quiere ver a cinco decimales, seleccionar los documentos tipo L y D que se quieren tener en cuenta al igual que si se requiere incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R) y las notas de remisión que no han sido cruzadas con la factura de venta. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Estas estadísticas detallan por cada Zona y Vendedor cada uno de los productos vendidos discriminando la línea, el grupo, el código, la referencia de fábrica, la descripción y la marca de cada uno de ellos; mostrando las cantidades y los valores de las unidades vendidas.

VENTAS POR BODEGA ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Bodega? La funcionalidad de las Estadísticas de Ventas por Bodega es presentar las ventas realizadas por una bodega o rango de bodegas en un periodo de tiempo determinado. (En caso de manejar ubicaciones es posible detallar la información por cada una de ellas).

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Bodega?

Importante: Las estadísticas de ventas por bodega tienen en cuenta todos los documentos Notas Crédito – Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del informe.

Al momento de ingresar a esta opción el sistema permite incluir las cuentas contables que se utilizaran en las Notas Crédito y que No estén marcadas como devolución y el rango de fechas (mes y día); luego se habilita el siguiente recuadro:

En la cual el sistema solicita un rango de bodegas, si se desean ver o no las ubicaciones y en caso de marcar la opción solicitara un rango de estas, un rango de productos, si se desean visualizar las cantidades a cinco decimales, los documentos tipo L y D que se quieren incluir, si se desean tener en cuenta los descuentos realizados y las notas de remisión que no han sido cruzadas con la factura. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Estas estadísticas detallan por cada Bodega y Ubicación cada uno de los productos vendidos discriminando la línea, el grupo, el código, la referencia de fábrica, la descripción y marca de cada uno de ellos; mostrando las cantidades y los valores de las unidades vendidas.

VENTAS POR CENTRO DE COSTO ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Centro de Costo? La funcionalidad de las Estadísticas de Ventas por Centro de Costo es presentar las ventas realizadas por Centro de Costos o rango de Centro de Costos en un periodo de tiempo determinado. (En caso de manejar Subcentro de Costos es posible detallar la información por cada uno de ellos).

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Centro de Costo? Importante: Las estadísticas de ventas por Centros de Costo tienen en cuenta todos los documentos Notas Crédito – Facturas de Venta Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del informe.

Al momento de ingresar a esta opción el sistema permite definir la forma de presentación del informe; si se realiza de manera General o por Centro de Costo – Nit, para ello se habilita el siguiente recuadro de selección:

Importante: Al seleccionar la opción de General el sistema presenta el listado discriminando por centro y subcentro de costos cada uno de los productos con las unidades y el valor de las ventas. Al seleccionar la opción de Centro de Costo por Nit el sistema presenta el listado discriminando por centro y subcentro de costos cada uno de los productos vendidos detallando el cliente, las unidades y el valor de la venta En cualquiera de las dos opciones mencionadas anteriormente el sistema permite incluir las cuentas contables que se utilizaran en las Notas Crédito y que No estén marcadas como devolución; luego se habilita el siguiente recuadro:

En esta ventana el sistema solicita un rango de fechas (mes y día), un rango de centros de costo, si se desean ver o no los subcentro de costos y en caso de marcar la opción solicitara un rango de estos, un rango de productos, si la cantidad de producto se quiere ver a cinco decimales, seleccionar los documentos tipo L y D que se quieren tener en cuenta al igual que si se requiere incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R) y las notas de remisión que no han sido cruzadas con la factura de venta. Una vez se han escogido las

opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Estas estadísticas detallan por cada Centro y Subcentro de Costos cada uno de los productos vendidos discriminando la línea, el grupo, el código, la referencia de fábrica, la descripción y marca de cada uno de ellos; mostrando las cantidades y los valores de las unidades vendidas.

VENTAS POR CIUDAD ¿Cuál es la Funcionalidad de la Estadística de Ventas por Ciudad? La funcionalidad de las Estadísticas de Ventas por Ciudad es presentar las ventas realizadas por Ciudad o rango de Ciudades en un periodo de tiempo determinado.

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Ciudad? Importante: Las estadísticas de ventas por Ciudad tienen en cuenta todos los documentos Notas Crédito – Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del informe. Al momento de ingresar a esta opción se habilita el siguiente recuadro:

En esta ventana el sistema solicita un rango de fechas (mes y día), un rango de países, un rango de ciudades, un rango de productos, si la cantidad de producto se quiere ver a cinco decimales, seleccionar los documentos tipo L y D que se quieren tener en cuenta al igual que si se requiere incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R) y las notas de remisión que no han sido cruzadas con la factura de venta. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Estas estadísticas detallan por cada País y Ciudad los productos vendidos discriminando la línea, el grupo, el código, la referencia de fábrica, la descripción y marca de cada uno de ellos; mostrando las cantidades y los valores de las unidades vendidas.

