UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTIAS PROYECTO DE CARRERA: INGENIERIA EN INFORMÁTICA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE PASANTIAS A NIVEL DE PREGRADO EN LA COORDINACION DE INGENIERIA INFORMATICA DE LA UNEG

Informe de pasantía presentado como requisito académico, para optar al título de Tecnólogo en Computación.

TUTOR ACADEMICO:

AUTOR:

Ing. Luz Marina Parada

Br. Daniela Pérez

C.I. 5.891.754

C.I. 21.250.848

TUTOR INDUSTRIAL: Ing. William Mercado C.I. 12.893.546

PUERTO ORDAZ, JULIO DE 2012

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTIA PROYECTO DE CARRERA: INGENIERÍA INFORMÁTICA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

APROBACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO

Quien Suscribe, miembro del jurado evaluador del informe de pasantía SISTEMA

AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE PASANTIAS A NIVEL DE PREGRADO EN LA COORDINACION DE INGENIERIA INFORMATICA DE LA UNEG. Presentado por el Bachiller en Ciencias Daniela de Jesús Pérez Zurita CI: 21.25.848 para optar por el título de “Tecnólogo en Computación”, ha sido considerado que el mismo cumple con los requisitos respectivos por lo que da aprobación al mismo.

_________________ Tutor Académico Ing. Luz Marina Prada CI: 5.891.754

Ciudad Guayana, Julio 2012.

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTIA PROYECTO DE CARRERA: INGENIERÍA INFORMÁTICA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

APROBACIÓN DEL TUTOR INDUSTRIAL

Quien Suscribe, miembro del jurado evaluador del informe de pasantía SISTEMA

AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE PASANTIAS A NIVEL DE PREGRADO EN LA COORDINACION DE INGENIERIA INFORMATICA DE LA UNEG. Presentado por el Bachiller en CienciasDaniela de Jesús Pérez Zurita CI: 21.25.848 para optar por el título de “Tecnólogo en Computación”, ha sido considerado que el mismo cumple con los requisitos respectivos por lo que da aprobación al mismo.

_________________ Tutor Industrial Ing. William Mercado CI: 12.893.546

Ciudad Guayana, Julio 2012 3

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTIAS PROYECTO DE CARRERA: INGENIERIA EN INFORMÁTICA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE PASANTIAS A NIVEL DE PREGRADO EN LA COORDINACION DE INGENIERIA INFORMATICA DE LA UNEG

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____________________

Tutor Industrial

Tutor Académico

Ing. William Mercado

Ing. Luz Marina Prada

PUERTO ORDAZ, JULIO DE 2012 4

INDICE pp. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………....7 1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.……………………….…………………....9 Ubicación Geográfica…………………………………………………….9 Visión……………………………………………………………………..10 Misión………………………………………………………………….....10 Estructura Organizacional…….…………………………....…………..10 2. SITUACIÓN PROBLEMA.…………….…………….……………...………….13 3. OBJETIVOS DE LA PASANTÍA Y PLAN DE TRABAJO……….……......…15 Objetivo General..……………………………….………….……………15 Objetivos Específicos…………….……………………….……………..15 Descripción del Plan de trabajo acordado………..….………………..15 4. LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO………….…………..…………….….....18 Fase I: Planificación…………………………………………..…………19 Fase II: Diseño……..………….…………………………………………22 Fase III: Desarrollo………………………..…....……………..…………30 Fase IV: Pruebas.……………………………………………..…………32 5. FACILIDADES Y DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE EL DESARROLLO DE LA PASANTÍA……………………………………….….…..34 6. CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS.…………………………………………...35 Conocimientos Teóricos….……...…….…..……………………………35 Conocimientos Prácticos…………………..…………….…………..….35 7. CONCLUSIONES.……………..……………………………………………….36 8. RECOMENDACIONES.…………….………………………………………….37 REFERENCIAS……………………………………………………………………36 ANEXOS………….…………………………….……………………………….….40 5

LISTA DE FIGURAS

Figuras

pp.

1. Ubicación Geográfica de la Empresa………………………………………………...9 2. Fases de Programación Extrema………………………………………….….…….12 3. Organigrama de la Coordinación General de Pregrado……….………..………..19 4. Diagrama de caso de uso rol usuario Común “Gestión Pasante”………….…..24 5. Diagrama de caso de uso rol usuario Común “Gestión Docente”…….…….…..24 6. Diagrama de caso de uso rol usuario Común “Gestión Pasantía”………….…..25 7. Diagrama de caso de uso rol usuario Común “Reservación de Recur.os”….....25 8. Diagrama de caso de uso rol usuario Común “Gestión Reportes”..………...…..26 9. Diagrama de caso de uso rol usuario Común “Gestión Pasante”……...…...…..26 10. Diagrama de caso de uso rol usuario Común “Gestión Docente”………..…....27 11 Diagrama de caso de uso rol usuario Común “Gestión Pasantía”……........…..27 12. Diagrama de caso de uso rol usuario Común “Reservación de Recursos”......28 13. Diagrama de caso de uso rol usuario Común “Gestión Reportes”..……....…...28 14. Modelo Entidad – Relación…………………………………….…………..........…30

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INTRODUCCIÓN

Una de las responsabilidades en las que se ha abocado la Universidad Nacional Experimental de Guayana en los últimos años es la automatización de gestiones mediante el desarrollo de sistemas de información informáticos a fin de mantener automatizada la información relevante para la toma de decisiones. En el año 2009 el ingeniero informático William Mercado iniciael desarrollo de un sistema automatizado para llevar el control de las pasantías de los estudiantes a nivel de pregrado. Sin embargo, este proyecto no fue finalizado, ni alcanzólos parámetros para su implementación.

