INSTRUCTIVO: EVALUACIÓN MÉDICA OCUPACIONAL

ADM-IN-12 Versión 1

Dependencia Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios

Macroproceso Gestión del Talento Humano

Proceso Administración del Talento Humano

Objetivo Identificar las responsabilidades y procedimientos a seguir para la realización de los exámenes médicos ocupacionales (ingreso, periódicos y retiro) de los servidores públicos. Así como construir e implementar el profesiograma y el sistema de información y registro que constituya un instrumento de diagnóstico para mejorar las condiciones de salud de los servidores y con base en este diseñar el programa de prevención de la enfermedad y promoción de la salud en la entidad.

Alcance Todos los exámenes médicos ocupacionales: De ingreso, periódicos y de retiro para los servidores que laboran en la entidad.

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1.

Políticas de Operación 

Cumplir con las normas vigentes que regulan el Sistema General de Seguridad Social en lo relacionado con los exámenes médicos ocupacionales para los servidores públicos y contratistas que presten sus servicios en la entidad.



La entidad adoptará una metodología para la realización de los exámenes médicos ocupacionales (ingreso, periódicos y retiro) coherente con el profesiograma y las funciones asignadas a cada cargo y a los contratistas de prestación de servicios, al igual que los riesgos a los que están expuestos.



El profesiograma debe ser revisado por un Médico Especialista en Salud Ocupacional con licencia vigente, cada dos años o cada vez que se requiera por:    

2.

Creación de nuevos cargos o modificación de la planta, Cambio en las funciones del trabajador Reubicación laboral por cambio de funciones por enfermedad Identificación de nuevos factores de riesgo



Los exámenes médicos ocupacionales se deben realizar por un médico especialista en salud ocupacional con licencia vigente, teniendo en cuenta los siguientes criterios:  Factores de riesgo a los que está expuesto el trabajador según las actividades que desempeña.  Requisitos legales, aquellos que exijan para trabajo seguro en alturas o trabajo eléctrico.  Comportamiento de los indicadores de enfermedad y/o accidentes de trabajo.  Informes de inspección de puestos de trabajo.  Estado de salud del trabajador (para los periódicos).



Todos los trabajadores que se retiren de la entidad, deberán someterse al examen médico de retiro entre los cinco días hábiles siguientes a la fecha del retiro.

Glosario

ANAMNESIS: Interrogatorio que se realiza a la persona en búsqueda de información acerca de datos generales, antecedentes, identificación de síntomas y signos, así como su evolución. ARL: Administradora de Riesgos Profesionales. ENFERMEDAD LABORAL: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación

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de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales será reconocida como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes.1 EXAMEN MÉDICO OCUPACIONAL: Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición. Incluye anamnesis, examen físico completo con énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicos, tales como: de laboratorio, imágenes diagnósticas, electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir el diagnóstico y las recomendaciones. EXAMEN MÉDICO DE INGRESO: Evaluación que se realiza para determinar las condiciones de salud física, mental y social del trabajador antes de su contratación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo. EXAMEN MÉDICO PERIÓDICO: Se realizan con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. EXAMEN MÉDICO DE RETIRO: Examen realizado a todo trabajador que termine un contrato de trabajo que busca establecer las condiciones de salud del trabajador al retirarse de la entidad y evaluar la presencia de posibles efectos debidos a los factores de riesgo presentes en el ambiente de trabajo. PERFIL DEL CARGO: Conjunto de demandas físicas, mentales y condiciones específicas, determinadas por el empleador como requisitos para que una persona pueda realizar determinadas funciones o tareas. PROFESIOGRAMA: Método de estudio para determinar las exigencias de trabajo y las aptitudes mínimas para su desempeño, es un modelo de adaptación del hombre al trabajo que tiene como objetivo seleccionar al personal más adecuado para el mismo, analizando para ello, tanto los requisitos de puesto como la caracterización psicofísica y biológica del trabajador. El resultado que se conseguirá será a la adecuación del trabajador al puesto. REINTEGRO LABORAL: Actividad de reincorporación del trabajador al desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de competitividad, seguridad y confort, después de una incapacidad temporal o ausentismo, así como también, actividades de reubicación laboral temporal o definitiva. RESUMEN HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL: Documento que presenta, en forma breve, todos aquellos datos relevantes relacionados con antecedentes, eventos, procedimientos de diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, en especial lo relacionado con su exposición a factores de riesgo, antecedentes de ocurrencia de eventos profesionales,

1

Ley 1562 Julio 11 de 2012 La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”.

