SISTEMAS CONTABLES

˜ Ricardo J. PAHLEN ACUNA, 23 de julio de 2004

Alfa Epsilon Editora c Nicol´as H. Kosciuk Copyright [email protected]

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1

2

Cap´ıtulo 1

Cuentas y Planes de Cuentas 1.1.

Los entes y su actividad econ´ omica

1.2.

Las cuentas

1.2.1.

Concepto

1.2.2.

Forma

1.2.3.

Clasificaci´ on

Por su naturaleza Por su exiensi´ on

1.3.

Plan de cuentas

1.3.1.

Concepto

1.3.2.

Objetivos

1.3.3.

Criterios de ordenamiento

1.3.4.

Vinculaci´ on con el control de la gesti´ on del ente. Apertura por ´ area de responsabilidad

1.3.5.

T´ ecnicas para su formulaci´ on

1.3.6.

Codificaci´ on. Distintos tipos

1.4.

Manuales de cuenta

1.4.1.

Concepto

1.4.2.

Objetivos

1.4.3.

T´ ecnicas para su formulaci´ on

3

4

Cap´ıtulo 2

El proceso de registraci´ on contable 2.1.

Etapas de la registraci´ on de las operaciones

2.1.1.

Pre-registraci´ on

Manifestaci´ on de los hechos Ponderaci´ on de su inter´ es contable Asignaci´ on de valor Instrumentaci´ on documental Registraci´ on propiamente dicha

2.1.2.

Pos-registraci´ on

Comprobaciones cuantitativas Comprobaciones cualitativas

2.2.

Documentaci´ on respaldatoria

2.2.1.

Caracter´ısticas seg´ un la operaci´ on

2.2.2.

Constitituci´ on y funcionamiento de la sociedad: estatutos o contratos sociales

2.2.3.

Compras y ventas: Remitos. Facturas

2.2.4.

Cobranzas y pagos: Recibos. Cheques. Pagar´ es. Boletas de dep´ ositos bancarios

2.2.5.

Otros: Notas de d´ ebito, notas de cr´ edito, etc.

2.2.6.

Aspectos formales yjuridicos vinculados con a doc5 umentad´ on respaldatoria

Disposiciones legales Resoluciones de los organismos de control Resoluciones de ja Direcci´ on General Impositiva Archivo y conservaci´ on de os mismos

2.3.

Los registros contables

2.3.1.

Cronol´ ogicos y sistem´ aticos

6

Cap´ıtulo 3

An´ alisis y registro de operaciones espec´ıficas. Elementos de valuaci´ on 3.1.

Registro de operaciones b´ asicas. Nociones b´ asicas de valuaci´ on y su vinculaci´ on con las normas contables profesionales y legales pertinentes

3.1.1.

Compras y ventas de bienes y servicios

Costo de adquisici´ on y producci´ on Deducciones de car´ acter comercial (bonificaciones) y financiero (descuentos) El impuesto al valor agregado. Distintos supuestos Intereses y componentes financieros expl´ıcitos e impl´ıcitos

3.1.2.

Movimiento de fondos. Cobros y pagos

3.2.

Registro de otras operaciones. Nociones b´ asicas de valuaci´ on y su vinculaci´ on con tas normas contables profesionales y legales pertinentes

3.2.1.

Inversiones a corto plazo y sus ingresos (titulos p´ ublicos, acciones con cotizaci´ on, dep´ ositos a plazo fijo, etc.)

3.2.2.

Pr´ estamos bancarios y financieros y sus resultados. Descuento y endoso de documentos

3.2.3.

Devengamientos. Diferimientos

3.2.4.

Desvalorizaciones sistem´ aticas de activos, Depreciaciones (amortizaciones)

3.2.5.

Desvalorizaciones no sistem´ aticas de activos. Previsiones

3.2.6.

Actualizaciones y revaluaciones de activos

7

8

Cap´ıtulo 4

Cierre del proceso contable. Pasos para formular informaci´ on patrimonial y de gesti´ on 4.1.

Balance de sumas y saldos Planillas de trabajo

4.2.

Procedimientos de verificaci´ on y an´ alisis de los saldos

4.2.1.

Conciliaci´ on con el inventario hico general

4.2.2.

Conciliaci´ on con otra infoij externa

Circularizaciones de clientes Circularizaci´ on de proveedores Conciliaci´ on de saldos bancarios

4.2.3.