El trabajo expone los logros obtenidos en la realización de la pasantía a nivel de tecnólogo, la cual consistió en llevar a cabo el sistema para el control de pasantías que no pudo llegarse a implementar en su debido momento. La metodología del desarrollo de software utilizado fue la metodología de desarrollo ágil basada en programación extrema (XtremProgramming-(XP)).

La pasantía fue realizada con éxito, dejándole a la universidad, específicamente a la Coordinación de Ingeniería Informática, el sistema automatizado mediante el cual los miembros del Comité de Pasantía y el Coordinador de Ingeniería Informática podrán gestionar toda la información referente a las pasantías de los estudiantes del proyecto de carrera Ingeniería Informática de la UNEG.

El siguiente trabajo está estructurado en seis (6) bloques, en los cuales se desglosa la información necesaria para determinar los logros alcanzados:

La primera, abarca la descripción de la empresa, ubicación geográfica de la misma, misión, visión, estructura organizacional y una breve explicación de los las funciones del departamento en el que se trabajó.

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En la segunda, se expone la situación problema presente en la institución; donde se explican las necesidades de los usuarios que fueron solventadas con la realización de la pasantía. El tercer bloque presenta el objetivo general y los objetivos específicos, los cuales son dependientes de la metodología utilizada. También se describe el plan de trabajo. La cuarta parte, explica los logros del plan de trabajo, con la descripción de las fases de la metodología de desarrollo de software. La quinta parte, presenta las facilidades y dificultades presentadas durante el desarrollo de la pasantía. La sexta parte comprende los conocimientos teóricos y prácticos adquiridos. Por último se incluyen las conclusiones, se sugieren recomendaciones y se exponen anexos al informe y referencias bibliográficas.

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1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

La Universidad Nacional Experimental de Guayana es una institución ubicada al sur de Venezuela que tiene 11 sedes distribuidas en el estado Bolívar. Fue fundada el 9 de marzo de 1982 bajo el mandato del Presidente Luis Herrera Campinsmediante el decreto presidencial N° 1.432, con su primera sede en Ciudad Bolívar. Actualmente oferta una variedad de proyectos de carrera los cuales se caracterizan por ser los más necesitados en el Estado Bolívar, como: Ingeniería Industrial, Ingeniería Informática, Educación Integral, Contaduría Pública yProducciónAgropecuaria, entre otros.

Ubicación Geográfica

La sede de la UNEG en la que se realizo la pasantía está situada en la Avenida Atlántico de Puerto Ordaz, Estado Bolívar; tal como se puede observar en la figura 1.

Figura 1. Ubicación Geográfica de la UNEG Fuente: Google Maps

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Visión La UNEG tiene como visión: “Liderizar a las instituciones y procesos orientados a la formación de los profesionales necesarios para el desarrollo de la Región Guayana en el marco de la sustentabilidad. Así como construir una universidad autónoma, autogestionaria, creativa en la búsqueda de su financiamiento, austera y eficiente en el aprovechamiento de sus recursos en función de optimizar la efectividad del esfuerzo institucional.”

Misión La universidad tiene como misión: “Formar ciudadanos, intelectuales y líderes para la transformación socio-cultural y técnico-científica que aseguren el desarrollo social y económico sustentable, con respeto y protección al ambiente y a la diversidad biológica y cultural de la región Guayana para las generaciones futuras.”

Estructura Organizacional

El sistema de la universidad está integrado por el subsistema académico y el subsistema administrativo, éste opera sobre la base de proyectos y está destinado a las funciones de planificación, coordinación, supervisión y evaluación del sistema institucional responsable de las normas y procedimiento que regulan el funcionamiento de la universidad, en su área de competencia.

La presente información recoge todos los lineamientos estructurales y funcionales expresados en el Reglamento General de la Universidad. El mismo lleva por finalidad el orden organizacional de todos los procesos que se dan en el ámbito operativo. Así como también contribuye a consolidar esfuerzos en las actividades que realiza cada unidad organizativa, permitiendo así lograr los objetivos establecidos por la institución de una manera más eficaz y eficiente.

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La UNEG presenta la siguiente estructura organizativa:

Consejo Universitario Dirección de Auditoría Interna Consejo de Apelación

Rectorado Dirección de Planificación y Evaluación Institucional Dirección de Desarrollo Estudiantil Dirección de Tecnología e Informática Dirección de Relaciones Públicas Dirección de Cooperación y Relaciones Interinstitucionales Dirección de Planta Física Consultoría Jurídica

Vice-Rectorado Académico

Consejo Académico Consejo de Desarrollo Científico, Humanístico y Tecnológico Coordinación de Currículo Departamento de Ciencia y Tecnología Departamento de Educación, Humanidades y Artes Departamento de Organización y Gerencia Departamento de Hombre y Ambiente Coordinación General de Pregrado o

Consejo de Pregrado

o

Coordinación de Pasantías

o

Coordinaciones de Carreras de Pregrado

La pasantía fue realizada en la Coordinación de Ingeniería en Informática. Esta forma parte de la Coordinación de Carreras de Pregrado, como puede observarse en la figura 2; la cual coordina la ejecución de los programas académicos de pregrado con la participación de los Coordinadores

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de Proyectos de Carrera y los Departamentos Académicos a fin de garantizar la formación integral del estudiante.