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así como de reintegro laboral, que ha presentado una persona en un determinado tiempo y que han sido registrados en la historia clínica ocupacional. SALUD: Estado de bienestar o de equilibrio que puede ser visto a nivel subjetivo o a nivel objetivo. El término salud se contrapone al de enfermedad, y es objeto de especial atención por parte de la medicina. 3.

Descripción de Actividades N°

Actividad

Responsable

Control

1

Proyectar profesiograma: Define los cargos, las funciones, los factores de riesgo a los cuales se encuentra expuesto el servidor público y/o contratista y los exámenes que debe practicarse.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano / ARL

2

Solicitar aprobación del profesiograma: Envía el profesiograma de personal de planta y de contratistas para aprobación por parte del Médico Especialista en Salud Ocupacional de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

3

Recibir respuesta de la ARL: Recibe respuesta de la Administradora de Riesgos Laborales. ¿Se solicitan ajustes? SI: Continúa con la actividad 4. NO: Continúa con la actividad 5.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

4

Realizar ajustes: Identificar los cargos y realizar los ajustes solicitados, retorna a la actividad 1.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

5

Verificar aprobación del profesiograma: Verifica la firma del profesional y la vigencia de la licencia de salud ocupacional (Número, entidad y fecha de expedición).

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Profesiograma firmado por Médico con Licencia en Salud Ocupacional vigente

6

Solicitar la incorporación del profesiograma al SIG: Envía profesiograma a la Oficina Asesora de Planeación Estratégica mediante correo electrónico, solicitando la publicación en la intranet.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Correo electrónico Profesiograma actualizado y aprobado

7

Recibir profesiograma: Recibe el profesiograma y verifica la actualización de acuerdo con el documento anterior. ¿Hay novedades? SI: Realiza observaciones, solicita ajustes y continúa con la actividad 4. NO: Documenta la versión actualizada en el Sistema Integrado de Gestión y solicita la publicación en Intranet. A TIC Y SIRE.

Profesional de Planeación Estratégica

Profesiograma actualizado y aprobado

8

¿Hay contrato para realizar los exámenes médicos ocupacionales? Si: Continúa con la actividad 10. No: Continúa con la actividad 9.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

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N° 9

Actividad

Responsable

Proceso Precontractual: Adelanta el proceso precontractual para la contratación del proveedor que practicará los exámenes médicos ocupacionales.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Recibir novedad: Recibe la novedad del Profesional de Talento Humano ¿Es un ingreso o retiro? SI: Continúa con la actividad 12. NO: Es examen periódico, continúa con la actividad 11. 10

NOTA. En el caso de los contratistas de prestación de servicios, se les debe informar que de acuerdo con el Decreto 723 de 2013, deben entregar a Gestión del Talento Humano, dentro de los 6 meses siguientes a la firma del contrato, el Certificado de Examen Médico Preocupacional, para lo cual el Área de Talento Humano suministrará las especificaciones correspondientes de acuerdo al profesiograma.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Control

Profesiograma

Determinar la población a examinar: Revisa la planilla de exámenes médicos ocupacionales e identifica la población a examinar y determina la fecha a realizar los exámenes periódicos. 11

Se define la población a examinar de acuerdo con los factores de riesgo, planes de vigilancia epidemiológica, condiciones especiales tales como reubicación, cambio de ocupación o examen médico post incapacidad mayor de 90 días. De esta manera se determina el tipo de examen o exámenes clínicos y paraclínicos a practicar.

12

Actualizar planilla de exámenes médicos ocupacionales: Ingresa el nombre del servidor público y/o contratista con la novedad correspondiente (Ingreso – Retiro).

13

Verificar el profesiograma: Identifica en el profesiograma los exámenes a realizar de acuerdo al cargo.

14

Coordinar realización de exámenes: Programa cita con el proveedor para la realización de los exámenes médicos ocupacionales.

15

Proyectar comunicación: Elabora comunicación dirigida al proveedor de servicios para practicar examen médico.