VENTAS POR FACTURAS EMITIDAS ¿Cuál es la Funcionalidad del Informe de Ventas por Facturas Emitidas? La funcionalidad del Informe de Ventas por facturas Emitidas es permitir verificar los valores contabilizados en cada una de las Facturas de Venta registradas en el sistema en un rango de fechas determinado. Importante: Cuando alguna de las facturas que se generan en el informe se encuentra con valores en ceros, se debe a que en la Factura de Venta no se ingresaron cantidades.

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene la Estadística de Ventas por Facturas Emitidas? Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita el siguiente recuadro:

En esta ventana el sistema solicita un rango de fechas (mes y día), si se desea imprimir dos líneas por documento o nombre del tercero (Son campos excluyentes). Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Presentación: Dos Líneas por Página

Presentación: Nombre del Tercero

Importante: Este informe detalla por cada Factura de Venta la fecha de elaboración, el tercero, de igual forma en cada documento discrimina el valor neto, el valor de los descuentos e IVA y el valor total de cada uno.

FACTURAS EMITIDAS POR VENDEDOR ¿Cuál es la Funcionalidad del Informes de Facturas Emitidas por Vendedor? La funcionalidad del informe de Facturas Emitidas por Vendedor es permitir verificar los valores contabilizados en cada una de las Facturas de Venta registradas en el sistema por cada uno de los vendedores en un rango de fechas determinado. Importante: Cuando alguna de las facturas que se generan en el informe se encuentra con valores en ceros, se debe a que en la Factura de Venta no se ingresaron cantidades.

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de facturas Emitidas por Vendedor? Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita el siguiente recuadro:

En esta ventana el sistema solicita un rango de fechas (mes y día) y un rango de vendedores. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Este informe se detalla por cada Vendedor el tercero (cliente), el tipo – número y fecha de elaboración de la Factura de Venta, de igual forma en cada documento discrimina el valor neto, el valor de los descuentos e IVA, el valor de otros descuentos y cargos y el valor total de cada documento.

UTILIDAD DE FACTURAS EMITIDAS ¿Cuál es la Funcionalidad del Informe de Facturas Emitidas por Vendedor? La funcionalidad del informe de Utilidad de Facturas Emitidas es permitir verificar la utilidad obtenida por cada una de las Facturas de Venta realizadas o contabilizadas en el sistema en un rango de fechas determinado.

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Utilidad de Facturas Emitidas? Importante: Este informe tiene en cuenta todos los documentos Notas Crédito – Notas Debito – Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L que se desean tener en cuenta para la generación del informe

Al momento de ingresar a esta opción el sistema solicita el rango de fechas (mes y día) y los documentos Tipo L que se desean tener en cuenta. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Este informe detalla por cada Documento el tipo, número y fecha de elaboración; al igual que discrimina el valor de venta, el valor de los descuentos, el valor neto, el valor del costo y la utilidad bruta tanto en valores como en porcentaje de cada documento.

Los valores que el sistema muestra en las siguientes columnas el sistema lo toma de: •

Costo: El sistema muestra el costo del producto, cabe aclarar que si se maneja costeo en Batch programa solo costea los documentos que dan salida al inventario independiente el documento que sea. En caso de no haber ejecutado el proceso de costeo esta columna reflejara valores en ceros.

•

Utilidad Bruta: Corresponde al valor resultante de al valor neto restarle el valor del costo.

•

% Utilidad bruta: Corresponde al valor de la Utilidad Bruta dividido en 100

INFORMES COMISIÓN DE PRECIOS DE MEDICAMENTOS ¿Cuál es la Funcionalidad del Informe de Comisión de Precios de Medicamentos? La funcionalidad del informe de Comisión de Precios de Medicamentos es permitir generar los archivos requeridos en las circulares 01 y 02 de 2007 sobre los precios de medicamentos, los cuales deben reportase periódicamente mediante el sistema de Información de Precios de Medicamentos – SISMED. Los obligados a presentar esta información son los Laboratorios farmacéuticos, productores, importadores, mayoristas entre otros.

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Comisión de Precios de Medicamentos? Al momento de ingresar a generar este informe, el sistema habilita las siguientes opciones: 1. Datos Generales de Productos: En esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

En esta se debe digitar la siguiente información: •

Código producto: Campo numérico de 13 caracteres en donde se captura el código SIIGO del producto se puede realizar por búsqueda tanto alfabética, numérica o por referencia y además debe permitir digitar el código manualmente.