Conciliaci´ on entre mayores y submayores auxiliares

4.3.

Ajustes finales t´ıpicos

4.3.1.

Ajustes por comparaci´ on con el vaLor l´ımite de los activos. Concepto y rol del valor l´ımite. Criterios para su determinaci´ on: el valor de mercado; el vajor recuperable. Reconocimiento d resuitados negativos por tenencia 9

4.3.2.

Reexpresi´ on por inflaci´ on. Mecanismo general de reexpresi´ on. Indices a utilizar. Determina ci´ on de la fecha de origen de las partidas. Partidas cuyo saldo surge por suma o resta de otros mportes. E resultado por exposici´ on a la inflaci´ on

4.3.3.

Ajustes por aplicaci´ on de valores corrientes. Reconocimiento de resultados positivos portenencia

10

Cap´ıtulo 5

Mec´ anicas para homogeneizar la unidad de medida 5.1.

Cambios en el poder adquisitivo del dinero. Concepto de inflaci´ on y deflaci´ on

5.2.

Erectos de los cambios en el poder adquisitivo dd dinero sobre los informes contables confec cionados sin tomarlos en cuenta

5.3.

Mecanismo general de reexpresi´ on

5.3.1.

Indices de precios a utilizar. Diferencia entre indices del nivel general e indices espec´ıficos

5.3.2.

Fecha de origen de las partidas. Concepto y determinaci´ on. Partidas cuyo saldo surge por suma o resta de otros importes

5.3.3.

Clasificaci´ on de las partidas seg´ un su comportamiento ante la inflaci´ on o deflaci´ on

5.3.4.

Coeficientes de reexpresi´ an. Formas de determinarlos

5.3.5.

El resuhado por exposici´ on a la inflaci´ on. Concepto. Forma de cuantificarlo

5.4.

11 Dificultades especificas que plantea la reexpresi´ on de partidas

5.4.1.

Mercaderjas de reventa Productos elaborados. Costo de ventas

5.4.2.

Bienes de uso. Amortizaciones

5.4.3.

Aportes de capital

5.4.4.

Resultados. Partidas que provienen de la absorci´ on de activos

12

Cap´ıtulo 6

Preparaci´ on y exposici´ on de informaci´ on patrimonial y de gesti´ on 6.1.

Confecci´ on y exposici´ on del balance general o estado de situaci´ on

6.1.1.

Encabezamiento

6.1.2.

Informaci´ on b´ asica. Criterios de ordenamiento de los rubros

6.1.3.

Informaci´ on adicional. Notas y anexos

6.2.

Confecci´ on y exposici´ on del estado de evoluci´ on del patrimonio neto

6.2.1.

Estructura b´ asica

6.2.2.

Los cambios m´ as frecuentes en el patrimonio neto, que lo integran

6.2.3.

Exposici´ on de los ajustes de resultados de ejercicios anteriores

6.3.

Confecci´ on y exposici´ on del estado de resultados

6.3.1.

Criterios de ordenamiento

6.3.2.

Clasificaci´ on de las partidas 13 Separaci´ on de resultados ordinarios y extraordinarios

6.3.3.

6.4.

Confecci´ on y exposici´ on del estado de origen y aplicaci´ on de fondos

6.4.1.

Origenes de fondos. Concepto. Fondos autogenerados y otros or´ıgenes

6.4.2.

Aplicaciones de fondos. Concepto

Ap´ endice A

Bibliograf´ıa A.1.

Obligatoria

FOWLER NEWTON, Enrique: Contabilidad B´asica. Ediciones Macchi, Buenos Aires, 1993. FOWLER NEWTON, Enrique: Organizaci´on de sistemas contables. Ediciones Macchi. Buenos Aires. 1992. ˜ RiCHAVES, Osvaldo A., FRONTI de GARC´IA, Luisa, PAHLEN ACUNA, cardo J. Nl., VIEGAS, Juan Carlos: Contabilidad: Presente y ftnuro. Ediciones Macehi, Buenos Aires. 1996.

A.2.

De Consulta

´ ARGENTINA DE CONSEJOS PROFESIONALES DE CIENFEDERACION ´ CIAS ECONOMICAS: Resoluciones T´ecnicas 6,8,9, 10, 11 y 12. ´ INSTITUTO TECNICO DE CONTADORES PUBLICOS: Dict´amenes y recomendaciones.