Esta Coordinación maneja toda la información sobre los estudiantes, profesores, sábana académica, horarios, y muchos temas más, referentes a este proyecto de carrera. Entre una de sus funciones esta la del control de las pasantías realizadas por los estudiantes de Ingeniería Informática; como lo puede ser el registro de pasantes o docentes tutores activos, los informes de las pasantías digitalizados, las fechas de defensa de cada estudiante, entre otras funciones.

Figura 2. Organigrama de la Coordinación General de Pregrado Fuente: Sitio Web UNEG (2012)

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2. SITUACIÓN PROBLEMA

En la actualidad, la tecnología se ha convertido en una forma de vida. Todo evoluciona, y los sistemas también. Muchas empresas buscan de automatizar sus gestiones e ir acorde con la evolución de la tecnología en el mundo. En la UNEG muchas de las operaciones y gestiones de procesos son realizados mediante sistemas de información automatizados. Sin embargo, el control de las pasantías de los estudiantes del proyecto de carrera Ingeniería en Informática es llevado a cabo en la Coordinación de Pasantías de una manera centralizada, ubicada en la sede de Villa Asia. Es decir, en la propia Coordinación de Ingeniería Informática se maneja toda esta información de manera manual, ya sea anotando recordatorios en hojas de papel o en alguna libreta. En conversación mantenida con profesores del Comité de Pasantías de Ingeniería Informática y el Coordinador de Carrera el ingeniero William Mercado, se determinaron los problemas que presentan para llevar esta gestión, los cuales son explicados a continuación:

No es posible tener un registro a la mano de todos los estudiantes que estén realizando pasantía de tecnólogo o de ingeniero activos actualmente. Es complicado llevar un control de los docentes que son tutores académicos o jurado evaluador, o bien, los que llevan mucho tiempo sin serlo. La manera en que guardan el registro de las fechas de defensa de pasantía es muy ineficiente. Este es un dato muy importante que no debe ser registrado en un simple papel. Para realizar una revisión de informes de pasantías se debe recurrir a buscar el informe en físico guardado en la Coordinación, y esto, muchas veces, resulta tedioso. Las planillas y documentos generales de las pasantías, como la “Solicitud de Carta de Postulación” y “Solicitud de Carta de

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Presentación”, o

las cartas de compromiso del tutor académico e

industrial no se tienen a la mano en un sistema informático.

Esto resulta poco práctico para el coordinador de la carrera, la secretaria y los profesores del Comité de Pasantías de informática, ya que la información necesaria para gestionar las pasantías del estudiantado no está siendo bien organizada ni administrada.

Es por ello que se ven en la necesidad de implementar un sistema automatizado para solucionar todos estos problemas que presentan. En el cual puedan chequear las pasantías que han sido inscritas, realizar modificaciones, adiciones y eliminación tanto de pasantías como de pasantes,jurados y tutores, la generación de reportes, entre muchas más funciones.

Además de esto, se necesita un módulo de reservación de recursos. El cual será administrado por el Coordinador de la carrera o en su defecto la secretaria del mismo. Este con la finalidad de reservar recursos de la universidad, como la Sala de Usos Múltiples. De los cuales nunca se ha llevado un control y la asignación de los mismos se realiza de manera informal, lo cual genera, en ocasiones, conflictos entre los solicitantes del recurso.

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3. OBJETIVOS DE LA PASANTÍA Y PLAN DE TRABAJO

Seguidamente se exponen los objetivos de la realización de esta pasantía.

Objetivo General

Desarrollar un sistema automatizado para el Control de Pasantías a nivel de Pregrado en la Coordinación de ingeniería Informática.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual de la Coordinación de Ingeniería Informática y el funcionamiento de la gestión del Control de Pasantías a nivel de Pregrado. Determinar los requerimientos de información para realizar el sistema automatizado para el control de pasantías a nivel de Pregrado en la Coordinación de Ingeniería Informática. Diseñar el software que cumpla con las necesidades y requerimientos sugeridos por la Coordinación de Informática. Desarrollar el sistema automatizado propuesto. Entregar el sistema propuesto al Coordinador del Proyecto de la Carrera Ingeniería Informática.

Plan de Trabajo

A continuación se exponen las actividades realizadas a lo largo de todo el proceso de pasantía. El tiempo que se le dedicó a cada actividad se puede constatar en el Anexo A.

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Actividad 1: Diagnóstico del problema

Consistió en asistir al área de trabajo y detectar la maneraen que se realiza la gestión del Control de Pasantías por parte del Coordinador y los integrantes del Comité de Pasantías de ingeniería informática.

Actividad 2: Recolección y análisis de requerimientos del sistema

Esta etapa consiste en reuniones realizadas con el tutor industrial en su oficina y con los miembros del comité de pasantías de Ingeniería Informática, a fin de determinar todos los requerimientos del sistema. Comenzando con el planteamiento detallado del problema por parte del tutor, y luego la especificación de todo lo que deseaba que tuviera el sistema, desde las funciones, hasta reportes y modelo de interfaz grafica.

Actividad 3: Investigación y desarrollo del modelado y normalización de la base de datos Se realizó la investigación necesaria para diseñar el modelo Entidad – Relación de la base de datos que se utilizará y para su posterior normalización. Luego se procedió a realizar el diseño y normalizarlo para así proceder a crear la base de datos en el área de trabajo.

Actividad 4: Creación de la base de datos normalizada e investigación para el desarrollo del sistema

En esta actividad se creó la base de datos normalizada y se cargaron datos de prueba para trabajar posteriormente en la codificación del sistema. También se realizo la investigación necesaria a objeto de codificar la interfaz gráfica y las funciones basadas en los requerimientos analizados, como lo es la sintaxis del lenguaje e instrucciones específicas del mismo.