•

Código CUM: Campo alfanumérico de 18 caracteres en donde se digitaran los códigos CUM – Código Único de Medicamento – al producto SIIGO capturado.

•

Canal: Campo numérico de 1 carácter en donde se debe indicar los valores 1 o 2. Cuando se indique el valor 1 se referirá a Institucional, cuando se indique el valor 2 se referirá a Comercial. Estos datos serán convertidos en convenciones al momento de generar el plano.

•

Se comercializa: Campo alfabético de 2 caracteres en donde se digita SI o NO. Solamente debe admitir estos valores. Estos datos se verán reflejados en el archivo plano generado.

2. Archivo Precios de Venta de Medicamentos: En esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

En ella se deben diligenciar los siguientes campos: •

Mes inicial: Campo numérico de 2 caracteres en donde se indicara el mes inicial en el que se está generando el reporte.

•

Mes fin: Campo numérico de 2 caracteres en donde se indicara el mes final en el que se está generando el reporte.

•

Tipo de identificación de la entidad principal: Campo alfabético de dos caracteres en donde se digita NI para NIT, CC para Cedula de Ciudadanía o CE para Cedula de extranjería. No debe es un dato obligatorio y se puede pasar con enter.

•

Número de identificación de la entidad principal: Campo numérico de 12 caracteres en donde se digita el número de identificación de la entidad principal seguido está el campo de digito de verificación de la entidad principal. Estos no son datos obligatorios y se pueden pasar con enter.

•

Rango de productos: Se visualizan dos campos de tipo numérico en donde se digitan los códigos de los productos desde – hasta con los que se generara el informe.

Por último el sistema solicita confirmación si se desean visualizar las cantidades de productos registrados en la factura de venta, afectando la cuenta de ventas; luego para terminar el sistema habilita el icono

para generar el archivo plano

o el icono

para enviar el informe a Excel

3. Impresión Datos Generales de Producto: En esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

En esta ventana el sistema solicita el rango de productos, los productos a incluir (Activos - Inactivos – Todos), es posible generar el archivo plano o exportar el listado de productos a Excel.

VENTAS POR TERCERO POR TIPO DE EMPRESA ¿Cuál es la Funcionalidad del Informe de Ventas por Tercero por Tipo de Empresa? La funcionalidad del informe de Ventas por Tercero por Tipo de Empresa es presentar un listado que permite visualizar cada una de las ventas realizadas por cada Tipo de Empresa en un rango de fechas específico.

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de ventas por Tercero por Tipo de Empresa? Importante: Este informe tiene en cuenta todos los documentos Notas Crédito – Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean tener en cuenta para la generación del informe Al momento de ingresar a esta opción el sistema permite incluir las cuentas contables que se utilizaran en las Notas Crédito y que No estén marcadas como devolución y el rango de fechas (mes y día); luego se habilita el siguiente recuadro:

En esta ventana el sistema solicita un rango de tipos de empresa, un rango de terceros y si se desean o no incluir las sucursales y en caso de marcar la opción solicitara un rango de estas, seleccionar los documentos tipo L y D que se quieren tener en cuenta al igual que si se requiere incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R) y las notas de remisión que no han sido cruzadas con la factura de venta, si la cantidad de producto se quiere ver a cinco decimales, un rango de vendedores y un rango de productos. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Este informe detalla por cada Tipo de empresa todos los terceros (clientes) que compraron y en qué Tipo y Numero de documento se realizó la contabilización con el valor bruto, el valor del IVA, el valor de otros descuentos y cargos al igual que el valor neto de cada documento; discriminando los productos vendidos detallando la línea, el grupo, el código, la referencia de fábrica, la descripción y marca de cada uno de ellos; mostrando el número de las unidades vendidas.

MOTIVOS DE DEVOLUCION POR PRODUCTO ¿Cuál es la Funcionalidad del Informe de Motivos de Devolución por Producto? La funcionalidad del informe de Motivos de Devolucion por Producto es generar listados reflejando el detalle de cada uno de los documentos de devolución que afectaron cada uno de los motivos de devolución creados en el sistema Importante: Este informe tiene en cuenta los documentos Notas de Devolucion (Tipo J) y Notas Crédito (Tipo C)

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Motivos de Devolución por Producto? Al momento de ingresar al sistema a esta opción, se habilita la siguiente ventana:

Allí se debe digitar el rango de fechas (mes – día), el rango de motivos y si se requiere o no tener en cuenta las Notas Crédito

El informe se puede generar por pantalla, impreso o enviar a Excel.