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´Indice general 1. Cuentas y Planes de Cuentas 1.1. Los entes y su actividad econ´omica . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2. Las cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.1. Concepto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.2. Forma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.3. Clasificaci´ on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3. Plan de cuentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.1. Concepto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.2. Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.3. Criterios de ordenamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.4. Vinculaci´ on con el control de la gesti´on del ente. Apertura por ´ area de responsabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.5. T´ecnicas para su formulaci´on . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.6. Codificaci´ on. Distintos tipos . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4. Manuales de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.1. Concepto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.2. Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.3. T´ecnicas para su formulaci´on . . . . . . . . . . . . . . . .

2 3 3 3 3 3 3 3 3 3

2. El proceso de registraci´ on contable 2.1. Etapas de la registraci´on de las operaciones . . . . . . . . . . . . 2.1.1. Pre-registraci´on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2. Pos-registraci´on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. Documentaci´ on respaldatoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.1. Caracter´ısticas seg´ un la operaci´on . . . . . . . . . . . . . 2.2.2. Constitituci´ on y funcionamiento de la sociedad: estatutos o contratos sociales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.3. Compras y ventas: Remitos. Facturas . . . . . . . . . . . 2.2.4. Cobranzas y pagos: Recibos. Cheques. Pagar´es. Boletas de dep´ ositos bancarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.5. Otros: Notas de d´ebito, notas de cr´edito, etc. . . . . . . . 2.2.6. Aspectos formales yjuridicos vinculados con a documentad´ on respaldatoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3. Los registros contables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4 5 5 5 5 5

15

3 3 3 3 3 3 3

5 5 5 5 5 5

2.3.1. Cronol´ ogicos y sistem´aticos . . . . . . . . 2.3.2. Requisitos formales . . . . . . . . . . . . . 2.3.3. Los registros contables y el procesamiento datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.4. Requisitos legales y tecnol´ogicos . . . . . 2.4. La partida doble . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.1. Concepto . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.2. Igualdad ftindaniental . . . . . . . . . . . 2.4.3. El frmncionamienio de las cuentas . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . electr´onico de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 5 5 5 5 5 5 5

3. An´ alisis y registro de operaciones espec´ıficas. Elementos de valuaci´ on 6 3.1. Registro de operaciones b´asicas. Nociones b´asicas de valuaci´on y su vinculaci´ on con las normas contables profesionales y legales pertinentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.1.1. Compras y ventas de bienes y servicios . . . . . . . . . . . 7 3.1.2. Movimiento de fondos. Cobros y pagos . . . . . . . . . . . 7 3.2. Registro de otras operaciones. Nociones b´asicas de valuaci´on y su vinculaci´ on con tas normas contables profesionales y legales pertinentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.2.1. Inversiones a corto plazo y sus ingresos . . . . . . . . . . 7 3.2.2. Pr´estamos bancarios y financieros y sus resultados. Descuento y endoso de documentos . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.2.3. Devengamientos. Diferimientos . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.2.4. Desvalorizaciones sistem´aticas de activos, Depreciaciones (amortizaciones) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.2.5. Desvalorizaciones no sistem´aticas de activos. Previsiones . 7 3.2.6. Actualizaciones y revaluaciones de activos . . . . . . . . . 7 3.2.7. Mejoras, reparaciones y gastos de mantenimiento de bienes de uso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.2.8. Remuneraciones al personal, cargas sociales y pasivos vinculados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.2.9. Impuestos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.2.10. Operaciones en moneda extranjera. Diferencias de cambio 7 3.2.11. Contingencias negativas y positiva . . . . . . . . . . . . . 7 3.2.12. Aportes de capital a la par, sobre la par y bajo la par . . 7 3.2.13. Distribuci´ on de resuhados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3.2.14. Creaci´ on y desafectaej´on de reservas . . . . . . . . . . . . 7 3.2.15. Ajuste de resultados de ejercicios anteriores . . . . . . . . 7 4. Cierre del proceso contable. Pasos para formular informaci´ on patrimonial y de gesti´ on 8 4.1. Balance de sumas y saldos Planillas de trabajo . . . . . . . . . . 9 4.2. Procedimientos de verificaci´on y an´alisis de los saldos . . . . . . . 9 4.2.1. Conciliaci´ on con el inventario hico general . . . . . . . . . 9 4.2.2. Conciliaci´ on con otra infoij externa . . . . . . . . . . . . . 9 16