16

Remitir comunicación: Remite comunicación para firma.

17

Revisar comunicación: Revisa la comunicación. ¿Hay novedades? SI: Solicita ajustes y retorna a la actividad 15. NO. Firma y entrega la comunicación.

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Profesional Especializado Gestión del Talento Humano Profesional Especializado Gestión del Talento Humano Profesional Especializado Gestión del Talento Humano Profesional Especializado Gestión del Talento Humano Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios

Profesiograma

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N° 18

Actividad

Responsable

Recibir comunicación: Recibe la comunicación y verifica que se encuentre firmada por el Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Remitir servidor público y/o contratista para la realización de los exámenes médicos ocupacionales: Entrega la comunicación al servidor público y/o contratista para la realización de los exámenes médicos ocupacionales. 19 Si se trata del examen de ingreso junto con la solicitud, se define el perfil del cargo describiendo en forma breve las tareas y el medio en el que desarrollará su labor y se envía al centro médico contratado para prestar este servicio. Recibir los resultados del proveedor de servicios: Recibe y analiza el certificado médico de aptitud laboral y registra los hallazgos, elaborando el diagnóstico de las condiciones de salud de los servidores y contratistas de entidad.

20

¿Es examen de ingreso? SI: ¿Cumple con los requerimientos médicos para el cargo? SI: Da inicio al Procedimiento Vinculación, Inducción, Re-Inducción y Retiro. Continúa con la actividad 22. NO: Continúa con la actividad 21.

Control

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Profesiograma

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Certificado médico de actitud laboral

NO: ¿Es un examen de retiro? SI: Continúa con la actividad 28. NO: Continúa con la actividad 25.

21

Informar al servidor público: Informa al servidor público que no es apto para el cargo y finaliza con las actividades.

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22

¿Presenta condición de salud que disminuya su capacidad? SI: Continúa con la actividad 23. NO: Da inicio al Procedimiento Vinculación Inducción, Re-inducción y Retiro y continúa con la actividad 26.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

23

24

Tramitar recomendaciones médicas: Emite las recomendaciones médicas al servidor público y a los jefes inmediatos cuando se requiera (Reubicación, cambio de funciones) o para los contratistas de prestación de servicios y supervisores. NOTA: Los servidores y contratistas deberán firmar un compromiso, para dar cumplimiento a las recomendaciones médicas. Proyectar la programación de PPA (Prevención, Promoción y Ambiente): Proyecta la programación de PPA (Prevención, Promoción y Ambiente), con los resultados de los exámenes médicos ocupacionales y el diagnóstico de condiciones de salud.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Compromiso firmado

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

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N° 25

26

Actividad

Responsable

Control

Realizar Seguimiento: Realiza el seguimiento al cumplimiento de todas las recomendaciones emitidas por el Médico Especialista en Salud Ocupacional.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Seguimiento

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Comunicación Radicada

Realizar los exámenes médicos periódicos: Cada año remite al servidor público y/o contratista, a la entidad prestadora de servicios para la realización de los exámenes médicos periódicos ¿Se presenta disminución en la salud del servidor público y/o contratista? SI: Continúa con la actividad 27. NO: Fin. NOTA: Los servidores y contratistas deberán firmar un compromiso, para dar cumplimiento a las recomendaciones médicas.

27

Remitir a EPS del servidor público y/o contratista: Remite al servidor público y/o contratista a la EPS a la cual se encuentra afiliado. ¿Se diagnostica enfermedad de origen común o profesional? De origen profesional: Continúa con la actividad 28. De origen común: Continúa con la actividad 29.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

28

Notificar a la ARL: Notifica a la ARL para la investigación, emisión del concepto e iniciar tratamiento y retorna a la actividad 25.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

29

Continuar tratamiento con la EPS: Verifica que el servidor público y/o contratista continúe con el tratamiento emitido por el médico y retorna a la actividad 25.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

EXÁMENES DE RETIRO Analizar los resultados: Analiza los resultados, verificando si se presenta alguna novedad desde el punto de vista ocupacional. 30

¿Se presenta novedad desde el punto de vista ocupacional? SI: Continúa con la actividad 31. NO: Archiva el resultado en la historia laboral del servidor público, dando inicio al Procedimiento Administración de Historias laborales.