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Actividad 5: Desarrollo del sistema

Para el desarrollo del sistema se tomaron cuatro (4) semanas seguidas de codificación del sistema, tanto de la interfaz gráfica para el usuario, como de las funciones que van relacionadas a ella que cumplen con los requerimientos establecidos en la segunda actividad.

Actividad 6: Realización de pruebas

La detección de errores en el sistema fue la penúltima actividad realizada, para ello se realizaron pruebas unitarias, sobretodo de Caja Negra, a fin de corroborar quelas funciones del sistema desarrolladas sean todas las requeridas y que funciones perfectamente.

Actividad 7: Implementación y Documentación

En la última semana se empieza a realizar el informe de pasantía y a su vez se implementa en la Coordinación de Ingeniería Informática el sistema automatizado para el Control de Pasantías a nivel de pregrado.

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4. LOGROS REALIZADOS

Para la realización del sistema propuesto en la pasantía, se seleccionó la

metodología

de desarrollo

ágil basada en programación

extrema

(XtremProgramming-(XP)) creada por Beck (1999), que según él “es un proceso ligero, de bajo riesgo, flexible, predecible, científico y divertido de desarrollar software”.

Al igual que éstos, la programación extrema se diferencia de las metodologías tradicionales principalmente en que pone más énfasis en la adaptabilidad que en la previsibilidad. Pues supone que los cambios de requerimientos durante el desarrollo de la metodología son inevitables y por lo tanto se debe poner énfasis en lograr el adaptabilidad del sistema a ellos durante el desarrollo que intentar definir todos los requisitos al comienzo del proyecto e invertir esfuerzos después en controlar los cambios en los requisitos.

Se puede considerar la programación extrema como la adopción de las mejores metodologías de desarrollo de acuerdo a lo que se pretende llevar a cabo con el proyecto, y aplicarlo de manera dinámica durante el ciclo de vida del software. Ésta metodología funciona mejor en aquellos sistemas que requieren pocos analistas-programadores, como en éste caso; los grupos numerosos podrían ser perjudiciales para este tipo de metodología.

Beck (ob. cit), define esta metodología en cuatro (4) fases a ejecutar en la elaboración de todo proyecto: planificación, diseño, desarrollo y pruebas; sin olvidar las características básicas que debe reunir un programador XP, tales como: simplicidad en el desarrollo, comunicación entre las partes implicadas, realimentación para poder reutilizar y coraje. En la figura 3 se pueden visualizar estas fases.

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Figura 3. Fases de la Programación Extrema (XP) Elaborado por Pérez (2012)

A continuación se describen cada una de ellas de acuerdo a Fernández (2002), siendo adaptadas al desarrollo del sistema propuesto. Fase I: Planificación

Según Baca (2006, p.216) la fase de planificación: “…consta del dialogo existente entre la organización y la parte técnica del proyecto, quienes deciden el alcance

en

cuanto

a:

prioridad,

detección

y

requerimientos de información, composición de las versiones y fecha; el soporte técnico, ente responsable de estimar la duración e implementación del proyecto de software, considerando método de gestión de proyectos informáticos”.

Basándose en esto, se procedió a planificar con los usuarios los requerimientos de información, estimar la duración de cada módulo a elaborar y 19

su respectiva composición, entre otros; en cuanto a la detección de la información y la determinación de los requerimientos necesarios.

Primero se determinó la problemática existente mediante el uso de entrevistas no estructuradas, que de acuerdo a Martínez (2008, p.59), “es un diálogo coloquial entre dos (2) o más personas”; la misma fue llevada a cabo con el Coordinador de Ingeniería informática, y dos profesoras pertenecientes al Comité de Pasantías de Ingeniería Informática por parte del pasante.

Luego se realizó un estudio del procedimiento de Control de Pasantías, así como todos aquellos elementos que forman parte en el desarrollo del estudio, desde el punto de vista de los usuarios y el cliente con el propósito de definir los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema.

Un

requerimiento funcional define

el

comportamiento

interno

del software: cálculos, detalles técnicos, manipulación de datos y otras funcionalidades específicas que muestran cómo los casos de uso serán llevados a la práctica. Como se define en la ingeniería de requisitos, los requisitos funcionales establecen los comportamientos del sistema.

En la fase de Planificación se determinaron los siguientes requisitos funcionales:

Debe existir un Módulo de Pasantes, donde se puedan agregar pasantes nuevos, modificarlos, eliminarlos o buscar alguno por su cédula, primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido o estatus. Debe existir un Módulo de Docentes, muy parecido al de Pasantes, con la diferencia de que no gestiona pasantes sino docentes que pueden ser jurados evaluadores o tutores académicos. Se podrá agregar docentes nuevos, modificarlos, eliminarlos o buscar alguno por su cédula, ficha académica, primer nombre, primer apellido, área, rol y estatus. Debe constar con un Módulo de Mantenimiento de la Base de Datos, para que los usuarios con rol de “Administrador” puedan actualizar 20

(agregar, modificar, borrar) las tablas de la base de datos desde el mismo sistema. Como por ejemplo, agregar un nuevo lapso académico cuando sea el tiempo necesario, agregar áreas de pasantías si se llegase a decretar una nueva, o agregar un nuevo usuario en caso de ser necesario. El sistema debe contener un módulo de “Reservación de Recursos”. Este modulo permite la reservación de recursos de la universidad como el Salón de Usos Múltiples por parte de solicitantes autorizados. Esta acción solo la podrá realizar el usuario administrador. Debe ser posible abrir desde el sistema el informe de pasantía en PDF de cierto pasante guardado en la PC dependiendo de la cédula de identidad y el título de su pasantía, ya que es posible tener hasta dos (2) informes (tecnólogo e Ingeniero).