4.2.3. Conciliaci´ on entre mayores y submayores auxiliares . . . . 4.3. Ajustes finales t´ıpicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1. Ajustes por comparaci´on con el vaLor l´ımite de los activos. Concepto y rol del valor l´ımite. Criterios para su determinaci´ on: el valor de mercado; el vajor recuperable. Reconocimiento d resuitados negativos por tenencia . . . 4.3.2. Reexpresi´ on por inflaci´on. Mecanismo general de reexpresi´ on. Indices a utilizar. Determina ci´on de la fecha de origen de las partidas. Partidas cuyo saldo surge por suma o resta de otros mportes. E resultado por exposici´on a la inflaci´ on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.3. Ajustes por aplicaci´on de valores corrientes. Reconocimiento de resultados positivos portenencia . . . . . . . . . . . 5. Mec´ anicas para homogeneizar la unidad de medida 5.1. Cambios en el poder adquisitivo del dinero. Concepto de inflaci´on y deflaci´ on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2. Erectos de los cambios en el poder adquisitivo dd dinero sobre los informes contables confec cionados sin tomarlos en cuenta . . 5.3. Mecanismo general de reexpresi´on . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.1. Indices de precios a utilizar. Diferencia entre indices del nivel general e indices espec´ıficos . . . . . . . . . . . . . . 5.3.2. Fecha de origen de las partidas. Concepto y determinaci´on. Partidas cuyo saldo surge por suma o resta de otros importes 5.3.3. Clasificaci´ on de las partidas seg´ un su comportamiento ante la inflaci´on o deflaci´on . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.4. Coeficientes de reexpresi´an. Formas de determinarlos . . . 5.3.5. El resuhado por exposici´on a la inflaci´on. Concepto. Forma de cuantificarlo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4. Dificultades especificas que plantea la reexpresi´on de partidas . . 5.4.1. Mercaderjas de reventa Productos elaborados. Costo de ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.2. Bienes de uso. Amortizaciones . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.3. Aportes de capital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.4. Resultados. Partidas que provienen de la absorci´on de activos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9 9

9

9 9 10 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11

6. Preparaci´ on y exposici´ on de informaci´ on patrimonial y de gesti´ on 12 6.1. Confecci´ on y exposici´on del balance general o estado de situaci´on 13 6.1.1. Encabezamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 6.1.2. Informaci´ on b´asica. Criterios de ordenamiento de los rubros 13 6.1.3. Informaci´ on adicional. Notas y anexos . . . . . . . . . . . 13 6.2. Confecci´ on y exposici´on del estado de evoluci´on del patrimonio neto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 6.2.1. Estructura b´asica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

17

6.2.2. Los cambios m´as frecuentes en el patrimonio neto, que lo integran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.3. Exposici´ on de los ajustes de resultados de ejercicios anteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3. Confecci´ on y exposici´on del estado de resultados . . . . . . . . . 6.3.1. Criterios de ordenamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3.2. Clasificaci´ on de las partidas . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3.3. Separaci´ on de resultados ordinarios y extraordinarios . . . 6.4. Confecci´ on y exposici´on del estado de origen y aplicaci´on de fondos 6.4.1. Origenes de fondos. Concepto. Fondos autogenerados y otros or´ıgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4.2. Aplicaciones de fondos. Concepto . . . . . . . . . . . . . . 6.4.3. Metodologia para la confecci´on del estado . . . . . . . . . 6.4.4. Criterios b´ asicos de exposici´on . . . . . . . . . . . . . . . 6.5. Emisi´ on de informaci´on contable de gesti´on . . . . . . . . . . . . 6.5.1. Informaci´ on por segmentos de actividad (por l´ınea de productos, zona geogr´afica, etc.) . . . . . . . . . . . . . . . . 6.5.2. Informes de cumplimiento presupuestario . . . . . . . . . 6.5.3. Informaci´ on en base a costeo variable . . . . . . . . . . . 6.5.4. Informaci´ on proyectada . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13 13

A. Bibliograf´ıa 14 A.1. Obligatoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 A.2. De Consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

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