31

Notificar a la ARL: Notifica a la ARL para la investigación, emisión del concepto e iniciar tratamiento.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

32.

Realizar Seguimiento: Realiza el seguimiento al caso.

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Fin

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4.

Formatos y Registros   

Profesiograma Metodología Evaluación Médica Decreto 723 de 2013

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5.

Diagrama de Flujo

Diagrama de Flujo – Instructivo: “E:valuación Médica Ocupacional” Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Profesional Planeación Estratégica

Inicio Fin

1. Proyectar profesiograma

Documentar el profesiograma en el Sistema Integrado de Gestión y solicita la publicación en Intranet. A TIC Y SIRE.

2. Solicitar aprobación del profesiograma

3. Recibir respuesta de la ARL

¿Se solicitan ajustes?

NO

SI

4. Realizar ajustes

Solicitar ajustes

SI

¿Hay novedades?

NO

6. Solicitar la incorporación del profesiograma al SIG

5. Verificar aprobación del profesiograma

8. ¿Hay contrato para realizar los exámenes médicos ocupacionales?

NO

9. Proceso Precontractual

SI

10. Recibir novedad

¿Es un ingreso o retiro?

Examen Periódico

11. Determinar la población a examinar

SI

12. Actualizar planilla de exámenes médicos ocupacionales

1

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7. Recibir profesiograma

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Diagrama de Flujo – Instructivo:: “Evaluación Médica Ocupacional” Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios

Profesional Especializado Gestión del Talento Humano 1

13. Verificar el profesiograma

14. Coordinar realización de exámenes

Realizar ajustes

15. Proyectar comunicación

16. Revisar comunicación

Solicitar ajustes

SI Coordinador Gestión TH ¿La comunicación requiere ajustes?

¿La comunicación requiere ajustes?

SI

Solicitar ajustes

NO

Firmar comunicación

NO

19. Remitir al servidor público y/o contratista para la realización de los exámenes médicos ocupacionales

18.Recibir comunicación

Firmar y entregar comunicación

20. Recibir y analizar el certificado médico de aptitud laboral

¿Es examen de ingreso?

SI

NO

¿Es un examen de retiro?

SI

B

Examen Periódico A

¿Cumple con los requerimientos médicos para el cargo?

SI

NO

21. Informar al servidor público

Procedimiento Vinculación, Inducción, Re-inducción y Retiro

Fin

2

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Diagrama de Flujo – Instructivo: “Evaluación Médica Ocupacional” Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

2

SI

22. ¿Presenta condición de salud que disminuya su capacidad?

SI

24. Proyectar la programación de PPA (Prevención, Promoción y Ambiente).

NO

A

26. Realizar los exámenes médicos periódicos

¿Se presenta disminución en la salud del servidor público y/o contratista?

23. Tramitar recomendaciones médicas

25. Realizar seguimiento

NO

Fin

SI

27. Remitir al servidor Público a la EPS

¿Se diagnostica enfermedad de origen común o profesional?

Origen Profesional

Origen Común

29. Continuar tratamiento con la EPS

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28. Notificar a la ARL

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Diagrama de Flujo – Instructivo: “Evaluación Médica Ocupacional” Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

B

30. Analizar los resultados

¿Se presenta novedad desde el punto de vista ocupacional?

Archiva el resultado en la historia laboral del servidor público

SI

31. Notificar a la ARL Procedimiento Administración de Historias Laborales

Exámenes de Retiro

32. Realizar seguimiento

Fin

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6.

Control de Cambios.

Versión 1

7.

Fecha 14/08/2014

Descripción de la Modificación

Aprobado por

Emisión del Documento

Yenny Rocío Acevedo Franco SDCyAD (E)

Aprobación.

Elaborado por Ximena Corredor López Profesional Especializado Gestión del Talento Humano

Sandra Caycedo Moyano Profesional de Planeación (DG)

Validado por

Isaura del Socorro Gómez Jaramillo Coordinadora Gestión del Talento Humano José Leonardo Millán Alvarado Profesional Planeación (DG)

Aprobado por Yenny Rocío Acevedo Franco Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios (E) David Valdés Cruz Asesor de Planeación Estratégica

Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable.

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