El sistema debe generar dos (2) tipos de reportes. El primero corresponde a los datos de contacto de pasantes, docente jurado evaluador, docente tutor académico y tutor industrial. Que incluye sus datos personales. El otro tipo de reporte, es el de pasantías, el cual mostrará los datos importantes de las pasantías como el código, los datos el pasante, el tutor académico, la empresa en donde fue realizada, el nivel, título y área dependiendo de si son: Diferidas, Aprobadas (por rango de fecha), Devueltas para mejoras o Pendientes.

Finalmente, tanto el usuario administrador como el común deberá tener acceso desde la aplicación del sistema a los reportes generales como lo son las Cartas de Compromiso de tutores académicos e industriales, Carta de Culminación y de Aceptación, entre otros.

Un requerimiento no funcional o atributo de calidad es, en la ingeniería de sistemas y la ingeniería de software, un requisito que especifica criterios que pueden usarse para juzgar la operación de un sistema en lugar de sus comportamientos específicos, ya que éstos corresponden a los requisitos

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funcionales. Por tanto, se refieren a todos los requisitos que ni describen información a guardar, ni funciones a realizar. En la fase de Planificación se determinaron los siguientes requisitos no funcionales:

El sistema debe poseer una interfaz sencilla y fácil de dominar por los usuarios tanto Administradores como Comunes. El sistema debe ser confiable y seguro, para resguardar su integridad y la de sus datos.

Los requerimientos funcionales permitirán delimitar el alcance operativo de los procesos administrativos en la organización; mientras los no funcionales determinarán las características en cuanto a: simplicidad, adaptabilidad, rapidez y confiabilidad, entre otros.

Fase II: Diseño Pressman (2005, p.245), define el diseño como: “es el sitio donde manda la creatividad, donde los requisitos del cliente, las necesidades de negocio y las consideraciones técnicas se unen en la formulación de un producto o sistema."

En este sentido la fase de diseño aporta una representación o modelo del software, generando detalles de su estructura de datos, arquitecturas, interfaces y componentes de software que son necesarias para implementar el sistema a proponer.

Para el desarrollo del sistema planteado se utilizaron los siguientes diagramas: caso de uso y el modelo entidad-relación.

Diagramas de casos de uso El diagrama de casos de uso representa la forma en como un Cliente (Actor) opera con el sistema en desarrollo, además de la forma, tipo y orden en como los elementos interactuan (operaciones o casos de uso). 22

Un diagrama de casos de uso consta de los siguientes elementos: Actor: Es un rol que un usuario juega con respecto al sistema. Es importante destacar el uso de la palabra rol, pues con esto se especifica que un Actor no necesariamente representa a una persona en particular, sino más bien la labor que realiza frente al sistema. Se identifica con el símbolo:

Casos de Uso: Es una operación/tarea específica que se realiza tras una orden de algún agente externo, sea desde una petición de un actor o bien desde la invocación desde otro caso de uso. Se identifica con el símbolo:

Relaciones: La relación de Asociaciónes el tipo de relación más básica que indica la invocación desde un actor o caso de uso a otra operación (caso de uso). Dicha relación se denota con una flecha simple. Se identifica con el símbolo:

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En las figuras 3, 4, 5, 6, y 7 se muestran los Diagramas de Casos de Uso correspondientes al rol del Usuario Común. En estos diagramas, se pueden percibir la forma en que un usuario común (como lo puede ser un integrante del Comité de ingeniería Informática) interactúa con el sistema de Control de Pasantías;

en este caso el usuario sólo podrá revisar la existencia de

pasantes, docentes, pasantías y reservacionesal hacer búsquedas de todos ellos. Así como puede generar todos los reportes.

Figura 3. Diagrama de Caso de Uso “Gestión Pasante” Rol usuario común Realizado por Pérez (2012)

Figura 4. Diagrama de Caso de Uso “Gestión Docente” Rol usuario común Realizado por Pérez (2012)

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Figura 5. Diagrama de Caso de Uso “Gestión Pasantía” Rol usuario común Realizado por Pérez (2012)

Figura 6. Diagrama de Caso de Uso “Gestión Reservación de Recursos” Rol usuario común Realizado por Pérez (2012)

25

Figura 7. Diagrama de Caso de Uso “Gestión reportes” Rol usuario común Realizado por Pérez (2012)

En las figuras8, 9, 10, 11 y 12 se muestran los Diagramas de Casos de Uso correspondientes al rol del Usuario Administrador. En este caso el administrador puede realizar todas las funciones del Usuario Común mas otras adicionales correspondientes a la modificaciones de la base de datos (agregar, eliminar, modificar). Así como puede generar todos los reportes.

Figura 8. Diagrama de Caso de Uso “Gestión Pasante” Rol usuario Administrador Realizado por Pérez (2012)

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Figura 9. Diagrama de Caso de Uso “Gestión Docente” Rol usuario Administrador Realizado por Pérez (2012)

Figura 10. Diagrama de Caso de Uso “Gestión Pasantía” Rol usuario Administrador Realizado por Pérez (2012)

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Figura 11. Diagrama de Caso de Uso “Gestión Reservación de Recurso” Rol usuario Administrador Realizado por Pérez (2012)

Figura 12. Diagrama de Caso de Uso “Gestión Reporte” Rol usuario Administrador Realizado por Pérez (2012)

Modelo de entidad-relación para la Base de Datos Como explica Date (1993, p. 5), un sistema de base de datos “Es un sistema de mantenimiento de registros en computadores, cuyo propósito general es registrar o mantener la información”. En este sentido, el computador 28

es un medio de almacenamiento de datos, orientado a satisfacer las necesidades de información de múltiples usuarios y a mantener un control centralizado de todos sus datos, que requieren ser administrados como tal.

Date (ob. cit.), establece cuatro (4) componentes básicos en los sistemas de base de datos: Datos: almacenados en el sistema se distribuyen en una o más base de datos. Hardware:

se compone de los

volúmenes de almacenamiento

secundario (discos, tambores, cintas), donde reside la base de datos, junto con dispositivos asociados como: unidades de control, impresoras, monitores, otros. Software: a menudo recibe el nombre de sistema administrador de base de datos, este incluye el conjunto de aplicaciones que permiten atender las solicitudes de acceso a la base de datos formulada por los usuarios. Usuarios: son responsables de utilizar los componentes de la base de datos, para acceder a la información.

Igualmente, se establecieron las relaciones existentes entre cada una de las entidades de la base de datos, tomando en consideración sus interacciones. Antes de crear la misma, se realizo un modelo Entidad-Relación de la nueva base de datos sobre la cual funcionará el sistema, en la figura 13 se puede visualizar este modelo.

Un diagrama

o

modelo

entidad-relación es

una

herramienta

para

el modelado de datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de información así como sus interrelaciones y propiedades.

29

:

Figura 13. Modelo Entidad-Relación. Realizado por Pérez (2012)

En este modelo, se visualiza la estructura diseñada para almacenar toda la data referente al sistema de Control de Pasantías y Reservación de Recursos, donde se aprecian 16 entidades, conjuntamente con sus campos respectivos y cardinalidad.

Fase III: Desarrollo. Para Sommerville (2006, p.358) “Los procesos de desarrollo ágil de software están diseñados para producir software útiles y de forma rápida, Generalmente, son procesos interactivos en los que se entrelazan la especificación, diseño, desarrollo y las pruebas."

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Por lo tanto, el software no se desarrolla y usa en su totalidad en una sola iteración, sino que necesita nuevas series de incrementos, donde cada uno de estos genere funcionalidades adicionales al sistema.

Sommerville (ob. cit.), determina algunas características fundamentales en el desarrollo ágil de software:

Son

concurrentes

los

procesos

de

especificación,

diseño

e

implementación. El sistema se desarrolla en una serie de incrementos. los usuarios del sistema participan en la especificación y la evaluación de cada incremento. Se desarrollan las interfaces de usuarios del sistema propuesto, utilizando un sistema de desarrollo interactivo, que permite el diseño de la interfaz.

Esto implica, producir y entregar el software en incrementos, más que en un paquete único, cada interacción del proceso produce un nuevo incremento del software.

Existe, además, la actualización de los módulos; los cuales son susceptibles de ser adaptados a los requerimientos del proyecto en la organización; donde siempre se trabajará con la última versión.

Para efectuar la fase de desarrollo, se procedió a comparar las ventajas que ofrecen las herramientas actuales en programación, con el propósito de elegir aquellas alternativas, que presenten facilidad de uso y aporte mejores beneficios funcionales para el desarrollo del sistema propuesto, y también su relación costo-beneficio.

Fueron seleccionadas las siguientes: Microsoft Office Access 2003 para el manejo de la base de datos del sistema y Visual Basic 6.0 para el desarrollo de la aplicación de escritorio con la que contará el sistema. A continuación, se

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describen cada una de las herramientas utilizadas para el desarrollo del sistema propuesto:

Microsoft Office Access 2003:es un sistema de gestión de bases de datos para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Visual Basic 6.0:es un lenguaje de programación visual, también llamado lenguaje de 4ª generación. Esto quiere decir que un gran número de tareas se realizan sin escribir código, simplemente con operaciones gráficas realizadas con el ratón sobre la pantalla. Visual Basic 6.0 es también un programa basado en objetos, aunque no orientado a objetos como C++ o Java. La diferencia está en que Visual Basic 6.0 utiliza objetos con propiedades y métodos , pero carece e los mecanismos de herencia y polimorfismo

Fase IV: Pruebas Somerville (ob. cit.) considera que “…las pruebas a efectuar al sistema desarrollado son la integración de dos o más componentes que implementan funciones o características al sistema propuesto”.

Se puede decir que las pruebas se convierten en una herramienta de verificación que permite al analista programador despreciar o aceptar algún código.

De

esta

forma,

se

ofrecen

alternativas

para

comprobar

el

funcionamiento del software, que después son eliminados en el programa final.

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Todos los códigos deben ir acompañados de su unidad de pruebas; directamente relacionadas con el concepto de pertenencia del código. En cierta manera, una parte del código no será reemplazado si no supera la unidad de prueba que existe para ese código; la unidad de prueba del sistema automatizado para el Control de Pasantías consiste en un módulo donde se puede apreciar los cambios que se van realizando consecutivamente en la base de datos y detectar las posibles fallas o errores en las funciones codificadas. Fernández (ob. cit.), expone que “…todo código debe pasar por las unidades de pruebas antes de ser implantado. Éste no se considerará completo si él no consta de su unidad de prueba correspondiente. El código será implantado cuando supere sus correspondientes unidades”.

La fase de pruebas, al ser puesta en práctica permitió verificar la funcionalidad de cada del sistema propuesto.

Luego, se efectuaron pruebas de aceptación con la debida validación del Coordinador de Ingeniería Informática, mediante entrevistas y experiencias prácticas, las cuales calificaron el sistema apto para ser manejado y funcionalmente operativo.

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5. FACILIDADES Y DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE EL DESARROLLO DE LA PASANTÍA

En las actividades realizadas en la Universidad Nacional Experimental de Guayana, que fueron realizadas durante doce (12) semanas, se presentaron las siguientes facilidades y dificultades

Facilidades

Buena comunicación con el personal involucrado directamente con el sistema, como lo es el Coordinador de la Carrera, profesores del Comité de Pasantías de Ingeniería Informática y la Secretaria del coordinador, a fin de analizar los requerimientos del sistema. Dominio en temas de realización de modelo Entidad-Relación, creación y normalización de bases de datos. Fácil manejo del lenguaje VB6, pues, el analista programador ha trabajado con el IDEBorlandBuilder C++, el cual es parecido a Visual Basic 6.0. Tutorías pertinentes con el tutor académico e industrial relacionadas con la pasantía. Flexibilidad en el horario para cumplir con el desarrollo del sistema y la asistencia a clases y evaluaciones.

Dificultades

Los paros de la universidad dificultaron muchas vecesla interacción con el tutor industrial y académico, por ende el avance en el sistema propuesto.

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6. CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS

Al realizar el sistema automatizado para el control de pasantías a nivel de pregrado en la Coordinación de Ingeniería Informática de la UNEG se adquirieron ciertos conocimientos teóricos y prácticos.

Conocimientos Teóricos

La magnitud e importancia de lo que implica ser un tecnólogo en informática en el ámbito laboral. Redacción del manual de usuario sobre el sistema de información automatizado. Ampliación de conocimiento en cuanto a la metodología ágil de desarrollo programación extrema (XP).

Conocimientos Prácticos

Manejo de Microsoft Access 2003. Si bien es una versión antigua tiene menos errores y es más confiable. Manejo del Lenguaje de alto nivel Visual Basic. Manejo delentorno de desarrollo integrado de Visual Basic 6 para Windows XP.

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7. CONCLUSIONES

El desarrollo del sistema automatizado para el control de pasantías a nivel de pregrado en la Coordinación de Ingeniería Informática de la UNEG ha generado diversas conclusiones, en base a las facilidades, dificultades, aportes generados y aprendizajes obtenidos, las cuales son explicadas a continuación:

Se utilizo la metodología XP, por ser ésta la más apropiada al problema presentado en la Coordinación de Informática de la UNEG. Ofreciendoun proceso rápido y satisfactorio para su implementación.

Se determinó que el pasante debe tener una comunicación de forma bidireccional con los usuarios directos del sistema a realizar, a fin de realizar una sistema perfectamente adaptado a sus necesidades.

Se obtuvo un sistema de información adaptado a las necesidades y requerimientos exigidos por el Coordinador de Ingeniería Informática de la Universidad Nacional Experimental de Guayana.

Se obtuvieron conocimientos teóricos y prácticos, como metodología de programación extrema (XP), herramientas y técnicos de programación, realización de reportes y manuales de usuario, los cuales servirán de apoyo en el ámbito académico a lo largo del proyecto de carrera cursado y en el ámbito laboral.

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RECOMENDACIONES

Recomendaciones pertinentes a la Universidad

En relación al proceso de la pasantía, no se le genera recomendación alguna a la UNEG, pues siempre prestaron el apoyo necesario tanto del profesor tutor como de la Coordinación de Ingeniería Informática.

Con respecto al pensum de estudio de Ingeniería informática se sugiere incluir asignaturas referentes a la Ingeniería de Software, como metodologías de desarrollo de softwareautomatizados, en semestres menos avanzados. Para así tener conocimientos al respecto cuando se deba hacer la pasantía de tecnólogo.

Recomendaciones pertinentes a la UNEG como empresa

Seguir brindando el apoyo a los

estudiantes pasantes de los diferentes

proyectos de carrera, entre estos el de Ingeniería Informática, el cual cuenta con analistas-programadores que servirán de base a las empresas del estado Bolívar.

Con respecto al uso futuro del sistema automatizado realizado: -

Todo usuario que desee utilizar el sistema y sea previamente autorizado deberá leer primero el manual de usuario, a fin de evitar inconvenientes.

-

Cuando se carguen nuevos datos a la base de datos debe hacer sin errores. Es decir, escribir correctamente los datos de pasantes, docentes, recursos, fechas y departamentos, entre otros.

-

Realizar constantemente mantenimiento a la base de datos cuando ingresen nuevos pasantes, nuevos departamentos o cargos, entre otros. Esto se realiza desde el mismo sistema.

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Recomendaciones pertinentes a futuros pasantes

Los futuros pasantes deben tener en cuenta que la comunicación con los usuarios durante el desarrollo de sistemas es importante, pues así se conocen las necesidades específicas que requieren, a objeto de diseñar sistemas que se acoplen a sus necesidades y que pueden tener futuras mejoras. No basta con establecer charlas y entrevistas solo al comienzo de la pasantía, se debería establecer una retroalimentación continua para que el sistema sea menos propenso a fallos.

Los futuros pasantes deben tener presente, que cualquier sistema que realicen debe estar siempre acorde con la metodología de desarrollo de software, para ello existen pasos y etapas que deben cumplirse.

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REFERENCIAS

Baca, G. (2006). Formulación y evaluación de proyectos informáticos. McGrawHill Interamericana.México.

Beck, K. (1999).Embracing Change with Extreme Programming.Computer (revista de la IEEE ComputerSociety).Vol. 32, No. 10. Addison Wesley Longman.

Date, J. (1993). Introducción a losSistemas de Base de Datos. Addison-Wesley Iberoamericano, tercera edición.

Fernández, G. (2002). Introducción a Extreme Programming. [Trabajo en línea]. XP Overview. Disponible en: http://www.dsi.uclm.es/asignaturas/42551/trabajosAnteriores/Trabajo-XP.pdf [Consulta: 2011, Noviembre 15].

Escobar, A. (2008) Manual: Programando en serio con Visual Basic (Curso de programación avanzada). DAED Software. Segunda Edición

García, J et al (1999). Manual: Aprenda Visual Basic 6.0 como si estuviera en primero. San Sebastián

Pressman, R. (2005). Ingeniería del Software. Un enfoque práctico. McGrawHill Interamericana. Sexta edición. México.

Sommerville, I. (2002). Ingeniería de Software. Pearson Addison Wesley. Sextaedición.México.

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ANEXOS

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Anexo A

Plan de Trabajo acordado con los tutores

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Anexo B

Manual de Usuario del Sistema automatizado para el Control de Pasantías a nivel de Pregrado en la Coordinación de ingeniería informática de la UNEG.

A continuación se explica el manual de usuario del sistema, a fin de que los usuarios se enteren de todas las funciones que realiza el sistema y su correcto uso, La aplicación se inicia con una ventana de registro. En ella el usuario debe introducir su nombre de usuario y su contraseña para que el sistema verifique si es Administrador o Usuario Común.

Al iniciar sesión aparecerá la siguiente ventana: 42

En la parte superior se pueden visualizar los módulos en los que esta estructurado la aplicación: Pasantes, Docentes, Pasantías, Reservación de Recursos, Reportes, Mantenimiento. Cabe destacar, si el usuario que ingresa no es Administrador, el módulo de “Mantenimiento” aparecerá inhabilitado. Al seleccionar el módulo de “Pasantes” aparecerá la siguiente ventana:

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A la derecha se visualizan los botones de “Nuevo”, “Eliminar”, “Guardar”, “Modificar” y “Cancelar”. Estos tienen la función específica sobre la base de datos de hacer lo que su nombre indica. Abajo en el centro están los botones de “Primero”, “Anterior”, “Siguiente”, “Último”. Estos le permiten al usuario acceder a los distintos registros de la tabla. Si se desea modificar o eliminar un registro se debe avanzar o retroceder con estos botones y luego seleccionar el botón correspondiente.

Si se desea buscar un pasante en específico, ya sea por su primer o segundo nombre, primer o segundo apellido, status o cédula de identidad, se selecciona el botón de la izquierda representado con una lupa. Y aparecerá la siguiente pantalla:

Si el usuario no es Administrador entonces todos los botones de la derecha estarán inhabilitados.

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En caso de haber elegido la opción de “Docentes”, aparecerá una ventana muy parecida a la de “Pasantes”. En ella se realizan las mismas funciones que en el de “Pasantes”:

Y si se desea buscar un docente por: cédula de identidad, ficha académica, primer nombre, primer apellido, status, rol o área a la que pertenece, se selecciona el mismo botón de la izquierda y se escoge la opción.

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Escogiendo el módulo de pasantías aparecerá la siguiente ventana:

Siendo administrador se podrán realizar las operaciones básicas de base de datos (agregar, modificar, eliminar y guardar) y buscar pasantías por: cédula de pasante, tutor industrial, tutor académico, jurado evaluador o por el ID de la empresa, status, área o nivel. Esto se puede hacer luego de haber presionado el botón de búsqueda a la izquierda y haya aparecido esta pantalla:

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La ventana de “Reservación de Recursos” es la siguiente:

Y solamente, al igual que en los módulos anteriores, quien puede agregar, cancelar o modificar algún registro es el usuario administrador. El usuario común puede consultar la disponibilidad del recurso por mes, año o por recurso. Como aparece en la siguiente pantalla:

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En el menú de “Mantenimiento” aparecen las opciones para modificar las tablas de la base de datos. Estas son mostradas a continuación:

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Seleccionando en la ventana principal Reportes, aparecerán 4 submenues, los cuales pertenecen a las siguientes funciones: “Informes de Pasantia”: este sirve para que tanto usuarios comunes como adminsitradores puedan acceder de manera rápida a los informes de pasantñias registrados de los pasantes de ingenierñiaInformñatica. Aparecerá la siguiente ventana y se deberá ingresar la CI del pasante y posteriormente el tñitulo de la pasantía de la cual se quiere visualizar el informe:

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“Datos de Contacto”: Estos reportes sirven para saber los datos personales de pasantes, tutores académicos e industriales y jurados evaluadores.

Este es el formato del Reporte de Pasantes:

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“Pasantías”: al seleccionar este menú aparecerá el siguiente recuadro en la pantalla principal:

Se puede constatar que se le da la posibilidad al usuario de ver sus reportes por distintos filtros. Este es un ejemplo de un reporte de Pasantías Diferidas:

Este esquema es el mismo para cada reporte de pasantía. 53

El cuarto submenú de reportes es el de “Reportes Generales”: el cual contiene todos esos documentos importantes referentes a pasantía como las Cartas de Culminación y Aceptación, o la Carta de Compromiso del Tutor Académico o industrial.

Por último, se puede cambiar la sesión del usuario haciendo “click” en “Cambiar Usuario” encontrado en la parte inferior derecha de la pantalla principal. Esta función regresará al usuario a la pantalla de registro para que cambie el usuario.

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